© 2016 A-2 A/S

Den effektive og værdiskabende budgetproces

August 2016

DANMARK

A-2 A/S - Sjælland

Lyngbyvej 28, 2.

2100 København Ø

A-2 A/S - Fyn og Jylland

Vesterballevej 5

7000 Fredericia

www.a-2.dk

Tlf: +45 39404100

NORGE

A-2 Norge A/S

Drammensveien 165

Postboks 468 Skøyen

NO-0213 Oslo

www.a-2.as

Tlf: +47 22550477

Effektiv forandring

© 2016 A-2 A/S .

Hvad kan du tage med fra denne præsentation

At værdiskabelsen af et budget skal vurderes ud fra, om værdien af at have et

budget er større end det ressourceforbrug, der er brugt på at udarbejde og

håndtere budgettet.

At effektiviteten af en budgetproces skal vurderes ud fra, hvor godt processen

understøtter budgettets udarbejdelse

At der er 5 spørgsmål, der er gode at stille for at vurdere om en budgetmodel- og -

proces skaber værdi for organisationen

At der er 5 spørgsmål, der er gode at stille for at vurdere om en budgetproces er

effektiv

Brug det når du skal tage stilling til hvilken budgetmodel i skal vælge f.eks. Zero

Based budgeting, Beyond budgeting, Predicitve Analytic eller det traditionelle ét

årige budget m.fl.

v. Christian Braad Side 2

© 2016 A-2 A/S .

Budgettets traditionelle formål

• Implementering af strategi – udtrykt i tal ex. investeringer, omsætning, lønsomhed, Ebit

• Planlægning & ressourceallokering – ex. likviditet, medarbejdere, produktion

• Grundlag for kontrol – afvigelser i forhold til budgettal, compliance

• Koordination – mellem enheder og helheden udtrykt i budgetterede mål

• Risikovurdering – kortlægning og imødegåelse af risici

• Kommunikation – til organisationen og omverden om overordnede målsætninger

• Basis for performance evaluering – retnings- og motivationsfaktor

• Placering af budgetansvar – udtrykt i et mandat til at anvende ressourcer

Det traditionelle budget har fokus på fremadrettet styring og planlægning af en organisations indtægter, omkostninger og produktion.

Nyere formål:

• Godkendelse af alle udgifter – udtrykt ved genbeslutning af alle udgifter hvert år (Zero BasedBudgetting)

• Flerårig planlægning – udtrykt ved fokus på ambitiøse flerårige mål (Beyond Budgeting)

• Aktivitetsstyring – udtrykt ved fokus på aktiviteternes omkostninger (Acitivity Based Budgeting)

Side 3v. Christian Braad

© 2016 A-2 A/S .

Hvad er værdiskabende?

I den traditionelle profitdrevne virksomhed vurderes en aktivitet som værdiskabende, hvis den skaber en økonomisk værdi for virksomheden.

I den offentlige organisation ex. en kommune, vurderes en aktivitet som værdiskabende, hvis den holder sig inden for kommunalfuldmagten og er besluttet politisk.

VÆRDISKABENDE KAN DEFINERES PÅ FLERE MÅDER

Side 4v. Christian Braad

© 2016 A-2 A/S .

Værdi bestemmes af hvem du spørger?

Værdi

Bestyrelse

Aktion-ærer

Direktion

Ledelse

Med-arbejdere

Kunder

Brugere

Kommunal-bestyrelse

Myndig-heder

Side 5v. Christian Braad

© 2016 A-2 A/S .

Jo flere formål –jo tungere proces og mindre værdi?

Side 6v. Christian Braad

Mange budgetformålKontrolPlanlægningKommunikationPerformanceRisikoCompliance…

Reducerer effektiviteten – og dermed værdien

© 2016 A-2 A/S .

Typiske udfordringer med budgetmodellen og dermed processenBudgetmodellen

Budgetmodellen kan ikke rumme alle formål

Budgetmodellen tager ikke hensyn til alle rammebetingelser – og at de forskellige rammebetingelser

kan medføre en modsatrettet adfærd

Budgetmodellen kan ikke understøttes af ERP-systemet og medfører dermed et excel-helvede

Organiseringen af opgaver er ikke tilpasset budgetmodellen og -processen

Budgetprocessen

Processen mangler gennemsigtelighed

Processens workflow er ikke understøttet

Organiseringen i virksomheden understøtter ikke ansvaret for budgetteringsopgaverne

Mange manuelle processer og kontroller

Virksomhedens strategi er ikke er integreret i de finansielle planer

Der er ingen eller begrænset simuleringsmuligheder

Overdrevent finansielt fokuseret

For meget fokus på historiske data

For få personer har kompetencer til at forstå og arbejde med budgettet

Side 7v. Christian Braad

© 2016 A-2 A/S .

Hvad er en effektiv proces?- EN AKTIVITET SOM MED FÆRREST RESSOURCER OPNÅR RESULTATET

Oprindelse:effectivus 'virksom', afledt af effectus '(ud)virken, udførelse‘

Indre effektivitet består i at gennemføre de rigtige aktiviteter på den rigtige måde med færrest mulige ressourcer dvs. reducere spild

Side 8v. Christian Braad

Ydre effektivitet består i at gøre de rigtige ting dvs. fastlægge (for-)målet og de aktiviteter, der kan lede til at formålet opfyldes.

© 2016 A-2 A/S .

Den effektive og værdiskabende budgetproces- afhænger af valget af budgetmodel og de mål, den skal indfri

Side 9v. Christian Braad

Mål Budgetmodel ProcesOrganisering

& styringSystemer Kompetencer

Forskellige budgetmodeller skal understøttes forskelligt, da de kræver noget forskelligt af

organisationen

© 2016 A-2 A/S .

Kan vi måle værdiskabelsen og effektiviteten? IKKE ALT KAN MÅLES EKSAKT, MEN DER KAN MÅLES PÅ ÆNDRINGERNE

Side 10v. Christian Braad

Måling af proceseffektiviteten

Reduktion i tidsforbrug Reduktion i fejl Reduktion i antal manuelle

handlinger Reduktion af spildtid Reduktion i kompleksitet (færre

datakilder/regneark) Reduktion af datakontrol

Måling af værdiskabelsen

Forøget overskud Forøget omsætning Forbedret likviditet Forøget aktivitet Forbedret målopfyldelse (KPI) Forbedret efterlevelse af værdier

Og for offentlige virksomheder: Forbedret budgetoverholdelse Forøget effekt for samme ressourcer Flere aktiviteter for samme

ressourcer

© 2016 A-2 A/S .

5 spørgsmål om budgettets værdiskabelse- der kan være relevante at stille -

Om at gøre de rigtige ting

Hvilken værdi skal budgettet samlet set skabe og dermed hvad er budgettets vigtigste formål (ex. omkostningsstyring, planlægning)?

Giver de valgte formål en øget værdi for ejerne (aktionærerne/byråd)?

Understøtter den valgte budgetmodel organisationens idegrundlag, værdier og strategi?

Hvilken værdi skal skabes for de forskellige målgrupper?

Kan vi måle den værdi, som budgetmodellen skal skabe for målgrupperne?

Når den rigtige værdiskabende budgetmodel er valgt,

kan den effektive og værdiskabende budgetproces designes

Side 11v. Christian Braad

© 2016 A-2 A/S .

5 spørgsmål om den effektive budgetproces- der kan være relevante at stille -

Om at gøre det på den rigtige måde

Hvilke arbejdsgange understøtter bedst budgetprocessen?

Hvilken organisering understøtter bedst budgetprocessen og løsningen af

budgetopgaverne?

Hvilke system(-er) understøtter bedst budgetteringen og de

arbejdsgange, der er besluttet?

Hvilke kompetencer er en forudsætning for at håndtere arbejdsgangene

og løsningen af budgetopgaverne?

Hvilken styringsmodel understøtter bedst eksekveringen af

budgetprocessen (beslutningsfora m.m.)?

Side 12v. Christian Braad

© 2015. A-2 AS

Kort præsentation af A-2

© 2016 A-2 A/S .

Facts100% uafhængige3 kontorer

Oslo-København-FredericiaSpecialiseret i:

Strategi, proces og forandringsledelseØkonomi, styring og effektiviseringUdbud, indkøb og contract managementIt-styring og -lønsomhedForhandlingstræning og -effektOffentlig og privat serviceTransport, kommuner, stat og forsyning

Vores medarbejdereBred erfaringsbase - flertallet af vores konsulenter har en baggrund fra et af de større konsulenthuse eller en tung lederpost:

Kandidatgrad – DTU, CBS, KU, ÅU, MBA skoler m.fl.10+ års relevant erfaring i gennemsnitFælles tilgang – alle er certificeret i PRINCE2Aktiv kompetenceudvikling

5

2001 …

50

2010

Vores historie – vækst i antal medarbejdere

55

2011

60

2012

66

2014

65

2013

2008 og 2009

En anerkendt Nordisk konsulentvirksomhed

Side 14

71

2015

78

2016

VisionA-2 etablerer langvarige samarbejdsrelationer. Vores rådgivning og løsninger bliver til i et produktivt samarbejde mellem kundernes og A-2’s kompetencer

MissionA-2 leverer rådgivning og løsninger, der skaber effektive forandringer og resultater hos vores kunder

VærdierDet skal være professionelt og sjovtStræbsom, Engageret, Ansvarlig, 1+1>2

© 2016 A-2 A/S .

Effektiv forandring

FinansForsyningTransport

Side 15

Handel & Service, IT og Industri

Offentlig

Kunder