1

EURÓPAI BIZOTTSÁG AZ EURÓPAI UNIÓ KÜLÜGYI ÉS BIZTONSÁGPOLITIKAI

FŐKÉPVISELŐJE

Brüsszel, 2012.06.12. JOIN(2012) 17 final

A BIZOTTSÁG ÉS AZ EURÓPAI UNIÓ KÜLÜGYI ÉS BIZTONSÁGPOLITIKAI FŐKÉPVISELŐJÉNEK KÖZÖS HATÁROZATA

(2012. június 12.)

az Európai Unió küldöttségein magas szintű szakmai gyakornoki programnak és az erre a programra vonatkozó szabályoknak az Európai Unió tagállamaival

partnerségben történő létrehozásáról

2

A BIZOTTSÁG ÉS AZ EURÓPAI UNIÓ KÜLÜGYI ÉS BIZTONSÁGPOLITIKAI FŐKÉPVISELŐJÉNEK KÖZÖS HATÁROZATA

(2012. június 12.)

az Európai Unió küldöttségein magas szintű szakmai gyakornoki programnak és az erre

a programra vonatkozó szabályoknak az Európai Unió tagállamaival partnerségben történő létrehozásáról

AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG ÉS AZ EURÓPAI UNIÓ KÜLÜGYI ÉS BIZTONSÁGPOLITIKAI FŐKÉPVISELŐJE,

tekintettel az Európai Külügyi Szolgálat szervezetének és működésének a megállapításáról szóló, 2010. július 26-i 2010/427/EU tanácsi határozatra1 és különösen annak 1. cikke (3) bekezdésére,

mivel:

(1) A korábbi európai bizottsági küldöttségeknél alkalmazott „pályakezdő szakértőket” segítő képzési program (JED) fokozatos megszüntetését követően az új intézményi struktúra keretében új képzési programot (a továbbiakban: program) kell létrehozni, hogy az Európai Unió küldöttségei továbbra is vonzóak legyenek a magasan képzett pályakezdő szakemberek számára egyrészről az Európai Külügyi Szolgálat és az Európai Bizottság (a továbbiakban: a Bizottság), másrészről az uniós tagállamok és a program résztvevőinek kölcsönös előnyére.

(2) E célból a program végrehajtására vonatkozó világos elveket és irányítási szabályokat kell létrehozni, figyelembe véve az érintett forrásokat és azok optimális felhasználását.

(3) Ez a program jelentősen hozzájárul az Európai Külügyi Szolgálat és a Bizottság közötti intézményközi partnerséghez, valamint az egyes uniós tagállamokkal a képzés területén kialakított egyedi partnerségek fenntartásához. Ennélfogva szükséges egyrészről, hogy az Európai Külügyi Szolgálat és a Bizottság a program finanszírozásáról és irányításáról szóló, és annak az Európai Külügyi Szolgálaton belüli egységes irányítását biztosító igazgatási megállapodást kössön, másrészről az, hogy az Európai Külügyi Szolgálat és a Bizottság kétoldalú igazgatási megállapodásokat írjon alá valamennyi részt vevő tagállammal, biztosítva e partnerek lehetőségét arra, hogy további gyakornokokat finanszírozzanak.

A KÖVETKEZŐKÉPPEN HATÁROZOTT:

1. cikk

(1) Az Európai Unió küldöttségein létrejön a pályakezdő szakemberek képzését szolgáló magas szintű szakmai gyakornoki program. A program célja, hogy lehetővé tegye az Unió tagállamaiból származó pályakezdő szakemberek számára, hogy közvetlen munkatapasztalatot szerezzenek az uniós küldöttségeken, és jobban megértsék a

1 HL L 201.,2010.8.3., 38. o.

3

küldöttségek az Unió külkapcsolati – többek között a közös kül- és biztonságpolitikai – tevékenységeiben játszott szerepét, valamint hogy elmélyítsék az ezen a területen működő uniós intézményi kerettel kapcsolatos ismereteiket.

(2) A programra vonatkozó szabályokat e határozat melléklete tartalmazza.

2. cikk

A programot az Európai Külügyi Szolgálat a Bizottsággal teljes együttműködésben, a szükséges igazgatási megállapodások alapján hajtja végre.

3. cikk

Az Európai Külügyi Szolgálat operatív igazgatója a Bizottsággal és az Unió egyes részt vevő tagállamaival szoros együttműködésben meghozza az e határozat végrehajtásának biztosításához szükséges intézkedéseket. Biztosítja elsősorban a Bizottsággal és a részt vevő tagállamokkal kötendő szükséges megállapodások létrehozását.

4. cikk

(1) E határozatról megfelelő eszközök útján tájékoztatják az Unió tagállamait, valamint az Unió többi intézményét.

(2) E határozatot és az Európai Külügyi Szolgálat operatív igazgatója által a Fejlesztési és Együttműködési Főigazgatóság - EuropeAid (DG DEVCO) és a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság (DG HR) főigazgatóival egyetértésben elfogadott igazgatási végrehajtási szabályokat közzéteszik az Európai Külügyi Szolgálat honlapján.

5. cikk

Ez a határozat elfogadásának napján lép hatályba.

Kelt Brüsszelben,

Az Európai Unió külügyi és a Bizottság részéről biztonságpolitikai főképviselője az elnök Catherine ASHTON José Manuel BARROSO

4

1. MELLÉKLET

Az Európai Külügyi Szolgálat, az Európai Bizottság és az Unió tagállamai közötti partnerség keretében az Európai Unió küldöttségein zajló

magas szintű szakmai gyakornoki programra vonatkozó szabályok

1. A PROGRAM HATÁLYA, FINANSZÍROZÁSA ÉS CÉLKITŰZÉSEI

1.1. Általános elvek

Az Európai Unió küldöttségeinek (a továbbiakban: küldöttségek) magas szintű szakmai gyakornoki programját (a továbbiakban: a program) az alábbi szabályok határozzák meg. A program az érintett területeken egyetemi végzettségű, a küldöttségek tevékenységeivel kapcsolatban kevés szakmai tapasztalattal rendelkező szakképzett fiatalokat célozza meg (a továbbiakban: gyakornokok).

A programban azok a gyakornokok vehetnek részt, akik különös érdeklődést és elhivatottságot mutatnak a küldöttségek feladatai iránt, akik az Unió értékeit és elveit vallják és elkötelezettek az Unió világban elfoglalt helyének védelme iránt.

A programot az Európai Külügyi Szolgálat irányítja. A program finanszírozását egy „uniós dosszié” révén az Európai Külügyi Szolgálat és az Európai Bizottság (a továbbiakban: a Bizottság) biztosítja igazgatási megállapodás alapján. A programhoz az Európai Külügyi Szolgálattal és/vagy a Bizottsággal kötött kétoldalú támogatási megállapodások alapján a részt vevő tagállamok önkéntes pénzügyi hozzájárulásával „kétoldalú dossziék” keretében kiegészítő finanszírozást nyújtanak. A programban azonos feltételekkel az Unió egyéb intézményei és szervei is részt vehetnek.

1.2. A program célkitűzései

• Biztosítani az uniós tagállamok gyakornokai számára, hogy gyakorlati tapasztalatot szerezzenek a küldöttségek mindennapi munkájával kapcsolatban, és ezáltal részletesen megismerjék az Unió külső tevékenységének célkitűzéseit és céljait.

• Elmélyíteni a gyakornokok tudását az Unió közös kül- és biztonságpolitikájának, valamint közös biztonság- és védelempolitikájának politikai és diplomáciai vonatkozásairól, az uniós fejlesztési és együttműködési politikákról, valamint az Unió harmadik országbeli és nemzetközi intézményekben folytatott politikáinak külső dimenziójáról és hatásáról.

• Lehetővé tenni e gyakornokok számára a tanulmányaik és szakmai gyakorlatuk (gyakorlataik) során az Unió külső tevékenysége egyes szakterületein elsajátított tudás gyakorlati alkalmazását, valamint a vonatkozó uniós eljárásokkal kapcsolatos konkrét és gyakorlati ismeretek megszerzését.

• Megismertetni a gyakornokokat a küldöttségek munkájának diplomáciai dimenziójával, sajátos korlátaival, kötelezettségeivel és a benne rejlő lehetőségekkel.

5

• Lehetőséget teremteni a gyakornokok számára, hogy megismerkedjenek egy multikulturális, többnyelvű és többnemzetiségű munkakörnyezettel, hozzájárulva ezáltal olyan értékek kialakításához, mint a kölcsönös megértés, bizalom és tolerancia.

• Biztosítani a gyakornokok bekapcsolódását a küldöttségek napi munkájába, lehetőséget adva számukra a különböző tevékenységekben való részvételre.

• Lehetővé tenni az Európai Külügyi Szolgálat, a Bizottság és a küldöttségek számára, hogy kihasználják e diplomások friss szemléletmódját és naprakész tudományos ismereteket biztosító közreműködésük előnyeit.

• Felkészíteni a gyakornokokat az Európai Külügyi Szolgálatnál, a Bizottságnál és/vagy a küldöttségeknél, valamint a részt vevő tagállamokban, illetve a harmadik országokban és nemzetközi szervezetekben történő lehetséges jövőbeli munkára és a velük való együttműködésre.

• Hosszú távon kiképezni mind az Európai Unióban, mind harmadik országokban az európai eszményeket és értékeket képviselő „jószolgálati nagyköveteket”.

A gyakornok feladatait a fenti célkitűzések figyelembevételével határozzák meg.

2. A PROGRAM FORRÁSAINAK TERVEZÉSE ÉS ELOSZTÁSA

2.1. A pénzügyi források tervezése

Az Európai Külügyi Szolgálat, a Bizottság és a program más pénzügyi támogatást nyújtó partnerei (például a tagállamok) között létrejött igazgatási megállapodások alapján az Európai Külügyi Szolgálat kidolgozza a következő kiválasztási körök indikatív ütemtervét. A jelenlegi költségvetési megszorítások fényében lehetőség szerint az Európai Külügyi Szolgálat és a Bizottság az éves költségvetési eljárás keretében a program finanszírozásához szükséges vonatkozó előirányzatok több évre szóló tervezéséről is gondoskodni fog. Ezen előirányzatok lekötéséről az Európai Külügyi Szolgálat, a Bizottság és partnereik évente határoznak, akik tájékoztatják egymást saját vonatkozó előirányzataik lekötéséről.

Ezenfelül az Európai Külügyi Szolgálat évente pályázati felhívást tesz közzé az uniós tagállamok állandó küldöttségei, valamint az uniós intézmények és szervek számára azzal a céllal, hogy az ütemterv szerinti következő körökhöz támogatókat szerezzen. Az Európai Külügyi Szolgálat, a Bizottság és partnereik által támogatott gyakornokok irányszámát az Európai Külügyi Szolgálat valamennyi körre vonatkozóan közzéteszi honlapján.

2.2. A gyakornokok küldöttségek közötti elosztása

A küldöttségek különböző részlegein belül a gyakornokok elosztását és gyakornoki feladatok kijelölését az Európai Külügyi Szolgálat és a Bizottság saját gyakornokaik számára külön-külön, lehetőség szerint a többéves pénzügyi keretnek megfelelően több évre határozza meg, hozzárendelve ezekhez a két intézmény által lekötött előirányzatokat.

6

Az ütemterv szerint az egyes küldöttségekhez kihelyezendő gyakornokok számát az Európai Külügyi Szolgálat és a Bizottság a támogató uniós tagállamokkal és/vagy más uniós intézményekkel és szervekkel közösen határozza meg.

A gyakornokok kihelyezése során az Európai Külügyi Szolgálat figyelembe veszi a kiválasztott küldöttségnek a gyakornokok tevékenységének felügyeletére vonatkozó tényleges kapacitását, valamint az érintett harmadik országokra jellemző biztonsági körülményeket. A gyakornok napi feladatainak és tanulási folyamatának felügyeletét azáltal biztosítják, hogy a küldöttségen belül lehetőség szerint a szakmai gyakorlat teljes idejére ugyanazt a felettest/tanácsadót jelölik ki.

3. A PROGRAMRA VALÓ JELENTKEZÉS FELTÉTELEI

3.1. Támogathatósági feltételek

Uniós polgárság: a programban bármely uniós tagállam teljes jogú állampolgárai pályázhatnak.

Katonai szolgálat: a pályázók az érvényes jogszabályoknak megfelelően teljesítették a sorkatonai szolgálatra vonatkozó kötelezettségüket, vagy igazolják, hogy szakmai gyakorlatuk idején nem kell sorkatonai szolgálatot teljesíteniük.

Egyetemi diploma: a pályázóknak a pályázat határidejének lezárásáig legalább mesterszintű diplomának megfelelő egyetemi végzettséggel kell rendelkezniük a küldöttség tevékenységeihez kapcsolódó területen, úgymint: diplomácia, politikai elemzés és jelentéstétel, uniós politikák a külkapcsolatok területén, KKBP és KBVP, együttműködési és fejlesztéshez nyújtott támogatás (programozás, irányítás), gazdasági kérdések és kereskedelempolitika, sajtó, kommunikáció és tájékoztatás, a jog érvényesülése, szabadság és biztonság, jogállamiság, intézményi fejlesztések, kormányzás, környezetvédelem, energiaügy, mezőgazdaság és halászat, vidékfejlesztés és infrastruktúra.

Az Európai Külügyi Szolgálat a nemzeti oktatási rendszereket figyelembe véve a minimális képesítésre vonatkozó további előírásokat honlapján teszi közzé. Az előírásokat érintő későbbi változások is az Európai Külügyi Szolgálat honlapján tekinthetők meg.

Nyelvek: a pályázóknak képeseknek kell lenniük a KKBP és a külkapcsolatok azon nyelvein történő kommunikációra, amelyekre szükség van a küldöttségen a szakmai munkakörnyezetbe történő beilleszkedéshez. További előny valamely uniós nyelv vagy az Unió külügyi szolgálatán belül használt harmadik nyelv ismerete.

7

3.2. A szakmai tapasztalat előny: a pályázókkal szemben nem elvárás a szakmai tapasztalat, azonban előnyben részesítendők azok a pályázók, akik legfeljebb négy (4) év, a programhoz kapcsolódó szakmai tapasztalattal rendelkeznek (ebből legfeljebb egy (1) évet az Európai Külügyi Szolgálatnál, a Bizottságnál vagy más uniós intézménynél vagy szervnél).

3.3. A pályázók vállalják, hogy az Európai Külügyi Szolgálat kérésére benyújtják a fenti feltételek teljesítését igazoló dokumentumokat. Amennyiben a pályázó – akár szándéka ellenére is – valótlan információt közöl vagy információkat hallgat el, az jelentkezésének elutasítását eredményezheti. A pályázók jelentkezésükkel hozzájárulnak ahhoz, hogy az Európai Külügyi Szolgálat a programra való jelentkezéssel összefüggésben szükség esetén a fenti támogathatósági feltételekhez referenciaként megadott iskolákkal, egyetemekkel, vállalatokkal, intézményekkel vagy személyekkel felvegye a kapcsolatot.

3.4. A fenti feltételeket közzéteszik az Európai Külügyi Szolgálat honlapján.

4. A JELENTKEZÉS, AZ ELŐVÁLOGATÁS ÉS A KIVÁLASZTÁS FOLYAMATA

4.1. A gyakornokokat nyílt és átlátható eljárás alapján kell kiválasztani, amelynek gyakorlati részleteit az Európai Külügyi Szolgálat operatív igazgatója határozza meg.

A gyakornokok elosztását megelőzően a közvetlen felettesnek gondoskodnia kell arról, hogy elegendő költségvetés álljon rendelkezésre.

4.2. A pályázatokat szigorúan az Európai Külügyi Szolgálat által meghatározott előírásoknak megfelelően kell benyújtani. A pályázattal kapcsolatos információkat az Európai Külügyi Szolgálat honlapján teszik közzé. A pályázat benyújtási határideje után feladott pályázatokat elutasíthatják.

4.3. Fő lépések

a) az Európai Külügyi Szolgálat és a részt vevő uniós tagállamok a kiválasztási körök tervezett időpontjának megfelelően a pályázati felhívásokat saját honlapjukon rendszeresen közzéteszik; e felhívások pontosan meghatározzák az indikatív ütemtervet, valamint a pályázatok benyújtásának részletes szabályait és határidejét;

b) a pályázatokat kizárólag az uniós tagállamok e programra kijelölt kapcsolattartóinak kell eljuttatni (akiknek adatait az Európai Külügyi Szolgálat honlapján közzéteszik) a fent megjelölt határidőig;

c) a pályázók e határozatban meghatározott feltételek szerinti jogosultságát a tagállamok, illetve tagállami ellenőrzés alatt bírálják el;

d) a tagállamok ezt követően valamennyi tervezett kiválasztási körben előválogatás során a jogosult pályázók egy kisebb csoportját választják ki, és a kiválasztott pályázók hivatalos jegyzékének megküldésével pályázókat javasolnak az Európai Külügyi Szolgálat számára; az említett jegyzékben szereplő pályázók számát a folyamat korai szakaszában valamennyi kör elindítása előtt általánosan meghatározzák;

8

e) az előválogatás során megfelelt pályázók jegyzékét – kizárólag az egyes részt vevő tagállamok állandó küldöttségein keresztül – a megállapodás szerinti határidőig az Európai Külügyi Szolgálat operatív igazgatójának kell továbbítani. A részt vevő tagállamoknak késedelem nélkül gondoskodniuk kell a pályázók megfelelő tájékoztatásáról.

f) az Európai Külügyi Szolgálat kezdeményezheti az előválogatás során megfelelt pályázók jogosultságának ellenőrzését, továbbá értékeli a pályázók teljes profilját és motivációját azzal a céllal, hogy az alkalmas pályázók jegyzékéből valamennyi részt vevő tagállamra vonatkozóan olyan adatbázist állítson össze, amely hozzáférhető az uniós küldöttségek, valamint az Európai Külügyi Szolgálat és a Bizottság illetékes szolgálatai számára;

g) az uniós küldöttségek az adatbázisban történő keresést követően az érintett küldöttség igényeinek megfelelő érdemeik alapján az alkalmas pályázók jegyzékéből kiválasztják gyakornokaikat.

Az Európai Külügyi Szolgálat operatív igazgatója a EuropeAid Fejlesztési és Együttműködési Főigazgatóság és a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság főigazgatóival egyetértésben az igazgatási követelményeket és eljárásokat részletező további végrehajtási szabályokat fogad el, és azokat az egyes kiválasztási körök korai szakaszában közzéteszik az Európai Külügyi Szolgálat honlapján.

5. FELVÉTEL ÉS A SZAKMAI GYAKORNOKI MEGÁLLAPODÁS

5.1. Felvétel

A gyakornokokat nem vehetik fel olyan állásra, ahol fennáll az összeférhetetlenség veszélye, függetlenül a pályázó szakmai tapasztalatától vagy állampolgárságától. A pályázóknak e program keretében csak egyszeri szakmai gyakornoki megállapodást ajánlhatnak fel. A hivatalos ajánlatot visszautasító pályázókat kizárhatják a folyamatban lévő szakmai gyakornoki programra vonatkozó eljárásból. A pályázóknak egy új pályázattal és az ahhoz kapcsolódó igazoló iratok benyújtásával jogukban áll egy későbbi gyakornoki állásra pályázni.

5.2. Szakmai gyakornoki megállapodás

Az Európai Külügyi Szolgálat vagy a Bizottság gyakornokaival egyéni megállapodást ír alá, amelynek formanyomtatványát közzéteszik az Európai Külügyi Szolgálat honlapján. A megállapodás tartalmazza a gyakornok javasolt uniós küldöttségen belüli gyakorlatával és részlegével kapcsolatos kulcsterületek általános és indikatív leírását.

A megállapodás nem tartozik az Európai Unió tisztviselői személyzeti szabályzatának (a továbbiakban: a személyzeti szabályzat) és az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek (a továbbiakban: az alkalmazási feltételek) hatálya alá. A gyakornokok az alkalmazási feltételek értelmében nem szerződéses alkalmazottak. Amennyiben e melléklet másként nem írja elő, semmilyen körülmények között nem hivatkozhatnak a személyzeti szabályzat és az alkalmazási feltételek rendelkezéseire. Az egyedi rendelkezéseket és azok végrehajtásának részletes szabályait ez a határozat és a megállapodás határozza meg.

9

A küldöttségen töltött gyakornoki időszak kezdetén a küldöttség vezetője és/vagy a gyakornok felettese/tanácsadója részletesen tájékoztatja a gyakornokot feladatairól és a képzési módszerekről.

E feladatoknak összhangban kell lenniük az adott felettesnek a saját gyakornokaikra vonatkozóan az Európai Külügyi Szolgálathoz és a Bizottság központjához eljuttatott dokumentumban elfogadott és ismertetett gyakornoki státuszával és profiljával. Az Európai Külügyi Szolgálat és a Bizottság mindazonáltal külön-külön módosíthatja a küldöttségen belüli részlegeinek belső szervezetét és más, a gyakornok tudományos ismereteivel, szakmai képesítésével és/vagy tapasztalatával összhangban lévő feladatokat jelölhet ki számára.

5.3. A szakmai gyakornoki megállapodás időtartama

A megállapodás határozott, kilenc (9) hónapos időtartamra szól és lejáratának napján automatikusan, formaságok nélkül megszűnik. A megállapodás további kilenc (9) hónapos időtartamra történő megújítása ajánlható fel.

A megújítás felajánlására az Európai Külügyi Szolgálat, a Bizottság vagy a támogató tagállam, uniós intézmény vagy szerv számára rendelkezésre álló költségvetéstől függően van lehetőség. A megújítás felajánlása során figyelembe kell venni a gyakornok által az első időszakban elért tanulási eredmények értékelését. A szakmai gyakorlatnak a kezdeti megállapodás és a megújítás által felölelt időtartama azonban semmilyen körülmények között nem haladhatja meg a tizennyolc (18) összefüggő hónapot. A gyakornoki időszak nem bontható több időszakra.

5.4. A szakmai gyakorlat helye

A megállapodás a szakmai gyakorlat helyeként a megállapodás teljes idejére a fogadó országot és az uniós küldöttséget határozza meg. A szakmai gyakorlat során a gyakornok hivatalos indokolt kérés alapján és küldöttsége vezetőjének jóváhagyásával kérheti a szakmai gyakorlat helyének megváltoztatását.

Az Európai Külügyi Szolgálat vagy a Bizottság határozhat a szakmai gyakorlat helyének megváltoztatásáról és meghatározhatja az ilyen változás feltételeit és ütemtervét.

5.5. Pénzügyi rendelkezések

A gyakornokok juttatására nem vonatkoznak az Unió tisztviselőire és egyéb alkalmazottaira vonatkozó külön adószabályok.

A gyakornokoknak csak az érintett tagállam hatályos jogszabályai szerint kell az Európai Külügyi Szolgálat/Bizottság általi juttatások után adót fizetni.

A gyakornoki időszak végén az Európai Külügyi Szolgálat kérésre adóigazolást bocsát a gyakornokok rendelkezésére. Ez az okmány feltünteti a kapott juttatás összegét és igazolja, hogy ebből nem történt adó- és társadalombiztosítási levonás. Adott esetben időközi igazolás is kiadható.

5.6. Részvételt igazoló oklevelek

A gyakornoki időszak végeztével azok a gyakornokok, akik kitöltötték a minimálisan előírt gyakornoki időszakot, részvételt igazoló oklevelet kapnak, amelyen feltüntetik

10

a gyakornoki időszak időpontját, a küldöttség helye szerinti országot, valamint a küldöttség azon részlegét (részlegeit), ahol gyakornokságukat töltötték.

5.7. A megállapodás idő előtti megszüntetése

A határozott idejű megállapodás idő előtt megszüntethető:

– az illetékes intézmény egyoldalú döntésével súlyos okokból, például kötelezettségszegés miatt;

– a felek közötti kölcsönös megállapodással, legalább két (2) hónapos előzetes felmondást követően. Az Európai Külügyi Szolgálat és a Bizottság érintett központjait hivatalos úton haladéktalanul tájékoztatják;

– az érintett intézmény egyoldalú döntésével a hat (6) hónapnál hosszabb gyakorlatban történő részvételre való alkalmatlanság esetén;

– a küldöttség indokolt kérését követően az érintett intézmény egyoldalú döntésével, ha a gyakornok valójában nem felel meg a szakmai gyakorlatban való sikeres részvételhez szükséges szakmai normáknak.

– vis major, például természeti katasztrófa, járvány, háború, zendülés, lázadás, felkelés, általános sztrájk vagy a felek által nem befolyásolható más olyan körülmény esetén, amely minden kétséget kizáróan ellehetetlenítené vagy aránytalanul megnehezítené a megállapodás végrehajtását, vagy amely jelentősen megváltoztatná annak gazdaságosságát.

5.8. Felfüggesztő és felmondási záradékok

A megállapodás és egyes pénzügyi rendelkezések kiszámítása olyan dokumentumokra és információkra alapozható, amelyekről a gyakornok kijelenti, hogy a valóságnak megfelelnek és helytállóak. A gyakornok a felvétel során és azt követően köteles bemutatni az Európai Külügyi Szolgálat által igényelt iratokat és dokumentumokat. A gyakornok által közölt hamis vagy pontatlan információk érintik felvételének érvényességét és a megállapodás automatikus megszűnését eredményezhetik felmondási idő és kártérítés nélkül.

A gyakornokok felelősek azért, hogy amennyiben szükséges, érvényes vízummal rendelkezzenek, illetve hogy beszerezzék azon ország hatóságai által előírt hivatalos okmányokat, amelyben a gyakornokok szakmai gyakorlatukat fogják végezni.

5.9. Panasz

Az Európai Unió működéséről szóló szerződés 263. cikkében foglalt feltételek és határidők szerinti eljárásindítási lehetőség sérelme nélkül, a gyakornok a kérést elutasító határozattól vagy az e szabályok értelmében őt hátrányosan érintő jogi aktus időpontjától számított két (2) hónapon belül panaszt nyújthat be az Európai Külügyi Szolgálat saját gyakornokai személyzeti panaszokért felelős részlegéhez vagy a Bizottság ilyen egységéhez. A határidőig számított időszak kezdete az az időpont, amikor a gyakornokot a határozatról értesítették, de semmiképpen sem lehet az értesítés gyakornok általi kézhezvételének időpontjánál későbbi.

11

Az Európai Külügyi Szolgálat a panasz benyújtásának időpontjától számított négy (4) hónapon belül közli az érintett személlyel indokolással ellátott határozatát. Amennyiben a panaszra ezen időszak végéig nem érkezik válasz, ezt úgy kell tekinteni, mint a panaszra adott hallgatólagos elutasító választ.

6. PÉNZÜGYI RENDELKEZÉSEK

6.1. Juttatás

A gyakornokok az általuk aláírt szakmai gyakornoki megállapodások alapján havi alapjuttatást kapnak az Európai Külügyi Szolgálattól (adott esetben a Bizottság vagy a támogató partner nevében). A juttatás összegét az Európai Külügyi Szolgálat/Bizottság és más támogató partnerek a költségvetési források alapján évente határozzák meg. Az összeget közzéteszik az Európai Külügyi Szolgálat honlapján.

Amennyiben a gyakornok a megállapodást az abban meghatározott idő előtt felbontja, a szerződés felbontását követő időszakra kapott juttatást vissza kell fizetnie.

6.2. Egyéb rendelkezések

Az alábbi, átalányként meghatározott pénzügyi hozzájárulások fizethetők ki a gyakornok számára:

– kompenzációs havi hozzájárulás a gyakornok olyan nehézségeiért, amikor a kiküldetésük helye szerinti országban az életkörülmények nem tekinthetők a szokásos uniós életkörülményekkel megegyezőnek;

– havi lakhatási hozzájárulás a szakmai gyakorlat teljes idejére;

– tevékenységkezdési hozzájárulás, amely elvben az első gyakornoki időszak kezdetén esedékes.

Az Európai Külügyi Szolgálat/Bizottság – a szakmai gyakorlat helye szerint – rendszeres időközönként meghatározza valamennyi fent említett hozzájárulás összegét, valamint a gyakornok által az összegre való jogosultsághoz teljesítendő feltételeket, és az új gyakornoki időszak kezdete előtt közzéteszik azokat az Európai Külügyi Szolgálat honlapján.

6.3. Utazás a szakmai gyakorlat helyszínére és hazautazás

Minden kilenc (9) hónapos gyakornoki időszak esetében az Európai Külügyi Szolgálat viseli a Brüsszelből a gyakorlat helyére, illetve a gyakorlat helyéről Brüsszelbe történő egy-egy utazás költségét. A részletes szabályokat az Európai Külügyi Szolgálat honlapján teszik közzé.

6.4. Biztosítások

A gyakornok a küldöttségen végzett szakmai gyakorlatának megkezdése előtt köteles külön biztosítást kötni az egészségügyi kiadásokra, a baleseti kockázatra és a hazaszállításra vonatkozóan.

12

Arra a gyakornokra, aki a fent említett biztosítási rendszerekben nem rendelkezik fedezettel, a Bizottsággal folytatott konzultációt követően az Európai Külügyi Szolgálat által meghatározott, és az Európai Külügyi Szolgálat honlapján közzétett feltételek szerinti kötelező biztosítási rendszer vonatkozik. Ebben az esetben a fent említett biztosítási díjakhoz való hozzájárulást levonják a gyakornok juttatásából.

Amennyiben a gyakornok nem köti meg a fenti egyedi biztosításokat, illetve nem lép be az Európai Külügyi Szolgálat/Bizottság biztosítási rendszereibe, ez szakmai gyakornoki megállapodásának pénzügyi kártérítés nélküli azonnali megszűnéséhez vezethet.

7. A SZAKMAI GYAKORLAT SZERVEZÉSE

7.1. Általános észrevételek

A gyakornok teljesíti a szakmai gyakorlat helye szerinti küldöttség által meghatározott munkaidőt. A túlórákért díjazás nem jár.

A gyakornokot gyakornoki időszaka során kérésre vagy a küldöttség vezetőjének jóváhagyását követően felkérhetik arra, hogy gyakorlati helyén vagy azon kívül kiküldetéseket teljesítsen. A kiküldetésekre a tisztviselők és egyéb alkalmazottak kiküldetéseire vonatkozó útmutatóban meghatározott szabályok irányadók. A gyakornoki kiküldetésekre vonatkozó előirányzatok küldöttségek számára történő elosztását a költségvetési források alapján az Európai Külügyi Szolgálat végzi évente.

7.2. Ünnepnapok és éves szabadság

A gyakornok a fogadó ország ünnepnapjai tekintetében betartja a küldöttség által a tisztviselők számára előírt szabályokat. Ezek a napok nem vonhatók le az éves szabadságból. A gyakornok havonta két és fél (2,5) munkanap alapján kiszámított fizetett éves szabadságra jogosult. A gyakornok szabadsága idején nem végezhet más szakmai tevékenységet, függetlenül attól, hogy abból jövedelme származik-e vagy sem.

Az Európai Külügyi Szolgálat (vagy a Bizottság) nem fizet pénzügyi kompenzációt gyakornokainak, amennyiben a rendelkezésre álló szabadnapokat nem veszik maradéktalanul igénybe. A megállapodás megújítása esetén a szabadság a küldöttség vezetőjének engedélyével átvihető a következő gyakornoki időszakra.

A gyakornok a küldöttség rendelkezésére bocsátja azt a címet és telefonszámot, amelyen szabadsága ideje alatt elérhető.

7.3. Különleges szabadság rendkívüli körülmények esetén

A rendes szabadságon felül, kivételes esetben a gyakornok különleges szabadságot kaphat az alábbi családi körülmények alapján: a gyakornok házasságkötése; a gyakornok gyermekének születése; a gyakornok gyermekének, házastársának vagy felmenő ági rokonának súlyos betegsége; a gyakornok házastársának, gyermekének vagy a gyakornok vagy házastársa felmenő ági rokonának elhalálozása.

13

7.4. Távollétek

A gyakornok a küldöttség vezetőjének előzetes jóváhagyása nélkül nem maradhat távol a szakmai gyakorlatról. Betegség vagy baleset miatti távolmaradás esetén a gyakornok haladéktalanul értesíti a küldöttséget, és a távollét időtartamától függetlenül benyújtja az erről szóló orvosi igazolást.

A távollétet minden esetben meg kell indokolni és huszonnégy (24) órán belül, a lehető leghamarabb értesíteni kell arról a küldöttséget; máskülönben a távollét súlyos kötelezettségszegésnek minősül, amely a megállapodás azonnali megszűnéséhez vezethet, felmondási idő és kártérítés nélkül. Engedély nélküli távollét esetén a gyakornoknak a kérdéses időszakra juttatás és hozzájárulás nem jár, az Európai Külügyi Szolgálat és a Bizottság azon jogának sérelme nélkül, hogy súlyos kötelezettségszegés miatt felmondja a megállapodást.

8. A GYAKORNOKOK JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI

8.1. Kiváltságok és mentességek

A küldöttség vezetője határozottan felkéri a fogadó államot, hogy a gyakornok számára a küldöttségen folytatott szakmai gyakorlat teljes idejére biztosítsa a diplomáciai kapcsolatokról szóló bécsi egyezmény 37. cikkének (2) bekezdése értelmében az igazgatási és műszaki személyzet számára nyújtottakkal megegyező szükséges kiváltságokat és mentességeket. A küldöttség vezetője az Európai Külügyi Szolgálat operatív igazgatójának címzett, részletesen indokolt kérés alapján engedélyt kérhet arra, hogy a saját küldöttségén szolgálatot teljesítő uniós tisztviselőknek járókkal azonos kiváltságokat és mentességeket biztosítson.

8.2. Segítségnyújtás a gyakornok részére

Az Európai Külügyi Szolgálat segítséget nyújt a gyakornok számára, különösen a gyakornoki pozíciója vagy a küldöttségen belüli feladatai okán őt vagy családtagjait érő fenyegetés, tisztességtelen és sértő magatartás, becsületsértés, rágalmazás és személy vagy vagyon elleni támadás elkövetői elleni peres eljárás esetén.

8.3. A gyakornok magatartása

A gyakornok magatartásának minden körülmények között meg kell felelnie az Európai Külügyi Szolgálat követelményeinek. A gyakornoknak feddhetetlen, udvarias és figyelmes módon kell végeznie tevékenységét, és eszerint kell viselkednie. A gyakornok a feladatait – a küldöttség vezetője által meghatározott feltételeket betartva – kellő gondossággal és feddhetetlenül, a legnagyobb szakmai lelkiismeretességgel és a képesítésének megfelelő legszigorúbb szakmai elvárások alapján hajtja végre.

A gyakornok a beosztását vagy a feladatai folytán rendelkezésére álló különleges eszközöket nem használhatja előnyszerzésre saját maga vagy harmadik felek számára. A gyakornok betartja a küldöttség helye szerinti fogadó tagállam hatályos jogszabályait és gyakorlatát, különös tekintettel a bevándorlásra, a tartózkodásra, a foglalkoztatásra, a vámokra, az adózásra és a pénzügyi kérdésekre vonatkozó szabályokra.

14

A gyakornok a szakmai gyakorlat helye szerinti országban a véleménynyilvánítás tekintetében – különösen politikai vagy vallásos természetű vélemények kinyilvánításakor – semleges álláspontot képvisel.

A gyakornoknak az Európai Külügyi Szolgálat előzetes engedélyére van szüksége, amennyiben valamely vele egy háztartásban élő és a rá vonatkozókkal azonos kiváltságokat és mentességeket élvező családtagja helyben munkát kíván vállalni, függetlenül attól, hogy abból jövedelme származik-e vagy sem. Az ilyen tevékenység nem lehet olyan természetű, hogy sértse a szakmai gyakorlat vagy a gyakornok feladatainak megfelelő végrehajtását, a gyakornok függetlenségét vagy általában az Unió, az Európai Külügyi Szolgálat és a Bizottság érdekeit, valamint a róluk kialakított képet és hírnevüket.

8.4. Függetlenség

A gyakornok a megállapodásban előírt kötelezettségeket harmadik felektől függetlenül teljesíti, különös tekintettel a magánjellegű tanácsadócégekre és más vállalatokra, amelyekkel feladatai teljesítése során kapcsolatba kerül, valamint az állami hatóságokra.

8.5. Kizárólagosság és lojalitás

A gyakornok szakmai tevékenységét teljes körűen szakmai gyakorlata teljesítésének szolgálatába állítja. Az Európai Külügyi Szolgálat előzetes engedélye nélkül a gyakornok semmilyen állandó vagy ideiglenes foglalkoztatási vagy tevékenységi formát, illetve szolgáltatási szerződést nem fogadhat el harmadik felektől akár írásos, akár más formában, függetlenül attól, hogy abból jövedelme származik-e, illetve hogy az hivatalos vagy de facto jellegű-e.

8.6. Bizalmas információkezelési és titoktartási kötelezettség

A gyakornok a szakmai gyakorlata vagy a küldöttség létesítményeiben való tartózkodása során tudomására jutott tényeket és információkat a lehető legnagyobb diszkrécióval kezeli. A küldöttség vezetőjének előzetes írásos engedélye nélkül a gyakornok nem oszthatja meg harmadik felekkel az olyan információkat, levelezést vagy dokumentumokat, amelyeket feladatai végrehajtása során kell kidolgoznia, vagy amelyekről feladatai végrehajtása során tudomást szerez, és nem működhet közre a feladatai során érintett kérdésekkel kapcsolatos nyilatkozat, interjú vagy kiadvány elkészítésében. A sajtóval fenntartott kapcsolatok tekintetében a gyakornokokra ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint a küldöttségi alkalmazottakra, és be kell tartaniuk a küldöttség vezetője által adott utasításokat.

8.7. Feladatkörök

A gyakornok semmilyen jogi vagy pénzügyi követeléssel nem élhet az Európai Külügyi Szolgálattal és a Bizottsággal szemben. A gyakornok gondoskodik arról, hogy a gyakorlat helyén az irányítása alatt tevékenykedő személyek eleget tegyenek jogi kötelezettségeiknek. Amennyiben megszegi ezeket a szabályokat, a gyakornok egyedül viseli annak valamennyi következményét, ideértve a pénzügyi következményeket. Az Európai Külügyi Szolgálat és a Bizottság a megállapodás felmondására vonatkozó jogának sérelme nélkül a megállapodást valamennyi olyan időszakban felfüggesztettnek tekintheti, amelynek során a gyakornok a fentiek következtében nem tudja teljesíteni szakmai gyakorlatát. Az Európai Külügyi

15

Szolgálat és a Bizottság a megállapodás ilyen felfüggesztésének idejére nem köteles kifizetni a gyakornok részére a fenti (6) bekezdés értelmében megállapított juttatást vagy más pénzügyi hozzájárulást.

8.8. Tájékoztatási kötelezettség

A gyakornok az Európai Külügyi Szolgálat kérésének megfelelően tájékoztatást nyújt megállapodásának kidolgozása céljából, különös tekintettel a küldöttség helye szerinti fogadó ország személyi és vagyoni jogára.

A gyakornok a lehető leghamarabb értesíti az Európai Külügyi Szolgálatot a saját és eltartottjai polgári jogállását és általában a megállapodás pénzügyi feltételrendszerének alapját képező bármely tényezőt és körülményt érintő olyan változásokról, amelyek eltérést jelentenek a felvételének idején az Európai Külügyi Szolgálattal közölt állapothoz képest. A gyakornok ezenfelül haladéktalanul értesíti az Európai Külügyi Szolgálatot a körülményeiben bekövetkezett, jogosultságait részben vagy egészben érintő változásokról, különösen szabadságáról, távollétéről és (ideiglenes vagy végleges) hazatéréséről, függetlenül azok időtartamától.

A gyakornok a gyakorlat helyszínére történő megérkezésekor tájékoztatja az Európai Külügyi Szolgálatot családtagjainak hollétéről (különösen az őt követő családtagjai érkezésének időpontjáról), valamint saját tartózkodási helyéről, majd később a megadott információkban bekövetkező változásokról.

8.9. Létesítményekkel és vagyonnal kapcsolatos felelősség

A gyakornok személyesen felel a gyakorlat keretében rábízott létesítményekért, berendezésért és eszközökért. A gyakornok kellő gondossággal és figyelemmel jár el ezeket illetően, felel azok karbantartásáért, és haladéktalanul bejelent minden veszteséget, lopást vagy kárt. A gyakornok általában az erre a célra biztosított nyomtatvány kitöltésével tájékoztatja a küldöttség eszköz- és készletgazdálkodásért felelős munkatársát a leltárban szereplő, saját felelősségi körébe tartozó javak mozgásáról vagy helyzetének megváltozásáról. A gyakornok az ellenőrzése alatt álló forrásokat, eszközöket és dokumentumokat érintő, saját hibájából bekövetkező veszteségekért vagy károkért pénzügyi felelősséget visel.

8.10. A gyakornok kötelezettségszegése

A gyakornok megállapodás szerinti kötelezettségei teljesítésének elmulasztása súlyos kötelezettségszegésnek minősül, amely indokolhatja a megállapodás azonnali, felmondási idő és kártérítés nélküli felmondását.

8.11. Személyes adatok védelme

A gyakornok megállapodásával vagy annak végrehajtásával kapcsolatos valamennyi személyes adatot a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló 45/2001/EK rendeletnek megfelelően kell feldolgozni. Ezen adatokat az Európai Külügyi Szolgálat (EEAS/MDR/C3 részlege) kizárólag a megállapodás végrehajtása, kezelése és nyomon követése céljából dolgozhatja fel, az uniós jognak megfelelően az adatellenőrzéssel megbízott szerveknek történő továbbításuk lehetőségének sérelme nélkül.

16

A gyakornoknak joga van személyes adataihoz hozzáférni, valamint a pontatlan vagy hiányos adatokat helyesbíteni, illetve kiegészíteni. Amennyiben a gyakornoknak személyes adatainak feldolgozásával kapcsolatban bármilyen kérdése lenne, az Európai Külügyi Szolgálat adatvédelmi biztosához kell fordulnia. A gyakornoknak bármikor jogában áll az európai adatvédelmi biztoshoz fordulni.

8.12. A szakmai gyakorlatról szóló jelentés

A gyakornoki időszak végén a gyakornokoknak és feletteseiknek ki kell tölteniük egy szabványos végső értékelési jelentést. A jelentést a gyakornok, felettese és a küldöttség vezetője közötti egyeztetést követően készítik el. A jelentés végleges változatát a gyakornoki időszak utolsó napja előtt – a két intézmény saját gyakornokaira vonatkozóan – megküldik az Európai Külügyi Szolgálat központjának, illetve a Bizottság szolgálatainak.

A gyakornok és – saját gyakornokaik tekintetében – az Európai Külügyi Szolgálat vagy a Bizottság jóváhagyása esetén a jelentés kérésre továbbítható a gyakornok származási tagállamának.

17

ANNEX 2

SIMPLIFIED FINANCIAL STATEMENT (to be used for any internal Commission decision of general significance proposed by horizontal departments and/or by

administrative offices with a budgetary impact on operating appropriations or on human resources, when use of any other type of financial statement is not obligatory – Article 16 of the Internal Rules)

1 Title of draft decision :

Decision of the Commission and the High Representative of the European Union for Foreign Affairs and Security Policy establishing a High Level Traineeship Programme in the Delegations of the European Union and the Rules Governing this Programme in Partnership with the Member States of the European Union

2 Policy area(s) and ABB activity(ies) concerned :

19, 20, 21, 22

3 Legal basis :

X Administrative autonomy Other ( specify ) :____________________

4 Description and grounds :

Establishment of a programme for high level training of junior professionals in Union Delegations replacing the former JED (Jeunes Experts en Délégation) scheme

5 Duration and estimated financial impact :

5.1 Period of application: Decision with a limited duration

Decision in force from [YYYY] to [YYYY] Financial impact from [YYYY] to [YYYY]

X Decision with an indefinite duration in force from 01/01/2013

5.2 Estimated budgetary impact :

The draft decision entails :

X savings

18

additional costs (if so, specify the heading(s) of the multiannual financial framework concerned) : ____________________________________

____________________________________

.

5.3 Third-party contributions to the financing of the draft decision:

If the proposal provides for co-financing by Member States or other bodies (please specify which), you should give an estimate of the level of co-financing, if known.

).

appropriations in EUR million (to 3 decimal places

Year n

Year n+1

Year n+2

Year n+3

Year n+4

Year n+5

Year n+6 and +.

Total

Specify cofinancing source/body

TOTAL appropriations cofinanced

5.4 Explanation of figures: Average costs are shown at the foot of page http://www.cc.cec/budg/pre/legalbasis/pre-040-020_preparation_en.html

The average cost per trainee is estimated at this stage at around 50.000 € per year. This amount includes the trainee grant as well as a monthly accommodation contribution, an installation contribution and where relevant, a hardship contribution in countries with especially difficult living conditions. This globally represents a reduction of around 50 % of the cost of the present JEDs program while keeping the same number of participants.

6 Compatibility with the current multiannual financial framework :

X The proposal is compatible with existing financial programming. The proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the

multiannual financial framework. The proposal requires use of the flexibility instrument or revision of the

multiannual financial framework2.

7 Impact of savings or additional costs on the allocation of resources :

2 See points 19 and 24 of the Interinstitutional Agreement.

19

Resources to be obtained by means of internal redeployment within departments

X Resources already allocated to the department(s) concerned

Resources to be requested during the next allocation procedure

The human and administrative resources required will be covered by the allocation which may be granted to the managing DG under the annual allocation procedure in the light of existing budgetary constraints.

20

ANNEX 2:

ESTIMATED FINANCIAL IMPACT (savings or additional costs) FOR APPROPRIATIONS OF AN ADMINISTRATIVE NATURE OR FOR HUMAN RESOURCES

FTE=Full-time equivalent 19, 20, 21 and 22 are the policy areas or titles concerned EUR million (to 3 decimal places)

Year Year Year Year Year Year Year FTE in persons/year n n+1 n+2 n+3 n+4 n+5 n+6 et seq.

TOTAL / Annual co

Heading 5 FTE appropr. FTE appropr. FTE appropr. FTE appropr. FTE appropr. FTE appropr. FTE appropr. FTE appr

Establishment plan posts (officials and/or temporary staff) XX 01 01 01 (Headquarters and Commission’s Representation Offices) 0.25

0,032

0.25

0,032

0.25

0,032

0.25

0,032

0.25

0,032

0.25

0,032

0.25

0,032

0.25

0,03

XX 01 01 02 (Delegations) External staff

01 01 02 01 (total budget) XX 01 02 02 (Delegations) 24 1,200 24 1,200 24 1,200 24 1,200 24 1,200 24 1,200 24 1,200 24 1,20

Other budget lines (specify) Subtotal – Heading 5 24,25

1. 232 24,25

1. 232 24,25

1. 232 24,25

1. 232 24,25

1. 232 24,25

1. 232 24,25

1. 232 24,25

1. 2

Outside Heading 5 Establishment plan posts (officials and/or temporary staff)

XX 01 05 01 (Indirect research) 10 01 05 01 (Direct research)

External staff XX 01 04 yy

Headquarters Delegations

XX 01 05 02 (Indirect research) 10 01 05 02 (Direct research) Other budget lines (specify) Subtotal – Outside Heading 5

TOTAL 24,25 1.232

24,25 1.232

24,25 1.232

24,25 1.232

24,25 1.232

24,25 1.232

24,25 1.232

24,25 1.2

21

Other administrative appropriations XX is the policy area or title concerned. EUR million (to 3 decimal places)

Year Year Year Year Year Year Year n n+1 n+2 n+3 n+4 n+5 n+6 et seq.

TOTAL

Heading 5 Headquarters XX 01 02 11 01 - Missions and entertainment expenses XX 01 02 11 02 – Meetings and conferences XX 01 02 11 03 – Committees XX 01 02 11 04 – Studies and consultations XX 01 02 11 05 - Information systems XX 01 02 11 06 – Further training XX 01 03 01 03 - Equipment and furniture

XX 01 03 01 04 - Services and other operating expenditure Other budget lines (specify where necessary) Delegations: XX 01 02 12 01 – Missions, conferences and entertainment expenses XX 01 02 12 02 - Further training of officials XX 01 03 02 01 – Acquisition, renting and related expenditure

XX 01 03 02 02 Equipment, furniture, supplies and services Subtotal – Heading 5 Outside Heading 5

XX 01 04 yy – Expenditure on technical and administrative assistance (not including external staff) from operational appropriations (former 'BA' lines) - Headquarters - Delegations

XX 01 05 03 - Other management expenditure - indirect research 10 01 05 03 - Other management expenditure - direct research Other budget lines (specify where necessary)

Subtotal – Outside Heading 5 GRAND TOTAL