คู มือ การลงรายการหนังสือผ านระบบห องสมุดอัตโนมัติ VTLS ...library.mcu.ac.th/home/files/KM/Guidebook_MCU... ·

คมอ การลงรายการหนงสอผานระบบหองสมดอตโนมต VTLS

สาหรบบรรณารกษ/เจาหนาทหองสมด มจร

จดทาโดย บรรณารกษงานวเคราะหทรพยากรสารสนเทศ สวนหอสมดกลาง

ฉบบปรบปรง พ.ศ. 2558

1

สารบญ

หนา การเรมตนใชงาน/Login เขาสระบบ VTLS 2 บทท 1 การเชคซา/ตรวจสอบรายการหนงสอกบฐานขอมล 4 บทท 2 การตงคาแบบฟอรมแผนงาน (Workform) 9 บทท 3 การเพมระเบยนรายการหนงสอใหม (New Record) 17

- ตรวจสอบรายการหนงสอกบฐานขอมล (เชคซา) 18

- การเพมระเบยนหนงสอใหม 19

บทท 4 การเพมตวเลม (Add Item) 21 - การลบตวเลม (Delete Item) 26

- การสรางหลายบารโคด (Create Multiple Items) 27

บทท 5 การยายตวเลม (Item) ไปยงระเบยนอน 30 (Hold Item(s) for Relink)

บทท 6 การทาระเบยนซาในหนาจอใหม 35 (Duplicate Recode in New Window)

2

การลงรายการหนงสอในระบบหองสมดอตโนมต VTLS

1. จากหนา Desktop ดบเบลคลก เลอก Icon โปรแกรม Virtua เพอเรมตนใชงาน

2. เขาสระบบ VTLS (Virtua)

2.1 เลอก Connect

โปรแกรมหองสมดอตโนมต VTLS

3

2.2 ใส username และ password ของหองสมดสวนงานของทาน OK เขาสระบบ

ชอ login ปรากฏ แสดงวาเขาสระบบแลว

4

บทท 1

การเชคซา/ตรวจสอบรายการหนงสอกบ

ฐานขอมล (เปนการตรวจสอบรายการหนงสอในระบบ VTLS

กอนทาการวเคราะห/ลงรายการทรพยากรสารสนเทศ)

5

1. เมอเขาสระบบ เลอกเมน Search เพอสบคนรายการหนงสอวามในฐานแลวหรอยง

1.1 เลอก Search ขอมลของหนงสอทตองการคน หรอเชคซารายการหนงสอ

1.2 ตวอยาง : เชคซารายการหนงสอ โดยการสบคนจากชอเรอง (Title) กด Enter หรอ

เลอก Search

6

1.3 จะปรากฎหนาจอ Browse ขนมาอก 1 หนาจอ

1.4 เลอก “View” หรอ “ดบเบลคลก” รายชอหนงสอทดแลววาชอเรองเดยวกน ททานตองการ

จะลงรายการ

ตวอยาง : หนงสอทเชคซาแลว พบวา มในฐานขอมลแลว

หนงสอเรอง “ปรชญาปฏบตนยม : รากฐานปรชญาการศกษาในสงคมประชาธปไตย” มในฐานขอมลแลว

1. รายการหนงสอทตองการลงรายการ 2.ในฐานมหนงสอชอเรองนอยแลว 7

ระเบยน 3. เลอก View หรอ ดบเบลคลก

7

1.5 จากขอมลทปรากฏ สามารถดจาก ครงทพมพ , ป พ.ศ. , สานกพมพ วารายการใดทตรงกบ

ตวเลมของทาน

1.6 ดบเบลคลกเลอกดขอมลภายในทละรายการ วารายการใดทตรงกบตวเลมของทาน

1.7 จากหนงสอทยกตวอยาง เรอง “ปรชญาปฏบตนยม : รากฐานปรชญาการศกษาในสงคม

ประชาธปไตย” ผแตง ประทม องกรโรหต -- พมพครงท 5 -- ปพมพ พ.ศ. 2556 – จดพมพโดย สานกพมพแหง

จฬาลงกรณมหาวทยาลย ดงนน “รายการท 6” จงเปนรายการทนาจะเปนรายการทตรงกบตวเลมมากทสด

1.8 คลกเลอกท “รายการท 6” เพอดขอมลรายการบรรณานกรมใน Worksheet วาใชรายการ

เดยวกนกบตวเลมหรอไม?

รายการท 1







8

1.9 จะปรากฏรายการทางบรรณานกรม วารายการน มอยแลวทหองสมดใดบาง? มกเลม?

เปนตน --> เลอกดรายการ MARC เพอตรวจสอบขอมลทางบรรณานกรม

1.10 ตรวจสอบรายละเอยด จาก tag 020 = ISBN , tag 100 = ผแตง , tag 245 = ชอเรอง ,

tag 250 = ครงทพมพ , tag 260 = สถานทพมพ-ผจดพมพ-ปพมพ , tag 300 = เลขหนา-ขนาดหนงสอ ,

tag 505 = สารบญ

วาคอเลมเดยวกบตวเลมททานมหรอไม?

หนา Items

หนา MARC

9

บทท 2

การตงคาแบบฟอรมแผนงาน (workform) (เปนการตงคาแบบฟอรมของแผนงาน Workform

สาหรบการลงรายการ)

10

2. การตงคาแบบฟอรมแผนงาน (Workform)

เปนการตงคา /ออกแบบแผนงาน Workform ไวสาหรบงานลงรายการหนงสอ หรอทรพยากร

สารสนเทศประเภทอนๆ สามารถเรยกเปดใชไดเมอตองการ โดยไมตองมาตงคา ใส tag ทกครงททางาน

ขนตอนดงน

2.1 File > Workforms (แผนงาน) > Edit Workform… (แกไขแผนงาน...)

2.2 ไปยงตวโปรแกรม VTLS ทจดเกบ Workform

เลอก ไดว C : > Program Files > VTLS > Virtua > Catalog

11

2.3 ภายใตโฟลเดอร Catalog > เลอกแผนงาน ( Workform) ชอ book.wfm (ซงเราจะทาการแกไข) >

เลอก Open (เปด)

2.4 จะปรากฏแผนงานเปลา (Workform) ใหกบการแกไข หรอตงคาหนาตา Workform ใหตรงกบการ

ทางานของเรา เชน เพม tag หรอ Subfile ตางๆ ทใชประจา

แผนงานเปลา/Workform เปลา

สามารถแกไข ตงแบบฟอรมใหม

ภาพ A

12

คลกขวาทวาง > เลอก Add tag

(เพอเพม tag ขอมลทตองการ)

ภาพ B

คลกขวา

ภาพ C

เพม tag และเลข Indicators ตงเปนแบบฟอรม สาหรบลง

รายการ > กด ok

Delete Tag = ลบเขตขอมล

ทไมตองการใชออก

13

ตวอยาง : หนาแผนงาน (Workform) ทแกไข /ตงคาแบบฟอรมเรยบรอยแลว

ภาพ D

Worksheet ททาการตงคา

รปแบบเรยบรอยแลว

เปนฟอรม worksheet ทจะ

ใชสาหรบลงรายการหนงสอ

การตงคาใน Tag 008

*หรอจะใสขอมลนใน

ตอนลงรายการหนงสอก

ได (แลวแตสะดวก)

*กรณหนงสอมภาพประกอบ

14

2.5 เมอไดแบบฟอรมทตองการแลว ทาการบนทก (Save) แบบฟอรม

File > Save Workforms As…. (บนทกแผนงานเปน...)

จะบนทก (Save) ทบแผนงานเดม

หรอจะตงชอแผนงานขนมาใหมกได ตวอยาง : บนทกแบบฟอรมแผนงาน

โดยใชชอเดม book.wfm >> Save

**หมายเหต : ในการบนทกแผนงาน จะบนทกชอใดกตาม ตองลงทายนามสกล .wfm

ภาพ E

ภาพ F

15

2.6 เรยกดใชแผนงาน Workform (เปดใชกรณ ตองการลงรายการหนงสอใหมทยงไมเคยมใน

ฐานขอมลหองสมด ทาการเปดระเบยนใหม)

\

2.7 เลอก Workform ทตองการ

ตวอยาง : เลอกใชแผนงาน Workform ทไดทาการตงคา จากขอ 2.1-ขอ 2.5 book.wfm > Open

เรยกใชงาน แผนงาน

Workform

ภาพ G

ภาพ H

16

2.8 แผนงาน (Workform) ทเราตงคาไว กจะปรากฏขนมา > ลงรายการหนงสอ

ภาพ I

17

บทท 3

การเพมระเบยนรายการหนงสอใหม

(New Record) กรณทเชคซารายการหนงสอแลว รายการหนงสอเลมนน

ยงไมเคยมในฐานขอมล VTLS ของหองสมดมากอน

18

ตรวจสอบรายการหนงสอกบฐานขอมล (เชคซา)

สบคน (Search) ตรวจสอบรายการหนงสอกบฐานขอมลหองสมด

ตวอยาง : หนงสอเรอง “พระพทธศาสนากบปญหาจรยธรรม” ยงไมมในฐานขอมล

รายการหนงสอทเชคซากบฐานขอมล

รายการหนงสอดงกลาว ยงไมมในฐานขอมลหองสมด

19

การเพมระเบยนหนงสอใหม

3.1 เปดระเบยนใหม (New Record) เมอสบคนแลวรายการหนงสอดงกลาว ยงไมมในฐานขอมล

**ใชวธทาจาก “บทท 2” การตงคาแบบฟอรมแผนงาน (Workform) ในขอ 2.6 - 2.8

3.2 คยรายการหนงสอลงใน tag ขอมลตางๆ ใหครบถวน ตามรายละเอยดหนงสอ ลงใหครบถวน SAVE

โดย ไปท File Save To Database หรอ กด F11 ท คยบอรด

ชอเรอง /\c ชอผแตง

เลขหม

สารบญ

หวเรอง

ภาพ 3A

20

3.3 เมอลงรายการและบนทกขอมล (SAVE) ตามในขอ 3.2 เรยบรอยแลว จะปรากฏหนาตาง

“ตามภาพ 3B และ 3C ” แสดงผลทงในรปแบบ แบบ MARC และ แบบบรรณานกรม (Full)

3.4 เมอคยขอมลเสรจเรยบรอยแลว กทาการเพมตวเลม (Add Item) ขนตอนในบทท 4

เมอ save ขอมลแลว จะ

ปรากฎหนาตางขอมลน แบบ MARC

แบบ Full หรอแบบบตรรายการ

ภาพ 3B

ภาพ 3C

21

บทท 4

การเพมตวเลม

(Add Item)

22

เลขหม

4. การเพมตวเลม (Add Item)

4.1 เมอคยขอมลครบถวน และ SAVE เรยบรอยแลว จะปรากฎหนาตาง “ดรายการบรรณานกรม”

(View Bibliographic Record) เลอก “เพมตวเลม” (Add Item)

4.2 จะปรากฎหนาตาง ขอมลรายการตวเลม (Item Information) สาหรบใสขอมลรายการตวเลม (พมพ

เลขหม, ฉบบท, เลขบารโคดหนงสอ, เลอก Location หองสมด) บนทก (SAVE)

เลขบารโคดหนงสอ

เลอก Location หองสมด

เพมตวเลม (Add Item)

ฉบบท...

23

4.3 เมอ save ขอมลแลว จะปรากฎหนาตางขอมล ดงน.....

4.4 แกไขขอมลรายการตวเลม เมอพบวาพมพผดพลาด เชน เลขหมผด หรอ ใสเลขบารโคดผด

ตวอยาง: พมพเลขบารโคดผด

Add Item = เพมตวเลมตอไป

1. เลอกระเบยนทตองการแกไข

Edit = แกไขขอมลในระเบยน (Workform)

รายการหนงสอทเพมตวเลม

2. เลอก View Item (เรยกดตวเลม)

24

4.5 ปรากฎหนาตางระเบยนทตองการแกไข แกไข (Edit)

4.6 แกไขรายการทผด บนทก (SAVE)

1. แกไขขอมลทผด ใหถกตอง

2. บนทกขอมล (SAVE)

25

4.7 แกไขเรยบรอยแลว

รายการทแกไขเรยบรอยแลว

26

การลบตวเลม (Delete Item)

4.8 ลบรายการตวเลมทไมตองการออกจากรายการ (Delete Item)

4.9 ลบตวเลม (Item) เรยบรอยแลว

3. ระบบจะถามวาตองการใหลบใชหรอไม (Yes/No)

1. เลอกตวเลมบารโคดทตองการลบ

2. ลบตวเลม (Delete Item)

27

การสรางหลายบารโคด (Create Multiple Items)

เปนการเพมตวเลมบารโคดหลายเลมพรอมกน เชน หนงสอชอเรองนนมจานวนฉบบ หรอจานวนเลม

(Copy) มากกวา 2 เลมขนไป โดยทบรรณารกษ/เจาหนาทหองสมดไมตองมาทาการ Add Item บารโคดทละเลม

ตวอยางดงน : หนงสอเรอง “ศาสตรสความสข” หองสมด มจร วงนอย ตองการเพม (Add Item) จานวน

3 ฉบบ/ เลม

4.10 ทาตามขนตอน ขอท 4.1 -4.2 การเพมตวเลม (Add Item)

เมอลงรายการเสรจเรยบรอยแลว หรอสบคนขอมลแลววามรายการหนงสออยในฐานขอมลแลว

บรรณารกษ/เจาหนาทหองสมด ตองการเพมตวเลม (Add Item) ลงในฐานขอมล

รายการระเบยนททานตองการเพมตวเลม (Add Item)

หนงสอของหองสมดทานลงไป

เพมตวเลม

28

4.11 จะปรากฎหนาตาง ขอมลรายการตวเลม (Item Information) สาหรบใสขอมลรายการตวเลม

- ใสเลขหม (Call No.) + ฉบบท (Copy)

- เลขบารโคดหนงสอ (Barcode)

- ระบชอหองสมดทจดเกบหนงสอเลมนน (Location)

- ราคา (Price)

** จากภาพตวอยาง : ตองการเพมตวเลม (Add Item) จานวน 3 เลม เลขบารโคด 6107200078236 ,

6107200078237 และ 6107200078238

การสรางหลายบารโคด เลขบารโคดหนงสอของฉบบท 1-3 ตองเรยงตอกน ถงจะสามารถ Add Item

ดวยวธนได

เลขหม+เลขฉบบท ใสเลขบารโคด

หนงสอเลมแรก

สถานท/ชอหองสมด

ราคา คลกเลอก Create Multiple

Items (สรางหลายบารโคด)

**ถาเพมตวเลมแคเลมเดยว ไม

ตองตกเลอก

ใสจานวนเลมท

ตองการเพมตวเลม

29

4.12 เมอ Save แลว ใหกด “Refresh” 1 ครง ทเพมตวเลม (Add Item) จากขอ 4.11 กจะปรากฏ

พรอมกน 3 ฉบบ/เลม ดงภาพ

กด Refresh แลว

Item จะปรากฎใหเหน

30

บทท 5

การยายตวเลม (Item) ไปยงระเบยนอน

(Hold Item (s) for Relink) กรณการทตองการยายตวเลม (Item) หรอยายเลขบารโคด

(Barcode) จากระเบยนหนง ไปสอกระเบยนหนง

31

การยายตวเลม (Item) ไปยงระเบยนอน

(Hold Item (s) for Relink)

ถาภาษาในระบบ VTLS จะใชคาวา “รายการจองสาหรบเชอมโยงใหม” (Hold Item (s) for Relink)

หมายถง การทเรายายตวเลม (Item) หรอยายบารโคด (Barcode) จากระเบยนหนง ไปสอกระเบยนหนง เชน

กรณทบรรณารกษ/เจาหนาทหองสมด ทาการเพมตวเลมผดระเบยน ตองการยายบารโคดเลมนน ไปยงระเบยน

ชอเรองทถกตอง โดยไมตองมาลบออกทละเลมกอน แลวคอยไป Add Item ใหม ทละเลม

ดงตวอยาง ขนตอนตอไปน

หนงสอเรอง “ปรชญาปฏบตนยม : รากฐานปรชญาการศกษาในสงคมประชาธปไตย” เลข bib 98007

โดยจะทาการการยายตวเลม (Item) หรอยายบารโคดหนงสอ 3 เลมน สถานะของวงนอย ไปยงระเบยนอน อาจ

เนองจากทาการเพมตวเลมผดระเบยน เปนตน

5.1 เลอกตวเลมบารโคดทตองการยาย

ตวอยาง : ตองการยายทง 3 เลม ใหคลกเลอกทเลมแรกใหเปนแถบสนาเงน แลว กดปม Ctrl ทคยบอรด

คางไว > คลกเลอกทเลมท 2 และ 3 หรอ ใชปม Shift

** แตถายายแคบารโคดเดยว กคลกเลอกแคเลมนน เลมเดยว

32

5.2 คลกเมาปมดานขวาบรเวณใดกไดของแถบสนาเงนทเราเลอกไว > เลอก “Hold Item(s) for

Relink” ถาระบบใชเปนเมนภาษาไทยจะใชคาวา “รายการจองสาหรบเชอมโยงใหม”

5.3 มาทเมนสบคน (Search) เพอไปยงระเบยนทจะทาการยายเขา

ตวอยาง : จะทาการยายบารโคดทง 3 เลมจากขอ 5.1-5.2 (bib 98007) ยายเขาไปยง bib 98725 ภายใต

ชอเรอง “วถไทยในเงาอาเซยน” (สบคนจากเลข bib หรอชอเรองกได)

สบคนจากเลข Bib สบคนจากชอเรอง

33

5.4 มายงระเบยนทตองการยายขอมลเขา (bib 98725)

ตวอยาง : ในระเบยนน เดมมหนงสอของวงนอยอยแลว 2 เลม จะทาการยายตวเลมบารโคด

(จากขอ 5.2) มาไวในระเบยนน > คลกเมาดานขวา > เลอก Relink Item(s)

5.5 ตวเลมบารโคด (Item) จากขอ 5.2 ยายเขามาในระเบยนใหมเรยบรอยแลว แต...เลขหมและเลขฉบบ

ท จะยงคงเปนเลขเดมของระเบยนตวเกาอย

34

5.6 แกไขเลขหม (Call No.) เลขฉบบท (Copy) หรอขอมลอนๆ ใหถกตอง

ตามวธขนตอนใน บทท 4 ขอ 4.4 - 4.7

5.7 แกไขใหทละรายการจนครบถวน ตรวจสอบวาถกตองตรงกบตวเลม ไลเรยงเลขฉบบท

แกไขเลขหม และ เลขฉบบ

35

บทท 6

การทาระเบยนซาในหนาจอใหม

(Duplicate Record in New Window) กรณรายการหนงสอมในฐานขอมล VTLS แตตางฉบบปพมพ

หรอมรายการหนงสอคลาย/เหมอนกน แตกตางกนบางรายการ

เชน หนงสอชด หนงสอรายป เปนตน

36

6. การทาระเบยนซาในหนาจอใหม (Duplicate Record in New Window)

6.1 ตรวจสอบรายการหนงสอกบฐานขอมล --> มในฐานแตตางปพมพ ทารายการใหม เลอกรายการ

หนงสอทมการลงรายการใกลเคยงทสดทจะทาซา

ตวอยาง : หนงสอเรอง “สารนพนธพทธศาสตรบณฑต ประจาป 2554” มในฐาน แตตางป

พมพ ตองทารายการใหม ในตวอยาง เลอกรายการ “สารนพนธพทธศาสตรบณฑต ประจาป 2553” เพอทาซา

รายการ เลอก ดรายการ (View)

1. เลอกรายการหนงสอทชอเรอง

เดยวกน แตตางปพมพ

2. เลอก View หรอ กด Enter

37

6.2 จะปรากฎหนาตาง เรยกดรายการบรรณานกรม (View Bibliographic record)

6.2.1 แกไข (Edit) เพอเขาสหนา Workform (Worksheet) ของรายการหนงสอ

6.2.2 ไปท เมน “แผนงานสาหรบลงรายการ” (MARC Editor) เลอก “ระเบยนซาใน

หนาจอใหม” (Duplicate Record in New Window)

1.

2.

6.2.1

6.2.2

38

6.3 ปรากฎ “แผนงานลงรายการ 2” (MARC Editor 2) ขนมาอกหนาจอหนง

แผนงานรายการตนฉบบ (แผนงานท 1)

แผนงานท 2

39

6.4 แกไขรายการใน “แผนงานลงรายการท 2” (MARC Editor 2) ตามรายการหนงสอทตองการแกไข

** ควรปดหนาจอ แผนงานท 1 (MARC Editor 1) ไปกอน เพอปองกนแกไขเปลยนแปลงขอมลผดหนาจอ

- แกไขเรยบรอยแลว บนทกขอมล (SAVE) File Save To Database หรอ กด F11

- เมอ SAVE แลวจะปรากฎหนาตาง “ดรายการบรรณานกรม” (View Bibliographic Record)

เลอก “เพมตวเลม” (Add Item) ตามขนตอนในบทท 4 การเพมระเบยนตวเลม (Add Item) ขอ 4.1-4.2

แกไขรายการในแผนงานท 2 เรยบรอยแลว ทงปพมพและรายละเอยดของหนงสอ สารบญ

40

มขอสงสยเกยวกบคมอน หรอเกยวกบการลงรายการทรพยากรสารสนเทศ

ตดตอสอบถาม :

1. สกลเพญ นอยใหญ (กฟ) หวหนาฝายสงเสรมการพฒนา (บรรณารกษ)

มอถอ 081-741-7743 E-mail : [email protected]

2. นวพร เอะเวอรเรทท (จา) บรรณารกษ (งานวเคราะหหนงสอภาษาองกฤษ)


3. วระวรรณ พราพงษ (พแดง) ผเชยวชาญดานบรรณารกษ


mailto:[email protected]



Documents

คู มือ การลงรายการหนังสือผ านระบบห องสมุดอัตโนมัติ VTLS ...library.mcu.ac.th/home/files/KM/Guidebook_MCU... ·