บทท 3 การวางแผนทรพยากรมนษย

กจกรรมการจดการทรพยากรมนษยทตองดาเนนการตอจากการวเคราะหงานคอการวางแผนทรพยากรมนษย (human resource planning) ซงเปนกระบวนการทมงใหองคกรมทรพยากรบคคลเพยงพอทงในเชงปรมาณและเชงคณภาพ สาหรบปฏบตภารกจขององคกรใหบรรลประสงคในอนาคต การวางแผนทรพยากรมนษยมความสมพนธกบแผนกลยทธซงเปนแผนแมบทของแผนงานตางๆ ไมวาจะเปนแผนการตลาด แผนการผลต หรอแผนอนๆ โดยเฉพาะอยางยงจะมสวนสาคญตอการตดสนใจของธรกจ เชน การขยายตลาด หรอสรางผลตภณฑใหม ลวนเกยวของกบการวางแผนทรพยากรมนษยทตองจดทาไวลวงหนา การเปลยนแปลงใดๆ ไมวาจะเปนการเปลยนแปลงหนาทหรอโครงสรางขององคกร รวมถงระบบวธการทางาน เชน การเปลยนแปลงจากการแบงทมตามหนาทงานมาเปนบรหารงานตามโครงการ ซงจะทาไดอยางราบรนกตอเมอมการวางแผนทรพยากรมนษยทเปนระบบไว หากเปนองคกรทมเปาหมายลาสมยและเปนผนาในการใชเทคโนโลย คณภาพของบคลากรทมอยกเปนปจจยสาคญ จงเปนทยอมรบกนทวไปวาการวางแผนทรพยากรมนษยมบทบาทและมความจาเปนเพมขนภายใตการเปลยนแปลงของสงแวดลอมภายในและภายนอกองคกรทเกดขนอยางรวดเรว ดงนนองคกรทมการวางแผนทรพยากรมนษยทเปนระบบและมประสทธผล ยอมไดเปรยบองคกรทขาดการวางแผนเพราะการวางแผนทรพยากรมนษยชวยเสรมศกยภาพการแกปญหากาลงคนทเกดขนไดทนทวงท สามารถใชทรพยากรมนษยทมอยใหเกดประโยชนสงสด และมการคาดคะเนความตองการดานบคลากรเพอรองรบงานและเปาหมายเชงกลยทธขององคกร (สนนทา เลาหนนทร, 2542, หนา 85) การวางแผนในองคกร การวางแผนหมายถงการกาหนดแนวทาง วธการ หรอกจกรรมตางๆ ทจะกระทาในอนาคต โดยการวเคราะหถงโอกาสความเปนไปได กาหนดแนวทางในการปองกนปญหาและอปสรรคทอาจจะเกดขน และเตรยมทรพยากรไวลวงหนา การวางแผนถอเปนการประกนความเสยงทจะเกดขนในอนาคตไดระดบหนง ซงจะประกนไดมากนอยเพยงใด ขนอยกบการวางแผนทจะสามารถคาดการณสงทจะเกดขนในอนาคตดวยขอมลในอดตและปจจบนรวมกบการตดสนใจ

94

ทรอบคอบ ผทประสบความสาเรจในชวตมกจะเปนผทมความชาญฉลาดในการวางแผน การวางแผนจงมประโยชนดงตอไปน (ณรงควทย แสนทอง, 2544, หนา 40 – 43) 1. ชวยลดความเสยงทจะเกดขนในอนาคต เพราะไดคดหาแนวทางในการปองกน หรอลดระดบความเสยงของความไมแนนอนไวกอนลวงหนา เชนหากคาดการณวาอก 2 – 3 ปขางหนา ธรกจจะตองลดกาลงคนลงกอาจจะดาเนนการพฒนาฝมอพนกงานใหทางานไดหลายดาน และไมรบพนกงานใหมทดแทนพนกงานทลาออก เพอใหจานวนคนลดลง ซงจะดกวาการปลดพนกงานออกพรอมกนเปนจานวนมาก 2. ชวยสรางความมนใจใหกบผทางาน การทผทางานไดวางแผนการทางานไวลวงหนา จะทาใหเกดความมนใจมากขนวาจะสามารถดาเนนการไปไดโดยไมตองเผชญกบเหตการณทไมคาดฝน งานบางอยางสามารถเตรยมการไวไดโดยไมตองรอใหงานอนเสรจ หากมการวางแผนทดแลวจงชวยเพมความมนใจในการทางานไดมากยงขน 3. ชวยกาหนดวธการในการดาเนนงานและปฏบตงานทชดเจน แผนงานเปนตวบอกวา ใคร ทาอะไร เมอไร และทาอยางไร ดงนนการวางแผนงานทชดเจนจะชวยใหผปฏบตงานทราบไดลวงหนาวาจะตองทาอะไรบาง ทาอะไรกอน อะไรหลง เชน กอนออกเดนทางพาพนกงานไปทศนาจร จะตองตรวจสอบรายชอกอนขนรถทกครงกอนออกรถ หรอกอนเขาทพกแตละทจะตองมการชแจงเกยวกบสถานทและกฎระเบยบของการใชสถานทนนๆ กอนทกครง เปนตน 4. สามารถควบคมเวลาและการใชทรพยากรใหมประสทธภาพขน เนองจากแผนงานจะตองระบชดเจนวาจะตองใชทรพยากรอะไรบาง ใชเมอไร และจานวนเทาใด ทาใหผปฏบตงานสามารถจดเตรยมชนดและปรมาณของทรพยากรไดอยางถกตองและเหมาะสม รวมถงสามารถจดชวงเวลาของการจดหาใหเหมาะสมเชนกน ไมกอใหเกดปญหาการสนเปลองหรอขาดแคลนเมอปฏบตงาน 5. สามารถเชอมโยงความสมพนธของผลงานในอดต งานททาในปจจบนและงานทจะทาในอนาคตเขาดวยกน การวางแผนเปนผลของความสมพนธในเชงมตของเวลาทงสามมตคอ การวเคราะหขอมลในอดต เพอตรวจสอบปจจบนและพยากรณอนาคต ซงจะทาใหเราทราบไดวาแผนงานทจะดาเนนการนน มอะไรเปนการตอยอดจากอดตและปจจบน อะไรเปนสงทจะตองเรมใหม เชน การวางแผนจดฝกอบรมใชอนเตอรเนตใหกบพนกงาน กอนวางแผนจะตองสารวจวาใครบางทเคยอบรมมาแลว (ขอมลในอดต) หรอกาลงฝกอบรมเรองนอย (ขอมลในปจจบน) เพอทจะทาใหสามารถจดทาหลกสตรการฝกอบรมไดอยางเหมาะสมกบกลมคนในแตละกลม (แผนงานในอนาคต)

95

สารสนเทศ เพอการตดสนใจ

ขอมลและ สารสนเทศ ขอมล

ระดบของการวางแผน ความสามารถในการควบคมตวแปร ผรบผดชอบ

การวางแผนองคกรถอเปนการวางแผนสาคญทสดในการบรหาร เพราะเปนสงทจะบงชวาธรกจนนๆ จะเจรญเตบโตกาวหนาไปอยางไร มความสามารถในการแขงขนมากนอยเพยงใด ซงการวางแผนในองคกรจะประกอบไปดวยแผนงาน 3 ระดบคอ แผนงานระดบกลยทธของ องคกร (strategic plan หรอ corporate plan) แผนงานระดบจดการ (management plan) และแผนงานระดบปฏบตการ (operation plan) ดงแสดงระดบของแผนงานในองคกรและ องคประกอบตามภาพท 3.1 กลยทธ การจดการ ปฏบตการ ภาพท 3.1 องคประกอบของการวางแผนในระดบตางๆ ทมา (ณรงควทย แสนทอง, 2544, หนา 43) จากภาพท 3.1 จะเหนไดวาการวางแผนทงสามระดบมความแตกกนตรงทระดบความสาคญขององคประกอบแตละตว ดงรายละเอยดตอไปน (ณรงควทย แสนทอง, 2544, หนา 43 – 45) ระดบท 1 แผนงานระดบกลยทธขององคกร แผนงานระดบกลยทธเปนแผนงานหลกขององคกรทถกกาหนดกรอบของแผนโดยวสยทศน (corporate vision) และภารกจหลก (mission) การวางแผนระดบนจะตองคานงถงปจจยแวดลอมทงภายในและภายนอก ขอมลทใชประกอบการวางแผนจะตองเปนสารสนเทศซง หมายถงขอมลทผานการวเคราะหมาแลว และสวนมากจะเปนสารสนเทศทเกยวของกบปจจย

ประเภทของขอมล ระดบของความเสยง

นอย ปานกลาง มาก

สง ปานกลาง ตา

ผบรหาร ผจดการ หวหนางาน

การวางแผนองคกร

96

ภายนอกองคกรซงไมสามารถควบคมได จงทาใหเกดความเสยงสงกวาแผนงานระดบอนๆ การวางแผนระดบนถาไมทาการศกษาใหรอบคอบแลวโอกาสผดพลาดมสงมาก แผนกลยทธเปนแผนทสามารถชบงถงความสาเรจและความลมเหลวของธรกจนนๆ ได ดงนนหลายๆ องคกรจงไดเนนการวางแผนกลยทธ องคกรใดสามารถกาหนดแผนกลยทธไดถกตองแมนยากวา จะเปนผไดเปรยบทางการแขงขน บางครงการกาหนดกลยทธซงมเวลาหางกนเพยง 1 เดอน แตสามารถชวงชงสวนแบงในตลาด (market share) ไดมลคามหาศาล ผทตองทาหนาทในการวางแผนระดบนคอผบรหารระดบสงขององคกร (top management) หรอหนวยงานททาการวางแผนธรกจโดยเฉพาะ ระดบท 2 แผนงานระดบจดการ แผนงานระดบจดการเปนแผนงานทจดทาขนเพอนาแผนกลยทธไปสการปฏบต โดยมการกาหนดเปาหมาย (goal) ตวชวด (indictor) ทชดเจนมากขน แผนงานในระดบนจะเกยวของกบปจจยภายนอกองคกรนอยแตเกยวของกบปจจยภายในองคกรมากกวา โดยใชขอมลและ สารสนเทศประกอบการจดทาแผน มระดบความเสยงในความลมเหลวของแผนงานตากวา แผนงานระดบกลยทธ แตสงกวาแผนงานระดบปฏบตการ เนองจากเปนแผนงานทอยระหวางแผนงานระดบกลยทธกบแผนงานระดบปฏบตการ ความสาคญของแผนงานระดบจดการคอการเชอมตอแผนระดบบนกบแผนระดบลาง โดยมงเนนทการบรหารจดการระบบและทรพยากรตางๆ ภายในองคกรใหเกดประสทธภาพ (efficiency) และประสทธผล (effectiveness) สงสดและบรรลความสาเรจตามแผนกลยทธ ผทรบผดชอบการวางแผนระดบนคอผจดการในระดบ กลางขององคกร (middle management) ระดบท 3 แผนงานระดบปฏบตการ แผนงานระดบปฏบตการเปนแผนงานทนานโยบายและเปาหมายของแผนงานระดบจดการไปสการปฏบต การวางแผนในระดบนจะกาหนดโดยปจจยภายในทเกยวของเทานน เชน แผนการผลต แผนการบรรจสนคา แผนการซอมเครองจกร เปนตน ขอมลทใชในการวางแผนเปนขอมลดบซงสวนมากเปนสถต บนทก หรอรายงานประเภทตางๆ ตวแปรทมผลตอแผนงานเกอบทงหมดเปนตวแปรทสามารถควบคมได และระดบความเสยงของแผนมนอยกวาแผนงานในทกระดบ เพราะการเปลยนแปลงของตวแปรภายในมนอยผทรบผดชอบการวางแผนงานในระดบนไดแกผจดการระดบตน และหวหนางานทตองปฏบตงานใกลชดกบการปฏบตงานของพนกงานระดบปฏบตการ

97

ความหมายและความสาคญของการวางแผนทรพยากรมนษย การวางแผนทรพยากรมนษย (human resource planning, HRP) มการใชคาทมความหมายเชนเดยวกบการวางแผนทรพยากรมนษยหลายคาไดแก การวางแผนกาลงคน (manpower planning) การวางแผนบคลากร (personnel planning) และการวางแผนการจาง (employment planning) เปนตน แตในปจจบนไดใชคาวาการวางแผนทรพยากรมนษยกนอยางกวางขวางจนเปนทยอมรบกนโดยทวไป สวนความหมายของการวางแผนทรพยากรมนษย ไดมผใหคานยามไวตางๆ กนดงน (สนนทา เลาหนนทร, 2542, หนา 85 – 88) อาร เวน มอนด (R. Wayne Monday) และโรเบรต เอม โน (Robert M.Noe) ไดอธบายวาการวางแผนทรพยากรมนษยเปนกระบวนการทบทวนความตองการทรพยากรมนษยของ องคกรอยางเปนระบบ เพอใหมนใจวาจานวนบคลากรทมคณสมบตและทกษะทจาเปนสาหรบการปฏบตงานมเพยงพอเมอถงเวลาทองคกรตองการ กระบวนการนจงเปนกระบวนการคาดคะเนความตองการบคลากรกบจานวนตาแหนงงานทจะเปดรบพนกงานในระยะเวลาทระบไวในอนาคต อารเธอร ดบเบลย เชอรแมน (Arthur W. Sherman, Jr.) และจอรจ ดบเบลย โบฮแลนเดอร (George W. Bohlander) ใหคาจากดความของการวางแผนทรพยากรมนษยวาเปนกระบวนการพยากรณความตองการทรพยากรบคคลทงวธเชงปรมาณและคณภาพ โดยการเปรยบเทยบความตองการทจะใชพนกงานกบจานวนพนกงานทมอยจรง แลวจงตดสนใจดาเนนการตามความเหมาะสม เพอใหเกดความสมดลระหวางจานวนบคลากรทตองการในอนาคตกบจานวนทตองการสรรหาเพม โรเบรต ครทเนอร (Rober Kreitner) ไดนยามวาการวางแผนทรพยากรมนษยเปนการพฒนากลยทธดานบคลากรอยางครอบคลมเพอตอบสนองความตองการดานทรพยากรในอนาคตขององคกร ซงมความหมายทคลายกบ เวน เอฟ คาสซโอ (Wayne F. Cascio) ทกลาววาการวางแผนทรพยากรมนษยเปนความพยายามในการพยากรณอนาคตดานธรกจและความตองการทรพยากรบคคลขององคกรเพอจดหาบคลากรทมคณสมบตตามทตองการมาปฏบตงานใหตอบสนองตอความตองการดงกลาว การวางแผนทรพยากรมนษยตามความหมายของ พะยอม วงศสารศร หมายถง กระบวนการพยากรณความตองการทรพยากรมนษยขององคกรลวงหนาวาตองการบคคลประเภทใด ระดบใด จานวนเทาใด และเมอใด พรอมกาหนดวธการทจะไดมาซงทรพยากรมนษยท

98

ตองการวาจะไดมาจากทใด อยางไร ตลอดจนกาหนดนโยบายและระเบยบปฏบตตางๆ เพอทจะใชทรพยากรมนษยทมอยในองคกรใหไดประโยชนสงสด ธงชย สนตวงศ ไดใหคานยามเชงปฏบตการไวอยางละเอยดวา การวางแผนทรพยากรมนษยเปนกจกรรมการพยากรณความตองการพนกงานประเภทตางๆ สาหรบอนาคต โดยการเปรยบเทยบกบปจจบน ในการดาเนนการจะพจารณาถงจานวนและประเภทของพนกงานทตองทาการสรรหาและรบเขามาใหม หรอทจะตองออกไปจากองคกร หรอสรปอยางยอไดวาการวางแผนทรพยากรมนษยคอกระบวนการททาใหหนวยงานมนใจไดวาองคกรมจานวนและประเภทของทรพยากรบคคลตรงตามทตองการ องคกรมทรพยากรบคคลทมคณสมบตเหมาะสมบรรจไวตรงตามทงานตองการ และองคกรมทรพยากรบคคลไวพรอมในทกโอกาสทตองการ เมอศกษาความหมายดงกลาวพอสรปไดวา การวางแผนทรพยากรมนษยหมายถงกระบวนการวเคราะหและคาดคะเนความตองการทรพยากรมนษยในอนาคตอยางเปนระบบ โดยระบจานวน ประเภทของบคคลทจะปฏบตงาน รวมถงระดบของทกษะความร ความสามารถทตองการ เพอใหองคกรมนใจวามบคลากรทมคณสมบตเหมาะสม และมจานวนเพยงพอกบการปฏบต ภารกจทคาดวาจะมในอนาคต พรอมทงกาหนดแนวทางในการปฏบต และมแผนการใชบคลากรใหเกดประโยชนสงสดแกองคกร โดยการวางแผนทรพยากรมนษยในองคกรมวตถประสงคดงน (สนนทา เลาหนนทร, 2542, หนา 88) 1. เพอคาดคะเนความตองการดานจานวนและประเภทของทรพยากรบคคลทจะปฏบตงาน รวมถงระดบของทกษะ ความร และความสามารถทตองการ 2. เพอใหไดมาและธารงไวซงทรพยากรมนษยในจานวนและคณภาพทตองการ 3. เพอบรหารการใชทรพยากรบคคลในองคกรทมอยใหไดประโยชนสงสด และปองกนพนกงานทมความรความสามารถออกจากงาน หลงจากทไดรบการพฒนาจากองคกรแลว 4. เพอคาดคะเนปญหาตางๆ เกยวกบทรพยากรมนษย เชน ปญหาการขาดแคลนบคลากรและปญหาการมบคลากรเกนความตองการ เปนตน 5. เพอจดเตรยมมาตรการทเหมาะสมสาหรบปองกนและแกไขปญหาเกยวกบทรพยากรมนษยในองคกร 6. เพอสรางความเขาใจรวมกนเกยวกบสภาพทรพยากรมนษยของหนวยงานตางๆ ภายในองคกรซงจะเชอมโยงไปถงการจดและโยกยายเพอกระจายกาลงคนระหวางหนวยงาน

99

ทรพยากรมนษยเปนทรพยากรทมความสาคญอยางยงตอการผลตหรอการดาเนนกจการขององคกร การทจะไดทรพยากรบคคลทมคณภาพจาเปนจะตองมการวางแผน ทงนเพราะการวางแผนทรพยากรมนษยมความสาคญดงตอไปน (สนนทา เลาหนนทร, 2542, หนา 88 – 89) 1. ทาใหองคกรสามารถทจะพยากรณเกยวกบเงอนไขตางๆ ในอนาคต ไมวาจะเปนการเปลยนแปลงทางเศรษฐกจและเทคโนโลย เพอจะไดมการเตรยมมาตรการรองรบเหตการณทเกดขน ทาใหปญหาทองคกรจะตองเผชญในอนาคตดานกาลงคน ลดความรนแรงลงได เปนผลใหองคกรสามารถดาเนนการไดอยางมนคงภายใตการเปลยนแปลงทจะเกดขน 2. ทาใหองคกรสามารถจดปรมาณ ประเภท และระดบทกษะของทรพยากรมนษยในองคกรใหเหมาะสมกบงานในระยะเวลาทเหมาะสม เพอใหสามารถปฏบตกจกรรมตางๆ ทกาหนดให ซงจะเปนผลทาใหองคกรและบคลากรปฏบตงานบรรลวตถประสงคทกาหนดไวอยางมประสทธผลและประสทธภาพไดรบผลประโยชนสงสดในระยะยาว 3. ทาใหองคกรสามารถวางแผนความกาวหนาในอาชพของพนกงานในแตละกลมงาน และในแตละระดบความรบผดชอบได ชวยใหพนกงานมความพงพอใจในการทางาน 4. ทาใหองคกรทราบขอมลพนฐานเกยวกบสมรรถนะของทรพยากรมนษยทมอยในปจจบนมการปรบการใชกาลงคนใหยดหยนตามสภาพการณทเปลยนแปลงไป 5. เปนสงเชอมโยงระหวางการจดการทรพยากรมนษยใหเขากระบวนการวางแผนเชงกลยทธขององคกร แผนทรพยากรมนษยทสมบรณเปรยบเสมอนเขมทศชนาการปฏบตใหไปสเปาหมายทตองการ อาจกลาวไดวาการวางแผนทรพยากรมนษยจะทาใหมการใชทรพยากรบคคลใหเกดประโยชนสงสดตอองคกร และชวยแกปญหากาลงคนทเกดขน ทาใหการดาเนนงานขององคกรเปนไปอยางมประสทธผลและประสทธภาพตลอดเวลา การกาหนดทศทางของแผนทรพยากรมนษย ในการกาหนดทศทางของแผนทรพยากรมนษยจะตองดาเนนการในเรองดงตอไปน (สนนทา เลาหนนทร, 2542, หนา 89 – 93) 1. กาหนดทศทางและเปาหมายทชดเจน แผนทรพยากรมนษยขององคกรจะตองเปนระบบ ตอบสนองตอการขยายตวทางธรกจ และใชทรพยากรบคคลทมอยในปจจบนใหเกดประโยชนสงสดและคมคา 2. กาหนดระยะเวลาทจะดาเนนการ โดยระบปฏทนการปฏบตงานตามแผนอยางชดเจน

100

3. การทาความเขาใจเรองแผนทรพยากรมนษย โดยชแจงเรองแผนอตรากาลงใหทกระดบเขาใจรวมกน เพอกาหนดทศทางและวตถประสงค ฝายบรหารจะตองมความมนใจวาทรพยากรบคคลทกฝายทกระดบรบร ยอมรบ และเขาใจความจาเปนและความสาคญของการวางแผนทรพยากรมนษยของหนวยงาน 4. สอสารสมมตฐานทใชประกอบการวางแผนทรพยากรมนษยทชดเจนเปนทเขาใจของทกฝายในองคกร โดยสมมตฐานทสาคญ เชน 4.1 อตราการเจรญเตบโตขององคกรจะตองมอตรากาวหนาสงกวาอตราเจรญเตบโตของสภาวะเศรษฐกจ 4.2 องคกรมเปาหมายการใชกาลงคนในการใหบรการแกลกคา จะไมเปลยนไปใชอปกรณดานเทคโนโลยแทน 4.3 มงใชทรพยากรบคคลทมอยในแตละแผนกใหคมคา ในกรณนอาจกาหนดนโยบาย เชน มเปาหมายในการพฒนากาลงคนทดแทนจากภายในองคกรแทนการสรรหามาจากภายนอก เปนตน 5. ผรบผดชอบดานการวางแผนทรพยากรมนษย จะตองแปลสมมตฐานดานกาลงคน โดยดาเนนกจกรรมตอไปน 5.1 สารวจและวเคราะหปญหาดานกาลงทรพยากรมนษย 5.2 วเคราะหแนวโนมและเปาหมายดานกาลงทรพยากรมนษย 5.3 กาหนดนโยบายและเปาหมายดานทรพยากรมนษยในเรองการใชกาลงคน การพฒนากาลงคน การสรรหา การโยกยายสบเปลยนงาน และการพฒนาอาชพ 5.4 สอสารและทาความเขาใจเพอใหการปฏบตงานบรรลตามวตถประสงค โดยไดรบการสนบสนนจากผบรหารระดบสง และไดรบความรวมมอจากทกฝาย 6. จะตองพจารณาถงสงทมผลตอการวางแผนทรพยากรมนษยดงตอไปน 6.1 ไดใชทรพยากรทมอยใหเกดประโยชนสงสดแกองคกรแลวหรอไม เพยงใด และไดประโยชนคมคากบคาตอบแทนและคาใชจายหรอไม 6.2 มแผนการฝกอบรมและพฒนาทรพยากรมนษยในองคกรหรอไม อยางไร 6.3 อตราสญเสยกาลงคนในอนาคตจะรนแรงหรอไม โดยพจารณาวาจะสญเสยกาลงคนประเภทใด ระดบใด ในกลมสายงานใด มจดใดบางทไดรบผลกระทบและเมอใด รวมถงศกษาสาเหตของการสญเสยวามอะไรบาง

101

6.4 จะใชเทคนคและวธการในการคาดคะเนทรพยากรมนษยทงในดานอปสงคและอปทานวธใดจงจะเหมาะสม 6.5 การสรรหาผมาดารงตาแหนงจะกระทาโดยวธใดจงจะเหมาะสมและสอดคลองกบสภาพปญหาการขาดแคลนกาลงคน 6.6 ระยะเวลาทเหมาะสมในการวางแผนทรพยากรมนษยควรจะเปนเทาใด เชน ทบทวนทกๆ 3 ป หรอ 5 ป เปนตน 7. การจดทาแผนทรพยากรมนษยใหสอดคลองกบแผนกลยทธทางธรกจอยางเปนระบบ กระบวนการวางแผนทรพยากรมนษย ในทางปฏบตนนการวางแผนทรพยากรมนษยเปนเรองทมความยงยากและซบซอน เพราะจะตองไปเกยวของกบระบบและกจกรรมตางๆ มากมาย ดงนนเพอทจะใหการวางแผนมความเปนไปไดและมแนวทางในการปฏบต จงจาเปนตองมการพจารณาอยางเปนระบบและเปนขนตอน ซงกระบวนการวางแผนทรพยากรมนษยในระดบองคกรจะพจารณาถงความตองการทรพยากรมนษยทเหมาะสมกบงานในปจจบน หรองานทจะดาเนนการในอนาคต กระบวนการวางแผนทรพยากรมนษยประกอบดวย 8 ขนตอน ซงสรปไดดงภาพท 3.2 (สนนทา เลาหนนทร, 2542, หนา 90 – 99)

1. ศกษาสภาพแวดลอมภายในองคกร

2. ศกษาวตถประสงคดานการขยายตวหรอชะลอการเจรญเตบโตขององคกร

3. กาหนดวตถประสงคดานทรพยากรมนษย

4. ตรวจสอบโครงสรางงานและ การออกแบบงาน

5. ตรวจสอบขอกาหนดดานทกษะทตองการในอนาคตจาแนกตามกลมงาน

6. คาดคะเนจานวนบคลากรสวนทขาดและสวนทเกนของแตละกลมงาน

โอกาสทางดาน การตลาด

การเปลยนแปลง ทางดานแรงจงใจและทกษะ

สภาพแวดลอม ทางดานเศรษฐกจ สงคม การเมอง และกฎหมาย

การเปลยนแปลง ทางดานเทคโนโลย

102

ภาพท 3.2 กระบวนการวางแผนทรพยากรมนษย ทมา (สนนทา เลาหนนทร, 2542, หนา 91; อางองจาก Anthony, Perrewe, & Kacmer, 1996, p. 195) ขนท 1 ศกษาสภาพแวดลอมภายในองคกร การศกษาสภาพแวดลอมภายในองคกรเปนการศกษาภมหลงหรอประวตความเปนมาของหนวยงาน เรยนรปรชญา แนวคด วสยทศน และคานยมของผบรหารทเกยวของกบการบรหารเชงกลยทธของหนวยงานรวมถงการเรยนรวฒนธรรมการทางาน สภาพเศรษฐกจ แนวโนมดานการเมองภายในหนวยงาน และองคประกอบอนๆ ทอาจสงผลตอการปฏบตงาน ทงนเพอนาผลของการศกษามาพจารณาประกอบการวางแผนขนอนอยางเหมาะสมตอไป ขนท 2 ศกษาวตถประสงคดานการขยายตวหรอการชะลอตวดานการเจรญเตบโตขององคกร เปนการศกษาแผนกลยทธซงเปนแผนแมบทของการวางแผนงานตางๆ ของหนวยงานทงหมด เปาหมายในการดาเนนงานในอนาคต ไมวาจะเปนการขยายหรอการชะลอการเจรญ เตบโตจะมรายละเอยดปรากฏในรปของยอดขาย สวนครองตลาด การลงทน การขยายตลาดหรอสายผลตภณฑทเพมขนหรอลดลง เปาหมายเหลานเกยวของกบสภาพการใชกาลงคนขององคกร หากองคกรมวตถประสงคหรอเปาหมายทจะพฒนาสนคาหรอบรการใหมคณภาพสงขน พรอมทงเพมปรมาณใหมากขนภายในระยะเวลาอนสน องคกรจาเปนตองใชมาตรการเชงรก อาจจะเพมจานวนพนกงานหรอฝกอบรมพฒนาพนกงานผปฏบตงานทมอยใหมความร ความสามารถ และทกษะพอทจะปฏบตงานใหไดปรมาณและคณภาพตามทตองการภายในระยะเวลาทกาหนด ในทางตรงกนขามหากองคกรเผชญกบสภาวะตลาดทซบเซาและการแขงขนทรนแรงสงผลใหฝายบรหารตดสนใจลดการผลต แผนทรพยากรมนษยอาจตองเลอกมาตรการเลกการจางงาน ขณะเดยวกนตองรกษาภาพพจนขององคกรไวดวย ไมวาวตถประสงคเชงกลยทธ

7. กาหนดวตถประสงคเฉพาะ แผนงาน และนโยบายของกจกรรมการจดการทรพยากรมนษย

8. ตรวจสอบและปรบปรง

103

ขององคกรจะเปนไปในลกษณะใด จะตองไดรบการตอบสนองจากแผนทรพยากรมนษย โดยความสมพนธระหวางวตถประสงคเชงกลยทธขององคกรกบกลยทธดานการจดการทรพยากรมนษยแสดงตามตารางท 3.1 ตารางท 3.1 ความสมพนธระหวางวตถประสงคเชงกลยทธขององคกรกบกลยทธดานการจดการ ทรพยากรมนษย

วตถประสงคเชงกลยทธขององคกร กลยทธดานการจดการทรพยากรมนษย มงขยายงาน องคกรเจรญเตบโต เรงรดการจางงาน การฝกอบรม การเลอนตาแหนง มงลดหนวยธรกจ องคกรลดขนาดและ ขอบเขต

การเลกจาง การยตการจาง การเกษยณกอนกาหนด

มงขยายฐานธรกจ องคกรขยายธรกจใหม

การคาดคะเนจานวนพนกงานใหม การเลอนตาแหนง การฝกอบรม การจางพนกงาน

มงรวมกจการ องคกรถอกรรมสทธ การปรบวฒนธรรมการทางาน การจางพนกงาน การเลกจาง

มงถอนตว องคกรลดการลงทน การปรบจานวนพนกงาน การเลกจาง การมอบหมายงานใหม

มงสรางความแตกตางในสนคาทผลต มงลดตนทนการผลต

การจางงานแบบกระจายอานาจ การจางพนกงาน การตดคาจาง การลดคาจาง การปรบปรงประสทธภาพ

มงพฒนาคณภาพสนคา ระดบคณภาพสนคา

การจางผเชยวชาญระดบสง การฝกอบรม การจายคาตอบแทนทจงใจในกรณพเศษ

ทมา (สนนทา เลาหนนทร, 2542, หนา 92; อางองจาก Anthony, Perrewe, & Kacmer, 1996, p. 197) ขนท 3 กาหนดวตถประสงคดานทรพยากรมนษย หลงจากไดมการศกษาวตถประสงคและเปาหมายเชงกลยทธขององคกรเพอใหรวา องคกรจะทากจกรรมอะไรบาง รถงกาลงทรพยากรบคคลทจาเปนตอการปฏบตงาน รวมถงมการสอสารทาความเขาใจกบทกฝายทเกยวของแลว ฝายทรพยากรมนษยจะตองกาหนดวตถประสงคของกจกรรมดานการจดการทรพยากรมนษยใหตอบสนองตอเปาหมายในการปฏบตงานขององคกรนน โดยวตถประสงคดานทรพยากรมนษยจะตองครอบคลมเรองตางๆ ไดแก การเลอนตาแหนง การบรรจพนกงาน การฝกอบรม การพฒนา การพฒนาชวตการทางาน การจาย

104

คาตอบแทนและผลประโยชนเกอกล เปนตน นโยบายสาคญทเกยวของจะถกกาหนดโดยมงตอบคาถามตอไปน 1. การบรรจและและแตงตงตาแหนงตางๆ จะแตงตงจากบคคลภายในองคกรหรอรบสมครจากบคคลภายนอก 2. เปาหมายของการฝกอบรมและพฒนามความสมพนธกบการวางแผนทรพยากรมนษยขององคกรอยางไร 3. ขอจากดของสหภาพแรงงานทมตอการวางแผนทรพยากรมนษยมอะไรบางและจะดาเนนการแกไขอยางไร 4. นโยบายดานการเพมคณคาของงานเพอใหการทางานของพนกงานมความหมายและมคณคามอะไรบาง จะดาเนนการอยางไรกบงานทซาซาก จาเจ และนาเบอหนาย 5. ตาแหนงและงานบางตาแหนงสามารถยบหรอตดทงไปไดบางหรอไม 6. สามารถนาวธการทางานโดยระบบอตโนมตแทนไดบางหรอไม และจะดาเนนการอยางไรกบงานเหลานน 7. จะมมาตรการอะไรททาใหมนใจไดวาทรพยากรบคคลไดมการพฒนาอยางตอเนอง สามารถปรบยดหยนไดกบความตองการทเปลยนไป คาตอบสาหรบคาถามขางตนมความจาเปนอยางยงตอการเจรญเตบโตขององคกรทไดวางแผนไวลวงหนา เมอไดกาหนดวตถประสงคหลกดานทรพยากรมนษยแลว หนวยงานในระดบลางจะตองจดทาวตถประสงคยอยรองรบลดหลนกนตามระดบชน ถาวตถประสงคระดบปฏบตการไมไดมการกาหนดใหเฉพาะเจาะจงลงไป วตถประสงคหลกกจะไมมโอกาสบรรล เปาหมายได เพราะการนาไปปฏบตจรงจาเปนจะตองเกดจากระดบปฏบตการ ขนท 4 ตรวจสอบโครงสรางงานและการออกแบบงาน โครงสรางงานมการเปลยนแปลงอยางตอเนองอนเปนผลจากความกาวหนาทางเทคโนโลย เชน การใชหนยนตและคอมพวเตอรในกระบวนการทางานแทนการใชฝมอมนษย สงผลใหความตองการพนกงานฝมอลดนอยลง แตประสทธภาพของงานสงขน ดงนนการเปลยนแปลงทางดานเทคโนโลยจงมผลกระทบอยางมากตอแผนทรพยากรมนษยทจดทาขน ทาใหตองมการกาหนดรปแบบของงานโดยการออกแบบงานใหม นนหมายถงการสงผลกระทบตอกจกรรมการสรรหา การบรรจแตงตง การฝกอบรม และเรองอนๆ องคประกอบหลกอกประการหนงทตองทาการตรวจสอบคอความใฝฝน (ambition) และระดบทกษะของพนกงาน เพราะเกยวของกบแรงจงใจ คณธรรมในการทางาน ความคาดหวง และ

105

ทกษะของผปฏบตงาน ซงมขอคนพบวาพนกงานตองการทางานททาทาย มความรบผดชอบสง มโอกาสกาวหนาและมสวนรวมในการวางแผน โดยงานดงกลาวนตองการทกษะทสงขน องคกรพยายามทจะใหพนกงานเขามามสวนรวมมากขน ความคาดหวงและระดบทกษะทเปลยนไปเหลานทาใหองคกรตองทาการวเคราะหงานและออกแบบงานใหม นอกจากนจะตองตรวจสอบสภาพการขาดแคลนบคลากรทางดานการใชเทคโนโลยระดบสง เชน วศวกร นกคอมพวเตอร นนหมายถงองคกรอาจประสบปญหาเพมขนในการทจะจงใจใหบคลากรทมความรความสามารถเขามาทางานหรอรกษาใหอยกบองคกรตลอดไป ขอมลทรวบรวมไดจะนาไปใชในการออกแบบงานใหมใหสอดคลองกบความเจรญกาวหนาทางเทคโนโลยและตอบสนองความคาดหวงและแรงจงใจใฝสมฤทธของผปฏบตงาน ขนท 5 ตรวจสอบขอกาหนดดานทกษะทตองการในอนาคตจาแนกตามกลมงาน หลงจากไดกาหนดโครงสรางใหมของงานแลว ขนตอไปทตองดาเนนการคอการสารวจทกษะทตองการของแตละงาน เพราะเมอโครงสรางงานไดมการเปลยนแปลงเนองจากความกาวหนาทางเทคโนโลย ทกษะทตองการของแตละงานจะเปลยนตามไปดวย ซงทกษะทจาเปนในการทางานจะเปลยนแปลงอยเสมอ เพราะฉะนนจงจาเปนทองคกรจะตองมรายละเอยดทสมบรณเกยวกบงาน คาพรรณนาลกษณะงานจะตองทนสมย ระบหนาท ทกษะ และคณสมบตทจาเปนสาหรบแตละงาน ขอมลตางๆ เหลานมการพฒนาใหจดเกบโดยใชคอมพวเตอร เพอใหสะดวก รวดเรว และงายตอการนาไปใชพจารณาประกอบการเลอนตาแหนงและการฝกอบรม สวนการคาดคะเนดานทกษะทตองการในอนาคตวาเปลยนไปในลกษณะใดควรไดจดเกบไวในแผนทรพยากรมนษยขององคกรเพอจะไดแสวงหาผปฏบตงานทมทกษะทตองการในอนาคตมาปฏบตงานในองคกรไดลวงหนา

ขนท 6 คาดคะเนจานวนบคลากรสวนทขาดและสวนทเกนของแตละกลมงาน ขนตอนนเปนการประมาณจานวนบคลากรของแตละกลมงานวามสถานะดานจานวนเปนอยางไร ขาดแคลนหรอมากเกนความตองการหรอไม ทงนเพอนาไปประกอบการตดสนใจเลอกมาตรการรองรบความขาดแคลนหรอสวนเกนดานบคลากร โดยพจารณาจากกรอบความตองการใชทรพยากรมนษยขององคกร หากมการคาดคะเนวาจานวนบคลากรสาหรบบางงานจะมมากเกนความตองการ แผนทรพยากรมนษยจะตองพจารณาบคลากรเหลานนวาควรจะปลดออก โยกยาย ใหเกษยณกอนกาหนด หรอจายคาชดเชย (severance pay) การตดสนใจเหลานจะถกตดสนโดยวตถประสงคดานการจดการทรพยากรมนษยทสมพนธกบการฝกอบรมและพฒนา

106

ในทางตรงกนขามถามการคาดคะเนวาจะมความขาดแคลนบคลากร องคกรอาจตองจางบคคลภายนอกมาบรรจในตาแหนงทวาง การตดสนใจเชนนทาใหองคกรตองหนมาทบทวนนโยบายเกยวกบการสรรหาบคลากรจากภายนอก เชน ถาองคกรพบวาจะตองเพมเงนเดอนใหสงขนเพอดงดดใจพนกงานใหม องคกรอาจจะตองใชกลยทธอนทดแทนการจางพนกงานเพมโดยการใหทางานลวงเวลาหรอใหมการเหมาชวงงานบางงาน เปนตน การคาดคะเนจานวนบคลากรทตองการในองคกรอาจทาการตรวจสอบไดจากองคประกอบ 3 ประการคอ 1. การตรวจจากการวเคราะหงานขององคกร ซงการวเคราะหงานนอกจากจะชวยใหทราบขนตอนในการปฏบตงานวาเปนอยางไร งานนนๆ ตองการบคลากรทมคณสมบตเชนไร และเปนจานวนเทาใดแลว ยงทาใหทราบวากาลงคนทปฏบตงานอยแลวนนเพยงพอหรอไม มกาลงคนเกนหรอขาดในแตละแผนกเปนจานวนเทาใด ซงผลการวเคราะหงานจะชวยใหการคาดคะเนเปนไปอยางถกตอง 2. การตรวจจากโครงสรางของทรพยากรมนษยทมอยในองคกร โครงสรางกาลงคนจะชวยใหทราบวาบคลากรทตาแหนงตางๆ มจานวนเทาใด รายละเอยดจะแสดงเพศ อาย เวลาปฏบตงาน วฒทางการศกษา การเกษยณ การเลอนตาแหนง สภาพการวาจาง และเงนเดอน ซงขอมลเหลานจะชวยใหเหนภาพรวมวาฝายใดควรจะลดหรอเพม หรอโยกยายกาลงคนไดดขน 3. การตรวจความเคลอนไหวภายในองคกรของทรพยากรบคคล ความเคลอนไหวของกาลงคนนบตงแตการเขาสหนวยงาน การเลอนขนเลอนตาแหนง ตลอดจนการออกจากงานดวยสาเหตตางๆ การลดขน การโยกยาย แมวาการเคลอนไหวของบคลากรในลกษณะดงกลาวไมสญเสยกาลงคน แตมผลกระทบตอการวางแผนทรพยากรมนษย กลาวคอเมอมการเลอนตาแหนงของบคคลหนงยอมจะทาใหเกดการเคลอนไหวของกาลงคนและสงผลตอกาลงคนทขาดหรอเกนในบางฝาย ดงนนการตรวจสภาพและความเคลอนไหวของทรพยากรมนษยในองคกรจะชวยใหทราบวาแผนกใดมกาลงคนขาดหรอเกน ขนท 7 กาหนดวตถประสงคเฉพาะแผนงานและนโยบายของกจกรรมการจดการทรพยากรมนษย เมอทาการคาดคะเนจานวนทรพยากรมนษยทตองการแลว ขอมลจะถกนาไปใชเพอการวางแผนปฏบตการ โดยเรมจากการกาหนดวตถประสงคของภารกจหรอกจกรรมตางๆ ทเกยวของกบการจดการทรพยากรมนษยนบตงแตการสรรหาจนกระทงถงการเลกจางงาน วตถประสงคระดบปฏบตการของแตละกจกรรมในแผนทรพยากรมนษยจะตองผสมผสานสอดคลองโดยการใชกระบวนการปอนขอมลยอนกลบ แผนจะเปนตวกาหนดนโยบาย

107

เชงปฏบต โครงการและกจกรรมตางๆ ในระดบปฏบตการ ทสาคญทสดแผนทรพยากรมนษยจะตองบรณาการกบแผนกลยทธขององคกรไดอยางกลมกลน มความสมพนธระหวางแผนกลยทธและแผนทรพยากรมนษยทครอบคลมกจกรรมตางๆ ทเกยวของ และเมอดาเนนการขนตอนนแลวจะไดแผนปฏบตการของกจกรรมหรอภารกจหลกของการจดการทรพยากรมนษย ไดแกแผนการสรรหา แผนการบรรจ โอน ยาย เลอนตาแหนง แผนการฝกอบรมและพฒนา แผนการประเมนผลการปฏบตงาน แผนการเกลยกาลงคน (redeployment plan) แผนการเฉลยกาลงคนเพอสบทอดตาแหนง (succession plan) และแผนพฒนาอาชพ (career plan) เปนตน ขนท 8 ตรวจสอบและปรบปรง การตรวจสอบและการปรบปรงแผนเพอใหทราบวาในระหวางการดาเนนการ หรอปฏบตการตามแผนนนมปญหาหรออปสรรคอยางไรเพอหาทางปรบปรงแกไขไดทนทวงท ทงนเนองจากระหวางการดาเนนการตามแผนอาจมการเปลยนแปลงแผนกลยทธสวนใดสวนหนง ซงมผลตอการลดหรอเพมจานวนบคลากร หรอมเหตผลจาเปนบางประการทาใหชะลอการสรรหา การฝกอบรม หรอการเลอนตาแหนง เปนตน ดงนนการตรวจสอบและปรบปรงจะชวยใหแผนทรพยากรมนษยขององคกรดาเนนไปไดอยางมประสทธผล ประเภทและเทคนคในการคาดคาดคะเนทรพยากรมนษย การคาดคะเนหรอการพยากรณทรพยากรมนษยสามารถจาแนกได 5 ลกษณะ ซงมวธการแตกตางกนดงตอไปน (ไตรรตน โภคพลากรณ, 2535, หนา141 – 144) 1. การคาดคะเนโดยใชหลกของคณตศาสตรและสถต 1.1 การคาดคะเนทรพยากรมนษยเชงคณภาพ เปนการพยากรณทใชวจารญาณและประสบการณเปนเกณฑ ไมสามารถนาขอมลในอดตมาเปนแนวทางในการพจารณา และไมสามารถกาหนดวธการตามหลกคณตศาสตรและสถตทแนนอนได วธนนยมใชพยากรณในระยะยาว เชนเทคนคเดลฟาย 1.2 การคาดคะเนทรพยากรมนษยเชงปรมาณ เปนการพยากรณทอาศยขอมลในอดตมาประเมนตามวธทกาหนดไวทางคณตศาสตรและสถต วธนนยมใชพยากรณในระยะปานกลางและระยะสน เชน เทคนคมารคอฟ และการวเคราะหสหสมพนธและการถดถอย 2. การคาดคะเนโดยพจารณาระยะเวลา 2.1 การคาดคะเนทรพยากรมนษยในระยะสน เปนการพยากรณในชวงเวลาระยะเวลาไมเกน 1 ปจาเปนตองใชขอมลจานวนมาก ทาใหสามารถคาดคะเนจานวนและลกษณะ

108

ของทรพยากรบคคลทตองการไดอยางละเอยด 2.2 การคาดคะเนทรพยากรมนษยในระยะปานกลาง เปนการพยากรณในชวงระยะเวลามากกวา 1 ป แตไมเกน 5 ป ตองพยากรณทงอปทาน (supply) และการเปลยนแปลงดานอปสงค (demand) ของกาลงคนทตองการ 2.3 การคาดคะเนทรพยากรมนษยในระยะยาว เปนการพยากรณทมชวงเวลา 5 ปขนไปเพอแสดงแนวโนมของการเปลยนแปลงทอาจเกดขน โดยพจารณาการเปลยนแปลงดานสภาพแวดลอมและความกาวหนาดานเทคโนโลยประกอบ จงมกใชวธการพยากรณเชงคณภาพเปนเครองมอหลก 3. การคาดคะเนโดยบคคล 3.1 การคาดคะเนทรพยากรมนษยโดยบคคลคนเดยว เปนการพยากรณทขนอยกบดลยพนจของบคคลแตละคนเปนสาคญวาจะเลอกใชวธการอยางไร ผลทไดจงอาจแตกตางไปตามระดบสามญสานก สตปญญา ประสบการณ วสยทศน และการศกษา 3.2 การคาดคะเนทรพยากรมนษยโดยกลมบคคล เปนการพยากรณทใชการระดมความคดจากกลม มการแลกเปลยนความคดซงกนและกน ผคาดคะเนจะเปนผทรงคณวฒในสาขาตางๆ ทมความรดานทรพยากรมนษยเปนอยางด 4. การคาดคะเนตามสายการบงคบบญชา 4.1 การคาดคะเนทรพยากรมนษยจากบนลงลาง (top-down forecasting) เปนการพยากรณโดยผบรหารหรอหนวยงานกลางจะเปนผกาหนดปรมาณและคณภาพของทรพยากรมนษยไปใหผใตบงคบบญชาหรอหนวยงานสาขานาไปปฏบต 4.2 การคาดคะเนทรพยากรมนษยจากลางขนบน (bottom-up forecasting) เปนการพยากรณโดยหนวยปฏบตเปนผเสนอความตองการ โดยเชอวาหวหนาหนวยปฏบตซงเปนผอยใกลชดเหตการณมากทสดยอมเปนผททราบความตองการทรพยากรบคคลทแทจรงได 5. การคาดคะเนโดยใชแหลงของการพยากรณ 5.1 การคาดคะเนอปสงคทรพยากรบคคล เปนการพยากรณความตองการคนในอนาคตทงในดานปรมาณและคณภาพ โดยนาแผนงานในอนาคตมาวเคราะหเพอกาหนดกาลงคนทตองการ 5.2 การคาดคะเนอปทานทรพยากรบคคลทาได 2 ลกษณะดงน 5.2.1 การคาดคะเนอปทานทรพยากรบคคลภายในองคกร เปนการพยากรณกาลงคนทองคกรจะมในอนาคตทงในดานปรมาณและคณภาพ โดยอาศยขอมลบคลากรทมอยใน

109

ปจจบนเกยวกบการเปลยนแปลงตาแหนง การออกจากงาน และการสรรหาพนกงานใหม 5.2.2 การคาดคะเนอปทานทรพยากรบคคลภายนอกองคกร เปนการวเคราะหอปทานทรพยากรบคคลทจะสามารถหาไดในอนาคต โดยพจารณาแนวโนมการแขงขน รวมถงการเปลยนแปลงทางเทคโนโลยประกอบดวย ถาองคกรไมสามารถสรรหาบคลากรจากภายนอกไดอาจตองวางแผนพฒนาทรพยากรบคคลเดมทมอยในองคกร เทคนคทใชกนทวไปสาหรบการคาดคะเนทรพยากรมนษยในองคกรมดงตอไปน 1. การใชวจารณญาณของผบรหาร การคาดคะเนโดยใชวจารณญาณของผบรหาร (managerial judgment) เปนการคาดคะเนโดยอาศยความร วสยทศน และประสบการณของผบรหาร ซงเปนผกาหนดนโยบาย ทศทางและความจาเปนเรงดวนของหนวยงาน การคาดคะเนทาไดโดย ผบรหารระดบสงเปนผกาหนดแลวจงแจงใหระดบลางนาไปปฏบต หรอใหผบรหารระดบลางเปนผเสนอความตองการใหผบรหารระดบสงพจารณา หรอใหผบรหารทงสองระดบพจารณารวมกน ลกษณะสาคญของการคาดคะเนทรพยากรมนษยโดยวจารณญาณของผบรหารมดงตอไปน 1.1 ใหผบรหารซงเปนผทเกยวของโดยตรงกบภารกจงานนนๆ เปนผเสนอแนวคดวาแนวโนมและทศทางของความตองการกาลงคนในงานนนๆ ควรเปนอยางไรทงในเชงปรมาณและคณภาพ

1.2 การใชดลยพนจของผบรหารตองอยบนพนฐานของขอมลความจรงทอางองได 1.3 เมอใชวจารณญาณตดสนใจไปแลวจะตองมการตดตามและตรวจสอบวาผลลพธ

ทเกดขนตรงกบสงทไดคาดการณไวหรอไม เพอเปรยบวาผลนนใกลเคยงกบความจรงเพยงใด ควรปรบปรงแกไขขอบกพรองจดใดบาง 1.4 การคาดคะเนทรพยากรมนษยโดยใชวจารณญาณของผบรหารเปนวธการทใชเสรมวธการคาดคะเนแบบอนๆ ทจะชวยใหการคาดคะเนนนใกลเคยงความเปนจรงมากขน

1.5 ในการคาดคะเนทรพยากรมนษยจะตองตระหนกวาวธการทางสถตแมจะดเปนทนาเชอถอ แตอาจคลาดเคลอนได การใชดลยพนจของผบรหารทเกยวของจงมองขามไมได

ขอดของการใชวจารณญาณในการคาดคะเนอปสงคกาลงคนภายในองคกรมดงน 1) มความแมนยาสาหรบเรองทเคยมประสบการณมากอนหรอเกดขนบอยครง 2) สะดวกรวดเรว เพราะไมเสยเวลาในการรวบรวมขอมล 3) ไมสนเปลองคาใชจายมาก

110

4) สามารถพจารณาปจจยตางๆ มขอบขายไดกวางกวาวธอน ขอจากดทนกวางแผนทรพยากรมนษยตองตระหนกไดแก

1) อาจเกดขอผดพลาดไดงาย โดยเฉพาะกรณทผใชวจารณญาณขาดประสบการณ 2) อาจไมไดรบการเชอถอและเสยงตอการโตแยง หากไมมหลกฐานอางอง

3) หากเปนการใชวจารณญาณโดยไมคานงถงวธการอนๆ จะเปนการบนทอนกาลงใจในการปฏบตงานของผใตบงคบบญชา 4) หากใชมากเกนไปจะเปนตวอยางทไมดตอการปฏบตงานทไมเปนระบบ

2. การวเคราะหปรมาณงานเพอการคาดคะเน การวเคราะหปรมาณงาน (work load analysis) เปนเทคนคทพจารณาปรมาณงานทจะทาในอนาคตโดยพจารณาจากแผนงานของหนวยงานเปนเกณฑ เชน แผนการผลต แผนการจดซอ แผนกาลงคน รวมถงแผนปฏบตการอนๆ แผนการเหลานจะตองกาหนดปรมาณงานทจะตองทา เชน จานวนชน จานวนกลอง จานวนชวโมง เปนตน จากนนจะนาปรมาณงานมาคานวณหาปรมาณกาลงคนทตองการในอนาคตได โดยใชหลกสตรสมการพนฐานดงตอไปน จานวนบคลากรทตองการ = ปรมาณงานในอนาคต X เวลามาตรฐานททางาน 1 ชน เวลาทางานตอคนตอป เวลามาตรฐานททางาน 1 ชน จะไดจากการเกบรวบรวมสถตผลงานทผานมา นามาหาคาเฉลย สาหรบเวลาทางานในปนน องคกรกาหนดจากปฏทนการทางาน ถาเปนวนทางานของผรบราชการ สานกงานคณะกรรมการขาราชการและพลเรอง (ก.พ.) ไดกาหนดวาขาราชการ 1คน ใน 1 ป ควรจะทางาน 230 วน เปนตน ตวอยางการคานวณจานวนบคลากร ฝายเอกสารและการพมพมงานพมพประมาณปละ 14,000 แผน เจาหนาทพมพคนหนงใชเวลาพมพประมาณ 15 นาทตอแผน ใหคานวณวาจะใชเจาหนาทกคนทางานชนน กาหนดใหเวลาทางานปละ 230 วน วนละ 6 ชวโมง 1) จานวนเจาหนาททตองการ = 14000 แผน X (15/60 ชวโมง) = 3500 = 2.5 230 วน X 6 ชวโมง 1380 2) จานวนเจาหนาททตองการ = 14000 แผน X 15 นาท = 21000 = 2.5 230 วน X 6 ชวโมง X 60 นาท 82800

111

ดงนนจานวนเจาหนาททตองการทงสนในการพมพเอกสารประมาณ 2 คน คาทคานวณไดไมเปนจานวนเตม จงมงานสวนทเกนจากจานวนเจาหนาท 2 คน ซงแกไขไดโดยใหทางานลวงเวลา หรอหาคนจากฝายอนมาชวยเหลองานเฉพาะกจ หรอจางลกจางพเศษ เปนตน ขอดของการใชเทคนคการวเคราะหปรมาณมดงน 1) เปนวธการทมระบบและมเหตผลสนบสนนดานขอเทจจรงและมขอมลสถตทเชอถอได 2) สามารถนาผลจากการวเคราะหปรมาณงานไปใชประโยชนดานอนๆ ไดเชนการประเมนผลการปฏบตงาน และการกาหนดคาตอบแทน เปนตน ขอจากดของการใชเทคนคการวเคราะหงานมดงน 1) ใชเวลามากในการจดทามาตรฐานงาน 2) ไมเหมาะสาหรบงานบางประเภททมกจกรรมหลากหลายและกาหนดเวลาเฉพาะแตละงานงาน เชน งานวจย เปนตน 3) เทคนคการพยากรณอาจลมเหลวหากไมสามารถกาหนดมาตรฐานงานไดอยางถกตองเหมาะสม 3. เทคนคการสอบถามและตรวจสอบ เทคนคการสอบถามและตรวจสอบ (ask and out technique) เปนวธคาดคะเนทดาเนนการไดงายและเหมาะสมกบองคกรหรอหนวยงานทมงานประจาแนนอนไมมการเปลยนแปลงมากนก และการกาหนดจานวนทรพยากรบคคลจะขนอยกบการตดสนใจของผบรหารระดบสง วธการคาดคะเนโดยการสอบถามและตรวจสอบมดงน 3.1 ผรบผดชอบในการคาดคะเนทรพยากรมนษยในองคกรจดสงแบบฟอรมสาหรบบนทกรายงานใหแกหวหนาหนวยงานยอยกรอกรายละเอยดการคาดการณความตองการลวงหนาถง 5 ป แบบฟอรมนนพฒนาไดตามความเหมาะสมของแตละหนวยงาน 3.2 หวหนาหนวยงานยอยกรอกรายละเอยดลงในแบบฟอรมและสงคนผรบผดชอบ 3.3 ผรบผดชอบในการคาดคะเนทรพยากรมนษยจะพจารณาอยางละเอยด อาจมการปรบคาพยากรณใหเหมาะสม ตอจากนนจะสงกลบไปยงหวหนางานยอยอกครงเพอพจารณาคาดคะเนวามความคดเหนอยางไร 3.4 หวหนาหนวยงานยอยพจารณาคาคาดคะเนทปรบใหม และสงความคดเหนไปยงผรบผดชอบอกครง

112

3.5 ผรบผดชอบในการคาดคะเนทรพยากรมนษยพจารณาคาดคะเนของทกหนวยงานยอย แลวสงเคราะหเปนอปสงคกาลงคน เพอนาเสนอผบรหารระดบสงพจารณาตดสนใจเปนขนสดทาย ใหไดมาซงคาคาดคะเนทจะนามาใชในหนวยงาน การคาดคะเนโดยวธนจะมความถกตองเพยงใดนนขนอยกบหวหนาหนวยงานยอยวาทราบแนวโนมกจการขององคกรทงหมดเพยงใด รวมทงความจรงใจในการกรอกขอมลของ หวหนาหนวยงานยอย ซงขอดของเทคนคการสอบถามและตรวจสอบไดแก 1) ชวยใหการวางแผนงบประมาณคาใชจายสาหรบบคลากรในแตละปดขน 2) คาคาดคะเนเกดจากการตดตอสอสาร 2 ทางโดยใหระดบลางมสวนรวมจงมความเปนไปไดสง 3) หนวยงานยอยมความผกพนกบองคกรจากการไดมสวนรวมในการคาดคะเน และไดมการประสานงานระหวางหวหนาหนวยงานกบผรบผดชอบ ขอจากดของการคาดคะเนโดยการสอบถามและตรวจสอบไดแก 1) ตองใชเวลามากในการเกบรวบรวมขอมล 2) หวหนาหนวยงานยอยมกจะพยากรณกาลงคนเกนความตองการทแทจรง 3) อาจนาไปสความขดแยงระหวางหวหนางานยอยกบผทาหนาทคาดคะเน 4. การคาดคะเนโดยใชเทคนคเดลฟาย เทคนคเดลฟาย (Delphi technique) เปนเทคนคทแสวงหาความคดเหนรวมกนจากกลมผเชยวชาญในเรองใดเรองหนง ในกรณนเปนความคดเหนรวมกนจากทรพยากรบคคลสาหรบงานบางงาน โดยมผเชยวชาญจานวนประมาณ 5 – 15 คน ทแตละคนอาจไมเคยรจกกนมากอนทาใหผเชยวชาญแตละคนสามารถแสดงความคดเหนไดอยางอสระไมตองเกรงใจซงกนและกน และจะไมมโอกาสมาพบกนเพอพดคยในเรองดงกลาว การคาดคะเนโดยใชเทคนคเดลฟายแสดงไดดงภาพท 3.3 ซงมขนตอนดงน 4.1 กาหนดหวเรองและสรางแบบสอบถาม 4.2 คดเลอกผเชยวชาญและขอความรวมมอ 4.3 สงแบบสอบถามใหผเชยวชาญตอบรอบท 1 4.4 ผเชยวชาญตอบแบบสอบถาม เสนอความคดเหนเกยวกบความตองการกาลงคนในอนาคตโดยไมตองระบชอผตอบ 4.5 ผรบผดชอบรวบรวมคาตอบและสรปความคดเหนของผเชยวชาญทงหมดใน

113

ลกษณะหาคาเฉลย (Mean) และคาควอไทล (Quartile) พรอมกบแสดงตาแหนงคาตอบของ ผเชยวชาญแตละคน 4.6 สงแบบสอบถามไปใหผเชยวชาญตอบเปนรอบท 2 พรอมสรปผลการวเคราะห (จากขอ 4.5) และขอคายนยนวาจะเปลยนแปลงคาตอบหรอไม 4.7 ผเชยวชาญตอบแบบสอบถามรอบท 2 4.8 ผรบผดชอบวเคราะหและสรปผลความคดเหนเปนคาคาดคะเน แลวนาเสนอ ผบรหารระดบสงเพอการตดสนใจ ในกรณทความคดเหนของผเชยวชาญยงแตกตางกนมาก อาจจะสงแบบสอบถามไปใหผเชยวชาญตอบเปนรอบท 3 อกกได

ภาพท 3.3 ขนตอนการคาดคะเนทรพยากรมนษยดวยเทคนคเดลฟาย ทมา (ไตรรตน โภคพลภรณ, 2535, หนา 108; อางองจาก Wagner & Hollenbeck, 1992, p. 511)

ผรบผดชอบกาหนดหวเรองและสรางแบบสอบถาม

คดเลอกผเชยวชาญและขอความรวมมอ

สงแบบสอบถามใหผเชยวชาญตอบรอบท 1

ผรบผดชอบรวบรวมคาตอบเพอวเคราะหและ สรปความคดเหน

สงแบบสอบถามรอบท 2 พรอมผลสรปการวเคราะห ความคดเหนรอบท 1 ใหผเชยวชาญ

ผบรหารยอมรบความคดเหนรวมกนของผเชยวชาญ

สรปได

ผรบผดชอบวเคราะหขอมล เพอสรปความคด

สอบถามเพมเตม

114

การใชเทคนคเดลฟายจะประสบความสาเรจมากนอยเพยงใดขนอยกบความคดเหนของผเชยวชาญทจะตองสามารถแสดงความคดเหนไดอยางอสระและผเชยวชาญแตละคนจะตองไมทราบการคาดคะเนของผอนเพราะความคดเหนของบางคนอาจมอทธพลครอบงาคนอนได ซงเทคนคเดลฟายมขอดดงน 1) คาพยากรณกาลงคนทไดมความนาเชอถอสงเนองจากผคาดคะเนเปนผเชยวชาญ ดานตางๆ 2) การไดแสดงความคดเหนอยางเปนอสระของผเชยวชาญหลายคนทไมรจกกน และไมตองเกรงใจกนทาใหไดความคดเหนทมคณคา 3) ผเชยวชาญสามารถตอบคาถามโดยไมตองใชเวลามาก ไมตองใชเวลาสาหรบ การประชมเพอปรกษาหารอ ขอจากดของการใชเทคนคเดลฟายไดแก

1) ใชเวลาในการดาเนนการนาน เพราะอาจตองมการสอบถามความคดเหนของ ผเชยวชาญหลายรอบกวาจะไดความคดเหนรวมกน 2) ขาดความเชอถอในทางวทยาศาสตร เนองจากเปนเทคนคทอาศยวจารณญาณ ประสบการณและความรของผเชยวชาญเปนรายบคคล

5. เทคนคนอมนอลกรป เทคนคนอมนอลกรป (nominal group technique, NGT) เปนเทคนคการประมวลความคดเหนรวมของสมาชกในกลมคณะกรรมการทมตอเรองใดเรองหนง โดยใชกระบวนการทงายตอการประมวลความคดเหนและขจดความอดอดหรอความยงยากลาบากใจของผเสนอความคดเหนจากความแตกตางของความรและประสบการณ การมอทธพลตอความคด หรอจากความรสกเกรงใจกน โดยใหแตละคนเสนอความคดเหนของตนเองกอนแลวจงเปนขนตอนของการอภปราย วธการแยกขนตอนการเสนอแนวคดและขนตอนการอภปรายความเหนออกจากกนจะทาใหสมาชกสามารถแสดงความคดเหนไดอยางเสร ชวยใหผไมกลาเสนอความคดเหนมความกลาเพมขน สมาชกของกลมสาหรบเทคนคนอมนอลกรปประมาณ 5 – 15 คน ขนตอนของการดาเนนการตามเทคนคนอมนอลกรปมดงน

115

5.1 ประธานขอเชญสมาชกหรอคณะกรรมการซงโดยทวไปจะเปนผบรหารระดบ ตางๆ เขารวมประชม และรวมกนกาหนดขอบเขตของปญหา ในทนจะเปนเรองของความตองการดานทรพยากรมนษยขององคกรทงเชงปรมาณและคณภาพ 5.2 สมาชกกลมเขยนความคดเหนตอประเดนทกาหนดลงในแผนกระดาษทเตรยมไว โดยไมตองปรกษาหารอกบคนอน ใหตางคนตางทา ตางคนตางเขยน เวลาทกาหนดใหในสวนนขนอยกบทประชมเหนควร 5.3 ประธานขอใหสมาชกแตละคนอานความคดเหนแตละขอใหคณะกรรมการฟง แลวเขยนบนกระดาน จนกระทงครบทกความคดเหน โดยยงไมใหมการอภปรายหรอวพากษวจารณอยางใด 5.4 ใหสมาชกอภปรายรายละเอยดของแตละขอของตนใหเขาใจรวมกนอยางชดเจน เพอชวยใหสมาชกเขาใจแตละประเดนอยางชดเจนและเขาใจตรงกน ในขนนจะตองอภปรายถงขอด ขอเสย และความเปนไปไดของแตละคาคาดคะเน เพอประเมนคาของความคดทเสนอ โดยสมาชกกลม 5.5 ใหสมาชกกลมจดเรยงลาดบความสาคญของแตละคาคาดคะเน ตามความคดเหนของตนเองโดยใหนาหนกสงสดแกขอทเหนดวยมากทสด และใหนาหนกลดหลนกนตามลาดบทเหนดวยนอยลงมา ตอจากนนนาคานาหนกมาหาคาเฉลยของแตละทางเลอกซงจะไดคาคาดคะเนทสมาชกเหนดวยมากทสด เปนมตของกลม 5.6 นาคาพยากรณทเปนมตของกลมนาเสนอตอผบรหาร เมอไดคาคาดคะเนทรพยากรมนษยทตองการแลว ผบรหารจะนาไปใชตามมตของกลมหรอไมกไดเพราะเทคนคนเปนเพยงเสนอความคดเหนตอผบรหารเทานน อยางไรกตาม การคาดคะเนโดยเทคนคนมความเหมาะสมหลายประการดงน 1) ดาเนนการไดงาย เพราะสมาชกเปนผบรหารในหนวยงานเดยวกนนดเวลากนไดสะดวก 2) สามารถขจดปญหากรณทสมาชกบางคนมอทธพลครอบงาผอน เพราะการอภปรายสมาชกแตละคนเสนอความคดไดอยางเสรและมอสระในการตดสนใจ 3) สมาชกทกคนมสวนรวมในการเสนอความคดเหน 4) การจดอนดบตวเลขจะชวยลดขอผดพลาดในการเลอกขอคดเหนไดดวธหนง 5) ตดปญหาการผกขาดในทประชมและดาเนนการใหไดขอสรปรวมโดยททกคนรสกวาเปนขอสรปของกลมททกคนรวมกนตดสนใจ

116

เทคนคนอมนอลกรปและเทคนคเดลฟายเปนเทคนคทตองการความคดเหนเพอหาขอสรปรวม แตในรายละเอยดของวธการจะมความแตกตางกนดงน 1) สมาชกของกลมเทคนคนอมนอลกรปมาจากองคกรเดยวกนจะรจกและคนเคยกนสวนผเชยวชาญในเทคนคเดลฟายอาจมาจากทงภายในและภายนอกองคกรแตละคนจะไมไดพบปะพดคยกนในประเดนทตองคาดคะเนรวมกน 2) สมาชกของกลมเทคนคนอมนอลกรปจะมประสบการณคลายกนมากกวาผเชยวชาญของเทคนคเดลฟายทเปนผทรงคณวฒในสาขาทหลากหลายแตกตางกนไป 3) เทคนคนอมนอลกรปมขนตอนการดาเนนงานทยงยากนอยกวาเทคนคเดลฟาย ความสมพนธระหวางกระบวนการวางแผนทรพยากรมนษยและการสรรหา เมอพจารณาถงกระบวนการวางแผนทรพยากรมนษยจะพบวามความสมพนธกบการสรรหาบคลากร เพราะเปาหมายหลกทสาคญของการวางแผนทรพยากรมนษยคอจะตองจดหาบคคลทมคณสมบตเหมาะสมใหมจานวนเพยงพอกบความตองการของธรกจทงในปจจบนและอนาคต ซงวธการในการดาเนนงานใหบรรลเปาหมายนนจะเกยวของกบการสรรหา โดยเฉพาะในกรณททรพยากรบคคลมจานวนไมเพยงพอกบความตองการทงในเชงปรมาณและเชงคณภาพ เชน การเตรยมกาลงคนเพอรองรบการขยายธรกจ หรอทดแทนพนกงานทลาออกระหวางป สวนกรณทมกาลงคนเกนกจะดาเนนการตามวธการดานการจดการทรพยากรมนษย การเปรยบเทยบระหวางจานวนบคคลทคาดคะเนทตองการกบจานวนบคลากรทมอยจะนาไปสการตดสนใจเลอกมาตรการรองรบแนวทางใดแนวทางหนงจาก 3 แนวทางไดแก 1. จานวนบคคลทมอยมจานวนมากกวาทตองการหมายถงองคกรมบคลากรทปฏบตงานมากกวาจานวนทตองการหรอมกาลงคนเกน กจกรรมตอไปนสามารถนามาใชแกไขสถานการณได 1.1 การจางทเขมงวด (restricted hiring) โดยจะจางพนกงานใหมเฉพาะในกรณท สงผลกระทบตอการปฏบตงานเทานน

1.2 การลดจานวนชวโมงปฏบตงาน (reduced hours) โดยใหลดชวโมงการทางานลงจาก 48 ชวโมงตอสปดาห เหลอ 32 ชวโมงหรอนอยกวาแลวแตกรณ การลดชวโมงนจะใชกบลกจางทปฏบตงานเปนรายชวโมง ไมใชกบพนกงานประจาซงรบเงนเดอน

117

1.3 การเกษยณกอนอาย (early retirement) โดยการเสนอผลประโยชนอนพงไดรบทดงดดใจแกผทเตมใจ 1.4 การชวยจดหางานใหพนกงานทพนสภาพการจาง (outplacement) เปนการหางานในสถานประกอบการอนใหกบลกจางหรอพนกงานขององคกรทจาเปนตองออกจากงานโดยไมมความผด 1.5 การใหออกจากงาน (lay off) บางครงองคกรไมมทางเลอกนอกจากใหพนกงานออกจากงาน โดยทวไปบคคลทอาวโสนอยทสดจะถกใหออกกอน ไมใชเปนการไลออกแตมผลเชนเดยวกน 1.6 การลดคาจาง (pay cuts) โดยการจางในอตราทตาลงหรอไมเพมคาจาง 2. จานวนบคลากรทมอยจานวนนอยกวาทตองการ หมายถงองคกรมบคลากรทปฏบต งานนอยกวางานทตองปฏบตหรอขาดกาลงคน ทางเลอกทสามารถนามาใชแกไขสภาวะทขาดแคลนมดงน 2.1 การสรรหาจากภายนอก (external recruitment) โดยเฉพาะในกรณทเปนการ ขาดแคลนในระยะยาว 2.2 การทางานลวงเวลา (overtime) 2.3 การจางพนกงานชวคราว (temporary employee) 2.4 การขอเชาพนกงาน (employee leasing) 2.5 การใชผรบเหมาชวง (subcontracting) 2.6 การลดอตราการออกจากงาน (reduce turnover) 2.7 การเลอนการเกษยณ (postponing retirement) 2.8 การรอปรบระบบ (re-engineering) 3. จานวนบคลากรทมอยเทากบจานวนทตองการ หมายถงพนกงานทปฏบตงานมจานวนเหมาะสมกบงานทปฏบต วธการดานการจดการทรพยากรมนษยทปฏบตไดมดงน 3.1 จดหาบคลากรมาทดแทน (replacement) เมอมพนกงานลาออก

3.2 โยกยายสบเปลยนหนาท (rotation) หรอเกลยงานใหม (redeployment ) เพอความเหมาะสม

118

กจกรรมหรอทางเลอกตามวธการดานการจดการทรพยากรมนษยทตองดาเนนการตอจากการวางแผนทรพยากรมนษยคอการสรรหาดงแสดงตามภาพท 3.4 ภาพท 3.4 ความสมพนธระหวางการวางแผนทรพยากรมนษยและการสรรหา ทมา (ไตรรตน โภคพลภรณ, 2535, หนา 101) ขอจากดและขอควรพจารณาในการวางแผนทรพยากรมนษย การวางแผนทรพยากรมนษยในองคกรทมจดมงหมายทจะลดสภาวะความไมแนนอน (uncertainty) ดานอตรากาลงของทรพยากรมนษยในแตละองคกร ชวยเพมประสทธผลการใชทรพยากรมนษยใหสงขนและลดความสญเสยขององคกร การวางแผนทรพยากรมนษยจงเปนกระบวนการทซบซอนและมความยงยาก จาเปนตองไดรบความสนใจอยางจรงจงจากทกฝายท

แผนกลยทธ

แผนทรพยากรมนษย

เปรยบเทยบกาลงคนทตองการกบทมอย

อปสงค = อปทาน กาลงคนเกน ขาดกาลงคน

- หาบคลากรทดแทนเมอมการลาออก - โยกยายสบเปลยนหนาท หรอเกลยงานใหม

- จางทเขมงวด - ลดชวโมงทางาน - เกษยณกอนอาย - ชวยหางานให - ใหออกจากงาน - ลดคาจาง

วธการทใชในการสรรหา

- ทางานลวงหนา - ลดอตราการออกจากงาน - เลอนการเกษยณ - ปรบรอระบบ

- สรรหาจากภายนอก - จางพนกงานชวคราว - ขอเชาพนกงาน - ใหรบเหมาชวง

คนภายในองคกร ไมม ม

119

เกยวของ ขอจากดทมผลกระทบทงทางตรงและทางออมตอการวางแผนทรพยากรมนษยในองคกรมหลายประการเชน (โกวทย กงสนนทน, 2535, หนา A23 – A25) 1. ฝายบรหารระดบสงขาดความรและความเขาใจเกยวกบปรชญา แนวความคดและ หลกการทสาคญดานการวางแผนทรพยากรมนษย ทาใหผบรหารไมไดตระหนกถงบทบาทดานนมากนก รวมถงมองขามความสาคญและความจาเปนของการวางแผนอตรากาลง 2. การขาดความเอาจรงเอาจงและความผกพนของฝายบรหารในการวางแผนทรพยากรมนษยทจะผลกดนใหเกดความสมดลและความสอดคลองระหวางวตถประสงค เปาหมาย นโยบาย กจกรรม การปฏบตการและทรพยากรบคลทจาเปนตองใช 3. การเมองในองคกรเปนสาเหตสาคญประการหนงทสงผลกระทบตอความสาเรจดานการวางแผนทรพยากรมนษย เชน การแบงพรรคแบงพวก การสรางฐานอานาจของแตละฝาย รวมถงการขดแยงเรองผลประโยชน และปจจยทางการเมองในองคกรเหลานยอมสงผลกระทบในทางลบตอความรวมมอประสานงานกนระหวางฝายตางๆ ทเกยวของ ถาองคกรไมสามารถตกลงรวมกนไดเกยวกบวตถประสงค เปาหมาย การประสานงาน และการใชทรพยากรรวมกน การวางแผนทมประสทธภาพกอใหเกดประสทธผลมความเปนไปไดคอนขางนอย 4. การขาดวฒนธรรมดานการวางแผน (planning culture) การวางแผนทรพยากรมนษยมความสมพนธกบการวางแผนระดบตางๆ และแผนประเภทตางๆ ขององคกร นบตงแตแผนกลยทธ แผนปฏบตการ และแผนงานตางๆ ถาองคกรขาดแนวปฏบตดานการวางแผนทจะสนบสนนใหมการทางานอยางเปนระบบ มทศทางทชดเจนและตอเนองครอบคลมทวทงองคกรแลว การวางแผนทรพยากรมนษยยอมจะไมไดรบการยอมรบและนาไปสการปฏบตอยางจรงจง 5. ระบบขอมลและสารสนเทศในองคกร เปนองคประกอบพนฐานสาคญถาองคกรขาดระบบขอมลและสารสนเทศทมประสทธภาพ ยอมสงผลกระทบตอประสทธผลของการจดทาแผนทรพยากรมนษย ทงนเนองจากขอมลและสารสนเทศทเพยงพอและถกตองชวยใหแผนทจดทามความสมบรณ สามารถเปนหลกประกนในการนาไปปฏบตไดดขน 6. ศกยภาพและคณภาพของฝายทรพยากรมนษยหรอบคลากรทเกยวของเปนดชนทจะชวาการวางแผนทรพยากรมนษยจะมประสทธผลมากนอยเพยงใดในองคกร โดยเฉพาะอยางยงฝายทรพยากรมนษยขององคกรจาเปนตองไดรบความรวมมอและสนบสนนจากหนวยปฏบตการตางๆ ทเกยวของ ขณะเดยวกนกจะตองมการจดระบบงานภายในใหเกดประสทธภาพ ผจดการฝายทรพยากรมนษยตองมความรความเขาใจดานการวางแผนทรพยากรมนษยตระหนกถง

120

ความสาคญและความจาเปนของแผนทมตอองคกร เจาหนาทผรบผดชอบงานดานปฏบตการควรมคณสมบตทเหมาะสมและสามารถประสานงานไดอยางมประสทธผลและมประสทธภาพ การวางแผนทรพยากรมนษยเปนองคประกอบพนฐานอนสาคญทจะนาไปสการบรหารงานแบบเชงรก (proactive approach) ของกจกรรมการจดการทรพยากรมนษยทงหลายใน องคกร เปนการชวยเชอมโยงกจกรรมเหลานนใหสอดคลองกบการบรหารเชงกลยทธขององคกร ทาใหมนใจไดวาวตถประสงค นโยบายและกจกรรมตางๆ ดานการจดการทรพยากรมนษยไดมแนวปฏบตไปในทศทางเดยวกน การวางแผนทรพยากรมนษยไมใชเรองงาย โดยเฉพาะอยางยงในองคกรขนาดใหญ อาจจาเปนตองใชรปแบบจาลองคอมพวเตอรหรอเทคนคทางคณตศาสตรเขาชวยเพอใหกระบวนการตางๆ ดาเนนไปไดดวยด นอกจากนอาจมความแตกตางกนทงในดานรปแบบ รายละเอยด ขนตอน และหลกวธการ ทงนขนอยกบองคประกอบหลายอยาง เชน ขนาดองคกร ระดบเทคโนโลย การจดองคกร วฒนธรรมขององคกร เปนตน อยางไรตามมขอควรพจารณาในการวางแผนทรพยากรมนษยทควรนาไปปฏบตดงน (สนนทา เลาหนนทร, 2542, หนา 113 – 114) 1. แผนทรพยากรมนษยของหนวยงานจะตองสอดคลองกบแผนกลยทธขององคกรนนๆ กลาวคอ สาระรายละเอยดของแผนจะตองสมพนธกบวตถประสงคดานการขยายความเจรญเตบโตของหนวยงาน รวมถงสอดคลองกบแผนงานดานการผลต การขาย การวจยและพฒนา และทสาคญจะตองเหมาะสมกบสภาพแวดลอมและวฒนธรรมขององคกร 2. ในการจดแผนทรพยากรมนษยควรไดมการพจารณาถงอทธพลของสภาพแวดลอมภายนอกองคกรประกอบดวย เชน สภาพทางเศรษฐกจ เทคโนโลย ตลาดแรงงาน เปนตน สงตางๆ เหลานลวนตองนามาพจารณาเพราะการเปลยนแปลงของสงแวดลอมเปนทงโอกาส (opportunity) และสงคกคาม (threat) ทมผลตอการวางแผนดานอตรากาลงของหนวยงาน 3. รายละเอยดของการเปลยนแปลงใดๆ เกยวกบงานควรมการอธบายอยางชดเจนในแผน และจะตองไมมการคาดคะเนลวงหนาวาโครงสรางเหมอนสภาพทเปนอยในปจจบน 4. รายละเอยดในแผนทรพยากรมนษยควรจะชใหชดเจนถงระดบหรอประเภทของบคลากรทตองการซงจะขนอยกบเปาหมายการผลตทเพมขน เพอใหสามารถสกบคแขงได การวางแผนอตรากาลงจงเกยวของโดยตรงกบการรกษาความสมดลระหวางการสรรหากบความจาเปนของการใช ทงในดานปรมาณ ทกษะและความชานาญ ระดบองคกร ตลอดจนความรในการปฏบตงาน การทมตาแหนงวางไมจาเปนจะตองบรรจพนกงานใหมเพมโดยทนท ตาแหนงนนอาจจะไมตองมอกตอไป หรออาจจะผนวกกบงานอนได

121

5. การคาดคะเนจานวนบคลากรทขาดแคลนหรอเกนความตองการ จาเปนตองอาศยหลกการและเครองมอดานการบรหาร โดยเฉพาะอยางยงดานการวางแผนและควบคม เชน ใชโปรแกรมคอมพวเตอรชวยใหการบรหารกระบวนการดขน 6. วตถประสงคเชงปฏบตการของกจกรรมการจดการทรพยากรมนษยแตละดานควรสอดคลองกบวตถประสงคของแผนทรพยากรมนษย และขณะเดยวกนกจกรรมตางๆ ของแตละโครงการจะตองตอบสนองตอวตถประสงคขององคกร 7. การจดทาแผนทรพยากรมนษยเปนกจกรรมและเปนหนาทความรบผดชอบโดยตรงของฝายบรหาร ปจจยปอนเขา (input) จากผบรหารทกฝายเปนสงทสาคญและจาเปน นอกจากนยงตองอาศยความรวมมอและประสานงานกนอยางใกลชดและตอเนองระหวางคณะผจดทาแผนและหวหนาหนวยงานตางๆ 8. แผนทรพยากรมนษยควรมความยดหยน สามารถปรบตวไดตามสภาพแวดลอมตางๆ ทเปลยน เชน การเปลยนแปลงของตลาดแรงงาน กฎหมายแรงงาน เทคโนโลยการผลต และทศนคตของสงคม เปนตน การปรบเปลยนไดอยางเหมาะสมสามารถลดคาใชจายและการสญเสยขององคกรทงในระยะสนและระยะยาว บทสรป

การวางแผนหมายถงการกาหนดแนวทาง วธการ หรอกจกรรมตางๆ ทจะกระทาในอนาคต โดยแบงแผนงานไดเปน 3 ระดบคอ ระดบกลยทธ ระดบจดการ และระดบปฏบตการ การวางแผนทรพยากรมนษยเกยวของสมพนธกบการวางแผนดานอนๆ ภายในองคกรทดาเนนการในการวเคราะหและคาดคะเนความตองการบคลากรขององคกรอยางเปนระบบ เพอใหมนใจวามบคลากรทมคณสมบตเหมาะสม จานวนเพยงพอกบอนาคต เกดประโยชนสงสด ซงมกระบวนการในการวางแผนทรพยากรมนษย 8 ขนตอน โดยเรมจากการศกษาสภาพแวดลอมภายในองคกร แลวจงศกษาวตถประสงคดานการขยายหรอการชะลอตวในการเจรญเตบโตขององคกร ขนท 3 กาหนดวตถประสงคดานทรพยากรมนษย ขนท 4 ตรวจสอบโครงสรางงานและการออกแบบงาน ขนตอนท 5 ตองตรวจสอบขอกาหนดดานทกษะทตองการในอนาคตจาแนกตามกลมงาน ขนท 6 คาดคะเนจานวนบคลากรสวนทขาดและสวนทเกนของแตละกลมงาน ขนท 7 กาหนดวตถประสงคเฉพาะแผนงานและนโยบายของกจกรรมการจดการทรพยากรมนษย และขนสดทายคอการตรวจสอบและปรบปรงแผน ซงวธการในการพยากรณทรพยากรมนษยเพอการวางแผนมวธการทแตกตางกน 5 วธ ไดแก การใชหลกคณตศาสตรและสถต การพจารณา

122

ระยะเวลา การใชบคคลในการพยากรณ การคาดคะเนตามสายการบงคบบญชา หรออาจใชการคาดคะเนโดยใชแหงของการพยากรณ