1

1

บทท 4

2

ชองทางในการเผยแพรกลยทธขององคการ และวสยทศนของผน า

ชวยใหพนกงานทราบถงขอมลทจ าเปนและเปนประโยชนตอการปฏบตงาน

เปนชองทางในการถายทอด แลกเปลยนประสบการณ/ความรใหแกพนกงานในองคการ

ชวยเสรมสรางและผลกดนใหเกดวฒนธรรมองคการทตองการ เชน ท าใหเกดการประสานงานกลม และท างานเปนทม

หนาทของการตดตอสอสาร: เราตดตอสอสารเพออะไร

2

3

Functions of Communication

Functions of Communication

Control Control Motivation Motivation

Emotional Expression Emotional Expression

Information Information

หนาทของการตดตอสอสาร: เราตดตอสอสารเพออะไร

Robbins and Coulter(2005)

4

• Control – Formal and informal communications act to control individuals’ behaviors in organizations.

• Motivation – Communications clarify for employees what is to done, how

well they have done it, and what can be done to improve performance.

หนาทของการตดตอสอสาร: เราตดตอสอสารเพออะไร

3

5

• Emotional Expression – Social interaction in the form of work group

communications provides a way for employees to express themselves.

• Information – Individuals and work groups need information to make

decisions or to do their work.

หนาทของการตดตอสอสาร: เราตดตอสอสารเพออะไร

6

Robbins and Coulter(2005)

กระบวนการสอสาร

4

7

• ผ สง (Source หรอSender) การสอสารเรมตนจากผสงตองมขอมลหรอความคดทตองการจะสอใหอกฝายทราบ

• ขาวสาร(Message) สงทตองการสง เนอหา อารมณ • ใสรหส(Encoding) วธการแปลงความคด อารมณของผสงใหอกฝาย

เขาใจ เชนแปลงความคดเปนภาษาพด สญลกษณ • ชองทางสอสาร(Medium) ชองทางในการสอสาร เชนโทรศพท e-

mail • ผ รบสาร(receiver) • การถอดรหส(Decoding) ผรบท าการตความหมาย ท าความเขาใจกบ

ขอมลทไดรบ • การใหขอมลยอนกลบ(Feedback) ผรบสงขอมลยอนกลบใหผสงวา

ขอความทสงมาเขาใจหรอไม

กระบวนการสอสาร

8

เทคนคการใสรหสใหการสงสารเกดประสทธผล • เลอกความหมายทส าคญ ตรงประเดน • จดโครงสรางของขอมลใหเขาใจงาย ไมซบซอน • อาจจะซ าขอมลทตองการเนนย าความส าคญ • มงประเดนไปจดทส าคญ อยาใสรายละเอยดทไมจ าเปน

กระบวนการสอสาร

5

9

• Face-to-face

• Telephone

• Group meetings

• Formal presentations

• Memos

• Traditional Mail

• Fax machines

• Employee publications

• Bulletin boards

• Audio- and videotapes

• Hotlines

• E-mail

• Computer conferencing

• Voice mail

• Teleconferences

• Videoconferences

Interpersonal Communication Methods

10

Defensiveness

National Culture Emotions

Information Overload

Interpersonal

Communication Language

Filtering

อปสรรคในการตดตอสอสาร

Robbins and Coulter(2005)

6

11

• Filtering การกรองขอมลใหบดเบอน

– The deliberate manipulation of information to make it appear more favorable to the receiver.

• Emotions อารมณของผรบขาวสาร

– Disregarding rational and objective thinking processes and substituting emotional judgments when interpreting messages.

• Information Overload การทไดรบขอมลมากเกนไป

– Being confronted with a quantity of information that exceeds an individual’s capacity to process it.

อปสรรคในการตดตอสอสาร

12

• Defensiveness การตอตานเมอผรบสารเขาใจวามผลทางลบ

– When threatened, reacting in a way that reduces the ability to achieve mutual understanding.

• Language ปญหาของภาษา

– The different meanings of and specialized ways (jargon ศพทเฉพาะ) in which senders use words can cause receivers to misinterpret their messages.

• National Culture วฒนธรรมประจ าชาต

– Culture influences the form, formality, openness, patterns and use of information in communications.

อปสรรคในการตดตอสอสาร

7

13

• Use Feedback ใหโอกาสผตดตอสอสารแสดงความคดเหนโตตอบ

• Simplify Language ใชภาษาทเขาใจงาย • Listen Actively ตงใจฟง • Constrain Emotions เกบอารมณความรสก • Watch Nonverbal Cues สงเกตปฏกรยาของผตดตอสอสาร

การแกไขอปสรรคในการตดตอสอสารระหวางบคคล

14

พฤตกรรมการฟงอยางมประสทธผล

Robbins and Coulter(2005)

8

15

• Formal Communication

– Communication that follows the official chain of command or is part of the communication required to do one’s job.

• Informal Communication

– Communication that is not defined by the organization’s hierarchy.

• Permits employees to satisfy their need for social interaction.

• Can improve an organization’s performance by creating faster and more effective channels of communication.

รปแบบการตดตอสอสารในองคการ (Types of Organizational Communication)

16

Lateral Downwa r d

Upwa r d

แนวทางการตดตอสอสารในองคการ (Communication Flows)

Robbins and Coulter(2005)

9

17

• Downward บนลงลาง

– Communications that flow from managers to employees to inform, direct, coordinate, and evaluate employees.

• Upward ลางขนบน

– Communications that flow from employees up to managers to keep them aware of employee needs and how things can be improved to create a climate of trust and respect.

แนวทางการตดตอสอสารในองคการ (Communication Flows)

18

• Lateral (Horizontal) Communication สอสารคนในระดบเดยวกน

– Communication that takes place among employees on the same level in the organization to save time and facilitate coordination.

• Diagonal Communication สอสารขามสายงานและขามระดบ

– Communication that cuts across both work areas and organizational levels in the interest of efficiency and speed.

แนวทางการตดตอสอสารในองคการ (Communication Flows)

10

19

100%

Board

63%

Vice presidents

56%

General managers

40%

Plant managers

30%

Supervisors

20%

Workers

การตดตอสอสารจากจากบนลงลาง

bateman and snell(2003)

20

ประโยชนทไดจากการสอสารแบบลางขนบน • ผบรหารไดขอมลยอนกลบ รบทราบปญหาอปสรรคจาก

พนกงาน • ท าใหพนกงานเกดความรสกวามสวนรวมกบงานขององคการ วธการสงเสรมใหพนกงานมการสอสารกบผบรหารมากขน • Suggest boxes • Open door policy • Grievance procedures ขนตอนรองเรยน • Special meeting

การตดตอสอสารจากลางขนบน

11

21

ประเภทของเครอขายการตดตอสอสารในองคการ (Types of Communication Networks)

Robbins and Coulter(2005)

22

• Chain Network

– Communication flows according to the formal chain of command, both upward and downward.

• Wheel Network

– All communication flows in and out through the group leader (hub) to others in the group.

• All-Channel Network

– Communications flow freely among all members of the work team.

ประเภทของเครอขายการตดตอสอสารในองคการ (Types of Communication Networks)

12

23

เปนการตดตอสอสารในองคการอยางไมเปนทางการซงเกดขนกบทกองคการ เชน ขาวลอ (The Grapevine)

สาเหตของขาวลอ

• สรางสถานการณ “โยนหนถามทาง”

• ตองการสรางความวตกกงวลบางอยาง

• แตงเตม ขาวสารใหมสสน

• เพอเปนการสอใหคนรวมกลมกน

การตดตอสอสารทไมเปนทางการ

24

แนวทางการลดการตดตอส อสารทไมเปนทางการ

• จดชองทางการสอสาร เชน วารสาร จดหมายขาว เวปบอรด

• ใชแนวทางการตดตอสอสารจากลางขนบน

• อธบายการตดสนใจ หรออธบายเหตการณทดเหมอนจะไมสอดคลองกบสงทเคยเกดขน

• เสรมสรางบรรยากาศการท างานแบบรวมมอ

การตดตอสอสารทไมเปนทางการ

13

25

• เลอกใชภาษาทงาย สภาพ

• สรางบรรยากาศของความไววางใจ

• เลอกใชชองทางทเหมาะสม หลากหลาย

• กระตนใหเกดการฟงอยางมประสทธผล

• สรางคานยมกระตนการใหขอมลยอนกลบ

การปรบปรงการตดตอสอสารขององคการ