1

กันยายน 2552

2

คํานํา

ในการปฏิบัติงานของสวนราชการทุกแหงมีการรับเงินและใชจายเงินเพื่อดําเนินงานใหบรรลุตามแผนงานหรือโครงการหรือเปาหมายในการดําเนินงานท่ีต้ังไว การจดบันทึกรายการรับจายเงินหรือ อีกนัยหนึ่งก็คือการทําบัญชีของสวนราชการ เพื่อใชเปนเคร่ืองมือในการควบคุมการเบิกจายเงินงบประมาณใหเปนไปภายในขอบเขตของกฎหมาย และระเบียบขอบังคับ เกี่ยวกับการเบิกจายเงินของทางราชการ เปนเคร่ืองแสดงวาเจาหนาท่ีผูรับผิดชอบในการรับจายและเก็บรักษาตัวเงินไดปฏิบัติหนาท่ีของตนถูกตอง ครบถวน รัดกุม และเหมาะสม หรือไมเพียงใด ใชเปนหลักฐานใหผูสอบบัญชีไดตรวจสอบวารายการ การรับจายเงินท่ีเกิดข้ึนเปนไปโดยสุจริต และถูกตอง ใชในการเปรียบเทียบผลงานท่ีไดรับกับคาใชจายท่ีจายไป การรวบรวมตัวเลขและขอความเพื่อทํารายงานการเงินตาง ๆ เสนอตอผูบริหารงานเปนไปไดโดยรวดเร็วและถูกตอง ชวยใหผูบริหารงานสามารถประเมินผลการปฏิบัติงานในรอบระยะเวลาหนึ่ง ๆ ได และ ผูบริหารงานทุกช้ัน นําไปใชในการวางแผนหรือดําเนินโครงการตอไป

คูมือการดําเนินงานดานการเงินการบัญชีชุดสวนราชการเลมนี้ถือปฏิบัติในดานการเงินเกี่ยวกับ การเบิกจาย การรับและนําสง การบัญชีและการจัดทํารายงาน การตรวจสอบ และการแกไขขอผิดพลาด รวมท้ังเอกสารและทะเบียนตาง ๆ ท่ีเกี่ยวของ มีวัตถุประสงคเพื่อใหเจาหนาท่ีผูปฏิบัติงานดานการเงินและการบัญชีของสํานักงานคลังจังหวัดไดใชเปนแนวทางในการปฏิบัติงานดานการเงินและบัญชีในทิศทางเดียวกัน

คณะผูจัดทําหวังเปนอยางยิ่งวาคูมือฉบับนี้จะเปนประโยชนแกทานท่ีเกี่ยวของตามสมควร หากมีขอบกพรองใด ๆ คณะผูจัดทําใครขอคําแนะนําเพื่อจะไดปรับปรุงใหมีความสมบูรณและครบถวน มากยิ่งข้ึนตอไป

คณะทํางานการจัดทําคูมือการดําเนินงาน ดานการเงินการบัญชีชุดสวนราชการ สํานักงานคลังเขต 2

3

สารบัญ หนา

บทท่ี 1 บทนํา 1 บทท่ี 2 การเงิน 2

1 ประเภทเงินของแผนดิน 2 2 การเตรียมความพรอม 2 3 วิธีการใชจายเงิน 4 4 การเบิกจายเงิน 11

4.1 หลักเกณฑท่ัวไปในการเบิกจาย 12 4.2 ประเภทของเงินท่ีเบิกจากคลัง 14 4.3 กระบวนงานในระบบการเบกิจาย 15 4.4 วิธีปฏิบัติในการเบิกจายเงิน 17

4.4.1 การเบิกจายเงินกรณีท่ีตองดาํเนินการตามระเบียบพัสดฯุ 17 4.4.2 การเบิกจายเงินกรณีท่ีไมตองดําเนนิการตามระเบียบพัสดฯุ 24 4.4.3 การเบิกจายเงินกรณยีืมเพื่อปฏิบัติหนาท่ีราชการ 24

5. การรับและนําสงเงิน 27 5.1 หลักเกณฑท่ัวไปในการรับและนําสงเงิน 28 5.2 วิธีปฏิบัติในการรับเงิน เก็บรักษาเงิน และนําสงเงิน

5.2.1 วิธีปฏิบัติในการรับเงิน 28 5.2.2 วิธีปฏิบัติในการเก็บรักษาเงิน 29 5.2.3 วิธีปฏิบัติในการนําเงินสงคลัง 32

บทท่ี 3 การบัญชีและการรายงาน 34 1 เอกสารประกอบ 34 2 การบันทึกบัญชี 38

2.1 การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับรายไดแผนดนิ / รายไดเงินนอกงบประมาณ 38 2.2 การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินงบประมาณ 42 2.3 การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินนอกงบประมาณ 48 2.4 การปรับปรุงบัญชีและการปดบัญชี 59

3. การจัดทํารายงานการเงิน 64 4 การจัดเก็บเอกสารทางการเงิน 65

4

บทที่ 1

บทนํา การจัดทําคูมือแนวทางการปฏิบัติงานดานการเงินการบัญชีสําหรับสวนราชการเลมนี้ มีเนื้อหา

ครอบคลุมการปฏิบัติงานทางการเงินการบัญชี ซ่ึงกําหนดขอบเขตแนวทางการปฏิบัติงาน ออกเปน 5 สวน ดังนี้ สวนท่ี 1 วาดวยการเบิกจาย การรับ และการนําสงเงินของสวนราชการ ซ่ึงอธิบายใหทราบถึง

องคประกอบของเงินแผนดิน และเม่ือสวนราชการท่ีไดรับเงินของทางราชการทุกประเภทจะตองดําเนินการใชจายเงินนั้นอยางไรใหถูกตองตามระเบียบของทางราชการ รวมท้ังรูปแบบเอกสารและหลักฐานท่ีใชประกอบการเบิกจาย การรับเงินและการนําเงินสงคลัง พรอมท้ังการบันทึกรายการตาง ๆ ในระบบ GFMIS

สวนท่ี 2 วาดวยการบันทึกบัญชีและการจัดทํารายงาน ในการดําเนินการทางดานบัญชีสวนราชการจะตองปฏิบัติตามหลักการนโยบายบัญชีสําหรับหนวยงานภาครัฐและการปฏิบัติงานทางดานการเงินและบัญชี ควรมีเอกสารประกอบรายการท่ีเปนหลักฐานทางการเงินอะไรบาง ซ่ึงการบันทึกบัญชีขณะน้ีจะเปนการปฏิบัติงานในระบบการเงินการคลังภาครัฐดวยอิเล็กทรอนิกส (GFMIS) โดยระบบ GFMIS จะดําเนินการบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติดวยระบบบัญชีแยกประเภทตามเกณฑคงคาง แตเพื่อความถูกตองและควบคุม การปฏิบัติงานในระบบ GFMIS สวนราชการยังคงตองจัดทําทะเบียนคุมตาง ๆ ท่ีเกี่ยวของ เพื่อชวยในการควบคุมและตรวจสอบความถูกตองในการปฏิบัติงานการเงินและบัญชี

ในสวนท่ี 2 นี้ไดแสดงใหทราบถึงการบันทึกบัญชีตามประเภทเงิน ประเภทรายจาย ประเภทเอกสาร คําส่ัง (ตามระบบ GFMIS) คูบัญชีเอกสารและทะเบียนท่ีเกี่ยวของในการดําเนินการทางการเงินการบัญชี สําหรับการจัดทํารายงานการเงิน ประกอบดวย 4 ประเภทรายงาน คือ รายงานประจําวัน รายงานประจําเดือน และรายงานประจําป

สวนท่ี 3 วาดวยการตรวจสอบโดยอธิบายเฉพาะการตรวจสอบรายงานการเงินตามระบบ GFMIS และเอกสารทางการเงินตามระเบียบและระบบ GFMIS เทานั้น ซ่ึงรายงานตามระบบ GFMIS ท่ีใชในการตรวจสอบ ประกอบดวยรายงานประจําวัน รายงานประจําเดือน โดยการตรวจสอบแตละรายงานจะอธิบายใหทราบถึง แนวทางการตรวจสอบ การบันทึกรายการและดุลบัญชีของบัญชีแยกประเภทตาง ๆ และเอกสารที่ใชประกอบเปนหลักฐานทางการเงินประกอบดวยเอกสารอะไรบางตามระเบียบของทางราชการ

สวนท่ี 4 วาดวยการแกไขขอผิดพลาด ในการแกไขขอผิดพลาดท่ีเกิดข้ึนจากการเบิกจายและหรือการบันทึกบัญชี ไดแบงการแกไขขอผิดพลาดออกเปน 3 ดาน คือ ดานการเบิกจาย ดานการรับและนําสง และดานบัญชีแยกประเภท โดยจะอธิบายใหทราบวาการแกไขขอผิดพลาดท้ัง 3 ดานนี้ หากมีรายการขอผิดพลาดท่ีเกิดข้ึนแลว การแกไขขอผิดพลาดน้ันจะแกไขไดท่ีเคร่ือง Terminal หรือ Excel Loader และไดยกตัวอยางวิธีการแกไขขอผิดพลาดไวดวย

5

บทที่ 2

การเงิน

1. ประเภทเงินของแผนดิน เงินท่ีอยูในความควบคุมและความรับผิดชอบของสวนราชการนั้นมีอยู 3 ประเภทดวยกัน คือ เงินรายได

แผนดิน เงินงบประมาณรายจาย และเงินนอกงบประมาณ

เงินรายไดแผนดิน หมายความวา เงินท้ังปวงท่ีสวนราชการจัดเก็บหรือไดรับไวเปนกรรมสิทธ์ิตามกฎหมาย ระเบียบ ขอบังคับ หรือจากนิติกรรมหรือนิติเหตุและกฎหมายวาดวยเงินคงคลังและกฎหมายวาดวยวิธีการงบประมาณบัญญัติไมใหสวนราชการนั้นนําไปใชจายหรือหักไวเพื่อการใด ๆ

เ งินงบประมาณ หมายความวา เ งินท่ีกฎหมายอนุญาตใหจายหรือใหกอหนี้ ผูกพันได ตามวัตถุประสงค และภายในระยะเวลาท่ีกําหนดไวในกฎหมายงบประมาณรายจาย

เงินนอกงบประมาณ หมายความวา เงินท้ังปวงท่ีอยูในความรับผิดชอบของสวนราชการนอกจากเงินงบประมาณรายจาย เงินรายไดแผนดิน เงินเบิกเกินสงคืน และเงินเหลือจายปเกาสงคืน

2. การเตรียมความพรอมเพื่อการใชจายเงินงบประมาณรายจาย 2.1 การใชจายเงินตามระเบียบวาดวยการบริหารงบประมาณ พ.ศ.2548 ตามขอ 5 ขอ 6 และ ขอ 17

กําหนดไวดังนี้ ขอ 5 การใชจายเงินงบประมาณ สวนราชการและรัฐวิสาหกิจจะตองใชจายตามรายการงบประมาณรายจาย

สําหรับสวนราชการและรัฐวิสาหกิจท่ีระบุในเอกสารประกอบพระราชบัญญัติงบประมาณรายจายประจําป พระราชบัญญัติงบประมาณรายจายเพิ่มเติม หรือท่ีไดรับการจัดสรรจากงบประมาณรายจายงบกลาง รวมถึงท่ีระบุในแผนการใชจายงบประมาณ เพื่อใหบรรลุวัตถุประสงคและเปาหมายผลผลิตหรือโครงการ ตามท่ีกําหนดไวในแผนงบประมาณ และหรือแผนงบประมาณในเชิงบูรณาการอยางมีประสิทธิภาพ

ขอ 6 กําหนดใหหัวหนาสวนราชการและหัวหนารัฐวิสาหกิจรับผิดชอบในการจัดเตรียมความพรอมของกิจกรรมตาง ๆ ท่ีจําเปนตอการดําเนินการตามแผนงบประมาณ แผนงบประมาณในเชิงบูรณการ ผลผลิต โครงการ หรือรายการตามความท่ีกําหนดไวในขอ 17 เพื่อใหสามารถดําเนินการจัดทําผลผลิต โครงการหรือรายการไดทันทีท่ีไดรับการจัดสรรงบประมาณ

เงินแผนดนิ

เงินรายไดแผนดิน เงินประมาณรายจาย เงินนอกงบประมาณ

6

ใหหัวหนาสวนราชการและหัวหนารัฐวิสาหกิจรับผิดชอบตอการใชจายงบประมาณรายจายท่ีไดรับมอบอํานาจตามระเบียบนี้อยางเครงครัด

ยกเวนในกรณีท่ีกําหนดไวในวรรคหนึ่งและวรรคสอง หัวหนาสวนราชการจะมอบอํานาจเกี่ยวกับการบริหารงบประมาณรายจายของสวนราชการตามระเบียบนี้ ในกรณีท่ีมิใชการโอนจัดสรรงบประมาณรายจายระหวางจังหวัด ใหกับผูว าราชการจังหวัดตามท่ีเห็นสมควรก็ได ท้ังนี้ การมอบอํานาจดังกลาว ใหทําเปนหนังสือและสงสําเนาหนังสือมอบอํานาจดังกลาวใหสํานักงบประมาณ กรมบัญชีกลาง และสํานักงานการตรวจเงินแผนดินทราบภายในสิบหาวันนับแตวันท่ีมอบอํานาจ

ขอ 17 การกําหนดรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ การสํารวจ ออกแบบรูปรายการกอสรางโดยละเอียด การกําหนดจํานวนเนื้อท่ีของท่ีดิน สถานท่ีต้ัง และราคา ตลอดจนการดําเนินการจัดหา ใหหัวหนาสวนราชการและหัวหนารัฐวิสาหกิจรับผิดชอบควบคุมดูแลใหการจัดหาครุภัณฑ ท่ีดินและส่ิงกอสรางเปนไปตามความจําเปน เหมาะสม อยางโปรงใส คุมคา และประหยัด รวมท้ังเปนไปตามกฎหมาย ระเบียบ ขอบังคับ มติคณะรัฐมนตรีท่ีเกี่ยวของ และมาตรฐานของทางราชการอยางเครงครัด

ใหหัวหนาสวนราชการหรือหัวหนารัฐวิสาหกิจแกไขรายละเอียดของรายการงบประมาณรายจายท่ีระบุในเอกสารประกอบพระราชบัญญัติงบประมาณรายจายประจําป หรือพระราชบัญญัติงบประมาณรายจายเพิ่มเติมแลวแตกรณี ไดในสวนท่ีไมกระทบตอการเพ่ิมข้ึนหรือลดลงในสาระสําคัญของรายการดังกลาว

2.2 การพิจารณาใชงบประมาณรายจายประจําป พิจารณาตามหลักการจําแนกประเภทรายจาย ตามงบประมาณ ดังนี้

2.2.1 งบดําเนินงาน : ใหพิจารณาตรวจสอบกฎหมาย กฎ ระเบียบ ขอบังคับ มติคณะรัฐมนตรี และมาตรฐานของทางราชการตาง ๆ วารายการที่จะใชจายนั้น ๆ สามารถใชจายจากงบประมาณรายจายไดหรือไม หากจําเปนตองมีกฎหมาย กฎ ระเบียบ ขอบังคับ มติคณะรัฐมนตรี หรือมาตรฐานเพ่ือรองรับการใชจาย ก็ใหมีการดําเนินการไวกอนลวงหนา

2.2.2 งบลงทุน : จําแนกได 3 ลักษณะ ดังนี้ 2.2.2.1 คาครุภัณฑ : ใหพิจารณากําหนดรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะครุภัณฑ(Specification)

รวมท้ังตรวจสอบรายละเอียดช่ือรายการ จํานวนหนวย ราคาตอหนวย วงเงินงบประมาณ และรายละเอียดอ่ืนใดท่ีจําเปนในการจัดซ้ือ หรือจะดําเนินการจัดทําครุภัณฑเองใหครบถวน ถูกตองและชัดเจน

2.2.2.2 คาท่ีดิน : ใหพิจารณาสํารวจ กําหนดเน้ือท่ีดินท่ีจําเปนตองใชสถานท่ีต้ังของท่ีดิน ประมาณการราคากลาง ราคาประเมินสําหรับเสียภาษี รวมท้ังตรวจสอบกรรมสิทธ์ิท่ีดินวาเปนของเอกชน ท่ีดินของรัฐ หรือท่ีดินหวงหาม เชน ปาสงวน พื้นท่ีสาธารณะประโยชน เปนตน และกําหนดวิธีการจัดหา เชน จัดซ้ือ แลกเปล่ียน เชา ขอใชท่ีดินจากทางราชการ หรือตองออกพระราชกฤษฎีกาเวนคืนท่ีดิน เปนตน หรือดวยวิธีการอ่ืนใดท่ีจําเปนในการจัดหาท่ีดินนั้น รวมทั้งตรวจสอบช่ือรายการ วงเงินงบประมาณ และรายละเอียดอ่ืนใดท่ีจําเปนในการจัดหาใหครบถวน ถูกตองและชัดเจน

7

2.2.2.3 คาส่ิงกอสราง : ใหพิจารณาสํารวจ ออกแบบรูปรายการกอสรางโดยละเอียด ประมาณการราคากลาง ช่ือรายการ วงเงินงบประมาณ และรายละเอียดอ่ืนใดท่ีจําเปนในการจัดจาง หรือจะดําเนินการกอสรางเองใหครบถวน ถูกตองและชัดเจน

2.2.3 เงินอุดหนุน : ใหพิจารณาวาเงินอุดหนุนนั้นหนวยงานใชในจายลักษณะคาใชจายดําเนินงานหรือลักษณะคาใชจายลงทุนในรายการครุภัณฑ รายการคาท่ีดิน หรือรายการคาส่ิงกอสราง ใหนําเอา 1 และ 2 มาใชในการเตรียมความพรอมโดยอนุโลม

2.2.4 งบรายจายอ่ืน : ใหพิจารณาวารายการงบประมาณรายจายท่ีกําหนดไวในงบรายจายอ่ืนนั้น จะใชจายในลักษณะคาใชจายใด เชน ใชจายในลักษณะคาใชจายดําเนินงาน หรือลักษณะคาใชจายลงทุน ในรายการครุภัณฑ รายการคาท่ีดิน หรือรายการคาส่ิงกอสรางเปนตน และใหนําเอา 1 และ 2 มาใชในการเตรียมความพรอมโดยอนุโลม

สําหรับชวงตนปงบประมาณ สวนราชการใดท่ีมีความจําเปนเรงดวนตองจายเงินเพื่อใชในการดําเนินงานตามภารกิจปกติของหนวยงาน และมีวงเงินทดรองราชการตามท่ีไดรับอนุมัติจากกระทรวงการคลัง คณะรัฐมนตรีมีมติอนุมัติเปนหลักการใหสวนราชการตาง ๆ สามารถทดรองจายจากเงินทดรองราชการตามระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยเงินทดรองราชการ พ.ศ.2547ไปกอนท่ีจะไดรับอนุมัติเงินประจํางวดจากสํานักงบประมาณได ตามหนังสือสํานักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ดวนมาก ท่ี สร 0201/ว 156 ลงวันท่ี 10 ตุลาคม 2521 ซ่ึงจะชวยลดปญหาอุปสรรคในการปฏิบัติงานของสวนราชการกรณีท่ีหนวยงานยังไมไดรับเงินประจํางวดในชวงตนปงบประมาณ 3 วิธีการใชจายเงิน

สํานักงบประมาณไดกําหนดหลักเกณฑการจําแนกประเภทรายจายตามงบประมาณออกเปน 2 ลักษณะ คือ รายจายของสวนราชการและรัฐวิสาหกิจ และรายจายงบกลาง

3.1 รายจายของสวนราชการและรัฐวิสาหกิจ การใชรายจายจากงบประมาณรายจายประจําป สวนราชการและรัฐวิสาหกิจจะตองดําเนินการตาม

กฎหมาย กฎ ระเบียบ ขอบังคับ และหรือมติคณะรัฐมนตรีท่ีเกี่ยวของ และใหใชจายตามหลักเกณฑท่ีกําหนดไวใน “หลักการจําแนกประเภทรายจายตามงบประมาณ” ซ่ึงกําหนดโดยสํานักงบประมาณ โดยจําแนกออกเปน 5 ประเภทงบรายจาย ดังนี้

3.1.1 งบบุคลากร : ใหใชจายเปนรายการใดๆ ท่ีกําหนดไวในหลักการจําแนกประเภทรายจายตามงบประมาณ หรือตามท่ีสํานักงบประมาณกําหนดวาเปนรายจายในงบรายจายนี้ และใหถัวจายกันไดระหวางรายการภายในงบรายจาย ซ่ึง งบบุคลากร หมายถึง รายจายท่ีกําหนดใหจายเพื่อการบริหารงานบุคคลภาครัฐ ไดแก รายจายท่ีจายในลักษณะเงินเดือน คาจางประจํา คาจางช่ัวคราว และคาตอบแทนพนักงานราชการ รวมถึงรายจายท่ีกําหนดใหจายจากงบรายจายอ่ืนใดในลักษณะรายจายดังกลาว

8

3.1.1.1 เงินเดือน หมายถึง เงินท่ีจายใหแกขาราชการและพนักงานของรัฐทุกประเภทเปนรายเดือน โดยมีอัตราตามท่ีกําหนดไวในบัญชีถือจายเงินเดือนประจําป รวมถึงเงินท่ีกระทรวงการคลังกําหนดใหจายในลักษณะเงินเดือนและเงินเพิ่มอ่ืนท่ีจายควบกับเงินเดือน เชน

1. เงินประจําตําแหนงของขาราชการ 2. เงินคาตอบแทนรายเดือนสําหรับขาราชการ 3. เงินชวยเหลือการครองชีพขาราชการระดบัตน เปนตน

3.1.1.2 คาจางประจํา หมายถึง เงินท่ีจายเปนคาจางใหแกลูกจางประจําของสวนราชการ โดยมีอัตราตามท่ีกําหนดไวในบัญชีถือจายคาจางประจํา รวมถึงเงินที่กระทรวงการคลังกําหนดใหจายในลักษณะคาจางประจํา และเงินเพิ่มอ่ืนท่ีจายควบกับคาจางประจํา เชน

1. เงินเพิ่มพเิศษสําหรับการสูรบ (พ.ส.ร.) 2. เงินเบ้ียกันดาร (บ.ก.) 3. เงินคาตอบแทนรายเดือนสําหรับลูกจางประจํา 4. เงินชวยเหลือการครองชีพพิเศษ

3.1.1.3 คาจางช่ัวคราว หมายถึง เงินท่ีจายเปนคาจางสําหรับการทํางานปกติแกลูกจางช่ัวคราวของสวนราชการ รวมถึงเงินเพิ่มอ่ืนท่ีจายควบกับคาจางช่ัวคราว

3.1.1.4 คาตอบแทนพนักงานราชการ หมายถึง เงินท่ีจายเปนคาตอบแทนการปฏิบัติงานใหแกพนักงานราชการ ตามอัตราท่ีกําหนดในประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ รวมถึงเงิน ท่ีกําหนดใหจายในลักษณะดังกลาว และเงินเพิ่มอ่ืนท่ีจายควบกับคาตอบแทนพนักงานราชการ เชน เงินชวยเหลือการครองชีพพิเศษ เปนตน

3.1.1.5 งบดําเนินงาน : ใหใชจายเปนรายการใดๆ ท่ีกําหนดไวในหลักการจําแนกประเภทรายจายตามงบประมาณ หรือตามท่ีสํานักงบประมาณกําหนดวาเปนรายจายในงบรายจายนี้ และใหถัวจายกันไดระหวางรายการภายในงบรายจายนี้ ยกเวน : รายจายประเภทคาสาธารณูปโภคใหนําไปใชจายในประเภทอ่ืนภายในงบรายจายนี้ได หากไมมีหนี้คาสาธารณูปโภคคางชําระ ซ่ึงงบดําเนินงานหมายถึง รายจายท่ีกําหนดใหจายเพื่อการบริหารงานประจํา รายจายท่ีจายในลักษณะคาตอบแทน คาใชสอย คาวัสดุ และคาสาธารณูปโภค รวมถึงรายจายท่ีกําหนดใหจายจากงบรายจายอ่ืนใดในลักษณะรายจายดังกลาว

1. คาตอบแทน หมายถึง เงินท่ีจายตอบแทนใหแกผูท่ีปฏิบัติงานใหทางราชการตามท่ีกระทรวงการคลังกําหนด เชน

ก. เงินคาเชาบานขาราชการ ข. คาตอบแทนคณะกรรมการตรวจการจางและควบคุมงานกอสรางท่ีมีคําส่ังแตงต้ัง

จากทางราชการ ค. คาตอบแทนผูปฏิบัติงานดานการรักษาความเจ็บปวยนอกเวลาราชการและ

ในวันหยุดราชการ

9

ง. เงินสมนาคุณกรรมการสอบสวนวนิัยขาราชการ จ. เงินสมนาคุณวทิยากรในการฝกอบรมของสวนราชการ ฉ. คาจางนอกเวลา คาอาหารทําการนอกเวลา ช. คาพาหนะเหมาจาย ซ. คาเบ้ียประชุมกรรมการ ฌ. เงินตอบแทนพิเศษของขาราชการผูไดรับเงินเดือนถึงข้ันสูงของอันดับ ญ. เงินตอบแทนพิเศษของลูกจางประจําผูไดรับคาจางข้ันสูงของตําแหนง ฎ. เงินตอบแทนเหมาจายแทนการจัดหารถประจําตําแหนง ฏ. เงินตอบแทนพิเศษรายเดือนสําหรับผูปฏิบัติงานในเขตพ้ืนท่ีพิเศษ

2. คาใชสอย หมายถึง รายจายเพ่ือใหไดมาซ่ึงบริการ (ยกเวนบริการสาธารณูปโภค ส่ือสารและโทรคมนาคม) รายจายท่ีเกี่ยวกับการรับรองและพิธีการ และรายจายท่ีเกี่ยวเนื่องกับการปฏิบัติราชการ ท่ีไมเขาลักษณะรายจายอ่ืน ๆ

ก. รายจายเพื่อใหไดมาซ่ึงบริการ เชน (1) คาปกเสาพาดสายภายนอกสถานท่ีราชการเพ่ือใหราชการไดใชบริการไฟฟา

รวมถึงคาติดต้ังหมอแปลง เคร่ืองวัด และอุปกรณไฟฟาซ่ึงเปนกรรมสิทธ์ิของการไฟฟา (2) คาจางเหมาเดินสายไฟฟาและติดต้ังอุปกรณไฟฟาเพิ่มเติม รวมถึงการซอมแซม

บํารุงรักษาหรือปรับปรุงระบบไฟฟา การเพิ่มกําลังไฟฟา การขยายเขตไฟฟา (3) คาวางทอประปาภายนอกสถานที่ราชการ เพื่อใหราชการไดใชบริการน้ําประปา

รวมถึงคาติดต้ังมาตรวัดน้ําและอุปกรณประปา ซ่ึงเปนกรรมสิทธ์ิของการประปา (4) คาจางเหมาเดินทอประปาและติดต้ังอุปกรณประปาเพิ่มเติม รวมถึงการซอมแซม

บํารุงรักษาหรือปรับปรุงระบบประปา (5) คาใชจายในการติดต้ังโทรศัพทพื้นฐาน (6) คาเชาทรัพยสิน รวมถึงเงินท่ีตองจายพรอมกับการเชาทรัพยสิน เชน

คาเชารถยนต คาเชาอาคารส่ิงปลูกสราง คาเชาท่ีดิน คาเชารับลวงหนา ยกเวน คาเชาบานและคาเชาตูไปรษณีย (7) คาภาษี เชน คาภาษีโรงเรือน เปนตน (8) คาธรรมเนียม ยกเวน คาธรรมเนียมการโอนเงินผานธนาคาร (9) คาเบ้ียประกนั (10) คาจางเหมาบริการ เพื่อใหผูรับจางทําการอยางหนึง่อยางใดซ่ึงอยูในความรับผิดชอบ

ของผูรับจาง แตมิใชเปนการประกอบ ดัดแปลง ตอเติม หรือปรับปรุงครุภัณฑ ท่ีดินและส่ิงกอสราง (11) คาซอมแซมบํารุงรักษาทรัพยสิน เพื่อใหสามารถใชงานไดตามปกติ

ข. กรณีเปนการจางเหมาท้ังคาส่ิงของและคาแรงงาน ใหจายจากคาใชสอย สวนกรณีท่ีสวนราชการเปนผูดําเนินการซอมแซมบํารุงรักษาทรัพยสินเองใหปฏิบัติ ดังนี้

10

(1) คาจางเหมาแรงงานของบุคคลภายนอกใหจายจากคาใชสอย (2) คาส่ิงของท่ีสวนราชการซ้ือมาใชในการซอมแซมบํารุงรักษาทรัพยสิน

ใหจายจากคาวสัดุ ค. รายจายเกี่ยวกบัการรับรองและพิธีการ เชน

(1) คารับรอง หมายถึง รายจายในการเล้ียงรับรองของทางราชการ (2) คารับรองประเภทเคร่ืองดื่ม (3) คาใชจายในพธีิทางศาสนา

ง. รายจายเกี่ยวเนื่องกับการปฏิบัติราชการท่ีไมเขาลักษณะรายจาย อ่ืน ๆ เชน (1) คาใชจายในการเดนิทางไปราชการ (ในประเทศ) เชนคาเบ้ียเล้ียง คาเชาท่ีพกั

คาพาหนะ เปนตน (2) คาของขวัญ ของรางวัล หรือเงินรางวัล (3) คาพวงมาลัย ชอดอกไม กระเชาดอกไม หรือพวงมาลา (4) คาชดใชคา เสียหาย คาสินไหมทดแทน กรณีเกิดอุบัติ เหตุเนื่องจาก

การปฏิบัติงานราชการ (5) เงินรางวัลตํารวจคุมกนัทรัพยสินของทางราชการ (6) เงินรางวัลเจาหนาท่ี (7) เงินประกนัสังคม (ในฐานะนายจาง)

3. คาวัสดุ หมายถึง รายจายดังตอไปนี ้ก. รายจายเพื่อจัดหาส่ิงของซ่ึงโดยสภาพเม่ือใชแลวยอมส้ินเปลืองหมดไป แปรสภาพ

หรือไมคงสภาพเดิม หรือส่ิงของท่ีมีลักษณะคงทนถาวร และมีราคาตอหนวยหรือตอชุดไมเกิน 5,000 บาท รวมถึงคาใชจายท่ีตองชําระพรอมกัน เชน คาขนสง คาภาษี คาประกันภัย คาติดต้ัง เปนตน

ข. รายจายเพื่อจัดหาโปรแกรมคอมพิวเตอรท่ีมีราคาตอหนวยหรือตอชุดไมเกิน 20,000 บาท

ค. รายจายเพื่อประกอบดัดแปลง ตอเติม หรือปรับปรุงครุภัณฑท่ีมีวงเงินไมเกิน 5,000 บาท ท่ีดินและหรือส่ิงกอสราง ท่ีมีวงเงินไมเกิน 50,000 บาท

ง. รายจายเพื่อประกอบ ดัดแปลง ตอเติม หรือปรับปรุงครุภัณฑคอมพิวเตอร ท่ีมีวงเงินไมเกิน 5,000 บาท

จ. รายจายเพื่อซอมแซมบํารุงรักษาทรัพยสินเพื่อใหสามารถใชงานไดตามปกติ 4. คาสาธารณูปโภค หมายถึง รายจายคาบริการสาธารณูปโภค ส่ือสารและ

โทรคมนาคม รวมถึงคาใชจายท่ีตองชําระพรอมกัน เชน คาบริการ คาภาษี เปนตนตามรายการ ดังนี้ ก. คาไฟฟา ข. คาประปา คาน้ําบาดาล

11

ค. คาโทรศัพท เชน คาโทรศัพทพื้นฐาน คาโทรศัพทเคล่ือนท่ี รวมถึงบัตรโทรศัพท บัตรเติมเงินโทรศัพท

ง. คาบริการไปรษณียโทรเลข เชน คาไปรษณีย คาโทรเลข คาธนาณัติ คาดวงตราไปรษณียากร คาเชาตูไปรษณีย คาธรรมเนียมการโอนเงินผานธนาคาร เปนตน

จ. คาบริการส่ือสารและโทรคมนาคม รวมถึงคาใชจายเพ่ือใหไดมาซ่ึงบริการส่ือสารและโทรคมนาคม เชน คาโทรภาพ (โทรสาร) คาเทเลกซ คาวิทยุติดตามตัว คาวิทยุส่ือสาร คาส่ือสารผานดาวเทียม คาใชจายเกี่ยวกับการใชระบบอินเทอรเน็ต รวมถึงอินเทอรเน็ตการด และคาส่ือสารอ่ืนๆ เชน คาเคเบ้ิลทีวี คาเชาชองสัญญาณดาวเทียม เปนตน

3.1.1.6 งบลงทุน : ใหใชจายเปนรายการใด ๆ ในลักษณะคาครุภัณฑ คาท่ีดินและส่ิงกอสราง ตามท่ีกําหนดไวในหลักการจําแนกประเภทรายจายตามงบประมาณ หรือรายการท่ีระบุในเอกสารประกอบพระราชบัญญัติงบประมาณรายจาย หรือตามท่ีสํานักงบประมาณกําหนดวาเปนรายจายในงบรายจายนี้ ท้ังนี้ ใหปฏิบัติตามหลักเกณฑและเง่ือนไขท่ีกําหนดไวในแผนการปฏิบัติงานและแผนการใชจายงบประมาณดวยในกรณีท่ีงบประมาณรายจายรายการคาครุภัณฑหรือส่ิงกอสรางนั้นเปนรายการที่สวนราชการหรือรัฐวิสาหกิจดําเนินการจัดทําข้ึนเอง ใหใชจายในลักษณะรายจายบุคลากร รายจายดําเนินงาน หรือรายจายลงทุน โดยใหถัวจายกันไดระหวางลักษณะคาใชจาย ภายในรายการเดียวกัน ซ่ึง งบลงทุน หมายถึง รายจายท่ีกําหนดใหจายเพื่อการลงทุน ไดแก รายจายท่ีจายในลักษณะคาครุภัณฑ คาท่ีดินและส่ิงกอสราง รวมถึงรายจายท่ีกําหนดใหจายจากงบรายจายอ่ืนใดในลักษณะรายจายดังกลาว

1. คาครุภัณฑ หมายถึง รายจายดังตอไปนี ้ก. รายจายเพื่อจัดหาส่ิงของท่ีมีลักษณะคงทนถาวร และมีราคาตอหนวยหรือตอชุด

เกินกวา 5,000 บาท รวมถึงคาใชจายท่ีตองชําระพรอมกัน เชน คาขนสง คาภาษี คาประกันภัย คาติดต้ัง เปนตน ข. รายจายเพื่อจัดหาโปรแกรมคอมพิวเตอรท่ีมีราคาตอหนวยหรือตอชุดเกินกวา

20,000 บาท ค. รายจายเพื่อประกอบ ดัดแปลง ตอเติมหรือปรับปรุงครุภัณฑ รวมท้ังครุภัณฑ

คอมพิวเตอรท่ีมีวงเงินเกินกวา 5,000 บาท ง. รายจายเพื่อซอมแซมบํารุงรักษาโครงสรางของครุภัณฑขนาดใหญ เชน

เคร่ืองบิน เคร่ืองจักรกลยานพาหนะ เปนตน ซ่ึงไมรวมถึงคาซอมบํารุงปกติหรือคาซอมกลาง จ. รายจายเพื่อจางท่ีปรึกษาเพื่อการจัดหาหรือปรับปรุงครุภัณฑ

2. คาท่ีดินและส่ิงกอสราง หมายถึง รายจายเพื่อใหไดมาซ่ึงท่ีดินและหรือส่ิงกอสราง รวมถึงส่ิงตาง ๆ ซ่ึงติดตรึงกับท่ีดินและหรือส่ิงกอสราง เชน อาคาร บานพัก สนามเด็กเลน สนามกีฬา สนามบิน สระวายน้ํา สะพาน ถนน ร้ัว บอน้ํา อางเก็บน้ํา เข่ือน เปนตน รวมถึงรายจายดังตอไปนี้

ก. คาติดต้ังระบบไฟฟา หรือระบบประปา รวมถึงอุปกรณตางๆ ซ่ึงเปนการติดต้ังคร้ังแรกในอาคารหรือสถานท่ีราชการ ท้ังท่ีเปนการดําเนินการพรอมการกอสรางอาคารหรือภายหลังการกอสรางอาคาร

ข. รายจายเพื่อประกอบ ดัดแปลง ตอเติม หรือปรับปรุงท่ีดินและหรือส่ิงกอสราง ท่ีมีวงเงินเกินกวา 50,000 บาท เชน คาจัดสวน คาถมดิน เปนตน

12

ค. รายจายเพื่อจางออกแบบ จางควบคุมงานท่ีจายใหแกเอกชน หรือนิติบุคคล ง. รายจายเพื่อจางท่ีปรึกษาเพื่อการจัดหา หรือปรับปรุง ท่ีดินและหรือส่ิงกอสราง จ. รายจายท่ีเกี่ยวเนื่องกับท่ีดินและหรือส่ิงกอสราง เชน คาเวนคืนท่ีดิน คาชดเชย

กรรมสิทธ์ิท่ีดิน คาชดเชยผลอาสิน เปนตน 3.1.1.7 งบเงินอุดหนุน : ใหใชจายเปนรายการใด ๆ ท่ีกําหนดไวในหลักการจําแนกประเภท

รายจายตามงบประมาณ หรือรายการที่ระบุในเอกสารประกอบพระราชบัญญัติงบประมาณรายจาย หรือตามท่ีสํานักงบประมาณกําหนดวาเปนรายจายในงบรายจายนี้ ซ่ึงงบเงินอุดหนุน หมายถึง รายจายท่ีกําหนดใหจายเปนคาบํารุงหรือเพื่อชวยเหลือสนับสนุนการดําเนินงานของหนวยงานอิสระตามรัฐธรรมนูญหรือหนวยงานของรัฐซ่ึงมิใชราชการสวนกลางตามพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผนดิน หนวยงานในกํากับของรัฐ องคการมหาชน รัฐวิสาหกิจ องคกรปกครองสวนทองถ่ิน สภาตําบล องคการระหวางประเทศ นิติบุคคล เอกชนหรือกิจการอันเปนสาธารณประโยชน รวมถึง เงินอุดหนุนงบพระมหากษัตริย เงินอุดหนุนการศาสนา และรายจายท่ีสํานักงบประมาณกําหนดใหใชจายในงบรายจายนี้ ประเภทของเงินอุดหนุนจําแนกไดดังนี้

1. ประเภทเงินอุดหนุนท่ัวไป * ก. เงินอุดหนุนท่ัวไป : ท่ีสวนราชการและรัฐวิสาหกิจต้ังงบประมาณรายจายไวเพื่อ

อุดหนุน ใหนิติบุคคล เอกชน กิจการอันเปนสาธารณประโยชน หรือองคกรตาง ๆ ท่ีมิใชสวนราชการ ใหอุดหนุนใหเปนไปตามวัตถุประสงคในการขอรับเงินอุดหนุน รวมท้ังใหกําหนดหลักเกณฑและวิธีการติดตามผลการใชจายเงินอุดหนุนดังกลาวดวย

ข. เงินอุดหนุนท่ัวไป : ท่ีรัฐอุดหนุนใหหนวยงานลักษณะพิเศษของรัฐ เชน องคการมหาชน มหาวิทยาลัยในกํา กับของรัฐ เปนตน ใหใชจายในลักษณะคาใชจายตาง ๆ ตามความจําเปนในการใชจาย โดยถือเปนรายไดตามกฎหมายเฉพาะของหนวยงานนั้นๆ เชน ลักษณะคาใชจายบุคลากร ลักษณะคาใชจายดําเนินงาน ลักษณะคาใชจายลงทุนรายการครุภัณฑ รายการคาท่ีดิน หรือรายการคาส่ิงกอสราง (หรือลักษณะคาใชจายเงินอุดหนุนก็ได) และใหถัวจายกันไดภายในงบเงินอุดหนุนท่ัวไปของหนวยงานนั้น

โดยปกติเงินอุดหนุนท่ัวไป หมายถึง เงินท่ีกําหนดใหจายตามวัตถุประสงคของรายการ เชน คาบํารุงสมาชิกองคการอุตุนิยมวิทยาโลก คาบํารุงสมาชิกสหภาพวิทยุกระจายเสียงแหงเอเชีย เงินอุดหนุนเพื่อแกไขปญหายาเสพติด เงินอุดหนุนเพื่อบูรณะทองถ่ิน เปนตน

2. ประเภทเงินอุดหนนุเฉพาะกิจ : ท่ีสวนราชการและรัฐวสิาหกิจขอตั้งงบประมาณรายจายเปนรายการและกําหนดรายละเอียดรายจายไวเพือ่อุดหนุนใหนติิบุคคล เอกชน กิจการอันเปนสาธารณประโยชน หรือองคกรตางๆ ท่ีมิใชสวนราชการ และท่ีรัฐอุดหนุนใหหนวยงานลักษณะพิเศษของรัฐ ใหใชจายตามรายการและตามวัตถุประสงคตามรายละเอียดท่ีกําหนด ซ่ึงเงินอุดหนุนเฉพาะกิจ หมายถึง เงินท่ีกําหนดใหจายตามวัตถุประสงคของรายการและตามรายละเอียดท่ีสํานักงบประมาณกําหนด เชน รายการคาครุภณัฑ หรือคาส่ิงกอสราง เปนตนรายจายงบเงินอุดหนนุรายการใดจะเปนรายจายประเภทเงินอุดหนุนท่ัวไป หรือเงินอุดหนุนเฉพาะกิจ ใหเปนไปตามท่ีสํานักงบประมาณกําหนด

13

(* ขอควรระมัดระวังการเบิกจายผิดงบรายจาย คือ ระเบียบฯ ไมไดกําหนดใหใชจายลักษณะรายจายอ่ืน ในงบเงินอุดหนุน)

3.1.1.8 งบรายจายอ่ืน : ใหใชจายเปนรายการใดๆ ท่ีกําหนดไวในหลักการจําแนกประเภทรายจายตามงบประมาณ หรือรายการท่ีระบุในเอกสารประกอบพระราชบัญญัติงบประมาณรายจาย หรือตามที่สํานักงบประมาณกําหนดวาเปนรายจายในงบรายจายนี้ โดยใหใชจายในลักษณะคาใชจายตางๆ ตามความจําเปน เชน ลักษณะคาใชจายบุคลากร คาใชจายดําเนินงาน คาใชจายลงทุนรายการครุภัณฑ รายการคาท่ีดิน หรือรายการคาส่ิงกอสราง และใหถัวจายกันไดภายในรายการเดียวกัน (**ขอควรระมัดระวังการเบิกจายผิดงบรายจายคือ ระเบียบฯ ไมไดกําหนดใหใชลักษณะเงินอุดหนุน ในงบรายจายอ่ืน)

สําหรับการจัดหาพัสดุ สวนราชการและรัฐวิสาหกิจผูใชงบประมาณ อาจดําเนินการตามวิธีการที่กําหนดไวในระเบียบวาดวยการพัสดุไปพลางกอนได ในระหวางท่ีรอการอนุมัติเงินประจํางวด ซ่ึงในระหวางท่ีสวนราชการและรัฐวิสาหกิจยังไมไดรับอนุมัติเงินประจํางวด ถึงแมวาหนวยงานผูใชงบประมาณจะไดดําเนินการคัดเลือกผูขาย หรือผูรับจางแลวก็ตาม แตก็ยังไมสามารถท่ีจะตกลงทําสัญญาซ้ือขายหรือสัญญาจางได เนื่องจากการทําสัญญาดังกลาวเปนการกอหนี้ผูกพันกอนไดรับเงินประจํางวด ซ่ึงเปนการตองหามตามนัยมาตรา 23 แหงพระราชบัญญัติวิธีการงบประมาณ พ.ศ.2502 ซ่ึงแกไขเพ่ิมเติม โดยพระราชบัญญัติวิธีการงบประมาณ (ฉบับที่ 5) พ.ศ.2534 เวนแต เปนกรณีท่ีคณะรัฐมนตรีอนุมัติใหกอหนี้ผูกพันตามพระราชบัญญัติวิธีการงบประมาณกอนไดรับอนุมัติเงินประจํางวด

กรณีท่ีสวนราชการและรัฐวิสาหกิจผูใชงบประมาณ ไดดําเนินการกอหนี้และเม่ือถึงกําหนดเวลาท่ีจะตองจายเงินใหแกผูขายหรือผู รับจาง หนวยงานผูใชงบประมาณจะตองดําเนินการขอเบิกเงินกับกรมบัญชีกลาง หรือสํานักงานคลังจังหวัดแลวแตกรณี เพื่อนําเงินไปจายใหแกผูขายหรือผูรับจางภายในกําหนดเวลา 5 วันทําการ นับจากวันท่ีไดตรวจรับทรัพยสินหรือตรวจรับงานถูกตองแลว หรือนับจาก วันท่ีไดรับใบเบิกเงินเพื่อใชในราชการจากหนวยงานยอย

3.2 รายจายงบกลาง หมายถึง รายจายท่ีต้ังไวเพื่อจัดสรรใหสวนราชการและรัฐวิสาหกิจโดยท่ัวไปใชจาย รายจายงบกลาง ไดแก รายการดังตอไปนี้ 3.2.1 "เงินเบ้ียหวัดบําเหน็จบํานาญ" หมายความวา รายจายท่ีต้ังไวเพื่อจายเปนเงินบําเหน็จบํานาญ

ขาราชการ เงินบําเหน็จลูกจางประจํา เงินทําขวัญขาราชการและลูกจาง เงินทดแทนขาราชการวิสามัญ เงินคาทดแทนสําหรับผูไดรับอันตรายในการรักษาความม่ันคงของประเทศเงินชวยพิเศษขาราชการบํานาญเสียชีวิต เงินสงเคราะหผูประสบภัยเนื่องจากการชวยเหลือราชการ การปฏิบัติงานของชาติหรือการปฏิบัติตามหนาท่ีมนุษยธรรม และเงินชวยคาครองชีพผูรับเบ้ียหวัดบํานาญ

3.2.2 "เงินชวยเหลือขาราชการ ลูกจาง และพนักงานของรัฐ" หมายความวา รายจายท่ีต้ังไวเพื่อจายเปนเงินสวัสดิการชวยเหลือในดานตาง ๆ ใหแกขาราชการ ลูกจาง และพนักงานของรัฐ ไดแกเงินชวยเหลือการศึกษาของบุตร เงินชวยเหลือบุตร และเงินพิเศษในกรณีตายในระหวางรับราชการ

14

3.2.3 "เงินเล่ือนข้ันเล่ือนอันดับเงินเดือนและเงินปรับวุฒิขาราชการ" หมายความวารายจายท่ีต้ังไวเพื่อจายเปนเงินเล่ือนข้ันเล่ือนอันดับเงินเดือนขาราชการประจําป เงินเล่ือนข้ันเล่ือนอันดับเงินเดือนขาราชการท่ีไดรับเล่ือนระดับและหรือแตงต้ังใหดาํรงตําแหนงระหวางป และเงินปรับวุฒิขาราชการ

3.2.4 "เงินสํารองเงินสมทบและเงินชดเชยของขาราชการ" หมายความวา รายจายท่ีต้ังไวเพื่อจายเปนเงินสํารอง เงินสมทบ และเงินชดเชยท่ีรัฐบาลนําสงเขากองทุนบําเหน็จบํานาญขาราชการ

3.2.5 “เงินสมทบของลูกจางประจํา" หมายความวา รายจายท่ีต้ังไวเพื่อจายเปนเงินสมทบท่ีรัฐบาลนําสงเขากองทุนสํารองเล้ียงชีพลูกจางประจํา

3.2.6 "คาใชจายเก่ียวกับการเสด็จพระราชดําเนินและตอนรับประมุขตางประเทศ” หมายความวา รายจายท่ีต้ังไวเพื่อเปนคาใชจายสนับสนุนพระราชภารกิจในการเสด็จพระราชดําเนินภายในประเทศและหรือตางประเทศ และคาใชจายในการตอนรับประมุขตางประเทศท่ีมาเยือนประเทศไทย

3.2.7 "เงินสํารองจายเพื่อกรณีฉุกเฉินหรือจําเปน" หมายความวา รายจายท่ีต้ังสํารองไว เพื่อจัดสรรเปนคาใชจายในกรณีฉุกเฉินหรือจําเปน

3.2.8 "คาใชจายในการดําเนินการรักษาความม่ันคงของประเทศ" หมายความวา รายจายท่ีต้ังไวเพื่อเปนคาใชจายในการดําเนินงานรักษาความม่ันคงของประเทศ

3.2.9 "เงินราชการลับในการรักษาความม่ันคงของประเทศ" หมายความวา รายจายท่ีต้ังไวเพื่อเบิกจายเปนเงินราชการลับ ในการดําเนินงานเพื่อรักษาความม่ันคงของประเทศ

3.2.10 "คาใชจายตามโครงการอันเนื่องมาจากพระราชดําริ" หมายความวา รายจายท่ีต้ังไว เพื่อเปนคา ใชจายในการดําเนินงานตามโครงการอันเนื่องมาจากพระราชดําริ

3.2.11 "คาใชจายในการรักษาพยาบาลขาราชการ ลูกจางและพนักงานของรัฐ" หมายความวา รายจายท่ีต้ังไวเปนคาใชจายในการชวยเหลือคารักษาพยาบาลขาราชการ ลูกจางประจําและพนักงานของรัฐ***

อนึ่ง นอกจากรายจายรายการตาง ๆ ดังกลาวขางตนซ่ึงเปนรายการหลักแลวพระราชบัญญัติงบประมาณรายจายประจําปยังอาจต้ังรายจายรายการอ่ืน ๆ ไวในรายจายงบกลางตามความเหมาะสมในแตละป เชน คาใชจายการปรับเงินคาตอบแทนบุคลากรภาครัฐ คาใชจายในการชําระหนี้กองทุนหมูบานและชุมชนเมือง คาใชจายเพื่อการเสริมสรางศักยภาพการแขงขันและการพัฒนาที่ยั่งยืนของประเทศ และคาใชจายการพัฒนาจังหวัดชายแดนภาคใต เปนตน

4. การเบิกจายเงิน ในการเบิกเงินสวนราชการผูใชงบประมาณจะดําเนินการได ก็ตอเม่ือพระราชบัญญัติงบประมาณรายจาย

ประจําป ประกาศใชบังคับเปนกฎหมาย และสวนราชการไดรับอนุมัติเงินประจํางวดจากสํานักงบประมาณแลว หรือคณะรัฐมนตรีมีมติใหจายเงินไปพลางกอน สวนราชการจะเบิกเงินเพื่อนําไปจายใหแกบุคคลใด ๆ ไดก็ตอเม่ือสวนราชการผูใชงบประมาณมีขอผูกพันท่ีจะตองจายเงินหรือกอหนี้ผูกพันไดแตเฉพาะท่ีกฎหมาย ระเบียบ ขอบังคับเกี่ยวกับการเงินของแผนดิน มติคณะรัฐมนตรี หรือตามท่ีไดรับอนุญาตจากกระทรวงการคลัง และสวนราชการจะเบิกเงินจากคลังเพื่อนําไปจายใหแกเจาหนี้ หรือผูท่ีมีสิทธิรับเงินไดนั้น หนี้หรือขอผูกพันท่ีทางราชการจําเปนตองจาย ตองถึงกําหนดท่ีจะตองจายเงินหรือใกลจะถึงกําหนดท่ีจะตองจายเงินแลว โดยสวนราชการผูใช

15

งบประมาณจะตองสงคําขอเบิกเงินจากคลัง ซ่ึงในสวนกลางใหสงขอมูลคําขอเบิกเงินในระบบไปยังกรมบัญช ีกลาง และสําหรับหนวยงานผูเบิกสังกัดสวนกลางท่ีมีสํานักงานอยูในสวนภูมิภาคและหนวยงานผูเบิกในภูมิภาคใหสงขอมูลคําขอเบิกเงินในระบบไปยังสํานักงานคลังจังหวัด 4.1 หลักเกณฑท่ัวไปในการเบิกจายเงิน

กอนท่ีสวนราชการผูใช งบประมาณจะดําเนินการขอเบิกเงินจากคลังเพื่อนําไปใชจายในการดําเนินกิจกรรมของสวนราชการแหงน ั้น สวนราชการผูขอใชงบประมาณยอมมีหนาท่ีท่ีจะตองดําเนินการตรวจสอบเกี่ยวกับการเงินและการงบประมาณ ดังนี้

4.1.1 วงเงินงบประมาณและเงินประจํางวดท่ีไดรับอนุมัติตามแผนงานของแตละงานหรือโครงการ เพื่อมิใหมีการใชจายเงินเกินวงเงินท่ีไดรับอนุมัติและใหเปนไปตามแผนงาน

4.1.2 ดําเนินการจัดหาหรือกอหนี้ผูกพัน รวมถึงตรวจสอบเอกสารตามขอผูกพันท่ีจะตองจายเงิน ใหกับผูมีสิทธ์ิ ใหเปนไปตามท่ีกฎหมาย ระเบียบ ขอบังคับท่ีเกี่ยวกับการเงิน ซ่ึงไดมีการอนุญาตใหสวนราชการผูใชงบประมาณเบิกจายเงินได ถาหากรายการในหมวดรายจายใดท่ียังไมมีกฎหมาย ระเบียบ ขอบังคับ เกี่ยวกับการเงินอนุญาตใหสวนราชการผูใชงบประมาณเบิกจายเงินจากทางราชการได แตสวนราชการผูใชงบประมาณมีความจํ า เปนท่ีจะตองเบิกจ าย เ งินรายการดังกล าว เ พ่ือนํ าไปใชจ ายก็จะตองได รับอนุญาตจากกระทรวงการคลังกอน

4.1.3 รายจายตามงบประมาณรายจายรายการใด จะเบิกจายในประเภทงบรายจายใด ใหเปนไปตามหลักการจําแนกประเภทรายจายตามงบประมาณท่ีสํานักงบประมาณกําหนด

4.1.4 การขอเบิกเงินทุกกรณีใหระบุวัตถุประสงคท่ีจะนําเงินนั้นไปจาย และหามมิใหขอเบิกเงินจนกวาจะถึงกําหนด หรือใกลจะถึงกําหนดจายเงิน ซ่ึงเงินท่ีขอเบิกจากคลังเพื่อการใด ใหนําไปจายไดเฉพาะเพื่อการนั้นเทานั้น จะนําไปจายเพื่อการอ่ืนไมได

4.1.5 คาใชจายท่ีเกิดข้ึนในปงบประมาณใด ใหเบิกเงินจากงบประมาณรายจายของปนั้นไปจาย ในกรณีมีเหตุจําเปนการเบิกเงินงบประมาณรายจายสําหรับปงบประมาณใด ใหสวนราชการวางคําขอเบิกเงินจากคลัง ไดจนถึงวันทําการสุดทายของปงบประมาณนั้น

การขอเบิกเงินในกรณีท่ีมีการกันเงินไวเบิกเหล่ือมป ใหสงคําขอเบิกไดจนถึงวันทําการสุดทายของระยะเวลาการเบิกเงินท่ีกันไวเบิกเหล่ือมป

คําวา “ปงบประมาณ” หมายความวา ระยะเวลาต้ังแตวันท่ี 1 ตุลาคม ของปหนึ่งถึงวันท่ี 30 กันยายนของปถัดไป และใหใชปพ.ศ. ท่ีถัดไปนั้น เปนช่ือสําหรับงบประมาณนั้น

4.1.6 คาใชจายท่ีเกิดข้ึนอันเนื่องจากทางราชการเปนเหตุท่ีไมสามารถเบิกจายไดทันในปงบประมาณท่ีเกิดคาใชจาย ใหนํามาเบิกจากเงินงบประมาณรายจายของปถัดไปไดอีกหนึ่งปแตคาใชจายนั้น จะตองไมเปนการกอหนี้ผูกพันเกินงบประมาณรายจายท่ีไดรับอนุมัติ โดยปฏิบัติตามวิธีการท่ีกระทรวงการคลังกําหนด หรือกลาวอีกนัยหนึ่งคือ การเบิกจายเงินท่ีเปนคาใชจายคางเบิกขามป

คาใชจายคางเบิกขามป หมายถึง คาใชจายท่ีไมสามารถเบิกจายไดทันในปงบประมาณท่ีเกิดคาใชจาย หรือภายในปงบประมาณท่ีไดกอหนี้หรือภายในระยะเวลาที่ไดรับการขยายเวลาเบิกจายเงินรางวัล

16

4.1.7 สําหรับรายการคาใชจายท่ีกระทรวงการคลังกําหนดซ่ึงมีลักษณะเปนคาใชจายประจํา หรือคาใชจายอ่ืน ๆ ใหถือวาคาใชจายนั้นเกิดข้ึนเม่ือสวนราชการไดรับแจงใหชําระหนี้ และใหนํามาเบิกจายจากงบประมาณรายจายประจําปท่ีไดรับแจงใหชําระหนี้ มีดังนี้

4.1.7.1 รายการคาใชจายท่ีเกดิข้ึนไมวาเดือนใด - คาเชาบานขาราชการ - คาบอกรับส่ิงพิมพ - คาบัญชีพลโดยสารรถไฟ - คาขนสง

4.1.7.2 รายการคาใชจายเฉพาะเดือนกันยายน - คาเบ้ียเล้ียงผูตองหา - คาน้ํามันเช้ือเพลิง - คาเคร่ืองบริโภค อันประกอบดวย คาขาว คากับขาว และคาเช้ือเพลิง ของผูตองขัง - คาเคร่ืองบริโภค อันประกอบดวย คาขาว คากับขาว และคาเช้ือเพลิงของคนไข

นักเรียนพยาบาล และนักเรียนผูชวยพยาบาล 4.1.7.3 รายการคาใชจายเฉพาะเดือนสิงหาคม - กันยายน

- คากําจัดขยะมูลฝอย - คาน้ําประปา - คาไฟฟา - คาโทรศัพท - คาเชาพูดโทรศัพททางไกล - คาเชาคูสายโทรศัพท - คาติดต้ังโทรศัพท - คาฝากสงไปรษณยีภณัฑและพัสดุไปรษณยีท่ีชําระคาฝากสงเปนรายเดอืน - คาเชาวิทยุโทรศัพทเคล่ือนท่ี - คาใชจายเกี่ยวกับการใชเคร่ืองโทรสารท่ีข้ึนทะเบียนเปนครุภัณฑของทางราชการ - คาใชจายในการเชาใชบริการวิทยุติดตามตัว เพื่อใชในการปฏิบัติราชการสําคัญกรณีเรงดวน - คาเชาบริการสัญญาณเคเบิลทีว ี

4.1.8 การเบิกเงินทดรองราชการ การเบิกเงินและวิธีการเก็บรักษาเงินทดรองราชการใหเปนไปตามระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง

การเงินรักษาเงินและการนําเงินสงคลังโดยอนุโลม

17

ในกรณี ท่ีสวนราชการผู ใช งบประมาณมีเงินทดรองราชการตามท่ีได รับอนุ มั ติจากกระทรวงการคลัง ก็สามารถดําเนินการใชเงินทดรองราชการเพ่ือทดรองจายตามงบประมาณรายจายตามระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยเงินทดรองราชการฯ ในกรณีดังตอไปนี้*********

4.1.8.1 งบบุคลากร เฉพาะคาจางซ่ึงไมมีกําหนดจายเปนงวดแนนอนเปนประจําแตจําเปนตองจายใหลูกจางแตละวัน หรือแตละคราวเม่ือเสร็จงานท่ีจาง

4.1.8.2 งบดําเนินงาน ยกเวนคาไฟฟาและคาน้ําประปา 4.1.8.3 งบกลาง เฉพาะท่ีจายเปนเงินสวัสดิการเกี่ยวกับการศึกษาของบุตรและเงินสวัสดิการ

เกี่ยวกับการรักษาพยาบาล 4.1.8.4 งบอ่ืนท่ีจายในลักษณะเชนเดียวกับ 1) หรือ 2) เงินทดรองราชการจะนําไปจายเปนคาใชจายนอกเหนือจากท่ีกําหนดไวมิได กรณีมีความจําเปนเรงดวนในระยะตนปงบประมาณ แตสํานักงบประมาณยังไมไดอนุมัติเงิน

ประจํางวด ใหสวนราชการเจาของงบประมาณและหนวยงานในสังกัดจายเงินทดรองราชการไปกอนไดรับอนุมัติเงินประจํางวดได

เม่ือไดมีการจายเงินทดรองราชการไปแลว สวนราชการมีหนาท่ีตองเบิกเงินงบประมาณรายจายชดใชเงินทดรองราชการดังกลาว

4.2 ประเภทของเงินท่ีเบิกจากคลัง เงินท่ีอยูในความควบคุมและความรับผิดชอบของสวนราชการนั้นมีอยู 3 ประเภทดวยกัน คือ

เงินรายไดแผนดิน เงินงบประมาณรายจายและเงินนอกงบประมาณ แตสําหรับเงินท่ีจะเบิกจากคลังไปจายใหแกเจาหนี้หรือผูท่ีมีสิทธิรับเงินจากทางราชการไดนั้น โดยปกติเงินท่ีเบิกจากคลัง ไดแก

4.2.1 เงินงบประมาณรายจาย หมายความวา เงินท่ีกฎหมายอนุญาตใหจายหรือใหกอหนี้ผูกพันไดตามวัตถุประสงค และภายในระยะเวลาท่ีกําหนดไวในกฎหมายงบประมาณรายจาย

4.2.2 เงินนอกงบประมาณ หมายความวา เงินท้ังปวงท่ีอยูในความรับผิดชอบของสวนราชการนอกจากเงินงบประมาณรายจาย เงินรายไดแผนดิน เงินเบิกเกินสงคืนและเงินเหลือจายปเกาสงคืน

4.2.3 เ งินรายไดส ง เกินจ าย คืน หมายความว า เ งิน ท่ีนํ าส งค ลัง เปนรายไดแผนดินแล ว ขอถอนคืนเงินท่ีไดนําสงไวแลวนี้ดวยเหตุผลบางประการ เชน เงินภาษีเงินไดท่ีตองจายคืนใหแกผูท่ีเสียภาษี เนื่องจากการคํานวณในการเรียกเก็บผิดพลาด หรือการนําเงินอ่ืนท่ีมิใชเงินรายไดแผนดินสงคลัง เปนตน การเบิกเงินประเภทน้ี สวนราชการตองไดรับอนุญาตจากกระทรวงการคลังกอนจึงจะเบิกจายเงินดังกลาวได ซ่ึงการหักรายรับจายขาดหรือการขอถอนคืนรายได ใหปฏิบัติตามขอบังคับกระทรวงการคลัง วาดวยการ หักรายรับจายขาดและการถอนคืนเงินรายรับ พ.ศ. 2550 (ประกาศในราชกิจจานุเบกษา เลม 124 ตอนพิเศษ 205 ง ลงวันท่ี 28 ธันวาคม 2550)

18

4.3 กระบวนงานในระบบเบิกจาย ระบบเบิกจายเงิน เปนระบบท่ีรองรับการบันทึกขอมูลการขอเบิกเงิน ท้ังท่ีเปนเงินงบประมาณและเงิน

นอกงบประมาณ จําแนกเปน 4 ประเด็น ดังนี้ 4.3.1 การขอเบิกเงินจากคลังเพื่อจายเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของเจาหนี้ หรือผูมิสิทธิโดยตรง

สามารถดําเนินการไดท้ังกรณีท่ีหนวยงานไดบันทึกขอมูลผานระบบจัดซ้ือจัดจางแลว และกรณีท่ีหนวยงานมิไดบันทึกขอมูลจัดซ้ือจัดจางในระบบ

4.3.2 การขอเบิกเงินจากคลังเพื่อจายเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน กอนท่ีจะจายตอใหแกเจาหนี้หรือผูมีสิทธิ ซ่ึงใชสําหรับกรณีการเบิกเพื่อชดใชใบสําคัญ การเบิกเพื่อจายเงินเดือนและเงินท่ีมีลักษณะการจายพรอมกับเงินเดือน การเบิกเพื่อจายใหยืม การขอเบิกเงินอุดหนุน และการขอเบิกเงินทดรองราชการ

4.3.3 การขอจายเงินจากบัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน เพื่อบันทึกขอมูลการจายเงินจากบัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงานใหแกผูมีสิทธิรับเงิน

4.3.4 การขอเบิกเงินงบประมาณแทนกนั เพื่อบันทึกขอมูลกรณีเจาของงบประมาณมอบใหหนวยงานอ่ืนปฏิบัติงานแทน.

ผังกระบวนงานในระบบการเบิกจายเงิน

กระบวนงานในระบบการเบิกจายเงิน

การขอเบิกเงินเพื่อจายเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของเจาหนี้หรือผูมีสิทธิโดยตรง

การขอเบิกเงินเพื่อจายเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของ

หนวยงาน

การขอจายเงินจากบัญชีเงินฝากธนาคารของ

หนวยงาน

การขอเบิกเงินงบประมาณแทนกัน ผูเบิกแทน

แบบเอกสารท่ีใช - แบบ ขบ.01 ใชเบิกเงินงบประมาณและเงินนอกงบประมาณ ที่อาง PO

- แบบ ขบ.02 ใชเบิกเงินงบประมาณ ที่ไมอาง PO

- แบบ ขบ. 03 ใชเบิกเงินนอกงบประมาณท่ีไมอาง PO

แบบเอกสารท่ีใช - แบบ ขบ.02 ใชเบิกเงินงบประมาณท่ีไมอาง PO

- แบบ ขบ. 03 ใชเบิกเงินนอกงบประมาณท่ีไมอาง PO

- แบบ ขบ.05 ใชถอนคืนเงินรายไดแผนดิน

- แบบ ขบ. 06 ใชถอนคืนเงินนอกงบประมาณ

แบบเอกสารท่ีใช - แบบ ขจ. 05 ใชบันทึกการจายเงินที่ขอเบิกเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน

แบบเอกสารท่ีใช - แบบ บช 01 ประเภทเอกสารRE ใชบันทึกเมื่อรับเงิน จากเจาของงปม.

- แบบ บช 01 ประเภทเอกสาร PP เม่ือจายเงิน

19 ขั้นตอนการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเงินงบประมาณกรณีตองดําเนินการตามระเบียบพัสดุฯ

ลําดับที่ ผังกระบวนงาน รายละเอียดงาน ผูรับผิดชอบ บันทึก เอกสารอางอิง

1.

เมื่อไดรับอนุมัติและรับจัดสรรเงินงบประมาณจากสวนราชการตนสังกัด

เจาหนาที่การเงิน ทะเบียนคุมเงินประจํางวด

2.

ดําเนินการจัดซื้อจัดจางตามระเบียบพัสดุ

เจาหนาที่พัสดุ

3.

รับเอกสารการขอเบิกเงินซึ่งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/งานจางไดตรวจรับ เรียบรอยแลวจากเจาหนาที่พัสดุ

เจาหนาที่การเงิน ทะเบียนคุมหลักฐานการขอเบิก (โดย จ.การเงิน

4.

เสนอผูมีอํานาจตามระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง เพื่ออนุมัติการจายเงิน (ภายใน 1 วัน)

ผูมีอํานาจลงนามตามระเบียบการเบิกจายฯ

ทะเบียนคุมหลักฐานการขอเบิก (โดย จ.การเงิน)

**เขียนผังใหสอดคลองกับคําอธิบาย****

5.

จัดทําเอกสารการตั้งเบิก (ขบ.) (ภายใน 5 วันทําการนับจากวันที่ตรวจรับทรัพยสินหรือตรวจรับงานถูกตอง)

เจาหนาที่การเงิน ทะเบียนคุมเงินเบิกจากคลัง

6.

สํานักงานคลังจังหวัด จะทําการปลดบล็อก และกรมบัญชีกลาง ทําหนาที่ในการ Run Payment และจายเงินเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของบุคลภายนอกหรือบัญชีเงินฝากธนาคารของสวนราชการ แลวแตกรณี (ภายใน 3 วันทําการ)

สนง.คลังจังหวัด / กรมบัญชีกลาง

เมื่อไดรับเงินเจาหนาที่การเงินบันทึกทะเบียนคุมเงิน ที่เบิกจากคลัง

7.

8.

เสนอผูมีอํานาจจายเงินจากบัญชีเงินฝากธนาคารของสวนราชการเพื่อจายใหกับ ผูมีสิทธิ โดยจายเปนเช็คหรือเงินสด (ภายใน 15 วันทําการ)

เจาหนาที่การเงิน ทะเบียนคุมการจายเช็ค /ทะเบียนคุมเงินเบิกจากคลัง

บันทึกทะเบียนคุมเงินประจํางวด

บันทึกทะเบียนคุมหลักฐานการขอเบิก

อนุมัติ

อนุมัติและจัดสรรเงินงบประมาณ

ขอเบิกเงิน

รับใบแจงหนี้/เอกสารขอเบิกเงิน

กอหนี้ผูกพัน

เขียนเช็คสั่งจายเงินจากบัญชีเงินฝากเพื่อจายใหกับผูมีสิทธิ์

จายตรงผูขาย จายผาน สวนราชการ

กรมบัญชีกลางจายเงิน

เขาบัญชีเงินฝากธนาคาร

(งบประมาณ

เขาบัญชีเงินฝากธนาคารของเจาหนาหรือผูมีสิทธิ

ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

20

4.4 วิธีการปฏิบัติงานในการเบิกจายเงิน วิธีปฏิบัติในการเบิกจายเงินแยกออกเปน 2 กรณี คือ การเบิกจายเงินกรณีตองดําเนินการตามระเบียบ

พัสดุ และการเบิกจายเงินกรณีไมตองดําเนินการตามระเบียบพัสดุ 4.4.1 การปฏิบัติงานเกี่ยวกับการเบิกจายเงินกรณีตองดําเนินการตามระเบียบพัสดุฯ

4.4.1.1. คําจํากัดความ “ระบบ” หมายความวา ระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐดวยระบบอิเล็กทรอนิกส

(Government Fiscal Management Information System : GFMIS) ซ่ึงปฏิบัติโดยผานเคร่ืองคอมพิวเตอรโดยตรง หรือผานชองทางอ่ืนท่ีกระทรวงการคลังกําหนดกอนนําขอมูลเขาเคร่ืองคอมพิวเตอร

“คลัง” หมายความวา บัญชีเงินฝากของกระทรวงการคลังท่ีธนาคารแหงประเทศไทย “การซื้อ” หมายความวา การซ้ือพัสดุทุกชนิดท้ังท่ีมีการติดต้ัง ทดลอง และบริการท่ี

เกี่ยวเนื่องอ่ืน ๆ แตไมรวมถึงการจัดหาพัสดุในลักษณะการจาง “การจาง” ใหหมายความรวมถึง การจางทําของและการรับขนตามประมวล

กฎหมายแพงและพาณิชย และการจางเหมาบริการ แตไมรวมถึงการจางลูกจางของสวนราชการตามระเบียบของกระทรวงการคลัง การรับขนในการเดินทางไปราชการตามกฎหมายวาดวยคาใชจายในการเดินทางไปราชการ การจางท่ีปรึกษา การจางออกแบบและควบคุมงาน และการจางแรงงานตามประมวลกฎหมายแพงและพาณิชย

4.4.1.2 ระเบียบ ข้ันตอน การปฏิบัติงาน ตามระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนําเงินสงคลัง พ.ศ.2551

ไดกําหนดเง่ือนไขของการเบิกเงินจากคลังของหนวยงานตาง ๆ ไว เพื่อเปนการควบคุมและเพื่อประสิทธิภาพ ในการปฏิบัติงาน โดยหลัก ๆ คือ

1. การขอเบิกเงินทุกกรณีใหระบุวัตถุประสงคท่ีจะนําเงินนั้นไปจายและหามมิใหขอเบิกเงินจนกวาจะถึงกําหนด หรือใกลจะถึงกําหนดจายเงิน เงินท่ีขอเบิกจากคลังเพื่อการใด ใหนําไปจายไดเฉพาะเพื่อการนั้นเทานั้น จะนําไปจายเพื่อการอ่ืนไมได

2. หนวยงานผูเบิกจะจายเงินหรือกอหนี้ผูกพันไดแตเฉพาะที่กฎหมาย ระเบียบขอบังคับ คําส่ัง หรือมติคณะรัฐมนตรีอนุญาตใหจายได หรือตามท่ีไดรับอนุญาตจากกระทรวงการคลัง

3. การขอเบิกเงินทุกกรณี สวนราชการมีหนาท่ีตามกฎหมายท่ีจะตองหักภาษีใด ๆไว ณ ท่ีจาย ใหบันทึกภาษีเปนรายไดแผนดินไวในคําขอเบิกเงินนั้นดวย เวนแตไดมีการหักภาษีไวแลว

การขอเบิกเงินของสวนราชการสําหรับการซ้ือทรัพยสิน จางทําของ หรือเชาทรัพยสินตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุใหปฏิบัติ ดังนี้

ก. ในกรณีท่ีมีใบส่ังซ้ือ ใบส่ังจาง สัญญาหรือขอตกลง ซ่ึงมีวงเงินต้ังแตหาพันบาทข้ึนไปหรือตามท่ีกระทรวงการคลังกําหนด สวนราชการจะตองจัดทําหรือลงใบส่ังซ้ือ หรือใบส่ังจางเพ่ือทําการจองงบประมาณในระบบ โดยกรมบัญชีกลางจายเงินเขาบัญชีใหกับเจาหนี้หรือผูมีสิทธิรับเงินของ สวนราชการโดยตรง

21

ข. นอกจากกรณีตาม (1) สวนราชการไมตองจัดทําหรือลงใบส่ังซ้ือหรือใบส่ังจาง ในระบบ โดยกรมบัญชีกลางจะจายเงินเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของสวนราชการเพ่ือใหสวนราชการจายเงิน ใหเจาหนี้หรือผูมีสิทธิรับเงินตอไป หรือหากสวนราชการตองการใหจายเงินเขาบัญชีใหกับเจาหนี้หรือ ผูมีสิทธิรับเงินของสวนราชการโดยตรงก็ไดโดยระบุเลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคารของเจาหนี้ในใบขอเบิก

การซ้ือทรัพยสิน จางทําของ หรือเชาทรัพยสิน ใหสวนราชการดําเนินการขอเบิกเงินจากคลังโดยเร็ว อยางชาไมเกินหาวันทําการนับจากวันท่ีไดตรวจรับทรัพยสินหรือตรวจรับงานถูกตองแลว หรือนับจากวันท่ีไดรับแจงจากหนวยงานยอย

4.4.1.3 ข้ันตอนการปฏิบัติงาน 1. รับและตรวจสอบใบแจงหนี้ และ/หรือใบตรวจรับงาน

เพื่อเปนการควบคุมเอกสารการขอเบิกเงินของสวนราชการตาง ๆ หนวยงานควรกําหนดใหจัดทําทะเบียนท่ีใชในการควบคุมหลักฐานการขอเบิก เพื่อใชสําหรับบันทึกรายการรับเอกสารขอเบิกท่ีตองดําเนินการจายเงินใหแกเจาหนี้หรือผูมีสิทธิ เพื่อประโยชนในการควบคุมเอกสารมิใหสูญหาย และเรงดําเนินการเบิกจายเงินตามลําดับกอนหลัง

2. จัดทําเอกสารการต้ังเบิกเงิน ในการจัดทําเอกสารการต้ังเบิกเพื่อขอเบิกเงิน หนวยงานควรกําหนดใหจัดทํา

ทะเบียนคุมการเบิกเงินจากคลัง เพื่อบันทึกรายการเบิก-จายเงิน ท้ังเงินงบประมาณและเงินนอกงบประมาณท่ีฝากคลัง เพื่อประโยชนในการควบคุมการใชจายเงินตามท่ีระเบียบกําหนด รวมถึงประโยชนในการตรวจสอบยืนยันยอดการเบิกจายเงินงบประมาณในรายงานสถานะการใชจายเงินงบประมาณ (ทะเบียนคุมเงินประจํางวด) และการถอนเงินฝากคลังในรายงานเคล่ือนไหวเงินฝากคลัง พรอมท้ังเสนอผูมีอํานาจอนุมัติขอเบิกลงนามในแบบขอเบิกเงิน (แบบ ขบ)

3. เสนอขออนุมัติการจายเงินตอผูมีอํานาจจายเงินกรณีจายตรงใหเจาหน้ีหรือผูมีสิทธิรับเงิน ตามนัยขอ 10 แหงระเบียบการเบิกจายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนําเงินสงคลัง พ.ศ.2551

4. เสนอขออนุมัติการจายเงินตอผูมีอํานาจจายเงินกรณีจายผานหนวยงานตามนัยขอ 32 และขอ 51 แหงระเบียบการเบิกจายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนําเงินสงคลัง พ.ศ.2551 เพื่อพิจารณาอนุมัติการจายเงินพรอมท้ังลงนามผูอนุมัติในแบบขอจายเงิน (แบบ ขจ. 05)

5. เขียนเช็คสั่งจายใหกับผูมีสิทธิ์ท่ีไดรับอนุมัติตามขอ 4 หรือจะเขียนเช็คสั่งจายเจาหนาท่ีการเงินเพ่ือรับเงินสดมาจายใหกับผูมีสิทธิ์ก็ได

ระบบของการเบิกจายเงิน เปนระบบท่ีรองรับการขอเบิกเงินท้ังท่ีเปนเงินงบประมาณ และ เงินนอกงบประมาณ ดังนั้นการจัดทําเอกสารการต้ังเบิก หนวยงานจะตองพิจารณาวาคาใชจายท่ีขอเบิกประเภทใด จํานวนเทาใดเปนเงินงบประมาณและ/หรือคาใชจายประเภทใดท่ีเปนเงินนอกงบประมาณ ซ่ึงการขอเบิกเงินสามารถจาํแนก ออกเปน 2 ประเด็นหลัก คือ

22

ก. การขอเบิกเงินจากคลังเพื่อจายเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของเจาหนี้หรือผูมีสิทธิซ่ึงเปนบุคคลภายนอกโดยตรง ซ่ึงสามารถดําเนินการไดท้ังกรณีท่ีหนวยงานมิไดบันทึกขอมูลผานระบบการจัดซ้ือจัดจางในระบบ และกรณีท่ีหนวยงานไดบันทึกขอมูลจัดซ้ือจัดจางในระบบแลว ดังนี้

(1) การต้ังเบิกเพื่อจายบุคคลภายนอก-กรณีท่ีหนวยงานมิไดบันทึกขอมูลผานระบบการจัดซ้ือจัดจางในระบบ (ไมอางอิงใบส่ังซ้ือ/สัญญา) โดยจายตรงผูขาย

วัตถุประสงค สําหรับบันทึกรายการตั้งเจาหนี้บุคคลภายนอกโดยไมอางอิงใบส่ังซ้ือ ในระบบ GFMIS

เชน การตั้งเบิกเพื่อจายตามใบแจงหนี้ โดยใบแจงหนี้นั้น ยังไมไดมีการจายเงินไปกอน เชน การส่ังซ้ือส่ังจางท่ีไมไดทําใบส่ังซ้ือส่ังจาง หรือการจายคาสาธารณูปโภค

การจายเงิน แบงตามงบประมาณท่ีขอเบิก ดังนี้ 1) เงินงบประมาณ : กรมบัญชีกลางจะทําการจายเงินใหกับผูขาย/คูสัญญาของสวนราชการ

โดยการโอนเงินเขาบัญชีเงินฝากของผูขาย/คูสัญญา (วิธีชําระเงิน : จายตรงผูขายเงินงบประมาณ : ขบ02 ) 2) เงินนอกงบประมาณที่ฝากกระทรวงการคลัง : กรมบัญชีกลางจะทําการจายเงิน

ใหกับผูขาย/คูสัญญาของสวนราชการโดยการโอนเงินเขาบัญชีเงินฝากของผูขาย/คูสัญญา (วิธีชําระเงิน : จายตรงผูขาย เงินนอกงบประมาณ : ขบ03 )

ภาษีหัก ณ ท่ีจาย สวนราชการยังตองจัดทําหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ท่ีจายใหกับผูขาย การบันทึกบัญชีภาษีหัก ณ ท่ีจายรอนําสง ระบบจะทําการบันทึกใหอัตโนมัติ

เม่ือกรมบัญชีกลางทําการจายเงินใหกับผูขาย แบบฟอรมท่ีใชในการบันทึกรายการตั้งเบิก : กรณีการตั้งเบิกเงินงบประมาณ ใชแบบฟอรม ขบ.02 ใบขอเบิกเงินงบประมาณท่ี

ไมอางใบส่ังซ้ือ กรณีการต้ังเบิกเงินนอกงบประมาณท่ีฝากคลัง (TR 1) ใชแบบฟอรม ขบ.03

ใบขอเบิกเงินนอกงบประมาณท่ีไมอางใบส่ังซ้ือ หมายเหตุ: ระบบจะทําการบันทึกข้ันตอนตอไปนี้ใหอัตโนมัติ บันทึกปรับปรุงเงินฝากคลัง (เฉพาะกรณีเบิกเงินนอกงบประมาณ)

(2) การต้ังเบิกเพื่อจายบุคคลภายนอก-กรณีท่ีหนวยงานไดบันทึกขอมูลผานระบบการจัดซ้ือ จัดจางในระบบ (อางอิงใบส่ังซ้ือ/สัญญา) โดยจายตรงผูขาย

สําหรับการซ้ือ / จาง / เชา ท่ีมีใบส่ังซ้ือส่ังจางหรือมสัญญาและมีวงเงินต้ังแตหาพันบาทข้ึนไป หนวยงานตองดําเนินตามข้ันตอนใหถูกตองตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุฯ ใหเรียบรอยกอน และดําเนินการเขาระบบงานจัดซ้ือจัดจาง (PO) สรางใบส่ังซ้ือ / จาง / เชา เพื่อทําการจองงบประมาณ

23

และบันทึกขอมูลรายละเอียดของเจาหนี้ไวในระบบ และเม่ือทําการตรวจรับของหรืองานเรียบรอยแลว หนวยงานจะตองทําการขอเบิกเงินจากคลังภายใน 5 วันทําการเพ่ือจายใหกับผูขายหรือผูรับจางโดยตรงตอไป

วัตถุประสงค สําหรับบันทึกรายการต้ังเจาหนี้บุคคลภายนอกโดยอางอิงใบส่ังซ้ือ ในระบบ GFMIS

สามารถต้ังเบิกไดทุกกรณีของใบส่ังซ้ือท่ีบันทึกผานระบบ โดยระบบจะอางอิงขอมูลตามใบส่ังซ้ือท่ีไดบันทึกไปแลว การจายเงิน แบงตามงบประมาณท่ีขอเบิก ดังนี้ 1) เงินงบประมาณ : กรมบัญชีกลางจะทําการจายเงินใหกับผูขาย/คูสัญญาของสวนราชการ

โดยการโอนเงินเขาบัญชีเงินฝากของผูขาย/คูสัญญา (วิธีชําระเงิน : จายตรงผูขายเงินงบประมาณ : ขบ 01 ) 2) เงินนอกงบประมาณท่ีฝากกระทรวงการคลัง : กรมบัญชีกลางจะทําการจายเงินใหกับ

ผูขาย/คูสัญญาของสวนราชการโดยการโอนเงินเขาบัญชีเงินฝากของผูขาย/คูสัญญา (วิธีชําระเงิน : จายตรงผูขาย เงินนอกงบประมาณ : ขบ01 )

เง่ือนไขในการบันทึกรายการตั้งเบิก หนวยงานจะตองแจงใหคูสัญญาทราบกอนวา คูสัญญาจะตองรับภาระคาธรรมเนียมธนาคาร

ในการรับเงิน และจัดสงใบเสร็จรับเงินของคูสัญญาหรือผูรับโอนสิทธิเรียกรองท่ีมีเง่ือนไขใหหนวยงานลวงหนา และหากมีกรณีโอนสิทธิเรียกรองในการรับเงินเกิดข้ึน หนวยงานจะตองรีบแจงใหหนวยงานตนสังกัดทราบเพื่อดําเนินการเบิกจายใหกับผูมีสิทธ์ิตอไป

ภาษีหัก ณ ท่ีจาย สวนราชการจะตองจัดทําหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ท่ีจายใหกับผูขาย การบันทึกบัญชีภาษีหัก ณ ท่ีจายรอนําสง ระบบจะทําการบันทึกใหอัตโนมัติ

เม่ือกรมบัญชีกลางทําการจายเงินใหกับผูขาย แบบฟอรมท่ีใชในการบันทึกรายการ : ขบ.01 ใบขอเบิกเงินท่ีตองอางใบส่ังซ้ือ การบันทึกรายการตั้งเบิกตามกรณีท่ี 1 และ 2 คือ การต้ังเบิกเงินงบประมาณและ

เงินนอกงบประมาณท่ีฝากคลังนั้น จะใชแบบฟอรม ขบ.01 โดยมีการอางอิงเลขท่ีใบส่ังซ้ือท่ีไดจากระบบ GFMIS ข. การขอเบิกเงินจากคลังเพื่อจายเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน กอนท่ีหนวยงานจะ

นําไปจายตอใหแกเจาหนี้หรือผูมีสิทธิ ซ่ึงใชสําหรับกรณีการเบิกเพื่อชดใชใบสําคัญ สําหรับการการซ้ือ / จาง / เชา ท่ีไมมีใบส่ังซ้ือส่ังจางหรือสัญญา หรือมีใบส่ังซ้ือส่ังจาง

หรือมีสัญญาแตมีวงเงินไมถึงหาพันบาท หนวยงานตองดําเนินตามข้ันตอนใหถูกตองตามระเบียบ สํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุฯ ใหเรียบรอยกอน และเม่ือทําการตรวจรับของหรืองานเรียบรอยแลว หนวยงานจะตองทําการขอเบิกเงินจากคลังภายใน 5 วันทําการ ท้ังนี้ในการขอเบิกเงินตองระบุใหกรมบัญชีกลางจายเงินเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของสวนราชการ เพื่อใหสวนราชการนําไปจายตอใหกับ ผูรับจางหรือผูมีสิทธิตอไป

24

เม่ือหนวยงานสงคําขอเบิกเงินผานระบบอิเล็กทรอนิกสแลว สํานักงานคลังจังหวัด และกรมบัญชีกลางจะดําเนินการดังนี้

(1) สํานักงานคลังจังหวัด จะดําเนินการอนุมัติ (ปลดบล็อก) คําขอเบิกเงินของหนวยงานท่ีสงผานระบบอิเล็กทรอนิกส ซ่ึงหนวยงานไดตรวจสอบถูกตองแลว

(2) กรมบัญชีกลาง ทําหนาท่ีในการส่ังจายเงิน (Run Payment) ตามคําขอเบิกเงินของหนวยงาน เพื่อเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของเจาหนี้หรือผูมีสิทธิโดยตรง หรือเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน(ภายใน 3 วันทําการ) เพื่อใหหนวยงานจายเงินใหกับเจาหนี้หรือผูมีสิทธิตอไป แลวแตกรณี

- การจายเงินโดยกรมบัญชีกลาง เพื่อเขาบัญชีใหกับเจาหนี้หรือผูมีสิทธิรับเงินโดยตรงใหใชรายงานแสดงการจายเงินเขาบัญชีเจาหนี้หรือผูมีสิทธิในระบบตามท่ีกระทรวงการคลังกําหนด เปนหลักฐานการจาย

- ถอนเงินจากบัญชีเงินฝากเพื่อจายใหกับผูมีสิทธ์ิ (กรณีกรมบัญชีกลางส่ังจายเงินเขาบัญชีเงินฝากของหนวยงาน)

เม่ือหนวยงานไดรับเงินตามคําขอเบิก และนําไปจายตอใหกับเจาหนี้หรือผูมีสิทธ์ิ หนวยงานจะตองปฏิบัติตามระเบียบการเบิกจายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนําเงินสงคลัง พ.ศ.2551 ดังนี้

‐ การจายเงินใหจายเปนเช็ค ยกเวนกรณีท่ีจายจากเงินทดรองราชการ ซ่ึงเก็บรักษาไวเปนเงินสด หรือการจายเงินใหแกขาราชการ ลูกจาง พนักงานราชการ ผูรับบํานาญหรือเบ้ียหวัดหรือการจายเงินท่ีมีวงเงินตํ่ากวาหาพันบาท จะจายเปนเงินสดก็ได

‐ ขอปฏิบัติในการเขียนเช็คส่ังจายเงินใหปฏิบัติ ดังนี้ 1) การจายเงินใหแกเจาหนี้หรือผูมีสิทธิรับเงิน ในกรณีซ้ือทรัพยสิน จางทําของ

หรือเชาทรัพยสิน ใหออกเช็คส่ังจายในนามของเจาหนี้หรือผูมีสิทธิรับเงิน โดยขีดฆาคําวา “หรือผูถือ” ออกและขีดครอมดวย

2) การจายเงินใหแกเจาหนีห้รือผูมีสิทธิรับเงิน นอกจากกรณตีาม 1) ใหออกเช็คส่ังจายในนามของเจาหนีห้รือผูมีสิทธิรับเงิน โดยขีดฆาคําวา “หรือผูถือ” และจะขีดครอมหรือไมกไ็ด

3) ในกรณีส่ังจายเงินเพื่อขอรับเงินสดมาจาย ใหออกเช็คส่ังจายในนามเจาหนาท่ีการเงินของสวนราชการ และขีดฆาคําวา “หรือผูถือ” ออก หามออกเช็คส่ังจายเงินสด

4) หามลงลายมือช่ือส่ังจายในเช็คไวลวงหนา โดยยังมิไดมีการเขียนหรือพิมพช่ือผูรับเงิน วันท่ีท่ีออกเช็ค และจํานวนเงินท่ีส่ังจาย

5) การเขียนหรือพิมพจํานวนเงินในเช็คท่ีเปนตัวเลขและตัวอักษรใหเขียนหรือพิมพใหชิดเสน และชิดคําวา “บาท” หรือขีดเสนหนาจํานวนเงินท้ังตัวเลขและตัวอักษร โดยไมมีชองวาง ท่ีจะเขียนหรือพิมพจํานวนเงินเพิ่มเติมได และใหขีดเสนตรงหลังช่ือสกุล ช่ือบริษัท หรือหางหุนสวน จนชิดคําวา “หรือผูถือ” โดยมิใหมีการเขียนหรือพิมพช่ือบุคคลอ่ืนเพิ่มเติมได

25

‐ เงินท่ีเบิกจากคลัง ถาไมไดจายหรือจายไมหมด ใหสวนราชการผูเบิกนําสงคืนคลังภายในสิบหาวันทําการ นับจากวันรับเงินจากคลัง

หลังจากท่ีไดจายเงินแลวจะตองบันทึกรายการจายชําระเงินในระบบ GFMIS ซ่ึงสามารถบันทึกรายการจายชําระเงินไดเต็มทั้งจํานวนตามท่ีไดจายเงินหรือทยอยจายเงิน โดยการบันทึกรายการจะตองสอดคลองกับขอเท็จจริง การบันทึกรายการจายชําระเงินโดยสวนราชการผานเคร่ือง GFMIS Terminal สามารถบันทึกรายการทยอยจายและจายเต็มจํานวนไดทุกกรณี ท้ังในกรณีท่ีเอกสารขอเบิกเงินมีภาษีหัก ณ ท่ีจายและคาปรับ โดยใชคําส่ังงาน ZF_53_PM สําหรับการบันทึกรายการผาน Excel Loader สามารถบันทึกรายการทยอยจายไดเฉพาะกรณีท่ีรายการขอเบิกเงินไมมีภาษีหัก ณ ท่ีจายเทานั้น แตถาเปนการบันทึกรายการจายชําระเงินเต็มท้ังจํานวนสามารถบันทึกรายการไดทุกกรณี ซ่ึงการบันทึกรายการผาน Excel Loader ไมวาจะบันทึกรายการทยอยจายหรือจายเต็มท้ังจํานวนใหใชแบบ ขจ 05

26 ขั้นตอนการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเงินงบประมาณกรณีไมตองดําเนินการตามระเบียบพัสดุฯ

ลําดับที่ ผังกระบวนงาน รายละเอียดงาน ผูรับผิดชอบ บันทึก เอกสารอางอิง

1.

เมื่อไดรับอนุมัติและรับจัดสรรเงินงบประมาณจากสวนราชการตนสังกัด

เจาหนาที่การเงิน ทะเบียนคุมเงินประจํางวด

2.

รับเอกสารการขอเบิกเงินจากผูมีสิทธ ิ

เจาหนาที่การเงิน

3.

เสนอผูมีอํานาจตามระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง เพื่ออนุมัติการขอเบิกเงิน (ภายใน 1 วัน)

ผูมีอํานาจลงนามตามระเบียบการเบิกจายฯ

ทะเบียนคุมหลักฐานการขอเบิก (โดย จ.การเงินฯ)

*****เขียนผังใหสอดคลองกับคําอธิบาย******

4.

จัดทําเอกสารการตั้งเบิก (ภายใน 5 วันทําการ)

เจาหนาที่การเงิน ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

5.

สํานักงานคลังจังหวัด ทําการปลดบล็อก และกรมบัญชีกลาง Run Payment และจายเงินเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของสวนราชการ (ภายใน 3 วันทําการ)

สนง.คลังจังหวัด / กรมบัญชีกลาง

6.

สวนราชการรับเงินเขาบัญชีเงินฝากกระแสรายวันประเภทเงินงบประมาณ

เจาหนาที่การเงิน ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

7.

สวนราชการตรวจสอบและเสนอผูมีอํานาจสั่งจายจากบัญชีเงินฝากธนาคารของสวนราชการเพื่อจายใหกับผูมีสิทธิ โดยจายเปนเช็คหรือเงินสด (ภายใน 15 วันทําการ)

เจาหนาที่การเงิน ทะเบียนคุมการจายเช็ค /ทะเบียนคุมเงินเบิกจากคลัง

บันทึกทะเบียนคุมหลักฐานการขอเบิก

อนุมัติ

อนุมัติและจัดสรรเงินงบประมาณ

ขอเบิกเงิน

รับใบแจงหนี้/เอกสารขอเบิกเงิน

เขียนเช็คสั่งจายใหกับผูมีสิทธิ์

สวนราชการรับเงิน

กรมบัญชีกลางจายเงิน ทะเบียนคุมเงิน

ที่เบิกจากคลัง

บันทึกทะเบียนคุมเงินประจํางวด

27

4.4.2 การปฏิบัติงานเกี่ยวกับการเบิกจายเงินกรณีไมตองดําเนินการตามระเบียบพัสดุฯ การปฏิบัติงานเกี่ยวกับการเงินจายเงินกรณีไมตองดําเนินการจัดซ้ือจัดจางตามระเบียบการ

พัสดุ เปนการเบิกเงินจากกรณีท่ีหนวยงานไดรับแจงเอกสารการขอเบิกจากผูมีสิทธิ อันไดแก การขอเบิกเงิน ในงบบุคลากร การขอเบิกเงินในหมวดคาตอบแทน เชน คาเบ้ียประชุม คาตอบแทนการปฏิบัติงานนอกเวลาราชการ เปนตน การขอเบิกเงินงบกลางตาง ๆ เชน คารักษาพยาบาล คาการศึกษาบุตร ฯลฯ รวมท้ังการขอเบิกเงินกรณีท่ีมีผูขอยืมเงินเพื่อปฏิบัติหนาท่ีราชการ นอกจากนี้ยังมีกรณีท่ีหนวยงานไดรับใบแจงหนี้จากบุคคลภายนอก อยางเชน คาสาธารณูปโภค (คาไฟฟา คาน้ําประปา คาโทรศัพทฯลฯ) (ดูจําแนกประเภทงบประมาณรายจาย)

4.4.3 สําหรับกรณีการยืมเงินเพื่อปฏิบัติหนาท่ีราชการ จะมีท้ังกรณีท่ียืมจากเงินงบประมาณ เงินนอกงบประมาณ และการยืมเงินทดรองราชการ ซ่ึงการยืมเงินจากแตละแหลงของเงินจะตองไดรับอนุมัติจากผูมีอํานาจตามระเบียบการเบิกจายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนําเงินสงคลัง พ.ศ.2551 โดยมีหลักเกณฑ ดังนี้

4.4.3.1 กรณียืมจากเงินงบประมาณ การเบิกเงินเพื่อจายเปนเงินยืมใหแกบุคคลใดในสังกัดยืมเพื่อปฏิบัติราชการให

กระทําไดเฉพาะงบรายจายหรือรายการดังตอไปนี้ 1. รายการคาจางช่ัวคราว สําหรับคาจางซ่ึงไมมีกําหนดจายเปนงวดแนนอนเปนประจํา

แตจําเปนตองจายใหลูกจางแตละวันหรือแตละคราวเม่ือเสร็จงานท่ีจาง 2. รายการคาตอบแทนใชสอยและวัสดุ 3. รายการคาสาธารณูปโภค เฉพาะคาบริการไปรษณียโทรเลข 4. งบกลาง เฉพาะท่ีจายเปนเงินสวัสดิการเกี่ยวกับการศึกษาของบุตร หรือเงิน

สวัสดิการเก่ียวกับเงินเพิ่มคาครองชีพช่ัวคราวสําหรับลูกจางช่ัวคราวซ่ึงไมมีกําหนดจายคาจางเปนงวดแนนอนเปนประจํา แตจําเปนตองจายแตละวันหรือแตละคราวเม่ือเสร็จงานท่ีจาง

5. งบรายจายอ่ืน ๆ ท่ีจายในลักษณะเดียวกันกับ (1) (2) หรือ (3) ***กรณียืมเพื่อเปนการจัดหาพัสดุตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ

พ.ศ. 2535 และท่ีแกไขเพิ่มเติม ตองดําเนินการตามนัยระเบียบดังกลาวกอนจึงจะสามารถจายเงินยืมใหกับผูขายหรือผูรับจางได***

4.4.3.2 กรณียืมจากเงินนอกงบประมาณ การจายเงินยืมจากเงินนอกงบประมาณ ใหสวนราชการกระทําไดเฉพาะเพื่อใชจาย

ในการดําเนินงานตามวัตถุประสงคของเงินนอกงบประมาณประเภทน้ัน หรือกรณีอ่ืน ซ่ึงจําเปนเรงดวนแกราชการ และไดรับอนุมัติจากหัวหนาสวนราชการผูใหยืมนั้น

4.4.3.3 กรณียืมจากเงินทดรองราชการ เงินทดรองราชการ หมายถึง เงินท่ีกระทรวงการคลังจาย และอนุญาตใหสวนราชการ

มีไวตามจํานวนท่ีเห็นสมควร เพื่อทดรองเปนคาใชจายตามระเบียบ หรือขอบังคับของเงินทดรองราชการ ตามระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยเงินทดรองราชการ พ.ศ.2547 กําหนดใหสวน

ราชการเจาของเงินงบประมาณและหนวยงานในสังกัดเก็บรักษาเงินทดรองราชการเปนเงินสด ณ ท่ีทําการ ไวเพื่อสํารองจายได ดังตอไปนี้

28

1. สวนราชการผูเบิกในสวนกลาง ใหเก็บรักษาไดแหงละไมเกิน 100,000 บาท 2. สวนราชการผูเบิกในสวนภมิูภาค ใหเก็บรักษาไดแหงละไมเกิน 30,000 บาท 3. หนวยงานยอย ใหเกบ็รักษาไดแหงละไมเกนิ 10,000 บาท สําหรับในกรณีท่ีสวนราชการเจาของงบประมาณใดหรือหนวยงานในสังกัดใดมีเงินทด

รองราชการจํานวนเกินกวาท่ีอนุญาตใหเก็บรักษาเปนเงินสด ณ ท่ีทําการตามท่ีกําหนด ใหสวนราชการเจาของงบประมาณนั้นหรือหนวยงานในสังกัดนั้น นําเงินทดรองราชการจํานวนท่ีเกินกวาท่ีไดรับอนุญาตฝากประเภทออมทรัพยกับธนาคารท่ีเปนรัฐวิสาหกิจ ซ่ึงดอกเบ้ียท่ีเกิดจากการนําเงินทดรองราชการฝากธนาคารตามวรรคหน่ึง ใหนําสงคลังเปนรายไดแผนดิน

เงินทดรองราชการท่ีกระทรวงการคลังอนญุาตใหสวนราชการมีไว ก็เพื่อสําหรับทดรองใชจายตามงบประมาณรายจาย ดังตอไปนี ้

ก. งบบุคลากรเฉพาะคาจางซ่ึงไมมีกําหนดจายเปนงวดแนนอนเปนประจํา แตจําเปนตองจายใหลูกจางแตละวันหรือแตละคราวเม่ือเสร็จงานท่ีจาง

ข. งบดําเนินงาน ยกเวนคาไฟฟาและคาน้ําประปา ค. งบกลางเฉพาะท่ีจายเปนเงินสวัสดิการเกี่ยวกับการศึกษาของบุตร และเงินสวัสดิการ

เกี่ยวกับการรักษาพยาบาล ง. งบอ่ืนท่ีจายในลักษณะเชนเดียวกับ 1 หรือ 2 เนื่องจากในการดําเนินงาน ของหนวยงานราชการ จะมีระเบียบขั้นตอน หรือขอบังคับ

และหลักเกณฑมากมาย ในการไดรับอนุมัติ และการเบิกจายงบประมาณมีความลาชา ในบางคร้ังอาจทําใหเกิด ความเสียหายตอราชการได ดังนั้น เพื่อความสะดวก คลองตัว และเกิดประสิทธิภาพ ในการบริหารจัดการเก่ียวกับการเบิกจายงบประมาณ ในการดําเนินงานเปนไปดวยความเรียบรอยตามแผนและวัตถุประสงคท่ีวางไว อาจมีการยืมเงินทดรองราชการไปเพื่อสํารองจายเปนคาใชจายตาง ๆ ในการปฏิบัติงาน เชน

- เพื่อสํารองจายเปนคาใชจายในการเดินทางไปราชการ เชน คาเบ้ียเล้ียง คาพาหนะ คาเชาท่ีพัก คาลงทะเบียน เปนตน

- เพื่อสํารองจายเปนคาใชจายในการจัดอบรม ประชุมเชิงปฏิบัติการ สัมมนา เชน คาเชาสถานท่ี คาอาหาร อาหารกลางวัน และคาตอบแทนวิทยากร เปนตน

- เพื่อสํารองจายเปนคาจาง ซ่ึงไมมีกําหนดเปนงวดท่ีแนนอน แตมีความจาํเปนจะตองจายในแตละวนั หรือแตละครั้งคราวเม่ือเสร็จงานท่ีจาง เชน คาจางเหมาบริการซอมแซม รายการท่ีเกดิข้ึนโดยไมไดวางแผนไว แตถาไมดําเนินการอยางเรงดวน อาจจะทําใหเกิดความเสียหายตอราชการได หรืออาจจะไมเปนตามแผนท่ีวางไวต้ังแตตน

- เพื่อสํารองจาย เปนคาใชจายตามโครงการท่ีมีความจําเปนเรงดวน ในชวงตนปงบประมาณ ท่ียังไมไดรับอนุมัติเงินประจาํงวด

- เพื่อสํารองจายคาวัสดุตาง ๆ ใชในสํานกังาน ท่ีมีความจําเปนเรงดวนในการใชงาน หรือกรณท่ีีผูขายไมสามารถใหสินเช่ือกับหนวยงานได ซ่ึงอาจจะมีจํานวนเงินท่ีไมมาก และเพือ่ความคลองตัวในการปฏิบัติงาน

- เพื่อสํารองจายเปนเงินสวัสดกิารเกี่ยวกับการศึกษาของบุตร และสวัสดิการเกี่ยวกับการรักษาพยาบาล

29

4.4.3.4 ข้ันตอนการปฏิบัติงาน 1. รับและตรวจสอบใบแจงใหชําระหนี้

ใหถือปฏิบัติเชนเดียวกับกรณีท่ีตองปฏิบัติตามระเบียบพัสดุ เพื่อเปนการควบคุมเอกสารการขอเบิกเงินของสวนราชการตาง ๆ นอกจากนี้แลวผูมีหนาท่ีรับผิดชอบจะตองดําเนินการตรวจสอบ เงินงบประมาณวา มีเพียงพอหรือไมประการใด******

2. จัดทําเอกสารการต้ังเบิกเงิน กรณีของคาสาธารณูปโภคระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและ

การนําเงินสงคลัง พ.ศ. 2551 กําหนดใหการขอเบิกเงินของสวนราชการสําหรับคาไฟฟา คาประปา คาโทรศัพท คาบริการไปรษณียโทรเลข คาบริการส่ือสารและโทรคมนาคม ใหกรมบัญชีกลางจายเงินเขาบัญชีเงินฝากธนาคารใหกับเจาหนี้หรือผูมีสิทธิรับเงินโดยตรง ยกเวนกรณีท่ีมีเงินอ่ืนสมทบใหหนวยงานขอเบิกเงินสําหรับกรณีดังกลาว โดยระบุใหกรมบัญชีกลางจายเงินเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน เพื่อนําไปจายตอแกเจาหนี้หรือผูมีสิทธิรับเงินตอไป พรอมท้ังเสนอผูมีอํานาจอนุมัติขอเบิกลงนามในแบบขอเบิกเงิน (แบบ ขบ)

ก. สําหรับกรณีเงินยืม เม่ือสวนราชการไดรับสัญญายืมเงินจากขาราชการ หรือลูกจาง เพื่อเปนคาใชจายในการเดินทางหรือปฏิบัติราชการ สวนราชการตองบันทึกรายการขอเบิกเงินในระบบ GFMIS ไมวาจะจายเงินงบประมาณรายจายหรือเงินนอกงบประมาณ ผานเคร่ือง Terminal หรือ Excel โดยระบุรหัสบัญชีแยกประเภทเปนลูกหนี้เงินยืม เม่ือครบกําหนดการชําระลูกหนี้จะตองนําใบสําคัญหรือเงินสดมาสงใชคืนเงินยืมใหบันทึกรายการลางเงินยืม ซ่ึงมีการสงใชเงินยืม 3 กรณี คือ การสงใชใบสําคัญเทากับเงินท่ีจายใหยืม การสงใชใบสําคัญตํ่ากวาเงินท่ีจายใหยืมและเงินสดคงเหลือ หรือการสงใชใบสําคัญสูงกวาเงินท่ีจายใหยืม กรณีไดรับเงินคืนกลับมา จะตองบันทึกลางรายการลูกหนี้เงินยืม แลวนําเงินท่ีไดรับคืนสงคืนคลังเปนเงินเบิกเกินสงคืน (ภายในปงบประมาณ) หรือรายไดแผนดินประเภทเงินเหลือจายปเกาสงคืน(ภายหลังส้ินปงบประมาณ) แลวแตกรณี หากลูกหนี้สงใชเปนใบสําคัญสูงกวาจํานวนเงินท่ีจายใหยืมสวนราชการจะตองนําใบสําคัญสวนท่ีเกินมาดําเนินการเบิกเงินงบประมาณหรือเงินนอกงบประมาณตามข้ันตอนปกติ

ข. สําหรับกรณียืมเงินทดรองราชการ ใหเจาหนาท่ีผูรับผิดชอบดําเนินการเขียนเช็คส่ังจายเงินออกจากบัญชีไดหรือจายจากเงินสดท่ีเก็บไวสํารองจาย ณ ท่ีทําการ โดยไมตองดําเนินการในระบบ GFMIS และเม่ือมีการสงใชเงินยืมใหดําเนินการจัดทําเอกสารขอเบิกเงินงบประมาณในระบบตามจําแนกประเภทงบประมาณรายจายตอไป

3. เสนอขออนุมัติการจายเงินตอผูมีอํานาจจายเงินกรณีจายตรงใหเจาหน้ีหรือผูมีสิทธิรับเงิน ตามนัยขอ 10 แหงระเบียบการเบิกจายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนําเงินสงคลัง พ.ศ.2551

4. เสนอขออนุมัติการจายเงินตอผูมีอํานาจจายเงินกรณีจายผานหนวยงานตามนัยขอ 32 และขอ 51 แหงระเบียบการเบิกจายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนําเงินสงคลัง พ.ศ.2551 เพื่อพิจารณาอนุมัติการจายเงินพรอมท้ังลงนามผูอนุมัติในแบบขอจายเงิน (แบบ ขจ. 05)

5. เขียนเช็คส่ังจายใหกับผูมีสิทธ์ิท่ีไดรับอนุมัติตามขอ 4 หรือจะเขียนเช็คส่ังจายเจาหนาท่ีการเงินเพื่อรับเงินสดมาจายใหกับผูมีสิทธ์ิก็ได

30

5. การรับและนําสง ขั้นตอนการรับและการนําเงินสงคลัง/ฝากคลัง

ผังกระบวนงาน รายละเอียดงาน ผูรับผิดชอบ เอกสารอางอิง

- รับเงินจากผูพึงชําระเงินใหกับทางราชการ แยกเปน3 ประเภท ดังน้ี - เงินรายไดแผนดิน - เงินงบประมาณ (เบิกเกินสงคืน/สงใชเงินยืม) - เงินนอกงบประมาณ - ออกใบเสร็จใหแกผูชําระเงินทุกครั้งที่มีการรับเงิน

เจาหนาที่การเงิน/ผูรับมอบหมาย

ระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนําเงินสงคลัง พ.ศ. 2551 หมวด 6 สวนที่ 2

บันทึกขอมูลการรับเงินในระบบ GFMIS ภายในวันที่ รับเงิน

เจาหนาที่การเงิน/ผูรับมอบหมาย

- ระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนําเงินสงคลัง พ.ศ. 2551 ขอ 76 - แบบ บช 01 / นส 01

- ณ สิ้นวัน จัดทํารายงานเงินคงเหลือประจําวันและเงินสด และเอกสารแทนตัวเงิน (ถามี) สงมอบตอคณะกรรมการเก็บรักษาเงินของสวนราชการ

เจาหนาที่การเงิน/ผูรับมอบหมาย

ระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนําเงินสงคลัง พ.ศ. 2551 ขอ 89

- ตรวจสอบตัวเงินและเอกสารแทนตัวเงินกับรายงานเงินสดคงเหลือประจําวัน

เจาหนาที่การเงิน/ผูรับมอบหมาย

ระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนําเงินสงคลัง พ.ศ. 2551 ขอ 89

- ณ วันทําการถัดไปขอเบิกเงินที่เก็บรักษาตอคณะกรรมการเก็บรักษาเงินเพ่ือนําเงินสงคลัง

เจาหนาที่การเงิน/ผูรับมอบหมาย

ระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนําเงินสงคลัง พ.ศ. 2551 ขอ 93

- นําเงินฝากเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของสํานักงานคลังจังหวัด เพ่ือนําสงคลังเปน - เงินรายได - เงินเบิกเกินสงคืน - เงินนอกงบประมาณ(เงินฝากคลัง

เจาหนาที่การเงิน/ผูรับมอบหมาย

- ระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนําเงินสงคลัง พ.ศ. 2551 ขอ 8

บันทึกบัญชีในระบบ GFMIS เจาหนาที่การเงิน/ผูรับมอบหมาย

- ใบนําฝาก Pay-in Slip และ นส 02-1

บันทึกบัญชีในระบบ GFMIS

นําเงินสงคลัง

ขอเบิกเงิน

จากคณะกรรมการ

เก็บรักษาเงิน

รับเงินและออกใบเสร็จรับเงิน

บันทึกบัญชีในระบบ GFMIS

(บัญชีเงินสด)

นําสงคณะกรรมการเก็บรักษาเงิน

เก็บรักษา

31

5.1 หลักเกณฑท่ัวไปในการรับและนําสงเงิน ประเภทของเงินท่ีพึงชําระใหกับสวนราชการ แบงออกเปน 4 ประเภท ดังนี ้

เงินรายไดแผนดิน หมายความวา เงินท้ังปวงท่ีสวนราชการจัดเก็บหรือไดรับไวเปนกรรมสิทธ์ิ ตามกฎหมาย ระเบียบ ขอบังคับ หรือจากนิติกรรมหรือนิติเหตุและกฎหมายวาดวยเงินคงคลังและกฎหมายวาดวยวิธีการงบประมาณบัญญัติไมใหสวนราชการนั้นนําไปใชจายหรือหักไวเพื่อการใด ๆ และเงินเหลือจายปเกาสงคืน

เงินเบิกเกินสงคืน หมายความวา เงินงบประมาณรายจายท่ีสวนราชการเบิกจากคลังไปแลว แตไมไดจายหรือจายไมหมด หรือจายไปแลวถูกเรียกคืน และไดนําสงคลังกอนส้ินปงบประมาณหรือ กอนส้ินระยะเวลาเบิกเงินท่ีกันไวเบิกเหล่ือมป

เงินเหลือจายปเกาสงคืน หมายความวา เงินงบประมาณรายจายท่ีสวนราชการเบิกจากคลังไปแลว แตไมไดจายหรือจายไมหมด หรือจายไปแลวแตถูกเรียกคืน และไดนําสงภายหลังส้ินปงบประมาณหรือภายหลังระยะเวลาเบิกเงินท่ีกันไวเบิกเหล่ือมป ใหนําสงคลังเปนรายไดแผนดินประเภทเงินเหลือจายปเกาสงคืน

เงินนอกงบประมาณ หมายความวา เงินท้ังปวงท่ีอยูในความรับผิดชอบของสวนราชการนอกจากเงินงบประมาณรายจาย เงินรายไดแผนดิน เงินเบิกเกินสงคืน และเงินเหลือจายปเกาสงคืน

5.2 วิธีปฏิบัติในการรับ เก็บรักษาเงิน และนําสงเงิน 5.2.1 วิธีปฏิบัติในการรับเงิน

การรับเงินใหรับเปนเงินสด กรณีรับเปนเช็ค ดราฟท หรือ ตราสารอยางอ่ืน หรือวิธีอ่ืนใด ใหปฏิบัติตามท่ีกระทรวงการคลังกําหนด

ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยการรับเงินผลประโยชนเปนเช็ค พ.ศ.2537 กําหนดเช็คท่ีจะรับชําระเงินมี 4 ประเภท คือ

1. เช็คธนาคารแหงประเทศไทย (เช็คประเภท ก) 2. เช็คท่ีมีธนาคารคํ้าประกัน (เช็คประเภท ข) 3. เช็คท่ีธนาคารเซ็นส่ังจาย (เช็คประเภท ค) 4. เช็คท่ีผูมีหนาท่ีชําระเงินเปนผูเซ็นส่ังจายและใชชําระโดยตรง (เช็คประเภท ง)

การรับเงินเปนเช็ค ประเภท ก,ข,ค 1. เปนเช็คขีดครอมและขีดฆาคําวา “หรือผูถือ” หรือ “หรือตามคําส่ัง” ออก 2. เช็คส่ังจายแก “กระทรวงการคลังผานสํานักงานคลัง................” 3. เช็คลงวันท่ีในวันท่ีชําระเงินหรือกอนวันท่ีชําระเงินไมเกิน 15 วัน หามรับเช็คลงวันท่ีลวงหนา 4. เปนเช็คไมใชเช็คโอนสลักหลัง 5. เปนเช็คท่ีสามารถเรียกเก็บเงินไดตามจํานวนท่ีระบุไวในเช็ค หากตองเสีย

คาธรรมเนียมหรือคาบริการอ่ืนใดเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินตามเช็คนั้น ผูชําระเงินตองรับภาระดังกลาว 6. หามรับเช็คท่ีมีจํานวนเงินสูงกวาจํานวนเงินท่ีตองชําระ 7. เช็คฉบับหนึ่งจะชําระเงินผลประโยชนประเภทเดียวหรือหลายประเภทก็ได

32

การรับเงินเปนเช็ค ประเภท ง 1. เปนเช็คขีดครอมและขีดฆาคําวา “หรือผูถือ” หรือ “หรือตามคําส่ัง” ออก 2. เช็คส่ังจายในนามของสวนราชการท่ีรับเงิน 3. เช็คลงวันท่ีในวนัท่ีชําระเงินหรือกอนวันท่ีชําระเงินไมเกิน 7 วัน หามรับเช็คลงวันท่ีลวงหนา 4. เปนเช็คไมใชเช็คโอนสลักหลัง 5. เปนเช็คท่ีสามารถเรียกเก็บเงินไดตามจาํนวนท่ีระบุไวในเช็ค หากตองเสีย

คาธรรมเนียมหรือคาบริการอ่ืนใดเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินตามเช็คนั้น ผูชําระเงินตองรับภาระดังกลาว 6. หามรับเช็คท่ีมีจํานวนเงินสูงกวาจํานวนเงินท่ีตองชําระ 7. เช็คฉบับหนึ่งจะชําระเงินผลประโยชนประเภทเดียวหรือหลายประเภทก็ได 8. เปนเช็คท่ีผูมีหนาท่ีชําระเงินส่ังจายเอง หรือเปนเช็คส่ังจายของผูตองรับผิดชอบ

หรือนําสงผลประโยชนรวมกันตามกฎหมาย 9. รับเช็ครายหน่ึง ๆ ไมเกิน 100,000 บาท กรณีเกิน 100,000 บาท แตไมเกิน

400,000 บาท ใหขออนุมัติผูวาราชการจังหวัด 5.2.1.2 การออกใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงินใหใชตามแบบท่ีกรมบัญชีกลางกําหนดและใหมีสําเนาเย็บติดไวกับเลม อยางนอยหนึ่งฉบับหรือตามแบบท่ีไดรับความเห็นชอบจากกระทรวงการคลัง

ใบเสร็จรับเงินหามขูดลบเพื่อแกไขเพ่ิมเติมจํานวนเงินหรือช่ือผู รับเงิน หากใบเสร็จรับเงินลงรายการผิดพลาด ใหทําการแกไขโดยวิธีการใดวิธีการหนึ่ง ดังนี้

1. ขีดฆาจํานวนเงินและเขียนใหมท้ังจํานวนโดยใหผูรับเงินลงลายมือช่ือกํากับการขีดฆานั้นไว 2. ขีดฆายกเลิกการใชใบเสร็จรับเงินนั้นท้ังฉบับแลวออกฉบับใหมโดยใหนํา

ใบเสร็จรับเงินท่ีขีดฆาเลิกใชนั้นติดไวกับสําเนาใบเสร็จรับเงินในเลม กรณีรับเงินเปนเช็ค ตองบันทึกในใบเสร็จรับเงินและสําเนาใบเสร็จรับเงินวา “ใบเสร็จรับเงิน

ฉบับนี้จะสมบูรณก็ตอเม่ือเจาหนาท่ีไดเรียกเก็บเงินตามเช็คไดครบถวนแลว” แลวลงช่ือและวันเดือนป กํากับไวพรอมท้ังบันทึกควบคุมเช็คท่ีรับไวในทะเบียนคุมเช็ค

5.2.2 วิธีปฏิบัติในการเก็บรักษาเงิน 5.2.2.1. สถานท่ีเก็บรักษา

ใหสวนราชการเก็บรักษาเงินท่ีจัดเก็บหรือไดรับไวในตูนิรภัยท่ีต้ังอยูในท่ีปลอดภัยของสวนราชการนั้น

5.2.2.2. กรรมการเก็บรักษา ใหหัวหนาสวนราชการพิจารณาแตงต้ังขาราชการซ่ึงดํารงตําแหนงระดับสามหรือ

เทียบเทาข้ึนไปในสวนราชการนั้นอยางนอยสองคนเปนกรรมการเก็บรักษาเงินของสวนราชการนั้น

33

5.2.2.3. การเก็บรักษาเงิน 1. การจัดทํารายงานเงินคงเหลือประจําวนัใหจดัทําเปนประจาํทุกวัน แยกเปน 2 กรณี

ดังนี้ ก กรณีมีเงินสดคงเหลือ ใหคณะกรรมการเก็บรักษาเงินตรวจสอบตัวเงิน และ

เอกสารแทนตัวเงิน กับรายงานเงินคงเหลือประจําวัน เม่ือปรากฏวาถูกตองแลว ใหเจาหนาท่ีการเงินนําเงินและเอกสารแทนตัวเงินเก็บรักษาในตูนิรภัย และใหกรรมการเก็บรักษาเงินทุกคนลงลายมือช่ือในรายงานเงินคงเหลือประจําวันไวเปนหลักฐาน

ข กรณีไมมีเงินคงเหลือ จะไมทํารายงานเงินคงเหลือประจําวันสําหรับวันนั้นก็ได แตใหหมายเหตุไวในรายงานเงินคงเหลือประจําวันท่ีมีการรับจายเงินของวันถัดไป

2. เม่ือส้ินเวลารับจายเงินใหเจาหนาท่ีการเงินนําเงินคงเหลือท่ีจะตองเก็บรักษาและรายงานเงินสดคงเหลือประจําตามแบบท่ีกรมบัญชีกลางกําหนด สงมอบตอคณะกรรมการเก็บรักษาเงิน เพื่อคณะกรรมการเก็บรักษาเงินจะไดดําเนินการดังนี้

ก ตรวจสอบตัวเงินและเอกสารแทนตัวเงินกับรายงาน เงินสดคงเหลือประจําวัน และบัญชีเงินสดคงเหลือในระบบ GFMIS เม่ือปรากฏวา

1) ตัวเงินและเอกสารแทนตัวเงินถูกตองตามรายงานเงินสดคงเหลือประจําวันแลวใหกรรมการเก็บรักษาเงินทุกคนลงลายมือช่ือในรายงานเงินคงเหลือประจําวัน และเจาหนาท่ีการเงินนําเสนอหัวหนาสวนราชการ

2) กรณีท่ีตัวเงินและเอกสารแทนตัวเงินไมตรงกับจํานวนเงินซ่ึงแสดงไวในรายงานเงินคงเหลือประจําวัน ใหคณะกรรมการเก็บรักษาเงินและเจาหนาท่ีการเงินผูนําสงรวมบันทึกจํานวนเงินท่ีตรวจนับไดนั้นไวในรายงานเงินคงเหลือประจําวัน และลงลายมือช่ือกรรมการเก็บรักษาเงินทุกคนพรอมดวยเจาหนาท่ีการเงินผูนําสง และใหกรรมการเก็บรักษาเงินรายงานใหหัวหนาสวนราชการทราบทันที เพื่อพิจารณาส่ังการตอไป

ข นําเงินและเอกสารแทนตัวเงินเก็บในตูนิรภัยเรียบรอยแลวใหกรรมการเก็บรักษาเงินใสกุญแจใหเรียบรอย แลวลงรายมือช่ือบนกระดาษปดทับ ในลักษณะท่ีแผนกระดาษปดทับจะตองถูกทําลายเม่ือมีการเปดตูนิรภัย

ค การนําสงเงินตอคณะกรรมการเก็บรักษาเงิน เม่ือส้ินเวลารับจายเงินใหเจาหนาท่ีการเงินนําเงินคงเหลือท่ีจะตองเก็บรักษา

และรายงานเงินสดคงเหลือประจําตามแบบท่ีกรมบัญชีกลางกําหนด สงมอบตอคณะกรรมการเก็บรักษาเงิน ง การขอเบิกเงินจากคณะกรรมการเก็บรักษา

ในวันทําการถัดไป หากจะตองนําเงินท่ีเก็บรักษาออกมาจายหรือนําสงคลัง หรือนําฝากธนาคาร ใหเจาหนาท่ีการเงินขอเบิกเงินท่ีเก็บรักษาจากคณะกรรมการเก็บรักษาเงิน โดยคณะกรรมการจะมอบเงินท่ีเก็บรักษาท้ังหมดให และเจาหนาท่ีการเงินลงลายมือช่ือผู รับเงินไวใน รายงานเงินคงเหลือประจําวันกอนวันทําการท่ีรับเงินไปจายหรือนําสงคลัง

34

แบบฟอรมรายงานเงินคงเหลือประจําวัน

แบบ 2141 รายงานเงินสดคงเหลือประจําวัน

สวนราชการ....................................................... จังหวัด / อําเภอ ................................................ ประจําวนัท่ี ................ เดือน................................................... พ.ศ. ........................

รายการ จํานวนเงิน หมายเหตุ

ธนบัตร เหรียญกษาปณ เช็ค.................................................ฉบับ อ่ืน ๆ (ระบุช่ือ)..........................................................

.........................................................

รวมท้ังส้ิน บาท

จํานวนเงิน (ตัวอักษร).....................................................................................................

(ลงช่ือ).........................................................................................เจาหนาท่ีการเงิน

(ลงช่ือ).........................................................................................หวัหนากองคลัง

คณะกรรมการเก็บรักษาเงินไดตรวจนับเงินและหลักฐานแทนตัวเงินถูกตองตามรายการขางตนแลวจึงไดนําเงินเก็บรักษาไวในตูนิรภัย ....................................................................................................................................................................................... ..................................................................

กรรมการ กรรมการ กรรมการ ทราบแลว

.............................................................

หัวหนาสวนราชการ

ขาพเจาไดรับเงินและเอกสารแทนตัวเงิน ตามรายละเอียดขางตนนี้แลว เม่ือวันท่ี................... เดือน .................................................................. พ.ศ. 25..................

ลงช่ือ............................................................................................เจาหนาท่ีการเงิน

35

5.2.3 วิธีปฏิบัติในการนําเงินสงคลัง 5.2.3.1 เงินท้ังปวงท่ีอยูในความรับผิดชอบของสวนราชการตองนําสงคลังหรือนําฝากคลัง

ตามหลักเกณฑดังนี้ 1. เงินงบประมาณ นําสงคลังภายใน 15 วันทําการ นับจากวันท่ีรับเงินจากคลังหรือ

วันท่ีไดรับคืนเงินท่ีจายไปแลว โดยนําสงเปนประเภทเงิน ก. เงินเบิกเกินสงคืน หมายถึงเงินงบประมาณท่ีนําสงคลังกอนส้ินปงบประมาณ

หรือกอนส้ินระยะเวลาเบิกเงินท่ีกันไวเบิกเหล่ือมป ข. เงินเหลือจ ายป เก าสงคืน หมายถึงเงินงบประมาณท่ีนํ าสงคลังภายหลัง

ส้ินปงบประมาณหรือภายหลังส้ินระยะเวลาเบิกเงินท่ีกันไวเบิกเหล่ือมป ใหนําสงเปนรายไดแผนดินประเภท เงินเหลือจายปเกาสงคืน

2. เงินนอกงบประมาณ ก. เงินนอกงบประมาณเบิกจากคลัง ใหนําฝากคลังภายใน 15 วัน นับจากวันท่ี

รับเงินจากคลังหรือวันท่ีไดรับคืนเงินท่ีจายไปแลว ข. เงินนอกงบประมาณท่ีจัดเก็บยกเวนขอ ก ใหนําฝากคลังอยางนอยเดือนละหน่ึงคร้ัง

3. เงินรายไดแผนดิน เงินรายไดแผนดินนําสงคลังอยางนอยเดือนละหน่ึงคร้ัง กรณีวันใดมีเงินรายได

แผนดินเก็บรักษาเกินหนึ่งหม่ืนบาท ใหนําสงคลังโดยดวนแตอยางชาตองไมเกิน 3 วันทําการถัดไป กรณีรับเงินเปนเช็ค ดราฟท หรือต๋ัวแลกเงิน ตองนําสงหรือนําฝากคลังภายในวันท่ี

ไดรับหรืออยางชาภายในวันทําการถัดไป 5.2.3.2 การนําเงินสงหรือนําฝากคลัง

เจาหนาท่ีการเงินจัดทําใบนําฝาก (Pay in Slip) โดยระบุประเภทเงินท่ีตองการนําสง โดยใชใบนําฝากท่ีเปนของศูนยตนทุนของหนวยงาน (Download แบบฟอรมจาก www.gfmisreport.mygfmis.com และนําใบนําฝากพรอมท้ังตัวเงินไปสงเขาคลังท่ี ธนาคารกรุงไทย จํากัด (มหาชน)

36

5.2.3.3 การบันทึกขอมูลในระบบ GFMIS 1. การบันทึกขอมูลการรับในระบบ GFMIS

บันทึกรายการการรับเงินในระบบ GFMIS ในวันท่ีรับเงินโดยใชแบบฟอรม ตามประเภทของเงินท่ีรับ ดังนี้

การบันทึกรายการ แบบฟอรมเอกสาร ประเภทเอกสารที่ไดรับจากการ

บันทึกรายการ กลับรายการ 1. เงินรายไดแผนดิน นส 01 RA SA 2. เงินนอกงบประมาณที่ฝากคลัง นส 02 RB SB 3. เงินเบิกเกินสงคืน (เงินในงบประมาณ) บช 01 ประเภท BD RD BD 4. เงินเบิกเกินสงคืน (เงินนอกงบประมาณ) บช 01 ประเภท BD BD BD 5. เงินนอกงบประมาณ บช 01 ประเภท G4 G4 G4 6. เงินนอกงบประมาณที่ไมฝากคลัง บช 01 ประเภท BE RE RZ

2. การบันทึกขอมูลนําสงในระบบ GFMIS บันทึกรายการบัญชีในระบบ GFMIS โดยใชแบบฟอรมตามประเภทของการนําสงเงิน

ดังนี้

การบันทึกรายการ แบบฟอรมเอกสาร ประเภทเอกสารท่ีไดจากการ บันทึกรายการ กลับรายการ

1. รายไดแผนดิน นส 02-1 R1 S1 2. เงินนอกงบประมาณท่ีฝากคลัง นส 02-2 R2 S2 3. เงินเบิกเกินสงคืน (เงินในงบประมาณ)กรณีเงินยืม

นส02-1 , บช 01 ประเภทเอกสาร BE

R6 S6

4. เงินเบิกเกินสงคืน (เงินนอกงบประมาณ) นส02-2 , บช 01 ประเภทเอกสาร BE

R7 S7

37

บทท่ี 3 การบัญชีและการรายงาน

การบัญชี คือ การเก็บรวบรวมขอมูลทางการเงิน จดบันทึกจากขอมูลดังกลาวไวในสมุดบัญชีข้ันตน จําแนกไวเปนหมวดหมูในสมุดบัญชีข้ันปลาย ทําการรายงานสรุปผลการดําเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการในระยะเวลาหนึ่ง เพื่อใหผูบริหารใชในการตัดสินใจในการดําเนินงาน

การจัดทําบัญชีของสวนราชการ กําหนดใหตองเปนไปตามหลักการนโยบายบัญชีสําหรับหนวยงานภาครัฐ ฉบับท่ี 2 และในระบบการเงินการคลังภาครัฐดวยอิเล็กทรอนิกส (GFMIS) มีระบบบัญชีแยกประเภทตามเกณฑ คงคาง รองรับการปฏิบัติงานดานบัญชีของหนวยงาน ซ่ึงขณะนี้ใชผังบัญชี Version 2551 และการปฏิบัติงานดานการเงินและบัญชี กําหนดใหตองมีเอกสารประกอบรายการท่ีเปนหลักฐานทางการเงิน ซ่ึงในการจัดทําบัญชีแยกเปน เอกสารประกอบรายการ การบันทึกบัญชี การจัดทํารายงานการเงิน และการจัดเก็บเอกสาร ตามลําดับ ดังนี้ 1. เอกสารประกอบรายการ

หมายถึง ส่ิงท่ีเปนหลักฐานบันทึกขอเท็จจริงเกี่ยวกับรายการการเงินท่ีเกิดข้ึนตามลักษณะรายการการเงินนั้น ๆไมวาจะเปนรูปเงินสดหรือไมก็ตาม ซ่ึงการบันทึก

1.1 ประเภทเอกสารหลักฐานทางการเงิน 1.1.1 หลักฐานทางการเงินดานรับ

หมายถึง หลักฐานในการบันบัญชีเกี่ยวกับการรับเงินสด หรือเงินฝากธนาคาร เงินฝากกระทรวงการคลัง หรือเงินฝากคลัง การรับเงินตามรายการขอเบิก หรือการรับเงินตามใบเสร็จรับเงิน โดยมีเอกสารประกอบดังนี้

1.1.1.1 หลักฐานการรับโอนเงินของธนาคาร (Statement) ใบแจงยอดเงินฝากธนาคาร ประโยชนของใบแจงยอดเงินฝากธนาคาร คือ จะแสดง

รายละเอียดเกี่ยวกับยอดคงเหลือยกมาของบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน รายการฝาก-ถอนเงินระหวางเดือนหนึ่ง ๆ รายการทุกรายการที่กิจการติดตอเกี่ยวกับการฝาก-ถอนเงินกับธนาคารจะปรากฏยอดในใบแจงยอดเงิน

1.1.1.2 สําเนาหรือตนข้ัวใบเสร็จรับเงิน เปนเอกสารแสดงการรับเงินสดหรือเช็คจากบุคคลภายนอก ซ่ึงเจาหนาท่ีออกเปน

หลักฐานการรับเงินใหกับสวนราชการแลว ซ่ึงการรับเงินทุกรายตองออกใบเสร็จรับเงินทุกคร้ัง โดยพิมพเลขลําดับไวลวงหนา เพื่อปองกันการออกใบเสร็จรับเงินแลวฉีกตนข้ัวท้ิง ซ่ึงขอกําหนดในการรับเงินเปนไปตามระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงิน และการนําเงินสงคลัง พ.ศ.2551 สําหรับสวนราชการผูเบิก เม่ือรับเงินทุกกรณีตองออกใบเสร็จรับเงินเปนหลักฐานการบันทึกรายการบัญชีดวย

1.1.1.3 ตนข้ัวเช็ค กรณีเขียนเช็คถอนเงินฝากธนาคารเพ่ือมาใชจายท่ีสํานักงาน เปนเอกสารแสดงการรับเงินสดจากการเขียนเช็คถอนเงินฝากธนาคาร สําหรับสวนราชการ

ท่ีมีบัญชีเงินฝากธนาคารเพ่ือมาใชจายท่ีสํานักงานใหถือตนข้ัวเช็คเปนเอกสารในการบันทึกรายการบัญชีหรือ ในกรณีเปนการเพิ่มยอดบัญชีเงินฝากธนาคาร โดยการเขียนเช็คส่ังจายเพิ่มยอดบัญชีเงินฝาก เปนตน

38

1.1.1.4 สมุดคูฝากบัญชีเงินฝากธนาคารพาณิชย เปนเอกสารแสดงการนําเงินฝากธนาคารพาณิชย โดยสวนราชการใชสมุดคูฝาก เปน

การแสดงยอดเงินท่ีมีอยูในบัญชี เม่ือมีการถอนเงินท่ีฝากดังกลาวก็ใหถือรายการในสมุดคูฝากของธนาคารนั้น ๆ เปนเอกสารในการบันทึกรายการบัญชี

1.1.1.5 ใบนําฝากธนาคาร (Pay – in Slip) เปนเอกสารแสดงการนําสงเงินเขาระบบ GFMIS ใบนําฝากเงินเขาบัญชีธนาคาร (Pay-in Slip)

แบบใหมจะประกอบดวย 2 สวน ไดแก สวนบน และ สวนลาง โดยจะมีรูปแบบท่ีเหมือนกัน เม่ือสวนราชการนําสงเงินจะตองสงใบนําฝากเงินสวนบนใหเจาหนาท่ีธนาคารกรุงไทยเก็บไว และสวนราชการจะตองเก็บ ใบนําฝากเงินสวนลางไวเปนหลักฐานในการนําสง ตลอดจนใชเปนขอมูลประกอบการบันทึกรายการนําสง เขาสูระบบ GFMIS และใชตรวจสอบความถูกตองของรายการที่บันทึก

1.1.2 หลักฐานทางการเงินดานจาย หมายถึง หลักฐานในการบันทึกเกีย่วกับการจายเงินสด เงินฝากธนาคาร หรือเงินฝากคลัง โดย

มีเอกสารประกอบ ดังนี ้1.1.2.1 ใบเสร็จรับเงินของเจาหนีห้รือบุคคลภายนอก

เปนเอกสารแสดงการจายเงินของสวนราชการใหแก เจาหนี้หรือบุคคลภายนอก ซ่ึงใบเสร็จรับเงินดังกลาวจะตองเปนไปตามขอกําหนดตามประมวลรัษฎากร และจะตองมีสาระสําคัญตามระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและนําเงินสงคลัง พ.ศ. 2551 ดวย

1.1.2.2 ใบสําคัญรับเงิน เปนเอกสารแสดงการจายเงินของสวนราชการใหแกเจาหนี้หรือบุคคลภายนอก

ในกรณีท่ีเจาหนี้หรือผูมีสิทธิรับเงินไมสามารถออกใบเสร็จรับเงินได 1.1.2.3 หลักฐานการจายเงินตามแบบท่ีกระทรวงการคลังกําหนด

เปนเอกสารแสดงการจายเงินของสวนราชการใหแกผูมีสิทธิรับเงิน โดยกําหนดรูปแบบเฉพาะและผูมีสิทธิรับเงินตองลงลายมือช่ือในหลักฐานดังกลาวไวเปนหลักฐาน หรือสวนราชการตาง ๆ อาจจะกําหนดข้ึนเองโดยไดรับความเห็นชอบจากกระทรวงการคลัง หรือหลักฐานการจายท่ีเปนบัตรหรือทะเบียนท่ีกระทรวงการคลังกําหนด รวมตลอดถึงการลงบายมือช่ือใบขออนุมัติเบิกตามท่ีกระทรวงการคลังกําหนดดวย เชน หลักฐานการจายเงินเดือน หรือคาจางรายเดือน บัตรจายเงินเดือนขาราชการหรือลูกจางรายเดือน หลักฐานการจายคาจางลูกจางประจํา ลูกจางช่ัวคราว รายวัน รายช่ัวโมง หลักฐานการจายเงินเบ้ียหวัด บําเหน็จบํานาญ บัตรจายเงินเบ้ียหวัด บําเหน็จบํานาญ หลักฐานการจายเงินคาตอบแทนการปฏิบัติงานนอกเวลาราชการ และหลักฐานการจายเงินอ่ืน ๆ เปนตน

1.1.2.4 สัญญายืมเงิน เปนเอกสารแสดงการจายเงินยมืท่ีสวนราชการจัดทําข้ึนตามแบบท่ีกระทรวงการคลัง

กําหนด เพื่อจายเงินใหแกเจาหนาท่ีผูไดรับอนุมัติใหยืมเงินได เม่ือผูไดรับอนุมัติใหยืมเงินลงบายมือช่ือในสัญญาการยืมเงินแลว ใชเปนหลักฐานในการบันทึกรายการบัญชี

39

1.1.2.5 ใบนําฝากธนาคาร (Pay – in slip) เปนเอกสารแสดงการนําเงินสงคลังเปนเงินรายไดแผนดิน โดยใชใบนําสงเงินรายไดแผนดิน

หรือเงินงบประมาณท่ีเบิกจากคลังมาแลวไมไดจายหรือจายไมหมด ตองนําสงคลังภายในเวลาท่ีกําหนด ภายในปงบประมาณเดียวกัน โดยใชใบนําสงตามแบบท่ีกําหนด

1.1.3 เอกสารท่ีไมเกีย่วกับการรับจายเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร มีประเภทเดยีว คือ ใบโอน ใบโอนเปนเอกสารบันทึกรายการบัญชีจากท่ีกลาว ขอ 1.1.1 และ 1.1.2 ซ่ึงใชบันทึกรายการ

บัญชีเกี่ยวกับการโอนบัญชี แกไขบัญชี ปรับปรุงบัญชี และการเปดบัญชีปดบัญชี เปนตน รายการดังกลาว ไมสามารถใชเอกสารหลักฐานอ่ืนใดมาประกอบการบันทึกรายการบัญชีได ใหสวนราชการจัดทําใบโอน ตามแบบท่ีกําหนด เพื่อเปนหลักฐานในการบันทึกบัญชีดังกลาว

1.2 ทะเบียนคุมและบัญชียอย เพื่อการตรวจสอบความถูกตองและควบคุมการปฏิบัติงานในระบบ GFMIS หนวยงานยังคงตอง

จัดทําทะเบียนคุมและบัญชียอย เพื่อตรวจสอบงบการเงินในระบบ GFMIS ดังนี้ 1.2.1 รายงานเงินคงเหลือประจําวัน เปนไปตามระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาและ

การนําเงินสงคลัง พ.ศ. 2551 (ขอ 88) 1.2.2 ทะเบียนคุม

ทะเบียนท่ีกําหนดไวในคูมือแนวทางการปฏิบัติงานดานการเงินการบัญชีสําหรับสวนราชการฉบับนี้ มีวัตถุประสงคเพื่อควบคุมรายละเอียดขอมูลบางรายการ ตลอดจนควบคุมการปฏิบัติงาน โดยในหลักการ จะยังคงใชทะเบียนท่ีกําหนดในระบบบัญชีสวนราชการเดิมท่ีเปนเกณฑเงินสด ทะเบียนท่ีใชประกอบดวย

1.2.2.1 ทะเบียนคุมเงินประจํางวด ใชสําหรับบันทึกรายการเกี่ยวกับเงินงบประมาณรายจายท่ีได รับจัดสรรจาก

กรมบัญชีกลางโดยตรง เพื่อประโยชนในการควบคุมการใชจายเงินงบประมาณ และทราบถึงเงินประจํางวดคงเหลือไดทุกขณะ

1.2.2.2 ทะเบียนคุมเงินท่ีเบิกจากคลัง ใชสําหรับบันทึกรายการเกี่ยวกับการรับจายเงินท่ีขอเบิกเงินจากคลัง เพื่อประโยชนใน

การควบคุมการใชจายเงินภายในระยะเวลาที่ระเบียบกําหนด 1.2.2.3 ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก

ใชสําหรับบันทึกรายการเก่ียวกับการรับเอกสารขอเบิกจากบุคคลภายนอก เชน ใบทวงหนี้หรือใบแจงหนี้ เปนตน รวมท้ังเอกสารที่ขาราชการหรือลูกจางผูมีสิทธิขอเบิกเงินตาง ๆ เชน ใบเบิกเงินชวยเหลือคารักษาพยาบาล ใบเบิกคาเชาบาน เปนตน เพื่อจะไดควบคุมมิใหสูญหาย และมีการเรงดําเนินการเบิกจายเงินโดยไมชักชาตามลําดับกอนหลัง

1.2.2.4 ทะเบียนคุมคาใชจายงบกลาง ใชสําหรับบันทึกรายละเอียดคาใชจายสวัสดิการที่จายจากงบกลาง ยกเวนเงินบําเหน็จ

บํานาญ เชน คารักษาพยาบาล เงินชวยการศึกษาบุตร เปนตน

40

1.2.2.5 ทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืม ใชสําหรับบันทึกและควบคุมรายละเอียดเกี่ยวกับลูกหนี้เงินยืมประเภทตาง ๆ เพื่อ

ประโยชนในการติดตามทวงถามใหชําระหนี้ตามระยะเวลาท่ีกําหนด อยางไรก็ดี อาจใชสัญญาการยืมเงินแทนทะเบียนคุมลูกหนี้ก็ได

1.2.2.6 ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน ใชสําหรับบันทึกและควบคุมรายละเอียดเกี่ยวกับการรับและนําสงเงิน เพื่อประโยชน

ในการติดตามตรวจสอบการรับและนําสงเงินตามระยะเวลาท่ีกําหนด 1.2.2.7 ทะเบียนคุมเอกสาร บช. (GFMIS)

ใชสําหรับบันทึกและควบคุมรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร บช. เพื่อประโยชนในการควบคุมการจัดทําเอกสาร บช.

1.2.2.8 ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ ใชสําหรับบันทึกและควบคุมรายละเอียดเกี่ยวกับเงินนอกงบประมาณ เพื่อใหทราบถึง

จํานวนเงินนอกงบประมาณท่ีไดรับ ท่ีใชจายไปแลว และท่ีคงเหลืออยู เพื่อประโยชนในการควบคุมและ นําขอมูลไปจัดทํารายงานเพ่ือการติดตามผล

1.2.2.9 ทะเบียนคุมการจายเช็ค ใชสําหรับบันทึกและควบคุมรายละเอียดเกี่ยวกับการจายเงินโดยใชเช็ค เพื่อประโยชน

ในการตรวจสอบจํานวนเช็คท่ีใชไป ผูรับเช็ค และสถานะของเช็ค 1.2.2.10 ทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ ตามระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยเงินทดรองราชการ

พ.ศ. 2547 ขอ 22 ใชสําหรับบันทึกและควบคุมรายการเกี่ยวกับการรับจายเงินทดรองราชการ เพื่อ

ประโยชนในการตรวจสอบเงินทดรองราชการท่ีจายใหยืมหรือรองจายตามใบสําคัญ รวมท้ังเงินทดรองราชการท่ีคงเหลือ ซ่ึงทะเบียนนี้กําหนดใหมีเจาหนาท่ีรับผิดชอบโดยเฉพาะ

1.2.2.11 บัญชียอยคุมรายไดแผนดินและรายไดแผนดินนําสงคลัง ใชสําหรับบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับเงินรายไดแผนดินซ่ึงไดนําสงคลังแลวท้ังส้ิน

เพื่อใหทราบวาไดนําเงินรายไดสงคลังตามเอกสารท่ีเทาใด ประเภทใด จํานวนเทาใดซ่ึงยอดรวมเงินรายไดนําสงคลังทุก ๆ ประเภทตามบัญชียอยนี้จะตองเทากับยอดตามบัญชีแยกประเภทเงินรายไดแผนดินนําสงคลังเสมอ

บัญชีนี้ เม่ือส้ินปงบประมาณใหปดยอดรวมเงินนําสงท้ังส้ิน แตละประเภทแลวโอนไปลางบัญชียอยเงินรายไดแผนดิน ตามประเภทที่เกี่ยวของ เพื่อใหทราบวายังมีเงินรายไดแผนดินประเภทใดบาง ท่ียังคางนําสงคลังเปนจํานวนเทาใด แลวยกยอดรายไดแผนดินท่ียังมิไดนําสงคลังดังกลาวไปเขาบัญชี เงินรายไดแผนดินในปงบประมาณใหมตอไป

41

2. การบันทึกบัญช ี2.1 การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับรายไดแผนดิน / รายไดเงินนอกงบประมาณ

2.1.1 ประเภทรายไดของหนวยงาน แยกเปน 2.1.1.1 การรับและนําสงเงินรายไดแผนดินของหนวยงาน

ลําดับที่

กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 เมื่อรับเงินรายไดแผนดิน นส 01/ (RA) ZRP_RA

(10XXXXXXXX)

เดบิต เงินสดในมือ (1101010101) เครดิต รายไดแผนดิน (ประเภทภาษี 41* , ไมใชภาษี 42* )

- สําเนาหรือตนขั้วใบเสร็จรับเงิน - ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - บัญชียอยคุมรายไดแผนดิน

2 นําเงินสงที่ธนาคารกรุงไทยโดยระบุประเภทที่

นําสงชอง 1 รายไดแผนดิน (ธ. กรุงไทยจะสงขอมูลการนําสงเงินของสวนราชการเขาสูระบบ GFMIS หลังจากสิ้นวันนั้น)

CJ (เอกสารอัตโนมัติ) (20XXXXXXXX)

เดบิต T/E หนวยงานโอนรายไดแผนดินให บก. (5210010103)

เครดิต พักเงินนําสง (1101010112 )

- Pay – in Slip ในนามหนวยงาน

3 บันทึกรายการนําสงเงินรายไดแผนดินใหสัมพันธกับใบรับเงินที่ไดจากธนาคาร

นส 02-1/ (R1) ZRP_R1

(12XXXXXXXX)

เดบิต พักเงินนําสง (1101010112 ) เครดิต เงินสดในมือ (1101010101)

- ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - บัญชียอยคุมรายไดแผนดิน

42

2.1.1.2 การรับและนําสงเงินรายไดเงนินอกงบประมาณของหนวยงาน (ฝากคลัง)

ลําดับที่

กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 เมื่อรับเงินรายไดเงินนอกงบประมาณ หรือหนี้สิน เชน เงินรับฝากอื่น ฯลฯ

นส 01/ (RB) ZRP_RB

(10XXXXXXXX)

เดบิต เงินสดในมือ (1101010101) เครดิต รายไดเงินนอกงบประมาณ(43XXXXXXXX) / หนี้สินหมุนเวียน (21XXXXXXXX)

- สําเนาหรือตนขั้วใบเสร็จรับเงิน - ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ

2 นําเงินสงที่ธนาคารกรุงไทยโดยระบุประเภทที่

นําสงชอง 2 เงนิฝากคลัง (ธ. กรุงไทยจะสงขอมูลการนําสงเงินของสวนราชการเขาสูระบบ GFMIS หลังจากสิ้นวันนั้น)

CJ (เอกสารอัตโนมัติ) (20XXXXXXXX)

เดบิต T/E หนวยงานโอนเงินนอกงบประมาณให บก. (5210010102)

เครดิต พักเงินนําสง (1101010112 )

- Pay – in Slip ในนามหนวยงาน

3 บันทึกรายการนําสงเงินรายไดเงินนอกงบประมาณ หรือหนี้สินใหสมัพันธกับใบรับเงินที่ไดจากธนาคาร

นส 02-2/(R2) (ZRP_R2)

(13XXXXXXXX)

เดบิต พักเงินนําสง (1101010112 ) เครดิต เงินสดในมือ (1101010101)

- ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน

4 ระบบ Excel Loader จะปรับเพิ่มเงินฝากคลังใหอัตโนมัติ

ZRP_RX /( RX) (16XXXXXXXX)

เดบิต เงินฝากคลัง (1101020501 ) เครดิต T/R ปรับเงินฝากคลัง (4308010105)

43

2.1.2 ประเภทรายไดแทนหนวยงานอื่น แยกเปน 2.1.2.1 การรับและนําสงเงินรายไดแผนดินแทนหนวยงานอื่น

ลําดับที่

กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 เมื่อรับเงินรายไดแผนดินแทนหนวยงานอื่น

นส 03/ (RC) ZRP_RC

(11XXXXXXXX)

เดบิต เงินสดในมือ (1101010101) เครดิต เจาหนี้สวนราชการ-รายไดรับแทนกัน

(2101020106)

- สําเนาหรือตนขั้วใบเสร็จรับเงิน - ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - บัญชียอยคุมรายไดแผนดิน

* ระบบจะบันทึกรายการรับเงินใหกับหนวยงานเจาของรายได เมื่อกรมบัญชีกลางผานรายการ

RC (เอกสารอัตโนมัติ)

เดบิต ลูกหนี้สวนราชการ-รายไดรับแทนกัน (1102050125) เครดิต รายไดแผนดิน (ประเภทภาษี 41* ,ไมใชภาษี 42* )

2 นําเงินสงที่ธนาคารกรุงไทยโดยระบุประเภทที่นําสงชอง 1 รายไดแผนดิน (ธ. กรุงไทยจะสงขอมูลการนําสงเงินของสวนราชการเขาสูระบบ GFMIS หลังจากสิ้นวันนั้น)

CJ (เอกสารอัตโนมัติ) (20XXXXXXXX)

เดบิต T/E หนวยงานโอนรายไดแผนดินให บก. (5210010103) เครดิต พักเงินนําสง (1101010112 )

- Pay – in Slip ในนามหนวยงาน

3 บันทึกรายการนําสงเงินรายไดแผนดินแทนหนวยงานอื่นใหสัมพันธกับใบรับเงินที่ไดจากธนาคาร

นส 02-2/(R3) ZRP_R3

(17XXXXXXXX)

เดบิต พักเงินนําสง (1101010112 ) เครดิต เงินสดในมือ (1101010101) เดบิต เจาหนี้สวนราชการ-รายไดรับแทนกัน (2101020106) เครดิต T/E หนวยงานโอนรายไดแผนดินให บก.

(5210010103)

- ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - บัญชียอยคุมรายไดแผนดิน

* ระบบจะบันทึกรายการนําสงเงินใหกับหนวยงานเจาของรายได เมือ่กรมบัญชีกลางผานรายการ

R3 (เอกสารอัตโนมัติ)

เดบิต T/E หนวยงานโอนรายไดแผนดินให บก. (5210010103)

เครดิต ลูกหนี้สวนราชการ-รายไดรับแทนกัน (1102050125)

- หนังสือแจงหนวยงานเจาของรายได

44

2.1.2.2 การรับและนําสงเงินรายไดเงนินอกงบประมาณแทนหนวยงานอื่น (ฝากคลัง) ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 เมื่อรับเงินเงินนอกงบประมาณแทนหนวยงานอื่น

นส 03/(RD) ZRP_RD

(11XXXXXXXX)

เดบิต เงินสดในมือ (1101010101) เครดิต เจาหนี้สวนราชการ - รายไดรับแทนกัน

(2101020106)

- สําเนาหรือตนขั้วใบเสร็จรับเงิน - ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน

* ระบบจะบันทึกรายการรับเงินใหกับ

หนวยงานเจาของรายได เมื่อกรมบัญชีกลางผานรายการ

RD (เอกสารอัตโนมัติ)

เดบิต ลูกหนี้สวนราชการ รายไดรับแทนกัน (1102050125) เครดิต รายไดเงินนอกงบประมาณ (43XXXXXXXX) หรือ

หนี้สิน (2XXXXXXXXX)

2 นําเงินสงที่ธนาคารกรุงไทยโดยระบุประเภทที่นําสงชอง 2 เงินฝากคลัง (ธ. กรุงไทยจะสงขอมูลการนําสงเงินของสวนราชการเขาสูระบบ GFMIS หลังจากสิ้นวันนั้น)

CJ (เอกสารอัตโนมัติ) (20XXXXXXXX)

เดบิต T/E หนวยงานโอนเงินนอกงบประมาณให บก. (5210010102)

เครดิต พักเงินนําสง (1101010112 )

- Pay – in Slip ในนามหนวยงาน

3 บันทึกรายการนําสงเงินรายไดแผนดินแทนหนวยงานอื่นใหสัมพันธกับใบรับเงินที่ไดจากธนาคาร

นส 02-2/(R4) ZRP_R4

(17XXXXXXXX)

เดบิต พักเงินนําสง (1101010112 ) เครดิต เงินสดในมือ (1101010101) เดบิต เจาหนี้สวนราชการ-รายไดรับแทนกัน (2101020106) เครดิต T/E หนวยงานโอนเงินนอกงบประมาณให บก.

(5210010102)

- ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน

* ระบบจะบันทึกรายการนําสงเงินใหกับหนวยงานเจาของรายได เมือ่กรมบัญชีกลางผานรายการ และปรับเพิ่มเงินฝากคลังแทนกันดวย

R4 (เอกสารอัตโนมัติ)

ZRP_RY / (RY) (16XXXXXXXX)

เดบิต T/E หนวยงานโอนเงินนอกงบประมาณให บก. (5210010102)

เครดิต ลูกหนี้สวนราชการ-รายไดรับแทนกัน (1102050125)

เดบิต เงินฝากคลัง (1101020501 ) เครดิต T/R ปรับเงินฝากคลัง (4308010105)

- หนังสือแจงหนวยงานเจาของรายได

45

2.2 การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินงบประมาณ 2.2.1 การเบิกเงินงบประมาณกรณีจายตรงผาน PO (ใบสั่งซื้อ/จาง)

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 เมื่อหนวยงานจดัทําเอกสารสัญญา ,บันทึกขอตกลง ตามระเบียบพัสดุฯ ใหตรวจสอบ/สรางขอมูลหลกัผูขาย

ผข 01 ไมบันทึกบัญชี

- สําเนาบัตรประจําตัวประชาชน /สําเนาบัตรประจําตัวผูเสียภาษ ี

- สําเนาบัญชีเงินฝากธนาคาร - สําเนาหนังสือจดทะเบียนการคา

2 บันทึก ใบสั่งซื้อ/จาง/เชา (PO) เขาสูระบบ บส 01 / บส 01-1 (5XXXXXXXXX)

ไมบันทึกบัญชี

- ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก - ทะเบียนคุมเงินประจํางวด

3 เมื่อตรวจรับพัสดุตามใบแจงหนี้/ใบสงของแลว ขอเบิกเงินใหเจาหนี้

ขบ 01 / (KA)

(31XXXXXXXX)

เดบิต คาใชจาย (51 XXXXXXXX ) หรือ วัสดุคงคลัง (1105010105) หรือ พักสินทรัพย (120XXXX102) เครดิต เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102)

- ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก - ทะเบียนคุมเงินประจํางวด - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

4 กรมบัญชีกลางประมวลผลจายเงินใหเจาหนี้ PA (เอกสารอัตโนมัติ) (41XXXXXXXX)

เดบิต เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินงบ............ (43070101XX ) ภาษีหัก ณ ที่จายรอนําสง (210204010X)

- รายงานการจายชําระเงินใหแกผูขาย - ใบเสร็จรับเงิน/ใบสําคัญรับเงิน

*กรณีมีภาษี(หนา ขบ01) หัก ณ ที่จาย ระบบจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติให

JV (เอกสารอัตโนมัติ) (01XXXXXXXX)

เดบิต ภาษีหัก ณ ที่จายรอนําสง (210204010X) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินงบ............ (43070101XX )

- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จาย

46

2.2.2 การเบิกเงินงบประมาณกรณีจายตรงไมผาน PO (ใบสั่งซื้อ/จาง)

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 เมื่อหนวยงานจดัทําเอกสารสัญญา ,บันทึกขอตกลง ตามระเบียบพัสดุฯ ใหตรวจสอบ/จัดทําขอมูลหลักผูขาย

ผข 01 ไมบันทึกบัญชี

- สําเนาบัตรประจําตัวประชาชน /สําเนาบัตรประจําตัวผูเสียภาษ ี

- สําเนาบัญชีเงินฝากธนาคาร - สําเนาหนังสือจดทะเบียนการคา

2 ขอเบิกเงินงบประมาณ กรณีจัดซื้อ/จาง/เชา ไมเกิน 5,000 บาท แตตองการจายตรงใหคูสัญญา / กรณีจายตรงคาสาธารณูปโภค - เลือกจายเขาบัญชีเงินฝากธนาคารผูขาย และเลือก จายผูขายหรือคูสัญญา

ขบ 02 (KC)

(31XXXXXXXX)

เดบิต คาใชจาย (51 XXXXXXXX ) หรือ วัสดุคงคลัง (1105010105) หรือ เครดิต เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) หรือ

เจาหนี้อื่น – หนวยงานภาครัฐ (2101020198) * หากเปนเจาหนี้บุคคลธรรมดาหรือนิติบุคลจะผูกกับรหัสเจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก *หากเปนเจาหนี้ประเภทคาสาธารณูปโภคจะเปนรหัส เจาหนี้อื่น – หนวยงานภาครัฐ

- ทะเบียนคุมเงินประจํางวด - ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง - ทะเบียนคุมวัสดุสํานักงาน

3 กรมบัญชีกลางประมวลผลจายเงินใหเจาหนี้ PA (เอกสารอัตโนมัติ) (41XXXXXXXX)

เดบิต เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินงบ............ (43070101XX ) ภาษีหัก ณ ที่จายรอนําสง (210204010X)

- รายงานการจายชําระเงินใหแกผูขาย - ใบเสร็จรับเงิน/ใบสําคัญรับเงิน

*กรณีมีภาษี(หนา ขบ01) หัก ณ ที่จาย ระบบจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติให

JV (เอกสารอัตโนมัติ) (01XXXXXXXX)

เดบิต ภาษีหัก ณ ที่จายรอนําสง (210204010X) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินงบ............ (43070101XX )

- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จาย

47

2.2.3 การเบิกเงินงบประมาณกรณีจายผานหนวยงาน

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 รับเอกสาร/หลกัฐานขอเบิกจากเจาหนี้หรอื ผูมีสิทธิ์

ไมบันทึกบัญชี - ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก

2 เบิกเงินงบประมาณ ระบุเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน เลอืกประเภทรายการขอเบิก เปน เพื่อชดใชใบสําคัญ / เพื่อจายเงินเดือนและเงินอืน่ที่จายสิ้นเดือน / เพื่อจายใหยืม / รายการขอเบิกเงินอุดหนุน หรอื จายผูขายหรือคูสัญญา

ขบ 02 / (KE / K0 / KL /K0 /

K….) (3XXXXXXXXX)

เดบิต คาใชจาย (51 XXXXXXXX ) หรือ ลูกหนี้เงนิยืม (1102010101) หรือ วัสดุคงคลัง (1105010105) หรือ เครดิต ใบสําคัญคางจาย (2102040102) หรือ เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102)

- ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก - ทะเบียนคุมเงินประจํางวด - สัญญายืมเงิน - ทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืม - ทะเบียนคุมวัสดุสํานักงาน - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

3 ระบบจะบันทึกคูบัญชีอัตโนมัติให (KY) (เอกสารอัตโนมัติ) (30XXXXXXXX)

เดบิต คางรับกรมบัญชีกลาง (1102050124) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินงบ............ (43070101XX )

4 กรมบัญชีกลางประมวลผลจายเขาบัญชีสวนราชการ

(PY) (เอกสารอัตโนมัติ) (40XXXXXXXX)

เดบิต เงินฝากธนาคาร-ในงบประมาณ (1101020603) เครดิต คางรับกรมบัญชีกลาง (1102050124)

- Bank Statement

5 หนวยงานบันทึกการจายเงินทั้งจํานวนเงินที่ขอเบิกในระบบ

(ขจ 05)/(PM) ZF_53_PM

(47XXXXXXXX)

เดบิต ใบสําคัญคางจาย (2102040102) หรือ เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) เครดิต เงินฝากธนาคาร-ในงบประมาณ (1101020603) ภาษีหัก ณ ที่จายรอนําสง (210204010X)

- ใบเสร็จรับเงิน/ใบสําคัญรับเงิน - หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จาย - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

48

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

*กรณีมีภาษี(หนา ขบ02) หัก ณ ที่จาย ระบบจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติให

JV (เอกสารอัตโนมัติ) (01XXXXXXXX)

เดบิต ภาษีหัก ณ ที่จายรอนําสง (210204010X) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินงบ............ (43070101XX )

6 กรณีหนวยงานบันทึกรายการจายเงินแบบ ทยอยจายเงิน (บันทึกไดตองไมมีภาษีหัก ณ ที่จาย) เชน ขอเบิก จํานวน 4,000 บาท จายครั้งที่ 1 จํานวน 1,000 บาท (ชองการอางอิง / เลขที่เอกสารตั้งเบิก ให 14 หลัก คือ YYYY+XXXXXXXXXX คือ Y = ป คศ. และ X = เลขที่เอกสารขอเบิกเงิน)

ขจ 05)/(PM) ZF_53_PM

(47XXXXXXXX)

เดบิต ใบสําคัญคางจาย (2102040102) หรือ เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) จํานวนเงิน 4,000 บาท เครดิต เงินฝากธนาคาร-ในงบประมาณ (1101020603) จํานวน 1,000 บาท ใบสําคัญคางจาย (2102040102) หรือ เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) จํานวน 3,000 บาท

- ใบเสร็จรับเงิน/ใบสําคัญรับเงิน - หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จาย - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

7 กรณีหนวยงานบันทึกรายการจายเงินแบบ ทยอยจายเงิน (บันทึกไดตองไมมีภาษีหัก ณ ที่จาย) เชน ขอเบิก จํานวน 4,000 บาท จายครั้งที่ 2 จํานวน 3,000 บาท (ชองการอางอิง ใหใส เลขที่เอกสารขอเบิกเดิม 14 หลัก และชอง เลขที่เอกสารตั้งเบิก/จางเงนิครั้งกอน ใหใสเลขที่เอกสารการจายเงินครั้งแรก (47XXXXXXXX)

ขจ 05)/(PM) ZF_53_PM

(47XXXXXXXX)

เดบิต ใบสําคัญคางจาย (2102040102) หรือ เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) จํานวนเงิน 3,000 บาท เครดิต เงินฝากธนาคาร-ในงบประมาณ (1101020603) จํานวน 3,000 บาท

- ใบเสร็จรับเงิน/ใบสําคัญรับเงิน - หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จาย - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

49

2.2.4 กรณีบันทึกลางลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณ

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 บันทึกรับชดใชสัญญายืมเงินดวยใบสําคัญคาใชจายตาง ๆ ที่ไดรับอนุมัติแลว ให อางอิงเอกสารขอเบิก YY+XXXXXXXXXX+LLL

บช 01/ (G1) ZF_02_G1

(36XXXXXXXX)

เดบิต คาใชจาย (51 XXXXXXXX ) เครดิต ลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณ (1102010101 )

- สัญญายืมเงิน(ที่ยืมไว) - ทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืม - ใบรับใบสําคัญ - ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

2 หากมีเงินสดเหลือคืน ใหบันทึกรายการรับเงนิเบิกเกินสงคืน โดยอางอิงเอกสารขอเบิก YY+XXXXXXXXXX+LLL

บช 01 / (BD) ZGL_BD4

(010XXXXXXX)

เดบิต เงินสดในมือ (11001010101) เครดิต เบิกเกินสงคืนรอนําสง (2116010104 )

- สําเนาหรือตนขั้วใบเสร็จรับเงิน - ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

3 นําเงินสงที่ธนาคารกรุงไทยโดยระบุประเภทที่นําสงชอง 3 เบิกเกินสงคืน (ธ. กรุงไทยจะสงขอมูลการนําสงเงินของสวนราชการเขาสูระบบ GFMIS หลังจากสิ้นวันนั้น)

CJ (เอกสารอัตโนมัติ) (20XXXXXXXX)

เดบิต T/E หนวยงานสงเงินเบิกเกินสงคืนให บก. (5209010112)

เครดิต พักเงินนําสง (1101010112 )

- Pay – in Slip ในนามหนวยงาน

4 บันทึกรายการนําสงเงินเบิกเกินสงคืนใหสัมพันธกับใบรับเงินที่ไดจากธนาคารอางอิงเอกสารขอเบิก Y+XXXXXXXXXX+LLL

นส 02-1/ (R6) ZRP_R6

(12XXXXXXXX)

เดบิต พักเงินนําสง (1101010112 ) เครดิต เงินสดในมือ (1101010101)

- ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน

5 บันทึกลางบัญชีเบิกเกินสงคืนรอนําสงและบัญชีลูกหนี้เงินยืม อางอิงเอกสารขอเบิก YY+XXXXXXXXXX+LLL

บช 01/ (BE) (12XXXXXXXX)

เดบิต เบิกเกินสงคืนรอนําสง (2116010104 ) เครดิต ลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณ (1102010101 )

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช. - ทะเบียนคุมเงินประจํางวด

**กรณีคาใชจายที่เกิดขึ้นมากกวาสัญญายืมเงิน ใหนําคาใชจายที่เหลือจากการสงใชเงินยืม ไปเบิกเพิ่มจากเงินงบประมาณ เปนประเภทรายการชดใชใบสําคัญจายใหผูยืมตอไป

50

2.2.5 กรณีเบิกเกินสงคืนเงินงบประมาณ

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 บันทึกรับเงินเบิกเกินสงคืน อางอิงเอกสารขอเบิก YY+XXXXXXXXXX+LLL (1 บรรทัดรายการคาใชจายตอ 1 เอกสาร)

บช 01 (BD)

(010XXXXXXX)

เดบิต เงินสดในมือ (11001010101) เครดิต เบิกเกินสงคืนรอนําสง (2116010104 )

- สําเนาหรือตนขั้วใบเสร็จรับเงิน - ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

2 นําเงินสงที่ธนาคารกรุงไทยโดยระบุประเภทที่นําสงชอง 3 เบิกเกินสงคืน (ธ. กรุงไทยจะสงขอมูลการนําสงเงินของสวนราชการเขาสูระบบ GFMIS หลังจากสิ้นวันนั้น)

CJ (เอกสารอัตโนมัติ) (20XXXXXXXX)

เดบิต T/E หนวยงานสงเงินเบิกเกินสงคืนให บก. (5209010112)

เครดิต พักเงินนําสง (1101010112 )

- Pay – in Slip ในนามหนวยงาน

3 บันทึกรายการนําสงเงินเบิกเกินสงคืนใหสัมพันธกับใบรับเงินที่ไดจากธนาคาร

นส 02-1/ (R6) ZRP_R6

(12XXXXXXXX)

เดบิต พักเงินนําสง (1101010112 ) เครดิต เงินสดในมือ (1101010101)

- ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน

4 บันทึกลางบัญชีเบิกเกินสงคืนรอนําสงและบัญชีคาใชจายที่ตองการสงคืน

บช 01/ (BE) ZGL_BE

(12XXXXXXXX)

เดบิต เบิกเกินสงคืนรอนําสง (2116010104 ) เครดิต คาใชจาย (51 XXXXXXXX )

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช. - ทะเบียนคุมเงินประจํางวด

51

2.3 การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงนินอกงบประมาณ 2.3.1 การเบิกเงนินอกงบประมาณกรณีจายตรงผาน PO (ใบสั่งซื้อ/จาง)

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 เมื่อหนวยงานจดัทําเอกสารสัญญา ,บันทึกขอตกลง ตามระเบียบพัสดุฯ ใหตรวจสอบ/จัดทําขอมูลหลักผูขาย

ผข 01 ไมบันทึกบัญชี

- สําเนาบัตรประจําตัวประชาชน /สําเนาบัตรประจําตัวผูเสียภาษ ี

- สําเนาบัญชีเงินฝากธนาคาร - สําเนาหนังสือจดทะเบียนการคา

2 บันทึก ใบสั่งซื้อ/จาง/เชา (PO) เขาสูระบบ บส 01 / บส 01-1 (5XXXXXXXXX)

ไมบันทึกบัญชี - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ

3 เมื่อตรวจรับพัสดุตามใบแจงหนี้/ใบสงของแลว ขอเบิกเงินใหเจาหนี้

ขบ 01 / (KG)

(33XXXXXXXX)

เดบิต คาใชจาย (51 XXXXXXXX ) หรือ วัสดุคงคลัง (1105010105) หรือ พักสินทรัพย (120XXXX102) เครดิต เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102)

- ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ - ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

4 ระบบจะบันทึกปรับเงินฝากคลังตามเอกสารขอเบิก

J0 (เอกสารอัตโนมัติ) (02XXXXXXXX)

เดบิต T/E ปรับเงินฝากคลัง (5210010105) เครดิต เงินฝากคลัง (1101020501 )

5 กรมบัญชีกลางประมวลผลจายเงินใหเจาหนี้ PD (เอกสารอัตโนมัติ) (43XXXXXXXX)

เดบิต เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินนอกงบประมาณจาก บก. (43070101XX ) ภาษีหัก ณ ที่จายรอนําสง (210204010X)

- รายงานการจายชําระเงินใหแกผูขาย - ใบเสร็จรับเงิน/ใบสําคัญรับเงิน

*กรณีมีภาษี(หนา ขบ01) หัก ณ ที่จาย ระบบจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติให

JV (เอกสารอัตโนมัติ) (01XXXXXXXX)

เดบิต ภาษีหัก ณ ที่จายรอนําสง (210204010X) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินนอกงบประมาณจาก บก. (43070101XX )

- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จาย

52

2.3.2 การเบิกเงนินอกงบประมาณกรณีจายตรงไมผาน PO (ใบสั่งซื้อ/จาง)

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 เมื่อหนวยงานจดัทําเอกสารสัญญา ,บันทึกขอตกลง ตามระเบียบพัสดุฯ ใหตรวจสอบ/จัดทําขอมูลหลักผูขาย

ผข 01 ไมบันทึกบัญชี

- สําเนาบัตรประจําตัวประชาชน /สําเนาบัตรประจําตัวผูเสียภาษ ี

- สําเนาบัญชีเงินฝากธนาคาร - สําเนาหนังสือจดทะเบียนการคา

2 ขอเบิกเงินนอกงบประมาณ กรณีจัดซื้อ/จาง/เชา ไมเกิน 5,000 บาท แตตองการจายตรงใหคูสัญญา / กรณีจายตรงคาสาธารณูปโภค - เลือกจายเขาบัญชีเงินฝากธนาคารผูขาย และเลือก จายผูขายหรือคูสัญญา

ขบ 03 (KI/KN)

(31XXXXXXXX)

เดบิต คาใชจาย (51 XXXXXXXX ) หรือ วัสดุคงคลัง (1105010105) หรือ เครดิต เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) หรือ

เจาหนี้อื่น – หนวยงานภาครัฐ (2101020198) * หากเปนเจาหนี้บุคคลธรรมดาหรือนิติบุคลจะผูกกับรหัสเจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก *หากเปนเจาหนี้ประเภทคาสาธารณูปโภคจะเปนรหัส เจาหนี้อื่น – หนวยงานภาครัฐ

- ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ - ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง - ทะเบียนคุมวัสดุสํานักงาน

3 ระบบจะบันทึกปรับเงินฝากคลังตามเอกสาร ขอเบิก

J0 (เอกสารอัตโนมัติ) (02XXXXXXXX)

เดบิต T/E ปรับเงินฝากคลัง (5210010105) เครดิต เงินฝากคลัง (1101020501 )

4 กรมบัญชีกลางประมวลผลจายเงินใหเจาหนี้ PD (เอกสารอัตโนมัติ) (43XXXXXXXX)

เดบิต เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินนอกงบประมาณจาก บก. (43070101XX ) ภาษีหัก ณ ที่จายรอนําสง (210204010X)

- รายงานการจายชําระเงินใหแกผูขาย - ใบเสร็จรับเงิน/ใบสําคัญรับเงิน

*กรณีมีภาษี(หนา ขบ01) หัก ณ ที่จาย ระบบจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติให

JV (เอกสารอัตโนมัติ) (01XXXXXXXX)

เดบิต ภาษีหัก ณ ที่จายรอนําสง (210204010X) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินนอกงบประมาณจาก บก. (43070101XX )

- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จาย

53

2.3.3 การเบิกเงนินอกงบประมาณกรณีจายผานหนวยงาน

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 รับเอกสาร/หลกัฐานขอเบิกจากเจาหนี้หรอื ผูมีสิทธิ์ ไมบันทึกบัญชี - ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก 2 เบิกเงินนอกงบประมาณ(ฝากคลัง) ระบุเขาบัญชี

เงินฝากธนาคารของหนวยงาน เลือกประเภทรายการขอเบิก เปน เพื่อชดใชใบสําคัญ / เพื่อจายเงินเดือนและเงินอืน่ที่จายสิ้นเดือน / เพื่อจายใหยืม / รายการขอเบิกเงินอุดหนุน หรอื จายผูขายหรือคูสัญญา

ขบ 03 / (KN / K….)

(3XXXXXXXXX)

เดบิต คาใชจาย (51 XXXXXXXX ) หรือ ลูกหนี้เงินยืม (1102010101) หรือ วัสดุคงคลัง (1105010105) หรือ เครดิต ใบสําคัญคางจาย (2102040102) หรือ เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102)

- ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ - ทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืม - สัญญายืมเงิน - ทะเบียนคุมวัสดุสํานักงาน - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

3 ระบบจะบันทึกปรับเงินฝากคลังตามเอกสารขอเบิก

J0 (เอกสารอัตโนมัติ) (02XXXXXXXX)

เดบิต T/E ปรับเงินฝากคลัง (5210010105) เครดิต เงินฝากคลัง (1101020501 )

4 ระบบจะบันทึกคูบัญชีอัตโนมัติให (KY) (เอกสารอัตโนมัติ) (30XXXXXXXX)

เดบิต คางรับกรมบัญชีกลาง (1102050124) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินนอกงบประมาณจาก บก. (43070101XX )

5 กรมบัญชีกลางประมวลผลจายเขาบัญชีสวนราชการ

(PY) (เอกสารอัตโนมัติ) (40XXXXXXXX)

เดบิต เงินฝากธนาคาร-นอกงบประมาณ (1101020604) เครดิต คางรับกรมบัญชีกลาง (1102050124)

- Bank Statement

54

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

6 หนวยงานบันทึกการจายเงินทั้งจํานวนเงินที่ขอเบิกในระบบ

(ขจ 05)/(PM) ZF_53_PM

(47XXXXXXXX)

เดบิต ใบสําคัญคางจาย (2102040102) หรือ เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) เครดิต เงินฝากธนาคาร-นอกงบประมาณ (1101020604) ภาษีหัก ณ ที่จายรอนําสง (210204010X)

- ใบเสร็จรับเงิน/ใบสําคัญรับเงิน - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง - หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จาย

*กรณีมีภาษี(หนา ขบ03) หัก ณ ที่จาย ระบบจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติให

JV (เอกสารอัตโนมัติ) (01XXXXXXXX)

เดบิต ภาษีหัก ณ ที่จายรอนําสง (210204010X) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินนอกงบประมาณจาก บก. (43070101XX )

7 กรณีหนวยงานบันทึกรายการจายเงินแบบ ทยอยจายเงิน (บันทึกไดตองไมมีภาษีหัก ณ ที่จาย) เชน ขอเบิก จํานวน 4,000 บาท จายครั้งที่ 1 จํานวน 1,000 บาท (ชองการอางอิง / เลขที่เอกสารตั้งเบิก ให 14 หลัก คือ YYYY+XXXXXXXXXX คือ Y = ป คศ. และ X = เลขที่เอกสารขอเบิกเงิน)

ขจ 05)/(PM) ZF_53_PM

(47XXXXXXXX)

เดบิต ใบสําคัญคางจาย (2102040102) หรือ เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) จํานวนเงิน 4,000 บาท เครดิต เงินฝากธนาคาร-นอกงบประมาณ (1101020604) จํานวน 1,000 บาท ใบสําคัญคางจาย (2102040102) หรือ เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) จํานวน 3,000 บาท

- ใบเสร็จรับเงิน/ใบสําคัญรับเงิน - หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จาย - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

8 กรณีหนวยงานบันทึกรายการจายเงินแบบ ทยอยจายเงิน (บันทึกไดตองไมมีภาษีหัก ณ ที่จาย) เชน ขอเบิก จํานวน 4,000 บาท จายครั้งที่ 2 จํานวน 3,000 บาท (ชองการอางอิง ใหใส เลขที่เอกสารขอเบิกเดิม 14 หลัก และชอง เลขที่เอกสารตั้งเบิก/จางเงนิครั้งกอน ใหใสเลขที่เอกสารการจายเงินครั้งแรก (47XXXXXXXX)

ขจ 05)/(PM) ZF_53_PM

(47XXXXXXXX)

เดบิต ใบสําคัญคางจาย (2102040102) หรือ เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) จํานวนเงิน 3,000 บาท เครดิต เงินฝากธนาคาร-นอกงบประมาณ (1101020604) จํานวน 3,000 บาท

- ใบเสร็จรับเงิน/ใบสําคัญรับเงิน - หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จาย - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

55

2.3.4 กรณีบันทึกลางลูกหนี้เงนิยืมนอกงบประมาณ (ฝากคลัง)

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 บันทึกรับชดใชสัญญายืมเงินดวยใบสําคัญคาใชจายตาง ๆ ที่ไดรับอนุมัติแลว ให อางอิงเอกสารขอเบิก YY+XXXXXXXXXX+LLL

บช 01/ (G1) ZF_02_G1

(36XXXXXXXX)

เดบิต คาใชจาย (5XXXXXXXXX ) เครดิต ลูกหนี้เงินยืมนอกงบประมาณ (1102010102)

- สัญญายืมเงิน(ที่ยืมไว) - ทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืม - ใบรับใบสําคัญ - ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

2 หากมีเงินสดเหลือคืน ใหบันทึกรายการรับเงนิเบิกเกินสงคืน โดยอางอิงเอกสารขอเบิก YY+XXXXXXXXXX+LLL

บช 01 / (BD) ZGL_BD4

(010XXXXXXX)

เดบิต เงินสดในมือ (11001010101) เครดิต เบิกเกินสงคืนรอนําสง (2116010104 )

- สําเนาหรือตนขั้วใบเสร็จรับเงิน - ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

3 นําเงินสงที่ธนาคารกรุงไทยโดยระบุประเภทที่นําสงชอง 2 เงนิฝากคลัง (ธ. กรุงไทยจะสงขอมูลการนําสงเงินของสวนราชการเขาสูระบบ GFMIS หลังจากสิ้นวันนั้น)

CJ (เอกสารอัตโนมัติ) (20XXXXXXXX)

เดบิต T/E หนวยงานโอนเงินนอกงบประมาณให บก. (5210010102)

เครดิต พักเงินนําสง (1101010112 )

- Pay – in Slip ในนามหนวยงาน

4 บันทึกรายการนําสงเงินเบิกเกินสงคืนใหสัมพันธกับใบรับเงินที่ไดจากธนาคารอางอิงเอกสารขอเบิก YY+XXXXXXXXXX+LLL

นส 02-2/ (R7) ZRP_R7

(12XXXXXXXX)

เดบิต พักเงินนําสง (1101010112 ) เครดิต เงินสดในมือ (1101010101)

- ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน

5 ระบบ Excel Loader จะปรับเพิ่มเงินฝากคลังใหอัตโนมัติ

ZRP_RX /( RX) (16XXXXXXXX)

เดบิต เงินฝากคลัง (1101020501 ) เครดิต เงินรับฝากของรัฐบาล (2111020101)

- ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ

6 บันทึกลางบัญชีเบิกเกินสงคืนรอนําสงและบัญชีลูกหนี้เงินยืม อางอิงเอกสารขอเบิก YY+XXXXXXXXXX+LLL

บช 01/ (BE) (12XXXXXXXX)

เดบิต เบิกเกินสงคืนรอนําสง (2116010104 ) เครดิต ลูกหนี้เงินยืมนอกงบประมาณ (1102010102 )

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

**กรณีคาใชจายที่เกิดขึ้นมากกวาสัญญายืมเงิน ใหนําคาใชจายที่เหลือจากการสงใชเงินยืม ไปเบิกเพิ่มจากเงินนอกงบประมาณที่ฝากคลัง เปนประเภทรายการชดใชใบสําคัญจายใหผูยืมตอไป

56

2.3.5 กรณีเบิกเกินสงคืนเงินนอกงบประมาณ (ฝากคลัง)

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 กรณีเบิกเงินนอกงบประมาณ(ฝากคลัง) หากมีเงินสดคงเหลือ ใหบันทึกรายการรับเงินเบิกเกินสงคืน โดยอางอิงเอกสารขอเบิก YY+XXXXXXXXXX+LLL

บช 01 / (BD) ZGL_BD4

(010XXXXXXX)

เดบิต เงินสดในมือ (11001010101) เครดิต เบิกเกินสงคืนรอนําสง (2116010104 )

- สําเนาหรือตนขั้วใบเสร็จรับเงิน - ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

2 นําเงินสงที่ธนาคารกรุงไทยโดยระบุประเภทที่นําสงชอง 2 เงนิฝากคลัง (ธ. กรุงไทยจะสงขอมูลการนําสงเงินของสวนราชการเขาสูระบบ GFMIS หลังจากสิ้นวันนั้น)

CJ (เอกสารอัตโนมัติ) (20XXXXXXXX)

เดบิต T/E หนวยงานโอนเงินนอกงบประมาณให บก. (5210010102)

เครดิต พักเงินนําสง (1101010112 )

- Pay – in Slip ในนามหนวยงาน

3 บันทึกรายการนําสงเงินเบิกเกินสงคืนใหสัมพันธกับใบรับเงินที่ไดจากธนาคารอางอิงเอกสารขอเบิก YY+XXXXXXXXXX+LLL

นส 02-2/ (R7) ZRP_R7

(12XXXXXXXX)

เดบิต พักเงินนําสง (1101010112 ) เครดิต เงินสดในมือ (1101010101)

- ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน

4 ระบบ Excel Loader จะปรับเพิ่มเงินฝากคลังใหอัตโนมัติ

ZRP_RX /( RX) (16XXXXXXXX)

เดบิต เงินฝากคลัง (1101020501 ) เครดิต เงินรับฝากของรัฐบาล (2111020101)

- ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ

5 บันทึกลางบัญชีเบิกเกินสงคืนรอนําสงและบัญชีคาใชจายที่จะสงคืน โดยอางอิงเอกสารขอเบิก YY+XXXXXXXXXX+LLL

บช 01/ (BE) (12XXXXXXXX)

เดบิต เบิกเกินสงคืนรอนําสง (2116010104 ) เครดิต คาใชจาย (5XXXXXXXXX ) หรือ หนี้สิน (2XXXXXXXXX)

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

57

2.3.6 กรณีเงินประกันสัญญาและเงินรับฝากอื่น

ลําดับที่

กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 เมื่อรับเงินประกันสัญญา และ เงินรับฝากอื่น นส 01/ (RB) ZRP_RB

(10XXXXXXXX)

เดบิต เงินสดในมือ (1101010101) เครดิต เงินประกันสัญญาอื่น (2112010199) / เงินรับฝากอื่น (2111020199)

- สําเนาหรือตนขั้วใบเสร็จรับเงิน - ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ

2 นําเงินสงที่ธนาคารกรุงไทยโดยระบุประเภทที่

นําสงชอง 2 เงนิฝากคลัง (ธ. กรุงไทยจะสงขอมูลการนําสงเงินของสวนราชการเขาสูระบบ GFMIS หลังจากสิ้นวันนั้น)

CJ (เอกสารอัตโนมัติ) (20XXXXXXXX)

เดบิต T/E หนวยงานโอนเงินนอกงบประมาณให บก. (5210010102)

เครดิต พักเงินนําสง (1101010112 )

- Pay – in Slip ในนามหนวยงาน

3 บันทึกรายการนําสงเงินรายไดเงินนอกงบประมาณ หรือหนี้สินใหสมัพันธกับใบรับเงินที่ไดจากธนาคาร

นส 02-2/(R2) (ZRP_R2)

(13XXXXXXXX)

เดบิต พักเงินนําสง (1101010112 ) เครดิต เงินสดในมือ (1101010101)

- ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน

4 ระบบ Excel Loader จะปรับเพิ่มเงินฝากคลังใหอัตโนมัติ

ZRP_RX /( RX) (16XXXXXXXX)

เดบิต เงินฝากคลัง (1101020501 ) เครดิต T/R ปรับเงินฝากคลัง (4308010105)

- ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงิน - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ

58

ลําดับที่

กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

5 เมื่อครบกําหนด จายคืนใหเบิกเงินนอกงบประมาณ (ฝากคลัง) ระบุเขาบัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน เลือกประเภทรายการขอเบิก เปน จายผูขายหรือคูสัญญา

ขบ 03 / (KN / K….)

(3XXXXXXXXX)

เดบิต เงินประกันสัญญาอื่น (2112010199) หรือ เงินรับฝากอื่น (2111020199)

เครดิต เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102)

- ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

6 ระบบจะบันทึกปรับเงินฝากคลังตามเอกสารขอเบิก

J0 (เอกสารอัตโนมัติ) (02XXXXXXXX)

เดบิต T/E ปรับเงินฝากคลัง (5210010105) เครดิต เงินฝากคลัง (1101020501 )

7 ระบบจะบันทึกคูบัญชีอัตโนมัติให (KY) (เอกสารอัตโนมัติ) (30XXXXXXXX)

เดบิต คางรับกรมบัญชีกลาง (1102050124) เครดิต T/R หนวยงานรับเงินนอกงบประมาณจาก บก. (43070101XX )

8 กรมบัญชีกลางประมวลผลจายเขาบัญชีสวนราชการ

(PY) (เอกสารอัตโนมัติ) (40XXXXXXXX)

เดบิต เงินฝากธนาคาร-นอกงบประมาณ (1101020604) เครดิต คางรับกรมบัญชีกลาง (1102050124)

- Bank Statement

9 หนวยงานจายเช็คคืนเงินประกันสัญญา หรือเงินรับฝากอื่น ใหบันทึกการจายเงินในระบบ

(ขจ 05)/(PM) ZF_53_PM

(47XXXXXXXX)

เดบิต เจาหนี้การคา-บุคคลภายนอก (2101010102) เครดิต เงินฝากธนาคาร-นอกงบประมาณ (1101020604)

- ทะเบียนจายเช็ค - ทะเบียนคุมเงินที่เบิกจากคลัง

59

2.3.7 กรณีเงินนอกงบประมาณที่ฝากธนาคารพาณิชย 2.3.7.1 กรณีบันทึกรับเปนเงินรายไดเงนินอกงบประมาณ

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 กรณีรับเปนรายไดเงินนอกงบประมาณฝากธนาคารพาณิชย (ระบุแหลงเงิน YY310000)

บช 01 (RE) เดบิต เงินสดในมือ (1101010101) เครดิต รายไดของหนวยงาน (43XXXXXXXX)

- สําเนาหรือตนขั้วใบเสร็จรับเงิน - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ - ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

2 นําเงินที่ไดรับฝากธนาคารพาณิชย บช 01 (JR) เดบิต เงินฝากกระแสรายวันที่สถาบันการเงิน (110101030101) หรอื

เงินฝากออมทรัพยที่สถาบันการเงิน (110101030102) หรือ

เงินฝากไมมีรายตัว (1101030199) เครดิต เงินสดในมือ (1101010101)

- ใบฝากเงินเขาบัญชีธนาคารฯ

3 บันทึกการจายเงินนอกงบประมาณที่ฝากธนาคารพาณิชย (กรณีบันทึกเปนรายไดเงินนอกงบประมาณ)

บช 01 (PP) เดบิต พักสินทรัพย (120XXXXXXX) คาใชจาย (5XXXXXXXXX) เครดิต เงินฝากกระแสรายวันที่สถาบันการเงิน

(110101030101) หรอื เงินฝากออมทรัพยที่สถาบันการเงิน

(110101030102) หรอื เงินฝากไมมีรายตัว (1101030199)

- ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ - ทะเบียนคุมวัสดุสํานักงาน

60

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

4 กรณีจายใหยืมจากเงินนอกงบประมาณที่ฝากธนาคารพาณิชยไว

บช 01 (PP) เดบิต ลูกหนี้เงินยืม-นอกงบประมาณ (1102010102) เครดิต เงินฝากกระแสรายวันที่สถาบันการเงิน

(110101030101) หรอื เงินฝากออมทรัพยที่สถาบันการเงิน

(110101030102) หรอื เงินฝากไมมีรายตัว (1101030199)

- ทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืม - สัญญายืมเงิน - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ

5 กรณีสงใชเงินยืมจากเงินนอกงบประมาณที่ฝากธนาคารพาณิชย ดวยใบสําคัญคาใชจายที่เกิดขึ้น เทากับที่ยืม

บช 01 (JV) เดบิต คาใชจาย ระบุประเภท (5XXXXXXXXX) เครดิต ลูกหนี้เงินยืม-นอกงบประมาณ (1102010102)

- ทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืม - สัญญายืมเงิน(ที่ยืมไว) - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ

6 กรณียืมจากเงินนอกงบประมาณที่ฝากธนาคารพาณิชย สงใชทั้งใบสําคัญและเงินสด ใหบันทึกการสงใชใบสําคัญเทากับคาใชจายเชนเดียวกับขอ (4) และบันทึกรับเงินสดจากลูกหนี้เงินยืม

บช 01 (RE) เดบิต เงินสดในมือ (1101010101) เครดิต ลูกหนี้เงินนอกงบประมาณ (1102010102)

- สําเนาหรือตนขั้วใบเสร็จรับเงิน - ทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืม - สัญญายืมเงิน(ที่ยืมไว) - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ

61

2.3.7.2 กรณีบันทึกรับเปนเงินรับฝากอื่น

ลําดับที่ กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 กรณีรับเปนประเภท เงินรับฝาก ที่ธนาคารพาณิชย เชน รับเงินจากหนวยงานอื่น หรอืรับเงินจากจังหวัด (ระบุแหลงเงิน YY310000)

บช 01 (RE) เดบิต เงินสดในมือ (1101010101) เครดิต เงินรับฝากอื่น (2111020199)

- สําเนาหรือตนขั้วใบเสร็จรับเงิน - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ - ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

2 นําเงินที่ไดรับฝากธนาคารพาณิชย บช 01 (JR) เดบิต เงินสดในมือ (1101010101)

เครดิต เงินฝากกระแสรายวันที่สถาบันการเงิน (110101030101) หรอื

เงินฝากออมทรัพยที่สถาบันการเงิน (110101030102) หรอื

เงินฝากไมมีรายตัว (1101030199)

- ใบฝากเงินเขาบัญชีธนาคารฯ

3 บันทึกการจายเงินนอกงบประมาณที่ฝากธนาคารพาณิชย (กรณีบันทึกเปนเงินรับฝากอื่น) (ระบุแหลงเงิน YY310000)

บช 01 (PP) เดบิต เงินรับฝากอื่น (2111020199) เครดิต เงินฝากกระแสรายวันที่สถาบันการเงิน

(110101030101) หรอื เงินฝากออมทรัพยที่สถาบันการเงิน

(110101030102) หรอื เงินฝากไมมีรายตัว (1101030199)

- ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก - ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ - ทะเบียนคุมวัสดุสํานักงาน

62

2.4 การปรับปรุงบัญชีและการปดบัญชี เมื่อสิ้นปงบประมาณ กอนการปดบัญชี หนวยงานจะตองปรับปรุงบัญชีสินทรัพย หนี้สิน รายได และคาใชจาย ในระบบ GFMIS เพื่อใหมีมูลคาถูกตองตามเกณฑคงคาง ตามหลักการและนโยบายบัญชีสําหรับหนวยงานภาครัฐ ดังนี้ ลําดับที่

กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

1 คาใชจายคางจาย ณ วันสิ้นปบัญชี ใหตรวจสอบคาใชจายที่ยังไมชําระเงิน เชน คา สาธารณูปโภค เปนตน ขึ้นปบัญชีใหม ใหทําการกลับรายการที่ไดบันทึกไว แลวทําการขอเบิกคาใชจายนั้นตามปกติ

บช 01 (JV)

บช 01 (JV)

เดบิต คาใชจาย (5XXXXXXXXX) ยกเวน

(5208XXXXXX , 5209 XXXXXX , 5210 XXXXXX)

เครดิต คาใชจายคางจาย (2102XXXXXX) เดบิต คาใชจายคางจาย (2102XXXXXX) เครดิต คาใชจาย (5XXXXXXXXX) ยกเวน (5208XXXXXX , 5209 XXXXXX , 5210 XXXXXX)

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

2 คาใชจายจายลวงหนา กรณีรับรูไวเปนคาใชจาย

- ณ วันสิ้นปบัญชี ใหปรับปรุงคาใชจายที่ยังไมไดรับสินคาหรือบริการเปนสินทรัพย

บช 01 (JV)

เดบิต คาใชจายจายลวงหนา (1106010103) เครดิต คาใชจาย (5XXXXXXXXX) ยกเวน

(5208XXXXXX , 5209 XXXXXX , 5210 XXXXXX)

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

63

ลําดับที่

กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

- ขึ้นปบัญชีใหม ใหทําการกลับรายการที่ไดบันทึกไว

กรณีรับรูไวเปนสินทรัพย (จายลวงหนา)

- ณ วันสิ้นปบัญชี ใหปรับปรุงคาใชจายจายลวงหนานั้นเปนคาใชจายตามที่เกิดขึ้นจริง

บช 01 (JV)

บช 01 (JV)

เดบิต คาใชจาย (5XXXXXXXXX) ยกเวน (5208XXXXXX , 5209 XXXXXX , 5210 XXXXXX) เครดิต คาใชจายจายลวงหนา (1106010103)

เดบิต คาใชจาย (5XXXXXXXXX) ยกเวน (5208XXXXXX , 5209 XXXXXX , 5210 XXXXXX) เครดิต คาใชจายจายลวงหนา (1106010103)

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

3 รายไดคางรับ - ณ วันสิ้นปบัญชี ใหปรับปรุงรายได

ที่ถือวาเปนรายไดที่หนวยงานไดรับเงินแตยังไมไดรับเงิน

- ขึ้นปบัญชีใหม ใหทําการกลับรายการที่ไดบันทึกไว

เมื่อไดรับเงินรายไดคางรับดังกลาวใหบันทึกรายการจัดเก็บตามปกติ

บช 01 (JV)

บช 01 (JV)

เดบิต รายไดคางรับ (1102050106 / 1102050107) เครดิต รายไดของหนวยงาน (43XXXXXXXX)

ยกเวน (4307XXXXXX , 4308 XXXXXX , 4309XXXXXX)

เดบิต รายไดของหนวยงาน (43XXXXXXXX) ยกเวน (4307XXXXXX , 4308 XXXXXX , 4309XXXXXX)

เครดิต รายไดคางรับ (1102050106 / 1102050107)

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช. - ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

64

ลําดับที่

กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

4 รายไดรับลวงหนา กรณีรับรูไวเปนรายได

- ณ วันสิ้นปบัญชี ใหปรับปรุงรายไดรับลวงหนาตามจํานวนรายไดที่ยังไมสงมอบสินคาหรือบริการ

- ขึ้นปบัญชีใหม ใหทําการกลับรายการที่ไดบันทึกไว

กรณีรับรูไวเปนหนี้สิน (รับลวงหนา)

- ณ วันสิ้นปบัญชี ใหปรบัปรุงรายไดรับลวงหนานั้นเปนรายไดตามที่เกิดขึ้นจริง

บช 01 (JV)

บช 01 (JV)

บช 01 (JV)

เดบิต รายไดของหนวยงาน (43XXXXXXXX)

ยกเวน (4307XXXXXX , 4308 XXXXXX , 4309XXXXXX)

เครดิต รายไดรับลวงหนา (2103XXXXXX) เดบิต รายไดรับลวงหนา (2103XXXXXX) เครดิต รายไดของหนวยงาน (43XXXXXXXX)

ยกเวน (4307XXXXXX , 4308 XXXXXX , 4309XXXXXX)

เดบิต รายไดรับลวงหนา (2103XXXXXX) เครดิต รายไดของหนวยงาน (43XXXXXXXX) ยกเวน (4307XXXXXX , 4308 XXXXXX , 4309XXXXXX)

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

5 รายไดแผนดินรอนําสงคลัง - ณ วันสิ้นปบัญชี ใหปรับปรุงรายไดที่ถือวาเปนรายไดที่หนวยงานไดรับเงินแตนําสงเงิน ที่ธนาคารไมทันภายในวันที่ 30 กันยายน (ระบุแหลงเงิน YY19000)

- กรมบัญชีกลางจะผานรายการเอกสารใหแลวจะปรากฏรายการ

บช 04 (SQ)

(6XXXXXXXXX) สถานะพักรายการ

สถานะผานรายการ

RQ

เดบิต รายไดรัฐบาลรอรับจากสวนราชการ

(1103020113) เครดิต รายไดแผนดินรอนําสงคลัง

(2104010101) เดบิต T/E – รายไดแผนดินรอนําสงคลัง

(5210010112) เครดิต รายไดแผนดินรอนําสงคลัง

(2104010101)

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

65

ลําดับที่

กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

- ขึ้นปบัญชีใหม กรมบัญชีกลางจะทําการกลับรายการที่ไดบันทึกไว

หลังจากนี้ใหสงเงินรายไดแผนดินตามขั้นตอนปกติ

เดบิต รายไดแผนดินรอนําสงคลัง (2104010101) เครดิต T/E – รายไดแผนดนิรอนําสงคลัง

(5210010112)

6 คาเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ณ วันสิ้นปบัญชี หนวยงานที่มีการตั้งลูกหนี้ขายสินคาและบริการ ใหประมาณการหนี้สงสัยจะสูญตามวิธีการที่กําหนด

บช 01 (JV)

เดบิต หนี้สงสัยจะสูญ (5108XXXXXX) เครดิต คาเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (1102XXXXXX)

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

7 คาเสื่อมราคา / คาตัดจําหนาย ณ วันสิ้นปบัญชี หนวยงานที่มีสินทรัพยขอมูลรายตัว ตนสังกัดสวนกลางจะดําเนินการคิดคาเสื่อมราคาในระบบเอง กรณีไมมีขอมูลสินทรัพยรายตัวในระบบ ใหหนวยงานปรับปรุง คาเสื่อมราคาเอง

JV

บช 01 (JV)

เดบิต คาเสื่อมราคา / คาตัดจําหนาย – สินทรัพย

(5105010101-59) เครดิต คาเสื่อมราคาสะสม /คาตัดจําหนายสะสม

– สินทรัพย (120XXXX103) เดบิต คาเสื่อมราคา / คาตัดจําหนาย – สินทรัพย

ประเภท Interface/ไมระบุรายละเอียด (5105010101-59)

เครดิต คาเสื่อมราคาสะสม /คาตัดจําหนายสะสม – สินทรัพย ประเภท Interface/ไมระบุรายละเอียด (120XXXX103)

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

66

ลําดับที่

กิจกรรม ประเภทเอกสาร/

คําสั่ง คูบัญชี เอกสาร/ทะเบียน/หลักฐานที่เกี่ยวของ

8 วัสดุคงคลัง สวนราชการตองตรวจนับจํานวนวัสดุและมูลคาคงเหลือของวัสดุคงคลัง ณ วันสิ้นป กรณีรับรูไวเปนคาใชจาย

- ณ วันสิ้นปบัญชี ใหปรับปรุงมูลคาคงเหลือเปนสินทรัพย (วัสดุคงคลัง)

- ขึ้นปบัญชีใหม ใหทําการกลับรายการที่ไดบันทึกไว

กรณีรับรูไวเปนสินทรัพย (วัสดุคงคลัง)

- ณ วันสิ้นปบัญชี ใหปรับปรุงวัสดุที่ใชไปในระหวางป

บช 01 (JM)

บช 01 (JM)

บช 01 (JV)

เดบิต วัสดุคงคลัง (1105010105) แยกตามรหัส

หมวดวัสดุ (8 หลัก) เครดิต คาวัสดุ (5104010104) เดบิต คาวัสดุ (5104010104) เครดิต วัสดุคงคลัง (1105010105) แยกตาม

รหัสหมวดวัสดุ (8 หลัก) เดบิต คาวัสดุ (5104010104) เครดิต วัสดุคงคลัง (1105010105) แยกตาม

รหัสหมวดวัสดุ (8 หลัก)

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

- ทะเบียนคุมเอกสาร บช.

67

3. การจัดทํารายงานการเงนิ รายงานการเงินเปนการสรุปขอมูลทางบัญชีใหอยูในรูปแบบท่ีกําหนดเพื่อประโยชนแกฝายบริหารในการ

ใชขอมูลเพื่อวางแผน ควบคุม ติดตามประเมินผล ตลอดจนการตัดสินใจ สําหรับรายงานการเงินท่ีตองจัดทํา มีดังนี้

3.1 รายงานประจาํวัน หนวยงานสามารถจัดพิมพรายงานไดจากเอกสาร SAP R/3 และ Web Report เพื่อตรวจสอบขอมูล

ประจําวนั ดังนี้ 3.1.1 เอกสาร SAP R/3 ของขอมูลท่ีนําสงเพื่อตรวจสอบความถูกตอง 3.1.2 รายงานสรุปรายการตั้งเบิกรายวนั : A07C เสนอหัวหนาสวนราชการ 3.1.3 รายงานเงินคงเหลือประจําวนั : G14C เสนอหัวหนาสวนราชการ 3.1.4 สมุดรายวันท่ัวไป : G02C

3.2 รายงานประจาํเดือน หนวยงานจัดพิมพรายงานประจําเดือนสงใหสํานักงานการตรวจเงินแผนดินหรือสํานักงานการตรวจ

เงินแผนดนิภมิูภาค ภายในวันท่ี 15 ของเดือนถัดไป ดังนี้ 3.2.1 งบทดลองประจําเดือน (ZGL_MVT_MONTH : G12C) 3.2.2 รายงานสถานการณใชจายงบประมาณ (ZFMA46 : F10C) หรือ รายงานแสดงยอด

งบประมาณตามหนวยรับงบประมาณ (ZFMA55) 3.2.3 รายงานจัดเก็บและนําสงรายไดแผนดินของตนเอง (ZRP_R06 : R02M) 3.2.4 รายงานเงินสดคงเหลือประจาํวัน (ZFI_CASHBAL : G14C) 3.2.5 รายงานเคล่ือนไหวเงินฝากคลัง (ZGL_RPT013 : G21C)

3.3 รายงานประจาํป สวนราชการในระดับหนวยเบิกจายจะตองจัดพิมพงบทดลองประจําปจากระบบ GFMIS

((ZGL_MVT_MONTH : G11C) ระบุ งวดท่ี 1 – 14 พรอมใหหัวหนาหนวยงานลงลายมือช่ือกํากับรับรองความถูกตองของงบทดลองดังกลาว สงใหสํานักงานการตรวจเงินแผนดินหรือสํานักงานการตรวจเงินแผนดินภูมิภาค ภายใน 30 วัน นับจากวันส้ินปงบประมาณ

จะตองจดัทํางบการเงินเพื่อวตัถุประสงคท่ัวไปซ่ึงประกอบดวย 3.3.1 งบแสดงฐานะการเงิน 3.3.2 งบแสดงผลการดําเนินงานทางการเงิน 3.3.3 งบกระแสเงินสด 3.3.4 หมายเหตุประกอบงบการเงิน

68

4. การจัดเก็บเอกสารทางการเงนิ งานการเงินและบัญชี มีระบบการจัดเก็บเอกสาร ขอมูลท่ีครอบคลุมฐานขอมูลท่ีสําคัญท่ีใชในการ

ปฏิบัติงานการเงินและบัญชี สามารถจัดเก็บเอกสารและขอมูลดานการเงินและบัญชีในแฟมเอกสาร ไดอยางเปนระบบ ทําใหสามารถตรวจสอบได และใหบริการไดอยางสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ ซ่ึงแยกการจัดเก็บเอกสาร ดังนี้

4.1 เอกสารการจาย * บส 01 ขบ 01 ใบตรวจรับ สัญญาส่ังซ้ือส่ังจาง ใบเสร็จรับเงินของเจาหนี้ ประกอบการจายเงิน * ขบ 02/03 ขจ 05 หลักฐานการจายตามระเบียบการเบิกจาย

4.2 เอกสารการรับและนําสงเงิน * นส 01 นส 02-1 และ นส 02-2 PAY IN Slip * นส 03 นส 02-2 PAY IN Slip

4.3 เอกสารการสงใชเงินยืม * บช 01 (BD) (เบิกเกินสงคืน) * บช 01 (G1) นส 02 (ลูกหนีเ้งินยืม)

69

บทท่ี 4 การตรวจสอบ

ปจจุบันระบบการเงินการบัญชีและการคลังของภาคราชการไดดําเนินการอยูในลักษณะระบบเทคโนโลยีสารสนเทศท่ีเรียกวา ระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส (Government Fiscal Management Information System : GFMIS) ซ่ึงประกอบไปดวยระบบงานยอย 5 ระบบ คือ ระบบงบประมาณ ระบบจัดซ้ือจัดจาง ระบบเบิกจายเงิน ระบบรับและนําสงเงิน ระบบสินทรัพยถาวร และระบบบัญชีแยกประเภท ซ่ึงจะปรากฏผลการปฏิบัติงานดังกลาวในรายงานตาง ๆ ในระบบ GFMIS การตรวจสอบความถูกตองของรายงานการเงินการบัญชี (Financial Audit) เปนการตรวจผลการปฏิบัติงานในระบบเบิกจายเงิน ระบบรับและนําสงเงิน และระบบบัญชีแยกประเภท ซ่ึงเปนการตรวจสอบความถูกตองครบถวนเชื่อถือได ความเปนปจจุบัน ความสม่ําเสมอตอเนื่อง

สําหรับการตรวจสอบรายงานการเงิน ในแนวทางคูมือ ฯ ฉบับนี้ จะกลาวถึงการตรวจสอบเอกสารทางการเงินท่ีตองจัดทําตามระเบียบ และตามระบบ GFMIS คือ รายงานการเงินตามระบบ GFMIS และเอกสารทางการเงิน ดังนี้ 1. รายงานตามระบบ GFMIS

เม่ือบันทึกขอมูลในระบบ GFMIS เสร็จเรียบรอยแลวตองจัดใหมีการตรวจสอบการรับ – จายเงินเปนประจํา โดยการการเรียกรายงานจากเคร่ือง GFMIS หรือ ผาน Web Report เพื่อตรวจสอบขอมูล ดังนี้

1.1 รายงานประจําวัน ใชสําหรับเรียกดูขอมูลท่ีนําเขาระบบสําเร็จ (SAP Log) ในแตละวัน ซ่ึงจะเรียกดูไดในวันรุงข้ึน

หลังจากการนําสงแบบฟอรม โดยจะตองระบุวันท่ีเรียกรายงานเปนวันท่ีท่ีไดนําขอมูลเขาระบบ 1.1.1 รายงานเงินคงเหลือประจําวนัจากระบบ GFMIS

ตรวจสอบยอดคงเหลือของบัญชีเงินสดในระบบ GFMIS กับรายงานเงินคงเหลือประจาํวนัและกระทบยอดผลตางท่ีเกิดข้ึนและใชตรวจสอบกับรายงานเงนิคงเหลือเปนประจาํวนัท่ีสํานักงานคลังจัดทํานอกระบบ GFMIS

70

1.1.2 การรับและนําสง เม่ือไดรับรายงาน SAP R/3 สําหรับรายการจัดเก็บเงิน (แบบ นส 01) ใหตรวจสอบ ดังนี้ 1.1.2.1 ขอมูลจัดเก็บ

1. ไดนําขอมูลการจัดเก็บนําเขาระบบภายในวันท่ีรับเงินหรือไม โดยสังเกตจากวันท่ีบันทึกรายการตองตรงกับวันท่ีผานรายการ

2. จํานวนเงินจัดเก็บท่ีนําเขาระบบตองตรงกับสําเนาใบเสร็จรับเงิน ตัวอยาง

1.1.2.2 ขอมูลนําสงเงิน ก. ไดบันทึกขอมูลตรงกับวันท่ีนําฝากธนาคาร โดยสังเกตจากวันท่ีบันทึกรายการตองตรงกับ

วันท่ีผานรายการ ข. จํานวนเงินท่ีนําสงหรือนําฝากคลังตรงกับสําเนาใบนําฝากเงินท่ีไดรับคืนจากธนาคาร ค. กรณีนําเงินฝากคลังจะตองปรากฏรหัสบัญชีเงินฝากคลังและรหัสเจาของบัญชีเงินฝากคลัง

ตัวอยาง

แบบ นส 01

ข. ตองปรากฏจํานวนเงินนี้ในรายงานเงินคงเหลือประจําวัน

ค. รหัสบัญชีเงินฝากคลัง ข. จํานวนเงินตรงกับใบนําฝากเงิน ก

ก.

แบบ นส 02

ก.

71

1.1.3 รายงานสรุปรายการขอเบิก ZAP_RPT_W01/ A07C ใหหนวยงานเรียกรายงานสรุปรายการขอเบิกเงินเปนรายวันเพื่อใหการตรวจสอบขอมูล

การขอเบิกของหนวยงานเปนปจจุบันและสามารถแกไขขอผิดพลาดไดอยางทันตอเหตุการณ โดย แบงออกเปน 3 สวน คือ

สวนท่ี 1 กรณีจายตรงผูขาย ใหตรวจสอบวาเปนรายการขอเบิกของหนวยงานหรือไม รายช่ือผูขายคือคูสัญญาของหนวยงานท่ีไดดําเนินการกอหนี้ผูกพัน เลขท่ีบัญชีธนาคารตรงกับขอมูลหลักผูขายท่ีไดแจงไวตอกรมบัญชีกลางหรือสํานักงานคลังจังหวัด จํานวนเงินท่ีขอเบิกและรายการหักตาง ๆ ระบบไดตัดเงินงบประมาณหรือเงินฝากคลังถูกตองหรือไม

สวนท่ี 2 กรณีจายผานสวนราชการ ใหตรวจสอบวาเปนรายการขอเบิกของหนวยงานจริงหรือไม จํานวนเงินท่ีขอเบิกและรายการหักตาง ๆ ระบบไดตัดเงินงบประมาณหรือเงินฝากคลังถูกตอง

สวนท่ี 3 สรุปรายการขอเบิก จํานวนสุทธิ เม่ือหนวยงานตรวจสอบขอมูลในสวนท่ี 1 และสวนท่ี 2 แลว ใหหัวหนาหนวยงานลงลายมือช่ือเพื่อรับรองความถูกตองและเก็บไวท่ีหนวยงาน

โดยสวนท่ีสําคัญและเช่ือมโยงกับรายงานสถานะการใชจายงบประมาณคือ จํานวนเงิน ซ่ึงรายงานสรุปรายการขอเบิกของหนวยงานนี้ สามารถตรวจสอบไดวาวันนี้เราไดต้ังเบิกไปท้ังหมดกี่รายการ โดยออกเปนรายงานใหผูต้ังเบิกสามารถตรวจสอบได ท้ังนี้อันเนื่องมาจากมีการต้ังเบิกซํ้าของหนวยงาน ก็สามารถตรวจสอบไดเชนกัน โดยจะนําไปตรวจสอบทะเบียนคุมขอเบิกและเอกสารท่ีมีอยู เพราะในบางครั้ง มีการนําเอกสารไปต้ังเบิกซํ้าก็จะทําใหตัดงบประมาณในรายงานสถานะการใชจายงบประมาณดวยเชนกัน

72

1.1.4 รายงานอ่ืน ๆ ก. รายงานขอซ้ือขอจาง

เม่ือไดรับรายงาน SAP R/3 สําหรับใบส่ังซ้ือส่ังจาง ใหตรวจสอบสัญญาหรือหนังสือส่ังซ้ือส่ังจางและหลักฐานประกอบรายการของผูขาย ดังนี้

(1) ช่ือและขอมูลธนาคารของผูขายในรายงาน SAP R/3 ถูกตองและตรงกับหลักฐานบัญชีเงินฝากธนาคารท่ีไดรับจากผูขายท่ีหนวยงานไดกอภาระผูกพัน

(2) รายการและจํานวนเงินในรายงาน SAP R/3 ถูกตองและตรงกับรายการและจํานวนเงินในสัญญาหรือหนังสือส่ังซ้ือส่ังจางท่ีไดรับอนุมัติใหดําเนินการส่ังซ้ือส่ังจาง

(3) วันท่ีบันทึกรายการเขาระบบควรตรงกับวันท่ีทําสัญญาหรือหนังสือส่ังซ้ือส่ังจาง แตหากมีความจําเปนไมอาจบันทึกขอมูลเขาระบบไดวันท่ีไมควรแตกตางกันเกิน 1 – 2 วัน

ตัวอยาง

1.2 รายงานประจําเดือน ตามหนังสือกรมบัญชีกลางท่ี กค 0423.3/ว 30 ลงวันท่ี 2 ก.พ. 2552) หนวยงานระดับหนวยเบิกจายจะตอง

จัดทํารายงานเพื่อตรวจสอบและสงสํานักงานตรวจเงินแผนดิน อยางนอยดังตอไปนี้ 1.2.1 งบทดลองประจําเดือน

1.2.1.1 ตรวจสอบการบันทึกรายการและดุลบัญชีในชองยอดยกไป ดังนี้

แบบ บส 01

(3) (3)

(1) (1)

(2) (2)

(2)

(2)

73

1. หมวดสินทรัพย ท่ีรหัสบัญชีข้ึนตนดวยเลข 1xxxxxxxxx เปนการเพิ่มข้ึนทางดานเดบิต และลดลงทางดานเครดิต ดังนั้นดุลทางบัญชี (ยอดคงเหลือยกไป) จะตองมีจํานวนตัวเลขทางดาน เดบิต (ตัวเลขไมอยูในวงเล็บ) เสมอ ยกเวน บัญชีพักเงินนําสง และบัญชีท่ีปรับมูลคาสินทรัพยถาวร (บัญชีคาเส่ือมราคาสะสม) จะมีดุลบัญชี (ยอดคงเหลือยกไป) ทางดานเครดิต (ตัวเลขอยูในวงเล็บ) เชน

บัญชีเงินสดในมือ รหัสบัญชี 1101010101บัญชีนี้ แสดงการรับและนําสงหรือนําฝากเงินสด รวมถึงการปรับปรุงบัญชีเกี่ยวกับเงินสด ดังนี้

ชองเดบิต หมายถึง การรับเงินรายไดแผนดิน หรือเงินนอกงบประมาณหรือการรับคืน เงินยืมจากลูกหนี้ หรือกรณีท่ีเรียกคืน (เบิกเกินสงคืน) ซ่ึงจํานวนเงินท่ีไดรับจะตองตรงกับสําเนาใบเสร็จรับเงิน

ชองเครดิต หมายถึง จํานวนเงินท่ีนําสงคลัง หรือนําฝากคลังจะตองตรงกับสําเนาใบนําฝากเงินท่ีไดรับคืนจากธนาคาร(Pay in Slip)

ชองคงเหลือ หมายถึง จํานวนเงินคงเหลือท่ีปรากฏ ณ วันท่ีรายงาน จะตองตรงกับยอดคงเหลือในรายงานเงินคงเหลือประจําวัน(ตามระเบียบเบิกจายเงินฯ)

ซ่ึงจะปรากฏเอกสารตามระบบ GFMIS ทางดานเดบิตและ เครดิตในงบทดลอง ดังนี้ ดานเดบิต ดานเครดิต

รายการ แบบ(ประเภท) รายการ แบบ(ประเภท) 1)รับเงินรายไดแผนดินหนวยงาน 2)รับเงินรายไดแผนดินแทนกัน 3) รับเงินนอกฯ(ฝากคลัง)หนวยงาน 4)รับเงินนอกฯ(ฝากคลัง)แทนกัน 5) รับคืนเงินยืมเงินงบประมาณ 6) รับคืนเงินยืมเงินนอกงบฯ 7) รับเงินนอกฯเพื่อฝากธนาคารฯ 8)การปรับปรุงบัญชีเพิ่มเงินสด

นส.01(RA) นส.03(RC) นส.01(RB) นส.03(RD) บช.01(BD) บช.01(BD) บช.01(RE) บช.01(JR)

1) นําเงินรายไดสงคลัง 2) นําเงินรายไดสงคลัง(แทนกัน) 3)นําเงินฝากคลัง 4)นําเงินฝากคลัง(แทนกัน) 5)นําเงินสงคลัง 6)นําเงินฝากคลัง 7)นําเงินฯฝากธนาคารพาณิชย 8)การปรับปรุงบัญชีลดเงินสด

นส.02-1(R1) นส.02-2(R3) นส.02-2(R2) นส.02-2(R4) นส.02-1(R6) นส.02-2(R7) บช.01(JR) บช.01(JR)

จะเห็นไดวาบัญชีเงินสดดานเดบิต เกิดจากการรับเงินของหนวยงานตามประเภทเอกสาร นส.01,03 และ บช.01 ประเภท RE (กรณีรับเงินนอกฯ แลวนําฝากธนาคารพาณิชย) หรือการปรับปรุงบัญชีเงินสดตามเอกสาร บช.01 ประเภท JR และจะลดลงทางดานเครดิต เม่ือมีการนําเงินสงคลังหรือฝากคลัง ตามเอกสาร นส.02-1 หรือฝากธนาคารพาณิชย(กรณีเงินนอกงบประมาณท่ีไดรับอนุญาตจากกระทรวงการคลังใหนําฝากธนาคารพาณิชยได) หรือการปรับปรุงบัญชีเงินสดตามประเภทเอกสาร บช.01 ประเภท JR

ดังนั้น การตรวจสอบยอดคงเหลือยกไปของบัญชีเงินสดในมือวาถูกตองหรือไม ใหตรวจสอบ ดังนี้

ก. กรณีมีการรับเงินเขามาภายในเดือนและไดนําสงหรือนําฝากคลัง (ฝากธนาคารฯ) ภายในเดือนเดียวกัน (จํานวนเงินทางดานเดบิตและทางดานเครดิตเทากัน) ยอดเงินสดคงเหลือในชองยอดยกไปจะเปนศูนย

74

ข. กรณีมีการรับเงินเขามาภายในเดือนแตนําสงหรือนําฝากคลัง หรือนําฝากธนาคารฯ ภายในเดือนเดียวกันนอยกวาท่ีรับเขามา (จํานวนเงินในชองเดบิตมากกวาชองเครดิต) ยอดเงินสดคงเหลือ ในชองยอดยกไปจะมีจํานวนเทากับผลตางระหวางชองเดบิตและชองเครดิต

ใหตรวจสอบจํานวนเงินคงเหลือตาม (1) และ (2) กับตัวเงินท่ีตรวจนับไดในรายงานเงินคงเหลือประจําวันท่ีจัดทําข้ึนตามนัยขอ 88-90 แหงระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนําเงินสงคลัง พ.ศ. 2551 กรณีตัวอยาง

สมมุติวาในเดือน กรกฎาคม 2552 มีการรับเงินรายไดแผนดินตามสําเนาใบเสร็จรับเงินจํานวน 15,000 บาท และไดนําสงคลังเปนรายไดแผนดิน จํานวน 12,000 บาทภายในเดือนเดียวกัน ตามเอกสารท่ีปรากฏใหตรวจสอบ ดังนี้

รายการรับเงินตามสําเนาใบเสร็จรับเงิน รายการนําเงินสงตาม Pay in Slip วันท่ี เลขท่ีเอกสาร จํานวนเงิน วันท่ี เลขท่ีเอกสาร จํานวนเงิน

20 25 31

เลมท่ี 1 เลขท่ี 15 เลมท่ี 1 เลขท่ี 15 เลมท่ี 1 เลขท่ี 15

15,000 10,000 5,000

20 25 31

...XX1

...XX2

...XX3

15,000 10,000 5,000

กรณีนี้ ยอดเงินสดคงเหลือท่ีถูกตองในงบทดลองและในรายงานเงินคงเหลือประจําวันท่ีจัดทําตามระเบียบ ณ วันท่ี 31 กรกฎาคม ตองมียอดเปนศูนย

หากตรวจสอบแลวพบขอผิดพลาด กลาวคือ จํานวนเงินคงเหลือในงบทดลอง ไมถูกตองตรงกับรายงานเงินคงเหลือประจําวันท่ีจัดทําตามระเบียบฯ หรือเงินคงเหลือในงบทดลองติดลบ (จํานวนเงินอยูในวงเล็บ) ใหดําเนินการตรวจสอบหาขอผิดพลาด ดังนี้

จํานวนเงินคงเหลือ ณ 31 กรกฎาคม XXXX รายการ งบทดลอง รายงานเงินคงเหลือฯ

กรณีท่ี 1 ยอดเงินสูงกวา 5,000 - กรณีท่ี 2 ยอดเงินติดลบ (15,000) - กรณีท่ี 3 ยอดเงินตรงกัน - -

ขอผิดพลาดกรณีท่ี 1 เกิดจากไมไดจัดทํา นส. 02-1 ตามใบ Pay in Slip เลขท่ี...XX3 ขอผิดพลาดกรณีท่ี 2 เกิดจากการบันทึกขอมูล นส. 01 ตามใบเสร็จรับเงินเลขท่ี 15 ซํ้า ขอผิดพลาดกรณีท่ี 3 ยอดเงินคงเหลือถูกตองตรงกัน แตรายการรับเงินทางดานเดบิต

และรายการนําสงเงินทางดานเครดิต ไมถูกตองตามเอกสารหลักฐานตามระเบียบ ซ่ึงเกิดจากการบันทึกขอมูล นส.01 และ นส.02-1 ซํ้า ดวยจํานวนเงินท่ีเทากัน

บัญชีพักเงินนําสง รหัสบัญชี 1101010112 (เปนบัญชีหมวดสินทรัพยท่ีมีดุลบัญชีทางดานเครดิต) ซ่ึงคําอธิบายตามผังบัญชีมาตรฐานระบบ GFMIS Version 2551 หมายถึง บัญชีท่ีใชบันทึกการนําสงเงินในระบบ GMIS แทนบัญชีพักเงินฝากธนาคารของกรมบัญชีกลางหรือคลังจังหวัด เม่ือสวนราชการ

75

นําเงินสงท่ีธนาคารกรุงไทยฯ(เงินรายไดฯ/เงินฝากคลัง/เงินเบิกเกินสงคืน) และธนาคารฯออกสําเนาใบ Pay in Slip ใหระบบจะบันทึกบัญชีใหอัตโนมัติ ดังนี้

เดบิต T/E หนวยงานโอนรายไดแผนดินให บก. (5210010103) XXX T/E หนวยงานโอนเงินนอกงบประมาณให บก. (5210010102) XXX T/E หนวยงานสงเงินเบิกเกินสงคืนให บก. (5209010112) XXX เครดิต พักเงินนําสง (1101010112) XXX

และระบบจะลางบัญชีพักเงินนําสงเม่ือสวนราชการบันทึก นส.02-1 ตามหลักฐานการสงเงิน(Pay in Slip) ดังนี้

เดบิต พักเงินนําสง (1101010112) XXX เครดิต เงินสดในมือ (11001010101) XXX

ดังนั้น การตรวจสอบยอดคงเหลือยกไปของบัญชีพักเงินนําสง ใหตรวจสอบดังนี้ ก. ยอดคงเหลือเปนศูนย แสดงวาไดจัดทํา นส.02-1 ถูกตองครบถวนตามหลักฐาน

การนําสงเงิน (Pay in Slip) ข. ยอดคงเหลือมีดุลทางดานเครดิต (จํานวนเงินอยูในวงเล็บ) แสดงวาจัดทํา นส.02-1

ไมครบถวนหรือไมถูกตองตามหลักฐานการนําสงเงิน (Pay in Slip) ท่ีเกี่ยวของ ค. ยอดคงเหลือมีดุลทางดานเดบิต (จํานวนเงินไมอยูในวงเล็บ) แสดงวามีการ

บันทึกขอมูล นส.02-1 ตามหลักฐานการนําสงเงิน (Pay in Slip) ท่ีเกี่ยวของ ซํ้า บัญชีเงินฝากคลัง รหัสบัญชี 1101020603 หมายถึงเงินนอกงบประมาณของ

หนวยงานท่ีฝากไวกับกระทรวงการคลัง ตามขอบังคับวาดวยการฝากและถอนคืนเงินตอกระทรวงการคลัง บัญชีนี้ถือเปนบัญชีระหวางกัน (BP) กับบัญชีเงินรับฝากของรัฐบาล รหัสบัญชี 2111020101

ชองเดบิต หมายถึง จํานวนเงินนอกงบประมาณท่ีหนวยงานนําฝากคลัง เชน เงินประกันสัญญาตามเอกสาร นส.02-1 หรือการรับโอนขายบิลตามระบบ GFMIS จากหนวยงานตนสังกัด หรือตางหนวยงานเปนตน รวมถึงการปรับปรุงบัญชีเงินฝากคลังตามระบบ GFMIS

ชองเครดิต หมายถึง จํานวนเงินท่ีหนวยงานขอเบิกเงินฝากคลัง ตาม ขบ.01 และ ขบ.03 หรือการโอนขายบิลใหหนวยงานในสังกัด หรือตางสังกัดรวมถึงการปรับปรุงบัญชีเงินฝากคลังตามระบบ GFMIS

ชองคงเหลือ หมายถึง จํานวนเงินคงเหลือท่ีปรากฏ ณ วันท่ีรายงาน ซ่ึงจะปรากฏเอกสารตามระบบ GFMIS ทางดานเดบิตและ เครดิตในงบทดลอง ดังนี้

ดานเดบิต ดานเครดิต รายการ แบบ(ประเภท) รายการ แบบ(ประเภท)

1) นําเงินฝากคลังของหนวยงาน 2) นําเงินฝากคลังแทนกัน

นส.02-2(RX) นส.02-2(RY)

1) เบิกเงินฝากคลังจายผานฯ 2) เบิกเงินฝากคลังจายตรง

ขบ03(JO) ขบ01(JO)

76

3) โอนขายบิลภายในกรมฯ 4)โอนขายบิลขามกรมฯ

(RI) (RJ)

3) โอนขายบิลภายในกรมฯ 4) โอนขายบิลขามกรมฯ 5) ปรับลดเงินฝากคลัง

(RI) (RJ) (JK)

เงินฝากธนาคารในงบประมาณและเงินนอกงบประมาณ รหัสบัญชี 1101020603/110102604บัญชีนี้แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับรับและจายเงินฝากธนาคาร

ชองเดบิต หมายถึง จํานวนเงินท่ีกรมบัญชีกลางโอนใหตามรายการขอเบิกเงินจํานวนเงินท่ีไดรับจะตองตรงกับรายงานยอดเงินฝากของธนาคาร (Bank Statement)

ชองเครดิต หมายถึง จํานวนเงินท่ีส่ังจายตามเช็คเพื่อจายชําระหนี้ใหแกผูมีสิทธิรับเงิน จํานวนเงินท่ีจายจะตองตรงกับรายงานยอดเงินฝากของธนาคาร (Bank Statement)

ชองคงเหลือ หมายถึง จํานวนเงินฝากธนาคารคงเหลือท่ีปรากฏ ณ วันท่ีรายงาน ทุกส้ินเดือน ควรกําชับใหเจาหนาท่ีจัดทํางบพิสูจนยอดเงินฝากธนาคาร เพื่อเปรียบเทียบหาสาเหตุของ ความแตกตางยอดคงเหลือในระบบ GFMIS กับยอดเงินฝากธนาคารตามรายงานท่ีไดรับแจงจากธนาคาร

การตรวจสอบยอดเงินคงเหลือหลังจากทํางบพิสูจนยอดเงินฝากธนาคารถูกตองแลว หากมียอดเงินคงเหลือในรายงานนอยกวาใน Bank Statement หรือมียอดคงเหลือติดลบ ใหตรวจสอบการจัดทํารายการขอจาย (ขจ.05) วามีรายการซํ้าหรือไม หรือกรณีท่ียอดเงินคงเหลือในรายงานมากกวาใน Bank Statement อาจเกิดจากกรณีท่ีเขียนเช็คส่ังจายแลวและมีการรับเงินจากธนาคารตามเช็คส่ังจายฉบับนั้น แตหนวยงานไมไดบันทึกรายการขอจายในระบบ (ไมไดบันทึกแบบ ขจ.05 )

หรือกรณีท่ียอดคงเหลือในบัญชีเงินงบประมาณและเงินนอกงบประมาณ ในรายงาน ไมถูกตองกับ Bank Statement ดวยจํานวนเงินเทากัน ใหตรวจสอบการเขียนเช็คส่ังจายวาส่ังจายถูกตองตามบัญชีท่ีขอเบิกหรือไม เชน ไดรับโอนเงินเขาบัญชีเงินงบประมาณ แตเขียนเช็คส่ังจายเงินนอกงบประมาณ เปนตน

บัญชีลูกหนี้เงินยืม รหัสบัญชี 1102010101 บัญชีนี้แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการจายเงินใหขาราชการหรือลูกจางยืม รวมท้ังการสงใชคืนเงินยืม

ชองเดบิต หมายถึง จํานวนเงินท่ีจายใหยืมตามสัญญาการยืมเงินระบบจะบันทึกบัญชีเม่ือหนวยงานบันทึกเอกสารขอเบิก (ขบ.) โดยระบุประเภทรายการขอเบิก เพื่อจายใหยืม และระบุรหัสบัญชีแยกประเภทเปน 1102010101

ชองเครดิต หมายถึง จํานวนเงินท่ีลูกหนี้สงใชคืนเงินยืมระบบจะบันทึกบัญชีใหเม่ือหนวยงานบันทึกการสงใชเงินยืมในระบบตามเอกสาร บช.01 ประเภท G1

ชองคงเหลือ หมายถึงจํานวนเงินท่ีลูกหนี้ยังไมสงใชคืนเงินยืม จะตองตรวจสอบกับสัญญาการยืมเงินท่ียังไมไดรับการชดใช

การตรวจสอบบัญชีลูกนี้ในชองเดบิต ใหตรวจสอบกับสัญญายืมท่ีจายใหยืม ในรอบระยะเวลาเดียวกัน เชน ในเดือนสิงหาคม มีการจายใหยืมตามสัญญายืมจํานวน 5 ฉบับๆละ 10,000 บาท

77

เปนเงิน 50,000 บาท ดังนั้น จํานวนเงินในชอง เดบิต จะตองมีเทากับ 50,000 บาท หากในรายงานงบทดลองชองเดบิตมีจํานวนท่ีสูงกวาหรือตํ่ากวาใหตรวจสอบดังนี้

กรณีท่ียอดเงินในรายงานสูงกวา อาจเกิดจากการบันทึกขอมูลการขอเบิกซํ้า ทําใหยอดลูกหนี้สูงกวาสัญญายืม

กรณีท่ียอดเงินตํ่ากวา อาจเกิดจากการบันทึกขอมูลการขอเบิกเปนคาใชจาย กลาวคือ ระบุรายการขอเบิก เพื่อจายใหยืม แตระบุรหัสบัญชีแยกประเภทเปน คาใชจายท่ีข้ึนตนดวยเลข 5XXXXXXXXXทําใหไมปรากฏบัญชีลูกหนี้เงินยืม แตจะปรากฏเปนช่ือบัญชีคาใชจายแทน กรณีนี้ถือวาขอเบิกเปนคาใชจายไปแลว ดังนั้นกรณีนี้จะมีการสงใชเงินยืมตามระเบียบเทานั้น (บันทึกการสงใชตามสัญญายืม) แตไมตองบันทึกสงใชเงินยืมในระบบอีก (ไมตองลางลูกหนี้ดวยเอกสาร บช.01 ประเภท G1) เนื่องจากจะทําใหบัญชีลูกหนี้เงินยืม ติดลบ หากมีการรับคืนเงินสดใหสงคืนเงินสดในลักษณะเบิกเกินสงคืน

การตรวจสอบบัญชีลูกหนี้ในชองเครดิต ใหตรวจสอบการสงใชในสัญญายืม ในรอบระยะเวลาเดียวกัน เชน ในเดือน สิงหาคม มีการสงใชเงินยืม จํานวน 3 ราย ๆ ละ 10,000 บาท รวมเปนเงิน 30,000 บาท ดังนั้น จํานวนเงินในงบทดลองชอง เครดิต ตองเปน 30,000 บาท หากในรายงาน งบทดลองมีจํานวนเงินท่ีสูงกวาหรือตํ่ากวาใหตรวจสอบดังนี้

กรณีท่ียอดเงินในรายงานสูงกวา อาจเกิดจากการบันทึกขอมูลการสงใชเงินยืมในระบบ (แบบ บช.01 ประเภท G1) ซํ้า หรือกรณีท่ีขอเบิกเปนคาใชจาย แตมีการบันทึกสงใชเงินยืมเชนกรณีขางตน

กรณีท่ียอดเงินในรายงานตํ่ากวา อาจเกิดจากการลืมบันทึกขอมูลการสงใชเงินยืมในระบบ (แบบ บช.01 ประเภท G1)

ดังนั้นการตรวจสอบยอดคงเหลือตองตรงกับจํานวนเงินในสัญญายืมท่ียังไมได รับการสงใช หากไมถูกตองตรงกันใหตรวจสอบรายการขอผิดพลาดรายการท้ังดานเดบิตและเครดิต ตามกรณีขางตน

บัญชีวัสดุคงคลัง รหัสบัญชี 1105010105 บัญชีนี้แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับ การไดมาและใชไปของวัสดุสํานักงาน

ชองเดบิต หมายถึง จํานวนเงินท่ีจายซ้ือวัสดุคงคลัง ซ่ึงเกิดจากขอมูลในระบบ การจัดซ้ือจัดจาง

ชองเครดิต หมายถึง จํานวนเงินท่ีเบิกวัสดุคงคลัง ซ่ึงจะเกิดจากการปรับปรุงบัญชี ในระบบบัญชีแยกประเภท ตามประเภทเอกสาร บช.01 ประเภท JM

ชองคงเหลือ หมายถึง จํานวนเงินของวัสดุคงเหลือจะตองตรวจสอบใหตรงกับ ยอดคงเหลือในบัญชีคุมวัสดุของฝายพัสดุ

หากตรวจสอบแลวปรากฏวามียอดคงเหลือไมตรงกันใหตรวจสอบการจัดทําเอกสารปรับปรุงบัญชี (แบบ บช.01 ประเภท JM) วามียอดถูกตองตรงกันหรือไม หรือมีการบันทึกขอมูลซํ้าหรือไม

78

บัญชีพักสินทรัพย รหัสบัญชี 12XXXXX102 บัญชีนี้แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการไดมาของสินทรัพยท่ียังไมไดสรางขอมูลหลักสินทรัพยในระบบ GFMIS หรือการบันทึกรายการผานระบบ Excel Loader และยังไมไดสรางขอมูลหลักสินทรัพยในระบบ

ชองเดบิต หมายถึง จํานวนเงินท่ีบันทึกรับรูสินทรัพย แตยังไมสามารถรับรู เปนสินทรัพยในระบบได เนื่องจากจะตองแจงใหหนวยงานตนสังกัดท่ีมีเคร่ือง GFMIS Terminal ดําเนินการ สรางขอมูลหลักสินทรัพยและลางบัญชีพักสินทรัพย

ชองเครดิต หมายถึง จํานวนเงินท่ีไดมีการลางบัญชีพักสินทรัพยเปนสินทรัพยรายตัวหรือรับรูเปนบัญชีคาครุภัณฑมูลคาตํ่ากวาเกณฑ เนื่องจากมีราคาตอหนวยไมถึง 5,000 บาท

ชองคงเหลือ หมายถึง จํานวนเงินท่ียังไมดําเนินการลางบัญชีเปนสินทรัพยรายตัวหรือบัญชีคาครุภัณฑมูลคาตํ่ากวาเกณฑ ดังนั้นตองเรงรัดใหเจาหนาท่ีประสานงานและสงขอมูลใหหนวยงานตนสังกัดท่ีมีเคร่ือง GFMIS Terminal บันทึกลางรายการดังกลาว

บัญชีสินทรัพย รหัสบัญชี 12XXXXXXXX บัญชีนี้แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการไดมาและการตัดจําหนาย ของสินทรัพยถาวรเปนบัญชีท่ีเก็บรายละเอียดรายตัวในระบบ GFMIS (Recon A/C)

ชองเดบิต หมายถึง จํานวนมูลคาสินทรัพยถาวรท่ีอยูในความครอบครองของ สวนราชการ ซ่ึงจะตองตรงกับขอมูลในบัญชีคุมสินทรัพยท่ีอยูในระบบ GFMIS (รวมถึงทะเบียนท่ีจัดทํา ตามระเบียบฯ) สําหรับสินทรัพยท่ีไดจัดซ้ือต้ังแตปงบประมาณ พ.ศ. 2548 และสินทรัพยเดิมท่ีไดมีการยกยอดขอมูลเขาระบบ GFMIS แลว

ชองเครดิต หมายถึง จํานวนเงินของสินทรัพยท่ีไดมีการตัดจําหนายหรือโอนให สวนราชการอ่ืน จะตองตัดจําหนายออกจากทะเบียนคุมสินทรัพยดวย

ชองคงเหลือ หมายถึง จํานวนมูลคาสินทรัพยถาวรท่ีอยูในความครอบครองของสวนราชการ ณ วันท่ีจัดทํารายงาน ซ่ึงจํานวนเงินคงเหลือจะตองเทากับยอดคงเหลือในทะเบียนคุมทรัพยสินของสินทรัพยรายตัวทุกรายการ และสินทรัพยจะตองมีตัวตนอยูจริง ดังนั้น ควรมีการกําหนดใหเจาหนาท่ีพัสดุทําการตรวจนับสินทรัพยถาวรอยางนอยปละ 1 คร้ัง แลวเปรียบเทียบขอมูลการตรวจนับกับทะเบียนคุมทรัพยสิน หากพบวาสินทรัพยมีสภาพชํารุด ทรุดโทรม ก็ควรดําเนินการตัดจําหนายออกจากระบบทะเบียนคุมทรัพยสิน เพื่อมิใหเปนภาระแกหนวยงาน (ดําเนินการตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และท่ีแกไขเพิ่มเติม) และเม่ือสินทรัพยหมดอายุการใชงานระบบจะคงมูลคาซากไวจํานวน 1 บาท และจะปรับปรุง ลดมูลคา จํานวน 1 บาทจากบัญชีจนกวาจะมีการจําหนายสินทรัพยตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และท่ีแกไขเพ่ิมเติม

บัญชีคาเส่ือมราคา-สะสม สินทรัพย รหัสบัญชี 120XXXXXXX หมายถึงคาเส่ือมราคาของสินทรัพยท่ีสะสมมาถึงงวดบัญชีปจจุบัน ซ่ึงระบบจะประมวลคาเส่ือมใหโดยอัตโนมัติ

79

บัญชีสินทรัพยไมระบุรายละเอียด รหัสบัญชี 120XXXXXXXหมายถึง บัญชีท่ีใชบันทึกเกี่ยวกับสินทรัพยถาวร ทุกประเภท เม่ือยกยอดขอมูลเขาสูระบบคร้ังแรกเทานั้น แตหนวยงานไมมีรายละเอียดขอมูลหลักสินทรัพยท่ีใชบันทึกในระบบ

บัญชีคาเส่ือมราคา-สะสม ไมระบุรายละเอียด รหัสบัญชี 120XXXXXXX หมายถึง คาเส่ือมราคาของสินทรัพยไมระบุรายละเอียดท่ีสะสมมาจนถึงงวดบัญชีปจจุบัน สําหรับการคิดคาเส่ือมของรายการสินทรัพยไมระบุรายละเอียด หนวยงานตองคํานวณคาเส่ือมดวยระบบ Manual เอง แลวบันทึกคาเส่ือมเขาไปในระบบดวยเอกสาร บช.01 ประเภท JV

2. หมวดหนี้สิน ท่ีรหัสบัญชีข้ึนตนดวยเลข 2xxxxxxxxx เปนการเพ่ิมข้ึนทางดานเครดิต และลดลงทางดานเดบิต ดังนั้นดุลทางบัญชี (ยอดคงเหลือยกไป) จะตองมีจํานวนตัวเลขทางดานเครดิต (ตัวเลขอยูในวงเล็บ) เสมอ

บัญชีเจาหนี้การคาภายนอก รหัสบัญชี 2101010102 บัญชีนี้แสดงจํานวนเงิน ท่ีหนวยงานกอหนี้ผูพันตอบุคคลภายนอกในกรณีดังนี้

กรณีท่ี 1 การจัดซ้ือจัดจางท่ีมีการทําใบส่ังซ้ือส่ังจางในระบบและเลือกวิธีชําระเงินโดยการจายตรงเขาบัญชีผูขาย (ขบ.01 –จายตรง)

กรณีท่ี 2 การจัดซ้ือจัดจางท่ีไมไดจัดทําใบส่ังซ้ือส่ังจางในระบบแตเลือกวิธีชําระเงินโดยการจายตรงเขาบัญชีผูขาย (ขบ.02/03-จายตรง)

กรณีท่ี 3 การจัดซ้ือจัดจางท่ีไมไดจัดทําใบสั่งซ้ือส่ังจางในระบบแตเลือกรายการ ขอเบิก จายผูขาย/คูสัญญา และเลือกการรับเงินโดยการจายผานบัญชีของหนวยงาน (ขบ.02/03-จายผานหนวยงาน)

ชองเดบิต หมายถึง การจายเงินเพื่อชําระหนี้ใหแกเจาหนี้บุคคลภายนอก ดังกรณีตอไปนี้

กรณท่ีี 1 และ 2 เม่ือกรมบัญชีกลางโอนเงินเขาบัญชีของผูขาย ระบบจะลางบัญชีเจาหนี้ฯ โดยอัตโนมัติ

กรณีท่ี 3 เม่ือกรมบัญชีกลางโอนเงินเขาบัญชีหนวยงานแลวหนวยงานตองเขียนเช็คส่ังจายใหกับผูขายตอไป ระบบจะลางบัญชีเจาหนี้ฯ เม่ือสวนราชการจัดทํารายการขอจาย (ขจ.05_PM) บันทึกเขาไปในระบบ

ชองเครดิต หมายถึง จํานวนเงินท่ีหนวยงานขอเบิกเงินเพื่อชําระใหกับบุคคลภายนอกตามใบแจงหนี้ท่ีไดรับ

ชองคงเหลือ หมายถึง จํานวนเงินคงคางท่ียังมิไดจายชําระหนี้ใหกับเจาหนี้ โดยตรวจสอบกับรายการขอเบิกท่ีกรมบัญชีกลางยังไมไดโอนเงินใหกับผูขาย (จายตรง โดย ขบ.01/02/03) หรือกรณีขอรับเงินผานหนวยงานแตยังไมไดทํารายการขอจาย (ขจ.05)

80

บัญชีใบสําคัญคางจาย รหัสบัญชี 2102040102หมายถึง จํานวนเงินท่ีหนวยงานเปนหนี้แกบุคลากรของหนวยงานหรือแกบุคคลอ่ืน ซ่ึงไมมีการทําใบส่ังซ้ือส่ังจางในระบบและเลือกวิธีชําระเงินโดยการจายผานบัญชีของหนวยงานรหัสผูขาย (Vender A) เปนบัญชีท่ีเก็บรายละเอียดรายตัวในระบบ (Recon A/C)

ชองเดบิต หมายถึง การจายเงิน(บันทึก ขจ.05)สําหรับรายการขอเบิกเงินใหกับบุคลากรของหนวยงานหรือแกบุคคลอ่ืน ซ่ึงจะตองตรงกับจํานวนเช็คท่ีส่ังจายจากบัญชีเงินฝากธนาคารเพ่ือจายใหกับบุคลากรของหนวยงานหรือแกบุคคลอื่นหรือเช็คท่ีส่ังจายในนามเจาหนาท่ีการเงิน เพื่อนําเงินสดมาจายตอใหกับบุคลากรของหนวยงานการจายเงินสําหรับรายการดังกลาว จะตองมีหลักฐานการจายท่ีผูรับเงินจะตองลงลายมือช่ือรับเงินทุกคร้ัง ระบบจะบันทึกบัญชีใหเม่ือหนวยงานบันทึกรายการขอจายเขาไปในระบบ (แบบ ขจ.05 ประเภทเอกสาร PM)

ชองเครดิต หมายถึง จํานวนเงินท่ีหนวยงานขอเบิกเงินประเภท เพื่อชดใชใบสําคัญ / เพื่อจายเงินเดือนและเงินอ่ืนท่ีจายส้ินเดือน / เพื่อจายใหยืม / รายการขอเบิกเงินอุดหนุน โดยจายผานบัญชีเงินฝากธนาคารท้ังเงินงบประมาณ และเงินนอกงบประมาณ ของหนวยงาน ระบบจะบันทึกบัญชีใหโดยอัตโนมัติเม่ือบันทึกรายการขอเบิก

ชองคงเหลือ หมายถึง จํานวนเงินท่ียังไมไดทําการจายใหกับบุคคลท่ีขอเบิก จํานวนเงินนี้ตองตรงกับรายการท่ีหนวยงานยังไมไดจายใหกับบุคคลท่ีขอเบิก ตามรายการขางตน หากตรวจสอบแลวพบวายอดคงเหลือไมถูกตองตรงกับเอกสารหลักฐานการจายจริง ใหตรวจสอบหาขอผิดพลาดดังนี้

กรณียอดคงเหลือสูงกวา อาจเกิดจากลืมบันทึกรายการขอจาย (แบบขจ.05 ประเภทเอกสาร PM)

กรณียอดคงเหลือตํ่ากวา อาจเกิดจากบันทึกรายการขอจาย (แบบขจ.05 ประเภทเอกสาร PM) ซํ้า

3. หมวดสวนทุน ท่ีรหัสบัญชีข้ึนตนดวยเลข 3xxxxxxxxx เปนการเพิ่มข้ึนทางดานเครดิต และลดลงทางดานเดบิต ดังนั้นดุลทางบัญชี (ยอดคงเหลือยกไป) จะตองมีจํานวนตัวเลขทางดานเครดิต (ตัวเลขอยูในวงเล็บ) เสมอ บัญชีในหมวดสวนทุน โดยปกติระบบจะบันทึกใหโดยอัตโนมัติเม่ือมีการปดบัญชีในระบบ

บัญชีรายไดสูง /(ตํ่า) กวาคาใชจายสุทธิ หัสบัญชี 3101010101 หมายถึง ผลการดําเนินงานสุทธิในปปจจุบัน ซ่ึงเกิดจากการปดบัญชีรายไดและคาใชจาย

บัญชีรายไดสูง /(ตํ่า) กวาคาใชจายสะสมยกมา รหัสบัญชี 3102010101 หมายถึง ผลการดําเนินงานสะสม ณ วันตนงวดบัญชีปจจุบัน

บัญชีทุนของหนวยงาน รหัสบัญชี 3105010101 หมายถึง ทุนของหนวยงานซ่ึงเกิดจากการที่หนวยงานเร่ิมปฏิบัติตามระบบบัญชีตามเกณฑคงคาง ซ่ึงเกิดจากการสํารวจและรับรูรายการสินทรัพย และหนี้สินท่ีมีอยู รวมท้ังทุนเม่ือเร่ิมต้ังหนวยงาน เชน ทุนประเดิม

81

4. หมวดรายได ท่ีรหัสบัญชีข้ึนตนดวยเลข 4xxxxxxxxx เปนการเพ่ิมข้ึนทางดานเครดิต และลดลงทางดานเดบิต ดังนั้นดุลทางบัญชี (ยอดคงเหลือยกไป) จะตองมีจํานวนตัวเลขทางดาน เครดิต (ตัวเลขอยูในวงเล็บ) เสมอ

ประเภทรายไดท่ีหนวยงานไดรับและตองนําสงคลังเปนรายไดแผนดิน รหัสบัญชี จะข้ึนดวย 42XXXXXXXX เชน

บัญชีรายไดคาขายของเบ็ดเตล็ด รหัสบัญชี 4202030105 หมายถึง รายไดของแผนดินจากคาขายของเกาชํารุดท่ีทางราชการเลิกใช คาขายแบบแปลนการกอสรางและตอเติมอาคารสถานท่ีของทางราชการ และคาขายสินคาและส่ิงของอยางอ่ืน นอกจากสินทรัพยถาวร

ชองเดบิต จํานวนเงินท่ีหนวยงานยกเลิกหรือกลับรายการ ของการบันทึกรายการ นส.01 ชองเครดิต จํานวนเงินท่ีรับเงินตามใบเสร็จรับเงิน ซ่ึงระบบจะบันทึกบัญชีเม่ือ

หนวยงานบันทึกรายการ ตามแบบ นส. 01 โดยระบุรหัสบัญชี 4202030105...... ชองคงเหลือ จํานวนเงินรายไดท่ีจัดเก็บซ่ึงเปนยอดสะสมมาถึงงวดบัญชีปจจุบัน

การตรวจสอบใหตรวจสอบวายอดคงเหลือตองตรงกับยอดท่ีจัดเก็บต้ังแตตนปจนถึงวันท่ีรายงาน หากพบขอผิดพลาดใหตรวจสอบรายการบันทึก นส.01 วาถูกตองหรือครบถวน

หรือไม ประเภทรายไดท่ีหนวยงานไดรับไวแลวสามารถนํามาใชในการดําเนินงานตามภารกิจ

ของหนวยงานได รหัสบัญชีจะข้ึนตนดวย 43XXXXXXXX เชน บัญชีรายไดเงินนอกงบประมาณ รหัสบัญชี 4 3 01 02 01 08 หมายถึง รายไดของ

หนวยงานท่ีไดรับอนุญาตใหกันไวจากเงินรายไดแผนดินเปนเงินนอกงบประมาณตามกฎหมายหรือระเบียบท่ีเกี่ยวของเพ่ือใชจายในการดําเนินงานของหนวยงาน

บัญชีรายไดระหวางหนวยงาน หนวยงานรับเงินงบดําเนินงานจากรัฐบาล รหัสบัญชี 4 3 07 01 01 05 หมายถึง รายไดจากเงินงบประมาณ ท่ีไดรับในลักษณะงบดําเนินงานจากรัฐบาล เปนบัญชี ท่ีระบบสรางข้ึนโดยอัตโนมัติ (Auto)บัญชีนี้ถือเปนบัญชีระหวางกัน (BP) กับบัญชีคาใชจายระหวางหนวยงานกรมบัญชีกลางโอนเงินงบดําเนินงานใหหนวยงาน รหัสบัญชี 5209010105

ใหตรวจสอบจํานวนเงินในรายการขอเบิกตามหลักฐานขอเบิก (แบบ ขบ.) ในงบดําเนินงานท่ีไดรับอนุมัติจากผูมีอํานาจ กับจํานวนเงินขอเบิกในงบทดลองชอง เครดิต

บัญชีรายไดระหวางหนวยงานหนวยงานรับเงินนอกงบประมาณจากกรมบัญชีกลาง รหัสบัญชี 4 3 08 01 01 01 หมายถึง รายไดท่ีเกิดจากรัฐบาลโอนเงินจากบัญชีเงินคงคลังบัญชีท่ี 1 ประเภทเงินนอกงบประมาณใหหนวยงาน เปนบัญชีท่ีระบบสรางข้ึนโดยอัตโนมัติ (Auto) บัญชีนี้ถือเปนบัญชีระหวางกัน (BP) กับบัญชีคาใชจายระหวางหนวยงาน-กรมบัญชีกลางโอนเงินนอกงบประมาณใหหนวยงาน รหัสบัญชี 5210010101

82

ใหตรวจสอบจํานวนเงินในรายการขอเบิกตามหลักฐานขอเบิก (แบบ ขบ.) ในงบดําเนินงานท่ีไดรับอนุมัติจากผูมีอํานาจ กับจํานวนเงินขอเบิกในงบทดลองชอง เครดิต

บัญชีรายไดระหวางหนวยงานปรับเงินฝากคลัง รหัสบัญชี 4308010105 หมายถึง บัญชีรายไดของรัฐบาลท่ีระบบสรางข้ึนเม่ือหนวยงานนําเงินนอกงบประมาณฝากคลัง เปนบัญชีท่ีระบบสรางข้ึนโดยอัตโนมัติ (Auto) บัญชีนี้ถือเปนบัญชีระหวางกัน (BP) กับบัญชีคาใชจายระหวางหนวยงาน ปรับเงินฝากคลัง รหัสบัญชี 5210010105

ใหตรวจสอบจํานวนเงินในรายการขอเบิกตามหลักฐานขอเบิก (แบบ ขบ.) สําหรับเงินนอกงบประมาณท่ีไดรับอนุมัติจากผูมีอํานาจ กับจํานวนเงินขอเบิกในงบทดลองชอง เครดิต

5. หมวดคาใชจาย ท่ีรหัสบัญชีข้ึนตนดวยเลข 5xxxxxxxxx เปนการเพ่ิมข้ึนทางดานเดบิต และลดลงทางดานเครดิต ดังนั้นดุลทางบัญชี (ยอดคงเหลือยกไป) จะตองมีจํานวนตัวเลขทางดาน เดบิต (ตัวเลขไมอยูในวงเล็บ) เสมอ เชน

บัญชีคาใชจายตาง ๆ บัญชีนี้แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับจํานวนเงินคาใชจายท่ีเกิดจากภาระผูกพันท่ีมีตอบุคคลากรของหนวยงานหรือบุคคลอ่ืน

ชองเดบิต หมายถึง จํานวนเงินคาใชจายท่ีเกิดจากการขอเบิกเงินจากคลังหรือเม่ือเกิดคาใชจายหรือเกิดจากการปรับปรุงรายการบัญชี

ชองเครดิต หมายถึง จํานวนเงินที่เบิกเงินมาแลวมีเงินเหลือและนําสงคืนคลังประเภทเงินเบิกเกินสงคืน หรือเกิดจากการกลับรายการขอเบิกเงิน เนื่องจากบันทึกรายการผิดพลาดซ่ึงจะตองแจงใหสวนราชการสวนกลางท่ีมีเคร่ือง GFMIS Terminal ดําเนินการ

ชองคงเหลือ หมายถึง จํานวนเงินคาใชจายท่ีเกิดข้ึน ต้ังแตตนปงบประมาณจนถึงวันท่ีรายงาน นอกจากนี้แลวผูบริหารควรใหเจาหนาท่ีเปรียบเทียบขอมูลคาใชจายในกลุมคาสาธารณูปโภค ท่ีเกิดข้ึนในแตละเดือนวาลดลงหรือไม เพื่อหามาตรการดําเนินการใหสอดคลองกับนโยบายของรัฐบาลในการประหยัดพลังงานตอไป

ใหตรวจสอบจํานวนเงินคาใชจายแตละบัญชีในชองเดบิต หรือชองคงเหลือ วาถูกตองตรงกับเอกสารหลักฐานการจายจริงหรือไม เชน บัญชีเงินชวยการศึกษาบุตร (5 1 01 04 02 02) จํานวนเงินจะตองถูกตองตรงกับหลักฐานขอเบิกและหลักฐานการจายสําหรับคาการศึกษาบุตรจริง

บัญชีคาใชจายระหวางหนวยงานหนวยงานสงเงินเบิกเกินสงคืนใหกรมบัญชีกลาง รหัสบัญชี 5 2 09 01 01 12 หมายถึง คาใชจายท่ีเกิดจากการท่ีหนวยงานนําเงินท่ีเบิกเกินสงคืนรัฐบาล เปนบัญชีท่ีระบบสรางข้ึนโดยอัตโนมัติ (Auto) บัญชีนี้ถือเปนบัญชีระหวางกัน (BP) กับบัญชีรายไดระหวางหนวยงานกรมบัญชีกลางรับเงินเบิกเกินสงคืนจากหนวยงาน รหัสบัญชี4307010112

บัญชีนี้ระบบจะบันทึกใหโดยอัตโนมัติเม่ือหนวยงานนําเงินสดท่ีไดรับจากการสงใชเงินยืม หรือเงินสดท่ีไดรับจากการเบิกเกินสงคืน นําสงท่ีธนาคาร และธนาคารไดบันทึกการนําสง ตามใบ Pay in Slip

ใหตรวจสอบจํานวนเงินในชองเดบิต วาถูกตองตรงกับรายการสงใชเงินยืม(เฉพาะเงินสด) และรายการเบิกเกินสงคืน ตามใบเสร็จรับเงินหรือไม

83

บัญชีคาใชจายระหวางหนวยงานหนวยงานโอนเงินรายไดแผนดินใหกรมบัญชีกลาง รหัสบัญชี 5 2 10 01 01 03 หมายถึง คาใชจายท่ีเกิดจากการโอนเงินจากบัญชีเงินฝากของสวนราชการ เขาบัญชีเงินคงคลังบัญชีท่ี 1 เปนบัญชีท่ีระบบสรางข้ึนโดยอัตโนมัติ (Auto) เปนบัญชีท่ีระบบสรางข้ึน โดยอัตโนมัติ (Auto) บัญชีนี้ถือเปนบัญชีระหวางกัน (BP) กับบัญชีรายไดระหวางหนวยงานกรมบัญชีกลางรับเงินรายไดแผนดินจากหนวยงาน รหัสบัญชี4308010103

บัญชีนี้ระบบจะบันทึกใหโดยอัตโนมัติเม่ือหนวยงานนําเงินสดท่ีไดรับจาก การจัดเก็บรายไดแผนดิน นําสงท่ีธนาคาร และธนาคารไดบันทึกการนําสง ตามใบ Pay in Slip

ใหตรวจสอบจํานวนเงินในชองเดบิต วาถูกตองตรงกับรายการรับเงินรายไดแผนดิน ตามใบเสร็จรับเงินหรือไม

1.2.1.2 ตรวจสอบความสัมพันธของคูบัญชี ดังนี้ การบันทึกบัญชีตามระบบการบันทึกบัญชีตามระบบ GFMIS ใชหลักบัญชีคู

กลาวคือ เม่ือมีการบันทึกบัญชีดานเดบิตแลวตองมีการบันทึกบัญชีดานเครดิตดวยจํานวนเงินท่ีเทากันเสมอ ดังนั้นการตรวจสอบความสัมพันธของคูบัญชี หมายถึง การตรวจสอบรายการทางบัญชีท่ีมีความเกี่ยวของกันท้ังทางดานเดบิต และทางดานเครดิต หรือการจับคูบัญชีโดยใชขอมูลจากชองเดบิต และชองเครดิต ในงบทดลอง เชน กรณีดังตอไปนี้

สมมุติวา ในเดือนกรกฎาคม มีการับเงินสดจํานวน 50,000 บาท ตามใบเสร็จรับเงิน 3 ฉบับ เปนเงินรับฝากจากหนวยงานยอย จํานวน 10,000 บาท (นําฝากคลัง) เงินประกันสัญญา จํานวน 15,000 บาท (นําฝากคลัง) เงินรายไดแผนดิน จํานวน 7,000 บาท เบิกเกินสงคืน จํานวน 5,000 บาท รับจากนาย ก. เพื่อสงใชเงินยืมจํานวน 3,000 บาท เม่ือบันทึก นส. 01 และ บช.01 ประเภท BD (เบิกเกินสงคืนและสงใชเงินยืม) จะเกิดคูบัญชี ในงบทดลอง ทางดานเดบิต และเครดิต ดังนี้

ช่ือบัญชี เดบิต เครดิต เงินสดในมือ เงินรับฝากอ่ืน เงินประกันอ่ืน เงินรายไดแผนดิน เงินเบิกเกินสงคืน ลูกหนี้เงินยืม

50.000

20,000 15,000 7,000 5,000 3,000

เม่ือนําเงินสงธนาคารกรุงไทยตามใบ Pay in Slip จะเกิดคูบัญชีอัตโนมัติดังนี้ ช่ือบัญชี เดบิต เครดิต

T/E หนวยงานโอนรายไดแผนดินให บก. (5210010103)

7,000

84

T/E หนวยงานโอนเงินนอกงบประมาณให บก. (5210010102)

T/E หนวยงานสงเงินเบิกเกินสงคืนให บก. (5209010112)

พักเงินนําสง ((1101010112)

25,000

8,000

50,000

เม่ือบันทึกการนําสงเงินตามแบบ นส. 02-1 ใหถูกตองตามสําเนาใบ Pay in Slip ขางตนจะเกิดคูบัญชีดังนี้

ช่ือบัญชี เดบิต เครดิต พักเงินนําสง ((1101010112) เงินสดในมือ

50.000

50,000

1.2.2 รายงานสถานะการใชจายงบประมาณ ZFMA46/47/F09C ก. ชองใบส่ังซ้ือส่ังจาง ตรวจ แบบ บส 01 และหนังสือส่ังซ้ือ ส่ังจางหรือคําส่ังใหจัดซ้ือจัดจาง ข. ชองเบิกจายสะสม ตรวจแบบ ขบ 01/ ขบ02 ค. ชองงบคงเหลือ ตรวจกับยอดคงเหลือของทะเบียนคุมเงินประจํางวดสวนจังหวัดท่ีจัด

ทํานอกระบบ GFMIS

1.2.3 รายงานสถานะการเบิกจายเงินZAP_RPT503/G53C

ก. ชองเลขท่ีเอกสาร ตรวจกับแบบขบ 02, แบบ ขบ03 ข. ชองยอดเงินสุทธิ ตรวจกับจํานวนเงินในStatement ของธนาคาร

85

1.2.4 รายงานการจัดเก็บและนําสงรายไดของตนเองจําแนกตามแหลงของเงิน ก. รายงานแสดงการจัดเก็บและนําสงเงินรายไดแผนดิน ZRP_RPT001 ระบุประเภทเอกสาร

RA,R1 /G13C ข. ชองจัดเก็บตรวจกับแบบ นส 01ประเภทเอกสาร RA และสําเนาใบเสร็จรับเงิน ค. ชองนําสงเงิน ตรวจกับแบบ นส 02 -1 และ นส 02 - 2ประเภทเอกสาร R1 และสําเนาใบ

นําฝากเงิน ง. ชองคางนําสง ตรวจกับเงินคงเหลือประจําวัน

1.2.5 รายงานแสดงการเคล่ือนไหวเงินฝากคลัง

ตรวจสอบรายงานเคล่ือนไหวเงินฝากคลังZGL_RPT013 / G06C อยางนอยเดือนละครั้งกับหลักฐานท่ีเกี่ยวของ

86

1.3 รายงานประจําป (งบทดลองประจําป) งบทดลองประจําปเปนยอดสะสมการเบิกจายเงินของสวนราชการ ในระดับหนวยเบิกจายจะตอง

ดําเนินการจัดพิมพงบทดลองประจําปจากระบบ GFMIS ((ZGL_MVT_MONTH : G11C) ระบุ งวดท่ี 1 – 12 เพื่อ 1.3.1 เพื่อทําการตรวจสอบความถูกตอง โดยตรวจสอบในลักษณะเดียวกับการตรวจสอบงบทดลองรายเดือน 1.3.2 ปรับปรุงบัญชีเพื่อจัดทํารายงานการเงินประจําป โดยทําการปรับปรุงบัญชีทรัพยสิน หนี้สิน

รายได และคาใชจาย เพื่อใหขอมูลมีความถูกตองตามเกณฑคงคาง ตามหลักการและนโยบายบัญชีสําหรับหนวยงานภาครัฐ โดยมีรายการท่ีจะตองปรับปรุง ณ วันส้ินปบัญชี (ปงบประมาณ) ดังนี้

1. คาใชจายคางจาย 2. คาใชจายจายลวงหนา 3. รายไดคางรับ 4. รายไดรับลวงหนา 5. รายไดแผนดินรอนําสงคลัง 6. คาเผ่ือหนี้สงสัยจะสูญ 7. คาเล่ือมราคา / คาตัดจําหนาย 8. วัสดุคงคลัง

2. เอกสารทางการเงิน 2.1 หลักฐานทางการเงินดานรับ

เอกสารตามระเบียบ เอกสารตามระบบ GFMIS

87

1. หลักฐานการรับโอนเงินของธนาคาร (Bank Statement) 2 สําเนาหรือตนข้ัวใบเสร็จรับเงิน 3 ตนข้ัวเช็ค กรณีเขียนเช็คส่ังจายเจาหนาท่ีการเงินเพื่อถอน เงินฝากธนาคารมาจายท่ีสํานกังาน 4 สมุดคูฝากบัญชีเงินฝากธนาคารพาณิชย (กรณีดอกเบ้ียเงินฝาก)

1. เอกสารประเภท PY 2. นส.01 / บช 01 ประเภท BD 3. บช.01 ประเภท JR 4. บช.01 ประเภท JR

2.2 หลักฐานทางการเงินดานจาย

เอกสารตามระเบียบ เอกสารตามระบบ GFMIS 1 ใบเสร็จรับเงินของเจาหนีห้รือบุคคลภายนอก จะตองมีสาระสําคัญตามระเบียบการเบิกจายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและนําเงินสงคลัง พ.ศ. 2551 2 ใบสําคัญรับเงิน กรณีท่ีเจาหนี้หรือผูมีสิทธิรับเงินไมสามารถออกใบเสร็จรับเงินได 3 หลักฐานการจายเงินตามแบบท่ีกระทรวงการคลังกําหนด 4 สัญญายืมเงิน 5 ใบนําฝากธนาคาร (Pay – In Slip)

1.รายงานชําระเงินตรง (คาสาธารณูปโภค) 2. ขจ.05 ประเภท PM จายผานหนวยงาน 3. ขจ.05 ประเภท PM 4. ขจ.05 ประเภท PM

2.3 เอกสารท่ีไมเก่ียวกับดานรับและดานจาย (เอกสารท่ีเก่ียวกับการปรับปรุงบัญชีและแกไขขอผิดพลาด

เอกสารตามระเบียบ เอกสารตามระบบ GFMIS ใบโอน เปนเอกสารบันทึกรายการบัญชีจากท่ีกลาว ขอ 1.1 และ 1.2 ซ่ึงใชบันทึกรายการบัญชีเกี่ยวกับการโอนบัญชี แกไขบัญชี ปรับปรุงบัญชี และการเปดบัญชีปดบัญชี เปนตน

88

บทที่ 5 การแกไขขอผิดพลาด

การบันทึกบัญชี ไมวาจะเปนการบันทึกบัญชีระบบเกณฑคงคางดวยมือ หรือการบันทึกบัญชีผานระบบ GFMIS ก็อาจบันทึกผิดพลาดได เม่ือตรวจพบขอผิดพลาดตองทําการแกไข เพื่อใหรายงานทางการเงินสามารถแสดงผลการดําเนินงานท่ีถูกตองได สําหรับการแกไขขอผิดพลาดแบงออกเปน 3 ดาน คือ การเบิกจาย การรับและนําสง และบัญชีแยกประเภท

1. การเบิกจาย

รายการ Terminal Excel Loader 1.1 กรณีรายการท่ีบันทึกระบุรหัสตาง ๆท่ีเกี่ยวของกับระบบงบประมาณผิด

1.1.1 เอกสารอนุมัติรายการแลว

- ใหสวนราชการแจงตนสังกัดใชวิธี”การเบิกหกัผลักสงไมรับตัวเงิน” Transaction code : ZGL_J7 (การปรับปรุงหมวดรายจาย) เพือ่ปรับ รหัสแหลงของเงิน รหัสงบประมาณ และ/หรือ รหสักิจกรรมใหถูกตอง ซ่ึงระบบจะทําการคืนงบประมาณสําหรับคาใชจายท่ีระบุรหัสดังกลาวผิด และลดยอดงบประมาณสําหรับคาใชจายท่ีระบุรหัสตาง ๆ ถูกตอง ใหอัตโนมัติ

-ใหสวนราชการแจงตนสังกดัใชวิธี “การเบิกหกัผลักสงไมรับตัวเงิน” Transaction code : ZGL_J7 (การปรับปรุงหมวดรายจาย) เพื่อปรับ รหัสแหลงของเงิน รหัสงบประมาณ และ/หรือ รหัสกิจกรรมใหถูกตอง ซ่ึงระบบจะทําการคืนงบประมาณสําหรับคาใชจายท่ีระบุรหัสดังกลาวผิด และลดยอดงบประมาณสําหรับคาใชจายท่ีระบุรหัสตาง ๆ ถูกตอง ใหอัตโนมัติ

1.1.2 เอกสารยังไมไดอนุมัติรายการ

1.1.2.1 กรณีเบิกจายผานสวนราชการ

1.1.2.2 กรณ ี

- กลับรายการดวย Transaction code : FB08 (การกลับรายการเอกสารขอเบิกสําหรับสวนราชการ) - ยกเลิกการตั้งเบิกดวย Transaction code : MR8M และ F-44

- แจงคลังจังหวัดหรือ กรมบัญชีกลางไมอนุมัติรายการขอเบิก - แจงคลังจังหวดัหรือ

89

รายการ Terminal Excel Loader เบิกผานใบส่ังซ้ือ กรมบัญชีกลาง

ไมอนุมัติรายการขอเบิก 1.2.กรณีรายการท่ีบันทึก

ระบุรหัสอ่ืน ๆ ผิด 1.2.1 เอกสารอนุมัติ

รายการแลว

- ใช Transaction code : ZGL_JV (การบันทึกปรับปรุงรายวันท่ัวไป)

- แกไขดวยแบบฟอรม บช.01 ประเภทเอกสาร JV

1.2.2 เอกสารยังไมไดอนุมัติรายการ

1.2.2.1 กรณีเบิกจายผานสวนราชการ

1.2.2.2 กรณี เบิกผานใบส่ังซ้ือ

- กลับรายการดวย Transaction code : FB08 (การกลับรายการเอกสารขอเบิกสําหรับสวนราชการ) - ยกเลิกการตั้งเบิกดวย Transaction code : MR8M และ F-44

- แจงคลังจังหวัดหรือ กรมบัญชีกลางไมอนุมัติรายการขอเบิก - แจงคลังจังหวัดหรือกรมบัญชีกลาง ไมอนุมัติรายการขอเบิก

1.3. กรณีท่ีบันทึกจํานวนเงินมากเกินไป

- ใหทําการปรับปรุงตามข้ันตอนเบิกเกนิสงคืน

- ใหทําการปรับปรุงตามข้ันตอนเบิกเกนิสงคืน

1.4. กรณีท่ีบันทึกจํานวนเงินนอยเกนิไป

- ใหทําการปรับปรุงตามข้ันตอนการเบิกปกติ

- ใหทําการปรับปรุงตามข้ันตอนการเบิกปกติ

1.5. กรณีบันทึกรายการขอจาย(ขจ.05)ไมถูกตอง

- แจงตนสังกดัหรือคลังจังหวัดกลับรายการให

- แจงตนสังกดัหรือคลังจังหวัดกลับรายการให

1.6. กรณีการเบิกเงินนอกงบประมาณ บันทึกรหัสแหลงของเงินเปนเงินฝากคลัง แตบันทึกรหัสงบประมาณ เปนรหัสงบประมาณ 16 หลัก ระบบจะตัดท้ังเงินฝากคลังและเงินงบประมาณ เนื่องจากเงินฝากคลัง ระบบจะตัดตามรหัสแหลงของเงิน สําหรับเงินงบประมาณ

- ใหแจงตนสังกัดปรับปรุงบัญชีท่ี Transaction code : ZGL_J7 เพื่อใหตัดเงินฝากคลังท่ีถูกตอง แลวปรับเพิ่มเงินฝากคลังท่ี Transaction code : ZGL_JK2

- ใหแจงตนสังกัดปรับปรุงบัญชีท่ี Transaction code : ZGL_J7 เพื่อใหตัดเงินฝากคลังท่ีถูกตอง แลวปรับเพิ่มเงินฝากคลังท่ี Transaction code : ZGL_JK2

90

รายการ Terminal Excel Loader ระบบจะตัดตามรหัสงบประมาณ 16 หลัก

2. การรับและนําสง รายการ Terminal Excel Loader

2.1 กรณีเอกสารท่ีบันทึกเปนเอกสารผานรายการ เชน การรับรายได เงินนอก ของตนเอง หรือ แบบฟอรม นส.01

1.ยกเลิกรายการดวย Transaction code : FB08 (การกลับรายการเอกสาร) และบันทึกรายการท่ีถูกตองอีกคร้ัง หากตองยกเลิกรายการไมตองบันทึกรายการ 1 ตองการแกไขรายละเอียด ใช Transaction code : FB02

- แจงตนสังกดั หรือคลังจังหวัดกลับรายการ

2.2 กรณีเอกสารท่ีบันทึกเปนเอกสารพักรายการ

2.2.1 เอกสารพักรายการที่เปนรายการนําสงเงิน เชน การนําสงเงินรายได เงินนอก ของตนเอง หรือ แบบฟอรม นส.02-1 และ นส.02-2

1. เปนรายการท่ีอนุมัติโดยสวนราชการแลว แจงคลังจังหวดัหรือกรมบัญชีกลาง ลบรายการ ออกจากระบบ และสวนราชการบันทึกขอมูลนําสงเงินเขาสูระบบอีกคร้ัง 2. เปนรายการท่ีผานรายการโดยกรมบัญชีกลางแลว แจงคลังจังหวัดหรือกรมบัญชีกลาง กลับรายการเอกสาร และสวนราชการบันทึกขอมูลนําสงเขาสูระบบอีกคร้ัง

- แจงคลังจงัหวัดหรือกรมบญัชีกลาง กลับรายการเอกสาร และสวนราชการบันทึกขอมูลนาํสงเขาสูระบบอีกคร้ัง

2.2.2 เอกสารพักรายการที่ไมใชรายการนําสงเงิน เชน การจัดเก็บรายไดแทนกนั หรือแบบฟอรม นส.03

1. เปนรายการท่ีกรมบัญชีกลางยังไมผานรายการ แกไขดวย Transaction code : FBV6 (การเปล่ียนแปลงเอกสารพัก) 2. เปนรายการท่ีผานรายการโดยกรมบัญชีกลางแลว แจงกรมบัญชีกลางทําการกลับรายการเอกสารให และสวนราชการ

- แจงกรมบัญชีกลางทําการกลับรายการเอกสารให และสวนราชการบันทึกรายการนําสงเงินเขาสูระบบอีกคร้ัง

91

รายการ Terminal Excel Loader บันทึกรายการนําสงเงินเขาสูระบบอีกคร้ัง

2.2.3 กรณีบันทึกการนําสงเงินนอกงบประมาณผิดรหัสบัญชีเงินฝากคลัง และกรมบัญชีกลางกระทบยอดรายการนําสงแลว แกไขดวยการบันทึกรายการโอนขายบิลภายในกรม

- ใช Transaction code : ZRP_RI - ใชแบบฟอรม บช.04 ประเภทเอกสาร RI

3. บัญชีแยกประเภท สําหรับการปรับปรุงรายการตาง ๆ ดังนี ้

Terminal Excel Loader 3.1 แกไขรหัสบัญชีแยกประเภท

Transaction code : ZGL_JV - แบบฟอรม บช.01 ประเภทเอกสาร JV

3.2 แกไขรหัสหนวยงานคูคา Transaction code : ZGL_JV

- แบบฟอรม บช.01 ประเภทเอกสาร JV

3.3 แกไขรายการท่ีเกี่ยวของกับเงินสดและรายการเทียบเทาเงินสด

Transaction code : ZGL_JR

- แบบฟอรม บช.01 ประเภทเอกสาร JR

3.4 ปรับปรุงวัสดุคงคลัง Transaction code : ZGL_JM

- แบบฟอรม บช.01 ประเภทเอกสาร JM

3.5 แกไขรหัสงบประมาณ รหัสกิจกรรมหลัก รหัสแหลงของเงิน

Transaction code : ZGL_J7

- ไมสามารถแกไขได ตองแจงตนสังกัดดําเนินการให

92

ตัวอยาง การแกไขขอผดิพลาด 1. กรณีบันทึกการนําสงเงินนอกงบประมาณผิดรหัสบัญชีเงินฝากคลังและกรมบัญชีกลางกระทบ

ยอดรายการนําสงแลว แกไขดวยการบันทึกรายการโอนขายบิลภายในกรมเชน ตองการนําสงเงินเขาบัญชีเงินฝากคลัง รหัส 10901 แตบันทึกผิดเปน รหัส 10770 บันทึกแบบฟอรม บช.04 ประเภทเอกสาร RI โดย

เดบิต บัญชีเงินฝากคลัง (10901) เครดิต บัญชีเงินฝากคลัง (10770)

เพื่อเพิ่มบัญชีเงินฝากคลัง รหัส 10901 และลดยอดเงินฝากคลัง รหัส 10770

ใบบันทึกรายการบัญชี สําหรับเอกสารท่ีพักไว

รหัสหนวยงาน : 0304 วันที่เอกสาร : 20 กันยายน 2009 รหัสหนวยเบิกจาย รหัสพื้นที่ :

0300400035 วันที่ผานรายการบัญชี : 20 กันยายน 2009 2000 เลขท่ีเอกสารต้ังตน :

อางอิง : 0300400035 ประเภทเอกสาร : RI

รายการ ชื่อบัญชี ศูนยตนทุน รหัสกิจกรรม

หลัก รหัสเจาของบัญชีเงิน

ฝาก รหัสบัญชีเงินฝาก รหัส

หนวยงานคูคา

(Trading Partner)

PK รหัสบัญชีแยกประเภท จํานวนเงิน

แหลงของเงิน รหัสกิจกรรม

ยอย รหัสเจาของบัญชี

ยอย รหัสบัญชี

ยอย

รายละเอียดบรรทัด

รายการ รหัสงบประมาณ

เลขท่ีเอกสารสํารองเงิน

1 เงินฝากคลัง 5,000.00 0300400035 p2000 0300400035 10901 เครดิต 1101020501 5226000

03004 2 เงินรับฝากของรัฐบาล 5,000.00 9999999999 p1000 0300400035 10901

เดบิต 2111020101 5226000 99999 3 เงินรับฝากของรัฐบาล 5,000.00 9999999999 p1000 0300400035 10770

เดบิต 2111020101 5226000 99999 4 เงินฝากคลัง 5,000.00 0300400035 p2000 0300400035 10770

เครดิต 1101020501 5226000 03004

รวมยอดเดบิต หน่ึงหมื่นบาทถวน 10,000.00 รวมยอดเครดิต หน่ึงหมื่นบาทถวน 10,000.00 หมายเหตุ:

ผูบันทึก ( ลงช่ือ ) ผูตรวจสอบ ( ลงช่ือ ) ผูอนุมัติลงบัญชี ( ลงช่ือ )

เลขท่ีเอกสารจากระบบ GFMIS V.1.06

93

2. การแกไขขอผิดพลาดกรณีบันทึกรหัสบัญชีแยกประเภทคลาดเคล่ือน เชน ตองการบันทึกคาไฟฟา รหัส 5104020101 แตบันทึกผิดเปนคาโทรศัพท รหัส 5104020105 แกไขโดยการปรับปรุงดวยแบบฟอรม บช.01 ประเภทเอกสาร JV โดย

เดบิต คาไฟฟา(5104020101) เครดิต คาโทรศัพท(5104020105)

ใบบันทึกรายการบัญชี สําหรับเอกสารท่ีพักไว

รหัสหนวยงาน : 0304 วันที่เอกสาร : 20 กันยายน 2009

รหัสหนวยเบิกจาย รหัสพื้นที่ :

0300400035 วันที่ผานรายการบัญชี : 20 กันยายน 2009

2000 เลขท่ีเอกสารต้ังตน :

อางอิง : 0300400035 ประเภทเอกสาร : RI

รายการ ชื่อบัญชี ศูนยตนทุน รหัสกิจกรรม

หลัก รหัสเจาของบัญชีเงิน

ฝาก รหัสบัญชีเงินฝาก รหัส

หนวยงานคูคา

(Trading Partner)

PK รหัสบัญชีแยกประเภท จํานวนเงิน แหลงของเงิน รหัสกิจกรรม

ยอย รหัสเจาของบัญชียอย

รหัสบัญชียอย

รายละเอียดบรรทัด

รายการ รหัสงบประมาณ

เลขท่ีเอกสารสํารองเงิน

1 คาไฟฟา

2,500.00

0300400035 P2000

เดบิต 5104020101 5231000

03004

2 คาโทรศัพท

2,500.00

0300400035 P2000

เครดิต 5104020105 5231000

03004

รวมยอดเดบิต สองพันหารอยบาทถวน 2,500.00

รวมยอดเครดิต

สองพันหารอยบาทถวน 2,500.00

หมายเหตุ:

ผูบันทึก ( ลงช่ือ ) ผูตรวจสอบ ( ลงช่ือ ) ผูอนุมัติลงบัญชี ( ลงช่ือ )

เลขท่ีเอกสารจากระบบ GFMIS

V.1.06

94

3. กรณีบันทึกรหัสหนวยงานคูคาไมถูกตอง เชน ตองการบันทึกเงินสมทบกองทุนประกันสังคม แตบันทึกรหัสหนวยงานคูคาเปน X0304 แกไขโดยใชแบบฟอรม บช.01 ประเภทเอกสาร JV

เดบิต เงินสมทบกองทุนประกันสังคม (5101020106) รหสัหนวยงานคูคา X8066 เครดิต เงินสมทบกองทุนประกันสังคม (5102020106) รหสัหนวยงานคูคา X0304

ใบบันทึกรายการบัญชี

รหัสหนวยงาน : 0304 วันท่ีเอกสาร : 20 กันยายน 2009

รหัสหนวยเบิกจาย : 0300400035 วันท่ีผานรายการบัญชี : 20 กันยายน 2009

รหัสพื้นท่ี : 2000 เลขท่ีเอกสารตั้งตน : อางอิง : 0300400035 ประเภทเอกสาร : JV

รายการ ชื่อบัญช ี ศูนยตนทุน รหัสกิจกรรม

หลัก รหัสเจาของบัญชีเงินฝาก

รหัสบัญชีเงินฝาก

รหัสหนวยงาน

คูคา (Trading Partner)

PK รหัสบัญชีแยก

ประเภท จํานวนเงิน แหลงของเงิน

รหัสกิจกรรมยอย

รหัสเจาของบัญชียอย

รหัสบัญชียอย

รายละเอียดบรรทัด

รายการ

รหัสงบประมาณ

เลขท่ีเอกสารสํารองเงิน

รหัสบัญชีธนาคารยอย

หมวดพัสดุ

1 เงินสมทบกองทุนประกันสังคม

500.00 0300400035 5231000

P2000

X8066

เดบิต 5101020106 03004

2 เงินสมทบกองทุนประกันสังคม

500.00 0300400035 5231000

P2000

X0304

เครดิต 5101020106 03004

3

รวมยอดเดบิต หารอยบาทถวน 500.00

รวมยอดเครดิต หารอยบาทถวน 500.00

หมายเหตุ:

ผูบันทึก ( ลงช่ือ ) ผูตรวจสอบ ( ลงช่ือ ) ผูอนุมัติลงบัญชี ( ลงช่ือ )

เลขท่ีเอกสารจากระบบ GFMIS : V.1.08

95

4. กรณีบันทึกรายการเงินฝากธนาคารพาณิชยคลาดเคล่ือน เชน ตองการบันทึกเงินฝากธนาคารพาณิชย แตบันทึกเปนเงินฝากธนาคาร(เงินนอกงบประมาณ) แกไขโดยการบันทึกแบบฟอรม บช.01 ประเภทเอกสาร JR

เดบิต เงินฝากไมมีรายตัว (1101030199) เครดิต เงินฝากธนาคาร(เงินนอกงบประมาณ (1101020604)

ใบบันทึกรายการบัญชี

รหัสหนวยงาน : 0304 วันท่ีเอกสาร : 20 กันยายน 2009 รหัสหนวยเบิกจาย : 0300400035 วันท่ีผานรายการบัญชี : 20 กันยายน 2009 รหัสพื้นท่ี : 2000 เลขท่ีเอกสารตั้งตน : อางอิง : 0300400035 ประเภทเอกสาร : JR

รายการ ชื่อบัญช ี ศูนยตนทุน รหัสกิจกรรม

หลัก รหัสเจาของบัญชีเงินฝาก

รหัสบัญชีเงินฝาก

รหัสหนวยงานคู

คา (Trading Partner)

PK รหัสบัญชีแยกประเภท จํานวนเงิน แหลงของเงิน รหัสกิจกรรม

ยอย รหัสเจาของบัญชียอย

รหัสบัญชียอย

รายละเอียดบรรทัด

รายการ

รหัสงบประมาณ

เลขท่ีเอกสารสํารองเงิน

รหัสบัญชีธนาคารยอย

หมวดพัสดุ

1 เงินฝากไมมีรายตัว 5,000.00 0300400035 P2000 เดบิต 1101030199 5231000

03004

2 เงินฝากธนาคาร(เงนินอกงบประมาณ)

5,000.00 0300400035 5231000

P2000

เครดิต 1101020604 03004

รวมยอดเดบิต หาพันบาทถวน 5,000.00

รวมยอดเครดิต หาพันบาทถวน 5,000.00

หมายเหตุ:

ผูบันทึก ( ลงช่ือ ) ผูตรวจสอบ ( ลงช่ือ ) ผูอนุมัติลงบัญชี ( ลงช่ือ )

เลขท่ีเอกสารจากระบบ GFMIS :

V.1.08

ฯลฯ

96

ภาคผนวก

97

ทะเบียนคุมเงินประจํางวดสวนจังหวัด

แผนงาน..................................... งานและโครงการ.............................. หมวด.............................. ปงบประมาณ พ.ศ.........

พ.ศ......... ที่เอกสาร รายการ เงินประจํางวด

เดือน วันที่ เพิ่ม ผูกพัน กันไวเบิก เบิก คงเหลือ

98

ทะเบียนคุมเอกสารการเบิกจายในระบบ GFMIS

Key อางอิง จํานวนเงิน ประเภท

เอกสาร เลขที่ KY PY PA PM JV

ขอเบิก ภาษ ี ขอรับ

99

ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก

วัน/เดือน/ป เลขที่ใบสําคัญ ชื่อเจาหนี้ / ผูขอเบิก งบรายจาย จํานวนเงิน เบิกแลวตาม ขบ.เลขที่

ลายมือชื่อ ผูรับหลักฐาน

หมายเหตุ

100

ทะเบียนคุมคาใชจายงบกลาง ปงบประมาณ..............

วัน / เดือน / ป ที่เอกสาร รายการ คาใชจายงบกลาง รวมเงิน

เงินชวย

การศึกษาบุตร คา

รักษาพยาบาล

101

ทะเบียนคุมลูกหนี้เงินยืม

เลขที่ วัน/เดือน/ป ชื่อสกุล วัตถุประสงค จํานวนเงิน ครบกําหนด วันที่สงใช เลขที่ ใบสําคัญ จํานวนเงิน คงคาง

หมายเหตุ เงินสด บาท สต. บาท สต.

102

ทะเบียนคุมการรับและนําสงเงินรายไดแผนดิน

วัน/เดือน/ป ที่เอกสาร รายการ ประเภท

รวมยอดคงเหลือ ทุกประเภท

หมายเหตุ รายไดเบ็ดเตล็ด คาธรรมเนียมเบ็ดเตล็ด คาธรรมเนียมอื่น

เงินสด เงินฝากธนาคาร รับ นําสง คงเหลือ รับ นําสง คงเหลือ รับ นําสง คงเหลือ

รวมเดือนนี้ รวมตั้งแตตนป

103

ทะเบียนคุมเอกสาร บช. ( GFMIS)

วัน/เดือน/ป เลขที่เอกสาร รายการ จํานวนเงิน หมายเหตุ

104

ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ พ.ศ..............

ที่เอกสาร รายการ รับ จาย คงเหลือ ประเภทรายจายตามหมวดเงินงบประมาณ

เดือน วันที่ คาจาง ชั่วคราว

คาตอบแทน คาใชสอย คา

สาธารณูปโภค คาวัสดุ คาครุภัณฑ

คาที่ดินและ สิ่งกอสราง

เงินอุดหนุน

105

ทะเบียนคุมการจายเช็ค

วัน / เดือน / ป เลขที่เช็ค เลขที่ (ขบ)

จายให จํานวนเงิน ลงชื่อผูรับเช็ค

หมายเหตุ

ใบสําคัญ บาท สต.

106

ทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ

วัน เดือน ป ที่เอกสาร รายการ เงินรับ เงินจาย

เงินสดคงเหลือ หมายเหตุ เงินฝากธนาคาร หนวยงานยอย ลูกหนี้ ใบสําคัญ

- -

107

บัญชียอยรายไดแผนดิน / บัญชียอยรายไดแผนดนินําสงคลัง

พ.ศ.............. ที่เอกสาร รายการ

ประเภทรายได รวมเงิน หมายเหตุ

เดือน วันที่ คาจางชั่วคราว

คาตอบแทน คาใชสอย คา

สาธารณูปโภค คาวัสดุ คาครุภัณฑ

108

เอกสารอางอิง

คณะกรรมการจัดทําหนังสือเพื่อจําหนาย กรมบัญชีกลาง. ประมวลกฎหมายและระเบียบการคลัง. พิมพคร้ังท่ี 1 กรุงเทพฯ : สํานักพิมพคณะรัฐมนตรีและราชกิจจานเุบกษา, 2552

สํานักมาตรฐานดานการบัญชีภาครัฐ. กลุมระบบบัญชีภาครัฐ (2545, พฤศจิกายน) คูมือแนวทางการปรับเปล่ียนระบบบัญชีสวนราชการจากเกณฑเงินสดเขาสูเกณฑคงคาง. กรมบัญชีกลาง

สํานักมาตรฐานดานการบัญชีภาครัฐ. กลุมระบบบัญชีภาครัฐ (2549, มีนาคม) แนวทางการควบคุมการปฏิบัติงานทางการเงินและบัญชีผาน Excel Loader ในระบบ GFMIS สําหรับผูบริหาร. กรมบัญชีกลาง

สํานักมาตรฐานดานการบัญชีภาครัฐ. กลุมมาตรฐานและนโยบายการบัญชีภาครัฐ (2546, มกราคม) หลักการและนโยบายบัญชีสําหรับหนวยงานภาครัฐฉบับท่ี 2. กรมบัญชีกลาง