ความหมายของแฟมขอมลในการทำางานกบเอกสารเราจะมการบนทกขอความลงใน

กระดาษ จากนนกจะรวบรวมกระดาษทมเนอหาเปนเรองเดยวกนเกบลงในแฟมเอกสารของเรองนนๆ แลวทำาการตงชอแฟมเอกสารใหสอดคลองกบเนอหาทเราเกบลงไป ซงเปรยบเทยบกบการเกบขอมลของเครองคอมพวเตอรจะไดวาแฟมเอกสาร คอ แฟมขอมล หรอชอแฟมเอกสาร สวนหนากระดาษกคอหนาเอกสารในโปรแกรม Word

บทนำาสนามสกลของชอแฟมใหมและรปแบบ Office XML 2007 Microsoft Office system แนะนำารปแบบแฟมใหมโดยยดตาม XML มชอเรยกวารปแบบ Microsoft Office Open XML และนำาไปใชกบ Microsoft Office Word 2007 และโปรแกรมอนๆในชดโปรแกรม Office ซงทำาใหการทำางานมประสทธภาพมากขน

ประโยชนของรปแบบ Office XML คออะไร รปแบบ Office XML จะแนะนำาประโยชนตางๆ ไมเพยงแตสำาหรบนกพฒนาและโซลชนทผเขยนโปรแกรมสรางขนเทานน แตยงมประโยชนตอบคคลทวไปและองคกรทกขนาดดวย ดงน

แฟมมความกระชบมากขน   คอ แฟมจะถกบบอดโดยอตโนมต และเลกลงไดถง 75 เปอรเซนต ในบางกรณ รป

เรอง การทำางานกบแฟมขอมล

19

แบบ Office XML ใชเทคโนโลยการบบอดแบบซปในการเกบเอกสาร ซงอาจชวยประหยดตนทนเนองจากลดเนอทดสกทตองการใชเกบแฟมและลดแบนดวดททตองการในการสงแฟมทาง E-mail เครอขาย และอนเทอรเนต เมอคณเปดแฟม แฟมดงกลาวจะถกคลายซปโดยอตโนมต เมอคณบนทกแฟม แฟมดงกลาวจะถกซปอกครง โดยคณไมตองตดตงโปรแกรมอรรถประโยชนสำาหรบซปเปนพเศษเพอเปดหรอปดแฟมใน Office 2007

การกคนแฟมทเสยหายทผานการปรบปรงใหดขน  คอ แฟมจะมโครงสรางแบบโมดลซงจะเกบคอมโพเนนตทแตกตางกนในแฟมแยกออกจากกน การทำาเชนนเปนการอนญาตใหเปดแฟมได แมคอมโพเนนตภายในแฟม (ตวอยางเชน แผนภมหรอตาราง) จะเสยหายหรอมปญหา

การตรวจหาเอกสารทมแมโครทำาไดงายขน   คอ แฟมทบนทกไวโดยใช "x" ตามหลงเปนคาเร มตน (เชน .docx และ .pptx) ไ ม ส า ม า ร ถ ม แ ม โ ค ร Visual Basic for Applications (VBA) หรอตวควบคม ActiveX ได ดงนนจงไมมความเสยงดานความปลอดภยอนเกยวของกบชนดของโคดฝงตวเหลานน มเพยงแฟมทมนามสกลของช อแฟมลงทายดวย "m" (เชน .docm และ xlsm) ทสามารถมแมโคร VBA และตวควบคม ActiveX ได ซ งเกบอยในอกสวนหนงตางหากภายในแฟม นามสกลของชอแฟมเฉพาะจะทำาใหแยกแฟมทมแมโครออกจากแฟมทไมมไดงาย และทำาใหซอฟตแวรปองกนไวรสแยกแยะแฟมทมโคดทอาจเปนอนตราย

20

คลกทปม Office

คลกเลอกทคำาสง สราง

ไดงายขน นอกจากน ผดแลระบบ IT สามารถบลอกเอกสารทมแมโครหรอตวควบคมทไมพงประสงคได ทำาใหเปดเอกสารไดอยางปลอดภยมากขน

มความเปนสวนตวมากขนและควบคมขอมลสวนบคคลไดดขน   เราสามารถใชเอกสารรวมกนไดโดยไมร วไหล เพราะขอมลททำาใหระบตวบคคลไดและขอมลทมผลตอธรกจ เชน ชอผสราง ขอคดเหน การเปลยนแปลงทตดตาม และเสนทางแฟมสามารถระบไดและเอาออกไดงายโดยใชตวตรวจสอบเอกสาร

การสรางแฟมขอมลใหม (New) หรอเอกสารใหม

เมอเขาสโปรแกรม Microsoft Word โปรแกรมจะใหหนาเอกสารเปลาขนมา 1 เอกสาร(ชอวาเอกสาร 1 หรอ Document 1) หากผสอนไดทำางานในหนาเอกสารดงกลาวเสรจแลว และตองการจะพมพขอมลในเอกสารฉบบอนๆอก จงจำาเปนตองสรางเอกสารใหมขนมาอกหนงเอกสาร ซงวธการสรางเอกสารใหมนนมดวยกนหลายวธ ซงแตละวธมขนตอนปฏบต ดงน

วธท 1 การสรางแฟมขอมล โดยการใชปม Office

21

เมอคลกทคำาสง สราง แลว จะปรากฏไดอะลอคบลอกการสรางเอกสารขน โดยภายใต แมแบบ จะเหนตวเลอกทสามารถใชสรางเอกสารใหม ดงน

เอกสารเปลา เอกสารจากแมแบบ เอกสารใหมจากแฟมทมอย

ซงถาคอมพวเตอรของเรากำาลงเชอมตอกบอนเทอรเนตอย กจะสามารถดแมแบบตางๆ ทมอยใน Microsoft Office Online ไดดวย ซงในทน ใหเราเลอกท เอกสารเปลา และคลกทปม สราง ดงน

22

วธท 2 การสรางเอกสารใหม โดยใชแถบเครองมอดวน (Quick Access Toolbar)

วธสรางแฟมขอมลใหม โดยการเลอนเมาสไปคลกทรปไอคอน บน แถบเครองมอดวน (Quick Access Toolbar)

เลอก เอกสารเปลา แลวคลกท

23

เมอนำาเมาสไปคลกทคำาสง สราง เรยบรอยแลว จะปรากฏหนาตางเอกสารเปลาในโปรแกรม Microsoft Word 2007 ขนมา ดงรป

การบนทกขอมล (Save)

การบนทกการเปลยนแปลงทไดกระทำาไปกบเอกสารปจจบน คำาสงนจะแทนทเอกสารรนกอนดวยเอกสารรนปจจบน เอกสารทถกบนทกเขาไปใหมแลว จะยงคงแสดงอยในวนโดวสอย ถาเอกสารยงไมเคยถกบนทกมากอนเลย หรอการบนทกครงสดทายไดบนทกไว เปนรปแบบแฟมขอมลอน

การบนทกแฟมขอมลทสรางขนใหม

เปนการบนทกแฟมขอมลครงแรกสด เมอมการสรางเอกสารขนมา โดยเมอมการเปดโปรแกรม Microsoft Word จะทำาการเปดเอกสารใหเราขนหนงเอกสาร คอ เอกสาร 1 หรอ Document 1 ซงเมอเราสรางเอกสารไดแลว เราจำาเปนตองมการจดเกบงานไว โดย

24

ในขนตอนการบนทกแฟมขอมลนน โปรแกรมจะใหเราเปลยนชอเอกสารจาก เอกสาร 1 หรอ Document 1 ทโปรแกรมกำาหนดใหเปนชอทเราตองการจดเกบตามลกษณะงานทสรางขน มวธในการบนทก ดงน

วธท 1 การบนทกแฟมขอมลจาก ปม Office

วธท 2 การบนทกแฟมขอมลจากการใชแถบเครองมอดวน (Quick Access Toolbar) นำาเมาสไปคลกทปม บนแถบเครองมอดวน

คลกเมาสท ปม Office

เลอนเมาสไปคลกทเมนคำาสง บนทก

คลกทไอคอน บนแถบเครองมอดวน

25

ความแตกตางระหวางคำาสงบนทก และ บนทกเปน

» กรณการบนทกเอกสารทสรางขนใหม ในกรณทเราทำาการสรางเอกสารใหมขนมา และตองการบนทกเอกสารทสรางขนในครงแรก เราสามารถใชคำาสงบนทก หรอ บนทกเปน กได โดยผลของการใชคำาสงนจะเหมอนกน คอ โปรแกรมจะใหเราทำาการเลอกตำาแหนงทตงของแฟมขอมลวาจะใหเกบเอกสารนไว ณ ทใด พรอมทงใหเราตงชอแฟมขอมลใหมขนมา

» กรณการบนทกเอกสารเกาทมขอมลแลว ในกรณทเอกสารของเราเคยทำาการบนทกครงแรกมาแลว หรอ การเปดแฟมขอมลเกาขนมา แลวทำาการเพม ลบ หรอ แกไขขอมลตางๆขนใหม หากเราใชคำาสง บนทก จะเปนการบนทกการแกไขนนทบแฟมขอมลเดม ซงไมสามารถกลบไปแกไขไดอก แตหากเราใชคำาสง บนทกเปน จะเปนการบนทกเอกสารทไดรบการแกไขขนมาใหมอกหนงเอกสาร ซงขอมลทเราไดทำาการแกไขนนจะไมกระทบ กระเทอนถงขอมลในเอกสารเกา เปรยบไดกบการทำาสำาเนาเอกสารเกาขนมาอก 1 ชด แลวจงคอยทำาการแกไขในเอกสารทสำาเนาขนมานนเอง หากเราตองการกลบไปดขอมลเดมในเอกสารเกากสามารถทำาได ซงการเลอกใชคำาสง บนทก และ บนทกเปนนน กขนอยกบจดประสงคของผสอนวาตองการแกไขเอกสารเกาไปเลย หรอตองการเกบเอกสารเกาเอาไวอกชดหนงเพอใชอางองถงคราวตอไป

26

เลอกคำาสง บนทกเปน เลอกรปแบบของ เอกสารทจะบนทก

ซงหากใชคำาสง บนทกเปน (Save AS) แลว โปรแกรมจะปรากฏรปแบบของการบนทกวาตองการบนทกเปนเอกสาร word ชนดใด ใหใชเมาสเลอนมาคลกทชนดทตองการ ดงรป

เมอคลกเลอกชนดไดแลว จะปรากฏ ไดอะลอคบอกซ เพอใหกรอกรายละเอยดของการบนทก ดงน

เลอกทจดเกบแฟมขอมลโดยทำาการเลอกไดรฟและ

ตงชอแฟมเอกสารท จะจดเกบในชอง ชอ

คลกทปม บนทก

27

วธการเลอกไดเรคทอร หรอ ตำาแหนงทตงไฟล

การตงชอแฟมสามารถมความยาวไดถง 255 อกขระ โดยนบรวมนามสกลของชอแฟมดวย ซงสามารถใชอกษรตวพมพใหญหรอตวพมพเลกอยางใดอยางหนงในชอแฟม และหามใชอกขระเหลานเมอตงชอแฟม ? " / \ < > * | :

ในการเกบบนทกแฟมเอกสาร หรอหนาเอกสารควรจดเกบเปนชนดของ เอกสาร Word (*.Doc) เทานน ซงในโปแกรม Microsoft Word 2007 นนชนดของเอกสารธรรมดาจะเปนไฟล .docx แตสามารถเลอกการบนทกใหสามารถไปเปดในโปรแกรม Microsoft Word 97 – 2003 ไดเชนกนโดยทจะเปนไฟลนามสกล .doc เหมอนเดม

ขอสงเกต หากเราทำาการบนทกโดยเลอกชนดของเอกสารเปนแบบ .docx นน จะไมสามารถนำาเอกสารของเราไปเปดในโปรแกรม Microsoft Word 97–2003 ได แตหากเราทำาการบนทกเอกสารในโปรแกรม

28

เอกสารททำาการตงชอ เมอบนทกเรยบรอยแลว

เมอทำาการบนทกเอกสาร หรอแฟมขอมลเรยบรอยแลว เอกสารจะเปนไฟลพรอมกบแสดงชอของเอกสารทดานบนของหนาตางโปรแกรมในสวนของแถบชอเรอง ดงรปภาพ

การปดแฟมขอมล

การปดหนาตางเอกสารเปนขนตอนสดทาย หลงจากทมการใชงานหนาตางเอกสารเหลานนแลว ในกรณทไมตองการใชงานหนาเอกสารตางๆ เหลานนอก เราจงควรจะปดการใชงานหนาตางเอกสารนนเสยกอน เพอจะไดเปนการประหยดหนวยความจำา และไมทำาใหโปรแกรมเราเกดอาการคาง หรอ Hang ขน และยงทำาใหเครองคอมพวเตอรทำางานไดชากวาปกต สำาหรบขนตอนการปดหนาตางเอกสารมดวยกนหลายวธ ซงมวธการปฏบต ดงน

Note เพอความมนใจวาขอมลทเราทำาการสรางแฟมขอมลตางๆ จะไมสญหายไป อาจจะเกดไฟฟาดบขนมาทนททนใด หรอเครองคอมพวเตอรเกดอาการ HANG ก

29

วธท 1 การปดแฟมขอมลจากปม Office

Note กอนทำาการปดหนาตางเอกสารทกครง ควรจะทำาการเซฟหนาตางเอกสารกอนทกครงทปดลง

ในกรณทไฟลนนยงไมไดทำาการบนทก หรอมการเปลยนแปลงขอมลลาสดไว จะปรากฏไดอะลอคบอกซขนเพอถามวาจะตองการบนทกสงทเราทำาไวลาสดหรอไม ดงรป

ซงหากเราตองการบนทกใหคลกท ใช แตหากไมตองการใหคลกท ไมใช แตหากไมตองทจะปดเอกสารแลว ใหคลกท ยกเลก

การเปดไฟลเอกสาร

คลกท ปม Office

คลกทคำาสง ปด (Close)

30

คลกท ปม Office คลกทเมนคำาสง เปด

โดยปกตตองการเรยกโปรแกรม Microsoft Word ขนมาใชงาน โปรแกรมจะทำาการเปดหนาตางเอกสารเปลาๆ ขนมาเสมอ แตในกรณทเรามขอมลทไดทำาการบนทกไวเรยบรอยแลว เพยงแตตองการจะเขาไปแกไขขอมลบางสวน เชน เพมเตมขอมล , เปลยนแปลงขอมล หรอเรยกมาใชงานกได เราสามารถทำาการเปดหนาตางเอกสารนนได โดยมวธการดงน

วธท 1 การเปดเอกสารจากปม Office

วธท 2 การเปดเอกสารจากแถบเครองมอดวน

วธท 3 การเปดเอกสารจากรายการเอกสารลาสด

31

คลกท ปม Office คลกเลอกชอเอกสารทตองการ

คลกทปม เปด (Open) คลกเมาสทไฟลเอกสารทตองการเปด

เลอกสถานททเกบแฟมขอมลโดยเลอกไดรฟและโฟลเดอรทจดเกแฟมขอมลอย

ในโปรแกรม Word 2007 จะปรากฏรายชอเอกสารทถกเปดใชเรยงลำาดบตามครงลาสดทเปดใช ซงเราสามารถคลกเลอกชอเอกสารทเราตองการไดเลย ในกรณทมปรากกฎอย

เมอคลกทชอแฟมเอกสารแลว จะปรากฏไดอะลอคบอกซของการเปดขน ดงรป

32

คลกดรอปดาวนเลอกชนดของเอกสารทตองการเปด

การเปดไฟลเอกสารทสรางจากโปรแกรมอนๆ

เปนการเปดแฟมขอมลทไมไดจดเกบดวย วธการของโปรแกรมสำาเรจรปไมโครซอฟทเวรด แตจะถกจดเกบดวย โปรแกรมสอทจดอยในตระกลเดยวกนกบโปรแกรมไมโครซอฟทเวรด ในกรณทเราตองการเปดใชงาน เพอทำาการจดเกบเปนประเภทเดยวกนกบไมโครซอฟทเวรด เราจะทำาเหมอนกบการเปดเอกสารเวรดปกต แตจะตางกนทเราจะตองไปกำาหนดชนดของแฟมทเลอกเปดไดวาตองการเลอกเปนชนดใด ดงรป

33

เมอคลกทลกศรดรอปดาวนแลวจะปรากกฎชนดตางๆของเอกสาร ใหทำาการเลอกโดยใชเมาสคลกทชนดทตองการกอน จากนนจงคอยไปเลอกชอไฟลทตองการจะเปด

ชนดตางๆของเอกสาร

ขอสงเกต การจดการไฟลเอกสารในหนาตางการเปดโปรแกรม ซงเราสามารถจดการ กบไฟล ขอมลของเราในหนาตางๆ นได โดยไมตองเขาไปทำาการท Windows Explorer

คลกเลอกทไฟลทตองการ จากนนคลก เมาสปมขวา

เลอกคำาสงทตองการ ในการจดการไฟล

34

คลกทปม Office เลอนเมาสมาคลกท ตวเลอกของ Word

การกำาหนดรายการของแฟมทใชลาสดเอง

โปรแกรม Microsoft Office จะแสดงแฟมลาสดทเปดในโปรแกรม คอ รายชอแฟมทเคยเปดในโปรแกรมจะเรยงตอกนไปเรอยๆ ตามความลาสดทเปด และจำานวนรายชอทปรากฏบนรายการจะเปนคาจำานวนเรมตนของโปรแกรม ซงเราสามารถใชการเชอมโยงบนรายการนเพอเขาถงแฟมไดอยางรวดเรว แตถาหากเราปดแฟม แลวยายไปยงตำาแหนงทตงอน การเชอมโยงไปยงแฟมนนในโปรแกรมทเคยสรางไวจะไมทำางานอกตอไป เราจะตองไปใชคำาสง เปด และตองเขาไปหาตำาแหนงทเกบไฟลเอง เมอตองการเปดแฟมนนๆ แตในโปรแกรม Word 2007 นน เราสามารถกำาหนดจำานวนรายการของเอกสารลาสดได และหากตองการเกบแฟมงานบางแฟมในรายการเอกสารลาสดกสามารถทำาได ดงน

การกำาหนดจำานวนรายการเอกสารลาสดทเปด โดยปกตโปรแกรมมคาเรมตนของจำานวนเอกสารลาสดไวท 17 แฟม ซงหากเราตองการใหมจ ำานวนเอกสารทมาก หรอ นอยกวาน เราสามารถเขาไปกำาหนดคาของจำานวนรายการเอกสารลาสดได โดยมวธการกำาหนดดงน

35

การเกบแฟมบางแฟมในรายการเอกสารลาสด ในรายการเอกสารลาสดนน โปรแกรมจะทำาการเรยงลำาดบตามความลาสดทเคยเปดมากอน และจะเรยงตอกนไปเรอย ๆตามจำานวนรายการเอกสารลาสดทกำาหนดไวในหวขอขางตน และหากจำานวนแฟมทเราเคยเปดมมากกวาจำานวนรายการ ชอแฟมแรกทเคยเปด หรอ แฟมทเคยเปดนานทสดจะหายไป และแทนทดวยแฟมลาสดทเปดแทน ซงหากเราไมตองการใหบางแฟมหายไปจากรายการเมอเราเปดแฟมขอมลมากๆขน กสามารถทจะเกบแฟมนนไวในรายการเอกสารลาสดโดยทไมหายไป อกกรณหนงกคอ ในรายการเอกสารลาสดนน หากแฟมในรายการเอกสารลาสดถกเปลยน หรอ ยายตำาแหนงทเกบ กจะไมสามารถเปดแฟมขอมลนนได แตการ

คลกเลอกทแถบ ขนสง

ในหวเรอง แสดง ในรายการ แสดงจำานวนเอกสารลาสดน ใหใสจำานวนแฟมทตองการแสดง

36

คลกทปม Office

เกบแฟมในรายการเอกสารนนสามารถชวยในเรองของการเปลยนตำาแหนงทตงของแฟมนนใหยงสามารถเปดแฟมไดอย โดยมวธการทำาดงน

เมอเอกสารถกปกหมดไปยงรายการ เอกสารลาสด ปมหมดยดจะดเหมอนหมดเสยบ ดงรป

สงเกตวาไอคอนไดเปลยนเปนรปหมดทไดยดไวแลว ดงน

37

38