-
คู่มือการปฏบัิติงาน (Work Manual)
แนวทางการตรวจสอบข้อมลูสินทรัพย์ในระบบ GFMIS
กลุ่มตรวจสอบภายใน กรมชลประทาน กันยายน 2560
-
คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)
แนวทางการตรวจสอบข้อมลูสินทรัพย์ในระบบ GFMIS
รหัสคู่มือ กตน.1/2560
หน่วยงานท่ีจัดทํา กลุ่มตรวจสอบภายใน กรมชลประทาน ท่ีปรึกษา
ผู้อํานวยการกลุ่มตรวจสอบภายใน พิมพ์คร้ังท่ี 1 จํานวน 1 เล่ม เดือน
กันยายน พ.ศ. 2560 หมวดหมู่ อ่ืนๆ (การตรวจสอบภายใน)
-
I C,f tl A. QJA, '!}3Je.Jn11. !)tJt91~1cw
(Work Manual)
uu'JVJ1{jn'l';)fi~1'C\la~ru~B3J~auVJi'~a1u-a~uu GFMIS ~ . .
·t~t.hun1':i~'a1C\JaBu
nGi'unaB{}C\J1nflru~'V11{}1'U~-a1~aaunGi'un'ieHfi~Bn1':i '1.1
a·l""' """"' I fll .::C · V V ~
-
คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)
แนวทางการตรวจสอบข้อมลูสินทรัพย์ในระบบ GFMIS
จัดทําโดย
นางสาวจุฑาภรณ์ จุลละนันทน ์ตําแหน่ง
นกัวิชาการตรวจสอบภายในชํานาญการพิเศษ
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด/ข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
กลุ่มตรวจสอบภายใน กรมชลประทาน
เบอร์โทรศพัท์ 0 2241 0440
-
คํานํา
แนวปฏิบัติการตรวจสอบข้อมูลสินทรัพย์ในระบบ GFMIS ฉบับน้ี
เป็นแนวทางในการศึกษาความเข้าใจเก่ียวกับการกระบวนการนําเข้าข้อมูลในระบบ
GFMIS ในส่วนของข้อมูลสินทรัพย์ที่ยกยอดเข้าระบบ GFMIS
(ที่ซื้อหรือได้มาก่อนปีงบประมาณ 2548) และสินทรัพย์รายตัวในระบบ
GFMIS (ซื้อหรือได้มาต้ังแต่มีงบประมาณ 2548 เป็นต้นไป)
โดยรวบรวมเน้ือหาสาระจากหลักเกณฑ์และนโยบายบัญชีภาครัฐ
ผังบัญชีมาตรฐาน หลักเกณฑ์การตีราคาทรัพย์สินตามที่กรมบัญชีกลางกําหนด
รวมถึงกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ แนวทางการปฏิบัติที่เก่ียวข้อง
เพ่ือเป็นกรอบแนวการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน
และเพ่ิมทักษะในการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพประสิทธิผลในการปฏิบัติงานตรวจสอบภายใน
ผู้จัดทําหวังเป็นอย่างย่ิงว่าแนวปฏิบัติการตรวจสอบข้อมูลสินทรัพย์ในระบบ
GFMIS
จะเป็นประโยชน์และช่วยให้การตรวจสอบข้อมูลสินทรัพย์ของศูนย์ต้นทุนภายใต้กรมชลประทานมีความถูกต้องครบถ้วนตามหลักเกณฑ์และแนวทางที่กําหนดต่อไป
คณะผู้จัดทํา กลุ่มตรวจสอบภายใน
กรมชลประทาน
-
สารบญั หน้า วัตถุประสงค์ 1
ขอบเขต 1
คําจํากัดความ 1
หน้าที่ความรับผิดชอบ 3
Work Flow 5
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน 8
ระบบติดตามประเมินผล 36
เอกสารอ้างอิง 37
แบบฟอร์มที่ใช้ 37
ภาคผนวก 38
1) ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (โดยละเอียด)
2) หนังสือกรมบัญชีกลางด่วนที่สุดที่ กค 0528.2/ว 33545 ลว.16
พฤศจิกายน 2544 เรื่องการตีราคาทรัพย์สิน
3) คําสั่งกรมชลประทานที่ 393/2546 ลงวันที่ 19 สิงหาคม 2546
เรื่อง กําหนดอายุการใช้งาน สินทรัพย์ถาวร 4) หนังสือกรมบัญชีกลาง
ด่วนที่สุดที่ กค 0423.3/ ว 212 ลว.18 มิถุนายน 2555
เรื่อง แนวปฏิบัติเก่ียวกับการปรับปรุงบัญชีสินทรัพย์ในระบบ
GFMIS
5) หนังสือกองพัสดุที่ กกพ.4066/2555 ลว.6 พฤศจิกายน 2555 เรื่อง
ซ้อมความเข้าใจเก่ียวกับรายงานข้อมูลสินทรัพย์ประเภทครุภัณฑ์
(สท.4)
6) หนังสือกองพัสดุที่ กกพ.1774/2557 ลว.7 ตุลาคม 2557 เรื่อง
ซักซ้อมแนวทางการรายงานข้อมูลสินทรัพย์
สําหรับสร้างข้อมูลหลักสินทรัพย์ (ที่ไม่ใช่ครุภัณฑ์)
7) ผังบัญชีมาตรฐานกรมชลประทาน 8)
กระดาษทําการตรวจสอบรายการครุภัณฑ์ไม่ระบุรายละเอียด (รหัส FA-001) 9)
กรดาษทําการตรวจสอบรายการอาคารและสิ่งปลูกสร้างไม่ระบุรายละเอียด
(รหัส FA-002) 10)
กระดาษทําการตรวจสอบสินทรัพย์โครงสร้างพ้ืนฐานไม่ระบุรายละเอียด (รหัส
FA-003) 11) กระดาษทําการตรวจสอบครุภัณฑ์รายตัวในระบบ GFMIS (รหัส
FA-004) 12) กระดาษทําการตรวจสอบงานระหว่างก่อสร้าง
อาคารและสิ่งปลูกสร้าง สินทรัพย์โครงสร้างพ้ืนฐาน ในระบบ GFMIS (รหัส
FA-005)
-
1. วัตถุประสงค์ 1. เพ่ือเสริมสร้างความรู้ความเข้าใจ
แก่เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในให้ทราบถึงแนวทางการตรวจสอบข้อมูลสินทรัพย์ในระบบ
GFMIS รวมถึงขั้นตอนและวิธีการบันทึกบัญชี การเรียกรายงาน
เก่ียวกับสินทรัพย์ในระบบ GFMIS
รวมทั้งวิธีการปรับปรุงแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นทางบัญชี
2.
เพ่ือให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในนํากระดาษทําการมาปรับใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในการปฏิบัติงาน
รวมท้ังเป็นแหล่งข้อมูลเก่ียวกับ กฎ ระเบียบ ข้อบังคับในการตรวจสอบ
การจัดทํารายงานผลการตรวจสอบได้อย่างถูกต้อง
3. เพ่ือให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน
ใช้เป็นเคร่ืองมือแนวทางในการกําหนดวิธีการตรวจสอบข้อมูลสินทรัพย์และวิเคราะห์ระบบการควบคมุภายในเกี่ยวกับสินทรัพย์ของหน่วยงานต่างๆ
ในสังกัดกรมชลประทาน
2. ขอบเขต คู่มือ/แนวทางการตรวจสอบข้อมูลสินทรัพย์ในระบบ GFMIS
ที่ได้จัดทําขึ้นน้ี
เป็นเพียงแนวทางให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในได้ศึกษาและกําหนดเป็นแนวทางทุกครั้งที่ปฏิบัติงานตรวจสอบ
ผู้ปฏิบัติงานสามารถเลือกใช้เทคนิค วิธีการตรวจสอบได้ตามความเหมาะสม
โดยเน้ือหาของคู่มือจะครอบคลุมถึงแนวทางการตรวจสอบข้อมูลสินทรัพย์ที่ยกยอดเข้าระบบ
GFMIS ( 1 ตุลาคม 2547) และสินทรัพย์รายตัวในระบบ GFMIS (ต้ังแต่ 1
ตุลาคม 2547) ซึ่งต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์และแนวทางที่กําหนด
แต่อย่างไรก็ตาม หากมีการเปลี่ยนแปลงระเบียบหรือหลักเกณฑ์
ก็จะดําเนินการปรับปรุงคู่มือ/แนวทางการตรวจสอบต่อไป
3. คําจํากัดความ ระบบ GFMIS
หมายความว่าระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์(Government
Fiscal Management Information System-GFMIS)
ซึ่งรัฐบาลใช้เป็นเคร่ืองมือในการเพ่ิมประสิทธิภาพการบริหารงานการคลังภาครัฐ
และสามารถใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจเก่ียวกับนโยบายการคลัง
ได้อย่างทันท่วงที สินทรัพย์
หมายความว่าทรัพยากรที่อยู่ในการควบคุมของหน่วยงาน
ซึ่งเป็นผลมาจากเหตุการณ์ในอดีตและคาดว่าจะทําให้เกิดประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคตหรือศักยภาพในการบริหารเพ่ิมขึ้น
สินทรัพย์ถาวร
หมายความว่าสินทรัพย์อันมีลักษณะคงทนท่ีใช่ในการดําเนินงานหรือใช้งานได้นานกว่าหน่ึงรอบระยะเวลาการดําเนินการตามปกติมิได้มีไว้เพ่ือขาย
สินทรัพย์ไม่มีตัวตน
หมายความว่าสินทรัพย์ที่ไม่เป็นตัวเงินที่สามารถระบุได้
และไม่มีรูปธรรม ซึ่งเป็น
สินทรัพย์ที่หน่วยงานถือไว้เพ่ือใช้ในการบริหารงาน เช่น
โปรแกรมคอมพิวเตอร์
1
คู่มือการปฏิบัติงาน แนวทางการตรวจสอบข้อมูลสินทรพัย์ในระบบ
GFMIS
-
อาคาร หมายความว่าโครงสร้างถาวรเพ่ือใช้เป็นสถานที่ปฏิบัติงาน
ที่อยู่อาศัย และเพ่ือวัตถุประสงค์อ่ืนเพ่ือสนับสนุนการปฏิบัติงาน
รวมทั้งส่วนปรับปรุงอาคาร ไม่ว่าจะเป็นการตกแต่ง ต่อเติม
หรือปรับปรุงตัวอาคารหลังจากที่สร้างเสร็จเพ่ือยืดอายุการใช้งาน
หรือปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพการทํางานดีขึ้น เช่น อาคารสํานักงาน
อาคารที่ใช้เพ่ือประโยชน์อ่ืน อาคารโรงงาน สิ่งปลูกสร้างต่างๆ เช่น
โรงจอดรถ รั้ว เสาธง อุปกรณ์ หมายความว่าครุภัณฑ์ประเภทต่างๆ
ตามหลักการจําแนกประเภทรายจ่ายตามงบประมาณของสํานักงบประมาณ เช่น
ครุภัณฑ์สํานักงาน ครุภัณฑ์ยานพาหนะ ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์
เป็นต้นซึ่งหน่วยงานมีไว้เพ่ือการดําเนินงาน
และความว่าจะได้รับประโยชน์เกินหน่ึงปี สินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐาน
หมายความว่าสินทรัพย์ที่ให้บริการแก่สาธารณะซึ่งจําเป็นต่อการขยายตัวทางเศรษฐกิจ
เช่น เขื่อนกักเก็บนํ้าและอาคารประกอบฝายทดน้ํา อ่างเก็บนํ้า
อาคารหัวงาน ระบบระบายนํ้า ระบบส่งนํ้า ถนนบํารุงรักษาท้ายเขื่อน
เป็นต้น มูลค่ายุติธรรม หมายความว่า
จํานวนเงินที่มีการตกลงแลกเปลี่ยนสินทรัพย์หรือชําระหน้ีในขณะที่ทั้งสองฝ่ายมีความรอบรู้และเต็มใจในการแลกเปลี่ยน
และสามารถต่อรองราคากันได้อย่างเป็นอิสระในลักษณะของผู้ไม่มีความเกี่ยวข้องกัน
ราคาทุน หมายความว่า
การบันทึกสินทรัพย์ด้วยจํานวนเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสดที่จ่ายได้
หรือบันทึกด้วยมูลค่ายุติธรรมของสิ่งที่นําไปแลกสินทรัพย์มา ณ
เวลาที่ได้มาซึ่งสินทรัพย์น้ัน
และการบันทึกหน้ีสินด้วยจํานวนเงินที่ได้รับจากการก่อภาระผูกพันหรือบันทึกด้วยเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสดที่คาดว่าจะต้องจ่ายเพ่ือชําระหน้ีสินที่เกินจากการดําเนินการตามปกติของหน่วยงาน
วิธีเส้นตรง หมายความว่า วิธีหน่ึงของการคิดค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์
โดยการหารมูลค่าที่ต้องการตัดบัญชีด้วยอายุการใช้งานโดยประมาณของสินทรัพย์
วิธีน้ีจะทําให้ได้ค่าใช้จ่ายที่ติดบัญชีในแต่ละงวดที่มีบัญชีเท่ากัน
หลักการและนโยบายบัญชีเก่ียวกับสินทรัพย์ถาวร จะประกอบไปด้วย 1.
การรับรู้สินทรัพย์ถาวร
จะพิจารณาว่ารายการใดจะบันทึกรับรู้เป็นสินทรัพย์น้ัน
จะต้องเข้าหลักเกณฑ์ 2 ประการ คอื 1.1
ต้องเป็นสินทรัพย์ที่มีลักษณะคงทน
ใช้ในการดําเนินงานและใช้ได้นานกว่าหน่ึงรอบระยะเวลาการดําเนินงานตามปกติ
มิได้มีไว้เพ่ือขาย รวมทั้งต้องอยู่ภายใต้การควบคุมของหน่วยงาน 1.2
สินทรัพย์น้ันต้องก่อให้เกิดประโยชน์ในอนาคตแก่หน่วยงาน
และแสดงมูลค่าได้อย่างชัดเจน 2. เกณฑ์มูลค่าขั้นตํ่าในการรับรู้
เพ่ือควบคุมและแสดงมูลค่าทางบัญชีตลอดอายุการใช้งาน
โดยจะบันทึกรับรู้รายการสินทรัพย์ถาวรในระบบบัญชีของหน่วยงาน
เฉพาะสินทรัพย์ที่มีมูลค่าขั้นตํ่าต้ังแต่ 5,000.- บาทข้ึนไป 3.
การวัดมูลค่าสินทรัพย์
หน่วยงานจะบันทึกมูลค่าเริ่มแรกของสินทรัพย์ตามราคาทุนที่เกิดขึ้นในการจัดหาสินทรัพย์น้ัน
โดยราคาทุนดังกล่าวให้รวมถึงค่าใช้จ่ายในการทําให้สินทรัพย์น้ันอยู่ในสภาพพร้อมที่จะใช้งานในครั้งแรกด้วย
2
-
4. กําหนดอายุการใช้งานของสินทรัพย์
เป็นอายุการใช้งานที่คาดว่าหน่วยงานจะได้รับประโยชน์จากสินทรัพย์น้ันๆ
ซึ่งกรมบัญชีกลางจะกําหนดอายุการใช้งานเป็นช่วงให้เลือกตามตารางอายุการใช้งานและอัตรา
ค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์
โดยแต่ละหน่วยงานต้องใช้ดุลยพินิจในการกําหนดอายุการใช้งานของสินทรัพย์ถาวรให้เหมาะสมและครอบคลุมกับสินทรัพย์แต่ละประเภทที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน
5. ค่าเสื่อมราคา
เป็นการปันส่วนต้นทุนของสินทรัพย์ถาวรตลอดอายุการใช้งานของสินทรัพย์น้ันๆ
จากการสูญเสียศักยภาพของสินทรัพย์ถาวรอันเน่ืองมาจากเวลา การใช้งาน
และความล้าสมัย
โดยหน่วยงานต้องบันทึกรับรู้การสูญเสียศักยภาพนั้นในรูปของค่าเสื่อมราคาคู่กับค่าเสื่อมราคาสะสมเป็นประจําในแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี
โดยการคํานวณค่าเสื่อมราคาของหน่วยงานภาครัฐให้คํานวณโดยใช้วิธีเส้นตรง
ผังบัญชีมาตรฐาน กรมชลประทาน
ใช้รูปแบบตามผังบัญชีมาตรฐานสําหรับหน่วยงานภาครัฐ Version 2551
ของกระทรวงการคลัง
โดยมีการจัดกลุ่มบัญชีแยกประเภทเก่ียวกับสินทรัพย์ให้สอดคล้องกับลักษณะงานและภารกิจของกรมชลประทาน
4. หน้าท่ีความรับผิดชอบ 4.1 ผู้อํานวยการกลุ่มตรวจสอบภายใน
ผู้สอบทานรายงานผลการตรวจสอบและนําเสนอผู้บริหารทราบ 4.2
หัวหน้าสายงานตรวจสอบ ร่วมปฏิบัติงานให้คําปรึกษา
รวบรวมรายงานผลการตรวจสอบเสนอผู้อํานวยการกลุ่มตรวจสอบภายใน 4.3
นักวิชาการตรวจสอบภายใน
ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบให้เป็นไปตามระเบียบและแนวทางที่กําหนดเพ่ือจัดทําแผน
ดําเนินการตรวจสอบ สรุปผลและติดตามผลการตรวจสอบ
3
-
สรุปกระบวนการจัดทําแนวทางการตรวจสอบข้อมูลสินทรัพย์ในระบบ
GFMIS
กลุ่มตรวจสอบภายใน
กระบวนการตรวจสอบข้อมูลสินทรัพย์ในระบบ GFMIS
ประกอบด้วยขั้นตอนสําคัญ ดังน้ี 1. สํารวจข้อมูลเบ้ืองต้น 2.
กําหนดประเด็นและแนวทางการตรวจสอบ 3.
ปฏิบัติงานตรวจสอบที่หน่วยรับตรวจ 4.
จัดทํารายงานผลการตรวจสอบเสนอผู้บังคับบัญชาตามลําดับ
4
-
Work Flow กระบวนการตรวจสอบข้อมูลสนิทรพัย์ในระบบ GFMIS
ในภาพรวม
ลําดับที่ ผังกระบวนการ เวลา 1. 5 วัน 2. 5 วัน
ดําเนินการตรวจสอบ 3. 3 วัน 45 วัน 4. จดัทํารายงานผล
การตรวจสอบเสนอ ผู้บังคับบัญชาตามลําดับ รวมเวลาทัง้หมด 58 วัน
หมายเหตุ
ระยะเวลาอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมตามแผนการตรวจสอบประจําปี
5
สํารวจขอ้มูลเบ้ืองต้น
กําหนดประเด็น และแนวทางการตรวจสอบ
ปฏิบัติงานตรวจสอบ ที่หน่วยรับตรวจ
-
6
5. Work Flow ชื่อกระบวนการ : การตรวจสอบข้อมูลสินทรัพย์ในระบบ
GFMIS (ภาพรวม) ตัวชี้วัดผลลพัธ์กระบวนการจัดทําคู่มือการปฏิบัติงาน:
ร้อยละของกระบวนงานที่มีการปรับปรุงซึ่งส่งผลใหล้ดระยะเวลา ขั้นตอน
ในการปฏิบัติ
ลําดับ ผังกระบวนการ ระยะเวลา
รายละเอียดงาน มาตรฐานคุณภาพงาน ผู้รับผิดชอบ
1.
5 วัน
การรวบรวมและศึกษาข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสินทรัพย์
โครงสร้างลักษณะงานของหน่วยรับตรวจ รวมทั้งระเบียบ คําสั่ง แนวปฏิบั
ติที่ เ กี่ ยวข้อง เ พื่อ ใ ช้ เ
ป็นกรอบวิเคราะห์ข้อมูลในการปฏิบัติงานตรวจสอบ และกําหนดประเด็น
วิธีการตรวจสอบ
- หลั กการและนโยบาย บัญ ชีภาครัฐ ฉบับที่ 2 - คํ า สั่ ง ก ร ม ช
ล ป ร ะ ท า น ที่ 222/2552 ลงวันที่ 30 กันยายน 2552 เรื่อง
ผังบัญชีมาตรฐานของกรมชลประทาน -
หนังสือสั่งการเกี่ยวกับสินทรัพย์กรมบัญชีกลาง และกรมชลประทาน
เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน
2.
5 วัน
กําหนดประเด็นและแนวทางการตรวจสอบให้ครอบคลุมข้อมูลสินทรัพย์ประเภทครุภัณฑ์
อาคารและสิ่งปลูกสร้าง สินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐาน (ตามรายละเอียดข้อ
6.2)
- แผนการปฏิบัติงาน (Engagement Plan)
เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน
สํารวจขอ้มูลเบือ้งต้น
กําหนดประเด็น และ
แนวทางการตรวจสอบ
-
7
ลําดับ ผังกระบวนการ ระยะเวลา
รายละเอียดงาน มาตรฐานคุณภาพงาน ผู้รับผิดชอบ
3.
3 วัน
ปฏิบัติงานตรวจสอบตามประเด็นการและวิธีการตรวจสอบที่ได้กําหนดไว้บันทึกข้อมูลที่ได้จากการตรวจสอบทั้งหมดไว้ในกระดาษทําการ
เมื่อสิ้นสุดการตรวจสอบจัดทําสรุปข้อตรวจพบและข้อเสนอแนะให้ผู้รับตรวจทราบ
เพื่อนําไปปรับปรุงแก้ไขในส่วนที่สามารถดําเนินการได้ก่อน
- แผนการตรวจสอบประจําปี - แผนการปฏิบัติงาน (Engagement Plan)
เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน
4 จัดทํารายงานผล การตรวจสอบเสนอ
ผู้บังคับบัญชาตามลําดับ
45 วัน
รวบรวมข้อเท็จจริงหรือข้อตรวจพบ ปัญหาอุปสรรค
จากกระดาษทําการที่ตรวจสอบ นํามาจัดทํ
าสรุปผลการตรวจสอบพร้อมเสนอแนะแนวทางปรับปรุงแก้ไข
เสนอหัวหน้าทีมตรวจสอบเพื่อสอบทานกระดาษทําการตรวจสอบ
เอกสารหลักฐานที่รวบรวมไว้ และสรุปผลการตรวจสอบจากผู้ร่วมทีม
จัดทําร่างรายงานผลการปฏิบัติงานการตรวจสอบเสนอผู้อํานวยการกลุ่มตรวจสอบภายใน
พิจารณาเพื่อนําเสนอ ท่านอธิบดีกรมชลประทานต่อไป
-
มาตรฐานการตรวจสอบภายในและจริยธรรมการปฏิบัติงานตรวจสอบภายในของส่วนราชการ
เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน
ปฏิบัติงานตรวจสอบที่หน่วยรับตรวจ
-
6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
1. สํารวจข้อมูลเบื้องต้น เป็นการรวบรวมและศึกษาข้อมูลต่างๆ
ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสินทรัพย์ โครงสร้างลักษณะงานของหน่วยรับตรวจ
รวมทั้งศึกษาระเบียบ คําสั่ง แนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง
เพื่อใช้เป็นกรอบวิเคราะห์ข้อมูลในการปฏิบัติงานตรวจสอบ
เพื่อกําหนดประเด็นและแนวทางวิธีการตรวจสอบ โดยการสํารวจข้อมูล ดังนี้
สํารวจข้อมูลเบื้องต้นตามหลักเกณฑ์ต่างๆ
เกี่ยวกับข้อมูลสินทรัพย์ต่างๆ ในระบบ GFMIS ข้อมูลสินทรัพย์ต่างๆ
ที่ปรากฏข้อมูลในระบบ GFMIS จะแบ่งออกเป็น 2 ช่วงเวลา ได้แก่
สินทรัพย์ที่ได้มาก่อนปีงบประมาณ 2548 ก่อนการปรับเปลี่ยนระบบการเงิน
การคลังภาครัฐจากที่บันทึกข้อมูลด้วยมือเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส
์หรือที่เรียกว่าสินทรัพย์ยกยอดเข้าระบบ GFMIS และอีกช่วงหนึ่งคือ
สินทรัพย์ที่ได้มาตั้งแต่ปี งบประมาณ 2548
ซึ่งถูกบันทึกข้อมูลเข้าสูร่ะบบ GFMIS ตั้งแต่ขั้นตอนการจัดซื้อ
ซึ่งจะได้รับรหัสสินทรัพย์จากระบบ GFMIS หรือที่เราเรียกว่า
สินทรัพย์รายตัวในระบบ GFMIS
- ดําเนินการตามหลักการและนโยบายบัญชีภาครัฐ ฉบับที่ 2 -
คําสั่งกรมชลประทานที่ 222/2552 ลงวันที่ 30 กันยายน 2552 เรื่อง
ผังบัญชีมาตรฐานของกรมชลประทาน -
หนังสือสั่งการเกี่ยวกับสินทรัพย์กรมบัญชีกลาง และกรมชลประทาน
เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน
เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในจะต้องดําเนินการสํารวจข้อมูลเบื้องต้นภายหลังแจ้งหนังสือเปิดการตรวจสอบให้หน่วยรับตรวจทราบ
8
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
สินทรัพย์ที่ซื้อหรือได้มาก่อนปีงบประมาณ พ.ศ.2548 (ก่อนเข้าระบบ
GFMIS) โดยตรวจสอบข้อมูลตามประเภทสนิทรพัย์ ดังนี ้
1.1 สินทรัพย์ประเภทครุภัณฑ์ - หลักเกณฑ์การตีราคาสินทรัพย์
การตีราคาครุภัณฑ์ให้พิจารณาจากปีงบประมาณ พ.ศ.
ที่ได้มาของครุภัณฑ์แต่ละรายการโดยแบ่งระยะเวลาการได้มาของครุภัณฑ์ออกเป็น
4 ช่วงเวลา ได้แก่
1. ครุภัณฑ์ที่ซื้อหรือได้มาก่อนปีงบประมาณ พ.ศ. 2540 (ก่อนวันที่
1 ตุลาคม 2539)
2. ครภุัณฑ์ที่ซื้อหรือได้มาตั้งแต่ปีงบประมาณ พ.ศ.2540
จนถึงปีงบประมาณ พ.ศ.2544 3. ครุภัณฑ์ที่ซื้อหรือได้มาในปีงบประมาณ
2545
4. ครุภัณฑ์ที่ซื้อหรือได้มาตั้งแต่ปีงบประมาณ พ.ศ. 2546 จนถึง
ปีงบประมาณ พ.ศ.2547
5. ครุภัณฑ์และอุปกรณ์ใดไม่สามารถตีราคาได้
ให้แต่ละหน่วยงานตั้งคณะกรรมการประเมินราคาตามมูลค่ายุติธรรมและพิจารณาตามหลักเกณฑ์ข้างต้น
- หนังสือกระทรวง การคลัง ด่วนที่สุด ที ่ กค 0528.2/ว 33545
ลงวันที่ 16 พฤศจิกายน 2544 และหนังสือกระทรวงการคลังที่ กค 0410.3/ว
218 ลงวันที่ 25 กรกฎาคม 2546 เรื่อง
ซักซ้อมความเข้าใจเกี่ยวกับข้อมูลสินทรัพย์
9
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
- การนับระยะเวลาในการคํานวณค่าเสื่อมราคา1.
ครุภัณฑ์ทีซ่ือ้หรือได้มาก่อนปีงบประมาณ 2546
ให้นับระยะเวลาในการคํานวณค่าเสื่อมราคาเป็นเดือน
(ถ้าได้มาระหว่างเดือน ให้ถือเสมือนว่าได้มาตั้งแต่ต้นเดือน
โดยนับเป็น 1 เดือน)
2. ครุภัณฑ์ที่ซื้อหรือได้มาตั้งแต่ปีงบประมาณ 2546 เป็นต้นไป
ให้นับเวลาตามหลักสากล โดยนับเป็นวัน โดยกรณีซื้อให้ใช้วัน เดือน ปี
ที่คณะกรรมการตรวจรับ เป็นวันเริ่มต้นในการคํานวณค่าเสื่อมราคา
สําหรับครุภัณฑ์บริจาค
ให้ใช้วันที่กรมอนุมัติให้ขึ้นทะเบียนครุภัณฑ์เป็นวันเริ่มต้นในการคํานวณค่าเสื่อมราคา
- การกําหนดประเภทครุภัณฑ์และอายุการใช้งาน
การกําหนดประเภทครุภัณฑ์เป็นไปตามหลักการ
จําแนกประเภทครุภัณฑ์ของสํานักงบประมาณ
และการกําหนดอายุการใช้งานของครุภัณฑ์แต่ละประเภทให้ใช้อัตราเดียวกันทุกหน่วยงาน
- วิธีการคํานวณค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน
คํานวณค่าเสื่อมราคาทรัพย์สนินั้นด้วยวิธีเส้นตรง
ตามสูตรการคํานวณ
10
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
1.2 สินทรัพย์ประเภทอาคารและสิ่งปลูกสรา้ง-
หลักเกณฑ์การตีราคาสินทรัพย์
อาคารและสิ่งปลูกสร้างที่นํามาใช้ประโยชน์ในการดําเนินงานให้ตีราคาโดยใช้เกณฑ์ราคาทุนที่ซื้อหรือได้มาทั้งในส่วนที่เป็นกรรมสิทธิ์และไม่เป็นกรรมสทิธิ์
- การนับระยะเวลาในการคํานวณค่าเสื่อมราคา 1 . อ า ค า ร แ ล ะ สิ่
ง ป ลู ก ส ร้ า ง ที่ ไ ด้ ม า ก่ อ นปีงบประมาณ 2546
ให้นับระยะเวลาการคํานวณค่าเสื่อมราคาเป็นเดือน
(ได้มาระหว่างเดือนให้นับเป็น 1 เดือน)
โดยเริ่มคํานวณค่าเสื่อมราคาตั้งแต่วันที่คณะกรรมการตรวจรับ
2 . อาค า รแล ะสิ่ ง ป ลู ก ส ร้ า ง ที่ ไ ด้ ม า ตั้ ง แ
ต่ปีงบประมาณ พ.ศ.2546 ให้นับระยะเวลาตามหลักสากล โดยนับเป็นวัน
โดยเริ่มคํานวณค่าเสื่อมราคาตั้งแต่วันที่คณะกรรมการตรวจรับ
1.3 สินทรัพย์ประเภทสินทรัพย์โครงสร้างพืน้ฐาน -
หลักเกณฑ์การตีราคาสินทรัพย์ โดยมีหลกัในการตี
ราคา ดังนี้
1 . สิ นทรั พ ย์ โ ค ร งส ร้ า ง พื้ น ฐ านที่ ไ ด้ ม า ก่
อนปีงบประมาณ พ.ศ.2544
ให้บันทึกรับรู้เป็นสินทรัพย์ในระบบบัญชีเกณฑ์คงค้างเฉพาะรายการที่มีอายุการใช้งาน
11
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
เหลืออยู่ ณ วันที่ 30 กันยายน
2544หากสินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐานรายการใดหมดอายุการใช้งานแล้ว
ไม่ต้องตีราคา และไม่ต้องบันทึกข้อมูลเป็นทรัพย์สินในระบบบัญชีเกณฑ์
คงค้าง เช่น เขื่อนพระรามหก สร้างเสร็จเมื่อปี พ.ศ. 2467
หมดอายุการใช้งานมาร 29 ปีแล้ว เป็นต้น
2 . สินทรัพ ย์ โครงส ร้ าง พื้นฐานที่ ไ ด้มา ตั้ งแ ต่ปีงบประมาณ
พ.ศ. 2545 บันทึกเข้าระบบบัญชีเกณฑ์คงค้างทุกรายการ
3. สินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐานใดที่หมดอายุการใช้งานแล้ว
แต่ได้มีการปรับปรุงจนสามารถใช้งานต่อไปได้อีก
ให้ถือราคาที่ปรับปรุงเป็นการเพิ่มมูลค่าและต้องบันทึกข้อมูลในระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง
4. จัดทําทะเบียนคุมทรัพย์สินทุกรายการ
ถึงแม้ว่าสินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐานนั้นจะหมดอายุการใช้งานไปแล้ว
- การนับระยะเวลาในการคํานวณค่าเสื่อมราคา 1.
สินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐานที่ได้มาก่อนปีงบประมาณ 2546
ให้นับระยะเวลาการคํานวณค่าเสื่อมราคาเป็นเดือน
(ได้มาระหว่างเดือนให้นับเป็น 1 เดือน)
โดยเริ่มคํานวณค่าเสื่อมราคาตั้งแต่วันที่คณะกรรมการตรวจรับ
12
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
2. สินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐานที่ได้มาตั้งแต่ปีงบประมาณ พ.ศ.2546
ใหน้ับระยะเวลาตามหลักสากล โดยนับเป็นวัน
โดยเริ่มคํานวณค่าเสื่อมราคาตั้งแต่วันที่คณะกรรมการตรวจรับ 1.4
การบันทึกยกยอดข้อมูลสินทรัพย์ที่ ไ ด้มาก่อนปี ง บ ป ร ะ ม า ณ พ . ศ
. 2 5 4 8 เ ข้ า ร ะ บ บ GFMIS สินทรัพย์ที่ยกยอดเข้าระบบ GFMIS
จะแบ่งเป็น 2 ประเภท
1. สินทรัพย์ถาวร(ระบุประเภท)
เป็นสินทรัพย์ที่มีรายละเอียดปรากฏตามแบบฟอร์ม A
เมื่อกองการเงินและบัญชีดําเนินการยกยอดข้อมูลทางบัญชีเข้าระบบ GFMIS
ปรากฏว่าข้อมูลในแบบฟอร์ม C (รายละเอียดงบทดลอง) และ ฟอร์ม A
ถูกต้องตรงกันแล้ว ระบบ GFMIS จะทําการสร้างข้อมูลหลักสินทรัพย์ให้
โดยสินทรัพย์แต่ละรายการจะได้รหัสสินทรัพย์ 13 หลัก (1xxxxxxxxxxx x)
จากระบบ GFMIS
และระบบจะมีการคํานวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์แต่ละรายการให้โดยอัตโนมัติ
2.
สินทรัพย์ไม่ระบุรายละเอียดเป็นสินทรัพย์ที่สามารถยกยอดข้อมูลเข้าสู่ระบบ
GFMIS แล้ว แต่ข้อมูลในแบบฟอร์ม C (รายละเอียดงบทดลอง) และ ฟอร์ม A
ไม่ถูกต้องตรงกัน เช่น มูลค่าสินทรัพย์ การคํานวณค่าเสื่อมรา
13
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
คม ซึ่งระบบไม่สามารถแตกรายละเอียดสินทรัพย์รายตัวได้จึ
งแสดงยอดมูลค่ารวมของสินทรัพย์ทุกรายการใน งบทดลองเป็นยอดเดียว
ภายใต้บัญชีครุภัณฑ์ไม่ระบุรายละเอียด
และบัญชีค่าเสื่อมราคาสะสม-ครุภัณฑ์ไม่ระบุรายละเอียดและระบบ GFMIS
จะไม่สามารถประมวลผลค่าเสื่อมราคาให้ได้
เนื่องจากไม่มีรหัสสินทรัพย์ถาวรที่ได้รับจากระบบ GFMIDS
ดังนั้นแต่ละหน่วยเบิกจ่ายจึงต้องดําเนินการปรับปรุงค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ในแต่ละปีเอง
1.5 การบนัทกึข้อมูลสนิทรพัย์สาํรวจพบ มีหลักเกณฑ์ ดังนี ้ 1.
กําหนดให้หน่วยงานระดับกรมรวบรวมข้อมูลสินทรัพย์ที่ได้มาก่อนปีงบประมาณ
พ.ศ.2548 ที่ยังไม่ได้นําเข้าระบบ GFMIS มาบันทึกรับรู้เข้าระบบ GFMIS
ให้เสร็จสิ้นภายในปีงบประมาณ พ.ศ.2553
2. โดยระบุมูลค่าของสินทรัพย์ด้วยมูลค่าสุทธิ
(ราคาทุนหักค่าเสื่อมราคาสะสม) ทีม่ีมูลค่าตั้งแต่ 5,000.- บาท ขึ้นไป
และมีอายุการใช้งานเหลืออยู่ บันทึกเป็นสินทรัพย์สํารวจพบในระบบ
GFMIS
14
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
สินทรัพย์ที่ซื้อหรือได้มาตั้งแต่ปีงบประมาณ พ.ศ.2548
จนถึงปัจจุบนั โดยรหัสสินทรัพย์รายตัวในระบบ GFMIS แบ่งออกเป็น 2
ประเภท คือ 1. รหัสสินทรพัย์ระหว่างทํา
เป็นรหัสสินทรพัย์ชั่วคราวสําหรับใช้อ้างอิงรายการที่ยังอยู่ระหว่างดําเนินการก่อสร้าง
เพื่อใช้บันทึกรายการหักล้างบัญชีจากมูลคา่การเบิกจ่ายผ่าน GFMIS Web
Online โดยรหัสที่ได้จากระบบ จะมี 13 หลัก ขึ้นต้นด้วยเลข 8
(8xxxxxxxxxxx x)
2. รหัสสินทรพัย์ถาวร ประกอบด้วย
2.1 รหัสสนิทรัพย์ถาวร (หลัก)
เป็นรหัสที่ใช้สําหรับอ้างอิงในการสร้างสินทรัพย์ถาวรในระบบ GFMIS
ประเภทครุภัณฑ์ อาคารและสิ่งปลูกสร้าง สินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐาน
ที่ซื้อหรือได้มาตั้งแต่ปีงบประมาณ พ.ศ.2548 รหสัที่ได้จากระบบ GFMIS
จะขึ้นต้นด้วยเลข 1 มีรหัสรวม 13 หลัก (1xxxxxxxxxxx x)
2.2 รหัสสนิทรัพย์ถาวร (ย่อย)
เป็นรหัสที่ใช้อ้างอิงในการสร้างรหัสสินทรัพย์ถาวรย่อยที่เกิดจากสินทรัพย์หลักที่เคยสร้างไว้ในระบบ
GFMIS แล้ว
หรือสร้างขึ้นพร้อมกันแต่เป็นสินทรัพย์ที่เกิดขึ้นภายใต้สินทรัพย์หลกันั้น
เช่น ก่อสร้างสถานีสูบน้ําด้วยไฟฟ้า มีตัวสถานีสบูน้ําเป็น
หนังสือกรมบญัชีกลางที่ กค 0410.3/ว 165 ลงวันที่ 21 เมษายน 2548
เรื่อง การบนัทึกสินทรัพย์ในระบบ GFMIS
15
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
สินทรัพย์หลัก และมีเครื่องสบูน้ําเป็นสินทรัพย์ย่อย
โดยจะมีรหัสสินทรัพย์ 12 ตัวแรกเหมือกับสินทรพัย์หลัก แต่จะมี Running
Number ต่อท้ายในหลักที ่13 เรียงลําดับตั้งแต่เลข 1 เป็นต้นไป เช่น
สถานสีูบน้ํา มีรหัสสนิทรัพย์หลัก รหัส 100000012345 0
และเครื่องสูบน้ําเป็นสินทรัพย์ย่อย รหัส 100000012345 1
แนวทางบันทึกข้อมูลสินทรัพย์ในระบบ GFMIS
1. สินทรัพย์ถาวรที่ซื้อหรือได้มาตั้งแต่ปีงบประมาณ พ .ศ .2548 (
ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2547) เป็นต้นไป
หน่วยงานจะต้องบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับสินทรัพย์ถาวรและข้อมูลทางการเงินและบัญชีของหน่วยงานเข้าระบบ
GFMIS
และบันทึกข้อมูลในกระบวนงานสินทรัพย์ถาวรให้ครบถ้วนก่อนดําเนินการประมวลสิ้นเดือน
เพื่อคํานวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ในภาพรวมระดับกรม
2. การรับรู้สินทรัพย์
โดยจะบันทึกรับรู้รายการสินทรัพย์ถาวรในระบบบัญชีของหน่วยงาน
เฉพาะสินทรัพย์ที่มีมูลค่าขั้นต่ําตั้งแต่ 5,000.- บาทขึ้นไป
โดยตรวจสอบข้อมูลตามประเภทสนิทรพัย์ ดังนี ้1.1
สินทรัพย์ประเภทครุภัณฑ์ วิธีการนําเข้าข้อมูลในระบบ GFMIS
เมื่อดําเนินการ
16
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
จัดซื้อครุภัณฑ์และคณะกรรมการตรวจรับเรียบร้อยแล้ว
หน่วยเบิกจ่ายที่มีเครื่อง Terminal
1. งานพัสดุศูนย์ต้นทุนเจ้าของสินทรัพย์ จัดทํารายงาน สท.4
(แบบรายงานข้อมูลสินทรัพย์สําหรับสร้างข้อมูลหลักสินทรัพย์
ประเภทครุภัณฑ์)
ส่งให้หน่วยงานพัสดุหน่วยเบิกจ่ายที่มีเครื่องTerminal 2.
หน่วยงานพัสดุหน่วยเบิกจ่ายที่มีเครือ่ง Terminal
สร้างรหัสสินทรัพย์ถาวรในระบบ GFMIS ระบุรหัสสินทรัพย์ถาวร 13 หลัก
(1xxxxxxxxxxx x) ในรายงาน สท.4 ส่งให้หน่วยงานการเงินและบัญชี
หน่วยเบิกจ่ายล้างบัญชีพักสินทรัพย์ และส่งรายงาน สท.4
กลับไปยังหน่วยงานเจ้าของสินทรัพย์ทราบ
เพื่อนํารหัสสินทรัพย์ถาวรรายตัวในระบบ GFMIS
ไปบันทึกควบคุมในทะเบียนคุมทรพัย์สิน(พด.59
หน่วยงานที่ไม่มีเครื่อง Terminal
1. ศูนย์ต้นทุนเจ้าของสินทรัพย์ โดยงานพัสดุจัดทํารายงาน สท.4
(แบบรายงานข้อมูลสินทรัพย์สําหรับสร้างข้อมูลหลักสินทรัพย์
ประเภทครุภัณฑ์) และดําเนินการสร้างรหัสสินทรัพย์ถาวรผ่านระบบ GFMIS
Web Online ได้รหัส จํานวน 13 หลัก (1xxxxxxxxxxx x)
และนํารหัสที่ได้บันทึกในรายงาน สท.4
17
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
2. ศูนย์ต้นทุนเจ้าของสินทรัพย์ ส่งรายงาน สท.4
ให้งานการเงินและบัญชี หน่วยเบิกจ่าย ล้างบัญชีพักสินทรัพย์
และแจ้งการล้างบัญชีพักสินทรัพย์ให้ศูนย์ต้นทุนภายเจ้าของสินทรัพย์ทราบ
เพื่อนํารหัสสินทรัพย์ถาวร รายตัวในระบบ GFMIS
ไปบันทึกควบคุมในทะเบียนคุมทรัพย์สิน (พด.59) 1.2
สินทรัพย์ประเภทอาคารและสิง่ปลูกสร้าง สนิทรพัย์โครงสร้างพื้นฐาน
อาคารและสิ่งปลูกสร้าง สินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐาน
ในที่นี้หมายถึงเฉพาะงานก่อสร้างและงานปรับปรุงสินทรัพย์ที่ยืดอายุการใช้งานออกไป
ทั้งนี้ไม่รวมถึงค่าซ่อมแซมบํารุงรักษาเนื่องจากเป็นการดําเนินการเพื่อให้สินทรัพย์นั้นใช้งานได้ตามปกติ
โดยการรายงานข้อมูลสินทรัพย์ แบ่งเป็น 2 กรณ ี
1.
กรณีที่หน่วยงานเจ้าของสินทรัพย์ไม่มีการโอนงบประมาณบางส่วนให้หน่วยงานอื่น
2.
กรณีที่หน่วยงานเจ้าของสินทรัพย์มีการโอนงบประมาณบางส่วนให้หน่วยงานอื่น
เช่น โอนค่าอํานวยการให้สํานักงานชลประทานต้นสังกัด
โอนงบประมาณให้สํานักเครื่องจักรกลจัดทําบานระบาย เป็นต้น
วิธีการนําเข้าข้อมูลสินทรัพย์จะเริ่มตั้งแต่การสร้างรหัส
18
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
สินทรัพย์ระหว่างก่อสร้าง
การเบิกจ่ายเงินซึ่งต้องมีการล้างบัญชีพักงานระหว่างก่อสร้าง
จนกระทั้งงานก่อสร้างนั้นดําเนินการแล้วเสร็จและบันทึกเป็นสินทรัพย์ถาวรในระบบ
GFMIS 1.3 การบนัทกึค่าเสื่อมราคา 1. สินทรัพย์ที่มีรหัสรายตัวในระบบ
GFMIS กลุ่มงานบัญชี กองการเงิน
จะดําเนินการประมวลผลค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์รายตัวในระบบ GFMIS
ประจําเดือน ภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป
โดยสามารถเรียกดูข้อมูลได้จากเครื่อง Terminal หรือหน้า Web site
ของกองการเงินและบัญชี โดยแ ต่ละหน่วย เ บิกจ่ ายมีห น้าที่
ในการตรวจสอบรายละเอียดของสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา
ตามบันทึกข้อความกองการเงินและบัญชีที่ ผอ.งบ. 3047/2551 ลงวันที่ 10
เมษายน 2551
เรื่องแนวทางการตรวจสอบค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์รายตัวหากมีความคลาดเคลื่อนเกิดขึ้น
ศูนย์ต้นทุนเจ้าของสินทรัพย์จะต้องจัดทําแบบรายงานความคลาดเคลื่อนค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์รายตัว
เพื่อจัดทําเป็นหมายเหตุประกอบงบการเงิน ภายในเดือนตุลาคมของทุกปี
2. สินทรัพย์ไม่มีรหัสสินทรัพย์รายตัวในระบบ GFMIS
ซึ่งเกิดจากการยกยอดข้อมูลสินทรัพย์เข้าระบบ GFMIS เมื่อวันที่ 1
ตุลาคม 2547 และปรากฏข้อมูลอยู่ในบัญชี
19
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
- บัญชีอาคารและสิ่งปลูกสร้างไม่ระบุรายละเอียด (1205060101)
- บัญชีครุภัณฑ์ไม่ระบุรายละเอียด (1206180101) -
บัญชีสินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐานไม่ระบุ
รายละเอียด (1209040101)
สําหรับสินทรัพย์ประเภทนี้
ระบบจะไม่ประมวลผลค่าเสื่อมราคาให้เนื่องจากไม่ได้รับรหัสสินทรัพย์จากระบบ
GFMIS
ศูนย์ต้นทุนผู้ครอบครองสินทรัพย์จะต้องทําแบบการคํานวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ไม่ระบุรายละเอียด
(GFMIS-FA 3) ส่งให้งานการเงินและบัญชี หน่วยเบิกจ่าย ภายในวันที่ 1
ตุลาคมของทุกปี เพื่อดําเนินการบันทึกค่าเสื่อมราคาในระบบ GFMIS 1.4
การโอนสนิทรัพย์ถาวร การโอนสินทรัพย์ถาวรภายในกรม
1. สินทรัพย์ถาวรมีรหัสสินทรัพย์ในระบบ GFMIS (1000000xxxxx x) 1.1
การโอนสินทรัพย์ถาวรระหว่างศูนย์ต้นทุน ภายใต้หน่วยเบิกจ่ายเดียวกัน
1.2 การโอนสินทรัพย์ถาวรระหว่างศูนย์ต้นทุนข้ามหน่วยเบิกจ่าย
20
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
2. สินทรัพย์ถาวรไม่มีรหสัสินทรัพย์ในระบบ GFMIS
(สินทรัพย์ที่ได้มาก่อนปีงบประมาณ พ.ศ.2548 ยกยอดเข้าระบบ GFMIS
ถูกบันทึกข้อมูลอยู่ในบัญชีครุภัณฑ์ไม่ระบุรายละเอียด
บัญชีอาคารและสิ่งปลูกสรา้งไม่ระบุรายละเอียด
และบัญชีสินทรพัย์โครงสร้างพื้นฐานไม่ระบุรายละเอียด
การโอนทรัพย์สินระหว่างกรม ซึ่งเป็นหน่วยเบิกจ่ายในระบบ GFMIS
หน่วยงานผู้โอนจัดทํารายละเอียดการโอนสินทรัพย์ระหว่างกรมตามแบบที่กรมบัญชีกลางกําหนดแจ้งกองพัสดุ
ให้ประสานกับกรมผู้รับโอนเพื่อสร้างรหัสสินทรัพย์ที่จะรับโอน
และแจ้งกรมบัญชีกลางดําเนินการโอนสินทรัพย์ในระบบ GFMIS
การโอนสินทรัพย์ถาวรที่มีรหัสสินทรัพย์ในระบบ
ให้หน่วยงานที่ไม่เป็นหน่วยเบิกจ่ายในระบบ GFMIS
1.หน่วยงานผู้โอนจัดทําแบบแจ้งการตัดจําหน่ายสินทรัพย์ที่มีรหัสรายตัวในระบบ
GFMIS เนื่องจาก การขาย สูญหาย บริจาค รื้อถอน (แบบ สท.11)
- หน่วยเบิกจ่ายที่ไม่มีเครื่อง Terminal ส่งให้กลุ่ม
21
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
งานบัญชีกองการเงินและบัญชี
ดําเนินการตัดจําหน่วยสินทรัพย์ออกจากระบบ GFMIS
- หน่วยเบิกจ่ายที่มี เครื่อง Terminal ส่งให้งานการเงินและบัญชี
หน่วยเบิกจ่าย ดําเนินการตัดจําหน่ายสินทรัพย์ออกจากระบบ
2. กลุ่มงานบัญชี กองการเงิน หรืองานการเงินและบัญชี หน่วยเบิกจ่าย
ดําเนินการปรับปรุงบัญชี
ค่าจําหน่ายให้เป็นบัญชีโอนสินทรัพย์ให้หน่วยงานของรัฐ
1.5 การตัดจําหน่ายสินทรัพย์ถาวรจากการสูญหาย รื้อถอน บริจาค
หรือขาย กรณีสินทรัพย์ถาวรมีรหัสรายตัวในระบบ GFMIS
1.
ศูนย์ต้นทุนผู้ครอบครองสินทรัพย์จัดทําแบบแจ้งการตัดจําหน่ายสินทรัพย์ที่มีรหัสรายตัวในระบบ
GFMIS เนื่องจากการขาย สูญหาย บริจาค รื้อถอน (แบบ สท.11)
พร้อมสําเนาเรื่องขออนุมัติจําหน่ายสินทรัพย์
- หน่วยเบิกจ่ายที่ไม่มีเครื่อง Terminal
ส่งให้กลุ่มงานบัญชีกองการเงินและบัญชี - หน่วยเบิกจ่ายที่มีเครื่อง
Terminal ส่งให้งานการเงินและบัญชีหน่วยเบิกจ่าย
22
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
2. กลุ่มงานบัญชี กองการเงิน
หรืองานการเงินและบัญชีหน่วยเบิกจ่ายดําเนินการตัดจําหน่ายสินทรัพย์
ในระบบ ได้เลขที่เอกสาร 10 หลัก (5xxxxxxxxx) บันทึกในแบบ สท.11
เพื่อนําไปใช้อ้างอิงในการบันทึกรับรู้รายได้
พร้อมกับให้ศูนย์ต้นทุนผู้ครอบครองสินทรัพย์บันทึกการตัดจําหน่ายในทะเบียนคุมทรัพย์สิน
กรณีสินทรัพย์ถาวรไม่มีรหัสรายตัวในระบบ GFMIS
(สินทรัพย์ไม่ระบุรายละเอียด)
ศูนย์ต้นทุนผู้ครอบครองสินทรัพย์
จัดทําแบบแจ้งการตัดจําหน่วยสินทรัพย์ไม่ระบุรายละเอียด
เนื่องจากการขาย สูญหาย บริจาค รื้อถอน (แบบ สท.10)
พร้อมแนบสําเนาเรื่องขออนุมัติจําหน่ายสินทรัพย์
ส่งงานการเงินและบัญชี หน่วยเบิกจ่าย
ดําเนินการตัดจําหน่ายสินทรัพย์ออกจากระบบ ได้เลขที่ เอกสาร 9 หลัก
(1xxxxxxxx) บันทึกในรายงาน สท.10
ส่งให้ศูนย์ต้นทุนผู้ครอบครองสินทรัพย์บันทึกการตัดจําหน่ายในทะเบียนคุมทรัพย์สิน
1.6 การควบคุมสินทรัพย์
ศูนย์ต้นทนุเจ้าของสินทรัพย์จะต้องเป็นผู้จัดทําทะเบียนคุมทรัพย์สินถาวรประเภท
ครุภัณฑ์ อาคารและสิ่งปลูกสร้าง สินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐาน
ไม่ว่าจะได้มาโดยเงิน
23
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
งบประมาณ หรือเงินนอกงบประมาณ
ตลอดจนสินทรัพย์ที่ได้จากการรับบริจาคหรือรับโอนจากหน่วยงานอื่นให้ครบถ้วนเป็นปัจจุบัน
ทั้งในสว่นที่เป็นตัวสินทรัพย์และข้อมูลที่เกี่ยวขอ้ง
โดยเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวกับราคาและวันที่ได้มาของทรัพย์สิน
เพื่อประโยชน์ในการตีราคาและแสดงมูลค่าในระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง
และยังเป็นข้อมูลในการสอบทานความถูกต้องของการคํานวณค่าเสื่อมราคา
การควบคุม และการจําหน่ายจ่ายโอนสินทรัพย์แต่ละรายการ
โดยจัดทําทะเบียนคุมทรัพย์สิน 1 แผ่นต่อ 1
รายการหรือต่อชุดแล้วแต่กรณี ตลอดอายุการใช้งานของสินทรัพย์นั้น
2. กําหนดประเด็นและแนวทางการตรวจสอบ
เ พื่อ ให้การ บันทึกข้อมู ลสินทรัพ ย์ เข้ าระบบ GFMIS
มีความถูกต้องครบถ้วนตามหลักเกณฑ์และนโยบายทางบัญชีภาครัฐฉบับที่ 2
และแนวทางต่างๆ ที่กําหนดไว้
จึงกําหนดแนวทางการตรวจสอบข้อมูลสินทรัพย์ในระบบ GFMIS
ซึ่งประกอบด้วยสินทรัพย์ประเภทครุภัณฑ์ อาคารและสิ่งปลูกสร้าง
สินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐาน
ทั้งในส่วนที่เป็นสินทรัพย์ที่ได้มาก่อนปีงบประมาณ 2548 (ก่อน
ยกยอดเข้าระบบ GFMIS)และสินทรัพย์ที่ ไ ด้มา ตั้งแต่ปีงบประมาณ
พ.ศ.2548 (สินทรัพย์ถาวรในระบบ GFMIS) โดยมีแนวทางการตรวจสอบ
ดังนี้
- กําหนดประเด็นและแนวทางการตรวจสอบเป็นไปตามแผนการปฏิบัติงาน
(Engagement Plan)
เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน
- การบันทึกขอ้มูลสินทรัพย์ เข้าระบบ GFMIS
มีความถกูต้องครบถ้วนตามหลักเกณฑ์และนโยบายทางบัญชีภาครัฐ ฉบับที่
2
24
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
ครุภัณฑ์ รายการที่เกี่ยวข้องกับบัญชีครุภัณฑ์ที่ปรากฏข้อมูลในระบบ
GFMIS ตามงบทดลองภายใต้หน่วยเบิกจ่ายต่างๆ ประกอบด้วย -
บัญชีครุภัณฑ์ไม่ระบุรายละเอียด - บัญชีครุภัณฑ์(ระบุประเภท) เช่น
บัญชีครุภัณฑ์สํานักงาน บัญชีครุภัณฑ์ยานพาหนะ บัญชีครุภัณฑ์ก่อสร้าง
บัญชีครุภัณฑ์โฆษณา - บัญชีพักครุภัณฑ์(ระบุประเภท) เช่น
บัญชีพักครุภัณฑ์สํานักงาน บัญชีพักครุภัณฑ์ยานพาหนะ
บัญชีพักครุภัณฑ์ก่อสร้าง บัญชีพักครุภัณฑ์โฆษณา -
บัญชีค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ไม่ระบุรายละเอียด/บัญชีค่าเสื่อมราคาสะสมครุภัณฑ์(ระบุประเภท)
เช่น บัญชีค่าเสื่อมราคาสะสมครุภัณฑ์สํานักงาน
บัญชีค่าเสื่อมราคาสะสมครุภัณฑ์ยานพาหนะ -
บัญชีค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ไม่ระบุรายละเอียด/บัญชีค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์(ระบุประเภท)
เช่น บัญชีค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์สํานักงาน
วิธีการตรวจสอบ
1. ตรวจสอบวิเคราะห์รายละเอียดข้อมูลสินทรัพย์ยอด
25
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
คงเหลือบัญชีครุภัณฑ์(ระบุประเภท) ในงบทดลองของหน่วยเบิกจ่าย ณ
วันที่ เข้าตรวจสอบ กับรายละเอียดสินทรัพย์ในระบบ GFMIS
เพื่อเป็นฐานข้อมูลในการตรวจสอบ
โดยสุ่มเฉพาะศูนย์ต้นทุนที่ต้องการตรวจสอบ 2.
ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลครุภัณฑ์ที่ยกยอดเข้าระบบ GFMIS
ซึ่งเป็นครุภัณฑ์ที่ได้มาก่อนปีงบประมาณ 2548 3.
ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลครุภัณฑ์ซึ่งปรากฏข้อมูลเป็นสินทรัพย์รายตัวในระบบ
GFMIS (กรณีซื้อหรือได้มาตั้งแต่ปีงบประมาณ 2548)
4.
กรณีเข้าตรวจงานที่หน่วยเบิกจ่ายต้องตรวจสอบการบันทึกบัญชีสินทรัพย์ถาวรในระบบ
GFMIS ซึ่งตามเกณฑ์การปฏิบัติงานด้านบัญชีต้องไม่มีบัญชีพักครุภัณฑ์
(ระบุประเภท) คงค้างในระบบ GFMIS โดยสังเกตจากการจัดทํารายงาน สท.4
ล่าช้าหรือไม่
5. บันทึกข้อสังเกตต่างๆ ไว้ในกระดาษทําการ
พร้อมระบุสาเหตุความคลาดเคลื่อนกรณีต่างๆ
และแนวทางแก้ไขไว้ในกระดาษทําการเพื่อสรุปผลการตรวจสอบพร้อมข้อเสนอแนะส่งให้หัวหน้าทีมตรวจสอบ
26
-
รายละเอียดงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระเบยีบ เอกสาร บันทึก
แนวทางแบบฟอร์มที่ใช ้
ผู้รับผิดชอบ เงื่อนไขการปฏิบัติงาน
อาคารและสิ่งปลูกสร้างรายการที่ เ กี่ยวข้องก�
