คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

คมอการปฏบตงานการรบ – สงหนงสอ โครงการชลประทานนครพนม

โครงการชลประทานนครพนม สานกงานชลประทานท 7 กรมชลประทาน เมษายน 2560

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

คมอการปฏบตงานการรบ – สงหนงสอ โครงการชลประทานนครพนม

รหสคมอ AAAA/AAAA1/2560

หนวยงานทจดทา โครงการชลประทานนครพนม สานกงานชลประทานท 7 ทปรกษา นางญาตาวมนทร โกมารทต เจาพนกงานธรการชานาญงาน พมพครงท 1 จานวน 1 เลม เดอนเมษายน พ.ศ. 2560

คานา การจดทาคมอการปฏบตงานสารบรรณ โครงการชลประทานนครพนม จดทาขนเพอใชเปนแนวปฏบตงานสารบรรณ ใหมการปฏบตงานเปนไปแนวทางเดยวกนเปนหลกฐานในการอางอง ทาใหการปฏบตงานเปนไปดวยความสะดวก รวดเรว ประหยดเวลาและงบประมาณ เนองงานสารบรรณเปนหนวยสนบสนนงานบรหารทวไป ทผลตและบรการเอกสาร

งานบรหารทวไป โครงการชลประทานนครพนม จงไดรวบรวมขอมลระเบยบงานสารบรรณ ตลอดจนหลกเกณฑ วธการปฏบตงานในการรบ – สงเอกสารใหมความถกตองและรวดเรว คมอเลมน เปนแนวทางในการปฏบตงานทางดานสารบรรณตลอดจนเพอเปนการพฒนาบคลากร ใหปฏบตงานดานงานสารบรรณใหถกตองตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ทแกไขเพมเตม

งานบรหารทวไป โครงการชลประทานนครพนมหวงเปนอยางยงวาคมอนจะเปนประโยชนตองาน /ฝาย ในสงกดโครงการชลประทานนครพนมในการดาเนนงานดานงานสารบรรณ ใหบรรลวตถประสงคตอไป

งานบรหารทวไป โครงการชลประทานนครพนม

สารบญ เรอง หนา คมอการปฏบตงานการรบ – สงหนงสอ บทท 1บทนา ความเปนมาและความสาคญ 1 วตถประสงค 1 ความหมาย/ความสาคญ/บทบาท/ขอบเขตและความรทเกยวของ/คาจากดความ 1 หนาทความรบผดชอบ 3 บทท 2ขนตอนการดาเนนงาน ขนตอนการดาเนนงานในภาพรวม 5 กระบวนการรบ – สง หนงสอ 5 ขนตอนในการรบ – สงหนงสอ 5 ขนตอนการรบหนงสอโครงการชลประทานนครพนม 7 การลงทะเบยนสงหนงสอ 10 การจดแฟมเสนอหนงสอตอผบงคบบญชา 11 บทท 3ประเภทและรปแบบของหนงสอราชการ ประเภทและรปแบบของหนงสอราชการ 12 หนงสอราชการ ม 6 ชนด 12 ชนความเรวของหนงสอราชการ 12 การบนทกเสนอหนงสอราชการ 25 บทท 4ปญหา อปสรรค และแนวทางแกไขและพฒนา ปญหาในและอปสรรค 26 แนวทางแกไขและพฒนางาน 26 บทท 5ขอปฏบตและขอเสนอแนะ ขอปฏบตในการรบ – สงหนงสอดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และเครองมอสอสาร 27 ขอเสนอแนะการปฏบตงานสารบรรณ 28

1  

บทท 1 บทนา

1. ความเปนมาและความสาคญ งานสารบรรณ เปนสวนงานยอยของงานบรหารงานทวไป ในสงกดโครงการชลประทานนครพนม

งานสารบรรณ หมายถง งานหนงสอราชการตางๆ ทแบงเปนหลายๆ ประเภท ลกษณะการดาเนนงานดานงานสารบรรณของโครงการชลประทานนครพนม มการดาเนนการเชนเดยวกบหนวยอน โดยยดถอหลกปฏบตงานตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ทแกไขเพมเตมใหเหมาะสมกบสถานการณในปจจบนทมการปฏบตงานดวยระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส และพระราชบญญตวาดวยการกระทาผดเกยวกบคอมพวเตอร พ.ศ.2550 นามาใชประกอบในการปฏบตงานสารบรรณ

งานสารบรรณ เปนงานทเกยวกบการบรหารเอกสาร ซงเรมตงแตการคด การอาน การราง การเขยน จดเกบ คนหา และอกหลาย ๆ อยางจนไปถงการทาลาย ปญหาเกยวกบการปฏบตงานสารบรรณ คอ ไมมบคลากรทสามารถปฏบตงานแทนกนได และไมเปนมาตรฐานเดยวกน เนองจากผปฏบตงานขาดความรความเขาใจในวธปฏบตทถกตอง

จากความเปนมาและความสาคญของงานสารบรรณ จงไดมการจดทาคมอในการปฏบตงานสารบรรณเลมน เพอใหการดาเนนงานของหนวยงานใหเปนระบบในการปฏบตงานใหเปนไปดวยความสะดวก รวดเรว ประหยดเวลาและงบประมาณ ทาใหมประสทธภาพในการจดการภาระงาน การบรหารงานสารบรรณของโครงการชลประทานนครพนมใหดยงขน

2. วตถประสงค การจดทาคมอการปฏบตงานสารบรรณ มวตถประสงคเพอใชเปนแนวทางในการปฏบตงานของงาน

ธรการโครงการชลประทานนครพนมในการรบ – สงหนงสอหรอเอกสารใหถกตอง เพอใหเปนไปตามระเบยบงานสารบรรณ ซงเปนการปฏบตงานทเกยวของกบผปฏบตงานดานงานสารบรรณ จงตองอาศยความอดทน ความขยน และความจาสวนตวพอสมควร เปนหลกสาคญในการปฏบตหนาท เพราะการทางานทเกยวของกบเอกสารนนจะเกยวกบหนงสอราชการ ทงทเปนหนงสอราชการภายในและหนงสอราชการภายนอก ซงมหลายรปแบบทตองดาเนนการ จงตองมการจดระบบงานเอกสารทด จงจะประสบความสาเรจในการบรหารงานดานเอกสาร

3. ความหมาย/ความสาคญ/บทบาท/ขอบเขตและความรทเกยวของ/คาจากดความ ความหมายงานสารบรรณ งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดทา การรบ การสง

การเกบรกษา การยม จนถงการทาลาย ในทางปฏบต งานสารบรรณ หมายถง การบรหารงานเอกสาร ตงแต การคด ราง เขยน อาน แตง

พมพ จด ทาสาเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ

2  

ทารหสเกบเขาท คนหา ตดตาม และทาลาย ทงนตองเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตอง และมประสทธภาพเพอประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจาย

ความสาคญของงานสารบรรณ 1. เปนดานหนาของหนวยงาน

2. เปนหนวยสนบสนน 3. เปนหนวยบรการ

บทบาทของบคลากรในสวนอานวยการ โดยเฉพาะเจาพนกงานธรการ 1. ตองรระเบยบทเกยวของ 2. ตองมมนษยสมพนธ 3. ตองมนาใจ เกอกล 4. ตองมความรอบคอบ 5. ตองมการพฒนาอยางตอเนอง

ขอบเขตของงานสารบรรณ 1. รบ-สงหนงสอ 2. รางหนงสอ 3. พมพหนงสอ 4. ผลตสาเนาเอกสาร 5. จดเกบเอกสาร/แฟมเสนอ 6. การสบคน 7. บนทกเสนอหนงสอ 8. ตรวจทานหนงสอ 9. การทาลายหนงสอ

ความรทเกยวของกบงานสารบรรณ 1. ความรเรองระเบยบงานสารบรรณของสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม และในปจจบนจาเปนอยางยงทจะตองมความรเกยวกบระบบสารบรรณอเลกทรอนกสของสวนราชการ

2. ความรเรองรหส อกษรยอประจาหนวยงานตาง ๆ 3. ความรเรองธรรมชาตของหนงสอราชการ คอ ระบบการนาเสนอหนงสอ 4. ความรเรองโครงสรางหนวยงานภายในสามารถเกษยนหนงสอเสนอใหหนวยงาน

รบผดชอบไดอยางถกตอง

3  

คาจากดความ ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส คอ การรบสงขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการ

ทางอเลกทรอนกส การบรหารงาน หมายถง กระบวนการทางการบรหารงานดานเอกสาร ไดแก การจดทา การ

บนทก การรบ-สงหนงสอราชการ การเผยแพรประชาสมพนธขอมลขาวสารระหวางโครงการชลประทานนครพนมและหนวยงานทเกยวของ

หนวยงานภายใน หมายถง หนวยงานภายในโครงการชลประทานนครพนม สานกงานชลประทานท 7 กรมชลประทาน และกระทรวงเกษตรและสหกรณ

หนวยงานภายนอก หมายถง หนวยงานราชการภายนอก/หนวยงานภาคเอกชน/บคคลภายนอก

หนวยงานทเกยวของ หมายถง หนวยงานทงานบรหารทวไปสงเรองไปใหเพอดาเนนการตามคาสงการ

4. หนาทความรบผดชอบ 4.1 หนาทหลกโดยรวม

งานสารบรรณ เปนงานทตองเกยวของผปฏบตงานดานงานสารบรรณ มหนาทหลกเกยวกบการรบ - สงหนงสอราชการ ทงภายใน และภายนอก จงตองอาศยความอดทน ความขยน และความจาสวนตวพอสมควร เปนหลกสาคญในการปฏบตหนาท เพราะการทางานทเกยวของกบเอกสารนน จะเกยวกบหนงสอราชการ ทงทเปนหนงสอราชการภายใน และภายนอก ซงมหลายรปแบบ การรางหนงสอโตตอบหนงสอราชการ การรางหนงสอขอความอนเคราะหการจดเกบเอกสาร การแจงเวยน ใหแตละหนวยงานการตดตอประสานงานตาง ๆ ภายในหนวยงานทเกยวของ

งานสารบรรณ มหนาทในการดาเนนงานดานธรการ และควบคมระบบงานสารบรรณของโครงการชลประทานนครพนมใหถกตอง รวดเรว มประสทธภาพ สามารถสนบสนนการปฏบตงานตามนโยบายเปนศนยกลางการบรหารงาน ดานเอกสารของโครงการชลประทานนครพนม และตดตอประสานงาน ระหวางหนวยงานทงภายในและภายนอก สงเสรมพฒนาระบบสารสนเทศ เพองานบรหารและงานบรการแกบคคลและหนวยงานภายในและภายนอกโครงการชลประทานนครพนม

4.2 หนาทของผปฏบตงานดานงานสารบรรณ หวหนางานบรหารทวไป : ควบคม กากบ การปฏบตงานรบ-สงหนงสอ พจารณากลนกรอง

เรอง เสนอผอานวยการโครงการชลประทานนครพนม เจาหนาทธรการ : ลงทะเบยนรบ-สงหนงสอ ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

4  

4.3 หนาทของงานสารบรรณ กากบดแลการดาเนนงานและรบผดชอบภารกจ ดงน - อานวยการและประสานงานและสงการงานสารบรรณ - วเคราะหกลนกรองเรองภายนอก เสนอผบรหาร - ราง โตตอบหนงสอราชการภายใน-ภายนอก จดทาคาสง และเอกสารราชการ - ประชาสมพนธขาวสารเรงดวน - ลงทะเบยนหนงสอรบ ออกเลขคาสง ประกาศ - ออกเลขทหนงสอสงภายนอก - ออกเลขทคาสงของโครงการชลประทานนครพนม - รบเรองจากหนวยงานภายนอกโครงการชลประทานนครพนม - จดสงหนงสอเพอเสนอผบรหาร สงการหรอลงนาม - จดสงหนงสอเวยนแจงใหหนวยงานทเกยวของทราบ - ประสานงานการรบ-สง หนงสอราชการ จากหนวยงานตาง ๆ - รบเรองจากหนวยงานภายในกรมชลประทาน เพอสงออกใหกบฝาย/งานทเกยวของ - จดสงจดหมาย-พสดของโครงการชลประทานนครพนม - คดแยกจดหมาย - จดแฟมเอกสารทเกยวกบคาสง - พมพหนงสอราชการ บนทกขอความ คาสง ระเบยบ ขอบงคบ ประกาศตาง ๆ - งานอน ๆ ตามทไดรบมอบหมาย

4.4 ขอบเขต 1. บรการลงทะเบยนรบหนงสอเขาจากหนวยงานภายใน และภายนอกในฐานะสารบรรณ

กลางของโครงการชลประทานประจวบครขนธ ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 2. พจารณาตรวจสอบความถกตองของหนงสอ คดแยกหนงสอ หาขอมลประกอบการ

พจารณาสงการของผบรหารเพอสงเรองไปยงบคคล/หนวยงานทเกยวของ

5  

บทท 2 ขนตอนการดาเนนงาน

1. ขนตอนการดาเนนงานในภาพรวม 1.1 คดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบ ตามสายงาน แลวใหหวหนางานบรหารทวไปบนทกใหความเหน

แลว จงนาเสนอผบรหารตามลาดบขนสายการบงคบบญชาพจารณาสงการ 1.2 การรบหนงสอภายใน เมอไดรบหนงสอแลวใหปฏบตตามทกลาวมาขางตนโดย อนโลม 1.3 ตนเรองสงเอกสารทงานสารบรรณ 1.4 เจาหนาทตรวจสอบความเรยบรอยของเอกสาร 1.5 ถาไมเรยบรอยใหกลบไปแกไข 1.6 หวหนางานผานเรองเพอเสนอม 2 กรณไดแก -เรองแกไขใหคนเอกสารใหเจาของเรอง -เรองทยงไมสนสดใหเสนอตามลาดบขน

2. กระบวนการรบ – สง หนงสอ การดาเนนงานสารบรรณของโครงการชลประทานนครพนม เปนกระบวนการทางานของงานธรการ โครงการชลประทานนครพนม ซงเปนหนวยงานสารบรรณกลางของโครงการฯ และเปนจดเรมตนของชองทางทรบหนงสอจากหนวยงานภายนอกกอนทจะสงตอไปยงฝาย/งานทเกยวของตาง ๆ ภายในโครงการฯ กระบวนการทจะกลาวถงตอไปน เปนกระบวนงานและรายละเอยดการปฏบตงานดานการรบ – สงหนงสอ เพอเปนแนวทางสาหรบเจาหนาทผปฏบตงานสารบรรณไดเขาในตรงกน และเปนเกณฑในการกาหนดมาตรฐานงานสาหรบเจาหนาทผปฏบตงานทเกยวของ และเปนเกณฑคณภาพการปฏบตงานทไวอางองในการประเมนผลการปฏบตงานของเจาหนาทสารบรรณ ทงน กระบวนงานในแตละปจะไดรบการทบทวนเพอปรบปรงกระบวนงานใหมประสทธภาพมากยงขน เพอประสทธผลของงาน สามารถสนองตอความตองการของผรบบรการไดดยงขนดวย

3. ขนตอนในการรบ – สงหนงสอ หนงสอทไดรบเขามาจากในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หนวยงานภายใน และภายนอก เชน

หนงสอทสงมาจากจงหวด หนงสอทสงมาจากนายก อบต. หรอ นายกเทศบาล เปนตน มขนตอนการปฏบต ดงน

1. ธรการ - รบเอกสารจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หนวยงานภายใน และภายนอก เชน หนงสอทสง

มาจากจงหวด หนงสอทสงมาจากนายก อบต. หรอ นายกเทศบาล เปนตน และลงทะเบยนรบหนงสอโดยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ซงจะใชเวลาประมาณ 2 นาท

- ตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหม หนงสอและสงตพมพ - สงเรองใหบคคล/หนวยงานทเกยวของ กรณเปนงานประจาของหนวยงานนน และมใชเปนเรอง

นโยบายหรอเรองสาคญเสนอ หวหนางานบรหารทวไป เพอพจารณากลนกรองเรองตอไป

6  

2. หวหนางานบรหารทวไป - พจารณากลนกรองเรองทธรการเสนอเพอใหบคคล/หนวยงานทเกยวของกรณเปนเรองทม

การอางถงหนงสอทเคยตดตอกบหนวยงานนนมาแลว - พจารณาเรองไปยงบคคล/หนวยงานทเกยวของกรณเปนเรองทมความเหนวาควรเสนอผาน

หนวยงานทรบผดชอบโดยตรง เพอใหหนวยงานดงกลาวสรปเรองและเสนอความเหนเพอประกอบการพจารณาสงการของผอานวยการโครงการฯ

- เสนอความเหนโดยการหาขอมลทเกยวของ/ประสานหนวยงานทเกยวเสนอความเหนตอผอานวยการโครงการฯ

3. ผอานวยการโครงการฯ - พจารณาสงการไปยงบคคล/หนวยงานทเกยวของ 4. ธรการ - ตรวจสอบคาสงการของผอานวยการโครงการฯ บนทกไวในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

วาถกตองตรงกบการสงการในหนงสอฉบบจรงหรอไม และคดแยกหนงสอตามคาสงการ เพอสงไปยงบคคล/หนวยงานท เ กยวของ โดยผานระบบสารบรรณอเลกทรอนกสสาหรบหนวยงานทมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และจะสงหนงสอฉบบจรงตามไปโดยเรว กรณทสงการไปยงหนวยงานมากกวา 1 หนวยงาน จะดาเนนการถายเอกสารและจดสงเอกสารดงกลาวไปใหหนวยงานตามคาสง

7  

ขนตอนการรบหนงสอโครงการชลประทานนครพนม

รบหนงสอจากหนวยงานภายใน/ภายนอก เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณย และอน ๆ

ตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหม

ลงทะเบยนออกเลขรบดวยระบบสารบรรณ

ไมตองลงทะเบยน เชน เอกสารประชาสมพนธ จดหมายสวนบคคล

ตรวจสอบแลวไมถกตอง เชน สงผดหนวยงาน ไมมผลงนาม

ผานหวหนางานบรหารทวไป

ผคป.นครพนม พจารณาสงการ

ธรการคดแยกหนงสอตามคาสงการ เพอสงไปยง

บคคล/หนวยงานทเกยวของ

เสนอผเกยวของโดยตรง

ดาเนนการสงคน

จบการทางาน

8  

รายละเอยดกระบวนการรบ - สงหนงสอ

ลาดบ ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน

ผรบผดชอบ

ปกต ลาชา

1

2

3

4

5.

2 นาท 2 นาท 2 นาท 5 นาท 5 นาท

5 นาท 5-10 นาท (ประสานกบ หนวยงานท เกยวของ) 5 นาท 15 - 20 นาท (ประสานกบ หนวยงานท เกยวของ) (กรณหวหนา งานบรหาร ทวไปตด ราชการ) 1 ชม. (กรณ ผบรหารตด ราชการ สาคญ)

ธรการรบหนงสอเขาจาก หนวยงานภายในและ ภายนอก ลงทะเบยน รบหนงสอโดยระบบ สารบรรณอเลกทรอนกส ธรการตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหม หนงสอและสงตพมพ ธรการลงทะเบยนออกเลขรบดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หวหนางานบรหารทวไป พจารณากลนกรองเรอง เพอพจารณาเสนอ ผอานวยการโครงการฯ ผอานวยการโครงการฯ พจารณาสงการให หนวยงานทเกยวของ ดาเนนการ

พมพ รายงาน ทกวน พมพ รายงาน ทกวน

พมพ รายงาน ทกวน

พมพ รายงาน ทกวน

พมพ รายงาน ทกวน

ธรการ

ธรการ

ธรการ - ธรการ - หวหนางานบรหารทวไป ผอานวย การ โครงการฯ

รบหนงสอจากหนวยงานภายใน/ภายนอก เอกสาร

ทวไป

ตรวจสอบ คดแยก

จดหมวดหม

ลงทะเบยนออกเลขรบดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ผานหวหนางานบรหารทวไป

ผคป.นครพนม พจารณาสงการ

9  

6

7

5 นาท

1 ชม.

ธรการตรวจสอบคาสงการและคดแยกหนงสอตามคาสงการเพอดาเนนการสงใหผเกยวของตามคาสงการ

พมพ รายงาน ทกวน

ธรการ

ธรการคดแยกหนงสอตามคาสงการ เพอสงไปยงบคคล/หนวยงาน

ทเกยวของ

จบการทางาน

10  

4. การลงทะเบยนสงหนงสอ 1. ธรการรบเอกสารสงออกทลงนามโดยผอานวยการโครงการชลประทานนครพนม หรอหวหนางานบรหารทวไป 2. ธรการดาเนนการออกเลขท กษ 0316.10/........ หรอ สชป7.10/........./2560 3. ตรวจสอบความเรยบของหนงสอ 3. ดาเนนการสงทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส FAX หรอไปรษณย

ขนตอนการสงหนงสอโครงการชลประทานนครพนม

หนงสอท ผคป.นครพนม หรอ บท.คป.นครพนม ลงนามแลว

ออกเลขทหนงสอ กษ 0316.10/........ หรอ สชป7.10/........./2560

ตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอ

สงระบบสารบรรณอเลกทรอนกส สงไปรษณย / FAX

จบการทางาน

11  

5. ชองทางการรบและสงหนงสอ

ท ชองทาง การรบและสง 1 ไปรษณย - ไดรบโดยเจาหนาทไปรษณยนามาสง จดรบไปรษณย

โครงการชลประทานนครพนม - เจาหนาทธรการ ไปสง ณ ททาการไปรษณยจงหวดนครพนม

2 เจาของหนงสอตดตอดวยตนเอง - เจาของหนงสอหรอเจาหนาทหนวยงานมารบ – สงทโครงการชลประทานนครพนม

3 หนงสอจากกระทรวงเกษตรและสหกรณ และสวนราชการอน

- เจาหนาทธรการ ไปรบ – สงหนงสอใหหนวยงานอนโดยตรง

4 โทรสาร - รบ – สงหนงสอทมกาหนดเวลาเรงดวนโดยผานระบบโทรสาร

5 ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส - รบ – สงหนงสอระหวางหนวยงานภายในกรม โดยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

6. การจดแฟมเสนอหนงสอตอผบงคบบญชา การเสนอหนงสอ คอ การนาหนงสอทดาเนนการชนเจาหนาทเสรจแลวเสนอตอผบงคบบญชา

เพอพจารณา บนทก สงการ ทราบ และลงชอการเสนอหนงสอใหเสนอไปตามสายการปฏบตงาน ตามลาดบชนผบงคบบญชา โดยเจาหนาทผรวบรวมเรองเสนอ และแยกหนงสอทเสนอออกเปนประเภทตามชนความลบ ความเรงดวน จดลาดบวาเปนเรองทตองสงการ พจารณา หรอเพอทราบ แลวใสแฟมเสนอตามลกษณะความสาคญของหนงสอแตละเรอง

12  

บทท 3 ประเภทและรปแบบของหนงสอราชการ

1. ประเภทและรปแบบของหนงสอราชการ ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กาหนดไววา หนงสอราชการ คอ

เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก 3. หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 4. เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ

2. หนงสอราชการ ม 6 ชนด 1. หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใชตราครฑเปนหนงสอตดตอระหวาง

สวนราชการหรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก 2. หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอกเปนหนงสอตดตอ

ภายในกระทรวง ทบวงกรม หรอจงหวดเดยวกนใชกระดาษบนทกขอความ 3. หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรม

ขนไปโดยใหหวหนาสวนราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปเปนผรบผดชอบลงชอยอกากบตราหนงสอประทบตราใหใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการและระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองสาคญ

4. หนงสอสงการ ใหใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายกาหนดแบบไวโดยเฉพาะหนงสอสงการม 3 ชนด ไดแก คาสง ระเบยบ และขอบงคบ

5. หนงสอประชาสมพนธ ใหใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายกาหนดแบบไวโดยเฉพาะ หนงสอประชาสมพนธม 3 ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว

6. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอททางราชการทาขนนอกจากทกลาวมาแลวขางตนหรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการและสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม 4 ชนด คอ หนงสอรบรองรายงาน การประชม บนทก และหนงสออน

3. ชนความเรวของหนงสอราชการ หนงสอตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและดาเนนการทางสารบรรณดวยความ

รวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท คอ 1. ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน 2. ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว 3. ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกตเทาทจะทาได

13  

แบบฟอรมหนงสอภายนอก

(ชนความลบ ถาม)

ชนความเรว (ถาม) ท........................... (สวนราชการเจาของหนงสอ)

(วน เดอน ป)

เรอง .........................................................................

เรยน ......................................................................

อางถง (ถาม) ..........................................................

สงทสงมาดวย (ถาม) ..............................................

ขอความ..................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................

ขอความ..................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................

จงเรยนมาเพอ...........................................................................................................................

ขอแสดงความนบถอ (พมพชอเตม) (ตาแหนง) (สวนราชการเจาของเรอง) โทร. ............................. สาเนาสง (ถาม)

(ชนความลบ ถาม)

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

3 บรรทด

14  

แบบฟอรมหนงสอภายใน

ชนความลบ (ถาม)

บนทกขอความ

สวนราชการ โครงการชลประทานนครพนม โทร.0-4251-3350 .

ท สชป 7.10/ /2560 วนท มกราคม 2560 .

เรอง เรยน ..........................

...................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

จงเรยนมาเพอ...............

(พมพชอเตม) (ตาแหนง)

ชนความเรว (ถาม) 

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

3 บรรทด

15  

แบบฟอรมหนงสอประทบตรา

(ชนความลบ ถาม)

ชนความเรว (ถาม)

ท...........................

ถง ........................................

ขอความ .................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................

(ชอสวนราชการทสงหนงสอออก) (ตราชอสวนราชการ) (ลงชอยอกากบตรา) (วน เดอน ป)

(สวนราชการเจาของเรอง) โทร. .............................

(ชนความลบ ถาม)

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

3 บรรทด

16  

แบบฟอรมคาสง

คาสง (ชอสวนราชการหรอตาแหนงผมอานาจทออกคาสง) ท ............... / (เลขปพทธศกราชทออกคาสง)

เรอง .................................................................. ------------------

(ขอความ) ................................................................................................................................ .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................

ทงน ตงแต ...............................................................................................................................

สง ณ วนท ....................... พ.ศ. ..................................... (ลงชอ) ............................... (พมพชอเตม) (ตาแหนง)

1 ๑

๒ บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

3 บรรทด

17  

แบบฟอรมระเบยบ

ระเบยบ (ชอสวนราชการทออกระเบยบ) วาดวย ...............................................................................................

(ฉบบท ........................... ถามเรองเดยวกนเกนกวา 1 ฉบบ) พ.ศ. ......................

------------------ (ขอความ) ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบและอางถงกฎหมายทใหอานาจออกระเบยบ (ถาม) 1. ระเบยบนเรยกวา “ระเบยบ ...................................... พ.ศ. .........................” 2. ระเบยบนใหใชบงคบตงแต ................................................................................ เปนตนไป .....................................................................................................................................................................

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามระเบยบ (ถามการแบงเปนหมวด ใหนาขอผรกษาการตามระเบยบไปกาหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1) ....................................................................................... ..............................................................................................................................................................................

ประกาศ ณ วนท .............................. พ.ศ. ................................. (ลงชอ) ................................................ (พมพชอเตม) (ตาแหนง)  

1 ๑

๒ บรรทด

3 บรรทด

18  

แบบฟอรมขอบงคบ

ขอบงคบ (ชอสวนราชการทออกขอบงคบ) วาดวย ...............................................................................................

(ฉบบท ........................... ถามเรองเดยวกนเกนกวา 1 ฉบบ) พ.ศ. ......................

------------------ (ขอความ) ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบและอางถงกฎหมายทใหอานาจออกขอบงคบ 1. ขอบงคบนเรยกวา “ขอบงคบ .................................... พ.ศ. .........................” 2. ขอบงคบนใหใชบงคบตงแต ............................................................................... เปนตนไป ..............................................................................................................................................................................

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามขอบงคบ(ถามการแบงเปนหมวด ใหนาขอผรกษาการไปไปกาหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1) ................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................

ประกาศ ณ วนท .............................. พ.ศ..................................... (ลงชอ) ................................................ (พมพชอเตม) (ตาแหนง)

3 บรรทด

1 ๑

๒ บรรทด

19  

แบบฟอรมประกาศ

ประกาศ (ชอสวนราชการทออกประกาศ) เรอง .........................................................................................

------------------

(ขอความ) ............................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................

ประกาศ ณ วนท .............................. พ.ศ. ......................... (ลงชอ) ................................................ (พมพชอเตม) (ตาแหนง)

1 ๑

๒ บรรทด

3 บรรทด

20  

แบบฟอรมแถลงการณ

แถลงการณ (ชอสวนราชการทออกแถลงการณ) เรอง .........................................................................................

ฉบบท ...................... (ถาม) ------------------

(ขอความ) ................................................................................................................................ .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. (สวนราชการทออกแถลงการณ) (วน เดอน ป)

21  

แบบฟอรมขาว

ขาว (ชอสวนราชการทออกขาว) เรอง .........................................................................................

ฉบบท ...................... (ถาม) ------------------

(ขอความ) ................................................................................................................................ .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. (สวนราชการทออกขาว) (วน เดอน ป)

22  

แบบฟอรมหนงสอรบรอง เลขท ................... (สวนราชการเจาของเรอง) (ขอความ) หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา (ระบชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงานทจะใหการรบรอง พรอมทงลงตาแหนงและสงกด หรอทตง แลวตอดวยขอความทรบรอง) ........................................... .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ใหไว ณ วนท .............................. พ.ศ. ....................... (ลงชอ) (สวนนใชสาหรบเรองสาคญ) (พมพชอเตม) ตาแหนง (ประทบตราชอสวนราชการ) (ลงชอผไดรบการรบรอง) (พมพชอเตม)

 

 

 

 

 

รปถาย 

(ถาม) 

23  

รปแบบการเขยนรายงานการประชม รายงานการประชม..........................................

ครงท......./................ เมอวนท................................................... ณ .....................................................

------------------------------ ผมาประชม 1. นาย.............................................. ตาแหนง........................................... ประธาน 2. นาย.............................................. ตาแหนง........................................... 3. นาย.............................................. ตาแหนง........................................... 4. นาย.............................................. ตาแหนง........................................... 5. นาย.............................................. ตาแหนง........................................... 6. นาย.............................................. ตาแหนง........................................... เลขานการ

7. นาย.............................................. ตาแหนง........................................... ผชวยเลขานการ ผไมมาประชม 1. นาย.............................................. 2. นาย..............................................

3. นาย.............................................. ผเขารวมประชม 1. นาย.............................................. 2. นาย..............................................

3. นาย..............................................

เรมประชมเวลา……………. น.

ประธานกลาวเปดประชม และดาเนนการตามระเบยบวาระการประชมดงตอไปน

วาระท 1. เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ ประธานแจงใหทประชมทราบวา........................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................. ทประชมรบทราบ

24  

วาระท 2. เรองรบรองรายงานการประชม เลขานการเสนอรายงานการประชมครงท............../...........เมอวนท.........................................ใหทประชมรบรอง มต ทประชมรบรองรายงานการประชม

วาระท 3. เรองสบเนอง (ถาม) 3.1...........................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................... มต ทประชม.............

วาระท 4. เรองทเสนอใหทประชมทราบ 4.1...................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................. มต ทประชมรบทราบ

4.2...................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................. มต ทประชมรบทราบ

วาระท 5. เรองทเสนอใหทประชมพจารณา 5.1.......................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................. มต ทประชมเหนชอบ

5.2...................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................ มต ทประชมเหนชอบ

วาระท 6. เรองอน ๆ (ถาม) 6.1.......................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................. มต ทประชม………. เลกประชมเวลา…………………. น. (...........................................) (...........................................) ผจดรายงานการประชม ผตรวจรายงานการประชม

25  

การบนทกเสนอหนงสอราชการ เนองจากผบงคบบญชามหนงสอราชการทจะตองพจารณา วนจฉย สงการ หรอรบทราบเปนจานวน

มาก ทาใหไมมเวลาทจะดรายละเอยดทนาเสนอมาทกเรองได ดงนน จงเปนหนาทของผบนทกเสนอทจะตองยอเรอง สรปประเดนทสาคญ และเรยบเรยงใหมใหชดเจน เพอใหผบงคบบญชาสามารถอานเขาใจไดงาย และสะดวกแกการพจารณาสงการ ขนตอนกอนบนทกเสนอ

1. ใหจดลาดบความสาคญ/ความเรงดวน ของหนงสอแตละชนด 2. ควรตงประเดนของเรองใหไดวาอะไร เมอไร ทไหน ใคร ทาไม อยางไร เปนขอ ๆ ไวกอน 3. อานหรอศกษาเรองทงหมดใหละเอยดและใหเขาใจ 4. ตองจบประเดนสาคญของเรองใหได 5. หากเปนเรองทเคยตดตอไปมาระหวางสวนราชการ ตองหาเรองเดมเพอประกอบการเสนอ 6. เรองใดทมการอางถงกฎ/ระเบยบ ใหคนหากฎหรอระเบยบนน ๆ เพอนามาประกอบการเสนอ

ขนตอนการบนทกเสนอ 1. เรองใหสน กระชบ และลาดบความเปนมากอนหลง ใหเขาใจงาย 2. ขอความทจะบนทกเสนอไมจาเปนตองเรยงลาดบความตามหนงสอ เดมทมมา เราสามารถ

จดลาดบความใหม เพอใหเกดความเขาใจงายและชดเจนมากยงขน 3. ขอความตอนใดทเปนความสาคญของเรอง หากประสงคจะใหพจารณาสงการไดรวดเรว

ใหขดเสนใตไวใหเหนชดเจน 4. ควรเสนอความเหนประกอบการพจารณาสงการ 5. ควรเสนอแนะทางออกสาหรบการตดสนใจและสงการ

ขนตอนการนาเสนอ 1. ใหเสนอเรองตามระดบชนความเรว เชน ดวนทสด ดวนมาก และดวน 2. ใหเสนอเรองตามประเภทชนความลบ เชน ลบ ลบมาก ลบทสด 3. ใหตรวจสอบเอกสารทแนบประกอบเรองใหครบทกครงกอนนาเสนอ

 

 

26  

บทท 4 ปญหา อปสรรค และแนวทางแกไขและพฒนา

ปญหาในและอปสรรค 1. ปญหาดานนโยบาย การบรหาร และจดการระบบการปฏบตงานสารบรรณ

1.1 นโยบายในการบรหารจดการระบบงานสารบรรณ ยงไมมการกาหนดใหชดเจน 1.2 การจดวางแผนจดการระบบงานสารบรรณ ของหนวยงานยงไมชดเจน

1.3 ผบรหารไมใหความสาคญกบระบบงานสารบรรณ 2. ปญหาดานการปฏบตงาน 2.1 ผปฏบตงานสารบรรณขาดความรความเขาใจในการปฏบตงาน ยงไมมแนวปฏบตทชดเจนรวมทงความชานาญงานสารบรรณ

2.2 การปฏบตงานมหลายหนาททาใหบางทงานหยดชะงก ไมสามารถสามารถจดการเอกสารใหเปนปจจบนและทนตอเหตการณ

แนวทางแกไขและพฒนางาน 1. ปญหาดานนโยบาย การบรหาร และจดการระบบการปฏบตงานสารบรรณ 1.1 ผบรหารควรสนบสนนใหมนโยบายในการบรหารจดการระบบงานสารบรรณ 1.2 ควรมการดาเนนการวางแผนผงการปฏบตใหชดเจน 1.3 ผบรหารควรใหความสาคญกบงานสารบรรณ เหนชอบใหดาเนนการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ ทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 เปนตน 2. ดานการปฏบตงาน

2.1 ควรมจดการอบรมใหแกผปฏบตงานสารบรรณ และบคลากรภายในโครงการชลประทานนครพนมเพอใหมความรความชานาญในการปฏบตงาน โดยการเชญวทยากรมาใหความร หรอการจดกจกรรมแลกเปลยนรระหวางผปฏบตงานดานงานสารบรรณ

27  

บทท 5 ขอปฏบตและขอเสนอแนะ

ขอปฏบตในการรบ – สงหนงสอดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสและเครองมอสอสาร 1. การรบ – สงหนงสอดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ใหเจาหนาทผสงตรวจสอบผลการสงทก

ครงและใหผรบแจงตอบรบ เมอหนงสอทเปนเอกสารไดจดสงไปยงผรบเรยบรอยแลว 2. การรบ – สงหนงสอทางไปรษณยอเลกทรอนกส (E-mail) ใหผสงตรวจสอบผลการสงและผรบแจง

ตอบรบในระบบ กรณเปนเรองสาคญ ใหสงเอกสารตามไปทนท 3. การรบ – สงหนงสอทางโทรสาร ใหเจาหนาทผสงตรวจสอบผลการสงทกครง เพอใหแนใจวา

หนงสอถกสงถงผรบปลายทางเรยบรอยแลว และอาจสงเอกสารตามไปดวยแลวแตความจาเปน หากมปญหาในการรบใหผรบปลายทางตดตอแจงหนวยงานทสงทนท

ขอเสนอแนะในการรางหนงสอ (ใหเปน) 1. ผรางหนงสอราชการ ควรฝกฝนในการรางหนงสอ ชอบทจะเปนคนอานหนงสอหรอบทความ

เพอจะไดนาสานวน ภาษา หรอขอความทสามารถมาประยกตใชใหเปนประโยชนตอการรางหนงสอราชการ ในแตละประเภทไดดยงขน

2. ผรางหนงสอราชการ ควรอดทนตอการถกตตง หรอการใหแกไขหนงสอจากผบงคบบญชา และนาขอผดพลาด หรอขอทแกไขมาเปนบทเรยน ทงนใหคดไปในทางทดทวา “การแกไขหนงสอเปนเรองธรรมดา ทผบงคบบญชาจะปรบปรง เพอใหถอยคาหรอสานวนในหนงสอฉบบนน มความไพเราะและนาอานมากยงขน”

3. ผรางหนงสอราชการ ควรมจดมงหมายทหวงผล คอ รางอยางมจตวญญาณ เชน ถาตองการใหทราบถงเหตการณกตองรางใหผอานเขาใจเหมอนกบรเหตการณนนดวยตนเอง หรอถาตองการขอความรวมมอเรองใด กตองรางใหผอาน คลอยตามและยนดใหความรวมมอในเรองนน ๆ

หลกในการรางหนงสอราชการ 1. ศกษาและจดจารปแบบของหนงสอราชการ (ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงาน

สารบรรณ) ใหถกตองและแมนยา 2. เขาใจในโครงสรางของหนงสอราชการแตละชนด เชน หนงสอภายนอก หนงสอภายใน หนงสอ

ประทบตรา เปนตน 3. จบประเดนของเรองทจะราง 4. บอกความประสงคใหชดเจน เพอใหผรบสามารถพจารณาไดอยางรวดเรว 5. กรณมความประสงคหลายขอ ใหแยกเปนขอ ๆ 6. กรณจาเปนจะตองอางตวบทกฎหมาย หรอตวอยางใหระบใหชดเจน เพอใหผรบคนหามา

ตรวจสอบไดสะดวก 7. ใชถอยคากะทดรด ไดใจความ

28  

8. ใชถอยคาเปนภาษาราชการ 9. การใชถอยคาปฏเสธ ใหใชภาษาทนมนวล รนห 10. หลกเลยงถอยคาทเปนคาซาซอน คาฟมเฟอย 11. การใชอกขระวธตวสะกด ตวการนตและวรรคตอนใหถกตอง 12. ใชคาราชาศพทใหถกตอง

ขอเสนอแนะการปฏบตงานสารบรรณ ขอเสนอแนะการปฏบตงาน บคลากร หนวยงานภายโครงการชลประทานนครพนมควรศกษา ระเบยบ

เกยวกบการปฏบตงานสารบรรณ เพอเปนการพฒนาทกษะ ความร ความสามารถขนพนฐานใหกบตนเอง รวมทงการศกษา ระเบยบ ขอบงคบทเกยวของกบการปฏบตงานสารบรรณ เพอใหงานในสวนทตนเองปฏบตเปนไปดวยความราบรน เพอความสะดวกรวดเรวยงขน ในการบรหารจดการขอมลใหมคณภาพ ลดขนตอนในการปฏบตงาน เปนการประหยดพลงงานและทรพยากร งายตอการดาเนนการในภาพรวมของงาน และทาใหการปฏบตงานของบคลากรมประสทธภาพและประสทธผลสงสด