คมอการปฏบตงาน

การเขยนหนงสอราชการ

ฝายบรหารทวไป สานกงานประมงจงหวดอบลราชธาน

พระบรมราโชวาท

พระบาทสมเดจพระเจาอยหวภมพลอดลยเดช เนองในโอกาสวนขาราชการพลเรอน

ปพทธศกราช 2527

คนทางานดคอคนมระเบยบ ไดแก ระเบยบ ในการคดและในการทา ผไมฝกระเบยบไว ถงจะมวชา มเรยวแรง มความกระตอรอรนอยเพยงไร กมกทางานใหสาเรจดไมได เพราะความคดอานสบสนวาวน ทาอะไรกไมถกลาดบขนตอน มแตความลงเลและขดแยง ทงในความคด ทงการปฏบตงาน ขาราชการ จงจาเปนตองฝกระเบยบในตนเองขน ระเบยบนนจกไดชวยประคบประคองสงเสรมใหทาตนทางานไดดขน และประสบความเจรญมนคงในราชการ

พระตาหนกจตรดารโหฐาน

วนท 26 มนาคม พทธศกราช 2527

คานา

ในการเขยนหนงสอราชการนอกจากรปแบบจะตองถกตองตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณแลว ยงจาเปนตองมความชดเจน ถกตองสมเหตสมผล มการจดลาดบเนอหาเปนระเบยบ นอกจากนจาตองมการใชถอยคาภาษาทถกตองชดเจนเหมาะสม และสละสลวยนาอานอกดวย ดงนนการเขยนหนงสอจงเปนทงศาสตรและศลป ในดานศาสตรคอการมหลกการในการเขยนทชดเจน การใชภาษาถกตองตามหลกการใชภาษา ใชใหเหมาะสมกบบคคลและโอกาส สวนในดานศลป มการใชภาษาทนมนวล สานวนไพเราะททาใหบรรลวตถประสงค การเปนผสนใจอาน คอการอานมาก และการฝกการเขยนคอการเขยนมาก ยอมทาใหเขยนหนงสอราชการไดดยงขนเรอย ๆ เนองจากเปนการเพมทกษะ จนเกดเปนความชานาญในการเขยนหนงสอ จงไดมการศกษาและรวบรวมหลกการสาคญ ๆ และการใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการขนในครงน ฝายบรหารทวไป สานกงานประมงจงหวดอบลราชธานหวงเปนอยางยงวาคมอการปฏบตราชการนจะเปนประโยชนและเปนเครองมออานวยความสะดวกและเปนแนวทางในการปฏบตงานของเจาหนาทในสงกดสานกงานประมงจงหวดอบลราชธานหรอผทเกยวของและผทสนใจทวไป

พฤษภาคม 2554 นางเพชรรตน สมเสนาะ หวหนาฝายบรหารทวไป สานกงานประมงจงหวดอบลราชธาน

สารบญ

หวขอ หนา ความรทวไปเกยวกบหนงสอราชการ 1-3 การพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร 4 การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ 1. การใชคา 5-6 2. การใชเครองหมาย 7-9 3. การใชประโยค 9-10 4. การเขยนยอหนา 10

5. หลกการยอหนา เวนวรรค และการตดคาเมอสนสดบรรทด 11 6. ภาษาราชการ 12-13 7. ปญหาและขอบกพรองในการใชภาษาในหนงสอราชการ 13-16 8. คอมพวเตอร - ผลกระทบตอ * การใชภาษาไทย* 16 9.คานาหนาชอประเทศ 16-17

ขอบกพรองในการเขยนและแนวทางแกไข 18-19 วเคราะหปญหา ขอบกพรอง และแนวทางแกไขในการเขยนหนงสอราชการ 19- 21 บรรณานกรม 22 ภาคผนวก

- 1 -

ความรทวไปเกยวกบหนงสอราชการ

การเขยนหนงสอราชการถอปฏบตตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 สวนราชการ หมายความวา กระทรวง ทบวง กรม สานกงาน หรอหนวยงานอนใดของรฐ ทงในราชการบรหารสวนกลาง ราชการบรหารสวนภมภาค ราชการบรหารสวนทองถนหรอในตางประเทศ และใหหมายรวมถงคณะกรรมการดวย

ชนดของหนงสอราชการ ม 6 ชนด

1. หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ โดยใชกระดาษครฑ เปน หนงสอตดตอระหวาง สวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานทไมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก

2. หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปน หนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม ใชกระดาษบนทกขอความ

3. หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใช ประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการ ระดบกรม ขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอ ผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบ ลงชอยอกากบตรา

4. หนงสอ สงการ ม 3 ชนด

4.1. คาสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย โดยใชกระดาษตราครฑ

4. 2. ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอานาจกฎหมาย หรอไมกได เพอถอเปนหลกในการปฏบตงาน ใชกระดาษตราครฑ

4.3 ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทกาหนดใชโดยอาศยอานาจของกฎหมายทบญญตใหกระทาได ใชกระดาษครฑ

5.หนงสอประชาสมพนธ ม 3 ชนด

5.1 ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการชแจงใหทราบ หรอแนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษ ตราครฑ

5.2 แถงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลง เพอทาความเขาใจในกจกรรมของทางราชการ หรอ เหตการณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ

5.3 ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ

- 2 -

6. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ ม 4 ชนด ดงน

6.1 หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางใดอยางหนงใหปรากฏแกบคคลทวไปโดยไมจาเพาะเจาะจง ใชกระดาษครฑ

6.2 รายงานการประชม การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน

6.3 บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอ ผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตากวา สวนราชการระดบกรมตดตอกน ในการปฏบตราชการ โดยปกตใชกระดาษบนทกขอความ

6.4 หนงสออน ๆ คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาท เพอเปนหลกฐานในทางราชการ ซงหมายรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ หรอ หนงสอของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอทางราชการแลว

ชนความเรว 3 ประเภท - ดวน - ดวนมาก จะประทบ “ตราสแดง” ไวทมมซายบนของหนาแรก และหนาซองหนงสอ - ดวนทสด ชนความลบ 3 ชน - ลบ - ลบมาก จะประทบ “ตราสแดง” ไวกงกลางหนากระดาษทงดานบนและดานลางทกหนา ของเอกสาร และหนาซองเอกสาร - ลบทสด โครงสรางหนงสอตดตอราชการม 4 สวน 1. สวนหวหนงสอ 2. สวนเหตทมหนงสอไป 3. สวนจดประสงคทมหนงสอไป 4. สวนทายหนงสอ 1. สวนหวหนงสอ ประกอบดวย - ชอเรอง เปนประโยคบอกเลาไมเกน 1 บรรทด เรยน - ขอแสดงความนบถอ

- คาขนตน กราบเรยน (คาลงทาย) - ขอแสดงความนบถออยางยง นมสการ - ขอนมสการดวยความนบถอ

- 3 - 2. สวนเหตทมหนงสอไป

- เรมตนดวยคาทเหมาะสม ดวย ใชในกรณเปนเรองใหม

เนองจาก ไมมคาวา “นน” อยทายประโยค เนองดวย

ตาม ใชในกรณทเคยมเรองตดตอหรอรบรกนมากอน ตามท ทายประโยคตามดวยคาวา “นน” อนสนธ หรอ ความแจงแลวนน/ความละเอยดแจงแลวนน

- ใชสรรพนามใหเหมาะสม - อางเหตทมหนงสอไปใหถก 3. สวนจดประสงคทมหนงสอไป - เขยนใหตรงกบลกษณะของเรอง - ความมงหมายทมหนงสอไป 4. สวนทายหนงสอ - คาลงทาย จงเรยนมาเพอโปรดทราบ จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา - ตรงกบจดประสงคทมหนงสอไป จงเรยนมาเพอโปรดพจาณาอนมต จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนเคราะห องคประกอบของการเขยนหนงสอ ประกอบดวย 3 สวน คอ 1. บทกลาวนา เราใจ 2. เนอหา เขาใจ 3. บทสรป ประทบใจ หลกการเขยนหนงสอทด หลก 5 C 1. Correct ความถกตอง 2. Clear ความชดเจน 3. Confirm ยนยนได 4. Concise กระชบ 5. Convince ความจรงใจ

- 4 -

การพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร ปจจบนหนวยงานราชการพมพหนงสอราชการดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร จงจาเปนตองมความรเรองการพมพหนงสอราชการ ใหถกตองตามแบบของราชการ ดงน 1. การตงคาในโปรแกรมการพมพ 1.1 ระยะขอบกระดาษซาย 3 ซ.ม. ขวา 2 ซ.ม. 1.2 ระยะบรรทดปกตคอ 1 เทา หรอ Single 1.3 กนคาไมบรรทดการพมพ ระหวาง 0 - 16 ซ.ม. 2. ขนาดครฑ 2.1 ตราครฑสง 3 ซ.ม. ใชสาหรบกระดาษตราครฑ ตราครฑสง 1.5 ซ.ม. ใชสาหรบบนทกขอความ 3. หนงสอภายนอก

เรอง เรยน อางถง สงทสงมาดวย ระยะบรรทดหางกนเทากบระยะปกตและเพมอก 6 พอยท คอ (1 Enter + Before 6 pt)

ภาคเหต ภาคความประสงค ภาคสรป ใหมระยะบรรทดแตละภาคหางกนเทากบ 1 Enter + Before 6 pt

ขอความภาคเหต ภาคความประสงค ภาคสรป ใหยอหนา 2.5 ซ.ม. คาลงทาย ใหหางจากบรรทดสดทายภาคสรป เทากบ 1 Enter + Before 12 pt การพมพชอเตมเจาของหนงสอ ใหเวน 4 Enter จากคาลงทาย

การพมพชอสวนราชการเจาของ เรองใหเวน 4 Enter จากตาแหนงเจาของหนงสอ

หนงสอภายใน สวนหวบนทกขอความกาหนดขนาดตวอกษร ดงน “บนทกขอความ” พมพอกษรตวหนา 29 พอยท และปรบระยะบรรทดจาก 1 เทา เปน 35 พอยท “สวนราชการ ท วนท เรอง” พมพอกษรตวหนา 20 พอยท

“การพมพคาขนตน” ใหระยะบรรทดหางจากเรอง เทากบ 1 Enter + Before 6 Pt ขอความภาคเหต ภาคความประสงค ภาคสรป การยอหนาเชนเดยวกบหนงสอภายนอก การพมพชอเตมเจาของหนงสอใหเวน 4 Enter จากภาคสรป ** การพมพหนงสอบนทกขอความโดยใชโปรแกรมการพมพเครองคอมพวเตอร จะตองจดทาใหถกตองโดยเฉพาะสวนหวของกระดาษบนทกขอความ จะตองใชจดไขปลาแสดงเสนบรรทดทเปนชองวางหลงคา และ ไมตองมเสนทบ แบงสวนหวกระดาษกบสวนขอความ ** ทงน ใหเปนไปตามหนงสอสานกนายกรฐมนตร ท นร 0106/ว 2019 ลงวนท 30 พฤศจกายน 2554 (รายละเอยดตามภาคผนวก)

- 5 -

การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ ภาษาทใชในการปฏบตราชการประจาวน มทงการฟง การพด การอานและการเขยนขาราชการจะตองใชทกษะทง 4 อยางควบคกนไปกบทกษะการคดตลอดเวลาทตดตอสอสาร เพราะการปฏบตหนาทราชการนน การตดตอประสานงาน การสงงานตาง ๆ นอกจากจะใชคาพดหรอวาจาแลว จะมการสงการดวยลายลกษณอกษรหรอเขยนเปนเอกสารราชการเพอเปนหลกฐานการเขยนและการจดทาเอกสารของทางราชการ จงมความสาคญมากเพราะ

1. เอกสารเปนเสมอนการบนทกความทรงจาของหนวยงาน 2. เอกสารเปนเครองใชอางองไดเมอเกดฟองรองกนขนระหวางรฐกบเอกชนหรอระหวาง

หนวยงานราชการดวยกน 3. เอกสารเปนสงทชวยใหการบรหารราชการทาไปไดสะดวก 4. เอกสารเปนสงทมคณคายงในการใชศกษาคนควา

การใชภาษาในการเขยนเอกสารราชการ ควรคานงถง การใชคา ประโยค และยอหนา ดงน 1. การใชคา คาทกคาในหนงสอราชการและหนงสอโตตอบ ลวนมความหมายสาคญ ดงนนจงควรคานงถงการใชคาบางประการ ดงน 1.1 การสะกดคา แมจะมโปรแกรมดกชนนาร หรอพจนานกรมในคอมพวเตอร แตกไมสามารถตรวจสอบไดทกคา โดยเฉพาะชอบคคล หรอชอเฉพาะทงหลาย การถอดคาภาษาไทย-ตางประเทศ จะตองใชใหถกตองตามทราชบณฑตสถานกาหนดไว นอกจากน คาพองเสยง เชน การ การณ กาล กาญจน กานต กานท เปนตน คาเหลานเขยนถกตองทกคา ไมวาจะเลอกใชคาใดคอมพวเตอรกไมแกไขให จงตองเลอกใชใหตรงกบความหมายทตองการ 1.2 การใชคาเชอม คาเชอม เชน ท ซง อน และ แต หรอ เพราะ ฉะนน จง ฯลฯ ควรเลอกใชใหถกตอง และไมใชมากเกนไปเพราะจะทาใหประโยคยาว ซบซอน เขาใจยาก คาเชอมคาเดยวกนไมควรใชซา ๆ ในประโยคเดยวกน หรอในยอหนาเดยวกน เชน การใชคา "ซง" ทถกและผดในหนงสอราชการ คาวา "ซง" เปนอกคาหนงทม การนาไปใชกนมากจนพราเพรอ บางครงขอความเพยง ๑ - ๒ บรรทด มการใช "ซง" อย หลายคา และมทงการใชทถกและผดคาวา "ซง" เปนคาสรรพนาม มหลกการใชเชนเดยวกบ ท และ อน กลาวคอใชแทนนามหรอขอความทอยขางหนา และใชเชอมอนประโยค ขางหลงคา "ซง" เขากบประโยคหลกขางหนาใหเปนประโยคเดยวกน อนจะทาใหขอความหรอประโยคทงหมดมลกษณะกระจางแจงและสละสลวยยงขน ถาไมไดใชเพอขยายนามหรอขอความทอยขางหนา กไมตองใชคา "ซง" เชอมโดยเดดขาด ใหใชวธขนประโยคใหมไปเลย กจะไมเสยเนอความ ตวอยางประโยคทใชคา ซง ตวอยาง คณสงากาลงเลนเปยโน ซงซอมาใหม ใหจบเพลง "ซง" เปนสรรพนาม แทนคา เปยโน อยขางหนา และทาหนาทเชอมอนประโยคใหเปนประโยคเดยวกบประโยคใหญ ถอวาใชถกตองตวอยาง "ทสะทอนใหเหนความไมพอใจตอการออกกฎหมาย ซงสงผลถงเสรภาพในการรบรขาวสารของประชาชน ซงการเคลอนไหวครงน เปนการเพมแรงกดดน" "ซง" คาแรก ใชแทนคานาม "กฎหมาย" ทอยขางหนา ถอวาใชถกตอง "ซง" คาหลง ไมไดแทนคานามขางหนาเลย จงใชผด ตองตดทงไป โดยขนเปนประโยคใหม กไดความครบถวนสมบรณอยแลว

- 6 - 1.3 การใชคาใหเหมาะสม 1) คาสรรพนาม ควรใช ผม กระผม ดฉน ไมใช ขาพเจา ซงเปนคาทพระราชวงศชนสงทรงใช ในกรณทไมใชเรองเฉพาะบคคล ควรใชชอหนวยงาน ไมควรใชคาวา ทาง หรอหนวยงานของทาน เพราะบคคลยอมไมใชเจาของหนวยงาน ควรใชชอหนวยงานเทานน เชน ตามหนงสอทอางถง กรมประมงไดหารอวา........จงขอใหสานกงานประมงจงหวดสงเอกสารดงกลาวโดยดวนดวย จะขอบคณยง 2) การใชคาบพบท กบ แก แด ตอ - "กบ" ใชเชอมคาหรอความเขาดวยกน มความหมายวา รวมกน หรอ เกยวของกน เชน ฟากบดน กนกบนอน หายวบไปกบตา - "แก" ใชนาหนานามฝายรบ เปนบททรบอาการโดยตรงใชเมอผรบมศกดเสมอ หรอตากวาผให เชน ใหเงนแกเดก ขอความสวสดจงมแกทกคน พอแมใหความรกแกลก - "แด" ใชแทนแกเมอนาหนานามฝายรบทมศกดสงกวาผให เชน ถวายของแดพระภกษสงฆ - "ตอ" ใชในความตดตอ ความเฉพาะ และความขดแยงใชเมอผรบเปนผใหญ มอานาจหนาทสงกวา - "ตอ" จงมความหมายวา เฉพาะ, ประจนหนา เชน ตอหนา ยนตออาเภอ ; เมอถง เชน มาตอปหนา ; แตละ , ราย เชน ตอคน ตอป ; เทยบสวนกน เชน ๓ ตอ ๑ ; เรยนวชาบางอยางโดยวธถายทอดแบบจากปากสปาก เชน ตอเพลง ตวอยาง - ยอมมผลกระทบโดยตรงตอการผลตอาหาร - เพอสรางความเปนธรรมใหแกผเสยภาษ - เพอใหกาลงงานแกรางกาย - รายงานตอผบงคบบญชา - เสนอเรองตอทประชม 3) การยกตวอยางโดยใชคา เชน ไดแก อาท ในการยกตวอยางสวนใหญยงใชกนสบสนอย ทถกตองคอ “เชน” ใชยกตวอยางคาตาง ๆ ทมความหมายใกลเคยงกน แลวลงทายดวย ฯลฯ หรอเปนตน “ไดแก” ไมใชการยกตวอยาง จะตองยกมาทงหมด “อาท” ยกมาเฉพาะทสาคญหรอลาดบตน ๆ ไมตองใช ฯลฯ เพราะทสาคญมเพยงเทานน และไมควรใชคาวา อาทเชน เพราะคาวา อาท และ เชน มความหมายเดยวกน คอการยกตวอยาง จงไมควรใชคาทงสองคานซอนกน 4) คาทมกใชผดไดแกคาวา “จะ จก ใคร ไป มา” “จะ” ใชไดทวไป เปนภาษาราชการทใชไดเสมอ “จก” บางคนนยมใช “จกขอบคณยง” ความหมายของคาคอนขางหนก มความหมายคลาย ตอง ซงไมสนมนวล สละสลวย มกใชคาสง คากาชบ “ใคร” เสยงไมสไพเราะ และมความหมาย “อยาก” หรอ “ตองการ” เชน ใครขอเชญทานเขาประชม ไมชดเจนวาตองการเชญ แลวจะเชญจรง ๆ หรอไม แตหากตดคาวาใครออกกสอความหมายไดชดเจนอยแลว คานมกใชกนทวไป โดยเขาใจผดวาเปนคาสภาพ “ไป-มา” มกใชสลบกน การใชคานควรคานงถงผรบหนงสอเปนสาคญ ควรใช “จงขอเชญไปเปนวทยากร” เพราะผรบหนงสอ ยอมคดวาตนเดนทางไป หรอ “สานกงานประมงจงหวดอบลราชธาน ขอสงผแทนมารวมประชม” เพราะผรบหนงสอซงเปนผจดประชมยอมคดวาจะมผมารวมประชม

- 7 - 2. การใชเครองหมาย ในภาษาไทย ไมใชเครองหมายตามแบบตางประเทศ เชน “ ? , .” เปนตน แตยงคงใชเครองหมายบางชนดทจาเปนเพอสอความหมายใหชดเจน ไดแก ไปยาลนอย อญประกาศ สญประกาศ ยตภงค และจลภาค ฯลฯ โดยมวธใชในหนงสอโตตอบดงน 2.1 ไปยาลนอย (ฯ) ในปจจบนมการใชไปยาลนอยผดกนมาก เชน นางสาวสมศรฯ มหาวทยาลยฯ คณะฯ กระทรวงฯ กรมฯ บรษทฯ โครงการฯ การสมมนาฯ เหลาน เปนการใชทรเทาไมถงการณ โดยปกตการกลาวครงแรกจะใชคาเตม หากกลาวในครงตอไปไมสามารถใชคายอ หรอคาแทนได เพอใหกระชบไมซาซาก การใชคาแทนคาดงกลาวม 5 วธ คอ 2.1.1 ใชสรรพนาม เชน เขา กระผม 2.1.2 ใชคานาม เชน มหาวทยา นางสาวดวงใจ 2.1.3 ใชคายอ เชน ครม. พ.ร.บ. ฯลฯ ในกรณในการกลาวครงแรกควรวงเลบคายอไวดวย 2.1.4 ใชคาตด เชน สมเดจพระเทพรตนฯ (นามสกล) อศรางกรฯ ธนาคารเกษตรฯ กรณนจาเปนตองใชไปยาลนอยเสมอ 2.1.5 ใชคาบงช เชน หนวยงานดงกลาว บคคลขางตน กรณทใชผดกนมากคอการใชไปยาลนอย บางคนเขาใจผดวา หากกลาวชอไมเตมตองใชไปยาลนอยทกครง เชน กระทรวงการคลง คาวา กระทรวงเปนคานามทวไป (สามานยนาม) การคลงเปนนามเฉพาะ (วสามานยนาม) คาสองคานมารวมกนเปนคาผสม เมอไดกลาวถงชอเตมไปแลว ครงตอ ๆ ไปสามารถใชคานามแรกแทนชอเตมได อนง คาวา กระทรวง มหาวทยาลย ฯลฯ ลวนเปนคานามทสมบรณแลว มปรากฏในพจนานกรม จงไมตองมไปยาลนอยแตอยางใด การใชไปยาลนอยตองใชกบสงเดยวทเขยนไมจบ เชน พระนาม นามสกล ชอเฉพาะของหนวยงานทยาว ๆ เปนตน จะเขยนชอแลวไปยาลนอย นามสกลไมได เพราะชอกบนามสกลเปนคนละสง หรอคาละคา จะไปยาลนอยนามสกลไดกตอเมอเขยนนามสกลไมจบ เชน อศรางกร ณ อยธยา อาจเขยนวา อศรางกรฯ ได (เมออานออกเสยงจะตองอานใหเตม) 2.2 เครองหมายอน ๆ ในภาษาไทยใชบาง เชน 2.2.1 อญประกาศ (เครองหมายคาพด “...”) ใชเมอตองการคดลอกขอความมากลาว หรอเนนชอเฉพาะ ขอความสาคญ เชน ตามมาตรา ...... ระบวา “......” การเนนคาหรอขอความสาคญ ปจจบนคอมพวเตอรสามารถใชอกษรขนาดใหญ ตวหนา หรอตวเอนไดตามความเหมาะสม 2.2.2 สญประกาศ (ขดเสนใต_) เมอใชตองการเนนขอความสาคญ เชน ขอเชญประชม ในวนจนทรท 23 พฤษภาคม 2554 ปจจบนคอมพวเตอรสามารถใชตวหนา ตวอกษรขนาดใหญ หรอตวเอนแทนการขดเสนใต แตไมควรใชทงตวหนาและขดเสนใตพรอมกน เพราะเปนการเนนทซาซอน 2.2.3 การใชเครองหมายยตภงค ( - ) เครองหมายยตภงค ( - ) เปนเครองหมายวรรคตอนทมผสงสยกนมากวา มหลกเกณฑการใชทถกตองอยางไร เครองหมายยตภงค ใชเขยนไวทสดบรรทดเพอตอ พยางคหรอคาสมาส ซงจาเปนตองเขยนแยกบรรทดกน เนองจากมาอยตรงสดบรรทดและ ไมมทพอจะบรรจคาเตมได หมายความวา คาทมหลายพยางค เมอจาเปนตองเขยนแยก บรรทดกน ใหใสเครองหมายยตภงคคนระหวางพยางค แตทงนตองดวาพยางคนนๆ ม ความหมายสมบรณในตวหรอไม ถาไมมความหมายสมบรณในตว จะตองใสเครองหมาย ยตภงค และคาทแยกกนจะตองแยกใหถกภาษาดวย เชน จตวทยา (จต-วทยา) ประสบการณ (ประสบ-การณ)

- 8 - อตสาหกรรม (อต-สาหกรรม, อตสาห-กรรม)

ราชการ (ราช-การ) อนรกษ (อน-รกษ) ปฏกรยา (ปฏ-กรยา) พระราชดาเนน (พระราช-ดาเนน) อบตเหต (อบต-เหต) มลภาวะ (มล-ภาวะ) วกฤตการณ (วกฤต-การณ) ขอสงเกต คาทขนตนดวย ประ กระ กะ ระ ละ และคาอน ๆ ในทานองเดยวกน มกไมนยมแยกคา เชน กะทดรด กะทนหน กะพรบ กะโหลก ระเหย ชะลอ ละออง ดาเนน จาเรญ เปนตน

2.2.4 การใชไมยมก (ๆ) จากการสงเกตการณใชไมยมกในหนงสอราชการ ปรากฏวา สวนใหญใชไมยมก ในทก ๆ ททมคาซากน และหลาย ๆ คนยงคดวา ถาเขยนคาซาตดกนเมอใด กใหใชไมยมกแทนคาซาคาหลงไดเมอนน ซงเปนการเขาใจทไมถกตอง ดงตวอยาง " มคาใชจายสาหรบการจดเลยงอาหารกลางวนผรวมสมมนา จานวน ๔๐ นาย ๆ ละ ๑๐๐ บาท" ไมยมก ( ๆ ) เปนเครองหมายทใชเขยนแทนคาหรอความทมรปเดยวกน เสยงเดยวกน ความหมายเดยวกน หรอเปนคาชนดเดยวกน แตในกรณทคารปเดยวกน เสยงเดยวกน แตความหมายของคาตางกน หรอเปนคา คนละชนด ทาหนาทคนละอยาง หามใชไมยมก ตองเขยนคาหรอความนนซาลง ขอนอาจยงยากกบผเขยนหนงสอบาง ถาไมรจกชนดของคาในไวยากรณ แตถาใชวธสงเกตวา ความหมายของคานนแตกตางกน หรอไม กจะเขยนไดถกตอง เชน

ของของใคร ไมเขยน ของ ๆ ใคร ของ คาแรก = คานาม ของ คาหลง = คาบพบท

คณแมไปซอททอยธยา ไมเขยน คณแมไปซอทๆ อยธยา

ท คาแรก = คานาม ท คาหลง = คาบพบท

ผมผมหยกมาก ไมเขยน ผมๆ หยกมาก ผม คาแรก = คานาม ผม คาหลง = คาสรรพนาม

ดงนน ขอความในตวอยางขางตน จงไมสามารถใชไมยมกแทนคาซาได เพราะเปนคนละความกนตองแกไขเปน "มคาใชจายสาหรบการจดเลยงอาหารกลางวนผรวมสมมนา จานวน ๔๐ นาย นายละ ๑๐๐ บาท"

2.2.5 จลภาค (จดลกนา ,) ในภาษาไทยไมควรใช เพราะมวรรคตอนในการแบงขอความอยแลว จลภาคควรใชกรณทจาเปน ซงหากไมใชอาจเขาใจผดได เชน ตวเลขหลายหลก ชอนามสกลทอาจปะปนกน เชน สมพร สาราญผล , นยม พพลาศ , โสภา แกวหวาน เรยบเรยง เปนตน

2.2.6 นขลขต ( ) คอเครองหมายวงเลบ ใชครอมขอความทผเขยนไมตองการใหอานตดตอกบขอความนอกวงเลบ คลายกบเปนคาอธบายนอกเรองเพอใหผอาน ผฟงเขาใจ

- 9 - 2.2.7 ฯพณฯ คา "ฯพณฯ" เปนอกคาหนงทมผสงสยวา เขยนอยางไร อานวา อยางไร

ใชกบบคคลระดบใด และจะใชในหนงสอราชการไดหรอไม คา "ฯพณฯ" ตองเขยนโดยมไปยาลนอยกากบไวทงขางหนาและขางหลงเสมอ ดงน ฯพณฯ และอานวา พะนะทาน ใชเปนคานาหนาชอ หรอตาแหนงขาราชการผใหญ ตงแตระดบรฐมนตรขนไป และเอกอครราชทต เปนตน ในหนงสอหลกเกณฑการใชเครองหมายวรรคตอน ซงราชบณฑตยสถานจดพมพ เผยแพร ไดแสดงตวอยางวธการใช ดงน ฯพณฯ พลเอก เปรม ตณสลานนท ประธานองคมนตร และรฐบรษ ฯพณฯ นายชวน หลกภย นายกรฐมนตร ฯพณฯ รฐมนตรวาการกระทรวงกลาโหม 3. การใชประโยค ปญหาสาคญประการหนงในการเขยนหนงสอโตตอบคอ ประโยคยาว ซบซอน อนเกดจากการใชคาเชอมมากไป สงผลใหอานแลวเขาใจยาก ผเขยนทมความเชยวชาญ เชน นกกฎหมาย ผเขยนตารา อาจใชประโยคความยาวแตชดเจน เขาใจงาย สวนผทยงไมชานาญจาเปนตองรจกประโยคแตละประเภท เพอเปนพนฐานในการเขยนทดตอไป 3.1 ประเภทของประโยค การแบงประเภทของประโยคอาจแบงไดหลายแบบตามเกณฑทกาหนด หากแบงโดยใชเจตนาของผสงสารเปนเกณฑ อาจแบงเปนประโยคบอกเลา ประโยคคาถาม ประโยคคาสง รวมทงประโยคขอรอง ในทนจะแบงโดยอาศยความซบซอน ดงรายละเอยดตอไปน 3.1.1 ประโยคความเดยว (เอกรรถประโยค หรอ single sentence) คอประโยคทมกรยาสาคญเพยงตวเดยว ประโยคความเดยวอาจมทงสวนขยายประธาน กรยา หรอกรรมกได แตสวนขยายนนไมมลกษณะประโยค ประโยคความเดยวมกจะสนไมซบซอน ดงตวอยาง “สานกงานประมงจงหวดอบลราชธาน ขอขอบพระคณทานมา ณ โอกาสน” “ผรบการคดเลอกเปนพนกงานราชการกรมประมง จะตองสอบผานเกณฑทกาหนด” 3.1.2 ประโยคความรวม (อเนกรรถประโยค หรอ compound sentence) คอประโยคทประกอบดวย ประโยคใจความเดยวอยางนอย 2 ประโยค มคาเชอมหรอสนธานทเชอมระหวางประโยคนน ๆ คาเชอม เชน และ แต หรอ ก แม ถงแมวา เพราะ จง นอกจาก....แลว... ยง ฯลฯ ดงตวอยาง “จงขอเรยนเชญทานเพอเปนเกยรตในงานดงกลาว และขอเชญรวมรบประทานอาหารกลางวนดวย” การใชประโยค ประโยคในหนงสอราชการและหนงสอโตตอบทวไป ควรมลกษณะสาคญ ดงน

1. ประโยคสน ไมใชคาเชอมมาก ควรใชประโยคความเดยวมากกวาประโยคความซอนหรอ ประโยคความรวม ความยาวของแตละประโยคไมควรเกน 1 บรรทด ไมใชคาฟมเฟอย ซาซาก ททาใหประโยคยาวโดยใชเหต 2. ประโยคบอกเลา แมเปนคาถามกสามารถดดแปลงได เชน ขอหารอวาสมควรปฏบตประการใด ไมควรใชประโยคคาถามโดยตรงวา ทาไดไหม

- 10 - 3. ประโยคชดเจน มความหมายเดยว ไมคลมเครอ อานแลวเขาใจทนทโดยไมตองอานทวนหรอตความ 4. ประโยคสละสลวย แมภาษาราชการจะเนนความชดเจน ตรงไปตรงมา แตกควรมความสภาพ สละสลวย นาอาน และนาปฏบต ผอานไมรสกทางลบ โดยเฉพาะหนงสอตกเตอน กาชบ ควรใชประโยคทสภาพเสมอ 4. การเขยนยอหนา หนงสอราชการแตละเรองยอมประกอบดวยยอหนาหลายยอหนา เจาหนาทผปฏบตงานราชการจงควรรแนวทางในการเขยนยอหนาทดไวเพอประโยชนในการปฏบตงาน ยอหนาคอขอความตอนหนงทมสาระหรอความคดสาคญเพยงประการเดยว และมประโยคหรอขอความสนบสนนสาระสาคญนนใหกระจางชดเจนขน ตามหลกภาษาไทยยอหนาเปนเครองหมายวรรคตอนชนดหนงทชวยทงผเขยนและผอาน นอกจากนผอานยงมโอกาสไดพกสายตาดวย สวนผเขยนจะเขยนไดงายขนโดยจะเสนอความคดสาคญเพยงหนงอยางในแตละยอหนา ยอหนาแบงเปน 4 ชนด คอยอหนานาความคด ยอหนาโยงความคด ยอหนาแสดงความคด และยอหนาสรปความคด

1. ยอหนานาความคด เปนยอหนาทเขยนขนเพอบอกจดประสงคของการเขยนหรอสรางความ สนใจเกยวกบเรองนน หรออาจจะบอกถงลกษณะของเนอหาทจะเขยนกได 2. ยอหนาแสดงความคด เปนยอหนาทผเขยนไดแสดงความคด ขอมล ความตองการของตน เปนยอหนาทมบทบาทสาคญและใชมากในการเขยนทกประเภทโดยเฉพาะการเขยนเอกสารราชการ ในยอหนาแสดงความคดแตละยอหนาควรจะมความคดสาคญเพยงหนงอยางและมสวนขยายความคดนนใหเดนชดขนมา 3. ยอหนาโยงความคด เปนยอหนาทใชเชอมระหวางยอหนาทไมเกยวของกน หรอเปนคนละประเดนกน ยอหนาชนดนจงเปนยอหนาสน ๆ 4. ยอหนาสรปความคด เปนยอหนาทใชสรปเรองทเขยน การเขยนยอหนานอกจากจะมความคดสาคญเพยงประการเดยวแลว ยงตองมประโยคทชวยเนนความคดสาคญและใหความเขาใจอยางชดเจนกบผอาน ประโยคและขอความในยอหนาแตละยอหนาตองตอเนองสมพนธกนโดยผเขยนจะตองเรยบเรยงอยางสละสลวยอกดวย นอกจากความสมพนธภายในยอหนาแลว ความสมพนธระหวางยอหนาตาง ๆ ในเรองกมความสาคญเชนเดยวกน ผเขยนจะตองเรยงลาดบเรองราวหรอลาดบยอหนาใหตดตอเปนเรองเดยวกนอยางเหมาะสม มขอสงเกตเกยวกบการเขยนยอหนาคอ ความยาวของยอหนาแตละยอหนาไมจาเปนจะตองยาวเทากนเพราะความยาวของยอหนานนขนอยกบความคด และจดประสงคของผเขยน ผเขยนควรระลกไวเสมอวา ยอหนาทยาวเกนไปจะทาใหเกดความรสกไมอยากอาน ลกษณะของยอหนาทด

1. มเอกภาพ คอ มใจความสาคญเพยงเรองเดยว 2. มสมพนธภาพ คอ มความเชอมโยงกน เปนเหตเปนผลกน 3. มสารตถภาพ คอ การเนนยาสาระสาคญในเดนชด

- 11 - 5. หลกการยอหนา เวนวรรค และการตดคาเมอสนสดบรรทด 5.1 หลกการยอหนา ควรยอหนาในกรณทสนสดเนอความ ถายงไมสนสดเนอความแตยอหนายาวมาก ควรยอหนาเมอสนสดประโยค ยอหนาหนงในหนงสอราชการไมควรเกน 8 บรรทด 5.2 หลกการเวนวรรค ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรฯ กาหนดวรรคไว 2 ชนด คอ วรรค 1 ตวอกษร และวรรค 2 ตวอกษร แตในการพมพดวยคอมพวเตอร การวรรค 1 เคาะ จะเลกเกนไปแทบสงเกตไมเหน ควรเวนวรรคใหเหมาะสม วรรคเลก ใชวรรคระหวางคา ใชกอนและหลงคาบางคาเชน ไดแก อาท และ วรรคกอนเครองหมายตาง ๆ เชน ฯลฯ “......” หากไมวรรคจะทาใหเครองหมายเหลานมองเหนไมชดเจน สวน วรรคใหญ ใชวรรคระหวางขอความทยงไมจบแตยาวมาก หรอประโยคทจบสมบรณแลว ผพมพและผตรวจรางควรพถพถนในการจดวรรคตอนใหถกตอง ถาใชวรรคตอนไมถกตองกอาจทาใหเขาในความหมายคลาดเคลอนไปได การตดคาเมอสนสดบรรทด ในการตดคาตองใสยตภงคเสมอ แตตองพจารณาตดอยางรอบคอบ คาทตดแลวความหมายเปลยนไมควรตด เชน แม-นา นกการ-ศกษา ฯลฯ คาทออกเสยงเชอมกน จะตดคาไมได เชน ราช-การ และคาทเปนหนวยคาเดยวกนกไมควรตด เชน กระ-ทรวง บญ-ช เปนตน * * กรณทตองเวนวรรค * * ๑. เวนวรรคระหวางชอกบนามสกล ตวอยาง นายสนต สงเสรมสวสด ๒. เวนวรรคระหวางชอบคคลกบตาแหนง ตวอยาง นายชวน หลกภย นายกรฐมนตร ๓. เวนวรรคระหวางยศกบชอ ตวอยาง พนตารวจเอก กาพล ยทธสารประสทธ ๔. เวนวรรคเฉพาะขางหลงเครองหมายไปยาลนอย ในกรณทสวนทละไวเปนขอความทเขยนตดกบขอความขางหนา ตวอยาง สมเดจพระนางเจาฯ พระบรมราชนนาถโปรดเกลาฯ ถาสวนทละไวเปนขอความทตองเขยนเวนวรรคหลงความ ขางหนาใหเวนวรรคทงขางหนาและขางหลงเครองหมายไปยาลนอย ตวอยาง สมเดจพระบรมโอรสาธราช ฯ สยามมกฎราชกมาร สมเดจพระเทพรตนราชสดา ฯ สยามบรมราชกมาร ๕. เวนวรรคระหวางคานาหนานามแตละชนด ตวอยาง ศาสตราจารย คณหญงแมนมาส ชวลต ๖. เวนวรรคหลงคานาพระนามพระบรมวงศานวงศ ตวอยาง สมเดจพระบรมวงศเธอ เจาฟาบรพตรสขมพนธ กรมพระนครสวรรควรพนต ๗. เวนวรรคระหวาง ชอบรษท ธนาคาร ฯลฯ กบคา "จากด" ทอยทายชอ ตวอยาง บรษทกรงเทพประกนภย จากด (มหาชน) ธนาคารกรงเทพ จากด ๘. เวนวรรคระหวางคา "หนสวนจากด" และ "หางหนสวนสามญนตบคคล" กบชอ ตวอยาง หางหนสวนจากด เหรยญทองการพมพ หางหนสวนสามญนตบคคล ปญญากจ ๙. เวนวรรคระหวางกลมอกษรยอ ตวอยาง นายเสรม วนจฉยกล ป.จ. ม.ป.ช. ม.ว.ม.

- 12 - * * กรณทไมเวนวรรค * * ๑. ไมเวนวรรคระหวางคานาหนาชอ นาย นาง นางสาว เดกชาย เดกหญง คณหญง ทานผหญง คณ กบชอ ตวอยาง นายมารต บนนาค นางสจตรา มงคลกต เดกชายกอบศกด ดารงสข เดกหญงดงใจ สวรรณกต คณหญงกานดา ฐตะฐาน ทานผหญงมณฑน มงคลนาวน คณหญงรญจวน อนทรกาแหง คณนลวรรณ ปนทอง ๒. ไมเวนวรรคระหวางบรรดาศกด สมณศกด ฐานนดรศกดกบนาม หรอราชทนนาม ตวอยาง หลวงประเสรฐอกษรนต พระธรรมราชานวตร หมอมเจาพนศรเกษม เกษมศร ๓. ไมเวนวรรคระหวางคานาหนาชอทเปนตาแหนง หรออาชพกบชอ ตวอยาง ศาตราจารยระพ สาครก นายแพทยประเวศ วะส ๔. ไมเวนวรรคระหวางคานาหนาชอทแสดงฐานะของนตบคคล หนวยงาน หรอกลมบคคล กบชอ ตวอยาง สมาคมนกเขยนแหงประเทศไทย มลนธศลปาชพ สานกพมพตนออ โรงเรยนเขมะสรอนสรณ บรษทอะไหลกล จากด กรมศลปากร คณะกรรมการพฒนาหนงสอ 6. ภาษาราชการ ในภาษาราชการ และภาษาทเปนทางการ จะมการใชคาหรอสานวนบางชนดทแตกตางกน ดงน ภาษาทวไป ภาษาราชการ อะไร สงใด อนใด ไดไหม ไดหรอไม อยางไร เชนใด ประการใด

- 13 - ทาไม เพราะอะไร เหตใด เดยวน ขณะน บดน ตองการ (มความ) ประสงค ชวย อนเคราะห ไมได มได หาไดไม มอาจ... ได ในเรองน ในการน ในกรณน เรองนน เรอง (กรณ) ดงกลาว ไมด มชอบ ไมสมควร เหมอนกน เชนเดยวกน ขอเชญมา ขอเชญไป... ยงไมไดทาเลย ยงไมไดดาเนนการแตอยางใด เสรจแลว แลวเสรจ เรยบรอยแลว

7. ปญหาและขอบกพรองในการใชภาษาในหนงสอราชการ แบงออกเปน ๒ ลกษณะ คอ 7.๑ การสะกดการนตไมถกตอง เปนขอบกพรองทมกพบอยเสมอๆ ในหนงสอราชการ ทงนเนองจากคาเหลานนออกเสยงเหมอนกน แตมความหมายคนละอยาง และเขยนตางกน ผใชภาษามกใชปะปนกนได เชนคาวา - ขน ( แปลวา ชน ) กบคาวา คน ( แปลวา กน หรอกนไว หรอแทรกในระหวาง ) - ฉน ( แปลวา เสมอ อยางกบ ราวกบ เชน ฉนญาต ) กบคาวา ฉนท ( แปลวา ความพอใจ ความยนด ) หรอบางครงเขยนผดเพราะไมรหลกการเขยน หรอใชแนวเทยบผด เชน คาวา ญาต และ อนญาต สวนใหญเขยนคา อนญาต ผดเพราะใชแนวเทยบกบคาวา ญาต และเขยนตาม ดงนน ผใชภาษาจงตองสอบทานกบพจนานกรมดทกคาทไมแนใจวาจะเขยนไดถกตอง สวนคาทไมปรากฏในพจนานกรม กตองไตถามผร จาการเขยนทถกตองเอาไวและใชตาม ในหนงสอราชการ คาทพบวาเขยนผดกนมากทสด คอ คาวา "ปรากฏ" ประมาณรอยละ ๗๐ มกเขยนผดเปน (ปรากฎ) อาจเปนเพราะใชแนวเทยบกบคาวา "กฎ" ซงมความหมายวา ขอบญญตททบวงตราไวเพอการบรหารโดยอาศยอานาจตามพระราชบญญต ใชเปนคาเดยวๆ หรอเปนสวนหนาของคาอนๆ เชน กฎมนเทยรบาล กฎกระทรวง กฎธรรมชาต กฎบตร กฎหมาย กฎหม กฎเกณฑ เปนตน สวนคาวา "ปรากฏ" นน "กฏ" ตองสะกดดวย "ฏ" เทานน หมายความวา สาแดงออกมาใหเหน นอกจากนยงมคาทมกเขยนผดอกเปนจานวนมาก แตจะขอยกตวอยางเฉพาะคาทใชเปนประจา อาท กฎหมาย มกเขยนเปน กฏหมาย กรรมพนธ มกเขยนเปน กรรมพนธ กรรมสทธ มกเขยนเปน กรรมสทธ กระตอรอรน มกเขยนเปน กระตอรอลน กระบวนการยตธรรม มกเขยนเปน ขบวนการยตธรรม กะทดรด มกเขยนเปน กะทดรด

- 14 - กะทนหน มกเขยนเปน กระทนหน กตตมศกด มกเขยนเปน กตมศกด ครองราชย มกเขยนเปน ครองราช ครอบคลม มกเขยนเปน ครอบคม คลมเครอ มกเขยนเปน คลมเคลอ คอนเสรต มกเขยนเปน คอนเสรท คะนอง มกเขยนเปน คนอง คานวณ มกเขยนเปน คานวน เคหสงเคราะห มกเขยนเปน เคหสงเคราะห งบดล มกเขยนเปน งบดลย ชะลอ มกเขยนเปน ชลอ เซนตเมตร มกเขยนเปน เซนตเมตร เซนชอ มกเขยนเปน เซนตชอ ดล มกเขยนเปน ดลย เตนท มกเขยนเปน เตนท ทรพยสทธ มกเขยนเปน ทรพยสทธ ทฆายโก มกเขยนเปน ฑฆายโก ทพภกขภย มกเขยนเปน ทภกขภย ทรกนดาร มกเขยนเปน ทรกนดาล เทดพระเกยรต มกเขยนเปน เทอดพระเกยรต นวตกรรม มกเขยนเปน นวตกรรม นานปการ มกเขยนเปน นานบประการ นเทศ มกเขยนเปน นเทศก, นเทศน นมต มกเขยนเปน นมตร นเวศวทยา มกเขยนเปน นเวศนวทยา บดพลว มกเขยนเปน บดพรว บคลากร มกเขยนเปน บคคลากร บรณปฏสงขรณ มกเขยนเปน บรณะปฏสงขรณ ปฏกรยา มกเขยนเปน ปฏกรยา ปฐมนเทศ มกเขยนเปน ปฐมนเทศน ประจญบาน มกเขยนเปน ประจนบาน ประณธาน มกเขยนเปน ประนธาน ประณต มกเขยนเปน ปราณต ประถมาภรณ มกเขยนเปน ปฐมาภรณ ประสบการณ มกเขยนเปน ประสพการณ พาณชย มกเขยนเปน พานช พธรตอง มกเขยนเปน พธรตอง

- 15 - ภาพยนตร มกเขยนเปน ภาพยนต มนษยสมพนธ มกเขยนเปน มนษยสมพนธ มกฎราชกมาร มกเขยนเปน มกฏราชกมาร , มงกฏราชกมาร ลขสทธ มกเขยนเปน ลขสทธ โลกาภวตน มกเขยนเปน โลกาภวฒน รงส มกเขยนเปน รงษ วดทศน มกเขยนเปน วดทศน วารดถ มกเขยนเปน วาระดถ วกฤตการณ, วกฤตการณ มกเขยนเปน วกฤตการ, วกฤตกาล วนทยหตถ มกเขยนเปน วนทยาหตถ สมมนา มกเขยนเปน สมนา สกการบชา มกเขยนเปน สกการะบชา สกหลาด มกเขยนเปน สกกะหลาด สภาวการณ มกเขยนเปน สภาวะการณ สถานการณ มกเขยนเปน สถานะการณ สงเกต มกเขยนเปน สงเกต สงเกตการณ มกเขยนเปน สงเกตการ, สงเกตการ สาระสงเขป มกเขยนเปน สารสงเขป สารประโยชน มกเขยนเปน สาระประโยชน สาธารณประโยชน มกเขยนเปน สาธารณะประโยชน สงสรรค มกเขยนเปน สงสนทน สญลกษณ มกเขยนเปน สญญลกษณ,สญญลกขณ สณฐาน มกเขยนเปน สนฐาน อนญาต มกเขยนเปน อนญาต อรยาบถ มกเขยนเปน อรยาบท อสรยาภรณ มกเขยนเปน อสสรยาภรณ อปการคณ มกเขยนเปน อปการะคณ อเนกประสงค มกเขยนเปน เอนกประสงค ฯลฯ 7.๒ การใชคาไมถกตอง มการใชคาไมถกตองหลายประการ เชน ใชคาไมตรงความหมาย ใชคาฟมเฟอย ใชคาไมเหมาะสม กาลเทศะและบคคล ใชคาไมสนกระแส ความใชคาเชอมผดหลกภาษา เวนวรรคตอนไมถกตอง ฯลฯ ดงตวอยางตอไปน - จะทาการเปดรบสมคร ใชคาฟมเฟอย ควรใชวา จะเปดรบสมคร - ใชเวลาในการอบรม ใชคาฟมเฟอย ควรใชวา ใชเวลาอบรม - "...ในปจจบนสนคาทสงไปประเทศลาว สวนใหญจะเปนสนคาประเภท เครองอปโภคบรโภค..."

- 16 - ขอความน คาวา จะ เปนคาชวยบอกอนาคต แตใชในความหมายเปนปจจบน จงเปนการใชคาทขดแยงกนเองในประโยค และใชคาโดยไมจาเปน จงควรแกเปน "...ในปจจบนสนคาทสงไปประเทศลาว สวนใหญเปนสนคาประเภทเครองอปโภคบรโภค..." - "...ประกอบกบ จ.อ.วรสฏฐฯ เปนนกกฬาแลนเรอใบทมชาตทมความรความสามารถสง ซงการบรรจ จ.อ.วรสฏฐฯ เขารบราชการในตาแหนงอตราดงกลาว..." คาวา ซง เปนคาสรรพนามทใชแทนนามหรอขอความทอยขางหนา แตในทน ซง ไมไดใชเพอขยายนามหรอขอความทอยขางหนา จงไมจาเปนตองใชใหตดทงได และขนเปนประโยคใหม

8. คอมพวเตอร - ผลกระทบตอ * การใชภาษาไทย* ปจจบนคอมพวเตอรไดเขามามบทบาทตอการพมพหนงสอราชการเปนอยางมาก เนองจากการพมพดวยเครองคอมพวเตอรจะไดตนฉบบของงานพมพทสวยงาม สามารถจด รปแบบ สสน ไดตามตองการ โดยไมตองเปลองกระดาษ นอกจากนยงสามารถเกบขอมล ไวได ทาใหสะดวกในการแกไขและสนเปลองเวลานอยลง อยางไรกตาม การนาคอมพวเตอร มาใชในการพมพไดสงผลกระทบตอ *การใชภาษาไทย* อยางเหนไดชด คอ เรองของวรรคตอนของภาษาไทย เนองจากคอมพวเตอรหาทสนสดของคาไทยไมได หรอพดอกอยางหนงกคอ คนไมอาจบอกเครองไดวา ขอบเขตของคาไทยอยทไหน ประกอบกบในปจจบน โปรแกรมประมวลผลคา (Word Processor) ยงไมสามารถจะตดคาไทยไดอยางถกตอง ถงแมจะใหโปรแกรมสามารถชวยจดยอหนาใหตวอกษรชดขวา (หลงตรง) หรอจดรปแบบการพมพใหสวยงามไดตามใจชอบกตาม แตผใชกยงตองตรวจตราดทกบรรทดวา ตดคาถกตองหรอไม ถงกระนนกยงพบอยเสมอวามการแยกคาทผดหลกภาษา โดยเปนการแยกคาอยางทไมเคยทากนมากอน เชน ระเหย แยกเปน ระ กบ เหย โดยม ระ เปนสองตวสดทายของบรรทดบน สวนเหย เปนสามตวแรกของบรรทดตอไป เชนเดยวกบคาอนๆ ทขนตนดวย ประ กระ กะ และอนๆ ในทานองเดยวกน นอกจากน มการแยกคาแบบฉกกลางคาอยางทไมควรเปน เชน แนวโนม แยกเปน แนวโ - นมไมได แยกเปน ไมไ - ด หรอบางทกเวนวรรคแบบตามบญตามกรรม บางทกเวนวรรคหนงชวงตวอกษร บางทกสอง หรอสามหรอส บางครงถงหกหรอเจดกยงม แลวแตจะทาใหบรรทดเตมไดอยางไร ดงตวอยาง

"ทงน ควรมการมอบอานาจในเรองตางๆ ใหแก รอง ผบ.ทร. ผช.ผบ.ทร. ปธ.คปษ.ทร. และ" "เพอใหการดาเนนการจดงานดงกลาวเปนไปอยางมประสทธภาพ และ ดวยความเรยบรอย"

ดงนน ในการใชเครองคอมพวเตอรพมพหนงสอราชการ ผใชควรตองจดวรรคตอนเอง และ ตรวจดทกบรรทดดวยวาเครองตดคาถกตองหรอไม ไมควรปลอยใหเครอง ตดคา (ดคา อธบายเรอง การใชเครองหมายยตภงค และการเวนวรรคตอนประกอบดวย)

9.คานาหนาชอประเทศ ปจจบนชอของประเทศตางๆ ทเปนทางการมกมคานาหนาเปนสวนประกอบของชอรวมอยดวย เพอบอกใหทราบถงลกษณะการปกครองบางอยางของประเทศนนๆ ตวอยางเชน ประเทศไทย มชอเปนทางการคอ ราชอาณาจกรไทย เขยนเปนภาษาองกฤษวา Kingdom of Thailand บอกใหรวาเปนประเทศทมพระมหากษตรยเปนประมขของประเทศ ตามประกาศสานกนายกรฐมนตร และประกาศราชบณฑตยสถาน เรอง กาหนดชอประเทศ ดนแดน เขตการปกครอง และเมองหลวง พทธศกราช ๒๕๔๐

- 17 - ไดแสดงชอประเทศตางๆ ทวโลกเปนภาษาไทยและภาษาองกฤษควบคกนในรายชอดงกลาวปรากฏวา มคานาหนาชอประเทศแสดงไวดวย โดยบางคาไดใชกนแพรหลายแลวคนหกนด แตบางคากคอนขางแปลกห มใชเฉพาะ กบบางประเทศเทานน ในทนจะไดรวบรวมคานาหนาชอประเทศตางๆ มาแสดงเพอเปนประโยชนแกผสนใจ ๑. ราชอาณาจกร (Kingdom) เปนคานาหนาชอประเทศทมกษตรยเปนประมข ของประเทศ ตวอยางเชน - ราชอาณาจกรเบลเยยม (Kingdom of Belgium) - ราชอาณาจกรโมรอกโก (Kingdom of Morocco) ๒. ราชรฐ (Principality, Grand Duchy) เปนคานาหนาชอประเทศทมประมขของประเทศดารงตาแหนงเปนเจาชาย หรอพระราชวงศ (Prince หรอ Grand Duke) ตวอยางเชน - ราชรฐโมนาโก (Principality of Monaco) - ราชรฐลกเซมเบรก (Grand Duchy of Luxembourg) ๓. รฐสลตาน (Sultanate) เปนคานาหนาชอประเทศทมสลตานเปนประมข ของประเทศ ในขณะนมประเทศทใชคานาหนาชอนเพยงประเทศเดยว คอ รฐสลตานโอมาน (Sultanate of Oman) ๔. สาธารณรฐ (Republic) เปนคานาหนาชอประเทศทมประธานาธบดเปนประมขของประเทศตวอยางเชน - สาธารณรฐสงคโปร (Republic of Singapore) - สาธารณรฐฝรงเศส (FrenchRepublic) บางประเทศอาจมคาประกอบชออยางอนกากบคาวา สาธารณรฐ เพอบงบอกลกษณะการปกครอง (มกใชกบประเทศทมระบอบการปกครองแบบสงคมนยม หรอคอมมวนสต) หรอเพอเนนความสาคญของศาสนา หรอเชอชาตหลกของประเทศ เพมเตมดวยกได ตวอยางเชน - สาธารณรฐประชาชนจน (Peoples Republic of China) - สาธารณรฐสงคมนยมเวยดนาม (Socialist Republic of Vietnam) - สาธารณรฐอสลามอหราน (Islamic Republic of Iran) - สาธารณรฐอาหรบอยปต (Arab Republic of Egypt) ๕. สหพนธสาธารณรฐ (Federal Republic หรอ Federative Republic) และสมาพนธรฐ (Confederation) เปนคานาหนาชอประเทศทมการปกครองแบบรฐรวม คอ แบงการปกครองออกเปนรฐตาง ๆ แตละรฐมรฐบาลทองถนปกครองดแลเปนอสระ ในขณะ เดยวกน กมรฐบาลกลางดแลการปกครองสวนรวมของประเทศ ตวอยางเชน - สหพนธสาธารณรฐเยอรมน (Federal Republic of Germany) - สมาพนธรฐสวส (Swiss confederation) ๖. สหรฐ (United States) และสหภาพ (Union) เปนคานาหนาชอประเทศทมการปกครองแบบรฐรวมทานองเดยวกบสหพนธสาธารณรฐและสมาพนธรฐ ตวอยางเชน

- 18 - - สหรฐอเมรกา (United States of America) - สหรฐเมกซโก (United Mexican States) - สหภาพพมา (Union of Myanmar) ๗. สหราชอาณาจกร (United Kingdom) และสหสาธารณรฐ (United Republic) เปนคานาหนาชอประเทศทรวมเอาดนแดนซงเคยเปนอสระตอกน มาเขาอยใต การปกครองเดยวกน หากมกษตรยเปนประมขของประเทศกเรยกวา สหราชอาณาจกร แตถามประธานาธบดเปนประมขกเรยกวา สหสาธารณรฐ ตวอยางเชน - สหราชอาณาจกรบรเตนใหญ และไอรแลนดเหนอ (United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland) - สหสาธารณรฐแทนซาเนย (United Republic of Tanzania) ๘. เครอรฐ (Commonwealth ) เปนคานาหนาชอบางประเทศ เพอบงบอกวา เปนประเทศทรวมอยในเครอจกรภพองกฤษ ตวอยางเชน - เครอรฐออสเตรเลย (Commonwealth of Australia) - เครอรฐโดมนกา (Commonwealth of Dominica) ประเทศเหลานเคยเปนอาณานคมขององกฤษมากอน เมอไดรบเอกราชแลวยงคงมความผกพนรวมอยในเครอเดยวกน จงใชคานาหนาชอประเทศวา Commonwealth ซงยอสนลงจากคาวา British Commonwealth ดงนน เมอจะกลาวถงชอประเทศตาง ๆ ในการเขยนหนงสอราชการ ผเขยนควรเรยกชอประเทศใหถกตองตามททางราชการกาหนดไวในประกาศสานกนายกรฐมนตร และประกาศราชบณฑตยสถานเรอง การกาหนดชอประเทศ ดนแดน เขตการปกครอง และเมองหลวง พทธศกราช ๒๕๔๐ และหากประเทศใดมชอเปนทางการ ซงมคานาหนาชอประเทศเปนสวนประกอบของชอรวมอยดวยแลว กไมจาเปนตองใชคาวา "ประเทศ" นาหนาใหซาความอก เชนใชวา "ประเทศไทย" หรอ "ราชอาณาจกรไทย" ไมใช "ประเทศราชอาณาจกรไทย" เปนตน

ขอบกพรองในการเขยนและแนวทางแกไข

1. แบบฟอรมไมถกตอง เชน การเวนชวงบรรทด การเวนซายขวา การยอหนา การเวนวรรค เปนตน จงตองแมนยาและปฏบตตามระเบยบอยางเครงครด

2. ชอเรอง ไมตรงกบจดประสงค หรอยาวเกนไป ควรสรปยอใหกระทะรด 3. เขยนไมตรงประเดน หรอวกวน ควรเรยบเรยงความคด หรอเขยนประเดนเปนขอ ๆ

ไวกอน 4. ดวนสรป โดยขอมลหรอเหตผลไมเพยงพอ ควรคนควาขอมลมายนยนใหเชอถอได 5. ไมอางองทมา หรออางองไมครบถวน ควรตรวจสอบใหรอบคอบ 6. ไมเลอกสรรขอมล เนอความยาว ใชคาฟมเฟอย ควรสรปใหกระชบ 7. ขาดความคดรเรมสรางสรรค เขยนตาม ๆ กนมาโดยไมแกไข ควรคดใหม เขยนใหม

ใหเหมาะสม 8. ประโยคยาว ซบซอน ใชคาเชอมมากเกนไป ประโยคยาวเขาใจยาก ควรตดตอน

เปนประโยคสน ๆ ทเขาใจงาย

- 19 -

9. ใชคาวาจงแลว จงอก ในคาเชอมมากเกนไป ประโยคยาวเขาใจยาก ควรตดตอนเปนประโยคสน ๆ ทเขาใจงาย

10. ขอบคณแลว ยงลงทายวา จงเรยนมาเพอทราบ อก เมอขอบคณแลวควรจบขอความได

11. ขอแสดงความนบถอ ยกไปไวหนาตอไป ตองยกขอความอยางนอย 2 บรรทดสดทายมาดวย

12. ใชไปยาลนอยผด เชน ใชไปยาลนอยหลงชอคน การใชไปยาลนอยใชแทนนามสกลไมได ควรใชใหถกตองตามหลกการ

13. ในกรณทมขอความยาว มหวขอมาก ใชตวเลขหวขอไมเปนไปตามลาดบ ควรวางระบบใหเปนมาตรฐาน

14. การใชตวเลข ใชเลขอารบคและเลขไทยในหนงสอฉบบเดยวกน ควรตรวจสอบอยางรอบคอบ

15. ใชคาบางคาผด เชน ไป – มา ตองใชใหถก ใหถอตวผรบหนงสอเปนสาคญ 16. พมพผด พมพตกขอความ ตองตรวจสอบใหรอบคอบอยางนอย 2 รอบเสมอ 17. สะกดการนตผด ตองถามจากผรหรอสอบทานกบพจนานกรม และจาการเขยนท

ถกตองเอาไวและใชตาม วเคราะหปญหา ขอบกพรอง และแนวทางแกไขในการเขยนหนงสอราชการ ในการปฏบตงาน หนวยงานราชการทกแหงจาเปนตองมการตดตอสอสารในรปแบบของหนงสอเรองตาง ๆ แตละวน ทกหนวยงานตองเขยนหนงสอสอสารถงผอนทงภายในและภายนอกองคกร แตปจจบนหนวยงานตาง ๆ มปญหามากในการสอความหมายดานการเขยน การสอความหมายทดมขนตอนและเทคนคการเขยนจาเปนตองฝกปฏบตจนเกดทกษะ การใชสานวนภาษาทเหมาะสมเปนทกษะททกคนควรไดรบการฝกฝน ดงนนผปฏบตงานดานธรการหรอทเกยวของจงควรไดเรยนรหลกการทถกตองและนามาฝกฝนใหเกดความชานาญจนสามารถเปนผทมความสามารถและใชภาษาไดอยางถกตองตามหลกเกณฑและเหมาะสม ปญหาการเขยนและแนวทางแกไข

1. ปญหาดานผบงคบบญชาหรอผตรวจราง ผบงคบบญชาหรอผตรวจรางแตละคนกจะม สไตลในการเขยนแตกตางกน ทงในแงของการจดระเบยบความคด ถอยคาภาษา หรอวธการนาเสนอ แมผรางจะสอความหมายชดเจนกอาจจะไมตรงกบสไตลของผบงคบบญชา ตวอยางเชน บางคนชอบใหเขยนยาว ๆ อธบายละเอยด แตบางคนชอบแบบสนกระชบ แกงานหลายครงทาใหงานลาชา แตบางคนกไมตรวจแกเลย จงมหนงสอทผดพลาดออกไปสผรบอยไมนอย

ในการแกปญหาดงกลาว ผบงคบบญชาหรอผตรวจรางควรอานเอกสารอยางรอบคอและ พยายามแกครงเดยวใหเสรจสน เพอประหยดเวลา นอกจากนน ผบงคบบญชาและผตรวจรางควรหาโอกาสจดอบรมหรอบรรยายสน ๆ ใหผรางและผบงคบบญชาเขาใจตรงกน เพอใหเขาใจปญหาตาง ๆ อยางชดเจนตรงประเดน

- 20 - 2. ปญหาดานผราง ผรางอาจยงไมมความร ความเขาใจเกยวกบเรองการเขยนหนงสอราชการเทาไรนก เมอไดรบมอบหมายใหรางหนงสอราชการไมวาจะเปนหนงสอภายในหรอหนงสอภายนอก กไมรจะเรมตนอยางไร ไมรจะจบอยางไร จะเขยนไปดวยความคดและถอยคาภาษาของตวเอง อาจจะดจากแฟมเรองเดมทเคยมแนวทางในการรางไวแลวบาง หรออาจจะขอความรจากผทอยมากอน จากนนกจะลงมอรางหนงสอราชการดวยความคดและภาษาของตนเองตามทเขาใจ ซงเมอนาเสนอออกไปอาจทาใหผรบไมเขาใจวตถประสงคทมหนงสอไป

ในการแกปญหาดงกลาว ผรางจะตองอานใหมาก ฟงใหมาก คดใหรอบคอบ และเขยนใหมาก ควรสงเกตและวเคราะหการเขยนของผทมประสบการณและฝกฝน เรยนร พฒนาจนเกดความชานาญและเชยวชาญตอไป

2. ปญหาดานผพมพ ปจจบนคอมพวเตอรไดเขามามบทบาทตอการพมพหนงสอราชการเปนอยางมาก เนองจากการพมพดวยเครองคอมพวเตอรจะไดตนฉบบของงานพมพทสวยงาม สามารถจดรปแบบ สสน ไดตามตองการโดยไมตองเปลองกระดาษ นอกจากนยงสามารถเกบขอมลไวได ทาใหสะดวกในการแกไขและสนเปลองเวลานอยลง อยางไรกตาม การนาคอมพวเตอรมาใชในการพมพ ไดสงผลกระทบตอการใชภาษาไทยในเรองของวรรคตอน การตดคาของภาษาไทย การแยกคาทผดหลกภาษา เนองจากคอมพวเตอรสามารถจดรปแบบการพมพใหสวยงามแตไมสามารถทราบขอบเขตของคาไทยได

ในการแกปญหาดงกลาว ผพมพควรตองจดวรรคตอนเอง และตรวจดทกบรรทดดวยวาเครอง คอมพวเตอรตดคาถกตองหรอไม ไมควรปลอยใหเครองตดคา เปนหนาทของผพมพเองทจะตองจดรปแบบใหถกตอง

3. ปญหาดานหนวยงาน ไมมการจดหลกสตรฝกอบรมการเขยนหนงสอประเภทนหลายหนวยงาน ไมเหนความสาคญ คดวามตวอยางเดมอยแลวกปฏบตตาม ๆ กนมา บางแหงขาดงบประมาณการจดอบรม บางแหงจดอบรมหรอสงเจาหนาทไปเพยงบางคน ซงไมทวถงกน

ในการแกปญหาดงกลาว หนวยงานจงควรจดฝกอบรม หรอสงเสรมใหบคลากรไดรบความรในดาน การเขยนหนงสออยางทวถง อาจวางระบบการเขยนใหเปนมาตรฐานในหนวยงานและควรหาวธใหผราง ผตรวจ ผบงคบบญชา ไดเขาใจระบบทตรงกน ไมขดแยงกน เชน จดสมมนาบคลากรทกระดบและผทไปอบรมหรอผทมความร ความชานาญถายทอดใหกบเพอนรวมงานหรอผใตบงคบบญชา เพอนาไปปฏบตใหถกตองและเปนแนวทางเดยวกน

4. ปญหาดานตวบคคลหรอผปฏบตงาน ผปฏบตงานไมใหความสาคญในการ พฒนาตนเอง เหนเปนเรองใกลตวจนมองขามในเรองนไป คดวาแมจะไมใหความสาคญกบเรองน กสามารถเตบโตและกาวหนาไดเหมอน ๆ กบคนทว ๆ ไป แตอาจลมคดไปวา ถาเรามการพฒนาตนเองอยางจรงจงมากกวาน เราอาจจะกาวหนาและประสบความสาเรจมากกวาทเปนอยนกได ทาใหผปฏบตงานไมพฒนาและไมทนสมย รวมทงขาดผใหการชวยเหลอ

ในการแกปญหาดงกลาว ผปฏบตงานจาเปนตองพฒนาตนเองใหกาวทนกบการเปลยนแปลงของ สงคม เพราะหากปรบตวไมทน โอกาสตกยคลาสมยกมมาก ควรรบฟงและขอคาเสนอแนะจากผมประสบการณ หมนแสวงหาความรใหม ๆ มาปรบปรงการทางานอยเสมอซงความรอยางแรกทจะตองพฒนา

- 21 - กอนคอ ความรในเรองงานททา หลงจากนนเปนความรอนทสามารถสนบสนนตอการทางาน ซงมวธการและแหลงความรมากมายทสมารถไขวควาไดดวยตนเอง อยางไรกตามการพฒนาตนเองนเปนเรองทบคคลแตละคนจะตองกระทาดวยตนเอง โดยบคคลอนมสวนใหการชวยเหลอสนบสนนเพยงบางสวนเทานน

5. ปญหาดานองคกร องคกรไมสนบสนนงบประมาณในการพฒนาบคลากร เชน งบประมาณใน ฝกอบรม หลายองคกรเหนวาการฝกอบรมการพฒนาบคลากรเปนการลงทน เปนการสนเปลอง ไมคมคา แตลมคดไปวาหากทาถกวธกจะไดผลตอบแทนทคมคาเชนกนทาใหบคลากรเสยโอกาสในการพฒนาตนเอง

ในการแกปญหาดงกลาว องคกรควรใหความสาคญของการฝกอบรม เพอใหบคลากรไดรบการ พฒนาอยางตอเนอง โดยจดสรรงบประมาณในดานนใหบคลากรไดเขาอบรมวชาการใหม ๆ ททนสมย ทสาคญคอหนวยงานตาง ๆ ทจดอบรมพฒนาควรชนาถงผลลพธทผเขาอบรมจะไดเมอเขารบการอบรม จะไดความรไปพฒนาองคกรไดเพยงใด คมคาการเสยเวลาเสยเงนหรอไม เพอเปนขอมลประกอบในการตดสนใจของผบรหารองคกร อยางไรกตาม การเขยนหนงสอเปนปญหาของหลายหนวยงาน ปญหานน สวนหนงเกด จากกระบวนการเรยนร ในการหลอหลอม และกระบวนการในการสงสมของตวผเขยนเอง ซงถอเปนปญหาภายใน กบอกสวนหนงเกดจากปจจยภายนอก ซงเปนเรองของรปแบบวธการถอยคาภาษาของหนงสอราชการ อนจะตองเรยนรอยางตอเนองเพอใหการเขยนหนงสอราชการของผนนสามารถดาเนนไปไดอยางราบรน ดวยความมนใจ มความถกตองทงรปแบบและเนอหาจนเปนทยอมรบไดอยางแทจรง

- 22 -

บรรณานกรม

- ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 - หนงสอสานกนายกรฐมนตร ท นร 0106/ว 2019 ลงวนท 30 พฤศจกายน 2553

- www.navy.mi.th/navy_admin/sara1.htm น.อ.หญงกนกพรรณ รตนกร - หลกการเขยนหนงสอราชการ สานกงาน ก.พ.