แนวทางการปฏบตงาน เรอง การจดซอจดจางและการบรหารพสดของ เทศบาลต าบลปาแดง

************************************************************* ตามมาตรการการตรวจเงนแผนดน ทออกโดยส านกงานการตรวจเงนแผนดน ไดก าหนด

แนวทางและมาตรการการจดซอจดจางและการบรหารพสดของ เทศบาลต าบลปาแดง เพอใหความรความเขาใจใหแกเจาหนาทพสดของ เทศบาลฯ. ถอปฏบตในการด าเนนงานใหถกตองตามกฎหมาย ระเบยบ มต ครม. ประกาศ และหนงสอสงการของกระทรวงมหาดไทย มความรดกม ไมรวไหล อนเกดจากความผดพลาดโดยเจตนาหรอไมเจตนา จนถงขนกระท าทจรต สอดคลองกบแนวทางการพฒนา สภาพสงคมและเศรษฐกจ และเปนมาตรการปองกนความเสยงในอนทจะเกดความเสยหายตอเงน ตอทรพยสนและประโยชนของทางราชการ อนจะสามารถเพมศกยภาพการปฏบตงานการจดซอจดจางและบรหารพสดใหมประสทธผล และมประสทธผลยงขน ตรงตามวตถประสงค ไดผลคมคา บรรล เปาหมาย ทนเวลาทตองการใชพสด ทงน เพอใหผตรวจสอบของส านกงานการตรวจเงนแผนดน ผตรวจสอบอนๆ และผตรวจสอบภายใน ของ เทศบาลฯ ไดตรวจสอบความถกตองในการปฏบตงาน ตามหลกการบรหารกจการบานเมองทด ซงกรมสงเสรมการปกครองทองถน กระทรวงมหาดไทย ก าหนดเปนยทธศาสตรหลกในการก ากบดแลการปฏบตราชการของ เทศบาลฯ ใหมความสมฤทธผล เปนรปธรรม ตามหลกธรรมาภบาลอยางแทจรง

ฝายตรวจสอบระบบบญช ในฐานะผรบผดชอบในการตรวจสอบการปฏบตงานของหนวยงาน ภายใน เทศบาลต าบลปาแดง ใหมความถกตองตามมาตรการการจดซอจดจางและการบรหารพสดของ เทศบาลฯ จงน าเสนอแนวทางปฏบตงานและขนตอนทส าคญๆ ตามมาตรการฯ ขางตน ดงตอไปน

1. การจดท าแผนจดหาพสด 1.1 วงจรการบรหารงานพสด มดงน

การวางแผน/ก าหนดโครงการ

การก าหนดความตอง

การตงงบประมาณ

การวางแผนการจดหาพสด

การรบ - จายพสด

การควบคมเกบรกษาและบ ารงรกษา

กา

การจ าหนายพสดทไมจ าเปนในราชการอก

- 2- 1.2 วตถประสงคของการจดท าแผนจดหาพสด มดงน

1) เปนไปดวยความราบรนตงแตเรมตน จนถงไดรบพสดทตองการ 2) ไดพสดมาใชตามความตองการทงปรมาณ คณภาพ ทนเวลา ตามล าดบความจ าเปน

เรงดวน 3) เปนไปอยางถกตองตามระเบยบพสด มประสทธภาพและประสทธผล 4) เปนการกระจายออกไประหวางป ไมตองรบเรงด าเนนการเมอใกลสนปงบประมาณ 5) เปนเครองมอในการควบคม ก ากบดแล ตดตามประเมนผล ไมใหเกดความเสยหาย

1.3 กระบวนการจดท าแผนจดหาพสดของ เทศบาลฯ มดงน

ผเกยวของ

หวหนาหนวยงานทตองการ

เจาหนาทพสดกลาง หวหนาสวนการคลงเสนอผานปลดฯ เทศบาลฯ

นายกเทศมนตร อนมตแผน หวหนาสวนการคลงเสนอผานปลดฯ เทศบาลฯ เจาหนาทพสดกลาง

หนงสอสงการ/ระเบยบ/ประกาศ ทเกยวของ มดงน 1) หนงสอสงการกรมการปกครองท มท 0303.4/ว 1500 เรอง ค าแนะน าเกยวกบการบรหารพสด

ของ อปท. ลงวนท 25 มถนายน 2542 2) ประกาศคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน เรอง การจดท าแผนปฏบตการจดซอจดจาง พ.ศ.

2546 ประกาศเมอ 29 มกราคม 2546 ในราชกจจานเบกษา มผลบงคบใช 1 มนาคม 2546 - เทศบาลฯ ตองจดท าแผนปฏบตการจดซอจดจาง และสงส าเนาให สตง. จ านวน 1 ชด - ก าหนดการจดหาครภณฑ ทมวงเงนตงแต 100,000 บาทขนไป ทดนและสงกอสรางทมวงเงน ตงแต

1,000,000 บาท ขนไป *การจดท าแผนปฏบตการจดซอจดจาง ตามประกาศน เปนความรบผดชอบของ หนวยงานพสดกลาง*

จดท าแผนจดหาพสด (ผด.1)

สอบทาน แกไขและจดท าแผนรวม (ผด.2)

ขออนมตแผน

พจารณาและอนมตแผน

ประกาศแผนจดหาพสด

กา

ด าเนนการจดหาพสด

วางแผนจดหาพสด

- 3 –

1.4 การปรบแผนจดหาพสด มสาเหตทท าใหตองปรบแผน ม 6 กรณ ดงน

กรณท 1 เกดจากนโยบายของรฐบาลหรอนโยบายของเทศบาลฯ เปลยนไป เชน ปรบลดจ านวนเงน บางสวนของดานโครงสรางพนฐานมาใหดานสงคม (การตอตานยาเสพตด) เปนตน

กรณท 2 เกดจากรายไดหรอเงนทไดรบเกนเปาหมายหรอเพมขนกวาทประมาณการไว เชน รายได จดเกบได มากกวา ประมาณการรายรบ เปนตน

กรณท 3 เกดจากเงนทเหลอจายจากการจดหาพสดและน ามาจดท างานหรอโครงการเพมเตม เชน กลมเปาหมายยงไมพรอม จงตองเปลยนชวงเวลาจดหาพสดใหม เปนตน

กรณท 4 เกดจากความไมพรอมทจะเรมงานท าใหตองเปลยนแปลงชวงเวลาจดหาพสด เชน ปรบ ลดจ านวนเงนบางสวนของดานโครงสรางพนฐานมาใหดานสงคม (การตอตานยาเสพตด)

กรณท 5 เกดจากรายไดหรอเงนไดทไดรบไมเปนไปตามเปาหมายหรอทประมาณการไวเชน รายได จดเกบได นอยกวา ประมาณการรายรบไว เปนตน

กรณท 6 เกดจากเหตจ าเปนเรงดวนหรอเกดเหตการณเฉพาะหนา โดยมไดวางแผนไว เชน เกดเหต อทกภย เหตทท าใหทรพยสนของเทศบาลฯ เสยหาย เหตจ าเปนเรงดวนอนๆ เปนตน *หนวยงานพสดกลาง เปนผรบผดชอบ แจงหวหนาหนวยงานเจาของเงนปรบแผน และรายงานใหผบรหาร ทราบ ผาน ปลดเทศบาลฯ และเจาหนาทพสดกลาง เปนผรบผดชอบ แกไข (ผด.2)* 2. การด าเนนการจดซอจดจาง

2.1 วตถประสงคของการด าเนนการจดซอจดจาง มดงน 1) เพอใหไดพสดทมคณลกษณะตรงตามททตองการ 2) เพอใหไดพสดทมคณภาพด ราคายตธรรม การบรการเปนธรรม ไดพสดตรงเวลา 3) เพอใหการใชตนทนหรอคาใชจายในการจดซอจดจางนอยทสด ไดผลประโยชนมากทสด 5) เพอบรรลนโยบายและเปนแนวทางการจดซอจดจางครงตอไปของเทศบาลฯ

2.2 หลกการทดในการจดหาพสด มดงน หลกการท 1 ตองจดซอจดจางไมใหลาชา และทนเวลา เปนไปตามแผนจดหาพสด หลกการท 2 มบคลากรทมความรเกยวกบคณสมบตหรอคณลกษณะเฉพาะของพสดทจดซอ

จดจาง (Spec) เพอใหไดพสดทด มคณภาพตรงตามทผใชพสดตองการ หลกการท 3 จดใหมบคลากรทจะใชพสดทจดซอจดจาง (User) หากเจาหนาทไมมความรใน

การใชพสด จะตองใหผขายฝกอบรมจนสามารถใชพสดนนได หลกการท 4 รแหลงผลตหรอทขายพสดหรอผรบจางจดท าพสดหรอรแหลงวตถดบทใชใน

การกอสราง เชน หน ดน ทราย หรอระยะทางในการขนสงวตถดบ เปนตน

- 4 –

หลกการท 5 ใชตนทนหรอคาใชจายในการจดซอจดจางนอยทสด โดยไดผลประโยชนมากทสด เชน จดหาไดในจ านวนทตองการ ประหยดและลดตนทนได เปนตน

หลกการท 6 วธการจดเกบรกษาพสดตองเหมาะสมกบพสดแตละประเภท และจดเกบในสถานทมความปลอดภย โดยใหความส าคญและพจารณาในเรอง การประกนภย ประกนอาย การใชงาน ภาษหก ณ ทจาย คาตดตง คาขนสง คาซอมบ ารง คาไฟฟา คาใชจายในการเกบรกษาดวย

2.3 การเตรยมความพรอมกอนการจดหาพสด มดงน

1) เตรยมบคลากร หวหนาเจาหนาทพสด รบผดชอบในการเสนอค าสงแตงตงเจาหนาทและ คณะกรรมการตางๆ รวมทงตวแทนประชาคมในการจดซอจดจาง ตามระเบยบพสด ซงเจาหนาทพสดกลาง ตองแจงใหเจาหนาทและกรรมการทกคนทราบค าสง

2) เตรยมเงน หวหนาสวนการคลง รบผดชอบในการตรวจสอบเงนรายไดหรอเงนอดหนน ทจะไดรบในชวงบาง และบรหารจดการเงนใหเหมาะสมกบแผนจดหาพสดการจดซอจดจาง

3) เตรยมก าหนดคณลกษณะเฉพาะของพสด หวหนาหนวยงานเจาของเงน จดคณลกษณะ เฉพาะของพสดทตองการ มคณสมบตอยางไร และจดสงให หนวยงานพสดกลาง กรณมราคามาตรฐานครภณฑใหใชตามบญชมาตรฐาน หรอกรณการกอสราง ใหใชราคามาตรฐานผลตภณฑอตสาหกรรม

4) เตรยมก าหนดราคากลาง เจาหนาทพสด รบผดชอบการก าหนดราคากลาง ดงน 4.1 การจดซอวสด (ยกเวนวสดกอสราง) ใหใช ราคาทองตลาด อยางนอย 3 ราย หรอ

ราคาทซอครงลาสดในระยะ 2 ป มาเปรยบเทยบราคากนโดยจดท ารายละเอยดการสบราคา เปนราคากลาง โดยระบรายการทจะซอ ราคาขาย วนทสบราคา ชอ-ทอยผขาย หมายเลขโทรศพทตดตอประกอบรายงานขอซอขอจางดวย

4.2 การจดซอครภณฑ ม 3 กรณ 1) ครภณฑทจะซอมรายการอยในบญช ราคามาตรฐานครภณฑ ของส านก

งบประมาณถามราคาทซอครงลาสดในระยะ 2 ป เปนราคากลาง เสนอในรายงานขอซอหรอขอจางดวย 2) ครภณฑทจะซอไมมรายการอยในบญชราคามาตรฐานครภณฑของส านก

งบประมาณใหใช ราคาทองตลาด โดยสบราคาอยางนอย 3 ราย ถามราคาทซอครงลาสดในระยะ 2 ป มาเปรยบเทยบราคากนเปนราคากลาง โดยจดท ารายละเอยดการสบราคา รายการทจะซอ ราคาขาย วนทสบราคา ชอ-ทอยผขาย และหมายเลขโทรศพทตดตอ ประกอบรายงานขอซอหรอขอจางดวย

4.3 กรณจดซอทดนและสงกอสราง ใหก าหนดราคาทเคยมการซอขายจรงหรอ ราคาตลาด ครงลาสดในระยะ 2 ป เปนราคากลาง ใหเสนอในรายงานขอซอหรอขอจางดวย

4.4 กรณจดจางสงกอสราง คณะกรรมการก าหนดราคากลาง รบผดชอบการก าหนดราคา กลาง ดงน มหลกเกณฑในการค านวณ ดงน

- 5 –

1) วสดกอสราง ใหใชราคาวสดประจ าเดอนจากพาณชยจงหวด กรณไมม ใหใชราคาสบ เองและเปรยบเทยบกบราคามาตรฐานทคณะกรรมการฯ ระดบอ าเภอก าหนด

2) คาแรงงาน ทใชประกอบการถอดแบบค านวณราคากลางงานกอสรางอาคาร (อตรา ของส านกงบประมาณ)

3) คาขนสงวสดกอสราง ใหใชคาขนสงวสดจากแหลงทถกทสด 4) คา Factor F ใชคาตามประเภทของงานทจดจางใหถกตองและเปนปจจบน 5) คาใชจายในการด าเนนงานกอสราง ใหปฏบตตามหลกเกณฑฯ หนงสอเวยนของส านก

นายรฐมนตร และพจารณาหลกเกณฑเฉพาะส าหรบงานกอสรางอาคาร งานกอสรางทาง งานกอสรางสะพานและทอลอดเหลยม งานกอสรางชลประทาน ทก าหนดไว

5) เตรยมสถานท ปลดเทศบาลฯ รบผดชอบ จดเตรยมสถานท ตรวจสอบความพรอม ความเรยบรอย ของสถานททจะกอสราง โดยมอบหมายใหเจาหนาทผรบผดชอบในการกอสราง ด าเนนการใหเรยบรอยกอนการจดจาง

6) เตรยมผใชงานพสดทจดซอจดจาง ปลดเทศบาลฯ รบผดชอบ ตรวจสอบความพรอมของผใชงาน พสดหรอกลมเปาหมายตามกจกรรมหรอโครงการ เพอใหสามารถใชงานพสดนนไดทนททไดรบมอบพสดแลว

7) เตรยมขอมลทใชในการจดซอจดจาง หวหนาเจาหนาทพสด รบผดชอบจดใหมฐานขอมล ส าคญในการจดซอจดจาง ดงน

7.1 ทะเบยนผขาย/ผรบจาง แยกตามประเภทพสดและบรการ เพอสะดวกในการตดตอสบราคา และแจงรายการซอหรอจาง

7.2 บญชราคามาตรฐานครภณฑของส านกงบประมาณปปจจบนหรอลาสด หรอราคาตลาดท เปรยบเทยบ หรอ ราคากลางทก าหนดโดยคณะกรรมการก าหนดราคากลาง (งานกอสราง)

7.3 ก าหนดจดสงซอพสดของแตละรายการ และก าหนดปรมาณการสงซอทประหยด 7.4 คมอการปฏบตงานพสดหรอการจดซอจดจางนน ทปรบปรงใหทนสมยอยเสมอ 7.5 คมอผซอปปจจบนและใบแทรกคมอผซอทกระทรวงอตสาหกรรม จดท าทกเดอน 7.6 ทะเบยนรายชอผทงงานท เทศบาลฯ ไดรบจากการแจงเวยน 8) เตรยมวสด แบบพมพ และอปกรณทใชในการจดซอจดจาง หวหนาสวนการคลงและ

เจาหนาทพสด จดเตรยมวสด แบบพมพ และอปกรณในการจดซอจดจางใหพรอมและเพยงพอ 9) เตรยมการแกไขปญหาหรอขอขดของทอาจจะเกดขน นายกเทศมนตร รบผดชอบ จด

เตรยมการแกไขปญหารวมกบเจาหนาททเกยวของ เชน หวหนาหนวยงานเจาของเงน เจาหนาทพสด หวหนาเจาหนาทพสด ปลดเทศบาลฯ คณะกรรมการชดตางๆ ทเกยวของกบการจดซอจดจางครงนนๆ

- 6- 3. การบรหารพสด : วสด ครภณฑ ยานพาหนะ ทดนและสงกอสราง 3.1 วตถประสงคของการบรหารพสด มดงน 1) เพอใหการปฏบตงานถกตองตามกฎหมาย ระเบยบพสดและหนงสอสงการกระทรวงมหาดไทย

2) เพอใหการบรหารพสดมประสทธภาพ มการใชพสดใหเกดประโยชนสงสด 3) เพอใหมการควบคมภายใน มใหเกดความเสยหายทางการเงน ความเสยหายตอทรพยสนและตอ

ผลประโยชนของเทศบาลฯ 3.2 แนวทางปฏบตงานเกยวกบการบรหารพสด มดงน

1) การรบพสด เจาหนาทพสด รบผดชอบรวมสงเกตการณตรวจนบใหถกตอง ครบถวนไปพรอม กบคณะกรรมการตรวจรบพสด ณ สถานทเกบพสด และท าการลงบญชกอนจดเกบพสดเขาคลงใหเปนระเบยบ เรยบรอย คนหาหรอตรวจสอบไดงาย ตามแนวทางทกระทรวงมหาดไทยก าหนด

2) การเกบรกษาและบ ารงรกษาพสด หวหนาเจาหนาทพสด ผใชพสด และนายกเทศมนตร รบผดชอบในการเกบรกษา การซอมแซมพสด และการขออนมตเกยวกบการบ ารงรกษาพสดใหถกตองตามแนวทางทกระทรวงมหาดไทยก าหนด ดงน 2.1 จดท าแผนผงการจดเกบพสดใหเปนหมวดหม เปนระเบยบ เรยบรอย ถาพสดทตองใชบอยใหจดเกบในททสามารถหยบไดงาย สะดวก

2.2 จดท าขอมลพสดใหเปนปจจบน มระบบเตอนใหทราบวนหมดอาย หมดสภาพการใชงาน เชน มปายบอกไวใหเหนไดงาย ณ ทจดเกบพสด และแจงขอมลของพสดทใกลเสอมสภาพใหผใชทราบเพอน าไปใช ประโยชนกอนหมดอายการใชงาน เปนตน

2.3 บ ารงรกษาพสดใหมอายการใชงานนานขน เชน ท าแผนซอมบ ารง ใชงานพสดตาม คมอการใชงานและบ ารงรกษาตามทก าหนดไว ท าการส ารวจตรวจสอบสภาพของพสดสม าเสมอ และซอมบ ารงโดยเจาหนาทของ เทศบาลฯ เอง ทมความช านาญในการซอมพสดนน จะชวยประหยดคาใชจายรวมทงมพสดไวใชทนเวลา 3) จดใหมระบบควบคมภายในทดเกยวกบการเกบรกษาและบ ารงรกษาพสด

3.1 การเกบรกษาพสด เจาหนาทพสด หวหนาเจาหนาทพสดและหวหนาหนวยงาน รบผดชอบ ก าหนดผมหนาทเกบรกษาพสดใหชดเจน เกบรกษาพสดในสถานทปลอดภย จดเกบใหเหมาะสมกบประเภทของพสดอยางเปนระเบยบ เรยบรอย และตรวจนบใหครบถวน รวมทง ตรวจสอบสภาพเพอใหพรอมในการใชงานอยเสมอ

3.2 การบ ารงรกษาพสด เจาหนาทพสด หวหนาเจาหนาทพสดและหวหนาหนวยงาน รบผดชอบ ก าหนดผมหนาทบ ารงรกษาพสดใหชดเจน ก าหนดแผนซอมบ ารงรกษาทรพยสนประเภทตางๆ ใหมการขออนมตจากผมอ านาจกอนการซอมบ ารงและบนทกการซอมบ ารงทกครงใหเปนปจจบน

3.3 การเบกจายพสด เจาหนาทพสด หวหนาเจาหนาทพสดและหวหนาหนวยงาน รบผดชอบ ก าหนดวธการเบกจายพสดใหชดเจน จดท าแผนผงการจดเกบพสดและทรพยสนประเภทตางๆ ใหมการจายพสดตามความจ าเปนในการใชงาน ไมใหเบกไปส ารองเกนความจ าเปน

- 7 –

4) จดใหมระบบควบคมภายในทดเกยวกบการเบกจายพสด เจาหนาทพสด และหวหนา เจาหนาทพสด รบผดชอบก าหนดแนวทางเบกจายพสด ขนตอนการขออนมตจากผมอ านาจ ดงน

4.1 ก าหนดผรบผดชอบในการเบกจายพสดใหชดเจน 4.2 ก าหนดใหเบกจายเพอใชในงานของ เทศบาลฯ เทานนและไดรบอนมตจากผมอ านาจกอน 4.3 ใหบนทกตดจายจากบญชวสด ทะเบยนพสดหรอทะเบยนทรพยสนใหแลวเสรจภายในวนท

จายพสด และใหเปนปจจบน 4.4 จดเกบหลกฐานการเบกจายพสดใหเปนระเบยบเรยบรอย คนหา ตรวจสอบไดงาย

5) การขอใชยานพาหนะและครภณฑ เจาหนาทพสด หวหนาเจาหนาทพสด ผใชพสด ปลดเทศบาลฯ และนายกเทศมนตร รบผดชอบ ก าหนดแนวทางการขอใช และขนตอนการขออนมตจากผมอ านาจ ดงน

5.1 จดใหมสมดบนทกการใช ใบขอใชยานพาหนะหรอครภณฑ การอนมตใหใช บนทกการใชงาน และการจดเกบยานพาหนะหรอครภณฑใหถกตองตามระเบยบ

5.2 จดใหมยานพาหนะหรอครภณฑไวใหพรอมใชงานไดทนททตองการ 5.3 ใชยานพาหนะหรอครภณฑใหเกดประโยชนสงสด ตามล าดบความจ าเปนเรงดวนหรอ

ความส าคญของงาน 5.4 จดเกบยานพาหนะในสถานทเกบยานพาหนะใหเปนเรยบรอยหลงจากการใชงานในแตละวน

และจดเกบครภณฑตางๆ ในสถานทจดเกบของหนวยงานทใชหรอสถานทจดเกบทปลอดภยใหเปนเรยบรอยหลงจากการใชงานในแตละวนเชนกน 6) การยมพสด เจาหนาทพสด ปลดเทศบาลฯ และนายกเทศมนตร รบผดชอบ ก าหนดหลกเกณฑการยมท าใบยม ทะเบยนคมการยม เพอใชในการทวงถาม กรณไมคนตามก าหนด การตรวจสอบทรบคน และการอนมตจากผมอ านาจ ดงน 6.1 ก าหนดหลกเกณฑการยมใหชดเจน และประกาศใหทราบทวกน

6.2 ก าหนดผรบผดชอบเกยวกบการยมพสด เชน ผมอ านาจอนมต ผจายพสด และผบนทกการ ยมในทะเบยนคม เปนตน

6.3 ก าหนดใหมการอนมตจากผมอ านาจกอน จายพสดใหผยมพสด 6.4 ก าหนดใหมการตรวจสอบพสดทรบคนมาใหอยในสภาพทดหรอพรอมใชงานได ใหมการ

บนทกการยมพสดและรบคนดวยทกครง

7) การส ารวจพสดเพอขอซอรอบใหมและการใชพสด เจาหนาทพสด และผใชพสด รบผดชอบ ก าหนดหลกเกณฑหรอจดสงซอพสด ส ารวจพสดเพอขอซอรอบใหมและการใชพสดใหมประสทธภาพตามแนวทางทกระทรวงมหาดไทยก าหนด ดงน

- 8 –

7.1 จดใหระบบแจงเตอน เมอพสดมจ านวนต ากวาทก าหนดไว ซงอาจใชคอมพวเตอรชวยค านวณตรวจเชคและท าการแจงใหผไดรบมอบหมายหรอเจาหนาทพสดวาถงจดทจะซอใหมหรอไม เพอเสนอรายงานของซอขอจาง

7.2 ก าหนดใหใชพสดตามคมอหรอวธการใชงานและวตถประสงคของการจดหาพสด ใชอยาง ประหยด ไมฟมเฟอย

7.3 ก าหนดใหใชพสดอยางคมคา สมประโยชน สมกบคาใชจายทเสยเงนซอมา หากไมการใชงาน พสดทไดรบมาอยางสมประโยชน ใหเสนอผมอ านาจพจารณาสงการตามควรแกกรณ

7.4 ก าหนดใหมการประเมนการใชประโยชนพสดกอนจดซอจดจางใหชดเจน และศกษา วธการใชงานใหเกดประโยชนสงสด เกดความคมคาทสด

7.5 ก าหนดใหใชเพอประโยชนในงานของ เทศบาลฯ หรอทางราชการเทานน 7.6 ก าหนดใหมการตรวจสอบหรอประเมนผลการใชประโยชนพสดวาคมคาหรอไม โดย

เปรยบเทยบผลประโยชนทไดรบกบคาใชจายทเสยไป หากไมมความคมคาใหเสนอผมอ านาจเลกใชพสดนนเพอจดหาพสดใหมทดแทน หรอเลกใชพสดประเภทนนโดยถาวร

4. การตรวจสอบพสดประจ าป 4.1 วตถประสงคของการตรวจสอบพสด มดงน 1) เพอตรวจสอบพสดในความดแลของ เทศบาลฯ วาพสดมตวตนตรงตามทะเบยนทรพยสน

พสดทใชงานได พสดเสอมสภาพ พสดสญหายหรอไมจ าเปนตองใชในราชการ ใหมความถกตองตามระเบยบพสดและหนงสอสงการกระทรวงมหาดไทย

2) เพอใหทราบวาหนวยงานทพสดมการบรหารพสดและระบบควบคมภายในทดหรอไม 3) เพอรายงานผลใหผมอ านาจทราบวาพสดในความรบผดชอบมสภาพทใชงานไดหรอ

เสอมสภาพสญหาย หรอไมจ าเปนตองใชในราชการ เพอน าไปวางแผนการจดหาพสดตามความจ าเปน 4.2 แนวทางปฏบตงานเกยวกบการตรวจสอบพสด มดงน 1) การแตงตงคณะกรรมการตรวจสอบพสดประจ าป เจาหนาทพสด หวหนาเจาหนาทพสด ปลดเทศบาลฯ และนายกเทศมนตร รบผดชอบ โดยเจาหนาทพสดเสนอค าสงฯ แตงตงพนกงานสวนต าบลทมใชเจาหนาทพสด โดยใหหวหนาเจาหนาทพสดลงนามเสนอ ปลดเทศบาลฯ . เพอใหนายกเทศมนตร ลงนาม แตงตงคณะกรรมการตรวจสอบพสดประจ าป ท าการตรวจสอบพสดประจ าป ตามแนวทางทกระทรวงมหาดไทยก าหนด ดงน 1.1 เจาหนาทพสดจดเตรยมแบบพมพ วสด อปกรณ บญชพสด หรอทะเบยนทรพยสนตางๆ ใหคณะกรรมการตรวจสอบพสดประจ าป 1.2 คณะกรรมการฯ ด าเนนการตรวจสอบพสดใหเสรจตามก าหนด คอภายใน 30 วน นบจากวน ท าการแรกของปงบประมาณใหม

- 9 - 1.3 คณะกรรมการฯ ก าหนดเวลา หรอจดตารางเวลาในการตรวจสอบพสดในแตละวน และ

ผตรวจสอบในแตละรายการใหพรอม 1.4 ปฏบตตามทก าหนดไว โดยแยกรายการพสดทช ารด เสอมสภาพ และทไมจ าเปนตองใชงาน

เพอสะดวกในการรวบรวมรายการทตรวจสอบ และรายงานผลการตรวจสอบพสดประจ าปตามระเบยบก าหนด 2) จดใหมระบบควบคมภายในทดเกยวกบการตรวจสอบพสดประจ าป คณะกรรมการตรวจสอบ พสดประจ าป หวหนาเจาหนาทพสด ปลดเทศบาลฯ และนายกเทศมนตร รบผดชอบ ก าหนดแนวทางและผรบผดชอบในการตรวจสอบพสดประจ าปใหชดเจน

2.1 ใหมการเปรยบเทยบกนระหวางจ านวนพสดทตรวจนบไดกบทปรากฏในบญชครภณฑหรอ ทะเบยนทรพยสนตรงกน หรอไม

2.2 ใหมการตดตามหาขอเทจจรงในกรณรายการพสดกบทปรากฏในบญชครภณฑหรอทะเบยน ทรพยสน ไมตรงจ านวนหรอประเภท ชนดของพสด

2.3 กรณมพสดสญหาย ช ารดบกพรอง เสอมสภาพและไมจ าเปนตองใชตอไป ใหสอบสวนหาตว ผรบผดชอบ (ถาม)

2.4 ก าหนดใหมการเผยแพรรายงานผลการตรวจสอบพสดประจ าปแกประชาชนทวไปและสง รายงานใหส านกงานการตรวจเงนแผนดนภมภาค 3) การแตงตงคณะกรรมการสอบสวนหาขอเทจจรง เจาหนาทพสด หวหนาเจาหนาทพสด ปลด เทศบาลฯ และนายกเทศมนตร รบผดชอบ โดยเจาหนาทพสดเสนอค าสงฯ แตงตงพนกงานสวนต าบลทมความรเกยวกบการบรหารพสดและผมความสามารถในการสอบสวนหาขอเทจจรง โดยใหหวหนาเจาหนาทพสดลงนามเสนอ ปลดเทศบาลฯ เพอใหนายกเทศมนตร ลงนาม แตงตงคณะกรรมการสอบสวนหาขอเทจจรง ท าการสอบสวนหาขอเทจจรง กรณพสด สญหาย ช ารดบกพรอง เสอมสภาพและไมจ าเปนตองใชตอไป ตามแนวทางทกระทรวงมหาดไทยก าหนด

5. การจ าหนายพสด

5.1 วตถประสงคของการจ าหนายพสด มดงน 1) เพอใหการด าเนนการจ าหนายพสดความถกตองตามระเบยบพสดและหนงสอสงการ

กระทรวงมหาดไทย 2) เพอใหหนวยงานมพสดทมคณภาพในการใชงานทเหมาะสมกบงาน ประหยด

คาใชจายในการซอมบ ารงและเกบรกษา 3) เพอเปนการลดภาระของหนวยงานในการจดหาสถานทเกบรกษาพสด และเปนการลด

คาใชจายหรอประหยดคาใชจายทเกยวของกบการดเกบรกษาพสดได

-10-

5.2 แนวทางปฏบตงานเกยวกบการจ าหนายพสด มดงน 1) การจ าหนายพสด เจาหนาทพสดหรอผไดรบมอบหมาย หวหนาเจาหนาทพสด

ปลดเทศบาลฯ และนายกเทศมนตร รบผดชอบ ก าหนดแนวทางการจ าหนายพสด การสอบทาน การอนมตใหจ าหนายพสด วธการจ าหนาย การจ าหนายออกจากบญชครภณฑหรอทะเบยนทรพยสน และการรายงานการจ าหนายพสดใหชดเจนถกตองตามระเบยบพสดและแนวทางทกระทรวงมหาดไทยก าหนด ซงเจาหนาทพสด/ผไดรบมอบหมายตองด าเนนการ ดงน

1.1 จดท าแผนการจ าหนายพสด ประกอบดวย รายการ วธการจ าหนาย ชวงเวลาการจ าหนายโดยก าหนดใหชดเจน และด าเนนการตามแผนเพอลดคาใชจายในการเกบรกษาพสดของ อบต.

1.2 ตดจายพสดเปนสญจากบญชครภณฑหรอทะเบยนทรพยสน เมอไดรบอนมตใหจ าหนายพสด

1.3 จดเกบหลกฐานการจ าหนายพสดใหเปนระเบยบเรยบรอย คนหา ตรวจสอบไดงาย 1.4 จดท าบญชครภณฑหรอทะเบยนทรพยสนใหถกตอง เปนปจจบน ตามแบบทระเบยบ

ก าหนดเพอสะดวกในตรวจสอบรายการพสดในปตอไปและเปนหลกฐานทไดรบการแกไขปรบปรง หลงจากการตรวจสอบพสดประจ าปและการจ าหนายพสด ตามระเบยบพสด และแนวทางทกระทรวงมหาดไทย ก าหนด

6. การเสรมสรางประสทธภาพการจดซอจดจางและการบรหารจดการพสด 6.1 จดใหมระบบพสดทด มประสทธภาพ ดงน 1) มขนตอนนอยทสด แตยงคงความถกตองตามระเบยบพสดอยางเครงครด 2) มระบบควบคมภายในทด การจดซอจดจางและบรหารจดการพสดมประสทธภาพสง 6.2 จดใหบคลากรทด มความร ความเชยวชาญงานพสด ดงน 1) จดบคลากรทเหมาะสมกบงานพสด มความร มทกษะและประสบการณ มความซอสตย สจรต 2) จดอบรมหรอสงไปฝกอบรมเกยวกบงานพสด และจดหาหนงสอ ระเบยบ กฎหมายหรอคมอ

การปฏบตงานเกยวกบการจดซอจดจาง การบรหารจดการพสดใหเปนปจจบนเพอน าไปใชในการปฏบตงานม ประสทธภาพ ถกตองตามระเบยบ กฎหมาย

3) จดใหมเครองมอ อปกรณพรอมทจะใชในการปฏบตงาน 4) มเทคโนโลยททนสมย เชน เครองคอมพวเตอร เครองพมพ เครองถายเอกสาร เครอง

สแกนเนอร แผนดสก และโปรแกรมส าเรจรททนสมย เหมาะสมกบงานพสด ในการเกบขอมล จดท าเอกสาร และเรยกขอมลทจ าเปนไดงาย สะดวก รวดเรว ประหยดคาใชจาย

5) มเครองมอสอสารทด ทนสมย พรอมใชงานอยเสมอ เชน โทรศพท โทรสาร 6) ศกษาขอมล วธการและระเบยบเกยวกบงานพสดอยเสมอ เพราะระเบยบปฏบตเกยวกบพสด

มการแกไข ปรบปรง หรอยกเลกตามสถานการณทเปลยนแปลง ซงผปฏบตงานตองกาวไปใหทนตอเหตการณ ปจจบน โดยมการส ารองขอมลทส าคญไวเสมอ

- 11-

7) กรณมขอสงสย หรอปญหา ควรปรกษาผเชยวชาญหรอผมความรและประสบการณดานการ จดซอจดจาง และการบรหารจดการพสด เพอมใหเกดการชะงกตอกระบวนการปฏบตงานพสด

****************************************************** ขอมลจาก คณะกรรมการตรวจเงนแผนดน ส านกงานการตรวจเงนแผนดน, 2546

- 12- การควบคม ก ากบ ดแล ตดตาม ตรวจสอบและประเมนผล

ในการบรหารงานพสดของเทศบาลฯ ตามมาตรการฯ ขางตน ใหมความโปรงใสตามหลกธรรมาภบาลและมระบบการควบคมภายในทด จะตองมการควบคม ก ากบ ดแล ตดตาม ตรวจสอบและประเมนผล รวมทงวเคราะหแนวทางในการจดหาพสดใหมประสทธภาพ ประสทธผล และไดพสดตรงตามวตถประสงค ใชประโยชนไดอยางคมคา โดยใหความส าคญกบวตถประสงคการบรหารงานพสด ตลอดจนผใชรายงานการบรหารพสด ดงตอไปน

1. การปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ มต ครม. แบบแผนการปฏบตราชการทด ประกาศและหนงสอสงการกระทรวงมหาดไทย (ผก ากบดแล/กรมสงเสรมฯ/สตง.) 2. การควบคมโดยการใชรายงาน (หวหนาเจาหนาทพสด/ปลดเทศบาลฯ/ผบรหารทองถน/ผก ากบดแล/กรมสงเสรมฯ/สตง./ประชาชนทวไป/ผมสวนไดสวนเสย/

ผเกยวของ) 3. การตรวจสอบโดยผตรวจสอบภายในและผตรวจสอบอน (เจาหนาทตรวจสอบภายใน/ปลดเทศบาลฯ/ผบรหารทองถน/ผก ากบดแล/กรมสงเสรมฯ/สตง.) 4. การเรงรดการปฏบตงาน และการตดตามประเมนผล (หวหนาหนวยงานเจาของเงน/เจาหนาทพสด/หวหนาเจาหนาทพสด/ปลดเทศบาลฯ./ผบรหารทองถน)

รปแบบการบรหารพสดของเทศบาลฯ จะมงทประเดนส าคญในล าดบตนๆ ไดแก รายงานตางๆ ทตองใชประกอบในการบรหารงานพสด มดงน ท ชอรายงาน ผรบผดชอบจดท า รายงานตอ ระยะเวลาทรายงาน การใชประโยชนจากการรายงาน 1. แผนการจดหาพสดประจ าปของหนวยงานยอย (ผด.1) ทกส านก/หนวยงานยอย นายกเทศมนตร เสนอผานปลดฯ ภายใน 15 ต.ค ของปงบฯ ทราบระยะเวลาทตองการจดซอจดจาง 2. แผนการจดหาพสดภาพรวมประจ าปของ อปท. (ผด.2) หนวยงานพสดกลาง นายกเทศมนตร เสนอผานปลดฯ 15 วน ภายหลง งปม.ใหมบงคบใช ทราบระยะเวลาทสามารถจดซอจดจางได

3. แผนปฏบตการจดซอจดจางประจ าป (ผด.5) หนวยงานพสดกลาง นายกเทศมนตร เสนอผานปลดฯ ภายใน 15 วน ในงบใหม แสดงขนตอน วธการทใชในการจดซอจดจาง

4 รายงานผลการด าเนนงานตามแผนปฏบตการฯ หนวยงานพสดกลาง นายกเทศมนตร / สตง. สนปงบฯ ภายใน 30 วน สงแผนปฏบตการ ตามประกาศ คตง.ป 2546

5 รายงานผลการจดซอจดจางประจ าเดอน (สขร.1) หนวยงานพสดกลาง นายกเทศมนตร / อ าเภอฯ สนเดอน ปฏบตตาม นส.พร.บ.ขอมลขาวสาร

6 รายงานการตรวจสอบพสดประจ าป คกก.ตรวจสอบพสด ปลดฯ/นายกฯ ภายใน 30 วน 30 วน นบแตวนท าการแรกทไดตรวจสอบ

7 รายงานการจ าหนายพสด คกก.สอบสวนหาขอเทจจรง ปลดฯ/นายกฯ. ภายใน 60 วน 60 วน นบแตรายงานผลใหผบรหารทราบ

- 13 - ท ชอรายงาน ผรบผดชอบจดท า รายงานตอ ระยะเวลาทรายงาน การใชประโยชนจากการรายงาน 8 รายงานการปฏบตงานของผรบจาง ผควบคมงาน คกก.ตรวจงานฯ/นายกฯ เมองานกอสรางเสรจ ทราบงานกอสรางวาถกตองตามแบบ/สญญา

9 รายงานการรบจายพสด ผรบผดชอบของแตละสวน ปลดฯ/นายกฯ ถงก าหนดสงซอพสดใหม ก าหนดปรมาณสงซอใหเพยงใชงาน

10 รายงานการเกบรกษาพสดทใกลหมดอาย ผรบผดชอบของแตละสวน ปลดฯ/นายกฯ กอนหมดอาย/เสอมสภาพ น ามาใชไดกอนหมดอาย/เสอมสภาพ

11 รายงานการใชยานพาหนะและการใชน ามนเชอเพลง ผรบผดชอบของแตละสวน ปลดฯ/นายกฯ ทกสนเดอน/ไตรมาส ทราบการใชและน าไปลดคาใชจายได

12 รายงานผลส ารวจการไมคนพสดตามก าหนดเวลา ผรบผดชอบของแตละสวน ปลดฯ/นายกฯ ทกสนเดอน/ไตรมาส ทวงถามใหผยมคนพสดไดครบถวน

13 รายงานผลส ารวจพสดทไมไดใชประโยชน ผรบผดชอบของแตละสวน หน.สวน/ปลดฯ/นายกฯ ทก 6 เดอน/ปละ 2 ครง ทราบจ านวนพสดทไมใช/ลด คชจ. ได

14 รายงานการตรวจสอบ ตามแผนตรวจสอบประจ าป ผตรวจสอบภายใน ปลดฯ/นายกฯ ทก 2 เดอน/เหตเรงดวน ทราบผลการปฏบตงานโดยรวม/แกไข

-ตวอยาง- แผนการจดหาพสดประจ าปของหนวยงานยอย (ผด.1)

ปงบประมาณ พ.ศ....................................

ล าดบท

ชวงเวลาทตองเรมจดหา รายการ/

จ านวนหนวย หนวยงานเจาของเงน

เงนงบประมาณ เงนงบประมาณ วธการจดหา

ก าหนดสงมอบ(วน)

หมายเหต แผนงาน/โครงการ

จ านวน (บาท) แผนงาน/โครงการ

จ านวน (บาท)

(ลงชอ)…………………………………จาหนาทพสด

(.........................................) ......./............/..........

(ลงชอ)…………………………….. หวหนาเจาหนาทพสด (ลงชอ)……………………………………………..ปลดเทศบาลฯ. (.........................................) (..............................................) ......./............/.......... ......./............/..........

(ลงชอ)………………………………..นายกเทศมนตร (.........................................)

-ตวอยาง- แผนการจดหาพสดภาพรวมประจ าป (ผด.2) ปงบประมาณ พ.ศ....................................

ล าดบท

ชวงเวลาท ตองเรมจดหา

รายการ/จ านวนหนวย

เงนงบประมาณ เงนนอกงบประมาณ วธการจดหา

ก าหนด สงมอบ(วน)

หมายเหต แผนงาน/โครงการ จ านวน (บาท) แผนงาน/โครงการ จ านวน (บาท)

(ลงชอ)…………………………………จาหนาทพสด

(.........................................) ......./............/..........

(ลงชอ)…………………………….. หวหนาเจาหนาทพสด (ลงชอ)……………………………………………..ปลดเทศบาลฯ. (.........................................) (..............................................) ......./............/.......... ......./............/..........

(ลงชอ)………………………………..นายกเทศมนตร (.........................................)

-ตวอยาง- รายงานผลการด าเนนงานตามแผนจดหาพสด (ผด.5)

ปงบประมาณ พ.ศ....................................

ล าดบท

รายการ/จ านวนเงน/วงเงน ล าดบตามท

แผนการจดหา วธการจดหา

สงประกาศอยางชาภายใน

ก าหนดยนซองภายใน ท าสญญาภายใน

ก าหนดสงมอบภายใน(วน)

เบกเงนสดทายภายใน

หมายเหต

(ลงชอ)…………………………………จาหนาทพสด

(.........................................) ......./............/..........

(ลงชอ)…………………………….. หวหนาเจาหนาทพสด (ลงชอ)……………………………………………..ปลดเทศบาลฯ. (.........................................) (..............................................) ......./............/.......... ......./............/..........

(ลงชอ)………………………………..นายกเทศมนตร (.........................................)

-ตวอยาง-

แบบรายงานแผนปฏบตการจดซอจดจาง หนวยงาน เทศบาลต าบลปาแดง จงหวดพษณโลก กรมสงเสรมการปกครองทองถน กระทรวงมหาดไทย

ล าดบ

ท

แผนงาน หมวดคาครภณฑทดนและ

สงกอสราง (/) ลกษณะงาน วธการ (/)

ออกแบบหรอ

ก าหนด

คณลกษณะ

เฉพาะแลว

แผนปฏบตการ แผนการจายเงน

หมาย

เหต

งาน/โครงการ รายการ จ านวน

(หนวย

นบ)

งาน

ตอเนอง

ทผกพนงบ

ประมาณป

ตอไป

งานท

เสรจ

ภายใน

ป 255

จด

ซอ

จด

จาง

สอบ

ราคา

ประ

กวด

ราคา

ม (/) ไมม

(/)

ประกาศ

สอบราคา/

ประกวด

ราคา

(เดอน/ป)

คาดวาจะ

ลงนามใน

สญญา

(เดอน/ป)

คาดวาจะม

การสงมอบ

(เดอน/ป)

งบประมาณท

ไดรบอนมตใน

ป 255

(บาท)

(เงนสะสม)

เงนนอก

งบประมา

ณหรอเงน

สมทบ

(บาท)

/ /

(ลงชอ).........................................................ผจดท า (ลงชอ)............................................ผรบผดชอบ (........................................................) (..............................................)

.............../..................../............... .................../................../.............

-ตวอยาง-

แบบรายงานผลการปฏบตตามแผนปฏบตการจดซอจดจาง หนวยงาน เทศบาลต าบลปาแดง จงหวดพษณโลก กรมสงเสรมการปกครองทองถน กระทรวงมหาดไทย

ล าดบ

ท

แผนงาน หมวดคาครภณฑทดนและสงกอสราง ผลการด าเนนการ การเบก- จาย

เปน

ไปตาม

แผน

(/)

ไมเปน

ไปตาม

แผน

(/)

หมาย

เหต งาน/โครงการ รายการ

จ านวน

(หนวย

นบ)

จดหา

โดยใชวธ

ประกาศ

สอบราคา/

ประกวด

ราคา

(วนเดอนป)

ลงนามใน

สญญา

(วนเดอน

ป)

การสงมอบ

(วน/เดอน/

ป)

เงน

งบประมาณ

(ลานบาท)

เงนนอก

งบประมาณหรอ

เงนสมทบ(ลาน

บาท)

หมวดทดนและ

สงกอสราง

-

-

/

-

(ลงชอ).........................................................ผจดท า (ลงชอ)............................................ผรบผดชอบ

(........................................................) (..............................................)

.............../..................../............... .................../................../.............

-ตวอยาง- แบบ สขร.1

รายงานผลการจดซอจดจางประจ าเดอน เทศบาลต าบลปาแดง อ าเภอชาตตระการ จงหวดพษณโลก

ขอมล ณ วนท.............................................

ล าดบท งานจดซอจดจาง

วงเงน

งบประมาณ

(ราคากลาง)

วธซอ/จาง ผเสนอราคา/ราคาทเสนอ ผไดรบการคดเลอก ราคาทเสนอ

เหตผลทคดเลอก

โดยสงเขป

(ลงชอ)…………………………………ผรายงาน (.........................................) ......./............/..........

(ลงชอ)…………………………….. หวหนาเจาหนาทพสด (ลงชอ)……………………………………………..นายกฯ. (.........................................) (..............................................) ......./............/.......... ......./............/..........