คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 1

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 2

สารบญ หนา

1 เรมตนใชงาน 4 1.1 การเขาสโปรแกรม 4 1.2 การใชเมน 4 1.3 ยกเลกการแทนทขอความขณะพมพ 5

2 ขนตอนการทางาน 6 2.1 การเรมตนใชงานครงแรก 6 2.2 การทางานสาหรบปการศกษาปจจบน 6 2.3 การทางานสาหรบภาคเรยน/ปการศกษาถดไป 6 2.4 การจดทายอดคางชาระของภาคเรยนกอน 6

3 การเรมตนใชงานครงแรก 6 3.1 นาเขาขอมลจาก File Excel 6 3.2 ตรวจสอบขอมลทนาเขา ขอมลนกเรยน และบนทกขอมลเพมเตม 7

3.2.1 บนทกขอมลโรงเรยนและตราโรงเรยน 7 3.2.2 บนทกขอมลครผสอน 8 3.2.3 ตรวจสอบขอมลนกเรยน 8

3.3 เพมนกเรยนใหม 9 3.4 กาหนดเลขทหอง 9

3.5 กาหนดเลขทนง 10 4 การจดเตรยมขอมลกอนจดทาแผนรบชาระเงน 10

4.1 กาหนดรปแบบใบเสรจ 10 4.2 กาหนดสทธการใชงาน 11 4.4 ธนาคาร 11 4.5 ใสรหสเขาระบบ (CD-Key) 12

5 กาหนดคอรสทเปดสอนเพอรบชาระเงน 13 5.1 การจดการรายละเอยดคอรสทเปดสอน 13 5.2 ลงทะเบยนเรยนแตละคอรสใหกบนกเรยน 14

5.3 รบชาระเงนเตมจานวน 15 5.4 รบชาระเงนบางสวน 19 5.5 การตงคาหนากระดาษสาหรบกระดาษตอเนอง 22

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 3

สารบญ

หนา 5.6 ลบขอมลและยกเลกใบเสรจ 23

5.6.1 การยกเลกใบเสรจ 23 5.6.2 ลบขอมลททดสอบทงเพอเรมตนใชงาน 24

6 รายงาน 25 รายงานการรบชาระประจาวน 25 รายงานการรบชาระเงนแยกตามคอรส 26 รายงานการรบชาระรายคอรส 27 รายงานรายชอนกเรยนแตละคอรส 27 รายงานบญชคางชาระ 28

7 การคดลอกคอรสทเปดสอนสาหรบปการศกษาถดไป 29

ภาคผนวก ก การตงรปแบบภาษาและรปแบบวนท 31 ข การตง วนท และ เวลาใหเปนปจจบน 32 ค การตงคาหนากระดาษ (สาหรบเครองพมพ แบบ Dot Matrix) 33

ค.1 การสรางขนาดกระดาษ 33 ค.2 การกาหนดขนาดกระดาษใหเครองพมพ 34

1 เรมตนใชงาน

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 4

1.1 การเขาสโปรแกรม บน Desktop ของ Windows ดบเบลคลกทไอคอน จะปรากฏหนาจอการเขาสระบบ

ใหใส ชอ: เปน biadmin รหสผาน: เวนวาง ดงรป แลวคลกทปมตกลง หมายเหต (biadmin เปนชอทสามารถใ ชจดการระบบไดทงหมด นอกจากนยงมชอ bi ซงจะสามารถ ใ ชงานทวไปไดเพยงอยางเดยว ดงนนหลงจากตดตงและทดสอบระบบเสรจแลว การเขาใ ชครงตอๆไป ควรเขาใ ชดวยชอ bi ยกเวนเมอตองการเขามาจดการระบบจงคอยเขาระบบดวยชอ biadmin) 1.2 การใชเมน

เมอเขาสโปรแกรมจะปรากฏเมนหลก(สงเกตขอความ [เมนหลก] ทบรรทดบนสด) การทางานสวนใหญจะทางานผานเมนหลก โดยคลกทปมหนารายการทตองการ เชนเมอตองการออกจากโปรแกรมใหคลกทปมเลกใชงานบนเมนหลกเปนตน สาหรบรายการทม ... ตามทายจะเปนเมนยอย เมอคลกเลอกจะเปนการเขาสเมนยอยซงสงเกตไดจากชอเมนยอยทเลอกจะปรากฏแทน เชน ถาคลกทปมขอมลพนฐาน... [ขอมลพนฐาน..] จะปรากฏแทน [เมนหลก] อกสวนหนงไดแก แถบเมนระบบซงจะมการใชงานเปนครงคราว เชน เมอตองการปรบการทางานของระบบ หรอ ซอมแซมฐานขอมลเปนตน

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 5

1.3 ยกเลกการแทนทขอความขณะพมพ ปกตระบบจะคอยแกไขคาทปอนเขาไปใหตรงกบคาทมอยในพจนานกรมของระบบโดยอตโนมต แต

ชอคนมกจะเปนคาเฉพาะทไมมในพจนานกรมทาใหมสามารถปอนชอเหลานได จงตองทาการยกเลกการทางานนกอนเรมตนใชงาน ซงมขนตอนดงน 1) คลกทเครองมอบนแถบเมนระบบ 2) คลกทตวเลอก... 3) เลอกการสะกดแลวคลกทปม ตวเลอกการแกไขอตโนมต... 4) คลกหนาแทนทขอความขณะพมพ ไมใ หมเครองหมายถกออก 5) คลกทปมตกลง 6) คลกทปมตกลง

1

2

3

4

5 6

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 6

2 ขนตอนการทางาน

2.1 การเรมตนใชงานครงแรก 1) นาเขาขอมลจาก File Excel 2) ตรวจสอบขอมลทนาเขา ไดแก ชนเรยนปทเรยน ชอ นามสกล ชอสถานศกษา และอนๆ 3) ใสรหสเขาระบบ (CD-Key) 4) กาหนดสทธการใชงาน 5) กาหนดรปแบบใบเสรจ 6) กาหนดครผสอน 7) กาหนดรหสหองเรยนในแตละคอรส 8) กาหนดเลขทนง 9) ทดลองออกใบเสรจเพอทดลองการใชงานโปรแกรมใหคลองกอนทาการออกใบเสรจจรงและ

ทดสอบรปแบบใบเสรจ 9) ลบขอมลทไดลองทดสอบทงเพอเรมตนใชงานจรง

2.2 การทางานสาหรบปการศกษาปจจบน 1) กาหนดคอรสทเปดสอนและรายละเอยดตางๆ 2) เลอกรายชอนกเรยนทเรยนแตละคอรส 3) ปรบยอดคางชาระใหกบนกเรยนเปนรายคน (ในกรณพเศษทรบชาระไมเทากนหรอม %สวนลด) 4) รบชาระเงน 5) การยกเลกใบเสรจ 6) การพมพรายงาน

2.3 การทางานสาหรบภาคเรยน/ปการศกษาถดไป 1) การคดลอกคอรสทเปดสอนในปปจจบนไปปการศกษาถดไปเพอปรบแกไดงายขนโดยไมตอง

กาหนดคอรสใหม

3 การเรมตนใชงานครงแรก 3.1นาเขาขอมลจาก File Excel

สามารถนาเขาขอมลจากไฟล Excel ตวอยางได 1.เตรยมขอมลในไฟล Excel ตวอยาง โดยหามลบบรรทดท 1 ทงใหวางขอมลตอในบรรทดท 2 จนครบขอมล จากนนใหบนทก File ทบลง

ไปในตาแหนงเดม แลวเขาสโปรแกรมเพอนาเขาขอมล (ตอง Save ไฟลเปน.xls เทานน)

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 7

2.นาขอมลทเตรยมเอาไวมาใสในชองทเตรยมไวใหอยใน C:\PTT60\Import Excel 3. จากเมนขอมลพนฐานใหคลกทปมคลกปม นาเขาขอมล

4. คลกปม เพอนาเขาขอมล 5. คลก Yes แลวมขอความนาเขาขอมลสาเสรจแลวเปนการเสรจขนตอน 3.2 ตรวจสอบขอมลทนาเขา ขอมลนกเรยน และบนทกขอมลเพมเตม ไดแก ทอยปจจบน 3.2.1 บนทกขอมลโรงเรยนและตราโรงเรยน

จากเมนขอมลพนฐานใหคลกทปม สถานศกษา แลวบนทกทอยใหถกตอง สาหรบการใสตราโรงเรยนมขนตอนดงน

1) เปดไฟล Word ทม Logo ทหวรายงาน 2) คลกขวาท รป Logo(คลกเมาสทปมขวามอ) จะปรากฏเมนลด (Short Cut Menu) 3) คลกท Copy 4) เปดเมน สถานศกษา 5) คลกขวาทตราโรงเรยน 6) คลกปมวาง

จะปรากฏตราโรงเรยนตาม ตองการดงภาพ

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 8

3.2.2 บนทกขอมลครสอน จากเมนขอมลพนฐานใหคลกทปมครผสอน แลวบนทกขอมลชอ นามสกล และเบอรโทร ครผสอน

ใหถกตอง 3.2.3 ตรวจสอบขอมลนกเรยน

จากเมนขอมลพนฐานใหคลกทคนหานกเรยน แลวตรวจสอบขอมลทไดทาการนาเขามาใหถกตอง 1) คลกปมเพมเตมหลงรายชอนกเรยนเพอตรวจสอบขอมล 2) บนทกขอมลทอยใหครบถวน

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 9

3.3 เพมนกเรยนใหม สาหรบเพมขอมลนกเรยนใหม เรมตนจากเมนขอมลพนฐาน คลกทปมเพมนกเรยน แลวทาตาม

ขนตอนดงน 1) จากเมนขอมลพนฐาน คลกทปมเพมนกเรยน 2) ปรากฏหนาจอขอมลนกเรยน 3) คลกปมเพม 4) บนทกขอมลตางๆใหครบถวน หรอถายงไมขอมลบางสวนสามารถกลบมาบนทกในภายหลงได หากมการกาหนดคอรสทเปดสอนแลวสามารถเลอกคอรสเรยนใหกบนกเรยนทหนาจอนไดเลย โดยการคลกทปมลงคอรส 3.4 กาหนดเลขทหอง 1) จากเมนขอมลพนฐาน

คลกทปมกาหนดหอง 2)ใสเลขทหองทตองการจนครบ

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 10

3.5 กาหนดเลขทนง 1) จากเมนขอมลพนฐาน คลกทปมเลขทนง 2)ใสเลขทนงทตองการจนครบ

4 การจดเตรยมขอมลกอนจดทาแผนรบชาระเงน

4.1 กาหนดรปแบบใบเสรจ จากเมนขอมลระบบคลกทปมรปแบบใบเสรจ แลวสามารถกาหนดรปแบบไดดงน

1) เลอกใชแบบใบเสรจตามทตองการ ซงม 2 แบบใหเลอกคอ กระดาษเปลา A5และกระดาษเปลา A4 2) โปรแกรมจะกาหนดชนดเครองพมพ และจานวนรายการตอหนาไวแลวไมสามารถปรบได

(กรณทเปนเครองพมพแบบ Dot Matrix จะตองนาคา Paper Size ไปกาหนดขนาดกระดาษ ใ หเครองพมพทราบโดยทาตามขนตอนในภาคผนวก)

3) กรณทเปนเครองพมพแบบ Laser/Inkjet อาจตองปรบจานวนสาเนาตามตองการ 4) เลอกกาหนดอตโนมต 5) กาหนดเลขทใบเสรจตงตน ใหกาหนดเปนปการศกษาขนตน เชน 6000001 6) เลอกชอผรบเงนหลก สาหรบการออกใบเสรจรบเงน 7) ใสหมายเหตทายใบเสรจตามตองการ

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 11

4.2 กาหนดสทธการใชงาน จากเมนขอมลระบบคลกทปมสทธการใชงาน แลวปอนรายชอผใชตามขนตอนดงน

1) ปอนรหสผใชลงในบรรทดวางซงจะอยลางสดเสมอโดยหามไมใหรหสมคาซ ากน แลว ปอนชอผใช ซงจะแสดงในใบเสรจรบเงน 2) กาหนดรหสผาน แนะนาใหเปนตวเลขทงหมด เพราะรหสผานทเปนตวอกษรจะตอง กาหนดแปนพมพภาษาไทย/องกฤษ รวมทงตวเลก/ตวใหญ (Caps Lock) ใ หถกตองทงหมด 3) กาหนดสทธการแกไขแผนการรบเงน การยกเลกใบเสรจรบเงน (ควรจะมคนเดยวททาได) และสทธการลบขอมลใหกบผใชแตละคนตามตองการ (การกาหนดสทธการใ ชงานจะทาไดเฉพาะ ผใ ช : biadmin เทานน) 4.3 ธนาคาร เปนการเตรยมชอธนาคารไวใชตอนออกใบเสรจเปน เชค หรอการโอนเงนผานธนาคาร 1. จากเมน ขอมลระบบ>ธนาคาร 2.บนทกชอธนาคารทตองการเพมใหครบถวน *หมายเหต บนทกชอธนาคารเตรยมไว เพอใชเลอกตอนออกใบเสรจรบเงน กรณลกคาชาระเปน เงนโอน เชค

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 12

4.4 ใสรหสเขาระบบ (CD-Key) จากเมนหลกคลกทปมขอมลระบบ... จะปรากฏเมนขอมลระบบ แลวทาตาม ขนตอนดงน

1) คลกทปมกาหนดรหสเขาระบบ 2) ใสรหสเขาระบบตามเอกสารทไดแนบมากบคมอการใชงาน 3) คลก OK

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 13

5 กาหนดคอรสทเปดสอนเพอรบชาระเงน จากเมนหลกคลกปมกาหนดคอรสทเปดสอน จะแสดงหนาจอวางเปลาดงภาพ

*ปมทกเดอนสแดง แสดงวาไมไดกรองขอมลตามเดอน โดยขอมลจะแสดงทกเดอน หากปมทกเดอนสดา แสดงวาจะกรองขอมลตามเดอนทเลอกเทานน 5.1 การจดการรายละเอยดคอรสทเปดสอน 1) เลอกปทใชใหถกตอง 2) เลอกเดอนทใชใหถกตอง 3) แลวบนทกขอมลดงน

- รหส(รหสคอรสทเปดสอน) - ชอคอรส, - วนเรม(วนทเรมเรยน) - วนจบ(วนสดทายของการเปดสอน), - วนทเรยน (เชน จ-ศ) - ชม.(จานวนชวโมงทเปดสอน), - เวลาเรยน (เชน 08:00-10:00 น.) - หอง(หองทใชสอนคอรสน) -จานวนผเรยน(มการจากดผเรยนครบตามจานวนทกาหนดแลวจะไมสามารถเพมนกเรยนในคอรสนได ถาตองการเพมตองแกไขจานวนผเรยนกอน) - ราคา(ยอดเงนทนกเรยนตองชาระ) - ผสอน (ครผสอนคอรสน)

*กลอง Lock คอถามการคลกเลอกคอรสนนๆจะไมสามารถแกไขได ถาตองการแกไขกคลกเครองหมาย / ออก กจะสามารถแกไขรายละเอยดไดปกต

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 14

5.2 ลงทะเบยนเรยนแตละคอรสใหกบนกเรยน 1) คลกปมรายการ หลงรายละเอยดของแตละคอรสทเปดสอน

2) จะปรากฏหนาจอลงทะเบยนเรยน ดงภาพ

3) คลกปม หลงรายชอนกเรยน 4) แลวเลอกชอนกเรยนทเรยนคอรสน 5) คลกปม จะเปนการเพม

รายชอนกเรยน 6) แลวคลกปม OK เสรจขนตอนการเลอก

รายชอนกเรยน 7) หากในกรณทเลอกรายชอนกเรยนมาผด

สามารถลบออกไดโดยเอาเมาสไปคลก ทหนารายชอนกเรยนคนนนใหเปน แบบน เสรจแลว กดปม Delete ท คยบอรด

8) หากเลอกรายชอนกเรยนถกตองแลวใหเลอกทนงใหนกเรยนไดเลย และระบบจะตดจานวนผเรยนใหทนท

9) เลอกนกเรยนทเรยนคอรสนจนครบทกคน หรอทาทละคนแลวรบชาระเงนเลยกทาได โดยคลกทปมรบชาระเงน

10)

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 15

5.3 รบชาระเงนเตมจานวน เมอมการออกใบเสรจจะปรากฏเลขทใบเสรจ โดยเปนเลขทถดไป (เลขทเรมตนดในหวขอ 4.1 การ

กาหนดรปแบบใบเสรจ) และวนทใบเสรจจะขนวนทปจจบนโดยอตโนมต (ถาวนทไมตรงจะตองปรบวน-เวลาใ หถกตองกอนวธปรบดในภาคผนวก) สาหรบขนตอนการรบชาระเงนมดงน

1) จากเมนหลกคลกปมรบชาระเงน จะปรากฏหนาจอรบชาระเงนดงภาพ

2) ใสรหสประจาตวนกเรยนหรอชอนกเรยนทตองการรบชาระเงน 3) คลกแทบยอดคางชาระ 4) 5) คลกปม เมอตองการเลอกคอรสนนเพอรบชาระเงน 6) คลกปม เมอไดเลอกคอรสนนผดแลวตองการเอาออกโดยยงไมชาระเงนในคอรสนน 7) เมอเลอกคอรสทตองการรบชาระเงนครบแลว ใหคลกปมออกใบเสรจ

8) ปรากฏหนาจอกาหนดรหสผาน ใหเลอกชอ ผรบเงนหลก (ซงจะมใหกาหนดรหสผานทกครงกอนออกใบเสรจ) โดยสามารถเปลยนรหสผานได ดหวในหวขอรปแบบใบเสรจ

9) ใสรหสผานใหถกตอง 10) กดปม จะปรากฏหนาจอรบชาระเงนดงภาพ

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 16

11) ใหเลอกชาระแบบเตมจานวน 12) คลกปม 13) เลอกการชาระโดย (ใสตามความเปนจรง ตวอยางรบชาระดวยเงนสด) 14) คลก หนาดตวอยางกอนพมพ 15) คลก หนา VAT 16) หากตองการออกใบเสรจม VAT 17) เลอกดตวอยางกอนพมพ 18) ถาเลอกรปแบบใบเสรจไวแบบ

กระดาษเปลา A4 จะไดใบเสรจ 2 ใบใน 1 หนากระดาษ A4 ดงภาพ

19) เสรจแลวคลกพมพใบเสรจ

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 17

ตวอยางรปแบบใบเสรจทม VAT ตวอยางรปแบบใบเสรจทไมม VAT หมายเหต หลงจากรบชาระเงนเสรจแลว รายการทรบชาระแลวบางสวนจะยงคงปรากฏ ในยอดคางชาระ สวนรายการทรบชาระแลวทกรายการจะปรากฏในยอดชาระแลว

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 18

หมายเหต ความหมายของตวเลอกและปมอนๆ มดงน 1) เลอกVAT จะพมพใบเสรจทแสดงยอด VAT ใหดวย 2) ไมเลอกVAT กจะไมแสดงยอด VAT 3) ปมไมออกใบเสรจ เมอตองการยกเลกการรบเงนกลบไป เรมตนใหมทงหมด ผปกครองไมตองการชาระเงนเปนตน (เลขทใบเสรจกจะไมถกนามาใ ชงาน) การแกไขยอดเงน หนาจอรบชาระเงนมปมแกไขยอดเงน กรณมนกเรยนทชาระเงนไมเทากบราคาคอรสทกาหนดไว สามารถแกไขยอดเงนไดโดย

1. คลกปม เลอกรายการทตองการ 2. คลกปม แกไขยอดเงนหลงรายการทตองการ จะปรากฏหนาจอรายการทตองใชรหสผาน 3. ใสรหสผานทกาหนดไว กดปม แกไขยอดเงน จะปรากฏหนาจอแกไขจานวนเงน ดงภาพ

4. แกไขยอดเงนทชอง จานวนเงนไดตามตองการ 5. เสรจแลวกดปมปดหนาจอไดเลยแลวขอมลจะอพเดทตามทไดแกไขไวเบองตน

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 19

5.4 รบชาระเงนบางสวน การรบชาระบางสวนจะตองบอกจานวนเงนรวมทตองการชาระกอน แลวคอยเลอกรายการท

ตองการรบเงน โดยโปรแกรมจะคอยชวยไมใหจานวนเงนเกนกวาจานวนเงนรวม ซงมขนตอนดงน ทาตามขนตอนท 1-1 10 – ของหวขอ 5.3.2 รบชาระเงนเตมจานวน 1) เลอกชาระบางสวน 2) ใสจานวนเงนรวมทตองการชาระ 3) เลอกรายการรบชาระโดย ดบเบลคลกในชองยอดชาระ (สเขยว) จะปรากฏจานวนเงน สงสดไมเกนยอดเตม และเงนรวมกไมเกนยอดรวมเสมอ 4) ดบเบลคลกในชองใหมทตองการไปเรอยๆ จนเงนรวมเทากบเงนทตองการชาระ (หรอพมพยอดเงนทตองการชาระเองได) 6) เลอกดตวอยางกอนพมพ 7) คลกทปมพมพ

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 20

ตวอยางรายงานใบเสรจรบเงนแบบชาระบางสวน

โดยยอดคางชาระสามารถออกแจงการรบชาระได โดยคลกทปมใบแจงชาระดงภาพ จะมหนาจอใบแจงชาระใหพมพรายงานออกมาได

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 21

ตวอยางรายงานใบแจงชาระ โดยสามารถออกรายงานนไดตามคอรสรายวชาทเลอก

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 22

5.5 การตงคาหนากระดาษสาหรบกระดาษตอเนอง การตงคาหนากระดาษ จะตองทาขณะกาลงดภาพ กอนพมพเมอตงไดถกตอง แลวตอไปสามารถพมพไดเลย โดยไมตองด ซงม ขนตอนดงน 1) คลกขวา บรเวณ ใบเสรจ เพอเรยก Short Cut Menu 2) คลกทแถบ Page Setup... (ตงคาหนากระดาษ...) 3) คลกแทบ Page (หนา) 4) เลอก Size: (ขนาด :) ใหตรงกบรปแบบใบเสรจทเลอก เชน กระดาษเปลา A4 กเลอก ขนาด A4 และกระดาษเปลา A5 กเลอก ขนาด A5 (ดวธการสรางขนาดกระดาษในภาคผนวก) 5) เลอก Source: (แหลง :) เปน Tractor Feed 6) คลกท Margins (ระยะขอบ) 7) ใสคา Top: (ดานบน :) และ Bottom : (ดานลาง:) ใหเปน 0 ทง 2 ชอง 8) คลก ทชอง Print Data Only (พมพขอมลเทานน :) (ซงจะทาใหเสนกรอบและ ขอความบางสวนบนใบเสรจหายไป) จะทาในกรณทไมตองการ ใ หมเสนตารางแสดง ถาตรงการใหแสดงกขามขนตอนขามขนตอนนไปไดเลย 9) คลก OK (ตกลง) 10) คลกขวาเรยก Short Cut Menuอกครงแลวคลกท Print... (พมพ...) เพอพมพออกทางเครองพมพ

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 23

5.6 ลบขอมลและยกเลกใบเสรจ หลงจากทดสอบแผนการรบเงน ปรบกระดาษและตงระยะการพมพเปนทเรยบรอยแลว เมอจะ

เรมตนใชงานจรงจะตองทาการลบขอมลทไดทดลองใชงาน รวมถงการยกเลกใบเสรจกสามารถทาได แตตองเปนผทมสทธซงมรหสผานเทานน

5.6.1 การยกเลกใบเสรจ สามารถยกเลกใบเสรจทไมตองการโดย เรมตนทเมนหลก คลกทปมยกเลกใบเสรจ แลวทาตามขนตอนดงน 1) ใสรหสผาน 2) คลกทปมยกเลกใบเสรจ 3) เลอกเลขทใบเสรจ 4) คลกทยกเลกใบเสรจ จะปรากฏ วนทยกเลก และใบเสรจจะถกยกเลกตามตองการ หมายเหต หลงจากยกเลกใบเสรจแลว 1) ใบเสรจทถกยกเลกจะแสดงในยอดชาระแลวเปนสแดง (ดไดในหนาตางรบชาระเงน) 2) รายการในยอดคางชาระจะกลบมคาเทาเดมกอนออกใบเสรจ (ดไดในหนาตางรบชาระเงน) 3) ใบเสรจเลขทถกยกเลกจะไมสามารถนากลบมาใชงานไดอก 4) ใบเสรจทถกยกเลกจะแสดงในรายงานประจาวนโดยมหมายเหตใหทราบ และจะไมนา ยอดเงนไปรวมในรายการ (แสดงใหทราบวามใบเสรจทถกยกเลกไปแลว)

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 24

5.6.2 ลบขอมลปการศกษาททดสอบทงเพอเรมตนใชงาน หลงจากทดสอบแผนการรบเงน ปรบกระดาษและตงระยะการพมพเปนทเรยบรอยแลว เมอจะ

เรมตนใชงานจรงจะตองทาการลบขอมลทไดทดลองใชงาน โดยเรมจากเมนหลกแลวคลกทปมลบ ขอมลและยกเลกใบเสรจ แลวทาตามขนตอนดงน 1) ใสรหสผานสาหรบผทมสทธลบขอมลใหถกตอง 2) คลกทปมลบขอมล 3) เลอกปการศกษา 5) คลกทปมลบขอมล โปรแกรมจะเตอนกอนทาการลบ ใหตอบ OK โปรแกรมจะลบขอมลหนและใบเสรจทงหมด แตจะไมลบคอรสทเปดสอนทไดกาหนดไว ซงสามารถเรมตนใชงานจรงตอไปไดทนท หมายเหต นอกจากนการลบขอมลอาจจะตองทาเมอมการเกบขอมลเปนจานวนมาก โดยทวไปขอมล ทเกนกวา 5 ป สามารถลบได และจะทาใหการทางานเรวขนดวย

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 25

6 รายงาน หลงจากออกใบเสรจรบเงนกสามารถพมพรายงานตางๆไดโดยเรมจากเมนหลก คลกทปมรายงานรบ

ชาระเงน แลวพมพรายงานไดดงน

รายงานการรบชาระประจาวน เปนรายงานการรบเงนในแตละวนจะตองพมพทกวนเพอเกบไวอางองและตรวจสอบทางบญช หมายเหต การออกรายงานใหระบชวงวนท ปการศกษา ภาคเรยน เลขทใบเสรจ และผรบเงน ตามตองการ

ตวอยางรายงานการรบชาระประจาวน

คมอการใ ชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM Tutor ) 26