คู่มือการใช ้งานระบบใบเสร็จรับเงิน 1 · คู่มือการใช ้งานระบบใบเสร็จรับเงิน

คมอการใชงานระบบใบเสรจรบเงน ( BM ) 1


สารบญ หนา

1 เรมตนใชงาน 4 1.1 การเขาสโปรแกรม 4 1.2 การใชเมน 4 1.3 ยกเลกการแทนทขอความขณะพมพ 5

2 ขนตอนการทางาน 6 2.1 การเรมตนใชงานครงแรก 6 2.2 การทางานสาหรบภาคเรยนปจจบน 6 2.3 การทางานสาหรบภาคเรยน/ปการศกษาถดไป 6 2.4 การจดทายอดคางชาระของภาคเรยนกอน 6

3 การเรมตนใชงานครงแรก 7 3.1 นาเขาขอมลจาก PSIS 7 3.2 ตรวจสอบขอมลทนาเขา ไดแก ขอมลโรงเรยน คร ชนเรยนและนกเรยน 8

3.2.1 บนทกขอมลโรงเรยน 8 3.2.2 บนทกขอมลคร 8 3.2.3 ตรวจสอบขอมลชนเรยนและนกเรยน 9 3.2.4 มอบตวนกเรยนใหม 10

4 การจดเตรยมขอมลกอนจดทาแผนรบชาระเงน 10 4.1 กาหนดรปแบบใบเสรจ 11 4.2 กาหนดสทธการใชงาน 11 4.3 กาหนดรายการรบเงน 11 4.4 การใชงาน ระบบ STOCK 12 4.5 ธนาคาร 13 4.6 ใสรหสเขาระบบ (CD-Key) 14

5 จดทาแผนการรบชาระเงนสาหรบภาคเรยนปจจบน 15 5.1 การจดการรายละเอยดแผนการรบชาระเงน 15 5.3 ทดลองออกใบเสรจเพอทดสอบแผนฯ และรปแบบใบเสรจ 17

5.3.1 กาหนดแผนการรบเงนใหกบนกเรยนเปนรายคน 17 5.3.2 รบชาระเงนเตมจานวน 17 5.3.3 รบชาระเงนบางสวน 19 5.3.4 การออกใบเสรจเพอตด STOCK สนคา 20 5.3.5 การตงคาหนากระดาษสาหรบกระดาษตอเนอง 21


สารบญ หนา

5.4 ลบขอมลและยกเลกใบเสรจ 22 5.4.1 การยกเลกใบเสรจ 22 5.4.2 ลบขอมลของภาคเรยนททดสอบทงเพอเรมตนใชงาน 22

6 การทางานสาหรบภาคเรยนปจจบน 23 6.1 จดทาและตรวจสอบแผนการรบชาระเงนสาหรบภาคเรยนปจจบนใหครบถวน 23

6.1.1 สรางแผนการรบเงนดวยการคดลอกทละแผน 23 6.1.2 การพมพแผนการรบเงนเพอตรวจสอบ 24

6.2 กาหนดแผนการรบเงนใหกบนกเรยนเปนรายหอง 25 6.3 ปรบแผนฯใหกบนกเรยนเปนรายคน 26

6.3.1 ลบแผนฯ เพอลบแผนฯทไมตองการทงไป 26 6.3.2 เปลยนแผนฯเดมเปนแผนฯใหม ซงแผนเดมตองยงไมเคยรบชาระเงน 26 6.3.3 แกไขรายการในแผน สามารถเพม/ลบ/เปลยนรายการ 26

7 รายงาน 27 7.1 รายงานประจาวน 27 7.2 รายงานยอดชาระเงน 28 7.3 ใบเตอนใหชาระเงน 29 7.4 รายงานรบชาระแยกรายการ 30 7.5 รายงานรบชาระเลอกรายการ 31

8 การทางานสาหรบภาคเรยน/ปการศกษาถดไป 32 8.1 การคดลอกชนเรยนสาหรบปการศกษาถดไป 32 8.2 การคดลอกแผนการรบเงนสาหรบภาคเรยนถดไป 33

9 การจดทายอดคางชาระของภาคเรยนกอน 34 9.1 การคดลอกชนเรยนสาหรบปการศกษากอน 34 9.2 การจดทาแผนคางชาระของภาคเรยนกอน 34

ภาคผนวก ก การตงรปแบบภาษาและรปแบบวนท 36 ข การตง วนท และ เวลาใหเปนปจจบน 36 ค การตงคาหนากระดาษ (สาหรบเครองพมพ แบบ Dot Matrix) 37

ค.1 การสรางขนาดกระดาษ 37 ค.2 การกาหนดขนาดกระดาษใหเครองพมพ 38


1 เรมตนใชงาน 1.1 การเขาสโปรแกรม

บน Desktop ของ Windows ดบเบลคลกทไอคอน จะปรากฏหนาจอการเขาสระบบ ใหใส ชอ: เปน biadmin รหสผาน: เวนวาง ดงรป แลวคลกทปมตกลง หมายเหต (biadmin เปนชอทสามารถใชจดการระบบไดทงหมด นอกจากนยงมชอ bi ซงจะสามารถ ใชงานทวไปไดเพยงอยางเดยว ดงนนหลงจากตดตงและทดสอบระบบเสรจแลว การเขาใชครงตอๆไป ควรเขาใชดวยชอ bi ยกเวนเมอตองการเขามาจดการระบบจงคอยเขาระบบดวยชอ biadmin) 1.2 การใชเมน

เมอเขาสโปรแกรมจะปรากฏเมนหลก(สงเกตขอความ [เมนหลก] ทบรรทดบนสด) การทางานสวนใหญจะทางานผานเมนหลก โดยคลกทปมหนารายการทตองการ เชนเมอตองการออกจากโปรแกรมใหคลกทปมเลกใชงานบนเมนหลกเปนตน สาหรบรายการทม ... ตามทายจะเปนเมนยอย เมอคลกเลอกจะเปนการเขาสเมนยอยซงสงเกตไดจากชอเมนยอยทเลอกจะปรากฏแทน เชน ถาคลกทปมขอมลพนฐาน... [ขอมลพนฐาน..] จะปรากฏแทน [เมนหลก] อกสวนหนงไดแก แถบเมนระบบซงจะมการใชงานเปนครงคราว เชน เมอตองการปรบการทางานของระบบ หรอ ซอมแซมฐานขอมลเปนตน


1.3 ยกเลกการแทนทขอความขณะพมพ

ปกตระบบจะคอยแกไขคาทปอนเขาไปใหตรงกบคาทมอยในพจนานกรมของระบบโดยอตโนมต แตชอคนมกจะเปนคาเฉพาะทไมมในพจนานกรมทาใหมสามารถปอนชอเหลานได จงตองทาการยกเลกการทางานนกอนเรมตนใชงาน ซงมขนตอนดงน 1) คลกทเครองมอบนแถบเมนระบบ 2) คลกทตวเลอก... 3) เลอกการสะกดแลวคลกทปม ตวเลอกการแกไขอตโนมต... 4) คลกหนาแทนทขอความขณะพมพ ไมใหมเครองหมายถกออก 5) คลกทปมตกลง 6) คลกทปมตกลง

1

2

3

4

5 6


2 ขนตอนการทาางาน

2.1 การเรมตนใชงานครงแรก 1) นาเขาขอมลจาก PSIS 2) ตรวจสอบขอมลทนาเขา ไดแก ชนเรยน และนกเรยน สวนขอมลโรงเรยน ครนนใหบนทกเพมเอง 3) ใสรหสเขาระบบ (CD-Key) 4) กาหนดสทธการใชงาน 5) กาหนดรปแบบใบเสรจ 6) กาหนดรายการรบเงน 7) จดทาแผนการรบชาระเงนสาหรบภาคเรยนปจจบน 8) ทดลองออกใบเสรจเพอทดสอบแผนฯ และรปแบบใบเสรจ 9) ลบขอมลของภาคเรยนททดสอบทงเพอเรมตนใชงาน

2.2 การทางานสาหรบภาคเรยนปจจบน 1) จดทาและตรวจสอบแผนการรบชาระเงนสาหรบภาคเรยนปจจบนใหครบถวน 2) กาหนดแผนฯใหกบนกเรยนเปนรายหอง 3) ปรบแผนฯใหกบนกเรยนเปนรายคน 4) รบชาระเงน 5) การยกเลกใบเสรจ 6) การพมพรายงาน

2.3 การทางานสาหรบภาคเรยน/ปการศกษาถดไป 1) การคดลอกชนเรยนสาหรบปการศกษาถดไป 2) การคดลอกแผนการรบเงนสาหรบภาคเรยนถดไป

2.4 การจดทายอดคางชาระของภาคเรยนกอนหนา 1) การคดลอกชนเรยนสาหรบปการศกษากอนหนา 2) การจดทาแผนคางชาระของภาคเรยนกอน


3 การเรมตนใชงานครงแรก 2.1นาเขาขอมล

สามารถนาเขาขอมลจากเวบ PSIS ได ดงน 1. สงออกขอมลจาก PSIS 2. เปลยนชอ File ทสงออกเปน PSIS_TXT 3. คลกปม ขอมลพนฐาน

4. คลกปมนาเขาขอมล จะปรากฏหนาจอนาเขาขอมล 5. จะปรากฏเมนขอมลพนฐานใหคลกทป มนาเขาขอมล

6. ระบปการศกษา 7. เลอกขอมลจากโปรแกรม PSIS 8. คลกเลอกครงแรก

(ถาเปนการนาเขาครงแรก ถาเปนนาเขาเพมเตมใหเลอกเพมเตม)

9. ระบไดรว ทเกบขอมล File PSIS_TXT 10. โปรแกรมจะตรวจสอบขอมล ใหตอบ YES

11. ปรากฏหนาจอนาเขาขอมล แสดงขอความ นาเขาขอมลสาเรจแลว คลกปม OK

*หมายเหต ควรนาเขาเพยงครงเดยวในการเรมตนการใชงานเทานน


3.2 ตรวจสอบขอมลทนาเขาชนเรยน นกเรยน และบนทกขอมลเพมเตม ไดแก ขอมลโรงเรยน คร 3.2.1 บนทกขอมลโรงเรยน

จากเมนขอมลพนฐานใหคลกทปม สถานศกษา แลวบนทกทอยใหถกตอง สาหรบการใสตราโรงเรยนมขนตอนดงน 1) คลกขวา(คลกเมาสทปม ขวามอ) จะปรากฏเมนลด (Short Cut Menu) 2) คลกทแทรกวตถ... (Insert Object...) 3) คลกเลอกสรางจากแฟม (Create from File) 4) คลกทปมเรยกด... (Browse...) 5) คนหาในชองมองหาใน: (Look in:) 6) เลอกรปทตองการเปนตรา โรงเรยน (ตองเตรยมรปให เปนนามสกล .BMP) 7) คลกทปมตกลง (OK) 8) คลกทปมตกลง (OK) จะ ปรากฏตราโรงเรยนตาม ตองการ 3.2.2 บนทกขอมลคร จากเมนขอมลพนฐานใหคลกทปม บคลากร แลวบนทกขอมลบคลากรใหถกตอง สาหรบเลขท สช.11 ใหเตมเลข 0 นาหนา เลขเดมจนครบ 13 หลก


3.2.3 ตรวจสอบขอมลชนเรยนและนกเรยน จากเมนขอมลพนฐานใหคลกทปมชน เรยน แลวตรวจสอบขอมลทไดใหถกตอง

1) คลกเลอกปการศกษาทนาเขาขอมลจากระบบอดหนน 2) ใสชอหองสาหรบชนเรยนหลกสตรภาษาองกฤษ หรอหลกสตรอาชวศกษาหรออนๆตามตองการ 3) คลกทปมนกเรยนจะปรากฏรายชอนกเรยน 4) สามารถปรบสถานะภาพโดยคลกเลอกสถานะภาพทตองการ 5) สามารถยายหองโดยคลกเลอกหองในชองยายหอง


3.2.4 มอบตวนกเรยนใหม สาหรบบนทกขอมลนกเรยนใหม นารายชอนกเรยนเขาหองในปการศกษาทมอบตว เรมตน

ทเมนขอมลพนฐาน คลกทปมนกเรยน แลวทาตามขนตอนดงน 1) อยางนอยจะตองเตม ขอมล คานาหนาชอ ชอ และชอสกล ใหถกตอง 2) เลอกปการศกษาทมอบ ตว ใสวนทรบเขาเรยน และสถานะภาพนกเรยนใหถกตอง 3) เลอกชนปและหองทมอบตว 4) คลกทปมนาเขาบญชรายชอ แลวตอบ Yes และ OK 5) ถาตองการไปรบชาระเงนให คลกทปมรบเงน (ดวธการรบเงนใน หวขอการรบชาระเงน) 6) ถาตองการมอบตวนกเรยน คนตอไปใหคลกทปมเพม

4 การจดเตรยมขอมลกอนจดทาแผนรบชาระเงน

4.1 กาหนดรปแบบใบเสรจ จากเมนขอมลระบบคลกทปมรปแบบใบเสรจ

แลวสามารถกาหนดรปแบบไดดงน 1) เลอกใชแบบใบเสรจตามทตองการ 2) โปรแกรมจะกาหนดชนดเครองพมพ

และจานวนรายการตอหนาไวแลวไมสามารถปรบได (กรณทเปนเครองพมพแบบ Dot Matrix จะตองนาคา Paper Size ไปกาหนดขนาดกระดาษ ใหเครองพมพทราบโดยทาตามขนตอนในภาคผนวก)

3) กรณทเปนเครองพมพแบบ Laser/Inkjet อาจตองปรบจานวนสาเนาตามตองการ 4) เลอกกาหนดอตโนมต 5) กาหนดเลขทใบเสรจตงตน ใหกาหนดเปนปการศกษาขนตน เชน 5600001 6) เลอกชอผรบเงนหลก สาหรบการออกใบเสรจรบเงน 7) ใสหมายเหตทายใบเสรจตามตองการ


4.2 กาหนดสทธการใชงาน

จากเมนขอมลระบบคลกทปมสทธการใชงาน แลวปอนรายชอผใชตามขนตอนดงน 1) ปอนรหสผใชลงในบรรทดวางซงจะอยลางสดเสมอโดยหามไมใหรหสมคาซ ากน แลว ปอนชอผใช ซงจะแสดงในใบเสรจรบเงน 2) กาหนดรหสผาน แนะนาใหเปนตวเลขทงหมด เพราะรหสผานทเปนตวอกษรจะตอง กาหนดแปนพมพภาษาไทย/องกฤษ รวมทงตวเลก/ตวใหญ (Caps Lock) ใหถกตองทงหมด 3) กาหนดสทธการแกไขแผนการรบเงน การยกเลกใบเสรจรบเงน และสทธการลบขอมล รายภาคเรยนใหกบผใชแตละคนตามตองการ (การกาหนดสทธการใชงานจะทาไดเฉพาะ ผใช : biadmin เทานน) 4.3 กาหนดรายการรบเงน

จากเมนขอมลระบบ คลกทปมรายการรบเงน ในรายการรบเงน บรรทดแรก เปนคาธรรมเนยม การเรยนสาหรบชน อ.1 และบรรทดท 2 เปน คาธรรมเนยมอนเพอพฒนาคณภาพการศกษา สาหรบชน อ.2 หรอชนสงกวา (ซงระบบจะสงวนไวไมใหแกไขหรอลบทง) สาหรบรายการอน สามารปรบแก เพมเตมหรอ ลบรายการทไมตองการทงไป ซงรายการเหลาน จะปรากฏในใบเสรจและเอกสารตางๆ โดยเรยงลาดบ ตวเลขรหสหมายเหต เพอความสะดวกของการทางาน ในขนตอนตอไป ควรรวบรวมรายการทโรงเรยน มการรบเงนใหครบถวน แลวนามาปอนกอนทางานตอไป *หมายเหต หามกาหนดรายการเลข 9 นาหนา เชน 901 นนไมไดเพราะรหสเลข 9 นาหนานนระบบกาหนดใหใชในสวนของการPrintรายงาน ถามการกาหนดดงกลาวในการออกใบเสรจรายการนนจะออกทกครงคะ


4.4 การใชงาน ระบบ STOCK 1) จากเมน ขอมลระบบ> รายการรบเงน เมอตองการใหรายใดนาไปทา STOCK สนคา ใหใส เครองหมาย ดานหลงรายการนน 2) จากเมนหลก เลอก ขอมลการจดทา STOCK 3) คลกการจดซอ ชองวนทและเลขทการสงซอ สามารถใสเขาไปไดและเลอกดขอมลเกาได เมอ ทาเสรจสามารถพมพรายงานออกมาได 4)จากรปภาพคลกปมผขาย ใหกาหนดผขายทงหมด ททางโรงเรยนสงซอ 5)คลกกปมการจดซอ บนทกขอมล ผขาย ผซอ รายการสงซอ จานวน ราคา ใหครบถวน แลวสามารถพมพใบสงซอไดเลย


6) กาหนดราคาขาย คลกทปมกาหนดราคาขาย จะปรากฏหนาจอดงภาพ แลวกาหนดราคาขาย ใหถกตอง 7) เมอตองการดยอดสนคาคงเหลอ จากเมนหลก เลอก ขอมลการจดทา STOCK>สนคาคงเหลอ จะปรากฏหนาจอขอมลสนคาคงเหลอ ดงภาพ 4.5 ธนาคาร เปนการเตรยมชอธนาคารไวใชตอนออกใบเสรจเปน เชค หรอการโอนเงนผานธนาคาร 1. จากเมน ขอมลระบบ>ธนาคาร 2.บนทกชอธนาคารทตองการเพมใหครบถวน *หมายเหต บนทกชอธนาคารเตรยมไว เพอใชเลอกตอนออกใบเสรจรบเงน กรณลกคาชาระเปน เงนโอน เชค


4.6 ใสรหสเขาระบบ (CD-Key) จากเมนหลกคลกทปมขอมลระบบ... จะปรากฏเมนขอมลระบบ แลวทาตาม ขนตอนดงน

1) คลกทปมกาหนดรหสเขาระบบ 2) ใสรหสเขาระบบตามเอกสารทไดแนบมากบคมอการใชงาน 3) คลก OK

รหสเขาระบบ (CD-KEY) ทใหโรงเรยน


5 จดทาแผนการรบชาระเงนสาหรบภาคเรยนปจจบน จากเมนหลกคลกแผนการรบชาระเงน

คลกทปมกาหนดแผนการรบชาระเงน จะปรากฏ แผนการรบชาระเงนภาคเรยนท1/56 เปนตน แบบไวใหปรบไปใชงานกาหนดรหสแผนการรบเงนดวยป การศกษาและภาคเรยน เชน ภาคเรยนท1/56 ตองกาหนดรหสแผนเปน 56XXX สวนตวเลขอก 3 หลกทางขวามอเปน ลาดบของแผนฯ ในภาคเรยนนนๆ ดงภาพ 5.1 การจดการรายละเอยดแผนการรบชาระเงน สามารถปรบแกรายการตางๆ ไดดงน 1) จากแผนการรบชาระเงนคลกทปมรายการใหตรงกบแผนทตองการจะปรากฏ รายละเอยดแผนการรบชาระเงน 2) เลอกรายการทชองรหส (รายการจะแสดงเรยงตามรหส) 3) เลอกรายการทรายการรบชาระ (รายการจะแสดงเรยงตามชอรายการ) 4) แกไขจานวนเงน 5) ตรวจสอบจานวนเงนรวมใหถกตอง 6) การลบใหคลกทแถบสเทาดานซายมอ แลวกดปม Delete ทแปนพมพ


7) คลกแทบหองทใชแผนฯ เลอกชนปและหองใหครบตามตองการ ถามชนปมหลายหองใหคลกทปม กาหนดทกหอง เสรจแลวคลกปม คดลอก คลกปม Yes จะเปนการคดลอกรายการรบชาระเงน ใหชนปทเลอกไวทงหมด โดยสามารถตรวจสอบยอดคางชาระไดท เมนปรบแผนการรบชาระเงนรายคน หรอเมนรายงาน


5.3 ทดลองออกใบเสรจเพอทดสอบแผนฯ และรปแบบใบเสรจ

สามารถทดสอบแผนฯ และการทางานในขนตอนการออกใบเสรจรบเงนไดดงน 5.3.1 กาหนดแผนการรบเงนใหกบนกเรยนเปนรายคน เปนการกาหนดแผนฯใหกบนกเรยนทตองการชาระ เงน โดยเรมจากเมนหลก คลกท ปมรบชาระเงน แลวทาตามขนตอนดงน 1) คนหานกเรยนทตองการจากเลขประจาตว 2) หรอคนหาจากชอ-สกล 3) คลกทปมเพมรายการคางชาระ 4) เลอกปการศกษา 5) เลอกภาคเรยน 6) เลอกแผนฯ 7) คลกทปมคดลอก 8) ตอบตกลง 9) จะปรากฏรายการทยอดคางชาระ ใหคลกทปมออกใบเสรจ เพอทาการรบชาระเงน (ดรายละเอยดในหวขอถดไป) 10) คลกทปมลบแผนฯ เมอมการเพม แผนฯผด 11) คลกทปมแกไขแผนฯ เมอตองการ แกไขแผนฯ ของนกเรยนคนน หมายเหต: ปมลบแผนสาหรบใชลบแผนฯทไมตองการทงไปใชลบแผนฯทไมตองการทง

5.3.2 รบชาระเงนเตมจานวน จากขนตอนท 9 ในหวขอ 5.3.1 เมอมการออกใบเสรจจะปรากฏเลขทใบเสรจ โดยเปน

เลขทถดไป (เลขทเรมตนดในหวขอ 4.1 การกาหนดรปแบบใบเสรจ) และวนทใบเสรจจะขนวนท ปจจบนโดยอตโนมต (ถาวนทไมตรงจะตองปรบวน-เวลาใหถกตองกอนวธปรบดในภาคผนวก) สาหรบขนตอนการรบชาระเงนมดงน

1) จากเมนหลกคลกปมรบชาระเงน 2) ใสรหสประจาตวนกเรยนหรอชอนกเรยนทตองการ 3) คลกแทบยอดคางชาระ 4) คลกปมออกใบเสรจ ในแผนรบเงนทตองการรบเงน 5) ปรากฏหนาจอกาหนดรหสผาน ใหเลอกชอ ผรบเงนหลก

(สามารถเปลยนได ดหวในหวขอรปแบบใบเสรจ)


6) ใสรหสทกาหนดไวแลว 7) คลกปม 8) ปรากฏหนาจอ 9) ใบเสรจรบเงน 10) เลอกชาระเตมจานวน 11) แสดงการชาระ โดยเงนสด (สามารถเปลยนเปน เชคหรออนๆได) 12) เลอกดตวอยางกอนพมพ

(เมอทดสอบและปรบใหถกตองตามตองการแลวไมตองคลก เลอก จะทาใหโปรแกรมพมพใบเสรจทนทโดยไมตองด)

13) คลกทปมพมพ เพอด/พมพใบเสรจรบเงนตามตองการ

หมายเหต หลงจากรบชาระเงนเสรจแลว รายการทรบชาระแลวบางสวนจะยงคงปรากฏ ในยอดคางชาระ สวนรายการทรบชาระแลวทกรายการจะปรากฏในยอดชาระแลว

หมายเหต ความหมายของตวเลอกและปมอนๆ มดงน 1) เลอกเบก จะพมพใบเสรจเปน 2 สวน สวนท 1 จะเปนใบเบก 2) เลอกไมพมพ ในกรณทนาขอมลทไดออกใบเสรจดวยมอไป แลวมาบนทกยอนหลง จงไมตองการพมพใบเสรจ 3) ปมแกไข เพอแกไขรายการ/จานวนเงนทตองการรบชาระ 4) ปมไมออกใบเสรจ เมอตองการยกเลกการรบเงนกลบไป เรมตนใหมทงหมด เชนเลอกแผนการรบเงนผด หรอ ผปกครองไมตองการชาระเงนเปนตน (เลขทใบเสรจกจะไมถกนามาใชงาน)

ตวอยางรายงาน ใบเสรจรบเงนแบบ ชาระเตมจานวน


5.3.3 รบชาระเงนบางสวน การรบชาระบางสวนจะตองบอกจานวนเงนรวมทตองการชาระกอน แลวคอยเลอกรายการท

ตองการรบเงน โดยโปรแกรมจะคอยชวยไมใหจานวนเงนเกนกวาจานu3623 .นเงนรวม ซงมขนตอนดงน 1) เลอกชาระบางสวน 2) ใสจานวนเงนรวมทตองการชาระ 3) เลอกรายการรบชาระโดย ดบเบลคลกในชองยอดชาระ (สเขยว) จะปรากฏจานวนเงน สงสดไมเกนยอดเตม และเงนรวมกไมเกนยอดรวมเสมอ 4) ดบเบลคลกในชองใหมทตองการไปเรอยๆ จนเงนรวมเทากบเงนทตองการชาระ 5) คลกเลอกเบก (กรณตองการใบเบก) 6) เลอกดตวอยางกอนพมพ 7) คลกทปมพมพ เพอด/พมพใบเสรจรบเงนจะได 2 สวน (สวนท 1 สาหรบเบก) ตามตองการ

ตวอยางรายงาน ใบเสรจรบเงนแบบ ชาระบางสวน


5.3.4 การออกใบเสรจเพอตด STOCK สนคา การออกใบเสรจเพอตด STOCK สนคา ไปท เมน รบชาระเงน เลอก ออกใบเสรจนอกแผน/ (STOCK)

จะปรากฏหนาจอ รบชาระ สงทเพมขนมาคอ ชอง จานวน ตรงนใส แลวจะนาตวเลขไปตด STOCK สนคานนๆ มขนตอนดงน

1) จากเมนหลกคลกปมรบชาระเงน 2) ใสรหสประจาตวนกเรยน

หรอชอนกเรยนทตองการ 3) คลกปมเลอก ออกใบเสรจ

นอกแผน/ (STOCK) 4) ใสรหสผานกอนออกใบเสรจ 5) ใสปการศกษาและภาคเรยน 6) เลอกรายการ จานวนทซอ

และจานวนเงนจะคานวณอตโนมต 7) เลอกดตวอยางกอนพมพ 8) คลกปมพมพ

ตวอยางใบเสรจนอกแผน


การตรวจสอบสนคาเหลอไดทเมนหลกขอมลการจดทา STOCK > สนคาคงเหลอ โดยมสนคาคงเหลอ ณ ปจจบน ได ดงภาพ 5.3.5 การตงคาหนากระดาษสาหรบกระดาษตอเนอง การตงคาหนากระดาษ จะตองทาขณะกาลงดภาพ กอนพมพเมอตงไดถกตอง แลวตอไปสามารถพมพไดเลย โดยไมตองด ซงม ขนตอนดงน 1) คลกขวา บรเวณ ใบเสรจ เพอเรยก Short Cut Menu 2) คลกทแถบ Page Setup... (ตงคาหนากระดาษ...) 3) คลกแทบ Page (หนา) 4) เลอก Size: (ขนาด :) เปน RECEIPT8.5X7 (ดวธการสรางขนาดกระดาษในภาคผนวก) 5) เลอก Source: (แหลง :) เปน Tractor Feed 6) คลกท Margins (ระยะขอบ) 7) ใสคา Top: (ดานบน :) และ Bottom : (ดานลาง:) ใหเปน 0 ทง 2 ชอง 8) คลก � ทชอง Print Data Only (พมพขอมลเทานน :) (ซงจะทาใหเสนกรอบและ ขอความบางสวนบนใบเสรจหายไป) 9) คลก OK (ตกลง) 10) คลกขวาเรยก Short Cut Menu อกครงแลวคลกท Print... (พมพ...) เพอพมพออกทางเครองพมพ


5.4 ลบขอมลและยกเลกใบเสรจ หลงจากทดสอบแผนการรบเงน ปรบกระดาษและตงระยะการพมพเปนทเรยบรอยแลว เมอจะ

เรมตนใชงานจรงจะตองทาการลบขอมลทไดทดลองใชงาน รวมถงการยกเลกใบเสรจกสามารถทาได แตตองเปนผทมสทธซงมรหสผานเทานน

5.4.1 การยกเลกใบเสรจ สามารถยกเลกใบเสรจทไมตองการโดย เรมตนทเมนหลก คลกทปมลบขอมลและยกเลก ใบเสรจ แลวทาตามขนตอนดงน 1) ใสรหสผาน 2) คลกทปมยกเลกใบเสรจ 3) เลอกเลขทใบเสรจ 4) คลกทยกเลกใบเสรจ จะปรากฏ วนทยกเลก และใบเสรจจะถกยกเลกตามตองการ หมายเหต หลงจากยกเลกใบเสรจแลว 1) ใบเสรจทถกยกเลกจะแสดงในยอดชาระแลวเปนสแดง (ดไดในหนาตางรบชาระเงน) 2) รายการในยอดคางชาระจะกลบมคาเทาเดมกอนออกใบเสรจ (ดไดในหนาตางรบชาระเงน) 3) ใบเสรจเลขทถกยกเลกจะไมสามารถนากลบมาใชงานไดอก 4) ใบเสรจทถกยกเลกจะแสดงในรายงานประจาวนโดยมหมายเหตใหทราบ และจะไมนา ยอดเงนไปรวมในรายการ (แสดงใหทราบวามใบเสรจทถกยกเลกไปแลว)

5.4.2 ลบขอมลของภาคเรยนททดสอบทงเพอเรมตนใชงาน หลงจากทดสอบแผนการรบเงน ปรบกระดาษและตงระยะการพมพเปนทเรยบรอยแลว เมอจะ

เรมตนใชงานจรงจะตองทาการลบขอมลทไดทดลองใชงาน โดยเรมจากเมนหลกแลวคลกทปมลบ ขอมลและยกเลกใบเสรจ แลวทาตามขนตอนดงน 1) ใสรหสผานสาหรบผทมสทธลบขอมลใหถกตอง 2) คลกทปมลบขอมล 3) เลอกปการศกษา 4) เลอกภาคเรยน 5) คลกทปมลบขอมล โปรแกรมจะเตอนกอนทาการลบ ใหตอบตกลง โปรแกรมจะลบขอมลหนและใบเสรจทงหมด แตจะไมลบแผนการรบเงน ทาใหสามารถเรมตนใชงานจรงตอไปไดทนท หมายเหต นอกจากนการลบขอมลอาจจะตองทาเมอมการเกบขอมลเปนจานวนมาก โดยทวไปขอมล ทเกนกวา 5 ป สามารถลบได และจะทาใหการทางานเรวขนดวย


6 การทางานสาหรบภาคเรยนปจจบน เมอจะเรมใชงานจรงจะตองจดทาแผนการรบเงนใหถกตองครบถวน แลวพมพแผนทงหมดออกมา

ตรวจสอบไดดงน 6.1 จดทาและตรวจสอบแผนการรบชาระเงนสาหรบภาคเรยนปจจบนใหครบถวน 6.1.1 สรางแผนการรบเงนดวยการคดลอกทละแผน จากเมนหลกคลกทปมแผนการ รบชาระเงน จะเขาเมนแผนการรบ ชาระเงน ใหคลกทปมกาหนดแผนการ รบชาระเงนแลวทาตามขนตอนดงน 1) เลอกปการศกษาและภาคเรยน 2) เลอกแผนทตองการคดลอก โดยคลกทปมคดลอก 3) คลกทปมคดลอก 4) ตอบ Yes เพอตกลง 5) จะปรากฏแผนใหม ใหทาการปรบรหสและชอใหมตามตองการ 6) คลกทปมรายการเพอเขาไปแกไข/เพมเตมตามตองการ


6.1.2 การพมพแผนการรบเงนเพอตรวจสอบ จะตองพมพแผนทกแผนมาตรวจสอบใหถกตองกอนทาการรบชาระเงน โดยมขนตอนดงน

1) จากแผนการรบชาระเงนเลอกปการศกษาและภาคเรยนทตองการ 2) คลกทปมพมพ 3) เลอกแผนทตองการ 4) คลกทปมพมพ 5) ปรากฏรายงานแผนการรบชารบเงน ดงภาพ


6.2 กาหนดแผนการรบเงนใหกบนกเรยนเปนรายหอง เพอความสะดวกในการทางาน เราสามารถกาหนดแผนการรบเงนทนกเรยนสวนใหญใชชาระเงน

ใหกบนกเรยนทงหอง เสรจแลวคอยปรบ/เปลยนแผนอนใหกนนกเรยนบางคนทใชแผนอน การกาหนดแผนใหนกเรยนเปนรายหองสามารถทาไดดงน 1) จากแผนการรบชาระเงน เลอกปการศกษาและภาค เรยนทตองการ 2) เลอกแผนทนกเรยนชาระมาก ทสดแลวคลกทปมรายการ 3) เลอกชนปและหองทตองการใชแผนฯ 4) กรณทชนปนนมหองเรยน เปนจานวนมากใหคลกทปม กาหนดทกหอง 5) หองทเหลอจะปรากฏใหเอง 6) คลกทปมคดลอก 7) ยนยนโดยตอบ Yes และ OK หมายเหต เสรจแลวสามารถดได จากเมนหลกใหคลกทปม แผนการรบชาระเงน แลวคลกทปมปรบแผนการรบ ชาระเงนรายคน 1) ใสรหสผานแลวคลกทปม ปรบแผนการรบเงน 2) เลอกปการศกษา ภาคเรยน ชนป และหอง โปรแกรมจะ แสดงนกเรยนทกคนทตองชาระเงน ตามแผนทกาหนด พรอมแจง ยอดเงนรวม


6.3 ปรบแผนฯใหกบนกเรยนเปนรายคน การปรบแผนการรบเงนเปนรายคน สามารถทาได 3 ลกษณะคอ

6.3.1 ลบแผนฯ เพอลบแผนฯทไมตองการทงไป 1) จากเมนหลกคลกแผนการรบชาระเงน 2) คลกทปรบแผนการรบชาระเงนรายคน 3) ใสรหสผาน 4) คลกปมปรบแผนการรบเงน 6.3.2 เปลยนแผนฯเดมเปนแผนฯใหม ซงแผนเดมตองยงไมเคยรบชาระเงน คลกปมเปลยนแผนฯ เมอตองการเปลยนแผนรบชาระเงนเปนรายบคคล เสรจแลวคลกปมตกลง 6.3.3 แกไขรายการในแผน สามารถเพม/ลบ/เปลยนรายการ และแกไขจานวนเงนในแผนฯ คลกปมแกไขแผนฯจะปรากฏหนาจอกแกไขรายการ และจานวนเงน โดยสามารถเพมรายการรบเงน และจานวนเงนตามตองการเปนรายบคคลได ในกรณทนกเรยนมรายการชาระเงนทแตกตาง จากนกเรยนในชนเรยน

เปลยนแผน แกไขรายการรบเงน


7 รายงาน หลงจากออกใบเสรจรบเงนกสามารถพมพรายงานตางๆไดโดยเรมจากเมนหลก คลกทปมรายงานรบ

ชาระเงน แลวพมพรายงานไดดงน

7.1 รายงานประจาวน เปนรายงานการรบเงนในแตละวนจะตองพมพทกวนเพอเกบไวอางองและตรวจสอบทางบญชสามารถจดเรยงรายการได 6 แบบคอ 1) รายงานเรยงตามเลขทใบเสรจ 2) รายงานเรยงตามชนเรยน 3) รายงานแยกประเภทรายการ 4) รายงานแยกป/ภาค 5) รายงานแยกคนรบเงน 6) รายงานตามเลขทใบเสรจ (โดยไมสนใจวนท)

หมายเหต การออกรายงานใหระบชวงวนท ปการศกษา ภาคเรยน เลขทใบเสรจ และผรบเงน ตามตองการ

ตวอยางรายงานเรยงตามเลขทใบเสรจ ตวอยางรายงานแยกคนรบเงน


7.2 รายงานยอดชาระเงน รายงานยอดชาระเงนม 3 รายงาน คอ

1) รายงานการรบชาระเงนประจาภาคเรยน จะแสดงยอดทตองชาระ ยอดชาระแลว และ ยอดคางชาระ ของนกเรยนแตละคน 2) รายงานสรปยอดชาระเงนประจา ภาคเรยนเปนรายหองเรยน 3) รายงานยอดคางชาระตามชวงวนท หมายเหต การออกรายงานใหระบ ปการศกษา ภาคเรยน ชนป หอง และชวงวนท ตามทตองการออกรายงาน

ตวอยางรายงานรบชาระรายภาค

รายงานยอดคางชาระตามชวงวนททระบ


7.3 รายงานใบเตอน-ใบแจงชาระเงน รายงานใบเตอน-ใบแจงชาระเงนนนมรายงานใหเลอก 5 รายงาน คอ 1) บญชนกเรยนคางชาระ ถงปจจบน จะแสดงยอด คางทงหมดตรงกบในใบเตอน 2) ใบเตอนแบบยอ คอไม แสดงรายการยอย จะ แสดงแตยอดรวม ทาใหเหน ยอดทงหมดทกๆภาคเรยน ทมการคางชาระ 3) ใบเตอนพรอมรายการ จะแสดงรายการทกรายการทคางชาระ 4) ใบเตอนพรอมรายการรวมทกภาค จะแสดงรายการทกรายการทคางชาระในทกภาคเรยน 5) บญชคางชาระ (รวม) หมายเหต การออกรายงานใหระบ ปการศกษา ภาคเรยน ชนป หอง ตามทตองการออกรายงาน ตวอยางบญชนกเรยนคางชาระ ตวอยางใบเตอนแบบยอ ตวอยางใบเตอนพรอมรายการ


7.4 รายงานรบชาระแยกรายการ รายงานชาระแยกรายการนนสามารถตรวจดยอดชาระไดตามรายการทตองการได 1รายการ โดยมรายงาน 2 แบบ คอ

1) รายงานรบชาระแยกประเภทรายการ 2) รายงานคางชาระแยกประเภทรายการ

มขนตอนการออกรายงานดงน 1) คลกแทบรบชาระแยกรายการ 2) เลอกรายการชาระทตองการ 3) เลอกปการศกษา 4) เลอกชวงวนททตองการ 5) คลกปมพมพ

ตวอยางรายงานรบชาระแยกประเภทรายการ

ตวอยางรายงานคางชาระแยกประเภทรายการ


7.5 รายงานรบชาระเลอกรายการ รายงานชาระเลอกรายการนนสามารถตรวจดยอดชาระไดตามรายการทตองการได หลายรายการ ซงมรายการใหเลอกสงสด 11รายการ โดยมรายงาน 2 แบบ คอ

1) รายงานรบชาระเลอกรายการตามวนทเลอก 2) รายงานรบชาระเลอกรายการตามปการศกษา ภาคเรยน ชนป หอง ทเลอก

กอนออกรายงานใหระบเงอนไขและรายการรบชาระเงนทตองการใหครบแลวคลกทพมพ

ตวอยางรายงานรบชาระเลอกรายการตามวนทเลอก

ตวอยางรายงานรบชาระเลอกรายการตามปการศกษา ภาคเรยน ชนป หอง ทเลอก


8 การทางานสาหรบภาคเรยน/ปการศกษาถดไป ในภาคเรยนถดไปจะตองเตรยมแผนการรบเงน และในปการศกษาถดไปกจะตองยกชนเรยนและ

จดทาบญชรายชอนกเรยน พรอมกบทาแผนการรบเงนดวย

8.1 การคดลอกชนเรยนสาหรบปการศกษาถดไป ระบบไดจดเตรยมการยกชนเรยนสาหรบปการศกษาถดไป โดยเรมจากเมนขอมลพนฐาน

คลกทปมชนเรยน แลวทาตามขนตอนดงน 1) เลอกปการศกษาปจจบน 2) คลกทปมคดลอกชนเรยน 3) คลกเลอกปถดไป 4) คลกทปมคดลอก 5) คลก Yes เพอตอบตกลง 6) โปรแกรมจะแสดงชนเรยน ในปการศกษาถดไป 7) ถาตองการปรบเปลยนรายชอนกเรยน ใหคลกทปมนกเรยน

ปการศกษา 2555 เพมขนมาแลวดงภาพ


8.2 การคดลอกแผนการรบเงนสาหรบภาคเรยนถดไป สามารถคดลอกแผนการรบเงนทคลายกนไปใหภาคเรยนถดๆไปได เพอนาไปปรบแก จะสะดวกและ

รวดเรวกวาการสรางใหม โดยเรมตนจากเมนแผนการรบชาระเงน คลกทปมกาหนดแผนการรบชาระเงน แลวทาตามขนตอนดงน 1) เลอกปการศกษาและ ภาคเรยนทตองการ 2) คลกทปมคดลอก ระหวางภาค 3) กาหนดปการศกษาและ ภาคเรยนทตองการ 4) คลกทปมคดลอกแผนฯ 5) ตอบ OK เพอตกลง 6) เมอคดลอกเสรจแลวป การศกษาและภาคเรยน จะเปลยนไปตามท ตองการ 7) คลกทปมรายการถา ตองการเขาไปแกไข รายการ หรอกาหนด แผนใหนกเรยนตอไป แผนการรบชาระเงนปการศกษา 2555 เพมขนมาดงภาพ


9 การจดทายอดคางชาระของภาคเรยนกอน ยอดคางชาระของภาคเรยนกอนมขนตอนเชนเดยวกบการทางานในภาคเรยน/ปการศกษาถดไปดงม

ขนตอนดงน 9.1 การคดลอกชนเรยนสาหรบปการศกษากอน

การคดลอกชนเรยนทาเชนเดยวกบหวขอ 7.1 การคดลอกแผนการรบเงนสาหรบภาคเรยน ถดไป เพยงแตเลอกปกอน แทนปถดไป แลวคอย คลกทปมคดลอก 9.2 การจดทาแผนคางชาระของภาคเรยนกอน การคดลอกชนเรยนทา เชนเดยวกบหวขอ 8.2 การคดลอก แผนการรบเงนสาหรบภาคเรยนถดไป เพยงแตเลอกปการศกษาและภาค เรยนทตองการทารายการคางชาระ แลวคอยคลกทปมคดลอกแผนฯ


ภาคผนวก


ก. การตงรปแบบภาษาและรปแบบวนท เปด Control Panel แลวทาตาม ขนตอนดงน 1) ดบเบลคลกเพอเปด Regional and LanguageOptions 2) เลอก Thai 3) เลอก Thailand 4) คลกทปม Customize... 5) เลอก พทธศกราช 6) เลอก dd/mm/yyyy 7) คลกทปม OK ข. การตง วนทและเวลาใหเปนปจจบน

เปด Control Panel แลวทาตามขนตอน 1) ดบเบลคลกเพอเปด Date and Time 2) ปรบ วน เดอน ป ใหเปนปจจบน 3) ปรบ เวลา ใหเปนปจจบน 4) คลกปม OK


ค. วธการตงคาาหนากระดาษ (สาาหรบเครองพมพ แบบ Dot Matrix) ค.1 สรางขนาดกระดาษ เปด Printers And Faxes จาก Control Panel แลวทาตามขนตอนดงน 1) คลกท File , Server Properties 2) คลกใหเครองหมาย √ ท Create a New Form 3) ปอนชอ RECEIPT8.5X7 ท Form name (พมพใหตดกนทกตวอกษร ไมมชองวาง) 4) คลกเลอก English 5) กาหนดความกวาง (Width) 8.50 ความสง(Height) 7.00 6) คลกทปม Save Form 7) คลกทปม OK หมายเหต สาหรบกระดาษขนาดอนจะตองเปลยน ชอ (Form Name) และ ขนาดใหสมพนธกน


ค.2 กาหนดขนาดกระดาษใหเครองพมพ เปด Printers And Faxes จาก Control Panel แลวทาตามขนตอนดงน 1) คลกขวาท Printer ทจะใชงาน แลวเลอก Properties 2) คลกปม Printing Preferences 3) ท แทป Paper/Quality เลอก Paper Source ใหเปน Tractor Feed 4) คลกปม Advanced 5) เลอก Paper size ให เปน RECEIPT8.5X7 6) เลอก Paper Quality ใหเปน 180 X 180 dots per inch 7) คลกปม OK เพอตกลง


บนทก ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................


............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ .........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Documents

คู่มือการใช ้งานระบบใบเสร็จรับเงิน 1 · คู่มือการใช ้งานระบบใบเสร็จรับเงิน