อาจารย์ดวงพร แสงทอง

การสื่อสารในองค์กร เป็นกระบวนการแลกเปลี่ยนข่าวสารระหว่างบุคคลทุกระดับ ทุกหน่วยงาน โดยมีความสัมพันธ์กันภายในสภาพแวดล้อมที่เป็นบรรยากาศขององค์กร ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนไปตามกาลเทศะ บุคคลตลอดจนสาระเรื่องราวตามวัตถุประสงค์ของการสื่อสาร

การสื่อสารในการท างาน การสื่อสารเป็นเครื่องมือส าคัญอย่างหนึ่งในการตัดสินความส าเร็จหรือการล้มเหลวของการท างานร่วมกันของบุคคลกร ทั้งการสื่อสารภายในองค์กรและนอกองค์กร ดังนั้น จึ งมี ความจ า เป็นอย่ างยิ่ งที่ บุ คลากรภายในองค์กรจ าเป็นต้องมีความรู้ทักษะเกี่ยวกับสื่อสารเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อท าให้เกิดประสิทธิภาพในการด าเนินงาน

วัตถุประสงค์ของการติดต่อสื่อสาร ภายในองค์กร

1. เพื่อให้เกิดความเข้าใจ สร้างทัศนะให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน 2. เพื่อให้เกิดความพยายามเข้าด้วยกัน เกิดการสร้างเป้าหมายแล้วท าให้เกิด

การท างานร่วมกัน (Team Work) ได้อย่างดี 3. เพื่อคงไว้ซึ่งความสมบูรณ์ขององค์กร ท าให้เกิดความไว้วางใจซึ่งกันและกัน

ระหว่างผู้บริหารและพนักงาน 4. เพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้อง การสื่อสารที่ดีควรจะเป็นการสื่อสารแบบสองทาง

(Two Way Communication) การที่ผู้บริหารได้รับข้อมูลจากระดับพนักงาน แบบล่างขึ้นบน (Upward Communication) ด้วยวิธีต่าง ๆ จะท าให้ผู้บริหารมีข้อมูลที่ครบถ้วนและอยู่บนพื้นฐานความเป็นจริงมากขึ้น

การพัฒนาการสื่อสาร(Communication) เป็นหัวใจส าคัญอย่างมาก เพราะเราหลีกเลี่ยงการสื่อสารไม่ได้เลย ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารด้วยเสียง ท่าทางและ / หรือตัวอักษร รูปภาพ ก็ตาม ทั้งหมดล้วนแสดงถึงแนวความคิด และความรู้สึกของเราที่ใช้สื่อสารออกไป รวมทั้งการเข้าใจความคิด ความรู้สึกของผู้อื่นที่สื่อสารออกมาเช่นเดียวกัน ดังนั้นทักษะต่างๆ ที่ส าคัญที่เกี่ยวกับการสื่อสาร เช่น... 1. การน าเสนอ พูดคุย สนทนา (Presentation Skill) 2. การใช้ค าถามที่ทรงพลัง (Powerful of Questioning) 3. การรับฟังเชิงรุก เข้าใจผู้อื่น (Active Listening) 4. การให้ข้อมูลป้อนกลับเพื่อผลสัมฤทธิ์ (Effective Feedback) 5. การสื่อสารและสังเกตท่าทาง (Body Language)

การประยุกต์ใช้การสื่อสารกับสถานการณ์ต่างๆ มากมาย เช่น...

รูปแบบการสื่อสาร

การสื่อสารระหว่างบุคคล

การเผชิญหน้า * โทรศัพท ์

ประชุมกลุ่ม * การน าเสนอ

บันทึกข้อความ * โทรสาร

จุลสาร * จดหมายอิเล็กทรอนิกส์

การประชุมทางไกลผ่านระบบวิดิทัศน์ (Video Conference)

จุดมุ่งหมายของการสื่อสารเพื่อการบริการ

1. เพื่อแจ้งข่าวสารให้ทราบ

2. เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับสินค้าและบริการ

3. เพื่อเพิ่มผลก าไรในเชิงธุรกิจ

4. เพื่อโน้มน้าวจูงใจ

5. เพื่อเป็นเวทีแลกเปลี่ยนความคดิเห็น

6. เพื่อความบันเทิง ซึ่งมีอยู่หลายรูปแบบ

7. เพื่อสร้างความประทับใจและความพึงพอใจแก่ผู้มารับบริการ

จุดมุ่งหมายของการสื่อสาร จุดมุ่งหมายของผู้ส่งสาร จุดมุ่งหมายของผู้รับสาร

เพื่อแจ้งให้ทราบ

เพื่อสอนหรือให้การศึกษา

เพื่อสร้างความพอใจหรือให้ความบันเทิง

เพื่อเสนอหรือชักจูงใจ

เพื่อทราบ

เพื่อศึกษา

เพื่อก่อให้เกิดความพอใจ

เพื่อกระท าหรือตัดสินใจ

ความส าคัญของการสื่อสารภายในองค์การ

1. เป็นเครื่องมือของผู้บริหารในการบริหารงาน

2. เป็นเครื่องมือที่ช่วยสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารกับบุคลากร

3. ช่วยกันปฏิบัติภารกิจขององค์การและประสานงานระหว่างกัน

4. ช่วยให้เกิดการพัฒนาและการท างานที่มีประสิทธิภาพ

กระบวนการสื่อสารภายในองค์กร 1. ผู้ส่งสาร 2. สารที่ต้องการส่ง แนวคิด+ความตั้งใจที่

ส่ง 3. ช่องทาง/สื่อที่ใช้ในการส่งสาร พูด เขียน ท่าทาง 4. ผู้รับสาร ความเข้าใจสารนั้น 5. ผลป้อนกลับ ปฏิกิริยาของผู้รับสาร 6. สภาพแวดล้อม ภายในองค์กร-

บรรยากาศ วัฒนธรรมองค์กร

7. สิ่งรบกวน อคติของผู้รับและผู้ส่งสาร

กระบวนการสื่อสาร

ผู้ส่งสาร Sources

เข้ารหัส

Encoding ถอดรหัส

Decoding ผู้รับสาร

Receivers ข่าวสาร Message

สื่อ

Medias

สิ่งรบกวน Noise

ผลสะท้อนกลับ FeedBack

การตอบสนอง Response

สื่อที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร

1. ภาษาพูด

2. ภาษาเขียน

3. ภาษาท่าทาง

4. ภาษามือ

5. รูปภาพ

6. สัญลักษณ์

การติดต่อสื่อสารขององค์การ มีอยู่ 4 ทิศทาง คือ

1. การติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง

2. การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบน

3. การติดต่อสื่อสารในแนวนอน

4. การติดต่อสื่อสารในแนวทแยง

การไหลของข่าวสารภายในองค์กร Communication Flow in Organization

1. การไหลของข่าวสารจากระดับบนสู่ระดับล่าง ได้แก่ ค าสั่ง แนวนโยบาย กฎระเบียบ ข้อแนะน า ในการปฏิบัติงานจากผู้บริหาร

พนักงาน ค าสั่ง

นโยบาย

กฎระเบียบ

ข้อแนะน า

ผู้บริหาร

การไหลของข่าวสารภายในองค์กร Communication Flow in Organization

2. การไหลของข่าวสารจากระดับล่างสู่ระดับบน ได้แก่ ข้อคิดเห็น ข้อเสนอ หรือ ข้อเรียกร้องจากพนักงาน และข้อควรปรับปรุงเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน

พนักงาน

ข้อคิดเห็น

ข้อเสนอ ข้อเรียกร้อง

ข้อปรับปรุง

ผู้บริหาร

การไหลของข่าวสารภายในองค์กร Communication Flow in Organization

3. การไหลของข่าวสารในระดับเดียวกันเกิดขึ้นในระหว่างพนักงานในระดับเดียวกัน เพื่อเชื่อมความสัมพันธ์อันดีระหว่างคนในองค์กร

ผู้บริหาร ผู้บริหาร

พนักงาน พนักงาน

ทิศทางของการติดต่อสื่อสารขององค์การ

การติดต่อสื่อสารจากข้างบนลงข้างล่าง การติดต่อสื่อสาร จากข้างล่างขึ้นข้างบน

การติดต่อส่ือสารตามแนวนอน การติดต่อส่ือสารข้ามสายงาน

รูปแบบของเครือข่ายการสื่อสารภายในองค์กร (5 รูปแบบ)

1. แบบวงกลม เป็นการสื่อสารภายในองค์กรแบบไม่มีผู้น า คนในองค์กรมีความเท่าเทียมกันในการกระจายข่าวสาร...มีอ านาจและอิทธิพลต่อกลุ่มอย่างเสมอภาค

แบบวงกลม “คนในองค์การทุกคนมีความเท่าเทียมกันในการกระจายข่าวสาร”

ข้อดี - เป็นการสื่อสารแบบประชาธิปไตย

- เหมาะกับการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

ข้อเสีย - ใช้เวลามาก

- ไม่เหมาะกับการตัดสินปัญหาโดยเร็ว

รูปแบบของเครือข่ายการส่ือสารภายในองค์กร

2. แบบวงล้อ (WHEEL) เป็นการสื่อสารที่มีผู้น าชัดเจน อ านาจการควบคุมการ

สื่อสารอยู่ที่ศูนย์กลาง คือ ผู้น า

2. แบบวงล้อ

ข้อดี - ผู้บริหารจะเป็นศูนย์กลางของการสื่อสาร

- ลดความเชื่องช้าของการสือ่สารจากบนลงล่าง

ข้อเสีย - เป็นการรวมอ านาจ รับข้อมูล และตัดสินใจ

เพียงคนเดียง

รูปแบบของเครือข่ายการสื่อสารภายในองค์กร

3. แบบลูกโซ่

เป็นการสื่อสารที่คล้ายกับแบบ CIRCLE แต่ต่างกันที่ผู้สื่อสารคนสุดท้ายสามารถสื่อสารกับคนคนเดียว….การสื่อสารรูปแบบนี้ไม่มีผู้น าที่ชัดเจน แต่ต าแหน่งตรงกลางน่าจะมีความเป็นผู้น ามากกว่าต าแหน่งอื่น

3. แบบลูกโซ ่

“ผู้สื่อสารคนสุดท้ายสื่อสารกับคนได้เพียงคนเดียว”

ข้อดี - ข้อมูลน่าจะมาจากแหลง่ที่เชื่อถือได้

ข้อเสีย- อาจจะเชื่องช้าเพราะสือ่สารคลา้ยกับบนลงลา่ง

รูปแบบของเครือข่ายการสื่อสารภายในองค์กร

4. แบบ THE Y

เป็นการสื่อสารที่มีความเป็นศูนย์กลางน้อยกว่าแต่เป็นการสื่อสารที่มีผู้น าที่ชัดเจนและมีผู้น าคนที่ 2 แสดงบทบาทเพิ่มขึ้น สมาชิกสามารถรับและส่งข่าวสารได้จากผู้น าทั้ง 2 คน

4. แบบตัวอักษร Y

เป็นการสื่อสารที่มีข้อมูลเข้า-ออกได้

ข้อดี – ข้อมูลเข้าถึงผู้บริหารได้ 2 ทาง

ข้อเสีย- อาจเกิดความสับสนได ้

รูปแบบของเครือข่ายการสื่อสารภายในองค์กร

5. แบบ ALL - CHANNEL หรือ ที่เรียกว่า THE STAR ….เป็นการสื่อสารที่สมาชิกมี

ความเท่าเทียมกันในการสื่อสาร ท าให้สมาชิกสามารถสื่อสารกันได้ทุกทิศทุกทาง ก่อให้เกิดการสื่อสารในวงกว้าง

5. แบบ The Star

สมาชิกเท่าเทียมกันในการสื่อสารท าให้สื่อสารกันได้ทุกทิศทาง”

ข้อดี - ข้อมูลกระจายไปได้หลายทิศทาง

ข้อเสีย - อาจต้องใช้เวลามากขึ้น

อุปสรรคของการติดต่อสื่อสาร 1. การกรองข้อมูลให้บิดเบือนไปจากข้อเท็จจริง 2. การเลือกรับรู้ข่าวสาร 3. อารมณ์ความรู้สึก 4. ได้รับข้อมูลข่าวสารมากเกินไป 5. การต่อต้าน 6. ความกดดันเรื่องเวลา 7. ปัญหาของภาษา 8. วัฒนธรรมประจ าชาติ

วิธีการแก้ไขอุปสรรคจากการติดต่อสื่อสาร

1. การให้โอกาสผู้รับข่าวสารโต้ตอบ

2. การใช้ภาษาง่าย ๆ ทั้งการเขียนและพูด

3. ข่าวสารที่ส่งออกไปต้องชัดเจน

4. การตั้งใจรับฟัง

5. ระงับอารมณ์ความรู้สึก

6. สังเกตอากัปกิริยาของคู่สนทนา

แนวคิด “ เทคโนโลยีสารสนเทศ ” ประกอบด้วยค าว่า “เทคโนโลยี” และ “สารสนเทศ”เป็นการน าเอาเทคโนโลยี 2 สาขา คือ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีการสื่อสารโทรคมนาคมรวมไว้ด้วยกัน

พัฒนาการทางด้านเทคโนโลยี ท าให้ชีวิตความเป็นอยู่ของมนุษย์เปลี่ยนแปลงไป จากความเป็นอยู่ในสังคมเกษตรกรรมพัฒนามาเป็นสังคมอุตสาหกรรม และหลังจาก พ.ศ. 2530 ระบบการสื่อสารโทรคมนาคม และคอมพิวเตอร์ได้เข้ามามีบทบาทต่อชีวิตมนุษย์

เทคโนโลยีสารสนเทศ ประกอบด้วยค าว่า

“เทคโนโลยี”และ “สารสนเทศ”หรือ ภาษาอังกฤษ“Information Technology” เรียกสั้นๆ ว่า

“ ไอท ี( IT )”

เทคโนโลยีสารสนเทศ

เทคโนโลยีคอมพิวเตอร ์

เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม

เทคโนโลยีอื่น ๆ

เทคโนโลยีระบบอัตโนมัติ เทคโนโลยีการพิมพ ์ เทคโนโลยีการศึกษา

ประเทศไทย ได้มีการจัดต้ัง “กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร หรือ กระทรวงไอซีที (ICT)”ได้พัฒนาประเทศด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ออกเป็น 5 องค์ประกอบ

1. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการพัฒนาภาครัฐ (E-government)

2. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการพัฒนาด้านพาณิชย์ (E-commerce)

3. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการพัฒนาด้านอุตสาหกรรม (E-industry)

4. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการพัฒนาด้านการศึกษา (e-EDUCATION) sSRU aPPLICATION เปิดตัวแล้วอย่าลืมโหลดมาใช้กันนะจ๊ะ มันเยี่ยมยอดฝุดๆอ่ะ sSRU aPP fOR iOS hTTPS://iTUNES.aPPLE.cOM/tH/aPP/sUAN-SUNANDHA-RAJABHAT-UNIVERSITY/iD1246158599?l=TH&MT=8 sSRU aPP fOR aNDROID hTTPS://pLAY.gOOGLE.cOM/sTORE/aPPS/dETAILS?iD=TH.aC.sSRU.aRIT.aNDROID&HL=TH

5. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการพัฒนาด้านสังคม (E-society) เป็นนโยบายที่จัดท าขึ้นมา เพื่อที่จะลดปัญหาช่องว่างทางดิจิทัล ภายใตโ้ครงการขยายโครงสร้างพื้นฐานสารสนเทศ ให้มีความทั่วถึงและเท่าเทียมกันทั่วประเทศ ส าหรับโครงการที่ด าเนินการไปแล้วนั้น เช่น โครงการอินเทอร์เน็ตต าบล

เอกสารประกอบการสอน วิชาองค์การและการจัดการสมัยใหม่

หัวข้อ :การติดต่อสื่อสารและเทคโนโลยกีารสื่อสารสมัยใหม่ อาจารย์ดวงพร แสงทอง

คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

http://www.teacher.ssru.ac.th/duangphon_sa/