Aan en afwezigheid:

Maak je niet druk om de inschrijving!

Ignace Camps en Roel GriffioenShared Service Center PeopleSoft voorAlfa-college, ROC van Twente en Noorderpoort

Introductie SSC

• Shared Service Center PeopleSoft (Campus Solutions) is een samenwerkingsverband van Alfa-college Noorderpoort ROC van Twente

• Onderhouden 1 gemeenschappelijke applicatie (maatwerk/rapportageset) CS op 3 afzonderlijke databases 2 database platforms (Oracle/SQL Server)

• CS 9.0 bundle #12 (upgrading #22)• PT 8.51.09

2

Introductie Spreker

• Ignace Camps, i.camps@noorderpoort.nl Lid geweest van CC PAG (HEUG) Senior functioneel specialist Binnen SSC specialist oa koppelingen

• Roel Griffioen, r.griffioen@alfa-college.nl

Binnen SSC specialist BRON/AAR/Educatie/Vavo Lid van SR PAG (HEUG) Vertegenwoordiger DEUG in TO BRON (DUO)

3

4

Agenda

• AAR in het BO: uitdagingen • AAR in CS: tekortkomingen en obstakels• Doel van het AAR project• Inrichtingskeuzes / Functionele aanvullingen op CS• Technische hobbels en workarounds• Lessons learned• Toekomstblik

5

AAR in het BO: uitdagingen

• Waar staat roosterinformatie? UNTIS / EduFlex / …

• Hoe is er geroosterd? Per klas, per groep/blok, cartesisch Vast rooster / dagrooster Komen de basisgegevens overeen tussen roosterpakket

en CS Zo nee, staan ze uberhaupt aan beide kanten? Etc.

6

AAR in CS: tekortkomingen en obstakels in core

• Top 10 van tekortkomingen in CS op gebied van AAR1. Absentieinformatie kan alleen per presentielijst ingevuld

worden veel werk2. Roosterpatronen zijn de enige manier om lesmomenten aan

te maken inflexibel3. Pagina voor onderhoud rooster is complex en niet

gebruikersvriendelijk4. Enrollment (oftewel inschrijving op studieactiviteit) kan alleen

via self-service of handmatig per blok/klas veel werk5. Geen koppeling tussen blok/klas en deelactiviteit6. Bij aanmaak presentielijst wordt iedereen al op aanwezig

gezet (keihard in Cobol)7. Onduidelijk of en zo ja door wie en wanneer een presentielijst

ingevuld is (verantwoording lastig)8. Bij welke inschrijving hoort de AAR info? (rapp. Probleem)9. Ongeroosterde activiteiten zijn slecht toe te voegen10. Ontbreken functionaliteit mbt verzuim

7

Doel van het AAR project

• Zo min mogelijk handen aan het systeem• 5 handmatige handelingen:

1. Deelnemersadministratie houdt samenstelling klas/blok bij2. Roostermaker importeert roosterinfo in CS3. Callcentre neemt absentiemeldingen aan en legt deze simpel en

eenduidig vast4. Docent vult presentielijst in, mentor kan redenen bijwerken 5. Verzuimcoordinator meldt deelnemers die aan de wettelijke

criteria voldoen, aan verzuimloket DUO

• Al het andere gebeurt volautomatisch!!

• Process flow chart

8

Functionele keuzes (absentie)

Absentiemeldingen eenmalig/eenduidig invoeren, automatische verspreiding over presentielijsten geen handjes

Absentiemeldingen van vandaag zijn real-time bij docenten in beeld Toekomstige absentiemeldingen gaan via nachtproces Tevens inzagecomponent absentiemeldingen per klas/campus

demo

9

Functionele keuzes (inschrijving)

Onderhoud docenten gebeurt in HR, nachtelijke interface geen handjes in CS

Onderhoud samenstelling klas/blok op 1 plek, samenstelling studieactiviteiten moet automatisch volgen geen handjes

Proces studiedeelblokken gemaakt op basis van aanname code studentenblok = code deelactiviteit

Proces voor automatisch aanmaken enrollment requests (= bulkinschrijving maar dan over alle blokken heen), incl drop requests!

Maakt slim gebruik van eerder gebouwde klas functionaliteit (om studentenblok te voorzien van startdatum/einddatum per deelnemer) met onderscheid klasblok/handblok/autoblok/verwijderblok - demo

10

Functionele keuzes (roostering)

Roosterinformatie staat in roosterpakket, via GRI interface (CY2) import in CS 1 klein handje in CS

Aanpassing GRI door SSC: per roostergegeven (vak/lokaal/docent/groep) 2 a 3 mogelijkheden

• 1 default waarde gebruiken (niet voor groep) geen handjes

• Codes zijn identiek tussen roosterpakket en CS geen handjes

• Vertaaltabel aanleggen door roosteraar of FB, … handjes

11

Functionele keuzes (roostering)

• Voorbeeld: docent Default docent (alle lessen worden gegeven door N.N.),

GRI interface kan dit out of the box, je raakt wel informatie kwijt

Campus-ID in CS is identiek aan code in roosterpakket, GRI interface is hiervoor geschikt gemaakt, bypass vertaaltabel, alle informatie blijft aan boord

Vertaaltabel aanleggen tussen codes gebruikt in (lokaal) roosterpakket en campus-ID in CS, dit is de standaard GRI aanpak, maar onderhoudsgevoelig (toevoegen/verwijderen docenten)

• Analoog voor elementen lokaal/vak/groep

12

Functionele keuzes (presentielijsten)

Aanmaken van presentielijsten geen omkijken naar, gebeurt in de automaat ‘s nachts 7 dagen vooruit geen handjes

Invullen presentielijsten: row-level security per team (= verzameling docenten die het team zelf kan onderhouden) handjes - demo

Docent moet eenvoudig les kunnen vinden en leerling op presentielijst kunnen toevoegen (maar niet verwijderen)

Bij gebruik van buitenring moet docent deze info kunnen zien en er handig gebruik van kunnen maken

Docent moet bewuste keuze maken aanwezig/afwezig (standaard staan beide uit) maar intelligente bulk-knop aanwezig

Of docent afwezigheidsreden mag vullen is per loopbaan configurabel, ook het keuzelijstje zelf is configurabel

Ter identificatie is een foto van elke deelnemer 1-click-away - demo

13

Functionele keuzes (BPV)

• BPV aanwezigheid telt mee voor uren norm, moet dus vastgelegd worden, maar dit gebeurt meestal niet per lesuur/dag

• Keuze: niet in aan- en afwezigheidstabel vanwege teveel beperkingen

• Vastleggen van gerealiseerde BPV uren moet kunnen per deelnemer per contract en per (deel van) schooljaar

• Rapportage 850 urennorm telt BPV-AAR en les-AAR op• Nieuwe component gebouwd - demo

14

Functionele keuzes (verzuim)

• Verzuim = ongeoorloofde afwezigheid die ‘te vaak’ voorkomt, wettelijke verplichting tot melden DUO

• Gebouwd: platte tabel AAR met daarin verwerkt de status van het verzuim per deelnemer (diverse categorieën)

• Elke dag wordt geconstateerde verzuimsituatie per deelnemer weggeschreven in verzuimtabel; naast AAR historie ligt nu ook verzuim-historie vast in CS

• Verzuimcoordinatoren krijgen elke ochtend mail welke deelnemers gemeld moeten worden aan DUO

• Verzuimcoordinator kan in maatwerkcomponent het (handmatig) melden van het verzuim vastleggen

• In de toekomst uiteraard XML koppeling met verzuimloket (druk op de knop in CS)

• demo

15

raportages• Diverse presentieoverzichten waaronder 5-minuten

rapportage• Bellijst• Docent compliance• Verzuimoverzichten per team/mentor/deelnemer• NEDAP rapportages• Exports naar MIS

16

Technische hobbels

• Bij gebruik van default element, en door wijze van roosteren in roosterpakket kunnen tellers uit hun voegen gaan lopen.

• Bijvoorbeeld: aantal bijeenkomstenpatronen <= 99• Workarounds:

Meerdere sessies per jaar Rooster over de kop: nieuw default vak

• GRI interface ondersteunde nog geen EduFlex• Oplossing: EduFlex export aangepast richting GP_UNTIS

• Mouseover op presentielijstpagina (helaas, kan nog niet in grids) toch maar ouderwetse knop

17

Lessons learned

• In korte tijd is veel gebouwd (door diverse bouwers, intern/extern). Gevolgen: Complete module-FO loopt (mijlenver) achter tientallen deel-FO’s (addenda) die wel up-to-date zijn Bouwwerk van stuk A doet soms stuk B omvallen

• Voornemen: voor nieuwbouw voortaan eerst FO up-to-date hebben

• Koppeling tussen AAR data en inschrijving is nog niet ideaal• In roosterpakketten kan meer dan je eigenlijk wil … goede

afspraken over hoe er geroosterd wordt zijn belangrijk!• In CS kan minder dan je eigenlijk wil … maatwerk bijbouwen

biedt soelaas maar is nooit de enige oplossing, hier en daar is Oracle toch nodig!

• Audit op AAR data is nuttig voor troubleshooting

18

toekomstblik

• SR Oracle: geef ons een bypass voor de roosterpatronen-tabel (class_mtg_pat)

• Nieuwe versie GRI interface die gebruik maakt van dagroostering• Lesmomenten-tabel (campus_mtg) wordt de basis en niet meer de

roosterpatronen (die zijn alleen bestemd voor handig vullen)• Ongeroosterde activiteiten ondersteunen• SR Oracle: geef ons een XML koppeling met het verzuimloket• Verzuim verder uitbouwen met interne processen, deels opnemen in

core?• SR Oracle: vinkje ‘aanwezig’ van boolean naar drie-keuze!• Betere koppeling aanleggen tussen les en inschrijving (via team

wellicht?)

19

cliqview

• demo

20

Q&A

• Vragen?

?

Roel GriffioenSenior applicatiespecialist, SSC

T 050-5958169E r.griffioen@alfa-college.nlW www.alfa-college.nl

Ignace CampsSenior functioneel specialist, SSC

T 050-5958172E i.camps@noorderpoort.nlW www.noorderpoort.nl