rea usuaria A. Definicin. B. El rol del rea usuaria en la determinacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado.

C. El rea usuaria y su vinculacin con el Comit Especial. D. Casos especiales. 1. Labor del rea usuaria en el Convenio Marco. 2. Labor del rea usuaria en las exoneraciones. 3. El rea usuaria en la culminacin del contrato. II. rgano encargado de las contrataciones. A. Definicin. B. La labor del rgano encargado de las contrataciones en la determinacin de las caractersticas tcnicas de los bienes, servicios y obras a contratar.

C. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. D. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del valor referencial. E. Suscripcin del contrato. III. Comit Especial. A. Definicin. B. Requisitos legales para conformar el Comit Especial. C. Cambio de los miembros del Comit Especial. D. Reemplazo por los suplentes. E. Tipos de Comit Especial. F. Derechos del Comit Especial. G. Deberes y responsabilidades del Comit Especial. H. El Comit Especial tambin es responsable de los requisitos mnimos. I. Funciones del Comit Especial.rea usuaria A. Definicin El rea usuaria es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes, servicios y obras que requiere para el cumplimiento de sus objetivos y metas. El artculo 5 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado en adelante, la Ley establece que el rea usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratacin, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias. Cada dependencia de una Entidad pblica se convertir en rea usuaria al momento en que realice su pedido, el cual toma el nombre de requerimiento. En este requerimiento, que se materializa a travs de un memorando o cualquier otro documento establecido en las normas internas de la Entidad, debe acompaarse las caractersticas del bien, servicio u obra y las condiciones en las que se requiere. El requerimiento del rea usuaria debe realizarse en funcin a lo previsto en el Plan Anual de Contrataciones; en cuya elaboracin tambin particip, indicando las necesidades de bienes, servicios y obras que requera para el ejercicio presupuestal. Cabe precisar que, como bien sabemos, en el POI se fijan los objetivos estratgicos institucionales del ao fiscal dado que, para lograrlos, deben llevarse a cabo tareas representadas en acciones y resultados. En ese sentido, la ejecucin de tareas requiere de bienes y servicios, los mismos que necesitan de presupuesto. El presupuesto para los bienes y servicios est representado en el PAC. Los pedidos del rea usuaria tienen que estar en funcin de las tareas y acciones que se van a realizar para lograr los fines estratgicos institucionales. Precisamente, esta necesaria vinculacin con el Plan Anual de Contrataciones es importante pues obliga al rea usuaria a presentar sus requerimientos ante el rgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad de manera oportuna, involucrndose as con el tiempo que toman los procesos de seleccin. Subdireccin de Capacitacin del OSCE Al respecto, el artculo 13 de la Ley seala que sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el rea usuaria deber requerir la contratacin de los bienes, servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para cada proceso de seleccin, con el fin de asegurar la oportuna satisfaccin de sus necesidades. De otro lado, el artculo 11 del Reglamento indica que el rea usuaria es la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad debe desarrollarla conforme lo dispone el artculo 13 de la Ley. Las normas antes citadas ordenan que el rea usuaria deber describir el bien, servicio u obra a contrata al plantear su requerimiento; definir con precisin su cantidad y calidad, e indicar la finalidad pblica para la que debe ser contratado. Definir con precisin la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras que requiere el rea usuaria debe realizarse respetando el Principio de Razonabilidad, contemplado en el artculo 4 acpite e) de la Ley. La norma pone nfasis en el hecho que es el rea usuaria quien debe encargarse de elaborar los requisitos tcnicos mnimos. Para ello debe considerar cules son sus necesidades reales. Este nfasis normativo se debe interpretar tambin como una prohibicin legal para elaborar requisitos tcnicos mnimos con la intencin de favorecer a determinados proveedores, dejando de lado otros que pueden ofrecer bienes, servicios u obras en la calidad que la entidad realmente necesita, consiguiendo adems un precio menor. Sobre esto ltimo, no debe perderse de vista que el artculo 2 de la Ley seala que el objeto de dicha norma la Ley es establecer las normas orientadas a maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del Sector Pblico, de manera que stas se efecten en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad. En ese orden de ideas, si el rea usuaria elabora los requisitos tcnicos mnimos con el propsito de favorecer a determinado grupo de proveedores sin considerar sus reales Subdireccin de Capacitacin del OSCE necesidades, est incumpliendo la norma antes citada. Este hecho le generar responsabilidades de carcter administrativo, civil y penal. Del mismo modo, la norma citada indica que la elaboracin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Debern evaluar en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento. Precisa adems que esta evaluacin deber permitir la concurrencia de una pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de seleccin. De otro lado, indica que deber evitarse incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores. De esta manera, se advierte que el artculo 13 de la Ley es consecuente con la finalidad legal referida a maximizar el valor del dinero de los contribuyentes. Si el rea usuaria, en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, establece requisitos tcnicos mnimos que realmente necesita que tenga el bien o servicio que solicita y que permite la participacin de una pluralidad de postores, se alcanzar el objetivo planteado por el artculo 2 de la Ley. Asimismo, las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere. Estas podrn recoger las condiciones determinadas en las normas tcnicas, si las hubiere. Por ejemplo, cuando el rea usuaria requiere la contratacin del servicio de seguridad y vigilancia para sus instalaciones, deber recurrir a las normas tcnicas establecidas para el caso por la Direccin General de Control de Servicios de Seguridad, Control de Armas, Municin y Explosivos de Uso Civil DICSCAMEC. En el caso de obras, la normativa de contrataciones establece que se deber contar con la disponibilidad fsica del terreno o lugar donde se ejecutar la misma y con el expediente tcnico aprobado, y cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento.La Entidad cautelar su adecuada formulacin con el fin de asegurar la calidad tcnica y reducir al mnimo la necesidad de su reformulacin por errores o deficiencias tcnicas que repercutan en el proceso de ejecucin de obras. Se establece nuevamente la necesidad de elaborar caractersticas atendiendo al Principio de Razonabilidad antes citado. Esto en la prctica significa que las caractersticas tcnicas en el caso de obras tambin deben responder a las reales necesidades de la Entidad, la misma que debe establecer adecuados metrados y requisitos en el personal, acordes con la obra que se pretende ejecutar. A manera de ejemplo, presentamos el caso de una municipalidad que pretende convocar a un proceso de seleccin para la compra de escobas y recogedores. Dicha Entidad establece como requisitos tcnicos mnimos los siguientes: REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS El proceso queda desierto pues los requisitos tcnicos mnimos no fueron adecuadamente elaborados: no se indica la cantidad de escobas y recogedores, y las caractersticas no se encuentran adecuadamente detalladas, por lo que no permite la presentacin de una propuesta adecuada. Si bien es cierto, existe la posibilidad de presentar consultas y observaciones, ello no ocurre en todos los casos, como en las Adjudicaciones de Menor Cuanta para bienes y servicios. No se presentan las etapas de consultas y observaciones a las bases. A continuacin, observamos cmo fueron modificados estos requisitos tcnicos mnimos para una segunda convocatoria: Subdireccin de Capacitacin del OSCE REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS *NOTA: La entrega ser en tres partes en el almacn de limpieza pblica. Subdireccin de Capacitacin del OSCE

Recordemos que cuando el rea usuaria elabora las caractersticas tcnicas, stas deben ser detalladas. Debe indicarse con precisin la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras objeto de contratacin. B. El rol del rea usuaria en la determinacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado Hemos sealado que el rea usuaria es la competente para determinar las caractersticas tcnicas. Precisamente el artculo 12 del Reglamento indica que, sobre la base de las mismas, el rgano encargado de las contrataciones tiene la obligacin de evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar lo siguiente: 1. El valor referencial. 2. La existencia de pluralidad de marcas y/o postores. 3. La posibilidad de distribuir la Buena Pro. 4. La informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de evaluacin, de ser el caso. 5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, de ser necesario. 6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratacin.

El rea usuaria tiene la obligacin de brindar apoyo al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, si es que esta dependencia as lo requiere. Esta afirmacin se fundamenta en el artculo 13 del cuerpo legal antes citado, el cual establece que, para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de las contrataciones est facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la que estar obligada a brindarlo bajo responsabilidad. Finalmente, respecto a este punto, la norma indica que cuando se requiera la contratacin de estudios de preinversin y elaboracin de expediente tcnico y/o estudio definitivo, el rea usuaria, en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones, sustentar la convocatoria de los procesos de seleccin cuando tenga que realizarse por paquete, o en forma separada. Subdireccin de Capacitacin del OSCE C. El rea usuaria y su vinculacin con el Comit Especial El Comit Especial tambin requiere la participacin del rea usuaria en el desarrollo del proceso de seleccin. En efecto, durante la etapa de presentacin de consultas y observaciones los participantes pueden referirse a aspectos que han sido contemplados en las especificaciones tcnicas, trminos de referencia o en el expediente tcnico los cuales bajo ninguna circunstancia pueden ser respondidos por el comit especial sin la opinin previa del rea usuaria. Si bien es cierto, uno de los miembros del comit especial pertenece al rea usuaria, no debe perderse de vista que dicho miembro no cuenta con la facultad legal suficiente para reemplazar al rea usuaria en las respuestas relacionadas con los requisitos tcnicos mnimos, que han sido elaborados por esta. Inclusive, antes de la convocatoria al proceso de seleccin, el comit especial est facultado para hacer las consultas que estime pertinentes al rea usuaria, siempre que stas se refieran al requerimiento o a las caractersticas tcnicas. Al respecto, el artculo 31 del Reglamento de la Ley, al precisar las competencias del Comit Especial, seala que puede consultar los alcances de la informacin proporcionada en el Expediente de Contratacin y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cabe precisar que cualquier modificacin requerir contar previamente con la conformidad del rea usuaria y/o del rgano encargado de las contrataciones, segn corresponda. Igualmente, al momento de la calificacin de propuestas, el Comit Especial tambin podr requerir el apoyo del rea usuaria a efectos de verificar si las propuestas cumplen con lo establecido en los requisitos tcnicos mnimos. Si el motivo de declaratoria de desierto est referido a las caractersticas del objeto contractual, el Comit Especial solicitar informacin al rea usuaria, quien adems se encuentra obligada a darle el apoyo correspondiente. Subdireccin de Capacitacin del OSCE D. Casos especiales 1. Labor del rea usuaria en el Convenio Marco El artculo 100 del Reglamento de la Ley seala que cuando el rea usuaria requiera la contratacin de un bien o servicio deber consultar el Catlogo Electrnico de Convenios Marco. Precisa adems que si el catlogo contiene el bien o servicio con las condiciones requeridas, las Entidades, a travs del rgano encargado de las contrataciones, estarn obligadas a contratarlos de los proveedores adjudicatarios. Previamente verificarn la disponibilidad de recursos, en la forma, precio, plazos y dems condiciones establecidas en las correspondientes fichas del Catlogo Electrnico de Convenios Marco, por medio de la emisin de rdenes de compra o de servicio si los montos contratados corresponden a un proceso de seleccin de Adjudicacin de Menor Cuanta, y en el caso que los montos contratados corresponden a procesos de Adjudicacin Directa, Licitacin o Concurso Pblico, mediante la suscripcin del contrato. El Convenio Marco es una modalidad de contratacin a travs de la cual la Entidad pblica escoge desde un catlogo que aparece en el SEACE al proveedor de bienes o servicios, y realiza la contratacin de manera directa a travs de una orden de compra, de servicio o contrato. Al respecto, debe tomarse en cuenta que el Convenio Marco constituye un mecanismo gil para la contratacin. Permite a la Entidad no solamente escoger a la brevedad al contratista sino tambin la marca del bien; e inclusive fraccionar la compra en el tiempo y con distintos proveedores. Ahora bien, si el rea usuaria requiere un bien o servicio cuyas caractersticas son distintas a aquel que aparece en el catlogo del Convenio Marco, tendr dos caminos que debe seguir en el siguiente orden estricto: Primero: verificar el catlogo de los bienes y servicios que se comercializan por la modalidad de subasta inversa a fin de verificar si en el mismo se encuentra el bien o servicio requerido. Subdireccin de Capacitacin del OSCE

Segundo: convocar al proceso de seleccin que corresponda de la manera clsica.

En resumen, una vez que entre en vigencia la modalidad del Convenio Marco, el rea usuaria al momento de realizar su requerimiento debe verificar si el bien o servicio con las caractersticas que requiere se encuentre en el catlogo del convenio marco. Luego, en caso no se hallara en el catlogo referido, debe hacer lo propio en el catlogo de bienes y servicios que se comercializan por subasta inversa y en ltimo caso, recurrir a la convocatoria por la forma clsica del proceso de seleccin que corresponda. 2. Labor del rea usuaria en las exoneraciones Hemos indicado que el rea usuaria es la responsable de determinar las caractersticas de los bienes, servicios y obras que requiere para la satisfaccin de sus necesidades y el cumplimiento de sus metas. Asimismo, hemos enfatizado que los requisitos tcnicos mnimos deben responder a las necesidades reales de la Entidad, en concordancia con el Principio de Razonabilidad, en aras del objetivo planteado por la Ley. Atendiendo a estos puntos, debemos tener en cuenta que existen situaciones en las cuales solamente un proveedor cumple con la totalidad de los requisitos tcnicos mnimos y adems el bien o servicio requerido no admite sustituto. La coyuntura descrita en el prrafo anterior faculta a la entidad pblica para recurrir a una exoneracin del proceso de seleccin por la causal contemplada en el artculo 131 del Reglamento de la Ley. En tal sentido, la referida norma establece que en los casos en que no existan bienes o servicios sustitutos a los requeridos por el rea usuaria, y siempre que exista un solo proveedor en el mercado nacional, la Entidad podr contratar directamente, vale decir, a travs de una exoneracin de proceso de seleccin. Subdireccin de Capacitacin del OSCE En este caso, adems de presentar el requerimiento, luego de las coordinaciones con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que le indicar que solamente un proveedor cumple con los requisitos tcnicos mnimos, el rea usuaria deber por lo menos colaborar en la elaboracin del informe tcnico legal sustentando las razones por las que requiere el bien o servicio con determinada caracterstica que no puede ser sustituida. 3. El rea usuaria en la culminacin del contrato El artculo 176 del Reglamento de la Ley indica que la conformidad requiere del informe del funcionario responsable del rea usuaria, quien deber verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestacin, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias. Dicha norma establece que el rea usuaria debe encargarse de emitir el informe que servir como insumo para la emisin de la conformidad. En efecto, resulta consecuente que aquella rea que realiz el requerimiento y estableci los requisitos tcnicos mnimos sea quien determine al final de la ejecucin contractual que recibi por parte del contratista aquello que efectivamente requiri. En resumen, las principales funciones del rea usuaria son las siguientes: Requerir los bienes, servicios u obras de conformidad con lo previsto en el artculo 13 de la Ley. Establecer la cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras; e indicar la finalidad pblica del objeto de la contratacin. Absolver las consultas y observaciones que se hagan a las caractersticas tcnicas durante el proceso de seleccin. Puede leer una opinin del OSCE en:

http://www.osce.gob.pe/userfiles/archivos/28110%20%20MINCETUR%20%20LP_1_2010.doc Responsabilizarse de que el pedido cumpla con las exigencias legales mencionadas. Al ser responsable del pedido, lo es tambin del contenido, es decir, de las caractersticas o especificaciones tcnicas y de los trminos de referencia. En este caso debe tener en cuenta la prohibicin de indicar marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, o de consignar una descripcin Subdireccin de Capacitacin del OSCE

que oriente la adquisicin o contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico. Slo ser posible solicitar una marca o tipo de producto determinado.

II. El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad (OEC) A. Definicin

La normativa sobre contrataciones del Estado establece que el rgano encargado de las contrataciones es aqul rgano o unidad orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin del abastecimiento al interior de una Entidad. En las entidades pblicas es conocida como Logstica o Abastecimiento. Puede tener la categora de gerencia, oficina, unidad, rea o equipo. Ello depende de las normas de organizacin interna. El citado rgano juega un papel preponderante en la contratacin estatal. Junto con el rea usuaria y el comit especial sern las responsables de llevar adelante una contratacin eficiente dentro del marco normativo aplicable. Actualmente, el artculo 6 de la Ley seala que los funcionarios y servidores que formen parte del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, debern estar capacitados en temas vinculados con las contrataciones pblicas. Adicionalmente, el artculo 5 del Reglamento de la Ley establece que los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en razn de sus funciones intervienen directamente en alguna de las fases de contratacin, debern ser profesionales y/o tcnicos debidamente certificados, debiendo reunir como mnimo los siguientes requisitos: 1. Capacitacin tcnica en contrataciones pblicas o gestin logstica en general, no menor a ochenta (80) horas lectivas; 2. Experiencia laboral en general, no menor a tres (3) aos; 3. Experiencia laboral en materia de contrataciones pblicas o en logstica privada, no menor de un (1) ao.Conforme se advierte de las referidas normas, es necesario que los funcionarios y servidores del rgano objeto de comentario estn capacitados no solamente de manera terica sino tambin prctica, en temas de contratacin pblica o gestin logstica en general. Este requisito legal tiene como finalidad que los rganos encargados de las contrataciones cuenten con personal calificado que permita a la Entidad satisfacer sus necesidades de bienes, servicios y obras para el cumplimiento adecuado y oportuno de las metas y finalidades planteadas. Un rgano encargado de las contrataciones conformado por personas calificadas en las condiciones previstas se convertir en un principal aliado de las reas usuarias antes que en una dependencia burocrtica que retrasa las contrataciones requeridas y no ejecuta adecuadamente el Plan Anual de Contrataciones. De otro lado, la norma establece que esta capacitacin deber ser para aquellos funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones que intervienen directamente en alguna de las fases de la contratacin estatal. Esto ltimo debe entenderse como el hecho de que solamente estn obligados a ser capacitados los servidores y funcionarios del rgano encargado de las contrataciones cuya labor se relaciones estrictamente con la contratacin de un bien, servicio u obra. A manera de ejemplo, podemos indicar que debern recibir esta capacitacin los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones que se encarguen de elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, participen como miembros del comit especial y realicen actividades vinculadas a la supervisin de la ejecucin contractual. Sin perjuicio de lo establecido por la normativa, es recomendable que la capacitacin se realice tambin a otros rganos de las entidades como reas Usuarias, rgano de Control Institucional, Asesora Jurdica, Secretara General, Gerencia General, Titulares de Pliego entre otros, puesto que de esa manera se podrn unificar criterios entre las distintas dependencias de la Entidad, lo que redundar en un mejor manejo de las compras pblicas. Subdireccin de Capacitacin del OSCE Asimismo, en la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin de sus metas presupuestarias establecidas, sealando la programacin de acuerdo a sus prioridades. Para dicho fin, las Entidades utilizarn el Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE, siendo el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad responsable de esta actividad. Los requerimientos sern incluidos en el cuadro de necesidades que ser remitido al rgano encargado de las contrataciones para su consolidacin, valorizacin y posterior inclusin en el Plan Anual de Contrataciones. Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el rgano encargado de las contrataciones revisar, evaluar y actualizar el proyecto de Plan Anual de Contrataciones, sujetndolo a los montos de los crditos presupuestarios establecidos en el citado Presupuesto Institucional. En este punto resaltan las acciones del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que tiene a su cargo la recepcin de los requerimientos en el cuadro de necesidades para consolidarlos, establecer el valor estimado y luego incluirlos en el Plan Anual de Contrataciones. Para efectos de la valorizacin de los requerimientos del rea usuaria se debe realizar una indagacin de mercado y realizar el debido sustento del valor estimado con cotizaciones. Posteriormente, al momento de realizar los actos preparatorios deber efectuarse el estudio de posibilidades que ofrece el mercado y este valor estimado no podr ser considerado como una fuente para el indicado estudio. Asimismo, la normativa exige que los montos considerados en el Plan Anual de Contrataciones se sujeten a los montos considerados para el caso en el Presupuesto Institucional. De encontrarse algn tipo de diferencia, debe adoptarse las acciones necesarias a fin que el Plan Anual de Contrataciones no supere el monto previsto en el presupuesto institucional. Subdireccin de Capacitacin del OSCE Por otro lado, el artculo 8 del Reglamento de la Ley establece que el Plan Anual de Contrataciones aprobado estar a disposicin de los interesados en el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad y en el portal institucional de sta, si lo tuviere. Dicho plan puede ser adquirido por cualquier interesado al precio equivalente al costo de reproduccin. Esta disposicin del reglamento guarda concordancia con el Principio de Transparencia contemplado en el artculo 4 acpite h) de la Ley. El costo de reproduccin nicamente debe ser considerado como el gasto que incurrir la Entidad en fotocopiar el Plan Anual de Contrataciones. No se tomar en cuenta otros gastos como personal, electricidad, gastos administrativos entre otros. Otra obligacin que contempla la Ley la encontramos en su artculo 7, el cual dispone que el Expediente de Contratacin quede bajo custodia del rgano encargado de las contrataciones, conforme se establezca en el Reglamento. De otro lado, el artculo 10 del Reglamento establece que el rgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratacin, salvo en el perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial. Dicha custodia implica mantener un adecuado sistema de archivo que permita conservar el expediente de contratacin en buenas condiciones, por un periodo mucho mayor a diez (10) aos. Asimismo el Reglamento dispone que el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad es responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para su aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna. Previamente deber verificar que efectivamente contiene los siguientes documentos: 1. Requerimiento acompaado de las caractersticas de los bienes, servicios y obras plasmados en las especificaciones tcnicas, trminos de referencia o expediente tcnico, respectivamente. En el caso de obras adems debe contarse con la viabilidad en el marco del Sistema Nacional de Inversin Pblica. 2. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en los trminos previstos en la normativa sobre contrataciones del Estado. Subdireccin de Capacitacin del OSCE

3. Disponibilidad presupuestal. Es sumamente importante que el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad verifique la existencia de los documentos antes enumerados, pues constituyen elementos indispensables para la aprobacin del Expediente de Contratacin.

En otras palabras, si la Entidad no cuenta con los documentos antes citados, resulta legalmente imposible aprobar el expediente de contratacin. Por otro lado, en el caso que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin slo en caso que haya sido modificado en algn extremo. Esta modificacin se refiere a cualquier cambio producto del anlisis de las causas que declararon desierto el proceso de seleccin; como es el caso de la modificacin de algn extremo de los requisitos tcnicos mnimos, del valor referencial o de las bases respecto de la convocatoria anterior. B. La labor del rgano encargado de las contrataciones en la determinacin de las caractersticas tcnicas de los bienes, servicios y obras a contratar La formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Deber evaluarse en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento. Esta evaluacin deber permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de seleccin. Por tanto, debe evitarse la inclusin de requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores. Por tal motivo, el rgano encargado de las contrataciones debe empezar a elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado inmediatamente despus de recibir el requerimiento. Subdireccin de Capacitacin del OSCE Durante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el mercadoDurante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el rgano encargado de las Contrataciones tendr la oportunidad de revisar qu extremos de las caractersticas tcnicas deben ser objeto de modificacin; de manera tal que la contratacin se enmarque en los estndares planteados para el caso por la normativa sobre contratacin pblica vigente. En esta parte de la fase de actos preparatorios, el rgano encargado de las contrataciones juega un papel fundamental: conforme a sus competencias, es el encargado de verificar entre otros, la pluralidad de potenciales postores a partir de los requisitos tcnicos mnimos. De no presentarse esta situacin, deber comunicar inmediatamente al rea usuaria qu extremo de las especificaciones tcnicas o trminos de referencia deber ser modificado para evitar que la contratacin se dirija a un solo proveedor. Del mismo modo, en este momento el rgano encargado de las contrataciones podr indicarle al rea usuaria cules sern los extremos que requieren ser afinados, de modo tal que puedan escoger las mejores alternativas que ofrece el mercado. Por ejemplo, en el caso de la compra de bienes, el rea usuaria podra requerir, de manera involuntaria, una caracterstica que se encuentra descontinuada en el mercado que ha sido reemplazada por una ms evolucionada. En este supuesto, en virtud a la coordinacin dispuesta en la normativa sobre contratacin pblica, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad est en la obligacin de indicar al rea usuaria cules son los ajustes que debe hacer en sus especificaciones, para retirar la caracterstica descontinuada y considerar aquella que se encuentra vigente en el mercado. Precisamente, como ya lo mencionamos anteriormente, el Artculo 11 del Reglamento de la Ley, al ocuparse de las caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar, indica que el rea usuaria es la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad debe desarrollarla de acuerdo a lo indicado en el Artculo 13 de la Ley. Asimismo, la citada norma acota que el rgano encargado de las contrataciones, con la autorizacin del rea usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, podr ajustar las caractersticas de lo que se va a contratar. Subdireccin de Capacitacin del OSCE Esta norma es consecuente con la coordinacin que debe existir entre el rea usuaria y el rgano encargado de las Contrataciones de la Entidad para realizar los ajustes necesarios en los requisitos tcnicos mnimos; pero no debe perderse de vista que la responsable final de la determinacin de las caractersticas tcnicas es el rea usuaria. Sobre esto ltimo, debe tenerse en consideracin que si el rea usuaria cuenta con el sustento tcnico necesario para establecer en su requerimiento una o ms caractersticas que solamente las cumple un proveedor y que adems se trata de un bien o servicio que no admite sustituto, entonces corresponde iniciar el trmite para la exoneracin contemplada en el artculo 20 acpite e) de la Ley. Ahora bien, la contratacin de esta eventual exoneracin se realizar conforme al procedimiento establecido en el artculo 135 del Reglamento de la Ley. Dicha norma establece que la contratacin del bien, servicio u obra objeto de la exoneracin, ser realizada por el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad o el rgano designado para el efecto. En otras palabras, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad estar a cargo de realizar el procedimiento de exoneracin, a menos que en el documento que apruebe la misma se designe a otra dependencia. C. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad El artculo 19 de la Ley establece que el rgano encargado de las contrataciones en cada Entidad es responsable en caso del incumplimiento de la prohibicin a que se refiere dicho artculo. La norma citada establece la responsabilidad ante un eventual fraccionamiento el cual consiste segn el artculo 20 del Reglamento en la prohibicin de dividir una contratacin para dar lugar al cambio del tipo de proceso de seleccin. Esta responsabilidad legal obliga al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad a realizar un estricto control de los requerimientos enviados por las distintas Subdireccin de Capacitacin del OSCE reas usuarias a lo largo de un ejercicio presupuestal, a fin de determinar cules repiten el pedido y podran generar un fraccionamiento. Sin perjuicio de esta obligacin legal, debe tenerse en consideracin que el citado artculo 20 ha considerado supuestos en los cuales, no obstante encontrarnos ante un caso de fraccionamiento, la norma ha estimado pertinente tomarlo como una excepcin. Dichos casos son los siguientes: 1. Cuando estando acreditada la necesidad en la etapa de planificacin, la Entidad restringi la cantidad a contratar por no disponer a dicha fecha la disponibilidad presupuestal correspondiente; situacin que vara durante la ejecucin del Plan Anual de Contrataciones al contarse con mayores crditos presupuestarios no previstos, provenientes de, entre otros, transferencias de partidas, crditos suplementarios y recursos pblicos captados o percibidos directamente por la Entidad. 2. En el caso que con posterioridad a la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, surja una necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada, la cual deber ser atendida en su integridad a travs de una contratacin, salvo que respecto de la contratacin programada aun no se haya aprobado el Expediente de Contratacin. 3. Cuando se contrate con el mismo proveedor como consecuencia de procesos de seleccin con objetos contractuales distintos o en el caso que concurran procesos de seleccin con contratos complementarios, exoneraciones o con procesos bajo regmenes especiales. 4. Tratndose de una contratacin efectuada a travs del Catlogo de Convenios Marco. 5. En caso se requiera propiciar la participacin de las microempresas y pequeas empresas, en aquellos sectores donde exista oferta competitiva, siempre que sus bienes, servicios y obras sean de la calidad necesaria para que la Entidad se asegure el cumplimiento oportuno y los costos sean razonables en funcin a las condiciones del mercado. Es muy importante que el rea usuaria, rgano encargado de las contrataciones, rgano de control institucional, rea legal y dems dependencias de la Entidad encargadas de Subdireccin de Capacitacin del OSCE analizar la existencia de fraccionamiento conozcan claramente estas excepciones, a fin de evitar retrasos en la contratacin programada por la Entidad. As por ejemplo, si un rea usuaria que fue creada luego de la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, realiz durante 10 meses en el ao hizo la compra de tner para sus impresoras, a razn de S/ 1,000.00 (Un mil con 00/100 nuevos soles) en cada compra; no se configura fraccionamiento porque la contratacin no fue dividida para cambiar de tipo de proceso de seleccin. En efecto, en el caso antes sealado, la contratacin para todo el ao de tner para dicha rea usuaria asciende a la suma de S/ 10,000.00 (Diez mil con 00/100 nuevos soles). Dicha contratacin se encuentra fuera de un proceso de un seleccin en virtud al acpite h) del numeral 3.3 del artculo 3 de la Ley. En cambio, si la compra de tner hubiera sido por una suma mayor a tres (3) UIT, se hubiera configurado el fraccionamiento, pues se dividi la contratacin para evitar realizar el proceso de seleccin que corresponde. Un tpico caso de fraccionamiento lo encontramos cuando por ejemplo, se pretende comprar medicamentos para todo el ao pero se divide la contratacin, y se requiere mensualmente los medicamentos necesarios para cubrir la necesidad de los prximos treinta das. D. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del valor referencial El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad tiene bajo su competencia tambin la determinacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado. Al respecto, debe tenerse en consideracin que, al elaborar el citado estudio, el referido rgano determinar lo siguiente: 1. El valor referencial. 2. La existencia de pluralidad de marcas y/o postores. 3. La posibilidad de distribuir la Buena Pro. 4. Informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de evaluacin, de ser el caso. Subdireccin de Capacitacin del OSCE 5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, de ser necesario. 6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratacin. Asimismo, la normativa sobre contratacin pblica obliga que el indicado estudio tome en cuenta presupuestos y cotizaciones actualizados. Estos debern provenir de personas naturales o jurdicas que se dediquen a actividades materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes cuando corresponda; o a travs de portales y/o pginas Web, catlogos, entre otros. Deber emplearse como mnimo dos (2) fuentes. Es importante que los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad conozcan que, cualquiera fuera el nmero de cotizaciones que hayan conseguido, nicamente poseen una fuente y que slo de manera excepcional podrn elaborar un estudio de posibilidades que ofrece el mercado con una sola fuente. La normativa establece que tambin tomar en cuenta, cuando la informacin est disponible, los precios histricos, las estructuras de costos, las alternativas existentes segn el nivel de comercializacin, los descuentos por volmenes, la disponibilidad inmediata de ser el caso, las mejoras en las condiciones de venta, las garantas y otros beneficios adicionales, as como tambin la vigencia tecnolgica del objeto de la contratacin de las Entidades. Para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de las contrataciones est facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la que estar obligada a brindarlo bajo responsabilidad. E. Suscripcin del contrato Otra importante labor que el rgano Encargado del as Contrataciones tiene a su cargo es precisamente la suscripcin de los contratos una vez que la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme. Cuando la buena pro del proceso de seleccin ha quedado consentida o administrativamente firme, el Comit Especial debe entregar el expediente del proceso Subdireccin de Capacitacin del OSCE de seleccin al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad a fin que el mismo pueda citar al contratista para la firma del contrato. El procedimiento para la firma de contrato se realizar conforme a lo previsto por la normativa, teniendo en cuenta el objeto y tipo de proceso convocado. III. El Comit Especial A. Definicin Antes de definirlo, les presentamos el siguiente caso: Una institucin especializada en oftalmologa, saturada por la cantidad de pacientes, obtuvo el presupuesto para construir algunos consultorios adicionales y otros ambientes necesarios. Cuando su director, acompaado de sus asesores, estuvo seguro de que estaban dadas las condiciones para iniciar el proceso de contratacin de la obra, design a tres mdicos oftalmlogos para que integren el Comit Especial. Su presidente, tan pronto recibi el Expediente de Contratacin, convoc a sus colegas para elaborar las bases administrativas y, cuando empezaron a analizar la informacin que se les haba proporcionado, quedaron sorprendidos por la cantidad de documentos que estaban contenidos en dos archivos voluminosos. Al observar el contenido encontraron, entre otros datos, la memoria descriptiva, las partidas, los metrados, el anlisis de precios unitarios y los planos de la futura edificacin. Cerraron los tomos, los ataron en un paquete conforme les haban entregado y subieron a la oficina del director quien estaba imaginando cmo se vera la placa de bronce grabada con la inscripcin Pabellones construidos en la gestin del Dr. ., pero su pensamiento fue interrumpido por la llamada de su secretaria que le anunci la presencia de los miembros del Comit Especial de la obra. Que pasen, dijo, un poco irritado. Entonces ingresaron. El presidente del Comit Especial coloc los files del expediente tcnico en el escritorio del director, los abri y ubic las pginas que contenan las partidas y metrados, adems de las que contenan los planos y habl: Seor director qu somos nosotros? Oftalmlogos, lo mximo en aspectos de la visin y, sealando los documentos, continu, pero en este caso no la vemos[3]. Subdireccin de Capacitacin del OSCE Este caso nos permite reconocer que el nico criterio que debera tomarse en cuenta para constituir un Comit Especial es el conocimiento y experiencia de las personas elegidas, tanto en la naturaleza del bien, del servicio o de la obra

El Comit Especial A. Definicin Antes de definirlo, les presentamos el siguiente caso: Una institucin especializada en oftalmologa, saturada por la cantidad de pacientes, obtuvo el presupuesto para construir algunos consultorios adicionales y otros ambientes necesarios. Cuando su director, acompaado de sus asesores, estuvo seguro de que estaban dadas las condiciones para iniciar el proceso de contratacin de la obra, design a tres mdicos oftalmlogos para que integren el Comit Especial. Su presidente, tan pronto recibi el Expediente de Contratacin, convoc a sus colegas para elaborar las bases administrativas y, cuando empezaron a analizar la informacin que se les haba proporcionado, quedaron sorprendidos por la cantidad de documentos que estaban contenidos en dos archivos voluminosos. Al observar el contenido encontraron, entre otros datos, la memoria descriptiva, las partidas, los metrados, el anlisis de precios unitarios y los planos de la futura edificacin. Cerraron los tomos, los ataron en un paquete conforme les haban entregado y subieron a la oficina del director quien estaba imaginando cmo se vera la placa de bronce grabada con la inscripcin Pabellones construidos en la gestin del Dr. ., pero su pensamiento fue interrumpido por la llamada de su secretaria que le anunci la presencia de los miembros del Comit Especial de la obra. Que pasen, dijo, un poco irritado. Entonces ingresaron. El presidente del Comit Especial coloc los files del expediente tcnico en el escritorio del director, los abri y ubic las pginas que contenan las partidas y metrados, adems de las que contenan los planos y habl: Seor director qu somos nosotros? Oftalmlogos, lo mximo en aspectos de la visin y, sealando los documentos, continu, pero en este caso no la vemos[3]. Subdireccin de Capacitacin del OSCE Este caso nos permite reconocer que el nico criterio que debera tomarse en cuenta para constituir un Comit Especial es el conocimiento y experiencia de las personas elegidas, tanto en la naturaleza del bien, del servicio o de la obra como en asuntos legales propios de la contratacin pblica. Optar por esta alternativa, siempre ser beneficioso, porque se minimizar los riesgos de adquirir productos o servicios indeseables as como la posibilidad de impugnaciones y de causas de nulidad del proceso de seleccin. La normativa que rige las contrataciones del Estado estipula que el Comit Especial es el rgano facultado para elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de seleccin, desde su convocatoria hasta su culminacin con el consentimiento de la buena pro o su cancelacin. Est integrado por tres miembros y su designacin est a cargo del Titular de la Entidad o de otro funcionario a quien el primero le haya delegado esa funcin. Sus integrantes debern estar identificados con nombre propio y con indicacin expresa de la persona que lo presidir. Igualmente, deber nominarse tantos suplentes como titulares se haya designado.. El Comit Especial puede ser designado para un proceso en particular (ad hoc) o para ms de uno (permanente). Esta ltima designacin slo es posible en adjudicaciones directas y de menor cuanta. El encargo para desempear la funcin del comit especial es irrenunciable[1]. B. Requisitos legales para conformar el Comit Especial La designacin debe realizarse mediante documento escrito firmado por el Titular de la Entidad o por el funcionario a quien se hubiese delegado tal facultad. Puede ser para ms de un proceso de seleccin. Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicacin expresa de quien ejercer como presidente. En el mismo documento deber precisarse el nombre de los suplentes y su respectiva correspondencia con los titulares para el caso de reemplazo. Subdireccin de Capacitacin del OSCE

Uno de los miembros debe pertenecer al rea usuaria, otro a Logstica y cualquiera de los miembros debe tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la convocatoria.

Si en la Entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria, se deber contratarlo en calidad de experto independiente[4]. Asimismo, mediante convenio, ste puede provenir de otra entidad pblica, en cuyo caso se requiere autorizacin del Titular de esta ltima.

No pueden ser miembros del Comit Especial: el Titular de la Entidad; los funcionarios que ejerzan funciones de control o fiscalizacin, excepto personal del rgano de control interno cuando ste sea el rea usuaria; los funcionarios que hayan aprobado el Expediente de Contratacin o las bases, o que tengan que resolver el recurso de apelacin del proceso en curso; y los funcionarios que en su calidad de miembros de un Comit Especial hubieren sido sancionados por resolucin debidamente fundamentada.

Dejar de ser miembro del Comit Especial quien sea sancionado con posterioridad a su designacin.

Si el proceso de seleccin se llevara a cabo con las disposiciones contenidas en el Decreto Legislativo N 0782009, el Comit Especial debe ser designado en un plazo mximo de dos (02) das despus de haberse aprobado el Expediente de Contratacin.

C. Cambio de los miembros del Comit Especial Los miembros del Comit Especial slo podrn ser cambiados por razones de caso fortuito o fuerza mayor; es decir, por situaciones naturales o humanas que hagan imposible el cumplimiento de su funcin, tales como enfermedad, muerte, culminacin del contrato, cese en las funciones, entre otros. La remocin deber hacerse mediante decisin escrita y motivada. En el documento de remocin se nombrar su reemplazo. D. Reemplazo por los suplentes Subdireccin de Capacitacin del OSCE En caso de ausencia del miembro titular, por causas imprevistas, ser reemplazado por uno de los suplentes de manera definitiva. Adems, deber evaluarse el motivo de la ausencia para determinar responsabilidades, si fueran justificadas. Previa autorizacin, quien fuera titular, podr ocupar el cargo de miembro suplente. E. Tipos de Comit Especial 1. Permanente Es nominado para que lleven a cabo las adjudicaciones directas y las de menor cuanta que se vayan a convocar en el curso del ao. 2. Ad Hoc (para un proceso especfico) Se lo nombra para que lleven a cabo una licitacin pblica o un concurso pblico. En adjudicaciones directas y de menor cuanta puede designarse uno cuando sea necesario. F. Derechos del Comit Especial Sus miembros tienen derecho a ser notificados con su nominacin, y su presidente, a recibir el Expediente de Contratacin debidamente aprobado. Pueden realizar consultas acerca del contenido del Expediente de Contratacin, realizar observaciones y sugerir modificaciones. Si se aceptara esto ltimo, es necesario que el Expediente de Contratacin vuelva a aprobarse. El Comit Especial tiene la facultad de exigir la colaboracin de cualquier oficina orgnica de la Entidad para el mejor desempeo de sus actividades. Tiene derecho a su plena autonoma como correlato de la responsabilidad que se le asigna. Puede proponer las modificaciones del contenido del Expediente de Contratacin, aunque su aprobacin deber realizarlas la misma autoridad que lo aprob. Puede observar el valor referencial y comunicar dicha situacin a la oficina de Logstica. Si esta la acepta debe ser aprobado por el funcionario que dio visto bueno al Expediente de Contratacin y solicitarse la certificacin presupuestal. Subdireccin de Capacitacin del OSCE

Sus miembros no pueden ser removidos de sus cargos; salvo por caso fortuito, fuerza mayor o falta grave debidamente acreditada.

En la realidad, la mayora de personas que conforman un Comit Especial pocas veces son expertos en asuntos de contratacin; por lo que resulta natural que se les haya dado la facultad de exigir la asesora de cualquier otro rgano, funcionario o servidor de la Entidad a efectos de llevar correctamente el trabajo que se le ha encomendado. Por otro lado, es lgico suponer que una gran responsabilidad tenga como correlato la autonoma en el ejercicio de sus funciones. La tentacin de seducir o presionar al Comit Especial por parte de diversas personas interesadas en el negocio que va implcito en todo proceso de seleccin, siempre estar presente. La razn reside en que finalmente, en las manos de ste, de algn modo est la adjudicacin de contratos, cuyos montos van desde unos pocos miles a varios millones de nuevos soles. En ese sentido, el Comit Especial tiene que gozar de autonoma e independencia; pero tambin es su deber hacerla respetar, de otro modo no podr alegar violacin de su fuero, sino que se habr convertido en cmplice de las acciones ilcitas. G. Deberes y responsabilidades del Comit Especial El da siguiente de su designacin, el presidente del Comit Especial debe convocar a los dems miembros para su instalacin. Elaborar las bases administrativas del proceso de seleccin. Conducir el proceso de seleccin hasta su culminacin. Tomar decisiones con la presencia de todos sus miembros, ninguno de los cuales puede abstenerse de emitir su voto. Los acuerdos pueden ser unnimes o por mayora. Sus decisiones deben constar en actas. La responsabilidad por las decisiones tomadas alcanza a todos y cada uno de los miembros; salvo que alguno de ellos haya votado en contra. Guardar la confidencialidad de la informacin contenida en el Expediente de Contratacin y

Guardar la confidencialidad de la informacin contenida en el Expediente de Contratacin y de las propuestas de los postores; en tanto no se hubiesen abierto o hecho pblicas para su evaluacin en la fecha y hora previstas en el calendario del proceso de seleccin. Una vez producido este evento, cesa el deber de confidencialidad Subdireccin de Capacitacin del OSCE

y aparece el de transparencia, en virtud del cual se deber permitir que cualquier postor revise toda la informacin generada en el transcurso del proceso de contratacin. Advertencia! El comit especial, de oficio por cuenta propia no puede modificar las bases. H. El Comit Especial tambin es responsable de los requisitos mnimos Las normas que regulan las contrataciones del Estado no establecen responsabilidad del Comit Especial respecto de los requisitos mnimos; pero s los rganos de control. Los auditores sustentan su posicin en dos criterios: el primero tiene su origen en las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), segn las cuales, los funcionarios y servidores pblicos deben desempear sus funciones con la debida diligencia, cuyo concepto, sumamente amplio y de apreciacin subjetiva, alcanza para responsabilizar a cualquier persona que haya tenido alguna vinculacin con el procedimiento de contratacin. El segundo, tiene que ver con la conformacin del Comit Especial, que por mandato legal debe tener entre sus miembros, por lo menos, un experto en el objeto del contrato. I. Funciones del Comit Especial Elaborar las bases administrativas del proceso de seleccin.

Llevar a cabo el proceso de seleccin desde su convocatoria hasta su culminacin, que ocurre en los siguientes supuestos: con la confirmacin de la buena pro, cancelacin del proceso, el postor ganador renuncie a la buena pro por causas atribuibles a la entidad y cuando no se firme el contrato por razones de recorte presupuestal especficas para el proceso o porque haya desaparecido la necesidad[5]. A primera vista, las funciones parecen sencillas; sin embargo, ambas requieren conocimiento y experiencia en logstica y en las normas que regulan las contrataciones del Estado; pues, aunque se les provee de determinada informacin, est en sus manos completarla hasta convertirla en una oferta vlida, firme, seria y, sobre todo, para los fines buscados.

El ejercicio de la labor como miembro de un Comit Especial implica necesariamente el conocimiento de los derechos y deberes; los primeros para exigirlos y los otros para cumplirlos. Subdireccin de Capacitacin del OSCE J. Fuentes de informacin para elaborar las bases administrativas Si asumimos que las bases, esencialmente, estn estructuradas en tres partes principales: reglas del proceso de seleccin, requisitos mnimos y factores de evaluacin, el Comit Especial recurrir a las siguientes fuentes de informacin: 1. Reglas del proceso de seleccin y ejecucin del contrato La fuente de informacin principal son las bases estandarizadas publicadas por el OSCE, en las que se ha sistematizado las reglas fijadas en el Reglamento que son aplicables a los procesos de seleccin. A ellas deben aadirse la informacin propia de la institucin y la que consta en el Expediente de Contratacin. 2. Requisitos mnimos La fuente de informacin es el Expediente de Contratacin y las normas legales que regulan el objeto del proceso de seleccin. 3. Factores de evaluacin La fuente de informacin es el Reglamento; pero el aporte de la experiencia de los miembros del Comit Especial es fundamental. En realidad, los factores de evaluacin constituyen el nico aporte real del Comit Especial y de los cuales es el nico responsable. A continuacin les presentamos el siguiente caso: Un organismo pblico necesitaba adquirir agua para el consumo de sus servidores y funcionarios. El pedido estimado fue de 50000 litros para un ao. Con esta informacin, la oficina de logstica realiz el estudio de mercado y solicit cotizaciones. Las respuestas recibidas fueron diversas: algunas compaas cotizaron por botellas de 650 ml, otras por envases de litro y otras por envases de veinte litros. En este momento, se dieron cuenta, en la entidad, de que haca falta definir el tamao del envase y decidieron adquirir el lquido en botellas de 650 ml. Subdireccin de Capacitacin del OSCE Al revisar la informacin recibida de los proveedores que cotizaron el volumen elegido, encontraron que uno de ellos haba ofrecido un precio bastante cmodo y decidieron que ese sera el valor referencial. Cuando, a criterio de la oficina de logstica, el expediente de contratacin estaba completo, pidieron su aprobacin y la obtuvieron sin contratiempos, pues al fin y al cabo se trataba de comprar agua. El Comit Especial, luego de recibir el Expediente de Contratacin aprobado y sin hacer ningn reparo a su contenido, elabor las bases. Una vez obtenida su conformidad, public la convocatoria en el SEACE. Pas la etapa de consultas y observaciones; no producindose ninguna de ellas. Este hecho fue considerado como un sntoma de un proceso ejemplar; de modo que slo caba esperar la fecha de presentacin de ofertas en las que, estaban seguros, tendran una buena ruma de sobres y otra de muestras, estas ltimas pedidas para asegurar la calidad del producto. En la fecha prevista para la presentacin de propuestas y al cierre del horario establecido, slo haba una oferta y una muestra; la misma que, luego de una rpida mirada, fue descalificada. Los evaluadores consideraron que el producto no reuna las caractersticas de calidad, entre ellas, el registro sanitario: Procedieron a redactar el acta del resultado, que incluy la declaratoria de desierto del proceso de seleccin. Posteriormente se comunicaron con los distribuidores de agua de marcas conocidas, con la finalidad de conocer las razones de su ausencia en el proceso. Ellos les dijeron que el valor referencial no representaba el costo de mercado. Dos das despus, cuando en la oficina del rgano de control interno se acab el bidn de agua, pidieron su reemplazo; pero en la oficina de logstica les comunicaron que no disponan del producto. Asimismo les precisaron que el proceso para adquirirlo se haba declarado desierto por falta de postores; pero que no se preocuparan, porque en tres das, como mximo, tendran el preciado lquido en envases individuales para saciar su sed. Esta respuesta llam la atencin de los auditores, quienes solicitaron una aclaracin acerca de los envases individuales. La respuesta fue que se iba a comprar agua en botellas de 650 ml. Subdireccin de Capacitacin del OSCE Al da siguiente, la oficina de Administracin recibi un memorando, en el que se les peda que justifiquen la razn de comprar agua en el envase antes citado; pues lo comn y razonable es que se adquiriera en recipientes de 20 litros, como se haca normalmente y cuyo costo, adems, era mucho menor. La oficina de Administracin, advertida del error, solicit al Titular de la Entidad la declaratoria de nulidad del proceso de seleccin. La obtuvo, pero previa llamada de atencin y cuando la registaron en el SEACE, encontraron que el postor descalificado haba presentado un recurso de apelacin, porque consideraba que las razones expuestas para rechazar su oferta (carencia de registro sanitario) no estaba previsto en las bases, de modo que no hubo ms remedio que esperar la ratificacin de la nulidad, previo trmite de la impugnacin. Qu fall en este proceso de seleccin? En primer lugar, la oficina de logstica (OEC) no hizo un trabajo logstico, sino uno de aprovisionamiento; es decir, se limit a procesar un pedido sin importar el porqu ni para qu. Una necesidad de este tipo debi haber sido parte de las decisiones estratgicas de la institucin representada en la optimizacin de los recursos humanos. Se habra previsto, entonces, la compra del agua necesaria para el personal de la Entidad, as como la cantidad, la calidad, la forma de presentacin, las condiciones sanitarias, entre otros datos que habran servido para que el requerimiento de compra sea un pedido bien elaborado. De otro lado, la oficina de logstica (OEC) al no haber realizado una correcta gestin del pedido (tamao de envase y condiciones sanitarias) llev a cabo un deficiente estudio de mercado, lo que gener un valor referencial subvalorado; es decir, el Expediente de Contratacin no fue elaborado de manera correcta. A su turno, el rgano encargado de conducir el proceso de seleccin no hizo ninguna evaluacin del Expediente de Contratacin, no se percat de sus deficiencias y traslad su contenido al texto de las bases, las que, debido a la ausencia de consultas y observaciones, estaban irremediablemente viciadas de nulidad. Este ejemplo sencillo ilustra tres aspectos fundamentales de los actos preparatorios del proceso de contratacin pblica, de cuya calidad depende, finalmente, el resultado buscado; pues un Expediente de Contratacin bien elaborado garantiza la calidad de los productos que se va a contratar, las condiciones de la transaccin comercial y el precio Subdireccin de Capacitacin del OSCE correcto; asimismo, un Comit Especial, elegido sobre la base de criterios tcnicos, permitir que las bases administrativas sea un texto coherente y objetivo que promueva un proceso de seleccin transparente. [1] Art. 20 de la Ley y 27 al 34 del Reglamento. [2] Art. 34 del Reglamento. [3] Esta ancdota es contada por el Ing. Miguel Salinas Seminario, consultor de obras y expositor en temas de contratacin pblica. [4] Art. 28 del Reglamento. [5] Art. 27 del Reglamento.

OTRO MANUALENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS 1. OBJETIVO Establecer las normas complementarias que regulen los procedimientos institucionales de adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios, de conformidad con la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, determinando las responsabilidades de las diferentes Unidades Orgnicas que intervienen en su ejecucin. 2. ALCANCE Las normas y procedimientos establecidos en la presente Directiva deben ser aplicadas y cumplidas obligatoriamente por la Direccin, Jefatura de Administracin, el Area de Abastecimiento y Servicios y el Area de Presupuesto, as como por la Oficina de Asesora Legal, y todas las Unidades Orgnicas que intervengan en los procesos. Los funcionarios y servidores de las Unidades Orgnicas que participan en la ejecucin de los diferentes procesos para las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios, son responsables de la aplicacin y cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas, tcnicas y de control, que los regulan. Cuando esta Directiva mencione la palabra Ley, se entender que se refiere al Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo N 083-2004-PCM y la palabra Reglamento, al Reglamento del Ley aprobado por Decreto Supremo N 084-2004-PCM. 3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES La presente Directiva podr ser modificada y actualizada por efectos de la evaluacin peridica de su aplicacin, para lo cual las Unidades Orgnicas vinculadas a los referidos procesos presentarn la correspondiente propuesta fundamentada a la Jefatura de Administracin, la que una vez evaluada ser remitida a la Unidad de Organizacin y Sistemas para la modificacin respectiva y trmite de aprobacin. 4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1. rganos y Funcionarios Responsables de la Entidad Para efectos de la aplicacin de la presente Directiva en concordancia con la Ley y su Reglamento se considera: - EL Titular del Pliego, la mxima autoridad administrativa y ejecutiva, que es el Presidente Ejecutivo. - EL rgano Responsable, de conducir y coordinar la formulacin del proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y de efectuar las contrataciones y adquisiciones, es la Direccin. - EL rgano de Apoyo Responsable, de formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y supervisar los procesos de seleccin y adquisicin, es la Jefatura de Administracin. - Los Comits Especiales designados para cada caso, y el Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y de Menor Cuanta. Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS 4.2. Programacin de las Adquisiciones y Contrataciones Dentro de los montos, mrgenes y cantidades aprobados en el Presupuesto Institucional, la Jefatura de Administracin, dentro de su funcin de programacin y evaluacin de adquisiciones, a travs de el Area de Abastecimiento y Servicios, deber consolidar y valorizar las necesidades de bienes y servicios, que cada una de las dependencias de Protransporte le presentarn en funcin a sus respectivas metas, sealando sus prioridades, la oportunidad de contratacin o adquisicin y un perfil genrico de las especificaciones tcnicas. Sobre la base del anlisis de la informacin recibida, del estudio de las posibilidades del mercado y de la disponibilidad de recursos humanos y materiales de la Institucin, la Jefatura de Administracin, por intermedio de el Area de Abastecimiento y Servicios y el Area de Presupuesto y en coordinacin con las dependencias usuarias, elaboraran el proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, el que deber contener, cuando menos, lo siguiente: a) El objeto de la contratacin o adquisicin. b) La descripcin de los bienes y servicios a adquirir o contratar. c) El valor estimado de la contratacin o adquisicin. d) El tipo de proceso que corresponde al valor estimado y al objeto. e) La fuente de financiamiento. f) Tipo de moneda. g) Los niveles de centralizacin o desconcentracin de la facultad de adquirir o contratar. h) Las fechas probables de las convocatorias de los procesos de seleccin planificados. El Plan Anual considerar todas las adquisiciones y contrataciones con independencia del rgimen que las regule. Sern incluidas en el Plan Anual las Adjudicaciones de Menor Cuanta cuyas adquisiciones y contrataciones puedan ser programadas. El Gerente de Administracin y Finanzas presentara el proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones al Gerente General, quien lo derivara a la Oficina de Asesora Legal el proyecto de resolucin respectivo para su visacin y trmite de aprobacin por el Titular del Pliego. El Plan Anual deber ser aprobado dentro de los treinta (30) das naturales siguientes de aprobado el Presupuesto Institucional y deber estar en concordancia con el monto asignado conforme a las leyes presupuestales para el ejercicio anual a ejecutarse. La Jefatura de Administracin es la responsable de preparar la documentacin necesaria, a fin de que el Plan Anual aprobado sea difundido conforme lo establece el Artculo 26 del Reglamento. Solo se podr convocar y efectuar las licitaciones pblicas, concursos pblicos, adjudicaciones directas y adjudicaciones de menor cuanta que hayan sido previamente programadas y se encuentren incluidas en el Plan Anual. 4.3. Adquisiciones y Contrataciones no incluidas en el Plan Anual Las licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas no contenidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, sern incluidas en el proceso de modificaciones, previo informe tcnico sustentatorio de la Unidad Orgnica solicitante, Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS el valor referencial y el tipo de proceso determinado por el especialista en adquisiciones y con la opinin de disponibilidad presupuestal de el Area de Presupuesto. El Titular del pliego o el funcionario en quien este delegue esta atribucin mediante resolucin expresa, aprobar las modificaciones del PAAC. La Jefatura de Administracin es la responsable de disponer la preparacin de la documentacin necesaria para la inclusin y exclusin de procesos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, de conformidad con la asignacin presupuestal o en el caso de reprogramacin de las metas institucionales. La modificacin del Plan Anual se realizar de conformidad con lo dispuesto en el artculo 27 del Reglamento. 4.4. Determinacin del Proceso de Seleccin La Jefatura de Administracin en coordinacin con la dependencia usuaria y en el marco del Artculo 78 del Reglamento, determinar el proceso de seleccin aplicable para la adquisicin o contratacin de bienes y servicios, segn corresponda. 4.5. Valor Referencial El Gerente de Administracin y Finanzas, a propuesta de los Especialistas de Adquisiciones Nacionales e Internacionales aprobar el valor referencial debidamente sustentado para los procesos de Licitacin Pblica y Concurso Pblico. En el caso de los procesos por tems, el valor referencial de cada tem no ser inferior a una (1) Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de la transaccin de conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del numeral 2.3 del artculo 2 de la Ley. El Gerente de Administracin y Finanzas, a propuesta de los Especialistas de Adquisiciones Nacionales e Internacionales aprobar el valor referencial debidamente sustentado para los procesos de Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuanta. En los procesos de Adjudicaciones Directas Selectivas y Pblicas y Adjudicaciones de Menor Cuanta cuya modalidad sea por tem, el valor referencial de cada tem no ser inferior a una (1) Unidad Impositiva Tributaria. Los tems menores a una (1) Unidad Impositiva Tributaria sern programados como compras o contrataciones directas sern aprobadas por el Gerente general, a propuesta de la Jefatura de Administracin (Especialista en Adquisiciones). Para la determinacin de los valores referenciales deber tomarse en consideracin los recursos previstos en el presupuesto y los resultados de los estudios o sondeos sobre los precios que ofrece el mercado. El valor referencial y el sustento respectivo sern puestos en conocimiento de los Comits Especiales respectivos, los que podrn observarlos y solicitar su revisin a la Jefatura de Administracin El valor referencial se calcular incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y de ser el caso los costos laborales respectivos, conforme a la legislacin vigente, as como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y otros segn los Artculos 32, 33 y 35 del Reglamento. No debern tener una antigedad mayor a dos (2) meses. 4.6. Confidencialidad de las Propuestas Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS Los integrantes del Comit Especial, del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta, el Gerente de Administracin Y Finanzas asi como los Especialistas y Asistentes en Adquisiciones, son los responsables de velar por la confidencialidad de las propuestas y/o cotizaciones presentadas por los postores, debiendo evitar que la informacin de los procesos sea transmitida a personas ajenas a los mismos. 4.7. Responsables de la conduccin de los Procesos de Seleccin La ejecucin de los procesos de seleccin estar a cargo de: - El Comit Especial, para los casos de Licitaciones Publicas y Concursos Pblicos. - El Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta, para los casos de Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas, y las Adjudicaciones de Menor Cuanta programables. - La Jefatura de Administracin, para los casos de adquisiciones o contrataciones cuyos montos en cada caso, sean iguales o inferiores a una Unidad Impositiva Tributaria (UIT), vigente al momento de la transaccin. A requerimiento del Comit Especial o del Comit Especial Permanente, la Jefatura de Administracin designar un Notario para los actos pblicos que requieran los procesos. Constitucin del Comit Especial El Comit Especial para los procesos de Licitaciones Publicas y Concursos Publicas ser designado por Resolucin del Presidente Ejecutivo, a propuesta del Gerente General, con cargo a dar cuenta al Directorio, segn el artculo 43 del Reglamento. Para tal efecto, la Jefatura de Administracin, en el marco del artculo 41 del Reglamento, coordinara con las reas tcnicas correspondientes a fin de que estas propongan la participacin de personal idneo como miembros Tcnicos titulares y suplentes de los respectivos Comits. La designacin puede ser para ms de un proceso siempre que as lo establezca expresamente la Resolucin. En caso del proceso de seleccin para la adquisicin y contratacin de bienes y servicios especializados, el Comit Especial deber estar conformado par uno o ms especialistas en el objeto de la convocatoria, de la misma Entidad u otra Entidad, pudiendo ser un experto independiente. Constitucin del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta El Comit Especial Permanente para los procesos de Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuanta ser designado por Resolucin del Presidente Ejecutivo, a propuesta del Gerente General. En casos de Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas para la contratacin y adquisicin de bienes y servicios altamente sofisticados, el Comit Especial Permanente deber incorporar profesionales especializados que sern designados por el Gerente General, a propuesta de la Jefatura de Administracin, conforme a lo dispuesto en el Artculo 41 del Reglamento. Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS El Comit Especial estar conformado por tres (3) o cinco (5) integrantes titulares con igual nmero de suplentes. Cualquier suplente puede sustituir a un titular por ausencia de este ltimo, siempre y cuando se respete la conformacin establecida. Una vez que el miembro titular ha sido reemplazado por el miembro suplente ya no podr reincorporarse al proceso de seleccin. De la recepcin de propuestas por el Comit Especial Permanente para Adjudicaciones Directas En los casos de Adjudicaciones Directas Selectivas, las propuestas de los postores sern obligatoriamente ingresadas en sobre debidamente selladas a travs de la Recepcin y derivadas directamente al Comit Especial Permanente, organismo autnomo y responsable de estos tipos de procesos. En el caso de Adjudicaciones de Menor Cuanta, las propuestas tambin sern obligatoriamente ingresadas en sobre debidamente selladas a travs de la Recepcin y derivadas directamente al Comit Especial Permanente por el postor o remitidas va fax o correo electrnico. De las funciones del Comit Especial y del Comit Especial Permanente El Comit Especial y el Comit Especial Permanente son los responsable de llevar adelante el proceso de seleccin respectivo y tienen a su cargo la organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad del proceso hasta que la buena pro quede consentida, administrativamente firme o hasta que se produzca la cancelacin del proceso, de acuerdo a las siguientes actividades: a) Elaborar el proyecto de Bases para su aprobacin por el Titular de Pliego o del funcionario en quien se haya delegado dicha facultad; b) Disponer la realizacin de la convocatoria del proceso; c) Solicitar el apoyo de las Unidades Orgnicas o dependencias pertinentes que se requiera para el desarrollo del proceso. Las dependencias tienen la obligacin de prestar dicho apoyo bajo responsabilidad; d) Observar el valor referencial en caso de considerarlo necesario y con la debida justificacin; e) Observar las especificaciones tcnicas detalladas que le propongan, cuando considere que no se ajustan a la normatividad o no estn de acuerdo con las posibilidades que ofrece el mercado; f) Evaluar y absolver las consultas a las bases; g) Evaluar y absolver las observaciones a las bases; h) Recibir las ofertas (propuestas) de los postores interesados en el proceso de seleccin; i) Abrir, calificar (determinar si es propuesta vlida) y evaluar las propuestas de los postores, de acuerdo al cronograma correspondiente del proceso; j) Ser el nico autorizado a interpretar las bases luego que han sido integradas y slo para efectos de su aplicacin; k) Postergar, en su caso, los actos pblicos o etapas del proceso, por causa debidamente sustentada, comunicando a todos los participantes registrados y a la Jefatura de Administracin; 1) Realizar todo el acto necesario o conveniente en el proceso hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme, incluyendo los informes relativos a recursos de impugnacin; Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS m) Hacer del conocimiento de los interesados los resultados de la evaluacin y buena pro, segn el mecanismo legal previsto: Publicacin y/o Notificacin; n) Una vez consentida la buena pro, remitir a la Jefatura de Administracin el expediente completo del proceso ejecutado conteniendo la documentacin correspondiente, debidamente foliado, y o) Declarar desierto. - El Comit Especial no podr de oficio modificar las bases aprobadas. - Los miembros del Comit Especial debern presentar a la Jefatura de Administracin una Declaracin Jurada de quo no tienen sancin vigente por su actuacin come miembro de algn Comit Especial. De la forma de decisiones Para que el Comit Especial y el Comit Especial Permanente puedan sesionar como tal se exige la presencia del nmero total de sus miembros. En caso de ausencia se proceder conforme a lo dispuesto en el Artculo 48 del Reglamento, es decir, cualquier suplente puede sustituir a un titular por ausencia de este ltimo, siempre que se respete la conformacin establecida en el Artculo 41 del Reglamento. Una vez que el miembro titular ha sido reemplazado por el miembro suplente ya no podr reincorporarse al proceso de seleccin. Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayora. No cabe la abstencin por parte de ninguno de los miembros. De la Autonoma El Comit Especial y el Comit Especial Permanente son autnomos en sus decisiones, solo requieren ratificacin en los casos que la Buena Pro ha sido otorgada a una propuesta econmica superior al valor referencial dentro del margen del 10% adicional en los que se requiere la opinin presupuestal favorable de el Area de Presupuesto en donde se evidencia que se cuenta con la asignacin suficiente de recursos aprobada por el Titular del Pliego. De la Responsabilidad Todos los miembros del Comit Especial y del Comit Especial Permanente son responsables solidariamente por las decisiones que adopten y por ende por que la seleccin realizada se encuentre arreglada a Ley dentro de los mrgenes de discrecionalidad para su actuacin que indique las normas de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en consonancia con los principios que regulan las Adquisiciones del Estado: moralidad, libre competencia, imparcialidad, transparencia, eficiencia, economa, vigencia tecnolgica y trato justo e igualitario. 4.8. Acceso a las Bases Luego que el Comit Especial y el Comit Especial Permanente elaboren las bases y estas sean aprobadas, sern registradas por el Especialista en Adquisiciones en el Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, desde donde podrn tener acceso los proveedores a dicho documento. Todo proveedor que desee participar en el proceso deber registrarse pagando un derecho en el Area de Presupuesto. Asimismo, todo participante que haya cumplido con el pago del derecho de registro, podr solicitar un juego de bases al Comit correspondiente o donde se indique en las bases del proceso. El Comit Especial y el Comit Especial Permanente informaran a la Jefatura de Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS Administracin a ms tardar el da anterior a la convocatoria, el cronograma de las etapas del proceso a fin que proceda a cobrar el derecho de participacin a todos los interesados. Al trmino del plazo indicado, el Tesorero remitir al Comit Especial o al Comit Especial Permanente, segn corresponda, la relacin de proveedores registrados, adjuntando fotocopia de las facturas emitidas por dicho concepto. Sin perjuicio de lo establecido en el prrafo anterior, el Tesorero deber informar permanentemente por escrito y/o va sistema al Comit Especial y al Comit Especial Permanente de los registros, a fin que estos puedan notificar a los proveedores participantes la absolucin de consultas y de observaciones a las bases que se hubieren presentado. En casos que se prorrogue el proceso, el Comit Especial y el Comit Especial Permanente comunicarn oportunamente a la Gerencia de General la fecha hasta la cual se efectuar el registro de los participantes. 4.9. Constancias del CONSUCODE El pastor ganador de la Buena Pro, antes de la suscripcin del Contrato o recepcin de la Orden de Compra - Gua de Internamiento o de la Orden de Servicio, presentar a la Jefatura de Administracin, la constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado, otorgado par el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE, con excepcin de los procesos de Adjudicacin de Menor Cuanta en donde la verificacin ser efectuada directamente por el Especialista en Adquisiciones, conforme al Artculo 8 de la Ley y 200 del Reglamento y del articulo 33 del Reglamento Nacional de Contratista y Registro de Inhabilitados para contratar con el Estado. La Jefatura de Administracin remitir a la Oficina de Asesora Legal, copias de las Constancias a que se refieren los dos prrafos anteriores. 4.10 Elaboracin y suscripcin de los Contratos

La Jefatura de Administracin remitir todo el expediente de lo actuado por el Comit Especial, a la Oficina de Asesora Legal, para la formalizacin del Contrato El expediente contiene: copia de las Bases, copia de la absolucin de consultas y de observaciones, copia de las actas de evaluacin tcnica y Adjudicacin de la buena pro, as como copia de las propuestas tcnicas y econmicas del pastor o postores que obtuvieron la buena pro. El contrato, con la conformidad del Jefe de la Oficina de Asesora Legal, del Jefe del rea usuaria, del Gerente de Administracin y Finanzas y del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, ser presentado al Gerente General para su suscripcin. El contrato se suscribir en tres (3) ejemplares, los que sern distribuidos dos para la Jefatura de Administracin (01 para el Expediente y 01 para Adquisiciones) y otro para el Postor Ganador. Asimismo se deber remitir copia del Contrato debidamente firmado a el Area de Presupuesto, y a los usuarios o solicitantes del bien o servicio objeto del contrato, pudiendo utilizar medios electrnicos de transmisin de datos (scanner, email, etc.). Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS 4.11. De las responsabilidades 4.11.1 Del Comit Especial El Comit Especial es responsable del proceso de seleccin de Licitaciones y Concursos Pblicos, desde la elaboracin de las Bases Administrativas, la convocatoria y hasta que quede consentida la buena pro o se cancele el proceso. 4.11.2 Del Comit Especial Permanente El Comit Especial Permanente es responsable del proceso de seleccin de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuanta, desde la elaboracin de las Bases Administrativas, la convocatoria y hasta que quede consentida la buena pro o se cancele el proceso. 4.11.3 Del Gerente de Administracin y Finanzas El Gerente de Administracin y Finanzas es responsable del proceso de seleccin de Licitacin Publica, Concurso Publico, Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuanta, desde la recepcin del requerimiento hasta la remisin al Comit Especial o al Comit Especial Permanente; y a parir del consentimiento del proceso hasta la liquidacin del contrato respectivo. As mismo es responsable de aprobar y supervisar las compras y contrataciones directas. 4.11.4 Del Asistente en Adquisiciones El Especialista en Adquisiciones es responsable de realizar el estudio o indagaciones del mercado, determinar el valor referencial, Elaborar las rdenes de Compra y/o Servicios, y archivamiento del expediente, de los procesos de seleccin que se le asignen. 4.11.5 Del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios Es responsable de la supervisin y control de las actividades del Especialista en Adquisiciones. 4.11.6 Del Gerente de Administracin y Finanzas El Gerente de Administracin y Finanzas refrenda los actos del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios y del Especialista en Adquisiciones, as como su documentacin mediante el control correspondiente. 4.12. Del control previo y concurrente El Gerente de Administracin y Finanzas, el Jefe de la Oficina de Asesora Legal, as corno los funcionarios y trabajadores quo participan en los procesos de seleccin, son responsables de efectuar las acciones de control previo y concurrente de las etapas de los procesos para las Adquisiciones y Contrataciones, de obtencin de recursos, del seguimiento y control de cumplimiento de las obligaciones contractuales, de la recepcin de bienes y de la prestacin de servicios; as como de los procesos en el mbito de su competencia, y respecto de sus responsabilidades directas. 4.13. De las Exoneraciones Los procesos de seleccin exonerados de acuerdo al artculo 19 de la Lev, sern Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL4.13. De las Exoneraciones Los procesos de seleccin exonerados de acuerdo al artculo 19 de la Lev, sern Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS llevados a cabo por la Jefatura de Administracin. Todas las exoneraciones (Art. 19 y 20 de la Ley), salvo aquellas para contratar servicios pblicos sujetos a tarifas cuando estas sean nicas, se aprobarn mediante Resolucin del Titular del Pliego, siendo esta facultad indelegable. 4.14 De los procesos declarados desierto El Comit Especial otorgar la Buena Pro en los procesos de Licitacin Publica, Concurso Publico o Adjudicacin Directa, as como en los casos en que se declare como valida una nica oferta. El proceso de seleccin ser declarado desierto cuando no quede vlida ninguna oferta y parcialmente desierto cuando no quede valida ninguna oferta en alguno de los tems identificados particularmente. La declaracin de desierto de un proceso obliga a la presentacin de un informe que evale causas, debindose adoptar medidas correctivas antes de convocar nuevamente. Dicho informe ser elaborado por el Comit Especial. En el supuesto que la Licitacin Publica, Concurso Publico o Adjudicacin Directa sean declaradas desiertas por ausencia de postores hasta en dos oportunidades, se convocar a proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta. 5. DISPOSICIONES ESPECFICAS PARA LOS PROCESOS DE SELECCION 5.1 Licitaciones Pblicas y Concursos Pblicos 5.1.1 Justificacin tcnica del Proceso La justificacin tcnica para realizar estos procesos ser efectuada por el rea usuaria correspondiente, en funcin a lo programado en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Para tal efecto, la Jefatura de Administracin remitir a las reas usuarias dentro de los quine (15) das naturales siguientes de haber sido publicada la resolucin que aprueba el Plan Anual, la relacin de los procesos programados en el Plan que le son de su competencia, a efectos de que preparen con la debida anticipacin la justificacin tcnica que corresponda. Esta justificacin tcnica deber ser remitida a la Jefatura de Administracin, cuando menos dos (2) meses antes del mes programado en el Plan Anual para la convocatoria del proceso y deber estar acompaado de las especificaciones tcnicas detalladas del bien o servicio a adquirir o contratar, as como de la propuesta de dos (2) miembros titulares y dos (2) miembros suplentes para que integren el Comit Especial que llevara a cabo el proceso de seleccin. De no remitir el rea usuaria la informacin a que se refiere en el prrafo anterior y no justificar el hecho, la Jefatura de Administracin informar a la Direccin sobre dicho incumplimiento para que se adopten las acciones correctivas del caso. La Jefatura de Administracin, a travs del Especialista de Adquisiciones, despus de verificar la conformidad de los documentos remitidos par el rea usuaria dentro de los treinta (30) das naturales siguientes deber definir con precisin la cantidad y las caractersticas de los bienes y servicios que se van adquirir o contratar y elaborar los siguientes documentos: Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS a) Especificaciones tcnicas detalladas y precisas que permitan la correcta identificacin del bien o servicio que se requiere; b) Propuesta de criterios de evaluacin tcnica, documentacin sustentatoria de tales criterios que deba presentar el postor, los respectivos puntajes por criterio y la forma de asignarlos; c) Propuesta de valor referencial, previo estudio de las posibilidades que ofrezca el mercado, y d) Proyecto preliminar de las Bases del Proceso. La Jefatura de Administracin, solicitar opinin de disponibilidad presupuestal al rea de Presupuesto, y luego propondr a la Direccin la aprobacin del expediente, la autorizacin para realizar la convocatoria, la designacin del Comit Especial, la designacin de asesores externos o internos de ser el caso, que deber ser aprobado por el titular del pliego, con cargo a dar cuenta al Directorio. 5.1.2 Organizacin, conduccin y ejecucin del Proceso de Seleccin La organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad de los procesos de Licitacin Publica y Concurso Publico, desde la preparacin de las Bases hasta que la adjudicacin de la Buena Pro quede consentida, esta a cargo del Comit Especial designado para dichos efectos. 5.1.3 Aprobacin de las Bases y publicacin de la convocatoria Las bases para las Licitaciones y Concursos Pblicos elaboradas por el Comit Especial en funcin a los documentos mencionados en los literales a), b), c) y d) del numeral 5.1.1. sern aprobadas por el Titular del Pliego o el funcionario designado por este ltimo mediante Resolucin; asimismo luego de aprobadas el Comit Especial las remitir va correo electrnico al SEACE para su publicacin, previa comunicacin y remisin por igual medio, a la Contralora General de la Republica. 5.1.4 Publicacin de la adjudicacin de la Buena Pro Dentro del da siguiente de haber quedado consentido el otorgamiento de la buena pro, esta deber ser publicada por el Comit Especial en el SEACE. 5.1.5 Expedientes del Proceso El Comit Especial sin perjuicio de las funciones establecidas en el numeral 4.8. remitir a la Jefatura de Administracin el Expediente completo del proceso para su archivo institucional. 5.2 Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas 5.2.1 Justificacin del Proceso La justificacin tcnica para realizar estos procesos ser elaborada por el rea usuaria correspondiente en funcin a lo establecido en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Para tal efecto, la Jefatura de Administrac