DODATAK C ACCESS 2010

icrosoft ACCESS je jedno od najpopularnijih reenja na tritu. Za to postoji vie razloga a glavni su dostupnost aplikacije koja je sastavni deo MS Office paketa i

jednostavnost korienja zbog intuitivnog grafikog korisnikog interfejsa. Ovaj dodatak pred-

stavlja kratko uputstvo za korienje MS ACCESS sistema za upravljanje bazom podataka.

Kreiranje baze podataka

Kreira se nova prazna baza podataka izborom opcije Blank Database kao to je prikazano na sledeoj slici:

Potrebno je u File Name upisati ime fajla gde e se uvati baza podataka kao i lokaciju samog

fajla na hard disku. Posle toga potrebno je kliknuti na dugme Create posle ega e baza poda-

taka biti kreirana i u njoj automatski kreirana prva tabela Table 1, kao to se moe videti na sledeoj slici:

M

Baze podataka 317

Najbolje je u ovom momentu zatvoriti postojeu tabelu i kasnije pratiti navedeni postupak da

bi se kreirala prva tabela.

TABELE - Tables

Tabele predstavljaju osnovu svake relacione baze podataka tj. kao to je ve ranije reeno baza podataka je skup nekoliko meusobno povezanih tabela. One se meusobno povezuju

relacijama za vie informacija pogledati u delu gde su relacije detaljnije obraene.

Izborom opcije Create pojavie se opcije koje se mogu videti na sledeoj slici:

Ovde su prikazane opcije za kreiranje nove tabele. Tabelu je mogue kreirati na vie navede-nih naina, ali preporuka je da se za kreiranje koristi opcija Table Design jer u njoj postoji naj-vie mogunosti za podeavanje same tabele. Izborom opcije Table Design dobija se prozor kao na slici:

Baze podataka 318

Na slici se mogu videti tri kolone u koje se mogu unositi podaci. Prva je Field Name koja pred-stavlja naziv polja. Druga je Data Type koja predstavlja tip polja odnosno opis polja (text, date, number i sl.). Trea kolona je Description koja predstavlja dodatni opis i koja nije obavezna. Takoe je veoma bitno primetiti i opciju koja se nalazi gore u levom uglu. To je Primary Key i oznaena je ikonicom sa malim utim kljuem, a koristi se za kreiranje primarnog kljua u tabeli.

Pravljenje jednostavnog pravila za brojeve i tekst

Da bi se napravilo pravilo za unos podataka u tabelu potrebno je da tabela bude u Design

pogledu i sve to je potrebno uraditi je da se u polje Validation Rule i Validation Text unesu podaci. U polje Validation Rule unosi se pravilo odnosno izraz koji se proverava dok se u polju Validation Text unosi poruka koja e se pojaviti ako neko pokua da unese pogrene podatke. Na primer, ako bi u polje Validation Rule bio upisan izraz >5 a u Validation Text Greka! Broj mora biti vei od 5! Ako bi neko sada pokuao da unese broj koji je manji od 5 pojavio bi se prozor koji bi ispisao tekst koji se nalazi u polju Validation Text.

FORME

Forma predstavlja vezu odnosno interfejs koji posreduje izmeu korisnika i tabele baze poda-

taka na taj nain omoguava da na lak, jednostavan i vizuelno lep nain korisnik unosi podatke u tabele baze podataka. Pored toga forma moe ukljuivati i proveru validnosti koja nije postavljena u samoj tabeli baze podataka.

U traci Insert nalaze se razliite opcije za rad sa formama kao to moete videti na sledeoj slici:

Baze podataka 319

Prva opcija Form je najjednostavnija za korienje i koristi se tako da je potrebno prvo izabrati odreenu tabelu i onda samo kliknuti na opciju Form posle ega e forma automatski biti

kreirana. Kasnije je potrebno dati joj odreeno ime i sauvati je. Posle toga je mogue izbo-rom opcije Design View modifikovati je.

Druga zanimljiva opcija nalazi se u delu More Forms i posle izbora ove opcija pojavie se pa-dajui meni koji se moe videti na sledeoj slici:

Izborom opcije Form Wizard pokree se arobnjak koji vodi korak po korak kroz proces krei-ranja Forme. Na sledeoj slici moe se videti prva strana Form Wizarda:

U polju Tables/Queries je potrebno izabrati tabelu odnosno upit za koji se kreira forma za unos. Po izboru odreene tabele odnosno upita u polju Available Fields pojavie se spisak svih polja koja sadri odreena tabela odnosno upit. Ovde je potrebno napomenuti da je mo-gue praviti formu za jednu ili vie povezanih tabela i mogue je kombinovati polja iz razliitih tabela ili upita.

Baze podataka 320

Iz ove liste prebacuju se samo ona polja koja su potrebna u polje Selected Fields i zatim izbo-rom tastera Next pojavljuje se sledei prozor:

U ovom prozoru bira se nain na koji e buti rasporeena polja u formi. Ovde je automatski izabrano Columnar, to u stvari predstavlja kolonski prikaz koji se najee koristi tako da najee u ovom prozoru nije potrebno nita menjati. Izborom tastera Next dolazi se do sle-deeg prozora Form Wizard-a koji se moe videti na slici:

Ovde je ponueno da se izabere nekoliko stilova odnosno izgleda forme koja se kreira. Posle izbora izgleda i tastera Next dolazi se do sledeeg prozora:

Baze podataka 321

Ovo je poslednji prozor Form Wizard-a u kome je potrebno dati ime formi i potrebno je da bude izabrana opcija Open the form to view or enter information, a zatim izborom tastera Finish zavrava se kreiranje forme posle ega e se forma automatski pojaviti.

IZVESTAJI

Izvetaj, kao to mu samo ime kae, je nekakav pregled odnosno prikaz koji prikazuje neke injenice odnosno podatke u formi u kakvoj je potrebno. Podaci iz izvetaja mogu da se prika-

zuju na ekranu ili da se odtampaju na tampau. Prikazi podataka u izvetaju se mogu forma-

tirati na razliite naine na primer: sumiranje, grupisanje podataka, grafiki prikaz uz pomo

dijagrama itd.

U traci Insert nalaze se razliite opcije za rad sa izvetajima kao to se moe videti na sledeoj slici:

Prva opcija Report je najjednostavnija za korienje i koristi se tako da je potrebno prvo iza-brati odreenu tabelu i onda samo kliknuti na opciju Report, posle ega e izvetaj automatski biti kreiran. Kasnije je potrebno dati mu odreeno ime i sauvati ga. Posle toga je mogue izborom opcije Design View modifikovati ga.

Druga opcija kojom se moe kreirati forma jeste Report Wizard ijim izborom se pokree arobnjak koji vodi korak po korak kroz proces kreiranja Izvetaja. Na sledeoj slici moe se videti prva strana Report Wizarda:

Prvo to je potrebno uraditi je da se u polju Tables/Queries izabere tabela odnosno upit na osnovu koga se kreira izvetaj. Po izboru odgovarajue tabele odnosno upita u prozoru Avai-lable Fields pojavie se spisak svih polja koja se nalaze u izabranoj tabeli odnosno upitu.

Baze podataka 322

Sledei korak je prebaciti polja koja su potrebna u listu Selected Fields, posle ega izborom tastera Next otvara se prozor kao na slici:

U ovom prozoru uglavnom nije potrebno nita menjati, sem ako se ne eli kreiranje grupnog izvetaja. U tom sluaju je potrebno izabrati polje po kome se grupiu podaci. Najee je ovde dovoljno izabrati samo Next posle ega se pojavljuje sledei prozor Report Wizard-a:

Ovde se biraju polja po kojima e izvetaj buti sortiran. Mogue je izabrati i vie polja kao i to da li je sortiranje u rastuem ili opadajuem redosledu Ascending/Descending. Kada su iza-

brana polja potrebno je kliknuti na taster Next da biste prikazao sledei prozor Report Wizard-a:

Baze podataka 323

U ovom prozoru bira se izgled izvetaja koji moe biti : Columnar, Tabular ili Justified. Pored ovoga, ovde se moe podesiti i orijentacija strane (Portrait ili Landscape). Posle ovih podea-vanja potrebno je kliknuti na taster Next posle ega se pojavljuje prozor kao na sledeoj slici:

Ovo je pretposlednji prozor Report Wizard-a gde se moe izabrati eljeni stil tj. izgled izvetaja posle ega je potrebno kliknuti na taster Next da bi se prikazao poslednji prozor Report Wizard-a:

Da bi se zavrilo sa kreiranjem izvetaja potrebno je dati neko ime izvetaju i bitno je da bude izabrana opcija Preview the report posle ega je potrebno kliknuti na taster Finish posle ega se on pojavljuje na ekranu sa podacima.

Baze podataka 324

Grupisani izvetaj (podaci su grupisani po nekoj koloni)

Da bi se grupisali podaci u izvetaju na osnovu nekog polja potrebno je u toku kreiranja izve-taja na drugoj strani wizarda izabrati polje po kome se eli grupisanje podataka u izvetaju:

Kao to se moe videti, pojavila se levo lista sa svim poljima koji uestvuju u upitu i duplim klikom na neko od njih ukljuuje se grupisanje po tom polju. Na taj nain se kreira grupni izvetaj. Zatim na sledeem prozoru bie omoguena opcija Summary Options koju je mogue koristiti samo ako je izvetaj prethodno grupisan po nekom polju. U suprotnom ova opcija nee biti aktivna.

Ukoliko se klikne na taster Summary Options pojavie se prozor kao na slici:

Baze podataka 325

Ovde se nalaze etiri funkcije ispod kojih se nalaze prazni kvadratii. Ukoliko je potrebno da se koristiti neka od njih potrebno je samo kliknuti na kvadrati ispod eljene funkcije posle ega e ona biti selektovana. Ovde se moe izabrati i vie funkcija odjednom, pa ak i sve etiri ako je to potrebno.

UPITI - Querys

Poto su podaci u bazi podataka podeljeni u vie tabela neretko se deava da je potrebno da

se pretrauju podaci iz vie povezanih tabela. Jedini nain da se ovo uradi jeste da se kreira upit koji predstavlja operaciju koja se izvrava po odreenom kriterijumu nad nekoliko tabela.

Izborom opcije Query Wizard pojavie se prozor kao na sledeoj slici:

Baze podataka 326

Ovo je arobnjak za kreiranje upita i ovde je mogue izabrati koji tip upita se pravi, da li jedno-stavan Sample ili sa vie povezanih tabela Crosstab. Pored Wizard-a mogue je koristiti i opci-ju Query Design posle ijeg izbora e se pojaviti prozor kao na sledeoj slici:

Kao to se vidi na slici ovde je mogue ubaciti tabele odnosno upite sa kojima se radi i onda postoji mogunost izbora polja i finog podeavanja upita. Takoe je mogue sortirati rezultate upita po vie kriterijuma i postavljati sloene kriterijume za upite korienjem Criteria i or reda u donjem delu prozora.

Relacije RELATIONSHIPS

Kao to je ve ranije reeno, relacija predstavlja vezu izmeu tabela. Postoji vie tipova relaci-ja i to 1:1, 1:m i m:n. Relacija tipa 1:1 znai da svakom zapisu u prvoj tabeli odgovara jedan i samo jedan zapis u drugoj tabeli. Relacija tipa 1:m znai da svakom zapisu u prvoj tabeli odgo-

vara jedan ili vie zapisa u drugoj tabeli. I na kraju, relacija tipa m:n je takav tip relacije gde za vie zapisa u prvoj tabeli moe postojati i vie zapisa u drugoj tabeli. Prva dva tipa relacija je lako napraviti dok je za treu potrebno neto vie znanja jer je potrebno kreirati veznu tabelu

koja sadri primarne kljueve obe tabele.

Za rad sa relacijama koristi se opcija Relationships koja se nalazi u kartici Database Tools. Na sledeoj slici mogu se videti ponuene opcije:

Baze podataka 327

Izborom opcije Relationships otvara se prozor kao na slici:

Ovo je prozor u kome se kreiraju, modifikuju ili briu relacije. Prvo to je ovde potrebno uradi-

ti jeste da se u prozoru Show Table izaberu tabele koje se povezuju, posle ega je potrebno izabrati taster Close da bi se zatvorio dijalog i da bi se nastavio rad u Relationships prozoru koji se moe videti na sledeoj slici:

Baze podataka 328

Sve to je potrebno da se uradi jeste da se klikne levim tasterom mia na polje u jednoj tabeli i

da se prevue na odgovarajue polje u drugoj tabeli koje mora biti odgovarajueg tipa. Polja moraju imati isti opis, inae nije mogue da se uspostavi relacija, posle ega se dobija prozor kao na slici:

Sada je dovoljno izabrati taster Create posle ega e relacija biti kreirana. Ukoliko je sve dobro

uraeno trebalo bi da se pojavi crna linija koja spaja tabele.

Baze podataka 329

U toku kreiranja relacije mogue je ukljuiti referencijalni integritet i njegove opcije kaskadno brisanje i kaskadno auriranje, a takoe je to mogue uraditi i naknadno modifikovanjem relacije. Kaskadno brisanje se odnosi na to da ako imamo dve povezane tabele, ako obriemo podatke u prvoj tabeli bie obrisani i svi povezani podaci u drugoj. Kaskadno auriranje je

slino kao i brisanje, meutim ovde je re o tome da ako promenimo podatke u prvoj tabeli automatski e se aurirati i svi povezani podaci u drugoj tabeli.

Uvoz/Izvoz tabele Export/Import

Nekada je potrebno uvesti tabelu u bazu podataka ili izvesti tabelu iz baze podataka u neki drugi format. Ove akcije su smetene u karticu External Data i tu je mogue izabrati format podataka za uvoz odnosno izvoz. Na sledeoj slici mogu se videti ponuene opcije:

Jednostavnim izborom tipa podataka pojavie se standardni prozor za izbor eljenog fajla i

njegove lokacije. Ukoliko je u pitanju izvoz podataka potrebno je definisati na kojoj lokaciji i

pod kojim imenom e se sauvati izvezeni podaci. Ako se radi o uvozu proces je suprotan i

ovde je potrebno prvo izabrati odakle se koji fajl uvozi, a zatim i gde se uvozi. To znai da moemo izabrati da se podaci uvezu u postojeu bazu podataka ili da se samo linkuju odnosno

poveu sa spoljnim fajlom, to se moe videti i na slici:

Baze podataka 330

Posle izbora jedne od dve ponuene opcije pojavie se arobnjak Wizard koji e voditi korak

po korak proces uvoza podataka i koji e u zavisnosti do izabranih opcija izvriti uvoz podataka

u bazu.

Baze podataka 331