Acl Manuales

Principios Bsicos del Software ACL para el anlisis de la informacin como apoyo a las auditorias que realizan las EFSLL

Unidad Unidad General de Administracin

Direccin General del Instituto de Capacitacin y Desarrollo en Fiscalizacin Superior

Principios Bsicos del Software ACL

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Principios Bsicos del Software ACL Contenido temtico Pg.OBJETIVO DEL CURSO.......................................................................................................................................... 5 INTRODUCCIN...................................................................................................................................................... 7 MDULO 1: ANLISIS DE LA INFORMACIN...................................................................................................... 9 1.1. Necesidades y Relevancia de la Informacin ........................................................................................ 9 1.2. Concepto de la Informacin de Gestin................................................................................................. 9 1.3. mbito de la aplicacin........................................................................................................................ 10 1.4. Anlisis del proceso de la toma de decisiones .................................................................................... 11 1.5. Utilidad de la informacin de gestin para la toma de decisiones ....................................................... 12 MDULO 2: PRINCIPIOS BSICOS DEL ACL .................................................................................................... 15 2.1. Principios bsicos ................................................................................................................................ 16 2.1.1. Concepto de datos............................................................................................................................... 18 2.1.2. Principios bsicos de ACL ................................................................................................................... 18 2.1.3. El ciclo de anlisis de datos................................................................................................................. 27 2.2 Tips generales en la creacin de un nuevo proyecto........................................................................... 28 2.3 El acceso a los datos........................................................................................................................... 29 2.3.1. Las tres etapas del acceso a los datos................................................................................................ 29 2.3.2. Creacin de tablas para acceder a datos ............................................................................................ 29 2.3.3. Visualizar y filtrar datos........................................................................................................................ 30 2.4. Verificar integridad............................................................................................................................... 32 2.4.1. Verificacin de la integridad de los datos ............................................................................................ 32 2.4.2. Confirmar totales de control................................................................................................................. 33 2.4.3. Identificar elementos faltantes ............................................................................................................. 35 2.4.4. Identificar duplicados ........................................................................................................................... 37 2.5. El anlisis de datos.............................................................................................................................. 39 2.5.1. Creacin de campos calculados .......................................................................................................... 39 2.5.2. Aislar datos .......................................................................................................................................... 40 2.5.3. Generar perfiles de los datos............................................................................................................... 43 2.5.4. Reordenar tablas ................................................................................................................................. 44 2.5.5. Combinar tablas................................................................................................................................... 46 2.6. Presentacin de Resultados................................................................................................................ 55 2.6.1. Creacin de reportes a partir de una vista........................................................................................... 55 2.6.2. Opciones avanzadas de reporte.......................................................................................................... 58 2.6.3. Grficos ............................................................................................................................................... 59 2.6.4. Uso del Log ....................................................................................................................................... 60 2.6.5. Documentacin del anlisis ................................................................................................................. 61 2.7. Casos prcticos: FAEB y FASSA ........................................................................................................ 61

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Objetivo del CursoLos participantes del curso, aprendern a utilizar el anlisis de informacin a travs del ACL dentro del mbito de las auditorias de Entidades de Fiscalizacin de las Legislaturas Locales (EFSLL). El curso proporciona a los participantes los conocimientos bsicos que le permitan hacer un uso correcto del ACL, logrando productividad, alcance, independencia, calidad y valor agregado en las auditorias en los que utilice el ACL

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IntroduccinEl trabajo en la Auditora Superior de la Federacin ha ido evolucionando en los ltimos tiempos, debido a que cada da se requiere ser ms eficientes y eficaces en las revisiones diarias. Razn por la cul uno de los objetivos de la Auditora Superior es que el personal de la auditora cuente con los conocimientos para que pueda llevar a cabo sus revisiones con las herramientas que le permitan llevar a resultados oportunos y con un mayor alcance. Derivado de lo anterior, la Auditora Superior de la Federacin ha adquirido con el paso del tiempo licencias de la herramienta llamada ACL, la cul permite entrar en ese mundo llamado Anlisis Electrnico de Datos, y que a travs de estos conocimientos encontrar reas de oportunidad, analizar las causas o encontrar problemas dentro de un mar de datos que sin este tipo de herramientas seria como tratar de encontrar una aguja en un pajar. El anlisis electrnico utiliza herramientas CAATT (Computer Assissted Audit Tools and Techniques) son Herramientas y tcnicas basadas en el computador que permiten a los auditores incrementar su productividad personal, as como tambin la de la funcin de auditora. Incluyen tcnicas y aplicaciones de software que apoyan las fases de planeacin, ejecucin y generacin de reportes de los proyectos de auditora.

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Mdulo 1: Anlisis de la InformacinEn el mundo actual, el enfoque del rea de auditora ha cambiado debido a que las auditoras tradicionales, de las revisiones fsicas al 100% de toda la documentacin, ha cambiado, debido a la aparicin de medios y sistemas electrnicos donde se guarda la informacin de las operaciones de las entidades a auditar. Debemos considerar que uno de los principales activos que tienen las entidades son los registros electrnicos, ya que sin ellos podran poner en riesgo de quiebra, e imposibilitar la continuidad de la entidad. En estos tiempos que nos toco vivir nos encontramos en una etapa ms all de la era de la informacin; debido a que todos los entes y organizaciones, han entendido que en ocasiones es difcil diferenciarse con su competencia en producto o ser ms eficiente en los costos para trasladar esa eficiencia va precio a sus clientes. Por lo que la nueva era es la del Anlisis Avanzado. Es por ello que la Auditora Superior de la Federacin, ha establecido el uso del anlisis como herramientas dentro de nuestras auditoras que realizamos a nuestras entidades.

1.1. Necesidades y Relevancia de la InformacinCualquier entidad, requiere para desarrollarse, informacin y la necesita de forma rpida, veraz, oportuna y suficiente. Lo anterior es debido a que las empresas enfrentan nuevos desafos: deben alcanzar niveles mximos de calidad y satisfaccin de sus clientes internos y externos, lanzar nuevos productos, posicionar y consolidar los ya existentes, buscar mayor participacin de mercado, etc. Enfrentar cada uno de estos retos implica cubrir necesidades de informacin mayores da a da y, aunque la estadstica, la computacin y la ingeniera estn muy desarrolladas, casi nunca se posee toda la informacin que se necesita para tomar decisiones, esto es debido a gran parte a que la economa y las personas son altamente variables. Est dinmica, ligada a la necesidad de obtener utilidades, obliga a las empresas a requerir ms y mejor informacin y a disear sistemas que les permiten conseguirla y administrarla de la mejor manera.

1.2. Concepto de la Informacin de GestinDefinimos la informacin como la materia prima fundamental en la toma de decisiones de los analistas en una organizacin ya que a mayor calidad de informacin, mejor es la calidad en la toma de decisiones Las organizaciones tienen un insaciable apetito de datos pero frecuentemente les faltan las necesarias enzimas para digerirlos. Neil Raden Presidente de Archer Decision Sciences La informacin de gestin es una herramienta que influye en el comportamiento de los directores. Sabemos que actualmente las entidades cuentan con muchsimos datos en sus sistemas, estos son irrelevantes si no se les aade valor es decir significado; al hacerlo obtendremos Informacin. Por ejemplo: El nmero 3 8 9 1 2, es un dato y contiene una sucesin de nmeros sin ningn significado aparente. o Para aadir significado, debemos relacionar los datos con el significado o interpretacin, por ejemplo, si:

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Principios Bsicos del Software ACLEl 3 8 se refiere al estado. El 9 1 2 es la zona. El 9 es la regin. El 1 la ruta. El 2 la zona de reparto. De esta manera el nmero 3 8 9 1 2 tiene un significado: esto es el estado 38, de la zona 912, la regin 9, ruta 1 y la zona de reparto 2. La informacin de gestin, nos debe proporcionar la informacin necesaria a la persona adecuada en el momento oportuno. Para hacer eficiente el proceso de la informacin, conseguirla, analizarla y tomar decisiones basados en ella, se desarrolla en las empresas un sistema de informacin.

1.3. mbito de la aplicacinACL es la abreviatura de Audit Command Language es una herramienta que desde 1987 es reconocida como el Lder en Tecnologa para el acceso y anlisis electrnico de datos.

ACL es una herramienta para anlisis y reportes. Es una coleccin de funciones y comandos para anlisis de informacin para usuarios tcnicos y no tcnicos. Sin lmites en los tamaos de los archivos. Gran velocidad de proceso. Amigable. Programable. Generacin de Monitoreos Continuos y Tableros de Control. Acceso virtualmente a cualquier tipo de archivo, por ejemplo: o o o oDGICADEFIS

SAP Oracle ODBC Texto10

Principios Bsicos del Software ACLo o o o AS/400 COBOL Archivos de Reporte Archivos delimitados, etc.

Beneficios que proporciona utilizar el ACL: Analizar grandes volmenes de informacin en tiempo rcord. Evitar el trabajo manual tan proclive a errores. La integridad y seguridad de sus datos. Con ACL existe la posibilidad de realizar revisiones sobre un universo de transacciones en lugar de hacerlo sobre una muestra limitada. Identificar pagos duplicados a proveedores. Realizar anlisis de nivel de servicio a clientes. Reclculo de impuestos. Validacin de flujo de informacin. Realizar paralelos de procesos automatizados. Disminucin de gastos x reas de oportunidad detectadas. Reduccin de gastos por liquidaciones de viticos fuera de las polticas (cuantificable). Cumplimiento a leyes y prevencin de multas por incumplimiento. Validacin de la calidad de la informacin en el flujo de procesamiento de datos. Independencia a usuarios no tcnicos, lo que permitir ahorrar tiempo de anlisis.

1.4. Anlisis del proceso de la toma de decisionesA lo largo de la vida de la entidad o organizacin tenemos que enfrentar toma de decisiones ya sean grandes o pequeos problemas o situaciones que debemos solucionar. Esta toma de decisiones es muy importante en la vida empresarial y es un factor que puede distinguir a las entidades u organizaciones. La toma de decisiones con ayuda de los datos, es necesario tener objetivos como: Tomar decisiones acertadas y basarse en la objetividad de los datos mas que en los deseos y esperanzas para darles una interpretacin adecuada. Se debe emplearse una buena metodologa en los procesos de anlisis de datos y la toma de decisiones.DGICADEFIS 11

Principios Bsicos del Software ACLEn la toma de decisiones se deben analizar los hechos framente, apoyndose de experiencias pasadas en las predicciones y toma de decisiones mas acertadas. Esta toma de decisiones estratgicas se presenta a diferentes niveles: corporativo, por unidad de negocio y a funcional. Los pasos del proceso en la toma de decisiones son los siguientes: a. Determinar la necesidad de una decisin: El proceso de toma de decisiones comienza con el reconocimiento de la necesidad de tomar una decisin, el mismo lo genera un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condicin real del momento. b. Identificar los criterios de decisin: Una vez determinada la necesidad de tomar una decisin, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma. c. Asignar peso a los criterios: Los criterios enumerados en el paso previo no tienen mayor importancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la decisin. d. Desarrollar todas las alternativas: Es la base de la toma de decisiones y no es ms que desplegar las alternativas. El tomador de la decisin tiene que confeccionar una lista de todas las alternativas posibles y que podran utilizarse para resolver el problema. e. Evaluar las alternativas: Una vez identificadas las alternativas, el analista de las decisiones tiene que evaluar de manera crtica cada una de ellas. Las ventajas y desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas. f. Seleccionar la mejor alternativa ( Toma de decisiones):

Una vez seleccionada la mejor alternativa se llega al final del proceso de la toma de decisiones, en el proceso racional.

Se debe dedicar el tiempo suficiente en la toma de decisiones, debemos considerar aspectos como la planeacin y el proceso, para llevar una decisin a un resultado positivo.

1.5. Utilidad de la informacin de gestin para la toma de decisionesLa informacin de gestin es la informacin necesaria en una entidad u organizacin con la finalidad de: Conocer oportunamente el rumbo de la entidad en base a la informacin de gestin. Tomar decisiones oportunas necesarias para mejorar la gestin de la operacin y los servicios.DGICADEFIS 12

Principios Bsicos del Software ACLPoner en prctica la planificacin, implementacin, supervisin y evaluacin participativas. Tener mtricas precisas de la evolucin de los parmetros de negocio. Contar con informacin valiosa, fiable, coherente y oportuna para toma de decisiones. Tener un diferenciador contra su competencia o contra la misma entidad u organizacin.

Esta informacin coadyuva en la competitividad entre las empresas.

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Mdulo 2: Principios bsicos del ACLLas tcnicas de auditora asistidas por computadora son de suma importancia para el auditor de TI cuando realiza una auditora. CAATT (Computer Audit Assisted Tools and Techniques) incluyen distintos tipos de herramientas y de tcnicas, las que ms se utilizan son los software de auditora generalizado, software utilitario, los datos de prueba y sistemas expertos de auditora. Las CAAT se pueden utilizar para realizar varios procedimientos de auditora incluyendo: Prueba de los detalles de operaciones y saldos. Procedimientos de revisin analticos. Pruebas de cumplimiento de los controles generales de sistemas de informacin. Pruebas de cumplimiento de los controles de aplicacin.

El ACL es una de las principales CAATT que ocupan los auditores a nivel mundial. A continuacin se enuncian algunas de las normas que el auditor de sistemas de informacin debe conocer. El ajustarse a estas normas no es obligatorio, pero el auditor de sistemas de informacin debe estar preparado para justificar cualquier incumplimiento a stas. Normas Internacionales de Auditora emitidas por IFAC (International Federation of Accountants) en la NIA (Norma Internacional de Auditora o International Standards on Auditing, ISA) 15 y 16, donde se establece la necesidad de utilizar otras tcnicas adems de las manuales. Norma ISA 401, sobre Sistemas de Informacin por Computadora. SAS No. 94 (The Effect of Information Technology on the Auditor's Consideration of Internal Control in a Financial Statement audit) dice que en una organizacin que usa Tecnologas de Informacin, se puede ver afectada en uno de los siguientes cinco componentes del control interno: el ambiente de control, evaluacin de riesgos, actividades de control, informacin, comunicacin y monitoreo adems de la forma en que se inicializan, registran, procesan y reporta las transacciones. La norma SAP 1009 (Statement of Auditing Practice) denominada Computer Assisted Audit Techniques (CAATs) o Tcnicas de Auditora Asistidas por Computador, plantea la importancia del uso de CAAT en auditoras en un entorno de sistemas de informacin por computadora. SAP 1009 los define como programas de computadora y datos que el auditor usa como parte de los procedimientos de auditora para procesar datos de significancia en un sistema de informacin. SAP 1009 describe los procedimientos de auditora en que pueden ser usados los CAAT: 1. Pruebas de detalles de transacciones y balances (reclculos de intereses, extraccin de ventas por encima de cierto valor, etc.). 2. Procedimientos analticos, por ejemplo identificacin de inconsistencias o fluctuaciones significativas. 3. Pruebas de controles generales, tales como configuraciones en sistemas operativos, procedimientos de acceso al sistema, comparacin de cdigos y versiones.DGICADEFIS

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Principios Bsicos del Software ACL4. Programas de muestreo para extraer datos. 5. Pruebas de control en aplicaciones. 6. Reclculos.

Segn SAP1009, en su prrafo 26 y como se muestra en la siguiente figura, Flujo de un CAAT:

El software de auditora consiste en programas de computadora usados por el auditor, como parte de sus procedimientos de auditora, para procesar datos de importancia de auditora del sistema de contabilidad de la entidad. Puede consistir en programas de paquete, programas escritos para un propsito, programas de utilera o programas de administracin del sistema. Independientemente de la fuente de los programas, el auditor deber verificar su validez para fines de auditora antes de su uso.

2.1. Principios bsicosLos sistemas de computo trabajan principalmente con dos tipos de cdigo a nivel mundial el cdigo ASCII y el cdigo EBCDIC.

ASCII Cdigo ASCII (American Standard Code for Information Interchange - Cdigo Estndar Americano para Intercambio de Informacin). ASCII se refiere a los datos que han sido codificados de acuerdo con l.

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Este conjunto de caracteres es el ms utilizado en la mayora de los sistemas de computo. EBCDIC Cdigo EBDIC (acrnimo Extended Binary Coded Decimal Interchange Code Cdigo Extendido de Binario Codificado Decimal). Cdigo binario representa caracteres alfanumricos, de controles y de puntacin. Cdigo de 8 bits (256 combinaciones) que almacena un carcter alfanumrico o dos dgitos decimales en un byte.

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Principios Bsicos del Software ACLEste cdigo se origino con el System/360 y an se utiliza en mainframes IBM y en la mayora de las computadoras de medio rango de IBM.

2.1.1. Concepto de datosDato Es uno de esos trminos que todos ocupamos pero pocos lo entienden. Lo podemos definir como Hecho o valor a partir del cual se puede inferir una conclusin; informacin. Los datos son aquellos que un programa manipula. Sin datos un programa no funcionara correctamente. Los programas manipulan datos de manera muy diferente segn el tipo de dato del que se trate.

Informacin Es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenmeno. De esta manera, si por ejemplo organizamos datos sobre un pas (nmero de habitantes, densidad de poblacin, nombre del presidente, etc.) y escribimos por ejemplo, el captulo de un libro, podemos decir que ese captulo constituye Informacin sobre ese pas. Cuando resolvemos un problema o tenemos que tomar una decisin, empleamos diversas fuentes de datos (como podra ser el captulo mencionado de este libro imaginario), y construimos lo que en general se denomina conocimiento o Informacin organizada que permite la resolucin de problemas o la toma de decisiones. Los datos se obtiene de las tablas o reportes de los diferentes sistemas, esto se integran y generan la Informacin necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones.

Por lo anterior podemos concluir que un dato por s mismo no constituye informacin, es el procesado de los datos lo que nos proporciona informacin

2.1.2. Principios bsicos de ACLProyecto El Proyecto de ACL es el contenedor organizado de todos los datos para el anlisis, esta contiene los elementos creados durante el anlisis de datos: Tablas, Vistas, Scripts, ndices y el Log de comandos. La extensin del proyecto es .ACL.

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Principios Bsicos del Software ACLCampo El campo es un espacio de almacenamiento para un dato particular. En las bases de datos, un campo es la mnima unidad de informacin a la que se puede acceder. La mayora de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunos campos son numricos, otros almacenan texto, y otros fechas, tambin vara el tamao de estos. Adicionalmente, cada campo tiene un nombre. En el caso del ACL cada columna representa un campo.

Registro Un registro es un campo o conjunto de campos relacionados. En ACL cada rengln representa un Registro.

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Principios Bsicos del Software ACLTabla ACL utiliza tablas para describir la ubicacin, formato y contenido de los datos de origen. Puede crear vistas para mostrar los datos de sus tablas. Usted puede crear diferentes vistas para cada tabla.

La extensin de todas las tablas que genera el ACL son .FIL. Vista Una vista es una ventana que le permite organizar la forma en que se presentarn los datos en su tabla. Usted puede crear diferentes vistas para cada tabla. Las vistas pueden contener los campos que se requieran de la tabla, que pueden ordenarse de diferentes maneras y dar formato individualmente sin modificar otras vistas ni los datos. En ACL siempre tendr una Vista Predeterminada, aparecen las vistas en la parte inferior de la Tabla.

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Principios Bsicos del Software ACLPara acceder al ACL deberemos dar doble clic en el icono de ACL, para iniciar el programa.

Cuando comienza el ACL, tendremos la siguiente pantalla. Veamos las secciones de que se componen. Barra de Herramientas

Barra de Informacin

La barra de informacin indica que no hay proyectos abiertos, y que no se est usando ningn archivo de entrada. Cada vez que comience utilice el ACL, usted deber abrir un proyecto y una tabla. Enseguida abriremos un Proyecto. En la pantalla de Bienvenida de clic sobre Abrir un proyecto existente, o desde el men Abrir, seleccionar la opcin Abrir Proyecto.

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Principios Bsicos del Software ACLAparece una ventana que nos permite navegar y seleccionar el proyecto.

Seleccione el subdirectorio donde tiene almacenado el proyecto. El proyecto esta en la ruta C:\CursoASF. En este caso seleccionaremos el proyecto llamado Curso_Basico.acl, dicho proyecto se encuentra en la parte izquierda del recuadro.

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Principios Bsicos del Software ACLDebemos dar doble clic en Curso_Basico.ACL. El proyecto se abrir. Revisaremos el contenido del Proyecto enseguida. Encontraremos dos ventanas: Navegador del Proyecto y Vista.

Vista

Navegador del Proyecto

El Navegador del Proyecto contiene dos fichas: o La ficha Panorama: El cual muestra todos los elementos de trabajo como son: Carpetas, Tablas, Scripts y Workspaces y o La ficha Log: El Log de Comandos organiza absolutamente todas las acciones realizadas con el programa incluso por mas de 30 das de antigedad, ms adelante se explicar detenidamente. La ventana Vista permite organizar la forma en que los datos sern presentados en su tabla, entre otras funciones.

Ahora bien, en caso de que el navegador de proyecto no este abierto, seleccione Mostrar Navegador... del men Ventana. Para este curso crearemos una carpeta en el panorama la cual contendr todas las Tablas, Scripts etc.., que se vayan creando. Para hacer esto ubquese en el panorama y de clic con el botn secundario sobre la carpeta que dice Curso_Basico.ACL del men que se despliega seleccione Nueva > Carpeta.

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Principios Bsicos del Software ACLEscriba el nombre de su nueva carpeta el cual ser Curso_Basico.

Ahora hay que indicarle a ACL que esa carpeta ser a donde enviara todos las tablas que se creen. Para eso de clic sobre el icono.

En la lnea de comandos, teclear SET FOLDER /Curso_Basico y oprimimos la tecla Enter o el botn

.

Inicialmente, el proyecto Curso_Basico contiene solamente tablas y sus vistas Predeterminadas. Seleccionaremos ahora la tabla llamado Inventario, el cual es un archivo de inventarios. 1. Ubicarse en la ventana de Panorama dando un clic sobre cualquier parte de la ventana 2. Presionar dos veces el botn izquierdo del ratn, es decir, dar doble clic a la tabla Inventario. La ventana de la Vista Predeterminada para la tabla llamada Inventario, aparecer en el rea de trabajo.

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Note que en la barra de informacin indica que se est trabajando con la tabla Inventario. El nmero de registros se puede apreciar a la derecha del nombre de la tabla en la barra de informacin.

Visualizacin de Datos Cuando usted da doble clic en Inventario desde la ventana Panorama, ACL busca la tabla que corresponde a ste archivo. Cuando usted define los campos de datos en una tabla, ACL automticamente crea una vista predeterminada en la que incluye todos los campos.

Navegar entre Registros y Columnas En una vista de ACL, cada rengln representa un registro en la tabla y cada columna un campo. Cuando se abre una vista, el primer campo en el registro aparece al lado derecho de la columna indicadora del nmero de registros. Como puede observar, existen varios registros en la pantalla.DGICADEFIS

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Principios Bsicos del Software ACLVeamos ahora cmo ver los dems registros: 1. Presione una vez el botn de la barra de desplazamiento vertical, ntese el cambio de registros (renglones). El nmero de registro oscurecido es llamado el registro actual. Usted puede presionar en cualquier nmero de registro para hacerlo actual. 2. Contine presionando el botn de la barra de desplazamiento vertical hasta que se muestre el ltimo registro, de hecho puede arrastrar el botn (manteniendo presionado el ratn) hasta donde desee. 3. Ntese que el ltimo registro encontrado es el nmero 152; adems ACL indica que se ha llegado al final de la tabla con la etiqueta en el siguiente rengln .

Existen varios campos (columnas) que no pueden ser mostrados al mismo tiempo, para moverse a travs de los campos, use la misma tcnica anterior pero con el botn de la barra de desplazamiento horizontal.

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Principios Bsicos del Software ACL 2.1.3. El ciclo de anlisis de datosEl ciclo de anlisis de datos Existen diferentes caminos para llevar a cabo una planeacin del ciclo de anlisis de datos; por lo que conviene seguir un orden para tener el control sobre el Proyecto, es por esto que cuando menos consideremos algunos puntos durante la planificacin de un proyecto de Anlisis de Datos: 1. Planificar Proyecto: o Determinar los Objetivos e Identificar los elementos de datos claves necesarios. Identifique las lneas de consulta o prepare una lista de preguntas para las cuales desea respuesta. 2. Adquirir Datos: o Consultando al propietario de los datos junto con el especialista en sistemas, planifique la mejor forma de adquirir los datos. o Para obtener los datos, haga un pedido formal por escrito. o Si es necesario, obtenga los datos junto con los diseos de registro y los totales de control. 3. Acceso de Datos: o Utilice el Asistente de definicin de datos para crear tablas a fin de que ACL pueda leer y mostrar los datos. 4. Verificar Integridad: o Verifique la integridad de los datos. 5. Anlisis de Datos: o Utilice los comandos y funciones para explorar los datos y responder a sus preguntas. o Confirme sus resultados con quien pueda verificarlos. o Discuta los resultados con el propietario de los datos y otros interesados y conforme sea necesario, efecte nuevos anlisis. 6. Generar Reportes: o Documente sus resultados en un reporte. o Archive su Proyecto ACL y los datos relacionados para una referencia futura. 7. Documentar: o Para los anlisis regulares y continuos, considere la posibilidad de automatizar su anlisis por medio de las capacidades de creacin de Scripts que ofrece ACL.

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Principios Bsicos del Software ACL 2.2 Tips generales en la creacin de un nuevo proyectoAntes de iniciar un nuevo proyecto es recomendable investigar si no se ha realizado anteriormente algn proyecto similar para poder reutilizarlo. En caso de que sea la primera vez, al tener los archivos deberemos configurar nuestras tablas y nuestras carpetas, tanto en el Explorador de Windows como en el Navegador del Proyecto. Al crear el proyecto debemos: Conocer el proceso y significado de ciertos datos. Analizar si falta informacin o catlogos antes de iniciar, en su caso agregarlos. Agregar los campos calculados. Realizar un bosquejo en papel o de forma mental de que queremos encontrar. Tips generales Es una buena prctica para mantener anlisis diferentes en proyectos ACL individuales. Es importante tener una carpeta en el explorador donde tengamos concentrado todos los proyectos separados por carpetas. En cada proyecto es conveniente generar carpetas que contengan: o Los Archivos de Origen. o Los Archivos de Resultado

Es importante agregar una carpeta llamada Respaldo, donde realicemos una copia de forma peridica de los archivos con extensin .ACL, .LOG y .LIX, que normalmente el nombre de dichos archivos coincide con el nombre del Proyecto. Es conveniente revisar de forma peridica el espacio en el disco duro, ya que podemos quedarnos sin espacio y tener problemas con el funcionamiento de la computadora. Realizar un respaldo de los archivos origen de forma peridica y de los proyectos. Es interesante llevar un record de los proyectos realizados para el conocimiento de nuestros compaeros de trabajo. Cuando hay archivos que se pueden compartir entre varios Proyectos, es recomendable tener una carpeta comn y as solamente se tendr que actualizar solo una vez. Utilizar las notas y comentarios para documentar el proyecto y sea ms fcil entender el proyecto.DGICADEFIS 28

Principios Bsicos del Software ACL 2.3 El acceso a los datosACL lee datos de sistemas que van desde los sistemas mainframe legados hasta las modernas bases de datos relacinales. Como aplicacin de slo lectura, ACL nunca altera los datos de origen. Debido a la diversidad de orgenes de datos y a las tecnologas de acceso a los mismos, el modo en que puede acceder a ellos vara de un origen de datos a otro. ACL lee algunos orgenes de datos directamente. En otros casos, ACL primero importa y copia el origen de los datos a una unidad accesible. Puede acceder a algunos orgenes de datos a travs de ms de un mtodo.

2.3.1. Las tres etapas del acceso a los datosLas tres etapas de acceso a los datos las podemos dividir en: Buscar datos: En este paso debemos localizar el origen y el proveedor de los datos, conociendo toda la informacin acerca de los datos y de cmo conseguir los datos. Adquirir datos: deberemos determinar donde procesar los datos. Esta adquisicin puede ser una copia de los datos, un acceso directo en la base de datos de origen, o solicitud de la base de datos a un rea en particular. Leer datos: Deberemos acceder a los datos con los datos en una unidad accesible, usted comienza el proceso de acceso a los datos.

2.3.2. Creacin de tablas para acceder a datosLa manera ms comn con la que nos encontraremos los archivos son los siguientes tipos de archivos:

ACCESO: ARCHIVOS DE EXCEL ACL lee datos en cualquier versin de Excel, comenzando con Excel 3.0. Es necesario tener instalado Microsoft Excel instalado la versin de Excel del archivo que queremos cargar a ACL. A diferencia de las aplicaciones de bases de datos verdaderas, en las que los campos individuales contienen tipos de datos individuales, las columnas individuales de Excel pueden contener varios tipos de datos. De ah la importancia de darle formato correcto a las columnas antes de ingresar datos en una hoja de clculo de Excel. Mtodo de Acceso Al abrir un archivo de Excel con el asistente, le solicitar seleccionar la hoja de clculo o el rango de nombres que contiene sus datos, el asistente le indica que guarde los datos en un archivo plano ACL. Desde all, el asistente lo lleva a la pantalla Finalizar, donde puede ver los campos que se definieron. En un libro de trabajo Excel formateado de manera adecuada: La primera fila contiene slo nombres de campos. Los datos comienzan en la segunda fila.DGICADEFIS 29

Principios Bsicos del Software ACLEl rea de datos no contiene filas o columnas en blanco. En el caso de los valores numricos deberemos revisar que sean valores numricos. Para las fechas debemos verificar que la columna de las fechas tengan el mismo formato.

Ejercicio: carga de archivo de Excel.

ACCESO: ARCHIVOS DE DBASE El formato dBASE para almacenar datos se convirti en un estndar industrial y la mayora de las aplicaciones de bases de datos y hojas de clculo pueden importar y exportar datos en este formato. Los archivos dBASE utilizan una extensin dbf. ACL reconoce los archivos dBASE y crea Tablas fcilmente a partir de la informacin de Diseo de Registro que contienen. Las Tablas resultantes contendrn un campo denominado Record_Deleted. Mtodo de Acceso Importe el archivo a travs del Asistente de Definicin de Datos. Una vez que selecciona el archivo que contiene los datos, el asistente reconoce el archivo como dBASE y crea una Tabla.

Ejercicio: carga de archivo Dbase.

2.3.3. Visualizar y filtrar datosFiltros rpidos Se pueden crear filtros basados en campos seleccionados mediante la opcin Filtro rpido. En la ventana Vista, puede seleccionar uno o varios valores y, a continuacin, utilizar dichos valores para crear una expresin de filtro. Este mtodo resulta ms rpido que especificar una expresin de filtro o utilizar Editar el filtro de vista y permite interactuar directamente con los datos de la vista. Puede utilizar Filtro rpido en cualquier tipo de campo. Por ejemplo, en la tabla CxP se puede crear un filtro rpido del primer proveedor para saber si este tiene ms de una transaccin. Se selecciona la opcin Igual de Filtro rpido en el nmero de cliente. 1. Abrir la tabla CxP. 2. Dar un clic en el primer nmero de proveedor de tal manera que est seleccionado. 3. Dar un clic con el botn izquierdo del ratn para desplegar el men. 4. Seleccionar la opcin Filtro rpido y despus Igual. Dar un clic.

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Inmediatamente despus, se crea el filtro rpido donde el nmero de proveedor es igual a 12433.

Filtros Locales y Filtros Globales Los filtros locales se crean para definir una condicin de bsqueda o acceso. Los filtros se definen mediante el Constructor de Expresiones. Si deseamos contar todos los registros de nuestra tabla cuyo campo CostoUnit sea mayor que 40. 1. Abrir la tabla Inventario. Se selecciona Contar registros... del men Analizar y se presiona el botn Si..., enseguida se llena la caja de dilogo como se muestra a continuacin: 2. En el recuadro de Campos Disponibles, buscar el campo CostoUnit y darle doble clic. 3. Darle clic en el botn > y teclee 40 en el recuadro de Expresin. 4. En el recuadro de Guardar como teclear CostoUnit MAYOR A 40. Nota: La longitud del nombre no puede exceder de 31 caracteres.

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5. Una vez completo el constructor de expresiones, dar clic en Aceptar, y en seguida nos aparecer la ventana Contar con la condicin, solo deberemos darle Aceptar. Los filtros locales los podremos usar en todos los comandos en los que se requiera dar una condicin, por lo que es conveniente familiarizarse con el constructor de expresiones. Con el constructor de expresiones usted tambin puede construir expresiones, creando de esta manera campos. Por ejemplo, usted puede teclear CostoUnit * Existencia. En la construccin de expresiones, usted puede utilizar filtros creados, variables, campos, funciones y operadores. Ejercicio: Filtrar informacin.

2.4. Verificar integridadUna de las mejores prcticas en el rea del anlisis de datos, es como primer paso garantizar la disponibilidad de datos completos y validos. La verificacin es muy importante antes de trabajar con archivos de datos que no contienen informacin sobre su propio diseo de registro. Esta revisin nos ahorrara tiempo antes de iniciar nuestra auditoria, por lo que debe ser el primer paso antes de realizar cualquier anlisis de los datos. Vamos a trabajar en esta leccin con la tabla Malo el cual contiene detalles de facturas de productos vendidos. Hay seis campos definidos en esta tabla.

2.4.1. Verificacin de la integridad de los datosPrimero debemos validar que los datos de los archivos sean vlidos. Ocupamos el comando llamado Verificar... Cada campo tiene asignado un tipo de dato que describe su contenido. Los datos invlidos en un campo son datos que no concuerdan con el tipo de dato asignado al campo. Algunos ejemplos son caracteres no imprimibles en un campo de caracteres, datos no numricos en un campo numrico, o blancos en un campo tipo PACKED. El comando Verificar... utiliza las descripciones, como criterio para verificar la validez de los datos en los campos especificados. Vamos a verificar todos los campos de datos definidos en la definicin de la tabla Malo. 1. Seleccione Verificar... del men Datos. 2. Clic el botn Verificar campos... 3. Clic el botn Agregar todos.DGICADEFIS 32

Principios Bsicos del Software ACL4. Clic Aceptar.

ACL reporta 5 errores de validez, nmero de registro y nombre del campo donde ocurri.

En la ventana de la vista vemos que la columna de TOTAL muestra 0.00 en el registro 2. Esta columna corresponde al campo TOTAL. Adems hay unos caracteres raros en la columna Product Number del registro 18. ACL permite reemplazar los datos invlidos con blancos. 1. Seleccione Preferencias... del men Edicin. 2. Seleccione la pestaa Vista. 3. Clic en el recuadro de Mostrar datos no vlidos como blancos o ceros. 4. Clic Aceptar. 5. Clic en el encabezado de la columna Total para seleccionar la columna. Oprimiendo Ctrl seleccionemos tambin la columna de Codigo. 6. Seleccione Verificar... del men Datos.

El registro 2 muestra errores en la columna de TOTAL. El registro 17 y 18 muestra errores en la columna Codigo (CODIGO).

2.4.2. Confirmar totales de controlLo primero que se debe evaluar es la entrada de la informacin y que se tengan las cifras de control necesarias para determinar que se tenga el total de la informacin solicitada. Los cifras control normalmente se refiere al nmero total de registros y los totales de los campos numricos.

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Principios Bsicos del Software ACLComando Conteo de Registros Este comando nos ayuda a identificar el nmero de registros que tiene una tabla o el nmero de registros que coincide con alguna condicin. 1. Seleccione el botn Contar Registros de la barra de herramientas. La ventana de contar aparecer. 2. El botn de Si... se usa para acceder a la construccin de expresiones de ACL, el cual se ver ms adelante en detalle. 4. D un clic a Aceptar. El resultado aunque no se despliega se muestra en la barra de informacin a la derecha del nombre de la tabla, tambin puede ser visualizado dando clic sobre el nombre del comando en el log.

Comando Totalizar El comando se usa para obtener reportes de la suma de los campos numricos de nuestra tabla. Para accederlo deber seleccionar de la barra de herramientas el botn Totalizar. Aparecer la caja de dilogo de Totalizar.

Obviamente tan slo los campos numricos aparecen en la caja, usted podr seleccionar los campos que desee, y adems podr usar, si as lo requiere, algn filtro local (Condicin). As lo haremos en unos momentos. 1. Clic en el campo Minimo. 2. Oprimiendo la techa Shift (o Maysculas), clic en el campo ValorMercado. 3. Clic Aceptar.

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Ejercicio: Conteo y calcular totales de campos numricos.

2.4.3. Identificar elementos faltantesComando Faltantes Con ayuda de este comando, ACL identifica los elementos faltantes y proporciona las siguientes opciones para mostrar los resultados: 1 Listar los intervalos faltantes. Especifica que la lista de salida notificar los intervalos de faltantes en vez de cada elemento faltante. Se muestra una lista de los valores de los campos clave a ambos lados del faltante. 2 Listar elementos faltantes cuando no sobrepasa el rango establecido. Especifica que la lista de salida mostrar una lista de cada elemento faltante. Si el tamao de los faltantes es menor o igual que el Lmite de elementos, aparecer una lista con todos los elementos faltantes. Si el faltante es mayor, en la lista slo aparecen la primera y la ltima clave faltante. 3. Listar todos los elementos faltantes. Seleccione Buscar faltantes... del men Analizar, la caja de dilogo aparecer. En la lista de campos a secuenciar, seleccione Factura. Para el primer caso, ACL trae predeterminada esta opcin. Dar un clic en Aceptar. El resultado es el siguiente:

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Para observar el resultado cuando se muestran los elementos faltantes, de doble clic sobre el nombre del comando. Seleccionar ahora Elementos faltantes. Automticamente se habilitar la caja de edicin de texto que contiene un nmero 5 que se refiere al nmero mximo de elementos faltantes que se mostrarn, si los elementos faltantes exceden a este nmero, por ejemplo 6, nicamente se mostrar el intervalo Dar un clic en Aceptar.

Es importante observar que hay dos intervalos, lo que significa que el nmero de elementos faltantes fue superior a 5. Para poder observar todos los elementos faltantes, hay que modificar el nmero mximo de stos a observar escribiendo el total de registros de la tabla, en este caso es 339.

Dar un clic en Aceptar.

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Ejercicio faltantes

2.4.4. Identificar duplicadosComando Buscar Duplicados Seleccione Buscar duplicados... del men Analizar, la caja de dilogo aparecer. En la lista de campos a secuenciar, seleccione Factura. Asegrese que est activada la opcin de Duplicados y que est desactivada la opcin de lista de Faltantes.

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Dar clic en Aceptar. Se generar un reporte conteniendo los 22 duplicados encontrados, reportndonos, en el caso de datos duplicados, el nmero de registro y el campo duplicado.

Ejercicio registros duplicados.

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2.5. El anlisis de datosEs la actividad de transformar un conjunto de datos con el objetivo de extraer informacin til y facilitar as la formulacin de conclusiones. En funcin del tipo de datos y de la cuestin planteada, puede involucrar la aplicacin de mtodos estadsticos, ajuste de curvas, seleccin o rechazo de determinados subconjuntos de datos, y otras tcnicas. En contraste con la tcnica de minera de datos, el anlisis de datos se utiliza no tanto para el descubrimiento de patrones ocultos en los datos, sino para la verificacin o rechazo de un modelo existente o para la extraccin de parmetros necesarios para el ajuste de un modelo terico a la realidad.

2.5.1. Creacin de campos calculadosCampos Calculados Podemos crear expresiones para agregar campos a las vistas. La definicin del campo puede ser temporal o guardada junto con la definicin de la tabla como un campo calculado. El procedimiento es el siguiente: 1. Dar un clic derecho en la zona de datos y seleccionar la opcin de agregar columnas. 2. Aparecer la ventana Constructor de expresiones. 3. Agregamos la expresin CostoUnit * Existencia 4. En Guardar damos el nombre de Valor Inventario, por lo que solo aceptaremos. En este caso el campo calculado se nombro VALOR INVENTARIO.

Ejercicio agregar campos calculados.

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Principios Bsicos del Software ACL 2.5.2. Aislar datosExtraccin Extraer consiste en crear una tabla nueva tomando algunos todos los datos de la tabla, esto se utiliza con frecuencia cuando se desea trabajar con algunos de los datos de una tabla, disminuyendo el tiempo de acceso, en lugar de trabajar con la tabla original. Asumamos que queremos trabajar solamente con los productos de una localidad (LOC = 05) de nuestra tabla Inventario. Seleccionar Contar... del men Analizar. Clic en el botn Si... Seleccionar y teclear como expresin LOC = 05 Asignar el nombre LOC05 Clic Aceptar dos veces Totalizar todos los campos, aplicando el filtro LOC05. Una vez hecho esto tenemos cifras de control para comparar el resultado con la extraccin. Seleccionemos primeramente la tabla Inventario. 1. Seleccionar Extraer... del men Datos. La caja de dilogo de Extraer aparecer. 2. Oprimir Si... y teclear LOC05. 3. En el rea de En..., teclear LOC05 como nombre de la nueva tabla.

4. Clic Aceptar. La tabla nueva es creada, ntese que se agregaron todos los campos, pues elegimos la opcin Campos, mediante la cual le podramos especificar que campos incluir en la nueva tabla.

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Vase en la ventana Panorama que se crearon tantas vistas de la tabla de extraccin como vistas existan de la tabla original. Ahora podremos usar ste archivo como una nueva tabla. Para verificar que la tabla est completa, ejecutar el comando TOTAL, seleccionando todos los campos (Agregar todos).

Extraer/Anexar El comando Anexar es una opcin en varios comandos de ACL que permite aadir la salida de comando al final de un archivo existente. Por esto los archivos anexados no son ordenados. Ahora revisaremos en Preferencias si est activada la seguridad para sobrescribir archivos. Seleccionar Opciones del men Herramientas. En la ficha Interfaz activar la opcin Avisar antes de sobrescribir archivos, si no esta activa dar un clic en la casilla de verificacin y Aceptar. Supongamos que nos interesa analizar todas aquellas transacciones de la tabla de Inventario que correspondan a la localidad 03 y para facilitar su manejo se recomienda extraerlas a otra tabla. 1. Abrir la tabla Inventario. 2. Seleccionar Extraer datos... del men Datos. La caja de dilogo de Extraer aparecer. 3. Oprimir Si... y colocar la condicin LOC = 03. Aceptar. 4. En el rea de En..., teclear Grande como nombre del archivo. La nueva tabla tiene 37 registros.

Ahora bien, supongamos que deseamos que en este mismo archivo estn tambin las transacciones de la localidad 06. Repetimos los mismo pasos, pero en lugar de ponerle LOC = 03, sustituimos el 03 por el 06. No se cambiar el nombre del archivo. Al darle clic en Aceptar, ACL manda el siguiente mensaje:DGICADEFIS 41


Cuando ACL detecta que tiene el mismo nombre y que la estructura de la tabla es igual, es decir, que los campos son del mismo tipo y longitud, permite aadir este archivo al anterior. Dar un clic en Aadir. La tabla ahora tiene 44 registros. Si ahora se desea agregar las transacciones de la localidad 05, se realiza lo siguiente: 1. Abrir la tabla LOC05. 2. Seleccionar Extraer datos... del men Datos. La caja de dilogo de Extraer aparecer. 3. En el rea de En..., teclear Grande como nombre del archivo. 4. Aceptar. Nuevamente ACL nos presenta la opcin de Aadir debido a que la tabla LOC05 tiene la misma estructura. Hay que recordar que esta tabla se origin de la tabla de Inventario. Por lo tanto, para poder aadir un archivo a otro no necesariamente deben de provenir de una misma tabla. Los nicos requisitos que se necesitan cumplir son que el archivo de salida tenga el mismo nombre y las estructura sea la misma (tampoco es necesario que los nombres de los campos se llamen igual).

La tabla Grande ahora tiene 57 registros.DGICADEFIS

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Principios Bsicos del Software ACL 2.5.3. Generar perfiles de los datosEl concepto de perfilar los datos, se refiere cuando deseamos saber el comportamiento de los datos, para ello ACL cuenta con dos comandos para perfilar los datos, y son los comandos Estadsticas o Perfil. Comando Estadsticas El comando estadsticas es de gran ayuda porque le ayuda a encontrar anomalas en su informacin numrica, y de esta manera facilitar sus anlisis o auditora. Abrimos la tabla Inventario. Digamos que deseamos obtener estadsticas del campo ValorInv. Para lograr esto, seguiremos los siguientes pasos: 1. Seleccione Estadsticas de la barra de herramientas con el botn Analizar. Aparecer la caja de dilogo de estadsticas.

2. En la caja se seleccionar el campo que se desea analizar (en este caso, el campo ValorInv) y se dar Aceptar. El resultado se desplegar en la ventana de resultado.

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Principios Bsicos del Software ACLEste comando nos sirve para revisar si los lmites o alcance de los datos estn completos, es decir observando el valor ms bajo y el ms alto, podremos revisar si se cubre todo el perodo a auditar.

Comando Perfil Este comando sirve para obtener informacin relevante del campo numrico seleccionado, tal como el total de dicho campo, su valor absoluto, mnimo y mximo, mismos que son almacenados en variables que ACL usa en otros comandos como Estratificar e Histograma. 1. Para accederlo seleccione Perfil... del men Estadstico dentro del men Analizar. La caja de dilogo del Perfil aparecer. 2. En la lista de campos del perfil, seleccione el campo deseado (ValorInv en nuestro caso) y dar clic en Aceptar.

Ejercicio calcular estadsticas y de perfil de campos.

2.5.4. Reordenar tablasExisten dos comandos que utilizamos para organizar la informacin de una forma ascendente o descendente en funcin de uno o ms campos. El proceso de ordenar e indexar consiste en ordenar la informacin por algn algunos campos, esto es muy til para tener las vistas ordenadas permitiendo identificar rpidamente valores fuera de expectativas, campos en blanco, con datos invlidos, o caracteres no propios del campo en cuestin.

Comando Ordenar Para ello se debe especificar que campo campos deber ACL tomar para crear la tabla ordenada, stos campos se llaman campos llave y pueden ser de cualquier tipo. Una condicin en la ordenacin es tener disponible en el disco duro 2.5 veces el tamao del archivo. Supongamos que deseamos ordenar la tabla Inventario, que es un archivo de inventario, por sus campos Clase (de producto), LOC (localidad) y Codigo (Nombre del producto) en ese orden. Abrimos la tabla Inventario.DGICADEFIS 44

Principios Bsicos del Software ACL1. Seleccionar Ordenar registros... del men Datos. El cuadro de dilogo de Ordenar aparece. 2. En la lista de campos a ordenar, presione la tecla Ctrl mientras selecciona en el siguiente orden los campos Clase, LOC y Codigo. 3. En el rea de En..., teclear INVENTARIO_ORD, que es la tabla que se crear.

Para cambiar el orden del ordenamiento (ascendente descendente) presionar el botn Ordenar por... y presionar el botn que aparece junto a cada campo seleccionado. 4. Clic Aceptar. La nueva tabla es creada con los campos llave ordenados.

Comando Indexar El indexar una tabla resulta ventajoso: El Archivo resultante de menor tamao. Por ejemplo un archivo que para ordenarlo ocupa 85 MB de espacio, requiere solamente de un ndice que ocupa 5 MB en el disco duro. Ms rpido el acceso si se desean acceder solamente algunos registros (ms lento si se desea procesar todo un archivo). En general se deber usar Indexar... en lugar del comando Ordenar... si se tienen limitaciones de espacio en disco.

Obtengamos un ndice de la tabla Inventario. 1. Seleccionar Crear indice... del men Datos. 2. En la caja de lista de ndices seleccionemos el campo Clase, y oprimiendo Ctrl, LOC y Codigo en ese orden. Dichos campos sern nuestros campos llave. 3. En la seccin de archivo creado, teclearemos INVENTARIO_IND y dar clic en Aceptar.

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Ntese que se indica en la parte media de la barra de informacin los registros que estn indexados. Si se desea remover el ndice de clic en el combo que dice Indexar: que se encuentra a un lado de la barra de filtros.

2.5.5. Combinar tablasPara combinar tablas tenemos dos opciones en ACL, estas son el comando UNIR y el comando RELACIONAR.

Comando UNIR El comando Unir se usa para unir una tabla de transacciones con una tabla maestro. Este comando permite combinar campos de dos tablas de estructura diferente y crear una tercer tabla. Se pueden usar cinco opciones al unir tablas. Estas opciones determinan qu registros se incluyen en la tabla resultante. Generalmente: La Tabla de Transacciones es la Tabla Primaria y La Tabla Maestro es la Tabla Secundaria

Existen ciertos requerimientos para que el comando pueda ejecutarse de manera correcta. 1. Deben existir dos tablas adems de que tengan por lo menos un campo en comn. 2. El campo en comn o campo llave debe ser alfanumrico y de la misma longitud.

Consideremos el siguiente ejemplo:

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Tabla Primaria Transacciones CxC Nm. Cliente Monto AAA $ 100 BBB $ 200 CCC $ 300 CCC $ 400

Tabla Secundaria CxC Maestro Nm. Cliente Lmite AAA $ 100 CCC $ 200 CCC $ 400 DDD $ 500

Los tipos de uniones que cuenta el ACL, son las siguientes:

Registros principales con correspondencia

Nm. Cliente AAA CCC CCC

Monto $ 100 $ 300 $ 400

Lmite $ 100 $ 200 $ 200

Registros principales con correspondencia e incluir todos los registros principales

Nm. Cliente AAA BBB CCC CCC

Monto $ 100 $ 200 $ 300 $ 400

$ $ $

Lmite 100 200 200

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Principios Bsicos del Software ACLRegistros principales con correspondencia e incluir todos los registros secundarios

Nm. Cliente AAA CCC CCC CCC DDD

Monto $ 100 $ 300 $ 400

$ $ $ $ $

Lmite 100 200 200 400 500

Registros principales con correspondencia e incluir todos los registros principales y secundarios

Nm. Cliente AAA BBB CCC CCC CCC DDD

Monto $ 100 $ 200 $ 300 $ 400

$ $ $ $ $

Lmite 100 200 200 400 500

Registros principales sin correspondencia

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Nm. Cliente BBB

$

Lmite 200

Vamos a unir la tabla de inventarios INVENTARIO_ORD, el cual est ordenado por Clase (del producto) con las descripciones de los productos contenidos en la tabla InvDeptos. En la ventana de Panorama, dar doble clic en la tabla InvDeptos para abrirlo. Inmediatamente veremos que la tabla est en orden ascendente por departamento, el campo llave. Este campo es equivalente al de clase de producto en la tabla INVENTARIO_ORD. Vamos a unir todos los registros iguales de las dos tablas, es decir, utilizaremos el tipo de unin Registros principales con correspondencia. El primer paso es abrir la tabla primaria. Desde la ventana Panorama dar doble clic en la tabla INVENTARIO_ORD y muestre la vista predeterminada. 1. Seleccione el comando Unir tablas... del men Datos. Aparece la ventana de dilogo del comando Unir. 2. En la lista de Tablas Secundarias seleccione InvDeptos. 3. En la lista de llave de la Tabla Primaria seleccione Clase. Esta es la llave por la que est clasificado la tabla primaria. 4. En la lista de llave del archivo Secundario seleccione Cod_Depto. Esta es la llave por la que est clasificado la tabla secundaria. 5. En la lista de campos de la tabla Primaria seleccione Clase. Luego oprimiendo Ctrl haga clic en Codigo, Descripcion y ValorInv. Estos son los campos de la tabla primaria que quiere incluir en la nueva tabla. 6. En la lista de Campos Secundarios seleccione Cod_Depto y Departamento. 7. En el recuadro En... escriba COINCIDENTES.

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8. Cambie a la pestaa Ms. Note que por defecto aparecen seleccionado Registros principales con correspondencia. 9. Clic Aceptar y al revisar el Log de comandos.

Usted si desea puede ir a el LOG en el navegador y despus dar doble clic sobre el comando que empieza con JOIN PKEY... y vera que ACL produjo 150 registros y pas 2 registros primarios no coincidentes o anulados. Esto quiere decir que 2 de los registros de inventarios en la tabla INVENTARIO_ORD (primaria) no tienen un producto con clase igual en la tabla InvDeptos (secundaria).

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Principios Bsicos del Software ACLPara conservar todas las transacciones de la tabla primaria tengan o no correspondencia con la tabla secundaria, el tipo de unin que debe seleccionar es la de Registros principales con correspondencia e Incluir todos los registros principales en la ventana de dilogo. Dar doble clic en la tabla INVENTARIO_ORD desde la ventana de Panorama. Abra el log de comando y de doble clic en la lnea que tiene la sintaxis del comando (empieza con la palabra Join) despus de doble clic sobre el nombre del comando Comando: JOIN PKEY Clase FIELDS.... Si ACL le pide abra primero una tabla secundaria, bastara con dar doble clic sobre OPEN InvDeptos... que se encuentra en el log y posteriormente doble clic sobre el nombre del comando, a continuacin repita el proceso para abrir el JOIN.

Cambie a la pestaa Ms y haga clic en el la casilla de verificacin Incluir todos los registros principales. En el recuadro A... escriba COINCIDENTES PRIMARIOS. Clic Aceptar.

Como podr observarse en el log de comandos, se crearon 152 registros sin embargo, existen 2 que no coincidieron con el secundario y los campos pertenecientes a sta tabla fueron escritos como nulos, es decir, no hay informacin. Para conservar toda la informacin de la tabla secundaria (los registros sin correspondencia de sta tabla) y la coincidente de la tabla primaria, la opcin adecuada es Registros principales con correspondencia e Incluir todos los registros secundarios. 1 Abra el log de comando y de doble clic en la lnea que tiene la sintaxis del comando (empieza con la palabra Join) despus de doble clic sobre el nombre del comando Comando: JOIN PKEY Clase FIELDS.... 2. Cambie a la pestaa Ms y haga clic en el la casilla de verificacin Incluir todos los registros secundarios y dar un clic en Incluir todos los registros principales para deseleccionarla. 3. En el recuadro A... escriba COINCIDENTES SECUNDARIOS. 4. Clic Aceptar.

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La tabla de salida tiene 152 registros. El comando da como resultado que existen dos registros de la tabla primaria que no tuvieron correspondencia con el secundario por lo que los elimin y que existen dos del secundario que se escribieron como nulos por no tener correspondencia en el primario. Ahora bien, si lo que se necesita es realizar una reconciliacin, el tipo de unin es Registros principales con correspondencia, Incluir todos los registros principales e Incluir todos los registros secundarios. Este tipo de unin da como resultados la cantidad total de registros tanto de la tabla primaria y la tabla del secundaria. 1. Abra el log de comando y de doble clic en la lnea que tiene la sintaxis del comando (empieza con la palabra Join) despus de doble clic sobre el nombre del comando Comando: JOIN PKEY Clase FIELDS.... 2. Cambie a la pestaa Ms y haga clic en el la casilla de verificacin Incluir todos los registros principales. 3. En el recuadro A... escriba COINCIDENTES PRIM Y SEC. 4. Clic Aceptar.

Se gener una tabla de salida con 154 registros de los cuales 150 si tuvieron correspondencia. Para determinar cuales son los registros de la tabla de transacciones (primario) que no aparecen en la tabla maestro o secundario seleccionamos la opcin de Registros principales sin correspondencia en la ventana de dilogo. Dar doble clic en la tabla INVENTARIO_ORD desde la ventana de Panorama y seleccionar nuevamente en la vista predeterminada. 1. Abra el log de comando y de doble clic en la lnea que tiene la sintaxis del comando (empieza con la palabra Join) despus de doble clic sobre el nombre del comando Comando: JOIN PKEY Clase FIELDS.... 2. Cambie a la pestaa Ms y haga clic en el botn de Registros principales sin correspondencia. Note como la lista de campos secundarios se opaca. 3. En el recuadro En... escriba NO COINCIDENTES. 4. Clic Aceptar.

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Por defecto todos los campos de la tabla INVENTARIO_ORD sern copiados a NO COINCIDENTES si no hay campos seleccionados.

Esta vez ACL produjo 2 registros que no tienen su equivalente en la tabla secundaria. Si lo que se desea investigar es la lista de clases de productos que no aparecen en el registro de inventarios, haramos que InvDeptos fuera la tabla primaria y que INVENTARIO_ORD fuera la tabla secundaria. Adems se puede limitar la cantidad de registros que aparecen en la tabla creado por el comando Unir... aplicando un filtro. Comando Relacionar El comando Relaciones le permite acceder a los datos de dos o ms tablas y analizarlos simultneamente, pudiendo ser dos tablas o ms al mismo tiempo. Puede analizar los datos combinados, como si fuesen de una sola tabla y aadir campos de las tablas relacionados a una vista. Como est utilizando datos de tablas diferentes, puede utilizar el comando Relaciones para analizar las relaciones previstas y detectar las relaciones imprevistas. El comando Relaciones produce un resultado similar al del comando Unir con la opcin Todos los registros principales seleccionada. Cualesquiera dos tablas que vayan a relacionarse deben tener un campo clave comn. El campo clave debe ser un campo de caracteres que contenga el mismo tipo de datos. Todos las tablas que vayan a relacionarse debern estar definidos en el mismo proyecto ACL. Para relacionar dos tablas:DGICADEFIS 53

Principios Bsicos del Software ACL1. Abra la tabla CxP. 2. Seleccione Datos en la barra de men y elija Relacionar Tablas... para mostrar el cuadro de dilogo Relaciones. 3. Haga clic en Agregar Tabla. Aparecer el cuadro de dilogo Agregar Tabla. 4. En la lista de campos, seleccione la tabla Inventario para agregarlo al cuadro de dilogo Relaciones y haga clic en Agregar. Para seleccionar varias tablas, mantenga pulsada la tecla CTRL al tiempo que selecciona las tablas. 5. Haga clic en Agregar para volver al cuadro de dilogo Relaciones. 6. Desde la tabla CxP, haga clic en el campo CODIGO (campo clave) y arrstrelo hasta el campo clave de la tabla Inventario que es Codigo. Aparecer una flecha que representa la nueva relacin.

7. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de dilogo Relaciones. Se relacionaron estas tablas debido a que se necesita agregar la descripcin del cdigo de los productos. Para agregar este campo, se presiona el botn Despus se selecciona la tabla Inventario dando un clic en Desde la tabla donde se mostrarn todos las tablas que se relacionaron.

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Principios Bsicos del Software ACLA continuacin aparecern todos los campos disponibles en la tabla Inventario. Seleccionar Inventario.Descripcion. Dar un clic en Aceptar. La tabla lucir de la siguiente manera:

2.6. Presentacin de ResultadosEn todos los comandos el resultado del mismo tiene diferentes opciones de salida, y dependiendo el comando pueden estar habilitadas o deshabilitadas algunas de ellas.

En general tiene las siguientes salidas: Pantalla, el resultado se ver en pantalla. Grfico, este resultado se visualizar una grfica con respecto a los datos calculados del comando. Imprimir, mandara el resultado a la impresora predeterminada. Archivo, generar una archivo o una tabla adicional.

2.6.1. Creacin de reportes a partir de una vistaReportes Todos los reportes que se producen en ACL estn basados en vistas. Existen tres pasos para producir un reporte en ACL: 1. Desplegar una vista y formatear los campos que usted desea que aparezcan en el reporte. 2. Usar el comando Reporte... para especificar el formato de las pginas as como mrgenes. 3. Imprimir el reporte.DGICADEFIS 55

Principios Bsicos del Software ACLFormateo de la Vista Carguemos la tabla INVENTARIO_ORD, el cual es una tabla ordenada que ya fue creado. Una vez que tenemos creada la vista, la cual puede ser una vista creada por algn filtro (en caso de querer obtener un reporte de registros que cumplan alguna condicin), es posible cambiar el formato de todos los campos, la anchura de las columnas los ttulos de stas. Supongamos que deseamos cambiar el formato del campo numrico CostoUnit (Costo Unitario). 1. Dar doble clic en el encabezado de la columna Costo Unitario. 2. En el rea de formato para el campo, teclear o seleccionar ($9,999,999.99). Este formato de numero indica que la cantidad se manejar con dos decimales, con coma para separar los miles y en caso de ser negativa la cantidad, ir encerrada entre parntesis. Es posible anteponer al nmero los signos $ %, esto para que maneje cantidades monetarias o porcentuales.

3. Ntese que es posible cambiar el grosor de la columna en la seccin Ancho, o cambiar el ttulo de la columna en Ttulo alternativo de columna, Adems de que es posible habilitar o deshabilitar que el reporte saque totales de dicho campo (Suprimir totales). Clic Aceptar. Note como ACL cambia inmediatamente el formateo del campo.

Formateo de Campos Llave Supongamos ahora que deseamos formatear un campo que resulta ser un campo llave. Digamos que el campo que deseamos formatear es Clase. Lo primero que hay que hacer revisar qu formato tiene el campo Clase. Dar un clic en el nombre y despus presionar el botn derecho del ratn. Seleccionar la opcin de propiedades.

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A continuacin, se mover la lnea de marcado de los campos llave en la vista, para lograr esto, d un clic en la lnea vertical que se forma entre la columna del nmero de registros, y la primera columna del primer campo de la tabla (Clase), aparecer un cursor parecido a un tornillo en posicin horizontal. Nota: de ser necesario cambie el orden de las columnas para que luzcan como aparece al pi. Arrastrarla hacia la derecha hasta despus de Clase. Dar doble clic en el encabezado de la columna Clase.

Lnea de marcado de la llave(s)

Arrastrarla hacia la derecha hasta despus de Clase. Despus dar doble clic en el encabezado de la columna Clase. Como se podr observar, el rea de opciones de impresin ya est habilitada.

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Principios Bsicos del Software ACLACL marcar habilitada la opcin de impresin ordenada (Ordenar ascendente u Ordenar descendente) mediante la cual se podr imprimir el reporte ordenado en dicho campo en forma ascendente o descendente. Adems es posible especificar cuando se har un corte de campo (Salto de columna), mediante el cual se sacar un subtotal cada vez que el campo llave cambie, o bien un corte de pgina (Salto de pgina). En este caso nos interesa desactivar el Salto de pgina, la cual cuando est seleccionada hace que ACL imprima los resultados de cada clase en pginas separadas. Clic Aceptar. Una vez obtenida la vista que se desea para el reporte, es recomendable salvarla con un nuevo nombre, para de clic sobre Guardar Como... del men Archivo. ACL preguntara el nombre para la nueva vista, teclear REPORTE_ORDENADO y dar clic en Aceptar.

2.6.2. Opciones avanzadas de reporteFormato de Pginas El formato de pginas incluye el encabezado, el pie de pgina, espacio entre lneas, tamao de letras, preordenamiento de campos llave y subtotales. 1. Seleccione Reporte... del men Datos. La caja de dilogo aparece.

2. Teclee Empresa ABC en la seccin de Encabezado y Confidencial en el Pie de pgina. 3. Para ordenar, active la opcin Preordenar, lo cual sera necesario en caso de que los campos no estuvieran previamente ordenados. 4. Para obtener solo subtotales sin detalle, active la opcin Resumir. 5. Si desea filtrar la tabla, es posible hacerlo en la seccin Si... 6. Clic Aceptar. Por defecto, ACL provee 1/2 pulgada de mrgenes en centsimas de pulgadas (100 = 1 pulgada) o alternativamente 1.3 centmetros. La impresin comienza de 1/4 a 1/3 de pulgada del borde del papel, o a 1.3 centmetros. Para cambiar los mrgenes de impresin, es necesario:DGICADEFIS 58

Principios Bsicos del Software ACL1. Seleccionar Opciones... del men Herramientas en la pestaa de Imprimir. 2. Seleccione los valores para los mrgenes que sean convenientes y Clic Aceptar. Bsicamente esto es lo esencial para producir cualquier reporte que desee.

La lnea de marcado se puede colocar nicamente despus de campos alfanumricos. Supongamos que se necesita tambin hacer un corte tomando en cuenta la localidad. Arrastrar la lnea de marcado de los campos llave en la vista hacia la derecha hasta despus del campo Localidad.

2.6.3. GrficosOtra forma distinta para desplegar los resultados en los comandos Clasificar o Histograma, si observa en la esquina inferior izquierda de la pantalla con el resultado del comando Clasificar podr notar unos pequeos botones Si usted da clic sobre el texto que dice Grfico automticamente accedera a una grafica del resultado. En el caso especifico de Clasificar la grafica se muestra de la siguiente manera.

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Principios Bsicos del Software ACLACL al desplegarnos grficos nos da una pequea barra de herramientas en la parte superior del grafico, esta barra posee botones los cuales nos permitirn imprimir, guardar, cambiar formato, cambiar el tipo de grafico, etc... De clic de nuevo sobre la palabra Texto esto nos regresara a la pantalla anterior. Este grafico se puede imprimir o guardar como imagen bitmap y puede utilizarse en otra aplicacin, siendo compatible con cualquier aplicacin de Microsoft Office y es muy til en el proceso de documentacin.

2.6.4. Uso del LogLog de Comandos Los archivos del Log de Comandos tienen la extensin .log, y el nombre del archivo toma el mismo del nombre del Proyecto.

El Log de Comandos es la bitcora de todos los comandos que se ejecutan, as como los resultados de los anlisis. Como lleva un registro de sus actividades en ACL, no necesitar recordar como lleg a un resultado en su anlisis. Puede utilizar el registro de comandos para volver sobre sus pasos o revisar el progreso de su trabajo.

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Principios Bsicos del Software ACL 2.6.5. Documentacin del anlisisUna descripcin del trabajo realizado, seguimiento y las conclusiones acerca de los resultados de la auditora deben estar registrados en los papeles de trabajo de la auditora. Las conclusiones acerca del funcionamiento del sistema de informacin y de la confiabilidad de los datos tambin deben estar registrados en los papeles de trabajo de la auditora. El proceso paso a paso de la utilizacin del ACL, debe estar documentado adecuadamente para permitir que el proceso se mantenga y se repita por otro auditor. Especficamente los papeles de trabajo deben contener la documentacin suficiente para describir la aplicacin del ACL incluyendo cuando menos los siguientes puntos: Planificacin. Los objetivos de utilizar el ACL.

La documentacin debe incluir: Los procedimientos en la preparacin de las pruebas del ACL. Los detalles de las pruebas realizadas por el ACL. Los detalles de los input (ejemplo: los datos utilizados, esquema de archivos), el procesamiento (ejemplo: los flujogramas de alto nivel de los CAAT, la lgica). Evidencia de auditora: el output producido (ejemplo: archivos log, reportes). Resultado de la auditora. Conclusiones de la auditora. Las recomendaciones de la auditora. La seccin del informe donde se tratan los objetivos, la extensin y metodologa debe incluir una clara descripcin del CAAT utilizado (ACL). Esta descripcin no debe ser muy detallada, pero debe proporcionar una buena visin general al lector. La descripcin de los CAAT utilizados tambin debe ser incluida en el informe donde se menciona el hallazgo especfico relacionado con el uso de los CAAT. Si se puede aplicar la descripcin de los CAAT a varios hallazgos o si es demasiado detallado debe ser descrito brevemente en la seccin del informe donde se tratan los objetivos, extensin y metodologa y una referencia anexa para el lector, con una descripcin ms detallada.

2.7. Casos prcticos: FAEB y FASSAAhora es momento de aplicar lo que hemos aprendido, realizando algunos anlisis de nuestras revisiones del Fondo de Aportaciones para la Educacin Bsica y Normal y de los Fondos de Aportaciones para los servicios de Salud. Un buen comienzo, es revisar lo que se han identificado como debilidades en los Informes de Resultado de Revisin y Fiscalizacin Superior de la Cuenta Pblica del 2005, 2006, y 2007 emitidas por la Auditora Superior de la Federacin.

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Principios Bsicos del Software ACLFondo de Aportaciones para la Educacin Bsica y Normal (FAEB)

Debilidad Pagos efectuados con fines distintos de los establecidos en la Ley de Coordinacin Fiscal Pagos indebidos a comisionados y a personal de honorarios sin relacin con los objetivos del Fondo. Pagos indebidos a comisionados. Pago de multas y recargos por pagos extemporneos de obligaciones e impuestos. Pagos a terceros institucionales por concepto de multas y recargos. Pagos por estmulos y bonos no reglamentados o autorizados. Pagos indebidos a personal dado de baja, no localizado en su centro de trabajo, o con otros empleos incompatibles. Pagos a personal no localizado o con empleos o plazas incompatibles. Pagos a personal dado de baja o con licencia sin goce de sueldo. Erogaciones con fines distintos a los determinados por la LCF. Recursos del FAEB para apoyo de organismos gubernamentales y no gubernamentales. Aplicacin incorrecta de la base gravable del clculo del ISPT. Recursos destinados indebidamente a los subsistemas estatales de educacin. Omisin de transferencia de recursos de la Secretara de Finanzas al ente ejecutor. Inadecuada integracin, control y resguardo de expedientes. Apoyos econmicos indebidos a la seccin sindical. Falta de documentacin comprobatoria del gasto (nminas). Productos financieros del FAEB cuya aplicacin no pudo comprobarse.

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Fondo de Aportaciones para los Servicios de Salud (FASSA)

Debilidad Extemporaneidad en la entrega de los recursos del Fondo. Mezcla indebida de recursos propios con recursos del Fondo. Mezcla de recursos propios y cuotas de recuperacin con los del Fondo, en la cuenta bancaria de ste. Pagos indebidos a personal con licencia, comisionado o sin contrato. Pagos indebidos al personal. Pagos en exceso a personal eventual. Pagos en exceso. Pagos en exceso a proveedores. Financiamiento del ISR por pagos indebidos de incentivos en efectivo. Pagos indebidos por concepto del ISR. Recargos y actualizaciones por pago extemporneo de ISPT. Pago a personal no localizado en sus centros de trabajo. Pagos a trabajadores sin nombramiento. Pagos indebidos a personal dado de baja. Compras innecesarias de medicamentos (caducidad). Existencia de medicamentos caducos. Incumplimiento de los estndares establecidos en el Sistema de Calidad de los Servicios de Salud Pagos efectuados con fines distintos de los establecidos en la legislacin y normativa aplicables. Pagos por compensaciones discrecionales e incentivos sin sustento normativo. Deficiencias en el manejo, control e identificacin de insumos y medicamentos. No aplicacin de penalizaciones por incumplimientos de los proveedores. Acciones no vinculadas con los objetivos del Fondo.

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Fondo de Aportaciones para los Servicios de Salud (FASSA)

Debilidad Plazas ocupadas no autorizadas. Rendimientos financieros de los cuales se desconoce su aplicacin. Productos financieros cuya aplicacin no pudo comprobarse. Intereses generados y no pagados por extemporaneidad en la entrega de los recursos de la Secretara de Finanzas al organismo ejecutor respectivo. Compensaciones y medidas de fin de ao al personal sin sustento normativo. Anticipos no amortizados.

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Las debilidades ms concurrentes, son las primeros puntos que la Auditora Superior de la Federacin realizar un anlisis ms de conciencia, por lo que realizaremos un ejercicio con bases actuales de FAEB y de FASSA.

Ejercicio caso prctico.

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