administer85.blogfa kaveh11@gmail

LOGO

نظام پیشنهادها، عوامل مؤثر موفقیت آن در سازمان

و مدل انتقال خالقیت به ایده های عملی

کاوه محمدی

دومین همایش ملی نظام پیشنهادها در سازمان های دولتی و موسسات خدماتی تهران تاالر وزارت کشور1387آذر ماه

[email protected]

www.themegallery.com Company Logowww.administer85.blogfa.com

[email protected]

کلید واژه ها

مشارکت *

مدیریت مشارکتی *

نظام پیشنهادها *

خالقیت *

مدل انتقال خالقیت *

www.themegallery.com Company Logo

تعریف مدیریت

(1383، به نقل از عالقه بند، 1924هنر انجام دادن کار به وسیله دیگران )فالت -1 .مدیریت عبارت است از هماهنگ کردن منابع انسانی و مادی برای نیل به هدف -2

(68: 1374)صادقپور و مقدسی، .مدیریت را می توان علم و هنر متشکل و هماهنگ کردن رهبری و کنترل فعالیت های -3

: 1383دسته جمعی برای نیل به هدف های مطلوب با حداکثر کارایی تعریف کرد)جاسبی، 123) .

مدیریت فرآیندی است که به وسیله آن کوشش های فردی و گروهی به منظور نیل به -4(61: 1368هدف مشترک هماهنگ می شود) اقتداری، .

مدیریت عبارت است از فرآیند منظم در جهت تحقق هدف های معین و از طریق ایجاد روابط میان منابع موجود مادی و انسانی به طور کارا و اثربخش در برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل.

تعریف مدیریت مشارکتیمدیریت مشارکتی عبارت است از عملیاتی که طی آن کارکنان سازمان را در روند تصمیم گیری

ها دخالت و شرکت می دهند، تأکید این شیوه مدیریتی بر همکاری و مشارکت داوطلبانه کارکنان استوار است و می خواهد از اندیشه ها، نظرات و ابتکارات آن ها در حل مسائل و مشکالت

سازمان استفاده کند. البته ذکر این نکته و یادآوری آن در رابطه با مدیریت مشارکتی بسیار مهم و حائز اهمیت می باشد که در جریان مدیریت مشارکتی در یک سازمان کارکنان به صورت

داوطلبانه در امور و فعالیت های مربوط به خود دخالت کنند به شرطی که توان و انگیزه مناسب برای دخالت موثر را داشته باشند. تا در این صورت بجای اینکه همواره مدیریت و رهبری شوند از

توانایی های خود بهره گیرند، فکر کنند و قوه خالقیت خود را بکار اندازند و در تصمیم گیری ها مشارکت و دخالت داشته باشند.

[email protected]


پیش نیاز های مدیریت مشارکتی

سیر تکوین مدیریت مشارکتی * هدف مدیریت مشارکتی * مشارکت در دین مبین اسالم *

اهداف، ارزش ها و اولويت ها -1

- روش مؤثر انتقال اطالعات2

- تعريف فرآيند تصميم گيري3

- اعتقاد مدیریت ارشد و پشتیبانی جدی از مراحل اجرای نظام4

- اعتقاد کارکنان به بهبود مستمر5

- آموزش مشاركت6

- تعديل شرايط محيطي سازمان7

- بحرانی نبودن زمان اجرا8

- آمادگی و برنامه ریزی های قبلی صورت پذیرد9

- تعریف حدود مشارکت10

- تهدید آمیز نشود11

- اجتناب از مبالغه گويي و مدگرايي12

- سبك رهبري13

[email protected]


اجزاء کلیدی برای اجرای مشارکت کارکنان

پاداش -4 اطالعات -3 قدرت -2 آموزش مستمر -1

مارکوس باکینگ هام در کتاب " چیزی که باید بدانید" به مدیران سفارش می کند که همه کارکنان را به یک چشم نبینند و برای هر فرد انگیزاننده هایی خاص توانمندی ها، ضعف ها، محرک ها و

سبک های یادگیری آن ها طراحی کنند. بنابراین، از کارکنان خود بخواهید که علت بیتابی یا ناراحتی شان را به شما بگویند. پس از آن، فقط پول به پایشان نریزید. در عوض، به آن ها هدف بدهید و

(.1384، 54آزادشان بگذارید. )گزیده مدیریت، شماره

نظام پیشنهاد ها یک شیوه رسمی است که کارکنان را به تفکر خالق در باره کار و محیط کاری شان مفهوم نظام پیشنهادهاترغیب می کند، و همچنین فراهم آورنده ایده هایی است که فایده خواهند رساند به سازمان برای

کارکنانی که آگاهی دریافت می کنند، در یکی یا دیگر راه ها، چنانچه ایده ها برای سازمان قابل .(E Marx,2007:2)استفاده باشند

اساس این سیستم، احترام گذاشتن به ارزش ها و بها دادن به هوش و استعداد و نیروی تفکر کلیه .کارکنان، در تمام سطوح و ایجاد روابط مطلوب انسانی بین مدیریت و کارکنان است

روش کار سیستم مذبور نیز به بیانی ساده و خالصه عبارت است از مشارکت داوطلبانه و توام با تعلق خاطر و دلسوزی کارکنان، از طریق دادن پیشنهاد برای بهبود گردش کار شرکت، سازمان و

(156: 1387نهاد) عامری، .

نظام پیشنهادها گامی است در جهت خلق ایده های جدید، نمایش آن ها و نهایتا� اجرای آن ایده ها. به طور کلی نظام پیشنهادها سیستمی منظم در جهت بهبود مستمر و تبدیل سازمان به یک سازمان

( حرکت می نماید، پروسه ای که 5-2نوآور می باشد، سازمانی که در جهت پروسه نوآوری )شکل .ابتدای آن خلق یک ایده و انتهای آن خالقیت می باشد

[email protected]


پروسه نوآوری

اجراImplementati

on

امكان پذيري

Feasibility

نمايشScreening

ايده خلقIdea

generation

Source:Majaro, S, 1988, Managing Ideas for Profit, McGraw-Hill, Maidenhead

سازمان های زیادی نظام پیشنهادها را با درجات مختلفی از موفقیت برای کارکنان خود اجرا نموده اند، هدف اصلی نظام پیشنهادها در یک سازمان ناب جلب مشارکت اعضای تیم جهت استخراج ایده هایشان نیست، بلکه وسیله ای سازگار برای آموختن

(.S.Veech, 2004: 168مهارت های حل مسئله فردی فراهم می نماید)

: پروسه نوآوری1شکل

[email protected]


ویژگی های نظام موفق پیشنهادها )عوامل مؤثر موفقیت نظام پیشنهادها(از جمله مواردی که در اکثر متون مدیریتی و پایان نامه های مختلف داخلی و خارجی در خصوص

.موفقیت نظام پیشنهادها به آن اشاره گردیده است می توان به موارد زیر اشاره نمودتعهد و مشارکت مدیریت ارشد یا همان پشتیبانی مدیریت ارشد از سیستم پیشنهادها. درحقیقت

تعهد مدیریت و پشتیبانی او از این نظام دارای بیشترین اهمیت بنیادی برای موفقیت سیستم .پیشنهادهامی باشد

.(Reuter, (1976: 11,197: 84 & Wood, 2003: 22) این مدیران ارشد هستند که ناگزیر هستند خط مشی های برنامه را تایید کنند، همچنین وجوه

پشتوانه ای ضروری را تامین نمایند و سیستم پاداش مناسبی را برای نگهداری سیستم فراهم .نمایند

راه های زیادی درجهت حفظ مشارکت کارکنان در نظام پیشنهادها برای مدیران ارشد وجود دارد که درگیری فعاالنه در تدوین اهداف و استراتژی های برنامه پیشنهاد. .در زیر به تعدادی از آن ها اشاره می گردد

.نظرکردن به برنامه پیشنهاد به عنوان یک ابزار مهم در بهبود مستمر اثربخشی، کارآمدی، بارآوری و سودمندی نهایی

.دریافت گزارش های مختلف از کمیته بررسی پیشنهادها در جهت تعدیل سیستم

.بررسی نگرش کارکنان به صورت دوره ای برای تصمیم گیری در خصوص اثربخشی برنامه

.ایجاد خط مشی های پشتیبانی کننده برای برنامه

برنامه)تصویر در پیوست پایان نامه(.[1]سهیم شدن فعاالنه در جشن های اهدای پاداش و پافشاری در پوشش خبری

.سخنرانی در فرصت های مناسب در خصوص برنامه

.نوشتن مقاالتی در مجالت داخل سازمانی و یا خبر نامه های سازمان

[email protected]


ازجمله موارد مهم دیگر در راه موفقیت نظام پیشنهادها طراحی، تدوین و وجود آیین نامه ی ویژه آن می باشد

ویژگی های یک آیین نامه نظام پیشنهادهاهدف برنامهتعریفی از یک پیشنهاد یا ایده موضوعات یا عناوینی که به عنوان یک پیشنهاد واجد شرایط

نیستندکمیته )دبیرخانه( پیشنهادکارکنای که واجد شرایط ارائه پیشنهاد هستندپاداش پیشنهادهامالیات پاداش پیشنهادهارویه های مربوط به داوری پیشنهادها)حق پژوهش خواهی )حق استینافحق واگذاری پیشنهادپیشنهادهای دارای حق انحصاری

آیین نامه ها و همچنین قوانین مندرج در آن ها راهنماهای ویژه ای هستند که رفتار افراد را محدود و میزان می

(. 529: 2003کنند)متیز و جکسون

ویژگی های نظام موفق پیشنهادها )عوامل مؤثر موفقیت نظام پیشنهادها(

[email protected]


اهداف یک برنامه اطالع رسانی

ویژگی های نظام موفق پیشنهادها )عوامل مؤثر موفقیت نظام پیشنهادها(

تبلیغ و اطالع رسانی درخصوص برنامه به همان اهمیت وجود برنامه است برای یک برنامه جدید. کارکنان بایستی به صورت یک اصل همیشگی اهمیت و منافع یک

برنامه پیشنهادها )نظام پیشنهادها( را به یاد آورند.

.برای آگاهی دادن به کارکنان درباره اهداف، سیاست ها، روش ها و منافع برنامه *.توسعه و ادامه همکاری و اعتماد به نفس در برنامه *

برای برانگیختن کارکنان به تفکر خالق در باره کار و محیط *(E Marx, 2007: 15-16).

نکته ای که نباید همواره از نظر دور داشت این است که نظام پیشنهادها به ندرت یک شبه منتج به موفقیت پرسروصدایی می شود. چرا که نیازمند افزایش شناخت کارکنان نسبت به آن و در آن

هنگام است که مزایای آن آغاز شده و مزایای آن شامل حال کارکنان و سازمان می شود. یعنی در این نظام منفعت و سود هم برای کارکنان می باشد و هم سازمان از منافع نظام پیشنهادها بهره مند خواهد گردید. پس مدیریت بایستی شکیبایی را تمرین کند و در یک دوره یک ساله انتظار نتایج

(.E Marx, 2007: 17ملموس و معناداری را نداشته باشد)

[email protected]


مدل انتقال خالقیت به ایده های عملی

( مدلی را تکامل دادند که سیستم های پیشنهاد را قادر می سازند 2002:389واندیک و وان دن اند )که خالقیت کارمند را به ایده های عملی انتقال دهد. این کار به خوشبینی طراحی یک برنامه

پیشنهاد کمک می تماید که اکثریت فاکتور های اصلی موفقیت را که در این مقاله مورد بحث قرار مراحل انتقال خالقیت به ایده های عملی را توضیح می 2گرفت را در برمی گیرد. شکل شماره

دهد. : مدل انتقال خالقیت به ایده های عملی2شکل

استخراج ایده

تشویق)ترغی(ب

پی گیری ایده

منابع تعهد آور

تخلیه ایده

پشتیبانی سازمانی

ساختار

فرهنگ

Source: Van Dijk& Van den End,2002:389

فرهنگ سازمانی و ساختار سازمانی تشکیل دهنده ها) تعیین کننده های( هماهنگ برای انتقال خالقیت کارمند به ایده های اجرایی است.

این مدل تعدادی از سرایطی را که دربرگیرنده طراحی یک سیستم پیشنهاد می باشد را به خوبی تبیین نموده و دربرمی گیرد، اما مواردی همچون: زمان اجرا، فضای کافی برای وفق دادن)تعدیل کردن( سیستم به مشخصات ویژه

سازمان را برجای گذاشته و دربرنمی گیرد.

[email protected]


مدل انتقال خالقیت به ایده های عملی دارای سه فاز

- فاز استخراج ایده 1

- فاز فرود ایده ) تخلیه ایده(2

- فاز پی گیری ایده3

درصورت قرار دادن برنامه های نظام پیشنهادها )طراحی نظام پیشنهادها، استقرار و توسعه نظام پیشنهادها و اجرای آن( روی این مدل می توان نمونه ای کامل از نظام

پیشنهادها را در سازمان اجرا نمود که دارای تمام ویژگی ها و عوامل مؤثر در موفقیت این نظام بوده و انتظار تحقق اهداف ازپیش تعیین شده این نظام را داشت. البته

زمان اجرا، فضای کافی برای وفق دادن)تعدیل کردن( نبایستی از نظر دور داشت که سیستم به مشخصات ویژه سازمان از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت می باشد و

بایستی این موارد باتوجه به ویژگی های خاص جغرافیایی و فرهنگی سازمان طراحی و اجرا گردد.

مدل انتقال خالقیت به ایده های عملی

[email protected]


خالصه و جمع بندی

در کل می توان گفت که: نظام پیشنهادها می تواند ابزار مدیریتی بسیار قدرتمندی باشد درصورتی که خوب سازمان داده شود و تمامی فاکتورهای بنیادین را مراعات نماید.

همچنین بسیار مهم است که هنگام شروع یک برنامه آغاز خوبی داشته باشد. زمانی که فردی به عنوان کارمند در سازمان استخدام می شود عالوه بر اینکه نیرویی فیزیکی او

را استخدام نموده ایم بایستی در فکر مغز او و قدرت ایده هایی که از آن تراوش می کند درجهت بهبود وضع موجود سازمان نیز باشیم.

( گفته بود: "قدرت ایده عظیم ترین نیروی انسانی در جهان 1948چنانچه سینورث)است" که امروز هم هنوز کاراست.

[email protected]

LOGO

با تشکر از توجه شما

[email protected]

دومین همایش ملی نظام پیشنهادها در سازمان های دولتی و موسسات خدماتی تهران آذر ماه تاالر وزارت کشور1387

Documents

administer85.blogfa kaveh11@gmail