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Captulo 18Sistema y proceso de control

Elaborado por tutor 01738

ControlarEsta funcin gerencial es la medicin y correccin del desempeo para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseados para alcanzarlos se logren.


Proceso de control bsicoImplica tres pasos:

Establecimiento de estndaresCriterios de desempeo

Medicin del desempeo Detectar desviaciones antes de que ocurran

Correccin de las desviaciones Volver a trazar planes o modificar metas


Puntos de control crticosestndares y puntos de referencia:El control efectivo lleva la atencin a aquellos factores crticos para evaluar el desempeo contra planes.Principio de control del punto crtico.

Comparar el desempeo de la compaa con el de otras empresas. Benchmarking.


Tipos de estndaresFsicos De costosDe capital De ingresos De programas Intangibles Metas como estndaresPlanes estratgicos


Tipos de estndares Estndares fsicos: Medidas no monetarias (nivel operativo); uso de materiales, contratacin de mano de obra, prestacin de servicios y produccin.

Estndares de costos:Medidas monetarias (nivel operativo); agrega valores monetarios a aspectos especficos de las operaciones.


Tipos de estndaresEstndares de capital: Aplican medidas monetarias a artculos fsicos, tiene que ver ms con el capital invertido que con los costos de operacin.

Estndares de ingresos:Asignan valores monetarios a las ventas; ingresos por pasajero, ventas promedio por cliente y ventas per capita en un rea.


Tipos de estndaresEstndares de programa:Instalar programas de presupuesto variable, seguimiento para el desarrollo de nuevos productos.

Estndares intangibles:No expresados en medidas fsicas o monetarias; competencias, efectividad de la publicidad, xito de programas, lealtad, etc.


Tipos de estndaresMetas como estndares Establecen una red de metas cualitativas o cuantitativas verificables en cada nivel de la administracin.

Planes estratgicos (control estratgico):Monitoreo sistemtico en puntos estratgicos y modificar la estrategia de la organizacin con base en esta evaluacin.


Puntos de referenciaBenchmarking:Un enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores prcticas de la industria.

Hay tres tipos de benchmarking:Estratgico Operacional Administrativo


Control como retroalimentacinFigura 18.1


Control como retroalimentacin Los sistemas utilizan parte de su energa para retroalimentar informacin que compara el desempeo de un estndar e inicia accin correctiva.

Ejemplos:Termostato de calefaccin, regulador de aire acondicionado, sistemas del cuerpo humano, calificaciones de mitad de curso.


Informacin en tiempo realInformacin de lo que ocurre mientras est ocurriendo. Aerolneas y supermercados.

Si los gerentes saben que las actividades a su cargo no van conforme a los planes, pueden tomar acciones para corregirlos.


Alimentacin hacia adelanteSistema con correccin anticipante:Que informe a los administradores de problemas potenciales, dndoles tiempo para tomar accin correctiva antes de que esos problemas ocurran.

En los sistemas humanos

En relacin con los de retroalimentacin

En la administracin


Alimentacin hacia adelanteEn los sistemas humanosAcelerar o desacelerar un automvil antes de que ocurra un cambio de terreno.

En relacin con los de retroalimentacin:Monitorean los insumos para asegurar que son los planeados; si no, hacer cambios tanto de insumos como de procesos.


Alimentacin hacia adelanteEn la administracin (control preliminar o control de timn)Identificar las variables en un sistema (negativas o positivas) y su efecto en el proceso, ya que una desviacin de cualquier insumo planeado puede terminar en un resultado no planeado.

Perturbaciones


PerturbacionesFactores que no se han tomado en cuenta en el modelo de insumos, pero que pueden tener un efecto en el sistema y el resultado final deseado. Por ejemplo:La bancarrota de un proveedor


Requisitos para el sistemaIdentifique las variables importantes. Desarrolle un modelo del sistema.Mantener el modelo actualizado.Recopile datos sobre variables.Evaluar frecuentemente las variaciones de los datos reales de los planeados.Tome accin.


Control del desempeo generalMuchos controles generales en los negocios son financieros.

Control de prdidas y ganancias.Control por medio del rendimiento sobre la inversin (ROI).Auditorias administrativas y firmas de servicios de contabilidad.Control burocrtico y de clan.


RequisitosPara controles efectivos:

Adaptar los controles a los planes y puestos.

Adaptar los controles a los administradores.

Disear controles para sealar excepciones en puntos crticos.

Buscar objetividad de los controles.


Requisitos (continuacin)Para controles eficaces:

Asegurar la flexibilidad de los controles.

Ajustar el sistema a la cultura organizacional.

Lograr economa de controles.

Establecer controles que lleven a accin correctiva.


Captulo 19Tcnicas de control y tecnologa de la informacin


Presupuesto como controlLlamada tambin planeacin de utilidades, la asignacin de presupuestos es la formulacin de planes para un periodo futuro determinado en trminos numricos.

Los presupuestos son declaraciones de resultados esperados en trminos financieros o no financieros.


Asignacin de presupuestosPresupuesto con base cero:Dividir los programas de la empresa en paquetes compuestos de metas, actividades y recursos necesarios; luego calcular los costos de cada paquete partiendo de una base cero.


Control no presupuestal Dispositivos tradicionales: Anlisis de red tiempo - sucesoGrficas de Gantt

Puntos de referencia en la asignacin de presupuestos

Tcnica de evaluacin y revisin del programa (PERT)


Control no presupuestalAnlisis de red tiempo sucesoGrficas de Gantt:Una grfica de barras muestra las relaciones de tiempos entre sucesos de un programa.

Se basa en que las metas totales de un programa se deben considerar como una serie de planes interrelacionados.


Control no presupuestalAnlisis de red tiempo sucesoPuntos de referencia en la asignacin de presupuestos:Rompe un proyecto en piezas controlables y luego las sigue con cuidado.

Los puntos de referencia se definen como segmentos identificables.


Control no presupuestalAnlisis de red tiempo sucesoTcnica de evaluacin y revisin de programas (PERT):Sistema de anlisis de red de tiempo-suceso en el que los diversos sucesos de un programa o proyecto son identificados, con un tiempo establecido para cada uno.

Su tcnica de red acompaante es el mtodo de la ruta crtica.


Tecnologa de la informacinSistema de informacin de gestin:Sistema formal para recopilar, procesar y dispersar informacin interna y externa a la empresa de manera oportuna, efectiva y eficiente para apoyar a los gerentes en el desempeo de sus tareas.


Uso de las computadorasEl impacto de las computadoras sobre administradores de distintos niveles jerrquicos es diferente:A nivel supervisor

A nivel medio

A altos gerentes


Oportunidades y retos Resistencia al uso de computadoras.Algunos gerentes temen no estar calificados, no comprenden o carecen de las habilidades necesarias.

Dispositivos de reconocimiento de voz.La meta es introducir datos en la computadora al hablar de manera natural en vez de hacerlo a travs de un teclado.


Oportunidades y retosTeleconmutacin:Trabajar en una terminal de cmputo en casa en vez de desplazarse al lugar de trabajo. Existen ventajas y desventajas.

Redes de computadoras.Que enlazan las estaciones de trabajo entre s, con computadoras ms grandes y equipos perifricos.


Oportunidades y retosInternetEs la red de computadoras ms grande del mundo, es una red de redes.

Va de redes formales grandes a redes informales que pueden ser consultadas por diferentes usuarios conectados a una computadora y un mdem (gobiernos, universidades, compaas y personas privadas).


Oportunidades y retosOtras redes: Intranet: Red que aplica tecnologas de computadora e Internet a una organizacin o grupos selectos dentro de la empresa.

Extranet: Tambin usa tecnologas de computadora e Internet, pero conecta a usuarios selectos dentro y fuera de la compaa.


Oportunidades y retosGroupware Software que permite a un grupo de personas en una red colaborar a grandes distancias al mismo tiempo.

Permite que un documento se muestre a varios usuarios en sus monitores y que ellos comenten o realicen cambios.


Seguridad de la informacinNegocios e individuos son vulnerables a irrupciones en las computadoras, intercepciones o alteraciones de las transmisiones electrnicas.

Amenaza = Hacker Soluciones = Uso de codificaciones

Uso de firewall


Economa digital, comercio - e Las relaciones con proveedores y clientes estn sufriendo enormes cambios.

Las ganancias del comercio - e provienen de los bajos costos de las compaas en lnea, reduccin en los costos de distribucin y la eliminacin de intermediarios.


Economa digital, comercio e Internet facilita cuatro tipos de transacciones:Negocio a Consumidor (B2C)

Consumidor a Negocio (C2B)

Consumidor a Consumidor (C2C)

Negocio a Negocio (B2B)


Comercio m Comunicaciones inalmbricasDispositivos que utilizan el protocolo de acceso inalmbrico (WAP), incluye telfonos celulares y asistentes digitales personales.


ARCAdministracin de las relaciones con los clientes: Sistema que tiene datos de clientes almacenados en una base de datos centralizada.

Significa promover las interacciones entre el cliente y la compaa al recolectar, analizar y utilizar la informacin para servir mejor al cliente.


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