Aktivitets-och tidplan - Tingsryds kommun...Sköter sociala medier, spelar in filmer med målgrupp och deltagare. Hjälper till med utformning av marknadsföringsmaterial. Övrig projektpersonal

EUROPEISKA UNIONEN Asyl•, migrations• och intogr:itlonsfondon

Aktivitets- och tidplan

Sida 17 ( 33)

Projektets aktiviteter är den konkreta verksamhet som utförs och är ett medel för att uppnå målen. Det betyder att alla aktiviteter tydligt ska kunna kopplas till målen.

Aktivitets- och tidplanen ska återge de aktiviteter som projektet planerar att genomföra. Aktivitetsplanen ska därmed även ta upp de aktiviteter som innehåller styrning, uppföljning, utvärdering, informations- och resultatspridning. Ni behöver också ange aktiviteter som förbereder för projektets avslut och för hur resultaten ska användas. Aktiviteterna ska vara tydligt beskrivna och kopplade till kostnader som finns upptagna i budgeten.

Ange: . De aktiviteter som ni planerar att genomföra under projektperioden . . Aktivitetsrubriker, dessa ska vara unika. (Gör gärna en koppling mellan delmål och aktiviteter, exempelvis genom att namnge aktivitetsrubriker så att det

framgår vilket delmål de hör ihop med) . . Förväntat antal tillfällen som aktiviteten kommer att genomföras . . Totalt antal personer som kommer att delta under aktiviteterna . . Ar och kvartal då aktiviteten i sin helhet ska vara genomförd .

Nummer Aktivitetsrubrik Aktivitet Antal tillfällen Antal personer År/Kvartal

1 Styrgrupp Styrgruppen träffas kvartalsvis på kallelse av projektledare. Styrgruppen 10 6 2022/Q4 följer upp projektet utifrån mål, delmål, indikatorer och budget. Projektledare rapporterar till styrgruppen. Styrgruppen ska även kunna ha kompetens att hjälpa projektledare med prioriteringar av aktiviteter, till exempel i en situation där nationella politiska beslut (se riskanalys). För att klara sitt uppdrag behöver Styrgruppen vara väl insatt i aktiviteterna och helst besöka aktiviter på Stationen. För att detta ska bli möjligt ser vi ett behov av att kunna arvodera den för detta arbete.

2 Projektledare Rekrytering 1 1 2020/Q2

3 Utvärderare Detaljplan för utvärdering 3 2 2020/Q2

4 Projektteam Rekrytering 7 5 2020/Q2

5 Intern marknadsföring Förankra projektet med samverkanspartners 10 20 2020/Q2

6 Fokusgrupp Ett representativt antal personer som, med stöd av projektteamet, 7 7 2021/Q3 till uppgift att göra kundundersökningar/kundresa för att lyfta fram viktiga perspektiv som styr utformningen av projektets metoder. Gruppen ska bestå av SFl-elever, arbetsgivare, rehabkoordinator

MN Am;ölcan om i:t5d 20170828 var 1.0

EUROPEISKA UNIONEN Asyl•, mloratlons• och intograUonsfondon

7

8

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

MIV An�lmn om dM 20170828 VCf 1.0

Deltagarintitiativ

Jämställdhet/ Horisont

VIVA-dokumentation

Gemensam kartläggni ng

Individuella planerings möten

Validering

Extern marknadsföring

Uppsökande möten deltagare

Utbildning lnterkultu rella förhållanden

Språkcafe

Multikompetenta team

Vård kontakter

Arbetsmark nadskunskap

Digital kompetens

Körkortsintroduktion

Föräldrainformation

Sida 18 ( 33)

från vårdcentral, socialsekreterare, studie- och yrkesvägledare och integrationssamordnare från kommunen.

Stationen tar tillvara initiativ från företag, privatpersoner, föreningar 50 50 2022/Q3 och samarbetspartners som vill utföra volontärinsatser eller ägna tid åt målgruppen på arbetstid

Utbildning i jämställdhet och horisontella principer för projektteamet 1 4 2020/Q3

Säkra kvaliten på målgruppsdokumentation i gemensam 3 7 2020/Q3 ärendehanteringssystem

Rutiner och mallar för att åstadkomma en gemensam kartläggning 3 7 2020/Q3

Brobyggare gör aktiva individuella planeringar med urvalet i målgruppen 400 100 2022/Q3

Rätt lösningar utifrån genomförandeplanen 50 50 2022/Q3

Via Storytelling, riktad mot deltagare 20 20 2022/Q3

Relationsbyggande besök med arbetsplatser och föreningar 100 7 2022/Q2

Utbildning för deltagare (personal från företag, privatpersoner, 6 100 2022/Q3 föreningar, samverkanspartners).

Träna muntlig svenska + tematisk samhällsinformation 75 400 2022/Q3

Testa samsittning på Stationen av olika funktioner hos 75 25 2020/Q4 samverkanspartners

Brobyggare följer med målgruppen till vårdcentraler 100 50 2022/Q3

Löpande gruppinformationer på Stationen 30 400 2022/Q3

Löpande gruppinformationer och individuell coachning på Stationen 30 400 2022/Q3

Löpande gruppinformationer på Stationen 30 100 2022/Q3

Löpande gruppinformationer på Stationen och Öppna förskolan i 15 100 2022/Q3 samverkan med Barn & Familj

EUROPEISKA UNIONEN Asyl-, mlgrallons- oeh intogrntionsfondon

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

MIV An,lllr.m om atöd 20170828 vcr 1,0

Boskola med Tingsrydsbostäder AB

Breddning av jobbspår

Lunchträffar och studiebesök

Privata arbetsförm edlingstjänster

Kompetensutveckling samverkanspartners

Känsliga personuppg ifter (ohälsa)

Samverkansstruktur kring ohälsa

Hälsokommunikation

Samverkansavtal

Effektiv samverkan kring målgruppen

Nya jobbspår

Nya verktyg för integration

Slutlig utvärdering

Implementering

Spridningskonferens

Resultatspridning övrigt

Slutrapportering

Sida 19 ( 33)

Löpande gruppinformationer på Stationen, alternativt i lokal i Ryd och 3 50 2022/Q3 Konga

Dialog med Vuxenutbildningen och Arbetsförmedlingen 10 10 2021/Q1

Utveckla metoder för de första verktygen som deltagare kan använda för 30 100 2021/Q1 aktiv integration och rekrytering

Initiera utökad samverkan, med bland annat privata utförare 8 20 2021/Q2

Utökad närvaro på varandras arbetsplatser 10 50 2021/Q4

Rutiner och samtycken för effektivare planering med vården 1 1 2021/Q3

Fastställande av arbetssätt med vården 1 1 2021/Q3

Komplettera samhällsorientering med hälsoperspektiv på 1 1 2022/Q2 Vuxenutbildningen. Ev på Stationen

Avtal mellan Tingsryds kommun och respektive deltagare (arbetsgivare 10 10 2022/Q1 och föreningar)

överenskommelse och allomfattande rutiner mellan parter kring 1 1 2022/Q1 genomförandeplaner för målgruppen

Utökning av DUA-avtalet och planering ihop med samverkansparter 3 30 2022/Q2

Sammanställning av minst åtta (8) metoder som projektet har testat och 8 8 2022/Q3 utvärderat

Sammanfattande utvärdering av projektet 1 1 2022/Q4

Bistå vid implementering, överlämningar 1 1 2022/Q4

Nationell konferens 1 100 2022/Q4

Via sociala medier, bestående digital information om projektet på 1 1 2022/Q4 hemsida

Aterrapportering till AMIF 1 1 2022/Q4

EUROPEISKA UNIONEN Asyl-, mlgrallons- och lntogratlon�fondon

41

42

43

44

45

46

47

48

MIVAnr.6Jronom1tad20170828ver1,0

Urvalsmöten

lntroduktionsstöd

Möten mellan målgrupp och deltagare

Uppsökande arbetsgivarbesök

Besök till projektet

Privata arbetsförm edlingstjänster

I nformationsinsatser för asylsökande

Upphandlingar

De multikompetenta teamen väljer kontinuerligt ut deltagare. Företrädesvis tio till femton personer åt gången under projekttiden.

Vid praktik som övergår till anställning ger brobyggare utökat stöd åt individen och arbetsgivaren

Till exempel genom lunchmöten och studiebesök

Brobyggare besöker företag

Mat och fika i samband med studiebesök till projektet, slutkonferens, samt samverkansmöten med samverkanspartners från övriga kommuner i länet. (Kostnad extern representation i budget)

Projektet söker i ett tidigt skede upp de privata företag som deltar i Arbetsförmedlingens upphandlingar under projekttiden. Projektet vill stämma av vilka insatser respektive parter ska genomföras, så att inte ett olagligt konkurrensförhållande uppstår.

Projektet ska bistå biblioteken och Tingsrydsbostäder AB med information kring samhälle, svenskaträning, Boskola och andra aktiviteter som ej är arbetsförberedande. *OBS - dessa aktiviteter är har lägre prioritet för projektet jämfört med övriga aktiviteter för målgruppen.

Tillsammans med kommunens ansvariga för upphandling genomför vi ett antal upphandlingar. (Se Inköp och upphandling)

Sida 20 ( 33)

8 100 2022/Q2

60 20 2022/Q3

200 100 2022/Q3

200 50 2022/Q3

30 200 2022/Q4

20 5 2022/Q3

10 40 2022/Q3

5 1 2020/Q4

EUROPEISKA UNIOflEN Asyl·. mlgraUons• och intogratioosfOflden

Projektorganisation

Tidigare projekterfarenheter

Beskriv tidigare erfarenheter av projektverksamhet och EU-finansiering.

Har ni erfarenhet av att driva EU-projekt? I

Har ni erfarenhet av att driva andra projekt? IBl Ja □ Nej IBJJa □ Nej

Om ja, beskriv tidigare projekterfarenheter

Sida 21 ( 33)

Tingsryd kommun ingår i Etableringssamverkan Kronoberg (ESF), som avslutas i slutet av 2019. Chefen för förvaltningen Arbete och Lärande sitter med i styrgruppen och har daglig kontakt med den koordinator som arbetar lokalt för vår räkning. Tingsryds kommun ingår även i Hälsofrämjande Etablering (ESF) som har snarlikt upplägg och som pågår fram till sista december 2020. Chefen för arbetsmarknad och integration, som kommer bli chef för projektmedarbetarna, har tidigare erfarenhet och kunskap i att driva ett ESF-projekt.

Vi äger själva projektet Kvinnor Kan! (Tillväxtverket), där vi arbetar med en utvald grupp kvinnor som är TLM och som behöver utökat stöd för att nå arbetsmarknaden. Projektet pågår 2019- april 2020. Pappa kom hem (Länsstyrelsen/ABF). Projektet är avslutat. En projektledare arbetade utifrån ett färdigt metodmaterial med en grupp män som är TLM kring jämställdhet och värderingar. Bo Bra-projektet ( Tingsrydsbostäder AB, Villaägarna, Vi företagare). Projektet är avslutat. Innehöll gruppträffar för TLM kring bostadsfrågor. Väninna till väninna (Länsstyrelsen). Projektet är avslutat. Ett projekt för att bryta kvinnors isolering och för aktivt deltagande i samhällslivet.

Projektorganisation

Beskriv hur projektet kommer att organiseras och bemannas för att bedriva verksamheten och uppnå målen. Lägg till befattningar för de roller som kommer att arbeta och vara delaktiga i projektets verksamhet.

I beskrivningsfältet ska framgå vad de olika rollerna ska göra i projektet. Beskriv även till exempel rekrytering, säkerställande av rätt kompetens, tidigare erfarenheter, beslutsmandat. Om övrig projektpersonal anges ska rollen specificeras per individ.

All personal som uppbär ersättning ska återspeglas i budgeten som en rad per individ.

Befattning Beskrivning

Projektledare Initierar, planerar och leder projektet

övrig projektpersonal Brobyggare. Bred roll med social spetskompetens som hjälper till att skapa lyckade möten med målgrupp och deltagare.

Övrig projektpersonal Brobyggare. Bred roll med social spetskompetens som hjälper till att skapa lyckade möten med målgrupp och deltagare.

Övrig projektpersonal Kommunikatör 25%. Timanställd i samverkan med Utvecklingsenheten. Sköter sociala medier, spelar in filmer med målgrupp och deltagare. Hjälper till med utformning av marknadsföringsmaterial.

Övrig projektpersonal Språkstöd 50%. Timanställd. Finns med i aktiviteter med målgruppen och deltagare för att överbrygga språksvårigheter.

Övrig projektpersonal Språkstöd 25%. Timanställd. Finns med i aktiviteter med målgruppen och deltagare för att överbrygga språksvårigheter.

Styrgrupp Arvoderad styrgrupp med beslutanderätt över projektet

Fokusgrupp En grupp med representanter från målgruppen (SFl-elever) och projektdeltagare. Ska utifrån kundundersökningar vara bollplank till projektpersonal.

Projektadministratör 50%. Handhar daglig administration kopplat till målgrupp i projektet

UiV Ans6kanom stM 20170828\·er 1.0

-EUROPEISKA UNIOIIEN Asyl•, migrations- och lntogrationsfonden

Styrning och uppföljning

Sida 22 ( 33)

Beskriv hur projektet kommer att arbeta med ledning och styrning. Beskriv också hur projektet kommer arbeta med uppföljning av ekonomi och verksamhet, dvs följa upp att projektet utförs i enlighet med projektbeskrivningen i medfinansieringsavtalet.

Styrgruppen, som sammankallas av projektledaren, träffas återkommande i samband med att det finns tillgängligt resultat i samband med de kvartalsvisa uppföljningarna. Det ekonomiska resultatet är en del av detta. Styrgruppen ska innehålla representanter som har erfarenhet av samverkan på nationell, regional och kommunal nivå.

Projektet sorteras in under Tingsryds kommuns integrationsenhet. Chefen för integrationsenheten blir chef för projektteamets anställda. Projektledaren ansvarar för löpande rapportering och dialog med chef och styrgrupp.

Eftersom projektet ägs av Tingsryds kommun så omfattas det även av kommunens revision och årsredovisning. Vad gäller projektadministrationen kommer vi att involvera kommunens ordinarie administration där så krävs. Löpande uppföljning av ekonomi och administration görs av administratör i projektteamet. Ytterligare rådgivning och konsultation kan fås från Växjö kommuns projektkontor, som har mycket god erfarenhet och kunskap om ESF-projekt om allt från ansökan till slutredovisning.

I enlighet med AMIFs föreskrifter kommer vi att begära utbetalning och rapportera kvartalsvis, samt lämna rapporter och svara på revisiorers frågor. Likaledes vad gäller arbetstidsredovisningen.

IJiV Ansökan om ,t6d 20170828ver 1.0

EUROPEISKA UNIONEN Asyl•, mlgrallons- och intogratlonsrondon

Riskanalys

S ida 23 ( 33)

Ni ska upprätta en riskanalys genom att identifiera de omständigheter som riskerar leda till att aktiviteter eller mål i ert projekt inte kommer att genomföras eller nås.

I modellen nedan värderar ni sannolikheten 1 (mycket osannolik) - 5 (mycket sannolik) för att en händelse inträffar. Varje händelse ska sedan uppskattas utifrån vilka konsekvenser händelsen skulle få om den inträffar. Värdera händelsens konsekvenser mellan 1 (försumbar) och 5 (allvarlig) om händelsen uppstår. Genom att multiplicera värdet av sannolikheten och konsekvenserna får ni sedan fram riskvärde (RN, 1-25) som ger en vägledning kring hur allvarlig risken är.

Börja med att värdera obligatoriska risker (R1-R4). Ange också vilka åtgärder ni kommer att vidta för att minimera dessa risker, alternativt beskriv varför ni ser risken som osannolik.

Fortsätt sedan med att identifiera, värdera och ange egna risker. Riskerna kan vara både interna och externa. Ni behöver också fylla i de åtgärder ni avser vidta för att minimera riskerna. Nummer

R1

R2

R3

MiV An�kon om Glöd 20170828vor 1.0

Riskbeskrivning

Projektets styrning och kontroll är otillräcklig (på grund av till exempel lågt intresse från projektets styrande funktion, oförutsedda personalförändringar, eller oregelbundna mötestillfällen) vilket leder till svårigheter för projektledningen att få vägledning och beslut fattade i strategiska frågor. Detta kan i sin tur få en direkt inverkan på projektets genomförande, projektets möjlighet att uppnå uppsatta mål, samt hindrar att ett effektivt arbete med riskanalyser genomförs.

Förslag till åtgärd

Poltiker, chefer och tjänstemän i Tingsryds kommun är väl medvetna om att brister i integration leder till samhällsutmaningar och ökade kostnader. Målgruppen efterfrågar ett förändrat arbetssätt. Deltagare vill gärna bidra, men vet inte hur. Vi ser det som osannlikt att inte viljan skulle finnas. Vi är vana vid personalomsättning, men projekttjänster i kommunen brukar vara attraktiva, då de kan leda till fasta anställningar. Styrgruppen är tänkt att bestå av personer med brett kontaktnät och

_..S_a_n-no- li- kh_e_t -----�K_o_n-se-k-v e_n_s-----�R-is-kv-ä-rd-e--------1 som �ar sakkunskap. Vi ser det som en låg sannolikhet att vi inte kan2 4 8 uppna god styrning och kontroll.

Brist på kapacitet - att hantera EU-finansiering kräver stor administrativ förmåga och goda system för hantering av till exempel finansiell information.

Tingsryds kommun är ensam projektägare . Projektet har dimensionerats med en administratör/ekonomtjänst för att hantera administrationen. Kommunen deltar i två regionala ESF-projekt och kan I san nolikhet I K o nsekvens I Riskvärd e I vid behov konsultera Växjö kommuns Projektkontor som administrerar

1 4 4 dessa.

Bristande kännedom om hur skriftliga avtal upprättas, en inköps- och upphandlingspolicy som inte följs eller en upphandlingsavdelning som inte involveras i projektets arbete bidrar till att inköp kan genomföras på felaktigt sätt. Konsekvenserna av detta är att uppkomna kostnader inte kan godkännas av Funktionen för fonderna vilket får en direkt inverkan

Upphandlingar inom projektet sker genom kommunens ordinarie upphandlingsfunktioner. Vid projektstart kommer vi att stämma av våra rutiner med AMIF och sakkunniga på Tingsryds kommun.

EUROPEISKA UNIONEN Asyl-, mlaralions- oeh lntogratlonsfondon

R4

R5

R6

R7

R8

MIVAnntilronomttod20170828vcr1.0

på projektets budget där projektägaren får stå för kostnaderna, vilket i sin tur kan få en negativ inverkan på projektets måluppfyllelse.

Sannolikhet Konsekvens Riskvärde

1 5 5

Oegentligheter - Hur kommer de hanteras om de skulle uppkomma.


1 5 5

Målgruppen medverkar inte på det sätt som vi har planerat för.


2 4 8

Deltagare medverkar inte på det sätt som vi har planerat


3 4 12

Projektbudgeten behöver förändras


2 4 8

Negativ syn och låg förväntan på målgruppen och dess förmågor


4 4 16

Sida 24 ( 33)

Projektledningen har tät kontakt med styrgrupp och AMIF. Skulle något fel göras meddelas detta omgående genom att projektledare gör en incidentrapport. Eftersom projektet är en del av Tingsryds kommuns ordinarie verksamhet omfattas vi av samma rutiner som kommunen i övrigt för den sortens händelser.

Projektets aktiviteter är utvalda utifrån en samlad bild av målgruppens önskemål och behov där det brister idag. Krav kommer att ställas på att man är aktiv kopplat till ekonomisk ersättning från Arbetsförmedlingen och från socialtjänst, men vi kan aldrig komma ifrån att personer väljer själva hur de agerar. Stationen är optimalt placerad vad gäller busskommunikationer. Fysiska hinder för deltagande finns inte, då lokalen har hiss och ramp. Om vi ser att något inte fungerar kring målgruppens deltagande har vi byggt en flexibel organisation som kan förändra upplägget snabbt.

Arbetsgivare är inte en homogen grupp. Vi vet idag att vissa företag är mer offensiva och nytänkande än andra. En lågkonjunktur stundar, vilket kommer att dämpa behovet av rekrytering. För att minimera riskerna kommer vi inledningsvis att arbeta med de arbetsgivare som har uttryckt ett intresse och har en dokumenterat positiv bild av målgruppen. Genom lyckade exempel bedömer vi att andra arbetsgivare kommer att bli intresserade efterhand. Våra arbetsgivarbesök görs i samverkan med näringslivskontoret för att erbjuda kompletta lösningar.

Vi har angett några osäkerhetsfaktorer, framförallt Arbetsförmedlingens stora omställning, som kan komma att påverka projektets prioriteringar. Budgeten är lagd utifrån schablonmässsiga och förväntade kostnader. Om förändringar behöver göras förs dialog med styrgrupp och AMIF.

Synen på TLM speglas lokalt av politiska diskussioner på nationell nivå. Det finns ingen anledning att tro att Tingsryds kommun skulle vara ett undantag. TLM utgör en stor del av kommunens arbetslöshet idag och står objektivt i utgångsläget ofta långt ifrån arbete. Negativ kritik

EUROPEISKA UNIONEN Asyl•, migrations- oeh intogratlonslondon

R9

R10

R11

MIV Anlltlk.:in om tlöd 20170829 110( 1,0

Hatkampanjer och angrepp på sociala medier


3 3 9

Hög arbetsbelastning på projektpersonal


3 4 12

Osäkerhet kring Arbetsförmedlingens roll under projekttiden


3 2 6

Sida 25 ( 33)

kommer att bemötas av projektteamet i form av att lägga fram saklig fakta och statistik. Vid behov kan vi periodvis lägga än mer resurser på marknadsföring av lyckade exempel på integration genom att låta verkliga personer berätta på sociala medier.

Projektet har god förankring i kommunledning och övriga förvaltningar och utgår från ett MR-perspektiv och den värdegrund kommunen har. Vi har en kommunikatör knuten till projektet, som snabbt och effektivt kan moderera flöden på sociala medier. Projektledningen ansvarar även för information till kommunens ordinarie krisberedskap och POSOM-grupp.

Vi har satt upp ambitiösa målsättningar för vårt arbete i projektet. Periodvis kommer arbetsbelastningen att bli utmanande för teamet. Vi kommer vid projektstart utforma en plan för att förebygga och hantera detta. Personalen omfattas också av Tingsryds kommuns ordinarie arbetsmiljöarbete och friskvård. Projektledare och styrgrupp ansvarar ytterst för att arbeta förebyggande och för eventuella omprioriteringar eller förändringar som behöver göras kring arbetsmiljön.

Projektet löper parallellt med att Arbetsförmedlingen ställer om sin myndighetsroll. Negativa effekter kan begränsas av att projektet i ett tidigt skede genom vår omvärldsbevakning, till exempel genom kontakt med SKL. Vi kommer att ha tät kontakt med Arbetsförmedlingen och de privata utförare som visar intresse för kommunen.

EUROPEISKAUNIO,lEN

Asyl-. mlgralions• och inlogralionsfonden

Långsiktigt införlivande

Sida 26 ( 33)

För att ert projekt ska ge upphov till resultat som faktiskt används behöver ni både planera för det och tidigt involvera mottagaren av resultaten. Ange därför en konkret plan för hur projektet säkerställer att dess resultat och lärdomar används efter projektets slut.

Beskriv: Hur och till vem projektresultaten ska överlämnas efter projektets slut. Hur resultaten ska användas efter projektets slut.

Förvaltningschefen är ordförande i styrgruppen och har nära kontakt med politiker, chefer och övriga beslutsfattare i kommunen. Frågan om implementering kommer att bli aktuell redan från start i projektet. Vissa delar kan komma att implementeras under projektets gång, beroende på utfall. Formellt kommer slutrapport och dokumentation att överlämnas till kommunstyrelsen vid projektets avslut.

Metodiken med de individuella genomförandeplanerna ska efter projektet användas för individers bästa utifrån de samverkansavtal som har slutits med samarbetspartners. De samverkansavtal och arbetssätt som har upprättats med deltagare (företag och föreningar) ingår i Utvecklingsavdelningens ansvar att förvalta (Näringslivskontor och Kultur och Fritid). Stationen ska fortsätta att vara ett center för möten mellan deltagare och målgrupp. En möjlig väg är att förvalta volontärverksamheten är att denna efter att ha vuxit sig stark kan avknoppas till en ideell förening, som man har valt att göra i Umeå kommun. Projektet ska bli en föregångare i länets arbetsmarknadssamverkan. Flera mindre kommuner har likande behov. Nätverket träffas regelbundet på tre nivåer vilket öppnar upp för samverkan även kring implementering. Projektet ska öppna upp även för TLM och deltagare från andra kommuner att dra nytta och eventuellt ingå i aktiviteter efter projektet. Kunskaper och erfarenheter förvaltas således även av nätverket.

Metodbeskrivningar, verktyg och berättelser kommer att finnas kvar i publik digital form, i kommunens ordinarie digitala plattformar.

Resultatspridning och synlighet

Beskriv på vilket sätt projektets resultat kommer att spridas, både under och efter projekttiden. Beskriv också vilka interna och externa aktörer ni avser att rikta er kommunikation till.

Ange i vilka forum projektet kommer att sprida sina resultat och erfarenheter:

□ Skrift/Bok IBJ Seminarier/Konferens □ Utbildning □ E-media 0 Annat

Beskriv hur ni kommer sprida projektets resultat och erfarenheter.

Vi välkomnar studiebesök från andra kommuner och aktörer nationellt under pågående projekttid. Vi berättar gärna om verktyg, tillvägagångssätt och metoder. Om AMIF önskar att vi ska närvara i större sammanhang så ska vi försöka bemöta det. Men vi har inte budgeterat för teamets resor inom Sverige. Vi kommer i första hand att erbjuda oss att hjälpa till via Skype. Om intresse finns så vill vi gärna berätta i nationella, regionala och lokala nyhetsbrev etc. Självklart är vi intresserad av så stor positiv publicitet som möjligt på kommun och länsnivå, vilket gör att vi återkommande kommer att bjuda in media och press att rapportera om oss. Vi kommer att sammanställa enkäter som beskriver utvecklingen som gör det enklare för media att skapa nyheter. Via kommunens hemsida och sociala medier kommer via att berätta genom storytelling. Vi hoppas att även deltagare vill använda sig av informationen. Eftersom vi hoppas få ett lyft vad gäller jobbspåren, så vill vi gärna nå ut till Delegationen för ungdomar och nyanlända till arbete (DUA) som rapporterar i bland annat poddar. SKL erbjuder också sammanhang där vi vill synas.

Mot slutet av projektet vill vi arrangera en nationell spridningskonferens, där vi bjuder in kommuner och andra parter att medverka antingen genom en besökande delegation eller genom digital medverkan via Skype etc.

tJ1V Ans6\can om stO<l 20170ll28 \'er 1.0

EUROPEISKA UNIOIIEN Asyl·, migrations- oeh lnlogralionsfonden

Ange den geografiska spridning som projektet räknar med att få:

IBl Lokalt IBl Regionalt IBl Nationellt □ Europeiska Unionen

Sida 27 ( 33)

□ Internationellt

Beskriv till vilka aktörer och på vilket sätt resultaten från projektet kommer att spridas och hur kravet på synliggörande av EU:s medfinansiering kommer beaktas.

I ansökan har tidigare berörts vilka interna och externa aktörer som projektet huvudsakligen är nischat emot. Det finns ett stort behov av att samordna arbetet internt i kommunen. Projektet kommer att förekomma ofta på intranät. Projektet vill nå ut med kommunikation till föreningar, företag och privatpersoner via befintliga kanaler, men även hitta nya vägar. Även i nyhetsbrev för Vi Företagare och Svenskt Näringsliv ska projektets aktiviteter vara återkommande inslag. Eftersom projektteamet arbetar mobilt kommer stor energi att läggas på fysiska möten och relationsbyggande samtal, där vi återkommer till det löpande resultatet. Länsstyrelsen har ett övergripande ansvar för integration. Projektet kommer återkommande att berätta om projektet via den kanalen. Tingsryds kommun ingår i det länsövergripande nätverket "Arbetssamverkan Kronoberg" med länets kommuner, som har såväl styrgrupp, som idegrupp där vi kommer att berätta om utvecklingen. Kronobergs län har även ett nätverk som träffas månadsvis med bestående av integrationsansvariga i kommunerna. Projektet ska aktivt arbeta med resultat och återkoppling i det nätverket under projektets gång.

I möte med målgrupp eller deltagare sker muntlig och visuell information om EU:s medfinansiering av projektet. Eftersom projektet i stor omfattning kommer att använda sociala medier så kommer vi i utformningen grafiskt ha med logotyper och beskrivningar kring medfinansieringen. Vid filmat material kommer vi att synliggöra EU:s medfinansiering. I övrigt så följer projektet anvisningarna i AMIFs "Guide för synliggörande av projekt".

Utvärdering

Projektet ska utvärderas, helst av en oberoende extern utvärderare. Utvärderingen behövs bland annat för att bedöma projektets framgång och måluppfyllelse. Val av metod (som till exempel egenutvärdering, resultatutvärdering, följeutvärdering etc.) bör anpassas till den typ av projekt som ska genomföras. Tänk på att göra koppling till aktiviteter och att budgetera för kostnaden.

Beskriv: Vilken metod för utvärdering som ska tillämpas. När under projektet som ni anser att utvärderingen bör påbörjas. Hur utvärderingens resultat ska användas och av vem.

Projektet vill använda en extern utvärderare. Denna ska upphandlas enligt beskrivningen i avsnittet Inköp och upphandling.

Vi har tagit en tidig kontakt med Institutet för lokal och regional demokrati (ID) med säte i Växjö. De har goda erfarenheter av projektledning och utvärderingar av AMIF-projekt, ESF-projekt och andra projekt hos kommuner. ID erbjuder en tillgänglighet, lokal närhet och enkelhet som vi tror blir bra. Utifrån den kontakten har vi uppskattat en kostnad som vi har angett i projektbudgeten.

Projektet ska göra mindre återkommande kvartalsuppföljningar redan från start, en något större i halvtid och en slutlig utvärdering i samband med projektets avslut. Anledningen till att projektet behöver kvartalsvisa uppföljningar är vår erfarenhet av att arbetsmarknadspolitiken och omvärlden snabbt kan förändras. Tätare utvärderingar ger större möjlighet till flexibilitet under projektets gång. Flertalet av projektmål, delmål, aktiviteter och indikatorer bygger också på uppföljning kvartalsvis, där vi vill ha stöd av vår utvärderare.

PJ1V Ansökan om s!6d 20170028\'er 1.0

EUROPEISKA UNIOtlEN Asyt-,ml!jrations-oct, lntogratioosfonden

Sida 28 ( 33)

Aterrapporteringen till AMIF anpassas efter fondens önskemål. Ett förslag på upplägg är att projektet med hjälp av utvärderare delger en halvtidsrapport och en större slutrapport. Eftersom stor vikt läggs vid digitala medier ska det vara möjligt att fortlöpande följa projektet digitalt om så önskas. Utvärderarna har i första hand till uppgift att granska enkäter och självskattningar och göra personliga intervjuer med målgrupp, deltagare, fokusgrupp och styrgrupp. Utifrån dessa intervjuer erhålls ett konkret underlag med rekommendationer. Eftersom kunskaper och arbetssätt ska fortleva efter projekttiden så kommer det i uppdragsbeskrivningen att läggas särskilt fokus vid de övergripande målen för projektet och vägen till måluppfyllelse. Resultatet ska kommuniceras till AMIF, kommunledning, deltagare och målgrupp.

Utvärderingarna kommer att löpande användas för att kunna modifiera projektet i sig, men även delges politiker och beslutsfattare hos våra samverkanspartners.

Projekt och samarbetspartner

En projektpartner är en organisation som genomför projektet tillsammans med stödmottagaren. Projektpartnern ska ha kostnader i projektet, ta del av medfinansieringen och omfattas av samma villkor som stödmottagaren. En samarbetspartner är en organisation som ni samarbetar med för att genomföra projektet. 1711 skillnad från projektpartners tar samarbetspartners inte del av medfinansiering och har inga kostnader i projektet. Kommer projektet att genomföras med projektpartners eller samarbetspartner?

[8] Ja □ Nej

Om ja, beskriv vilken roll som projektpartners och samarbetspartners kommer att ha i projektet och redogör för hur samverkan kommer att se ut. Särskilj tydligt i er beskrivning mellan projektpartners och samarbetspartners i projektet. Beskriv också hur projektpartners kommer att ta del av medfinansieringen.

Vi har valt att organisatoriskt låta Tingsryd Kommun vara projektägare. Vi har därför inga juridiska projektpartners som skriver under ansökan. Eftersom projektet spänner över många områden där deltagare ingår ser vi det som en enklare väg att Tingsryds kommun står som ensam ägare än att dela projektet med vissa utvalda partners. Däremot har vi i projektet många samarbetspartners. Till sin karaktär är projektet flexibelt utifrån att samverkan kräver det, vilket också ger en dynamik med att vi samverkar mer med vissa samarbetspartners under vissa perioder av projektet. Samarbetspartners kan också tillkomma under projektets gång. De samarbetspartners som vi i första hand vill utöka vårt samarbete med är Arbetsförmedlingen, arbetsgivare (inklusive rekryterings- och bemanningsföretag), företagsnätverk, föreningar, lokala vårdcentraler, Region Kronoberg, Länsstyrelsen och studieförbunden.

Transnationellt och internationellt samarbete

Projekt kan bedriva transnationellt samarbete med aktörer från andra EU-medlemsstater för att genomföra insatser inom ramen för fonden eller utbyta erfarenheter. Internationellt samarbete, det vill säga åtgärder i tredjeland, kan också genomföras. Internationellt samarbete ska syfta till åtgärder i samverkan och samklang med andra åtgärder utanför unionen för vilka stöd beviljas genom unionsinstrument.

Kommer projektet att bedriva transnationellt samarbete?

□ Ja [8] Nej

Om ja, beskriv vilka projektet kommer samarbeta med och hur samarbetet kommer bedrivas. Ange även vilket mervärde som det transnationella samarbetet medför. Om tillämpligt, ange även inom vilka andra medlemsstater projektet kommer att bedrivas och om någon EU-byrå kommer att vara involverad.

Internationellt samarbete (Samarbete utanför EU är vissa fall stödberättigande)

Kommer projektet att bedriva internationellt samarbete?

□ Ja 0 Nej

Om ja, beskriv vilka projektet ska samarbeta med och hur samarbetet ska bedrivas. Beskriv även vilket mervärde som det internationella samarbetet medför.

Inköp och upphandling

Projekt ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt. Utgifter som framstår som oskäliga är därför inte stödberättigande.

Stödmottagare inklusive projektpartners som är upphandlande myndighet enligt Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) ska tillämpa lagen även inom projektverksamheten. Med upphandlande myndighet avses en statlig eller kommunal myndighet samt offentligt styrda organ som enligt lagen

/JN Ansalain om stl)d 20170828\•er 1.0

EUROPEISKA UNtOflEN

Asyl•. mlgraltOOS· OCh lntegrationsrooden

Sida 29 ( 33)

jämställs med upphandlande myndigheter. Besök gärna Upphandlingsmyndigheten för mer information och vägledning

Stödmottagare inklusive projektpartners som inte omfattas av LOU ska vid köp, hyra och leasing följa de principer som följer av 4 kap. 1 § den lagen (principerna om icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande).

Den som följer lagen om offentlig upphandling (LOU) eller de principer som föreskrivs ovan, anses normalt sett uppfylla kraven gällande kostnadseffektivitet.

Upphandlingsplan De aktörer som omfattas av LOU ska i upphandlingsplanen ange alla planerade upphandlingar under projektperioden oavsett form. Upphandlingsplanen är preliminär och förändringar som uppstår under projektets gång ska anmälas till funktionen för fonderna. Aktörer som inte omfattas av LOU ska ändå fylla i upphandlingsplanen för att visa vilka inköp som ska företas under projektperioden. Samtliga inköp och upphandlingar måste vara väl dokumenterade för att kostnaderna ska kunna bedömas vara stödberättigade.

Vi är ett offentligt styrt organ för i ansökan aktuella budgetår och omfattas IBJ Ja □ Nejdärmed av lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).

Vi har en inköpspolicy/upphandlingspolicy som tillämpas i vårt arbete kring IBJ Ja D Nej inköp/upphandling.

Vi har en inköpsavdelning/upphandlingsavdelning som kommer att vara involverad i vårt arbete med projektet.

IBJ Ja □ Nej

Typ av vara/tjänst som ska upphandlas

Minibuss. Tingsryd kommun har ramavtal med MABI.

Utvärderare. Förfrågan till minst tre leverantörer via hemsida.

Extern representation. Kommunen har bland annat avtal med Urshultsbagaren.

IT-utrustning. Via kommunens IT-avdelnings ramavtal.

Marknadsföring. Kommunen har inga avtal. Till största del används egen repro.

/JN Ansokan om s.t6d 20170828\·er 1.0

Budgeterad kostnad Typ av upphandlingsförlarande

50 000 kr Avrop från eget ramavtal

100 000 kr Direktupphandling


70 000 kr Avrop från eget ramavtal


Starttid för upphandlingen (ÅÅÅÅMM)

202005

202005

202005

202005

202005

EUROPEISKA UNIONEN Asyl•, migrations- och intogrationsfondon

Budget (för ansökan om stöd)

Asyl-, migrations- och integrationsfonden (AMIF)

Budgeten avser

Namn på projektet Tillsammans i Tingsryds kommun

Budgetöversikt

Utgifter/Kostnader Personal Resor och logi Utrustning, materiel och lokaler Extern sakkunskap och externa tjänster Övriga kostnader Summa direkta kostnader

Indirekta kostnader Summa kostnader

Intäkter/Finansiering

Medfinansiering från AMIF Utökad medfinansiering Intäkter Finansiering projektpartner Finansiering tredje part Kontant finansiering från stöd mottagaren Summa intäkter/finansiering

Balans

MN Anuik:in om c:t&I 20170828 vcr 1.0

I Diarienummer ansökan om stöd FFF2019/000165

Indirekta kostnader (15 % av personalkostnader)

7-5% AMIF medfinansieringNej

Sida 30 ( 33)

Belopp1 5 412 240 k

77 000 k 160 000 k 100 000 k 250 000 k

5 999 240 k

811 836 k 6811076k

Belopp

5 108.307 k Ok

Ok

Ok

Ok

1 702 769 k 6 811 076 k

Ok

EUROPEISKA UNIONEN Asyl-, migrations- och lntogrationsrondon

Detaljerad budget

Kostnader

Per_S_onal

Organisation

Tingsryds kommun

Tingsryds kommun

Tingsryds kommun

Tingsryds kommun

Tingsryds kommun

Tingsryds kommun

Tingsryds kommun

Resor _o_chl o_gi

Organisation

Tingsryds kommun

Tingsryds kommun

Befattning Lönetyp Ersättning

Projektledare Månadslön 35 000 kr

övrig projektpersonal Månadslön 29 000 kr

Övrig projektpersonal Månadslön 29 000 kr



Övrig projektpersonal Månadslön 24 000 kr

Projektadministratör Månadslön 27 000 kr

Beskrivning

Hyra av minibuss inklusive bensinkostnader, genom ramavtal under uppskattningsvis en tredjedel av projekttiden.

Resor till AMIF möten.

Utrustning_,_materiel och lokaler

Organisation Beskrivning

Tingsryds kommun IT-hjälpmedel. Ramavtal. Inköp av lpads för

Mån/Tim Sys.grad

32 100,00 %

29 100,00 %

29 100,00 %

29 25,00 %

29 50,00 %

29 25,00 %

29 50,00 %

Kommentar

Kommentar

utlån till deltagare och datorer till projektteamet.

Tingsryds kommun Marknadsföring. Annonsering i press. AMIF-specifik grafiska produkter (rollups, bordsflaggor, visitkort, flyers etc).

MIV An�k::in om 11\!ld 20i7o828 11or 1 .0

Sida 31 ( 33)

LKP Kommentar Belopp

39,15 % 1 558 480 kr

39,15 % 1 170 252 kr

39,15 % 1 170 252 kr

39,15 % 242 121 kr

39,15 % 484 242 kr

39,15 % 242 121 kr

39,15 % 544 772 kr

Belopp

70 000 kr

7 000 kr

Belopp

70 000 kr

90 000 kr

EUROPEISKA UNIONEN Asyl•, mloraUons- och JntogrnUonsfondon

Extern sakkunskap och externa tjänster


Tingsryds kommun Utvärderare. (Prisuppgift för föreslaget upplägg från en leverantör).

övriga kosJoad_er


Tingsryds kommun Extern representation. Se aktivitet nr 44.

Tingsryds kommun Kompetensutbildning. Jämställdhetsutbildning + individuella utbildningar utifrån tjänst ochkompetenskrav. (till exempel utökad kunskapom arbetsmarknad, ohälsa eller digital teknik.För att kunna hålla i gruppinformationer).Uppskattade kostnader.

Tingsryds kommun Arvode styrgrupp

lnd]r_ekta kostnader

Beskrivning

Finansiering

Kontant finansiering från stödmottagareo

[ Beskrivning

MIV AnGök:in om ct&d 20170828 vor 1.0

Sida 32 ( 33)

Kommentar Belopp

100 000 kr

Kommentar Belopp

80 000 kr

120 000 kr

Styrgruppen träffas kvartalsvis på kallelse av projektledare. 50 000 kr Styrgruppen följer upp projektet utifrån mål, delmål, indikatorer och budget. Projektledare rapporterar till styrgruppen. Styrgruppen ska även kunna ha kompetens att hjälpa projektledare med prioriteringar av aktiviteter, till exempel i en situation där nationella politiska beslut (se riskanalys). För att klara sitt uppdrag behöver Styrgruppen vara väl insatt i aktiviteterna och helst besöka aktiviter på Stationen. För att detta ska bli möjligt ser vi ett behov av att kunna arvodera den för detta arbete.

Belopp

811 836 kr

j Belopp

Sida 33 ( 33)

EUROPEISKA UNIONEN Asyl-, mlgrat!ons- ocfl intograliont.fondon

1 702 769 kr

MIV An110k:in om t!Od 20170828vor i.O

••

Arende 13

Julpengar till familjer med

barn med försörjningsstöd

Förslag till beslut 1.

Documents

Aktivitets-och tidplan - Tingsryds kommun...Sköter sociala medier, spelar in filmer med målgrupp och deltagare. Hjälper till med utformning av marknadsföringsmaterial. Övrig projektpersonal