Partycypacyjne przygotowanie dokumentów strategicznych

Analiza 7 miast

Magdalena KubeckaMartyna Obarska

Założenia

● co najmniej 4 zagraniczne miasta, min. 300 tys. mieszkańców

● wybór miast uwzględniając ich wielkość, podobieństwa (socjodemograficzne, społeczne, organizacyjne, administracyjne) do Warszawy, podejście do tworzenia polityk lokalnych

● skupienie się na różnych aspektach partycypacyjnych działań, np. jak informować, jak komunikować, jak przeprowadzać proces, jakie etapy są konieczne, kto musi wziąć udział)

Termin badania(13.03 - 30.04)

wstępna analiza

Szeroko zakrojony research partycypacyjnych metod tworzenia dokumentów strategicznych (12 propozycji)

wybór 7 miast

Wybór docelowych miast biorąc pod uwagę potrzeby CKS, podobieństwo (administracyjne, polityczno-społeczne itd.) miast, różnorodność metod

desk research

Pogłębiona analiza 7 przypadków (materiały w j. ang, hiszpańskim, czeskim)

wywiady

Przeprowadzenie wywiadów (Skype, tel) lub wymiana maili z osobami odpowiedzialnymi za realizację opisywanych procesów

analiza

Szczegółowa analiza 7 procesów wraz z kontaktami do osób je nadzorujących (opisane narzędzia, najważniejsze wnioski, procesy)

Miasta

● Sydney

● Ostrawa

● Glasgow

● Eindhoven

● Madryt

● Melbourne

● Toronto

Sydney 5 029 768

Ostrawa 293 531

Toronto 2 700 000

Glasgow 615 000

Eindhoven 210 000

Melbourne 4 900 000

Madryt 3 215 633

Wstępne kryterium wyboru miast z populacją >300 tys. mieszkańców zostało zmodyfikowane ze względu na rolę wybranych miast w ekosystemie państwowym (W Czechach i w Holandii oprócz stolic miasta są niewielkie) i wprowadzone w nich dobre praktyki

Liczba mieszkańców wybranych 7 miast

Sydney / Włączyć wszystkich

Toronto /Mieszkańcy jako eksperci

Ostrawa / Strategia jako marka

Melbourne / Ambasadorowie partycypacji

Eindhoven / Partycypacja w dobie smart city

Glasgow / Masowe ćwiczenie z wyobraźni

Madryt / Bazować na oddolności

38 opisanych narzędzi

Najważniejsze wnioskiKatolog insightów

Sydney

Procesy partycypacyjne Miasto Sydney prowadzi, aby:● zbadać ogólne poparcie dla zarysu strategii, w tym jej wizji i głównych

założeń● dowiedzieć się, jakie nowe tematy wypływają przy tej okazji, których nie

ujęto w zarysie strategii● zidentyfikować najbardziej kluczowe punkty strategii, aby zaplanować do

nich konkretne działania● zebrać pomysły na działania

Sydney

Warto przygotować specjalne narzędzia z myślą o trafieniu do grup, które zazwyczaj nie uczestniczą w partycypacji (imigranci, osoby z grup marginalizowanych, dzieci)

Sydney

Warto angażować dzieci ● jeśli chcemy, żeby miasto było dla wszystkich musimy dać głos wszystkim

grupom, które tu żyją, łącznie z obywatelami poniżej 18 roku życia● dzieci mają inne, interesujące spojrzenie, które pozwala inaczej rozumieć

niektóre zjawiska● włączanie dzieci w ten proces buduje w istocie to, o co chodzi w strategii –

równowagę społeczną

Sydney

Mieszkańcy muszą wiedzieć, że powstaje plan, nowa politykaWarto dystrybuować wydruki roboczej wersji strategii czy innych dokumentów poddawanych konsultacji

Sydney

Trzeba wiedzieć czego oczekujemy od procesu - nastawiać się na efekty procesu, a nie na sztywne jednoznaczne wyniki

Sydney

Trzeba wiedzieć czego oczekujemy od procesu - nastawiać się na efekty procesu, a nie na sztywne jednoznaczne wyniki.Procesy partycypacyjne wg organizatorów nie mają wyników, ale raczej efekty (nie ma jednoznacznego "za" lub "przeciw" jest raczej zbieranie i ważenie argumentów, pokazywanie różnych perspektyw; ważne, żeby nie traktować tego jak plebiscyt). Potem istnieje grono, które musi się przyjrzeć efektom i je wdrożyć w dokument czy politykę miejską.

Ostrawa

Mieszkańcy muszą mieć poczucie, że władze miasta są realnie włączone w działania (w Ostrawie twarzą całego projektu był prezydent, to może być grupa osób, ale ważne żeby była stała, niewielka i realnie brała udział w całym procesie); prezydent rzeczywiście realnie brał udział w spotkaniach grup roboczych, zespół warsztatowców przygotowywał go przed każdym spotkaniem, to oni moderowali proces, ale on był stale obecny - dzięki temu eksperci i uczestnicy grup roboczych mieli poczucie, że ich praca ma szansę naprawdę zostać wdrożona

Ostrawa

Należy dbać o transparentność – normą było publikowanie podsumowań ze spotkań, listy obecności, prezentacje, wyniki kwestionariuszy itd.

Ostrawa

Proces musi być przejrzysty i spójny - stworzenie jednej, bardzo czytelnej i intuicyjnej strony www, na której można znaleźć wszystkie informacje związane z procesem bardzo ułatwiło promowanie działań

Ostrawa

Problemem okazał się zbyt mały udział starszych mieszkańców w procesie wymyślania strategii; stworzenie papierowej gazety okazało się niewystarczające, w przyszłości trzeba poprawić ten aspekt konsultacji

Ostrawa

Kolejne działania wynikające w wdrażania strategii (np. wprowadzenie konkursów architektonicznych o które starało się środowisko architektoniczne, trwający proces powołania instytucji odpowiedzialnej za urbanistykę i architekturę w Ostrawie - odpowiednik praskiego IPR) są wizerunkowo powiązane z marką fajnOVA - spójna identyfikacja wizualna, informacje na stronie fajnova.cz

Ostrawa

Wybrane kanały social media muszą być sensownie i aktywnie zarządzane (konto Facebook i Instagram fajnOVA do dzisiaj jest aktualizowane i służy do komunikacji kolejnych działań urzędu miasta)

Ostrawa

Warto się chwalić sukcesami - obecnie osoby zaangażowane w proces tworzenia marki fajnOVA prezentują cały proces tworzenia strategii na różnych konferencjach i spotkaniach przedstawicieli innych miast - dzięki temu sami pracownicy urzędu mają poczucie wzięcia udziału w sukcesie.

Ostrawa

W Ostrawie (przyp. red podobnie jak w Warszawie) dominuje bardzo negatywne nastawienie mieszkańców, dlatego zespół marketingowy bardzo dbał o pozytywny wydźwięk komunikatów; pokazywanie co się udało zrealizować z planów z poprzednich lat, jak wygląda rozwój

Ostrawa

Największym sukcesem, zdaniem twórców strategii, były wyniki sondażu, który pokazał że większość respondentów uważała markę fajnOVA za działania lokalnych aktywistów, a nie miasta - choć marka fajnOVA jest bardzo rozpoznawalna zaczęła żyć własnym życiem, jej popularność wśród mieszkańców sprawiła, że nawet polityczni oponenci prezydenta zagłosowali za uchwaleniem Strategii

Ostrawa

Ścisły zespół odpowiedzialny za napisanie strategii oprócz pracy zdalnej na współdzielonych dokumentach spotykał się również 2 razy w tygodniu na spotkaniach planujących, podczas których rozdzielano kolejne zadania i sprawdzano jak zrealizowano zadania z poprzedniego tygodnia (Dostál podkreśla, że bardzo ważna jest systematyczność i i struktura tego typu spotkań, realnie należy egzekwować wykonywanie zadań i dzielić je na mniejsze, możliwe do zrealizowania między spotkaniami części, dzięki temu jest szansa “dowiezienia wszystkiego na czas”)

Ostrawa

Specjalnie na potrzeby kwestionariusza stworzony nowy adres mailowy dla prezydenta. Było to niezwykle ważne – każda z osób otrzymujących maila musiała mieć poczucie, że jest to sprawa, w którą bezpośrednio zaangażowany jest prezydent miasta.

Ostrawa

Zespół realizujący projekt konsultacji fajnOVA zastosował strategię „wykorzystania hejterów” – wszystkim osobom, które zgłaszały bardzo krytyczne uwagi odpisywano na maila zapraszając je do udziału w dalszych spotkaniach (np. w kawie z prezydentem) czy do udziału w panelu eksperckim (jeśli to byli eksperci). Okazało się, że ta strategia radzenia sobie z krytyką jest bardzo skuteczna. Znaczna część hejterów przestawała krytykować, a niektórzy rzeczywiście włączyli się w dalsze prace nad Strategią stając się „krytycznymi, ale konstruktywnymi uczestnikami procesu”

Toronto

Panel obywatelski to dobre narzędzie do włączenia grup wykluczonych z procesu konsultacji (zawsze są jakieś grupy które są nadreprezentowane i niedoreprezentowane - dobierając uczestników panelu można te braki wyrównać)

Toronto

Uczestnicy panelu obywatelskiego aktywnie brali udział w pracach, choć początkowo nie do końca wiedzieli jak ich działania przełożą się na dalsze prace urzędników

Toronto

Jeśli planujemy pracę z jakąś grupą w formule panelu / wymagającej od nich przeczytania materiału powinny one być wysyłane min. 2 tyg. przed spotkaniem, powinny zawierać punkty, linki, materiały wizualne, streszczenia

Toronto

każda grupa (przy pracy stolikowej) powinna mieć doświadczonego facylitatora, który pomoże w dyskusji i podejmowaniu decyzji; lepszym rozwiązaniem jest zatrudnienie niezależnych wykwalifikowanych trenerów, a nie mieszanie trenerów i urzędników

Toronto

należy umożliwić uczestnikom panelu/ warsztatu pracę w różnych grupach

Toronto

uczestnicy panelu (warsztatów) muszą otrzymywać informację zwrotną o tym, jak ich praca przełożyła się na działania urzędników i dokumenty analizowane podczas wcześniejszych spotkań (to mogą być maile, informacje na www, rozmowy)

Toronto

Celem wprowadzenia stałego ciała doradczego (np. mieszkańców) jest zapewnienie urzędnikom w ich codziennej pracy wsparcia grupy doradców będących statystycznym odzwierciedleniem populacji miasta. To korzyść obustronna

Toronto

Dzięki pracy z tak różnorodną grupą (jak panel obywatelski) urzędnicy miejscy uczyli się jak opowiadać o rozwoju miasta w sposób zrozumiały, który trafia do mieszkańców

Toronto

Wprowadzając nową formę partycypacji trzeba ją wytłumaczyć pracownikom urzędu. Pokazać czemu ona ma służyć, jak może ona pomóc w ich codziennej pracy, kiedy może się przydać, jak mogą z niej skorzystać. Taki instruktaż, napisany przystępnym, prostym językiem, sprawi, że chętnie skorzystają oni z nowej formuły, a przede wszystkim lepiej ją wykorzystają

TorontoZdaniem koordynatora procesu w Toronto (panelu obywatelskiego) konsultacje często są prowadzone w duchu sprzeciwu wobec jakiejś decyzji, to proces bazujący na negatywnych a nie pozytywnych przesłankach (ich uczestnicy chcą z czymś walczyć, czemuś przeciwdziałać). Uczestnicy konsultacji zazwyczaj biorą w nich udział dopiero wtedy, kiedy konsultowana sprawa dotyka ich bezpośrednio, czują, że muszą zareagować, żeby uchronić siebie przed jakimiś decyzjami. W przypadku panelu obywatelskiego dynamika pracy grupy jest zupełnie inna - poszukują oni raczej konstruktywnych rozwiązań i są nastawieni pozytywnie do współpracy. Poziom negatywnych emocji jest zdecydowanie niższy.

Eindhoven

Warto w swoich działaniach wykorzystywać szeroki wachlarz form zachęcenia do uczestnictwa. W programie De Staat van Eindhovenform pojawiły się rozwiązania, które trafiały do różnych grup (również wiekowych) ale też miały różnorodną, uzupełniająca się formę (grywalizacja, mapy, forum, spotkania kameralne, zbieranie lokalnych historii, warsztaty animacyjne, panel ekspertów, seminarium dla studentów, zajęcia dla uczniów)

Eindhoven

Eindhoven postanowiło wyciągnąć wniosek z badań i raportów, które pokazują, że choć holenderskie miasta szumnie opowiadają o demokracji uczestniczącej, to w rzeczywistości liczba osób realnie zaangażowanych w działania miasta pozostaje od lat na stałym poziomie

Eindhoven

Stosując (nawet bardzo skutecznie) model potrójnej helisy, czyli współpracy władz miasta, uczelni i przemysłu przy tworzeniu strategii rozwoju miasta w dużej mierze wyklucza się z tego dialogu mieszkańców

Madryt

Dbają, by podtrzymywać ducha oddolności narzędzia - treści na platformie powinny być tworzone przez użytkowników, nie należy wykorzystywać narzędzia w innym celu niż partycypacja społeczna i konsultacje, dbać o przejrzystość jego funkcjonowania.

MadrytNie należy obawiać się zbyt rozbudowanych procesów, realnego oddawania pola ludziom - po fazie chaosu, przy dobrej analizie, z takich procesów wynikają bardzo konkretne wnioski.“Nie zdarzyło się nam, aby ktoś zgłaszał zastrzeżenia, że jego głos nie został ujęty - wystarczy, że procedury są przejrzyste i uczciwie komunikowane”

MadrytModeratorzy platformy - jak i każdego narzędzia on-line - pełnią ważną rolę i trzeba uwzględnić ich w przedsięwzięciu. Jednak z czasem (jak platforma działa przez jakiś czas) ich rola jest coraz mniej kluczowa - użytkownicy sami przejmują odpowiedzialność za debatę i kontrolę nad platformą.

MadrytCo to jest wspólne tworzenie dokumentów (drafting together)? W praktyce polega to często na opublikowaniu roboczej wersji dokumentu w otwartym dokumencie (typu google docs) i zaproszeniu ludzi do współtworzenia. Użytkownicy mogą komentować poszczególne zapisy i głosować (jednym kliknięciem) na komentarze - popularne komentarze zostają opatrzone linkami, które odsyłają do osobnego okienka, gdzie toczy się dyskusja (dla zachowania przejrzystości, czytelności dokumentu i możliwości komentowania przez wiele osób).

MadrytAnalizując efekty procesów partycypacyjnych można posługiwać się zasadą, że w pierwszej kolejności analizuje się wątki, które wzbudziły największe zainteresowanie użytkowników - to pozwala jakoś uporządkować materiał.

Madryt

Co cechuje Decide Madrid?● wykorzystanie oddolnej, hackerskiej platformy do tworzenia polityki

angażowania i narzędzia miejskiego● kompleksowe technologiczne narzędzie i oprogramowanie ● budowanie zaufania do władzy - każdy głos się liczy● budowanie na energii oddolnej, rozproszeniu procesu● oprogramowanie i pomysł wykorzystywane w innych miastach

Melbourne

Powołano 6 ambasadorów, którzy mieli poprowadzić ten proces i wyciągnąć wnioski z partycypacji, przekuć raporty cząstkowe w dokumenty strategiczne, a wreszcie zaprezentować urzędnikom efekty procesu partycypacyjnego. Wśród nich byli profesorowie akademiccy, urzędnicy oraz przedsiębiorcy.

Melbourne

Proces partycypacyjny i tworzenie planów czy strategii nie ma końca. Należy wracać do prowadzonych procesów, czerpać naukę z błędów.

Melbourne

Atrakcyjne, interaktywne narzędzia - hackatony, PechaKucha - pozwalają włączać inne niż zazwyczaj grupy mieszkańców i dochodzić do innowacyjnych rozwiązań.

Melbourne

Warto zadbać o poczucie bezpieczeństwa uczestników różnego typu działań (zaufanie do innych, zrozumienie całości procesu).

Glasgow

Nie można zawłaszczyć procesu prognozowania przyszłości - nie może tego zrobić ani organizacja, która zainicjuje projekt podobny do Glasgow 2020 ani władze miasta; wyobraźnia społeczna jest dobrem wspólnym - w myśl tej zasady Demos wspierał różne inicjatywy, które powstały w trakcie projektu Glasgow 2020 stając się de facto pewnego rodzaju parasolem dla kilkudziesięciu innych organizacji i wydarzeń

Glasgow

prognozowanie przyszłości (nazywane najczęściej foresightem) nie powinno być zarezerwowane tylko dla wąskiego grona specjalistów i miejskich urzędników

Glasgow

wymyślanie narracji w masowej skali, zdaniem Demosu, bezpośrednio przekłada się na większe zaangażowanie mieszkańców w obecną sytuację miasta, ale także na podniesienie ich kompetencji w obszarze znajomości relacji przyczynowo-skutkowych miejskich procesów

Glasgow

Ważne jest wsparcie lokalnej prasy - Glasgow 2020 dbało o ścisłą współpracę z największą lokalną gazetą the Evening Times

Glasgow

Twórcy Glasgow 2020 zarekomendowali, żeby władz miast nie tylko włączały mieszkańców w podejmowanie decyzji, ale dały też możliwość decydowania które kwestie są z ich perspektywy najważniejsze, jaka jest hierarchia spraw do załatwienia (istnieje bowiem coś takiego jak różnica hierarchii wartości - value gap)

Glasgow

Mieszkańcy Glasgow mieli ogromna potrzebę podkreślania lokalnej wyjątkowości. Nie chcieli być jednym z wielu podobnych do siebie miast - stąd pojawiła się rekomendacja, aby tak przebudować komunikaty marketingowe miasta, aby wykorzystywały one dumę lokalną i wyjątkowość Glasgow

Glasgow

W oficjalnej narracji prowadzonej przez urząd miasta zabrakło elementu ludzkiego - tego, że to ludzie tworzą miasto, ich indywidualne historie, doświadczenia, przeżycia. Mieszkańcy mieli poczucie, że urzędnicy myślą o mieście jako o zbiorze technokratycznych zasad, a nie o grupie ludzi. Między urzędnikami i mieszkańcami ziała przepaść językowa

Glasgow

Płeć ma znaczenie - to hasło stało się nieoczekiwanym efektem projektu Glasgow 2020. Jego autorzy dostrzegli jak ważnym czynnikiem w kształtowaniu narracji o mieście, ale też w podejmowaniu działań na szczeblu lokalnych jest płeć. Ten czynnik musi być brany pod uwagę w każdym procesie konsultacji projektów.

Glasgow

W miastach jest już wiele narracji stworzonych przez mieszkańców, pisarzy, dziennikarzy, filmowców, muzyków, badaczy - warto czerpać z tego zasobu, zamiast zamawiać kolejne kampanie marketingowe, których twórcy wymyślają te opowieści na nowo często nie znając dostatecznie istniejących już materiałów.

Zapraszamy do lektury raportu