KURUMSAL İLETİŞİM

HAZIRLAYAN ADEM DÖNMEZ

Kurumun amaç ve hedeflerine ulaşması, işleyişini sağlaması için gereken üretim ve yönetim süreci içinde, kurumu oluşturan bölüm ve öğeler arasında eşgüdümü, bilgi akışını, motivasyonu, bütünleşmeyi, değerlendirmeyi, eğitimi, karar almayı ve denetimi sağlamak amacıyla belli kurallar içinde gerçekleşen iletişim sürecidir.

İÇ HEDEF İLETİŞİMİ DIŞ HEDEF İLETİŞİMİ

1-FORMEL(RESMİ) İLETİŞİM a)Dikey İletişim -Yukarıdan aşağıya -Aşağıdan yukarıya b)Yatay İletişim c)Çapraz iletişim 2-ÇOK YÖNLÜ -AÇIK İLETİŞİM 3DOĞAL(ENFORMEL)İLETİŞİM

1-BÜROKRATİK İLETİŞİM2-MANİPÜLATİF İLETİŞİM3-DEMOKRATİK İLETİŞİM4-ORANTISIZ İLETİŞİM

Resmi iletişim kurumun resmi kuralları vasıtasıyla gerçekleşir ve üç kanal vardır.

a)Dikey İletişim:Üst yönetim ve çalışanlar arasında emir-bilgi akışı sağlayan kanaldır.İki şekilde gerçekleşir.

-Yukarıdan Aşağıya Dikey İletişim: Üst yönetim tarafından emir ve kural iletiminin gerçekleşmesidir.

-Aşağıdan Yukarıya Dikey İletişim: Astlar tarafından üst yönetime rapor ve görüş iletiminin gerçekleşmesidir.Bu iletişimde amir atlatıl- dığı zaman sorun oluşur.Eğer normal bir süreç olarak işler ise amir açısından alınan kararların beklenen yön ve etkide uygulanıp uygu- lanmadığının göstergesi olarak önemli olur.

- Karar verme sürecine katılma duygusu - Karşılıklı güven ve işbirliği oluşturma - Ekip çalışmasını geliştirme - Motivasyon artışı sağlama - Başarı ve verimlilik artışı sağlama gibi

Kuruma faydalı işlevlere destek oluşturacaktır.

b)Yatay iletişim: Aynı düzeydeki birim yöneticileri arasında,bağlı bulundukları üst kademeye başvurmadan gerçekleşen iletişimdir.

Dikey iletişimin yetersizliği nedeniyle yoğunlaşabilir.Otorite birliğinin sağlanması açısından üste bilgi verildiği sürece sakıncası olmayan bir iletişim türüdür.

c) Çapraz İletişim:Zaman darlığı nedeniyle ve acil işbirliği gerektiren sorunların çözümünde devreye giren iletişim şeklidir.

Farklı düzey ve konumdaki birimler arasında gerçekleşir. Çok sık kullanıldığı takdirde yetki karmaşası doğuran bir

iletişime dönüşür.

Bütün iletişim sürecinin karşılıklı ve açık bir şekilde gerçekleşmesidir.Eğer açıklık gerçekleşmez ise:

- Çalışanların ortam ve işyerinden soğuması - Çalışanların katılımcı ve yaratıcı özelliklerinin yok edilmesi - Üst yönetimin saygınlığını yitirmesi - İş kalitesi ve verimliliğin düşmesi - Çalışanların yer değiştirme taleplerinin artması - Gerçek dışı ve abartılmış mesajların paylaşımı - Üst – ast çatışması gibi sonuçlara yol açabilir.

Çalışanlar arasında kendiliğinden oluşan iletişimdir.Resmi iletişim ne kadar mükemmel olursa olsun amaçların gerçekleştirilmesinde doğal iletişimin oldukça önemli bir yeri vardır. İletişim psiko-sosyal bir ihtiyaçtır. Engelleme ve sınırlandırma

durumlarında doğal iletişim mutlaka devreye girecektir.Bu nedenle doğal iletişimin varlığını kabullenmek ve de huzursuzluğa neden

olmasını engellemek için, kurum içi iletişim yollarını açık tutmak ve geliştirmek gerekmektedir.

BÜROKRATİK İLETİŞİM: Bu tür iletişimi uygulayan kurumlar hedef kitlelerinden ne bir şey

duymak ister,ne de bu hedef kitleye açıklama yapma gereği hisseder.

MANİPÜLATİF İLETİŞİM: Çok geniş bir bilgilendirme faaliyeti yürütülür.Fakat amaç iletişim

değildir.Gereksiz ve yalan yanlış bilgilerle manipülasyon hedeflenir.

DEMOKRATİK İLETİŞİM: Dış hedef kitle ile yürütülen başarılı ve simetrik (çift yönlü)

iletişimi ifade etmektedir.

ORANTISIZ İLETİŞİM: Bu tür iletişimlerde ise kurum bilgilendirme ve iletişime hazır

durumdadır.Ama bütçe,yetki ve bilgi derleme sıkıntısı gibi eksiklikler

bu bilgilendirme ve iletişim işlevini olumsuz yönde etkiler.

1-Kurum içi ve kurum dışı faaliyetleri destekleme (düzenleme) işlevi2-Kurum kimliği oluşturma (ikna etme) işlevi3-Kurum içi ve kurum dışı hedef kitleye bilgi verme (bilgilendirme)işlevi4-İyi bir kurumun, çalışanı veya vatandaşı olarak bireyleri toplumsal- laştırma (bütünleştirme) işlevi vardır. Bu işlevlerin eşgüdümlemesi kurumsal iletişimin bir bütün

olarak değerlendirilmesi belirli bir strateji ve planlama yapılması hedeflenen başarıyı getirecektir.

1- Kurum imajına ilişkin,kurum çalışanlarının ve dışarıdan bakanların düşüncelerinin analiz edilip değerlendirilebildiği bir sürece sahip olmalıdır.2- İletişim stratejisinin somut ve gerçekçi hedef kitlelere yöneltildiği bir yaklaşıma sahip olmalıdır.3- Çağdaş iletişim araçlarının kullanıldığı medya planlaması yapılmış bir iletişim olmalıdır.4- Kurumsal hedeflerin kesin olduğu ve stratejik uygulamanın yapıldığı

bir iletişim olmalıdır.5- Kurumsal iletişim etki ve kontrolünün değerlendirildiği bir uygulama

olmalıdır.

Kurumsal kimlik dört öğe ihtiva eder.

1-Kurum Felsefesi: Kısaca kurumun arzuladığı hedefleri ihtiva eder.2-Kurumsal Davranış: Kurum felsefesine göre davranmayı ifade eder.3-Kurumsal Dizayn: Kuruluşun görünen yüzünü anlatır.Logo,Kıyafet Mekan dizaynı,kurum rengi vs.4-Kurumsal İletişim: Kurum kimliği sayesinde oluşturulmak istenen

imaj için, uygulanması gereken iletişim yaklaşımlarını ifade eder.

Bu yönüyle kurumsal iletişim, iletişim uygulamasına çevrilmiş kurum kimliği olarak değerlendirilmelidir.

1- Yönetsel etkinlikler amaç yönünden kamu ve özelde farklılaşır.Kamu yönetimi için kamu yararı,özel yönetim için özel yarar yani kar amacı

söz konusudur. Hizmetin kamuya yapılması konusunda farklılık yoktur.Toplu taşım araçları kamu hizmeti yapar ama dolmuşçu kendisi için kazanırken belediye otobüsü kamu yararı oluşturur.

2-Özelde ilişkiler karşılıklı anlaşma ve hukuksal eşitliğe dayanır.Fakat kamu yönetimi kamu gücünden faydalanarak güç kullanabilir.Özel ile

karşılaşma anında aradaki eşitlik kamu yönetimi yararına bozulur.,3-Kamu yönetimi yasal düzenlemelere uymak zorunda iken özel bu konuda daha serbest davranabilir. Bu nedenle devlet, yönetimde keyfilik konusuna eğilir ve düzenle- meye çalışır.(SGK pirim denetlemesi gibi)

Kamu yönetiminde genel amaç topluma yararlı olmadır.Hizmet götürmedir. Hizmetler düzenlenirken bireyler değil toplum veya toplumun bir kesimi dikkate alınır.Toplumsal çıkar ile bireysel çıkar çatıştığında Kamu yönetimi toplumsal çıkardan yana olmalıdır.

Kamu yönetimi bireye göre güçlüdür.Bu gücün birey veya kamu yararı aleyhinde kullanıldığı durumlar olabilir.Fakat kamu yönetimi hukuk kuralları çerçevesinde yürütülmeli ve nesnel olmalıdır.

1- BİLGİ EKSİKLİĞİ:Yönetimin eksik ve yanlışları ile birlikte halkın bilgi eksikliği söz konusudur.

Etkenler: 1-Yönetimin isteksizliği 2-Yönetimin içe kapanıklığı(Örnek iş sürecinin öğrenilememesi) 3-Yönetime yanlış başvuru,yetkisiz bölüme başvurma 4-İletişim sağlayacak birimlerin olmaması.

2-YÖNETİMDE ZAMAN KAVRAMI VE İÇE DÖNÜKLÜK: Bireyler yönetime başvuruda, istedikleri sonucu elde etmeye

çalışır. Sonucu elde edememe yönünde tehlike belirdiğinde birtakım aracı

mekanizmaları devreye sokar.Bu mekanizmalar yönetim ilişkilerinde ciddi karışıklıklara neden olur.Ayrıca uzun süren çözümsüzlükler en az olumsuz sonuç kadar sakınca yaratır.

Etkenler: 1-Hızlı karar alma ve uygulamada inisiyatif kullanamama. 2-İçe dönük yapı olarak yöneticinin kişisel sorunlara eğilmekte isteksizliği, ilgisizliği,yetersizliği ve ilişkilere yansıyan

düzensizlikler.

3-HALKIN YÖNETİME TEPKİSİ: Yönetimde zamanı kullanma açısından var olan keyfilik halkın

zaman gecikmelerini aşabilmek ve süreci hızlandırabilmek için bazı girişimlerde bulunması sonucunu doğurur.

Bu girişimleri : 1-Aracı kullanma 2-İş takibi 3-Yönetici ile tartışma 4-Yönetimin tutumundan şikayetçi olma 5-Medyadan yaralanma,olayları medyaya yansıtma 6-Rüşvet vb. şeklinde sıralayabiliriz.

Sağlık kurumları, kamu yönetimi açısından farklı özellikler taşıdığı için ayrıca değerlendirilmesi gereken bir yönetim alanıdır. Yapı,süreç ve sonuç ile ilgili özellikler taşırlar.

Yapısal olarak: -Uzmanlaşma seviyesi çok yüksektir. -İşlevsel bağımlılık çok yüksektir. Farklı meslek

gruplarının eşgüdümü gereklidir. -İnsan kaynakları yapısı profesyonel ağırlıklıdır.Ku- rumsal hedeflerden çok mesleki hedefler ön plandadır. -Hekim faaliyetleri üzerinde tam etkili yönetsel ve

kurumsal denetim mekanizması kurulamamıştır. -Hastaneler başta olmak üzere tüm sağlık kuruluşla- rında ikili otorite hattı vardır.Bu hat denetim,eşgüdüm ve çatışma sorunları oluşturmaktadır.

Süreç olarak: -Yapılan işler karmaşık ve değişkendir. - İşler acil ve ertelenemez niteliktedir. -Hata ve belirsizlikler karşı yüksek duyarlılık vardır. Tolerans gösterilmeyen bir süreç vardır.

Sonuç olarak: Sonuçların tanımlanması ve ölçümü güçtür.

Bu durum, Kurumsal iletişimde kamu veya özel kurum olmanın,

farklılıklar yarattığı hususunu bilmemiz gerektiği kadar kamu kurumuolarak sunulan hizmetin de farklı iletişim gereklilikleri oluşturduğu gerçeğini ortaya çıkarmaktadır.

Kurumda çatışmayı ortadan kaldırır ve toplumun rızası sağlanarak sistemin yeniden olumlu bir şekilde üretimini sağlar.

Kamu yönetiminin çalışanlar ve dış hedef kitlesi ile iletişiminde eşitsiz ve dengesiz bir durum söz konusudur.Özellikle dış hedef kitle ile tek yönlü (asimetrik) bir iletişim vardır.

Asimetrik iletişimde egemen-bağımlı ilişkisi vardır.Fakat kurumsal iletişim bir güç savaşı olmamalı müzakereye yatkın çift yönlü

(simetrik) bir iletişim gerçekleştirilmelidir. Asimetrik iletişim kurumsal iletişim vasıtasıyla hedef kitlenin, kurum yararına manipüle edilmesine yol açabilir.Bu durum kurumu sosyal

sorumluluk ve etik ilkelerle bağdaşmayan eylemlere yöneltebilir. Simetrik iletişim örgüt içi çatışmalara engel olduğu gibi,karşılıklı

anlayışın gelişmesine katkı sağlar ve hedef kitle ile ilişkileri inşa eder

İletişimdeki karşılıklı ilişki ile eşitlik, şeffaflık, hesap verebilirlik dürüstlük ve güven oluşur.Taraflar olumlu yönde ve birlikte değişir.

Çalışma hayatının kalitesi artar. Kurumsal bilgi paylaşımı ile toplumsal diyalog, rekabette üstünlük ,

performans ve motivasyon artışları oluşur. Kurumsal iletişim sadece çalışanları değil; bireyden aileye,aileden

topluma yayılan geniş bir alanı gözetmeli bu şekilde bireysel değerler ile birlikte toplumsal değerlerin de olumlu yönde şekillenmesine zemin hazırlamalıdır.

Kurumsal iletişim, kurumda çalışanları ve kurumun birimlerinibirbirine bağlayan temel bir alt sistemdir. Böylece, çalışanlar vebirimler hem uyumlu ve hem de eşgüdümlü çalışabilirler. Kurumsal iletişim, kurumda çalışan kişi ve grupların kurumunortak amaçları doğrultusunda gerçekleştirdikleri ileti alışverişidir. Kurumda eylemlerin sürdürülmesi, sorunların çözülmesi veyaratıcı gücün oluşturulması kurumsal iletişim ile gerçekleşebilir. Kurumsal iletişim dış dünya ile örgüt arasında sağlıklı bir bilgialışverişi sağlayabilir. Hızla değişen çevre ve rekabet koşullarıkarşısında kurumların kendilerini yeni koşullara uyarlamaları dakurumsal iletişim ile sağlanabilir.

Kurumsal iletişim yönetiminin en önemli aracıdır. Kurumda planlama, eşgüdüm, karar verme, güdüleme ve denetimin sağlanabilmesi etkili bir kurumsal iletişimi gerektirir.

Kurumsal iletişim kurumda hiyerarşik basamakların belirlen- mesinde ve otoritenin sağlanmasında önemli rol oynar.Gelen ve giden iletiler, belgeler, bilgiler ve dokümanlar kurumsal iletişim kuralları çerçevesinde saklanır, bilgi ve belge arşivleri oluşturulur. Kurumsal iletişim kurumda çalışanların oluşturdukları küçük grupların birbirleriyle ve kurumun bütünüyle sağlıklı ilişkiler kurmalarında önemli rol oynar. Kurumun bütünlüğünün ve ait olma

duygularının geliştirilmesini sağlar.İletişim içsel olarak kurumda karşılıklı güvenin ve serbest bilgi akışının, dışsal olarak da iyi hizmet ve vatandaş isteklerine ilginin kaynağıdır.