PROEXT 2016ORIENTAÇÕES PARA USO DOS RECURSOS

Departamento de Administração, Finanças e ContratosPró-Reitoria de Extensão

Prezados Coordenadores de Projetos e Programas

Desenvolvemos este material com o intuito de apoiar a execução dos recursos do Edital PROEXT/MEC, os quais são operacionalizados pela FAI e PROAD, sob a supervisão da PROEX.

Independentemente destas orientações, relembramos que a execução dos recursos deve respeitar obrigatoriamente as disposições do Edital PROEXT, razão pela qual o mesmo deve ser sempre consultado.

Em caso de duvidas, estamos à disposição no ramal 6547 e no endereço de e-mail deafcproex@ufscar.br.

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Formas de Execução dos

Recursos

Tipo de Despesa Via PROAD FAI

Pessoa Física

Pessoa Jurídica

Passagens e Despesas com Locomoção

Material de Consumo

Equipamentos

Diárias

Bolsas

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Orientações Gerais

ANTES DE COMEÇAR!

Solicitamos aos coordenadores de projetos e programas que sempre enviemos documentos para a PROEX por meio do Sistema Trâmite (link).

Todos os documentos devem ser encaminhados em duas vias assinadaspelo coordenador do projeto ou programa.

O prazo estabelecido pela PROAD para cadastramento de novos itens noSistema Sagui é o dia 31 de agosto de 2016. Por sua vez, o prazo da PROADpara elaboração de requisições de compras via Sistema SAGUI (paraequipamentos) é o dia 05 de setembro de 2016 (ver orientações adicionaisno Tópico Compra de Equipamentos).

O telefone de contato da PROEX para dúvidas é o 3306-6547.

Qualquer mudança na execução orçamentária do projeto deve ser solicitadaatravés do Link ALTERAÇÕES no Sistema Proexweb.

O PROEXT 2016 está cadastrado na FAI como projeto nº 9820.

Números dos empenhos

Bolsas: 2016ne000240

Diárias: 2016ne000242

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Bolsas de Extensão

(via PROAD)

O coordenador da atividade deve enviar para a PROEX um Ofício com alistagem de bolsistas.

Prazo: dia 20 de cada mês.

Os dados dos bolsistas são os seguintes:

Nome completo CPF Nome do Banco Agência Nº da Conta Corrente Valor da Bolsa

Importante!Sempre Informar no Ofício:

Nome do Projeto ou Programa e o Edital Proext (Ex: Proext 2015, Proext 2016, etc.)

O número do empenho de bolsas: 2016ne000240.

O mês de referência do pagamento. Direcionar o Ofício para o Departamento Financeiro da PROAD

1. Os dados da conta do bolsista devemrespeitar o seguinte:O aluno deve ser o único titular da conta.Não são aceitas conta salário e poupança,apenas conta corrente.2. As bolsas somente podem ser pagasdurante o período de vigência doprojeto!

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Bolsas de Extensão

(via PROAD)

MODELO DE OFÍCIO PARA PAGAMENTO DE BOLSAS

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Pagamento de

Colaborador –Pessoa Física

(via FAI)

O pagamento de serviços de pessoa física é realizado por meio daFAI. Para tanto, o coordenador dispõe de duas possibilidades:

Encaminhar e-mail para o endereço deafcproex@ufscar.br,solicitando apoio da PROEX para o cálculo dos valores.

Caso o coordenador queira conduzir diretamente este processo,disponibilizamos no Anexo I desta apresentação um exemploprático com o passo-a-passo do cálculo do pagamento depessoa física.

Importante!

A FAI realiza pagamentos para um mesmo prestador de serviçosomente a cada 04 meses. Portanto, se um prestador receber umvalor de pessoa física em agosto, somente poderá ser pagonovamente em dezembro.

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Aquisição de Material de Consumo

&Contratação de

Serviços de Pessoa Jurídica

(via FAI)

A aquisição de materiais de consumo e a contratação de serviços de pessoajurídica é realizada pela FAI. Para tanto, o coordenador deve preencher oformulário disponível neste link e enviá-lo para a PROEX.

Caminho: Site FAI Formulários Requisição de Compras

Importante! Para que o material/serviço seja efetivamente aquele desejado para a

execução do projeto ou programa, recomenda-se ao coordenador atençãoespecial para o preenchimento dos campos “objeto” e “especificações”.

O formulário deve ser acompanhado de ao menos um orçamento.

Recomenda-se a leitura das instruções disponíveis no formulário.

Responsabilidades do coordenador Preencher a Solicitação de Compra de Material / Prestação de Serviços e

enviá-lo para a PROEX.

Informar o local de entrega e indicar um contato para assessorar o processo(pode ser o próprio coordenador).

Conferir os materiais/serviços e receber a Nota Fiscal.

Atenção! Após receber os materiais/serviços, é necessário assinar e informaro número do processo da atividade no verso da Nota Fiscal e enviá-la para aPROEX.

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Passagens Aéreas(via FAI)

A compra de passagens aéreas também é realizada pela FAI. Oformulário a ser preenchido pelo coordenador é o mesmoutilizado para a compra de materiais e contratação de serviçosde pessoa jurídica, disponível neste link.

Caminho: Site FAI Formulário Requisição de Compras

No campo “especificações” do Formulário, o coordenador deveinformar os seguintes dados:

Nome do passageiro

Data e horário do voo

Número do voo e companhia aérea.

Trecho

Atenção! Informar estes dados para os voos de ida e de retorno, bem como

para todos os trechos da viagem.

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Passagens de Ônibus(via FAI)

Importante!

As passagens de ônibus não são compras diretamente pela FAI.É realizado apenas o ressarcimento de passagens de ônibuscompradas no âmbito do projeto. Dessa forma, o passageiro devesempre se lembrar de guardar a passagem de ônibus, casocontrário não poderá ser ressarcido.

Juntamente com a passagem de ônibus, deve ser preenchido eentregue na PROEX o formulário de Solicitação de Numerário,disponível neste link.

Caminho: Site FAI Formulário Solicitação de Numerário

Não se esqueça de anexar a passagem de ônibus original aoformulário.

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Passagens de Ônibus(via FAI)

Para preencher o Formulário de Solicitação de Numerário (SN)

Nos campos a seguir, preencher as informações conforme asorientações a seguir:

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Passagens de Ônibus(via FAI)

Para preencher o Formulário de Solicitação de Numerário (SN)

Informe também as informações abaixo sinalizadas!

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Diárias(via PROAD)

O pagamento de diárias é realizado por meio do Sistema SCDP(https://www2.scdp.gov.br/).

Ao coordenador compete a solicitação da diária, cabendo àPROEX a ordenação da despesa.

Recomenda-se ao coordenador que o mesmo identifique em seuDepartamento o servidor responsável pela inserção da solicitaçãode pagamento de diária no sistema SCDP, solicitando apoio desteinclusive para a verificação de toda a documentação necessária.

Importante!

Somente servidores federais podem receber diárias.

Informar o número de empenho 2016ne000242

Informar que a ordenação da despesa será realizada pela PROEX

Após finalizar a solicitação da diária, enviar e-mail para o endereçodeafcproex@ufscar.br para que seja autorizada a despesa.

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Compra de Equipamentos

e Material Permanente(via PROAD)

A compra de equipamentos é realizada pelo Departamento deCompras da PROAD. Para tanto, o coordenador deve realizar asolicitação através do Sistema SAGUI(https://sistemas.ufscar.br/erp/).

ATENTE AOS PRAZOS FIXADOS PELA PROAD! 31 de agosto de 2016: prazo para cadastramento de novos

materiais e serviços no Sistema SAGUI.

05 de setembro de 2016: prazo para elaboração derequisições de compras de materiais permanentes(equipamentos).

ORIENTAÇÕES

No link https://sistemas.ufscar.br/erp/ estão disponíveis as

Vídeo-Aulas sobre uso do Sistema de Requisição de Compras

via PROAD.

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Compra de Equipamentos

e Material Permanente(via PROAD)

ETAPAS DE COMPRAS DE EQUIPAMENTOS / MATERIALPERMANENTE

1. Cadastramento do item no catálogo interno Caso o produto não esteja disponível na planilha de

serviços cadastrados (ver link https://sistemas.ufscar.br/erp/requisicao/catalogo), o coordenador deverá realizar o cadastramento do mesmo antes de efetivar a solicitação de compra.

2. Elaboração da Requisição de Compra Ao elaborar a requisição de compra, no campo

Unidade de Custo, digite PROEXT 2016 e selecione a opção com o código 1.843.1009.0.

No campo fonte de recursos, digite DESCENTRALIZAÇÃO DE CRÉDITOS e selecione a opção com mesmo nome.

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Compra de Equipamentos

e Material Permanente(via PROAD)

ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS DA UFSCAR

É possível adquirir equipamentos por meio de ATAS DE REGISTRO DEPREÇOS! As principais vantagens de optar por uma ata são as seguintes:conhecimento prévio do tipo e da descrição do equipamento e agilidade naentrega.

A partir do link abaixo é possível consultar as atas de registros de preços daUFSCar. Clique na ata de registro de preços para consultar os passos parapoder adquirir um item.

http://www.proad.ufscar.br/menu-lateral/licitacoes/atas-de-registro-de-preco?searchterm=ata

ATAS DE REGISTROS DE PREÇOS DE OUTROS ÓRGÃOS FEDERAIS

Também é possível aderir à ata de outros órgãos federais.

As Instruções da PROAD para Adesão à ata de outros órgãos estão disponíveisno link abaixo: http://www.proad.ufscar.br/menu-lateral/licitacoes/atas-de-registro-de-preco/instrucoes-para-adesao-carona-a-ata-de-registro-de-precos-de-outros-orgaos-1

Através do Portal de Compras do Governo Federal, é possível consultarcadastro de todas as Atas de Registro de Preços em vigor nas instituiçõesfederais. Link: http://www.comprasgovernamentais.gov.br/gestor-de-compras/painel-de-compras

Anexo IExemplo – Pagamento de Pessoa Física

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Como o cálculo de pagamento de Pessoa Física não é simples,começaremos diretamente com o exemplo prático!

Antes é necessário saber que: A FAI realiza pagamentos para um mesmoprestador de serviço somente a cada 04 meses. Portanto, se um prestadorreceber um valor de pessoa física em agosto, somente poderá ser pagonovamente em dezembro.

Caso Prático

Tenho R$ 3.500,00 disponíveis no meu projeto (somando recursos dePessoa Física e Impostos), e pretendo pagar umcolaborador/prestador de serviço (pessoa física). Como proceder?

O coordenador deve ter ciência que estes R$ 3.500,00 representam ovalor total a ser descontado do projeto, ou seja, o CUSTO FINAL dopagamento. O valor que o prestador do serviço irá receber, ou seja, oVALOR LÍQUIDO, é menor do que este!

Serviços de Terceiros

Pessoa Física(via FAI)

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A 1ª Etapa consiste em separar o VALOR BRUTO (tambémchamado de valor do serviço) do INSS Patronal (20%). Para isso,dividimos o valor de R$ 3.500,00 por 1,2.

3500,00 dividido por 1,2 = R$ 2.916,67

Pronto! R$ 2.916,67 = Valor Bruto ou Valor do Serviço

R$ 583,33 (diferença para completar R$ 3.500,00) = INSSPatronal

2ª Etapa: Calcular os demais impostos (abra este link)

Caminho: FAI FormuláriosCálculo de Pagamentos No Campo VALOR BRUTO, informe o valor calculado anteriormente (2916,67)

Em seguida, clique em CALCULAR!

Serviços de Terceiros

Pessoa Física(via FAI)

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Pronto! O campo Informações para o Recibo irá apresentar todas as demaisinformações necessárias.

Considerando os valores acima, e os valores calculados nas etapas anteriores (R$2.916,67 = valor bruto / valor do serviço e R$ INSS Patronal = R$ 583,33), todos osvalores necessários para o formulário estão calculados.

Serviços de Terceiros

Pessoa Física(via FAI)

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Na 3ª Etapa, com as informações das despesas e os dados do prestador de serviço, ocoordenador já pode preencher o formulário disponível neste link, assinar o verso do mesmoe o enviar para a PROEX.

Caminho: Site FAI Formulários Prestação de Serviço

Atenção!

ORIGEM DO RECURSO: INSERIR “APOIO ÀS ATIVIDADES EXTENSIONISTAS PROEXT 2016 (ACRESCENTAR ONOME DA ATIVIDADE OU NÚMERO DO PROCESSO NO PROEXWEB).

GPF: é o número do projeto na FAI. Para o PROEXT 2016é o Nº 9820.

Quem assina o Campo de Autorização é o Pró-Reitor de Extensão. O Coordenador assina o verso do Formulário!

Serviços de Terceiros

Pessoa Física(via FAI)