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Business School CIMD

CORPORACIN INDUSTRIAL MINUTO DE DIOS

TEMA 4: SNTESIS CONCEPTUAL Y CASOS DE APLICACIN

Implementacin de las 5S en las oficinas

Luchar contra el desperdicio es tarea diaria para las empresas, tarea en la que el

orden y la limpieza juegan un papel importante para evitar las cargas de trabajo no

productivas o innecesarias. Adems el desorden y la falta de higiene esta ligado a

los accidentes laborales as como a daos y deterioros de los implementos de

trabajo. As lo plantea la herramienta 5S del sistema Lean Manufacturing:

mantener el puesto de trabajo limpio y ordenado incrementa la eficiencia y la

motivacin de los empleados.

Las 5S son un mtodo bastante simple de aplicar en cualquier entorno de trabajo:

una fbrica, una granja, un hospital, una escuela, una oficina y hasta en la propia

casa. En esta ocasin nos ocuparemos de su aplicacin en las oficinas, pero lo

importante es que estas s se conviertan en un hbito hasta posicionarlo como un

estndar de mejora continua para lograr:

Un lugar de trabajo seguro y limpio

Un lugar de trabajo sin fallas

Un lugar de trabajo sin despilfarros

Un lugar de trabajo mas ptimo y de mayor rendimiento

Un lugar de fcil acceso a los implementos

Un lugar de trabajo sin cosas intiles o innecesarias



Imagen tomada de: http://kobatom.jimdo.com/5s-y-kaizen/

Si bien algunas personas tienden a pensar que un escritorio lleno de elementos se

relaciona con las mentes creativas, en realidad los empresarios coinciden en que

slo es desorden que debe ser eliminado u organizado, ya que el orden y la

limpieza conlleva a una mayor productividad y rendimiento laboral debido a que se

genera un ambiente laboral ms armonioso. Para ayudar a aplicar las 5S en las

oficinas hemos desarrollado una breve gua de acciones a seguir:

Paso 1. Clasificar (Seiri)

Observe detenidamente cada elemento que se encuentra en tu escritorio,

estanteras, cajones y archivadores y pregntate sobre la necesidad, cantidad

requerida y frecuencia de uso de cada uno. A veces tendemos a acumular de

manera innecesaria lapiceros, cuadernos, agendas, papeles, portalpices,

adornos y decoraciones pensando en que algn da lo vamos a necesitar, pero lo

nico que ocasionan es saturar el entorno visual de la oficina y entorpecer el fluido

desempeo en el puesto de trabajo. Piensa en cuntos cuadernos

necesitas?cuntos lapiceros usas realmente? le estorban tantas porcelanas

sobre el escritorio? Necesitas las facturas del ao anterior?. Estas preguntas le

guiarn en de cules elementos puede prescindir.



Imagen tomada de: http://mgcapitalhumano.com.mx/sitio/index.php/magazine/marzo-abril-2012

Todo aquello que no se necesite, que no sea importante o que sea de uso poco

frecuente debe eliminarse y ms aun si esta en mal estado o daado, una buena

manera de determinar qu debe ser desechado o qu debe ser almacenado o

archivado es pensar en su frecuencia de uso y en su estado de calidad y separar

los elementos teniendo en cuenta la siguiente frmula:

Objetos necesarios: los que necesitamos para nuestra funciones como el

computador, telfono, agenda, lapicero, calendario, libros, papelera importante

y dems. Sepralos para posteriormente ordenarlos.

Objetos daados: pensar en si son tiles para que amerite su reparacin como

una silla o un escritorio, de lo contrario descartarlo. Cabe anotar que el reparar

los elementos en mal estado ayuda a prevenir accidentes como el lastimarse

en el borde despicado de una mesa o caerse en una silla que tena una pata o

el espaldar malo.

Objetos extras: son elementos de decoracin o aquellos que se mantienen

guardados sin darles algn uso, se debe pensar entonces en si son tiles o

necesarios para alguien ms para donrselos, transferrselos o vendrselos, de

lo contrario se deben desechar.

Los objetos personales como sacos, abrigos, paraguas, bolsos y dems, deben

ubicarse en lugares establecidos para ello y no se deben dejar al terminar la

jornada. En cuanto a los adornos, no debe permitirse ms de un cuadro, planta,

florero o adorno por rea.

Recuerda:



Las cosas que no se usan o que no sirven se descartan.

Si tiene duda de qu hacer con un elemento, elimnelo.

Las que se usan con poca frecuencia pero son tiles, se almacenan en un

lugar cercano o se archivan.

En el escritorio se dejan solamente los elementos de uso muy frecuente.

El escritorio debe quedar lo mas despejado posible.

Establezca un estndar de tiempo de archivo para la papelera, fijando una

fecha limite desde donde deben ser conservados y desechando

frecuentemente los que excedan esa fecha.

Tips:

Pensar en los cajones como una jerarqua es una buena clave, esto significa

que entre ms cercano est mayor importancia tiene y por lo tanto es ah donde

debe guardar los elementos ms necesarios y de uso ms frecuente, la

clasificacin debe hacerse de manera muy selectiva porque si todo es

importante, entonces realmente nada lo es.

Otro buen truco es poner todos los artculos de la oficina que estn en su

escritorio o cercano a l en una caja y durante una semana, monitorear los

objetos que saca de ella y con qu frecuencia lo hace. Este mtodo le dar una

idea de cules son verdaderamente los artculos ms indispensables.

Paso 2. Ordenar (Seiton)

Partiendo de la premisa de que ya esta todo lo innecesario eliminado, llega el

momento de ordenar lo til que es lo poco que hemos conservado porque es

indispensable para desarrollar las labores diarias. A este punto, lo mximo que

debe haber sobre el escritorio es el computador, el telfono y un portalpices

pequeo. Los dems elementos de papelera como tijeras, grapadora, clips, libros,

agenda y calendario debe estar guardado en un cajn cercano.

Este paso se trata entonces de ordenar todos los elementos de manera que sean

de fcil ubicacin y alcance cuando se necesiten y que no se pierdan o extraven.

Es til adems marcar lo que est en cada sitio, cajn o estantera.



Imagen tomada de: http://mgcapitalhumano.com.mx/sitio/index.php/magazine/marzo-abril-2012

Es importante tener un sitio para cada cosa, esto facilitar su ubicacin porque ya

sabemos dnde lo ponemos siempre. Para ello es importante preguntarse qu

cosas necesito tener a la mano? cul es el mejor lugar para cada elemento? Una

clave til es aplicar a cada cosa la siguiente frmula:

Uso en todo momento: guardarlos en un lugar muy cercano al lugar de trabajo

o sobre el escritorio.

Uso diario: guardarlos en los cajones del escritorio, archivadores o armarios

cercanos.

Uso semanal o mensual: guardarlos en el archivo o estanteras del rea u

oficina.

Uso espordico: guardarlo en el archivo, bodega o almacn general de la

empresa.

Sin uso o posible uso futuro: debi haber sido eliminado en el paso anterior.



Imagen tomada de: http://navigatordonnielotte.blogspot.com/

Con los archivadores debe hacerse lo mismo, debe ordenarse en carpetas de fcil

identificacin para todos, de manera selectiva y manteniendo el estndar de las

fecha mxima que se deben conservar.

Imagen tomada de: http://franciscogilvilda.es/tag/5s/

Se deben establecer criterios de ordenamiento claros: por orden numrico,

alfabtico o alfanumrico; por frecuencia de uso: diario, quincenal, mensual,

bimestral, semestral, anual; por localizacin inmediata por cualquiera, de fcil

extraccin y devolucin o por el riesgo de seguridad econmica, de accidente o

dao a la salud.

Si es preciso coloque los letreros que sean necesarios, de manera visibles y

entendibles con informacin de: indicadores de ubicacin, de cantidad, el nombre

de las reas de trabajo, el lugar de almacenamiento y dems.



http://www.hits.com.mx/capacitacion-lean-office-oficina-esbelta.htm

Pero no basta con establecer un lugar para cada cosa, sino que se debe ubicar

siempre en ese lugar una vez se haya dejado de usar. Todo esto har de la oficina

un espacio ms cmodo y amable para trabajar y propiciar la productividad,

adems de que ayudar a prevenir accidentes porque convierte los espacios en

zonas ms seguras.

Tips:

A la hora de archivar los papeles existen dos formas de hacerlo mediante la

diferenciacin de dos tipos de documentos: los archivos y los actuales. Los

documentos archivo contienen los papeles legales y de impuestos, stos

deben almacenarse separadamente. Los actuales, incluyen artculos como

recibos, garantas, manuales, materiales de referencia e informacin de los

clientes; debes deshacerte de todo aquello que no has necesitado en el ltimo

ao.

Usar pistas de colores para ordenar es una buena estrategia en una oficina,

porque elimina cualquier tipo de confusin cuando los objetos o los papeles se

mezclen, asigna entonces colores de folders o carpetas para cada asunto, as

no tendrs que revisar o leer un documento para saber de qu se trata.

Paso 3. Limpiar (Seiso)



No basta con tener todo ordenado si el lugar es poco higinico para trabajar, cada

cajn, estantera, mesa, piso, paredes, debe someterse a una limpieza profunda,

as como cada elemento requiere un mtodo especfico de limpieza, no es lo

mismo limpiar las teclas del teclado del computador que limpiar la superficie de la

mesa, no es lo mismo limpiar la parte baja de la estantera que limpiar la parte

alta.

Imgenes tomadas de: http://limpiezaenmadrid.eu/quinbelimp/materiales-para-limpieza-de-oficinas/

y http://www.anayetmundus.com/servicios/

En este paso adems se incluye reparar y mejorar los elementos que se

encuentran en mal estado como una silla coja o un telfono o teclado que le falten

teclas, quizs es momento de cambiarlo por uno nuevo.

http://articulo.mercadolibre.cl/MLC-419949448-teclado-olidata-u40si1-_JM

Tampoco se trata de delegar la limpieza a una sola persona, sino de que cada

empleado se encargue de mantener limpio su propio escritorio o espacio de

trabajo, desde el gerente hasta la secretaria, eliminado cualquier basura o papel

que deba desechar, evitando regueros o manchas y limpiando todo rutinariamente

al llegar a la oficina.



Muchos pueden pensar que esto no hace parte de sus funciones o que incrementa

sus labores, pero debe pensar le gusta estar rodeado de suciedad? le parece

ms agradable un teclado libre de polvo? podran manchar los papeles

importantes con un reguero de agua o caf? da buena impresin siendo aseado

o desordenado?

http://publimetroempleos.com.mx/empleados-con-escritorio-sucio-son-mas-creativos

Mantener un ambiente agradable en la oficina genera mayor sentido de

pertenencia por el espacio de trabajo y por la empresa misma, adems se crea un

espacio ms saludable con slo dedicar 5 minutos al llegar para limpiar su

escritorio y sus elementos de uso frecuente.

Es conveniente tambin definir una frecuencia de limpieza: diaria o en forma

peridica, con tareas claves para cada lugar especfico y para formalizarlo se

puede desarrollar un manual de limpieza, en el que se incluya los procedimientos,

la forma de utilizar los elementos de aseo, la frecuencia y tiempo para cada rea o

elemento, fotografas de cmo deben lucir los espacios y escritorios y el objetivo

claro de por qu limpiar. Es considerable este punto para formar hbitos de

limpieza hasta que llegue a ser parte de la rutina diaria de manera natural.

Paso 4. Estandarizar (Seiketsu)



Todo lo que se ha hecho hasta este punto sirve de base para que se establezca

un estndar de dnde guardar cada cosa y en qu momento, es decir, que a este

punto ya se debe tener muy claro qu hacer con cualquier documento o elemento

que llegue a nuestras manos para que nos quite el menor tiempo posible.

Igualmente, mantener los estndares de limpieza establecidos en el punto

anterior.

Este paso entonces tiene como fin formalizar los avances e involucrar de manera

comprometida a todas las personas, para que hagan de su escritorio y su oficina

un lugar ms agradable y que adems lo mantengan as siempre. Para lograrlo se

deben generar hbitos concretos que garanticen el bienestar de los empleados,

para lo que se sugiere tener en cuenta aspectos como:

Establecer zonas especificas para comer.

Recordar con frecuencia a travs de los medios de comunicacin interna

algunos principios bsicos de higiene como lavarse las manos, mantener la

presentacin personal impecable, limpiar diariamente el escritorio y elementos

de trabajo.

Mantener la oficina bien iluminada.

Mantener un control del ruido y de los olores indeseables.

Mantener una temperatura y ventilacin adecuada.

Promover y adecuar la ergonoma del mobiliario para la comodidad y bienestar

de los empleados.

Asignar de manera directa las responsabilidades de lo que se debe hacer, en

qu momento y cmo.

Implementar de manera comprometedora el manual de limpieza (si se ha

creado).



Imagen tomada de: http://www.interempresas.net/Equipamiento_oficinas/Articulos/48130-Area-

tematica-Mobiliario-de-oficinas.html

Este paso logra aumentar el compromiso y la motivacin del personal, mejora la

convivencia y facilita la deteccin de factores de riesgo para darle pronta solucin.

Paso 5. Disciplina (Shitsuke)

Por ltimo y como ha de esperarse, de nada sirve hacer todo lo anterior si a las

pocas semanas o meses todo vuelve a ser el mismo desorden de antes, as que

para no perder el esfuerzo hay que mantener cada paso de manera disciplinada.

Lo ms adecuado es que los pasos anteriores se repitan peridicamente por

ejemplo cada seis meses, si hemos sido disciplinados cada vez sern menos los

elementos que debemos eliminar o reordenar en nuestra oficina y escritorio de

trabajo.

Es decir que este paso se trata de aplicar las normas de orden y limpieza que se

han estandarizado, es por ello que es aconsejable crear un comit de supervisin

que se encargue de hacer evaluaciones frecuentes de los diferentes espacios de

la oficina, no para castigar a nadie sino de invitarlos a entregar un mayor esfuerzo

y compromiso.

Es pertinente adems generar la autodisciplina como una actitud de respeto por

los dems y por las normas de convivencia acordados, si esto logra consolidarse



se garantizar un ambiente ptimo de trabajo en la oficina, que motive ms a los

empleados, que les permita ser ms productivos y comprometidos.

Para que esta disciplina pueda ser interiorizada por los empleados es necesario

que la misma empresa la estimule realizando actividades como:

Vigilar que se cumplan los procesos estandarizados, que se ejecute

eficientemente los principios de orden y limpieza en cada oficina.

Definir claramente las responsabilidades y asegurarse de que los encargados

las conocen.

Transmitir la importancia de mantener el orden y la limpieza, de cmo le aporta

al trabajador y a la empresa y de cmo los afecta el desorden y la suciedad.

Reconocer el buen desempeo y esfuerzo de quien mantenga su escritorio

ordenado, pero tambin retroalimentar a quien no lo haga habitualmente.

Generar ayudas visuales y comunicativas para recordar los estndares, puede

ser con fotos de antes y despus, con carteles o boletines informativos.

Instituir rutinas diarias para aplicar las 5S o eventos semanales, mensuales o

semestrales.

Tip:

Las 5S con todos sus pasos de aplicacin en las oficinas, tambin puede ser

aplicado a los escritorios virtuales de nuestros computadores, a travs de las

siguientes acciones:

1. Seleccionar: eliminar los archivos, documentos y carpetas innecesarios.

2. Ordenar: organizarlos en carpetas con fechas y con nombres claves de fcil

ubicacin.

3. Limpiar: evitar la acumulacin de archivos en el escritorio y limpiar los

temporales con frecuencia.

4. Estandarizar: mantener un esquema de almacenamiento de archivos, el

mismo para todos los empleados.

5. Disciplina: generar hbito para mantener los logros alcanzados.



La aplicacin de estos pasos es un proceso que ayuda a crear y mantener la

seguridad, el orden, la limpieza y el sentido de pertenencia por el espacio de

trabajo. Fomentar las 5S en las oficinas es el primer paso a la implementacin del

sistema Lean Manufacturing que busca mejorar la calidad, la competitividad y la

productividad a travs de la eliminacin de desperdicios fsicos e intangibles y es

que precisamente, cuando trabbamos en un espacio libre de elementos

innecesarios nos distraemos menos, optimizamos ms el tiempo y nos

demoramos menos en alcanzar nuestras metas.

Fuentes:

- Historia de las cosas, Video https://www.youtube.com/watch?v=ykfp1WvVqAY

- Rajadell, Manuel Snchez, Jos L. Lean manufacturing, la evidencia de una

necesidad. Ediciones Daz de Santos. Espaa. 201.



- Retour, Ccueil. Lean Manufacturing: Resea histrica, portal

webhttp://www.vision-lean.es/filosofia-lean-manufacturing/lean-manufacturing-

resena-historica/

- http://www.soyentrepreneur.com/25932-5-tips-para-ordenar-tu-escritorio.html

- http://www.muypymes.com/2010/12/16/organiza-tu-escritorio-con-el-metodo-

de-las-5s

- http://www.minem.gob.pe/minem/archivos/orden_y_limpieza.pdf

- http://redgrafica.com/Primer-paso-para-mejorar-en

- http://productivity-la.blogspot.com/2012/08/lo-que-muy-pocos-comprenden-de-

las-5s.html

- http://www.actiongroup.com.ar/las-5-%E2%80%9Cs%E2%80%9D-un-caso-de-

aplicacion-color-living/

- http://www.eumed.net/cursecon/libreria/2004/5s/5s.htm

- Rajadell, Manuel Snchez, Jos L. Lean manufacturing, la evidencia de una

necesidad. Ediciones Daz de Santos. Espaa. 2010

- Enriquez Caro, Ricardo. Lunes, 16 de enero de 2012, Administracin

moderna, portal web http://thesmadruga2.blogspot.com/2012/01/5-s.html

- http://www.gensolmex.com/gensol5s.html

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