48

VUmc vernieuwt de brandmeld- en ontruimingsvoorzieningen en de ICT-infrastructuur

Brandveiligheid in bedrijven en instellingen is een ‘hot issue’. Dramatische incidenten zoals de vuurwerkramp in Enschede en recent de brand van Chemie-Pack in Moerdijk, leiden steeds tot aanscherping en vernieuwing van de veilig-heidseisen. Opvallend is dat er voorheen vooral gekeken werd naar de technische installaties, maar dat inmiddels het beheer en onderhoud daarvan net zo belangrijk worden geacht.Natuurlijk spelen ook zorginstellingen steeds in op vernieuwde certificeringseisen. Er is een situa-tie ontstaan van continu meeveren. Installaties

Auteur: Lisette van Geldorp

Een nieuwe infrastructuur aanleggen voor ICT en brandmeld- en ontruimingsinstallaties in een 24/7-zorgomgeving waarbij ‘tijdens de verbouwing de winkel open blijft’, hoe pak je dat aan? En hoe garandeer je te allen tijde de patiëntveiligheid en beperk je tegelijkertijd de overlast en het productieverlies tot een minimum? We gingen te rade bij het programmateam BRAND_NEW dat momenteel voor VU medisch centrum (VUmc) ruim 230.000 m² bekabelt en daarmee het grootste bekabelingsproject in de zorg, van de Benelux uitvoert. Eén ding is duidelijk: de aanleg van ruim 1000 km (!) kabels in een ‘bewoonde’ patiëntgerelateerde organisatie vraagt om een vernieuwende aanpak.

worden uitgebreid, procedures geactualiseerd en capaciteiten verhoogd. De infrastructuur is in veel gebouwen een netwerk geworden van aan elkaar ‘geknoopte’ componenten. Door de doorlopende aanpassingen wordt het netwerk steeds kwets-baarder en het beheer complexer. Dat brengt on-nodig veel risico’s en kosten met zich mee. Een brand in een OK-complex was de aanleiding om nog eens goed te kijken naar de brandveilig-heid en de bijbehorende techniek en organisa-tie. Daarnaast verandert de zorg; vrijwel overal bevinden zich niet zelfredzame patiënten waar-door de methode van ontruiming verandert. Door de empirische opbouw van het VUmc-ge-bouw bestond de ICT-infrastructuur uit tech-nisch verschillende delen met beperkte continu-iteit, onvoldoende geschikt voor de toekomst en navenante beheerknelpunten.VUmc besloot de zaken daarom grondig aan te pakken: de gehele brandmeld- en ontruimings-installatie moest vervangen worden. Tegelijker-tijd was er behoefte aan een compleet nieuwe toekomstvaste ICT-infrastructuur. In 2010 startte de gelijktijdige uitvoering van beide projecten en daarmee werd de eerste efficiencyslag ge-maakt. Immers, de implementatie van beide in-stallaties is vrijwel identiek en afdelingen wor-den zomaar één keer geconfronteerd met de overlast. In vier jaar tijd moet het totale VUmc-

048-050_FMM218_ART08.indd 48 01-12-14 13:35

Facility Management Magazine | december 2014 || december 2014 | Facility Management Magazine 49

complex voldoen aan de nieuwste certificatie-ei-sen voor brandveiligheid én beschikken over een toekomstvaste spraak- en data-infrastruc-tuur. En dat alles terwijl de patiëntenzorg onver-minderd door moet gaan.In 2009 nam Floor van der Feltz van adviesbu-reau YOU WE I, Adviseurs en Ondernemers de uitdaging aan om dit omvangrijke programma te leiden. Bij VUmc moest niet alleen rekening ge-houden worden met de enorme schaal van de ‘operatie’, maar ook met de complexiteit van technieken, de dynamiek en diversiteit van de organisatie, diverse bestuurlijke afspraken en kwaliteitsnormen die gelden voor de gezond-heidszorg. Van der Feltz koos daarom voor een programma-aanpak in plaats van de populaire projectaanpak die minder vrijheid en flexibiliteit biedt. Als programmamanager versterkte hij het team met een projectmedewerkerster en twee er-varen externen: Herman Visser als projectleider Technische Uitvoering en Carola Smit als pro-jectleider Organisatie & Communicatie. Aan een nieuwe infrastructuur zelf heb je niet zoveel als de bestaande apparatuur niet is gemigreerd. Daarom is de migratie als een aparte activiteit georganiseerd. Zo ontstond het kernteam BRAND_NEW, dat ondersteund wordt door me-dewerkers uit de grote hoeveelheid disciplines binnen het ziekenhuis.Na een zorgvuldige selectie van de installateur via een EU-aanbesteding, startte BRAND_NEW in maart 2011 met de uitvoering. Inmiddels is het overgrote deel van het ziekenhuis herbekabeld en kan er een eerste balans worden opgemaakt. Die is even simpel als uniek: onder het wakend oog van Van der Feltz loopt het project tot nu toe volledig op schema én vrijwel binnen budget. Dit opvallende resultaat vraagt om een nadere beschouwing van de succesfactoren.

MasterplanAan de basis van het programma BRAND_NEW ligt een helder en uitgebreid masterplan dat door alle stakeholders is goedgekeurd. Het plan beschrijft de te behalen resultaten, de daarvoor uit te voeren werkzaamheden, de organisatie er-van en de verantwoordelijkheden van de betrok-kenen en houdt rekening met de dynamiek van het ziekenhuis en relevante projecten die in-vloed hebben op het programma. Bovendien wordt hierin het programma afgebakend, wat cruciaal is voor de beheersing, maar wat in de praktijk nogal eens vergeten wordt. Het is niet alleen belangrijk om inzichtelijk te maken wat je

toekomstvaste ict-infrastructuur

gaat doen, maar vooral ook wat je níet gaat doen. Van der Feltz: “Hiermee voorkom je dat vanuit de organisatie werkzaamheden of kosten op jouw bordje worden gelegd en dat is je eerste winst in budget en planning.”Aan de hand van het masterplan is een werkme-thode ontwikkeld. Die is steeds hetzelfde, maar de invulling ervan verschilt per afdeling. Dit geeft de teamleden de mogelijkheid om creatief om te gaan met alles wat ze tegenkomen.

OrganisatieAls eerste is voor de vernieuwing van de infra-structuur een relatief eenvoudig bouwdeel ge-kozen om de uitvoeringsmethode te toetsen. Zo-wel de planning als de methodiek bleken een succes. Oefening baart kunst en dus werd de methodiek verder verbeterd. Zo is gestaag toe-gewerkt naar afdelingen die moeilijker en kwetsbaarder zijn.

048-050_FMM218_ART08.indd 49 01-12-14 13:35

50

Iedere afdeling kent andere behoeften en ook ge-beurt er dagelijks wel iets onverwachts, zoals een ingelaste uitzending voor studenten op een OK waardoor de bekabeling moet worden uitge-steld. De slagvaardigheid die daarvoor nodig is, komt ook doordat de teamleden met elkaar in één ruimte binnen VUmc werken. Er vindt door-lopend overleg plaats waardoor er minder kans is op miscommunicatie en snel knopen worden doorgehakt. De technische ‘know how’ van Visser is natuurlijk essentieel bij het alsmaar bij-stellen van de uitvoering en ook blijkt hoe be-langrijk een goede aanbesteding is. Het snelle schakelen van het team is alleen succesvol om-dat de installateur even hard meewerkt. De mix van externe en interne medewerkers stelt het team in staat om net even verder te kij-ken en daar waar mogelijk verschillende disci-plines te combineren. Zo is Vastgoedbeheer bij-voorbeeld betrokken bij de werkzaamheden op de verpleegafdelingen; parallel daaraan konden zij de afdeling een likje verf geven. En in de po-likliniek is de planning van nieuwe plafonds naar voren getrokken; ze liggen al open, dus hoe moelijk is het dan?

CommunicatieIn dit project is communicatie expliciet be-noemd als aparte factor. Dat is extra belangrijk wanneer enige weerstand te verwachten valt. Medewerkers komen tenslotte niet handenwrij-vend in hun werkruimte terug met de gedachte: ‘ha fijn, we hebben nieuwe kabels’. Daarom be-

helst de communicatie bij deze bekabeling veel meer dan informeren alleen. Vooral afstemming tot in de kleinste details leidt tot de noodzakelij-ke samenwerking met alle afdelingen. Smit: “In een complexe zorgomgeving kom je niet even vertellen dat men een paar dagen niet in de ka-mers of de behandelruimtes kan. Dat vereist een strikte afstemming met de afdeling zelf. De afde-lingshoofden worden ten tijde van de bekabe-ling onderdeel van BRAND_NEW op hun afde-ling en tevens onze ‘ambassadeur’ om de collega’s te informeren en medewerking te krij-gen. Het bekabelen betekent onverminderd over-last maar samen met de afdelingen en de instal-lateur bekijken we hoe we dit tot een minimum kunnen beperken.”Vanzelfsprekend is er voor de bekabelde afdelin-gen sprake geweest van enige overlast maar die zijn dankzij de uiterst doortimmerde voorberei-ding op een aanvaardbaar niveau gebleven. Ook de niet verwachte overlast is minimaal te noe-men. Op de vraag of er wel eens iets helemaal misging, kijken de teamleden elkaar enige tijd vragend aan. “Laatst deed een printer het niet en soms wordt een telefoon niet goed aangeslo-ten, kleine dingen waar geen bloeit uitvloeit.” En daar blijft het eigenlijk bij.

Overdracht naar de staande (beheer)organisatie Na goedkeuring van het projectresultaat is de beheerorganisatie aan de beurt. Voor Brandmeldingen Ontruiming is dat erg com-plex. Certificatie betekent niet alleen dat de techniek in orde moet zijn maar ook de beheer-organisatie en de bijbehorende processen. Zo-iets speelt ook bij ICT. Herinrichting van de ser-viceorganisatie, het vernieuwen van de processen bij de helpdesk en het verbeteren van de informatievoorziening zijn werkzaam-heden die de staande organisatie voor haar re-kening moet nemen wil het projectresultaat op een beheerste wijze plaatsvinden. De herbekabeling bij VUmc laat zien dat zelfs grootschalige projecten binnen tijd en budget kunnen blijven. Daarbij vormen een strakke af-bakening van het programma, een methodische aanpak, kennis van de techniek en veel aan-dacht voor communicatie en organisatie de suc-cesfactoren. Maar ook bindende afspraken over nieuwe verzoeken, reële en uitvoerbare plannin-gen en sluitende en verankerde procedures om de overdracht naar de beheerorganisatie te be-vorderen zijn succesfactoren.

Nieuwe certificerings eisen brandveiligheidHet ministerie van VROM streeft naar meer uniformiteit in de regelge-ving. Voorheen bepaalden lokale overheden de brandveiligheidsei-sen waardoor ze per gemeente verschilden. Met het Gebruiksbesluit uit 2008 werden landelijke regels ingevoerd en kregen zorginstellin-gen zelf de verantwoordelijkheid om hieraan te voldoen. De rol van gemeenten werd beperkt tot controle. Voor bedrijven en instellingen is het zaak om bij nieuw- en verbouw te voldoen aan de dan geldende brandveiligheidseisen en deze volgens nieuwe eisen te beheren. Ook voor de bedrijfsvoering is dat geen over-bodige luxe: verouderde apparatuur leidt zó vaak tot een loos alarm, dat gemeenten zelfs overwegen daar sancties op te stellen.

Ga naar fmm.nl voor de uitgebreide caseMeer over de planning, begroting en (on)voorziene projecten leest u op fmm.nl/vumc. > www.fmm.nl

048-050_FMM218_ART08.indd 50 01-12-14 13:35