ATTIVITA’ CONGRESSUALE

Ogni anno milioni di persone si mettono in viaggio nel mondo per assistere ad un congresso o a una riunione (nazionale o internazionale).

LESSICO CONGRESSUALE

Assemblea (es.: soci di banca, ecc); Congresso (es. congresso politico, ecc.); Conferenza (es.: conferenza stampa,

ecc.); Simposio (es.: contenuti scientifici,

tematica specifica per esperti, medici, ecc.) Tavola rotonda (se internazionale, Open

Forum);

LESSICO CONGRESSUALE

Seminario(lezioni, corsi, ecc.) Work shop (es. approfondimento

tematiche, ecc.) Meeting (es. incontri aziendali, politici,

sportivi, ecc.) ; Convention (es.:riunione varie persone allo

scopo di vendere un prodotto, ecc) Incentive Tour (es. viaggio organizzato con

riunioni di lavoro, aggiornamento tecniche, coesione di gruppo, ecc.

NUOVE FIGURE PROFESSIONALI

Il mercato congressuale ha creato nuove figure professionali, posti di lavoro ed ha ampliato interessanti segmenti di mercato turistico, i cui primi beneficiari sono, subito dopo i vettori, gli albergatori.

SEDI CONGRESSUALI Nel contesto congressuale italiano, l’albergo è una componente essenziale dell’offerta e non soltanto una semplice alternativa alle “sedi” congressuali, palazzi dei congressi, centri congressuali, ecc.

L’OFFERTA DEI SERVIZILa struttura ricettiva, forse, si configuracome situazione ideale per il congressista.Per vocazione, l’albergo è la struttura piùadatta per una ottimale concentrazione dei servizi: può offrire tutti i servizi di ristorazione può ospitare i partecipanti della manifestazione dispone di audivisivi di base non ha problemi di sicurezza e di assicurazioni offre, per tradizione, una buona immagine

IL CONGRESSISTA

In albergo trova un luogo confortevole per il lavoro, congiunto alla comodità dello alloggio ad ai servizi di ristorazione e complementari, quali:fitness, relax, serate particolari, attività sportive, ecc. … …

OFFERTA CONGRESSUALE

Va da sé che l’imprenditore nonpuò “creare” un Centro Congressuale, magari“promuovendo ”un locale di ristorazione, o altro, in sale diriunione.

NULLA AL CASO ……

PRINCIPALI FATTORI DI SUCCESSO

la conoscenza degli aspetti distintivi della domanda (target)

la disponibilità degli specifici servizi richiesti dalla committenza

l’utilizzo di un’opportuna strategia di marketing, intesa anche come politica di qualità e prezzi

CONGRESSISTI E SPAZIE’ risaputo che i congressisti sono dei grandi “consumatori” di spazi.

CONGRESSISTI E SPAZIEssi necessitano di aere e spazi per:

il ricevimento/accoglienza delegati /congressisti le operazioni di iscrizione e distribuzione dei

documenti i servizi logistici (escursioni, programma

facoltativi, ecc) i lavori congressuali con sale/saloni per le riunioni

planarie le riunioni contemporanee delle commissioni e le

conferenze stampa (sale di dimensioni minori)

CONGRESSISTI E SPAZI i gruppi di lavoro (salette) il comitato organizzatore o il PCO, per il personale

di segreteria, i traduttori, per fax, PC, ecc. la riproduzione di documenti (fotocopiatrici,

fascicolatrici, ecc) cucine “satelliti” con relative attrezzature anche

per “piccole” attività di ristorazione il servizio di coffee break il servizio di guardaroba i fumatori Kinderheim

ZONE CIRCOLAZIONE

Va da sé chela disponibilità degli spazipredetti non deve precluderel’esistenza di ampie zone di circolazione, meglio seseparate dallealtre “normali” areeutilizzate dalla

clientelaindividuale.

PRINCIPALI ATTREZZATURE bacheche e tabelloni per l’affissione dei

programmi del giorno porta nomi da tavolo caselle individuali per i delegati sistemi di ricerca e appello persone mezzi di comunicazione (telefonia interna

ed esterna, fax, e-mail, internet, ecc.) segnaletica di direzione delle sale, uffici,

ecc.

PRINCIPALI ATTREZZATURE cabine fisse o mobili per la traduzione simultanea

multilingue (spesso si fa ricorso ad aziende esterne)

sistemi di amplificazione e diffusione del suono apparecchi audiovisivi (proiettori di immagini

fisse e mobili) TV circuito chiuso (visione ed interventi anche

dalle camere) attrezzature per la duplicazione dei “documenti”

Monitoraggio simultaneo di tutte le sale riunioni

Trasmissioni dei lavori congressuali nelle camere interessate

Mezzo: sistema TV circuito chiuso

CENTRO REGIA (tecnici)

ATTREZZATURE PER LO STUDIO NELLE CAMERE

o Monitor TVo Terminalio Ampie scrivanieo Lavagneo Telefono aggiuntivo sulla scrivaniao P.C. per intervenire via internet

Attrezzature di supporto per insegnanti e conferenzieri nelle aule riunioni e nelle sale ricreative proiettori per lucidi, diapositive e filmati sale di proiezione, schermi podio, leggio, pedane mobili controllo della proiezione e dell’audio, unità di dissolvenza,

programmatori automatici sistemi di illuminazioni regolabili

ATTREZZATURE DI SUPPORTO NELLE AULE, NELLE SALE RIUNIONI E NELLE SALETTE PER I GRUPPI DI LAVORO RISTRETTI lavagne scorrevoli con pennarelli a gesso

liquido supporti per mappe e grafici lavagne adesive, magnetiche o a puntine,

per fissare fogli e appunti pannelli, lavagne, cavalletti

ATTREZZATURE DI SUPPORTO PER INSEGNANTI, CONFERENZIERI E PARTECIPANTI NELL’AUDITORIUM

proiezione standard e con retro illuminazione schermi multi-immagine monitor TV installati nel soffitto audio programmabile amplificazione voce microfoni mobili registrazione/produzione cassette grandi schermi TV(anche angolari) sistemi traduzione multilingue cuffie e pannello di controllo per ciascuna poltrona palco, leggii, ecc

ATTREZZATURE SALE DA BALLO E SALE BANCHETTI

proiezione multimediale standard e con retro illuminazione

palcoscenico a componenti modulari (complesso musicale, ecc.)

reti di distruzione e diffusione audivisivimicrofoni, ecc.podii, leggii, ecc.

ATTREZZATURE ED OPTIONAL GENERICI PER L’APPRENDIMENTO E LE PRESENTAZIONI, SISTEMI DI COMUNICAZIONI, STRUTTURE PER IL

TEMPO LIBERO sistema video satellite per teleconferenze televisori portatili sistemi di simulazione video videocamere per ripresa e trasmissione in diretta teleconferenze sistema “Quotron” (titoli azionari e merci in tutto

il mondo 24/24 ore) stampa e riproduzioni, laboratori fotografici e

studi grafici interni

ATTREZZATURE ED OPTIONAL GENERICI … tecnici addetti alle apparecchiature e per le

riparazioni (a mano che non siano disponibili attrezzature sostitutive)

strutture e materiali specificatamente studiate per ottimizzare l’acustica

sistemi di illuminazione regolabile per agevolare la lettura, la scrittura e migliorare l’atmosfera generale

Posti a sedere confortevoli sale per coffee-break adiacenti alla sale riunioni health club per attività ricreative negli intervalli

Esempio: Grand Hotel Dino di Baveno 70 sale congressi

10 a 900 persone

Sala segreteria Sala stampa Area espositiva coperta: mq 2800Area espositiva scoperta: mq 6500 Sala maggiore: mq 1400 Altezza sala maggiore: cm 370Altezza porte: cm 320Larghezza porte: cm 400Portata pavimento: Kg/mq 1000

Attrezzature e servizi congressuali:

Telefono diretto* Fotocopiatrice* Amplificazione* Lavagna a fogli mobili Lavagna luminosa Proiezione dias* Proiezione film: mm 8-16-35* Freccia laser* Multivisore* TV a circuito chiuso* Proiezione su grande schermo* Audioregistrazione* Videoregistrazione* Televideoconferenza* Traduzione simultanea* Podio* Passerella per sfilate* Org. post-congressuale* Transfer dall'aeroporto*

* su richiesta

Tutti gli alberghi congressuali dispongono delle attrezzature precedentemente elencate ?

Impensabile …! Allora ….?? Supplire alle carenze di uffici …

Come?adibendo a tale scopo delle camere comunicanti utilizzare le stanze di un’ala dell’albergo (Arabi) noleggio degli strumenti mancanti attivare nuove linee telefoniche riservare linee telefoniche all’evento.

RICHIESTE SERVIZI IN CAMERE E’ risaputo che

durante un congresso aumentano le richieste dei servizi in camera: l’ 80% dei congressisti può ordinare la prima colazione alla stessa ora.

Altre richieste: aperitivoin camera , ecc.

RICHIESTE SERVIZI Il 90% dei delegati si siede

contemporaneamente al ristorante nello stesso momento (pianificare bene..…)

La maggioranza delle signore può desiderare il servizio parrucchiere nelle ore precedenti il grande evento (ricevimento, galà, ecc.)

QUALITA’ DEL SERVIZIO

CONGRESSUALE La qualità del servizio

riscontrabile in un albergo congressuale è riconducibile al livello della formazione e della motivazione di tutti gli addetti, dai quadri direttivi agli operatori telefonici, facchini, ecc.

L’ATTIVITA’ CONGRESSUALE Consente all’albergatore di

Acquisire nuovi segmenti di mercato

Incrementare il fatturato e quindi il guadagno

Aumentare il tasso di occupazione delle camere

Implementare la vendita dei servizi complementari,ad es. f&b, ecc.

Lavorare anche in bassa stagione

L’ATTIVITA’ CONGRESSUALEConsente, altresì, all’albergatore di:

Consolidare e rafforzare l’immagine aziendale

“trasformare “un congressista”in potenziale cliente INDIVIDUALE

GESTIRE BENE I RAPPORTI FRA PCO E

PERSONALE ALBERGHIERO Il responsabile del centro congressuale ha ilcompito di guidare l’evento congressuale dall’inizio alla fine e costituisce all’interno della struttura alberghiera

PCO MP.

il punto di riferimento fra

La figura del responsabile congressuale, negli alberghi in cui tale l’attività è marginale ,viene sostituita

dal direttorevendite

dal caporicevimento

Lo spazio congressuale in albergo

Pianificare gli spazi destinati ai congressisti

Profilo della clientela congressuale Motivo che attiva l’evento Numero delle persone che dovrà

essere contenuto nel volume spaziale delle singole aree.

LO SPAZIO CONGRESSUALE NELL’ALBERGO

Solo una corretta analisi della domanda (definizione economica, sociale e motivazionale del cliente congressista)

potrà orientare

Il programmatore verso le scelte ottimali

che risponderanno pienamente alle richieste

ANALISI FUNZIONALE DELLO SPAZIO

SI ESPRIME NELLE DEFINIZIONE DEI METRI QUADRATI CHE DEVONO ESSERE MESSI A DISPOSIZIONE DI CIASCUN CONGRESSISTA PER L’OTTIMALE SVOLGIMENTO DELLE DIVERSE ATTIVITA’ DEL CONVEGNO STESSO.

ANALISI FUNZIONALE DELLO SPAZIO PER PICCCOLI GRUPPILe sale per riunioni per un numero di circa 10/25 partecipanti per motivi di studio e/lavoro, ecc , talvolta possono essere utilizzate perricerche, “messa a punto finale” e proposte da presentare in seduta plenaria.

GLI SPAZI (esempio di m. 4,50 x 4,50)

Standard: 2 mq/postoPosti: 10Superficie:20 mq.

GLI SPAZI (esempio per 24/25 pax)

Se aumenta il numero dei partecipanti, circa25 persone,si può ricorrere ad una soluzionead “auletta”, predisponendo una postazioneORARTORI e delle singole posizioni diascolto utilizzando SEGGIOLE con piano mobile inseribile nel bracciolo delle stesse.

GLI SPAZI (esempio di 4,50 x 9,20)

Standard: 1,7mq/postoPosti: 24Superficie:41 mq.

GLI SPAZI PER CONFERENZA

Spazi così ampi devono essere previsti infase di progettazione della struttura alberghiera. 

Standard: 1,3mq/postoPosti: 60Superficie:78 mq.

Un esempio di spazi congressuali Salone multifunzionale - 600 metri quadrati Auditorium - 240 metri quadrati Segreteria auditorium - 15 metri quadrati Zona espositiva - 200 metri quadrati Sala Cotto - 42 metri quadrati Sala Azzurra - 57 metri quadrati Sala Picasso - 40 metri quadrati Sala Giardino - 80 metri quadrati Hall/grande soggiorno - 230 metri quadrati Saletta guardaroba - 30 metri quadrati Sala Trapezio - 200 metri quadrati (adibita a sala breakfast e

buffet) Ristorante La Rotonda - 180 metri quadrati Galleria espositiva - 60 metri quadrati Sala grande Club - 35 metri quadrati Tre salette Club - 45 metri quadrati Zona espositiva - 80 metri quadrati

Dimensioni Capienza

SALE MEETINGm x m h m2 Banchetti

Cocktails Conferenze

Sala Giotto13,4x1

14,40

147,4 130 200

200

120

50

Sala Michelangelo6,2x14,

54 89,9 80 150

100

70 40

Sala Dante 7x11 4 77 70 100 70 45 30

Sala Machiavelli / A

6x5,502,80

33 - - - - 12

Sala Machiavelli / B

7,10x43,80

24 - - - - 10

Sala Galileo 6,2x42,80

24,8 - - - - 10

Sala Leonardo 3x82,80

24 - - - - 10

Sala Lorenzo 8x8,64,80

69 40 70 50 36 22

Sala Raffaelllo 5,8x9 5 52 - - 30 24 18

Ristorante Brunelleschi

- - - 200 280 - - -

Terrazza - - - 250 350 - - -

Ristorante Melarancio

- - - 100 150 - - -

PARETI MOBILI

Le singole unità, planimetriche già definite, possono aggregarsi e disaggregarsi mediante l’ausilio di pareti mobili aventi caratteristiche “fonoisolanti”; questo va previsto per poter contemporaneamente utilizzare le unità in modo separato o, se la richiesta sarà tale, togliere la parete mobile e pianificare uno spazio complessivo.

Illuminotecnica applicata alle sale Soggiornare 6 o più ore di seguito all’interno di uno spazio scarsamente illuminato con luce artificiale o nel quale sia impedita la vista esterna, è risaputo che condiziona

negativamente la qualità del

soggiorno/lavoro congressuale.

Pertanto:parete aperta verso l’esterno, in modo che la sala disponga di illuminazione solare che di un’adeguata aerazione naturale. Non rispettare quanto sopra comporterebbe soluzionicongressuali di basso livello qualitativo

… che cess.. di sala…..

IlluminazioneNel caso di luce naturale deve essere integrata da quella artificiale, non escludendo sessioni di lavoro serali, notturne, ecc.

La zona palco oratori, nei momenti in cui non ci sono proiezioni di alcun tipo, deve essere ben illuminata.

Ciò per mettere in “risalto” visivo gli interventi e i relatori.

UNITA’ SEDIE Per una buona

predisposizione all’ascolto è

determinante la COMODITA’ della poltrona che “accoglie” il congressista per parecchie ore al giorno.

TECNOLOGIA

Gli eventi del giorno d'oggi, congressi o manifestazioni, dipendono sempre più in modo marcato dalla tecnologia. 

Aziende specializzateAziende specializzate offrono variegati servizi ed assistenza specializzate    sonorizzazioni illuminazioni scenografia service audio e luci per piccole e grandi sale. tecnica congressuale completa, proiezioni e

riprese video, traduzione simultanea per congressi, conferenze e lavori assembleari.

Organizzazione di eventi. Comunicazione visuale ( Lavagne, schermi, proiettori,... )

ASPETTO RISTORATIVO Come è noto, il pranzo in comune soddisfanon soltanto delle funzioni fisiologiche, maesso stesso è occasione di comunicazione di incontro e, in alcuni casi, di lavoro informale.

Durante una manifestazione congressuale, la pausa ristorativa deve rappresentare un piacevole diversivoalle attività e alle eventuali tensioni emerse nel corso di lavori.

PRINCIPALI PAUSE RISTORATIVE

Le pause ristorative che classicamente ricorrono durante un evento Congressuale sono:

Coffee break (mattino)□Tea break

(pomeriggio)□ Lunch (rapido e

leggero)

Dinner (pasto più consitente e servito senza fretta)

Il food & beverage Mgr, se presente nellaorganizzazione aziendale,contribuisce al successoristorativo.

ALTRE FORME RISTORATIVE GALA COCKTAILS (DI BENVENUTO) BANCHETTI A TEMA, ECC.

IL CIBO PUR RIVESTENDO UN RUOLO FONDAMENTALE, NON E’ IL SOLO

ELEMENTO CHE DETERMINA IL SUCCESSO DELL’EVENTO

RISTORATIVO

ALTRI FATTORI La decorazione della sala e dei tavoli La musica L’animazione della serata (spettacoli veri e

propri, artisti cabaret) Ecc.

COSA MANGIARE? Se il congresso si articola in più giornate e si svolge interamente in albergo, tra pause

caffé e rinfreschi i congressisti si ristorano 4 o 5 volte al giorno e quindi il livello

qualitativo, dietetico e nutrizionale dei pasti deve essere tale da non compromettere l’attività intellettiva e la soglia di attenzione

alle riunioni.

RICORDAPrima colazione: 25% delle calorie/giorno

1° coffee break: 10% “ “

Seconda 2^ colazione:25 “ “ 2° coffee break: 10% “ “

Pranzo: 10% “ “

MENU (formula equilibrata)

SCHEMA CONGRESSO

Serviziotransfer

Accoglienza congressisti in hotel

Seguire livecongressisti

PRIMA DELCONGRESSO

DOPO ILCONGRESSO

Eventuale saldoFattura globale

Esprimere Eventualeconsenso

1) SERVIZIO TRANSFER Trasferimento dei congressisti all’albergo.Nei giorni dell’arrivo, i congressisti vengono, generalmente, ricevuti all’aeroporto o alla stazione ferroviaria e trasferiti agli alberghi, a cura dell’organizzazione del congresso.Le operazioni di accoglienza sonoindubbiamente importanti: costituiscono, in un certo senso, il biglietto da visita dell’albergo e della sua efficienza organizzativa.

Attenzione al bagaglio

2) ACCOGLIENZA DEI CONGRESSISTI IN ALBERGO

Benvenuto da parte hostess, vetturiere, ecc

Fornire informazioni pertinenti la manifestazione

check in Vip, organizzatore/i accompagnato/i

in camera

3) SEGUIRE LIVE IN CONGRESSISTI

Regola d’oro:

Risolvere in tempi brevissimi o tempestivi problemi che Immancabilmente si possono verificare nel corso di un evento congressuale .

4) Il DOPO CONGRESSO

ATTIVARE LE OPERAZIONI DELLA PARTENZALa cerimonia di chiusura del congresso ha avuto termine e verso le ore 14 i congressisti lasciano l’albergo per tornare a casa.

Code alla cassa per pagare eventuali extra ........

5) SALDO FATTURA GLOBALE.L’ORGANIZZATORE RICEVE E VERIFICA LAFATTURA GLOBALE dell’albergo e procede al versamento conclusivo (salvo accordidiversi).

6) ESPRIMERE APPREZZAMENTO Il committente non ha nessun obbligo, come i singoli congressisti, a manifestare ed esprimere apprezzamento nei confronti del prodotto alberghiero/congressuale di cui hanno usufruito.

E’ auspiscabile il questionario per i congressisti ….

Ringraziamenti postumi … F. O, Ristorazione, ecc.

IL CONTRATTO ALBERGHIERO

E’ un contratto atipico mediante il qualel’hotel si impegna a offrire i servizi ricettivi, diristorazione e di tipo congressuale ai partecipantidell’evento, dietro corrispettivo di un pagamento in denaro.Il contratto viene concluso quando l’albergoriceve dal committente un documento concui dichiara di accettare la proposta dell’albergo.Questo ultimo invia, a sua volta, al committenteuna lettera di conferma di quanto concordato.

TRE FASI DELLA PRENOTAZIONE

1. L’albergatore propone prezzi e servizi2. L’albergatore riceve la richiesta dettagliata3. L’albergatore risponde positivamente o

negativamente.L’albergatore propone soluzione alternative.

Talvolta l’albergatore invia al committente un modulo da compilare, chiamato ordine di servizio. Firmandolo e restituendolo, rende esecutiva la prenotazione