AuraPortal GUIA VistaDePajaro

1|BPMS 2|Intranet 3|Document Management 4|Content Management 5|Online Commerce 6|Business Rules

www.auraportal.com | [email protected]

Documento descriptivo

Vista de Pjaro

El documento descriptivo Vista de Pjaro

ofrece al lector una visin amplia de la

composicin y caractersticas funcionales de

AuraPortal, as como de su enfoque y

orientacin en el mercado.

El aspecto diferenciador de AuraPortal, y

que se desarrolla en el documento, es la no

necesidad de programacin a la hora de

Modelizar y Ejecutar los procesos, y por tanto

AuraPortal se convierte en una solucin

BPM verdaderamente orientada a los

usuarios de negocio.

Es importante resear que AuraPortal no es

solo una solucin para la automatizacin de

los procesos de cualquier organizacin, sino

que aporta un gran valor aadido

completando el BPM con otros mdulos

tales como Intranet, Gestin Documental,

Gestin de Contenidos, Comercio Online y

las Reglas de Negocio.

Esta publicacin pertenece al Servicio de Documentacin de AuraPortal (SDAP) y todos los

derechos estn reservados. La reproduccin total o parcial de este documento, as como la

entrega a terceras partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas.

www.auraportal.com | [email protected] | Skype: AuraPortal | Tel: +34 962 954 497 |

Internacional: +18 572 390 070
http://www.auraportal.com/mailto:[email protected]:auraportal?call


rea de Publicacin

Documento Descriptivo: Vista de Pjaro www.auraportal.com Pgina 2 de 66

NDICE

1. INTRODUCCIN ................................................................................................................................................ 4

1.1. Qu es AuraPortal ..................................................................................................................... 6

1.2. La Opinin de los Expertos......................................................................................................... 8

1.3. La Opinin de los Clientes ........................................................................................................ 10

2. PRODUCTOS .................................................................................................................................................... 13

2.1. Procesos (BPM) ...................................................................................................................... 13

2.1.1. Modelizacin ................................................................................................................................................................................... 13

2.1.2. Simulacin ........................................................................................................................................................................................ 14

2.1.3. Ejecucin ........................................................................................................................................................................................... 16

2.1.4. Monitorizacin ................................................................................................................................................................................ 17

2.1.5. Optimizacin ..................................................................................................................................................................................... 18

2.1.6. Funciones y Roles en la Organizacin ...................................................................................................................................... 19

2.2. Intranet / Extranet .................................................................................................................. 21

2.3. Gestin Documental ................................................................................................................ 24

2.4. Reglas de Negocio .................................................................................................................. 27

2.5. Gestin de Contenidos ............................................................................................................. 29

2.6. Comercio Online ..................................................................................................................... 30

2.7. Multiidioma ............................................................................................................................ 31

2.8. Extensin de WIP.................................................................................................................... 32

2.9. Copia ntegra de Pruebas ........................................................................................................ 32

2.10. Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin) ................................................ 33

3. FUNCIONALIDADES ESENCIALES .................................................................................................................. 34

3.1. Editor de Formularios Dinmicos .............................................................................................. 34

3.2. Tareas de Sistema .................................................................................................................. 36

3.3. Integracin............................................................................................................................. 38

3.4. Estructura de Datos - MDM (Master Data Management) ............................................................. 40

3.5. Analtica ................................................................................................................................. 42

3.6. Dynamic Case Management ..................................................................................................... 45

3.7. Grupos de Campo y Tratamientos Distribuidos ........................................................................... 46

3.8. Movilidad ............................................................................................................................... 47


rea de Publicacin


3.9. Sobre AuraPortal Cloud............................................................................................................ 48

3.10. Colaboracin y Redes Sociales ................................................................................................ 50

4. CARACTERSTICAS DIFERENCIADORAS ....................................................................................................... 52

4.1. Orientado a los Usuarios de Negocio ......................................................................................... 52

4.2. Sin Programacin .................................................................................................................... 52

4.3. Tareas de Sistema .................................................................................................................. 52

4.4. Reglas de Negocio y Reglas de Proceso..................................................................................... 52

4.5. Editor de Formularios Dinmicos .............................................................................................. 53

4.6. Familias Propias (Fichas Personalizables) ................................................................................... 53

4.7. WIP (Integracin de Procesos en la Web Corporativa) ................................................................ 55

4.8. Gestin de Contenidos y Comercio Online ................................................................................. 55

4.9. 100% Tecnologa Web ............................................................................................................ 55

4.10. Dynamic Case Management ................................................................................................... 56

5. ARQUITECTURA TECNOLGICA .................................................................................................................... 57

5.1. Acceso a AuraPortal ................................................................................................................ 57

6. REAS DE APLICACIN .................................................................................................................................. 58

6.1. Sectores ................................................................................................................................. 58

6.2. reas de Negocio .................................................................................................................... 59

6.3. Aplicaciones Especficas ........................................................................................................... 59

7. BENEFICIOS ...................................................................................................................................................... 62

7.1. Beneficios .............................................................................................................................. 62

7.2. Estudio de Clientes .................................................................................................................. 63

7.3. Casos de xito ........................................................................................................................ 64


rea de Publicacin


1. INTRODUCCIN

AURA, con un capital social de $30 millones USD, fue creada en 2001 por el Dr. Juan Jos Trilles con un objetivo: desarrollar

una aplicacin de software empresarial 100% basada en Internet del tipo (*) Business Process Management (BPM) llamada

AuraPortal, con el mximo nivel tecnolgico y la inclusin de los ltimos estndares como la notacin BPMN.

Se aport un concepto radicalmente nuevo de gestin de procesos en el que el diseo y la programacin se fundiesen en

una nica etapa realizada por personal de negocio sin programacin. El resultado es una de las soluciones BPMS ms

potentes del mercado.

AURA es una entidad Presidida por D. Juan Jos Trilles y gestionada por un Comit CEO.

El Dr. Juan Jos Trilles es doctor en Ingeniera y mster en Business Administration. Tras fundar Dimoni Software en 1981,

que lleg a ser una compaa de software muy respetada, en 2001, despus de vender Dimoni, fund AURA actuando hoy

principalmente como mximo responsable del diseo de la aplicacin (Chief Software Architect). El Dr. Trilles ha publicado

diversos libros, ensayos y artculos relacionados con la gestin por procesos y ha sido invitado a pronunciar numerosas

conferencias sobre el uso de tecnologa empresarial innovadora, por ejemplo, Domain Cellular Accounting en el congreso

de Bielorrusia en 1998.

(*) Nota BPM (Business Process Management)

Los procesos son un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) con un determinado fin.

Es una realidad innegable que toda empresa u organizacin est gestionada internamente mediante procesos.

De hecho, la suma de todos los Procesos conformara la actividad total de la empresa. O dicho de otro modo, toda la actividad que

desarrolla cualquier empresa u organizacin es la suma de sus procesos. Algunos podrn ser sencillos y sin necesidad de ser definidos o

escritos, y otros complejos y muy estructurados.

Por otro lado uno de los objetivos de toda organizacin (empresas privadas, empresas pblicas, asociaciones, etc.) es mejorar y ser ms

eficiente en su gestin para lograr mejores resultados. Siguiendo el razonamiento anterior, si toda la actividad de una empresa es igual a la

suma de sus procesos, y una Gestin por Procesos (BPM) es capaz de controlarlos adecuadamente, inevitablemente una correcta

implantacin del BPMS mejorar TODA la organizacin, sacar a la luz los puntos dbiles y fortalecer las actividades ms importantes. De

hecho ser:

MS EFICIENTE

MS FLEXIBLE

MS COMPETITIVA

Es en este instante cuando la herramienta para la Gestin por Procesos o BPM (Business Process Management) cobra mayor relevancia ya

que es el software empresarial para disear y ejecutar la automatizacin de los procesos y en definitiva, ayudar a las organizaciones a lograr

mejores resultados.

AURA es uno de los fabricantes de software de Gestin por Procesos (BPM) ms importantes del mundo, que cuenta entre

sus Clientes con compaas como ENAP, GENERAL MOTORS, TOYOTA, YAMAHA, PEMEX, CARREFOUR, INDRA, FRITO

LAY y otros, adems de entidades gubernamentales. Tiene presencia en 40 pases, ms de 500 Consultores Certificados y

ms de 100 Partners, AURA ofrece cobertura internacional y un servicio impecable a sus Clientes, ya sea de forma directa o

indirecta.
http://es.wikipedia.org/wiki/Alternativahttp://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Simultaneidad&action=edit&redlink=1


rea de Publicacin


Las oficinas operativas de AURA estn ubicadas en:

SEDE PRINCIPAL EN ESPAA DELEGACIN EJECUTIVA EN EE.UU.

Contacto:

Oficinas ubicadas en Valencia.

[email protected]

Contacto:

Oficinas ubicadas en 1111 Brickell Ave, Suite 1100, 11th Floor,

Miami, FL 33131. [email protected]

TODAS LAS OFICINAS INTERNACIONALES
mailto:[email protected]:[email protected]


rea de Publicacin


1.1. Qu es AuraPortal

AuraPortal es una plataforma para disear y ejecutar, con gran facilidad y sin necesidad de aadir programacin, TODOS los

procesos -por muy complejos que sean- en empresas y organizaciones de cualquier tamao, desde corporaciones con

millones de procesos y/o millones de usuarios hasta pequeas empresas. Con AuraPortal se controla automticamente

cualquier organizacin de principio a fin si se desea, o bien partes de la misma.

El corazn de AuraPortal es un Core BPM, que contiene los mdulos residentes Procesos, Intranet/Extranet y Gestin

Documental. Adems se ofrecen cuatro Mdulos opcionales llamados 'Reglas de negocio', 'WIP (Wide Interaction

Platform)', 'Gestin de contenidos' y 'Comercio Online' que pueden adquirirse por separado para ampliar el alcance de la

aplicacin. La estructura de productos de AuraPortal queda representada en la siguiente imagen.

Estos mdulos, tanto los

residentes como los opcionales, interactan entre s de manera que la presencia de algunos es necesaria para que otros

puedan operar.

Adems del Core BPM y los Mdulos Opcionales, AuraPortal provee Complementos, tambin opcionales, orientados a

solucionar necesidades especficas relacionadas con los procesos.

El Core BPM ha de estar siempre presente. El mdulo de Reglas de Negocio es independiente y su presencia no es

necesaria para las operaciones con otros mdulos. Sin embargo, el mdulo WIP (Wide Interaction Platform) ha de estar

presente para poder utilizar el mdulo de Gestin de Contenidos y a su vez, ste es necesario para poder operar con el

mdulo de Comercio Online.

CORE BPM

El Core BPM, es el corazn de la empresa de AuraPortal. Contiene tres mdulos residentes:

El primero, llamado Procesos, controla el BPM (Business Process Management) o Gestin por Procesos.

El segundo, llamado Intranet/Extranet, gestiona las comunicaciones entre empleados y tambin con clientes,

proveedores y otros agentes externos mediante un sistema de workflow de gran potencia.

El tercero, llamado Gestin Documental, gestiona de manera integrada y global todos los documentos (textos,

imgenes, vdeos, etc.) de la organizacin. Este manejo documental puede ser llevado a cabo concurrentemente

mediante dos sistemas: el Microsoft SharePoint, incorporado de origen y el AuraPortal File System, de diseo


rea de Publicacin


propio, altamente recomendado en general pero sobre todo si se desea mayor rendimiento en grandes volmenes

(millones) de documentos.

MODULOS OPCIONALES

Los Mdulos Opcionales son muy potentes y su principal inters estriba en la sinergia que generan en conjuncin con los

procesos del Core BPM.

Esta sinergia es evidente con las Reglas de Negocio pero tambin es muy clara cuando los mdulos de Gestin de

Contenidos y de Comercio Online se aprovechan de la existencia de los procesos BPM ya que ello hace que se puedan

publicar newsletters, revistas y peridicos, as como construir pginas web de la organizacin con caractersticas de gran

importancia como por ejemplo la actualizacin automtica de las informaciones publicadas o la posibilidad de utilizar la

plataforma de la web para vender los productos y servicios de manera integrada con las bases de datos de la empresa sin

necesidad de programacin o control tcnico.

La necesidad de utilizar Internet para difundir imagen, informacin y ofertas con el alto dinamismo que proporcionan los

mdulos de Gestin de Contenidos y Comercio Online, se est convirtiendo en una evidencia para las empresas y

organizaciones con vocacin de xito.

COMPLEMENTOS

Multiidioma. Permite trabajar con diferentes idiomas de manera simultnea, dejando que cada usuario elija el

idioma con el que desea trabajar. El sistema presenta la aplicacin completa en todos los idiomas elegidos de

manera simultnea y concurrente.

Extensin de WIP. La Extensin de WIP ampla funcionalidad a la plataforma WIP que ofrece la posibilidad de que

personas externas a la organizacin puedan participar en los procesos de la misma cuando se requiera. Este

complemento permite, entre otros, workflow (flujo de trabajo) entre Usuarios Externos e Invitados, adems de

nuevos elementos de seguridad. Para adquirir este Complemento es necesaria la activacin del Mdulo WIP.

Copia ntegra para Pruebas. Mediante este complemento se pueden realizar pruebas en una instalacin gemela a

la original con la seguridad de no alterar los datos ni modificar la configuracin de la instalacin que hay en

produccin con los datos reales.

Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin). Este complemento permite a las

organizaciones crear nuevas clases de proceso y modificar las existentes en instalaciones independientes

fsicamente separadas. Es decir, que los cambios de diseo y pruebas de clases de proceso se realizan en

instalaciones distintas e independientes de la que tiene los datos reales y los cambios se exportan de forma

sincronizada al entorno de produccin.

AuraPortal incorpora los ms modernos estndares y la introduccin de novedades revolucionarias como la generacin

automtica de Motores de Proceso y Orquestacin directamente a partir del Modelo sin necesidad de ninguna

programacin.

Esto se traduce en una disminucin drstica de los tiempos y costes (hasta en un 70%) tanto en su implantacin como en

las modificaciones a lo largo de su vida til y un Retorno sobre la Inversin (ROI) de hasta el 400%.

Trabajar con AuraPortal resulta muy efectivo. Los usuarios se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable, racional

e intuitivo que puede ser utilizado sin aprendizaje y que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no

desearn trabajar de otra manera.


rea de Publicacin


Bsicamente, la forma de trabajar con AuraPortal en el da a da es la siguiente:

Una vez iniciado cada uno de los procesos de la entidad, el propio sistema va conduciendo las corrientes a las

personas que deben ejecutar las acciones, en funcin de los Diagramas de los Procesos.

Cada una de estas personas, al recibir la tarea en su pgina de entrada (workflow), realiza su trabajo siguiendo las

instrucciones de la tarea.

La propia tarea conduce y facilita el trabajo del ejecutor mediante Formularios Dinmicos, que contienen todos los

datos y documentos necesarios para que pueda realizar su trabajo sin salir de la tarea aunque stos estn en otras

aplicaciones de la entidad, ya que AuraPortal se integra con ellas. El ejecutor no tiene que buscar la informacin;

la informacin viene a l. Una vez realizado su trabajo, el usuario termina la tarea.

De esta manera, la adaptacin a la nueva forma de trabajar es inmediata y sin rechazo, y el cambio se realizar casi sin

darse cuenta.

Adems, como resultado de estos trabajos, el sistema registra las intervenciones de cada usuario, as como los datos y

documentos creados, modificados y eliminados, y actualiza de forma automtica las fichas de cada elementos de gestin

determinados por la empresa: empleados, clientes, proveedores, proyectos, departamentos, etc.

Trabajar con AuraPortal produce un empuje imparable que hace que los trabajos pendientes lleguen a su fin, controlando

que cada usuario realizar sus tareas. AuraPortal incorpora el Avisador, funcionalidad que hace que el usuario reciba un

aviso (visual y/o acstico) al recibir una nueva tarea, aunque se encuentre fuera de la aplicacin.

1.2. La Opinin de los Expertos

Las ms prestigiosas firmas de analistas de software de gestin empresarial y de las nuevas tecnologas han considerado a

AuraPortal desde su aparicin como una de las mejores Suites BPM del mercado, destacando siempre su carcter visionario

e innovador. A continuacin se muestran algunos ejemplos.

AuraPortal ha alcanzado una presencia ms que significativa entre las empresas con

ms de 5.000 empleados, algo que desde siempre ha sido el punto flaco de los grandes

proveedores. Para AuraPortal, este segmento representa el 30% de su actividad

empresarial, superando al resto de proveedores que figuran en este informe.

Esta orientacin justifica adems el enfoque de AuraPortal hacia el desarrollo de un

conjunto de herramientas tales como CRM, BPM, gestin documental, solucin de

portales externos, entre otras, que otorgan una mayor importancia al usuario de

negocio y reducen as la dependencia de TI.

En la categora calidad del producto, AuraPortal ha obtenido la mxima

puntuacin, situndose un punto por encima del segundo mejor proveedor en una

escala de 1 al 10.

(Decision Matrix on BPM Vendors 2011, OVUM - Datamonitor Group)


rea de Publicacin


AuraPortal consolida su posicin de liderazgo indiscutible en el Mercado global de

BPMS en la evaluacin realizada por TEC.

TEC (technology Evaluation Centers), una de las pocas compaas certificadoras

independientes en el mercado, califica como insuperable el software de Gestin por

Procesos (BPM) de AuraPortal.

(TEC Technology Evaluation Centers - 2011)


rea de Publicacin


AuraPortal es el ejemplo de la prxima generacin de BPMS".

(Gartner - Magic Quadrant Report 2007 and 2009)

AuraPortal es una de las ms completas y avanzadas soluciones BPMS del

mercado, respaldada por una empresa financieramente slida, con un amplio

nmero de Clientes satisfechos de todos los tamaos trabajando desde hace varios

aos.

(BPTrends - BPM Suites Report, 2010)

En cuanto a referencia de Clientes, AuraPortal tiene una fcil y slida

implementacin, y sencilla de usar (tanto para IT como para la gente de negocios).

Adems, tiene una gil integracin con SAP va Servicios Web y el portal de SAP.

(IDC - MarketScape: Business Process Platforms, 2011)

AuraPortal BPMS es una plataforma basada plenamente en Internet y consiste en

un conjunto de aplicaciones perfectamente integradas capaces de ajustarse a

cualquier tipo de organizacin. AuraPortal ofrece una excepcional relacin calidad

precio, con un porcentaje de mantenimiento muy bajo basado en el precio de las

licencias as como un razonable coste de las mismas.

(Bloor - 2011)

1.3. La Opinin de los Clientes

Pero la mayor garanta que puede ofrecer AuraPortal es el reconocimiento y la satisfaccin de sus ms de 300 Clientes. He

aqu algunas empresas representativas del mercado internacional.


rea de Publicacin


A continuacin se muestran algunos testimonios.

Con AuraPortal ejecutamos simultneamente miles de procedimientos, miles

de procesos y miles de documentos, todos integrados. Adems es un software

abierto para los cambios instantneos de los procedimientos, formatos, informes,

etc., independientemente del tipo de empresa.

Ing. Sergio Morales. Responsable del Diseo e Instalacin en la Divisin de

Exploracin y Produccin.

Las funcionalidades observadas han presentado ventajas en tiempo de

implementacin y en el de modificaciones de los procesos, lo cual ha permitido

demostrar la gran operativa de la solucin de AuraPortal.

Juan Pablo Medel Castillo. Vicepresidente de Ops&IT de RSA Chile.

Toda esta problemtica nos hizo plantearnos la compra de una solucin

tecnolgica que nos pudiera ayudar a gestionar estos procesos sin aumentar

nuestros recursos humanos actuales y que en un futuro pudiera utilizarse en la

gestin de otros procesos desarrollados en la empresa bajo una misma tecnologa,

como los relativos a calidad y control de reclamaciones que para nosotros tambin

son muy importantes.

Alfonso de Carlos Muoz. Gerente.

Seleccionamos el BPM AuraPortal porque siendo uno de los ms importantes

del mercado y que estn utilizando grandes multinacionales, fue el nico que

nos permita poner en marcha el proyecto en un corto espacio de tiempo.

Ingeniero Luis Javier Mosquera Quijano. Vicerrector Administrativo y Financiero

de la Escuela Colombiana de Ingeniera (2009).

La implantacin de una herramienta informtica como GEA-TOYOTA basada en

AuraPortal BPM ha permitido centralizar gran parte del trabajo y mantener los

mismos criterios entre los distintos concesionarios ubicados por toda la geografa

espaola.

Karl Van Dijck. Director Asuntos Corporativos Toyota Espaa.

"Desde nuestra implantacin de AuraPortal hemos visto una reduccin del 70%

en consumibles de oficina, y hemos sido capaces de retirar impresoras, as

como las lneas de fax que solan ser usadas para recibir partes de trabajo.

Ahora todo es entregado a travs de AuraPortal, que significa que recibimos la

documentacin correctamente y a su tiempo. Cualquier fallo en este punto podra

ser un grave problema cuando hay que pagar a 10.000 personas por semana".

Don Payne. Managing Director New Millennia


rea de Publicacin


"Nuestro objetivo ha sido en todo momento disponer en CAF Power & Automation

de un mtodo gil, autnomo y flexible (eficiente en definitiva) de definir,

implantar, ejecutar y optimizar procesos. Con AuraPortal, en este ao y medio

de implantacin, hemos estado tan solo dos personas diseando e implantando

procesos, compaginndolo con nuestras propias tareas del da a da.

David Puente Lpez, Responsable de Calidad en CAF Power & Automation.


rea de Publicacin


2. PRODUCTOS

Como se ha mencionado anteriormente, AuraPortal es un software empresarial constituido por su Core BPM, adems de

Mdulos Opcionales y Complementos. stos son:

CORE BPM

1. Procesos. Business Process Management (BPM) o Gestin por Procesos.

2. Intranet/Extranet.

3. Gestin Documental.

MDULOS OPCIONALES

4. Reglas de Negocio.

5. Gestin de Contenidos.

6. Comercio Online.

COMPLEMENTOS

7. Multiidioma

8. Extensin de WIP

9. Copia ntegra para Pruebas

10. Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin)

2.1. Procesos (BPM)

El BPM es el principal producto de AuraPortal. ste es un software de Gestin por Procesos o Business Process

Management, con el que se disea y ejecuta la automatizacin de los procesos, controlando y centralizando las actividades

de las personas, las reglas de negocio y polticas, las aplicaciones ya existentes (ERP, Produccin, etc.) y la informacin que se

va generando en la organizacin.

La Gestin por Procesos se divide en 5 etapas: MODELIZACIN, SIMULACIN, EJECUCIN, MONITORIZACIN y

OPTIMIZACIN.

Etapas de la Gestin por Procesos


rea de Publicacin


2.1.1. Modelizacin

La Modelizacin es la etapa donde se disean y construyen los procesos. El sistema de Modelizacin de AuraPortal

representa tres grandes ventajas:

A - Elimina las tradicionales dificultades de comunicacin entre el personal de negocio y el personal tcnico cuando

se disean y se modifican procesos.

B - Garantiza el correcto diseo y ejecucin de todos los procesos sin errores de programacin y por lo tanto se

ofrece operaciones y procesos robustos que encajan exactamente con los requerimientos de los ejecutivos de

negocio.

C - Se reduce dramticamente el tiempo (y coste) de desarrollo de procesos, con la capacidad de realizar cambios

en los modelos de los procesos de manera fcil, rpida y con efecto inmediato.

Diagrama del Proceso

El diagrama del flujo de cualquier proceso se realiza utilizando la herramienta de diagramacin de AuraPortal, que se ofrece

en dos versiones: una desarrollada sobre Java y otra desarrollada sobre MS Visio. Esta herramienta se denomina AuraPortal

Modeler.

En primer lugar el usuario crea el diagrama del proceso mediante el uso de 'objetos' (que identifican tareas, eventos,

compuertas de decisin, etc.), siguiendo la notacin 'Business Process Modeling Notation' (BPMN), aceptada

internacionalmente como el estndar de diagramacin.

AuraPortal Modeler, que controla e informa al usuario para prevenir posibles errores de sintaxis que se pudieran dar

durante la diagramacin del proceso, convierte automticamente los procesos diagramados, una vez se han indicado los

parmetros de configuracin, en procesos ejecutables sin necesidad de programacin. Se pueden disear procesos,

subprocesos y la reutilizacin de stos.

Con AuraPortal Modeler, se pueden disear diagramas de procesos sin necesidad de estar conectado en ese momento a

AuraPortal. Esto es una gran ventaja ya que aporta al usuario una gran libertad de accin para realizar los diseos cuando lo

desee.

AuraPortal Modeler se descarga gratuitamente desde www.auraportal.com.

AuraPortal Modeler. (Fase de Modelizacin)
http://intranet.auraportal.com/Pablo%20Trilles/New%20folder/V/www.auraportal.com


rea de Publicacin


Configuracin

Tras la diagramacin de los procesos, slo queda la configuracin de datos tales como: ejecutores, roles, formularios, multi-

calendarios con diferentes horarios de trabajo, tiempos, condiciones, etc.

Asignacin de atributos mediante el Editor de Formularios Dinmicos al crear una Clase de Proceso. (Fase de Modelizacin)

Modelo o Clase de Proceso

Tras la diagramacin y la configuracin se obtiene el 'Modelo del Proceso' o 'Clase de Proceso'. En estos momentos ya se

puede generar el Documento Descriptivo, que recoge en un documento el diagrama y la configuracin de la clase de

proceso.

AuraPortal permite crear 'Altas Similares' para facilitar la creacin de nuevas clases de proceso basadas en clases existentes.

Asimismo permite tambin 'Exportar/Importar' clases de procesos de una instalacin a otra, incluyendo una actualizacin

automtica de campos para que los procesos estn listos para su Ejecucin en la instalacin destino.


rea de Publicacin


2.1.2. Simulacin

Existen dos tipos de Simulacin: La Simulacin Estadstica y la Simulacin Real.

Simulacin Estadstica

La simulacin estadstica consiste en la asignacin de unos valores representativos de la carga de trabajo del proceso, para

luego ejecutar el proceso 'n' nmero de veces y obtener resultados estimativos previos a la puesta en produccin del

proceso.

Simulacin Estadstica con AuraPortal. (Fase de Simulacin)

Simulacin Real

Uno de los aspectos ms especiales de AuraPortal es que los diseadores de procesos, los directivos y los analistas de

negocio pueden realizar simulaciones de manera fcil y en entornos de trabajo real, donde algunos factores (como la

identidad de los ejecutores) se 'simulan' mientras otros factores siguen siendo los reales, proporcionando as una imagen

certera de lo que realmente ocurrir cuando el proceso se encuentre en Ejecucin.

Se pueden simular ilimitados escenarios 'what-if' pasando del modo 'simulacin' al modo Modelizacin tanto como se

desee. Esto ayuda a identificar errores de diseo con el fin de conseguir una verificacin completa y precisa de todo el

diseo del proceso, pudindose realizar en tan solo minutos o horas comparado con semanas y meses en otros sistemas de

Gestin por Procesos o BPM que requieren programacin.


rea de Publicacin


2.1.3. Ejecucin

La etapa de Ejecucin es la etapa donde se pone en marcha lo que se ha modelizado en fases anteriores. Es la fase de

Produccin. Los usuarios trabajan diariamente con los procesos.

Al igual que en la Modelizacin, los usuarios acceden al Portal de Colaboracin, Intranet, para en este caso iniciar procesos y

atender las tareas que llegan a su bandeja de entrada de tareas.

Plataforma Colaborativa y Formulario de Inicio de Proceso. (Fase de Ejecucin)

La bandeja de entrada de tareas permite al usuario manejar de forma sencilla y eficiente todas las tareas de proceso que

estn a su cargo. El sistema incorpora filtros de bsqueda avanzada tales como: Estado, Clase de Proceso, Referencia,

Cdigo, Nombre, Tema, Fechas y Tipo.

Bandeja de entrada de tareas. (Fase de Ejecucin)


rea de Publicacin


AuraPortal incorpora el Avisador, un sistema que avisa al usuario (Empleado, Externo e Invitado) de las tareas que tiene en

su bandeja de trabajo, aunque ste no haya iniciado sesin en AuraPortal.

Avisador de tareas

2.1.4. Monitorizacin

En la etapa de Monitorizacin se observan y controlan los resultados de la etapa de Ejecucin mediante herramientas de

anlisis. AuraPortal cubre los escenarios reales (tiempos, retrasos o progresos, desviaciones, costes) de todos los procesos

mientras se estn ejecutando.

Estadsticas de Ejecucin de Procesos y KPIs. (Fase de Monitorizacin)

Las actividades realizadas y registradas en AuraPortal en el da a da (procesos) van proporcionando datos en tiempo real

que son ledos por las potentes herramientas de Inteligencia de Negocio que aporta AuraPortal:

Cuadro de Mandos

BI (Business Intelligence)

BAM (Business Activity Monitoring)

KPIs (Key Performance Indicators)

Estas herramientas permiten observar, controlar y analizar lo que est ocurriendo en la entidad.


rea de Publicacin


Cuadro de Mandos. (Fase de Monitorizacin)

2.1.5. Optimizacin

La Optimizacin es la etapa donde se realizan cambios en los procesos una vez se han detectado los aspectos mejorables a

travs de la etapa de Monitorizacin.

Los cambios se realizan en el modelo del proceso (Modelizacin) de forma sencilla para luego verificar mediante la

simulacin y en tiempo real que el proceso funciona correctamente y en el menor tiempo posible. AuraPortal gestiona el

control de versionado de procesos, incluso cuando hay procesos en produccin y se quieren realizar cambios en el modelo

del proceso.


rea de Publicacin


AuraPortal es un orquestador de procesos que permite una mejora de la organizacin empresarial. Una organizacin que

no trabaja con AuraPortal tiende a una gestin ineficiente de su actividad dado que existe una multi-interaccin de todos

sus elementos (Empleados, Terceros, Datos y Sistemas) tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Elementos Interaccin Ineficiente

AuraPortal orquesta todos los elementos mediante procesos, permitiendo a la organizacin alcanzar elevadas cotas de

eficiencia.

2.1.6. Funciones y Roles en la Organizacin

AuraPortal es una solucin que involucra a la organizacin de forma lgica en base a las funciones y roles de la misma tal y

como se observa en la siguiente tabla.


rea de Publicacin


La primera fase requiere de una estructura tecnolgica que soportar la implantacin de AuraPortal. Normalmente esta

labor la ejerce el personal de IT o bien es subcontratado, como puede ser el caso de los servicios Cloud.

Una vez la instalacin de AuraPortal se ha llevado a cabo es hora de crear los procesos que automatizarn las actividades de

la empresa. En la segunda fase son los responsables de negocio los encargados de establecer las reglas, procesos,

documentos, etc. que compondrn la organizacin de la empresa. Si fuera necesario, el personal de IT puede ayudar en esta

labor, sobre todo en lo referido a integracin con aplicaciones externas. Tal y como se ha visto anteriormente, en esta fase se

modelan y simulan los procesos para su ejecucin.

En la tercera fase ya se puede trabajar con AuraPortal en produccin ejecutando los procesos y atendiendo sus tareas. Aqu

participan todos los empleados de la empresa que intervienen en el da a da de los procesos, adems de externos como

clientes, proveedores, asociados, etc. Gracias a la monitorizacin de los procesos, el sistema permite a los responsables de

negocio optimizar todos los procesos para que alcancen mayores cotas de eficiencia.

Los procesos que son ejecutados, monitorizados y luego optimizados en un ciclo constante generan datos estructurados que

son analizados y estudiados por los decisores en la cuarta fase. Gracias a la informacin generada en AuraPortal los

decisores pueden tomar decisiones ms acertadas y precisas orientadas a la mejora y aumento de la productividad.

Adems estos decisores tambin participan en los procesos orientando a los responsables de negocio en su labor de

optimizar los procesos de la empresa.

Un aspecto a destacar es el acceso de los usuarios a AuraPortal. Gracias a su tecnologa 100% Web los usuarios del sistema

acceden a travs de un navegador de Internet en cualquiera de las cuatro fases mencionadas y utilizando dispositivos de

ltima generacin como SmartPhones, Ultrabooks, Tablets, etc.

2.2. Intranet / Extranet

AuraPortal ofrece el entorno ptimo para que la informacin sea compartida y exista comunicacin y colaboracin entre el

personal de los distintos departamentos de la empresa, equipos de trabajo, delegaciones, etc. llegando incluso a los


rea de Publicacin


usuarios externos (agentes, clientes, proveedores, etc.). Por ello, esta 'Intranet' o 'Plataforma Colaborativa' es una red de

comunicacin tanto interna como externa, y adems es compatible con otras plataformas que ya se estuvieran utilizando en

la organizacin.

NOTA

- Informacin hace referencia a la trasmisin de conocimiento en un solo sentido.

- Comunicacin es a la trasmisin de conocimiento fluyendo en todos los sentidos.

- Colaboracin hace referencia a un entorno de trabajo comn.

Representacin grfica de la participacin de los tres tipos de usuarios en las diferentes etapas del proceso

Los empleados (denominados Usuarios Internos en AuraPortal) acceden al Portal de Empleados. Los clientes,

proveedores, agentes,... (denominados Usuarios Externos en AuraPortal) acceden a los Portales Externos. Y los visitantes

de la web corporativa de la organizacin o los colectivos o los ciudadanos de un ayuntamiento,... (denominados Usuarios

Invitados en AuraPortal) acceden a la Plataforma de Interaccin Web.

Tal y como se observa en la grfica, AuraPortal permite que Usuarios Internos, Usuarios Externos y Usuario Invitados

puedan coexistir conjuntamente de forma lgica y eficiente.


rea de Publicacin


Ejemplo grfico de colaboracin entre Empleados, Externos y Visitantes Web

Es importante resaltar que AuraPortal est disponible en varios idiomas: Espaol, Ingls, Portugus, Francs, Holands,

Italiano, rabe, Chino, Cataln y Euskera, por lo que es una solucin de aplicacin internacional si as se desea.

Portal de Empleados

El Portal de Empleados dispone de todos los canales de comunicacin que ofrecen las ltimas tecnologas:

publicacin en los tablones de anuncios de los distintos Portales, diversos tipos de encuestas, foros y debates online en

los que podrn participar todos los usuarios o grupos de usuarios, agendas compartidas, etc.

Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicacin y colaboracin es el del 'workflow' (flujo de trabajo) de las

tareas a las que cada empleado est asignado y que recibe su propia 'lista de tareas', potente e intuitiva mesa de

trabajo, que incorpora todos los elementos de gestin, organizacin y control de los trabajos que debe realizar:

Rangos, Prioridades, Vencimientos, Mltiples Bsquedas, Plannings, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc.

Portales Externos

Los Portales Externos son ilimitados y, gracias a una plataforma de generacin de portales externos (sin necesidad de

programacin), stos se crean de manera rpida y fcil, por lo que la puesta en marcha de distintos portales externos

particularizados, para distintos grupos de Usuarios Externos, es muy sencillo.

Estos portales estn concebidos para constituir un marco perfecto para la informacin, comunicacin y colaboracin,

de manera on-line, constante y controlada con los Usuarios Externos que mantienen una relacin regular con la

entidad: clientes, distribuidores, proveedores, asesores, colaboradores, subcontratistas, etc.

Por ejemplo, mediante un Portal Externo para clientes ('Portal de Clientes') se puede automatizar los procesos de la

empresa relacionados con Marketing y Ventas, por ejemplo: las fases de oferta - pedido - envo - factura - pago, los


rea de Publicacin


contratos de mantenimiento, el servicio postventa, etc. Todo el historial de servicios prestados quedara actualizado de

forma automtica tras su realizacin.

Integracin de Procesos en la Web Corporativa (WIP)

La Integracin de Procesos en la Web Corporativa o 'WIP', exclusiva de AuraPortal, alberga todo lo necesario para

que los Usuarios Invitados puedan realizar preguntas o notificaciones, consultas, ser ejecutores de tareas, etc. En el

punto 4.7 de este documento se expone una explicacin ms profunda de sus funcionalidades y sus ventajas.

Una caracterstica destacable de la Intranet de AuraPortal es su capacidad para adaptarse funcional y visualmente a las

necesidades de la empresa. AuraPortal maneja mecnicas propias para customizar la Intranet de forma sencilla y

sobretodo completa.

Aqu se muestran cuatro ejemplos de Intranets de AuraPortal con diferentes diseos visuales y funcionales.

2.3. Gestin Documental

De igual forma que ocurre en la realidad empresarial, el manejo de los documentos forma parte de la actividad cotidiana

y por tanto no puede estar desligado de ella. No se trata de que la Gestin Documental lleve un workflow. Es al contrario. La

Suite de Gestin por Procesos (BPM) debe incluir la total gestin de los documentos. La Gestin Documental es

compatible con el Gestor de Documentos que utilice la organizacin.


rea de Publicacin


NOTA

Cualquier soporte informativo se considera documentacin: cartas, normativas, facturas,

albaranes, formularios, tablas, hojas de clculo, listas, planos, dibujos, imgenes,

fotografas, animaciones, audio, video, direcciones URL o cualquier otra informacin como

pginas web o bases de datos.

AuraPortal permite gestionar con gran eficacia toda la documentacin corporativa por compleja que sta sea: Archivo,

Aprobaciones, Versionado, Firmas Digitales, Suscripciones para avisos de cambios, Bsquedas por contenido, Discusiones,

Vigilancia, Traza de Auditora, etc. La Bibliotecas pueden ser diseadas y configuradas (en estructura y comportamiento)

para que se adapten a los requerimientos para los que han sido creadas. Esta Configuracin es exhaustiva, lo que permite

una gran automatizacin de las acciones a realizar con los documentos, como se ver ms adelante al explicar cmo se

realiza el Ciclo de Vida de los Documentos.

Creacin de un Trmino (reutilizable) de tipo Biblioteca con Firma Digital y Huella Digital. (Fase de Modelizacin)

En el da a da, los procesos se encargan de controlar las actividades que se realizan en la entidad y, por tanto, son los

portadores naturales de la informacin necesaria para su ptima realizacin. As pues, al disear los procesos ya se habr

tenido en cuenta en qu momentos y por quin los documentos deben crearse, consultarse, etc.

De esta forma, se automatiza y optimiza todo el ciclo de vida de los documentos: Captura y Creacin, Almacenamiento,

Flujo, Acceso y Eliminacin.

Captura

Los documentos que provienen de Externos: Clientes, Proveedores, etc. que mantengan una relacin digital con la

entidad y por tanto entren en el flujo de los procesos, habrn sido introducidos por los Externos, desde un Mensaje

de Inicio o una Tarea, y quedarn integrados en el sistema. Los soportados en papel sern digitalizados e introducidos

tambin.

Creacin

La mayora de los documentos que se generan internamente en la entidad, al crearse en el contexto de una

determinada actividad (que, por tanto, estar incluida en un proceso), sern creados de forma automtica por el

propio sistema (mediante sofisticadas plantillas y los datos propios del proceso) con el enorme ahorro de

tiempos/costes que ello supone.


rea de Publicacin


No se trata solo de crear documentos simples tipo formulario, sino de cualquier tipo de documento, por complejo que

ste sea.

Creacin automtica de un documento desde un formulario de una tarea. (Fase de Ejecucin)

Almacenamiento

Los documentos, ya Capturados o Creados, quedarn ubicados de forma automtica (segn las Reglas estipuladas

para esa clase de proceso y documento) en los propios Procesos (expediente electrnico) y/o en las Bibliotecas que le

corresponden, que pueden ser personalizadas y que se estructuran mediante una anidacin a los niveles que se desee

mediante un rbol de Bibliotecas, contando adems con todo tipo de metadatos y bsquedas avanzadas, tanto para

los documentos electrnicos como para sus referencias de ubicacin fsica.

Biblioteca de Documentos


rea de Publicacin


Flujo, Acceso y Eliminacin

Al disearse las tareas de un proceso en el que se considere que algunos ejecutores podran estar interesados en

realizar alguna accin con documentos (consultas, modificaciones, aprobaciones, eliminacin, etc.) se habrn incluido

estos documentos, o bibliotecas enteras, en estas tareas. De esta forma, la mayora de los documentos no debern ser

buscados, sino que estarn a disposicin del ejecutor de la tarea para su consulta, modificacin, aprobacin o

eliminacin.

El sistema de Archivo Virtual de AuraPortal es altamente eficaz ya que genera, mediante etiquetas, un sistema de

matriz multidimensional indexada por todos los criterios por los que se desee controlar, buscar o gestionar cada

documento.

Adems AuraPortal permite la creacin de Documentos Base. Son plantillas que sern automticamente cumplimentadas

por los datos del formulario de las tareas. El sistema permite configurar el formato (Word, PDF, etc.), el destino de

almacenamiento, si incorpora firma digital, etc.

Gestor de Documentos Base. (Fase de Modelizacin)

La generacin del documento final puede realizarse de forma automtica sin intervencin del usuario mediante una Tarea de

Sistema (ver punto 3.2 de este documento) o bien a voluntad del usuario simplemente pulsando un botn en el mismo

formulario.

Editor de Word para crear plantilla de Documentos Base. (Fase de Modelizacin)

2.4. Reglas de Negocio

En AuraPortal, las Reglas de Negocio se utilizan, no solamente como un dispositivo complementario de los Procesos sino

tambin como repositorio general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas de funcionamiento y

procedimientos operativos, manuales de uso, etc. que ataen al funcionamiento general de la entidad.


rea de Publicacin


Esta es una contribucin significativa e innovadora de AuraPortal al moderno mundo de reglas de negocio en BPM.

La familia de Reglas goza de un tratamiento estructurado en Clases y Ramas de rbol que la dota de una potente mecnica

de Creacin, Edicin, Clasificacin, Bsqueda filtrada, Recuperacin, Modificacin, Exhibicin, Difusin, Impresin, etc. de sus

elementos.

En el sistema AuraPortal las Reglas de Negocio se dividen en dos grupos atendiendo a su comportamiento:

Textual (Interpretable)

Contienen texto explicativo con aclaraciones o instrucciones a seguir. Cuando se utilizan en los Procesos, las Reglas

Textuales aparecen como Instrucciones en la ventana (pantalla) de ejecucin de las Tareas Personales (las que

realizan las personas).

Mecnica (Automtica)

Estas Reglas son aplicables sin intervencin humana y por tanto su aplicacin se realiza en los Procesos a travs de

Tareas de Sistema (las que realiza el sistema de forma automtica sin intervencin de las personas) o para la toma

automtica de decisiones en las Compuertas Divergentes de los procesos.

A la hora de ejecutar un Proceso, el propio Motor del Proceso ejecutar el mismo siguiendo los flujos prescritos en el

Diagrama, e ir a consultar las Reglas de Negocio que estn relacionadas con dichos flujos. De este modo los procesos

pueden mantenerse prcticamente sin cambios (excepto los derivados de las mejoras introducidas en su diseo) ya que la

mayor parte de los cambios se derivan de las variaciones del entorno empresarial (mercado, polticas, estrategia, etc.), y esto

queda definido en las Reglas de Negocio.

Reglas de Negocio y Reglas de Proceso

Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPM incorporan un Motor de Reglas de

Negocio independiente a los procesos.

Por ello se debe diferenciar entre Reglas de Negocio y Reglas de Proceso.

Las Reglas de Proceso

Como su nombre indica, son aquellas que su alta, configuracin y gestin se

realizan desde el Modelo del proceso y su mbito de actuacin y

responsabilidad se limita al proceso configurado en la Modelizacin.

Por tanto dependen del proceso en el que se han definido y por consiguiente

no son son aplicables a otros procesos ni se pueden utilizar como repositorio

general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas y

procedimientos de aplicacin general, como es el caso de las Reglas de Negocio.

Como puede observarse en la imagen, al no ser independientes del proceso, no

se pueden aplicar a varios procesos como es el caso de las Reglas de Negocio, ni

ofrecen sus ventajas de automatizacin ni proporcionan la coherencia,

uniformidad y control de stas.

Configuracin de las Reglas en las Compuertas del Modelo del proceso


rea de Publicacin


Las Reglas de Negocio

Como su nombre indica, ataen al Negocio en general y por tanto son independientes a los procesos.

Las Compuertas del proceso consultan las Reglas de Negocio (Regla de Inferencia y de Clculo), que son independientes al proceso

Como puede observarse, cada Regla, al ser expresada en un repositorio general, puede ser aplicada a cuantos objetos

del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando coherencia, uniformidad y control.

Adems, bajo el punto de vista prctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantacin y,

sobre todo, en los cambios del da a da, ya que al cambiar la Regla se aplicar de forma inmediata a todos los objetos

a los que afecte de todos los procesos de la entidad.

2.5. Gestin de Contenidos

AuraPortal ofrece el primer software BPM con un sistema de Gestin de Contenidos perfectamente integrado para que

cualquier empresa pueda crear su informacin digital a la medida y sin tener que contratar un especialista.

AuraPortal permite la automatizacin de Procesos de elaboracin y revisin de contenidos digitales, publicacin

automtica en portales corporativos y, en general, la optimizacin del uso del conocimiento corporativo, proporcionando

una completa Gestin de Contenidos digitales para la publicacin de Comunicados, Noticias, Artculos, Documentos, Vdeos

y cualquier tipo de contenido digital en la Web pblica de la empresa, en la Intranet Corporativa y en los Portales

Externos.

El sistema optimiza todas las etapas del ciclo de vida de los contenidos: Creacin y/o Captura, Almacenamiento, Seguridad,

Flujo, Acceso, Publicacin, Control de las Versiones, Recuperacin, Distribucin, Conservacin, Caducidad y Destruccin de

los contenidos. Y todo ello sin necesidad de programacin.

Pero adems, y sobre todo, estas acciones no se tratarn de forma independiente, sino que se realizarn en el contexto

del resto de la actividad cotidiana de la entidad. Esto supone, por ejemplo, que las consultas, compras, reclamos,

solicitudes de todo tipo, etc. que se generen a travs de la Web pblica pondrn en marcha automtica e inmediatamente

sus Procesos de resolucin, asegurndose la optimizacin de la gestin.


rea de Publicacin


Esquema Grfico de funcionamiento de la Gestin de Contenidos

2.6. Comercio Online

AuraPortal ha desarrollado el primer software BPM con un sistema perfectamente integrado de Comercio Electrnico,

permitiendo a las empresas ofrecer por Internet sus productos a sus Clientes mediante una pgina Web diseada fcilmente,

y que incluye: Gestin de Contenidos, Carrito de Compra y Pasarela de Pago.

Con AuraPortal cada empresa podr crear, a su medida, su propia Plataforma de Comercio Electrnico sin la necesidad de

programacin alguna. Los empleados pueden desarrollar un sistema totalmente personalizado de una forma fcil y rpida

relacionando sus ventas por Internet con sus Procesos Comerciales y con toda la actividad transaccional monitorizada por

las herramientas de inteligencia de negocio del BPM.

AuraPortal ha tenido en cuenta la integracin con los motores de bsqueda (p.e. Google), y ha incluido un sistema de

creacin automtica del Mapa del Sitio, que indexa todos los productos en venta en los ndices internos de estos sistemas de

bsqueda para su rpida localizacin por los internautas.


rea de Publicacin


La integracin total de las funcionalidades propias del Comercio Electrnico con los Procesos Comerciales y de la Cadena

de Suministro supone un extraordinario avance, ya que permite una automatizacin sin precedentes de las operaciones

de ventas. No se trata de que las acciones de eCommerce realizadas proporcionen datos a una base de datos, sino que se

convierten en informacin fluyendo en los procesos.

Esquema Grfico de funcionamiento del Comercio Online

Adems, el hecho de que el entorno del comercio electrnico pueda manejarse completamente por empleados sin ningn

recurso tcnico es tambin altamente beneficioso, ya que permite a las empresas una gran dosis de agilidad y flexibilidad

reduciendo significativamente su 'time to market".

2.7. Multiidioma

AuraPortal incorpora un servicio Multiidioma que permite que cada usuario (ya sea empleado o externo) trabaje con su

propio idioma de manera concurrente con los dems. Existen muchos idiomas ya incorporados pero adems se permite la

confeccin de nomenclaturas al gusto de cada usuario. Adems del idioma, el aspecto de las ventanas de trabajo puede

personalizarse tambin y adaptarlas segn los requisitos de la empresa.

En las Fichas de cada usuario, ya sea Interno (empleados) o Externo (clientes, proveedores, subcontratados, etc.) se indicar

el idioma, dialecto, jerga o argot en que se expresa y, de esta forma, cada usuario podr ver todas las opciones de AuraPortal

en su propio idioma, incluidos los campos y textos personalizados en los formularios dinmicos.

La configuracin del Multiidioma de los campos de los formularios se puede realizar a dos niveles: En primer lugar, al

crearlos en el Diccionario General de Trminos de AuraPortal es posible definir Multiidioma para todos los Trminos que se

vayan a utilizar pero, posteriormente, se puede cambiar el idioma de cada trmino al disear los formularios especficos


rea de Publicacin


de las tareas, fichas, etc. Esta funcionalidad permite adaptar los trminos a cada situacin e incluso ajustarlos teniendo en

cuenta la distinta ocupacin del texto en los distintos idiomas en los que habr de verse el formulario.

2.8. Extensin de WIP

Existen dos niveles de WIP: El nivel Bsico (WIP) y el nivel Extendido (WIP+). ste ltimo es la suma del nivel bsico y una

extensin que se adquiere aparte.

La introduccin de la Extensin de WIP aade funcionalidades muy interesantes que permiten la utilizacin de Usuarios

Invitados para ciertas intervenciones en los procesos que antes no disfrutaban. Como por ejemplo:

Workflow entre Usuarios Externos e Invitados.

Con el complemento Extensin de la WIP se habilitan las siguientes funcionalidades orientadas a permitir el workflow

entre Usuarios Externos e Invitados:

Seleccin de Roles.

Envo de Tareas entre los Usuarios Invitados y Externos.

Uso de campos Relacin desde formularios de Usuarios Invitados.

Uso de campos Prefijo desde formularios de Usuarios Invitados.

Proteccin avanzada al acceso de Usuarios Invitados.

2.9. Copia ntegra de Pruebas

Mediante el complemento "Copia ntegra para Pruebas" se mantiene una instalacin gemela a la original en donde poder

hacer todo tipo de pruebas antes de realizarlas en la instalacin con los datos reales.

Con este complemento se dispone de una instalacin idntica a la original que contiene los mismos datos reales en donde

trabajan diariamente todos los usuarios de la organizacin, pero donde se pueden hacer todo tipo de pruebas y

modificaciones antes de realizarlas definitivamente en la instalacin original.

De esta manera se asegura la integridad y funcionamiento de todo el sistema antes de efectuar operaciones como

actualizaciones de Windows, Hotifx, ServicePack, nuevas versiones, etc.

El complemento "Copia ntegra para Pruebas" es compatible con el complemento "Tres Entornos

Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin)", ya que ste est orientado a realizar cambios de diseo y pruebas de

clases de proceso en instalaciones distintas e independientes de la que tiene los datos reales y los cambios se exportan de


rea de Publicacin


forma sincronizada al entorno de Produccin, mientras que el complemento "Copia ntegra para Pruebas" est enfocado a

actualizaciones del sistema y plataforma.

2.10. Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin)

Mediante el complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin)" se puede mantener

totalmente aislado e independiente el escenario de Produccin, donde los usuarios trabajan diariamente en los procesos

BPM con datos reales de la organizacin, de los escenarios donde se realizan nuevos desarrollos y pruebas. Una vez

desarrollados y probados, los cambios se exportan de forma sincronizada al entorno de Produccin. De esta manera se

garantiza el funcionamiento de todos los procesos.

El complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin)" permite mantener independientes tres

escenarios, el de Desarrollo, el de Pruebas y el de Produccin.

1. Desarrollo. Entorno orientado exclusivamente al desarrollo y diseo de nuevas clases de proceso. Al estar ubicado

en instalaciones independientes de las de Produccin, se garantiza su independencia hasta que sean comprobados

en el Entorno de Pruebas antes de sincronizarlos con el de Produccin.

2. Pruebas. Entorno donde se comprueban y certifican los nuevos desarrollos antes de pasarlos al Entorno de

Produccin.

3. Produccin. Es en En este entorno es donde los usuarios trabajan diariamente en los procesos BPM introduciendo

y consultando los datos reales de la organizacin.

Sin la activacin de este nuevo complemento en AuraPortal igualmente pueden haber Clases de Procesos en Produccin y al

mismo tiempo realizar nuevos desarrollos y pruebas sin que estos se vean afectados, ya que AuraPortal incorpora la

funcionalidad del versionado de procesos en la misma instalacin.

Sin embargo, con el nuevo complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin)", se da un

paso ms en el control y la seguridad ya que permite que los tres Entornos estn fsicamente separados en tres escenarios

independientes, es decir, que los cambios de diseo y pruebas de clases de proceso se realicen en instalaciones distintas e

independientes de la que tiene los datos reales y luego se sincronizan con el Entorno de Produccin.


rea de Publicacin


3. FUNCIONALIDADES ESENCIALES

Es imperativo resaltar funcionalidades del BPM que son consideradas esenciales para la ptima gestin de los procesos.

3.1. Editor de Formularios Dinmicos

El Editor de los Formularios Dinmicos, tal y como su nombre indica, se encarga de disear el formulario que acompaar a

la tarea, plasmando la lgica de manejo del usuario que lo recibe. Es uno de los elementos principales en la configuracin de

Tareas Personales.

El Editor de AuraPortal incorpora la Tecnologa DAD (Dynamically Activated Divisions), tecnologa de ltima generacin

desarrollada por AuraPortal, que permite crear Formularios Dinmicos para optimizar los trabajos de las Tareas de los

Procesos y todo tipo de Consultas.

Los Formularios Dinmicos pueden contener miles de campos, Documentos, Botones de accin, Instrucciones, etc. aunque,

en funcin de diversas circunstancias, el ejecutor de la tarea deba ver o actuar solo sobre unos pocos. A medida que el

ejecutor va realizando la tarea, el sistema hace aparecer de forma automtica en el formulario los elementos que vaya

necesitando, e incluso Divisiones enteras, en funcin de las acciones que vaya realizando, de las decisiones que vaya

tomando o de los automatismos que se hayan determinado en la modelizacin.

De esta forma se consigue sin programacin generar tareas tan complejas como las que muestran las imgenes, en las que

controles automticos guan al ejecutor ayudndole a hacer bien su trabajo, por complejo que ste sea.

Algunos elementos que podemos encontrar en el Editor de Formularios Dinmicos son los siguientes.

Tecnologa DAD y Paginacin

Divisiones Condicionales

Campos Generales:

Texto una Lnea, Multilnea, Rico,

Nmero Entero, Decimal, Fecha, Fecha

y Hora, Si/No, Seleccin Simple,

Mltiple, Familia, Documento,

Adaptador, Diccionario, Anexo, Firma

Digital, Planning, etc.

Campos Prefijo/Sufijo y Grupos de

Campos

Campos Calculados

Campos Condicionales

Firma Digital Editor de Formularios Dinmicos de AuraPortal. (Fase de Modelizacin)

Pginas Condicionales segn:

o Campos


rea de Publicacin


o Reglas de Negocio

o Valores Calculados

Botones de Accin

Botones de Hipervnculo

Botones de Script

Histricos e Instrucciones en Tareas

Prefiltros de bsqueda configurables

Otros

Formulario de una Tarea Personal. (Fase de Ejecucin)

Formulario con Divisiones que se disparan en funcin de la lgica de la Tarea. (Fase de Ejecucin)

El Editor de Formularios de AuraPortal incluye mecnicas que permiten un diseo vanguardista de los formularios a gusto

100% del cliente. Algunos ejemplos son los siguientes.


rea de Publicacin


3.2. Tareas de Sistema

Las actividades en los procesos se gestionan mediante tareas. AuraPortal dispone de dos tipos de tareas, Tareas Personales

y Tareas de Sistema. Las Tareas Personales son las ejecutadas por personas, quienes recibirn un formulario (ver ejemplo en

el punto 3.1 Editor de Formularios Dinmicos) dentro de la tarea. Las Tareas de Sistema son las ejecutadas por el Motor de

Procesos (sin intervencin humana) de AuraPortal, proporcionando un elevado grado de automatismo en los procesos.

Existen actualmente 8 tipos de Tareas de Sistema que se muestran en la siguiente tabla.

TIPOS FUNCIONES

1. INGRESADOR

Nombre Tarea

INGRESADORTS.2

Ingresa en Panel Informacin o Valor Calculado

Ingresa en Bibliotecas de SharePoint Documentos de Panel

Ingresa en Anexos de SharePoint Documentos de Panel

Imprime Documentos de Panel

Ingresa Documentos desde Biblioteca

Ingresa Fechas Planning

Crea Documentos Automticos

Actualiza Sufijos y Pies de Grupo de Campos

Actualiza Temas

Conversiones de Grupos de Campos

Agrega lneas en Grupo de Campos

2. NOTIFICADOR

Nombre Tarea

NOTIFICADORTS.14

Notifica a Usuarios Empleados

Notifica a Usuarios Externos

Notifica a Usuarios Invitados

Notifica por Email

Notifica por SMS

Confirma Email

Comprueba Login


rea de Publicacin


3. TRASPASADOR

Nombre Tarea

TRASPASADORTS.18

Traspasa entre Contenedores de Grupos de Campos

Traspasa entre Bibliotecas de Diccionario

4. EJECUTOR

Nombre Tarea

EJECUTORTS.22

Ejecuta un Script (Procedimiento Almacenado SQL)

5. INVOCADOR

Nombre Tarea

INVOCADORTS.26

Invoca un Servicio Web Externo

6. DESVIADOR

Nombre Tarea

DESVIADORTS.41

Desva la corriente a un Evento de otro proceso inicindolo o

haciendo que contine

7. CREADOR

Nombre Tarea

CREADORTS.41

Crea Cuenta y Rol Personal

8. LIMPIADOR

Elimina datos y documentos de los procesos y fichas

Tareas de Sistema de AuraPortal

Estas Tareas de Sistema permiten gestionar y automatizar procesos extremadamente complejos de forma automtica.

Permiten agilizar tremendamente los procesos, reduciendo drsticamente el tiempo de ejecucin.

Configuracin de una Tarea de Sistema. (Fase de Modelizacin)


rea de Publicacin


3.3. Integracin

AuraPortal incluye diversas herramientas para que sea fcil la integracin con aplicaciones externas (ERPs, CRMs,

Produccin, BI, etc.) tambin sin programacin. Y para aquellos casos que se requiera o prefiera utilizar una programacin

especfica, AuraPortal tambin incluye mecanismos para integrarla con los Procesos BPM. Concretamente a travs de las

Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado).

A continuacin se muestra un esquema con las herramientas disponibles en AuraPortal para la integracin con aplicaciones

externas, seguido de una breve descripcin de cada una:

herramientas y medios de integracin

De forma breve se mencionan algunas de las herramientas incluidas en AuraPortal para integracin con aplicaciones

externas:

Importacin de Datos. AuraPortal incluye varias herramientas para importar datos de aplicaciones externas a travs

de conexin ODBC y OLDB. Estas importaciones pueden ser puntuales o peridicas, manuales o automticas.

Servicios Web. AuraPortal es 100% SOA (Service Oriented Architecture), y todos los datos pueden ser obtenidos y/o

transmitidos desde y hacia aplicaciones externas a travs de Servicios Web. Esto es muy importante porque permite la

integracin con cualquier aplicacin moderna con el estndar "de facto" de hoy en da, los Servicios Web.

En relacin con los Servicios Web, en AuraPortal cabe destacar los siguientes aspectos:

Servicios Web de sistema. Incluidos con la instalacin de AuraPortal, proporcionan acceso a todos los

datos, tanto para obtener como para insertar o modificar.


rea de Publicacin


Servicios Web personalizados. Cuando se desea iniciar Procesos BPM o introducir informacin en

Procesos ya existentes, a travs de Servicios Web, estos se pueden crear automticamente sin necesidad

de programacin. Basta con indicar dos valores y pulsar un botn.

Tarea de Sistema INVOCADOR (Invoca Servicios Web Externos). Tarea de Sistema diseada para que

desde los Procesos BPM se puedan invocar Servicios Web de aplicaciones externas para obtener o

transmitir datos.

Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado). Esta Tarea de Sistema

permite la ejecucin automtica de Scripts y cdigo de Programacin de cualquier naturaleza a travs del

funcionamiento de los Procesos BPM.

Adapters Server. Herramienta incluida en AuraPortal que permite consultar y/o modificar datos alojados en Bases de

Datos externas (ERP, CRM, etc.) desde los Procesos de AuraPortal, tanto para ser visibles por los usuarios desde

formularios, o bien interactuar automticamente para la toma de decisiones de Compuertas, ejecucin de Reglas de

Negocio, clculos, etc.

Su configuracin es muy sencilla, guiada con asistentes automticos, y permiten la integracin con cualquier base de

datos aunque no disponga de Servicios Web u otros mtodos de conexin estndares. Adapter Server hace de

intermediario, se conecta a la base de datos externa a travs de ODBC y con AuraPortal a travs de Servicios Web.

Esquema de funcionamiento de Adapter Server


rea de Publicacin


Formularios Externos. El diseo de los formularios de Tareas Personales (las que reciben y gestionan los usuarios),

permite la integracin de formularios externos realizados con otras herramientas. De esta manera el usuario puede estar

trabajando en una aplicacin externa directamente desde una tarea de AuraPortal, sin que l note ninguna diferencia.

La mayora de clientes que utilizan AuraPortal han utilizado las herramientas de integracin que proporciona el sistema para

conectarse con programas externos como por ejemplo SAP, ORACLE, MS Dynamics, AS400, Access, Excel, etc.

3.4. Estructura de Datos - MDM (Master Data Management)

Trabajando con AuraPortal, al gestionar la mayora de las actividades de la entidad, se puede llegar a manejar una gran

cantidad de informacin:

Datos creados, modificados o eliminados tanto de las actividades de los procesos como de las aplicaciones con las

que la empresa trabaja: ERP, Legacy, etc. (y que habrn sido integradas en la Suite).

Documentos creados en la empresa o aportados por los externos (Clientes, Proveedores, etc.), archivados,

consultados y eliminados.

Reglas de negocio: estrategias, procedimientos y normativas, tanto internas como de obligado cumplimiento, de

comportamiento textual o mecnico.

Informacin sobre Actividades. Sobre personas, grupos, roles que intervienen en la ejecucin de los Procesos y de

las Tareas de Workflow Libre (actividades menores o no estructuradas), as como sobre los Tiempos, Consumos y

Costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc.

Por ello es necesario que el mismo sistema gestione y almacene los datos y la estructura de los mismos de forma fiable y

controlada, de modo que puedan ser reutilizados. Este sistema de gestionar los datos y su estructura desde un sistema

nico e integrado permite a los usuarios disponer y compartir la informacin, aumentando el conocimiento y reduciendo la

repeticin de tareas para obtener una mayor ventaja competitiva. En AuraPortal este sistema se denomina Diccionarios.

Diccionarios de AuraPortal

A modo de ejemplo se muestran los Diccionarios de Trminos y de Consultas Pblicas.


rea de Publicacin


Diccionario de Trminos

Diccionario de Consultas Pblicas

Adems de los Diccionarios, AuraPortal permiten una estructura que enlaza y conecta todos los 'datos maestros' que son

utilizados para la gestin de: Empleados, Clientes, Proveedores, Productos, Existencias, etc. En AuraPortal, cada uno de estos

grupos de datos se denomina Familia. As pues, se trabaja con la Familia de Empleados, Familia de Proyectos, etc. Y cada

Familia tiene las fichas con la informacin de cada uno de sus elementos. Por ejemplo: Dentro de la Familia de Empleados,

existira la Ficha del Empleado Mario Gonzlez.

AuraPortal ya aporta por defecto algunas Familias, como: Empleados, Cuentas, tems, Proyectos, reas, etc. Sin embargo,

AuraPortal tambin aporta un sistema de creacin gil, sencilla y sin programacin de Familias particularizadas para la


rea de Publicacin


organizacin. stas son ilimitadas y se crean segn las necesidades de la empresa. En el punto 4.6 de este documento se

expone una explicacin ms profunda de sus funcionalidades y sus ventajas.

Es importante mencionar la seguridad de los accesos a la informacin. Esta se realiza mediante:

Recintos Seguros, (Roles, Grupos, Cargos, Perfiles, etc.). Son como contenedores virtuales que albergan distintos

Elementos Protegidos. Al dar de alta un Recinto Seguro se especifica el Permiso necesario para entrar en l.

Elementos Protegidos: Formularios, Procesos, Informes, Consultas y Direcciones URL a pginas de la aplicacin.

Permisos: Es la combinacin de un Rol + Nivel de Seguridad = Credenciales de un Usuario para poder acceder a los

Recintos Seguros.

Guardin. Dispositivo Residente en AuraPortal que constantemente vigila los accesos de los usuarios a los

Elementos Protegidos que estn alojados en los distintos Recintos Seguros. El guardin compara el permiso del

visitante con el del Recinto y slo permite la entrada cuando aqul es suficiente.

3.5. Analtica

En el punto anterior se ha expuesto la ingente cantidad de informacin (datos, documentos, reglas, actividad de las

personas, tiempos, costes, etc.) que se genera en AuraPortal al gestionar la mayora de las actividades de la entidad, as

como su estructuracin en una fuente de informacin nica y organizada.

Pues bien, AuraPortal permite convertir esta gran cantidad de informacin en conocimiento disponible mediante todo

tipo de Informes, Anlisis y Estadsticas.

Cuando en el da a da se ejecutan los Procesos, toda esta informacin bsica que se va generando queda automticamente

registrada y organizada segn la estructuracin que se haya determinado, para que las herramientas de Inteligencia de la

Suite BPM: BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), KPIs (Key Performance

Indicators), etc., automaticen tambin la observacin, el control y el anlisis de los hechos y los datos de la organizacin.

El objetivo es aplicar estas herramientas de forma que asesoren a los usuarios de negocio de cmo actuar para ser ms

eficiente, proponiendo alternativas y mejoras.

Podemos agrupar la actividad en tres grupos: por Usuarios, Documentos y Gestin.

1. La Actividad de los Usuarios

Se pueden obtener todo tipo de anlisis del acceso de los usuarios (Empleados y Externos), Estadsticas de Actividad y

de Acceso, Errores, etc., como por ejemplo, inicios y cierres de sesin y pginas accedidas por cada usuario, mostrando

el nombre, versin del navegador, IP, dominio, etc., as como estadsticas por hora, da, semana o mes de: pginas y

opciones visitadas, documentos e imgenes descargadas, ancho de banda consumido, motores de bsqueda, frases y

keywords utilizados, etc.

2. La Actividad con los Documentos

AuraPortal puede ofrecer puntualmente a cada interesado sus documentos y reportes personalizados.

Podrn crearse diferentes Vistas segn los criterios que se desee, para optimizar las consultas. Con el tipo de consulta

es posible visualizar los documentos de una o varias Bibliotecas en Diccionario en la misma vista. Las Columnas y

Filtros son configurables y de cada documento se puede obtener ms informacin, por ejemplo:


rea de Publicacin


Ampliacin de informacin sobre el documento

Desde esta ventana de detalles hay la posibilidad de visualizar el LOG completo de la vida de este documento que

ofrece la fecha y hora de las todas las acciones que los usuarios realizan con los documentos (creacin, modificacin,

lectura, eliminacin o firma digital), el Tipo de accin: Manual (realizada por un usuario) o Automtica (realiza por el

sistema) y desde Dnde se realiza: tareas de los procesos, bibliotecas, familias de elementos, roles personales, servicios

web, aplicaciones externas, etc.

3. La Actividad de la Gestin

En el da a da, cada Proceso que se ejecuta registra toda la informacin ocurrida a lo largo de su ejecucin, tanto la

que introducen los usuarios manualmente como la que se genera automticamente por el sistema o interaccin con

aplicaciones externas.

Por su parte, los KPI (Key Performance Indicators), registran determinados valores con el fin de analizar el rendimiento

de los Procesos para la toma de decisiones. Un BPM de ltima generacin permite disear cualquier tipo de KPI que se

desee.

Dependiendo del tipo de informacin, se registra y analiza de una manera especializada:

Controles de Sistema

Que cuando el sistema detecta una anomala, genera de forma automtica alertas, alarmas, notificaciones de aviso

e incluso bloqueo de los procesos hasta que la anomala ha sido resuelta.

Cuadro de Mandos (Dashboard)

Comprende el conjunto de Consultas e Informes bajo demanda creados por el usuario que permiten conocer y

controlar la ejecucin de los Procesos mientras estos estn en macha.


rea de Publicacin


1. Consulta de Procesos. Permite consultar los procesos segn diferentes Vistas que han sido diseadas

por el propio usuario de forma muy sencilla.

2. Consulta de Tiempos. Muestra los tiempos de realizacin de los procesos por mltiples criterios:

procesos, tareas, puntos de control (KPIs), lapsos, etc., con control de vencimientos, niveles crticos,

umbrales, mrgenes de alertas y alarmas.

3. Control de Ejecucin. Permite un control exhaustivo de la ejecucin de cada proceso en curso o ya

ejecutado. Puede invocarse el Diagrama de la Clase de Proceso, para su consulta y contener el Rastreo

que reproduce el flujo con todos los objetos por los que ha pasado la corriente del proceso, con los

valores de los campos, histricos, documentos y cronometras.

Rastreo y Seguimiento de Procesos

Business Intelligence

Comprende el conjunto de Consultas e Informes bajo demanda creados por el usuario para realizar anlisis

individuales y estadsticos que permiten obtener conclusiones relativas a Procesos o conjuntos de Procesos ya

terminados.

Permite observar los datos relativos a los Procesos ya terminados (Estadsticas, Informes, Estados de Procesos,

Actividad Motor BPM, etc.), analizando los Indicadores Clave mediante tcnicas de drill down y herramientas de BI

(Business Intelligence) utilizando cubos OLAP, etc. Los formatos pueden ser: Tablas o Grficos (tarta, barras, etc.) del

estilo siguiente o de otros, a gusto del usuario.


rea de Publicacin


Business Intelligence

3.6. Dynamic Case Management

Se llaman Casos en este contexto a los asuntos puntuales a resolver en una organizacin en un determinado perodo de

tiempo. Los casos provienen de solicitudes (internas o externas) en el sentido ms amplio: peticin de bienes o servicios,

atencin al Cliente, compras, acciones de marketing, proyectos, expedientes, etc. De hecho, la mayor parte de los procesos

de las empresas privadas y entidades pblicas son "Casos".

Aunque algunos casos pueden ser simples, otros pueden llegar a ser muy complejos, por lo que representa una gran

dificultad para aquellos BPM rgidos y que no contengan el conjunto de funcionalidades y capacidades (como son la

mayora).

AuraPortal cuenta con el Producto y la Metodologa necesarios para acometer con xito proyectos de Gestin Dinmica

de Casos.

Observacin, control y anlisis de la ejecucin de cada caso en su conjunto (en el que pueden intervenir varios

procesos), as como anlisis de los resultados conjuntos, varios de casos determinados, para su mejora continua.

Creacin gil (y sin programacin) de Gestiones Adicionales para el control de los elementos que se manejan en

los casos.

Workflow de Procesos con posibilidad de desviar la corriente, en un momento dado, a otros procesos (con o sin

retorno).

Intervencin de tareas Obligatorias, Previstas y No Previstas, con Formularios Dinmicos capaces de aparecer u

ocultarse segn las circunstancias (Divisiones y Campos Condicionales).

Gestin de Reglas de Negocio (no confundir con reglas de proceso).

Gestin gil de Documentos y Contenidos.

Elementos de Informacin, Comunicacin y Colaboracin entre empleados y con externos a la entidad.

Y otras muchas como el control de costes y rentabilidad de cada caso, aprendizaje estadstico de los casos,

cumplimiento automtico de las normativas y un largo etc.

Pero, sobre todo, estas capacidades deben estar totalmente integradas e ir acompaadas de una gran agilidad y

flexibilidad para acomete

Documents

AuraPortal GUIA VistaDePajaro