Upload
vankhuong
View
217
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-teori Dasar/Umum
2.1.1 Sistem informasi
2.1.1.1 Pengertian sistem
Menurut Mulyadi (1997, p.2) sistem pada dasarnya adalah sekelompok
unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-
sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Hall (2001, p.5) sebuah sistem adalah sekelompok dua atau
lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem-
subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).
Menurut McLeod (2001, pp.9-10) sistem adalah sekelompok elemen
yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Jika
suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar
itu adalah supersistem. Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu
sistem. Ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat.
2.1.1.2 Pengertian informasi
Menurut Wilkinson (1995, p.6) informasi adalah data yang telah diproses
sehingga bentuknya berubah dan nilainya semakin tinggi.
Menurut Bodnar (2000, p.1) informasi adalah data yang berguna yang
diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat
8
2.1.1.3 Pengertian sistem informasi
Menurut Hall (2001, p.7) sistem informasi adalah sebuah rangkaian
prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan
didistribusikan kepada para pemakai.
Menurut Wilkinson (1995, p.9) sistem informasi adalah suatu kerangka
yang menjadi “alat – antara” bagi sumber-sumber daya yang terkoordinasi guna
mengumpulkan, memproses, mengendalikan, dan memanajemeni data dalam
tahapan yang berurutan dengan tujuan untuk menghasilkan informasi yang
disampaikan melalui jaringan komunikasi ke berbagai pemakai untuk satu tujuan
atau lebih.
2.1.2 Analisis sistem dan perancangan sistem
2.1.2.1 Pengertian analisis sistem
Menurut Mulyadi (1997, p.41) dalam tahap analisis sistem, analis sistem
membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan
oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya.
Menurut Bodnar (2000, p. 21) analisis sistem meliputi formulasi dan
evaluasi solusi-solusi masalah sistem. Penekanan dalam analisis sistem adalah
pada tujuan keseluruhan sistem. Dasar dari semua ini adalah analisis untung –
rugi diantara tujuan-tujuan sistem.
Menurut McLeod (2001, p. 128) analisis sistem adalah penelitian atas
sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau
diperbarui.
9
2.1.2.2 Pengertian perancangan sistem
Menurut Mulyadi (1997, p.51) desain atau perancangan adalah proses
penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan
sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk
dipertimbangkan.
Menurut Bodnar (2000, p. 21) perancangan sistem adalah proses
menspesifikasikan rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis sistem.
Perancangan sistem termasuk evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif dalam
perancangan sistem dalam lingkup kebutuhan keseluruhan sistem.
Menurut McLeod (2001, p. 130) perancangan sistem adalah penentuan
proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru.
2.1.3 Siklus hidup sistem
Menurut McLeod (2001, p.123) siklus hidup sistem (system life cycle –
SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau
subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup sistem terdiri dari
serangkaian tugas yang erat yang mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem.
Karena tugas-tugas tersebut mengikuti suatu pola yang teratur dan dilakukan
secara top-down, siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun
(waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem.
Menurut McLeod (2001, p.19) siklus hidup sistem terdiri dari tahap-tahap
berikut:
1. Tahap perencanaan.
2. Tahap analisis.
3. Tahap rancangan.
10
4. Tahap penerapan.
5. Tahap penggunaan.
Menurut McLeod (2001, p.123) empat tahap pertama adalah
perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan. Tahap-tahap ini secara
bersama-sama dinamakan siklus hidup pengembangan sistem (system
development life cycle – SDLC). Tahapan kelima adalah tahap penggunaannya,
yang berlangsung sampai tiba waktunya untuk merancang sistem itu kembali.
Proses merancang kembali mengakibatkan siklus tersebut akan berulang.
1.Tahap
perencanaan
2.Tahapanalisis
3.Tahap
rancangan
4.Tahap
penerapan
5.Tahap
penggunaan
Gambar 2.1: Pola Perputaran dari Siklus Hidup Sistem
2.1.4 Rancangan terstruktur
Menurut McLeod (2001, p.130) rancangan terstruktur (structured design)
adalah rancangan yang bergerak dari tingkatan sistem ke tingkat subsistem.
Pendekatan top-down merupakan ciri dari rancangan terstruktur.
11
2.1.5 Alat-alat perancangan
2.1.5.1 Pengertian diagram arus dokumen
Menurut Mulyadi (1997, p.67) bagan arus dokumen atau diagram arus
dokumen adalah bagan yang menggambarkan aliran dokumen dalam suatu
sistem informasi.
Menurut Hall (2001, p.71) sebuah diagram arus dokumen digunakan
untuk menggambarkan elemen-elemen dari sebuah sistem manual, termasuk
record-record akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), departemen
organisasional yang terlibat dalam proses, dan kegiatan-kegiatan (baik klerikal
maupun fisikal) yang dilakukan dalam departemen tersebut.
Menurut Wilkinson (1995, pp.116-117) bagan arus dokumen atau
diagram arus dokumen menekankan arus dokumen dalam suatu prosedur. Bagan
arus semacam itu mengajak kita untuk menjejaki distribusi berbagai dokumen
mulai dari tahap penyusunan dokumen melalui berbagai departemen pemroses
sampai pada tujuan akhir.
Menurut Bodnar (2000, p.45) bagan aliran dokumen atau diagram arus
dokumen adalah bagan yang memuat rincian mengenai fungsi-fungsi pemrosesan
dari setiap entitas. Tujuannya adalah untuk melihat setiap dokumen yang
digunakan dalam sistem aplikasi dan mengidentifikasikan titik mulai, distribusi,
dan disposisi.
Menurut Jogiyanto (2001, p.800) bagan alir dokumen (document
flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paper work
flowchart merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir
termasuk tembusan-tembusannya.
12
2.1.5.2 Pengertian diagram arus data
Menurut Mulyadi (1997, p.57) bagan alir data atau diagram arus data
adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah
data dalam suatu sistem.
Menurut Hall (2001, p.69) diagram arus data – DAD (data flow diagram)
menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses sumber-sumber data,
arus data, dan entitas dalam sebuah sistem.
Menurut Bodnar (2000, p.41) diagram-diagram aliran data logis atau
diagram-diagram aliran data digunakan oleh analis sistem untuk
mendokumentasikan perancangan logis sistem untuk memenuhi kebutuhan
pemakai.
Menurut McLeod (2001, p.401) diagram arus data adalah suatu gambaran
grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol
untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang
saling berkaitan. Walaupun nama diagram ini menekankan pada data, situasinya
justru sebaliknya, penekanannya ada pada proses.
2.1.5.3 Pengertian kamus data
Menurut Bodnar (2000, p.366) kamus data mendokumentasikan muatan
khusus basis data. Setiap field didaftarkan dan diuraikan.
Menurut McLeod (2001, p.131) kamus data (data dictionary) adalah
penjelasan formal isi database. Kamus data memberikan suatu bahasa bersama
untuk digunakan oleh semua pembuat sistem dalam menjelaskan sumber daya
data perusahaan.
13
Menurut Jogiyanto (2001, p.725) kamus data (KD) atau data dictionary
(DD) atau disebut juga dengan istilah system data dictionary adalah katalog fakta
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang
mengalir di sistem dengan lengkap.
2.1.5.4 Pengertian normalisasi data
Menurut Jogiyanto (2001, p.403) normalisasi adalah suatu proses untuk
mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang.
2.1.5.5 Pengertian diagram relasi entitas
Menurut Hall (2001, p.69) suatu diagram relasi entitas – diagram RE
(entity relationship diagram) adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan
untuk menyajikan relasi antara entitas (sumber daya, peristiwa, dan agen) dalam
sebuah sistem.
Menurut McLeod (2001, p.392) diagram hubungan entitas (entitiy
relationship diagram – ERD) atau diagram relasi entitas mendokumentasikan
data perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas dan hubungannya.
2.1.5.6 Pengertian bagan terstruktur
Menurut Jogiyanto (2001, p.743) bagan terstruktur (structured chart)
adalah bagan yang digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan
organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan
submodul. Dengan demikian bagan terstruktur dapat memberikan penjelasan
yang lengkap dari sistem dipandang dari elemen data, elemen kontrol, modul,
dan hubungan antar modulnya.
14
2.1.6 Konversi sistem
Menurut McLeod (2001, pp.137-139) ada empat pendekatan dasar
cutover sistem, yaitu:
1. Percontohan (pilot)
Percontohan adalah suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam
satu subset dari keseluruhan operasi, seperti pada satu kantor atau
daerah tertentu. Jika percontohan ini sukses, sistem itu akan
diterapkan pada operasi selebihnya, dengan menggunakan salah satu
dari pendekatan lainnya.
2. Serentak (immediate)
Pendekatan yang paling sederhana adalah beralih dari sistem lama ke
sistem baru pada saat yang ditentukan. Namun, pendekatan ini hanya
layak bagi perusahaan kecil atau sistem kecil, karena permasalahan
waktu menjadi makin besar jika skala operasi meningkat.
3. Bertahap (phased)
Dalam cutover bertahap, sistem baru digunakan berdasarkan bagian
per bagian pada suatu waktu. Cutover bertahap lebih populer untuk
sistem berskala besar.
4. Paralel (parallel)
Cutover paralel mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai
sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Pendekatan ini
memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi
adalah yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus
dipertahankan.
15
Percontohan
Serentak
Bertahap
Paralel
Sistem lama
Sistem baru
Sistem lama
Sistem lama
Sistem baru
Sistem baru
Sistem lama
Sistempercontohan
Cutover serentakCutover bertahapCutover paralel
Waktu
Gambar 2.2: Pendekatan Cutover
2.1.7 Sistem pengendalian internal
2.1.7.1 Pengertian sistem pengendalian internal
Menurut Mulyadi (1997, p.165) sistem pengendalian internal meliputi
struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Bodnar (2000, p.174) sistem pengendalian internal perusahaan
terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang
memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai.
16
2.1.7.2 Tujuan sistem pengendalian internal
Menurut Mulyadi (1997, p.165) tujuan sistem pengendalian internal
adalah:
1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Hall (2001, p.150) sistem kontrol internal atau sistem
pengendalian internal merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang
digunakan oleh organisasi untuk mencapai empat tujuan utama, yaitu:
1. Untuk menjaga aktiva perusahaan.
2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan
informasi akuntansi.
3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan.
4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang
telah ditetapkan oleh manajemen.
Menurut Wilkinson (1995, p.101) kerangka pengendalian dan
pengamanan, yang dikenal sebagai sistem pengendalian internal, mempunyai
empat tujuan besar, yaitu:
1. Untuk melindungi aktiva perusahaan.
2. Untuk menjamin keakuratan dan keandalan data dan informasi
akuntansi.
3. Untuk meningkatkan efisiensi dalam seluruh operasi perusahaan.
17
4. Untuk mendorong kepatuhan pada kebijakan dan prosedur yang telah
digariskan manajemen.
Menurut Gondodiyoto (2003, p.75) sistem pengawasan internal atau
sistem pengendalian internal dijalankan dengan tujuan untuk:
1. Mengamankan asset organisasi.
2. Memperoleh informasi yang akurat dan dapat dipercaya.
3. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan.
4. Mendorong kepatuhan pelaksanaan terhadap kebijaksanaan
organisasi/pimpinan.
2.1.7.3 Unsur sistem pengendalian internal
Menurut Mulyadi (1997, p.166) unsur pokok sistem pengendalian
internal adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan, dan
biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab
dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Menurut Gondodiyoto (2003, p.75) sistem pengawasan internal atau
sistem pengendalian internal merupakan suatu sistem pengawasan yang terdiri
dari beberapa unsur, yaitu:
1. Unsur rencana organisasi.
18
2. Unsur sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan yang mampu
menyelenggarakan pengawasan/administrasi harta benda (asset),
kewajiban, hasil, dan biaya.
3. Unsur praktek yang sehat untuk dilaksanakan dalam penunaian tugas
pada tiap bagian organisasi.
4. Unsur mutu personalia yang memadai sesuai dengan tanggung jawab.
2.1.8 Sistem pengendalian internal berbasis komputer
2.1.8.1 Pengertian sistem pengendalian internal berbasis komputer
Menurut Gondodiyoto (2003, p.123) suatu sistem kontrol atau sistem
pengendalian internal, pada hakekatnya adalah suatu mekanisme yang didesain
untuk menjaga (preventif), menditeksi (detektif), dan memberikan mekanisme
pembetulan (korektif) terhadap potensi/kemungkinan terjadinya kesalahan
(kekeliruan, kelalaian, error) maupun penyalahgunaan (kecurangan, fraud).
Mekanisme tersebut melekat pada (build-in) sistem, dan tercermin di dalam
prosedur, formulir, organisasi (pembagian tugas).
2.1.8.2 Tujuan sistem pengendalian internal berbasis komputer
Menurut Gondodiyoto (2003, p.123) dapat disebutkan bahwa tujuan
disusunnya sistem kontrol atau sistem pengendalian internal komputerisasi
adalah untuk:
1. Meningkatkan pengamanan (improve saveguard) aset dan
data/catatan akuntansi (accounting records).
2. Meningkatkan integritas data (improve data integrity).
3. Meningkatkan efektivitas sistem (improve system effectiveness).
4. Meningkatkan efisiensi sistem (system efficiency).
19
2.1.8.3 Pembagian sistem pengendalian internal berbasis komputer
Adapun sistem pengendalian internal yang perlu dilakukan pada sistem
berbasis komputer pada garis besarnya adalah:
1. Menurut Gondodiyoto (2003, p.126) pengendalian umum (general
controls) ialah sistem pengendalian internal komputer yang berlaku
umum meliputi seluruh kegiatan komputerisasi sebuah organisasi
secara menyeluruh.
2. Menurut Gondodiyoto (2003, p.139) pengendalian khusus atau
pengendalian aplikasi (application controls) adalah sistem
pengendalian internal komputer yang berkaitan dengan pekerjaan atau
kegiatan tertentu yang telah ditentukan (setiap aplikasi berbeda
karakteristik dan kebutuhan pengendaliannya).
2.1.9 Jaringan komputer lokal
Menurut Tanenbaum (2000, pp.8-9) local area network, seringkali
disebut LAN, merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau
kampus yang berukuran sampai beberapa kilo meter. LAN sering digunakan
untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam
kantor perusahaan atau pabrik-pabrik untuk pemakaian resource bersama
(misalnya, printer) dan saling bertukar informasi.
Terdapat beberapa macam topologi yang dapat digunakan pada LAN
broadcast. Pada jaringan bus (yaitu kabel linier), pada suatu saat sebuah mesin
bertindak sebagai master dan diizinkan untuk mengirim paket. Mesin-mesin
lainnya perlu menahan diri untuk tidak mengirim apapun. Maka untuk mencegah
terjadinya konflik, ketika dua mesin atau lebih ingin mengirim secara bersamaan,
20
maka diperlukan suatu mekanisme pengatur. Mekanisme pengatur dapat
tersentralisasi atau terdistribusi.
Jenis kedua dari sistem broadcast adalah ring. Pada topologi ini, setiap
bit dikirim ke daerah sekitarnya, tanpa menunggu paket lengkap diterima.
Biasanya setiap bit mengelilingi ring sesuai waktu yang dibutuhkan untuk
mengirim beberapa bit, sebelum paket lengkap dikirim seluruhnya. Seperti
sistem broadcast lainnya, beberapa aturan harus dipenuhi untuk mengendalikan
akses simultan ke ring.
2.2 Teori-teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik yang Dibahas
2.2.1 Penjualan
Menurut Mulyadi (1997, p.204) kegiatan penjualan terdiri dari transaksi
penjualan barang atau jasa, baik secara tunai maupun secara kredit. Dalam
transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan
kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan
penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan
tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi
dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu
perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara
kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.
2.2.2 Retur penjualan
Menurut Niswonger (1999, p.242) retur penjualan (sales return) adalah
dikembalikannya barang dagangan kepada penjual yang disebabkan karena
adanya kerusakan barang yang terjadi atau sebab lainnya.
21
Menurut Hall (2001, p.194) retur penjualan adalah kemungkinan
pengembalian barang yang dibeli oleh pelanggan sewaktu-waktu, yang terjadi
karena disebabkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Penjual mengirimkan barang dagangan dengan tidak sesuai.
2. Barang dagangan rusak/cacat.
3. Barang dagangan rusak pada saat pengangkutan.
4. Penjual mengirimkan barang dagangan terlalu lama atau terjadi
penundaan pengangkutan, dan pembeli menolak pengiriman.
Saat retur terjadi, pembeli akan meminta penjual untuk membuat
pengkreditan sebesar sejumlah barang yang dikembalikan pada piutangnya.
2.2.3 Sistem retur penjualan
2.2.3.1 Deskripsi kegiatan
Menurut Mulyadi (1997, p.233) transaksi retur penjualan terjadi jika
perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian
barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh
fungsi penerimaan.
2.2.3.2 Fungsi yang terkait
Menurut Mulyadi (1997, p.233) fungsi yang terkait dalam melaksanakan
transaksi retur penjualan adalah:
1. Fungsi penjualan
Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas
penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang
telah dibeli oleh pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang
22
telah dijual tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit
yang dikirimkan kepada fungsi penerimaan.
2. Fungsi penerimaan
Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas
penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo
kredit yang diterima oleh fungsi penjualan.
3. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang
diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh
fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur
penjualan ini dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.
4. Fungsi akuntansi
Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas
pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum (atau
jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan
bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang
dan kartu persediaan. Disamping itu fungsi ini juga bertanggung
jawab untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang
bersangkutan.
2.2.3.3 Informasi yang diperlukan oleh manajemen
Menurut Mulyadi (1997, pp.233-234) informasi yang diperlukan oleh
manajemen dari transaksi retur penjualan adalah:
1. Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok
produk selama jangka waktu tertentu.
23
2. Jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan.
3. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli.
4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk yang
dikembalikan oleh pembeli.
7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
2.2.3.4 Dokumen yang digunakan
Menurut Mulyadi (1997, p.234) dua dokumen penting yang digunakan
dalam transaksi retur penjualan adalah:
1. Memo kredit
Menurut Niswonger (1999, p.242) memorandum kredit (credit
memorandum) atau memo kredit adalah memorandum yang
memperlihatkan jumlah dan alasan dilakukannya pengkreditan oleh
penjual ke piutang usaha.
Menurut Mulyadi (1997, p.234) dalam pencatatan transaksi retur
penjualan, memo kredit merupakan dokumen sumber (source
document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu
piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Dokumen ini
dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada
fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh
pembeli.
24
2. Laporan penerimaan barang
Dalam transaksi retur penjualan, laporan penerimaan barang
merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit.
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan
telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima dari pembeli.
2.2.3.5 Catatan akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (1997, pp.234-237) catatan akuntansi yang digunakan
dalam transaksi retur penjualan adalah:
1. Jurnal umum dan/atau jurnal retur penjualan
Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat dari
transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum, atau jika
perusahaan menggunakan jurnal khusus, dicatat dalam jurnal retur
penjualan. Berkurangnya harga pokok penjualan dan bertambahnya
harga pokok persediaan produk jadi akibat transaksi retur penjualan
dicatat dalam jurnal umum.
2. Kartu piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam
transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya
piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut.
3. Kartu persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu persediaan yang
dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat
bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari
transaksi tersebut.
25
4. Kartu gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat
bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari
transaksi retur penjualan.
2.2.3.6 Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan
Menurut Mulyadi (1997, p.238) jaringan prosedur dalam sistem retur
penjualan adalah sebagai berikut:
1. Prosedur pembuatan memo kredit
Berdasarkan pemberitahuan retur penjualan dari pembeli, dalam
prosedur ini fungsi penjualan membuat memo kredit yang
memberikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima
barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk
mencatat pengurangan piutang kepada pembeli yang bersangkutan.
2. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan menerima dari pembeli
berdasarkan perintah dalam memo kredit yang diterima dari fungsi
penjualan. Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan
membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit
yang dikirim ke fungsi akuntansi.
3. Prosedur pencatatan retur penjualan
Dalam prosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan
pendapatan penjualan akibat dari transaksi retur penjualan dicatat
oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur
penjualan dan ke dalam buku pembantu piutang. Dalam prosedur ini
26
pula berkurangnya harga pokok penjualan dan bertambahnya harga
pokok persediaan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum
dan dalam buku pembantu persediaan.
2.2.3.7 Unsur pengendalian internal
Menurut Mulyadi (1997, pp.238-239) unsur-unsur pengendalian internal
yang seharusnya ada dalam sistem penjualan dirancang untuk mencapai tujuan
pokok sistem pengendalian akuntansi berikut ini: menjaga kekayaan perusahaan
(piutang dagang dan persediaan produk jadi) dan menjamin ketelitian dan
keandalan data akuntansi (piutang dagang dan pendapatan penjualan).
Untuk merancang unsur-unsur pengendalian akuntansi yang diterapkan
dalam sistem retur penjualan, unsur pokok sistem pengendalian internal yang
terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang
sehat dirinci lebih lanjut pada Tabel 2.1.
27
Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan.
2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan.
3. Transaksi retur penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan,
dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi retur penjualan yang dilaksanakan secara lengkap
hanya oleh satu fungsi tersebut.
Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan 4. Retur penjualan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan membubuhkan tanda tangan
otorisasi dalam memo kredit.
5. Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan didasarkan pada memo kredit
yang didukung dengan laporan penerimaan barang.
Praktik yang Sehat 6. Memo kredit bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi penjualan.
7. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement)
kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
oleh fungsi tersebut.
8. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang
dalam buku besar.
Tabel 2.1: Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Retur Penjualan