7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Peramalan

Peramalan (forecasting), adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa

depan. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data di masa lalu dan

menempatkannya ke masa yang akan datang dengan suatu bentuk model matematis. Bisa

juga merupakan prediksi intuisi yang bersifat subjektif atau bisa juga dengan menggunakan

model matematis yang disesuaikan dengan pertimbangan yang baik dari seorang

manajer.(Jay Heizer,Barry render, 2001)

Peramalan (forecaseting) merupakan alat bantu yang penting dalam perencanaan

yang efektif dan efisien khususnya dalam bidang ekonomi. Peramalan mempunyai peranan

langsung pada peristiwa eksternal yang pada umumnya berada di luar kendali menejemen

seperti: Ekonomi, Pelanggan, Pesaing, Pemerintah, dan lain sebagainya.

Peramalan permintaan memegang peranan penting dalam perencanaan dan

pengambilan keputusan khususnya di bidang produksi. Aktiv itas manajemen operasi

menggunakan peramalan permintaan dan perencanaan yang menyangkut skedul produksi,

Perencanaan pemenuhan kebutuhan bahan, Perencanaan kebutuhan tenaga kerja,

perencanaan kapasitas produksi, perencanaan kapasitas produksi, perencanaan layout

fasilitas, penentuan lokasi, penentuan metode proses, penentuan jumlah mesin, Desain aliran

peristiwa dengan kebutuhan mendatang.

8

2.1.1 Metode Peramalan Permintaan

Banyak jenis metode peramalan yang tersedia untuk menejemen namun yang lebih

penting bagi para praktisi adalah bagaimana memahami karakteristik suatu metode

peramalan agar cocok bagi situasi pengambilan keputusan tertentu. Secara umum metode

peramalan dapat dibagi dalam 2 katagori utama, yaitu metode kuantitatif dan metode

kualitatif. Metode kuantitatif dapat dibagi ke dalam deret berkala atau runtun waktu (time

series) dan metode kasual, Sedangkan metode kualitatif dapat dibagi menjadi metode

eksploratoris dan normatif.

2.1.2 Konsep Dasar Peramalan

Peramalan merupakan sebuah prediksi mengenal apa yang akan terjadi di masa yang

akan datang, pada kenyataannya, Seorang manajer secara konstan mencoba untuk

meramalkan masa yang akan datang berdasarkan sejumlah faktor, untuk mengambil

keputusan di masa sekarang yang akan menjamin suksesnya perusahaan dimasa yang akan

datang.(Lab metode kuantitatif bisnis)

2.1.3 Metode Peramalan

Dalam peramalan ini terdapat beberapa metode yang dalam perhitungannya

menggunakan data historis yang diakumulasikan dalam beberapa periode waktu:

rata-rata bergerak

rata-rata bergerak tertimbang

penghalusan eksponensial

penghalusan eksponensial yang dihaluskan

regresi linear

9

2.1.4 Keandalan Ramalan

Pada dasarnya tidak ada teknik yang dapat menghasilkan ramalan yang sangat

akurat (yaitu masa yang akan datang tidak mungkin dapat diramalkan secara tepat dan

sempurna). Karena itu keandalan ramalan digunakan untuk melihat seberapa andal

/akuratnya suatu metode peramalan. Untuk menguji keakuratannya ramalan tersebut,

peramal dapat menggunakan pengukuran keandalan, yaitu dengan MAD (mean absolute

eviation) dan MSE (mean squared error). Secara umum semakin rendah nilai MAD dan MSE

berarti semakin baik dan akurat.

2.1.5 Meramal Horizon Waktu

Peramalan biasanya di klasifikasikan berdasarkan horizon waktu masa depan yang

dicakupnya. Horizon waktu terbagi atas beberapa katagori :

1. Peramalan jangka pendek, Peramalan ini mencakup waktu hingga 1 tahun

tetapi umumnya kurang dari 3 bulan. Peramalan ini digunakan untuk

merencanakan pembelian, penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja, penugasan

kerja dan tingkat produksi.

2. Peramalan jangka menengah, peramalan jangka menengah aatau

intermediate, umumnya mencakup hitungan bulanan hingga 3 tahun.

Peramalan ini berguna untuk merencanakan penjualan, Perencanaan dan

anggaran produksi, anggaran kas, dan menganalisis bermacam-macam

rencana operasi.

3. Peramalan jangka panjang, umumnya untuk perencanaan masa 3 tahun atau

lebih.peramalan jangka panjang digunakan untuk merencanakan produk baru,

pembelanjaan modal, lokasi atau pengembangan fasilitas, serta penelitian dan

pengembangan.(litbang)

10

Peramalan jangka menengah dan jangka panjang dapat dibedakan dari peramalan

jangka pendek dengan melihat 3 hal:

1. Pertama, Peramalan jangka menengah dan jangka panjang berkaitan dengan

permasalahan yang lebih menyeluruh dan mendukung keputusan menejemen

yang berkaitan dengan perencanaan poduk, pabrik dan proses. Menetapkan

keputusan akan fasilitas, seperti misalnya keputusan seorang manajer untuk

membuka pabrik manufaktur baru di brasil. Dan memerlukan waktu 5-8th

sejak permulaan hingga benar-benar selesai secar tuntas.

2. Kedua, peramalan jangka pendek biasanya menerapkan metodologi yang

berbeda. Dibandingkan peramalan jangka panjang. Teknik matematika,

seperti rata-rata bergerak, Penghalusan Eksponensial, dan extraploasi tren,

umumnya dikenal untuk peramalan jangka pendek. Lebih sedikit metode

kuantitatif yang berguna untuk meramalkan suatu permasalahan.

3. Akhirnya sebagaimana mungkin anda perkirakan, peramalan jangka pendek

cenderung lebih tepat dibandingkan peramalan jangka panjang. Faktor-faktor

yang mempengaruhi perubahan permintaan berubah setiap hari. Dengan

demikian, sejalan dengan semakin berjalannya horizon waktu, ketepatan

peramalan seseorang cenderung semakin berkurang. Peramalan penjualan

harus diperbarui secara berkala untuk menjaga nilai dan integritasnya.

Peramalan harus selalu dikaji ulang dan di revisi setiap akhir periode

penjualan.

11

2.1.6 Jenis Peramalan

Organisasi pada umumnya menggunakan 3 tipe peramalan yang utama dalam

perencanaan operasi di masa depan:

1. Peramalan Ekonomi, (economic forecast), Menjelaskan sirklus bisnis dengan

memprediksikan tingkat inflasi, ketersediaan uang, Data yang dibutuhkan

untuk membangun perumahan, dan indikator perencanaan lainnya.

2. Peramalan Teknologi (teknological forecast), Memperhatikan tingkat

kemajuan teknologi yang dapat memunculkan produk baru yang menarik,

yang membutuhkan pabrik dan peralatan baru.

3. Peramalan Permintaan (demand forecast), adalah proyeksi permintaan

untuk produk atau layanan suatu perusahaan.peramalan ini disebut juga

peramalan penjualan, yang mengendalikan produksi, kapasitas, serta sistem

penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan, pemasaran, dan

sumber daya manusia.

2.1.7 Tujuh Langkah Sistem Peramalan

1. Menetapkan tujuan peramalan.

2. Memilih unsur apa yang akan diramal.

3. Menentukan horizon waktu peramalan.

4. Memilih tipe model peramalan.

5. Mengumpulkan data yang diperlukan untuk melakukan peramalan.

6. Membuat peramalan.

7. Memvalidasi dan menerapkan hasil peramalan.

12

2.1.8 Peramalan Time Series

Time series didasarakan pada waktu yang berurutan atau yang beranjak sama

(minguan, bulanan, kwartalan dan lainya).

Time series ( metode runtun waktu ).

Metode runtun waktu ( time series ) atau sering pula disebut metode deret waktu atau deret

berkala menggambarkan berbagai gerakan yang terjadi pada sederetan data pada waktu

tertentu. Langkah penting dalam memilih metode deret berkala, atau runtun waktu adalah

dengan mempertimnangkan jenis pola data.

Ada 3 jenis siklus dan trend (makridakis dan wheelwright,1983) yaitu :

1. Pola horisontal, terjadi bagaimana nilai data berfluktuasi di sekitar nilai rata-rata yang

konstan, Contoh sebuah produk yang permintaannya tidak meningkat dan menurun selama

waktu tertentu.

2. Pola musiman, terjadi bialamana suatu deret terbuka dipengaruhi oleh faktor musiman.

3. Pola siklus, terjadi bilamana datanya dipengaruhi oleh fluktuasi ekonomi jangka panjang

seperti siklus.

2.1.9 Dekomposisi Time-Series

Menganalisis time-series berarti membagi data masa lau menjadi komponen-komponen,

dan kemudian memproyeksikannya kemasa depan. Time Series mempunyai empat

komponen:

1. Tren merupakan pergerakan data sedikit demi sedikit meningkat atau menurun.

2. Musim adalah pola data yang berulang pada kurun waktu tertentu seperti hari,

minggu, bulan, kwartal.

13

3. Siklus adalah pola dalam data yang terjadi beberapa tahun. Siklus ini biasanya terkait

pada sik lus bisnis dan merupakan satu hal penting dalam analisis dan perencanaan

bisnis jangka pendek.

4. Variasi acak merupakaan satu titik khusus dalam data yang disebabkan oleh peluang

dan situasi yanhg tidak biasa. Variasi acak tidak mempunyai pola khusus jaditidak

dapat diprediksi.

Model time series membuat prediksi dengan asumsi bahwa masa depan merupakan

fungsi masa lalu dengan kata lain, mereka melihat apa yang terjadi selama kurun waktu

tertentu, dan menggunakan data masa lalu tersebut untuk melakukan peramalan.

Model asosiatif (atau hubungan sebab-akibat), seperti regresi liner, Menggabungkan

variabel atau faktor yang mungkin mempengaruhi kuantitas nyang sedang diaramalkan.

Peramalan rata-rata bergerak (moving average) menggunakan sejumlah data aktual

masa lalu untuk menghasilkan peramalan rata-rata bergerak berguna jika kita dapat

mengasumsikan bahwa permintaan pasar akan stabil sepanjang masa yang kita ramalkan.

Penghalusan eksponensial (exponensial smoothing) merupakan metode peramalan

rata-rata bergerak dengan pembobotan yang cangih, namun masih mudah digunakan,

metode ini menggunakan sangat sedik it pencatatan data dimasa lalu.

2.1.10 Menghitung Kesalahan Peramalan

Menurut Nachrowi D, dan Hardius Usman (2004,p239) menyatakan bahwa sebenarnya

membandingkan kesalahan peramalan adalah suatu cara sederhana, apakah suatu teknik

peramalan tersebut patut dipilih untuk digunakan membuat peramalan data yang sedang kita

analisa atau tidak. Minimal prosedur ini dapat digunakan sebagai indikator apakah suatu

teknik peramalan cocok digunakan atau tidak. Dan teknik yang mempunyai MSE terkecil

merupakan ramalan yang terbaik.

14

Sedangkan menurut Freddy Rangkuti (2005,p80) menyatakan keharusan untuk

membadingkan perhitungan yang memiliki nilai MAD paling kecil, karena semakin kecil MAD.

Berarti semakin kecil pula perbedaan antara hasil forecasting dan nilai altual.

Menurut Vincent Gaspers (2005,p80) dalam bukunya menyebutkan akurasi peramalan akan

semakin tinggi apabila nilai-nilai MAD, MSE, dan MAPE semakin kecil.

Menurut Jay Heizer dan Barry Render ada beberapa perhitungan yang biasa digunakan

untuk menghitung kesalahan peramalan (forecast error) total. Perhitungan ini dapat

digunakan untuk membandingkan model peramalan yang berbeda, juga untuk mengawasi

peramalan, untuk memastikan peramalan berjalan baik tiga dari perhitungan yang paling

terkenal adalah Deviasi Rata-rata Absolut (mean absolute deviation-MAD), Kesalahan Rata-

rata Kuardrat (mean squared error-MSE), dan Kesalahan Persen Rata-rata Absolut(mean

absolute percent-MAPE).

1. Deviasi Rata-rata Absolut (Mean Absolute Deviation = MAD)

MAD merupakan ukuran pertama kesalahan peramalan keseluruhan untuk sebuah

model. Nilai ini dihitung dengan mengambil jumlah nilai absolut dari tiap kesalahan

peramalan dibagi dengan jumlah periode data (n)

2. Kesalahan Rata-rata Kuardrat (Mean Square Error = MSE)

MSE merupakan cara kedua untuk mengukur kesalahan peramalan keseluruhan. MSE

merupakan rata-rata selisih kuardrat antara nilai yang diramalkan dan yang diamati.

Kekurangan penggunaan MSE adalah bahwa ia cenderung menonjolkan deviasi yang

besar karena adanya pengkuadratan.

∑│aktual - peramalan│

MAD= n

15

3. Kesalahan persen Rata-rata Absolut (mean Absolute Percentage Error = MAPE)

Masalah yang terjadi dengan MAD dan MSE adalah bahwa nilai mereka tergantung

pada besarnya unsur yang diramal. Jika unsur tersebut dihitung dalam satuan

ribuan, maka nilai MAD dan MSE bisa menjadi sangat besar. Untuk menghindari

masalah ini, kita dapat menggunakan MAPE. MAPE dihitung sebagai rata-rata

diferensiasi absolut antara nilai yang diramal dan aktual, dinyatakan sebagai

persentase nilai aktual.

2.2 Pengertian pembelian

Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa dan

perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut pengadaan barang. Tujuan utamanya

adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas

dan jasa yang dipersyaratkan. Terlepas dari memastikan bahwa perusahaan mempunyai

∑ (Kesalahan Peramalan)

MSE= n

n 100 ∑│aktual i ramalan i│/aktual i

MAPE= i=1

n

16

persediaan bahan tanpa henti, adalah fungsi dari pembelian untuk memastikan bahwa ada

keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inventaris sehingga perusahaan

dapat mempertahaankan posisi labanya sepanjang menyangkut biaya bahan .

Menurut Sofjan Assauri (2008,p223) pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting

dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk

mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia yang didapat dari waktu

yang dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Perngawasan perlu

dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana

dalam persediaan dan kelancaran arus bahan kedalam pabrik.

Menurut Mulyadi (2007,p711) aktiv itas dalam proses pembelian barang adalah

1. Permintaan pembelian.

2. Pemilihan pemasok.

3. Penempatan order pembelian.

4. Penerimaan barang.

5. Pencatatan transaksi pembelian.

Permintaan pembelian adalah contoh suatu aktiv itas yang merupakan satuan pekerjaan

yang ditujukan untuk memicu bagian pembelian melakukan pengadaan barang sesuai

dengan spesifikasi dan jadwal sebagaimana yang dibutuhkan oleh pemakai barang.

Penerimaan barang adalah contoh aktiv itas tentang penerimaan kiriman dari pemasok

sebagai akibat adanya order pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian.

17

Tugas dan tanggung jawab bagian pembelian

Menurut Sofjan Assauri (2008,p.228) tanggung jawab bagian pembelian berbeda-

beda disetiap perusahaan tergantung pada luasnya aktiv itas yang dilakukan dan dipengaruhi

oleh operasi yang ekonomis dari perusahaan tersebut. Tetapi yang jelas bahwa bahan-bahan

harus dibeli sebelum produksi, oleh karena itu kegiatan pembelian. Dengan demikian tanpa

adanya operasi pembelian yang pertama, maka penjualan tidak akan mungkin dilakukan.

Oleh karena itu tanggung jawab bagian pembelian antara lain adalah:

1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi

dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga perusahaan

pabrik akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.

2. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan bahan-

bahan baru yang dapat menguntungkan dalam proses produksi, perkembangan

dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi produk

perusahaan, harga dan desainya.

3. Bertanggung jawab untuk meminimalisasi investasi atau meningkatkan perpitaran

(turn over) bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan kedalam pabrik dalam

jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi

4. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data dan

perkembangan pasar, perbedaan sumber-sumber penawaran (supply) dan

memeriksa pabrik supplier untuk mengetahui kapasitasnya dan kemampuan untuk

memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan.

5. Sebagai tambahan, kadang-kadang bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-

bahan yang dibeli setelah diterima, yaitu pekerja-pekerja digudang pabrik dan

bertanggung jawab atas pengawasan persediaan (inventory control).

18

Tugas-tugas yang dilakukan bagian pembelian dalam memenuhi tanggung jawab antara lain

adalah:

1. Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing atas dasar nilai yang ditentukan

tidak hanya oleh harga yang tepat tetapi juga oleh waktu yang tepat, jumlah dan

mutu/kualitas yang tepat.

2. Membantu melakukan pemilihan bahan-bahan dengan menyelidiki/subtitusi.

3. Untuk memperoleh sumber-sumber pilihan dari suplai dengan melakukan usaha-

usaha pencarian paling sedik it dua sumber dari suplai.

4. Mempengaruhi tingkat persediaan yang terendah (the lowest stok levels).

5. Menjaga hubungan dengan supplier yang baik.

6. Melakukan kerjasama dan koordinasi yang efektif dengan fungsi-fungsi lainya dalam

perusahaan.

7. Melakukan penelitian tentang keadaan perdagangan dan pasar.

8. Melakukakan pembelian seluruh bahan-bahan dan perlengkapan yang dibutuhkan

tepat pada waktunya sehingga tidak mengangga rencana produksi dari perusahaan

pabrik tersebut.

2.2.1 Pengertian Bahan Baku

Menurut Abdul Sani DKK (2007,p12) barang atau bahan (bahan baku) adalah semua

barang atau bahan, tidak melihat jenis dan komposisinya, yang digunakan sebagai bahan

atau komponen untuk menghasilkan barang jadi.

Berdasarkan Sofjan Assauri (2008,p240-241) bahan baku merupakan barang-barang

berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang dapat diperoleh dari sumber-

sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku

19

bagi perusahaan pabrik yang menggunakanya. Bahan baku diperlukan oleh pabrik untuk

diolah, yang setelah mengalami beberapa proses diaharapkan menjadi barang jadi.

Dan menurut M.Nafarin (2007,p202) bahan baku merupakan bahan langsung (direct

material) yaitu bahan yang membentuk suatu kesatuan yang terpisah dari produk jadi. Bahan

baku adalah bahan utama atau bahan pokok dan merupakan komponen utama dari suatu

produk. Bahan baku biasanya mudah ditelusuri dalam suatu produk yang harganya relatif

tinggi dibandingkan dengan bahan pembantu.

2.3 Persediaan/Inventory

2.3.1 Defenisi Persediaan

Persediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat diartikan sebagai

sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan

karena menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat

berupa kegiatan produksi seperti dijumpai pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran

seperti dijumpai pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah

tangga.

Keberadaan persediaan atau sumber daya menganggur ini dalam suatu sistem

mempunyai suatu tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena sumber daya tertentu

tidak bisa didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutuhkan. Sehingga, untuk menjamin

tersedianya sumber daya tersebut perlu adanya persediaan yang siap digunakan ketika

dibutuhkan. Adanya persediaan menimbulkan konsekuensi berupa resiko-resiko tertentu

yang harus ditanggung perusahaan akibat adanya persediaan tersebut.

Persediaan yang disimpan perusahaan bisa saja rusak sebelum digunakan. Selain itu

perusahaan juga harus menanggung biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan

tersebut.

(ocw.usu.ac.id/course/.../tdi_437_handout_pengendalian_persediaan.pdf)

20

Persediaan merupakan suatu sumber daya yang disimpan yang digunakan untuk

menghilangkan kebutuhan saat ini atau kebutuhan yang akan datang.

Persediaan diatas termasuk bahan mentah,barang dalam proses, dan barang jadi. ketika kita

menentukan permintaan dari suatu barang,ini merupakan informasi yang memungkinkan

untu dapat menentukan jumlah barang mentah yang dibutuhkan untuk membuat barang jadi

tersebut.

Persediaan (inventory) dapat memiliki beberapa fungsi penting yang menambah

fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan dan dengan adanya persediaan dapat

mempermudah dan memperlancar proses produksi.

Pengertian persediaan menurut Zulfikarijah (2005,p4) “persediaan adalah stok bahan

baku yang digunakan untuk memfasilitasi produk atau untuk memuaskanpermintaan

konsumen. Jenis persediaan meliputi: bahan baku, brang dalam proses, dan barang jadi”

Sumayang,lalu (2003,p213) inventory adalah sebuah persediaan dari material yang

digunakan untuk menunjang produksi atau untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Inventory (persediaan) terdiri dari bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi.

2.3.2 Asumsi Dasar EOQ

EOQ merupakan salah satu teknik pengendalian persediaan tertua dan paling terkenal.

Teknik ini relatif mudah digunakan, tetapi didasarkan pada beberapa asumsi:

Jumlah tingkat permintaan diakui dan sifatnya konstan.

Lead Time waktu diantara pemesanan dan penerimaan pesanan (lead time)

diketahui dan konstan.

Penerimaan persediaan dilakukan secara keseluruhan dalam satu waktu.

Potongan kuantitas tidak dimungkinkan(tidak mungkin diberikan diskon).

21

Variabel biaya yang ada adalah biaya penempatan pesanan (ordering cost)dan biaya

penyimpanan persediaan(holding or carry ing cost).

Keadaan kehabisan stok(kekurangan) dapat dihindari sama sekali bila pemesanan

dilakukan pada waktu yang tepat (Pengaturan dilakukan supaya kekurangan stok

dapat dibatasi).

Berdasarkan pendapat Rangkuti(2004,p748), Economic Order Quantitiy (EOQ) adalah

jumlah pembelian bahan mentah ada setiap kali pemesanan dengan biaya yang paling

rendah.

Berdasarkan pendapat Pardede, Pontas M(2005,p422) menyatakan bahwa Economic

Order Quantitiy (EOQ) menunjukan sejumlah barang yang harus dipesan untuk tiap kali

pemesanan agar biaya persediaan keseluruhan menjadi sekecil mungkin.

2.3.3 Biaya-biaya Persediaan

1. Biaya pemeliharaan, dikenal juga denganbiaya penyimpanan merupakan biaya yang

ditimbulkan oleh toko untuk memelihara persediaannya. biaya pemeliharaan

biasanya dinyatakan dengan dasar per unit untuk beberapa periode waktu

(walaupun kadangkala dinyatakan dalam bentuk presentase rata-rata persediaan)

2. Biaya pemesanan,merupakan biaya persediaan kedua yang ditimbulkan oleh toko

pda saat melakukan pemesanan barang.biaya pemesanan dinyatakan dengan dasar

per pemesanan.

22

2.3.4 Tujuan Persediaan

Menurut Reinder and Heizer (2001,p314) Persediaan (inventory) dapat meiliki beberpa

fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan. Ada eanam

penggunaan persediaan, yaitu:

1. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan

yang diantisipasi akan timbul dari konsumen.

2. Untuk memasangkan produk dengan distribusi. Misalnya, bila permintaan produknya

tinggi hanya pada musim panas, suatu perusahaan dapat membentuk stok selama

musim dingin, sehingga biaya kekurangan stok dan kehabisan stok dapat dihindari.

Demikian pula bila pasokan suatu perusahaan berfluktuasi, persediaan bahan baku

ekstra mungkin diperlukan untuk ”memasangkan” proses produksinya.

3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam

jumlah besar dapat secara subtansial menuunkan biaya produk.

4. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga .

5. Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca,

kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat. ”stok

pengaman” misalnya, barang ditangan ekstra, dapat mengurangi resiko kehabisan

stok.

6. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan

”barang dalam proses” dalam persediaannya. Hal ini karena perlu waktu untuk

memproduksi barang dan karena sepanjang berlangsungnya proses, terkumpul

persediaan.

23

2.3.5 Fungsi Persediaan

Berdasarkan pendapat Tampubolon (2004,p190) pentingnya mengefektifkan sistem

persediaan bahan, efisiensi, opeasional perusahaan dapat ditingkatkan melalui fungsi

persediaan dengan mengefektifkan fungsi decoupling, fungsi economic size dan fungsi

antisipasi.

• Fungsi decoupling merupakan fungsi perusahaan untuk mengadakan persediaan

decouple, dengan mengadakan pengelompokan operasional secara terpisah-pisah,

sebagai contoh adalah perusahaan manufaktur, mobil,skedul perakitan mesin

(engine assembly) dipisah dari skedul perakitan tempat duduk.

• Fungsi economic size adalah penyimpanan persediaan dalam jumlah besar dengan

pertimbangan adanya diskon atas pembelian bahan, diskon atas kualitas untuk

dipergunakan dalam proses konversi, serta didukung kapasitas gudang yang

memadai.

• Fungsi antisipasi merupakan penyimpanan persediaan bahan yang fungsinya untuk

penyelamatan jika sampai terjadi keterlambatan datangnya pesanan bahan dari

pemasok atau leveransir. Tujuan utama adalah untuk menjaga proses konversi tetap

berjalan dengan lancar.

2.3.6 Jenis Persediaan

Perusahaan mempertahankan 4 jenis persediaan:

1. Persediaan bahan mentah

Persediaan bahan mentah telah dibeli namun belum diproses. Bahan mentahnya

dapat digunakan dari proses produksi untuk pemasok yang berbeda-beda. Meskipun

demikian, pendekatan yang lebih disukai adalah dengan menghapus variabilitas

pemasok dalam hal mutu, jumlah, atau waktu pengiriman sehingga tidak diperlukan

pemisahaan.

24

2. Persediaan barang dalam proses (Work-in-process – WIP)

persediaan barang dalam proses telah mengalami perubahan. Tapi belum selesai.

Wip ini ada karena untuk membuat produk diperlukan waktu (disebut waktu sik lus).

Pengurangan waktu siklus menyebabkan persediaan wip pun berkurang. Sering kali

hal ini tidak sulit untuk dilakukan, karena hampir dispanjang waktu “pembuatan

produk”, produk itu sebenarnya mengangur. Waktu kerja aktual atau waktu jalan

merupakan bagian kecil dari waktu arus bahan baku.

3. Persediaan MRO (perlengkapan pemeliharaan/perbaikan/operasi)

MRO merupakan persediaan yang dikhususkan untuk perlengakan

pemeliharaan/perbaikan/operasi. MRO ini ada karena waktu dan kebutuhan untuk

pemeliharaan dan perbaikan dari beberapa peralatan tidak dapat diketahui.

Walaupun permintaan untuk persediaan lMRO ini sering kali merupakan fungsi

jadwal-jadwal pemeliharaan, permintaan MRO lainya perlu diantisipasi.

4. Persediaan barang jadi

Persediaan barang jadi selesai dan menunggu untuk dikirimkan. Barang jadi

dimasukan kedalam persediaan karena permintaan konsumen untuk jangka waktu

tertentu mungkin tidak diketahui.

2.3.7 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Persediaan

Maarif, Syamsul (2003,p278) Faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan bahan

baku adalah:

1. Perkiraan pemakaian

Angka ini mutlak diperlukan untuk membuat keputusan berapa persediaan

yang dilakukan untuk menganstisipasi masa mendatang(biasanya dilakukan dalam

kurun waktu setahun).

25

2. Harga bahan baku

Harga bahan baku yang mahal, sebaiknya stok dalam jumlah yang tidak

terlalu banyak. Hal ini disebabkan terbenamnya uang yang seharusnya bisa diputar.

3. Biaya-biaya dari persediaan

Biaya-biaya ini meliputi biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.

4. Kebijakan pembelanjaan

Kebijakan ini ditentukan oleh sifat dari bahan itu sendiri. Untuk bahan-bahan

yang cepat rusak(perishable), tentunya tidak mungkin dilakukan penyimpanan yang

terlalu lama, terkecuali ada alat yang dapat membuat bahan itu bertahan misalnya

refrigerator atau freezer untuk produk-produk pertanian. Disamping itu, perlu juga

dipertimbangkan persediaan yang mendadak.

2.3.8 Biaya-biaya Persediaan

Biaya-Biaya Persediaan tujuan dari manajemen persediaan adalah memilik i

persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang

rendah. Karena itu, kebanyakan model-model persediaan menjadikan biaya sebagai

parameter dalam mengambil keputusan. Biaya dalam sistem persediaan secara umum

dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Biaya Pembelian (Purchasing Cost = c)

Biaya pembelian (purchase cost) dari suatu item adalah harga pembelian setiap unit item

jika item tersebut berasal dari sumbersumber eksternal, atau biaya produksi perunit bila item

tersebut berasal dari internal perusahaan atau diproduksi sendiri oleh perusahaan. Biaya

pembeliaan ini bisa bervariasi untuk berbagai ukuran pemesanan bila pemasok menawarkan

potongan harga untuk ukuran pemesanan yang lebih besar. Dalam, Kebanyakan teori

persediaan, komponen biaya pembelian tidak dimasukkan kedalam total biaya pembelian

26

untuk periode tertentu (misalnya satu tahun) konstan dan hal ini tidak akan mempengaruhi

jawaban optimal tentang berapa banyak barang yang harus dipesan.

1. Biaya Pengadaan (Procurement Cost )

Biaya pegadaan dibedakan atas 2 jenis sesuai asal – usul barang , yaitu biaya

pemesanan (ordering cost) bila barang yang diperlukan diperoleh dari pihak luar (supplier)

dan biaya pembuatan (setup cost) bila barang diperoleh dengan memproduksi sendiri.

a. Biaya Pemesanan (Ordering Cost = k)

Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan

barang dari luar. Biaya ini pada umumya meliputi, antara lain :

- Pemrosesan pesanan.

- Biaya ekspedisi.

- Biaya telepon dan keperluan komunikasi lainnya.

- Pengeluaran surat meyurat, foto kopi dan perlengkapan

administrasi lainnya.

- Biaya pengepakan dan penimbangan.

- Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan

- Biaya pengiriman ke gudang, dan seterusnya.

Secara normal, biaya perpesanan tidak naik bila kuantitas pesanan berubah. Tetapi

bila semakin banyak item yang dipesan setiap kali pemesanan, maka jumlah pemesanan per

periode akan turun, maka biaya pemesanan total akan turun.

b. Biaya Pembuatan (Setup Cost = k)

Ongkos pembuatan adalah semua pengeluaran yang ditimbulkan untuk persiapan

memproduksi barang. Ongkos ini biasanya timbul didalam pabrik, yang meliputi ongkos

menyetel mesin, ongkos mempersiapkan gambar benda kerja, dan sebagainya.

27

Karena kedua ongkos tersebut diatas mempunyai peran yang sama, yaitu pengadaan, maka

didalam sistem persediaan ongkos tersebut sering disebut sebagai ongkos pengadaan

(procurement cost).

2. Biaya Penyimpanan (Carry ing Cost = h)

Biaya penyimpanan (holding cost) merupakan biaya yang timbul akibat disimpannya

suatu item. Biaya penyimpanan terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung

dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila

kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi.

Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah :

a. Biaya Memilik i Persediaan (biaya Modal).

Penumpukan barang digundang berarti penumpukan modal, dimana modal

perusahaan mempunyai ongkos (expense) yang dapat diukur dengan suku bunga bank. Oleh

karena itu, biaya yang ditimbulkan karena memilik i persediaan harus diperhitungkan dalam

biaya sistem persediaan. Biaya memiliki persediaan diukur sebagai persentasi nilai persediaan

untuk periode tertentu.

b. B iaya Gudang

Barang yang disimpan memerlukan tempat penyimpanan sehingga timbul biaya

gudang. Bila gudang dan peralatannya disewa maka biaya gundangnya merupakan biaya

sewa sedangkan bila perusahaan mempunyai gudang sendiri maka biaya gudang

merupakan biaya depresi.

c. Biaya Kerusakan dan Penyusutan.

Barang yang disimpan dapat mengalami kerusakan dan penyusutan karena beratnya

berkurang ataupun jumlahnya berkurang karena hilang. Biaya kerusakan dan penyusutan

biasanya diukur dari pengalaman sesuai dengan persentasenya.

28

d. Biaya Kadaluarsa (Absolence).

Barang yang disimpan dapat mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi

dan model seperti barang – barang elektronik. Biaya kadaluarsa biasanya diukur dengan

besarnya penurunan nilai jual dari barang tersebut.

e. Biaya Asuransi.

Barang yang dismpan diasuransikan untuk menjaga dari hal – hal yang tidak diinginkan,

seperti kebakaran. Biaya asuransi tergantung jenis barang yang diasuransikan dan perjanjian

dengan perusahaan asuransi.

f. Biaya Administrasi dan Pemindahan.

Biaya ini dikeluarkan untuk mengadministrasi persediaan barang yang ada, baik pada

saat pemesanan, penerimaan barang maupun penyimpanannya dan biaya untuk

memindahkan barang dari , ke dan di dalam tempat penyimpanan, termasuk upah buruh dan

peralatan handling.

Dalam manajemen persediaan, terutama yang berhubungan dengan masalah kuantitatif,

biaya simpan per – unit diasumsikan linier terhadap jumlah barang yang disimpan (misalnya

: Rp/unit/tahun).

3. Biaya Kekurangan Persediaan (Shortage Cost = p)

Dari semua biaya-biaya yang berhubungan dengan tingkat persediaan, biaya kekurangan

bahan (stockout cost) adalah yang paling sulit diperkirakan. B iaya ini timbul bilamana

persediaan tidak mencukupi permintaan produk atau kebutuhan bahan. B iaya-biaya yang

termasuk biaya kekurangan persediaan adalah sebagai berikut:

- Kehilangan penjualan; ketika perusahaan tidak mampu

memenuhi suatu pesanan, maka ada nilai penjualan yang hilang

bagi perusahaan.

- Kehilangan langganan; pelanggan yang merasa kebutuhannya

29

tidak dapat dipenuhi perusahaan akan beralih keperusahaan lain

yang mampu memenuhi kebutuhan mereka.

- Biaya pemesanan khusus; agar perusahaan mampu memenuhi

kebutuhan akan suatu item, perusahaan bisa melakukan

pemesanan khusus agar item tersebut diterima tepat waktu.

Pemesanan khusus biasanya mengakibatkan pertambahan biaya

pada biaya ekspedisi dan harga item yang dibeli.

- Terganggunya proses produksi, jika kekurangan persediaan terjadi

pada persediaan bahan, dan hal ini tidak diantisipasi sebelumnya,

maka kegiatan produksi akan terganggu.

- Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial, dan sebagainya.

Biaya kekurangan persediaan dapat diukur dari :

a. Kuantitas yang tidak dapat dipenuhi.

Biasanya diukur dari keutungan yang hilang karena tidak dapat memenuhi permintaan

atau dari kerugian akibat terhentinya proses produksi. Kondisi ini diistilahkan sebagai biaya

penalti (p) atau hukuman kerugian bagi perusahaan dengan satuan misalnya: Rp/unit.

(ocw.usu.ac.id/course/.../tdi_437_handout_pengendalian_persediaan.pdf)

30

2.4 Pengertian Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan suatu istilah yang umum dan makin

banyak digunakan dalam berbagai variasi kepentingan dan pengertian. Kadang-kadang

digunakan untuk pemeriksaan rutin intern, misalnya pada penyusunan kembali pembukaan.

Biasanya interprestasi yang lebih sempit ini ternyata merupakan salah satu kegiatan daripada

struktur pengendalian manajemen yang luas itu.

Ada berbagai macam definisi mengenai pengendalian manajemen.

Berikut ini akan disajikan beberapa definisi tersebut :

Menurut Arief Suadi, Ph.D :

Pengendalian Manajemen adalah semua usaha untuk menjamin bahwa sumber daya

perusahaan digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.

Atau : Proses untuk mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar secara efektif

dan efisien mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu.

Menurut Anthony Dearden Bedford:

Sistem pengendalian menejemen adalah struktur dan proses yang sistematis serta

terorganisir yang digunakan menejemen dalam pengendalian menejemennya.

31

2.4.1 Pengertian Pengendalian Persediaan Bahan Baku

Pengendalian bahan baku yang diselenggarakan dalam suatu perusahaan, tentunya

diusahakan untuk dapat menunjang kegiatan kegiatan yang ada dalam perusahaan yang

bersangkutan. Keterpaduan dari seluruh pelaksanaan kegiatan yang ada dalam

perusahaan akan menunjang terciptanya sistem pengendalian bahan baku yang baik

dalam suatu perusahaan.

Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting bagi

perusahaan, karena persediaan fisik pada perusahaan akan melibatkan investasi yang

sangat besar pada pos aktiva lancar. Pelaksanaan fungsi ini akan berhubungan dengan

seluruh bagian yang bertujuan agar usaha penjualan dapat intensif serta produksi dan

penggunaan sumber daya dapat maksimal.

Istilah pengendalian merupakan penggabungan dari dua pengertian yang sangat erat

hubungannya tetapi dari masing-masing pengertian tersebut dapat diartikan sendiri

sendiri yaitu perencanaan dan pengawasan. Dua pengertian tersebut saling melengkapi

satu sama lain. Pengawasan tanpa adanya perencanaan terlebih dahulu tidak ada

artinya, demikian pula perencanaan tidak menghasilkan sesuatu tanpa adanya

pengawasan.

Perencanaan kebutuhan bahan adalah suatu sistem perencanaan yang pertama tama

berfokus pada jumlah dan saat barang jadi yang diminta dan kemudian menentukan

permintan turunan untuk bahan baku, komponen dan sub perakitan pada setiap tahapan

produksi terdahulu. (Horngren, 1992)

Sedangkan menurut Widjaja (1996), perencanaan adalah proses untuk tindakan apa

yang akan diambil di masa yang akan datang.

32

Pengawasan bahan adalah suatu fungsi terkoordinasi di dalam organisasi yang terus

menerus disempurnakan untuk meletakkan pertanggungjawaban atas pengelolaan bahan

dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal

yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sahnya suatu

transaksi yang berhubungan dengan bahan, pengawasan bahan meliputi pengawasan

fisik dan pengawasan nilai atau rupiah bahan (Supriyono, 1999)

Kegiatan pengawasan persediaan tidak terbatas pada penentuan atas tingkat dan

komposisi persediaan, tetapi juga termasuk pengaturan dan pengawasan atau

pelaksanaan pengadaan bahan bahan yang diperlukan sesuai dengan jumlah dan waktu

yang dibutuhkan serta dengan biaya yang serendah rendahnya.

Pengendalian adalah proses manajemen yang memastikan dirinya sendiri sejauh hal itu

memungkinkan, bahwa kegiatan yang dijalankan oleh anggota dari suatu organisasi

sesuai dengan rencana dan kebijakannya. (Widjaja, 1996). Pengendalian berkisar pada

kegiatan memberikan pengamatan, pemantauan, penyelidikan dan pengevaluasian

keseluruhan kegiatan manajemen agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Definisi diatas dapat disimpulkan bahwa :

Pengendalian menejemen adalah semua usaha perusahaan yang mencakup

metode,prosedur dan strategi perusahaan yang mengacu pada efisiensi dan efektifitas

operasional persahaan,agar dipatuhinya kebijakan menejemen serta tujuan perusahaan.

33

2.4.2 Pengendalian Bahan Baku

Berdasarkan pendapat Usry (2004,p299-300) pengendalian bahan baku yang efektif

antara lain:

- menyediakan pasokan bahan baku yang diperlukan untuk operasi yang

efisien dan tidak terganggu.

- Menyediakan cukup persediaan dalam periode dimana pasokan (musiman,

siklus, atau pemogokan kerja) dan mengantisipasi perusahaan harga.

- Menyimpan bahan baku dengan waktu penanganan dan biaya minimun dan

melindungi bahan baku tersebut dari kehilangan akibat kebakaran,

pencurian, cuaca, dan kerusakan karena penanganan.

- Meminimalkan item-item yang tidak aktif, kelebihan atau using dengan

melaporkan perubahan produk yang mempengaruhi bahan baku.

- Memastikan persediaan yang cukup untuk pengiriman segera kepelanggan.

- Menjaga agar jumlah modal yang diinvestasikan dalam persediaan berada

ditingkat yang konsisten dengan kebutuhan operasi dan rencana

manajemen.

34

2.5 Kerangka pemikiran

Gambar 2.1 kerangka pemikiran