Upload
trinhminh
View
215
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
9
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem
Menurut McLeod (2001, p11), sistem adalah elemen-elemen yang
terintegrasi dengan maksud untuk mencari suatu tujuan, dimana unsur-unsur dari
sistem meliputi input, tekransformasi, output, mekanisme pengendalian, tujuan dan
umpan balik.
Menurut O’Brien (2004, p8), adalah kelompok komponen yang saling
terintegrasi yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan
menerima input dan memproduksi output dalam sebuah proses transformasi yang
terorganisasi.
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan
sekelompok atau lebih elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan terintegrasi
untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sama.
2.2 Informasi
Menurut McLeod (2001, p15), informasi adalah data yang telah diproses
sehingga lebih berarti dan lebih bermanfaat bagi pemakai tertentu.
Menurut O’Brien (2004, p13), informasi adalah data yang telah diolah
mempunyai arti dan berguna secara konteks untuk end user tertentu.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data
yang telah diproses untuk digunakan oleh para pemakai sesuai dengan
kebutuhannya..
10
2.3 Sistem Informasi
Menurut Sastradipoera (2001, p30), sistem informasi merupakan
seperangkat prosedur yang terorganisasi dengan sistematik yang jika dilaksanakan
akan menyelesaikan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembuatan
keputusan dan proses pengawasan.
Menurut O’Brien (2004, p7), sistem informasi dapat berupa kombinasi
terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi
dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah dan menghasilkan informasi
dalam suatu organisasi.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah
komponen-komponen yang saling terorganisasi dan saling terhubung yang
berfungsi untuk mengumpulkan, menyimpan, memanipulasi, mengubah,
menghasilkan informasi, sehingga dapat mendukung satu atau lebih kerja sistem.
2.4 Jaringan Komunikasi
Jaringan komunikasi merupakan sebuah sistem yang mampu
menghubungkan dan menggabungkan beberapa titik komunikasi menjadi satu
kesatuan yang mampu berinteraksi antara satu dengan lainnya.
Menurut Stallings (2000, p153), jaringan komunikasi adalah fasilitas yang
menampilkan layanan transfer data di antara perangkat-perangkat yang terpasang
ke jaringan.
2.4.1 Internet
Menurut Laudon (2004, p282), internet adalah jaringan internasional dari
jaringan-jaringan yang merupakan kumpulan dari jaringan privat dan publik.
11
Menurut McLeod (2001, p73), internet mungkinkan suatu jaringan
komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang, tetapi
juga mencakup para pelanggan.
Menurut Thompson (2003, p161), internet adalah jaringan dari jaringan
dan merupakan kumpulan dari jaringan komputer yang berhubungan.
Internet suatu fenomena perubahan dalam komputer dan telekomunikasi
(O’Brien, 2004, p107).
Menurut Anonymous (3), Internet secara umum adalah kumpulan dari
jaringan komputer yang terhubung dan bekerja sebagai suatu sistem. Sedangkan
pengertian Internet secara khusus adalah suatu jaringan komputer terbesar di dunia
karena menghubungkan seluruh jaringan komputer yang ada di dunia ini.
Jadi dapat disimpulkan bahwa internet adalah kumpulan dari jaringan
komputer internasional baik privat maupun publik.
2.4.2 Intranet
Menurut Laudon (2004, p23), intranet merupakan suatu jaringan internal
yang berdasarkan pada teknologi internet dan World Wide Web (WWW). Intranet
dapat membantu perusahaan untuk menciptakan suatu lingkungan yang lebih kaya
dan lebih responsif terhadap informasi. Aplikasi internal perusahaan yang
berbasiskan web dapat dibuat interaktif dan digunakan berbagai media, teks, audio,
video. Dibuat tersedia melalui intranet, dokumen dapat selalu up-to-date, sehingga
menghapuskan biaya kertas, cetak, dan biaya distribusi.
Intranet adalah jejaring internal perusahaan yang menggunakan arsitektur,
protokol dan aplikasi yang sama seperti Internet. (Anonymous (9)).
12
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa intranet merupakan jaringan
internal suatu perusahaan yang melalui teknologi internet dapat di akses oleh pihak
yang memiliki izin.
2.4.3 Ekstranet
Extranet adalah sebuah kelanjutan dari intranet perusahaan yang
mengkaitkan jaringan internal satu perusahaan dengan jaringan internal supplier
mereka maupun pelanggan mereka. (Anonymous (6)).
Extranet atau Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan
protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian
informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual
(vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain. (Anonymous (2))
2.5 World Wide Web (WWW)
World Wide Web merupakan suatu jaringan global dari multimedia internet
untuk menyediakan informasi, pendidikan, e-Business, dan e-Commerce (O’Brien,
2004, p113).
WWW adalah ruangan informasi di internet, tempat dokumen hypermedia
disimpan dan dapat diambil melalui suatu skema alamat yang unik. WWW bukan
hanya sekedar menangani materi text, tetapi juga mampu menyimpan dan
mengambil hypermedia/multimedia yang terdiri dari text, grafik, audio dan video
(McLeod, 2001, p75)
Menurut Ellsworth (1998, p33), World Wide Web adalah jaringan yang luas
dari dokumen-dokumen yang terhubung bersama, satu set protokol (aturan) yang
menentukan bagaimana sistem bekerja dan mentransfer data, satu set ketentuan,
dan satu bagian tubuh dari software yang membuatnya bekerja dengan halus.
13
2.6 HyperText Markup Language (HTML)
Menurut Anonymous (8), HTML (HyperText Mark up Language)
merupakan suatu metoda untuk mengimplementasikan konsep hypertext dalam
suatu naskah atau dokumen. HTML sendiri bukan tergolong pada suatu bahasa
pemrograman karena sifatnya yang hanya memberikan tanda (marking up) pada
suatu naskah teks dan bukan sebagai program.
Menurut Ellswort (1998, p45), HTML adalah sistem yang digunakan untuk
membuat halaman-halaman dan dokumen-dokumen untuk ditampilkan di web.
Dokumen HTML dapat dibuat di text editor standar apa saja, walaupun hal ini
lebih mudah dilakukan dengan editor yang dirancang untuk membuat HTML.
HTML (Hypertext Markup Language) merupakan bahasa program yang
digunakan untuk menulis format dokumen yang dapat diakses dalam Web. Dengan
menggunakan format HTML setiap dokumen yang dibuat dapat dibaca oleh semua
sistem operasi dan tipe komputer yang ada di dunia. (Anonymous (7)).
Menurut Sidik dan Pohan (2002, p9), dokumen HTML adalah file teks
murni yang dapat di buat dengan editor teks sembarang. Dokumen ini dikenal
sebagai web page. Dokumen HTML merupakan dokumen yang disajikan dalam
browser web surfer. Dokumen ini umumnya berisi informasi ataupun interface
aplikasi di dalam internet.
2.7 Pengertian Portal
Portal adalah aplikasi berbasis web. Aplikasi ini menyediakan akses suatu
titik tunggal dari informasi online terdistribusi, seperti dokumen yang di dapat
melalu pencarian, berita dan link ke situs khusus. Untuk memudahkan pengguna
biasanya disediakan kemampuan pencarian dan pengorganisasian informasi.
14
Pada kenyataannya bila kita telusuri maka akan kita temukan berbagai
macam portal di internet. Disamping itu pula portal juga dalam perkembangannya
tidak hanya mendukung satu komunitas tapi beberapa komunitas. Portal juga
mendukung berbagai macam servis atau layanan yang membedakannya dengan
website HTML biasa. (anonymous (4))
Web portal adalah halaman web yang merupakan titik permulaan atau
portal, kepada sumber lain di internet atau intranet. Portal Intranet juga dikenali
sebagai enterprise information portals (EIP). Web portal biasanya menawarkan
kemudahan yang khusus kepada pengguna mereka. (anonymous (5))
2.8 Pengertian Organisasi
Menurut Gibson, Donnelly, dan Invancevich (1995, p7), orang mendirikan
organisasi karena alasan, bahwa organisasi dapat mencapai sesuatu yang tidak
dapat kita capai secara perorangan. Jadi, apakah tujuannya untuk memperoleh
suatu keuntungan, menyelenggarakan pendidikan, membantu perkembangan
agama, meningkatkan pelayanan kesehatan, mengorbitkan manusia kebulan,
memilih seorang kandidat/membangun sebuah stadion sepak bola, organisasi dapat
melaksanakan pekerjaan itu. Organisasi dapat dicirikan oleh “perilakunya yang
terarah pada tujuan”.
Tujuan dan sasaran organisasi dapat dicapai lebih efisien dan efektif
melalui tindakan-tindakan individu & kelompok yang diselenggarakan dengan
persetujuan bersama.
Menurut Sastradipoera (2001, p96), organisasi adalah suatu proses yang
menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang telah
disepakati.
15
Organisasi adalah kesatuan yang memungkinkan masyarakat mencapai
suatu tujuan yang tidak dapat dicapai individu secara perorangan.
Organisasi sangat perlu bagi masyarakat kita. Dalam dunia industri,
pendidikan, pelayanan kesehatan, dan pengetahuan, organisasi telah memberikan
keuntungan yang mengesankan bagi standar hidup kita dan pandangan kita tentang
dunia.
Menurut Sastradipoera (2001, p96), struktur organisasi menggambarkan
segenap interaksi, menetapkan peranan, hubungan, sasaran dan ciri-ciri organisasi
tersebut.
Menurut Robbins (1998, p478), suatu struktur organisasi menjelaskan
bagaimana suatu tugas diselesaikan, di kelompokkan, dan di koordinasikan.
Menurut Gibson et al. (1995, pp15-16) untuk bekerja secara efektif dalam
organisasi, para manajer harus memiliki pemahaman yang jelas tentang struktur
organisasi. Dengan memandang suatu bagan organisasi, seseorang hanya melihat
susunan posisi, tugas-tugas pekerjaan dan garis-garis wewenang dri bagian-bagian
dalam organisasi.
Struktur organisasi merupakan pola format kegiatan dan hubungan diantara
berbagai sub-unit dalam organisasi.
2.9 Database
Menurut Connolly (2005, p), database adalah suatu kumpulan data yang
terkait secara logika, dan mendeskripsikan data tersebut, didesain untuk
menemukan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Database adalah tempat
penyimpanan data secara tunggal, memungkinkan tempat penyimpanan yang besar
16
dari data yang dapat digunakan secara bersamaan oleh beberapa bagian dan
pemakai-pemakai lainnya.
Menurut Laudon (2004, p221), database adalah kumpulan data yang
terorganisir secara efisien untuk melayani banyak aplikasi disaat bersamaan
dengan memusatkan data dan meminimalkan data redundancy.
Menurut Thompson (2003, p75), database adalah kumpulan file yang
saling berhubungan.
Menurut C. J Date (2000, p10), database merupakan kumpulan dari data
yang hampir tidak mengalami perubahan dan digunakan oleh aplikasi sistem pada
beberapa perusahaan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa database merupakan kumpulan data maupun
file yang saling berhubungan, yang diorganisir secara efisien.
2.10 Knowledge Management (KM)
2.10.1 Knowledge
Menurut Anonymous (3), pengetahuan adalah data dan informasi yang
digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari
sumber yang kompeten. Sumber pengetahuan bisa berupa banyak bentuk,
contoh, Koran, majalah, email, e-artikel, mailing list, e-book, kartu nama, iklan,
dan manusia. Alat-alat pengetahuan bisa dalam berbagai bentuk, misalnya:
dokumen, kertas, buku, percakapan, koran, email, papan iklan, lukisan, imajinasi,
dan apapun bentuknya yang bisa dimengerti dan yang mempunyai arti.
Knowledge berlandaskan dari data dan informasi, tetapi tidak seperti data
dan informasi, knowledge selalu dibatasi pada setiap individu dan knowledge
menggambarkan suatu hubungan sebab akibat (Probst et al, 2000, p17)
17
2.10.2 Knowledge Management
Knowledge Management merupakan sistem yang dibuat untuk
menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan
knowledge dalam organisasi sehingga knowledge mudah digunakan kapan pun
diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetisinya
(Widayana, 2005, p9).
Knowledge Management mengelola seluruh elemen sistem berupa
dokumen, basis data, kebijakan, dan prosedur lengkap beserta informasi tentang
pengalaman, keahlian, dan kecakapan sumber daya manusia secara individu
maupun kolektif yang dimiliki organisasi dengan bantuan teknologi informasi.
Menurut Tiwana (2000, p5), knowledge management adalah organisasi
untuk menciptakan nilai bisnis dan membangun keuntungan kompetitif.
Knowledge management juga dapat memungkinkan pembuatan, komunikasi, dan
aplikasi dari jenis knowledge untuk mencapai sasaran bisnis. Knowledge
management juga dapat dikatakan sebagai sebuah proses untuk menangkap (to
capture), menyimpan (to stay), dan mendistribusi (to distribute).
Menurut Laudon (2004, p64), knowledge management adalah
sekumpulan proses yang dikembangkan dalam sebuah organisasi untuk
membuat, mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan menyebarkan
knowledge.
Menurut Thompson (2003, p291), knowledge management adalah
kegiatan kritikal perusahaan yang membutuhkan perhatian khusus, kemampuan
untuk menyebarkan knowledge dan keahlian dapat meningkatkan efektifitas
organisasi.
18
Menurut Anonymous (3), Management pengetahuan merencanakan,
mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan
informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa
dari macam-macam sumber yang kompeten.
Menurut Anonymous (3), KM adalah suatu disiplin ilmu yang digunakan
untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur
dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi KM
bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan
integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.
Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah suatu
proses mengumpulkan, menyimpan, dan mendistribusikan knowledge termasuk
menyebarkan keahlian yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi
dalam mencapai sasaran organisasi.
2.11 Dari Data, Informasi, hingga Knowledge
Menurut Widayana (2005, pp12-14), risiko persaingan bisnis yang dihadapi
saat ini semakin kompleks. Karena, langkah bisnis dituntut makin cepat, ledakan
informasi dari berbagai sumber, meningkatnya jumlah pesaing pada tingkat lokal,
regional, dan global, kondisi persaingan yang lebih agresif, perubahan politik, dan
perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat. Menghadapi kondisi
tersebut, masih banyak organisasi bisnis yang melakukan pengolahan data,
mengumpulkan, dan menghasilkan informasi, dengan kondisi seperti berikut:
19
• Tidak tersalurkan dengan baik dalam organisasi,
• Tersebar dimana-mana, mengakibatkan sangat sulit untuk diakses (file
kertas maupun komputer),
• Diasumsikan sebagai informasi yang cerdas (Intelligence), dan
• Tidak dikelola sesuai dengan alur kerja.
Untuk menghasilkan knowledge yang bernilai tinggi, terlebih dahulu
organisasi memerlukan sistem untuk melakukan strukturisasi seluruh data dan
informasi yang dimiliki. Karena, tanpa data dan informasi tidak akan menghasilkan
knowledge. Untuk memudahkan pemahaman dalam melakukan strukturisasi data,
informasi, dan knowledge, kita perlu melihat perbedaan di antara ketiganya, seperti
berikut:
• Data merupakan fakta-fakta mentah, antara lain berupa gambar, angka yang
disajikan tanpa suatu konteks. Lembar kerja dalam spreadsheets tanpa disertai
analisis dan interpretasi data. Contohnya, 1000 karyawan merupakan data.
• Informasi adalah data yang telah tersusun dan disertai dengan referensi
terhadap suatu hubungan (konteks) yang mempunyai arti, untuk membantu
pengambilan keputusan. Contohnya, contohnya 1000 karyawan yang terdiri
atas 100 orang karyawan tetap dan 900 orang karyawan harian.
• Knowledge adalah informasi yang dilengkapi dengan pemahaman pola
hubungan dari informasi disertai pengalaman, baik individu maupun kelompok
dalam organisasi. Knowledge merupakan penerapan informasi yang diyakini
dapat langsung digunakan untuk mengambil suatu keputusan untuk bertindak.
Sebagai contoh perusahaan mempunyai 1000 karyawan yang terdiri atas 100
20
orang karyawan tetap dan 900 orang karyawan harian. Mengacu pada pola
kerja tahun ini dan rencana kerja tahun berikutnya, maka jumlah karyawan
tetap tidak perlu ditambah lagi.
2.12 Tipe Knowledge dalam Organisasi
Seukuran apapun suatu organisasi, pasti memiliki aset knowledge. Namun
pada kenyataannya, aset knowledge tersebut sering tidak digunakan secara
maksimal karena organisasi tidak memiliki sistem untuk mengelola knowledge
tersebut. Jika ditinjau lebih lanjut, terdapat beberapa tipe pengetahuan sebagai
berikut:
• Tacit knowledge adalah knowledge yang sebagian besar berada dalam
organisasi. Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun
sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap.
Tacit knowledge sangat sulit untuk dipindahkan kepada orang lain, karena
knowledge tersebut tersimpan pada masing-masing pikiran (otak) para individu
dalam organisasi sesuai dengan kompetensinya. Hal ini bisa juga berupa
pengalaman dan keahlian dari orang yang belum terdokumentasi.
Contoh: gagasan, persepsi, wawasan, keahlian.
• Explicit knowledge adalah pengetahuan dan pengalaman tentang ‘bagaimna
untuk’, yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Ini merupakan pengetahuan
yang terdapat pada buku, referensi dan lainnya. Pengetahuan berkembang
dengan adanya informasi dan perlunya penataan informasi atau pengaturan isi
dari informasi yang ada.
Contoh: buku, laporan, dokumen, surat.
21
• Potensial Knowledge adalah ilmu pengetahuan yang digunakan untuk
menganalisis data dan mentransformasikan data menjadi pengetahuan.
Pengetahuan berkembang dari hasil analisis terhadap data yang ada.
Data yang berada dalam database suatu organisasi tidak menggambarkan
knowledge, tapi merupakan potensial knowledge, yang dapat dikatakan potensial
knowledge merupakan pengetahuan yang berasal dari kemampuan analisis
seseorang yang kemudian dapat menjadi aset pembangunan pengetahuan bangsa.
Manajemen tacit (implicit) knowledge, explicit knowledge maupun potensial
knowlegde melalui mekanisme collaboration, digital library maupun kemampuan
analisis menjadi penting untuk diimplementasikan dengan dukungan standard
operasi perguruan tinggi bersinergi dengan media digital.
2.13 Cara Terbentuknya Knowledge
Pada dasarnya pengetahuan diciptakan dari pengetahuan yang telah ada dan
terdapat empat pola dasar penciptaan pengetahuan yang mungkin terjadi dalam
sebuah organisasi (Nonaka dan Takeuchi, 1995), yaitu:
Tacit Knowledge Explicit Knowledge
Tacit Knowledge Socialization Externalization
Explicit Knowledge Internalization Combination
Tabel 2.1 Empat Model Knowledge Sharing
(Nonaka et. Al., 1995, p62)
1. Socialization
Pola ini umumnya terjadi secara natural di dalam perusahaan disaat
seseorang staf senior diminta oleh kepala bagian untuk membimbing sorang
22
staf yang baru bergabung. Staf yunior tersebut akan mengamati apa saja yang
dilakukan oleh seniornya, menirunya dan berlatih melakukan hal-hal yang telah
ditunjukkan oleh seniornya. Pola ini dapat terjadi untuk pembelajaran keahlian
teknis ataupun hal-hal yang lebih bersifat konsep seperti kebiasaan-kebiasaan
dalam perusahaan. Staf yunior akan membangun pengetahuan tacit-nya sendiri
dari pengamatan yang dilakukannya, pengamatan yang dilakukan atas perilaku
staf senior yang merupakan pencerminan pengetahuan tacit-nya sendiri. Pola
seperti ini cukup efektif untuk mentor masing-masing pribadi, tetapi tidak
dapat berkontribusi secara signifikan kepada keseluruhan perusahaan.
2. Combination
Pola ini terjadi pada saat seorang staf membaca dokumen-dokumen
yang ada seperti laporan dan studi kasus perusahaan untuk kemudian
menghasilkan dokumen baru yang merangkum serta berisi gagasan-gagasan
baru. Sama halnya seperti saat awal penulisan, berangkat dari artikel-artikel
yang telah ada dan kemudian mengintegrasikan gagasan-gagasan yang
terkandung di dalamnya serta memasukkan gagasan baru ke dalam penulisan.
Demikianlah pola penciptaan pengetahuan explicit baru dari pengetahuan
explicit yang telah ada.
3. Externalization
Penciptaan pengetahuan tidak berhenti di kedua pola tersebut.
Perusahaan harus dapat memfasilitasikan proses pembelajaran di mana para
knowledge-worker harus dapat mengartikulasikan pengetahuan tacit yang
dimiliki mereka dan mengubahnya ke dalam bentuk explicit dan
menyimpannya untuk kemudian di distribusikan ke seluruh organisasi.
23
4. Internalization
Disisi lainnya, staf lain akan membaca pengetahuan explicit tersebut
dan mulai menginternalisasikannya ke dalam pengetahuannya. Hasilnya adalah
pengetahuan tacit yang lebih luas dari sebelumnya.
2.14 Knowledge Repository
Knowledge repository merupakan tempat penyimpanan on-line yang berisi
keahlian, pengetahuan, pengalaman, dan dokumentasi tentang fakta-fakta dari
ahlinya. Dalam membuat knowledge repository, knowledge dikumpulkan,
dirangkum dan digabungkan dari sumber yang bersilangan.
Pendekatan ini mengizinkan banyak orang untuk mencari dan mengambil
knowledge yang tersusun tanpa melalui orang yang mengembangkannya. Ini
membuka kemungkinan untuk mencapai skala dalam penggunaan knowledge dan
dengan demikian mengembangkan bisnis (Anonymous (1)).
Menurut Tiwana (2000, p591), knowledge repository merupakan kumpulan
dari informasi atau pengetahuan yang disimpan dalam database yang berguna dan
menarik untuk perusahaan dan dapat di akses oleh jumlah populasi yang besar.
Knowledge repository merupakan sistem komputer yang terus menerus
menangkap dan menganalisa modal knowledge dalam sebuah organisasi. Ini
merupakan penggabungan sistem dengan orang-orang yang bisa mengambil dan
melihat informasi terstruktur dan tidak terstruktur dalam mengambil dan
mempertahankan modal knowledge perusahaan dan fasilitas penggabungan
pekerjaan (Anonymous (10)).
24
Definisi knowledge repository adalah alat atau tempat penyimpanan yang
menyimpan, memelihara, dan memanfaatkan data, informasi dan knowledge
(berupa pengalaman, dokumen, dan lain-lain) yang disediakan bagi orang yang
memiliki hak akses.
2.15 Knowledge Goal
Menurut Probst et al. (2000, p45) salah satu tujuan inti dari manajemen di
dalam perusahaan adalah mewujudkan goals dari perusahaan. Hal tersebut akan
berdampak pada proses inti yang jelas di dalam perusahaan. Dengan adanya
perusahaan, maka akan dibuat rencana strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
Knowledge goals, dibuat berdasarkan tujuannya mendukung strategi
manajemen. Di dalam knowledge goals, dukungan terhadap tujuan tersebut dibagi
berdasarkan 3 (tiga) bagian besar, yaitu normative, strategic, serta operational.
1. Normative
Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada
perilaku manajemen perusahaan. Dimana dengan adanya perilaku yang
mendukung terciptanya lingkungan kerja yang optimal, maka perusahaan akan
dengan mudah bergerak untuk mencapai tujuannya. Bertujuan untuk membuat
suatu budaya perusahaan dimana keahlian individu dishare dan dikembangkan.
2. Strategic
Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada
pengembangan strategi perusahaan. Seperti pada bentuk struktur perusahaan,
management systems, yang berdampak langsung pada strategi perusahaan di
dalam mencapai tujuannya.
25
3. Operational
Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada
bentuk-bentuk kegiatan atau aktivitas kerja di dalam perusahaan. Seperti
bagaimana bentuk penyebaran informasi, bagaimana menyelesaikan suatu
pekerjaan, dan setiap tindakan atau aktivitas operasional di dalam perusahaan
yang mencerminkan cara kerja karyawan di dalam mewujudkan strategi
perusahaan.
2.16 Elemen Knowledge Management
Ada tiga elemen penting yang saling berkaitan saat ingin menerapkan KM
yaitu: people, process and technology. Satu sama lain elemen ini saling
berhubungan erat. Pengetahuan diakuisisi dari people atas pengalaman dari proses-
proses yang terjadi dalam organisasi. Teknologi berperan untuk mengubah
pengetahuan dari analog menjadi digital, yang dengan formal yang terstruktur
dapat diekstraksi sesuai kebutuhan. Ketiga elemen ini merupakan faktor terpenting
dalam membangun KM. Tanpa elemen-elemen ini, tidak akan ada sebuah KM,
yang ada hanyalah knowledge individual.
Setiap perusahaan/organisasi memiliki sekumpulan aset yang unik dan
memiliki masalah tersendiri bagaimana dan dimana aset pengetahuan tersebut
layak diaplikasikan. Karena KM dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti budaya,
strategi, proses dan isu-isu teknologi, maka penting untuk menyiapkan orang-orang
dan alat untuk sharing-knowledge serta merancang sistem manajemen pengetahuan
untuk memecahkan suatu masalah dalam perusahaan/organisasi. Secara umum
elemen sistem manajemen pengetahuan terdiri dari:
26
1. People: sebagai pelaku dalam proses pengetahuan
2. Process: memastikan bahwa KM dibutuhkan dalam proses bisnis
3. Technology: sebagai pendukung dalam proses pengetahuan
Gambar 2.1. Elemen Sistem Knowledge Management
2.16.1 People
Menurut Bergeron (2003, pp81-82) Knowledge worker adalah inti
pengoperasian suatu organisasi pengetahuan. Tidak hanya melakukan, mereka
menghadirkan potensi terbesar untuk meningkatkan nilai suatu perusahaan, tetapi
mereka juga menghadirkan resiko terbesar untuk melakukan suatu kesalahan.
Lagipula knowledge worker merupakan suatu pekerjaan yang menarik karena
merupakan suatu tantangan untuk mencapai tujuan yang mendorong masyarakat
saling berbagi pengetahuan.
Bagi knowledge worker yang menunjukkan nilai positif, menyediakan
feedback yang sesuai yang mendukung perusahaan, investasi dalam pendidikan
knowledge worker ketika ekonomi memungkinkan, dan memelihara proses-
proses berhubungan dengan kesetiaan knowledge worker semua ini
memaksimalkan nilai yang dapat dibawa oleh knowledge worker bagi perusahaan
27
2.16.2 Process
Berbagi, menyimpan dan menggunakan kembali informasi terjadi pada
kebanyakan organisasi, tapi terlepas dari aktifitas tersebut untuk mengurangi
perubahan kemungkinan akan terjadi. Dalam perbandingannya,
mengimplementasikan suatu program formal KM, dengan terbatas, memastikan
parameter dapat diteliti sehubungan dengan pelatihan terbaik, memaksimalkan
kemungkinan kesuksesan. Sebagai tambahan, program KM akan memiliki
perubahan lebih baik untuk pengolahan perusahaan.
Bagian dari tugas mengelola informasi adalah memahami proses yang
dibuat, digunakan, disimpan, dan secepatnya ditentukan dan bagaimana
memenuhi ketika biaya pengaturan lebih mahal daripada nilai yang akan
diperoleh nantinya. (Bergeron, 2003, p83)
2.16.3 Technology
Teknologi tersedia untuk memungkinkan proses KM dari low-tech
tools, seperti pena dan kertas ke high-tech expert system dan memperlihatkan
keadaan sebenarnya. Bagaimanapun kebanyakan orang mengatakan
kemungkinan teknologi, mereka menunjuk lebih kepada high-tech tools, seperti
PDA, yang menyediakan beberapa keuntungan daripada pena dan kertas.
Perbedaan antara tingkat bahan dan pengalaman pemakai.
KM menggambarkan teknologi dan pendekatan pengembangan secara
virtual setiap dasar dari pengetahuan komputer. Penyimpanan dan pengambilan
knowledge dari repository informasi dan tools database. Penggunaan
knowledge dan pemindahan dari tools interface, intranet dan internet,
groupware, pendukung keputusan dan penggabungan sistem.
28
2.17 Proses Inti Knowledge Management
Menurut Probst et. al. (2000, pp29-34), untuk pengaturan dan pengelolaan
knowledge di dalam perusahaan atau organisasi dibutuhkan pengelompokkan dan
pengkategorian masalah yang terdapat di dalam perusahaan tersebut. Hal ini
dilakukan untuk mengidentifikasi aktifitas yang dianggap sebagai proses inti dari
knowledge management dan terkait antara satu dengan yang lainnya. Adapun
kegiatan yang dianggap merupakan proses inti knowledge management dapat
dilihat melalui gambar berikut:
Gambar 2.2 Core Process Knowledge Management (Probst et al, 2000, p30)
Manajemen pengetahuan memiliki enam proses inti yaitu:
1. Knowledge Identification
Mengidentifikasikan pengetahuan eksplisit berarti menganalisa dan
menggambarkan lingkungan pengetahuan perusahaan. Banyak sekali perusahaan
yang kesulitan untuk mengatur gambaran umum data internal dan eksternal,
informasi dan kemampuan. Ketidakjelasan mengakibatkan ketidakefisienan,
Knowledgeidentification
Knowledgeaquisition
Knowledgedevelopment
Knowledgesharing/
distribution
Knowledgeutilization
Knowledgeretention
Knowledgegoals
Knowledgeassessment
Feedback
29
keputusan yang tidak tersampaikan, dan duplikasi. Manajemen pengetahuan yang
efektif harus memastikan kejelasan internal dan eksternal dan membantu karyawan
secara individual untuk menentukan apa yang mereka butuhkan.
2. Knowledge Acquisition
Perusahaan memasukkan bagian penting pengetahuan mereka dari sumber
luar. Hubungan dengan customer, supplier, pesaing, dan mitra kerja disadari,
mempunyai potensi untuk menyediakan pengetahuan – maksud potensinya adalah
jarang secara penuh digunakan. Perusahaan juga dapat membeli pengetahuan yang
tidak bisa dibangunnya sendiri dengan merekrut ahli atau memperolehnya dari
perusahaan. Manajemen pengetahuan yang sistematik harus mengambil
kemungkinan ini sebagai sesuatu yang harus diperhitungkan.
3. Knowledge Development
Pembangunan pengetahuan adalah sebagai building block yang melengkapi
perolehan pengetahuan. Fokusnya adalah menghasilkan kemampuan baru, produk
baru, ide yang lebih baik, dan proses yang lebih efisien. Pembangunan
pengetahuan meliputi seluruh usaha manajemn yang ditujukan pada menghasilkan
kemampuan yang belum ada di dalam organisasi atau yang belum ada
keberadaannya di dalam atau diluar organisasi.
Secara tradisional, pembangunan pengetahuan dipakai perusahaan dalam
melakukan riset pasar, dan membangun departemen, padahal pengetahuan penting
dapat juga bersemi dari salah satu bagian dalam organisasi. Dalam building block
ini kita memeriksa cara umum yang dilakukan perusahaan dalam berhadapan
dengan ide baru dan menggunakan kreativitas karyawannya. Ketika
dipertimbangkan dari sudut pandang manajemen pengetahuan, bahkan aktivitas
30
yang dahulu dipandang sederhana, seperti proses-proses produksi dapat dianalisa
dan dioptimalkan sehingga menghasilkan pengetahuan.
4. Knowledge sharing and Distribution
Pembagian dan distribusi pengetahuan di dalam organisasi adalah kondisi
yang vital untuk mengubah informasi yang dikhususkan atau pengalaman menjadi
sesuatu yang dapat digunakan oleh organisasi. Penentuan pada siapa saja
pengetahuan tersebut dapat diakses dan seberapa luas akses yang diberikan.
Pendistribusian pengetahuan memerlukan fasilitas yang menunjang agar
pengetahuan yang dimaksud diterima oleh orang yang bersangkutan. Langkah
yang paling penting adalah menganalisa peralihan pengetahuan dari individual ke-
group atau organisasi. Distribusi pengetahuan adalah proses membagi dan
menyebarkan pengetahuan yang sudah ada di dalam organisasi.
5. Knowledge Utilization
Keseluruhan inti dari manajemen pengetahuan adalah memastikan bahwa
pengetahuan yang sudah ada dalam organisasi dipakai secara produktif untuk
keuntungan organisasi tersebut. Sayangnya, identifikasi yang sukses, dan distribusi
pengetahuan yang penting tidak menjamin bahwa itu akan dipakai oleh perusahaan
dalam aktivitasnya sehari-hari. Ada beberapa tantangan yang merintangi
penggunaan pengetahuan yang dari luar. Oleh karena itu langkah-langkah harus
diambil untuk memastikan bahwa kemampuan yang bernilai dan aset pengetahuan
seperti paten atau lisence digunakan secara penuh.
6. Knowledge Retention
Kompetensi sekali diperoleh tidak secara otomatis tersedia untuk segala
waktu. Penyimpanan informasi yang selektif, dokumen, dan pengalaman
31
membutuhkan pengaturan. Organisasi biasanya mengeluh bahwa peraturan
kembali membutuhkan biaya dan tempat dari memori mereka. Proses untuk
menyeleksi, memasukkan dan secara teratur memperbahurui pengetahuan yang
bernilai bagi masa depan harus dengan hati-hati disusun. Jika ini tidak selesai,
keahlian yang berharga mungkin dapat begitu saja terbuang. Penyimpanan
pengetahuan tergantung pada penggunaan media penyimpanan dalam lingkup yang
luas secara efisien.
7. Knowledge Assessment
Suatu tindakan di dalam pengukuran atau penilaian dari kegiatan proses inti
manajemen pengetahuan di dalam perusahaan. Hal ini dilakukan dengan tujuan
untuk mengukur sejauh mana pengaruh yang dihasilkan knowledge di dalam
perusahaan.
8. Knowledge Goal
Merupakan suatu rencana akhir dari kegiatan dan knowledge. Dengan
knowledge goal, perusahaan akan dengan lebih mudah menentukan arah dan
strategi untuk mencapai tujuannya.