65

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Pada tanggal 14 Maret 1983, secara resmi Yayasan Bina Murni yang

ingin menyumbangkan suatu karya sosial dalam bidang pendidikan berdiri.

Untuk mewujudkan cita-cita luhur ini maka Yayasan Bina Murni mendirikan

sebuah sekolah baru, mulai dari pendidikan tingkat TK sampai dengan tingkat

SMA di daerah Jakarta Barat, tepatnya di jalan Kedoya Raya nomor 35.

Adapun sekolah yang baru tersebut oleh yayasan Bina Murni diberi nama

"Providentia" yang diambil dari kata bahasa latin "Providentia Divina". Kata

tersebut memiliki arti "Penyelenggaraan Ilahi atau Karya Ilahi". Nama ini

diambil sesuai dengan tujuan didirikannya Yayasan Bina Murni, karena suatu

pekerjaan akan benar-benar maksimal bila pekerjaan tersebut dilaksanakan atas

dasar ketulusan hati.

Sekolah Providentia merupakan sekolah yang berlatar belakang

Katolik. Karena latar belakang inilah maka pelaksanaan pendidikan di sekolah

Providentia sudah tentu mewajibkan semua peserta didiknya untuk mengikuti

pelajaran agama Katolik. Ini sesuai dengan amanat pemimpin gereja yaitu

"Pengajaran dan Pendidikan di sekolah Katolik harus berdasarkan azas-azas

ajaran katolik,..."(Bdk, Kitab Hukum Kanonik pasal 2). Dalam hal ini bukan

berati sekolah Providentia mengabaikan bidang studi lainnya, tetapi justru

66

berusaha untuk meningkatkan prestasi akademik yang berdasarkan nilai-nilai

Kristiani.

Sebagai sebuah instuisi atau lembaga pendidikan yang bertujuan untuk

mencerdaskan bangsa, program pendidikan yang dikembangkan di sekolah

Providentia meliputi bidang kognitif, afektif dinamik, dan psikomotorik.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi sekolah Providentia :

“Unggul Dalam Prestasi dan Melayani Berdasarkan Cinta Kasih Dalam Iman

Katolik”

Misi sekolah Providentia :

1. Pelayanan, pembelajaran, dan pensosialisasian.

2. Melaksanakan pembelajaran kreatif, aktif, inovatif, kompetitif, dan

menyenangkan.

3. Menggali dan mengembangkan bakat siswa melalui kegiatan

ekstrakurikuler.

4. Memanfaatkan teknologi dengan menyesuaikan perkembangan IPTEK.

5. Memberikan pelayanan kepada anak didik dengan cinta kasih.

6. Memberikan sikap dan perilaku positif dalam kehidupan sehari hari

berdasarkan nilai-nilai agama.

67

3.1.3 Tugas dan Wewenang Dalam Perusahaan

3.1.3.1 Kepala sekolah

Kepala Sekolah berfungsi dan bertugas sebagai Edukator,

Manajer, Administrator dan Supervisor, Pemimpin / Leader, Inovator,

Motivator.

3.1.3.2 Wakil Kepala sekolah

Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah dalam kegiatan-

kegiatan sebagai berikut:

- Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan

pelaksanaan program

- Pengorganisasian

- Pengarahan

- Ketenagaan

- Pengkoordinasian

- Pengawasan

- Penilaian

- Identifikasi dan pengumpulan data

- Penyusunan laporan

3.1.3.3 Wali kelas

Wali kelas membantu kepala sekolah dalam kegiatan sebagai

berikut:

68

- Pengelolaan kelas

- Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi:

• Denah tempat duduk kelas

• Papan absensi siswa

• Daftar pelajaran kelas

• Daftar piket kelas

• Buku absensi siswa

• Buku pembelajaran / buku kelas

• Tata tertib kelas

- Penyusunan pembuatan statistik bulanan siswa

- Pengisian daftar kumpulan nilai siswa

- Pembuatan catatan khusus tentang siswa

- Pencatatan mutasi siswa

- Pengisian buku laporan hasil belajar

- Pembagian buku laporan hasil belajar

3.1.3.4 Guru bimbingan dan konseling

bimbingan dan konseling membantu kepala sekolah dalam

kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

- Penyusunan program dan pelaksanaan bimbingan konseling

- Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah

yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar

69

- Memberikan layanan dan bimbingan terhadap siswa agar lebih

berprestasi dalam kegiatan belajar

- Memberikan saran dan pertimbangan pada siswa dalam

memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan

pekerjaan yang sesuai

- Mengadakan penilaian pelaksanaan bimbingan dan konseling

- Menyusun statistik hasil penilaian bimbingan dan konseling

- Melaksanakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar

- Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut bimbingan

dan konseling

- Menyusun laporan pelaksanaan bimbingan dan konseling

3.1.3.5 Kepala tata usaha

Kepala tata usaha sekolah mempunyai tugas melaksanakan

ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah

dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

- Penyusunan program kerja tata usaha sekolah

- Pengelolaan keuangan sekolah

- Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa

- Pembinaan dan pengembangan kasir pegawai tata usaha sekolah

- Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah

- Penyusunan dan pengkajian statistik sekolah

- Mengkoordinasi dan melaksanakan 7K

70

- Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan

ketatausahaan secara berkala

3.1.3.6 Layanan di bidang teknis / keamanan

- Mengisi buku catatan kejadian

- Mengantar / memberi petunjuk tamu sekolah

- Mengamankan pelaksanaan upacara, PBM, EBTA / EBTANAS

dan rapat

- Menjaga kebersihan pos jaga

- Menjaga ketenangan dari keamanan siang dan malam

- Merawat peralatan jaga malam

- Melaporkan kejadian secepatnya bila ada

71

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

3.2.1 Struktur Organisasi Yayasan Bina Murni

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yayasan Bina Murni

72

3.2.2 Struktur Organisasi Sekolah Menengah Pertama

Yayasan Bina Murni Instansi terkait / kementrian

Kepala Sekolah

Wakasek Kurikulum Wakasek Kesiswaan 1

Wakasek Kesiswaan 2Bimbingan Konseling

Perpus UKS Administrasi Keuangan Koperasi

Dewan Guru

Wali Kelas Guru Mata Pelajaran Guru Koordinator

Siswa-Siswi SMP Providentia KebersihanKeamanan

Gambar 3.2 Struktur Organisasi SMP Providentia

73

3.3 Analisis Sistem yang Berjalan

3.3.1 Prosedur Bisnis dan Diagram Aliran Dokumen

3.3.1.1 Prosedur Penilaian Ujian mata pelajaran

Prosedur yang berjalan di SMP Providentia dalam sistem

pemberian nilai ujian pada setiap mata pelajaran:

1. Siswa mengikuti ujian.

2. Siswa mengumpulkan kertas ujian.

3. Setiap guru bidang studi menilai kertas ujian siswa

4. Setiap guru bidang studi membuat catatan penilaian siswa.

5. Guru bidang studi memberikan catatan penilaian siswa kepada

wali kelas.

6. Wali kelas menerima catatan penilaian siswa dari guru bidang

studi.

7. Wali kelas mengisi raport.

8. Wali kelas menyerahkan raport kepada siswa.

9. Siswa menerima raport.

74

Prosedur Penilaian Ujian Mata Pelajaran

Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Penilaian Ujian Mata Pelajaran

75

3.3.1.2 Prosedur Absensi Siswa

Prosedur perhitungan absensi yang berjalan di sekolah

Providentia:

1. Siswa masuk sekolah dan mengabsen pada buku absensi.

2. Wali kelas mengontrol absensi siswa melalui buku absensi.

3. Wali kelas melakukan perhitungan jumlah maksimum absen

siswa.

4. Wali kelas melarang siswa mengikuti ujian apabila jumlah

absen melebihi jumlah maksimum absen.

76

Prosedur Absensi Siswa

Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Absensi Siswa

77

3.3.1.3 Prosedur Pembelian Buku

Prosedur pembelian buku dari pihak sekolah kepada pihak

penerbit :

1. Wali kelas menerima dan menghitung jumlah buku yang

dipesan oleh orang tua siswa.

2. Wali kelas memberikan jumlah pesanan buku kepada tim

penelaah buku

3. Tim penelaah buku menghubungi pihak penerbit dan

memberikan PO (Purchase Order).

4. PO dibuat dua rangkap. Rangkap pertama untuk penerbit dan

rangkap kedua untuk disimpan sebagai arsip.

5. Penerbit mengirimkan buku beserta Faktur Pembelian , Surat

Jalan, dan Bukti Serah Terima Buku yang masing-masing

sebanyak 3 rangkap. Rangkap pertama untuk tim penelaah

buku, rangkap kedua dan ketiga untuk pihak penerbit.

6. Tim penelaah buku memberikan buku kepada wali kelas.

7. Apabila terjadi kerusakan atau ketidaksesuaian halaman buku,

wali kelas mengembalikan buku ke tim dan tim menghubungi

pihak penerbit untuk mengembalikan buku dan menyertakan

Surat Retur.

8. Surat Retur dibuat dua rangkap. Rangkap pertama untuk

penerbit dan rangkap kedua untuk tim penelaah.

9. Penerbit memberikan buku baru dan Surat Tagihan.

78

10. Surat Tagihan dibuat 3 rangkap. Rangkap pertama untuk tim

penelaah, rangkap kedua dan ketiga untuk pihak penerbit.

11. Tim memberikan Surat Tagihan kepada yayasan.

12. Yayasan memberikan giro kepada penerbit.

13. Penerbit memberikan kuitansi kepada yayasan.

79

Prosedur Pembelian Buku

Wali Kelas Team Penelaah Buku Penerbit Yayasan

Mulai

Memberikan List pesanan

Buku dari Siswa

Menerima List

Pesanan

List Pesanan Buku

List Pesanan Buku

Membuat PO kepada

Penerbit

PO

21

Menyimpan PO

Menerima PO

PO

Menyiapkan Buku sesuai

PO

Mengirimkan Buku Pesanan

dengan menyertakan Faktur, Surat

Jalan, dan Bukti serah terima

Faktur

32

1

Surat Jalan

32

1

Bukti Serah Terima Buku

32

1

Menerima Buku dan Surat –

Surat nya

Faktur

Surat Jalan

Bukti Serah Terima

Memeberikan Buku kepada

Wali Kelas sesuai Pesanan

Menerima Buku dan

memberikan ke Murid

Memberikan Retur apabila

ada yang rusak atau kurang

halaman

Menerima Buku yang

diRetur

1

1

1

1

T

T

.

.

.

Gambar 3.5 Diagram Aliran Data Pembelian Buku

80

Lanjutan Prosedur Pembelian Buku

Membuat surat Retur

Surat Retur

21

Menyimpan Surat Retur

Menerima Buku retur dan surat

Retur

Memberikan buku yang diretur dan

memberikan surat tagihan

Menerima Buku hasil retur dan

Surat Tagihan

Surat Tagihan

32

1

Surat Tagihan

Menerima Surat

Tagihan

Surat Tagihan

Membuat Giro

Giro

Menerima Giro

Giro

Membuat Kwitansi

Kwitansi1

Memberikan Kwitansi

Menerima Kwitansi

Kwitansi

Selesai

1

Surat Retur2

T1

1

T

Wali Kelas Team Penelaah Buku Penerbit Yayasan

.

.

Gambar 3.6 Lanjutan Diagram Aliran Data Pembelian Buku

81

3.3.1.4 Prosedur Proses Penjadwalan

Prosedur pembuatan jadwal mengajar dan jadwal ujian :

1. Petugas administrasi membuat jadwal mengajar guru.

2. Jadwal mengajar guru dibuat dua rangkap. Rangkap pertama

untuk guru dan rangkap kedua untuk kepala sekolah.

3. Guru menerima jadwal mengajar guru dari petugas

administrasi.

4. Guru menyusun jadwal ujian.

5. Guru memberikan jadwal ujian kepada petugas administrasi.

6. Petugas administrasi menerima dan memeriksa jadwal ujian.

7. Petugas administrasi memberikan jadwal mengajar guru dan

jadwal ujian kepada kepala sekolah.

8. Kepala sekolah menerima jadwal mengajar guru dan jadwal

ujian dari petugas administrasi.

82

Prosedur Proses Penjadwalan

Guru

Mulai

Menyusun Jadwal Ujian

Jadwal Ujian

Memberikan Jadwal Ujian

Petugas Administrasi

Menerima dan

Memeriksa Jadwal Ujian

Jadwal Ujian

Membuat Jadwal

Mengajar

Kepala Sekolah

Jadwal Mengajar Guru

2

Memberikan Jadwal

Mengajar Guru

Menerima Jadwal

Mengajar Guru

Jadwal Mengajar Guru

Memberikan Jadwal Mengajar Guru dan Jadwal

Ujian

Jadwal Ujian

Menerima laporan Jadwal Mengajar Guru

dan Jadwal Ujian

Selesai

1

1

Jadwal Mengajar Guru

2

Jadwal Ujian

Jadwal Mengajar Guru

2

Gambar 3.7 Diagram Aliran Data Proses Penjadwalan

83

3.3.2 Kebutuhan Pengguna

Kebutuhan pengguna pada SMP Providentia meliputi: kebutuhan

informasi, kebutuhan keamanan data, kebutuhan integritas data,

kebutuhan kecepatan akses data dan kebutuhan transaksi.

3.3.2.1 Kebutuhan Informasi

Dalam pembuatan laporan dan pengambilan keputusan

dibutuhkan data-data dan informasi yang akurat, supaya pihak

penerima laporan dan pengambil keputusan yaitu kepala sekolah

dapat menganalisa data dan informasi dengan baik. Data dan

informasi yang dibutuhkan SMP Providentia dalam pembuatan

laporan dan pengambilan keputusan, yaitu:

1. Informasi data pribadi semua siswa yang terdapat pada SMP

Providentia.

2. Informasi data orang tua siswa yang terdapat pada SMP

Providentia.

3. Informasi data pegawai yang bekerja di SMP Providentia

a. Pegawai administrasi yang menangani pendataan.

b. Guru yang bertugas untuk mengajar semua siswa.

4. Informasi data jabatan, yaitu nama jabatan yang dimiliki oleh

masing-masing pegawai yaitu guru dan pegawai administrasi.

5. Informasi data kepala sekolah, yaitu orang yang menerima

laporan dari administrasi.

84

6. Informasi data penerbit yang mengirimkan buku ke SMP

Providentia.

7. Informasi buku pelajaran yang digunakan sebagai referensi

siswa.

8. Informasi pemesanan buku yang dilakukan oleh SMP

Providentia kepada penerbit.

9. Informasi pengiriman buku-buku yang rusak kepada penerbit.

10. Informasi faktur dan surat tagihan yang masing-masing

berjumlah satu rangkap, diserahkan oleh penerbit kepada SMP

Providentia sebagai tanda bukti pemesanan buku.

11. Informasi transaksi pembayaran buku yang dilakukan oleh

SMP Providentia.

12. Informasi jadwal yang meliputi jadwal ujian dan jadwal

mengajar guru.

13. Informasi shift mengajar guru.

14. Informasi kelas yang diselenggarakan pada SMP Providentia.

15. Informasi mata pelajaran yaitu nama mata pelajaran yang

diajarkan kepada siswa SMP Providentia.

16. Informasi nilai yaitu nilai setiap mata pelajaran bagi setiap

siswa.

17. Informasi pengajaran yang dilakukan oleh guru.

85

3.3.2.2 Kebutuhan Keamanan Data

Keamanan data merupakan hal yang penting yang diharapkan

nantinya ada untuk keamanan rahasia sekolah dan juga untuk

menghindari terjadinya kehilangan data dari berbagai hal yang

tidak diinginkan. Maka dari itu, dibutuhkan pengamanan terhadap

basis data pada SMP Providentia, yaitu pada keamanan tingkat

user, yang dapat digunakan untuk membatasi bagian dari basis

data yang dapat dibaca, dimasukkan data baru dan diubah pada

basis data tersebut.

3.3.2.3 Kebutuhan Integritas Data

Integritas data diperlukan untuk mencegah data dari

ketidaksesuaian yang dapat mengakibatkan pemberian hasil yang

salah. Misalnya, pada pemasukkan harga buku dimana harga buku

harus berupa angka. Jadi, pada perhitungan total harga, tidak

mengakibatkan salah perhitungan.

3.3.2.4 Kebutuhan Kecepatan Akses Data

Pihak pengguna juga mengharapkan untuk dapat mencari data

yang diinginkan dalam bentuk yang ringkas dan mudah dicari

sehingga tidak perlu bergelut dengan tumpukan buku yang ada.

Dan dapat dengan mudah bagi pihak administrasi dalam

pembuatan laporan nantinya.

86

3.3.2.5 Kebutuhan Transaksi

Dalam melakukan transaksi pembelian buku, diharapkan untuk

pihak administrasi dapat menyimpan setiap transaksi-transaksi

yang ada sebagai arsip, seperti purchase order, faktur, surat jalan,

suar retur, surat tagihan dan kuitansi. Selain itu transaksi lainnya

seperti pemasukan data absensi siswa serta data nilai diharapkan

juga dapat dilakukan dengan cepat dan mudah agar dapat

menghemat penggunaan waktu dan tenaga bagi pihak pengguna.

87

3.4 Data Flow Diagram (DFD)

3.4.1 Data Flow Diagram – Diagram Konteks

Gambar 3.8 Diagram Konteks

88

3.4.2 Data Flow Diagram – Diagram Nol

Gambar 3.9 Data Flow Diagram Level 0

89

3.5 Permasalahan yang dihadapi

Setelah melihat sistem yang sedang berjalan dan hasil dari wawancara

dan survei, maka diperoleh beberapa permasalahan yang dihadapi sekolah SMP

Providentia, yaitu sebagai berikut :

1. Dengan sistem sebelumnya pada SMP Providentia dapat memperlambat

kinerja kerja pegawai administrasi dalam menyajikan informasi dengan

pencarian ataupun perubahan terhadap data.

2. Sistem yang digunakan untuk menunjang operasional pada saat ini masih

belum mampu untuk mendukung hilangnya duplikasi data dan konsistensi

data dan informasi yang diharapkan oleh pengguna pada SMP Providentia.

3. Dari segi keamanan datanya, yaitu kurang aman karena dapat diakses oleh

pihak yang tidak diberi hak akses. Data-data yang disimpan di dalam buku

dapat saja rusak untuk jangka panjang atau hilang/hanyut terkena bencana

banjir.

4. Terjadinya penumpukan berkas karena penyimpanan yang tidak terorganisasi

dengan baik.

5. Dibutuhkannya tempat penyimpanan yang cukup besar untuk menyimpanan

berkas-berkas seiring dengan bertambahnya jumlah siswa.

6. Umur dokumen yang sudah terlalu lama sering dibuang, sehingga pihak

sekolah tidak memiliki history data.

7. Ada kemungkinan terjadi kesalahan dalam melakukan perhitungan nilai

siswa.

90

3.6 Usulan Pemecahan Masalah

Untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi oleh SMP

Providentia, alternatif pemecahan masalah yang diusulkan adalah merancang

sebuah Local Web yang berbasis data pembelian buku, penilaian mata pelajaran,

dan absensi siswa.

Manfaat yang diperoleh dari perancangan basis data tersebut antara lain :

1. Mempercepat pencarian informasi.

2. Tidak dibutuhkan banyak tempat penyimpanan.

3. Keamanan data terjamin.

4. Memudahkan pengontrolan data.

5. Terdapat history data sehingga memungkinkan untuk melihat kembali data-

data lama yang dibutuhkan.

6. Penyimpanan data lebih terorganisir.

7. Memudahkan dalam proses perhitungan nilai-nilai siswa.