53

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE

3.1 Metode Analisis dan Perancangan

Metode yang digunakan dalam analisis informasi di PT. Fonterra Brands

Indonesia adalah metode top-down, yang meliputi analisis masalah secara

keseluruhan, kemudian dilanjutkan dengan identifikasi kebutuhan para eksekutif,

serta laporan yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif dan laporan yang dihasilkan

oleh sistem operasional yang telah berjalan.

Data warehouse yang dirancang digunakan untuk memenuhi kebutuhan

informasi tentang inventori yang ada pada PT. Fonterra Brands Indonesia.

Rancangan yang dilakukan meliputi arsitektur data warehouse, skema bintang,

dan prototype aplikasi.

3.2 Latar Belakang Perusahaan

PT. Fonterra Brands Indonesia merupakan perusahaan penyedia produk

konsumsi berbasis susu (dairy-based consumers products) dan food branded

product untuk pelanggan di seluruh dunia.

Pada tahun 1990, berdiri perusahaan yang didirikan dengan modal

bersama dengan Tiga Raksa Satria (Divisi TIRA-Anchor), tahun 1994 sasaran

perusahaan yang didirikan tersebut berubah menjadi consumer biz. Pada tahun

1999 berdiri secara resmi di Indonesia PT. New Zealand Milk Indonesia dimana

100% perusahaan tersebut adalah PMA (Penanaman Modal Asing) dan pada

tahun 2005 berubah nama menjadi PT. Fonterra Brands Indonesia.

54

Visi dan misi dari PT. Fonterra Brands Indonesia adalah

Visi Perusahaan :

‘To lead in Dairy’

Selalu berusaha untuk menjadi yang terdepan di setiap aspek usaha

Misi Perusahaan :

‘Delighting consumer through dairy products that are nutritious innovative and

taste great’

PT. Fonterra Brands Indonesia beralamat di

Wisma Staco 5th floor, Jl. Casablanca kav.18 . Jakarta - Indonesia, 12870

Ph. 62 21 8281881 ext. 185

Fax. 62 21 83795833

Saat ini PT. Fonterra Brands Indonesia memiliki 10 jaringan distribusi di

Indonesia diantaranya adalah Jakarta sebagai kantor pusat, Medan, Pekanbaru,

Palembang, Kalimantan, Bandung, Semarang, Surabaya, Ujung Pandang, dan

Sulawesi Utara.

PT. Fonterra Brands Indonesia merupakan perusahaan multinasional yang

menguasai pasar untuk susu berkalsium. PT. Fonterra Brands Indonesia bekerja

sama dengan salah satu perusahaan distribusi dalam bidang distribusi barang.

PT. Fonterra Brands Indonesia membagi pelanggannya ke dalam 2

kategori :

1. Consumer Retail

- Nutritioust Adult Milk (ANLENE, PROLENE, ANMUM)

55

- Children (ANDEC, Andec Boneeto, Ucare)

- Dairy Foods (Anchor Butter, Anchor Milk, Chesdale)

2. Food Service

Produk-produk yang dipasarkan PT. Fonterra Brands Indonesia :

1. Anlene

Activit (Plain, Choco, Vanila)

Gold (Choco & Vanila)

Anlene Plus

UHT (Choco & Vanila)

2. Prolene

Bubuk Choco & Vanila

UHT Choco & Vanila

3. Anmum

Bubuk Choco, Plain

4. Andec (GUMP)

1+ (Madu , Vanila, Coklat)

4+ (Madu, Vanila, Coklat)

5. Boneeto (FCMP)

Vanila, Coklat

UHT (Choco Berry, Vanila Twister, Choco Choc)

6. Ucare (FCMP)

Coklat, Plain

56

7. WAM!

Orange, Strawberry, Apple

8. Dairy Foods

Anchor Butter

Anchor Milk

Chesedale

3.3 Sistem yang Sedang Berjalan

PT. Fonterra Brands Indonesia melakukan proses bisnisnya dengan cara

memesan barang-barang dari vendor-vendor yang telah ada, adapun pemesanan

yang dilakukan disesuaikan dengan jumlah stok di tiap-tiap gudang dan

disesuaikan pula dengan strategi perusahaan. Untuk pendistribusian barang PT.

Fonterra Brands Indonesia bekerja dengan salah satu perusahaan distribusi

sebagai rekan kerja dalam bidang distribusi, baik untuk pemasukan barang ke

gudang maupun pengeluaran barang ke pelanggan.

Untuk penjualan PT. Fonterra Brands memiliki beberapa gudang di

berbagai daerah, dimana gudang tersebut merupakan cabang untuk transaksi

operasional sehari-hari perusahaan yang terhubung langsung ke pusat di Jakarta.

Jadi setiap transaksi yang terjadi di cabang selalu dilaporkan ke pusat.

Dalam menjalankan seluruh aktivitas bisnisnya PT. Fonterra Brands

Indonesia telah menggunakan teknologi informasi yang dijelaskan lebih lanjut

pada subbab 3.9.

57

Gambar 3.1

Sistem Yang Sedang Berjalan

(Sumber : Dokumentasi PT. Fonterra Brands Indonesia)

3.4 Struktur Organisasi

Gambar 3.2

Struktur Organisasi

(Sumber : Dokumentasi PT. Fonterra Brands Indonesia)

58

3.5 Tugas dan Wewenang

Top Manajemen

- Sebagai pimpinan tertinggi PT. Fonterra Brands Indonesia.

- Meningkatkan kepuasan pelanggan sebagai komitmen dari

perusahaan yaitu dengan melakukan expanding pada mekanisme

customer-complaint, memanggil Help Desk, dengan karyawan yang

lebih.

- Meningkatkan profesionalisme dan kompetensi dari sumber daya

manusia perusahaan

- Meningkatkan fasilitas pada kualitas dan kuantitas

Finance dan Accounting

- Prediksi keuangan dan analisis profit.

- Analisis keuangan.

- Mengontrol laporan keuangan perusahaan.

Information System

- Menangani system teknologi informasi.

- Mengembangkan system informasi dan aplikasi baru.

Business Development

- Memikirkan strategi-strategi perusahaan dan mengontrol tercapainya

tujuan strategi tersebut.

- Bertanggung jawab dalam pengadaan dan pendistribusian barang.

Marketing

- Memasarkan produk-produk dengan strategi-strategi pemasaran.

- Bertanggung jawab dalam perluasan jaringan pemasaran.

59

- Menjadi jembatan antara perusahaan dengan pelanggan.

Sales

- Memasarkan dan menjual produk secara langsung.

Food Service

- Memasarkan bahan-bahan setengah jadi ke restoran dan hotel.

Human Resources Development & General Affairs

- Bertanggung jawab dalam pengembangan sumber daya manusia.

- Bertanggung jawab dalam pengadaan training.

- Bertanggung jawab terhadap perlengkapan dan peralatan kantor yang

dimiliki perusahaan baik pengadaan maupun maintenance.

Internal Audit

- Mengontrol apakah cara kerja di perusahaan sesuai dengan yang

diinginkan.

3.6 Subjek Data dan Fungsi Bisnis

Subjek data adalah kumpulan entitas yang menjadi sumber/masukan data

yang dibutuhkan dalam data warehouse, dan subjek data yang terdapat pada PT.

Fonterra Brands Indonesia adalah sebagai berikut :

60

Subjek Data

Barang Gudang

Customer Vendor

Stock Control Pembelian Penjualan

Retur Pembelian Retur Penjualan

Karyawan Tabel 3.1

Tabel Subjek Data

Fungsi bisnis adalah kegiatan yang dilakukan bersama - sama oleh

masing – masing bagian dalam perusahaan sehingga tujuan perusahaan tercapai

dan fungsi bisnis yang terdapat pada PT. Fonterra Brands Indonesia adalah

sebagai berikut :

Fungsi Bisnis

Pengawasan Perusahaan Penerimaan Pesanan Dari Pelanggan

Permintaan Pesanan Ke Vendor / Supplier Administrasi Keuangan

Analisis Keuangan Analisis Pasar

Distribusi Promosi Produk

Pelayanan Pelanggan Penentuan Harga

Pengembangan Produk Perencanaan Anggaran

Tabel 3.2

Tabel Fungsi Bisnis

61

3.7 Analisis Matriks

3.7.1 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi

Tabel 3.3

Matriks Unit Organisasi vs Lokasi

62

3.7.2 Matriks Unit Organisasi Vs Subyek Data

Tabel 3.4

Matriks Unit Organisasi vs Subjek Data

63

3.7.1 Matriks Fungsi Bisnis Vs Unit Organisasi

Tabel 3.5

Matriks Unit Organisasi vs Fungsi Bisnis

Matriks Unit Organisasi vs Fungsi Bisnis memperlihatkan gabungan

antara fungsi bisnis dengan unit organisasi yang melaksanakan fungsi tersebut.

Hubungan tersebut ditandai dengan:

R : Direct Management Responsibility

Menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban langsung

dalam melakukan fungsi bisnis.

64

A : Execute or Policy making Authority

Menunjukkan unit organisasi yang mempunyai wewenang membuat dan

melaksanakan kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis.

I : Involved in the Function

Menunjukkan keterlibatan suatu unit organisasi dalam melaksanakan fungsi

bisnis.

E : Technical Expertise

Menunjukkan unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam

pelaksanaan fungsi bisnis.

W : Actual Execution of the Work

Menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan langsung pekerjaan fungsi

bisnis.

65

3.7.4 Matriks Fungsi Bisnis Vs Subyek Data

Tabel 3.6

Matriks Unit Fungsi Bisnis vs Subjek Data

C : Create, menunjukkan subjek daya yang diciptakan dalam melaksanakan

fungsi bisnis.

66

R : Read, menunjukkan subjek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi

bisnis.

U : Update, menunjukkan subjek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi

bisnis.

D : Delete, menunjukkan subjek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi

bisnis.

3.8 Analisis dan matriks SWOT

3.8.1 Analisis SWOT

SWOT pada PT. Fonterra Brands Indonesia dapat diuraikan

sebagai berikut :

Strength

• Produk-produk PT. Fonterra Brands Indonesia sudah dikenal oleh

masyarakat luas atau merupakan merk ternama.

• Sebagai pemimpin pasar dalam susu berkalsium.

Weakness

• Fasilitas infrastuktur yang kurang menunjang untuk daerah-

daerah tertentu, terutama daerah yang jauh dari pelabuhan

maupun bandara.

67

Opportunity

• PT. Fonterrra Brands Indonesia merupakan perusahaan yang siap

untuk menjadi pemimpin di dalam pasar untuk produk-

produknya.

• Pangsa pasar maupun kesempatan untuk mengembangkan daerah

pemasaran masih sangat luas.

Threat

• Penjiplakan baik produk maupun kelebihan-kelebihan dari

produk-produk PT. Fonterra Brands Indonesia oleh para

kompetitor.

68

3.8.2 Matriks SWOT

Berikut adalah matriks hasil analisis SWOT di PT. Fonterra Brands

Indonesia :

Strengths (S) Weaknesses (W) Faktor Internal Faktor Eksternal Daftar Kekuatan Internal Daftar Kelemahan Internal

Oppotunities (O)

Daftar Peluang Eksternal

Strategi S-O (Aggressive Strategy)

Meningkatkan promosi

Memperluas jaringan pemasaran

.

Strategi W-O (Diversification Strategy)

Melakukan perluasan

kerjasama dengan agen-agen distribusi di daerah-

daerah yang belum terjangkau

Membuat sistem yang sinkron antara vendor

dengan perusahaan sehingga memperlancar aliran distribusi barang

Threats (T)

Daftar Ancaman Eksternal

Strategi S-T (Turn Arround Strategy)

Meningkatkan ke-familiar-an terhadap nama produk-produk

yang dijual

Mengadakan promosi dengan memberi potongan harga pada

acara tertentu

Strategi W-T (Deffensive Strategy)

Melakukan pengembangan produk-produk unik yang diperlukan oleh banyak

lapisan masyarakat dengan segera

Mengoptimalkan penjualan

dan distribusi barang di daerah-daerah pemasaran

yang memiliki tingkat penjualan tinggi

Tabel 3.7

Tabel Matriks Analisis SWOT

69

3.9 Analisis Critical Success Factor

Critical Success Factor (CSF) adalah faktor yang menentukan dan

mempengaruhi kemampuan suatu perusahaan atau organisasi untuk mencapai

sasarannya dan membantu untuk mendefinisikan kebutuhan apa saja yang

dibutuhkan.

Setelah melakukan wawancara, diketahui bahwa PT. Fonterra Brands

Indonesia menetapkan Critical Success Factor-nya yaitu :

1. Menetapkan harga yang kompetitif dibandingkan dengan perusahaan –

perusahaan pesaing yang sejenis.

2. Strategi distribusi produk yang tepat sehingga dapat menjaga keseimbangan

stok di tiap gudang.

3. Pengembangan produk dengan segera berdasarkan perkembangan dan minat

pasar.

Dengan beberapa faktor di atas, PT. Fonterra Brands Indonesia

menargetkan nilai penjualan secara keseluruhan akan meningkat minimal 20%

per tahun dan meminimalkan adanya retur penjualan.

3.10 Teknologi Informasi PT.Fonterra Brands Indonesia

Dalam menjalankan fungsi bisnisnya, PT. Fonterra Brands Indonesia

telah menggunakan bantuan teknologi informasi. Teknologi Informasi yang

digunakan tersebut antara lain:

70

3.10.1 Perangkat keras

Workstations (in general):

- Intel pentium 3

- 256 RAM

- 10 GB HDD

- Ethernet card

- 15” monitor

- Keyboard + mouse

Server :

- COMPAQ DL380: PIII Xeon-3Gh(2),Ram 4Gb,HDD 36 Gb

x2,HDD 72 Gbx4

3.10.2 Perangkat lunak

Standard Application

- Microsoft Office 2000

- Crystal Report

Non-standard Application

- ACCPAC Advantage

Server Application

- Windows 2000 server

- SQL server 2000

71

3.10.3 Matriks fungsi bisnis vs aplikasi (perangkat lunak)

Tabel 3.8

Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

72

3.10.4 Matriks subjek data vs aplikasi (perangkat lunak)

Tabel 3.9

Matriks Subjek Data vs Aplikasi

3.11 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

Untuk mengetahui kebutuhan akan data dan informasi yang dibutuhkan,

maka dilakukan pengumpulan data melalui wawancara.

Dari hasil wawancara telah diperoleh informasi bahwa pihak

Management membutuhkan data dan informasi inventori barang, yakni antara

lain :

- barang apa saja yang masuk

- barang apa saja yang keluar

73

- jumlah barang yang masuk atau keluar

- kapan terjadi transaksi barang tersebut

- di lokasi mana terjadi transaksi barang tersebut

- dan transaksi lainnya yang berhubungan dengan inventori.

Sistem yang akan dibuat ini membantu perusahaan dalam hal :

1. As a reporting solution for decision-makers untuk semua yang berhubungan

dengan Inventory Control.

2. Sebuah bentuk dari cross-check terhadap semua transaksi-transaksi di dalam

ACCPAC yang berhubungan dengan IC (Inventory control), kegunaan ini

baik untuk audit.

3. Sebagai media untuk real-time monitoring terhadap posisi stock.

Melalui sistem yang akan dibuat nanti diharapkan pihak manajemen

maupun bagian yang langsung berhubungan dengan sistem inventori dapat

dengan mudah memantau keadaan inventori.

3.12 Indentifikasi Masalah

Masalah yang dihadapi PT. Fonterra Brands Indonesia adalah :

1. Pihak pimpinan PT.Fonterra Brands Indonesia mengalami kesulitan untuk

melihat data di inventori secara mudah, dimana mereka harus meminta

bantuan staff untuk membuat laporan sesuai dengan keinginan mereka.

2. Kesulitan dalam melihat data inventori secara cepat dan mudah terkadang

membuat pengambilan keputusan menjadi lebih lambat bila dibandingkan

dengan adanya sistem data warehouse ini.

74

3. Apabila ada ketidakseimbangan stok maupun data antara gudang dengan

catatan dari finansial maka pihak inventori harus mencetak hasil transaksi

secara manual mulai dari hari dimana keadaan masih normal hingga hari

terakhir ketika diketahui ada ketidakseimbangan stok.

3.13 Pemecahan Masalah

Setelah menganalisis kebutuhan user akan informasi dan permasalahan

yang dihadapi, maka pemecahan masalah yang diusulkan bagi PT. Fonterra

Brands Indonesia adalah melakukan transformasi data dari sumber data tersebar

menjadi sebuah sistem basis data terintegrasi yaitu membangun perancangan dan

aplikasi Data Warehouse yang dapat memenuhi kebutuhan data yang terintegrasi

secara keseluruhan dari masing – masing bagian yang ada. Sehingga pihak

eksekutif perusahaan dapat mengambil langkah – langkah yang tepat dalam

menetapkan kepentingan strategi mereka.

Selain aplikasi sistem informasi yang telah digunakan oleh perusahaan,

aplikasi Data Warehouse ini sangat menunjang untuk keperluan menganalisis

suatu keadaan perusahaan.