53
BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE
3.1 Metode Analisis dan Perancangan
Metode yang digunakan dalam analisis informasi di PT. Fonterra Brands
Indonesia adalah metode top-down, yang meliputi analisis masalah secara
keseluruhan, kemudian dilanjutkan dengan identifikasi kebutuhan para eksekutif,
serta laporan yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif dan laporan yang dihasilkan
oleh sistem operasional yang telah berjalan.
Data warehouse yang dirancang digunakan untuk memenuhi kebutuhan
informasi tentang inventori yang ada pada PT. Fonterra Brands Indonesia.
Rancangan yang dilakukan meliputi arsitektur data warehouse, skema bintang,
dan prototype aplikasi.
3.2 Latar Belakang Perusahaan
PT. Fonterra Brands Indonesia merupakan perusahaan penyedia produk
konsumsi berbasis susu (dairy-based consumers products) dan food branded
product untuk pelanggan di seluruh dunia.
Pada tahun 1990, berdiri perusahaan yang didirikan dengan modal
bersama dengan Tiga Raksa Satria (Divisi TIRA-Anchor), tahun 1994 sasaran
perusahaan yang didirikan tersebut berubah menjadi consumer biz. Pada tahun
1999 berdiri secara resmi di Indonesia PT. New Zealand Milk Indonesia dimana
100% perusahaan tersebut adalah PMA (Penanaman Modal Asing) dan pada
tahun 2005 berubah nama menjadi PT. Fonterra Brands Indonesia.
54
Visi dan misi dari PT. Fonterra Brands Indonesia adalah
Visi Perusahaan :
‘To lead in Dairy’
Selalu berusaha untuk menjadi yang terdepan di setiap aspek usaha
Misi Perusahaan :
‘Delighting consumer through dairy products that are nutritious innovative and
taste great’
PT. Fonterra Brands Indonesia beralamat di
Wisma Staco 5th floor, Jl. Casablanca kav.18 . Jakarta - Indonesia, 12870
Ph. 62 21 8281881 ext. 185
Fax. 62 21 83795833
Saat ini PT. Fonterra Brands Indonesia memiliki 10 jaringan distribusi di
Indonesia diantaranya adalah Jakarta sebagai kantor pusat, Medan, Pekanbaru,
Palembang, Kalimantan, Bandung, Semarang, Surabaya, Ujung Pandang, dan
Sulawesi Utara.
PT. Fonterra Brands Indonesia merupakan perusahaan multinasional yang
menguasai pasar untuk susu berkalsium. PT. Fonterra Brands Indonesia bekerja
sama dengan salah satu perusahaan distribusi dalam bidang distribusi barang.
PT. Fonterra Brands Indonesia membagi pelanggannya ke dalam 2
kategori :
1. Consumer Retail
- Nutritioust Adult Milk (ANLENE, PROLENE, ANMUM)
55
- Children (ANDEC, Andec Boneeto, Ucare)
- Dairy Foods (Anchor Butter, Anchor Milk, Chesdale)
2. Food Service
Produk-produk yang dipasarkan PT. Fonterra Brands Indonesia :
1. Anlene
Activit (Plain, Choco, Vanila)
Gold (Choco & Vanila)
Anlene Plus
UHT (Choco & Vanila)
2. Prolene
Bubuk Choco & Vanila
UHT Choco & Vanila
3. Anmum
Bubuk Choco, Plain
4. Andec (GUMP)
1+ (Madu , Vanila, Coklat)
4+ (Madu, Vanila, Coklat)
5. Boneeto (FCMP)
Vanila, Coklat
UHT (Choco Berry, Vanila Twister, Choco Choc)
6. Ucare (FCMP)
Coklat, Plain
56
7. WAM!
Orange, Strawberry, Apple
8. Dairy Foods
Anchor Butter
Anchor Milk
Chesedale
3.3 Sistem yang Sedang Berjalan
PT. Fonterra Brands Indonesia melakukan proses bisnisnya dengan cara
memesan barang-barang dari vendor-vendor yang telah ada, adapun pemesanan
yang dilakukan disesuaikan dengan jumlah stok di tiap-tiap gudang dan
disesuaikan pula dengan strategi perusahaan. Untuk pendistribusian barang PT.
Fonterra Brands Indonesia bekerja dengan salah satu perusahaan distribusi
sebagai rekan kerja dalam bidang distribusi, baik untuk pemasukan barang ke
gudang maupun pengeluaran barang ke pelanggan.
Untuk penjualan PT. Fonterra Brands memiliki beberapa gudang di
berbagai daerah, dimana gudang tersebut merupakan cabang untuk transaksi
operasional sehari-hari perusahaan yang terhubung langsung ke pusat di Jakarta.
Jadi setiap transaksi yang terjadi di cabang selalu dilaporkan ke pusat.
Dalam menjalankan seluruh aktivitas bisnisnya PT. Fonterra Brands
Indonesia telah menggunakan teknologi informasi yang dijelaskan lebih lanjut
pada subbab 3.9.
57
Gambar 3.1
Sistem Yang Sedang Berjalan
(Sumber : Dokumentasi PT. Fonterra Brands Indonesia)
3.4 Struktur Organisasi
Gambar 3.2
Struktur Organisasi
(Sumber : Dokumentasi PT. Fonterra Brands Indonesia)
58
3.5 Tugas dan Wewenang
Top Manajemen
- Sebagai pimpinan tertinggi PT. Fonterra Brands Indonesia.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan sebagai komitmen dari
perusahaan yaitu dengan melakukan expanding pada mekanisme
customer-complaint, memanggil Help Desk, dengan karyawan yang
lebih.
- Meningkatkan profesionalisme dan kompetensi dari sumber daya
manusia perusahaan
- Meningkatkan fasilitas pada kualitas dan kuantitas
Finance dan Accounting
- Prediksi keuangan dan analisis profit.
- Analisis keuangan.
- Mengontrol laporan keuangan perusahaan.
Information System
- Menangani system teknologi informasi.
- Mengembangkan system informasi dan aplikasi baru.
Business Development
- Memikirkan strategi-strategi perusahaan dan mengontrol tercapainya
tujuan strategi tersebut.
- Bertanggung jawab dalam pengadaan dan pendistribusian barang.
Marketing
- Memasarkan produk-produk dengan strategi-strategi pemasaran.
- Bertanggung jawab dalam perluasan jaringan pemasaran.
59
- Menjadi jembatan antara perusahaan dengan pelanggan.
Sales
- Memasarkan dan menjual produk secara langsung.
Food Service
- Memasarkan bahan-bahan setengah jadi ke restoran dan hotel.
Human Resources Development & General Affairs
- Bertanggung jawab dalam pengembangan sumber daya manusia.
- Bertanggung jawab dalam pengadaan training.
- Bertanggung jawab terhadap perlengkapan dan peralatan kantor yang
dimiliki perusahaan baik pengadaan maupun maintenance.
Internal Audit
- Mengontrol apakah cara kerja di perusahaan sesuai dengan yang
diinginkan.
3.6 Subjek Data dan Fungsi Bisnis
Subjek data adalah kumpulan entitas yang menjadi sumber/masukan data
yang dibutuhkan dalam data warehouse, dan subjek data yang terdapat pada PT.
Fonterra Brands Indonesia adalah sebagai berikut :
60
Subjek Data
Barang Gudang
Customer Vendor
Stock Control Pembelian Penjualan
Retur Pembelian Retur Penjualan
Karyawan Tabel 3.1
Tabel Subjek Data
Fungsi bisnis adalah kegiatan yang dilakukan bersama - sama oleh
masing – masing bagian dalam perusahaan sehingga tujuan perusahaan tercapai
dan fungsi bisnis yang terdapat pada PT. Fonterra Brands Indonesia adalah
sebagai berikut :
Fungsi Bisnis
Pengawasan Perusahaan Penerimaan Pesanan Dari Pelanggan
Permintaan Pesanan Ke Vendor / Supplier Administrasi Keuangan
Analisis Keuangan Analisis Pasar
Distribusi Promosi Produk
Pelayanan Pelanggan Penentuan Harga
Pengembangan Produk Perencanaan Anggaran
Tabel 3.2
Tabel Fungsi Bisnis
61
3.7 Analisis Matriks
3.7.1 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi
Tabel 3.3
Matriks Unit Organisasi vs Lokasi
62
3.7.2 Matriks Unit Organisasi Vs Subyek Data
Tabel 3.4
Matriks Unit Organisasi vs Subjek Data
63
3.7.1 Matriks Fungsi Bisnis Vs Unit Organisasi
Tabel 3.5
Matriks Unit Organisasi vs Fungsi Bisnis
Matriks Unit Organisasi vs Fungsi Bisnis memperlihatkan gabungan
antara fungsi bisnis dengan unit organisasi yang melaksanakan fungsi tersebut.
Hubungan tersebut ditandai dengan:
R : Direct Management Responsibility
Menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban langsung
dalam melakukan fungsi bisnis.
64
A : Execute or Policy making Authority
Menunjukkan unit organisasi yang mempunyai wewenang membuat dan
melaksanakan kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis.
I : Involved in the Function
Menunjukkan keterlibatan suatu unit organisasi dalam melaksanakan fungsi
bisnis.
E : Technical Expertise
Menunjukkan unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam
pelaksanaan fungsi bisnis.
W : Actual Execution of the Work
Menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan langsung pekerjaan fungsi
bisnis.
65
3.7.4 Matriks Fungsi Bisnis Vs Subyek Data
Tabel 3.6
Matriks Unit Fungsi Bisnis vs Subjek Data
C : Create, menunjukkan subjek daya yang diciptakan dalam melaksanakan
fungsi bisnis.
66
R : Read, menunjukkan subjek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi
bisnis.
U : Update, menunjukkan subjek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi
bisnis.
D : Delete, menunjukkan subjek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi
bisnis.
3.8 Analisis dan matriks SWOT
3.8.1 Analisis SWOT
SWOT pada PT. Fonterra Brands Indonesia dapat diuraikan
sebagai berikut :
Strength
• Produk-produk PT. Fonterra Brands Indonesia sudah dikenal oleh
masyarakat luas atau merupakan merk ternama.
• Sebagai pemimpin pasar dalam susu berkalsium.
Weakness
• Fasilitas infrastuktur yang kurang menunjang untuk daerah-
daerah tertentu, terutama daerah yang jauh dari pelabuhan
maupun bandara.
67
Opportunity
• PT. Fonterrra Brands Indonesia merupakan perusahaan yang siap
untuk menjadi pemimpin di dalam pasar untuk produk-
produknya.
• Pangsa pasar maupun kesempatan untuk mengembangkan daerah
pemasaran masih sangat luas.
Threat
• Penjiplakan baik produk maupun kelebihan-kelebihan dari
produk-produk PT. Fonterra Brands Indonesia oleh para
kompetitor.
68
3.8.2 Matriks SWOT
Berikut adalah matriks hasil analisis SWOT di PT. Fonterra Brands
Indonesia :
Strengths (S) Weaknesses (W) Faktor Internal Faktor Eksternal Daftar Kekuatan Internal Daftar Kelemahan Internal
Oppotunities (O)
Daftar Peluang Eksternal
Strategi S-O (Aggressive Strategy)
Meningkatkan promosi
Memperluas jaringan pemasaran
.
Strategi W-O (Diversification Strategy)
Melakukan perluasan
kerjasama dengan agen-agen distribusi di daerah-
daerah yang belum terjangkau
Membuat sistem yang sinkron antara vendor
dengan perusahaan sehingga memperlancar aliran distribusi barang
Threats (T)
Daftar Ancaman Eksternal
Strategi S-T (Turn Arround Strategy)
Meningkatkan ke-familiar-an terhadap nama produk-produk
yang dijual
Mengadakan promosi dengan memberi potongan harga pada
acara tertentu
Strategi W-T (Deffensive Strategy)
Melakukan pengembangan produk-produk unik yang diperlukan oleh banyak
lapisan masyarakat dengan segera
Mengoptimalkan penjualan
dan distribusi barang di daerah-daerah pemasaran
yang memiliki tingkat penjualan tinggi
Tabel 3.7
Tabel Matriks Analisis SWOT
69
3.9 Analisis Critical Success Factor
Critical Success Factor (CSF) adalah faktor yang menentukan dan
mempengaruhi kemampuan suatu perusahaan atau organisasi untuk mencapai
sasarannya dan membantu untuk mendefinisikan kebutuhan apa saja yang
dibutuhkan.
Setelah melakukan wawancara, diketahui bahwa PT. Fonterra Brands
Indonesia menetapkan Critical Success Factor-nya yaitu :
1. Menetapkan harga yang kompetitif dibandingkan dengan perusahaan –
perusahaan pesaing yang sejenis.
2. Strategi distribusi produk yang tepat sehingga dapat menjaga keseimbangan
stok di tiap gudang.
3. Pengembangan produk dengan segera berdasarkan perkembangan dan minat
pasar.
Dengan beberapa faktor di atas, PT. Fonterra Brands Indonesia
menargetkan nilai penjualan secara keseluruhan akan meningkat minimal 20%
per tahun dan meminimalkan adanya retur penjualan.
3.10 Teknologi Informasi PT.Fonterra Brands Indonesia
Dalam menjalankan fungsi bisnisnya, PT. Fonterra Brands Indonesia
telah menggunakan bantuan teknologi informasi. Teknologi Informasi yang
digunakan tersebut antara lain:
70
3.10.1 Perangkat keras
Workstations (in general):
- Intel pentium 3
- 256 RAM
- 10 GB HDD
- Ethernet card
- 15” monitor
- Keyboard + mouse
Server :
- COMPAQ DL380: PIII Xeon-3Gh(2),Ram 4Gb,HDD 36 Gb
x2,HDD 72 Gbx4
3.10.2 Perangkat lunak
Standard Application
- Microsoft Office 2000
- Crystal Report
Non-standard Application
- ACCPAC Advantage
Server Application
- Windows 2000 server
- SQL server 2000
71
3.10.3 Matriks fungsi bisnis vs aplikasi (perangkat lunak)
Tabel 3.8
Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
72
3.10.4 Matriks subjek data vs aplikasi (perangkat lunak)
Tabel 3.9
Matriks Subjek Data vs Aplikasi
3.11 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
Untuk mengetahui kebutuhan akan data dan informasi yang dibutuhkan,
maka dilakukan pengumpulan data melalui wawancara.
Dari hasil wawancara telah diperoleh informasi bahwa pihak
Management membutuhkan data dan informasi inventori barang, yakni antara
lain :
- barang apa saja yang masuk
- barang apa saja yang keluar
73
- jumlah barang yang masuk atau keluar
- kapan terjadi transaksi barang tersebut
- di lokasi mana terjadi transaksi barang tersebut
- dan transaksi lainnya yang berhubungan dengan inventori.
Sistem yang akan dibuat ini membantu perusahaan dalam hal :
1. As a reporting solution for decision-makers untuk semua yang berhubungan
dengan Inventory Control.
2. Sebuah bentuk dari cross-check terhadap semua transaksi-transaksi di dalam
ACCPAC yang berhubungan dengan IC (Inventory control), kegunaan ini
baik untuk audit.
3. Sebagai media untuk real-time monitoring terhadap posisi stock.
Melalui sistem yang akan dibuat nanti diharapkan pihak manajemen
maupun bagian yang langsung berhubungan dengan sistem inventori dapat
dengan mudah memantau keadaan inventori.
3.12 Indentifikasi Masalah
Masalah yang dihadapi PT. Fonterra Brands Indonesia adalah :
1. Pihak pimpinan PT.Fonterra Brands Indonesia mengalami kesulitan untuk
melihat data di inventori secara mudah, dimana mereka harus meminta
bantuan staff untuk membuat laporan sesuai dengan keinginan mereka.
2. Kesulitan dalam melihat data inventori secara cepat dan mudah terkadang
membuat pengambilan keputusan menjadi lebih lambat bila dibandingkan
dengan adanya sistem data warehouse ini.
74
3. Apabila ada ketidakseimbangan stok maupun data antara gudang dengan
catatan dari finansial maka pihak inventori harus mencetak hasil transaksi
secara manual mulai dari hari dimana keadaan masih normal hingga hari
terakhir ketika diketahui ada ketidakseimbangan stok.
3.13 Pemecahan Masalah
Setelah menganalisis kebutuhan user akan informasi dan permasalahan
yang dihadapi, maka pemecahan masalah yang diusulkan bagi PT. Fonterra
Brands Indonesia adalah melakukan transformasi data dari sumber data tersebar
menjadi sebuah sistem basis data terintegrasi yaitu membangun perancangan dan
aplikasi Data Warehouse yang dapat memenuhi kebutuhan data yang terintegrasi
secara keseluruhan dari masing – masing bagian yang ada. Sehingga pihak
eksekutif perusahaan dapat mengambil langkah – langkah yang tepat dalam
menetapkan kepentingan strategi mereka.
Selain aplikasi sistem informasi yang telah digunakan oleh perusahaan,
aplikasi Data Warehouse ini sangat menunjang untuk keperluan menganalisis
suatu keadaan perusahaan.