Upload
lamphuc
View
237
Download
5
Embed Size (px)
Citation preview
29
BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
Gambaran umum PT WOM Finance, Tbk. adalah sebagai berikut:
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk. (WOM Finance) sebagai
perusahaan pembiayaan sepeda motor yang terkemuka di Indonesia, memiliki
sejarah yang cukup panjang. Perusahaan pernah beberapa kali berganti nama.
Semula adalah PT Jakarta Tokyo Leasing yang berdiri tahun 1982. Kemudian
di tahun 1997, menjadi PT Wahana Ometraco Multiartha yang diakuisisi oleh
PT Fuji Semeru Leasing. Mulai tahun 2000, Perusahaan bertransformasi
menjadi WOM Finance serta menyediakan pembiayaan untuk sepeda motor
baru dan bekas khususnya merk Honda, Yamaha dan Suzuki.
Tahun 2003, perusahaan memasuki pasar modal dengan menerbitkan
Obligasi I senilai Rp 300 miliar. Tahun 2004, WOM Finance menjadi
perusahaan publik melalui Penawaran Umum Saham Perdana dan pencatatan
saham di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya. Setahun kemudian, PT
Bank Internasional Indonesia, Tbk. (BII) dan konsorsiumnya, International
Finance Corporation (IFC) dan DBS nominees Pte. Ltd., menjadi mitra
strategis dengan mengakuisisi 67% saham perusahaan. Kemudian WOM
Finance menerbitkan Obligasi II senilai Rp 500 miliar. Tahun 2006, WOM
Finance menerbitkan Obligasi III senilai Rp. 825 miliar. Karena kinerjanya
yang cemerlang, WOM Finance memperoleh berbagai penghargaan bergengsi
30
antara lain Multifinance Awards 2006 oleh Majalah Infobank dan
Multifinance Awards 2007 oleh Majalah Investor. Obligasi IV senilai Rp 1
triliun kemudian diterbitkan kembali oleh WOM Finance pada tahun 2007. Di
tahun yang sama, perusahaan menduduki peringkat ketiga terbesar perusahaan
pembiayaan sepeda motor dengan total asset Rp 4,8 triliun.
Sebagai perusahaan yang adaptif, fleksibel dan peka terhadap kebutuhan
masyarakat, WOM Finance memperkenalkan semboyan baru, “Wujudkan
Impian Menyentuh Hati”. Lebih dari sekedar mitra kredit yang strategis –
WOM Finance membantu mewujudkan impian masyarakat Indonesia untuk
memiliki sepeda motor apapun pilihan merek dan jenisnya. Selain pemekaran
jaringan penjualan, pada akhir tahun 2008 WOM Finance telah melakukan
konsolidasi internal dan penyempurnaan kebijakan dalam manajemen resiko.
Dengan pemilihan portofolio yang tepat, WOM Finance mampu
meningkatkan profit dan mengarahkan bisnisnya ke arah yang lebih baik dan
sehat. WOM Finance telah membukukan lebih dari 1 juta pelanggan serta
senantiasa memudahkan pelayanan dan meningkatkan kepuasan kepada para
konsumen. Hal ini dicanangkan dengan program PeSAT (Pelayanan cepat,
Syarat mudah, Aman dan Terpercaya). WOM Finance kini menuju layanan
one day service dengan selalu memperbarui dan mempersiapkan infrastruktur
yang tepat khususnya di bidang teknologi informasi.
3.1.2 Visi dan Misi PT.WOM Finance
Visi PT.WOM Finance adalah menjadi salah satu perusahaan pembiayaan
konsumen terbaik di Indonesia dengan menerapkan tata kelola perusahaan.
31
Misi PT.WOM Finance adalah mengutamakan kepuasan pelanggan dan
mitra kerja lainnya, membangun infrastruktur berbasis IT untuk melaksanakan
proses yang baik, mengembangkan dan memperluas jaringan usaha, terutama
di daerah potensial, dan mengoptimalkan kinerja perusahaan.
3.1.3 Struktur Organisasi PT.WOM Finance
Struktur adalah skema atau bagan mengenai sistem organisasi suatu
usaha, lembaga atau organisasi lainnya. Struktur organisasi ini
menggambarkan tata hubungan kerja dalam organisasi, baik tata hubungan
kerja wewenang (hirarki) ataupun tata hubungan kerja tiap-tiap fungsi yang
ada dan yang tercakup dalam seluruh operasi (kegiatan) badan usaha, lembaga
atau organisasi tersebut.
Suatu organisasi akan menjadi alat yang efektif bagi manajemen dalam
mencapai tujuannya apabila dalam organisasi tersebut terdapat kesatuan
tujuan, pembagian wewenang dan tanggung jawab yang tegas serta hubungan
kerja sama yang terkoordinir. Terkoordinir dalam arti setiap tindakan yang
dikelola oleh masing-masing komponen organisasi harus sesuai dengan yang
lainnya.
Untuk dapat memenuhi syarat adanya suatu pengendalian internal yang
baik, hendaknya struktur organisasi dapat memperlihatkan adanya pemisahan
fungsi-fungsi operasional, penyimpangan dan pencatatan, dengan maksud
agar dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.
Struktur organisasi divisi IT PT.WOM Finance dapat dilihat pada
halaman berikut:
32
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Divisi IT PT Wom Finance, Tbk.
33
3.1.4 Pembagian Tugas dan Wewenang
Untuk mencapai visi dan misi perusahaan, setiap bagian memiliki tugas
dan wewenang spesifik dalam mengelola perusahaan. Berikut rincian
pembagian tugas dan wewenang pada divisi IT PT.WOM Finance:
a. Unit Kerja (Product Owner)
Unit Kerja (Product Owner) memiliki tugas dan wewenang sebagai
berikut:
1) Mengajukan / memberitahukan kepada IT PMO mengenai inisiatif
sebuah permintaan (change request) menyangkut pengembangan
aplikasi bisnis.
2) Berdiskusi dengan Solution Delivery Division Head dan Business
Analyst serta Development untuk menganalisis secara lebih detail
mengenai permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis dan
menentukan prioritasnya yang disesuaikan dengan daftar proyek
yang sudah dimiliki oleh Unit Kerja tersebut.
3) Membuat CR berdasarkan hasil diskusi dengan melampirkan BRD
(Business Requirement Document) / FSD (Functional Specification
Document) dan memberikannya kepada IT PMO.
4) Formulir CR tersebut harus disetujui oleh Atasan Langsung /
Supervisor pemohon dan Project Sponsor (level Direksi/ BOD).
5) Menetapkan koordinator user dalam pelaksanaan UAT.
6) Bekerja sama dengan UAT unit dan Solution Delivery dalam
membuat UAT plan.
34
7) Melaksanakan UAT sesuai dengan UAT script dan jadwal yang
ditetapkan dalam UAT plan.
8) Mencatat semua kejadian dan masalah-masalah yang timbul pada
saat pelaksanaan UAT dalam dokumen UAT.
9) Memberi persetujuan/ penolakan atas hasil UAT.
b. IT PMO
IT PMO memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:
1) Memastikan bahwa formulir CR telah diisi dengan benar dan
lengkap.
2) Melakukan registrasi / pencatatan CR yang masuk serta No. CR.
3) Mempersiapkan pertemuan dengan team Business Analyst dan
Development serta Solution Delivery Head untuk berdiskusi
membahas CR baru yang dilakukan 2 kali seminggu.
4) Mencatat semua informasi ke dalam daftar Log CR, termasuk
informasi mengenai selesainya pelaksanaan proyek.
5) Menginformasikan CR (beserta nomor CR) kepada Unit Kerja dan
Business Analyst dan System Analyst terkait.
6) Memberikan sebuah copy CR tesebut kepada Unit Kerja dan Business
Analyst dan System Analyst terkait, agar Unit Kerja terkait berhak dan
dapat mengingatkan serta menanyakan status perkembangan CR
tersebut.
7) Mencatat hasil evaluasi dan informasi jadwal proyek dari Business
Analyst dan System Analyst ke dalam daftar Log CR.
35
8) Menginformasikan hasil evaluasi dan jadwal pelaksanaan CR kepada
Unit Kerja.
9) Melakukan follow-up terhadap CR dan memonitor pelaksanaan
proyek sampai selesai.
10) Secara periodik menginformasikan pelaksanaan proyek kepada Unit
Kerja dan manajemen (termasuk isu-isu yang muncul).
c. Solution Delivery Division Head
Solution Delivery Division Head memiliki tugas dan wewenang sebagai
berikut:
1) Menganalisis permintaan Unit Kerja atau berdiskusi dengan Unit
Kerja dan Business Analyst serta Development untuk mengklarifikasi
inisiatif permintaan pengembangan aplikasi agar sesuai dengan
kebutuhan bisnis dan menentukan prioritas proyek yang disesuaikan
dengan daftar proyek yang sudah dimiliki oleh Unit Kerja tersebut.
2) Memberi sign-off pada CR form dan memberikan komentar / usulan.
3) Menugaskan petugas atau tim-tim terkait untuk menyelesaikan CR
tersebut.
d. Business Analyst dan System Analyst
Business Analyst dan System Analyst memiliki tugas dan wewenang
sebagai berikut:
36
1) Berdiskusi dengan Unit Kerja dan Solution Delivery Division Head
untuk mengklarifikasi dan menganalisis inisiatif permintaan
pengembangan aplikasi agar sesuai dengan kebutuhan bisnis.
2) Mengevaluasi CR untuk menentukan skala pekerjaan dan jadwal
pelaksanaan proyek. Business Analyst dan System Analyst memiliki
waktu 5 hari kerja (max 1 minggu) untuk mengevaluasi CR.
3) Menyampaikan hasil evaluasi CR kepada Solution Delivery Division
Head beserta informasi jadwal pelaksanaan dan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan CR.
4) Menyampaikan / memberikan update status proyek kepada IT PMO.
5) Pada phase UAT, membuat dan melakukan UAT script yang
dibuktikan dengan dokumen SIT.
6) Menyerahkan program aplikasi yang telah dibuat dan dokumen SIT
ke UAT unit.
e. UAT Unit
UAT Unit memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:
1) Menerima program aplikasi dan dokumen SIT dari Solution Delivery.
2) Membuat UAT Plan (termasuk UAT script dan UAT approach)
bekerja sama dengan Solution Delivery dan user.
3) Menunjuk UAT Coordinator untuk program aplikasi yang akan dites.
4) Berperan aktif dalam pelaksanaan UAT, seperti menyiapkan data dan
infrastruktur agar pelaksanaan UAT dapat berhasil dengan baik,
37
memastikan bahwa semua skenario dalam UAT script dites serta
mencatat kejadian-kejadian selama UAT berlangsung.
5) Mengembalikan program aplikasi dan dokumen UAT ke Solution
Delivery untuk perbaikan jika UAT tidak berhasil.
6) Menyerahkan program aplikasi dan dokumen UAT ke Service
Delivery untuk pembuatan PCR jika UAT berhasil.
3.2 Analisis Permasalahan
Berikut ini adalah analisis permasalahan yang terjadi terkait Change Request
Management:
3.2.1 Analisis Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
Proses bisnis yang sedang berjalan dapat dilihat dalam bentuk use case
berikut:
38
Gambar 3.2 Use Case Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan
39
Proses bisnis yang berjalan ini berawal dari unit kerja mengajukan form
CR ke IT PMO dan unit kerja harus menjelaskan mengenai kebutuhan
penambahan atau perubahan tersebut, manfaat, tingkat kepentingan (prioritas)
dan kapan dibutuhkan untuk dipakai. Prioritas terdiri dari 4 kategori sebagai
berikut:
a. Prioritas rendah, diberikan untuk CR yang harus dimulai dalam 30 hari
kerja.
b. Prioritas sedang, diberikan untuk CR yang harus dimulai dalam 20 hari
kerja.
c. Prioritas tinggi, diberikan untuk CR yang harus dimulai dalam 10 hari
kerja.
d. Prioritas sangat mendesak, diberikan untuk CR yang harus dimulai dalam
5 hari kerja.
Kemudian IT PMO memeriksa kelengkapan pengisian dokumen CR
serta kelengkapan dokumen lampiran lainnya apabila ada atau diperlukan. Jika
semua dokumen lengkap maka IT PMO akan memberikan nomor registrasi.
Jika permintaan CR tersebut sangat mendesak maka IT PMO wajib segera
melaporkan ke Solution Delivery Division Head.
Solution Delivery Division Head berhak menentukan prioritas
penyelesaian CR tersebut. Solution Delivery Division Head juga akan
menugaskan siapa yang harus mengerjakan CR tersebut dengan pertimbangan
kesibukan masing-masing petugas. Skala prioritas penyelesaian CR ditentukan
oleh BOD apabila diperlukan eskalasi, tetapi apabila cakupan masih dalam
skala kecil maka cukup sampai persetujuan Chief IT dan Solution Delivery
40
Division Head. Business Analyst dan Developer akan memberikan konfirmasi
mengenai kesanggupan penyelesaian CR tersebut. Assessment tersebut harus
diinformasikan ke Solution Delivery Division Head. Setelah para petugas telah
ditunjuk dan Solution Delivery Division Head mendapatkan hasil evaluasi CR
tersebut maka Solution Delivery Head Division memberikan tugas untuk IT
PMO mendokumentasikan CR yang akan diproses atau ditolak tersebut ke
dalam Log CR (berbentuk file Ms. Excel).
IT PMO diwajibkan menginformasikan status CR tersebut kepada
user/unit kerja, apakah bisa dilanjutkan, ditunda atau ditolak. IT PMO
memberikan sebuah salinan dari dokumen CR yang disetujui ataupun yang
ditolak kepada user / unit kerja. Jika perlu ada perubahan isian form CR maka
user / unit kerja diwajibkan merevisi form CR tersebut dan
mengembalikannya berikut lampiran apabila diperlukan (seperti paraf
persetujuan dan sebagainya). Pengembalian bisa dilakukan langsung ke IT
PMO.
IT PMO harus mengikuti perkembangan setiap CR dan berhak
menanyakan status CR kepada petugas yang ditunjuk. IT PMO harus
memberikan update status CR-CR yang sedang dikerjakan oleh petugas yang
ditunjuk setiap minggu dan setiap bulan kepada Solution Delivery Division
Head. Dalam 2x seminggu, IT PMO akan melaporkan dan mendiskusikan
dengan Solution Delivery Division Head mengenai CR baru berserta team
Business Analyst dan Developer. IT PMO diwajibkan pula memberikan
informasi kepada user/unit kerja mengenai status CR yang sedang berjalan. IT
PMO diwajibkan mengkoordinir jika diperlukan untuk tes CR bersama
41
dengan user/unit kerja. IT PMO setiap akhir bulan mengkoordinir meeting
dengan perwakilan setiap direktorat untuk melaporkan update status CR.
Berikut ini adalah macam-macam status CR:
a. OPEN, merupakan status default CR saat pertama kali di-input. CR
dengan status OPEN dan telah mendapat persetujuan dari Project
Manager, Solution Delivery Division Head dan Chief IT serta telah
memiliki Business Analyst dan System Analyst yang bertanggung jawab
dalam pengerjaan dapat diubah statusnya menjadi ASSIGNED.
b. ASSIGNED, merupakan status CR dimana CR tersebut baru akan mulai
dikerjakan oleh Business Analyst. Untuk memulai pengerjaan CR, status
ASSIGNED harus diubah menjadi IN PROGRESS.
c. IN PROGRESS, merupakan status CR ketika berada dalam tahap
pengerjaan oleh Business Analyst dan System Analyst. Di dalam status IN
PROGRESS, terdapat 4 fase yaitu FSD (Functional Spesification
Document), DEV (Development), SIT (System Integration Testing), dan
UAT (User Acceptance Test). Setelah fase UAT diselesaikan, status CR
berubah menjadi DONE.
d. DONE, merupakan status CR yang telah selesai dikerjakan oleh BA dan
SA. CR dengan status ini dapat diubah menjadi READY TO DEPLOY.
e. READY TO DEPLOY, merupakan status CR yang telah siap
diimplementasikan ke sistem yang sebenarnya. CR dengan status inilah
yang diproses dalam PCR (Production Change Request).
f. CLOSED, merupakan status CR setelah CR tersebut masuk ke tahap PCR.
42
g. PENDING, merupakan status CR yang ditunda pengerjaannya karena
berbagai faktor, misalnya prioritas yang rendah dibanding CR lain yang
baru masuk dengan prioritas lebih tinggi. CR dengan status PENDING
bisa dimulai kembali dengan pengubahan status menjadi OPEN.
3.2.2 Permasalahan yang Dihadapi
Berdasarkan proses bisnis yang berjalan dapat diketahui permasalahan
sebagai berikut:
a. Dokumentasi CR secara manual menyulitkan project manager untuk
melaporkan update status CR.
b. Project manager kesulitan dalam tracking waktu pengerjaan sebuah
change request.
c. Belum ada bentuk laporan / report khusus untuk project manager dalam
pengelolaan pengerjaan CR.
3.3 Analisis Wawancara
Berdasarkan proses bisnis berjalan pada perusahaan, maka diperlukan verifikasi
dengan Project Manager serta semua Business Analyst dan System Analyst
menggunakan analisis wawancara yang terdiri dari sejumlah pertanyaan agar dapat
menemukan solusi terbaik.
Berikut ini adalah rangkuman hasil wawancara untuk masing-masing jenis
pengguna:
43
Tabel 3.1 Hasil wawancara dengan project manager
Nama: Bayu Isnandar
Jabatan: IT PM (Project Manager)
Tanggal Wawancara: 16 Oct 2011
Jam Wawancara: 14.00
Tempat: WOM Finance
Daftar Pertanyaan:
1. Seberapa tingkat keefektifan sistem pendataan Change Request yang
sudah berjalan saat ini dari segi waktu dan akurasi data?
Belum efektif. Masih banyak data yang belum teridentifikasi antara data
yang sudah selesai maupun yang sedang berjalan. Pembuatan laporan
masih dilakukan secara manual, penugasan BA dan SA juga dilakukan
secara manual. Selain itu, terjadi kesulitan tracking waktu antara waktu
input, analisa data maupun yang sudah diimplementasi. Data yang di-
input rawan kesalahan dan membutuhkan waktu yang lama untuk
memroses data.
Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui seberapa efektif sistem yang
sudah berjalan.
2. Kendala apa saja yang dihadapi selama menggunakan sistem pendataan
Change Request saat ini?
• Tidak bisa menganalisa waktu yang dihabiskan untuk proses analisa
CR sebelum masuk pengerjaan.
• Pembuatan report masih manual.
• Penugasan CR masih dilakukan secara manual.
• Tidak ada sinkronisasi dengan PCR (Production Change Request).
Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui kendala yang muncul pada
sistem lama agar dapat ditanggulangi untuk ke depannya.
3. Perubahan apa saja yang diharapkan dari pembuatan website pendataan
dan monitoring proyek Change Request ini?
Bisa mempermudah tracking waktu pengerjaan CR dan pembuatan
44
laporan.
Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui apa saja yang diharapkan
pengguna setelah menggunakan website yang dibuat untuk pendataan dan
monitoring proyek Change Request.
4. Fitur / modul apa saja yang diperlukan pengguna dalam website ini?
• Ada laporan workflow (yang menunjukkan waktu analisis CR
sebelum dikerjakan oleh BA dan SA).
• Ada fitur penghasil report otomatis.
• Penugasan CR secara otomatis.
• Sinkronisasi dengan PCR.
• Ada auto-mail sebagai reminder untuk penugasan maupun perubahan
status CR.
• Ada fitur export report dalam bentuk Excel, PDF dan HTML.
Alasan pertanyaan: Untuk mengetahui fitur / modul apa saja yang
diperlukan dalam website ini.
Tabel 3.2 Hasil wawancara dengan business analyst
Kelompok pengguna: BA (Business Analyst)
Daftar Pertanyaan:
1. Seberapa tingkat keefektifan sistem pendataan Change Request yang
sudah berjalan saat ini dari segi waktu dan akurasi data?
Sulit mencari data CR yang lama yang sudah didata untuk dianalisa lagi.
Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui seberapa efektif sistem yang
sudah berjalan.
2. Kendala apa saja yang dihadapi selama menggunakan sistem pendataan
Change Request saat ini?
Susah membaca tulisan pada form CR yang diajukan oleh Unit Kerja.
Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui kendala yang muncul pada
sistem lama agar dapat ditanggulangi untuk ke depannya.
45
3. Perubahan apa saja yang diharapkan dari pembuatan website pendataan
dan monitoring proyek Change Request ini?
Pengerjaan CR menjadi lebih efisien dan optimal.
Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui apa saja yang diharapkan
pengguna setelah menggunakan website yang dibuat untuk pendataan dan
monitoring proyek Change Request.
4. Fitur / modul apa saja yang diperlukan pengguna dalam website ini?
• Bisa melihat data CR yang sudah diinput.
• Ada reminder untuk pengerjaan CR agar tidak delay.
Alasan pertanyaan: Untuk mengetahui fitur / modul apa saja yang
diperlukan dalam website ini.
Tabel 3.3 Hasil wawancara dengan system analyst
Kelompok Pengguna: SA (System Analyst)
Daftar Pertanyaan:
1. Seberapa tingkat keefektifan sistem pendataan Change Request yang
sudah berjalan saat ini dari segi waktu dan akurasi data?
Semua aksi dilakukan secara manual sehingga menghabiskan waktu.
Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui seberapa efektif sistem yang
sudah berjalan.
2. Kendala apa saja yang dihadapi selama menggunakan sistem pendataan
Change Request saat ini?
Sulit sinkronisasi CR dengan PCR. Update status CR yang masuk PCR
harus dilaporkan secara manual ke PM.
Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui kendala yang muncul pada
sistem lama agar dapat ditanggulangi untuk ke depannya.
3. Perubahan apa saja yang diharapkan dari pembuatan website pendataan
dan monitoring proyek Change Request ini?
46
Mempermudah pembuatan PCR.
Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui apa saja yang diharapkan
pengguna setelah menggunakan website yang dibuat untuk pendataan dan
monitoring proyek Change Request.
4. Fitur / modul apa saja yang diperlukan pengguna dalam website ini?
• Sinkronisasi CR dengan PCR
• Fitur print PCR form berdasarkan CR mana saja yang sudah selesai.
Alasan pertanyaan: Untuk mengetahui fitur / modul apa saja yang
diperlukan dalam website ini.
Dari wawancara di atas dapat disimpulkan sebagai berikut:
Tabel 3.1 Hasil Analisis Permasalahan Berdasarkan Wawancara
No. Permasalahan
Yang Muncul
Target Pengguna
Yang Mengalami
Permasalahan
Evaluasi
1. Proses peng-
input-an data
CR
Project Manager Pertanyaan: seberapa tingkat
keefektifan sistem pendataan Change
Request yang sudah berjalan saat ini
dari segi waktu dan akurasi data?
Membutuhkan waktu lebih dan data
tidak bisa dijamin keakuratannya
karena tidak dibakukan ke dalam
format khusus.
Analisa: sistem yang lama rawan
kesalahan dan memboroskan waktu.
2. Kendala
dalam sistem
lama (sistem
manual)
Project Manager,
Business Analyst,
System Analyst
Pertanyaan: kendala apa saja yang
dihadapi selama menggunakan
sistem pendataan Change Request
saat ini?
Sulit memroses pengerjaan CR
47
secara manual, sulit membuat
laporan CR karena harus dikerjakan
secara manual, sulit sinkronisasi data
antara proses dan user yang berbeda.
Proses pendataan secara manual cukup memakan waktu dan rawan terjadi
kesalahan sehingga kinerja pegawai pun menjadi kurang efektif. Oleh karena itu
diberikan solusi untuk membuat sistem online dalam bentuk web sehingga data yang
dihasilkan lebih akurat dan cepat dalam hal memprosesnya.
3.4 Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan analisis hasil wawancara terhadap Project Manager, Business
Analyst dan System Analyst, dapat disimpulkan permasalahan yang terjadi adalah
sebagai berikut:
a. Dokumentasi CR secara manual menyulitkan project manager untuk mengolah
data CR.
b. Project manager kesulitan dalam tracking waktu pengerjaan sebuah change
request.
c. Belum ada bentuk laporan / report khusus untuk project manager dalam
pengelolaan pengerjaan CR.
d. Tidak ada sinkronisasi antara CR dan Production CR sehingga rawan terjadi
kesalahan dalam pengubahan status CR.
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Melihat masalah yang dihadapi, maka penulis memiliki alternatif pemecahan
masalah sebagai berikut:
48
a. Merancang aplikasi berbasis web dengan database untuk menyimpan data-data
change request beserta historinya.
b. Merancang berbagai modul yang menampilkan detail dan status pengerjaan
change request.
c. Membuat report-report yang akan mempermudah project manager, business
analyst dan system analyst untuk mengatur dan menganalisis change request
yang ada.
d. Membuat modul PCR dimana pengguna bisa mencetak PCR form yang berisi
detail file yang dihasilkan oleh pengerjaan CR untuk selanjutnya masuk ke tahap
produksi.
3.6 Ruang Lingkup Implementasi Solusi
Berdasarkan alternatif pemecahan masalah yang diusulkan, maka dapat
ditentukan bahwa ruang lingkup pembuatan aplikasi Change Request Management
berbasis web ini adalah:
a. Pembuatan modul all-in-one portal dalam bentuk layar Latest Update dan list CR
dengan status OPEN, ASSIGNED, DONE, PENDING (untuk Project Manager),
New Assigned Project dan Current Project (untuk Business Analyst), Current
Project (untuk System Analyst) yang bisa diakses melalui menu Home masing-
masing pengguna.
b. Pembuatan form input CR untuk mendata CR yang baru.
c. Pembuatan modul yang menampilkan detail CR.
d. Pembuatan form update CR untuk menambah maupun mengubah isi CR.
49
e. Pembuatan tampilan laporan sesuai dengan kebutuhan Project Manager, baik
dalam bentuk laporan CR maupun workflow report yang menampilkan detail
proses persetujuan CR sebelum di-assigned ke BA.
f. Pembuatan modul PCR sesuai kebutuhan System Analyst dengan fitur print PCR
Form dan sinkronisasi perubahan status CR.
g. Pembuatan modul pengaturan user yang hanya bisa diakses oleh admin (Project
Manager) untuk penambahan user secara dinamis sesuai kebutuhan.