BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00860-KA Bab 3.pdf · belakang perusahaan, struktur organisasi, tugas, tanggung jawab dan wewenang

42

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

Dalam sub bab ini membahas mengenai sejarah PT Orindo Alam Ayu, seperti latar

belakang perusahaan, struktur organisasi, tugas, tanggung jawab dan wewenang dari

setiap bagian yang ada di perusahaan.

3.1.1 Sejarah Singkat PT Orindo Alam Ayu

PT Orindo Alam Ayu atau yang biasa disebut Oriflame Indonesia adalah

perusahaan kosmetik yang menawarkan produk kosmetik dan perawatan kulit alami

berkualitas tinggi melalui jaringan penjual mandiri (independent sales force), yang

berbeda dengan sistem retail pada umumnya.

Oriflame adalah perusahaan dengan karakterteristik semangat "saya-bisa",

manajemen yang tersebar, dengan atmosfir muda dan kewirausahaan yang tinggi.

Oriflame Cosmetics saat ini adalah perusahaan kosmetik dengan perkembangan

tercepat di dunia. Oriflame memiliki kantor penjualan di 63 negara dan merupakan

pemimpin pasar di lebih dari 30 negara. Jaringan penjualan yang terdiri dari 2,3 juta

Consultants mandiri yang memasarkan rangkaian lengkap perawatan kulit,

wewangian dan kosmetik berkualitas tinggi.

43

Di Indonesia sendiri, Oriflame berdiri pada tanggal 11 desember 1985 oleh

Insinyur Setyadi Wibisono dan Nona Hedy Reny Pattipeilohy dengan badan hukum

yang bernama PT Orindo Alam Ayu dan akte notaris No. 15 oleh notaris Arikanti

Natakusumah S. H. mendirikan PT Orindo Alam Ayu di Jakarta dan cabang –

cabang lain yang ditentukan oleh direksi. Dengan maksud dan tujuan menjalankan

usaha di bidang industri terutama tapi tidak terbatas pada industri kosmetik dan

sejenisnya. Menjalankan usaha di bidang perdagangan umum impor, ekspor, lokal

maupun antar pulau baik atas perhitungan sendiri maupun atas perhitungan pihak

lain secara komisi untuk menunjang usaha industri kosmestik dan usaha – usaha

industri sejenisnya.

Perubahaan terakhir pada tanggal 8 april 2009, berubah status menjadi

Perusahaan Penanaman Modal Asing oleh notaris Mala Mukti S. H. LL. M No. 14

mengenai Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa dan No. 15 mengenai Akta

Pengambil Alihan ( akusisi ) dengan saham 60% Oksa 40% A. Fauzi Siddik.

PT Orindo Alam Ayu ( Oriflame ) telah berjaya di Indonesia selama 23 tahun.

Oriflame memiliki 13 cabang dan ribuan consultant yang tersebar luas di seluruh

Indonesia. Untuk saat ini, Oriflame Indonesia merupakan perusahaan kosmetika

dengan sistem penjualan mandiri no.1 di Indonesia. Meskipun berkembang dengan

cepat, Oriflame tidak pernah sekalipun melupakan konsep bisnis awalnya - Natural

Swedish Cosmetics yang dijual dari teman untuk teman.

44

3.1.2 Struktur Organisasi PT. Orindo Alam Ayu

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Orindo Alam Ayu

45

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Cabang

3.1.3 Uraian Tugas dan Tanggungjawab

Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing

bagian yang terdapat dalam struktur organisasi pada PT Orindo Alam Ayu :

1. President Director

A. Fungsi dan Tujuan Jabatan

• Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan-kegiatan perusahaan

yang meliputi kegiatan-kegiatan pemasaran, manufaktur; umum

dan HRD, dan keuangan perusahaan dengan efektif dan efisien

dan mengarahkan semua upaya-upaya dan misi-misi yang

dilakukan seluruh jajaran manajemen dan karyawan ke arah

tercapainya sasaran perusahaan dan terwujudnya misi perusahaan.

46

B. Uraian Tugas-tugas

a. Tugas Perencanaan (Planning)

1. Menetapkan Sasaran Tahunan Perusahaan, kemudian

menyusun Program Kerja Tahunan Perusahaan dengan tujuan

mencapai Sasaran Tahunan Perusahaan tersebut.

2. Bersama-sama dengan seluruh Jajaran Direksi Perusahaan,

menyusun Budget (Anggaran) Rinci Perusahaan untuk

Rencana Investasi masing-masing Direktorat serta Proyeksi

Balance Sheet Bulanan/Tahunan; Proyeksi Rugi/Laba

Bulanan/Tahunan; Proyeksi Cash Flow serta Detail Break

Down of Operating Expenses; Detail Break Down dari

Manufacturing Cost selama satu tahun.

3. Menyusun atau memperbaiki sistem dan prosedur bagi seluruh

kegiatan-kegiatan di perusahaan agar senantiasa efisien dan

efektif serta mengarah kepada pencapaian sasaran perusahaan

dan perwujudan kebijakan perusahaan.

b. Tugas-Tugas Koordinasi

1. Memerintahkan Direktur untuk menyusun Rencana Kerja

Tahunan, kemudian mengimplementasikan Rencana Kerja

Tahunan tersebut dengan efektif agar sasaran perusahaan yang

telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.

2. Mengkoordinasi seluruh kegiatan-kegiatan perusahaan yang

dilakukan oleh Direktur.

47

3. Memberi motivasi kerja kepada seluruh bawahannya agar

dapat berprestasi dengan jalan memberi penghargaan bagi

yang berprestasi dan memberi penalty bagi yang melakukan

kesalahan.

c. Tugas Pengendalian (Control)

1. Direktur Utama wajib melakukan pengendalian yang ketat atas

pelaksanaan instruksi-instruksi kerja yang diberikan serta

pelaksanaan tugas-tugas dan kewajiban Direktur yang

dibawahinya.

2. Memonitor dan mengendalikan progress (kemajuan) dari

Implementasi Rencana Kerja Tahunan, mengukur pencapaian

sasaran, dan memerintahkan untuk melakukan koreksi

terhadap penyimpangan.

3. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan biaya-biaya dan

memerintahkan untuk melakukan koreksi terhadap

penyimpangan budget yang terjadi.

4. Memonitor dan mengendalikan kedisiplinan staff dan keadaan

staff melalui Direktur dan Personnel.

C. Tanggung Jawab

Direktur Utama bertanggung jawab atas:

1. Terlaksananya dengan baik Rencana Kerja Tahunan Perusahaan.

2. Tercapainya sasaran-sasaran perusahaan.

3. Terlaksananya dengan baik Budget Tahunan Perusahaan.

48

D. Wewenang yang dimiliki

Direktur Utama berwenang penuh atas pengelolaan seluruh kegiatan

perusahaan, termasuk menetapkan dan memvalidasi Rencana Kerja

Tahunan Perusahaan, sasaran-sasaran perusahaan, serta

mengkoordinir dan mengendalikan pelaksanaan daripada Rencana

Kerja Tahunan Perusahaan tersebut sesuai dengan sistem dan

prosedur yang telah ditetapkan dan untuk mencapai sasaran-sasaran

perusahaan yang telah ditetapkan.

2. Direktur

A. Fungsi dan Tujuan Jabatan

Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan Umum (General Affairs)

dan Sumber Daya Manusia yang meliputi : kegiatan-kegiatan Urusan

Umum; Pembinaan Sumber Daya Manusia Perusahaan; Urusan

Logistik dan EDP (Electronic Data Processing) dengan efektif dan

efisien dan mengarahkan semua upaya-upaya dan misi-misi yang

dilakukan ke arah tercapainya Sasaran Perusahaan dan terwujudnya

Visi Perusahaan.


a. Tugas Perencanaan (Planning) :

1. Menetapkan sasaran (Target) Tahunan yang ingin dicapai,

kemudian menyusun Rencana Kerja Tahunan Direktorat

dengan tujuan mencapai sasaran tahunan tersebut.

49

2. Bersama-sama dengan Finance Manager, menyusun budget

terinci untuk Rencana Investasi yang terdapat dalam Rencana

Kerja Tahunan dan Budget Biaya Umum (General Overhead)

yang akan terjadi selama 1 tahun.

3. Menyusun atau memperbaiki Sistem dan Prosedur bagi

seluruh kegiatan-kegiatan di Departemen-departemen yang

dibawahinya, agar senantiasa efektif dan mengarah kepada

pencapaian Sasaran Perusahaan dan perwujudan kebijakan

Perusahaan.

b. Tugas-tugas Koordinasi

1. Memerintahkan departemen-departemen dibawahnya untuk

menyusun Rencana Kerja Tahunan Departemen, yang sinkron

dengan Rencana Kerja Direktorat dan mengimplementasikan

Rencana Kerja Tahunan Departemen tersebut dengan efektif

agar sasaran-sasaran Direktorat dan Departemen yang telah

ditetapkan dapat tercapai dengan baik.

2. Mengkoordinasi seluruh kegiatan-kegiatan bawahannya.

c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)

1. Melakukan Pengendalian yang ketat atas pelaksanaan

instruksi-instruksi kerja yang diberikan serta pelaksanaan

tugas-tugas dan kewajiban Manager-manager Departemen

yang dibawahinya, pastikan sesuai dengan Job Description

yang diberikan kepada masing-masing Manager Departemen.

50

2. Memonitor dan mengendalikan Progress daripada

implementasi Rencana Kerja Tahunan Departemen serta

mengukur pencapaian terhadap Sasaran Departemen dan

segera melakukan koreksi-koreksi terhadap penyimpangan dan

atau Under Achievement yang terjadi.

3. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan budget dengan

menerima dan memeriksa Laporan Keuangan Bulanan

Perusahaan dan segera melakukan koreksi terhadap deviasi-

deviasi budget yang terjadi.

4. Memonitor dan mengendalikan :

a. Disiplin hadir dan disiplin kerja karyawan

b. Kinerja daripada Manager-manager dan karyawan-

karyawan bawahannya dengan mengacu kepada target-

target dalam Rencana Kerja yang ditetapkan.

C. Tanggung Jawab

Direktur bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas:

1. Terlaksananya dengan baik Rencana Kerja Tahunan.

2. Tercapainya sasaran-sasaran.

3. Terlaksananya dengan baik Budget biaya Umum Perusahaan.

4. Akibat yang ditimbulkan pada upaya pencapaian Sasaran

Perusahaan dikarenakan tidak terlaksana dengan baik Rencana

Kerja Tahunan serta tidak tercapainya Sasaran-sasaran Direktur.

51


1. Direktur berwenang penuh atas pengelolaan seluruh kegiatan-

kegiatan Perusahaan termasuk menyusun Rencana Kerja dan

Target : melaksanakannya serta mengendalikan pelaksanaan

Rencana kerja tersebut sesuai dengan Sistem dan Prosedur yang

telah ditetapkan.

2. Direktur berwenang membina seluruh staff dan karyawan, baik di

bidang Keterampilan Teknik maupun di bidang Mental, memberi

Penghargaan kepada karyawan yang berprestasi dan Hukuman

bagi karyawan yang melakukan kesalahan.

3. Sales Manager

• Memberikan briefing kepada staff 30 menit sebelum jam kerja dimulai.

• Melayani Consultant yang datang.

• Membuat program kerja marketing.

• Membuat rencana persiapan promo yang akan datang.

• Memeriksa laporan harian dari masing-masing Cashier

• Membuat laporan bulanan.

A. Fungsi dan Tujuan

• Membuat suatu strategi dalam penjualan, agar pangsa pasar dapat

menjadi lebih luas.



52

• Membuat rencana dalam menyusun suatu strategi, agar target

perusahaan dapat tercapai.

• Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang

perusahaan.

b. Tugas Koordinasi

• Menganalisis penjualan dan memantau perubahan-perubahan

dalam pola pembelian didirikan.


• Memaksimalkan potensi penjualan yang ada agar dapat

menarik pelanggan dan consultant baru.

C. Uraian Tanggung jawab

• Membangun hubungan kerja yang baik dengan semua

individu dalam departemen dan untuk memahami proses-proses

yang diperlukan untuk memberikan pelayanan yang baik kepada

pelanggan


• Sales Manager memiliki wewenang penuh dalam membangun dan

meningkatkan jumlah sales perusahaan.

4. Marketing Manager


• Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan pemasaran dan

penjualan, yaitu pemasaran, penjualan, administrasi penjualan

53

serta kegiatan customer service yang efektif dan efisien, agar

semua upaya dan misi serta target perusahaan dapat terwujud.



1. Menetapkan target tahunan yang ingin dicapai, kemudian

menyusun rencana kerja tahunan dengan tujuan mencapai

target tahunan tersebut.

2. Bersama-sama dengan Finance Manager, menyusun budget

terinci untuk rencana investasi yang terdapat dalam rencana

kerja tahunan, dan budget biaya penjualan yang akan terjadi

selama 1 (satu) tahun.

3. Menyusun atau memperbaiki sistem dan prosedur bagi seluruh

kegiatan - kegiatan di departemen - departemen yang

dibawahinya, agar senantiasa efektif dan mengarah kepada

pencapaian sasaran perusahaan, dan perwujudan kebijakan

perusahaan.

b. Tugas Koordinasi

1. Memerintahkan Departemen-departemen dibawahnya untuk

menyusun rencana kerja tahunan Departemen, yang sinkron

dengan rencana kerja dan mengimplementasikan rencana kerja

tahunan Departemen tersebut secara efektif agar sasaran-

sasaran dan Departemen yang telah ditetapkan dapat tercapai

dengan baik.

54

2. Mengkoordinasi seluruh kegiatan-kegiatan Pemasaran dan

Penjualan yang dilakukan Sales Manager, antara lain dengan

jalan :

a. Menyelenggarakan rapat-rapat koordinasi mingguan antara

Departemen dengan Departemen .

b. Inspeksi harian rutin ke masing-masing Departemen dan

bagian, memonitor kerja mereka sehari-hari.


dapat berprestasi dalam karyanya, dengan jalan memberi

penghargaan dan reward bagi yang berprestasi dan memberi

penalty bagi yang melakukan kesalahan.


1. Manajer Pemasaran wajib melakukan pengendalian yang ketat

atas pelaksanaan instruksi kerja yang diberikan serta

pelaksanaan tugas-tugas dan kewajiban Departemen yang

dibawahinya, pastikan sesuai dengan job description yang

diberikan.

2. Memonitor dan mengendalikan progress daripada

implementasi rencana kerja tahunan Departemen serta

mengukur pencapaian terhadap sasaran Departemen, dan


atau under achievement yang terjadi.

55

3. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan pengendalian

budget biaya penjualan, dengan menerima dan memeriksa

laporan keuangan bulanan perusahaan dan segera melakukan

koreksi terhadap deviasi-deviasi budget yang terjadi.

4. Memonitor dan mengendalikan :

a. Disiplin hadir dan kerja karyawan.

b. Kinerja dari karyawan-karyawan bawahannya dengan

mengacu kepada target-target dalam rencana kerja yang

ditetapkan.


Marketing Manager bertanggung jawab kepada Direktur Utama

atas:

1. Terlaksananya dengan baik Rencana kerja Tahunan.


3. Terlaksananya dengan baik budget biaya Penjualan.

4. Tercapainya sasaran perusahaan khususnya yang berkaitan

dengan kegiatan pemasaran.


1. Marketing Manager berwenang penuh atas pengelolaan seluruh

kegiatan-kegiatan pemasaran, termasuk menyusun rencana kerja

tahunan dan menyusun target; melaksanakannya serta

mengendalikan pelaksanaan rencana kerja tersebut sesuai dengan

sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.

56

2. Marketing Manager membina seluruh staff dan karyawan, baik di

bidang keterampilan teknik maupun di bidang mental, memberi

penghargaan kepada karyawan berprestasi dan hukuman bagi

karyawan yang melakukan kesalahan.

5. Marketing Support


• Memberikan dukungan untuk internal dan eksternal tenaga

penjualan.

• Melakukan akuntansi biaya mereka sendiri dan data akuntan

dikumpulkan dan dianalisis secara terpisah dari data produksi.



• Membuat materi keperluan promosi.

b. Tugas Koordinasi

• Membantu kegiatan marketing dari segi administrasi dengan

membuat dan menyusun serta mempersiapkan kelengkapan

dokumen saat akan disampaikan kepada klien.

• Mempersiapkan proposal sesuai kesepakatan dengan tetap

memperhatikan pemenuhan pelayanan terhadap klien.


• Mengelola kebutuhan promosi dan komunikasi.

• Mengontrol budget untuk keperluan promosi & komunikasi.

57


• Bekerja sebagai bagian dari sebuah tim yang menawarkan

dukungan umum untuk internal dan eksternal tenaga penjualan.

• Melakukan tugas sales support: berkomunikasi dengan customer

melalui telepon, memproses dokumentasi penjualan, menyediakan

informasi untuk sales-sales di lapangan.

• Melakukan tugas marketing support: membuat media marketing

seperti brosur, catalog, dan display design.


• Marketing Support memiliki wewenang dalam membantu

mengatur dan menjaga Identitas Perusahaan, termasuk

penggunaan logo.

• Memberikan masukan dan laporan kepada menejemen mengenai

segala sesuatu yang berhubungan dengan kelangsungan

mekanisme pemasaran perusahaan.

• Memberi informasi kepada Marketing tentang semua kebutuhan

serta masukan dan yang akan memberikan solusi terhadap semua

keluhan yang berhubungan dengan pasar dan permintaan selama

dibutuhkan.

• Memberikan masukan dan laporan kepada menejemen mengenai

segala sesuatu yang berhubungan dengan kelangsungan

mekanisme pemasaran perusahaan.

58

6. Catalog Planner


• Mengambil tindakan yang wajar diperlukan untuk

melaksanakan tanggung jawab.

• Menunjukkan penilaian yang baik, tidak menyimpang dari

yang ditentukan kebijakan kota, peraturan daerah kota, kota

disetujui praktik, prosedur atau peraturan perundang-

undangan Propinsi.



• Memberikan rekomendasi untuk Menyetujui Officer seperti

yang diperlukan.

• Review atau menyetujui Izin Usaha.

b. Tugas Koordinasi

• Memelihara semua modul pelatihan, serta memastikan semua

peluncuran produk baru memiliki modul pelatihan yang

sesuai.

• Mengelola proses peluncuran produk dari konsep barang jadi.


• Menyiapkan laporan tentang berbagai isu-isu perencanaan

atau terkait.

59


• Melakukan tinjauan riset pangsa pasar dan membuat rancangan

rencana bisnis yang diperlukan oleh perusahaan untuk

pengembangan dan kemajuan bisnisnya.


• Catalog planner memiliki wewenang untuk mendorong kegiatan

sehari-hari untuk mendukung kebutuhan bisnis perusahaan.

7. PR/Advertising


• Menafsirkan target publik untuk mendukung tujuan dan kebijakan

dari perusahaan yang bersangkutan.

• Mengumpulkan fakta dan memberikan masukan kepada pihak

perusahaan.



• Menginformasikan pada publik mengenai aktivitas yang

dilakukan staff-staffnya.

• Membuat perencanaan program yang akan datang.

b. Tugas Koordinasi

• Mengatur dan memelihara untuk mempertahankan kontak

antara perusahaan dan consultant.

60


• Membangun dan memelihara hubungan yang koperatif dengan

wakil-wakil komunitas, konsumen, karyawan dan public

interest group, juga dengan perwalian dari media cetak dan

broadcast.


• Merencanakan dan melakukan penelitian serta menyiapkan

material untuk distribusi.


• PR juga memiliki wewenang dalam mengurusi pekerjaan

advertising atau sales promotion yang mendukung kegiatan

marketing untuk pengembangan dalam pemasarannya.

8. Operation Manager


• Melakukan akuntansi biaya mereka sendiri dan data akuntan

dikumpulkan dan dianalisis secara terpisah dari data produksi.



• Membuat strategi pemasaran.

b. Tugas Koordinasi

• Mengkoordinasi karyawan untuk melibatkan para karyawan

dalam proses implementasi.

61


• Mengawasi pelaksanaan rencana strategi sampai pada tingkat

pengawasan.


• Mendukung setiap proses yang berjalan.


• Operation Manager memiliki wewenang dalam mengatur para

karyawan dalam proses kegiatan implementasi strategi yang ada,

agar dapat berjalan dengan baik.

9. Logistic


• Mengelola kegiatan bersama tim.



• Merencanakan dan mengkoordinasikan pengiriman barang

dari pemasok dan atau gudang, termasuk menentukan

ekspedisi dan rute, untuk memastikan pengiriman dilakukan

dengan tepat waktu dan efisien, serta barang diterima oleh

setiap cabang sesuai dengan yang telah ditentukan.

b. Tugas Koordinasi

• Menganalisa total kebutuhan barang dan mengatur

penyediaan, pengadaan, dan pengiriman barang sedemikian

62

rupa agar alokasi barang di setiap tempat dapat memenuhi

kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu.

• Mengumpulkan informasi tingkat persediaan (stock level) di

setiap tempat, melakukan stock opname secara berkala dan

menganalisa jumlah dan jenis persediaan barang di gudang

untuk mengontrol akurasi data persediaan dan tingkat

persediaan yang sehat di setiap tempat.


• Menerima dan memproses permintaan barang dan mengontrol

pengiriman barang dari pemasok (supplier) agar barang dapat

diterima oleh gudang, sesuai dengan waktu, kuantitas, kualitas

dan biaya yang telah ditetapkan.


• Menyusun anggaran biaya logistik dan menjaga agar kegiatan

operasional dapat berjalan dengan efisien dan efektif sesuai

anggaran yang telah dialokasikan.


• Bagian Logistik memiliki tanggung jawab dalam membuat

kebijakan dan strategi logistik perusahaan untuk menjadi acuan

dalam pengelolaan logistik untuk menunjang pengadaan

kebutuhan barang di setiap tempat.

63

10. IT


• Monitor dukungan infrastruktur IT (hardware dan peralatan),

termasuk perawatan pencegahan (anti virus perlindungan, garansi

renewal), trouble shooting (PC dan LAN), server dan jalur

komunikasi.



• Memberikan pembinaan internal, mentoring dan pelatihan

untuk semua pengguna di Perusahaan yang terkait mengenai

hal-hal terkait IT, dalam rangka untuk memastikan transfer

pengetahuan IT bagi semua pengguna.

b. Tugas Koordinasi

• Memonitor dukungan sistem IT, termasuk instalasi perangkat

lunak, pemeliharaan (lisensi pembaruan) dan trouble shooting,

dalam rangka untuk memastikan sistem di semua kantor

bekerja dengan baik dan efektif.

• Memonitor dukungan pada manajemen pengguna, pengarsipan

dan pengelolaan data (ID pengguna dan sandi, data backup

dan perlindungan), dalam rangka untuk memastikan semua

sistem dan data bekerja dalam standar keamanan.

64


• Mengembangkan dan memelihara hubungan yang

berkelanjutan dengan pemeliharaan hardware dan software

vendor.


• Memastikan infrastruktur IT di semua kantor sedang bekerja

dengan benar dan efektif.


• IT memiliki wewenang untuk mendukung masalah IT dan

pemeliharaannya.

11. Forecasting


• Meramalkan dan memproyeksikan taksiran terhadap

kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana

tersebut direncanakan.



• Merumuskan perencanaan mengenai proyeksi pembangunan

yang akan datang bagi perusahaan.

b. Tugas Koordinasi

• Mengkoordinasi tahap dan hasil ramalan pada rencana

produksi.

65


• Mengontrol proses taksiran berjalannya dari rencana yang

akan datang.


• Memperbaiki satu persen dari tingkat akurasi dapat menambah

penjualan atau mengurangi biaya inventory dalam jumlah yang

besar.


• Forecasting memiliki wewenang dalam memberikan satu ramalan

dan menjadikan ramalan tersebut sebagai suatu rencana dalam

pengembangan dan pembangunan perusahaan.

12. Finance Manager

A. Fungsi dan tujuan

• Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan-kegiatan keuangan

perusahaan yang meliputi : kegiatan-kegiatan urusan keuangan

perusahaan dan akuntansi perusahaan dengan efektif dan efisien

dan mengarahkan semua upaya-upaya dan misi-misi yang

dilakukan ke arah tercapainya sasaran perusahaan dan

terwujudnya visi perusahaan.



66

1. Menetapkan target tahunan yang ingin dicapai, kemudian

menyusun rencana kerja tahunan dengan tujuan mencapai

target tahunan tersebut.

2. Menyusun budget terinci untuk rencana investasi yang

terdapat dalam rencana kerja tahunan dan budget atas biaya-

biaya rutin direktorat keuangan selama satu tahun.

3. Memonitor, mengumpulkan data dan menganalisa posisi kas

perusahaan dan aliran kas dengan melihat pertimbangan

kondisi modal, piutang, pembayaran dan pengeluaran secara

berkelanjutan untuk memastikan keseimbangan kondisi

keuangan perusahaan.

4. Melakukan analisa keuangan dengan perbandingan kondisi

dengan pasar dan valuta asing untuk analisa keuangan yang

akurat.

b. Tugas-tugas Koordinasi

1. Melakukan koordinasi koleksi data keuangan serta sistem dan

prosedur keuangan lainnya agar seluruh aktivitas keuangan

yang dilakukan perusahaan dapat terkoordinasi dan

terdokumentasi dengan baik sesuai peraturan perusahaan.

2. Mengkoordinasi seluruh kegiatan-kegiatan Keuangan dan

Akuntansi yang dilakukan, antara lain dengan jalan :

• Menyelenggarakan rapat-rapat koordinasi mingguan antara

Departemen dengan Departemen.

67

• Inspeksi harian rutin ke masing-masing Departemen dan

bagian, memonitor kerja mereka sehari-hari.


dapat berprestasi dalam karyanya, dengan jalan memberi

penghargaan dan reward bagi yang berprestasi dan memberi

penalty bagi yang melakukan kesalahan.


1. Finance Manager wajib melakukan pengendalian yang ketat

atas pelaksanaan instruksi kerja yang diberikan serta

pelaksanaan tugas-tugas dan kewajiban manajer-manajer

Departemen yang dibawahinya, pastikan sesuai dengan job

description yang diberikan kepada masing-masing manajer

Departemen.

2. Memonitor dan mengendalikan progress daripada

implementasi rencana kerja tahunan Departemen serta

mengukur pencapaian terhadap sasaran Departemen, dan


atau under achievement yang terjadi.

3. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan pengendalian

budget biaya-biaya, dengan menerima dan memeriksa laporan

keuangan bulanan perusahaan dan segera melakukan koreksi

terhadap deviasi-deviasi budget yang terjadi.

68

4. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan proyeksi rugi atau

laba serta proyeksi cash flow, dan segera melakukan koreksi

terhadap deviasi-deviasi yang terjadi.

C. Tanggung jawab

Finance Manager bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas:

1. Terlaksananya dengan baik Rencana kerja Tahunan.


3. Terlaksananya dengan baik budget biaya.

4. Akibat yang ditimbulkan pada upaya pencapaian sasaran

perusahaan dikarenakan tidak terlaksananya dengan baik rencana

kerja tahunan serta tidak tercapainya sasaran-sasaran.


1. Finance Manager berwenang penuh atas pengelolaan seluruh

urusan keuangan dan urusan akuntansi perusahaan, termasuk

menyusun rencana kerja tahunan dan target; melaksanakannya

serta mengendalikan pelaksanaan rencana kerja tersebut sesuai

dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.

2. Finance Manager membina seluruh staff dan karyawan di

Direktorat Keuangan, baik di bidang keterampilan teknik maupun

dibidang mental, memberi penghargaan kepada karyawan

berprestasi dan hukuman bagi karyawan yang melakukan

kesalahan.

69

13. Credit


• Mengkoordinasikan, Mengevaluasi dan Menganalisa pengelolaan

Keuangan.

• Pengawasan Sarana dan Prasarana Asset Perusahaan.


a. Tugas Perencanaa (Planning)

• Perencanaan pengembangan Sistem Informasi Pengolahan

Data.

• Pemeliharaan Kemitraan kerja dengan Institusi lain.

b. Tugas Koordinasi

• Mengkoordinasikan, mengevaluasi kebijakan Keuangan,

perdagangan, Perpajakan, dan Sistem Akuntansi yang dianut

dan kebijakan Umum Perusahaan.

• Mengkoordinasikan pembuatan Laporan Keuangan, perubahan

modal, ungkapan-ungkapan yang diperlukan untuk

mendukung Laporan keuangan sesuai dengan Standard

Akuntansi, serta mengevaluasi Neraca dan R/L Perusahaan

agar tetap kondisi sehat.


• Pengembangan manajemen Fisik terhadap penyediaan Sarana

dan Prasarana Perusahaan.

• Pembinaan dan pengembangan SDM Keuangan.

70


• Menciptakan suasana kerja yang baik untuk mendukung kinerja

perusahaan.


• Menetapkan Strategi dan Kebijakan dalam perusahaan.

14. Treasury


• Menganalisa dan Mengevaluasi tersedianya Dana untuk

Operasional, serta membuat Laporan Arus Dana ( Cash Flow )

secara periodik.



• Merencanakan, Menganalisa dan Mengevaluasi penerimaan

dan Pengeluaran Dana.

• Merencanakan Jadwal Pembayaran untuk biaya Operasional.

b. Tugas Koordinasi

• Mengkoordinir permintaan Dana dari Bidang terkait.

• Menyetujui dan mengawasi pelaksanaan pembayaran biaya

Operasional.


• Menganalisis Pelaksanaan Pemotongan dan penyetoran Pajak.

71

• Mengawasi pelaksanaan ketepatan perhitungan Saldo-Saldo

Rekening Bank ( Rekonsiliasi Bank ).

• Mengawasi dan menganalisa Kode Rekening Pembukuan Kas

/ Bank Piutang Pegawai, Panjar Kerja dan Petty Kas.


• Mengawasi penyimpanan surat – surat berharga.

• Mengawasi dan menganalisa Reporting dan Claim Nota Tagihan.


• Memiliki wewenang dalam penyelesaian tindak lanjut hasil

pemeriksaan oleh Auditor Intern.

15. Personnel


• Membuat dan memeriksa daftar absensi karyawan.



• Memastikan pelaksanaan peraturan perusahaan serta disiplin

kerja yang telah disepakati.

b. Tugas Koordinasi

• Meningkatkan sumber daya manusia dalam perusahaan.


• Membuat dan memeriksa daftar absensi karyawan.

72


• Bertanggung jawab mengatur segala hal yang berhubungan

dengan tenaga kerja, penetapan gaji dan tunjangan sesuai dengan

ketetapan perusahaan.


• Memiliki wewenang dalam menyimpan semua catatan seluruh

personnel termasuk pendidikan, pelatihan, dan kualifikasi untuk

melakukan kegiatan.

16. Office Manager


• Menangani semua masalah Kesehatan & Keselamatan dan

Pertolongan Pertama kepada semua staff yang bekerja di

perusahaan.



• Membuat suatu perencanaan dalam memanajemen semua

kegiatan kantor termasuk area public.

b. Tugas Koordinasi

• Mengelola semua kantor IT dan sistem telekomunikasi dan

pemesanan barang.

• Menyediakan dukungan SDM dan akuntansi.


73

• Menjaga catatan pengeluaran kas kecil.

• Menangani semua tagihan, tagihan dan biaya klaim


• Bertanggungjawab dalam proses pengembangan dan kemajuan

Sumber Daya Staff di perusahaan, karena hal tersebut dapat

mempengaruhi nilai kemajuan perusahaan itu sendiri.


• Office Manager memiliki wewenang untuk memberikan laporan

kepada Direktur mengenai Sumber Daya Staff.

17. Accounting Manager


• Mengevaluasi pelaksanaan kerja pada hari itu (evening briefing).

• Menangani complain tamu yang tidak dapat ditangani oleh

cashier staff.

• Merencanakan strategi accounting perusahaan secara tepat sesuai

strategi bisnis perusahaan.

• Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai

aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca R/L

• Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas

akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat.

74

• Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem accounting

untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi

bisnis.

• Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar

dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akun

• Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian

target perusahaan.



• Memberikan briefing kepada receptionist dan cashier staff 10

menit sebelum jam kerja, memeriksa penampilan mereka

sesuai dengan standard grooming.

b. Tugas Koordinasi

• Memeriksa dan memastikan semua peralatan dan

perlengkapan operasional dan penunjang lainnya dalam

keadaan baik dan layak pakai.

• Memeriksa dan mencatat semua perubahan data kedatangan

dan keberangkatan tamu, beserta dokumen pendukung

lainnya.


• Mengatur tugas-tugas cashier staff, terutama pada saat sibuk.

• Menandatangani setiap pengeluaran uang sesuai dengan

wewenangnya.

75


• Membuat jadwal kerja untuk semua staff, mengatur semua

pekerjaan mereka setiap hari.


• Memiliki wewenang yaitu dalam mengisi Log book.

3.1.3.1 Uraian Tugas Struktur Organisasi Cabang

18. Areal Sales Manager (ASM) dan Key Account Manager (KAM)

• Meeting dengan top 15 consultant – bulanan

Menginformasikan kepada mereka mengenai berita seputar

perusahaan, promo, hal-hal apa yang sudah ditingkatkan, serta meminta

masukan mengenai sistem, service dan mengenai kantor cabang.

• Briefing dengan staff – mingguan

Menjelaskan dan mengevaluasi serta memberikan informasi

kepada staff berita mengenai seputar Oriflame, dan juga membahas tingkat

service juga complain yang diterima serta apa yang harus dilakukan jika

mereka menerima complain tersebut.

• Rotasi staff

Rotasikan staff setiap tiga bulan agar mereka terus belajar

mengenai hal-hal yang baru.

19. Service Center Supervisor (SCS)

• Meeting dengan top 15 consultant – Bulanan

76

Bertemu dengan top 15 consultant, bersama ASM, untuk membahas

tingkat customer service, perbaikan, serta mendapatkan input

tambahan.

• Briefing dengan staff.

• Briefing mingguan.

• Briefing pagi dua kali seminggu.

• Briefing dengan kurir.

• Pastikan lead time yang jelas.

• Mengingatkan kurir tentang peraturan-peraturan dan tanggung

jawab kurir tersebut.

• Check-List Harian

Untuk memastikan operasi cabang dan menentukan hal-hal yang

perlu diprioritaskan pada hari itu.

20. Warehouse Supervisor

• Pick & Pack

• Menyiapkan order

• Packing Dan Dispatch

21. Warehouse Staff

• Menyiapkan barang sesuai dengan orderan.

22. Delivery

• Mengirim barang sesuai dengan order pada alamat yang sudah

dicantumkan.

77

23. Head Cashier

Mengkoordinasi dan mengecek kinerja :

• Immediate Orders

• Phone Orders Staff

• Fax Orders Staff

24. Cashier staff

• Menerima dan mengerjakan fax orders.

• Memeriksa pembayaran.

• Mengisi log-book dengan informasi penting.

• Melakukan konfirmasi kepada consultant.

• Melakukan konfirmasi mengenai orders dispatch ke Warehouse.

25. Customer Care

• Memberikan solusi atas masalah-masalah consultant

• Mencatat complain

• Membantu consultant

26. Branch IT Administrator

• IT Responsible

- Maintenance email server

- Maintenance software dan hardware yang digunakan pada PT.

Orindo Alam Ayu

- Maintenance jaringan ke cabang-cabang

- Trouble shuting

78

3.1.4 Visi Misi Perusahaan

3.1.4.1 Visi Perusahaan

Menjadikan perusahaan kosmetik yang menghadirkan jenis perawatan

kulit yang berbeda dibuat dari bahan alami dan tidak pernah diuji coba pada

hewan. PT Orindo Alam Ayu akan menjadi market leader yang kuat di dalam

bidangnya serta menjadi pilihan yang utama bagi para Consultant, Pelanggan

dan Karyawannya.

3.1.4.2 Misi Perusahaan

Dengan selalu menghadirkan produk-produk yang berkualitas dengan

harga terjangkau dan memelihara kualitas produk juga pelayanan yang baik

serta menawarkan peluang yang unik bagi para Consultant, Pelanggan dan

Karyawannya.

3.2 Sistem yang Berjalan

3.2.1 Prosedur Sistem Penjualan yang Berjalan pada PT. Orindo Alam Ayu

PT Orindo Alam Ayu mengeluarkan katalog barang – barang promo dan

barang baru yang dijual pada setiap bulannya di mana katalog tersebut dijual

pada Pelanggan (Consultant).

a. Fax Order

Pelanggan (Consultant) memesan barang berdasarkan katalog pada

bulan yang berjalan dengan mengirim fax ke Cashier Staff yang berisi

Consultant Order Form (COF) beserta alamat lengkap pengiriman dan nomor

79

telepon yang dapat dihubungi. Cashier Staff akan mengecek Consultant

Order Form (COF) pada fax dan mencatat jam dan tanggal penerimaan fax

serta isi dari fax tersebut ke dalam Log Book Fax, Lalu Cashier Staff akan

membuka Form Penjualan dan komputer akan menampilkan Form Penjualan

kemudian Cashier Staff akan menginput nomor Consultant pada Form

Penjualan, Cashier Staff mengecek dan menginput isi COF dan barang. Lalu

Komputer akan memproses pesanan tersebut.

Jika barang kosong atau data tidak jelas maka Cashier Staff akan

mengkonfirmasikan kepada Pelanggan (Consultant) mengenai order yang

tidak jelas dan mengenai penggantian produk lain untuk barang kosong.

Jika pesanan tidak mencapai minimal order akan dikenakan handling

fee, maka Cashier Staff akan mengkonfirmasikan kepada Pelanggan

(Consultant) mengenai Pelanggan (Consultant) tetap mau melakukan order

dengan tambahan biaya handling fee atau menambah pesanan atau

mengagalkan pesanan.

Jika tidak Cashier Staff akan mengkonfirmasi kepada Pelanggan

(Consultant) total orderan via SMS atau telepon. Setiap transaksi yang sudah

disetujui oleh Pelanggan (Consultant) akan disimpan dalam System Database

Transaksi Penjualan Sementara. Pelanggan (Consultant) akan melakukan

pembayaran dan mengirimkan fax Bukti Transfer, jika Bukti Transfer telah

diterima maka Cashier Staff akan membuat copynya dan mencatatnya pada

Log Book Pembayaran.

80

Cashier Staff akan membuka Form Pembayaran lalu komputer akan

menampilkan Form Pembayaran,setelah itu akan menginput nomor

Consultant dalam Form Pembayaran sehingga akan menampilkan Form

Penjualan dengan data mengenai pemesanan yang dilakukan oleh Pelanggan

(Consultant) tersebut.

Cashier Staff akan menginput nomor bukti transfer. Kemudian

Cashier Staff mengapprove penjualan tersebut sehingga data pada penjualan

sementara tersimpan pada Database Penjualan berupa invoice 2 rangkap yang

langsung tercetak secara otomatis di bagian Warehouse.

Warehouse akan mengecek invoice yang masuk setiap harinya untuk

menyiapkan barang. Setelah menyiapkan barang maka Warehouse akan

memberikan barang beserta invoice 2 rangkap ke Delivery Staff. Delivery

Staff akan menerima invoice dan barang dari Warehouse lalu akan mengirim

barang tersebut berdasarkan invoice lalu menyerahkan barang tersebut pada

Pelanggan (Consultant) dengan meminta tanda tangan pada invoice dimana

rangkap 1 untuk Consultant dan rangkap 2 sebagai bukti penerimaan barang

dan diarsipkan. Jika barang tidak terkirim maka Delivery Staff akan

mengirimnya kembali keesokan harinya.

Delivery Staff akan membuka form delivery, lalu komputer

menampilkan Form Delivery dan menginput nomor Invoice ke Form

Delivery serta menginput keterangan status pengiriman barang tersebut yang

disimpan dalam Database Delivery.

81

Setiap harinya Head Cashier mengumpulkan bukti pembayaran dan

membuka Form Cash Book , lalu komputer akan menampilkan Form Cash

Book.

Head Cashier akan menginput periode Cash Book, lalu komputer

akan memprosesnya dan menampilkan data-data Cash Book pada periode

bersangkutan. Head Cashier akan mengecek kesesuaian Cash Book tersebut

dengan total bukti transfer , jika tidak sesuai maka Head Cashier akan

mengumpulkan selisih uang tersebut.

b. Immediate Order

Pelanggan (Consultant) memesan barang berdasarkan katalog pada

bulan yang berjalan dengan menyerahkan COF yang berisi pesanan. Cashier

Staff akan mengecek Consultant Order Form (COF). Kemudian Cashier Staff

akan menginput nomor Consultant pada Form Penjualan, Cashier Staff

mengecek dan menginput isi COF dan barang. Lalu Komputer akan

memproses pesanan tersebut.


(Consultant) total orderan. Kemudian Cashier Staff mengapprove penjualan

tersebut sehingga data pada penjualan tersimpan pada Database Penjualan

berupa invoice 2 rangkap yang langsung tercetak secara otomatis di bagian

Warehouse dan mencetak bukti pembayaran.

Warehouse akan mengecek invoice yang masuk setiap harinya untuk

menyiapkan barang. Pelanggan (Consultant) akan memberikan bukti

82

pembayaran pada bagian Warehouse lalu akan lalu menyerahkan barang

tersebut berdasarkan invoice pada Pelanggan (Consultant) dengan meminta

tanda tangan pada invoice dimana rangkap 1 untuk Consultant dan rangkap 2

sebagai bukti penerimaan barang dan diarsipkan.

Setiap harinya Head Cashier mengumpulkan bukti pembayaran dan

membuka Form Cash Book , lalu komputer akan menampilkan Form Cash

Book.



bersangkutan. Head Cashier akan mengecek kesesuaian Cash Book tersebut

dengan total bukti transfer , jika tidak sesuai maka Head Cashier akan

mengumpulkan selisih uang tersebut.

c. Phone Order

Pelanggan (Consultant) memesan barang berdasarkan katalog

pada bulan yang berjalan dengan menghubungi phone order Oriflame dan

akan menanyakan ID consultant, alamat pengiriman, no.telepon

consultant, dan pesanannya. Kemudian Cashier Staff akan menginput

nomor Consultant pada Form Penjualan dan menginput pesanan dan

mengecek barang. Lalu Komputer akan memproses pesanan tersebut.


(Consultant) total orderan. Kemudian Cashier Staff mengapprove

penjualan tersebut sehingga data pada penjualan tersimpan pada

83

Database Penjualan berupa invoice 2 rangkap yang langsung tercetak

secara otomatis di bagian Warehouse.

Warehouse akan mengecek invoice yang masuk setiap harinya

untuk menyiapkan barang. Setelah menyiapkan barang maka Warehouse

akan memberikan barang beserta invoice 2 rangkap ke Delivery Staff.

Delivery Staff akan menerima invoice dan barang dari Warehouse lalu

akan mengirim barang tersebut berdasarkan invoice lalu menyerahkan

barang tersebut pada Pelanggan (Consultant) dengan meminta tanda

tangan pada invoice dimana rangkap 1 untuk Consultant dan rangkap 2

sebagai bukti penerimaan barang dan diarsipkan. Jika barang tidak

terkirim maka Delivery Staff akan mengirimnya kembali keesokan

harinya.

Delivery Staff akan membuka form delivery, lalu komputer

menampilkan Form Delivery dan menginput nomor Invoice ke Form

Delivery serta menginput keterangan status pengiriman barang tersebut

yang disimpan dalam Database Delivery.

Setiap harinya Head Cashier mengumpulkan bukti pembayaran

dan membuka Form Cash Book , lalu komputer akan menampilkan Form

Cash Book.



bersangkutan. Head Cashier akan mengecek kesesuaian Cash Book

84

tersebut dengan total bukti transfer , jika tidak sesuai maka Head

Cashier akan mengumpulkan selisih uang tersebut.

3.2.2 Identifikasi Event Sistem Penjualan

Event Internal Agent

Assuming

Responsibility

Start When Activities In The Event

Menerima dan

Menginput

pesanan

Cashier Staff Menerima Fax

COF

Mengecek isi Fax, COF

Immediate, dan Phone Order

lalu menginputnya pada Form

Penjualan

Mengkonfirmasi

pembayaran

Cashier Staff Menerima Bukti

Transfer

Menerima Bukti Transfer dan

Mengapprove Form Penjualan

Mengecek

invoice dan

Menyiapkan

barang

Warehouse Menerima

Invoice

Mengecek Invoice 2 rangkap

yang masuk dan menyiapkan

Barang berdasarkan Invoice

tersebut lalu menyerahkannya

ke Bagian Delivery

Menyerahkan

Barang

Warehouse Menyerahkan

Barang ke

Pelanggan

Menyerahkan Barang ke

Pelanggan berdasarkan Bukti

Pembayaran

Mengirim barang Delivery Staff Menerima

Barang dan

Invoice

Mengirim Barang berdasarkan

Invoice

Membuat

Laporan

Penjualan

Head Cashier Mengumpulkan

Bukti Transfer

Mengumpulkan uang serta

Bukti Transfer dan Membuat

laporan penjualan

Tabel 3.1 Event Table

85

3.2.3 Overview Activity Sistem Penjualan

Gambar 3.3 Overview Activity Sistem Penjualan

86

3.2.4 Workflow Table Sistem Penjualan Fax Order

Actor Activities Pelanggan (Consultant)

Cashier Staff

Cashier Staff

Cashier Staff

Komputer

Cashier Staff

Cashier Staff

Komputer

Cashier Staff

Cashier Staff

Komputer

Pemesanan Barang Fax Order 1. Mengirim Fax

2. Menerima Fax

3. Mencatat dalam Log Book Fax

4. Membuka Form Penjualan

5. Menampilkan Form Penjualan

6. Menginput No Consultant

7. Mengecek dan menginput isi COF dan Barang

8. Memproses Pesanan

9. Mengkonfirmasi Pelanggan Fax tidak jelas dan Barang Kosong

10. Mengkonfirmasi Total Pesanan dan Handling Fee

11. Menyimpan Data Penjualan

Pelanggan (Consultant)


Cashier Staff

Cashier Staff

Cashier Staff

Komputer

Cashier Staff

Komputer

Cashier Staff

Cek Bukti Transfer Fax Order

12. Melakukan Pembayaran

13. Mengirim Fax Bukti Pembayaran

14. Menerima Bukti Transfer

15. Mencatat dalam Log Book Pembayaran

16. Membuka Form Pembayaran

17. Menampilkan Form Pembayaran

18. Menginput No Consultant Pada Form Penjualan


20. Menginput No. Bukti Transfer

87

Cashier Staff

Komputer

Cashier Staff

21. Mengapprove Form Penjualan

22. Memproses dan Menyimpan

23. Mengeprint Invoice 2 Rangkap di Bagian Warehouse

Warehouse

Warehouse

Warehouse

Menyiapkan Barang Fax Order

24. Mengecek Invoice yang masuk

25. Menyiapkan barang

26. Memberikan ke Bagian Delivery

Delivery Staff

Delivery Staff


Delivery Staff

Delivery Staff

Komputer

Delivery Staff

Komputer

Pengiriman Barang Fax Order

27. Menerima Invoice dan Barang

28. Mengirim Barang berdasarkan Invoice

29. Menerima Barang dan Menandatagani Invoice

30. Menerima Invoice Rangkap 2

31. Membuka Form Delivery

32. Menampilkan Form Delivery

33. Menginput Keterangan Status Pengiriman

34. Menyimpan Keterangan Status Pembayaran

Head Cashier

Head Cashier

Komputer

Head Cashier

Komputer

Komputer

Head Cashier

Laporan Fax Order

35. Mengumpulkan Uang dan Copy Bukti Transfer

36. Membuka Form Cash Book

37. Menampilkan Form Cash Book

38. Menginput Periode Cash Book

39. Memproses Form Cash Book


41. Mengecek Cash Book

Table 3.2 Workflow Table Sistem Penjualan Fax Order

88

3.2.5 Workflow Table Sistem Penjualan Immediate Order

Actor Activities Pelanggan (Consultant)

Cashier Staff

Cashier Staff

Komputer

Cashier Staff

Cashier Staff

Komputer

Cashier Staff

Cashier Staff

Komputer

Pemesanan Barang Immediate Order 1. Memesan Barang

2. Menerima Pesanan






8. Mengkonfirmasi Pelanggan Barang Kosong



Warehouse

Warehouse

Warehouse

Menyiapkan Barang Immediate Order



13. Menyerahkan barang ke Pelanggan

Head Cashier

Head Cashier

Komputer

Head Cashier

Komputer

Komputer

Head Cashier

Laporan Immediate Order

14. Mengumpulkan Hasil Penjualan







Table 3.3 Workflow Table Sistem Penjualan Immediate Order

89

3.2.6 Workflow Table Sistem Penjualan Phone Order

Actor Activities


Cashier Staff

Cashier Staff

Komputer

Cashier Staff

Cashier Staff

Komputer

Cashier Staff

Cashier Staff

Komputer

Pemesanan Barang Phone Order

1. Memesan Barang via Telephone

2. Menerima Pesanan






8. Mengkonfirmasi Pelanggan Fax tidak jelas dan Barang Kosong



Warehouse

Warehouse

Warehouse

Menyiapkan Barang Phone Order




Delivery Staff

Delivery Staff


Delivery Staff

Delivery Staff

Komputer

Pengiriman Barang Phone Order




17. Menerima Invoice Rangkap 2



90

Delivery Staff

Komputer



Head Cashier

Head Cashier

Komputer

Head Cashier

Komputer

Komputer

Head Cashier

Laporan Phone Order








Table 3.4 Workflow Table Sistem Penjualan Phone Order

91

3.2.7 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan

3.2.7.1 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Fax Order

3.2.7.1.1 Detail Activity Diagram Pemesanan Barang Fax Order

Gambar 3.4 Detail Activity Diagram Pemesanan Barang Fax Order

92

3.2.7.1.2 Detail Activity Diagram Cek Bukti Transfer Fax Order

Pelanggan (Consultant) KomputerCashier

12. Melakukan Pembayaran

13. Mengirim Fax Bukti Transfer

14. Meneriman Bukti Transfer

Tr_Penjualan Sementara

18. Menginput No Consultan Pada Form Pembayaran

BUKTI TRANSFER

21. Mengapprove Form Penjualan

Tr_Penjualan

20. Menginput No Bukti Transfer

BUKTI TRANSFER

16. Membuka Form Pembayaran

17. Menampilkan Form Pembayaran


Tr_Pembayaran

22. Memproses dan Menyimpan

23. Mengeprint Invoice 2 Rangkap di Bagian Warehouse

Ms_Barang

15. Mencatat dalam Log Book Pembayaran

LOG BOOK PEMBAYARAN

Gambar 3.5 Detail Activity Diagram Cek Bukti Transfer Fax Order

93

3.2.7.1.3 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Fax Order

Warehouse




Invoice

Gambar 3.6 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Fax Order

94

3.2.7.1.4 Detail Activity Diagram Pengiriman Barang Fax Order

Pelanggan (Consultant) KomputerDelivery


Ms_Delivery



Invoice

Invoice(Ttd)


30. Menerima invoice Rangkap 2

[SUKSES]

[TIDAK DITERIMA / TERKIRIM]




Gambar 3.7 Detail Activity Diagram Pengiriman Barang Fax Order

95

3.2.7.1.5 Detail Activity Diagram Laporan Fax Order

Gambar 3.8 Detail Activity Diagram Laporan Fax Order

96

3.2.7.2 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Immediate Order

3.2.7.2.1 Detail Pemesanan Barang Immediate Order

Cashier StaffPelanggan (Consultant)

Komputer

1. Memesan barang

2. Menerima pesanan

6. Mengecek dan Menginput isi COF dan Barang


COF






5. Menginput No consultant

Ms_Karyawan

10. Menyimpan data pejualan


[OK]

[TIDAK SESUAI]

[ YES]

[NO Handling Fee]

Ms_Consultan

Ms_Barang

Gambar 3.9 Detail Activity Diagram Pemesanan Barang Immediate Order

97

3.2.7.2.2 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Immediate Order

Gambar 3.10 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Immediate Order

98

3.2.7.2.3 Detail Activity Diagram Laporan Immediate Order

KomputerHead Cashier



COPY BUKTI TRANSFER

Tr_Penjualan

[Sesuai]

[Tidak Sesuai]






Gambar 3.11 Detail Activity Diagram Laporan Immediate Order

99

3.2.7.3 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Phone Order

3.2.7.3.1 Detail Pemesanan Barang Phone Order

Cashier Staff KomputerPelanggan (Consultant)

1. Memesan barang via Telephone

2. Menerima pesanan

6. Mengecek dan Menginput isi COF dan Barang


COF






5. Menginput No consultant

Ms_Karyawan

10. Menyimpan data pejualan


[OK]

[TIDAK SESUAI]

[ YES]

[NO Handling Fee]

Ms_Consultan

Ms_Barang

Gambar 3.12 Detail Activity Diagram Pemesanan Barang Phone Order

100

3.2.7.3.2 Detail Penyiapan Barang Phone Order

Warehouse




Invoice

Gambar 3.13 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Phone Order

101

3.2.7.3.3 Detail Pengiriman Barang Phone Order

Pelanggan (Consultant) Delivery Komputer


Ms_Delivery



Invoice

Invoice(Ttd)


17. Menerima invoice Rangkap 2 dan Pembayaran

[SUKSES]

[TIDAK DITERIMA / TERKIRIM]




Gambar 3.14 Detail Activity Diagram Pengiriman Barang Phone Order

102

3.2.7.3.4 Detail Laporan Phone Order

KomputerHead Cashier



COPY BUKTI TRANSFER

Tr_Penjualan

[Sesuai]

[Tidak Sesuai]






Gambar 3.15 Detail Activity Diagram Laporan Phone Order

103

3.2.8 Risiko pada Sistem Berjalan

3.2.8.1 Business Risk

• Perselisihan tenaga kerja

• Peralatan yang kurang memadai pada sistem informasi penjualan

3.2.8.2 Audit Risk

• Salah menganalisa suatu permasalahan pada sistem informasi

penjualan

• Ketidakmampuan auditor dalam menyelesaikan dan mengungkap

materi kesalahan pada sistem informasi penjualan

• Kemungkinan adanya data yang invalid yang dapat mengakibatkan

penipuan pada sistem informasi penjualan

3.2.8.3 Security Risk

• Data yang di upload dan download tidak utuh

3.2.8.4 Continuity Risk

• Recovery dan Backup data corrupt dan hilang terhadap sistem

informasi penjualan

• Recovery tidak dapat dilakukan

• Backup data pada sistem informasi penjualan tidak berjalan dengan

baik

• Backup data tidak dapat dilakukan

Documents

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00860-KA Bab 3.pdf · belakang perusahaan, struktur organisasi, tugas, tanggung jawab dan wewenang