Upload
phamkiet
View
215
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
73
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Analisis Sistem
3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1.1 Sejarah dan Kondisi Perusahaan
Sejarah berdirinya perusahaan penerbangan pembawa
bendera negara (Flag Carrier) Indonesia, tidak terpisahkan dengan
sejarah perjalanan bangsa Indonesia. Ketika bangsa Indonesia
mengalami masa-masa yang sulit berjuang mempertahankan
kedaulatannya dan dalam kondisi yang serba tidak menentu setelah
proklamasi kemerdekaan, para pejuang Indonesia telah memikirkan
tentang pentingnya keberadaan angkutan udara nasional yang handal.
Berangkat dari pemikiran para pejuang inilah yang akhirnya mewujudkan
hadirnya sebuah maskapai penerbangan pembawa bendera nasional.
Sebagai national flag carrier, yang selanjutnya oleh Soekarno
diberi nama Garuda Indonesian Airways, harus selalu siap
melaksanakan tugas-tugas kenegaraan. Pada tanggal 28 Oktober 1949,
dengan pesawat pertamanya yaitu jenis Dakota beregistrasi PK-DPD
telah membawa Soekarno dari Yogyakarta menuju Jakarta untuk
dilantik menjadi presiden Republik Indonesia Serikat (RIS).
Tiga bulan kemudian pada 31 Maret 1950, Garuda Indonesia
resmi menjadi Perusahaan Negara, yang kemudian berubah
berdasarkan akta No.8 tanggal 4 Maret 1975 dari Notaris Soeleman
74
Ardjasasmita, SH, sebagai realisasi Peraturan Pemerintah No. 67 tahun
1971, serta diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia (RI)
No.68 tanggal 26 Agustus1975.
Anggaran Dasar Perusahaan telah mengalami beberapa kali
perubahan, terakhir dengan Akta No. 63 tanggal 15 Maret 2007 yang
dibuat oleh Notaris Aulia Taufani SH, pengganti Notaris Soetjipto SH.
Akta sudah dicatatkan dalam Tambahan Berita Negara Rl tanggal 27
Juli 2007 No. 60. Modal ditempatkan dan diambil bagian oleh
Pemerintah RI sebanyak 6,826,564 lembar saham, PT (Persero) Angkasa
Pura I sebanyak 124.248 lembar saham dan PT (Persero) Argkasa Pura II
sebanyak 201.817 lembar saham dengan nominal Rp. 1.000.000 per saham.
Akta ini memuat peningkatan modal sehubungan dengan
Obligasi Wajib Konversi dalam rangka merestrukturisasi hutang
perusahaan pada tahun 2001 kepada PT (Persero) Angkasa Pura I dan PT
(Persero) Angkasa Pura II.
Pemerintah Repubiik Indonesia menambah Penyertaan Modal
Negara Rp.500 milyar berdasarkan PP No.45 Tahun 2006 tanggal 28
Desember 2006 dan sebesar Rp.500 milyar berdasarkan PP No. 69
Tahun 2007 tanggal 10 Desember 2007. Penambahan ini sedang dalam
proses untuk dituangkan dalam Akta.
Menurut Akte Pendirian Perusahaan, tujuan Perusahaan
adalah melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan program
Pemerintan di bidang pembangunan dan ekonomi nasional pada
umumnya, khususnya di bidang jasa pengangkutan udara dan bidang
75
lainnya yang berkaitan dengan jasa pengangkutan udara serta
memupuk keuntungan bagi perseroan dengan menyelenggarakan
angkutan penerbangan.
Pada akhir 1950, Garuda Indonesia memiliki 38 buah pesawat
yang terdiri dari 22 jenis DC3, 8 pesawat laut Catalina dan 8 pesawat
jenis Convair 240. Pada tahun 1953 armada berkembang menjadi 46
buah pesawat dengan delapan pesawat tambahan Convair 340, dan satu
tahun kemudian 14 pesawat jenis De Havilland Herons bergabung.
Sementara itu pesawat jenis Catalina dipensiunkan dari barisan armada
Garuda Indonesia.
Pada tahun 1956 untuk pertama kalinya Garuda Indonesia
membawa penumpang jamaah Haji ke Mekkah. Pada tahun 1961,
pesawat jenis turbo-prop Lockheed Elektras bergabung dengan jajaran
armada Garuda Indonesia. Garuda Indonesia memulai perjalanan
terbangnya ke Eropa pada tahun 1965 dengan tujuan akhir di
Amsterdam. Pada tahun berikutnya, Garuda Indonesia memiiki pesawat
jet pertama DC8.
Pada tahun 1969, pesawat terbang Fokker F-27 turboprop
bergabung dengan Garuda Indonesia untuk melayani jalur domestik
dan dua pesawat DC9 tiba di Jakarta. Dua pesawat jet F28 menambah
jumlah pesawat yang dimiliki Garuda Indonesia pada 1971 dan pada
1980 Garuda Indonesia memiliki 24 pesawat DC9 dan 33 pesawat F28.
Sepanjang tahun 1980an, armada Garuda Indonesia dan
kegiatan operasionalnya mengalami rasionalisasi dan restrukturisasi
76
besar-besaran didalam masa pertumbuhan karyawan penerbangan
secara global yang sebelumnya tidak pernah terjadi.
Sebagai pengaruh dari kejadian tersebut, Garuda Indonesia
membangun Pusat Perawatan Pesawat Garuda Maintenance Facility
(GMF) di bandara internasional Soekarno-Hatta dan Pusat Pelatihan
Karyawan, Garuda Training Centre yang terletak di Jakarta Barat.
Di masa awal 90an, strategi masa depan Garuda Indonesia
telah disusun sampai melewati tahun 2000. Armada pesawat Boeing
737-300/400 meningkat jumlahnya dan beberapa Boeing 747-400 di
pesan. Pada saat ini, perusahaan Garuda Indonesia masuk dalam 30
besar di dunia.
Sejak awal tahun 2005 tim manajemen yang baru mulai
membuat perencanaan bagi masa depan Garuda Indonesia.
Dibawah manajemen baru, Garuda Indonesia melaksanakan
evaluasi ulang dan restrukturisasi perusahaan secara menyeluruh
dengan tujuan meningkatkan efisiensi kegiatan operasional,
membangun kembali kekuatan keuangan, menambah tingkat kesadaran
para karyawan untuk menanggapi pelanggan, dan yang terpenting
adalah memperbaharui dan membangkitkan semangat Garuda
Indonesia.
Bagi Garuda Indonesia: pelayanan dalam kegiatan
operasional merupakan kunci indicator kinerja. Pengukuran strategi
yang melibatkan restrukturisasi pada seluruh rantai pelayanan (service
chain) menggaris bawahi bahwa perusahaan Garuda Indonesia memiliki
77
komitmen yang tinggi untuk menjadi perusahaan yang berorientasi pada
pelanggan.
Garuda Indonesia per akhir 2007 mengoperasikan 48 pesawat
terbang, termasuk tiga Boeing 747-400, enam Airbus 330-300), tiga
puluh tujuh pesawat Boeing 737 (300, 400, 500 dan 800) dan saat ini
melayani 42 penerbangan baik tujuan dalam negeri maupun luar negeri.
Garuda Indonesia menjalankan kegiatan usaha dibidang-bidang
sebagai berikut ;
1. Pengangkutan udara penumpang, barang dan pos dalam negeri dan
luar negeri.
2. Pengangkutan udara borongan untuk penumpang dan barang
dalam negeri dan luar negeri.
3. Jasa pelayanan sistem informasi yang berkaitan dengan
pengangkutan udara.
4. Jasa konsultasi pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan
pengangkutan udara, dan jasa pelayanan kesehatan personil
penerbangan.
3.1.1.2 Kebijakan Keamanan Perusahaan ( Safety Policy )
Keamanan adalah dasar suatu perusahaan penerbangan agar
dapat tetap berdiri. PT. Garuda Indonesia mempunyai kewajiban mutlak
untuk selalu mempedulikan keamanan karyawan dan pelanggan yang
menggunakan jasa PT. Garuda Indonesia..
78
Komitmen PT. Garuda Indonesia adalah:
1. Memelihara suatu nama baik di dalam industri perusahaan
penerbangan, dengan suatu investasi yang berupa pelatihan
keselamatan, sistem keselamatan dan teknologi keamanan ilmu
penerbangan yang lain.
2. Memantau semua kemampuan mengatur keselamatan, komunikasi
keamanan, dan pemenuhan peraturan tersebut.
3. Memastikan terselenggaranya pengawasan internal keselamatan
reguler.
4. Memastikan setiap karyawan mengambil bagian proses pengawasan
internal keselamatan, termasuk pihak ketiga dan para penyalur.
Semua manajer, di setiap tingkatan harus memastikan
karyawan menerima keterampilan dan pengetahuan cukup untuk
melaksanakan tugas keselamatan mereka menurut peraturan yang
berlaku.
Setiap karyawan yang bertanggung jawab untuk mencapai tugas
mereka. Dengan perhatian utama untuk memelihara keselamatan dari
pelanggan, keselamatan mereka sendiri, keselamatan dari karyawan
sesama mereka, dan peralatan yang dipercayakan kepada mereka.
Kegagalan oleh setiap karyawan untuk mematuhi hasil dari
kebijakan ini, akan mengakibatkan tindakan disipliner. Melalui dedikasi
dari semua personil PT. Garuda Indonesia, kita akan memenuhi
kewajiban mutlak untuk selalu mempedulikan keamanan karyawan dan
pelanggan yang menggunakan jasa PT. Garuda Indonesia.
79
3.1.1.3 Pengertian Keamanan Penerbangan ( Flight Safety )
Flight Safety adalah sebuah Bagian langsung dibawah Direktur Utama
PT. Garuda Indonesia yang memiliki tugas dan peran melakukan pemeriksaan
terhadap kaselamatan penerbangan dalam lingkup PT. Garuda Indonesia. Lalu
Flight Safety juga bertugas melakukan audit pada hanggar pesawat apakah para
teknisi dalam melakukan pekerjaannya telah sesuai dengan aturan yang sudah
ada. Lalu, mereka juga melakukan audit/pemeriksaan pada stasiun-stasiun PT.
Garuda Indonesia yang tersebar diseluruh Indonesia dan luar negeri yang
berjumlah 40 stasiun. Adapun pemeriksaan yang dilakukan tidak ada
hubungannya sama sekali dengan audit keuangan. Audit yang dilakukan Flight
Safety berhubungan dengan problem yang terjadi pada stasiun yang ditemukan
melakukan penyimpangan dari prosedur yang telah ada dalam menjalankan
aktivitasnya.
Tak hanya sebatas itu juga, Flight Safety juga menangani permasalahan
yang berhubungan dengan kecelakaan penerbangan yang dialami maskapai PT.
Garuda Indonesia. Seperti pendaratan darurat, keterlambatan penerbangan,
pendaratan mendadak pada bukan bandara tujuan yang bisa dikarenakan karena
masalah cuaca ataupun teknis, dan lain-lain yang berhubungan dengan
transportasi udara PT. Garuda Indonesia. Flight Safety merupakan Bagian yang
sangat vital pada PT. Garuda Indonesia karena tugasnya menjadi salah satu urat
nadi dalam keselamatan penerbangan maskapai PT. Garuda Indonesia. Nama
baik PT. Garuda Indonesia berada pula ditangan Bagian Fight Safety.
80
Aturan-aturan yang menjadi prosedur dalam pengauditan yang dilakukan
Flight Safety dalam membuat laporan dan dilakukan dilapangan tertulis didalam
Manual Book Flight Safety yang mana buku tersebut dinamakan Flight Safety
Program Manual. Manual Book tersebut menjadi standarisasi pengauditan
penerbangan internasional. Yang memiliki wewenang memegang Manual Book
tersebut hanya Bagian Flight Safety saja.
81
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan Secara Keseluruhan
3.1.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan Secara Keseluruhan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
: Ruang Lingkup
PRESIDENT &
CHIEF EXECUTIVE OFFICER
EVP CORP. STRATEGY &
INFORMATION TECHNOLOGY
EVP FINANCE
EVP ENGINEERING & MAINTENANCE
EVP HUMAN CAPITAL & CORP. SUPPORT
EVP COMMERCIAL
EVP OPERATIONS
Board of Director
VP BUSINESS SUPPORT
VP NETWORK
MANAGEMENT
VP MARKETING
VP REVENUE
MANAGEMENT
VP SERVICE
MANAGEMENT
VP CUSTOMER
RELATION MGT.
VP FLIGHT OPERATION
VP OPERATION SUPPORT
VP CABIN SERVICES
VP GROUND
OPERATIONS
VP INFORMATION
SYSTEM SOLUTION
VP LEARNING &
DEVELOPMENT
VP INTERNAL AUDIT
VP CORPORATE
PLANNING
VP CORPORATE SECRETARY
VP CORP. QUALITY
SAFETY & AVSEC.
CORPORATE SAFETY
COMMITTEE
VP HUMAN CAPITAL MANAGEMENT
VP CORPORATE
AFFAIRS
AREA MEA & EUROPE
AREA SWP
AREA JKC
AREA ASIA
AREA EASTERN INDONESIA
Senior GM AREA WESTERN
INDONESIA
VP HAJJ
SUBSIDIARIES
VP SBU GSM
VP SBU GARUDA
CARGO
VP SBU CITILINK
VP AIRCRAFT
MAINTENANCE MANAGEMENT
VP AIRWORTHINESS
MANAGEMENT
VP COMPTROLLER
VP TREASURY
MANAGEMENT
VP ASSET
MANAGEMENT
VP FINANCIAL ANALYSIS
82
3.1.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab PT.Garuda Indonesia
1. THE CEO / PRESIDENT DIRECTOR
The CEO / President Director bertanggung jawab untuk bisnis
perusahaan, operasi, dan pemeliharaan di perusahaan untuk meyakinkan
operasi keamanan di perusahaan penerbangan menurut aturan
keselamatan ilmu penerbangan sipil dan peraturan.
The CEO mendelegasikan manajemen aspek operasi ke EVP
Operasi dan mendelegasikan manajemen aspek pemeliharaan ke EVP,
Pemeliharaan dan Teknologi Informasi.
2. VP CORPORATE QUALITY, SAFETY &
AVIATION SECURITY
The VP Corporate Quality, Safety & Aviation Security
memenuhi tanggung-jawab dan tugas-tugas dari The Flight Safety Person
yang diperlukan oleh CASR bagian 121. The VP Corporate Quality,
Safety & Aviation Security ini secara langsung bertanggung jawab
kepada CEO untuk mengelola Sistem Manajemen Keselamatan (
Keselamatan Penerbangan, Keamanan Ilmu penerbangan & Program
Lingkungan ) :
a. Melaksanakan fungsi Petugas Keselamatan Ilmu
penerbangan menurut peraturan.
b. Mempersiapkan dan menentukan Program Keselamatan
Penerbangan, Program Keselamatan Ilmu penerbangan
Dan Program Lingkungan.
83
c. Memastikan bahwa semua unit bagian di dalam
perusahaan menyadari keterlibatan mereka di dalam
keselamatan penerbangan, keamanan ilmu penerbangan
dan program lingkungan sebagai hal yang bagian dari
peristiwa atau pencegahan kecelakaan dengan
perencanaan.
d. Memastikan bahwa status keselamatan perusahaan dan
kecenderungan membagian kepada manajemen organisasi
dan semua personil.
e. Menerapkan dan memastikan keselamatan, keamanan dan
melaksanakan audit lingkungan.
f. Mempersiapkan konsep kebijakan manajemen mengenai
keselamatan penerbangan, keamanan ilmu penerbangan
dan lingkungan.
g. Mengatur dan menetapkan sistem laporan keselamatan
menurut pengembangan standar industri.
h. Mempersiapkan dan menentukan kebijakan operasi dan
standardisasi.
i. Mengorganisasikan kegiatan auditor.
84
3. EVP OPERATIONS
The Executive Vice President Operations bertanggung jawab
kepada Dewan Manajemen Dan Presiden Direktur Garuda Indonesia
sebagai tanggung jawab dan laporan langsung untuk organisasi,
administrasi, pengembangan dan mengontrol operasi perusahaan untuk
mencapai suatu efisiensi dan keselamatan operasi sesuai dengan
kebijakan keselamatan.
3.1 VP FLIGHT OPERATIONS
The Vice President Flight Operation bertanggung
jawab kepada The Executive Vice President Operations
untuk :
a. Semua karyawan dan pengembangan di dalam
departemen.
b. Mengelola pelatihan awak kapal terbang yang akan
bertanggung jawab untuk semua pelatihan awak
kapal dari pelatihan dasar melalui pengesahan
lisensi.
c. Pengawasan dan pengarahan Chief Pilot atau
Chief FE dan General Manager di dalam
departemen operasi.
d. Pemeliharaan standard pelatihan yang tinggi oleh
semua instruktur.
e. Mendukung perumusan kebijakan operasi
perusahaan dan berbagai hal lainnya.
85
f. Semua operasional dan teknisi saling berhubungan
ke semua operasi armada.
g. Memastikan bahwa kebijakan teknis dan prosedur
armada di standarisasi.
h. Penanganan semua berbagai hal mengenai
hilangnya pemenuhan asuransi lisensi anak kapal.
i. Mendapatkan pilot dan ahli mesin pesawat terbang
sesuai target perekrutan armada.
j. Memastikan pemenuhan dengan DGAC dan
peraturan internasional yang berhubungan ke
semua operasi armada.
k. Memastikan kedisiplinan dan efisiensi dari semua
karyawan di dalam departemen dan
mengembangkan, memotivasi dan menilai mereka.
86
3.1.2.3 Struktur Organisasi Unit Flight Safety
3.1.2.4 Wewenang dan Tanggung Jawab Unit Flight Safety
PT.Garuda Indonesia
1. VP CORPORATE QUALITY, SAFETY & AVIATION SECURITY
The VP Corporate Quality, Safety & Aviation Security
memenuhi tanggung-jawab dan tugas-tugas dari The Flight Safety Person
yang diperlukan oleh CASR bagian 121. The VP Corporate Quality,
Safety & Aviation Security ini secara langsung bertanggung jawab
kepada CEO untuk mengelola Sistem Manajemen Keselamatan (
Keselamatan Penerbangan, Keamanan Ilmu penerbangan & Program
Lingkungan ) :
a. Melaksanakan fungsi Petugas Keselamatan Ilmu
penerbangan menurut peraturan.
87
b. Mempersiapkan dan menentukan Program Keselamatan
Penerbangan, Program Keselamatan Ilmu penerbangan
Dan Program Lingkungan.
c. Memastikan bahwa semua unit bagian di dalam
perusahaan menyadari keterlibatan mereka di dalam
keselamatan penerbangan, keamanan ilmu penerbangan
dan program lingkungan sebagai hal yang bagian dari
peristiwa atau pencegahan kecelakaan dengan
perencanaan.
d. Memastikan bahwa status keselamatan perusahaan dan
kecenderungan membagian kepada manajemen organisasi
dan semua personil.
e. Menerapkan dan memastikan keselamatan, keamanan dan
melaksanakan audit lingkungan.
f. Mempersiapkan konsep kebijakan manajemen mengenai
keselamatan penerbangan, keamanan ilmu penerbangan
dan lingkungan.
g. Mengatur dan menetapkan sistem laporan keselamatan
menurut pengembangan standar industri.
h. Mempersiapkan dan menentukan kebijakan operasi dan
standardisasi.
i. Mengorganisasikan kegiatan auditor.
88
2. SECRETARY
Secretary ini secara langsung bertanggung jawab kepada VP
Corporate Quality, Safety & Aviation Security :
a. Memberikan surat tugas audit kepada auditor
b. Menerima surat perintah audit
3. SM INCIDENT MANAGEMENT
SM Incident Management ini mempunyai tugas :
Menangani masalah intern
3.1 MGR EMERGENCY RESPONSE PLAN
MGR Emergency Response Plan ini mempunyai
tugas :
Menangani masalah keadaan darurat
3.2 MGR RISK & HAZARD MANAGEMENT
MGR Risk & Hazard Management ini mempunyai
tugas :
Menangani manajemen risiko
3.3 MGR INCIDENT INVESTIGATION
MGR Incident Investigation ini mempunyai tugas :
Menginvestigasi jika ada kesalahan
89
4. SM SAFETY DATA MANAGEMENT
SM Safety Data Management ini mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan seluruh data audit
b. Mengumpulkan seluruh data insiden
4.1 MGR INTERNAL REPORTING SYSTEM
MGR Incident Investigation ini mempunyai tugas :
Menangani sistem pelaporan manual
4.2 MGR FODAM ( FLIGHT OPERATIONS DATA
MANAGEMENT )
MGR Fodam ini mempunyai tugas :
Menangani data operasi penerbangan
5. SM ENVIRONMENT MANAGEMENT SYSTEM
SM Environment Management System ini mempunyai tugas :
Menangani masalah lingkungan
6. SM AVIATION SECURITY
SM Aviation Security ini mempunyai tugas :
Menangani ruang lingkup keamanan penerbangan
90
7. SM CORPORATE QUALITY, SAFETY, SECURITY &
ENVIRONMENT COMPLIANCE
SM Corporate Quality, Safety, Security & Environment
Compliance ini mempunyai tugas :
Menangani semua masalah yang berhubungan dengan audit
7.1 MGR OPERATIONS AUDIT COORDINATOR
MGR Operations Audit Coordinator ini mempunyai
tugas:
Menangani operasional audit
7.2 MGR IOSA ( INTERNAL OPERATIONAL
SAFETY AUDIT ) COMPLIANCE
Menangani audit-audit dari pihak luar
8. AUDITOR
Auditor mempunyai tugas:
a. Menerima form finding atau observation, lalu mengaudit
laporan audit tersebut
b. Menerima surat tugas audit
c. Menganalisa data-data audit
d. Memberikan laporan hasil verifikasi
e. Memberikan laporan hasil audit
91
9. WORKSTATION
Workstation mempunyai tugas :
1. Menanggapi form finding atau observation
2. Menerima form finding atau observation
3.1.3 Sistem yang sedang berjalan
Sampai saat ini, sistem pengauditan yang dilakukan oleh Unit Flight
Safety PT. Garuda Indonesia dikerjakan secara manual. Pada mulanya, auditor
mengisi form audit dengan tulisan tangan. Kemudian hasilnya diketik ke dalam
komputer. Lalu dilakukan proses evaluasi terhadap data-data tersebut dan
kemudian di print. Tujuan data tersebut diprint adalah agar tidak terjadi
perubahan data.
Apabila hasil print data tersebut memiliki status open pada finding atau
observation maka data tersebut di bawa ke workstation untuk dievaluasi kembali
sampai hasil dari status open pada finding atau observation berubah menjadi
closed. Kemudian proses tersebut disusun dalam suatu laporan. Dan apabila
status finding atau observation sudah berubah menjadi closed, maka dibuatlah
laporan yang menyatakan bahwa proses hasil audit telah selesai. Kemudian data
di simpan ke dalam lemari dalam bentuk laporan audit.
Cara tersebut dinilai tidak praktis dikarenakan menghabiskan banyak kertas
dan membutuhkan tempat penyimpanan yang aman dan terbatas. Kemudian
untuk mencari data audit tahun sebelumnya, dilakukan secara manual (membaca
buku hasil audit tahunan dan buku manual-rule), tidak ada pengelolaan data
92
menggunakan aplikasi komputer untuk memudahkan pencarian dokumen hasil
audit dan pengelolaan datanya berdasarkan tahun dilaksanakannya audit.
3.2 Diagram Alir Pada Sistem Yang Berjalan
Berikut akan ditampilkan diagram-diagram alir proses audit Unit Flight
Safety PT. Garuda Indonesia. Diagram alir proses audit yang akan ditampilkan
merupakan bagian dari sistem yang berjalan. Adapun diagram alir proses audit
pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:
3.2.1 Tata laksana proses pengumpulan data audit
Pada tahap ini, data dikumpulkan dari buku manual-manual perusahaan,
peraturan-peraturan pemerintah, peraturan-peraturan Badan Penerbangan
Internasional, dan peraturan-peraturan negara Asing.
Dari data-data tersebut akan diperoleh daftar persyaratan yang akan
dipakai Safety Auditor untuk melaksanakan sistem audit.
93
Tahap pengumpulan sumber-sumber data:
Mulai
checklist
Badan Penerbangan Sipil
Internasional
Badan Penerbangan Sipil Indonesia
Asosiasi Transportasi Asia
Pacific
Buku Manual-manual
Gambar 3.2 Tahap Pengumpulan Data Pada Unit Flight Safety
94
3.2.2 Tata laksana proses audit
Pada tahap ini dilakukan proses audit. Apabila finding atau observation
ditemukan maka akan berlanjut ke proses pelaporan. Sebaliknya jika
finding atau observation tidak ditemukan, maka proses audit selesai.
Gambar 3.3 Tahap Proses Audit Data Pada Unit Flight Safety
95
3.2.3 Tata laksana proses pelaporan hasil audit
Pada tahap ini dilakukan proses pelaporan hasil audit diiawali dengan
proses penulisan finding atau observation. Apabila tindak lanjut finding
atau observation tidak berlangsung, maka proses akan lanjut ke tahap B.
Apabila tindak lanjut finding atau observation berlangsung, maka
selanjutnya akan di verifikasi. Jika hasil verifikasi tidak diterima maka
workstation menindaklanjuti kembali. Akhirnya, jika hasil verifikasi
diterima maka tindak lanjut finding atau observation akan langsung
terkirim dan tersimpan ke database dan proses selesai.
96
Tahap proses pelaporan:
Gambar 3.4 Tahap Proses Pelaporan Pada Unit Flight Safety
97
3.2.4 Tata laksana proses evaluasi tindak lanjut
Pada tahap ini dilakukan proses yang dikarenakan tindak lanjut
finding atau observation tidak berlangsung.
Pada awalnya, auditor diberikan surat peringatan pertama.
Apabila dalam tenggang waktu maksimal 7 hari, auditor merespon surat
peringatan pertama, maka auditor akan melakukan tindak lanjut finding
atau observation. Kemudian, tindak lanjut tersebut akan diverifikasi.
Apabila tindak lanjut tersebut diterima, maka tindak lanjut tersebut akan
dikirim dan disimpan ke dalam database. Apabila tindak lanjut tersebut
tidak diterima, maka workstation akan menindaklanjuti ulang sampai
tindak lanjut yang dilakukan auditor diterima.
Apabila, dari awal, auditor tidak merespon surat peringatan
pertama dalam tenggang waktu maksimal 7 hari, maka auditor tersebut
akan diberikan surat peringatan terakhir. Apabila auditor merespon surat
peringatan terakhir, maka akan terjadi proses yang sama ketika auditor
tersebut merespon surat peringatan pertama. Namun apabila auditor tidak
merespon surat peringatan terakhir, maka auditor tersebut akan
menghadapi evaluasi pimpinan.
98
Tahap proses evaluasi tindak lanjut:
Gambar 3.5 Tahap Proses Tindak Lanjut Pada Unit Flight Safety
99
3.2.5 Diagram Konteks Pada Unit Flight Safety
Gambar di bawah ini merupakan diagram konteks sistem audit yang
melibatkan berbagai pihak pada Unit Flight Safety.
Sistem Audit Unit Flight Safety
PT.Garuda Indonesia
Admin
Laporan Hasil AuditLaporan Hasil Audit
Laporan Hasil Audit Auditor
Form Finding atau Observation
Surat Tugas Audit
Workstation
Info Follow Up Audit
Hasil Verifikasi
Hasil Audit Online
Laporan Hasil Verifikasi
Data Analisis
Surat Tugas Audit
Laporan Hasil Verifikasi
Vice President
Laporan Hasil Audit
Jadwal Audit
Gambar 3.6 DFD (Diagram Konteks) Sistem Audit Data Pada Unit Flight Safety
100
3.2.6 Diagram Nol Pada Unit Flight Safety
Gambar di bawah ini merupakan diagram nol sistem audit yang
melibatkan berbagai pihak pada Unit Flight Safety.
Workstation
3.0Follow Up Audit
4.0Entry Verifikasi
Admin
Auditor
2.0Entry
Hasil Audit
Vice President
1.0Pembuatan Surat Audit
Database Hasil Audit
Jadwal Audit
5.0Pembuatan
Laporan
Laporan Hasil Audit
Laporan Hasil Audit
Surat Tugas
Hasil Audit
Jadwal Audit
Hasil Verifikasi
Gambar 3.7 Diagram Nol Sistem Audit Data Pada Unit Flight Safety
`
101
3.2.7 Flowchart Pada Unit Flight Safety
Gambar di bawah ini merupakan flowchart sistem audit pada Unit Flight
Safety.
Auditor Verifikasi
Mulai
Mencari data
Pencocokan Data (Audit) Data tidak cocok
Data cocok
Mulai
Datang Ke Unit Flight Safety 1
Membawa form audit
3
Datang Ke WorkStation
Verifikasi
audit respon
Selesai
YES
kembali
NO
Selesai
2
Finding atau Observation
Gambar 3.8 Flowchart Sistem Audit Data Pada Unit Flight Safety
102
3.3 Permasalahan yang dihadapi
Berdasarkan analisis sistem di atas, maka ditemukan beberapa masalah
yang dihadapi Unit Flight Safety PT. Garuda Indonesia. Secara umum masalah
yang dihadapi Unit Flight Safety adalah sistem pelaksanaan audit yang masih
manual dan juga belum adanya sistem yang secara penuh terkomputerisasi dalam
mengendalikan distribusi penyebaran data audit yang tentunya di lingkungan
internal Unit Flight Safety PT. Garuda Indonesia dalam menghasilkan output
berupa laporan audit Unit Flight Safety.
3.4 Analisis Kebutuhan Informasi
Dalam kasus ini, penulis menggunakan metode centralized approach.
Metode centralized approach mengumpulkan setiap kebutuhan user view, lalu
menggabungkannya menjadi satu set kebutuhan untuk aplikasi database baru.
Dalam pembentukkan basis data baru, terdapat 2 (dua) hal yang perlu dianalisis
secara seksama antara lain:
1. Tujuan pembuatan basis data
Adapun tujuan dari pembuatan basis data pada Unit Flight Safety
PT.Garuda Indonesia adalah sebagai berikut:.
• Untuk memelihara data yang ada maupun yang baru diinput
• Untuk mengetahui.pihak yang diimplementasikan (Unit-unit
Intern dan wilayah-wilayah lainnya).
• Untuk memberikan laporan hasil audit pada Unit Flight Safety
103
2. Fasilitas yang didukung basis data
Adapun fasilitas yang didukung dari pembuatan basis data pada
Unit Flight Safety PT. Garuda Indonesia adalah sebagai berikut:
• Pencarian Unit atau Wilayah yang di audit
• Pencarian dokumen Laporan Hasil Audit
• Menentukan status Finding atau Observation
3.5 Usulan Pemecahan Masalah
Perancangan Sistem Basis Data Monitoring Hasil Audit dengan
menggunakan aplikasi database diharapkan dapat membantu Unit Flight Safety
PT. Garuda Indonesia agar dapat bekerja lebih produktif dan lebih efisien.
Adapun basis data yang dimaksudkan untuk mendukung :
1. Pencarian Laporan Audit tiap tahun
2. Memeriksa status audit
3. Memudahkan koordinasi semua pihak yang terlibat audit