Upload
dinhnga
View
237
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
125
BAB 4
ANALISIS SAP BUSINESS ONE DALAM PENERAPAN PADA PERUSAHAAN
4.1 Analysis SAP Business One
SAP Business one sendiri terdiri dari beberapa modul yang membuat suatu kesatuan
sistem yang baik untuk mendukung kinerja kerja dari perusahaan skala kecil sampai
menengah. Modul-modul dari SAP Business Onemelingkupi area-area Berikut ini:
1.Contact Manager and Opportunity Analysis (CRM) .
Fungsi ini berguna untuk mengelola dan mengatur kontak secara langsung .yang terdiri
dari pemanggilan telepon ataupun metode metode yang digunakan perusahaan untuk
berhubungan dengan klien.
2.Administration(Customization Business One).
Fungsi yang memungkinkan pengelolaan oleh administrator yang mencakup fungsi
umum dari Business One seperti user administration ,inisialisasi system , definisi
workflow dan lain lain.
3.Financial
Penyusunan dan pengelolaan akun akun , seperti pengelolaan anggaran umum ,
pengisian jurnal dan lain lain , yang dikelola oleh fungsi finansial.
4.Sales Order Handling
Penawaran Sales , Pemesanan pelanggan , master record dan struktur struktur diskon ,
retur , dan fungsi lainnya pada fitur tersebut.
126
5.Purchasing Procurement
Dengan fungsi ini pembeli bisa proses pemesanan ,good receipt dan pemrosesan dari
invoice yang datang .
6.Business Partner
Yang berada di dalam fitur ini adalah beragam struktur untuk para mitra bisnis
perusahaan serta informasi tentang pelanggan yang sudah ada , serta pelanggan potensial
sebagai contohnya dari fungsi ini adalah field pada bagian purchasing and sales yang
akan berubah sesuai dengan kondisi bisnis yang telah disepakati.
7.Cost Accounting / Cost Center
Dengan fungsi ini ,profit center akan dibuat bedasarkan struktur cost center yang ada ,
Profit center juga dievaluasi dan dilacak sesuai dengan pernyataan profit dan loss
8.Inventory Management
Pengelolaan master barang (bahan baku , barang jadi dan bahan setengah jadi )
Pengelolaan barang , daftar harga barang , dan juga transaksi yang dilakukan terhadap
barang (Good Issue , receipt dan transfer posting dan lain lain ) dikelola pada fungsi ini.
9.Production
Pada fungsi ini , Bill of Material didefinisikan , serta cara pemesanan produk diterapkan
dan material availability diperiksa dan dijamin keberadaannya
127
10.Invoicing Payment
Transaksi elektronik dikelola pada fungsi ini .Baik transaksi pembayaran domestik
maupun transaksi internasional mampu dikelola dengan baik oleh fungsi ini.
11.Material Resources Planning
MRP mengkalkulasikan kebutuhan tertinggi dari suatu BOM sesuai dengan sales order
dan ramalan tentang permintaan .rekomendasi order dijadwalkan sesuai dengan lead
time yang telah ditentukan.
12.Service
Service area mengoptimalisasikan potensi dari penjualan dan servis .modul ini meliputi
beberapa hal termasuk Service contract management and planning , pelacakkan interaksi
dengan customer , customer support serta sales opportunities management.
13.Human Resources
Intergrasi dari antar muka yang tersedian untuk SDM l hal ini bisa digunakan sesuai
dengan kebutuhan sistem personalia yang ada di dalam MY SAP
14.Reports
Reports meliputi jenis jenis dari report ;, bisnis bisnis yang dilakukan , akunting , stok
gudang , dan laporan keuangan
15.Internet Sales
Intergrasi antara antar muka yang tersedia untuk proses b2c and b2b dari proses
penjualan internet dari SAP.
128
4.2Modul-modul pada SAP Business One
Gambar 4.1 Tampilan awal user log inSAP Business One
Ketika pengguna melakukan log in ke dalam Business One , akan tampil layar yang
berisi area-area yang dapat diakses.
129
Gambar 4.2 Tampilan elemen-elemen dari SAP Business One
Setiap aplikasi di dalam sistem dapat diakses melalui menu. Saat pengguna memilih
aplikasi tertentu maka menu bar akan menampilkan fungsi tambahan sesuai dengan
operasi program.
Sistem Business One dibagi menjadi 13 modul sesuai dengan fungsinya masing-masing.
4.2.1 Administration
Modul administrasi berisi seluruh pengaturan konfigurasi dasar dari sistem,
termasuk konversi mata uang , inisialisasi sistem , definisi-definisi , import /
export data, utilities, prosedur-prosedur, license add-ons, dan fungsi management
alert. Pada modul ini , memungkinkan data umum perusahaan disimpan dan
akses untuk informasi dari sistem software vendor.
130
Layar navigasi utama area Administrasi terdiri dari :
- Memilih Perusahaan
- Exchange Rates dan indexes
- Inisialisasi Sistem
- Setup
- Data Import / Export
- Utilities
- Approval Procedures
- License
- Add-ons
- Alerts Management
Gambar 4.3 Layar area Administrasi SAP Business One
131
Komponen paling penting dari sistem administrasi adalah inisialisasi system,
yang harus dijalankan pada saat suatu perusahaan ditetapkan didalam
sistem.Fungsi paling penting dari inisialisasi system adalah :
o Detil perusahaan
o Setting umum
o Otorisasi
o Setting dokumen dan penomoran
o Saldo awal
o Preferensi pencetakan
Catatan : Anggap inisialisasi system sebagai tahap kritis ketika bersiap untuk
mengelola perusahaan baru pada SAP Business One. Daftar dari fungsi
disini menyediakan aplikasi dengan parameter operasional dasar, dan akan
mempengaruhi setiap aspek fungsional dari aplikasi tersebut, termasuk juga
bagaimana informasi disimpan, manipulasikan dan diakses. Meski fungsi
SAP Business One dapat beroperasi tanpa menetapkan setting tertentu,
perusahaan memerlukan waktu untuk mengoperasikan inisialisasi system secara
keseluruhan agar dapat secara efisien menggunakan aplikasi tersebut.
4.2.2Financial / Cost Accounting
Modul Financial memungkinkan pengguna untuk melakukan seluruh transaksi
akuntansi khususnya yang dihasilkan oleh aktivitas sehari-hari suatu perusahaan,
termasuk membuat jurnal , rekonsiliasi pajak dan menghasilkan seluruh laporan-
laporan yang diperlukan pengguna pada level yang berbeda di dalam perusahaan.
132
Modul-modul financial SAP Business One diantaranya termasuk :
‐Chart of Accounts dan Edit Chart Of Accounts
‐ Journal entry dan journal voucher exchange rate differences and conversion differences
‐ Fungsi anggaran
‐ Cost accounting
Gambar 4.4 Layar area FinancialSAP Business One
Chart of accountsadalah index dari semua akun G/L yang digunakan oleh lebih
dari satu perusahaan. Satuchart of accounts harus ditetapkan pada setiap
133
perusahaan. Setiap akun G/L terdiri dari satu kode akun, deskripsi dari akun dan
informasi lainnya yang menentukan fungsi dari akun G/L tersebut.
Chart of accountsterdiri dari :
• Chart of accounts - Assets
Gambar 4.5 LayarChart of accounts- Assets
134
• Chart of accounts - Liabilities
Gambar 4.6 LayarChart of accounts- Liabilities
• Chart of accounts - Equity
Gambar 4.7 LayarChart of accounts-Equity
135
• Chart of accounts - Revenues
Gambar 4.8 LayarChart of accounts - Revenues
• Chart of accounts - Cost of Sales
Gambar 4.9 LayarChart of accounts - Cost of Sales
136
• Chart of accounts - Expenses
Gambar 4.10 LayarChart of accounts -Expenses
• Chart of accounts - Financing
Gambar 4.11 LayarChart of accounts –Financing
137
• Chart of accounts - Other Revenues and Expenses
Gambar 4.12 LayarChart of accounts -Other Revenues and Expenses
Chart of accounts dapat diatur dalam layar Edit Chart of accounts dengan
memilih kriteria yang diinginkan penguna
Gambar 4.13 LayarEdit Chart of accounts
138
4.2.3 Sales Opportunities
Gambar 4.14 Layarutama area sales opportunities
Modul sales opportunities digunakan untuk melacak dan menganalisis sales
opportunity sesuai dengan tingkat kemajuan aktivitas penjualan. Beberapa
laporan dari beberapa sudut pandang operasional bisnis dapat dibuat untuk
melakukan analisa. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat mencakup hal seperti
rapat atau negosiasi.
Perusahaan dapat memasukkan jumlah total yang diharapkan jika penjualan
telah lengkap sehingga keuntungan dapat diestimasi.Persentase akhiruntuk
setiap tingkat penjualan juga dapat dimasukan. Sistemforecasting menggunakan
metodeyangjelasdancomplex untuk memperlihatkankeuntungan potensiaserta
untuk memprioritaskan aktivitas penjualan.
139
Gambar4.15 Layarsales opportunity
Laporan sales opportunity digunakan untuk menganalisis kesempatan penjualan.
Laporan dapat berdasarkan dari semua parameter yang ada atau dapat
disaring sesuai dengan parameter-parameter tertentu. Laporan-laporan tersebut
dapat ditampilkan dalam bentuk grafik ataupun tabel.
4.2.4 The Sales - A/R Module
Modul Sales - A/R mencakup semua proses penjualan dimulai dari pembuatan
quotation untuk pelanggan sampai dengan penagihan. SAP Business One
menyediakan dokumen penjualan yang beraneka ragamuntuk user. Setiap
dokumen merupakan perwakilan dari setiap tahap yang berbeda pada proses
penjualan
140
Gambar4.16 Layar utama area Sales - A/R
Modul Sales - A/R juga menyediakan beberapa pilihan berbeda yang termasuk
Sales Quote, Sales Order, Delivery, Return, A/R invoice, Dunning wizard dan
sales reports. Seluruh fungsi ini dapat berdasarkan referensi dari dokumen
sebelumnya.
Dokumen penjualan yang berbeda menampilkan tampilan data yang berbeda
pada aplikasi
‐Sales Quotesales quote bukan merupakan dokumen penghubung secara
legal/sah. Sales quote mempunyai tujuan untuk menyediakan informasi dan
merupakan tahap pertama pada rantai penjualan. Membuat quotationtidak
menyebabkan posting yang mengubah kuantitas atau nilai pada bagian inventory
management atau accounting.
141
Gambar 4.17 Layar Sales Quotation
‐Sales OrderApakahsales order adalah sebagai dokumen penghubung secara
legal atau tidak disesuaikan dengan tipe bisnis yang ada. Sebagai contoh,
perusahaan mungkin tidak membuat produk atau mengirim produk sebelum
pemesanan dilakukan. Ketika mengisi pemesanan, tidak terjadi perubahan nilai
di post pada bagian accounting. Jika pemesanan tersebut memerlukan produk
tertentu, maka jumlah barang yang dipesan, maka statusnya pada Inventory
Management tercantum sebagai 'dipesan' untuk pelanggan. Perusahaan juga
dapat melihat jumlah pemesanan pada laporantertentu, seperti pada Inventory
Status. Informasi tersebut juga dapat dilihat pada area lain dalam aplikasi dan
juga penting untuk mengoptimalkan transaksi pemesanan.
142
Gambar 4.18 Layar Sales Order
‐ Delivery. Catatan pengiriman merupakan dokumen penghubung secara
legal. Tanpa catatan pengiriman, barang hanya dapat dikirim jika sebuah invoice
telah dibuat. Ketika pengisian catatan pengiriman, goods issue yang terkait
juga di post. Barang kemudian dikeluarkan darigudangdan semua perubahan
terhadap jumlah stok berpengaruh pada accounting - hal ini merupakan sistem
persediaan barang secara terus menerus.
143
Gambar 4.19 Layar Delivery
‐ Return.Pada saat pengisian retur, perusahaan dapat membalikkan post
terhadap pengiriman. Ketika pembuatan surat retur, jumlah stok akan
diperbaruhi. Return merupakan dokumen penyelesai proses pengiriman; maka
jika invoice A/R belum dibuat untuk pengiriman yang ingin dibalikkan,
perusahaan dapat menggunakan dokumen retur.
144
Gambar 4.20 Layar Return
‐ A/R Invoice.Invoice A/R merupakan dokumen penghubung secara legal.
Ketika invoice A/R diterima, semua posting dilakukan pada akun
pelanggan yang bersangkutan di accounting. Jika catatan pengiriman dibuat
sebelum invoice A/R dan perusahaan menjual barang yang berada pada stok, stok
juga akan diperbaharui sesuai dengan invoice A/R yang telah dikeluarkan.
Ketika perusahaan harus membuat catatan pengiriman dan invoice A/R
secara bersamaan pada proses penjualan, pengisian terhadap catatan
pengiriman harus terlebih dahulu dilakukan yang kemudian diikuti oleh
invoice A/R. Jika terjadi, maka sebenarnya sudah cukup untuk membuat
invoice A/R karena dokumen itu saja yang diperlukan untuk pengiriman.
145
Gambar 4.21 Layar A/RInvoice
Catatan : Jika barang dikirimkan ke pelanggan dan invoice A/R telah dibuat maka
transaksi dapat di-reverse sebagian atau seluruhnya dengan cara memasukan
credit memo.Sebagai tambahan, Dunning Wizard memungkinkan untuk membuat
dan mengirimkan peringatan ke pelanggan yang belum membayar tagihan dalam
waktu yang telah ditentukan.
146
Gambar 4.22 Layar credit memo
4.2.5 Purchasing - Modul A/P
Modul Pembelian memperbolehkan perusahaan untuk mengontrol seluruh
proses pembelian, dari negosiasi dan pembuatan purchase requisition kepada
vendor sampai dengan pengiriman dari barang yang dipesan serta pemrosesan
invoice. Jika sebuah transaksi pembelian - seperti purchase order atau
invoice dari vendor - dimasukkan kedalam sistem, maka dokumen tersebut
disebut sebagai dokumen pembelian.
147
Gambar 4.23 Layar utama area Purchasing A/P
Berikut adalah daftar dokumen-dokumen pembelian yang didukung oleh SAP
Business One.
‐Purchase Order. Ketika purchase order dimasukkan, tidak ada perubahan yang
mempengaruhi nilai pada bagian accounting. Jumlah pemesanan akan diuraikan
pada inventory management. Perusahaan dapat melihat jumlah pemesanan
pada window dan berbagai laporan , seperti inventory status report dan item
master data window.
148
Gambar 4.24 Layar Purchase Order
‐Receiving PO. Dokumen penerimaan barang harus dibuat langsung ketika
perusahaan menerima barang darivendor.Ketika Dokumen penerimaan
dimasukkan, barang diterima kedalam gudang dan jumlah barang masuk
langsung di update.Bagi perusahaan yang menjalankan sistem persediaan, SAP
Business One membuat posting yang berhubungan untuk update nilai persediaan
barang.
149
Gambar 4.25 Layar Goods Receipt PO
‐ A/P Invoice . Ketika invoice diterima, akun-akun yang berhubungan
dengan vendor akan diposting pada bagian accounting. Jika pada system
pengiriman untuk purchase order belum mendahului invoice yang
diterima dan item pembelian diatur di dalam gudang maka stok barang juga
akan bertambah ketikainvoicedipost. Jika inventory aktif dan invoiceyang
diterima dari vendordiupdate tanpa ada proses dokumen sebelumnya, maka
pesan akan terkirim untuk menandakan bahwa tidak ada barang yang
diterima pada saat posting dibuat.
150
Gambar 4.26 Layar A/P Invoice
Data dokumen purchasing yang tersimpan di dalam sistem harus identik dengan
dokumen yang diterima dari vendor. Data akuntansi harus sama dengan data
invoice .Bila adanya perbedaan maka harus diklarifikasi dengan vendor. Hal ini
mungkin terjadi jika vendor memberikan jumlah tagihan yang berbeda dengan
purchase Order .
Catatan : Transaksi bisnis tambahan dapat diatur menggunakan dokumen
pembelian lainya, Goods Return dan Credit Memo. Dokumen Goods Return
adalah dokumen pelengkap dari penerimaan PO. Ketika Goods Return dibuat ,
barang akan diambil dari gudang dan jumlah stok berkurang. A/P Credit memo
merupakan dokumen pelengkap untuk invoice . Jika vendor telah mengirim
barang dan invoicedimasukan, maka transaksi dapat dibalikan dengan
menggunakan Credit memo.
151
Gambar 4.27 Layar Goods Return
Gambar 4.28 Layar Credit Memo
152
4.2.6 Business Partners Module
Modul ini memperbolehkan pengelolaan data terhadap semua mitra bisnis
danjugaterdiri dari semua informasi yang berhubungan pelanggan dan
vendor.Dalam SAP Business One baik pelanggan maupun vendor dianggap mitra
bisnis.
Gambar 4.29 Layar utama area Business Partner
Informasi tertentu terhadap mitra bisnis dan disimpan kedalam table disebut
sebagai master data.Berikut adalah informasi mitra bisnis yang mewakilkan
master data :
‐ Nama perusahaan, alamat dan nomer telepon
‐ Nama kontak, nomer telfon, alamat e-mail
‐ Syarat pembayaran/daftar harga
‐ Sistem pembayaran
‐ Data-data yang berhubungan dengan accounting.
153
Gambar 4.30 Layar Business Partner master data
SAP Bussiness One dapat secara otomatis menganalisis master data dalam
sudut padang proses bisnis secara keseluruhan.Sebagai contoh, syarat
pembayaran yang ditentukan untuk pelanggan dapat digunakan untuk
perhitungan-perhitungan (pada pemesanan) lebih lanjut.
154
4.2.7 Banking Module
Gambar 4.31 Layar utama area Banking
Banking Modulemenyediakan transaksikeuangan yang lengkap, dan mencakup
incoming payment,deposit, outgoing payment, sistem pembayaran,bankstatement
dan rekonsiliasi. Untuk transaksi bank, adanya perbedaan dasar antarincoming
paymentdan outgoing payment. Fungsi Incoming Payment digunakan untuk
memasukkan semua pembayaran dari pelanggan dan juga untuk
menghubungkan invoice yang telah dibuat. Sebaliknya,fungsi outgoing payment
menentukan pembayaran yang belum dibayar perusahaan terhadap open
invoice yang telah diterima dari para vendor. Kedua incoming dan outgoing
payments dapat dibuat melalui transfer kredit bank, cek, tunai atau dengan
kartu kredit.
155
Gambar 4.32 Layar incoming payment
Gambar 4.33 Layar outgoing payment
156
Perusahaan dapat menentukan metode pembayaran berbeda seperti cek atau
bank transfer didalam system. Perusahaan juga dapat memilih metode
pembayaran berbeda untuk setiap mitra bisnis. Pada saat proses
pembayaran, metode pembayaran yang dipilih untuk mitra bisnis akan
memengaruhi bagaimana system menyelesaikan invoice.
Modul banking juga terdiri dari pilihan rekonsiliasi. Data akun bank dapat
dimasukkanatau di impor secara langsung ke dalam modul tersebut. Posting
kredit dan debit atau data lainnya juga dapat disinkronisasikan dengan bank
perusahaan.
Gambar 4.34 Layar Deposit
157
4.2.8 Inventory Module
Pada modul SAP Business One , perusahaan dapat mengelola semua barang
yang dibeli, dijual, diproduksi atau yang sedang didalam stok. Modul inventory
terdiri dari semua informasi mengenai item master data perusahaan, item
management, transaksi inventory, daftar harga, pick/pack dan laporan
inventory.
Gambar 4.35 Layar utama area Inventory
Pada modul inventory ada tiga tipe item berbedayaitu :
‐ Purchase Item. Purchase Item adalah barang yang diperoleh dari vendor.
Untuk membeli sebuah barang, barang tersebut harus didefinisikan
terlebih dahulu pada modul inventory.
‐ Sales item. Sales item adalah barang yang dijual kepada pelanggan. Agar
dapat menjual sebuah barang, barang tersebut harus didefinisikan sebagai
sales item pada modul inventory.
158
‐Warehouse item. Agar dapat menggunakan barang yang berada pada
inventory management, barang tersebut harus dapat didefinisikan sebagai
inventory item pada modul inventory.
Gambar 4.36 Layar Item master data
Barang pada inventory moduldapat diklasifikasikan sebagai fixed asset. Fixed
asset item merupakan item yang hanya digunakan di dalam perusahaan – tidak
dijual dan digunakan untuk produksi.Sebagai contoh adalah komputer ataupun
mebel yang khusus untukpenggunaan internal. SAP Business One
memperbolehkan korelasi data secara langsung melalui system termasuk semua
data yang berhubungan dengan barang tertentu. Data tersebut dapat mencakup
terhadap semua area system, termasuk pembelian, penjualan, produksi dan lain
lain.
159
Goods Receipt
Goods Receipt merupakan bagian dari procurement dan juga bagian dari
inventory management. Biasanya bahan baku yang telah dikirim di post
terhadap bahan baku tersedia pada stok. Goods receipt tersebut dapat
didasarkan referensi terhadap Purchase Order vendor yang diterima oleh
perusahaan. Pada saat goods receipt di post maka proses tersebut akan
dilakukan :
‐ Mengupdate quantity field
‐ Mengupdate inventory dan biaya konsumsi
Gambar 4.37 Layar Goods Receipt
Goods Issue Processing
Goods Issue processing mewakilkan adanya pengurangan stok pada warehouse
karena disebabkan adanya barang yang di pindahkankan atau di booking. Hal ini
dapat di picu secara internal dengan adanya production order atau secara
160
eksternal dengan adanya pengiriman kepada pelanggan.
Goods Issue juga mempunyai hubungan terhadap proses lainnya pada
perusahaan yaitu : delivery to customer (pengiriman sales item kepada
pelanggan), redelivery to customer (returns), scrapping (untuk barang pada
inventory yang sudah rusak dan harus dikeluarkan dari warehouse) dan material
dispatch for production order (dipicu oleh adanya production order).
Gambar 4.38 Layar Goods Issue
161
4.2.9 Production module
Gambar 4.39 Layar utama area Produksi
Modul produksi menentukan BOM (Bill of Material) untuk produk perusahaan,
membuat danmengaturproduction order,mengontrol faktur diterima dan
mengeluarkan pesanan untuk produksi, membuat laporan produksi dan dapat
mengupdate harga barang-barang utama secara global. Pada bill of materials
untuk suatu produk jadi, perusahaan dapat menentukan beberapa komponen
serta jumlah komponen yang berada pada dalam produk tersebut. Informasi
didalam BOM dapat digunakan untuk memastikan bahwa komponen tertentu
mempunyai kuantitas serta jumlah yang benar sesuai dengan yang ada pada BOM
tersebut.
162
Gambar 4.40 Layar BOM(Bill of Materials)
Production Order adalah perintah untuk memproduksi ataupun memperbaiki
barang produksi.Production Order mendukung perencanaan dan perakitan dari
barang produksi, melacak semua transaksi material serta biayanya yang terkait
pada proses produksi.
Gambar 4.41 Layar Production Order
163
Pada kasus tertentu, sebuah finished product didefinisikan sebagai hasil dari
seluruh proses produksi. Sebaliknya kadang finished product dapat dikatakan
sebagai jumlah barang yang dijual tetapi bukan hasil dari proses proses
produksi atau perakitan. Struktur produk yang berada pada modul produksi
dapat dibedakan sebagai berikut :
‐ Production BOMfungsi ini digunakan untuk mendefinisikanBOM multilevel
yang mempunyai hirarki penyusunan komponen-komponen. Pada saat produksi
PBOM mewakilkan sebuah barang jadiyang terdiri dari komponen
inventory.Selama proses produksi, komponen-komponen akan berubah menjadi
barang jadi. PBOM merupakan salah satu tipe BOM yang digunakan pada
prosesMRP dan juga selalu digunakan pada production order yang standar.
Komponen padaPBOM terdiri dari barang secara fisik (seperti skrup atau papan
kayu) ataupun objek virtual (seperti jam kerja).
- Assembly Bill of Materials (ABOM). Didalam ABOM, barang jadi
muncul pada dokumen Sales Order (dengan beranggapan bahwa barang jadi
tersebut adalah satu set mebel untuk di kebun). Perusahaan dapat
menggunakan ABOM untuk menentukan barang jadi. Barang jadi tidak
disimpan sebagai satu set didalam gudang melainkan komponen individu yang
terdiri didalam set tersebut (seperti kursi, meja, payung).
‐Sales Bill of Materials (SBOM). SBOM danABOMmewakilkan barang jadi
yang telah dirakit pada tahappenjualan. Perbedaan antar ABOM dan SBOM
adalah pada ABOM, barang jadi muncul pada dokumen Sales order sedangkan
164
pada SBOM, baik produk jadi dan komponennya mucul pada dokumen SO.
4.2.10 MRP Module
ModulMRPmemungkinkan perusahaan untuk merencanakan material yang
dibutuhkan pada proses manufaktur. MRP menghitung keperluan-keperluan
untuk tingkat BOM tertinggi sesuai dengan sales order dan forecast
demands.Selain itu, modul tersebut juga mengestimasi keperluan-keperluan pada
tingkatBOM yang terendah sesuai dengan permintaan utama. Tingkat
permintaan terendah mungkin dapat diperlukan oleh keperluan independen
seperti sales order dan forecast.
Gambar 4.42 Layar utama area MRP
MenjalankanlaporanMRP dapat memberikan perusahaan perencanaan
rekomendasi baruyang memenuhi keperluan-keperluan utama dengan
mempertimbangkan stok yang ada dan juga pembelian yang telah dibuat serta
production order. ProsesMRP juga mempertimbangkan peraturan yang
terencana, seperti multiple orders, order intervalsdan lain lain. Pada
165
akhirnya rekomendasi terencana yang baru akan dijadwalkan secara terbalik
sesuai dengan lead-time yang ditentukan.
Forecasting - produk yang telah di ramalkan akan diproduksi ketika sales
order tertentu diterima sehingga barang dapat dikirim dengan waktu yang
terjadwal. Forecastingdapat diatur tiap hari, tiap minggu atau tiap bulan.
Gambar 4.43 Layar Forecast
Order Recommendation report - digunakan untuk memperlihatkan daftar
dari semua rekomendasi MRP sesuai dengan pilihan kriteria yang telah
ditentukan.Laporan ini memungkinkan perusahaan untuk melihat item yang
harus dibeli dan item yang harus diproduksi. Laporan berjalan sesuai hasil
rekomendasi dari MRP.
MRP Wizard - proses 5 tahap untuk mendefinisikan scenario MRP baru dan juga
166
menganalisis hasil MRP tersebut. Tahapnya sebagai berikut :
o Membuat dan mengatur scenario MRP
o Menyimpan scenario MRP
oUpdate dan/atau mendefinisikan forecast individu
o Melampirkan forecast individu terhadap suatu scenario
o Menjalankan MRP
4.2.11 Service Module
Gambar 4.44 Layar utama area Service
Modul Service mengoptimalisasi kekuatan penjualan dan bagian layanan,
menyediakan layanan pendukung, perencanaan layanan , melacak kegiatan
interaksi pelanggan, customer support ,management of sales opportunities.
Sub-function yang berada pada modul service
167
‐ Service call. Fitur ini memperbolehkan perusahaan untuk menyelesaikan
pertanyaan pelanggan serta mengurus masalah yang berhubungan dengan
barang.Modul ini terdiri dari sebuah solution knowledge database yang
membantu untuk penyelesaian masalah pelayanan pelanggan.Pengeluaran
Service Call dapat dilacak dan semua transaksi yang dibuat selama Service Call
dapat dianalisa.
Gambar 4.45 Layar Service Call
‐Customer Equipment Card .CEC adalah database yang terdiri dari
informasi untuk setiap barang yang dimana jasa disediakan.Seluruh transaksi
inventory dan detail penjualan dapat dianalisa.
168
Gambar 4.46 Layar Customer Equipment Card
‐ Service Contract. SC adalah perjanjian formal yang memperbolehkan
pelanggan untuk menerima service terhadap barang tertentu pada jangka
waktu tertentu. SAP Business One mendukung tipe SC berikut :
o Pelanggan - menyediakanserviceterhadap semua barang yang dibeli
oleh pelanggan.
o Item Group - menyediakanserviceterhadap item groupyang
didefinisikan pada Service contract.
oSerial Number - menyediakan service terhadap serial numbers yang
didefinisikan pada Service contract.
169
Gambar 4.47 Layar Service Contract
‐ Service Reports. Memperbolehkan perusahaan untuk melihat dan menganalisis
data mengenaiservice contracts, customer equipment, dan service calls.
‐KnowledgeBaseSolution.Fungsi ini termasuk solusi untuk memecahkan
masalah.KBS membantu memproses service, mempercepat performa service
serta memperbolehkan sumber daya eksternal untuk melihat pertanyaan
dan solusi mengenai produk organisasi.
170
Gambar 4.48 Layar Solution Knowledge Base
4.2.12 Human Resources Module
Gambar 4.49 Layar utama area Human Resource
Modul Human Resource mengatur informasi mengenai karyawan perusahaan.
Modul ini mencakup kegiatan-kegiatan berikut:
171
• Memasukkan dan maintain informasi pekerja yang bersifat
umum maupun personal.
• Employee Master data memperbolehkan perusahaan untuk mengelola
informasi mengenai tingkat pendidikan pekerja, pekerjaan masa lalu serta
hari-hari absen.
• Menganalisis biaya dan gaji karyawan
• Human resource reports memperbolehkan perusahaan untuk
membuat beberapa laporan dan daftar pekerja secara ideal agar
operasi bisnis berjalan lebih efisien.
Gambar 4.50 Layar master data karyawan
172
4.2.13 Reports Module
SAP Business one terdiri dari modul laporan yang lengkap dan terintegrasi.
Laporan – laporanyangdidukung mencakup banyak variasi seperti pembuatan
laporan bisnis, akuntansi, warehouse, keuangan dan account statement.
Gambar 4.51 Layar utama area Report
Modul laporan dapat dianalisa dengan berbagai cara menggunakan selection dan
fungsi sort. Untuk membantu user dalam pembuatan laporan, modul ini terdiri
dari ReportsWizard yang menyediakan penjelasan step-by-stepuntuk
mendefinisikan sebuah query. Modul ini juga memperbolehkan untuk
mengekspor semua laporan kedalam bentukdokumen Microsoft Excel dan
Microsoft Word.
173
Gambar 4.52 Layar Report dan Layout Manager
Gambar 4.53 Layar Repor edit
174
4.3 Spesifikasi Kebutuhan Sistem
Penerapan SAP Business One pada perusahaan perlu didukung oleh
hardware dan software yang memadai agar aplikasi dapat berjalan dengan baik.
Tabel 4.1 SAP Business One System Requirement
Server Client / Workstation
Operating system
Microsoft Windows 2000 Server/Advanced Server
Microsoft Windows 2000 Professional
Microsoft Windows 2003 Server Standard /Enterprise Microsoft Windows XP SP1
Minimum CPU 1x Intel Pentium III 1x Intel Pentium III RAM Memory 256 MB 128 MB HD Free Space
System Partition : 500MB / Data Partition : 2GB 500 MB
CD-ROM Drive 24x or higher 24x or higher
Display 640 x 480 with 256 colors or higher
800 x 600 with 256 colors or higher
Database Microsoft SQL Server 2000 SI 3 Microsoft IE 6.0 SP1
Software
Sybase Adaptive Server Enterprise 12.5.1
Microsoft Data Akses Components 2.6 (MDAC) or
higher
IBM DB2 Universal Database 8.1 SP3 Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Akses Components (MDAC) 2.6/2.8 for windows 2003 Server Untuk IBM DB2 : Microsoft Visual C++ 6.0 – windows 2000
Microsoft Visual C++ .NET – windows 2003
Recommended CPU 3-20 Users: 1x Intel Pentium IV
1x Intel Pentium III
RAM Memory 21-75 Users: 2x Intel Pentium IV 256 MB HD Free Space 75+ Users: 4x Intel Pentium IV 500MB
175
CD-ROM Drive 3-10 Users : 1024 MB 24x or higher
Display
More than 10 Users : 1024MB + 64 MB x number os users above 10
1024 x 768 with 256 colors or higher
System Partition : 1GB/Data Partition :5GB 24x or higher
Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Akses
Components 2.6 (MDAC) or higher
640 x 480 with 256 colors or higher
Database Microsoft SQL Server 2000 SP 3
Software
Sybase Adaptive Server Enterprise 12.5.1 IBM DB2 Universal Database 8.1 SP3 Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Akses Components (MDAC) 2.6/2.8 for windows 2003 Server Untuk IBM DB2 : Microsoft Visual C++ 6.0 – windows 2000 Microsoft Visual C++ .NET – windows 2003
176
4.4 Gant Chart Project Implementation SAP Business One
Tabel 4.2 Gant ChartProject ImplementationSAP Business One
No. Task Name Weeks1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
I.Project Preparation 1. Project Management plan preparation analysis :
-Description of Business process and functional requirements -Structure of the company and responsibilities -Time Schedule -Customized demo database -Indentify unconvetional business process -Indentify proposed solutions -Indentify activity amount and data migration amount if it possible
2. Kick off meeting -Process implementation methodology
II. Business Blueprint 1. Process Analysis and Design:
-Get the Customer business process needs in details and define it into subjects :
• Accounting and Assets • Banking • Sales and Invoicing • Purchasing • Inventory • Production
177
• Master Data • Reports
-Indentify any limitations in the out of box and discuss it
• Initial testing based on the proccess and analysis design
2. Document all major business process: -Solution possibilities and creation of to be designed document -Blue print confirmation -Client Agreement about the designed bussiness blueprint
III.Realization 1. Execution :
-System initalization : • Server Installation • Upgrade Sap B1 • Create Customer database • Perform System initialization and
definitions in SAP Business One According to the system Initialization guide :
Define GL Accounts Determination System Initialization
-Master Data Migration : • Prepare data migration steps • Import finalized data according to the
data migration Input formated data Resolution in case import failed
178
• Obtain client sign off for imported data -Technical Development :
• Form Development • Report Development
-Implementation of Business process requirements• Create database backup after every major
step has been completed • Create user defined fields and tables • Create queries as defined • Create formatted searches as defined • Create Blocking • Define approval procedures in
administration module • Create screen layout via user settings • Documentation settings • Create users and authorizations
2. System testing : -System Validation
• Define test cases and scope • Execute test plan • Review test results and necessary changes • Finalize system configuration
IV.Final Preparation 1. Basic Navigation 2. Key User Training
• Accounting and Assets • Banking • Sales and Invoicing • Purchasing
179
• Inventory • Production • Master Data • Reports and adminitration
3. Create or import G/L opening Balances • Prepare opening balance raw data • GL and FA Opening Balance • Customer and Vendor opening balance • Inventory opening balance
V.Go Live and Support 1. System Review 2. Go Live Meeting 3. Implementation Go Live 4. Baby Sitting
• Provide Support for operational activities after Go Live periods
• Perform a month or quarter and closing together with the customer to review reporting and system correctiveness
Total Implementation Time 19 minggu
180
4.5 Project Implementation SAP Business One
Tabel 4.3 Project Implementation SAP Business One
No. Task Name Duration I.Project Preparation 8 hari 1. Project Management plan preparation analysis :
-Description of Business process and functional requirements -Structure of the company and responsibilities -Time Schedule -Customized demo database -Indentify unconvetional business process -Indentify proposed solutions -Indentify activity amount and data migration amount if it possible
7 hari
2. Kick off meeting with customer (on site) -Process implementation methodology
1 hari
II. Business Blueprint 23 hari 1. Process Analysis and Design:
-Get the Customer business process needs in details and define it into subjects :
• Accounting and Assets • Banking • Sales and Invoicing • Purchasing • Inventory • Production • Master Data • Reports
-Indentify any limitations in the out of box and discuss it • Initial testing based on the proccess and analysis
design
10 hari
2. Document all major business process: -Solution possibilities and creation of to be designed document -Blue print confirmation -Client Agreement about the designed bussiness blueprint
13 hari
III.Realization 32 hari
181
1. Execution : -System initalization :
• Server Installation • Upgrade Sap B1 • Create Customer database • Perform System initialization and definitions in
SAP Business One According to the system Initialization guide :
Define GL Accounts Determination System Initialization
-Master Data Migration : • Prepare data migration steps • Import finalized data according to the data
migration Input formated data Resolution in case import failed
• Obtain client sign off for imported data -Technical Development :
• Form Development • Report Development
-Implementation of Business process requirements • Create database backup after every major step
has been completed • Create user defined fields and tables • Create queries as defined • Create formatted searches as defined • Create Blocking • Define approval procedures in administration
module • Create screen layout via user settings • Documentation settings • Create users and authorizations
20 hari
2. System testing : -System Validation
• Define test cases and scope • Execute test plan • Review test results and necessary changes • Finalize system configuration
12 hari
IV.Final Preparation 13 hari 1. Basic Navigation 2 hari 2. Key User Training
• Accounting and Assets • Banking • Sales and Invoicing • Purchasing • Inventory • Production • Master Data • Reports and adminitration
9 hari
182
3. Create or import G/L opening Balances • Prepare opening balance raw data • GL and FA Opening Balance • Customer and Vendor opening balance • Inventory opening balance
2 hari
V.Go Live and Support 18 hari 1. System Review 2 hari 2. Go Live Meeting 1 hari 3. Implementation Go Live 1 hari 4. Baby Sitting
• Provide Support for operational activities after Go Live periods
• Perform a month or quarter and closing together with the customer to review reporting and system correctness
14 hari
Total Implementation Time 94 hari
183
4.6 Perbandingan Workflow Sistem Berjalan dengan SAP Business One
Tabel 4.4 Workflow Sistem Berjalan dengan SAP Business OneProses Bisnis Berjalan Sistem Applikasi Berjalan SAP Business One
184
Tabel4.5 Perbandingan pada bagian penjualan
Proses Bisnis yang berjalan Sistem Applikasi yang berjalan SAP BUSINESS ONE
185
Tabel4.6 Perbandingan pada Bagian Personalia
Proses Bisnis yang berjalan Sistem Applikasi yang berjalan SAP BUSINESS ONE
186
Tabel 4.7 Perbandingan pada Bagian Pembelian
Proses Bisnis yang berjalan Sistem Applikasi yang berjalan SAP BUSINESS ONE
187
Tabel 4.8 Perbandingan pada Bagian Gudang
Proses Bisnis yang berjalan Sistem Applikasi yang berjalan SAP BUSINESS ONE
188
Tabel 4.9 Perbandingan pada Bagian Financial
Proses Bisnis yang berjalan Sistem Applikasi yang berjalan SAP BUSINESS ONE
189
Tabel 4.10Perbandingan pada Bagian Produksi
Proses Bisnis yang berjalan Sistem Applikasi yang berjalan SAP BUSINESS ONE
190
4.7 Penjelasan WorkflowDiagram
4.7.1 Bagian Penjualan
• Applikasi Sistem Berjalan
Proses penjualan meliputi Pembuatan Sales Order , Surat Jalan , Picking
List untuk memberikan informasi pada bagian gudang dalam
mengeluarkan barang dan Laporan Penjualan.
-Sales Order dibuat bedasarkan pesanan pelanggan yang terdapat pada
suratpurchase order pelanggan.
-Picking list digenerate dari Sales order yang dibuat oleh bagian
penjualan yang berisikan barang pesanan dari customer dan tanggung
jawab dari bagian gudang untuk mempersiapkan barang-barang tersebut.
-Surat Jalan dibuat setelah barang dikeluarkan oleh pihak gudang dan
diterima oleh bagian penjualan.
-Laporan Penjualan dibuat setiap bulanan dan tahunan kemudian
dipertanggung jawabkan kepada general manager.
• SAP Business One
Pada SAP business One modul sales dimulai dengan pelanggan yang
mengirim quotation yang menjawab RFQ dari pelanggan . Jika Quotation
disepakati oleh kedua belah pihak maka perusahaan akan membuat sales
order yang sebelumnya didahului oleh proses credit limit check yang
bertujuan untuk mengetahui jumlah kredit dari pelanggan dan proses Item
191
avaiability check yang bertujuan untuk mengecek keberadaan barang
yang ingin dipesan oleh pelanggan . Setelah Sales Order selesai dibuat
maka tahapan selanjutnya adalah Delivery , Pemesanan yang dilakukan
diproses dengan fitur pick and pack manager yang berfungsi untuk
memantau dan mengatur seluruh proses mulai dari barang dikeluarkan
sampai siap dikirim kepada pelanggan. Pada Proses delivery terdiri dari
pemindahan barang yang dipesan kepada picking list yang kemudian
dilanjutkan dengan packing dengan mendefinisikan package yang
diinginkan terhadap barang tersebut. Dari penyelesaian transaksi yang
dilakukan pada modul ini akan menimbulkan posting A/R invoice pada
G/L .
4.7.2 Bagian Personalia
• Applikasi Sistem Berjalan
Sistem yang berjalan sekarang pada bagian personalia tidak terintegrasi
dengan sistem yang lain. Sehingga menyulitkan integrasi antara bagian
personalia dengan bagian lainnya. Adapun sistem yang berjalan pada
bagian personalia adalah sebagai berikut:
-Karyawan Setiap hari datang dan mengisi absensi secara elektronik
dengan sistem finger print yang akan mencatat kedalam sistem absensi
pada bagian personalia
192
-Setiap akhir bulan bagian personalia akan mengecek daftar absensi dari
setiap karyawan untuk menghitung total gaji yang akan diberikan kepada
karyawan.
-Setelah dihitung bedasarkan absensi maka perusahaan akan menerbitkan
slip gaji yang berisi pembayaran gaji kepada karyawan
-Apabila karyawan ingin mengajukan cuti maka wajib mengisi surat
permohonan cuti . Apabila Cuti dikabulkan maka absen akan dianggap
cuti oleh pihak perusahaan.
• SAP Business One
Pada modul Human Resources SAP Business One user terkait dapat
melakukan pengisian atau maintain terhadap data data karyawan yang
meliputi data data pribadi , absensi , dan lain lain . Dari data data tersebut
user juga bisa membuat sebuah laporan tentang karyawan dan
perusahaan.
4.7.3 Bagian Purchasing
• Aplikasi Sistem Berjalan
Sistem berjalan pada bagian pembelian meliputi pembuatan purchase
order kepada supplier serta laporan pembelian .
-Purchase order dibuat bedasarkan surat permohonan yang diajukan oleh
setiap bagian yang disesuaikan dengan kebutuhan bagian bagian masing
masing . Surat permohonan ini bisa dikabulkan , ditinjau ulang , tidak
193
disetujui sesuai dengan kebijakkan dari perusahaan atas pembelian
barang tersebut . Purchase order sendiri berisikan data data tentang
barang yang ingin dibeli oleh pihak perusahaan.
• SAP Business One
Ketika suatu bahan baku yang telah diset Reorder pointnya mendekati
titik reorder point maka secara otomatisasi purchase order akan langsung
dibuat . Ketika Barang yang dibeli melalui PO diterima dan disimpan di
dalam gudang maka akan dibuat Sebuah good receipt PO yang memiliki
implikasi penambahan stok barang pada sistem . Setelah barang diterima
supplier biasanya akan mengirimkan surat penagihan atau invoice yang
berisikan jumlah yang harus dibayarkan perusahaan atas pemesanan
barang tersebut .Invoice yang data dicatat pada SAP Business one yang
akan berdampak pada Vendor Accounts yang terkait . Ketika Barang
rusak / tidak sesuai dengan kriteria yang diinginkan perusahaan maka kita
akan membuat good returns dengan pengeluaran barang dan pengurangan
kuantitas .Credit Memo dibuat ketika good return kepada vendor telah di
invoice ulang ,Credit memo memiliki tujuan untuk memperbaiki nilai
nilai pada accounting document.
4.7.4 Bagian Gudang
• Applikasi Sistem Berjalan
Bagian Gudang bertanggung jawab untuk menerima barang dari proses
produksi yang berupa barang jadi (production goods ) dan dari proses
194
pembelian yang bisa berupa (raw material) ataupun barang barang
kebutuhan perusahaan . Bagian Gudang sendiri juga bertanggung dalam
pengeluaran barang barang untuk kebutuhan penjualan barang serta
pengeluaran bahan baku untuk kebutuhan produksi . Bagian Gudang juga
bertanggung jawab untuk menginformasikan keberadaan stok barang
yang ada di gudang guna mendukung proses bisnis perusahaan.
• SAP Business One
Proses pengawasan data tentang keluar masuknya barang dan bahan baku
pada SAP Business One dilakukan dengan menggunakan Goods Receipt
dan Good Issue. Ketika pada sistem aplikasi B ,Sales order merupakan
referensi yang digunakan pada Good Issue , Maka pada saat posting good
receipt referensi yang digunakan adalah purchase order . Implikasi dari
proses Good Issue sendiri adalah stok berkurang sedangkan ketika
menggunakan good receipt maka stok barang akan bertambah . Kedua
proses ini diikuti dengan proses inventory postings yang dimana ketika
posting good issue dilakukan sistem secara otomatis akan membuat
sebuah entry di dalam jurnal dimana nilai barang yang dikeluarkan akan
di post pada sisi kredit dari account stock .Sedangkan ketika posting good
receipt dilakukan sistem membuat sebuah masukkan jurnal yang dimana
nilai dari barang diterima di post pada sisi debit dari account stock.
4.7.5 Bagian Keuangan
195
• Applikasi Sistem Berjalan
Applikasi sistem berjalan pada bagian finance meliputi pembuatan
invoice kepadaa pelanggan melakukan pembayaran kepada incoming
invoice dari supplier dan pencatatan dalam general ledger dan jurnal
kemudian membuat laporan keuangan.
-A/R Receivables modules
Melakukan pencatatan terhadap revenue cycle dari mulai penagihan
sampai dengan pencatatan uang yang diterima dari pembayaran yang
dilakukan oleh pelanggan.
-A/P Payables modules
Melakukan pencatatan terhadap payment cycle mulai dari menerima
invoice sampai pembayaran yang dilakukan perusahaan kepada supplier
supplier.
• SAP Business One
Pada Sap Business One Journal Entry dilakukan dengan cara manual dan
otomatis . Untuk cara manual user pertama kali melakukan setting
terhadap document origin yang bertujuan untuk menentukan apabila
journal entry merupakan debit atau credit posting . Sedangkan untuk cara
otomatis ketika terjadi pembuatan A/P invoice atau A/R invoice maka
journal entry posting dibuat secara otomatis oleh sistem sesuai dengan
document reference
196
4.7.6 Bagian Produksi
• Applikasi Sistem Berjalan
Pada Bagian produksi sistem berjalan meliputi pada proses penjadwalan
produksi , dan pencetakkan surat hasil produksi .
-Surat Penjadwalan produksi berisikan tentang produksi yang akan
dilakukan .ketika surat penjadwalan produksi di release maka bagian
gudang akan mengeluarkan barang sesuai dengan kebutuhan dari
produksi . ketika produksi siap untuk dilakukan barulah produksi
dilaksanakan.
-Surat Hasil Produksi berisikan tentang hasil hasil produksi yang
didapatkan oleh kegiatan produksi berisikan detil jenis barang dan jumlah
yang dihasilkan.
-Surat Pengembalian Bahan Baku berisikan tentang pengembabalian sisa
bahan baku yang tidak terpakai pada kegiatan produksi yang akan
dikembalikan ke dalam gudang kembali.
• SAP Business One
Pada awalnya ketika adanya production order yang dibuat bedasarkan
rekomendasi MRP ataupun dibuat secara manual .Production order yang
dibuat akan memiliki satus planned yang dimana dengan status tersebut
barang dari kegiatan produksi tersebut disiapkan tetapi tidak bisa
dikeluarkan sampai status berubah menjadi released . Ketika production
order di released baru lah bahan baku bisa dikeluarkan dan production
197
bisa diselesaikan . Ketika produksi terkait production order selesai maka
status akan menjadi closed kemudian akan ditampilkan status dari
ringkasan production order tersebut.
4.8 Analisis Fit And Gap
Analisis Fit and gap merupakan suatu metode untuk mengindetifikasi
setiap requirement yang dibutuhkan perusahaan yang kemudian dikategorikan
kedalam beberapa kategori (Fit , gap , partial) . Sehingga dari penggunaan
kategori tersebut bisa dilihat sejauh mana sistem bisa memenuhi segala
requirement yang dibutuhkan oleh perusahaan.Analisis Fit and Gap Sendiri
sangat membantu dalam mengukur sejauh mana sistem bisa memenuhi
requirement yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Proses analisis requirement sendiri dimulai dari mengindetifikasi requirement
yang dibutuhkan oleh perusahaan perusahaan yang kemudian kita bagi kedalam
beberapa level sesuai dengan tingkat prioritas dan kepentingan di dalam
perusahaan. Tahap selanjutnya adalah menentukan seberapa jauh sistem mampu
mengakomodir requirement tersebut dan kemampuan sistem untuk
mengakomodir requirement tersebut dibagi menjadi 3 kategori yaitu :Fit , Gap ,
partial.
Kategori Fit memiliki arti jika sistem baru bisa memenuhi seluruh requirement
secara keseluruhan tanpa pengecualian yang ada .Gap sendiri memiliki arti
bahwa sistem baru tidak bisa sama sekali memenuhi requirement tersebut baik
melalui kondisi kondisi tertentu maupun kondisi normal. Sementara Partial
sendiri memiliki arti requirementsbisa dipenuhi dengan beberapa penyesuaian
198
dan kondisi tertentu seperti pembuatan program pendukung (add ons) ataupun
dengan perubahan perubahan yang mendukung untuk membantu pemenuhan dari
requirement tersebut.
199
Tabel 4.11 Fit And Gap System Synergy dan SAP Business one No Functional
Area Requirement Detail Requirement Rank
RequirementSynergy Fitur Pada Synergy Sap
Business One
Fitur Applikasi Business One
1. General Database yang mampu memberikan data yang akurat dan efisien .
Sistem diharapkan menggunakan database yang efisien dan mampu menyediakan data yang akurat .
L P Database yang digunakan Synergy merupakan Visual Fox Pro . Database ini cukup baik tetapimemiliki kelemahan yaitu harus diindeks ulang dalam kurun waktu tertentu
F . Database yang digunakan Business One adalah Microsoft SQL Server yang masi dapat dikembangkan , dimanage dan support data berskala besar .
2. General Sistem berjalan pada platform yang sesuai dengan perkembangan zaman.
Platform teknologi yang digunakan sekarang harus sesuai dengan perkembangan zaman sekarang dan mampu terintegrasi dengan sistem lain
L G F . Business One dapat dijalankan pada multi platform dan dapat terintegrasi dengan berbagai aplikasi seperti mobile device.
3. Personalia Adanya Integrasi antara Sistem Bagian HRD dengan bagian lainnya .
Sistem diharapkan mampu mengintegrasikan antara bagian personalia dengan bagian bagian operasional
M G F Pada Business One sudah ada integrasi antara bagian HRD dengan bagian lainnya.
200
perusahaan yang lain .4. Personalia Integrasi antara
payroll dan absensi karyawan
System diharapkan mampu mengintegrasikan antara payroll dan absensi karyawan sehingga membantu perusahaan dalam menghitung jumlah payroll yang harus diterima oleh karyawan.
M G P Perlu dibuat add ons untuk mengintegrasikan sistem payroll dengan sistem absensi pada Business One
5. Logistics Fitur pembagian stok barang secara jelas
Sistem diharapkan mampu memberikan gambaran tentang keadaan stok dari perusahaan baik barang hasil produksi maupun bahan baku sehingga mampu memberikan informasi kepada perusahaan tentang keberadaan stok
M G F Pada Business One pembagian stok sangatlah jelas mulai dari Stok yang sudah dipesan , stock yang siap digunakan sampai dengan stock barang retur .
6. Logistics Fitur Reorder Point
Sistem diharapkan memiliki fitur reorder point yang mampu memberikan informasi kepada perusahaan tentang
M G F Pada Business One terdapat fitur reorder point yang mampu menjaga ketersediaan stock di dalam perusahaan.
201
stok barang yang telah mencapai titik krisis .
7. Purchasing Fitur purchasing history and price comparison
Sistem mampu memberikan informasi yang dibutuhkan dalam memilih supplier , seperti purchasing history dan price comparison dari surat penawaran yang diberikan oleh supplier .
M P Pada Synergy kita bisa melihat pembelian pembelian yang terdahulu yang dilakukan oleh perusahaan kepada supplier tetapi pemberian informasi yang dilakukan tidaklah lengkap .
F Pada Business one terdapat informasi detail dari pembelian ,supplier dan harga mempermudah dalam membuat perbandingan untuk memperoleh harga terbaik
8. Purchasing Fitur Otomatisasi purchase Order
Pembelian barang yang rutin dilakukan oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu diharapkan bisa dilakukan secara otomatis sehingga mampu mengefisiensikan waktu dan alokasi sumber daya perusahaan .
M G F Pada Business One terdapat fitur automatic purchase order.
202
9. Produksi Fitur MRP System diharapkan mampu mengontrol kebutuhan perusahaan dalam mengatur jumlah produksi dari perusahaan sesuai dengan kebutuhan pasar agar tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
H P Synergy memiliki fitur MRP tetapi sistem MRP yang dimiliki oleh synergy sering menimbulkan kesalahan
F Pada Business One terdapat fitur MRP yang bisa menganalisa tingkat kebutuhan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.
10. General Laporan yang interaktif dan mampu menyediakan informasi bagi user .
Sistem diharapkan menghasilkan laporan yang mampu memberikan informasi kepada para manager sehingga memudahkan pengambilan keputusan
M P Laporan yang dihasilkan oleh synergy sangatlah terbatas dan untuk penggambaran bentuk bentuk grafik
masih belum bisa dilakukan
F Business One menyediakan berbagai variasi laporan dengan penyajian data sesuai dengan kebutuhan dari pengguna, serta dapat dianalisa dengan berbagai cara . Laporan juga dapat ditampilkan dalam bentuk grafik .
203
11. Sales Fitur Lead Time
Sistem diharapkan memiliki fitur lead time yang mampu memberikan gambaran tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk membuat dan menyediakan suatu bahan / produk .
M G F Pada Business one terdapat forward scheduling , backward scheduling yang dapat memberikan informasi ketersediaan barang. Dan pada Item Master data terdapat fitur Lead time dari sebuah produk
12 Sales Fitur pembuatan surat penawaran.
Sistem diharapkan mampu memiliki fitur untuk memberikan surat penawaran kepada customer sehingga memudahkan kerja dari user .
L G F Pada Business One terdapat fitur pembuatan surat penawaran untuk customer.
13. Produksi Fitur BOM (Bill Of Material)
Sistem diharapkan memiliki integrasi informasi tentang struktur dari produk yang tentunya akan memudahkan proses produksi dari produk tersebut.
H P Synergy memiliki fitur BOM tetapi sistem BOM yang dimiliki oleh synergy masih memiliki beberapa kelemahan dalam mendokumentasikan struktur dari produk
F Pada Business One BOM dari material produksi disimpan dengan baik dan terintegrasi dengan baik. Sehingga mampu memberikan informasi tentang struktur dari produk tersebut .
204
14. Produksi Fitur Product Costing
System diharapkan mampu memberikan detail tentang cost yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu produk sehingga memudahkan perusahaan untuk menentukan harga jual produk tersebut .
H P Synergy memiliki fitur product costing tetapi sistem product costing yang dimiliki oleh synergy sering menimbulkan kesalahan dalam penghitungan cost dari suatu barang.
P Pada Business One terdapa fitur product costing yang memiliki perhitungan yang mendetail namun masih memiliki kekurangan dibeberapa aspek contohnya adalah perhitungan cost dari mesin yang digunakan
205
Kebutuhan pengguna dalam tabel diatas adalah sebagai berikut :
1. Kemampuan Database dari aplikasi yang mampu untuk menjaga keadaan data
tetap akurat dan sesuai dengan fakta yang ada di lapangan tanpa perlu dilakukan
penyesuaian secara manual.
2. Kemungkinan pengembangan dari aplikasi yang sesuai dengan platform
teknologi yang ada sekarang dan kemampuan applikasi untuk berhubungan
dengan applikasi lain.
3. Kemampuan Aplikasi untuk mengintegrasikan bagian HRD dengan bagian lain
yang ada di dalam perusahaan sehingga menjadi suatu kesatuan yang terintegrasi
antara satu dengan yang lain.
4. Kemampuan aplikasi untuk mengintegrasikan sistem payroll dengan sistem
absensi yang ada . Sehingga terjadinya suatu otomatisasi dalam penghitungan
payroll
5. Kemampuan aplikasi untuk memberikan gambaran tentang keberadaan stok dan
jenis stok yang ada
6. Kemampuan aplikasi untuk menjaga ketersediaan stok barang terutama stok
barang utama dalam rangka menjaga siklus bisnis perusahaan agar tetap berjalan
dengan baik.
7. Kemampuan aplikasi untuk memberikan analisis dari setiap penawaran yang
diberikan oleh supplier dan memberikan masukkan tentang penawaran terbaik
yang diberikan oleh supplier.
206
8. Kemampuan aplikasi untuk mengotomatisasi pembelian pembelian yang
dilakukan perusahaan dalam rangka untuk menjamin ketersediaan barang di
dalam perusahaan.
9. Kemampuan sistem untuk melakukan forecasting antara kemampuan produksi
perusahaan dengan permintaan pasar . Sehingga mampu menjamin ketersediaan
stok barang dalam memenuhi kebutuhan permintaan pasar .
10. Kemampuan aplikasi dalam rangka menyajikan laporan laporan yang dibutuhkan
oleh level manajerial secara interaktif sebagai bahan pertimbangan dalam
menentukan arah pengambilan keputusan dan pengembangan perusahaan.
11. Kemampuan aplikasi untuk memberikan perhitungan waktu yang dibutuhkan
untuk menyediakan suatu barang untuk memenuhi permintaan dari customer .
12. Kemampuan Aplikasi untuk membuat dan menyediakan surat penawaran kepada
customer .
13. Kemampuan sistem untuk mendokumentasikan struktur dari produk dan
kemudian mengintegrasikan struktur produk tersebut kedalam proses bisnis.
14. Kemampuan Applikasi untuk memberikan perhitungan produk costing yang
akurat dan tepat sesuai dengan sumberdaya yang digunakan .
4.8.1 Hasil Analisis Fit And Gap
Bedasarkan hasil analisis Fit / Gap pada kedua sistem yang telah diuraikan diatas
maka kita dapat mengetahui kemampuan dari masing masing sistem yang telah kami
rangkum kedalam tabel hasil analisis fit gap . berikut ini adalah tabel dari hasil tersebut
207
Hasil Dari Fit Gap analysis :
Tabel 4.12 Hasil analisis Fit/Gap
No. Functional Area
Rank Requirement
Total Requirement
Synergy SAP Business One F P G F P G
1. General H - - - - - - - M 1 - 2 1 3 - - L 2 - - - - - -
2. Personalia H - - - - - - - M 2 - - 2 1 1 - L - - - - - - -
3. Logistics H - - - - - - - M 2 - - 2 2 - - L - - - - - - -
4. Purchasing H - - - - 1 - - M 2 - 1 1 1 - - L - - - - - - -
5. Produksi H 3 - 3 - 2 1 - M - - - - - - - L - - - - - - -
6. Sales H - - - 1 1 - - M 1 - - 1 1 - - L 1 - - - - - - Total 14 0 6 8 12 2 0
208
Maka Hasil dari perhitungan itu dapat kami gambarkan menjadi grafik grafik sebagai berikut :
Gambar 4.54 Hasil Dari Fit Gap AnalysisSAP Business One dengan Synergy
4.9 Analisis Biaya
Dalam melakukan implementasi aplikasi SAP Business One diperlukan analisis
terhadap biaya-biaya yang dibutuhkan karena biaya merupakan salah satu aspek penting
yang menentukan perusahaan dalam memilih suatu sistem. Dalam hal ini perusahaan
akan melihat apakah biaya yang dikeluarkan untuk suatu sistem akan memberikan
manfaat yang sesuai bagi perusahaan.
Penerapan SAP Business One dalam perusahaan memerlukan biaya yang terdiri
dari biaya aplikasi , biaya implementasi , biaya pembelian perangkat keras (hardware),
biaya pembelian perangkat lunak (software). Berikut adalah biaya awal dalam
implementasi SAP Business One.
0
2
4
6
8
10
12
14
SAP Business One Synergy
Fit
Partial
Gap
209
Biaya aplikasi SAP Business One
Tabel 4.13Biaya aplikasi SAP Business One
Biaya Aplikasi SAP Business Biaya per user Total One
User License SAP Business One
10 Professional User Licence 3000 USD / User 30.000 USD
8 Logistic User Licence 1200 USD / User 9.600 USD
7 Financial User Licence 1200 USD / User 8.400 USD
5 CRM User Licence 1500 USD / User 7.500 USD
Total Biaya User Licence 55.500 USD Biaya Aplikasi SAP Business One mencakup jumlah user pada suatu perusahaan yang
menggunakan aplikasi ini atau dapat disebut biaya user license. Pada implementasi SAP
Business One di perusahaan user license dibagi menjadi :
1. Professional user license :User Licenseyang mempunyai hak akses penuh ke
seluruh modul dan fungsi inti perusahaan yang terdapat pada SAP Business One.
User Licenseini sering digunakan oleh para manajemen eksekutif yang
memerlukan akses lebih ke modul lainya di dalam aplikasi SAP Business
One.Users membayar penuh biaya licese.
User License ini digunakan sebanyak 10 Licensedengan biaya per user 3000 USD
Total biaya Professional user license :
10 license x 3000 USD x Rp 9.100,- = Rp 273.000.000,-
2. Logistic user license : User license ini mempunyai hak akses ke seluruh operasi
penjualan,pembelian dan warehousing. Logistic user dapat mengatur barang
210
serta data serial dan batch ,membuat transaksi inventory dan membuat laporan
inventory.
Hak akses penuh untuk modul produksi, business partner, inventory,
sales A/R, Laporan.
Akses terbatas untuk modul administration, Purchase A/P ,general
modul.
Tidak ada akses untuk modul Financials , sales opportunities , banking ,
MRP , CRM Service , Human Resouce
Perusahaan dapat menghemat 60% biaya licensebila dibandingkan
dengan biaya Professional user license.
User License ini digunakan sebanyak 8License dengan biaya per user 1200 USD
Total biaya Logistic user license :
8 license x 1200 USD x Rp 9.100,- = Rp 87.360.000,-
3. Financial user license: user licenseyangmempunyai hak akses untuk
menjalankan aktivitas rutin seperti journal entries , incoming dan outgoing
payments.
Hak akses penuh untuk modul Financials, business partner , banking ,
laporan. Kecuali : budget , cost accounting
Akses terbatas untuk modul administration, Sales A/R, Purchase A/P ,
Inventory, general modul, produksi.
Tidak ada akses untuk modul Sales opportunities, MRP , CRM Service ,
human resource.
211
Perusahaan dapat menghemat 60% biaya licensebila dibandingkan
dengan biaya Professional user license.
User License ini digunakan sebanyak 7License dengan biaya per user 1200 USD
Total biaya Financial user license :
7 license x 1200 USD x Rp 9.100,- = Rp 76.440.000,-
4. CRM user license :user licenseyangmempunyai hak akses untuk mengatur sales
opportunities dari awal pelanggan melakukan pembelian. Usermempunyai hak
akses pada laporan dan mengatur proses service.
Hak akses penuh untuk modul sales opportunities, CRM Services,
Laporan.
Akses terbatas untuk modul administration, Sales A/R, Purchase A/P
,business partner, Inventory, general modul, produksi.
Tidak ada akses untuk modul Financials, MRP, Banking , human
resource.
Perusahaan dapat menghemat 50% biaya licensebila dibandingkan
dengan biaya Professional user license.
User License ini digunakan sebanyak 5License dengan biaya per user 1500 USD
Total biaya Financial user license :
5license x 1500 USD x Rp 9.100,- = Rp 68.250.000,-
Biaya Implementasi
212
Tabel 4.14 Biaya implementasi SAP Business One
Biaya implementasi SAP
Business One Biaya Total
2 orangfinancial consultant
merangkap sebagai technical
consultant
350 USD / Hari /
orang 65.800 USD
Programmer 15000 USD 15000 USD
Total Biaya Implementasi 80.800 USD
Biaya implementasi meliputi biaya jasa pemakaian consultant dan programmer dalam
proyek ini selama 94hari dengan rincian sebagai berikut :
Jasa consultant SAP Business One Implementation memerlukan biaya sebesar
350 USD / hari .Consultant terdiri dari dua orang yang merupakan financial
consultant merangkap sebagai technical consultant.
Total biaya consultant :
2 orang x 350 USD x 94 hari x Rp 9.100,- = Rp 598.780.000,-
Jasa programmer untuk membuat Add Ons dan customizing pada SAP
Business One memerlukan biaya sebesar 15000 USD (untuk program beberapa
report dan program tambahan pada bagian Human Resource) .
Total biaya programmer :
15000 USD x Rp 9.100,- = Rp 136.500.000,‐
213
Biaya pembelian perangkat keras
Tabel 4.15Biaya Pembelian perangkat keras untuk SAP Business One
Biaya Pembelian perangkat keras Total
1. Server : HP Proliant DL370 G6 625590-001 3489 USD
2. Kabel : TEN 2L-1605P:KVM Cable F/CS-128A 35 USD
Total Biaya Pembelian perangkat keras 3524 USD
Biaya yang diperlukan untuk membeli perangkat keras meliputi biaya pembelian server
dan kabel untuk menghubungkan client dan server. Total biaya pembelian perangkat
keras adalah :( 3489 USD + 35 USD ) x Rp 9100,- = Rp 32.068.400,-
Biaya pembelian perangkat lunak
Tabel 4.16Biaya Pembelian perangkat lunak untuk SAP Business One
D. Biaya Pembelian perangkat Lunak Total
1. Windows Server 2003 Enterprise R2 64bit 25 CALs additional 5 Cals
2485 USD 70 USD
2. SQL Server 2008 R2 Standard 10 Cals additional 20 Cals
1550 USD 1990 USD
Total Biaya Pembelian perangkat lunak 6095 USD Biaya yang diperlukan untuk membeli perangkat lunak adalah untuk pembelian
Windows Server 2003 dan SQL Server 2008.
Total biaya pembelian perangkat lunak adalah :
6095 USD x Rp 9100,- = Rp 55.464.500,-
214
Berikut adalah tabelrincian seluruh biaya yang dikeluarkan untuk implementasi SAP
Business One
Tabel 4.17 Total Biaya Implementasi Aplikasi SAP Business One
Komponen Biaya Biaya Total
A. Biaya Aplikasi SAP Business One
User License SAP Business One
10 Professional User Licence Rp 27.300.000,- / User Rp 273.000.000,-
8 Logistic User Licence Rp 10.920.000 / User Rp 87.360.000,-
7 Financial User Licence Rp 10.920.000 / User Rp 76.440.000,-
5 CRM User Licence Rp 13.650.000 / User Rp 68.250.000,-
Total Biaya User Licence Rp 505.050.000,-
B. Biaya implementasi SAP Business One
2 orang financial consultant merangkap sebagai technical consultant
Rp 3.185.000 / Hari / orang Rp 598.780.000,-
Programmer Rp 136.500.000 Rp 136.500.000
Total Biaya Implementasi Rp 735.280.000,- C. Biaya Pembelian perangkat keras
1. Server : HP Proliant DL370 G6 625590-001 Rp 31.749.900,-
2. Kabel : TEN 2L-1605P:KVM Cable F/CS-128A Rp 318.500,-
Total Biaya Pembelian perangkat keras Rp 32.068.400,-D. Biaya Pembelian perangkat Lunak
1. Windows Server 2003 Enterprise R2 64bit 25 CALs additional 5 Cals
Rp 22.613.500 Rp 637.000
2. SQL Server 2008 R2 Standard 10 Cals additional 20 Cals
Rp 14.105.000 Rp 18.109.000
Total Biaya Pembelian perangkat lunak Rp 55.464.500,-Total Biaya Implementasi Aplikasi SAP Business One
Rp 1.327.862.900,-
215
*Kurs yang dipakai 1 USD = Rp 9.100,- per tanggal 6 Desember 2011
Total biaya yang diperlukan untuk Implementasi Aplikasi SAP Business One pada PT
Bando Indonesia yang meliputi biaya user license , consultant , programmer , hardware
dan software adalah Rp 1.327.862.900,-
4.10 AnalisisManfaat
Sebelum melakukan implementasi suatu sistem, perusahaan harus melakukan
perhitungan terhadap biaya yang diperlukan serta manfaat yang didapatkan. Besarnya
biaya yang dikeluarkan haruslah sebanding dengan manfaat yang didapat.Manfaat dapat
diklasifikasikan menjadi dua macam yaitu tangible benefits dan intangible benefits.
Tangible benefitsmerupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau
peningkatan di dalam suatu perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk
satuan nilai uang . Sedangkan intangible benefits merupakan keuntungan yang sulit atau
tidak mungkin diukur dalam satuan nilai uang.
Manfaat yang didapat dari implementasi SAP Business One pada PT Bando Indonesia
adalah sebagai berikut :
1. Intangible benefits
Peningkatan pelayanan terhadap pelanggan
Peningkatan layanan sehingga meningkatkan pelanggan kepuasan dan semakin
loyal terhadap perusahaan.
Adanya modul CRM (Customer Relationship Management) yang
mengatur hubungan antara perusahaan dengan pelanggan
Fitur pembuatan surat penawaran harga agar pelanggan dapat melakukan
216
perbandingan harga
Adanya penjadwalan terhadap ketersediaan barang hasil produksi
sehingga barang dapat sampai ke pelangan sesuai waktu yang dijanjikan
Terdapa fitur forecasting sehingga stok barang selalu tersedia sehingga
dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.
Peningkatan kepuasan kerja karyawan
Sistem yang terintegrasi dan terotomatisasi mempermudah kinerja serta
meningkatkan produktivitas karwayan
Otomatisasi pembuatan PO
Sistem HRD dan bagian lainya terintegrasi
Database yang tidak perlu diindex ulang setiap bulanya
Meningkatan proses pengambilan keputusan manajemen
SAP Business one terdiri dari modul laporan yang lengkap dan terintegrasi .
Laporan yang ada berisi berbagai informasi yang dapat ditampilkan sesuai
kebutuhan pengguna serta dapat dianalisa dalam berbagai cara. Laporan juga
dapat ditampilkan dalam bentuk grafik .
Efisiensi penggunaan waktu
Dengan SAP Business onedapat dilakukan penghematan waktu karena informasi
tersedia secara real time.
Otomatisasi PO - supplier dapat segera mengetahui adanya pembelian
barang pada saat stok ROP
Laporan dapat dihasilkan dengan cepat
System yang terintegrasi menghasilkan transaksi yang real time
Peningkatan pada proses produksi
217
Pada SAP Business oneterdapat modul MRP yang mengkalkulasikan kebutuhan
dari suatu BOM sesuai dengan sales order. Dengan adanya BOM dapat
mengetahui komponen suatu produk yang akan mempermudah proses produksi
dan menghasilkan produk yang berkualitas.
Meningkatkan pengendalian terhadap stok barang
Stok bahan baku maupun barang jadi tetap tersedia misalnya dengan :
Fitur forecasting yang dapat menjaga stok barang jadi tetap tersedia
Fitur Re-order Point dan otomatisasi Purchase Order yang menjaga
ketersediaan bahan baku untuk produksi
Mengurangi kesalahan dalam memilih supplier
Adanya informasi detail dari pembelian ,data supplier yang terintegrasi danharga
mempermudah dalam pengambilan keputusan pembelian yang efektif. SAP
Business one juga memberikan informasi detil mengenai pembelian yang
tergabung dalam purchase history. Dengan tersedianya data yang detil dan
lengkap akan mempermudah perusahaan dalam mengidentifikasi supplier yang
dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dan melakukan negosiasi untuk
mendapatkan harga terbaik.
2. Tangible benefits
Pengurangan biaya lembur
Aplikasi SAP Business One yang terintegrasi menyediakan data dari
berbagai area internal perusahaan yang dapat diolah menjadi informasi
yang berguna bagi pengguna. Informasi disajikan dalam bentuk laporan
yang sesuai kebutuhan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat karna
data telah tersedia secara real time.
218
Aplikasi SAP Business One memudahkan pengaturan inventory dengan
pengaturan terperinci dari setiap data gudang, melacak dan mencatat
pergerakan barang. Hal ini memudahkan dalam pembuatan laporan dan
membantu dalam melakukan stock opname.
Dengan demikian karyawan akan lebih efektif dan efisien dalam
pembuatan laporan dan penghitungan stok sehingga mengurangi waktu lembur
.Simulasi perhitungan pengurangan karyawan yang lembur adalah sebagai
berikut
Tabel 4.18 Simulasi pengurangan jumlah karyawan lembur
Bulan 1
Bulan 2
Bulan 3
Bulan 4
Bulan 5
Bulan 6
Rata-Rata
Jumlah karyawan lembur (orang)
4 2 4 2 2 4 3
Biaya lembur setiap bulannya adalah :
3 x 1/173 x 3.000.000 x 1,5 x 3 = Rp. 234.104,05
Tabel 4.19 Pengurangan biaya lembur
Biaya Per Bulan Biaya Per Tahun Persentase Penghematan Biaya lembur
System Synergy Rp. 1.170.520 Rp. 14.046.240
80 % SAP Business One Rp. 234.104 Rp. 2.809.248
219
Pengurangan biaya kertas
Aplikasi SAP Business one menyediakan informasi yang terintegrasi dan real
time . Dengan demikian dapat mengurangi penggunaan kertas dalam proses
internal perusahaan yang menggunakan dokumen , seperti surat pengeluaran
barang, surat hasil produksi dan lainya. Penggunaan kertas hanya digunakan
untuk proses bisnis eksternal seperti pembuatan invoice serta pembuatan laporan.
Simulasi perhitungan pengurangan pemakaian kertas adalah sebagai berikut :
Tabel 4.20 Simulasi pengurangan penggunaan kertas
Bulan 1
Bulan 2
Bulan 3
Bulan 4
Bulan 5
Bulan 6
Rata-Rata
Jumlah Penggunaan Kertas (rim)
3 2 3 2 2 3 2.5
Biaya kertas tiap bulannya adalah :
2.5 rim x Rp. 35.000,- = Rp 87.500,-
Tabel 4.21 Pengurangan biaya kertas
Biaya Per Bulan Biaya Per Tahun Persentase PenghematanBiaya kertas
System Synergy Rp. 280.000 Rp. 3.360.000
68.75 % SAP Business One Rp 87.500 Rp 1.050.000
Pengurangan biaya Cartridge printer
Pengurangnya penggunaan kertas akan mempengaruhi pemakaian
220
Cartridgeprinter karena berkurangnya proses pencetakan dokumen internal
perusahaan. Simulasi perhitungan penguranganpemakaian Cartridge printer
adalah sebagai berikut :
Tabel 4.22 Simulasi pengurangan penggunaan Cartridge printer
Bulan 1
Bulan 2
Bulan 3
Bulan 4
Bulan 5
Bulan 6
Rata-Rata
Jumlah Penggunaan Cartridge Printer(buah)
2 2 2 1 2 3 2
Biaya Cartridge Printer tiap bulannya adalah :
2 buah x Rp. 135.000,- = Rp 270.000,-
Tabel 4.23 Pengurangan biaya Cartridge printer
Biaya Per Bulan Biaya Per Tahun Persentase PenghematanBiaya printer
System Synergy Rp. 945.000 Rp. 11.340.000
71.42 % SAP Business One Rp 270.000 Rp 3.240.000
221
4.11 Analisis Kelayakan SAP Business One
Tabel 4.24 Analisis Kelayakan SAP Business One
Kelayakan Applikasi SAP Business One Bisnis Proses Bedasarkan Analisis Fit / Gap . total requirement yang dibutuhkan
untuk perusahaan berjumlah 14 dengan presentase Fit sebesar 85,71 % dan presentase Partial Gap sebesar 14,29%
Kebutuhan Hardware dan Software (minimum)
Server Client / Workstation Operating system
Microsoft Windows 2000 Server/Advanced Server Microsoft Windows 2003 Server Standard /Enterprise
Microsoft Windows 2000 Professional Microsoft Windows XP SP1
Minimum CPU
1x Intel Pentium III 1x Intel Pentium III
RAM Memory
256 MB 128 MB
HD Free Space
System Partition : 500MB / Data Partition : 2GB 500 MB
CD‐ROM Drive
24x or higher 24x or higher
Display 640 x 480 with 256 colors or higher
800 x 600 with 256 colors or higher
Database Microsoft SQL Server 2000 SI 3 Microsoft IE 6.0 SP1
Software
Sybase Adaptive Server Enterprise 12.5.1 IBM DB2 Universal Database 8.1 SP3 Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Akses Components (MDAC) 2.6/2.8 for windows 2003 Server Untuk IBM DB2 : Microsoft Visual C++ 6.0 – windows 2000 Microsoft Visual C++ .NET – windows 2003
Microsoft Data Akses Components 2.6 (MDAC) or
higher
222
4.12 Analisis Hasil Akhir Kelayakan Dari SAP Business One
Empat Kategori Kelayakan SAP Business One pada PT Bando Indonesia :
1.Operational Feasibility
Dengan fitur-fitur yang ada, Applikasi Sap Business One layak diimplementasikan pada
perusahaan karena dapat mengatasi segala masalah yang terjadi pada aplikasi yang
berjalan pada PT Bando Indonesia. Hal ini dapat ditunjukkan oleh hasil dari Fit Gap
Analysis yang dilakukan dengan menghasilkan hasil Fit sebesar 85,71 % dan presentase
Partial Gap sebesar 14,29% (Tabel 4.11Fit And Gap System Synergy dan SAP Business
Finansial Total biaya yang diperlukan untul implementasi SAP Business One
pada PT Bando Indonesia adalah sebesar Rp 1.327.862.900,- dengan
rincian sebagai berikut :
-Total Biaya User Licence = Rp 505.050.000,- -Total Biaya consultant = Rp 735.280.000,- -Total Biaya Pembelian perangkat keras = Rp 32.068.400,- -Total Biaya Pembelian perangkat lunak = Rp 55.464.500,-
Project Management
Perkiraan total waktu yang dihabiskan untuk mengimplementasikan SAP Business One pada PT Bando Indonesia adalah : 1.Tahap Preparation : 8 hari 2.Tahap Business Blue Print : 23 hari 3.Tahap Realization : 32 hari 4. Tahap Final Preparation : 13 hari 5. Tahap Go Live & Support : 18 hari Total waktu implementasi : 94 hari
223
one). Dengan demikian SAP Business One bisa menjadi pilihan untuk menyelesaikan
permasalahanyang dihadapi oleh perusahaan.
2.Technical Feasibility
Perusahaan mampu menyediakan requirement dari hardware dan software yang
dibutuhkan pada SAP Business One yang ditujukan pada Tabel 4.1 SAP business one
System requirementsebagai infrastruktur dasar dari pembangunan aplikasi berbasis Sap
Business One.Hardware dan Software yang dibutuhkan juga tidak membebani
perusahaan ataupun menimbulkan kesulitan baru di dalam proses pengadaannya
sehingga bisa dipenuhi secara menyeluruh oleh perusahaan.
3.Schedule Feasibility
Perusahaan menerima jangka waktu penerapan aplikasi SAP Business One yang
diimplementasi dalam waktu 94 hari dengan menggunakan metode ASAP (Accelerated
SAP) yang terdiri dari 5 tahapan yaitu : Preparation , Business Blueprint , Realization ,
Final Preparation , Go Live and Support (Tabel 4.2 Gant Chart Project Implementation
SAP Business One). Penjadwalan ini juga sesuai waktu yang ditentukan oleh PT Bando
Indonesia dalam penjadwalan pengimplementasian SI/TI Pada PT Bando Indonesia
4.Economic Feasibility
Total Pengeluaran yang diperlukan perusahaan senilai Rp 1.327.862.900,00merupakan
harga yang disetujui oleh PT Bando Indonesia. Biaya dikeluarkan untuk implementasi
SAP Business One yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan-keuntungan dan
manfaat-manfaat bagi perusahaan , seperti yang tertera pada analisiscost and benefit.