Hakikat Sistem Pengendalian Manajemen
BAB 4PUSAT TANGGUNG JAWAB : PUSAT PENDAPATAN DAN BEBANOleh :
Lintang Nahdya Putri118694202Yani Oktavia118694209Lintang
Trenggono118694217Genoveva Monica118694218Harshela Dwi Anggar
K.118694222Rudi Hartono118694226Andree Yandha P.118694230Aswin Tri
Hatmoko118694231
Pusat Tanggung JawabPusat tanggung jawab merupakan organisasi
yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawan terhadap
aktivitas yang dilakukanLNPSifat Pusat Tanggung JawabPerusahaan
secara keseluruhan memiliki cita-cita, dan manajemen senior
menentukan sejumlah strategi untuk mencapai cita-cita tersebut.
Fungsi dari berbagai pusat tanggung jawab dalam perusahaan adalah
untuk mengimplementasikan strategi tersebut
PekerjaanInputOutputSumber daya yang digunakanModalBarang dan
JasaHubungan antara Input dan OutputManajemen bertanggung jawab
untuk memastikan hubungan yang optimal antara input dan
output.Pengendalian fokus pada penggunaan input minimum yang
dibutuhkan untuk memproduksi output yang diperlukan menurut
spesifikasi dan standar mutu yang benar, tepat waktu, dan sesuai
dengan jumlah yang diminta.Mengukur Input dan OutputBiaya adalah
suatu ukuran moneter dari jumlah sumber daya yang digunakan oleh
suatu pusat tanggung jawabDalam organisasi-organisasi nirlaba,
barangkali juga tidak ada tolok ukur atas output secara
kuantitatif. Banyak organisasi bahkan tidak berupaya untuk mengukur
output dari masing-masing pusat tanggung jawabKonsep input, output,
dan biaya bisa digunakan untuk menjelaskan makna dari efisiensi
& efektifitas, yang merupakan 2 kriteria dengan mana kinerja
pusat tanggung jawab dinilai.
efisiensi : rasio output terhadap input atau jumlah output per
unit input.efektivitas : ditentukan oleh hubungan antara output
yang dihasilkan oleh suatu pusat tanggung jawab dengan
tujuannya.
Efisiensi dan Efektivitas berkaitan satu dengan yang lain,
setiap pusat tanggung jawab harus efektif dan efisien, demana
organisasi harus mencapai tujuannya secara optimal.Efisiensi &
EfektivitasyaniEfektivitas: do the right things, melakukan hal-hal
yang tepat
Efisiensi: do things right, melakukan hal-hal dengan tepat
Jadi sebelum kita bicara efisiensi, kita harus yakin bahwa kita
efektif.Jenis-jenis Pusat Tanggung Jawabdigolongkan menurut sifat
input dan/atau output moneter yang diukur untuk tujuan
pengendalian: pusat pendapatanpusat labapusat bebanpusat
investasiSuatu output diukur secara moneter, akan tetapi tidak ada
upaya formal yang dilakukan untuk mengaitkan input (yaitu beban
atau biaya) dengan output.
Pusat pendapatan merupakan unit pemasaran / penjualan yang tidak
memiliki wewenang untuk menetapkan harga jual dan tidak bertanggung
jawab atas harga pokok penjualan.pusat pendapatanPusat Beban
TeknikPekerjaaninputoutput(dolar)(fisik)FungsimanufakturHubungan
optimal yang dapat ditetapkanLTpusat bebanPusat Beban
KebijakanPekerjaaninputoutput(dolar)(fisik)FungsiPenelitian dan
PengembanganHubungan optimal yang dapat ditetapkanPusat
PendapatanPekerjaaninputoutput(dolar hanya untuk biaya biaya yang
langsung)(dolar pendapatan)FungsipemasaranInput tidak
BerhubunganDengan output Pusat LabaPekerjaaninputoutput(dolar
biaya)(dolar laba)Unit bisnisInput tidak BerhubunganDengan output
Pusat InvestasiModal yang digunakaninputoutput(dolar biaya)(dolar
laba)Unit BisnisInput tidak BerhubunganDengan output Penyusunan
AnggaranManajemen membuat keputusan anggaran untuk pusat beban
kebijakan yang terpisah dari pusat beban teknik.Selanjutnya ,
manajemen menentukan apakah anggaran operasi yang diajukan bisa
mencerminkan biaya per unit dari pelaksanaan tugas secara
efisien.DEFINISIPerencanaan stratejik adalah proses memutuskan
program-program yang akan diambil organisasi dan perkiraan jumlah
sumber daya yang dialokasikan untuk masing-masing program selama
beberapa tahun ke depan.Anggaran Inkremental. Tingkat biaya
sekarang dari pusat beban kebijakan dipakai sebagai titik awalnya.
Dua kekurangan pembuatan anggaran inkremental.Tingkat pengeluaran
yang ada dari pusat beban kebijakan.Para manajer pusat beban ini
biasanya ingin meningkatkan tingkat pelayanan dan cenderung meminta
tambahan sumber dayamonicaTinjauan Berdasarkan Nol (Zero-Base
Review). Membuat analisis menyeluruh dari setiap pusat beban
kebijakan pada jadwal yang terus bergulir.Variasi BiayaBiaya dalam
pusat beban kebijakan cukup terlindungi dari fluktuasi jangka
pendek.Jenis Pengendalian KeuanganMengendalikan biaya dengan
mengikutsertakan para manajer guna berperan serta dalam
perencanaan.Pengukuran KinerjaPekerjaan utama bagi seorang manajer
pusat beban kebijakan adalah untuk mencapai output yang diinginkan
Pusat AdministratifMeliputi manajemen senior korporat dan manajemen
unit bisnis, serta para manajer unit unit pendukung. Pusat
pendukung merupakan unit unit yang menyediakan layanan kepada pusat
tanggung jawab.harselaPermasalahan dalam pengendalian Pengendalian
atas beban administratif cukup sulit dikarenakan :Masalah masalah
yang ada dalam pengukuran outputBanyaknya ketidaksesuaian antara
cita cita staf departemen dan cita cita perusahaan secara
keseluruhanPenyusunan anggaranAnggaran yang diajukan untuk pusat
administratif maupun pusat pendukung biasanya terdiri dari
suatudaftar pos pos beban, dengan usulan anggaran dibandingkan
dengan seluruh beban aktual pada tahun berjalan. Beberapa
perusahaan meminta penyajian yang lebih terinci, yang mencangkup
sebagian atau semua komponen di bawah ini :Bagian yang membahas
biaya pokok dari suatu pusat administratif atau pendukung
tersebutBagian yang membahas aktivitas kebijakan dari pusat
administratif atau pendukung tersebutBagian yang menjelaskan semua
pengajuan penambahan dalam anggaran di luar inflasi
Permasalahan dalam PengendalianKesulitan dalam menghubungkan
hasil yang diperoleh dengan inputTidak adanya keselarasan
cita-citarudiRangkaian kesatuan penelitian dan
pengembanganAktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh organisasi
litbang merupakan satu kesatuan rangkaian, dimana penelitian dasar
adalah titik awal dan pengujian produk merupakan titik
akhirPenelitian dasar memiliki ciri :Tidak terencana, dimana pihak
manajemen hanya membuat keputusan secara umum mengenai bagian yang
harus dieksplorasiAda tengang waktu yang lama antara penelitian
dimualai dengan pengenalan produk yang dihasilkan
Pengujian produkproyek proyek yang melibatkan pengujian produk
adalah memperkirakan waktu dan kebutuhan keuangan tidak setepat
untuk aktivitas produksi,namun dengan akurasi yang memadai untuk
memungkinkan perbandingan antara jumlah yang dianggarkan dengan
jumlah aktual yang terpakai secara wajarProgram
Litbangandree33Pengukuran Kinerja34Anggaran TahunanJika suatu
program litbang berjangka panjang dan telah menjalankan program ini
dengan sistem persetujuan proyek maka upaya untuk menyusun anggaran
litbang pertahun akan menjadi persoalan yang sederhana.Jika
anggaran disusun sesuai dengan rencana, maka persetujuan atas
proyek merupakan sesuatu yang rutin.Penyusunan anggaran akan
memungkinkan manajemen untuk melihat proyek litbang tersebut dengan
pertanyaan Dengan yang kita ketahui sekarang ini, apakah ini
merupakan cara yang terbaik untuk menggunakan sumberdaya yang kita
miliki tahun depan ?Pengukuran Kinerja Pusat litbang36Pusat
Pemasaranaswin37Jenis aktivitas logistik38Jenis Aktifitas
Pemasaran39Tiga Jenis Pengukuran Aktivitas Pusat Pemasaran 40sekian
dan terima kasih Kasus 4-5WESTPORT ELECTRIC CORPORATIONORGANISASI
WESTPORT
Westport Electric merupakan salah satu perusahaan raksasa AS
yang memproduksi dan menjual listrik serta produk elektronik.
Kegiatan operasi perusahaan dibagi ke dalam empat grup,
masing-masing dikepalai wakil presiden grup. Grup-grup ini terdiri
dari: Grup Pembangkit Listrik dan Transmisi, Grup Perkakas Rumah
Tangga, Grup Militer dan Ruang Angkasa, serta Grup Elektronika.
Pada tingkat perusahaan terdapat staf riset pengembangan dan enam
staf administratif kantor, masing-masing dikepalai oleh wakil
presiden. Tanggung jawab staf administratif, meskipun mereka
berbeda tergantung pada lingkungannya, dapat dibagi kedalam
kategori berikut:1. Saran manajemen puncak.2. Pemberian saran bagi
divisi operasi dan kantor staf lainnya.3. Koordinasi
antardivisi.Prosedur Persetujuan
Penyampaian Informasi
Pada awal musim semi setiap tahun, departemen anggaran
mengeluarkan instruksi dan jadwal untuk persiapan, peraturan, dan
persetujuan anggaran untuk tahun berikutnya. Karena yang
diperhatikan dalam kasus ini adalah anggaran staf administratif,
deskripsi akan dibatasi pada sifat penyampaian informasi oleh
masing-masing kantor administratif. Tiap kantor staf melengkapi
jadwal sebagai berikut:Anggaran Berdasarkan Klasifikasi
BebanAnggaran Berdasarkan KegiatanPenjelasan mengenai
PerubahanPresentasi Proposal Anggaran
Setiap anggaran kantor staf administratif disetujui oleh
presiden dan eksekutif wakil presiden dalam rapat anggaran. Wakil
presiden bidang keuangan hadir dalam seluruh presentasi anggaran,
tetapi tidak memiliki kekuasaan untuk menyetujui ataupun
menolak.
Fungsi Departemen Anggaran
Fungsi departemen anggaran dalam menjalankan anggaran staf
administratif telah menentukan jadwal yang disampaikan dan jadwal
bagi pelaksanaannya dan untuk memeliharan kejujuran penyajian.
Rincian presentasi dilaksanakan sebelum keterlibatan James King
dan asisten administrasi hingga wakil presiden staf administrasi.
Ketika presentasi dibuat departemen anggaran akan diminta untuk
menyetujui informasi keuangan yang tengah dipresentasikan.
Evaluasi Anggaran
Pada tahun kedua James King menjabat sebagai supervisor bagian
anggaran staf administratif. Sebelumnya, dia telah menjadi manager
anggaran di Electric Stove Division. Pada tingkat divisi, analis
anggaran memberikan pengaruh terhadap seluruh tingkat efisiensi
yang ditampilkan dalam anggaran operasi. Sebagai contoh, didalam
Electric Stove Divison, pengendali divisi menghadiri setiap rapat
anggaran divisi dan mendebat dengan argumen yang panjang dan keras
untuk menolak setiap anggaran yang ia percayai tidak cukup kuat.
Sebab dia telah memiliki pengalaman yang banyak dalam operasi
divisi tersebut, dan biasanya berhasil. King tahu sangatlah sulit
untuk menyamakan sikap wakil presiden bagian keuangan (yang tidak
pernah terlihat memajukan tujuan apa pun ke dalam anggaran yang
diusulkan) dengan atasan terdahulunya, pengendali dari Electric
Stove Divison. Akibatnya, dia meminta untuk bertemu dengan Ensign
dan Kelly untuk melihat jika sesuatu dapat dilakukan untuk
meningkatkan teknik evaluasi terhadap anggaran staf
administratif.Meskipun demikian, King yakin bahwa adalah penting
bagi seseorang untuk mengevaluasi proposal anggaran secara kritis,
seperti yang mereka lakukan pada tingkat divisi. Rapat ditutup oleh
Ensign dengan meminta Kelly dan King untuk mempersiapkan sebuah
proposal yang akan memecahkan masalah yang diangkat dalam rapat
perusahaan tersebut.pertANYAANApa yang seharusnya dilakukan oleh
Westpost Electric berkenaan dengan evaluasi masalah yang ada
?JAWABANBerdasarkan pembahasan kasus Westport Electrict, kami dapat
sarankan sebagai berikut :Wakil presiden bidang keuangan walaupun
tidak memiliki kekuasaan untuk menyetujui ataupun menolak anggaran
yang dipresentasikan dalam rapat anggaran, sebaiknya dilibatkan dan
diberikan kesempatan untuk mempresentasikan/memberikan informasi
berupa hasil analisis atas laporan keuangan dan anggaran perusahaan
(terutama menyangkut pendapatan dan beban) perusahaan, baik periode
sebelumnya maupun periode aktual (perkiraan tahun yang sedang
berjalan), agar setiap wakil presiden staf administratif dapat
memperoleh informasi menyangkut pendapatan dan beban perusahaan
sebagai bahan pertimbangan dalam membuat usulan/proposal anggaran
pada periode-periode berikutnya.Mengurangi
pelatihan-pelatihan/kursus-kursus yang kurang bermanfaat, hal ini
selain mengeluarkan banyak dana untuk membiayai pelatihan juga
banyak membuang waktu manajemen.Perusahaan harus lebih
mengoptimalkan kinerja staf legal, dalam hal efisiensi waktu agar
dapat meminimalisir biaya.agar top manajemen memberikan perhatian
yang cukup mengenai efisiensi dan efektivitas untuk tiap divisi
dalam perusahaan. Saat ini, pada umumnya top manajemen hanya
berfokus pada angka; kesuksesan dalam finansial hanya dinilai dari
profit yang di dapat oleh perusahaan tanpa mempertimbangkan sisi
performa kinerja dari perusahaan walau pada kenyataanya evaluasi
kinerja lebih penting untuk setiap perusahaan. Sebagai perusahaan
yang hanya berfokus pada profit, penghasilan dan biaya pengeluaran
harus dihitung untuk setiap divisi dalam perushaan.Sebaiknya dalam
setiap persetujuan anggaran staf administratif, Presiden dan wakil
presiden eksekutif yang berwenang dalam menyetujui anggaran
diharuskan agar terlebih dahulu mengumpulkan data-data dan
informasi-informasi (baik data/informasi yang berasal dari intern
maupun ekstern perusahaan) yang relevan dan akurat agar anggaran
tersebut dapat dievaluasi dengan baik tingkat efektivitas dan
efisiensinya sebelum persetujuan diambil.CONTOH KASUS LAINNYA
..Contoh pusat pendapatan:Pada tahun 1999, dua perusahaan, Servico
dan Impac Hotel Group, bergabung membentuk Lodgian, Inc., salah
satu dari pemilik dan operator terbesar hotel-hotel di Amerika
Serikat. Lodgian mereorganisasi diri ke dalam enam wilayah,
masing-masing dengan Wakil Presiden Wilayah, seorang manajer
operasi regional, dan seorang direktur penjualan dan pemasaran
wilayah.
Fungsi-fungsi penjualan dan pemasaran merupakan pusat
pendapatan, dengan tujuan untuk memperbaiki pangsa pasar secara
signifikan.Contoh pusat BEBAN:Percy Bernevik, mantan CEO Asea Brown
Boveri, terkenal karena mengurangi jumlah staf perusahaan setelah
menyelesaikan akuisisi besar-besaran. Sebagai contoh, staf di
kantor cabang AS, Combustion Engineering, dikurangi dari 600 orang
menjadi 100 orang selama periode dua tahun, dan staf di kantor
cabang Jerman dikurangi dari 1.600 menjadi 100 orang dalam waktu
tiga tahun. Dalam waktu enam bulan setelah bergabung dengan IBM
sebagai pejabat eksekutif utama di tahun 1993.Louis V.Gerstner
membentuk 12 satuan tugas untuk mengkaji peluang pertumbuhan,
membentuk suatu struktur komite manajemen senior yang baru,
mengubah proses evaluasi atas teknologi baru, membentuk komite
eksekutif baru berjumlah 11 orang dan anggota dewan manajemen
berjumlah 34 orang, membawa seorang CFO dan seorang wakil presiden
senior baru untuk sumber daya manusia dan administrasi,
memerintahkan pembehentian 35.000 orang dan pemotongan $1,75 miliar
dalam beban overhead, dan mengubah dasar kompensasi manajemen.Di
suatu pusat beban kebijakan, selisih antara anggaran dan biaya yang
sesungguhnya bukanlah ukuran efisiensi. Pada hakikatnya, hal
tersebut hanya merupakan selisih antara input yang dianggarkan dan
input yang sesungguhnya, serta tidak mencakup nilai output. Jika
biaya yang sesungguhnya tidak melebihi jumlah anggaran, maka pihak
manajer sudah hidup sesuai dengan anggaran, akan tetapi karena,
anggaran tidak dimaksudkan untuk meramalkan jumlah pengeluaran yang
optimum, maka menjalankan usaha dalam batas-batas anggaran yang ada
tidak selalu berarti menunjukkan kinerja yang efisien.
