BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Siklus Pendapatanrepository.usu.ac.id/bitstream/123456789/39830/4/Chapter II.pdf · Siklus pendapatan menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 9) adalah kejadian

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Siklus Pendapatan

Pengertian dari siklus pendapatan dapat dilihat dari pendapat beberapa ahli

berikut ini :

Siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005 : 5) adalah

rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus

berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih

kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.

Siklus pendapatan menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 9) adalah kejadian

– kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas –

entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan.

Siklus pendapatan menurut Widjajanto (2001 : 304) adalah daur yang

meliputi fungsi – fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa yang

dihasilkan perusahaan kepada pelanggan. Daur pendapatan, dengan demikian,

merupakan ujung tombak aktivitas perusahaan yang akan menghasilkan nutrisi

bagi perusahaan dalam bentuk pendapatan hasil penjualan.

Siklus pendapatan menurut Winarno (1994 : 10) ialah yang berhubungan

dengan pendistribusian sumber – sumber ekonomi yang telah diubah bentuknya

kepada pembeli dan mendapatkan pembayarannya dari mereka.

Universitas Sumatera Utara

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa siklus pendapatan adalah

rangkaian aktivitas bisnis perusahaan yang berkaitan dengan pendistribusian

barang atau jasa kepada pelanggan yang berlangsung secara terus – menerus dan

penagihan pembayaran dari hasil penjualan tersebut.

Berikut adalah gambar diagram arusdata tingkat 0 pada siklus pendapatan

Gambar 2.1 Data Flow Diagram Siklus Pendapatan tingkat 0

Sumber: Romney dan Steinbart (2000 : 417)

2.1.1. Tujuan Siklus Pendapatan

Menurut Winarno (1994 : 200) tujuan umum diselenggarakannya siklus

pendapatan adalah menukar produk atau jasa menjadi kas. Tujuan ini dapat dirinci

menjadi :

1. Menyelidiki bahwa pembeli mempunyai kemampuan cukup untuk

membayar kredit.


2. Mengirirm barang atau mengerjakan jasa kepada konsumen pada

waktu yang telah disetujui.

3. Menagih hasil penjualan dengan teliti dan tepat waktu.

4. Mencatat dan mengklasifikasi penerimaan kas dengan teliti dan

secepatnya.

5. Membukukan penjualan dan penerimaan kas ke rekening pembeli

dengan benar.

6. Melindungi barang dan kas sampai saat dikirim atau dideposit.

7. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan yang berhubungan dengan

penjualan barang dan jasa.

2.1.2. Fungsi Siklus Pendapatan

Menurut Winarno (1994 : 200) dalam hal penjualan barang, fungsi siklus

pendapatan meliputi :

1. Mendapatkan pesanan dari pembeli.

2. Memeriksa status kredit pembeli.

3. Mencatat dan memroses data penjualan.

4. Menyiapkan dan melakukan pekerjaan untuk pembeli.

5. Mengirim barang atau jasa

6. Menagih konsumen.

7. Menerima pembayaran dan menyimpannya ke bank.

8. Menyelenggarakan catatan piutang dagang

9. Memindahbukukan transaksi ke buku besar.


10.Menyusun laporan keuangan dan laporan lain yang diperlukan.

2.2. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

2.2.1. Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 7) siklus pendapatan dimulai

dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan

penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran

melakukan proses entri pesanan penjualan. Gambar 2.2. menunjukkan bahwa

proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap : mengambil pesanan dari

pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa

ketersediaan persediaan. Gambar 2.2. juga memasukkan kegiatan penting terkait

yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ataupun oleh departemen

terpisah untuk pelakayanan pelanggan (yang umumnya juga bertanggung jawab

pada wakil direktur utama bagian pemasaran), yang menjawab permintaan

pelanggan.


© 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11/e Romney/Steinbart 14 of 161

1.1TakeOrder

Customer

Shipping

1.2ApproveCredit

1.3Check

Inv.Avail.

Billing Ware-house

Purchas-ing

1.4Resp. to Cust. Inq.

Customer

Sales Order

Customer

Inventory

Orders

Orders

ApprovedOrders

PackingList

SalesOrder

SalesOrder

Inqu

iries

Resp

onse

DFD forSales Order Entry

Gambar 2.2. Diagram Arus Data Untuk Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)

Sumber: Romney & Steinbart (2008 : 14)

2.2.1.1. Mengambil Pesanan Pelanggan

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 7) pesanan pelanggan dapat

diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui Web

site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Pada tahun – tahun terakhir ini,

berbagai organisasi telah menemukan beberapa cara untuk menggunakan TI guna

meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses entri pesanan penjualan. Salah satu

cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan

mengizinkan para pelangggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri.

Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui Web site, tetapi hal

ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun melalui surat.


Web site menyediakan cara lain untuk mengotomatisasikan

pengentrian pesanan penjualan. Kegunaannya tidak hanya untuk mengurangi

biaya yang berkaitan dengan pengambilan pesanan pelanggan, tetapi juga

memberikan peluang untuk meningkatkan penjualan dengan memungkinkan

pelanggan untuk mendesain produk mereka sendiri. Ssitem entri pesanan

penjualan interaktif semacam ini disebut sebagai choiceboards.

Teknologi informasi juga menyediakan banyak peluang untuk

meningkatkan efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan, sebuah proses yang

disebut sebagai otomatisasi tenaga penjualan. Contohnya, e-mail adalah cara yang

ekonomis untuk menginformasikan para pegawai bagian penjualan mengenai

perubahan harga dan promosi penjualan, serta untuk mengingatkan mereka

kebutuhan khusus dan ketertarikan tertentu para pelanggan. E–mail juga

menyediakan sarana untuk persetujuan real – time bagi kesepakatan penjualan

khusus.

Bagaimana pun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya,

merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk

memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab

itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang

menyeluruh :

• Pemeriksaan validitas rekening pelanggan dan nomor persediaan, dengan cara

mencocokkannya dengan informasi dalam file induk pelanggan dan

persediaannya.


• Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan,

temasuk alamat pengiriman dan penagihan untuk pelanggan, telah tercantum.

• Uji kewajaran yang membandingkan kuantitas yang dipesan dengan

pengalaman terdahulu untuk barang dan pelanggan tersebut.

2.2.1.2. Persetujuan Kredit

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 11) sebagian besar penjualan

antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan

secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan

catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan

biasanya tidak dibutuhkan. Sebagai gantinya, pengambil pesanan memiliki

otorisasi umum untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik, artinya

mereka yang tidak memiliki saldo yang lewat jatuh tempo. Hal ini biasanya

dicapai dengan membuat batas kredit (saldo kredit maksimum yang diizinkan)

untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit pelanggan terdahulu dan

kemampuannya untuk membayar. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi

pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi

saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi

bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang ada tidak

melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan

pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.

• Pemeriksaan batas dapat membandingkan jumlah pesanan dan saldo rekening

pelanggan yang ada dengan batas kredit pelanggan tersebut. (Apabila pesanan


baru tersebut tidak menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit,

maka pesanan tersebut diterima. Apabila pesanan yang diajukan akan

menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka e-mail akan

dikirim ke manajer bagian kredit untuk memutuskan apakah pesanan tersebut

disetujui atau ditolak.)

Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para

pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut,

atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum

dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.

2.2.1.3. Memeriksa Ketersediaan Persediaan

Langkah berikutnya menurut Romney dan Steinbart (2005 : 12)

adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan

tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal

pengiriman. Akurasi proses ini adalah hal yang penting, karena apabila catatan

persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja

kecewa ketika terjadi penundaan tidak terduga dalam pemenuhan pesanan mereka

tersebut.

Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut

kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi

daftar jenis barang – barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan


pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan

persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Walaupun

secara tradisional merupakan dokumen dari kertas, kartu pengambilan sekarang

sering kali merupakan formulir elektronis yang dapat ditampilkan ke alat yang

mudah dibawa dengan tangan atau pada layar monitor yang terdapat dalam

forklift. Guna lebih meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan barang seringkali

mendaftar barnag dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang, daripada

dalam bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan.

2.2.1.4. Menjawab Permintaan Pelanggan

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 13) selain memproses

pesanan pelanggan, gambar 2.1. menunjukkan bahwa proses entri pesanan

penjualan meliputi pemberian jawaban atas permintaan pelanggan. Kadang kala,

permintaan – permintaan ini mendahului suatu pesanan, dan sering kali mereka

terjadi setelah pesanan dibuat.

Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga

perusahaan – perusahaan menggunakan software khusus, yang disebut dengan

sistem manajemen pelayanan pelanggan (customer relationship management –

CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur

data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk

memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal. Contohnya, informasi

mengenai preferensi pelanggan dan catatan transaksi dapat digunakan untuk

menyarankan produk – produk lainnya yang mungkin akan dipertimbangkan oleh


pelanggan. Data terinci mengenai permintaan dan praktik bisnis pelanggan juga

dapat digunakan untuk secara pro aktif menghubungi para pelanggan mengenai

kebutuhan untuk pemesanan kembali.

Banyak permintaan pelanggan merupakan hal yang bersifat rutin.

Sebagai konsekuensinya, perusahaan dapat dan harus menggunakan TI untuk

mengotomatisasikan jawaban atas permintaan yang umum, seperti pertanyaan

mengenai saldo rekening dan status pesanan, agar pegawai bagian pesanan

penjualan dan pelayanan pelanggan dapat memusatkan waktu dan tenaga mereka

untuk menangani permintaan yang lebih rumit dan tidak biasa. Contohnya, Web

site memberikan alternatif yang efektif dari segi biaya daripada telepon bebas

pulsa pelayanan pelanggan cara lama, yaitu dengan mengotomatisasikan prose

situ dengan sebuah daftar pertanyaan yang sering ditanyakan (frequently asked

questions – FAQs). Ruang diskusi juga bisa disediakan, agar para pelanggan dapat

berbagi informasi dan tips – tips yang berguna, antara satu sama lain. Web site

juga memungkinkan para pelanggan untuk menggunakan PIN agar dapat secara

langsung mengakses informasi rekening mereka dan untuk memeriksa status

pesanan mereka.

Akan tetapi, merupakan hal yang tidak mungkin untuk

mengantisipasi setiap pertanyaan yang mungkin ditanyakan pelanggan. Oleh

sebab itu, Web site yang didesain untuk pelayanan pelanggan mungkin harus

memasukkan pesan instan atau fitur perbincangan untuk memungkinkan para

pelanggan mendapatkan bantuan ahli dan saran real – time untuk masalah –


masalah khusus yang tidak dapat terjawab dengan memuaskan dalam FAQs

(frequently asked questions).

2.2.2. Pengiriman (Shipping)

Aktivitas dasar kedua menurut Romney dan Steinbart (2005 : 15)

adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkannya sesuai yang diinginkan

tersebut. Seperti yang diperlihatkan dalam gambar 2.3. proses ini terdiri dari dua

tahap :

1. Mengambil dan mengepak pesanan, dan

2. Mengirim pesanan tersebut.

Departemen bagian penggudangan dan pengirirman aktivitas ini. Kedua

fungsi tersebut mencakup penyimpanan persediaan dan akhirnya

mempertanggungjawabkannya pada wakil direktur utama bagian produksi.


2.1Pick &Pack

Sales Order

2.2Ship

Goods

SalesOrderEntry

Shipping

Carrier

Inventory

ShipmentsBilling &Accts.Rec.

Picking List

Goods &PackingList

Goods,Packing Slip,& Bill of Lading

Bill ofLading &Packing Slip

SalesOrder

Gambar 2.3.

Diagram Arus Data Untuk Pengiriman (Shipping)



1. Ambil dan Pak Pesanan

Kartu pengambilan barang sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu

proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan

kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap

produk, untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang

mencatat jumlah setiap barang, baik dalam kartu pengambilan barang itu sendiri

jika menggunakan dokumen kertas, maupun dengan memasukkan data ke dalam

sistem jika formulir elektronis yang digunakan. Persediaan kemudian akan

dipindahkan ke departemen pengiriman.

2. Kirim Pesanan

Departemen pengiriman membandingkan eprhitungan fisik persediaan dengan

jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah

yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung

ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. Penyimpangan dapat timbul,

baik karena barang tersebut tidak disimpan di lokasi yang ditunjukkan di kartu

pengambilan barang atau catatan persediaan perpetual tidak akurat. Pada kasus

seperti ini, departemen pengiriman perlu memulai pemesanan kembali barang –

barang yang tidak ada dan memasukkan jumlah yang benar dalam slip

pengepakan.

Setelah staf administrasi bagian pengiriman menghitung barang yang dikirim

dari gudang, jumlah pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlah barang akan

dimasukkan dengan menggunakan terminal on-line. Proses ini memperbarui field


jumlah yang dimiliki dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan

slip pengepakan dan beberapa rangkap dokumen pengiriman. Slip pengepakan

mendaftar jumlah dan keterangan setiap barang yang dimasukkan dalam

pengirirman tersebut (dapat saja berupa salinan dari daftar pengambilan barang).

Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab

atas barang yang dikirim. Dokumen ini mengidentifikasi kurir, sumber, tujuan dan

instruksi pengiriman lainnya, serta menunjukkan siapa (pelanggan atau pemasok)

yang harus membayar kurir tersebut.

Sebuah salinan dokumen pengiriman dan slip pengepakan akan menyertai

pengiriman tersebut. Apakah pelanggan harus membayar biaya pengiriman,

salinan dokumen ini dapat berlaku sebagai tagihan pengiriman, untuk

menunjukkan jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada kurir tersebut. Pada

kasus lainnya, tagihan pengiriman adalah dokumen terpisah.

Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk

melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan

lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen

penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan bahwa

faktur tersebut harus dibuat dan dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan

dokumen pengiriman untuk catatan mereka.

Salah satu keputusan utama yang perlu dibuat ketika memenuhi dan

mengirimkan pesanan pelanggan berkaitan dengan pilihan metode pengiriman.

Dahulu, banyak perusahaan memiliki armada truk sendiri untuk pengiriman.

Perusahaan – perusahaan besar bahkan menugaskan semua departemen untuk


fungsi ini. Akan tetapi semakin banyak perusahaan yang melakukan outsourching

fungsi ini ke kurir komersial. Pengiriman dengna jasa outsourching mengurangi

biaya dan memungkinkan pabrik untuk berfokus pada aktivitas inti bisnis mereka

(pembuatan barang). Akan tetapi, memilih kurir yang tepat memerlukan proses

pengumpulan dan pemeliharaan informasi mengenai kinerja kurir (contoh,

persentase pengiriman tepat waktu, frequensi kerusakan) dan mengintegrasikan

informasi tersebut ke dalam sistem informasi akuntansi (SIA).

Keputusan penting lainnya berkaitan dengan lokasi pusat – pusat distribusi.

Semakin banyak perusahaan yang meminta para pemasok dan pabrik untuk

mengirinkan berbagai produk hanya jika dibutuhkan. Akibatnya, para pemasok

dan pabrik harus menggunakan software sistem logistic untuk mengidentifikasi

lokasi optimal menyimpan persediaan agar dapat meminimalkan jumlah total

persediaan yang dimiliki serta untuk memenuhi setiap permintaan pengiriman

pelanggaran.

Globalisasi menambah kerumitan logistik outbound. Efisiensi dan efektivitas

metode distribusi yang berbeda, seperti menggunakan truk atau kereta, berbeda di

seluruh dunia. Pajak dan peraturan di berbagai Negara dapat juga mempengaruhi

pilihan atas distribusi. Jadi, SIA sebuah organisasi harus memasukkan software

logistik yang dapat memaksimumkan efisiensi dan efektivitas fungsi

pengirimannya.

Sistem komunikasi canggih dapat memberikan informasi secara real – time

mengenai status pengiriman , dan oleh karenanya memberikan nilai tambah bagi

para pelanggan.


2.2.3. Penagihan ke Para Pelanggan (Billing)

Aktivitas dasar yang ketiga dalam siklus pendapatan menurut Romney

dan Steinbart (2005 : 19) adalah penagihan ke para pelanggan dan memelihara

data piutang usaha. Gambar 2.4. menunjukkan penagihan dan pembaruan piutang

usaha sebagai proses terpisah dan, dlaam praktiknya, kedua fungsi ini dilakukan

oleh dua fungsi terpisah dalam departemen akuntansi.


3.1Billing

Customer

3.2MaintainAccts.Rec.

SalesOrderEntry

Billing andAccounts

Receivable

CustomerSales

GeneralLedger &Rept. Sys.

Shipping

Mailroom

Sales Order

Sales Invoice

RemittanceList

Gambar 2.4. Diagram Arus Data Untuk Penagihan ke Para Pelanggan (Billing)


2.2.3.1. Penagihan (Invoicing)

Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang

dikirimkan adalah hal yang penting. Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 19)


aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas

ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas

pengirirman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman

yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim, serta informasi mengenai

harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan.

Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur

penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar

dan kemana harus mengirimkan pembayaran.

Teknologi informasi memberikan peluang untuk mengurangi biaya

yang berhubungan dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke parusahaan melalui

EDI (Electronic Data Interchange) lebih cepat dan lebih murah daripada

mengirimkan dokumen kertas.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang terintegrasi juga

memberikan peluang untuk menyatukan proses penagihan dengan fungsi

penjualan dan pemasaran, dengan memanfaatkan data pembelian seorang

pelanggan sebelumnya untuk mengirim informasi mengenai produk dan jasa

terkait bersama dengan laporan bulanan.

2.2.3.2. Memutakhirkan Piutang Usaha (Updating Account Receivable)

Fungsi piutang usaha, yang bertanggung kepada kontroler ,

melakukan dua tugas dasar: menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk

mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika

pembayaran diterima.


Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 22) ada dua cara dasar untuk

memelihara data piutang usaha adalah dengan metode faktur terbuka dan

pembayaran gabungan. Perbedaan kedua metode tersebut terletak pada kapan

pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut digunakan

untuk memperbarui file induk piutang usaha, dan format laporan keuangan yang

dikirim ke pelanggan.

Dibawah metode faktur terbuka, para pelanggan biasanya

membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur

dikirimkan ke para pelanggan yang diminta untuk mengembalikan satu salinan

bersama pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikirimkan kembali

(turnaround document) dan disebut sebagai pemberitahuan pengiriman uang

(remittance advice). Pembayaran dari para pelanggan kemudian dihubungkan

dengan faktur penjualan terkait.

Dibawah metode pembayaran gabungan, para pelanggan biasanya

membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkan pada laporan bulanan, bukan

membayar setiap jumlah pada faktur penjualan. Sebuah laporan bulanan yang

berisi semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama

bulan terakhir dan juga informasi tentangsaldo piutang terakhir pelanggan.

Laporan bulanan sering kali berisi bagian yang dapat disobek yang berisi

informasi tercetak, termasuk nama pelanggan, nomor rekening, dan saldonya. Para

pelanggan diminta untuk mengembalikan bagian ini, yang bertindak sebagai

pemberitahuan pengiriman uang, bersama dengan pembayarannya. Pengiriman


uang kemudian akan dihubungkan dengan saldo rekening total, bukan dengan

faktur penjualan tertentu.

Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah metode ini

kondusif dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal, karena faktur akan

secara individual ditelusuri dan dihitung umurnya. Metode ini juga menghasilkan

pola arus penagihan kas yang seragam disepanjang bulan. Kelemahan dari metode

faktur terbuka ini adalah metode ini menambahkan kerumitan yang harus

dilakukan untuk memelihara informasi mengenai status setiap faktur untuk setiap

pelanggan.

Guna mendapatkan arus penerimaan kas yang seragam, banyak dari

perusahaan – perusahaan ini menggunakan sebuah proses yang disebut sebagai

penagihan berdaur untuk menyiapkan dan mengirimkan tagihan bulanan kepada

pelanggan mereka. Dibawah penagihan berdaur (cycle billing), laporan bulanan

dipersiapkan untuk serangkaian pelanggan di waktu yang berbeda. Contohnya, file

induk para pelanggan dapat dibagi menjadi empat bagian, dan setiap minggu

laporan bulanan akan dipersiapkan untuk seperempat pelanggan dari keseluruhan

pelanggan. Penagihan berdaur menghasilkan arus penagihan kas yang lebih

seragam disepanjang bulan dan mengurangi waktu yang digunakan oleh sistem

komputer perusahaan untuk mencetak laporan bulanan.

Teknologi pemrosesan gambar dapat memperbaiki efisiensi dan

efektivitas pengelolaan rekening pelanggan. Gambar digital kiriman uang

pelanggan dan rekening dapat disimpan dalam disk optic yang dihubungkan ke

LAN, dimana mereka akan dapat dengan mudah ditarik kembali, diubah, dan


diintegrasikan dengan gambar dan data lainnya untuk menghasilkan berbagai jenis

output. Dengan melakukan hal ini, para pegawai mengakses secara cepat semua

dokumen yang berhubungan dengan seorang pelanggan dan meniadakan waktu

yang terbuang untuk mencari di sepanjang cabinet file mengenai dokumen yang

hilang. Apabila seorang pelanggan membutuhkan salinan duplikat laporan

bulanan atau faktur penjualan untuk menggantikan dokumen asli yang hilang,

dokumen tersebut dapat ditarik, dicetak, dan difaks sambil berbincang – bincang

dengan pelanggan tersebut ditelepon. Pemrosesan gambar juga dapat

memfasilitasi penyelesaian keluhan pelanggan, karena gambar yang sama dapat

dilihat secara simultan oleh lebih dari satu orang. Jadi, account representative

seorang pelanggan dan manajer bagian kredit dapat meninjau gambar dokumen

yang ditanyakan sementara mendiskusikan masalahnya dengan pelanggandi

telepon. Terakhir, pemrosesan gambar mengurangi ruang dan biaya yang terkait

dengan penyimpanan dokumen kertas. Penghematan dalam hal ini dapat

merupakan hal yang penting: satu disk optic dapat menyimpan hingga 20.000

dokumen, dalam sebuah bagian tempat disk tersebut.

2.2.4. Penagihan Kas (Cash Collection)

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 25) langkah terakhir dalam

siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang melapor pada

bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank.

Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah,

adalah hal yang penting untuk mengambil langkah – langkah memadai agar


menurunkan risiko pencurian. Hal ini berarti fungsi piutang usaha, yang

bertanggung jawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan, seharusnya tidak

memiliki akses fisik ke kas atau cek. Akan tetapi fungsi piutang usaha harus

mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana pun dan faktur

penjualan terkait harus dikredit. Salah satu solusinya adalah dengan mengirimkan

dua salinan faktur ke pelanggan dan memintanya untuk mengembalikan salah satu

salinan tersebut bersama dengan pembayaran. Pemberitahuan pengiriman uang ini

kemudian disirkulasikan ke bagian piutang usaha dan pembayaran yang

sesungguhnya dari pelanggan dikirim ke kasir. Apabila pemberitahuan pengiriman

uang juga berisi bagian untuk pelanggan yang menunjukkan jumlah yang dikirim,

mesin OCR (Optical Character Recognition) dapat memindai data kiriman

tersebut, hingga mengurangi potensi kesalahan selama entri data. Solusi

alternatifnya adalah dengan meminta petugas bagian surat – menyurat untuk

mempersiapkan daftar pengiriman uang (remittance list), yaitu dokumen yang

mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta

mengirimkan daftar ini ke bagian piutang usaha. Sebagai ganti daftar pengiriman

uang, beberapa perusahaan memfotokopi semua kiriman uang pelanggan dan

mengirimkan salinannya ke piutna gusaha sambil mengirim kiriman uang yang

sebenarnya ke kasir untuk disimpan.

Sebelumnya kita berasumsi bahwa kiriman uang dari pelanggan dikirim

secara langsung ke perusahaan tersebut. Cara lainnya untuk menjaga kiriman uang

dari pelanggan adalah dengan membuat perjanjian Lockbox dengan sebuah bank.

Lockbox adalah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika mereka


mengirimkan uang mereka. Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos dan

menyimpannya ke dalam rekening milik perusahaan. Bank tersebut kemudian

mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang, sebuah daftar elektronis semua

kiriman uang, dan fotokopi semua cek ke perusahaan.

Penggunaan lockbox tidak hanya mencegah pencurian kiriman uang

dari pelanggan oleh pegawai, tetapi juga meningkatkan manajemen arus kas.

Dengan meminta pelanggan untuk mengirim pembayaran ke lockbox akan

meniadakan penundaan yang berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang

pelanggan sebelum menyimpannya. Arus kas juga diperbaiki dengan adanya

pemilihan beberapa bank di beberapa tempat untuk memelihara lockbox, dengan

lokasi yang dipilih untuk meminimalkan waktu tersimpannya cek pelanggan di

dalam surat.

Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dengan

penggunaan lockbox. Dibawah kesepakatan electronic lockbox, bank secara

ekonomis mengirim informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening

pelanggan dan jumlah yang dikirim begitu bank menerima dan memindai cek –

cek tersebut. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengakui kiriman

uang rekening pelanggan sebelum fotokopi cek diterima perusahaan.

Akan tetapi, kesepakatan lockbox hanya meniadakan penundaan yang

berkaitan dengan pemrosesan internal kiriman uang yang dikirim secara langsung

ke perusahaan. Electronic Funds Transfer memberikan peluang untuk mengurangi

penyebab lain penundaan dalam mendapatkan akses ke dana pelanggan. Melalui

Electronic Funds Transfer (EFT), pelanggan mengirim kiriman uang mereka


secara elektronis ke bank perusahaan, dan karenanya meniadakan penundaan yang

berkaitan dengan waktu pengiriman dalam sistem surat. Peniadaan waktu kliring

cek ini juga mengurangi kekosongan waktu sebelum bank menyatakan bahwa

dana yang disimpan bisa dipakai oleh perusahaan. Mengintegrasikan EFT dengan

EDI, yaitu proses yang disebut sebagai financial electronic data interchange

(FEDI), melengkapi otomatisasi baik proses pembuatan tagihan maupun

penagihan kas. Akan tetapi, untuk mendapatkan manfaat FEDI secara penuh,

membutuhkan baik perusahaan yang menjual maupun pelanggan, menggunakan

bank – bank yang mamou memberikan layanan EDI.

Ketika berhubungan dengan pelanggan yang tidak memiliki

kemampuan FEDI, atau dengan pelanggan perorangan, perusahaan juga dapat

mempercepat proses penagihan dengan cara menerima penggunaan kartu debit

atau kartu kredit. Menerima metode pambayaransemacam ini akan mempercepat

penagihan, karena penerbit kartu biasanya mentransfer dana dalam dua hari

setelah penjualan. Manfaat ini harus dipertimbangkan dengan biaya untuk

menerima kartu semacam ini, yang biasanya berkisar dari 2 hingga 4 persen harga

kotor penjualan. Alternatif lainnya untuk menerima pembayaran pelanggan yang

memungkinkan untuk transaksi secara elektronis: penerimaan beberapa bentuk

kas elektronis atau digital.

2.3. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penjualan

Data Flow Diagram (DFD) dalam gambar 2.5. memberikan tinjauan umum

tentang aktivitas logis yang membentuk sisitem pemrosesan pesanan penjualan.


Menurut Hall (2006 : 223) proses ini dideskripsikan dalam langkah – langkah

berikut :

1. Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen

penjualan. Pelanggan bisa menghubungi perusahaan melalui telepon, surat,

atau datang langsung. Departemen penjualan mencatat perincian penting dari

peristiwa ini pada pesanan penjualan. Informasi ini memacu beberapa tugas.

2. Langkah pertama dari proses penjualan adalah mengesahan transaksi dengan

meminta persetujuan kredit untuk pelanggan.

3. Saat kredit disetujui, informasi penjualan akan dilanjutkan ke proses

penagihan, gudang dan pengiriman.

4. Langkah selanjutnya adalah mengirim barang, yang harus dilakukan segera

setelah persetujuan kredit diperoleh. Kemudian informasi pengiriman akan

diteruskan ke proses penagihan.

5. Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen – dokumen yang relevan

mengenai transaksi tersebut (produk, harga, biaya pengurusan, angkutan,

pajak, dan ketentuan potongan harga) dan menagih pelanggan. Proses

penagihan kemudian mengirim informasi ini ke proses piutang dagang dan

proses pengendalian persediaan.

6. Bagian piutang menerima informasi penagihan dan mencatatnya ke dalam

akun pelanggan.

7. Sama halnya, bagian pengendalian persediaan menggunakan informasi dari

bagian penagihan untuk menyesuaikan record persediaan untuk

mencerminkan penurunan persediaan.


8. Secara berkala (setelah setiap batch, harian, mingguan, bulanan, dan

seterusnya) proses penagihan, piutang dagang, dan pengendalian persediaan

mengirim rangkuman informasi ke proses buku besar umum. Hal ini termasuk

total penjualan dari penagihan, total kenaikan piutang, dan total penurunan

persediaan. Berdasarkan informasi tersebut, buku besar umum memproses ke

akun pengendali yang dipengaruhi oleh transaksi penjualan selama periode

berjalan. Sebagai tambahan, proses buku besar umum rekonsiliasi rangkuman

yang dikompilasi secara independen ini untuk mengidentifikasi kesalahan

pencatatan record.


Permintaan Kredit

Gambar 2.5. Data Flow Diagram (DFD) dari Sistem Pemrosesan Pesanan Penjualan

Sumber : Hall (2006 : 224)

2

Periksa Kredit

Kredit Disetujui

Informasi Penjualan

Rangkuman Persediaan

Akun Pengendali

8

Masukkan ke Buku

Besar

Rangkuman Penjualan

Informasi Persediaan

Rangkuman Piutang Dagang

Akun Pelanggan

6 Perbarui Record Piutang Dagang

Informasi Pelanggan

7

Perbarui Record

Persediaan Informasi

Pengiriman

Barang

Informasi Penjualan

Kirim Barang

Pesanan Pelanggan

Record Persediaan

Jurnal Penjualan

Record Kredit

5

Tagih Pelanggan

3 Ambil Barang

dari Gudang

4

Kirim Barang

1 Ambil

Pesanan Pelanggan

Pelanggan

Informasi Penjualan

Tagih Pelanggan

30


2.3.1. Prosedur Manual

Urutan aktivitas manual yang melalui departemen yang dipengaruhi

oleh proses penjualan. Kita akan memeriksa dokumen khusus, jurnal, dan buku

besar yang akan ditemui di setiap tahap dari sistem ini. Menurut Hall (2006 : 225)

urutan aktivitas pada sistem pesanan penjualan yang dilakukan secara manual

adalah sebagai berikut :

a. Departemen Penjualan

Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima

pesanan pelanggan yang menunjukkan jenis dan jumlah barang yang diminta.

Pada tahap ini, pesanan pelanggan tidak dalam format yang standar dan mungkin

tidak berbentuk dokumen fisik. Pesanan mungkin diterima melalui surat, telepon,

atau dari staf penjualan yang datang ke tempat pelanggan. Jika pelanggan juga

merupakan entitas bisnis, pesanan tersebut biasanyaberupa salinan dari pesanan

pembelian pelanggan. Jika pesanan pelanggan tidak dalam format yang standar

sesuai dengan sistem pemrosesan pesanan penjual, maka pesanan ini harus

diterjemahkan ke dalam format pesanan penjualan yang formal.

Tujuan dari dokumen sumber adalah untuk menangkap inti ekonomi dari

transaksi. Dokumen sumber utama dalam sistem pesanan penjualan adalah

pesanan penjualan (sales order).

Pesana penjualan mengungkapkan informasi penting seperti nama dan

alamat pelanggan; nomor akun pelanggan; nama; nomor dna deskripsi barang

yang dijual; jumlah dan harga per unit; serta informasi keuangan lainnya seperti

pajak, potongan harga, dan biaya pengiriman. Beberapa salinan pesanan penjualan


dibuat untuk berbagai tujuan. Jumlah salinan yang dibuat berbeda antara satu

sistem dengan sistem lainnya, bergantung pada operasi yang akan didukung.

Setelah menyiapkan pesanan penjualan, staf penjualan menyimpan satu

salinan dari dokumen tersebut dalam file pesanan pelanggan terbuka (custumer

open order file) untuk referensi di masa yang akan datang. Pemenuhan pesanan

dan pengiriman pesanan ke pelanggan bisa menghabiskan waktu beberapa hari

atau bahkan berminggu – minggu. Para pelanggan sering menghubungi pemasok

untuk mengetahui status mereka. Untuk memfasilitasi pertanyaan pelanggan, file

pesanan pelanggan sering disusun berdasarkan urutan abjad dari nama pelanggan.

Meskipun nama pelanggan bukan merupakan kunci primer yang efisien untuk

mengakses data, namun dapat digunakan sebagai kunci sekunder untuk

memeriksa pesanan pelanggan karena pelanggan tidak selalu mengetahui nomor

pelanggan dan mungkin tidak mempunyai salinan tagihan. Dalam situasi seperti

ini, file pelanggan memungkinkan staf administrasi untuk menentukan pesanan

penjualan dan merespons pertanyaan dari pelanggan.

b. Departemen Kredit

Langkah awal dalam departemen ini adalah otorisasi transaksi, yang

mencakup verifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Keadaan

penjualan akan menentukan cara pemeriksaan kredit. Misalnya, penjual dapat

melakukan investigasi keuangan secara lengkap pada pelanggan baru untuk

menentukan batas kredit. Akan tetapi setelah batas kredit ditentukan, pemeriksaan

kredit pada penjualan berikutnya hanya mencakup pemastian bahwa penjualan

saat ini tidak melebihi batas yang sudah ditentukan.


Dalam sistem fiktif kita, salinan persetujuan kredi untuk pesanan penjualan akan

diberikan ke departemen kredit untuk disetujui. Hasil persetujuan yang

dikembalikan memicu pengiriman salinan pesanan penjualan lainnya ke berbagai

departemen. Salinan kredit disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai

transaksi selesai.

c. Departemen Pengiriman

Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang,

departemen pengiriman menerima slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari

departemen penjualan. Slip pengepakan bersama dengan barang dikirim ke

pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut. Slip pengepakan bisa

ditaruh didalam kotak pengiriman atau dilekatkan diluarnya dengan kantong

plastic khusus. Slip pengiriman menginformasikan ke departemen penagihan

bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim. Dokumen ini berisi data –

data seperti tanggan pengiriman, barang dan jumlah barnag yang dikirim,

perusahaan jasa angkutan, dan biaya pengiriman. Dalam beberapa sistem,

dokumen pengiriman adalah dokumen terpisah yang disiapkan oleh petugas

pengiriman.

Petugas pengiriman menyerahkan barang, slip pengepakan, dan dua salinan

bill of lading ke perusahaan pengiriman, dan kemudian melakukan tugas berikut :

1. Mencatat pengiriman pada log pengiriman barang.

2. Menyerahkan dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman ke

departemen penagihan sebagai bukti pengiriman.

3. Menyimpan satu salinan bill of lading dan satu salinan dokumen pengiriman.


d. Departemen Penagihan

Departemen penagihan memainkan peranan penting dalam sistem pesanan

penjualan. Departemen ini mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan

dan merekonsiliasi, mengasimilasi, dan mendistribusikan informasi ini ke

departemen lainnya.

Pengiriman barang menandai berakhirnya peristiwa ekonomi dan

merupakan saat dimana pelanggan sudah dapat ditagih. Penagihan sebelum

pengiriman dilaksanakan dapat menyebabkan ketidaktepatan dalam pencatatan

dan ketidakefisienan dalam operasi. Ketika pesanan penjualan yang asli disiapkan,

beberapa perincian transaksi belum dapat diketahui secara pasti dan tidak bisa

berubah. Sebagai contoh, persediaan mungkin tidak memadai untuk memebuhi

pesanan. Ketika hal ini terjadi, staf gudang akan menempatkan barang ini dalam

daftar pesanan barang (back-order) dan menyesuaikan dokumen pengeluaran

barang untuk menunjukkan jumlah sesungguhnya yang akan dikirim ke

pelanggan. Biasanya, pemasok tidak menagih pelanggan untuk pesanan barang

sebelum barang tersebut dikirimkan. Tagihan untuk barang yang belum dikirim

menyebabkan kebingungan, memperburuk hubungan dengan pelanggan, dan

memerlukan pekerjaan tambahan untuk membuat penyesuaian pada catatan

akuntansi.

Untuk mencegah terjadinya permasalahan seperti ini, departemen penagihan

menunggu pemberitahuan dari bagian pengiriman barang sebelum melakukan

penagihan. Dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman

mendeskripsikan barang yang memang dikirim ke pelanggan. Ketika informasi ini


sampai di departemen penagihan, staf administrasi akan mencari faktur dan

salinan buku besar dari file sementara.

Sebagai tambahan, departemen penagihan melakukan pembukuan – sesuai

dengan tugas – tugas berikut :

1. Menncatat penjualan pada jurnal penjualan.

2. Mengirim salinan buku besar dari pesanan penjualan ke piutang dagang.

3. Mengirim dokumen pengeluaran barang ke pengendalian persediaan.

4. Menyimpan salinan faktur di file permanen dari departemen penagihan.

e. Jurnal Penjualan (Sales Journal)

Jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan.

Setiap faktur penjualan dicatat dalam jurnal sebagai item yang terpisah. Pada

akhir periode, staf administrasi akan meringkas entri ini dan menyiapkan voucher

journal (journal voucher) yang akan diserahkan ke bagian buku besar umum

untuk dijurnal pada akun berikut ini :

Debit Kredit

Piutang Dagang – Pengendalian XXXX,XX Penjualan XXXX,XX

f. Departemen Pengendalian Persediaan

Departemen pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran

barang untuk memperbarui akun buku besar pembantu persediaan (inventory

subsidiary ledger). Setelah proses pembukuan, dokumen pengeluaran barang

disimpan. Pada akhir periode, nilai keuangan dari total penurunan di persediaaan,


dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum

untuk dibukukan kea kun berikut ini :

Debit Kredit

Harga Pokok Penjualan XXXX,XX Persediaan - Pengendali XXXX,XX

g. Departemen Piutang Dagang

Departemen piutang dagang (accounts receivable) akan membukukan dari

salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang

(accounts receivable subsidiary ledger). Setiap pelangganmempunyai record pada

buku besar pembantu piutang dagang yang berisi informasi berikut ini : nama

pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor faktur, kredit

pembayaran, retur, dan saldo.

Setiap salinan buku besar dari pesanan penjualan digunakan untuk

menaikkan akun pelanggan sesuai dengan jumlah penjualan. Setelah

membukukan, staf piutang dagang menyimpan salinan buku besar. Secara berkala,

petugas merangkum saldo setiap akun menjadi satu, dan mengirimkannya ke buku

besar umum.

h. Departemen Buku Besar Umum

Pada saat penutupan periode pemrosesan, departemen buku besar umum

telah menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian

persediaan, dan ikhtisar akun dari departemen piutang dagang. Informasi tersebut

mempunyai dua tujuan :


1. Buku besar umum menggunakan voucher jurnal untuk memproses akun

pengendali di bawah ini :

Debit Kredit

Piutang Dagang – Pengendali XXXX,XX Harga Pokok Penjualan XXXX,XX Persediaan – Pengendali XXXX,XX Penjualan XXXX,XX

Buku besar umum hanya berisi akun pengendali dan hanya membutuhkan

informasi ikhtiar pembukuan.

2. Rangkuman akun yang secara independen disediakan oleh departemen piutang

dagang, digunakan untuk memverifikasi keakuratan internal dari seluruh proses.

Dengan mencocokkan voucher jurnal dan rangkuman akun yang diterima dari

departemen operasional, buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis

kesalahan.

2.4. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penerimaan Kas

Diagram arus data pada gambar 2.6. menggambarkan penerimaan kas untuk

pembayaran piutang dagang.

1. Cek dan informasi akuntansi pendukung lainnya (nomor akun pelanggan, nama

pelanggan, nilai cek, dan sebagainya) yang tertera pada permintaan

pembayaran, dikirim ke bagian penerimaan dokumen, dimana dokumen –

dokumen tersebut dipilah – pilah. Cek dikirim ke kasir pada departemen


penerimaan kas, dan permintaan pembayaran dikirim ke departemen piutang

dagang.

2. Cek yang diterima oleh kasir dicatat pada jurnal penerimaan kas dan langsung

disetorkan ke bank.

3. Permintaan pembayaran yang diterima oleh departemen piutang dagang

digunakan untuk mengurangi saldo akun pelanggan sebesar nilai pembayaran.

4. Departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang mengirinkan

rangkuman informasi tersebut ke departemen buku besar umum. Informasi ini

dikonsiliasikan dan digunakan untuk memperbarui akun prngendali piutang

dagang dan akun kas.

2.4.1. Prosedur Penerimaan Kas

Menurut Hall (2006 : 239) prosedur penerimaan kas terbagi atas lima

bagian prosedur, yang terdiri sebagai berikut :

a. Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen

Ruang penerimaan dokumen menerimacek dari pelanggan bersama dengan

permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan

untuk akun pelanggan.

Permintaan pembayaran merupakan contoh dari dokumen perputaran.

Biasanya, ini adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan. Ketika

pembayaran dilakukan, pelanggan merobek bagian permintaan pembayaran dan

mengembalikannya ke penjual bersama dengan pembayaran tunai. Kegunaan dari


merobek ini lebih terlihat pada perusahaan yang mempunyau banyak pelanggan

dan memproses banyak transaksi penerimaan kas setiap hari.

Staf ruang penerimaan dokumen mengirimkan cek dan permintaan pembayaran

ke staf administrasi yang akan menstempel cek tersebut “Hanya untuk Disetor”

dan mencocokkan jumlah pada permintaan pembayaran dengan cek tersebut. Staf

kemudiaan mencatat setiap cek pada lembaran yang disebut daftar permintaan

pembayaran (atau pradaftar pembayaran kas). Daftar permintaan pembayaran

adalah catatan dari semua kas yang diterima. Pada contoh ini, staf menyiapkan

tiga salinan daftar permintaan pembayaran. Dokumen aslinya dikirim ke kasir,

bersama dengan ceknya. Salinan kedua dikirim ke departemen piutang dagang

bersama dengan permintaan pembayaran. Salinan ketiga dikirim ke asisten

kontroler untuk merekonsiliasi kas secara keseluruhan.

b. Departemen Penerimaan Kas

Kasir memverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan

permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang

penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses

ini. Setelah rekonsiliasi antara cek dengan permintaan pembayaran, kasir mencatat

penerimaan kas pada jurnal penerimaan kas. Semua transaksi penerimaan kas,

termasuk penjualan kas, penerimaan kas lainnya, dan penerimaan atas akun,

dicatat pada jurnal penerimaan kas. Perhatikan bahwa setiap cek yang diterima

dari pelanggan ditulis terpisah pada jurnal penerimaan kas.


Gambar 2.6. Diagram Arus Data dari Sistem Penerimaan Kas

Sumber : Hall (2006 : 239)

Pelanggan

Bank

Akun Pelanggan

1 Sortir Surat

2 Perbarui Record

Penerimaan Kas

3 Perbarui Record

Penerimaan Kas

Akun Pelanggan

4 Bukukan ke Buku

Besar Umum

Akun Pengendali

Jurnal Penerimaan Kas

Kembalikan Cek

Cek dan Permintaan Pembayaran

Permintaan Pembayaran

Cek

Ikhtisar Piutang Dagang

Ikhtisar Penerimaan Kas

Setorkan Cek

40 Universitas Sumatera Utara

Selanjutnya, staf menyiapkan slip seotran (deposit slip) bank rangkap tiga yang

menunjukkan total nilai penerimaan harian dan menyerahkan cek tersebut beserta

dua salinan dari slip setoran ke bank. Setelah dan disetor, kasir bank memvalidasi

slip setoran bank dan mengembalikan satu salinan ke bagian pengawasan. Pada

akhir hari kerja, staf penerimaan kas merangkum ayat jurnal dan menyiapkan

voucher jurnal dengan entri berikut ini.

Debit Kredit

Kas XXXX,XX Piutang Dagang – Pengendali XXXX,XX

Staf kemudian mengirimkan voucher jurnal tersebut ke departemen buku besar

umum.

c. Departemen Piutang Dagang

Staf departemen piutang dagang melakukan prosespembukuan permintaan

pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang.

Setelah proses pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit.

Pada akhir hari kerja, staf departemen piutang dagang merangkum akun buku

besar pembantu piutang dagang dan menyerahkan rangkumannya ke departemen

buku besar umum.

d. Departemen Buku Besar

Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari

departemen kas dan merangkum akun dari departemen piutang dagang. Staf

melakukan proses pembukuan dari voucher jurnal ke akun pengendali piutang


dagang dengan rangkuman buku besar pembantu piutang dagang, dan menyimpan

voucher jurnal

e. Departemen Kontroler

Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler (atau

karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas) mencocokkan

penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini: (1) salinan dari

daftar permintaan pembayaran, (2) slip setoran bank yang diterima dari bank, (3)

voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.

2.5. Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Dalam Siklus Pendapatan

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 30) di dalam siklus pendapatan,

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang didesain dengan baik harus menyediakan

pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan – tujuan berikut ini

dicapai :

1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.

2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar – benar terjadi)

3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.

4. Semua transaksi dicatat dengan akurat.

5. Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.

6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Dokuman – dokumen dan catatan – catatan memainkan peranan penting

dalam mencapai tujuan – tujuan ini. Dokumen yang sederhana dan mudah

digunakan dengan instruksi yang jelas, memfasilitasi pencatatan data transaksi


secara akurat dan efisien. Penggabungan pengendalian aplikasi yang tepat, seperti

pemeriksaan validitas dan pemeriksaan (format) field akan lebih meningkatkan

akurasi entri data ketika menggunakan dokumen elektronis. Memberikan ruang di

dokumen kertas dan elektronis untuk mencatat siapa yang melengkapi dan siapa

yang memeriksa formulir tersebut membuktikan bahwa transaksi tersebut telah

disahkan secara benar. Memberikan nomor terlebih dahulu pada dokumen

memfasilitasi pemeriksaan bahwa semua transaksi telah dicatat. Membatasi akses

ke dokumen kosong, jika dokumen kertas masih digunakan dan membatasi akses

ke program yang membuat dokumen akan mengurangi risiko transaksi yang tidak

sah.

Berikut adalah ancaman – ancaman utama dalam siklus pendapatan dan

prosedur pengendalian yang sesuai yang harus dilaksanakan untuk menghilangkan

ancaman – ancaman tersebut. Setiap perusahaan, apapun itu lini usahanya

menghadapi ancaman – ancaman ini. Oleh sebab itu, merupakan hal yang penting

untuk memahami bagaimana SIA dapa didesain untuk mengatasinya.

2.5.1. Aktivitas Entri Pesanan Penjualan

Tujuan utama proses entri pesanan penjualan adalah untuk secara akurat

dan efisien memproses pesanan pelanggan, memastika bahwa perusahaan dibayar

untuk semua penjualan secara kredit, dan bahwa semua penjualan sah, serta untuk

meminimalkan hilangnya pendapatan akibat dari manajemen persediaan yang

kurang baik.


Ancaman 1 : Pesanan Pelanggan yang Tidak Lengkap atau Tidak Akurat

Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah data yang penting

mengenai pesanan tersebut akan hilang ataupun tidak akurat. Kegiatan ini bukan

hanya menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali pelanggan

dan memasukkan kembali pesanan ke dalam sistem, tetapi juga dapat secara

negative mempengaruhi secara persepsi pelanggan, dan akibatnya, dapat

berpengaruh buruk terhadap penjualan di masa mendatang. Beberapa

pengendalian entri data dapat menghilangkan ancaman ini. Contohnya,

pemeriksaan kelangkapan dapat memastikan bahwa semua data yang dibutuhkan

dimasukkan. Pencarian otomatis data referensi, seperti alamat pelanggan, yang

telah disimpan dalam file induk pelanggan, mencegah kesalahan dengan

meniadakan entri data. Uji kewajaran harus membandingkan jumlah yang dipesan

dengan nomor barang dan catatan penjualan terdahulu. Banyak dari pengendalian

edit entri data ini, seperti uji kelengkapan, juga dibutuhkan dalam Web site untuk

memastikan bahwa para pelanggan memasukkan semua data yang dibutuhkan.

Ancaman 2 : Penjualan Kredit ke Pelanggan yang Memiliki Catatan Kredit

Buruk

Ancaman kedua dalam entri pesanan penjualan adalah kemungkinan melakukan

penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagih. Mensyaratkan otorisasi yang

benar untuk setiap penjualan secara kredit akan mengurangi ancaman ini. Secara

umum, hal ini dicapai dengan menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan dan

memberikan pegawai bagian penjualan otorisasi umum untuk menyetujui


penjualam kredit tambahan ke pelanggan lama dengan syarat penjualan semacam

itu tidak meningkatkan total saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit yang

disetujui. Dalam kasus – kasus yang membutuhkan otorisasi khusus, seperti

pelanggan baru atau pemberian tambahan kredit ke pelanggan lama persetujuan

harus diberikan oleh seseorang yang bukan merupakan sales representative,

terutama apabila pegawai bagian penjualan tersebut dibayar berdasarkan komisi.

Manajer bagian kredit yang menetapkan kebijakan kredit dan menyetujui

pemberian kredit ke pelanggan baru dan kenaikan batas kredit bagi pelanggan

lama, berdiri sendiri dari fungsi pemasaran. Guna mendorong pemisahan tugas ini

dalam sistem on-line yang terintegrasi, staf administrasi bagian entri pesanan

penjualan harus diberikan akses baca saja ke informasi mengenai batas kredit tiap

pelanggan.

Ancaman 3 : Keabsahan Pesanan

Ancaman lainnya berkaitan dengan legitimasi pesanan. Dahulu, keabsahan

pesanan pelanggan didapat melalui penerimaan pesanan pembelian yang telah

ditandatangani dari pelanggan. Bersama peningkatan transaksi bisnis secara

elektronis, penggunaan tanda tangan digital dan sertifikat digital disyaratkan

untuk memverifikasi identitas setiap pihak.


Ancaman 4 : Kehabisan Persediaan, Biaya Penggudangan, dan Pengurangan

Harga

Akan tetapi, ancaman lain dalam proses entri data adalah penjualan akan hilang

karena kehabisan persediaan. Sebaliknya persediaan yang lebih akan

meningkatkan biaya penggudangan dan bahkan dapat memerlukan pengurangan

harga yang signifikan. Guna mengatasi masalah ini, perusahaan – perusahaan

membuat sistem pengendalian persediaan dan perkiraan penjualan yang akurat.

2.5.2. Aktivitas Pengiriman

Tujuan utama fungsi pengiriman adalah untuk mengetahui pesanan

pelanggan secara efisien dan akurat, serta untuk menjaga persediaan.

Ancaman 5 : Kesalahan Pengiriman

Mengirimkan barang yang salah atau jumlah barang dagangan yang salah serta

mengirimkan ke lokasi yang salah adalah kesalahan serius Karena kesalahan –

kesalahan tersebut dapat secara signifikan megurangi kepuasan pelanggan dan

selanjutnya penjualan di masa mendatang. Kesalahn – kesalahan tersebut juga

dapat mengakibatkan hilangnya asset apabila pelanggan tidak membayar barang

yang salah kirim. Penggunaan pemindai kode garis untuk mencatat pengambilan

dan pengiriman persediaan dapat secara nyata meniadakan kesalahan entri data.

Di perusahaan – perusahaan tempat entri data masih dilakukan secara manual,

penggunaan pengendalian aplikasi, seperti pemeriksaan field dan uji kelengkapan,

dapat mengurangi kesalahan secara signifikan. Hanya setelah sistem tersebut telah


memverifikasi bahwa pengiriman benar maka slip pengepakan dan dokumen

pengiriman dicetak.

Ancaman 6 : Pencurian Persediaan

Ancaman lainnya dalam tahap pengiriman di siklus pendapatan melibatkan

pencurian persediaan. Kerugian akibat pencurian dapat sangat besar nilainya.

Beberapa prosedur pengendalian dapat mengurangi resiko pencurian persediaan.

Pertama, persediaan harus disimpan dalam lokasi yang aman dengan pembatasan

akses secara fisik. Kedua, semua transfer persediaan di dalam perusahaan harus

didokumentasikan. Persediaan harus diberikan ke pegawai bagian pengiriman

hanya jika terdapat pesanan penjualan yang telah disetujui. Sebagai tambahan,

baik pegawai bagian gudang maupun pengiriman harus menandatangani dokumen

yang dilampirkan bersama barang tersebut (atau membuat catatan yang memadai

mengenai transfer tersebut secara on-line) pada saat barang ditransfer dari bagian

persediaan ke pengiriman. Prosedur ini memfasilitasi penelusuran penyebab

kekurangan persediaan apapun. Lagipula, akuntabilitas semacam ini mendorong

para pegawai untuk mempersiapkan dan memelihara catatan yang akurat.

Terakhir, jumlah persediaan yang dicatat harus secara periodic direkonsiliasi

dengan jumlah persediaan secara fisik yang dimiliki, dan para pegawai yang

bertanggung jawab atas penyimpangan persediaan harus diberikan tanggung

jawab atas kekurangan apapun.


2.5.3. Aktivitas Penagihan dan Piutang Usaha

Tujuan utama dari fungsi penagihan dan piutang usaha adalah untuk

memastikan bahwa para pelanggan ditagih untuk semua penjualan, bahwa faktur

akurat, dan bahwa catatan rekening pelanggan dipelihara secara akurat.

Ancaman 7 : Kegagalan Untuk Menagih Pelanggan

Kegagalan untuk menagih pelanggan atas barang – barang yang sudah dikirm

mengakibatkan kerugian asset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan,

serta piutang usaha. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan dapat

mengurangi ancaman ini. Jika tidak, pegawai yang melakukan kedua fungsi ini

dapat mengirimkan barang dagangan ke teman – temannya tanpa melakukan

penagihan. Pesanan penjualan, kartu pengambilan barang, slip pengepakan, dan

faktur penjualan harus secara berurutan diberi nomor dan kemudian secara

periodic dipertanggungjawabkan. Pesanan penjualan atau slip pengepakan yang

tidak dapat ditemukan kesesuaiannya dengan pesanan penjualan mencerminkan

pengiriman yang belum ditagih, dan tindakan perbaikan harus dilakukan.

Ancaman 8 : Kesalahan Dalam Penagihan

Kesalahan dalam penagihan, seperti kesalahan memberikan harga dan menagih

pelanggan untuk barang – barang yang tidak dikirim atau atas pesanan ulang,

mencerminkan potensi ancaman lainnya. Kelebihan penagihan dapat

mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan, dan kekurangan dalam penagihan dapat

mengakibatkan kerugian asset. Kesalahan memberikan harga dapat dihindari

dengan cara memerintahkan computer menarik data yang tepat dari file induk

persediaan. Kesalahan yang melibatkan jumlah barang yang dikirim dapat


diketahui dengan merekonsiliasi jumlah yang tercantum di slip pengepakan

dengan jumlah dalam pesanan penjualan. Apabila memungkinkan, penggunaan

pemindai kode garis dapat mengurangi lebih jauh kemungkinan kesalahan entri

data.

Ancaman 9 : Kesalahan Dalam Memelihara Rekening Pelanggan

Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada hilangnya

penjualan di masa mendatang dan juga menunjukkan kemungkinan pencurian kas.

Pemeriksaan edit berikut ini dapat digunakan untuk memastikan akurasi dalam

memperbarui rekening pelanggan :

1. Pemeriksaan validitas atas pelanggan dan nomor faktur

2. Verifikasi closed-loop untuk memastikan bahwa rekening yang benar yang

dikredit.

3. Pemeriksaan field memastikan bahwa hanya nilai numeric yang dimasukkan

untuk jumlah pembayaran.

Pembayaran dari pelanggan sering kali diproses dalam batch, hingga jumlah

total batch dapat memberikan cara tambahan untuk mendeteksi kesalahan dalam

memasukkan data. Contohnya, setelah memproses pembayaran dari pelanggan,

jumlah semua saldo rekening tiap pelanggan (file buku pembantu piutang usaha)

harus sama dengan saldo total dalam akun pengendali piutang usaha dalam buku

besar. Apabila keduanya tidak sama, kesalahan dalam memasukkan data mungkin

telah terjadi dan semua transaksi yang baru dimasukkan harus diperiksa kembali.

Guna memastikan bahwa semua kiriman uang diproses, jumlah rekening


pelanggan yang diperbarui harus diperbandingkan dengan jumlah cek yang

diterima. Rekonsiliasi ini harus dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam

pemrosesan transaksi aslinya karena (1) lebih mudah untuk melihat kesalahan

orang lain daripada kesalahan Anda sendiri dan (2) hal ini memberikan suatu cara

untuk mengidentifikasi ketidakberaturan. Terakhir, mengirimkan melalui surat

laporan rekening bulanan ke setiap pelanggan memberikan tinjauan independen

tambahan atas akurasi proses memasukkan data karena pelanggan akan

mengajukan keluhan jika rekening mereka belum dikredit dengan benar untuk

pembayaran yang telah mereka kirimkan.

2.5.4. Aktivitas Penagihan Kas

Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk menjaga kiriman

uang pelanggan.

Ancaman 10 : Pencurian Kas

Prosedur pengendalian khusus harus digunakan karena kas mudah dicuri.

Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk

mengurangi pencurian. Para pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas

harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat atau mengotorisasi

transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Secara khusus, pasangan tugas

berikut ini harus dipisahkan :

1. Menangani kas atau cek serta memasukkan data kiriman ke rekening

pelanggan.


Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis

penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang (lapping).

2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit.

Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menutupi pencurian kas

dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri.

3. Menangani nota kredit dan memelihara rekening pelanggan.

Seseorang yang melakukan kedua fungsi ini dapat menghapus jumlah tidak

tertagih yang merupakan utang teman – temannya.

Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus

diminimalkan. Metode optimal adalah melalui kesepakatan lockbox bank atau

penggunaat EFT (Electronic Funds Transfer) atau FEDI (Financial Electronic

Data Interchange) untuk pembayaran dari pelanggan. Biaya kesepakatan ini harus

dipertimbangan dengan manfaat pengurangan biaya pemrosesan internal dan

akses yang lebih cepat ke pembayaran dari pelanggan.

Apabila pembayaran dari pelanggan harus diproses secara internal,

dokumentasi yang baik atas kiriman uang adalah hal yang penting, karena risiko

kehilangan paling besar pada saat penerimaan pertama. Jadi, daftar semua cek

yang diterima harus dipersiapkan segera setelah membuka surat. Cek – cek

tersebut juga harus disahkan secara terbatas pada waktu tersebut. Guna

meminimalkan risiko penyalahgunaan kas atau cek yang diterima, harus ada dua

orang yang membuka semua surat yang masuk


Pemisahan fungsi pencatatan dan penyimpanan berikut ini memberikan

pengendalian tambahan: hanya data kiriman uang yang harus ke departemen

piutang usaha, dengan pembayaran pelanggan yang telah dikirim ke kasir.

Kesepakatan semacam ini menciptakan dua pemeriksaan pengendalian yang benar

– benar independen. Pertama, kredit total piutang usaha yang dicatat oleh

departemen akuntansi harus sama dengan debit total kas yang menyajikan jumlah

yang disimpan oleh kasir. Kedua, salinan daftar pengiriman uang yang diberikan

ke departemen audit internal dapat diperbandingkan dengan slip penyimpanan

yang telah divalidasi dan laporan bank untuk memverifikasi bahwa semua cek

yang diterima organisasi tersebut telah disimpan. Terakhir, laporan bulanan yang

dikirim ke para pelanggan memberikan lapisan pengendalian tambahan, karena

para pelanggan akan memperhatikan kegagalan untuk mengkredit dengan tepat

rekening mereka atas pembayaran yang telah dikirim.

Semua kiriman uang pelanggan harus disimpan, utuh, ke bank setiap hari.

Penyimpanan harian mengurangi jumlah kas dan cek yang berisiko untuk dicuri.

Menyimpan semua kiriman secara utuh, dan tidak menggunakannya untuk

pengeluaran lain – lain, memfasilitasi rekonsiliasi laporan bank dengan catatan

penjualan, piutang usaha, dan penagihan kas.

Terakhir, pegawai yang merekonsiliasi laporan bank harus independen dari

semua aktivitas yang melibatkan penanganan atau pencatatan penerimaan kas.

Pemisahan tugas ini memberikan pemeriksaan independen atas kasir dan

mencegah manipulasi laporan bank untuk menutupi pencurian kas.


2.5.5. Masalah – Masalah Umum Pengendalian

Dua tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam

siklus pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua

aktivitas dilakukan secara efisien dan efektif

Ancaman 11 : Kehilangan Data

Secara umum yang signifikan dalam siklus pendapatan adalah kehilangan data

mengenai rekening pelanggan. Rekening pelanggan dan catatan persediaan yang

akurat adalah hal yang penting, tidak hanya untuk tujuan pelaporan ekternal dan

internal saja, tetapi juga untuk merespons pertanyaan pelanggan. Selain itu

kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan

perusahaan. Oleh sebab itu, catatan – catatan tersebut harus dilindungi dari

kehilangan atau kerusakan.

File – file induk piutang usaha , penjualan dan penerimaan kas harus dibuat

cadangannya secara teratur. Dua salinan cadangan file – file kunci, seperti file

induk piutang usaha, harus dibuat. Salah satunya harus disimpan di lokasi kantor

dan lainnya di luar lokasi kantor. Salinan cadangan file transaksi terbaru juga

harus dibuat. Semua disk dan tape harus memiliki baik label file internal maupun

eksternal untuk mengurangi kemungkinan secara tidak sengaja menghapus file –

file yang penting.

Terakhir, daftar semua aktivitas, terutama tindakan apapun yang melibatkan

persetujuan dari pihak manajemen (contohnya, penambahan batas kredit), harus

dicatat dan dipelihara untuk pemeriksaan di masa mendatang sebagai bagian dari

jejak audit.


Ancaman 12 : Kinerja yang Kurang Baik

Sebagai tambahan dari memastikan akurasi dan menjaga asset, tujuan lainnya

pengendalian internal adalah mendorong dilaksanakannya tugas secara efisien dan

efektif. Mempersiapkan dan meninjau laporan memberikan dasar untuk menilai

efisiensi dan efektivitas berbagai aktivitas siklus pendapatan dan untuk

mengurangi ancaman kinerja yang dibawah standar. Kemungkinan jumlah laporan

semacam ini dibatasi hanya melalui pilihan pihak manajemen mengenai aktivitas

– aktivitas apa yang penting untuk diawasi dan dikendalikan. Contohnya, entri

pesanan penjualan secara efisien dapat diawasi dengan mempersiapkan laporan

periodic pesanan penjualan yang diproses untuk setiap individu dalam periode

waktu tertentu. Efisiensi dan efktivitas tenaga penjualan dapat dinilai melalui

laporan analisis penjualan (sales analysis report), yang merinci penjualan

berdasarkan tenaga penjual, daerah ataupun produk. Pandangan lebih jauh tentang

kinerja penjualan keseluruhan dapat diberikan dengan mempersiapkan laporan

analisis profitabilitas (profitability analysis report), yang merinci kontribusi

margin laba setiap daerah, pelanggan, saluran distribusi, tenaga penjual, produk,

atau dasar lainnya.

Dimensi – dimensi kinerja sebelumnya yang difokuskan kea rah internal

hanya memberikan suatu pandangan keberhasilan dalam memenuhi tujuan

kepuasan pelanggan. Organisasi juga perlu menangkap dan mengintegrasikan

ukuran – ukuran yang dihasilkan secara internal dengan dari efisiensi proses

dengan data yang dihasilkan dari eksternal mengenai sikap pelanggan.


Mengawasi piutang usaha secara hati – hati juga merupakan hal yang sangat

penting karena penagihan secara signifikan mempengaruhi arus kas. Daftar umur

piutang usaha mendaftar saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu

yang tersisa dan memberikan informasi untuk memperkirakan piutang ragu –

ragu. Hal ini juga memberikan informasi yang berguna untuk mengevaluasi

kebijakan kredit saat ini dan untuk memutuskan apakah akan meningkatkan batas

kredit bagi pelanggan tertentu.

Masalah arus kas adalah alasan utama mengapa banyak perusahaan bangkrut.

Oelh sebab itu, anggaran kas, yang memberikan perkiraan tepat kas masuk

(perkiraan penagihan dari penjualan) dan kas keluar (utang yang belum dibayar),

adalah hal yang penting. Anggaran ini dapat memperingatkan organisasi atas

kekurangan kas jangka pendek di masa mendatang, hingga memungkinkan

organisasi tersebut membuat rencana ke depan untuk mendapatkan pinjaman

jangka pendek dengan suku bunga yang paling bagus. Sebaliknya, organisasi yang

mengetahui adanya kelebihan kas di masa mendatang dapat mengambil berbagai

langkah untuk menginvestasikan kelebihan dana tersebut agar mendapatkan

pengembalian yang terbaik.

2.6. Pengendalian Siklus Pendapatan

Menurut Hall (2006 : 244) ada enam kelompok aktivitas pengendalian

internal dalam membuat dan mengevaluasi proses pengendalian transaksi. Proses

tersebut adalah pemisahan tugas, supervise, catatan akuntansi, pengendalian

akses, dan verifikasi independen. Berikut ini penjabaran selengkapnya.


1. Otorisasi Transaksi

Pemeriksaan Kredit. Tujuan otorisasi transaksi adalah untuk memastikan

bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Departemen kredit

merupakan bagian yang mengotorisasi pemrosesan pesanan penjualan.

Departemen ini memastikan bahwa kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan

dengan benar. Perhatian utamanya adalah kelayakan pemberian kredit kepada

pelanggan. Dalam membuat keputusan, departemen kredit bisa menggunakan

berbagai macam teknik dan pengujian. Kompleksitas prosedur pemberian kredit

bergantung pada organisasi, hubungan perusahaan dengan pelanggan, dan penting

tidaknya dari transaksi. Otorisasi khusus yang dibutuhkan dalam keadaan yang

sangat khusus (misalnya, untuk pelanggan yang baru pertama kali mengajukan

permohonan kredit) akan memerlukan waktu yang agak lama. Setelah kredit

disetujui, transaksi dapat diproses lebih lanjut.

Kebijakan Retur Barang. Departemen kredit mengotorisasi proses retur

barang. Penentuan ini didasarkan pada sifat penjualan dan situasi retur. Konsep

otorisasi khusus dan umum juga memengaruhi aktivitas ini. Kebanyakan

perusahaan mempunyai kebijakan khusus untuk menyetujui pengembalian kas dan

kredit untuk akun pelanggan.

Pradaftar Kas. Pradaftar kas menyediakan sarana untuk melakukan verifikasi

apakah cek dari pelanggan dan permintaan pembayaran sudah benar. Adanya

kelebihan pada permintaan pembayaran pada departemen kredit atau kurangnya

cek pelanggan pada departemen penerimaan kas akan dapat dideteksi ketika

dilakukan pencocokan antara batch dengan daftar tersebut. Jadi, permintaan


pembayaran kas mengotorisasi pembukuan permintaan pembayaran ke akun

pelanggan.

2. Pemisahan Tugas

Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun

yang memproses transaksi sendiri secara keseluruhan. Jumlah karyawan dan

volume transaksi yang diproses memengaruhi cara pemisahan dilaksanakan. Ada

tiga peraturan yang memandu desainer sistem dalam tugas ini :

Peraturan 1. Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan

bagian yang memproses transaksi. Dalam siklus pendapatan, departemen kredit

terpisah dari seluruh proses, jadi otorisasi formal untuk transaksi merupakan

aktivitas independen. Pentingnya pemisahan ini jelas mengingat adanya konflik

potensial dalam tujuan antara karyawan pemasaran dengan organisasi. Seringkali

kompensasi untuk staf penjualan didasarkan pada jumlah penjualan mereka.

Untuk mencapai tujuan pribadi mereka untuk memaksimalkan penjualan, staf

pemasaran mungkin tidak mempertimbangkan kelayakan kredit dari calon

pelanggan. Departemen kredit, yang bertindak sebagai kelompok otorisasi

independen, mendeteksi pelanggan yang berisiko dan menghalangi keputusan

penjualan yang tidak mendukung dan tidak bertanggung jawab.

Peraturan 2. Pengendalian aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan

aktiva. Dalam sistem pemrosesan pesanan penjualan, gudang persediaan yang

menyimpan aktiva fisik , dan fungsi akuntansi (buku besar umu dan departemen

pengendalian persediaan) yang melakukan pencatatan.


Pada sistem penerimaan kas, departemen penerimaan kas menyimpan

aktiva (kas), dan fungsi akuntansi (buku beasar umum dan departemen piutang

dagang) menyimpan data akuntansinya. Kasir melapor ke bendahara, yang

bertanggung jawab atas aktiva lancar. Fungsi akuntansi adalah tanggung jawab

kontroler. Kedua fungsi tersebut tidak boleh digabungkan.

Peraturan 3. Perusahaan harus terstruktur sehingga tindak penipuan

memerlukan kolusi dua atau lebih individu. Fungsi pembukuan harus dibagi

dengan hati – hati. Secara khusus, buku besar pembantu (piutang dagang dan

persediaan), jurnal (penjualan dan penerimaan kas), dan buku besar umum harus

dipisah . individu yang mempunyai seluruh tanggung jawab pembukuan dan

berkolusi dengan orang yang bertanggung jawab atas pengendalian persediaan,

dapat melakukan penipuan yang sulit dideteksi. Dengan memisahkan tugas –

tugas tersebut, kolusi harus melibatkan lebih banyak orang, yang akan

meningkatkan risiko terdeteksi, sehingga sulit terjadi.

3. Supervisi

Beberapa perusahaan mempunyai karyawan yang terlalu sedikit untuk dapat

melakukan pemisahan fungsi. Perusahaan seperti ini harus bergantung pada

supervisi untuk pengendaliannya. Dengan melakukan supervise kepada karyawan

yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan

dapat melakuka antisipasi dalam sistemnya.

Supervisi dapat juga memberikan pengendalian pada sistem yang sudah

terpisah dengan baik. Misalnya, pada sistem penerimaan kas, bagian penerimaan

dokumen merupakan titik rawan bagi semua perusahaan. Individu yang bertugas


untuk membuka dokumen memiliki akses ke kas (aktiva) dan dokumen

permintaan pembayaran (catatan transaksi). Karyawan yang tidak jujur akan

menggunakan kesempatan ini untuk mencuri cek, menguangkannya, dan

menghancurkan permintaan pembayaran sehingga tidak meninggalkanbukti

transaksi. Pada akhirnya, penipuan seperti ini akan terungkap pada saat pelanggan

menerima tagihan lainnya dan menanggapinya dengan menolak pembayaran.

Akan tetapi, ketika akhirnya perusahaan menyadari permasalahan ini, pelakunya

mungkin telah melakukan beberpa kejahtan dan meninggalkan perusahaan.

Mendeteksi kejadian yang telah terjadi hanya menyelesaikan sedikit masalah.

Mencegah merupakan solusi yang terbaik. Supervise dapat menyediakan

pengendalian pencegahan yang efektif.

4. Catatan Akuntansi

Dokumen sumber perusahaan seperti jurnal dan buku besar harus membentuk

jejak audit yang memungkinkan auditor independen untuk menelusuri transaksi

melalui berbagai tingkat pemrosesan. Pengendalian ini juga merupakan fitur

operasional yang penting. Kadang kala, transaksi hilang dalam sistem. Dengan

mengikuti jejak audit, manajemen dapat menemukan dimana kesalahan dalam

sistem terjadi. Beberapa teknik pengendalian khusus dapat mempermudah

penelusuran jejak audit.

Dokumen Sumber Bernomor. Dokumen sumber bernomor (prenumbered

source document) seperti pesanan penjualan, pemberitahuan pengiriman,

permintaan pembayaran, dan lain – lain dinomori secara berurutan oleh printer

sehingga setiap transaksi dapat diidentifikasi dan berbeda dengan yang lainnya.


Hal ini memungkinkan pemisahan dan pelacakan suatu kejadian (diantara ribuan

lainnya) melalui sistem akuntansi. Tanpa tanda yang unik. Satu transaksi akan

tampak sama dengan transaksi lainnya. Verifikasi data keuangan dan penelusuran

transaksi akan menjadi sulit atau bahkan tidak mungkin tanpa dokumen sumber

bernomor.

Jurnal Khusus. Dengan mengelompokkan transaksi yang sama pada jurnal

khusus, sistem menyediakan laporan singkat atas seluruh kelompok kejadian.

Untuk keperluan ini, sistem siklus pendapatan menggunakan jurnal penjualan dan

jurnal penerimaan kas.

Buku Besar Pembantu. Ada dua buku besar pembantu yang digunakan

untuk menangkap perincian transaksi dalam siklus pendapatan, yaitu buku besar

pembantu persediaan dan piutang dagang. Penjualan produk mengurangi pengaruh

pada akun pembantu persediaan dan untuk meningkatkan akun piutang dagang

pelanggan. Pembayaran kas dari para pelanggan mengurangi akun piutang dagang

mereka. Catatan pemabntu ini terkait dengan ayat jurnal dan dokumen sumber

yang ditangkap pada kejadian ini.

Buku Besar Umum. Akun pengendali buku besar umum merupakan dasar

untuk menyiapkan laporan keuangan. Transaksi siklus pendapatan mempengaruhi

akun buku besar pembantu seperti penjualan, persediaan, harga pokok penjualan,

piutang dagang, dan kas. Voucher jurnal yang meringkas aktivitas jurnal dan buku

besar pembantu mengalir ke buku besar umum untuk memperbarui akun – akun

tersebut. Jadi, kita mempunyai jejak audit yang lengkap dari laporan keuangan


sampai dokumen sumber melalui buku besar umum, buku besar pembantu, dan

jurnal khusus.

File. Siklus pendapatan menggunakan beberapa file sementara dan

permanen untuk menunjang jejak audit. File – file ini merupakan tempat

penyimpanan berbagai macam dokumen. Dibawah ini merupakan contoh file dari

siklus pendapatan :

• File pesanan penjualan terbuka (open sales order file) adalah file pesanan

pelanggan yang belum dipenuhi.

• File referensi data harga (price data reference file) adalah daftar harga

setiap barang dagangan. Staf yang menyiapkan tagiahn arsip ini untuk

mendapatkan hargayang benar untuk ditempatkan faktur.

• File sejarah penjualan (sales history file) adalah file dari transaksi

penjualan yang sudah selesai. File ini berisi salinanfaktur yang dikirim ke

pelanggan, serta dokumen pengiriman.

• File laporan pengiriman atau log pengiriman (shipping report file /

shipping log) menyebutkan barang – barang yang dikirim untuk periode

tertentu.

• File memo kredit (credit memo file) berisi salinan dari memo kredit yang

telah dibukukan kea kun pelanggan.

5. Pengendalian Akses

Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan

terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva fisik pada siklus pendapatan adalah

persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva ini meliputi:


• Keamanan gudang, seperti pagar, alarm, dan penjaga.

• Penyetoran kas secara harian ke bank.

• Penggunaan lemari besi atau kotak deposityang aman untuk kas.

• Penguncian laci kas dan lemari besi pada departemen penerimaan kas.

Pengendalian akses atas informasi mencakup pembatasan akses ke dokumen

yang mengendalikan aktiva, yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar.

Sesorang yang tidak dibatasi aksesnya dapat memanipulasi aktiva perusahaan.

Berikut ini merupakan contoh dari risiko yang berkaitan dengan siklus

pendapatan:

1. Seseorang dengan akses ke buku besar piutang dapat menghilangkan

akunnya, (atau akun orang lain) dari pembukuan. Dengan tidak adanya

catatan akun, perusahaan tidak mengirim tagihan bulanan ke pelanggan.

2. Akses ke dokumen pesanan pelanggan memungkinkan seseoran gyang tidak

mempunyai wewenang untuk melakukan pengiriman barang dagangan

3. Seseorang dengan akses ke kas dan akun kas buku besar umum dapat

menghilangkan kas dari perusahaan dan menutupinya dengan melakukan

penyesuaian pada akun kas.

6. Verifikasi Independen

Tujuan verifikasi independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi

kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain

dalam sistem. Agar efektif, verifikasi independen ini harus terjadi pada poin –

poin utama dalam proses dimana kesalahan dapat dideteksi dengan cepat dan


benar. Pengendali verifikasi independen dalam siklus pendapatan muncul dalam

poin – poin berikut ini :

1. Departemen pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke

pelanggan dari gudang sudah benar dalam hal jenis dan jumlahnya. Sebelum

barang tersebut dikirim ke pelanggan, dokumen pengeluaran barang dan

dokumen pengiriman dicocokkan.

2. Departemen penagihan mencocokkan pemberitahuan pengiriman dengan

faktur penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih sesuai dengan

harga yang dikirimkan.

3. Departemen buku besar umum juga memegang peranan penting dalam

verifikasi. Staf buku besar umum mencocokkan voucher jurnal yang dibuat

oleh berbagai departemen. Departemen penagihan meringkas jurnal

penjualan, pengendalian persediaan meringkas penurunan pada buku besar

pembantu persediaan, departemen penerimaan kas meringkas jurnal

penerimaan kas, dan departemen kredit meringkas buku besar pembantu

piutang dagang. Setiap departemen tersebut mengirimkan voucher jurnal

dan perhitungan yang lainnya ke departemen buku besar umum, di mana

informasi tersebut dicocokkan dan dibukukan ke masing – masing akun

pengendali.

Departemen buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan dari

proses transaksi. Misalnya, total dari seluruh penjualan kredit yang dicatat oleh

departemen penagihan seharusnya sesuai dengan jumlah total kenaikan buku besar

pembantu piutang dagang yang sudah dibukukan. Transaksi penjualan yang


dicatat dalam jurnal tetapi tidak dibukukan ke akun pelanggan akan terdeteksi

oleh fungsi buku besar umum. Sebab khusus dari ketidakseimbangan saldo tidak

dapat ditentukan di sini, tetapi kesalahan sudah dapat dicatat. Untuk menemukan

kesalahan mungkin diperlukan pemeriksaan seluruh transaksi yang diproses

selama periode tertentu. Hal tersebut sangat membosankan dan memakan banyak

waktu. Oleh sebab itu, daripada meringkas seluruh transaksi yang terjadi dalam

satu hari dalam satu batch, perusahaan biasanya mengelompokkan transaksi

dalam batch kecil yang terdiri atas 50 sampai 100 transaksi. Ini akan memudahkan

untuk melakukan prosedur perhitungan akhir hari dengan memisahkan masalah ke

batch tertentu.

2.7. Kerangka Konseptual

Menurut Erlina (2011 : 33) kerangka teoritis adalah suatu model yang

menerangkan bagaimana hubungan suatu teori dengan factor – factor yang

penting yang telah diketahui dalam suatu masalah tertentu. Kerangka teoritis akan

menghubungkan secara teoritis antara variable – variable penelitian, yaitu antara

variable bebas dengan variable terikat. Begitu juga dengan variable yang lain yang

menyertainya, maka peran variable tersebut harus dijelaskan. Kerangka teoritis

perlu dikemukakan apabila penelitian menghubungkan dua variable atau lebih.

Jika penelitian hanya terdiri dari satu variable mandiri saja, maka perlu diberi

deskripsi untuk setiap variable serta variasi besaran variable yang diteliti.


Gambar 2.7. Kerangka Konseptual

Sumber : Penulis, 2013

2.7.1. Teori Akuntansi Positif (Positive Accounting Theory)

Dasar teori yang digunakan adalah teori akuntansi positif. Menurut

Watt & Zimmerman dalam Indira Januarti (2004 : 85) perkembangan teori positif

tidak dapat dilepaskan dari ketidakpuasan terhadap teori normatif. Selanjutnya

dinyatakan bahwa dasar pemikiran untuk menganalisa teori akuntansi dalam

Prosedur Penjualan

Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)

Pengiriman (Shipping)

Penagihan ke Para Pelanggan (Billing)

Penagihan Kas (Cash Collection)

Prosedur Penerimaan Kas

Target Kinerja Penjualan

H1

H2

H3


pendekatan normative terlalu sederhana dan tidak memberikan dasar teoritis yang

kuat. Terdapat tiga alasan mendasar terjadinya pergeseran pendekatan normatif ke

positif yaitu (Watt & Zimmerman,1986 ):

1. Ketidakmampuan pendekatan normatif dalam menguji teori secara empiris,

karena didasarkan 'pada premis atau asumsi yang salah sehingga tidak dapat

diuji keabsahannya secara empiris.

2. Pendekatan normatif lebih banyak berfokus pada kemakmuran investor

secara individual daripada kemakmuran masyarakat luas.

3. Pendekatan normatif tidak mendorong atau memungkinkan terjadinya

alokasi sumber daya ekonomi secara optimal di pasar modal. Hal ini

mengingat bahwa dalam sistem perekonomian yang mendasarkan pada

mekanisme pasar, informasi akuntansi dapat menjadi alat pengendali bagi

masyarakat dalam mengalokasi sumber daya ekonomi secara efisien.

Selanjutnya Watt & Zimmerman menyatakan bahwa dasar pemikiran untuk

menganalisa teori akuntansi dalam pendekatan normative terlalu sederhana dan

tidak memberikan dasar teoritis yang kuat. Untuk mengurangi kesenjangan dalam

pendekatan normatif, Watt & Zimmerman mengembangkan pendekatan positif

yang lebih berorientasi pada penelitian empiric dan menjustifikasi berbagai teknik

atau metode akuntansi yang sekarang digunakan atau mencari model baru untuk

pengembangan teori akuntansi dikemudian hari. Apabila teori normatif

menunjukkan cara terbaik untuk melakukan sesuatu berdasar premis, norma atau

standar, teori positifberusaha menjelaskan atau memprediksi fenomena nyata dan


mengujinya secara empirik (Godfrey et.a1,1997 dalam Anis dan Imam,2003).

Penjelasan atau prediksi dilakukan menurut kesesuaiannya dengan observasi

dengan dunia nyata.

Aliran positif merupakan perspektif yang dikenal luas oleh kalangan

akademisi saat ini. Aliran ini pertama kali diperkenalkan di Universitas Chichago,

kemudian meluas ke beberapa Universitas lainnya di Amerika Serikat seperti

Rochester, Barkley, Stanford, UCLA, NY (Rasyid,1997). Teori akuntansi positif

mempunyai suatu kepercayaan bahwa realita social berada secara independen dari

manusia yang memiliki sifat atau esensi tersendiri. Hal ini mengakibatkan

fenomena empiris terpisah dari penelitian. Dengan demikian validitas ilmiah dari

dunia empiric diuji melalui observasi. Di dalam filsafat ilmu pengujian empiris ini

dinyatakan dalam 2 cara (Chua,1986 dalam Imam,2000), yaitu :

1. Dalam pandangan aliran positivis ada teori dan seperangkat pernyataan hasil

observasi independen yang digunakan untuk membenarkan atau memverifikasi

kebenaran teori.

2. Dalam pandangan Popperian karena pernyataan hasil observasi merupakan teori

dependent dan fallible, maka teori-teori ilmiah tidak dapat dibuktikan

kebenarannya, tetapi memungkinkan untuk ditolak (falsified).

Meskipun ada 2 cara untuk pengujian empiris para peneliti tetap sepakat

bahwa metode hypotetico-deductive menjadi pilihannya. Suatu penjelasan

dikatakan ilmiah apabila 1) harus memasukkan satu atau lebih prinsip-prinsip

umum atau hukum, 2) harus ada pra kondisi yang biasanya diwujudkan dalam


bentuk pernyataan hasil observasi dan 3) harus ada satu pernyataan yang

menggambarkan sesuatu yang dijelaskan (Imam G,2000).

2.8. Hipotesis

Menurut Erlina (2011 : 41) hipotesis adalah proposisi yang dirumuskan

dengan maksud untuk diuji secara empiris. Proposisi merupakan ungkapan atau

pernyataan yang dapat dipercaya, disangkal atau diuji kebenarannya mengenai

konsep atau konstruk yang menjelaskan atau memprediksi fenomena – fenomena.

Dengan demikian hipotesis merupakan penjelasan sementara tentang perilaku,

fenomena atau keadaan tertentu yang telah terjadi atau akan terjadi.

Dilihat dari latar belakang, perumusan masalah dan teori – teori yang ada

maka hipotesisnya adalah :

H1. Prosedur penjualan telah berperan signifikan atas pencapaian target

penjualan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan.

H2. Prosedur penerimaan kas telah berperan signifikan atas pencapaian target

penjualan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan.

H3 Sistem informasi akuntansi siklus pendapatan telah berperan signifikan atas

pencapaian target penjualan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk

SBU III Medan.


Documents

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Siklus Pendapatanrepository.usu.ac.id/bitstream/123456789/39830/4/Chapter II.pdf · Siklus pendapatan menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 9) adalah kejadian