Embed Size (px)
Citation preview
18
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Koperasi merupakan salah satu organisasi yang penting bagi perkembangan
ekonomi.Koperasi simpan pinjam contohnya, dibentuk guna masyarakat dapat
memperbaiki keadaan ekonominya, memenuhi kebutuhan sehari-hari, dan juga
dapat membuka usaha, serta koperasi simpan pinjam juga dapat digunakan
masyarakat untuk menabung.
Koperasi Wanita Pengembang Sumberdaya Prima Jakarta adalah lembaga
keuangan yang bergerak dibidang simpan pinjam yang dimiliki dan dikelola oleh
anggotanya, dan yang bertujuan untuk mensejahterakan anggotanya sendiri.
Koperasi Wanita Pengembang Sumberdaya Prima cukup konsisten dalam
memberikan pinjaman modal untuk anggotanya terutama kalangan menengah
kebawah.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk menganalisa sistem
simpan pinjam pada koperasi wanita pengembang sumberdaya prima, sehubungan
dengan itu penulis memilih judul makalah ini, yaitu:
“PERANCANGAN SISTEM INFORMASISIMPAN PINJAM PADA KOPERASI
WANITA PENGEMBANG SUMBERDAYA PRIMA JAKARTA”.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Koperasi Wanita Pengembang Sumberdaya Prima merupakan lembaga yang
bergerak pada bidang simpan pinjam uang. Pada awalnya lembaga ini lebih
memfokuskan pada kesejahteraan masyarakat dan lainnya.
19
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Koperasi Wanita Pengembang Sumberdaya Prima Jakarta adalah lembga
keuangan masyarakat yang bergerak dalam bidang kegiatan simpan pinjam uang,
yang diawali dengan arisan ibu-ibu. Tanggal 15 Januari 2001 terbentuklah
delapan kelompok untuk bersatu menjadi satu lembaga secara resmi menjadi
“Koperasi Wanita Pengembang Sumberdaya PRIMA (KWPS PRIMA)”. Pada
tanggal 18 April 2001 mendapat pengakuan dari pemerintah dengan Badan
Hukum No.21/BH/KDK.9.4/IV/2001. Unit berkembang menjadi 11 dengan
jumlah anggota 1186 orang. Dan diketuai oleh Ibu Hj.Asmaniah.
KWPS Prima juga mempunyai visi dan misi yang akan dicapainya, yaitu
sebagai berikut :
a. VISI
Koperasi Wanita Pengembang Sumberdaya Prima Jakarta adalah
pemberdayaan perempuan guna meningkatkan kesejahteraan perempuan
khususnya, dan kesejahteraan masyarakat pada umumnya.
b. MISI
1. Meningkatkan perekonomian anggota.
2. Meningkatkan SDM anggota.
3. Menumbuhkan kepemimpinan perempuan.
4. Memberikan layanan sosial pada anggota dan masyarakat.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
A. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan satu hal yang tidak bisa dipisahkan dari suatu
perusahaan. Struktur organisasi sangat diperlukan untuk mencapai suatu tujuan
20
dan menjadi penggerak suatu perusahaan karena berhubungan dengan suatu
tanggung jawab yang saling berhubungan, sehingga tujuan organisasi dapat
tercapai secara efektif.
Bentuk struktur organisasi pada Koperasi Wanita Pengembang Sumberdaya
PRIMA adalah sebagai berikut:
Gambar III.1 Struktur Organisasi Koperasi Wanita Pengembang
Sumberdaya Prima
RAPAT ANGGOTA
PENGAWAS
PENGURUS
MANAGER PUSAT
ADVISER/KONSULTAN
ACCOUNTING H.R.D MANAGER
PENGEMBANG
MANAGER
BERANDA
PERDAGANGAN BAGIAN
OPERASIONAL
BAGIAN KREDIT &
TABUNGAN JASA BAGIAN KREDIT
& TABUNGAN
21
B. Fungsi
Tugas dan wewenang masing-masing adalah sebagai berikut:
1. (RAT) Rapat Anggota Tahunan
Rapat Anggota Tahunan (RAT) adalah rapat yang diadakan oleh pengurus
dan dihadiri para anggota sebagai bentuk pertanggung jawaban pengurus
kepada anggota setiap akhir periode Rapat Anggota Tahunan (RAT)
mempunyai fungsi,yaitu:
a. Memilih dan membentukan koperasi.
b. Memutuskan hal-hal yang menyangkut dengan koperasi.
c. Menentukan besarnya simpanan pokok atau wajib.
2. Badan Pengawas
Tugas badan pengawas yaitu:
a. Mengambungkan amanat untuk melaksanakan pengawasan terhadap
pelaksanaan kebijakan dan pengolahan koperasi.
b. Mengamakan keputusan rapat anggota,ketentuan anggaran dasar atau
anggaran rumah tangga koperasi.
c. Melindungi kepentingan anggota dan koperasi dari kewenangan dan
penyimpangan yang dilakukan oleh pengurus atau pengelola.
3. Pengurus
Pengurus terdiri dari Manajer, Admin, Teller. Sedangkan di pengurus
sendiri mempunyai tugas dan fungsi menyelenggarakan kegiatan koperasi
sesuai dengan yang diamanatkan oleh Rapat Anggota dan membuat
kebijakan operasional terhadap keputusan.
Tugas badan pengurus:
22
a. Manajer
1. Penanggung jawab atau kemajuan dan kemunduran.
2. Memimpin rapat.
b. Admin
1. Mengisi buku daftar pengurus dan pengawas.
2. Membuat surat-surat.
3. Mengerjakan buku titipan anggota dan buku anggota serta jasa.
4. Menjalankan tugas teller jika tidak hadir.
c. Teller
1. Melayani atau menerima simpanan dan pinjaman.
2. Menyimpan buku-buku laporan dan lain-lain.
4. Adviser/Konsultan
Tugas badan adviser/konsultan:
a. Untuk melihat perkembangan keuangan.
b. Untuk melihat perkembangan yang terjadi pada koperasi apakan
signifikan atau tidak.
c. Adviser/Konsultan juga berasal dari pihak koperasi itu sendiri.
5. Manajer Pusat
Bertugas mencairkan setiap transaksi pinjaman dalam skala besar, manajer
pusat juga membawa manajer beranda seperti dari cabang-cabang koperasi
wanita pengembang sumberdaya prima.
6. Manajer Perkembangan
a. Perdagangan
Simpan pinjam dalam tingkat dinas seperti ukm, bukan hanya sekedar
pinjam tetapi juga mempunyai usaha seperti Kopmart (Koperasi Mart)
23
hasilnya dikelola lagi untuk keperluan koperasi. Perdagangan ini
meliputi:
1. Bagian kredit dan tabungan
Bertugas sebagai mencairkan setiap pinjaman, dan melihat jika
nasabah yang meminjam uang dalam skala besar atau diluar batas tapi
memenuhi syarat untuk meminjam. Bagian kredit/tabungan ini
bertugas meninjau kondisi sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan
nasabah dengan keadaan nasabah itu sendiri, kemudian pengurus yang
memutuskan nasabah diperbolehkan meminjam atau tidak.
2. Jasa
Jasa dalam koperasi wanita pengambang sumberdaya prima, adalah
jasa yang diambil dari beberapa persen setiap pinjaman.
7. Manajer Beranda
Sama halnya dengan manajer pusat tetapi dalam skala kecil dalam
mencairkan setiap transaksi.
a. Bagian Operasional meliputi:
1. Bagian Kredit dan Tabungan
Bertugas sebagai mencairkan setiap pinjaman, dan melihat jika ada
nasabah yang meminjam uang dalam skala besar atau diluar batas tapi
memenuhi syarat untuk meminjam. Bagian kredit/tabungan ini
bertugas untuk meninjau kondisi sesuai dengan kebutuhan yang
dibutuhkan oleh nasabah dengan keadaan nasabah itu sendiri,
kemudian pengurus yang memutuskan nasabah diperbolehkan
meminjam atau tidak.
24
8. Accounting
Bertugas menginput setiap transaksi simpan pinjam dalam Koperasi Wanita
Pengembang Sumberdaya Prima.
9. HRD
Bertugas rekruitmen karyawan yang ingin berkonstribusi pada Koperasi
Wanita Pengembang Sumberdaya Prima.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Dalam proses bisnis sistem berjalan ini ada beberapa tahapan yang harus
dijalankan dalam proses simpan pinjam, yaitu:
Proses ini dilakukan calon anggota dengan cara, datang dan mendaftarkan
diri secara langsung ke koperasi dengan membawa Foto Copy KTP, Kartu
Kerluarga, dan Fas Foto. Kemudian anggota mengambil formulir pendaftaran
yang disediakan dan mengisi formulir pendaftaran anggota dan menyerahkan
formulir ke administrasi untuk di cek, apabila sudah memenuhi persyaratan,
formulir akan diarsipkan dan Anggota akan diberikan dua buku yang terdiri dari
buku simpanan anggota dan buku pinjaman anggota. Proses ini dimulai saat
anggota sudah resmi menjadi anggota koperasi dan memiliki buku simpanan
anggota. Setiap melalukan proses simpanan, anggota langsurng datang ke koperasi
dengan membawa buku simpanan anggota dan uang, lalu di serahakan kepada
teller untuk di catat ke buku simpanan anggota. Lalu teller akan membuat slip
Setoran rangkap dua, slip copy dan buku simpanan anggota akan diserahkaan ke
anggota dan slip asli akan disimpan untuk diarsipkan. Setiap anggota yang ingin
melakukan pinjaman diwajibkan anggota tersebut tidak memiliki utang pinjaman
pada koperasi dan bersedia mengikuti perjanjian di antara kedua pihak yaitu
25
anggota dan koperasi. Lalu teller akan mengecek daftar angsuran pinjaman untuk
melihat apakah anggota sudah tidak memiliki pinjaman yang belum dilunasi.
Apabila tidak terjadi kesalahan maka bagian administrasi akan melakukan proses
peminjaman, dan anggota akan diberikan Formulir Pengajuan Pinjaman dan Surat
Perjanjian Pinjaman. Lalu diserahkan kembali ke anggota bersama buku pinjaman
anggota. Kemudian teller mencatat proses pinjaman ke buku anggota dan
membuat Slip Penarikan dua rangkap, slip copy dan buku akan diserahkan ke
anggota, dan slip asli untuk diarsipkan. Anggota yang melakukan pinjaman
mempunyai kewajiban membayar angsuran setiap bulannya dengan cara
membawa buku pinjaman anggota lalu teller mencatat pembayaran angsuran ke
buku pinjaman anggota. Lalu teller membuat Slip Penarikan dua rangkap, slip
copy dan buku pinjaman akan diserahkan ke anggota, dan slip asli untuk
diarsipkan. Laporan laporan rekapitulasi simpanan dan pinjaman dibuat oleh
administrasi berdasarkan dokumen-dokumen. Lalu laporan tersebut di berikan ke
Manajer untuk di Acc dan diarsip.
3.4. Unified Modelling Language
3.4.1. Activity Diagram
Activity
Unified Modelling Language (UML)
Activity Diagram
Gambar III.2
Activity Diagram Proses Bisnis Sistem Berjalan
26
Proses Bisnis Sistem Berjalan
27
3.5. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses-proses yang terjadi
didalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan (input) untuk
mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran
(output). Adapun spesifikasi sistem simpan pinjam pada koperasi wanita
pembangun sumberdaya prima jakarta meliputi hal-hal sebagai berikut:
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Copy Kartu Tanda Penduduk
Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran anggota
Sumber : Calon Anggota
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Copy Kartu Keluarga
Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran Anggota
Sumber : Calon Anggota
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : Formulir Permohonan Anggota
Fungsi : Untuk mendaftar menjadi anggota
Sumber : Calon Anggota
28
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-3
4. Nama Dokumen : Data Anggota
Fungsi : Untuk bukti data-data Anggota koperasi
Sumber : Calon Anggota
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-4
5. Nama Dokumen : Formulir Pengajuan Pinjaman
Fungsi : Untuk mengetahui data pinjaman
Sumber : Anggota
Tujuan : Teller
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-5
6. Nama Dokumen : Buku Tabungan simpanan
Fungsi : Untuk mencatat mutasi yang dilakukan oleh
Anggota
Sumber : Buku tabungan
Tujuan : Anggota
Media : Buku
29
Jumlah : -
Bentuk : Lampiran A-6
7. Nama Dokumen : Slip Setoran
Fungsi : Untuk bukti bahwa Anggota telah menyetorkan
uang ke rekening tabungannya
Sumber : Teller
Tujuan : Anggota
Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar (rangkap)
Bentuk : Lampiran A-7
8. Nama Dokumen : Formulir Pembukaan Siaga
Fungsi : Untuk mengetahui data simpanan senja bahagia
Sumber : Anggota
Tujuan : Teller
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-8
9. Nama Dokumen : Formulir Pembukaan Simanis
Fungsi : Untuk mengetahui data simpanan Masa Istimewa
Sumber : Anggota
Tujuan : Teller
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-9
30
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Buku Pinjaman
Fungsi : Untuk mencatat pinjaman Anggota
Sumber : Buku pinjaman
Tujuan : Anggota
Media : Buku
Format : Lampiran B-1
Jumlah : -
2. Nama Dokumen : Slip Penarikan
Fungsi : Untuk anggota yang ingin menarik tabungannya
Sumber : Teller
Tujuan : Proses penarikan tabungan
Media : Kertas
Format : Lampiran B-2
Jumlah : 2 lembar (rangkap)
3. Nama Dokumen : Perjanjian Kredit
Fungsi : Untuk memberikan keabsahan dokumen yang
apabila dilanggar maka akan dikenakan sanksi
Sumber : Teller
Tujuan : Anggota
Media : Kertas
Format : Lampiran B-3
Jumlah : 1 lembar
4. Nama Dokumen : Nota Pencairan Pinjaman
31
Fungsi : Untuk meminta persetujuan manajer untuk
pencairan pinjaman nasabah
Sumber : Admin
Tujuan : Anggota
Media : Kertas
Format : Lampiran B-4
Jumlah : 1 lembar
5. Nama Dokumen : Laporan Simpan Pinjam
Fungsi : Sebagai laporan simpan pinjam
Sumber : Teller
Tujuan : Manajer
Media : Kertas
Jumlah : -
Bentuk : Lampiran B-5
3.6. Permasalahan Pokok
Sistem pada Koperasi Wanita Pengembang Sumberdaya Prima selama ini
berjalan dengan lancar, namun banyak kelemahan dari sistem yang terjadi mulai
pendaftaran anggota, proses simpanan anggota hingga pembuatan laporan.
Adapun kelemahan nya antara lain sebagai berikut:
a. Membutuhkan waktu yang lama dalam pengecekan data dan pembuatan
laporan dalam melakukan transaksi simpan pinjam.
b. Besarnya kemungkinan terjadi kesalahan oleh petugas dalam pencatatn
data (human error).
32
c. Dokumen masih dalam bentuk arsip sehingga mudah hilang, sobek dan
rusak.
3.7. Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan,maka
untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan pengajukan
permasalahan masalah yaitu mengkomputerisasikan sistem Simpan pinjam pada
koperasi wanita pengembangn sumberdaya prima dan membuat laporan dengan
menggunakan aplikasi pada komputer:
a. Merubah sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi.
b. Membuat validasi pada program yang akan dibuat dalam sistem simpan
pinjam.
c. Membuat database untuk penyimpanan data.
