CHƯƠNG TRÌNH NÂNG CAO NĂNG LỰC THỰC HIỆN CÁC DỰ ÁN XÃ HỘI Hoàng Đức Minh

CHỮA BÀI TẬP

(Có ai không làm không?)

Các bạn đã làm gì khi nhận được bài tập?

Bạn có làm những việc sau? Xác định chính xác yêu cầu Xác định các nguồn lực mà mình có

1. Tiền/ vật chất

2. Nhân sự

3. Thời gian

4. Quan hệ

5. Khác ???

Đặt mục tiêu?

Lên kế hoạch thực hiện Phân công công việc Kế hoạch tài chính Xác định rủi ro Đối chiếu với các ý

tưởng khác?

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Chương trình

Nâng cao năng lực thực hiện các dự án xã hội

Pro V 2012 khóa 1

Hoàng Đức Minh – Hà Quỳnh Nga

Vì sao chúng ta thất bại?

Tình huống 1

• Nhóm A là một nhóm hoạt động giáo dục về Môi trường. Biết được tại trường K không có chương trình giáo dục nâng cao nhận thức cho học sinh về Môi trường. Nhóm sinh viên quyết định viết dự án về chủ đề này cho các em học sinh trường K và đạt giải thưởng trong một cuộc thi. Tuy nhiên, khi vào trường K, ban giám hiệu trường K không đồng ý để nhóm sinh viên thực hiện dự án này với lý do là chương trình học của học sinh đã quá tải.

Tình huống 2

• “Trước đây, chương trình phân loại rác tại nguồn được triển khai thí điểm tại quận 6 với kinh phí thực hiện không nhỏ, nhưng đến nay nhiều người cho rằng không thành công”

• “… thành phố đã phát miễn phí túi nhựa có màu sắc khác nhau cho người dân ở 9 phường tại quận 6 để phân loại rác vô cơ và hữu cơ tại nhà, nhưng lại thiếu đồng bộ trong thu gom, dẫn đến rác sau khi được người dân phân loại bỏ vào túi nhựa lại được thu gom nhập chung với nhau, thành thử chương trình mới không hiệu quả.”

Tình huống 3

• Bạn A xây dựng một đề xuất DA về quản lý rác thải với chu trình khép kín tại khu dân cư. Đề xuất rất độc đáo, có tính khả thi về kỹ thuật cao. Bạn A đã được giải thưởng trong một cuộc thi. Tuy nhiên, sau cuộc thi nửa năm DA vẫn chỉ nằm trên giấy tờ. BTC cuộc thi muốn hỗ trợ để bạn A thực hiện DA nhưng do A không thuộc tổ chức nào nên BTC không thể tài trợ cho DA. Mặt khác, dự án lại không rõ ràng về qui trình thực hiện nên rất khó chuyển giao cho người dân thực hiện. Kết quả là dự án vẫn chưa được triển khai.

Tình huống 4• Công ty V là công ty truyền thông cho chiến dịch môi

trường H. Đây là hoạt động mang tính truyền thông bảo vệ môi trường, đồng thời có các hành động cụ thể để bảo vệ môi trường. Vì vậy, công ty đã nhận được tài trợ của rất nhiều bên.

• Công ty V khá tập trung vào việc quảng bá hình ảnh mà không chú trọng tới nội dung và ý nghĩa của chiến dịch H. Hình ảnh và logo của các nhà tài trợ lại xuất hiện tràn lan trên các phương tiện truyền thông và các sản phẩm truyền thông.

• Chiến dịch H đã xuất hiện và lan toả ngày càng rộng. Tuy nhiên, người dân thay vì ấn tượng với thông điệp và hình ảnh bảo vệ môi trường lại là hình ảnh của các nhà tài trợ cho chương trình.

KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁNDự án là gì?

Dự án khác gì với chương trình, chiến dịch?

Dự án là gì?

Dự án là một tập hợp các hoạt động phức tạp với mục đích nhằm thỏa mãn nhu cầu của nhà tài trợ

Một công việc là dự án khi

1. Có tính duy nhất

2. Có tính sáng tạo

3. Có nhà tài trợ

4. Có quản lý dự án

5. Mục đích đã được thiết lập

6. Đã lên được kế hoạch hoạt động

7. Chuẩn bị xong tài chính

Chắc chắn không phải dự án nếu

Một công việc lặp đi lặp lại

Không có thời hạn hoàn thành

Chi phí quá nhỏ

Dự án hay không phải dự án ?

a. Nâng cao nhận thức của người dân địa phương về Biến đổi khí hậu

b. Trong 1 năm, tạo ra 1 cộng đồng không sử dụng túi nylon gồm 400 hộ bán hàng

c. Duy trì một trang tin điện tử về công nghệ với 6 bài báo/ngày

d. Tổ chức 1 chuỗi 6 hội thảo về thanh niên trong năm 2013

e. Giảm tỷ lệ hộ nghèo trong xã xuống dưới mức 20% trước năm 2015

CHÚ Ý

Phải có nhà tài trợ

BƯỚC ĐẦUXÂY DỰNG MỘT DỰ ÁNKhi nào thì cần xây dựng một dự án?

Một dự án được bắt đầu như thế nào?

Dự án bắt đầu khi bạn có

1. Một vấn đề/ nhu cầu cần được giải quyết

2. Nhà tài trợ

3. Đối tượng hưởng lợi

4. Quản lý dự án

5. Một mục đích cần phải đạt được

Khi nào thì nên làm một dự án

Nên phát triển một dự án khi bạn có một nguồn lực xác định cùng với mong muốn đạt được mục tiêu cụ thể trong thời gian ngắn nhất và đảm bảo nhất

Bạn sẽ làm gì nếu một trong năm yếu tố trên chưa xác

định?

BƯỚC MỘTXÁC ĐỊNH VẤN ĐỀDự án sẽ giải quyết vấn đề gì?

Tại sao phải có dự án này?

Ai sẽ được hưởng lợi từ dự án?

Vấn đề mà bạn muốn giải quyết là gì?

Nguyên nhân của vấn đề đó là gì?

Nguyên nhân của nguyên nhân đó là gì?

Nguyên nhân của nguyên nhân của nguyên nhân đó là gì?

Công cụ: 5 tại saoMột công ty máy tính cần mở rộng văn phòng

1. Tại sao công ty cần mở rộng văn phòng?

Vì không đủ chỗ ngồi, có tới 3 nhân viên trong 1 phòng

2. Tại sao chỉ có 3 nhân viên 1 phòng lại ko đủ

Vì trong phòng còn phải đựng máy tính để kiểm tra trước khi gửi vào kho

3. Vì sao phải kiểm tra máy trước khi đưa vào kho?

Vì trước đây nhà cung cấp làm việc đó, nhưng bây giờ thì công ty phải tự làm

4. Vì sao nhà cung cấp ko kiểm tra nữa?

Vì chi phí quá đắt nên công ty đã ngừng yêu cầu.

5. Vì sao chi phí lại cao đến thế?

Bởi vì yêu cầu của bộ phận chất lượng quá cao

Công cụ: 5 tại sao

Bài tập thực hành: Áp dụng 5 tại sao với 1 ý tưởng mà nhóm bạn có

Cách xác định vấn đề

•Thực địa/ khảo sát/ phỏng vấn•Tra cứu tài liệu•Trả lời câu hỏi

“Có những ai liên quan? Họ nghĩ sao?”

CHÚ Ý

Nếu không hiểu đối tượng

ĐỪNG LÀM

BƯỚC HAIXÁC ĐỊNH NGUỒN LỰCBạn có gì trong tay?Ai là quản lý dự án ? Ai sẽ thực hiện dự án?

Tài chính mà bạn có hoặc có thể có là bao nhiêu?

Bạn có bao nhiêu người?(Có tác dụng)

Ai sẽ hứng thú?(Hứng thú không quan trọng, quan

trọng là hứng thú trong bao lâu)

Bạn có bao nhiêu tiền?

(Tự hỏi, tiền nhiều bạn có tiêu hết được không?)

Ngoài người và tiền, bạn có gì?

(Quan hệ, kinh nghiệm, cơ sở vật chất …)

BƯỚC BAXÁC ĐỊNH MỤC TIÊUBạn muốn dự án đạt được điều gì?Tiêu chí thành công?

Mục tiêu là

Là cái mà bạn cần đạt được

Là mong muốn chung của nhà tài trợ, các bên tham gia, người

hưởng lợi

Cụ thể

• Mục tiêu của bạn có thể chia thành các mục tiêu nhỏ hơn không?

• Chúng có rõ ràng không? Có trả lời được các câu hỏi Cái gì? Tại sao? Ở đâu? Bao lâu hay không?

Một mục tiêu cụ thể phải thể hiện được chính xác và rõ ràng những gì mà dự án mong đợi

Có thể đo được

Một mục tiêu tốt nên được thể hiện bằng các con số cụ thể

Làm thế nào để bạn đo được mục tiêu của mình? Làm sao để

biết mục tiêu đã đạt được?

Khả thi

•Nếu không tự tin, đừng viết ra.•Với tất cả những gì mà bạn có, liệu mục tiêu đó có đạt được không?

•Rủi ro thất bại là bao nhiêu?

Lời khuyên: Hãy đặt mục tiêu ở mức thấp nhất trong phạm vi an toàn. Uy tín là yếu tố hàng đầu

Thực tế

•Đối tượng có thực sự cần hay không?•Kết quả liệu có bền vững không? Chúng sẽ duy trì bao lâu

NÊN NHỚ

PHẢI CÓ THỜI GIAN CỤ THỂ

Công cụ - Bảng mục tiêuMục tiêu

Vì sao quan trọng

Cụ thể Khả thi (độ rủi ro)

Thực tế (tính cần thiết)

Công cụ đo

Đáp ứng nhu cầu nhân sự của 4 câu lạc bộ

Các dự án thực hiện không hiệu quả do thành viên thiếu năng lực

Xây dựng một chương trình đào tạo kéo dài ba tháng cho 4 CLB về Quản lý dự án

Đã có 3 CLB tham gia, đã có tài liệu hỗ trợ từ các NGO

Đây là nhu cầu bức thiết của các CLB và cả mong muốn của nhà tài trợ

Số lượng buổi học và học viênKiểm tra đầu raĐánh giá của chủ nhiệm các CLB

Tổ chức thực tập 1 tháng cho 20 bạn thành viên xuất sắc tại các NGO

Các NGO chưa đồng thuận

Mô hình quản lý dự án trong NGO quá cao cấp

Đánh giá kết quả thực tập của NGO

Công cụ - Bảng mục tiêuMục tiêu Thời gian

thực hiệnTài chính cần thiết

Tính bền vững

Khả năng nhân rộng

Xây dựng một chương trình đào tạo kéo dài ba tháng cho 4 CLB về Quản lý dự án

3 tháng 10 triệu Các thành viên sẽ tiếp tục hoạt động trong dự ánTài liệu của chương trình có thể tái sử dụng

Giáo trình có thể được chuyển giao và đào tạo cho các khóa tập huấn viên

Công cụ - Bảng mục tiêu

Bài tập thực hành: Áp dụng bảng mục tiêu với một ý tưởng mà nhóm

bạn có

BƯỚC BỐNGIẢI PHÁP – CHIẾN LƯỢCÝ tưởng cho giải pháp của bạn là gì?Bạn dùng công cụ, chiến lược nào để giải quyết vấn đề?

Phương pháp, cách tiếp cận mà bạn sử dụng?

Câu hỏi dễ

Có bao nhiêu cách để đạt được một mục tiêu?

Câu hỏi khó

Có những cách nào để nâng cao năng lực thực hiện dự án cho các

CLB thanh niên?

NGHỆ THUẬT TẠO RA GIẢI PHÁPCác bước đơn giản để có ý tưởng và biến chúng thành các giải pháp

Bước 1

Nghiên cứu thật kỹ vấn đề(Google đại ca, ngoài ra còn có ông bà, cha mẹ, bạn bè, thầy cô

giáo)

Bước 2

Xem thiên hạ làm gì

(Ý tưởng là của chùa, và biến cái của người khác thành của mình

là một nghệ thuật)

Bước 3

Họp

(Nên chọn một nơi trăng thanh gió mát)

Bước 4

Dùng công cụ

(Mindmap, Brainstorming, Ma trận)

Kết quả của bước này phải ra được các giải pháp khác nhau

Bước 5

Chọn tiêu chí ưu tiên, hệ số ưu tiên

(Quay lại mục tiêu ban đầu, nhìn xem cái gì là quan trọng)

Bước 6

Đánh giá và chọn thôi

(Dùng bảng đánh giá ưu tiên)

Công cụ - Bảng đánh giá ưu tiênGiải pháp Thời

gianTài chính

Khả thi Quy mô

Tính bền vững

Khả năng nhân rộng

Tổng điểm

Lớp học 1 tháng

5 triệu Cao 40 8 9

1 vs 1 2 tuần 0 Trung bình

10 10 4

Thực địa 3 ngày 10 triệu Cao 40-60 3 7

Forum 1 tuần 30 triệu Trung bình

60 6 3

Project 3 tháng

15 triệu Thấp 100 6-9 3

Công cụ: Bảng đánh giá ưu tiên

Bài tập thực hành: Áp dụng bảng đánh giá ưu tiên với 3 giải pháp

BƯỚC NĂMCHUỖI TÁC ĐỘNGĐánh giá chi tiết ảnh hưởng của từng hoạt động lên kết quả đầu ra và liệu chúng có giúp bạn đạt được mục tiêu?

Hoạt động – Activiies

Đầu ra – OutputThể hiện các sản phẩm của mỗi hoạt động

hoặ kết quả của các dịch vụ1 khóa học với sự tham gia của 40 thành

viên, 1 bộ tài liệu giảng dạy

Hiệu quả - Use of outputCác thay đổi về thái độ, kiến thức, hành vi

của các đối tượng30 thành viên đạt tiêu chuẩn

Tài liệu được ứng dụng thành công

Tác động - ImpactĐây là mục tiêu cuối cùng của dự án

Các tác động ở quy mô xã hội, cộng đồngGiải quyết nhu cầu nhân sự của 3 CLB

Bạn có thể phải sửa lại mục tiêu

(không sao cả, thế là tốt)

Công cụ - bảng chuỗi kết quảCấp độ tác động

Tác động cụ thể Chỉ số cụ thể Phương pháo đo lường

Tác động Nâng cao năng lực thực hiện các dự ánĐáp ứng nhu cầu NS

Số HV trở thành cán bộ/ quản lý dự án. Số dự án mới

Survey cho các chủ tịch CLBSurvey so sánh

Sử dụng đầu ra

70% học viên đạt yêu cầu về năng lực quản lý dự án10 % tham gia vào CLB

Số học viên được cấp chứng chỉSố học viên được học bổngSố HV gia nhập

Bộ tiêu chí và tiêu chuẩn cho HV.Danh sách học viên được tuyển dụng

Đầu ra Một khóa học kéo dài 3 tháng

Số lượng học viên/CLB tham giaTỷ lệ đi họcMức độ hoàn thành BT

Danh sách học viên các buổiBáo cáo tổng hợp bài tập

Hoạt động Triển khai chương trình tập huấn (bao gồm Xây dựng tài liệu, đào tạo Facilitator, Chuẩn bị hậu cần)

Công cụ: Bảng chuỗi kết quả

Bài tập thực hành: Áp dụng bảng chuỗi kết quả với 1 hoạt động

BƯỚC SÁUKẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

Con đường đi tới thành công

Dự án của bạn có bao nhiêu giai đoạn?

Các mốc dự án cần đạt được?

Thế nào là kế hoạch hành động

Một kế hoạch hành động cần thể hiện được• Những hoạt động gì sẽ được triển khai• Thứ tự thực hiện của mỗi hoạt động• Thời gian để thực hiện mỗi hoạt động• Đầu ra, hiệu quả của các hoạt động – tiêu chí để đánh giá

chúng

• Thậm chí, một kế hoạch tốt còn có• Ai sẽ thực hiện?• Cần bao nhiêu tiền• Rủi ro của mỗi hoạt động

Chia nhỏ công việc

Sơ đồ mạng

Ví dụ: Để tổ chức 1 lớp học cần• Tìm giảng viên• Tìm thúc đẩy viên• Tìm địa điểm• Viết thông báo tuyển học viên• Làm danh sách đăng ký• Xây dựng nội dung khóa học• Chuẩn bị hậu cần• Xác định học phí• Thiết kế bộ nhận dạng thương hiệu khóa học

Để có 1 khóa tập huấn

Thiết kế bộ nhận

dạng thương

hiệu

Thuê địa

điểm

Lên nội dung chính

Viết thông báo

tuyển

Tìm trợ giảng

Buổi số 1

Đơn đăng ký

Giảng viên

Tập huấn

cho TG

Thời gian thực hiện

Thiết kế bộ nhận

dạng thương

hiệu

Thuê địa

điểm

Lên nội dung chính

Viết thông báo

tuyển

Tìm trợ giảng

Buổi số 1

Đơn đăng ký

Giảng viên

Tập huấn

cho TG

Đủ học viên

Critical Path

Bảng kế hoạch thực hiệnHạng mục Công việc Thời gian/

DeadlineNgười phụ trách

Truyền thông

Xây dựng website 3 tuần Bạn A

Lên site map 22/3 Bạn D

Design layout 29/3 Bạn D

Xây dựng nội dung

Hướng dẫn cho doanh nghiệp

Tuần 3 Bạn C

Hướng dẫn cho CTV

Bạn C

Sự kiện Lễ phát động Ngày 24/8 Bạn B

Timeline

BƯỚC BẨYNHÂN SỰCơ cấu tổ chức cho dự án của bạn

10 người

(đó là tối đa)

BƯỚC TÁMKẾ HOẠCH TÀI CHÍNHBao nhiêu tiền, cho cái gì?

Phải có báo giá

(thậm chí là 3 cái)

Càng chi tiết càng tốt

(nhưng lúc viết thì phải tóm gọn)

Quản lý từng đồng

(và phải minh bạch)

Giữ lại mọi giấy tờ

(phải hiểu thế nào là hóa đơn và biên lai)

QUẢN LÝ VÀ THEO DÕINhững nhắc nhở khi thực hiện dự án

Báo cáo hoạt động• Tối đa 2 tuần sau khi hoạt động kết thúc

• Đã làm gì, ở đâu, khi nào, ai tổ chức, ai tham gia?• Quá trình diễn ra hoạt động, lịch trình, thời gian biểu• Kết quả hoạt động, sản phẩm đầu ra• Truyền thông, báo chí nói gì?• Có lỗi lầm gì không? Có rút được kinh nghiệm gì không?

Chú ý: Phải đính kèm danh sách tài liệu, tranh ảnh, sản phẩm

Hệ thống thông tin• Công cụ quản lý dự án

• Công cụ trao đổi

Hệ thống thông tin• Công cụ lưu trữ/ làm việc trực tuyến

SAU NÀY, BẠN SẼ RA SAOCòn nhiều thứ phải học lắm

TỰ ĐỌC SÁCHQuản lý dự án – Project Management

Project Management Fundamental

http://home.raecp.org/thu-vien-tai-lieu/skill

Google, Google, Google, Google

Mà nói chung là tải về phải đọc thì mới có tác dụng

DÙNG THẬT TỐT CÁC CÔNG CỤTrello, Google Docs, Google Calendar

Nói chung biết mấy cái đó có lợi nhiều lắm

ĐI HỌCCác khóa đào tạo miễn phí và có phí

CECEM, LiveLearn, v.v

Có thể tham gia vào khóa nâng cao của Pro V

TRĂM HAY KHÔNG BĂNG TAY QUENTự làm lấy một vài hoạt động, nho nhỏ thôi.Tự góp tiền, hoặc chẳng cần tiền

Đừng có lúc nào cũng nghĩ phải có tiền thì mới làm được việc

ĐI THICác quỹ dự án của LiveLearn, Hội đồng Anh, Quỹ châu Á, Unilever, Viện Goethe, Ngày sáng tạo Việt Nam v.v

Nếu bạn đủ giỏi, tự nhiên sẽ có đủ tiền

BÀI TẬP VỀ NHÀNếu bạn đủ giàu, bạn có thể không cần đi học

Dành cho nhóm trực nhật

• Lập thư viện chia sẻ cho nhóm, để sau này các bạn có thể tải lại tài liệu, bài giảng một cách dễ dàng

• Viết blog• Tag ảnh

Bài tập nhóm• Hoàn thành một bản đề xuất dự án hoàn chỉnh, đầy đủ kế

hoạch tài chính• Mỗi nhóm có 1 board Trello, group facebook, mail group

riêng với đầy đủ các thành viên trong nhóm• Deadline: 12h đêm ngày thứ 5, 16/8

• Mỗi nhóm hoàn thành dịch và đóng gói hoàn chỉnh PDF 2 chương trong cuốn Project Management Fundamental

Nhóm RAECP++: Chương 2, 3

Nhóm 350 ++: Chương 4, 5NHóm YMC ++: Chương 6, 7 Nhóm Khác biệt: Chương 8, 9• Deadline: 12h đêm ngày thứ 5, 23/8

Bài tập cá nhân• Mỗi người hoàn thành một bài viết tối thiểu 350 từ nói về

nghề nghiệp, ước mơ mà mình muốn thực hiện sau này• Deadline: 12h đêm thứ 2 ngày 13/8

Nhắc nhở• Like trên facebook là 1 hình thức confirm• Ảnh không thấy ai tag mấy• Tuần sau có mặt tại Viện Rosa, 72 Xuân Diệu trước 8h30

để tham gia sự kiện.• Buổi trưa các bạn sẽ được tài trợ ăn trưa rất ngon• Buổi chiều 1h30 sẽ học về tổ chức sự kiện ngay tại Viện

CẢM ƠN CÁC BẠNRa về nhớ thu gọn đồ đạc, đi lại nhẹ nhàng, trả tiền nước đầy đủ.