Íbúasýn frá Ferli ehf. Formáli · Íbúasýn Bls. 3 Notendahandbók Fyrstu skref Þegar byrjað er að nota Íbúasýn eru allar skrár kerfisins auðar en allir íbúar

Íbúasýn Bls. 1 Notendahandbók

ÍÍbbúúaassýýnn ffrráá FFeerrllii eehhff..

FFoorrmmáállii

Íbúasýn er íbúakerfi sérstaklega hannað fyrir sveitarfélög. Hvert sveitarfélag fyrir sig sér aðeins sínar eigin færslur í kerfinu og liggur því ávallt allt sveitarfélagið undir til notkunar. Íbúasýn byggir á þjóðskrárkerfinu Þjóðarsýn. Allar uppfærslur sem verða á gögnum Þjóðarsýnar koma sjálfkrafa inn í Íbúasýn og eru því upplýsingar Íbúasýnar alltaf þær nýjustu. Auðvelt er að finna ákveðna íbúa sveitarfélagsins í kerfinu og fjölskyldur þeirra. Hægt er að skrá inn íbúðanúmer og er þá hægt að halda utan um alla aðila sem búa í ákveðinni íbúð. Kerfið byggir á því að settar eru inn ákveðnar upplýsingar fyrir sveitarfélagið. Skráð eru inn öll hverfi, leikskólahverfi, skólahverfi og kjördæmi. Síðan eru skráðar inn allar götur sveitarfélagsins og þær tengdar hverfunum. Hægt er að prenta út flutningstilkynningu og búsetuvottorð. Öflugar útvalningar eru í kerfinu. Hægt er að gera útvalningar eftir hverfum, aldri og götum og fá samtölur og nafnalista.


EEffnniissyyffiirrlliitt Upphafsatriði bls. 2 Stýringar Grunnskrár bls. 3

Póstnúmeraskrá bls. 3 Umboðaskrá bls. 3 Þjóðerni/Landaskrá bls. 4

Uppsetning notenda bls. 5 Upplýsingar fyrirtækis bls. 6 Uppsetning flokka bls. 7

Uppsetning undirflokka bls. 7 Uppsetning liða bls. 7 Mín síða bls. 7

Útfyllt svæði bls. 8 Fyrirspurnir Skrá fyrirspurnir bls. 9

Viðskiptamannaskrá bls. 9 Taka út nafnaglugga bls. 10 Hreinsa færslu bls. 10

Skoða fyrirspurnir bls. 11 Breyta fyrirspurn bls. 11

Mín síða bls. 12 Skýrslur bls. 13


FFyyrrssttuu sskkrreeff

Þegar byrjað er að nota Íbúasýn eru allar skrár kerfisins auðar en allir íbúar sveitarfélagsins eru listaðir upp í aðalvalmynd. Byrja þarf á að stofna:

o Hverfaskrá o Leikskólahverfaskrá o Skólahverfaskrá o Kjördeildir

Þegar þessar fjórar skrár liggja fyrir er stofnuð:

o Götuskrá Sjá lið “Aðgerðir” í efnisyfirliti. Þegar búið er að stofna inn í allar þessar skrár liggur fyrir tenging hvers íbúa fyrir sig við götu, hverfi o.s.frv. og er þá hægt að fara að nota kerfið. Til að fullvissa sig um að engar götur vanti inn í götuskrána er nauðsynlegt að keyra vallið “Eru allar götur í götuskrá”, sjá efnisyfirlit, “Úrvinnslur”. Ef einhverjar götur koma þá upp á listann er nauðsynlegt að setja þær inn í götuskrána svo allar útlistanir verði réttar.


UUpppphhaaffssmmyynndd

Upphafsmynd Íbúasýnar er uppflettimynd þar sem hægt er að fletta upp á einstaklingum í sveitarfélaginu eftir kennitölu, nafni, heimilisfangi eða íbúðanúmeri. Hægt er að slá inn hluta úr nafni eða hluta úr heimilisfangi og ýta á enter og birtist þá uppflettimyndin í samræmi við þær upplýsingar ef þær finnast í skránni. Með því að tvísmella á kennitölu, nafn eða heimili birtist upp upplýsingamynd um aðilann sem valinn var.

Einnig er hægt að tvísmella beint á síma eða annál og fara þá beint inn í þá skjámynd sem tilheyra þeim aðila. Íbúðanúmer Íbúðanúmer er hægt að fylla út. Það er ekki geymt í þjóðskránni heldur er það sér skrá sem tilheyrir þessu kerfi. Frá þessari mynd er hægt að stofna / breyta / eyða íbúðanúmeri. Valið er svæðið íbúðanúmer hjá þeim aðila sem á að fá íbúðanúmer. Ýtt er á hægri músartakkann. Ef ekkert íbúðanúmer er til staðar kemur upp gluggi þar sem hægt er að velja annað hvort stofna íbúðanúmer á einn aðila eða stofna íbúðanúmer á alla með sama fjölskyldunúmer. Ef íbúðanúmer er til staðar á þennan aðila koma upp möguleikarnir á að velja breyta eða eyða.


UUppppllýýssiinnggaarr uumm aaððiillaa

AAððiillii íí þþjjóóððsskkrráá Flipi eitt sýnir upplýsingar um aðila. Þegar tvísmellt er á aðila af aðalvalmynd kemur upp þessi mynd sem sýnir nánari upplýsingar um viðkomandi aðila.

Hver aðili í þjóðskrá/Íbúasýn hefur lögheimiliskóda sem þýðir ákveðið götunúmer og húsnúmer. Er þannig hver aðili tengdur gegnum lögheimiliskódann í götuskrána. Íbúðanúmer er sérstaklega haldið utan um í þessu kerfi. Hægt er að stofna / breyta / eyða íbúðanúmerum frá upphafsmyndinni. Með því er hægt að halda utan um hverjir búa saman í íbúð. Fjölskyldunúmer er kennitala þess aðila í fjölskyldunni sem elstur er. Einnig kemur fram hver makinn er ef um maka er að ræða.


FFjjööllsskkyyllddaa

Flipi tvö sýnir allar upplýsingar um fjölskyldu viðkomandi.

Hér eru listaðir upp þeir aðilar sem hafa sama fjölskyldunúmer og viðkomandi aðili. Hægt er að tvísmella á einhvern aðilann til að fá frekari upplýsingar og kemur þá upp fyrri mynd sem sýnir “Upplýsingar um aðila”. Búsetuvottorð. Héðan er hægt að prenta út búsetuvottorð á viðkomandi aðila. Sjá nánari lýsingu undir kaflanum “Búsetuvottorð”. Flutningstilkynning. Héðan er einnig hægt að prenta út flutningstilkynningu á viðkomandi aðila. Sjá nánari lýsingu undir kaflanum “Flutningstilkynning”.


SSíímmii -- SSíímmaassýýnn

Flipi þrjú hefur að geyma símanúmer.

Til að stofna, breyta eða eyða símanúmerum er ýtt á hægri takkann á músinni og valin þar aðgerð. Ef valið er að stofna eða breyta síma kemur upp innsláttarmynd þar sem slegið er inn símanúmerið, valið um tegund síma og lýsingu á símanúmeri. Hér er sýnt ef setja á inn netfang.

Hægt er að komast beint í Símasýn frá upphafsmyndinni með því að tvísmella á símabox viðkomandi aðila.


AAnnnnáállll

Flipi fjögur hefur að geyma annál. Hér er hægt að skrifa inn allar þær upplýsingar sem óskað er eftir að séu skráðar á viðkomandi aðila. Þegar búið er að skrá inn upplýsingar og staðfesta er ekki hægt að breyta né eyða þeim texta. Ef eitthvað þarf að lagfæra er það gert í nýja línu og er þannig hægt að lesa í gegnum sögu/annál þess aðila.

Myndin sýnir þær upplýsingar sem slegnar hafa verið inn, hvenær þær voru skráðar og af hverjum.


ÍÍbbúúaasskkrráá

Flipi fimm kallast íbúaskrá. Hér er sýnt hvaða hverfi, leikskólahverfi, skólahverfi og kjördeild viðkomandi aðili tilheyrir. Er það staðgreinir viðkomandi aðila sem stjórnar því.


HHrreeyyffiinnggaarr

Flipi sex sýnir þær hreyfingar sem eru á viðkomandi aðila. Áætlað er að þessi liður komi í næstu útgáfu. Hér er einungis haldið utan um búsetuhreyfingar viðkomandi aðila í viðkomandi sveitarfélagi. Ef aðili flytur úr viðkomandi sveitarfélagi mun verða skráð hreyfing á aðilann en jafnframt verður aðilinn ekki lengur sjáanlegur í Íbúasýn þar sem hann tilheyrir ekki lengur viðkomandi sveitarfélagi. Ef aðili flytur inn í sveitarfélagið munu fyrri hreyfingar birtast á aðilann ef hann hefur áður verið búsettur í sveitarfélaginu. Einnig kemur fram ef viðkomandi aðili flytur innan sveitarfélagsins. Í bígerð er að lista upp þá aðila sem eru að flytja í og úr sveitarfélaginu og er þannig hægt að t.d. senda viðkomandi bréf.


AAððggeerrððiirr

HHvveerrffaasskkrráá Skráð eru inn öll hverfi sveitarfélagsins. Hverju hverfi er gefið frjálst númer og lýsing hverfisins slegin inn. Til þess að stofna, breyta eða eyða færslu er ýtt á hægri músartakka. Birtist þá upp valmynd þar sem viðkomandi aðgerð er valin.

LLeeiikksskkóóllaahhvveerrffii Skráð eru inn öll leikskólahverfi sveitarfélagsins. Hverju Leikskólahverfi er gefið frjálst númer og lýsing hverfisins slegin inn. Til þess að stofna, breyta eða eyða færslu er ýtt á hægri músartakka. Birtist þá upp valmynd þar sem viðkomandi aðgerð er valin.


SSkkóóllaahhvveerrffii Skráð eru inn öll skólahverfi sveitarfélagsins. Hverju skólahverfi er gefið frjálst númer og lýsing hverfisins slegin inn. Til þess að stofna, breyta eða eyða færslu er ýtt á hægri músartakka. Birtist þá upp valmynd þar sem viðkomandi aðgerð er valin.

KKjjöörrddeeiilldd Skráð eru inn allar kjördeildir sveitarfélagsins. Hverri kjördeild er gefið frjálst númer og lýsing kjördeildarinnar slegin inn. Til þess að stofna, breyta eða eyða færslu er ýtt á hægri músartakka. Birtist þá upp valmynd þar sem viðkomandi aðgerð er valin.


GGööttuusskkrráá Hér eru skráðar allar götur sveitarfélagsins. Hér tengjast hverfaskrá, leikskólahverfaskrá, skólahverfaskrá og kjördeildarskrá. Til þess að stofna, breyta eða eyða færslu er ýtt á hægri músartakka. Birtist þá upp valmynd þar sem viðkomandi aðgerð er valin.

Lýsing. Skráð er inn nafn götunnar og stutt lýsing. Húsnúmer. Siðan þarf að skilgreina húsnúmer frá og til sem tilheyra þessari götulýsingu. Húsnúmerið er þrír stafir en fjórði stafurinn gefur til kynna hvort inngangur sé númer a), b), c) o.s.frv. Ef skráð er 0 í fjórða staf húsnúmers þýðir að um einn inngang sé að ræða, ef skráð er 1 þýðir það að inngangurinn sé númer a), 2 ef inngangur b) o.s.frv. Flokkur. Velja skal hvort viðkomandi gata með áður skilgreindum húsnúmerum frá og til sé öll gatan, hluti götu, sléttar tölur eða oddatölur. Með þessu er mögulegt að skrá götu sem skiptist á milli hverfa. Sjá dæmi hér að neðan. Hverfi. Valið er það hverfi sem gatan tilheyrir. Upp kemur listinn úr hverfaskránni. Staðgreinir. Skráður er inn staðgreinir götunnar. Staðgreininn er hægt að finna í Þjóðarsýn á einhverjum aðila búsettum í viðkomandi götu. Leikskólahverfi.


Valið er það leikskólahverfi sem gatan tilheyrir. Upp kemur listinn úr leikskólahverfaskránni. Skólahverfi. Valið er það skólahverfi sem gatan tilheyrir. Upp kemur listinn úr skólahverfaskránni. Kjördeild. Valin er sú kjördeild sem gatan tilheyrir. Upp kemur listinn úr kjördeildaskránni. Dæmi. Dæmi 1: Gata skiptist milli hverfa, sléttar tölur og odda tölur. Öðru megin götunnar sem hefur staðgreini 1234 liggja sléttar tölur og tilheyra hverfi A. Hinum megin götunnar liggja oddatölur og tilheyra hverfi B. Hér þarf að skrá tvær götur í götuskránna. Fyrri götuna getum við nefnt TestgataOdda, valið húsnúmer frá 001 0 (fjórði stafur er stigagangur) og húsnúmer til 999 0. Flokkur verður þá 3-Oddatölur, hverfi B og staðgreinir 1234. Seinni gatan verður þá TestgataSlétt, húsnúmer frá 002 0 og húsnúmer til 999 0, flokkur 4-Sléttar tölur, hverfi A og staðgreinir 1234. Dæmi 2: Gata skiptist milli hverfa, hluti götu. Gata með staðgreini 1234 skiptist milli tveggja hverfa. Húsnúmer frá 1 – 20 liggja í hverfi A og 21 – 40 liggja í hverfi B. Fyrri götuna getum við nefnt GataFyrri sem fær húsnúmer frá 001 0 til 019 0, flokkur 2-Hluti götu, hverfi A, staðgreinir 1234. Seinni götuna getum við nefnt GataSeinni sem fær húsnúmer frá 020 0 til 040 0, flokkur 2-Hluti götu, hverfi B, staðgreinir 1234. Stigagangar / inngangar: Fjórða talan í húsnúmeri frá og til gefur til kynna stigaganginn eða innganginn. Húsnúmer 24c væri skráð sem 024 3, húsnúmer 40a væri skráð sem 040 1 o.s.frv.

NNaaffnn nnoottaannddaa Notandinn skráir hér inn nafnið sitt sem síðan er skrifað á útskriftirnar, t.d. búsetuvottorð.


ÚÚrrvviinnnnsslluurr

ÚÚttlliissttuunn HHvveerrffii –– SSkkóóllaahhvveerrffii –– LLeeiikksskkóóllaahhvveerrffii –– KKjjöörrddeeiilldd

Útlistun úr þessum skrám eru allar sambærilegar og því eiga þessar skýringar við um alla fjóra útlistunarliðina en dæmið hér er tekið úr hverfaskránni. Út frá þessari mynd er hægt að fá fjölmargar útlistanir. Þegar búið er að setja inn skilyrðin fyrir útvalninguna er ýtt á hnappinn “Útlistun” og fer þá í gang vinnsla sem getur tekið nokkra stund. Útvalningin birtist svo í skjámynd sem síðan er hægt að flytja yfir með hnappnum “Afrita” yfir í Excel/Word o.s.frv. Með því að tvísmella á fyrirsögn í hverjum dálki fyrir sig er hægt að endurraða listanum í röð á þann dálk. Útlistun 1: Heildarfjöldi íbúa. Birtir fjöldatölur allra íbúa sveitarfélagsins óháð aldri og hverfum. Hvorki er hakað við “Velja aldursskiptingu” né “Velja hverfaskiptingu”.

Útlistun 2: Heildarfjöldi íbúa skipt eftir fæðingarári. Birtir fjöldatölur allra íbúa sveitarfélagsins flokkaðar niður eftir fæðingarári. Hér er einungis hakað við “Velja aldursskiptingu”.


Útlistun 3: Heildarfjöldi íbúa í hverju hverfi Hér eru birtar fjöldatölur íbúa í hverju hverfi fyrir sig. Einungis er hakað við “Velja hverfaskiptingu”.

Útlistun 4: Fjöldi íbúa í hverju hverfi skipt niður eftir aldri. Hér er fjöldi íbúa í hverju hverfi flokkaður eftir fæðingarári. Hakað er við “Velja aldursskiptingu” og einnig er hakað við “Velja hverfaskiptingu”.

Útlistun 5: Valinn út ákveðin fæðingarár óháð hverfum. Hér birtist heildarfjöldi íbúa í ákveðnum aldurshópi óháð hverfaskiptingu. Hakað er við “Velja aldursskiptingu” og valið fæðingarár frá og til. Í þessu dæmi er fundinn heildarfjöldi barna fædd á árunum 1991 -1996.

Útlistun 6: Valin út ákveðin fæðingarár og flokkuð eftir hverfum. Hér birtist heildarfjöldi íbúa í ákveðnum aldurshópi flokkaður eftir hverfum. Hakað er við “Velja aldursskiptingu”, valið fæðingarár frá og til og hakað við “Velja hverfaskiptingu”. Í þessu dæmi er fundinn fjöldi íbúa fæddir á bilinu 1982 – 1986 í hverju hverfi fyrir sig.


Útlistun 7: Valin út ákveðin fæðingarár í ákveðnum hverfum. Hér er listaður út fjöldi íbúa miðað við ákveðin fæðingarár í ákveðnu hverfi. Hakað er við “Velja hverfaskiptingu”, valið fæðingarár frá og til, hakað við “Velja hverfaskiptingu” og valið ákveðið hverfi.

Útlistun 8: Fjöldatalning í einu ákveðnu hverfi óháð fæðingarári. Hér er listaður út fjöldi íbúa í ákveðnu hverfi en ekki flokkun eftir fæðingarári. Einungis er hakað við “Velja hverfaskiptingu” og valið ákveðið hverfi.

Útlistun 9: Fjöldatalning í öllum götum/einni götu óháð aldri. Hér er fundinn fjöldi íbúa í ákveðinni götu eða öllu götum hverfisins óháð aldri. Hakað er við “Velja hverfaskiptingu”, valið ákveðið hverfi og valin ákveðin gata eða allar götur. Útlistun 10: Fjöldatalning í ákveðinni götu/öllum götum skipt eftir fæðingarári. Hér er fundinn fjöldi íbúa í ákveðinni götu/öllum götum, flokkað eftir fæðingarári. Hakað er við “Velja aldursskiptingu”, valið fæðingarár frá og til ef við á, hakað við “Velja hverfaskiptingu”, valið ákveðið hverfi og valin ákveðin gata/


allar götur. Útlistun 11: Nafnalisti. Hægt er að fá nafnalista yfir íbúa í útlistun 9 og útlistun 10. Koma þá ekki fjöldatölur heldur listi yfir alla þá íbúa sem uppfylla þessi valin skilyrði. Bætt er þá við haki í “Birta nafnalista”.

Útlistun - Kjördeild: Þessi listi er ekki samkvæmt reglum um kjörlista. Þessi listi sýnir alla þá sem búsettir eru í þessari kjördeild og hafa náð 18 ára aldri á þeim degi sem útskriftin er gerð.


SSaammttöölluulliissttii ssvveeiittaaffééllaaggss

Þessi útlistun sýnir fjölda einstaklinga sem hafa fæðst í hverjum mánuði sem af er árinu og fjölda einstaklinga sem hafa látist í hverjum mánuði sem af er árinu.

KKyynnjjaasskkiippttiinngg íí ggööttuumm

Í þessari útlistun eru taldir fjöldi íbúa í hverri götu, skipt í fjóra flokka, karlmenn 18 ára og eldri, konur 18 ára og eldri, drengir yngri en 18 ára, stúlkur yngri en 18 ára.

EErruu aallllaarr ggööttuurr íí ggööttuusskkrráá

Þessi útlistun listar upp þær götur sem vantar í götuskrá. Hér er borin saman þjóðskráin og götuskráin. Hver staðgreinir í þjóðskránni innan sveitarfélagsins er borinn saman við götuskrána og athugað hvort hann finnist þar. Ef staðgreinirinn finnst ekki er gatan listuð upp. Þessi listi er hugsaður sem hálfgerður villulisti til að athuga hvort nokkra götu vanti í skrána svo allar aðrar útlistanir í kerfinu verði réttar.


EEyyððuubbllööðð

FFlluuttnniinnggssttiillkkyynnnniinngg Hægt er að nálgast flutningstilkynninguna frá tveimur stöðum. Ef farið er hér gegn um vallið eyðublöð kemur upp mynd fyrir flutningstilkynninguna án allra gagna, þ.e. ekki hefur verið valinn neinn aðili sem er að flytja. Hér er því slegin inn kennitala og birtast þá upp allar upplýsingar um viðkomandi og einnig þá aðila sem tengjast sama fjölskyldunúmeri. Einnig er hægt að nálgast þessa sömu flutningstilkynningu frá flipa 2, “Fjölskylda” undir “Upplýsingar um aðila” (sjá efnisyfirlit). Þegar þessi leið er farin birtast sjálfkrafa upp nafn og upplýsingar viðkomandi aðila sem var valinn.

Hér skal skráð inn staður sem flutt er til, íbúðanúmer ef til staðar og sveitarfélag. Hægt er að haka við hvort viðkomandi kennitala er að flytja nú eða ekki. Ef hakið fyrir framan kennitöluna er tekið af mun sá aðili ekki prentast á sjálfa flutningstilkynninguna.


Hægt er að bæta við aðila sem flytur. Ýtt er á hægri músartakka og bætist þá við ný lína í listann og skal þar skráð inn kennitala, nafn og hjúskaparstaða. Athuga skal að þessar upplýsingar sem skráðar eru í flutningstilkynninguna uppfærast ekki í Íbúasýn heldur koma þær sjálfkrafa í daglegu, vikulegu eða mánaðarlegu uppfærslunni þegar Hagstofa Íslands hefur unnið þær. Mögulegt er að skrá inn athugasemdir sem prentast á flutningstilkynninguna.

BBúússeettuuvvoottttoorrðð Hægt er að nálgast búsetuvottorð frá tveimur stöðum. Ef farið er hér frá vallið “Eyðublöð” kemur autt búsetuvottorð á skjáinn og skráð er inn kennitala og birtast þá upp upplýsingar um viðkomandi. Ef búsetuvottorð er valið frá flipa 2, “Fjölskylda” undir “Upplýsingar um aðila” (sjá efnisyfirlit) kemur sjálfkrafa upp sá aðili sem valinn er.

Hér er hakað við fyrir framan hverja kennitölu hvort viðkomandi eigi að vera á búsetuvottorðinu. Ef hakið er tekið af mun viðkomandi ekki prentast á eyðublaðið. Ef bæta á við aðila á listann er smellt á hægri músartakkann og bætist þá við ný lína á listann. Þarf þá að slá inn kennitölu, nafn og heimilisfang. Mögulegt er að skrá inn athugasemdir ef við á sem prentast á eyðublaðið. Undirskrift viðkomandi starfsmanns prentast á tilkynninguna ef hún hefur verið skráð inn undir valliðnum “Aðgerðir”, “Nafn notanda”.


Documents

Íbúasýn frá Ferli ehf. Formáli · Íbúasýn Bls. 3 Notendahandbók Fyrstu skref Þegar byrjað er að nota Íbúasýn eru allar skrár kerfisins auðar en allir íbúar