Bedarfsmelde- und Informationssystem BISI · Benutzerhandbuch - BISI Universitätsklinikum Heidelberg ZIM, BW-Team SAP Seite 4 von 4 1 Funktionsumfang BISI ist ein Bedarfsmelde- und

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Bedarfsmelde- und Informationssystem BISI

Release: 4.6C SAPGUI: 4.6

Version 3.1: Oktober 2001

Universitätsklinikum Heidelberg

Benutzerhandbuch - BISI Universitätsklinikum Heidelberg


Inhaltsverzeichnis

1 Funktionsumfang.................................................................................................................................. 4 1.1 vorhandene Funktionalitäten:.................................................................................................................... 4 1.2 geplante Funktionalitäten:.......................................................................................................................... 4

2 Einstieg und Anmeldung....................................................................................................................... 5

3 Allgemeines zu Bedarfsmeldungen im BISI ........................................................................................ 7 3.1 Anlieferadressen .......................................................................................................................................... 7 3.2 Stationslagerorte.......................................................................................................................................... 7 3.3 Kataloge........................................................................................................................................................ 8 3.4 Struktur einer Bedarfsmeldung ................................................................................................................. 8

3.4.1 Kopfdaten einer Bedarfsmeldung .......................................................................................................................... 8 3.4.2 Positionsdaten einer Bedarfsmeldung.................................................................................................................... 8 3.4.3 Bedarfsmeldearten: ................................................................................................................................................ 8

4 Bedarfsmeldungen Erfassen/ Pflegen/ Anzeigen................................................................................. 9 4.1 Materialanforderung................................................................................................................................... 9

4.1.1 Erfassen (Anlegen) einer Materialanforderung:................................................................................................... 11 4.1.2 Pflegen (Ändern) einer Materialanforderung:...................................................................................................... 23 4.1.3 Löschen einer Materialanforderung: .................................................................................................................... 23 4.1.4 Anzeigen einer Materialanforderung: .................................................................................................................. 23

4.2 Investitionsbedarf .......................................................................................................................................... 24 4.2.1 Einstiegsbild ........................................................................................................................................................ 24 4.2.2 Investitionsposition.............................................................................................................................................. 25

4.3 Genehmigungen/ Freigaben...................................................................................................................... 28 4.3.1 Genehmigungsarten ............................................................................................................................................. 28 4.3.2 Genehmigung ................................................................................................................................................... 30 4.3.3 Freigabe .................................................................................................................................................... 30

5 Funktionen im Menü „Auskunfts- und Informationssystem“ (AIS)................................................ 31 5.1 Logistik ....................................................................................................................................................... 31 5.2 Rechnungswesen........................................................................................................................................ 31 5.3 Personalwesen............................................................................................................................................ 31 5.4 Materialinformationen: ............................................................................................................................ 31 5.5 Anlieferadressen:....................................................................................................................................... 32 5.6 Belieferungsplan:....................................................................................................................................... 32

6 Funktionen im Menü „Warenbuchungen“........................................................................................ 33 6.1 Abgabe an Patient...................................................................................................................................... 33

6.1.1 Einstiegsbild ........................................................................................................................................................ 33 6.1.2 Übersicht „Abgabe an Patient“ ............................................................................................................................ 35

6.2 Bruch/ Verfall ............................................................................................................................................ 36 6.2.1 Einstiegsbild ........................................................................................................................................................ 36 6.2.2 Übersicht „Bruch / Verfall“ ................................................................................................................................. 36

6.3 Weitergabe an andere Stationen ................................................................................................................... 37 6.3.1 Einstiegsbild ........................................................................................................................................................ 37 6.3.2 Übersicht „Weitergabe an andere Station“ .......................................................................................................... 37

7 Administrator-Funktionen.................................................................................................................. 38



7.1 Funktionen zu „Katalog pflegen“ ............................................................................................................ 38 7.1.1 Katalog-Anlegen.................................................................................................................................................. 38 7.1.2 Katalog Ändern.................................................................................................................................................... 41 7.1.3 Katalog Drucken .................................................................................................................................................. 42 7.1.4 Katalog Löschen .................................................................................................................................................. 42 7.1.5 Katalog Kopieren................................................................................................................................................. 42

7.2 Barcode - Etiketten drucken..................................................................................................................... 43 7.3 Benutzerverwaltung .................................................................................................................................. 45

7.3.1 Namenskonventionen für Benutzer:..................................................................................................................... 46 7.3.2 Benutzer Anlegen ................................................................................................................................................ 47 7.3.3 Sperren/ Entsperren.............................................................................................................................................. 54 7.3.4 Kennwort ändern.................................................................................................................................................. 55 7.3.5 Katalog sperren .................................................................................................................................................... 55 7.3.6 Benutzer Info-System .......................................................................................................................................... 56 7.3.7 Mailadressen für Freigabe.................................................................................................................................... 56 7.3.8 Vorgehen bei Klinikwechsel eines Mitarbeiters .................................................................................................. 56

8 Technische Dokumentation ................................................................................................................ 58 8.1 Report YMBM0090 Anlegen Kataloge aus MATANF - Artikelspektren ............................................ 58

8.1.1 Voraussetzungen für das Einlesen: ...................................................................................................................... 58 8.1.2 Reportparameter: ................................................................................................................................................. 58

8.2 Einlesen von MDE-Daten.......................................................................................................................... 58 8.3 Reorganisationsläufe ................................................................................................................................. 58

8.3.1 Reorganisation von Bedarfsmeldungen ............................................................................................................... 58 8.3.2 Reorganisation von MDE-Dateien (YMBM0009)............................................................................................... 58

8.4 Anzeigevariante für Bedarfsmeldepositionsübersicht ........................................................................... 58 8.5 Bereitstellung von Materialinformationen im AIS................................................................................. 59

8.5.1 Zuständigkeiten.................................................................................................................................................... 59 8.5.2 Report YMBM0005 , Füllen der Tabelle YMBMMATERIALINFO.................................................................. 59

8.6 Fehlerbehandlung in der Logistik............................................................................................................ 59 8.6.1 Fehler beim Buchen des Folgebelegs aus der bedarfsmeldung durhc Report YMBM0001. ............................... 59

8.7 Report YMBM0006 Pflege von Katalogen.............................................................................................. 59 8.8 Mailadressen für fehlerhafte Buchungen................................................................................................ 59 8.9 Mailadressen für Aufforderungen zur Freigabe .................................................................................... 60

9 Umstellungsleitfaden MATANF => Bedarfsmeldesystem BISI........................................................ 61 Phase I: Vorbereitungen in der Klinik ........................................................................................................ 61

Organisatorische Vorbereitungen ........................................................................................................................................ 61 Technische Vorbereitungen ................................................................................................................................................. 61

Phase II: Vorbereitungen auf der Station.......................................................................................................... 61 Phase III: Produktiv – Umsetzung auf Station.................................................................................................. 61

10 Leitfaden zum Einrichten einer Kostenstelle für BISI – Betrieb im R3B Produktiv (Arbeiten im Team BW-Anwendungen SAP) ................................................................................................................. 62



1 Funktionsumfang BISI ist ein Bedarfsmelde- und Informationssystem im betrieblichen SAP-System, um Bedarfsmeldungen unterschiedlicher Art elektronisch zu erfassen und zu verwalten. BISI löst das bisherige MATANF-System mit all seinen Funktionalitäten ab.

1.1 vorhandene Funktionalitäten:

♦= Materialanforderung für Lager- und Nichtlagerhaltiges Stammsatzmaterial

♦= Materialanforderungen für Freitextpositionen (kein Materialstamm vorhanden)

♦= Chargendokumentation mit und ohne Fallbezug; Erfassen von Bruch/ Verfall (bei Materialstammsätzen)

♦= Warenabgabe an Patient/ Fallnummer

♦= Weitergabe an andere Stationen

♦= Bedarfsmeldungen für Investitionen

♦= Auskunfts-/Informationssystem (AIS)

1.2 geplante Funktionalitäten:

♦= Bedarfsmeldungen für Reparatur u. Störmeldungen

♦= Materialanforderungen unter Verwendung von externen Hersteller/ Lieferantenkatalogen



2 Einstieg und Anmeldung Das BISI ist eine im SAP – System integrierte Anwendung. Zum Aufrufen der BISI – Funktionen ist eine 2-Stufige Anmeldung erforderlich:

•= Anmeldung ins SAP- Betriebswirtschaftlichen System.

•= Anmeldung im BISI unter Angabe einer Kostenstelle.

Diese eigene Anmeldung im BISI ermöglicht, den Benutzerwechsel im BISI, ohne erneuten Aufrufen der SAP – Benutzeroberfläche. (Für weitere Details zur Anmeldung und Grundfunktionen im SAP System siehe „Schulungsunterlagen zur Grundfunktionen und Navigation im SAP R/3“.) BISI kann danach jederzeit aufgerufen werden, entweder als Transaktionsaufruf, oder als Funktion aus dem Menü wie folgt:: Durch Eingabe des Transaktioncodes( /NYMBM) im Kommando - Feld,

Durch Doppelklick auf dem Menueeintrag „BISI- Bedarfsmelde und Informationssystem“. Diese Drucktaste ist bei Eintrag des Startmenüs `YMBM_MENUE´ oder des Controllingsbereichsmenues ‘YC_MENUE01‘ in den Benutzerfestwerten in den Einstiegsbild von SAP vorhanden.



Nach Programmaufruf werden für den angemeldeten SAP - Benutzer die Kostenstellenberechtigungen aus der BISI - Benutzerverwaltung ermittelt und in einer „Listbox“ als Eingabehilfe zur Verfügung gestellt. Auf dem Einstiegsbild wird der Benutzername und die eventuell zuletzt verwendete Kostenstelle vorgeschlagen. (Abb. Anmeldemaske für BISI) Gehen Sie nun auf die Drucktaste oder und es erscheint die BISI - Funktionsübersicht für den angemeldeten Benutzer. Das Angebot an Funktionen ist abhängig von den Funktionsberechtigungen innerhalb der BISI Benutzerverwaltung. (Abb. Übersichtsmaske der BISI – Funktionen)

vorgeschlagene Kostenstellen markieren und anklicken, oder durch Eingabe der gewünschten Kostenstellennummer navigieren.



3 Allgemeines zu Bedarfsmeldungen im BISI Die im BISI erfaßten Bedarfsmeldungen (Materialanforderungen, Störmeldungen, etc.) werden in den Bedarfsmeldetabellen im SAP-System gespeichert. Jede Bedarfsmeldung erhält eine fortlaufende, interne Nummer ( 8 stellig; Nummernkreis: 02000000 bis 02999999).

3.1 Anlieferadressen Anlieferadressen beschreiben die organisatorische Örtlichkeit, wohin z.B. Direktlieferungen oder Material aus dem Zentrallager geliefert werden soll. Die Anlieferadressen werden in einer zentralen Adressdatei von Frau Münkel (Klinikapotheke) und Herrn Bauder (HA-4) verwaltet. Diese Adressen werden parallel vom gesamten Einkaufsbereich für Bestelltätigkeiten genutzt. Pro Kostenstelle ist mindestens eine Anlieferadresse vorhanden; es können bei Bedarf pro Kostenstelle mehrere Anlieferadressen angelegt werden.

3.2 Stationslagerorte

Für die Verwaltung von Materialien, die eine fallbezogene Verbuchung auf der Station benötigen, werden die Kostenstellen als Stationslagerorte im SAP - System abgebildet. Organisatorisch sind diese Lagerorte im Werk 9000 = Kliniken im R/ 3 System angelegt.

Diese Lagerorte werden nach folgender Namenskonvention vergeben:

2 Buchstaben für die Identifikation der Klinik und eine 2-Stellige laufende Nummer für den einzelnen Lagerort.

Die Lagerortbezeichnung enthält die vollständige Kostenstellennummer, die zu diesem Lagerort gehört. z.B. CH12 = 9230637 ist die Lagerort - Bezeichnung für die Kostenstelle der Station 12 w Lagerort - Intervalle für die Kliniken im Werk 9000: ME01 – ME99 Medizinische Klinik PO01 – PO99 Poliklinik CH01 – CH99 Chirurgische Klinik AN01 – AN99 Anästhesiologische Klinik FR01 – FR99 Frauenklinik PK01 – PK99 Psychiatrische Klinik PS01 – PS99 Psychosomatische Klinik MZ01 – MZ99 Mund-Zahn-Kiefer Klinik AU01 – AU99 Augenklinik HN01 – HN99 Hals-Nasen-Ohren Klinik NE01 – NE99 Neurologische Klinik NC01 – NC99 Neurochirurgische Klinik HA01 – HA99 Hautklinik RA01 – RA99 Radiologische Klinik Damit ein Materialstamm bestandsmäßig im Stationslagerort geführt werden kann, ist eine Kennzeichnung im Materialstamm notwendig. Für die Pflege der entsprechenden Materialstammdaten sind folgende Personen zuständig: Klinikapotheke: Frau Münkel, Tel. – 6784 Hauptabteilung 4: Herr Bauder, Tel. – 7448 Hauptabteilung 3: Herr Schemenauer, Tel. – 7184 Klinikrechenzentrum: Frau Schödel, Tel. – 8232



3.3 Kataloge

��Gesamtkatalog:

Der Gesamtkatalog ist eine Teilmenge der Materialdatei, die für die Erstellung von Bedarfsmeldungen zugelassen sind. Diese Qualifizierung erfolgt über das Materialstammfeld „LABOR. Die Daten des Gesamtkataloges zeigen immer den aktuellen Stand der Materialstammdaten an:

��Stationskataloge:

Ein Stationskatalog ist eine Teilmenge des Gesamtkatalogs. Eine Station kann mehrere kleine Stationskataloge nach eigenen Kriterien haben. z.B. Getrennt nach Produktgruppen oder Bestellgewohnheiten. Änderungen im Materialstammsatz (z.B.: Setzen von Sperrkennzeichen und Löschvormerkungen) werden in den betroffenen Stationskatalogen periodisch per Programm aktualisiert.

��Externe Kataloge:

Externe Kataloge sind Artikelkataloge, die von Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Diese Kataloge werden im SAP - System in eigenen Tabellen abgelegt.

3.4 Struktur einer Bedarfsmeldung 3.4.1 Kopfdaten einer Bedarfsmeldung

Kostenstelle: Kostenstellennummer aus der Anmeldung, weitere Kostenstellen möglich, soweit Berechtigung vorliegt.

Anlieferadresse: Wird anhand der Kostenstelle ermittelt. Sind für eine Kostenstelle mehrere Adressen vorhanden (max.10), dann kann eine Alternative ausgewählt werden.

Bedarfsmeldenummer: Wenn Neuanlage wird bis bis zum Sichern der Wert ‚0‘ zugeordnet, ansonsten die gewählte Bedarfsmeldenummer.

vom: Datum der Bedarfsmeldeerstellung

Rückfragen: Name für evtl. Rückfragen durch Beschaffung

Telefon: Telefonnummer für evtl. Rückfragen

Telefon/ Fax-Nr.: Für eventuelle Rückfragen

3.4.2 Positionsdaten einer Bedarfsmeldung Hier sind Angaben zur Materialbeschreibung, Beschafffunsorganisation, Packungsinhalt, Mengen, Preis, Kontierung, Status der Position und eventuell vorhandene Folgebelege zu finden. Jede Bedarfsmeldeposition wird einer Bedarfsmeldeart zugeordnet. 3.4.3 Bedarfsmeldearten: Bedarfsmeldungen werden nach verschiedenen Arten unterschieden:

B = Bestellanforderungen für Verbrauchsartikel mit Materialstamm und Anforderungen ohne Materialnummer D = Dienstreiseantrag I = Bestellanforderung für Investitionen: Anforderungen für Investitionsbeschaffungen. L = Ausleihungen an andere Stationen M = PM –Meldung (Störmeldung) R = Materialreservierung: für Lagermaterial S = Instrumentarien, die als Anlagegut geschafft werden T = Sterilgutanforderungen (Transaktion YSTE) W = Wäscheanforderungen (Transaktion YWAE) Y = Importrezept nach § 73 Z = Sonderrezept



4 Bedarfsmeldungen Erfassen/ Pflegen/ Anzeigen

4.1 Materialanforderung

Mit der Funktion „Materialanforderung“ werden Bedarfsmeldungen für Materialien (mit und ohne Materialnummer) verwaltet. Damit wird der gelber Beschaffungsantrag abgelöst.

Nach Betätigung der Drucktaste „Materialanforderung“ gelangen Sie auf die Einstiegsmaske :

(Abb. Einstiegsmaske für Materialanforderungen)

Diese ist die Drehscheibe der Materialanforderungen und bringt neben der Bearbeitungsfunktionen auch einige Auswertungsmöglichkeiten, die die Bearbeitung vorhandenen Bedarfsmeldungen erleichtert.



Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Materialanforderung zur Verfügung:

Hinzufügen neue Bedarfsmeldung [F6]

Ändern einer vorhandenen Bedarfsmeldung [F7] Anzeigen einer vorhandenen Bedarfsmeldung [F7] Löschen BM, wenn noch keine Freigabe erfolgt ist [Umsch+F2] Folgende Eingabefelder stehen Ihnen zur Verfügung: Hier kann eine vorhandene Bedarfsmeldenummer eingegeben werden, die bearbeitet

werden soll.

Die Kostenstellennummer aus der Anmeldung im BISI wird vorgeschlagen. Diese kann überschrieben werden, soweit die Berechtigung zur entsprechenden Kostenstellen vorliegt.

Wird anhand der Kostenstelle ermittelt. Sind für eine Kostenstelle mehrere Adressen vorhanden (max.10), dann kann eine Alternative ausgewählt werden.

Folgende Auswertungen zur angezeigten Kostenstelle stehen Ihnen zur Verfügung: „Zu genehmigen“ Selektion aller noch nicht genehmigten Bedarfsmeldungen „Noch freizugeben“ Selektion aller noch nicht freigegebenen Bedarfsmeldungen „Offene Materialanforderung“ Selektion aller freigegebenen und genehmigten, aber noch nicht in der

Beschaffung bearbeiteten Bedarfsmeldungen. Hier kann über die Funktion „Auffrischen“, die Anzeige nach Statuswechsel aktualisiert werden.

Selektion aller freigegebenen und genehmigten und an der Beschaffung

weitergleiteten bzw. von der Beschaffung bearbeiteten Bedarfsmeldungen. Hier kann über die Funktion „Auffrischen“, die Anzeige nach Statuswechsel aktualisiert werden.

Selektion der Bedarfsmeldungen mit der Möglichkeit der freien Abgrenzung anhand des Selektionskriteriums.

Achtung! : Bei allen Funktionen, wo Änderungen gemacht werden können, wird die Bedarfsmeldung

gegen andere Benutzern geschützt und dafür in der Datenbank gesperrt! Dies betrifft „Bedarfsmeldung Ändern“ aber auch alle massen Auswertungen mit Änderungsfunktion: „Zu genehmigen“, „Noch freizugeben“, „Freie Abgrenzungen“

Bestellinformationen Sollten Sie Fragen haben oder Hilfestellung und Allgemeine Informationen zu Zuständigkeiten für Beschaffungen benötigen, so klicken Sie auf das Info-Icon. Es erscheint ein Infoblatt in Form eines MSWORD Dokuments mit den zuständigen Personen und Abteilungen. Vor dem Öffnen des Dokuments wird eine Passwortanfrage eingeblendet. Diese ist nur zur Änderung des Dokuments notwendig und kann durch die Taste: Schreibgeschütz geöffnet werden.



4.1.1 Erfassen (Anlegen) einer Materialanforderung: Zum anlegen einer Bedarfsmeldung betätigen Sie die Drucktaste Wenn es eine Bedarfsmeldung für diese Kombination von Kostenstelle/Anlieferadresse gibt, die erweitert

werden kann, wird folgendes Fenster eingeblendet:

Nach betätigen der „Erweitern“ Taste werden alle Bedarfsmeldungen angezeigt, die in Frage kommen. Durch Klicken auf dem Symbol für Liste erweitern wird eine Übersicht der Positionen angezeigt.

Nach Auswählen einer Bedarfsmeldenummer und Übernehmen gelangen Sie in der gewünschte Bedarfsmeldung und können Positionen hinzufügen. Wenn hier keine Bedarfsmeldung ausgewählt wird, bietet das System eine neue leere Bedarfsmeldung an. Erläuterung der Menü- und Symbolleiste für Materialanforderungen

(Abb. Ausschnitt von denGrunddaten für `Materialanforderungen anlegen/ändern´)



Anzeigen Detailübersicht der Bedarfsmeldeposition [F2]

Löschen Bedarfsmeldepositionen (nur möglich, wenn noch keine Freigabe erfolgt ist) [Umsch+F2]

Alle Bedarfsmeldepositionen markieren [StrgF4] Ausgewählten Block der Bedarfsmeldepostionen markieren. [StrgF5] Alle Markierungen auflösen. [StrgF6]

Markierte Bedarfsmeldepostitionen aufsteigend sortieren. Gewünschte Spalte markieren.[F2]

Markierte Bedarfsmeldepositionen absteigend sortieren. Gewünschte Spalte markieren.[F3]

Hier kann eine mit dem MDE-Barcodegerät erfaßte und bereits im NT übermittelte Dateien in einer Bedarfsmeldung bearbeitet werden.

Materialien aus einem Stations-/ Kostenstellenkatalog auszuwählen [Umsch+F9]

Anforderung ohne Materialnummer,

Bedarfspositionen genehmigen [Umsch+F7] Bedarfsmeldeposition freigeben [Umsch+F8] Anforderung für Sonderrezept erstellen Anforderung für Import-Rezept erstellen Drucken Bedarfsmeldung



4.1.1.1 Neue Anforderung aus Stationskataloge erstellen → Bedarfsmeldung: Materialanforderung → Materialanforderung anlegen:

→Auf dem Grundbild: Drucktaste Bei dieser Form der Anforderung werden vorhandene Stationskataloge verwendet. Kataloge werden immer mit Bezug zur Kostenstelle angelegt, wobei es pro Kostenstelle mehrere Kataloge geben kann. Es werden die Kataloge zur Kostenstelle in der die Bedarfsmeldung angelegt wird vorgeschlagen, zu denen der Benutzer berechtigt ist und bei entsprechender Berechtigung auch die Allgemeine Kataloge der Logistik.

Mit der Funktion „Alle Kataloge“ können zusätzlich alle Kataloge, zu dennen der Benutzer berechtigt ist angeboten werden. Dies ist nur zur Recherche Zwecken sinnvoll. Bitte beachten Sie, dass mansche Kostenstellenkatalogen eine Standard Anlieferadresse zugeordnet haben! Die gepflegten Daten der Materialkataloge sind Vorschlagswerte. Zur Änderung der vorgeschlagenen Mengenangaben ist eine entsprechende Benutzerberechtigung erforderlich. Wichtig bei Allgemeine Kataloge (z.B. für Wäscheanforderungen) da hier die Menge ‚1’ immer vorgeschlagen wird.

•= Den gewünschten Katalog markieren. “: Bsp.: [9190015/08]

•= „Katalog auswählen“=> mit der „Lupe“ die Funktion „Auswählen“ aufrufen. •= Auf der linken Übersicht erscheinen die bereits erfassten Positionen, auf der Rechten Seite die

Katalogpositionen, die Ausgewählt werden können



•= Die gewünschten Positionen werden markiert und mit den Pfeilen in die Übersicht vorläufig übernommen.

•= Anschließend wird mit der Drucktaste (+ Übernehmen) endgültig in die Bedarfsmeldung hinzugefügt.

Wichtig ist nach der Übernahme der Positionen durch Betätigen der „ENTER“ Taste diese zu bestätigen. Erst dann wird die Positionsnummer vergeben und die Vollständigkeitsprüfung durchgeführt.

4.1.1.2 Position aus Gesamtkatalog auswählen Diese Funktionalität wird durch Verwendung der Suchhilfe im Feld „Materialnummer“ ausgeführt. Klicken Sie dazu auf den Pfeil rechts neben dem Feld, oder betätigen Sie die F4-Taste. Hier können keine Vorschläge für Bestellmengen gemacht werden. Für die Selektion von Materialien aus dem Gesamtkatalog ist eine entsprechende Benutzerberechtigung erforderlich. (Dynpro für Materialauswahl) Markieren Sie die benötigte Materialien an der Drucktaste Links von der Zeile, dann betätigen Sie die „Auswahl – Taste“. Die erste Materialnummer wird in das Feld eingestellt. Anschließend die „ENTER“ Taste drucken, um die Positionen vollständig hinzuzufügen. Sie werden aufgefordert für jede übernommene Position, eine Menge einzugeben, die Sie jeweils mit „ENTER“ bestätigen müssen. Ist die SAP-Materialnummer bekannt, kann diese auch direkt eingegeben werden.



4.1.1.3 MDE einlesen

→ Bedarfsmeldungen: Materialanforderung → Anlegen → Grundbild: Drucktaste

Mit dieser Funktion werden die Daten des Barcode-Lesegerät (MDE) in die Erfassungsmaske eingelesen. Nach der Funktionsauswahl „MDE-Einlesen“ wird ein Verzeichnis der Dateien angezeigt, entsprechend der Benutzerberechtigungen.

Wählen Sie die Katalog-Dateien durch anklicken mit der Maus aus. Anschließend mit der Drucktaste „Übernehmen“ in die Bedarfsmeldung einlesen. Auch hier nach dem Hinzufügen die Taste „ENTER“ betätigen um die Positionen zu bestätigen. Sollten Katalogpositionen, die nicht zur Mehrfachverwendung im Katalog vorgesehen sind, in den eingelesenen Dateien mehrfach vorkommen, so werden diese nicht hinzugefügt und eine Meldung wird ausgegeben. Ein temporärer Protokoll des Einlesevorgangs wird anschliessend angezeigt. Dieses Protokoll kann jederzeit aus der Positionsübersicht über die Funktion: Das Protokoll kann nur eingesehen werden, so lange die Bedarfsmeldung noch nicht gesichert wurde. Die eingelesenen Daten können anschließend, mit einer gesonderten Berechtigung, bei Bedarf zur Änderung der Vorschlagsmengen / Mengeneinheiten im Katalog manuell bearbeitet werden. Die Bedarfsmeldung kann auch anschliessend weiter verarbeitet werden ( Hinzufügen/ Löschen/ Freigeben von Positionen ). Wird eine bestehende Bedarfsmeldung durch den Einlesevorgang erweitert, so ist die Anlieferadresse in der Bedarfsmeldung nicht mehr änderbar um sicherzustellen, daß die ursprüngliche Adresse nicht überschrieben wird.



4.1.1.4 Kontierung 1) Patientenbezug in der Materialanforderung herstellen Für eine ausgewählte Anforderungsposition besteht die Möglichkeit im Detailbild die ISH-Fallnummer (entspricht einem CO-Innenauftrag) oder die Patientennummer einzugegeben. ( Siehe Abbildung ) Im Sonder- oder Importrezept sowie in der Nacherfassung ist dieses Feld eine Mussangabe.

Für stationäre Fälle ist immer die korrekte Fallnummer zu verwenden. Für ambulante Fälle wird eine „ambulante Sammelfallnummer“ erfaßt. Über die Suchhilfe (F4-Taste) kann nach einer Fallnummer gesucht werden. 2) PSP-Element in der Materialanforderung zuordnen Materialanforderungen für Drittmittel und Forschungsprojekte erfordern die Eingabe einer Projektnummer (PSP-Element). Für die ausgewählte Anforderungsposition besteht die Möglichkeit, die PSP-Elementennummer einzugeben.

Abb. Ausschnitt aus der Detailübersicht zur Bedarfsmeldeposition. Verwendung einer Suchhilfe (F4-Taste)



4.1.1.5 Sonderfälle

Alle in diesem Abschnitt beschriebene Sonderfälle der Materialanforderung brauchen eine getrennte Genehmigungsstufe im Benutzerstamm.

4.1.1.5.1 Anforderung mit Artikelnummer 0 / Einmal Anforderung

→ Bedarfsmeldung: Materialanforderung → Bedarfsmeldungen für Materialanforderung anlegen:

→ Drucktaste `Einmalanforderungen Anforderungen mit Artikelnummer 0 (sogenannte Freitext – Positionen oder Einmal-Anforderungen) sollten nur dann angelegt werden, wenn es keinen Materialstamm im SAP-System gibt.

Für die Erfassung von Anforderungen mit Artikelnummer 0 ist eine „gesonderte Berechtigung“ erforderlich (Genehmigungsart 900).

Da keine Artikelnummer vorhanden ist, werden für diese Positionen zusätzliche Eingaben erforderlich, die ansonsten aus dem Materialstamm abgeleitet werden.

Folgende Musseingaben sind erforderlich: ♦= Artikelbezeichnung ♦= Einkaufsgruppe ♦= Abgebendes Werk ♦= Wert (Menge; Einzelpreis)

Anforderungen ohne Artikelnummer können auch zusammen mit lagerhaltigen Anforderungen erfasst werden.

Die Erfassung von Anforderungen ohne Artikelnummer kann auch direkt im Grunddatenbild erfolgen, indem im Feld `Bezeichnung-1, Menge und Mengeneinheit´ eine Eintragung gemacht wird. Anschliessend muss das Detailbild verfolständigt werde



Neuer Button: " Neue Freitextposition" Bedeutung: Damit kann eine neue Freitextposition eröffnet werden, ohne auf das Standard-Anforderungsbild zurückzufallen. Neu Im Block Beschreibung Das 2. u. 3. Feld der Bezeichnung wurde aus dem Block Kontierung in den Block Beschreibung geholt. Zusätzlich das Feld „Freitext als Materialstamm anlegen“ mit aufgenommen. Bedeutung: Wird in diesem Feld ein Häckchen gestetzt hat die entsprechende Abteilung der Logistik die Möglichkeit sich aus diesen beschriebenen Material (Freitextposition), einen Materialstamm generieren zu lassen (Abb.: Detailbild zur Erfassung von Anforderungen ohne Artikelnummer) Materialanforderungen ohne Artikelnummer für die Klinikapotheke dürfen nur als Sonderrezept angelegt werden, da diese Zusatzangaben zur Therapie erfordern. Wenn Sie irrtümlich als normale Einmalanforderung erfasst werden, müssen diese gelöscht werden und als Sonderrezept neu angelegt werden! Nachdem Sie alle Eingaben gemacht haben, gehen sie entweder mit dem grünem Pfeil oder mit der Drucktaste oben Links „Nächster Eintrag“ (oder Tasten UMSCH + F6) in die Positionsübersicht. Achtung bei Nacherfassungen: Nacherfassungen sind Mitteilungen an die Beschaffung über bereits direkt vom Lieferant gelieferte Warensendungen, die zur Nacherfassung an die Beschaffung weitergeleitet werden Diese Funktion soll nur nach Vereinbarung mit der Beschaffungsabteilung genutzt werden. Dazu wird das Kennzeichen Nacherfassung gesetzt. und die Kontierung des Fallauftrags bzw. des Projekts erfasst.

Hier sind Informationen über Lieferant und Lieferscheinnummer in den Feldern `Bezeichnung 2 und Bezeichnung 3´ einzutragen.



4.1.1.5.2 SONDERREZEPTE

→ Bedarfsmeldung: Materialanforderung

→ Materialanforderung anlegen

→ Grunddaten: Drucktaste Anforderungen via Sonderrezepte sind mit und ohne Materialnummer möglich. Sonderrezepte müssen immer fallbezogen angefordert werden. Zudem sind noch weitere Eingaben für die Bedarfsmeldung erforderlich. Anforderungen für Sonderrezepte erfordern eine separate Berechtigung (Genehmigungsart 910).

a. Sonderrezepte mit Materialnummer Wenn ein Material mit der Ausprägung „Sonderrezept“ in die Bedarfsmeldung hinzugefügt wurde, erscheint nach Datenfreigabe das Bild zur Erfassung vom Sonderrezeptformular. Da hier ein Materialstamm vorliegt, können alle Informatonen zur Beschaffung aus dem Materialstamm vorgeschlagen werden. Im Detailbild des Sonderrezepts werden alle nötigen Daten zur ärztlichen Verordnung erfasst u. a. Art und Dauer der Therapie, Indikation und Fallbezug.



b. Sonderrezepte ohne Materialnummer Einmalanforderung an die Apotheke müssen im Form eines Sonderrezeptes erfasst werden. Dazu wird im Feld Materialnummer, die Funktion Sonderrezept aufgerufen. Zuerst müssen die normale Eingaben zur Beschaffung im Detailbild eingetragen werden.(siehe Einmalanforderung) Nach Datenfreigabe wird das Bild für Sonderrezepten eingeblendet, wo die besondere Angaben zur Therapiedauer, Fallbezug, etc., gemacht werden müssen.

Abb. Sonderrezept-Zusatzdaten. Wie bei Einmalanforderung kann nach vollständiger Eingabe mit der Taste „Nächster Eintrag“ auf die Übersicht gesprungen werden.



4.1.1.5.3 IMPORT-REZEPT nach §73 Arzneimittelverordnungsgesetz

→ Bedarfsmeldung: Materialanforderung → Materialanforderung anlegen

→ Grunddaten: Drucktaste Anforderungen für Import-Rezepte benötigen eine separate Berechtigung (Genehmigungsart 920). Artikel, die nach §73 des Arzneimittel Gesetzes ein Import - Rezept erfordern sind in Deutschland nicht zugelassene Arzneimittel. Importrezepte müssen immer fallbezogen angefordert werden. Zudem sind noch weitere Eingaben zur Therapiedauer und Dosierung für die Bedarfsmeldung erforderlich:

a. Importrezepte mit Materialnummer Da der Materialstamm die Organisationsdaten enthält muss nach Hinzufügen des Importmaterials nur noch das Importrezept ausgefüllt werden.



b. Importrezepte ohne Materialnummer

Einmalanforderung für Arzneimittel, die in Deutschland nicht zugelassen sind und §73 AMG unterliegen, müssen an die Apotheke im Form eines Importrezeptes erfasst werden. Dazu wird im Feld Materialnummer, die Funktion „Importrezept“ aufgerufen. Zuerst müssen die normalen Eingaben zur Beschaffung im Einmalanforderungsbild eingetragen werden.(siehe Einmalanforderung): Anschließend werden die Felder für das Importrezept nach §73 AMG im zweiten Detailbild ausgefüllt. Im unteren Teil vom Bild erscheint ein Hinweis, der bei der Freigabe erneut eingeblendet wird und auf die besondere Rechtslage wie folgt aufmerksam machen soll:



4.1.2 Pflegen (Ändern) einer Materialanforderung: Zum Ändern einer vorhandenen Materialanforderung wird die betreffende Bedarfsmeldenummer benötigt. Wenn diese nicht bekannt ist, kann mit der F4-Suchhilfe die Bedarfsmeldenummer ermittelt werden. Nur Positionen, die noch nicht Freigegeben wurden können geändert werden. Nach der Änderung muss die Bedarfsmeldung erneut gesichert werden. 4.1.3 Löschen einer Materialanforderung: Eine Bedarfsmeldung kann nur gelöscht werden, wenn keine der Positionen freigegeben worden sind. In dieser Funktion werden die Kopf- und Positionsdaten in einem Schritt gelöscht. Geben Sie die betreffende Bedarfsmeldenummer in das Feld „Bedarfsmeldenummer ein und betätigen Sie die Taste „Löschen“ . Damit ist die gesamte Bedarfsmeldung gelöscht. 4.1.4 Anzeigen einer Materialanforderung: Analog zum Ändern einer Bedarfsmeldung, kann diese angezeigt werden.



4.2 Investitionsbedarf

Die Bedarfsmeldefunktion „Investition/ Instrumente“ ersetzt den weißen Beschaffungsantrag. Die Funktion unterstützt das Freigabe- / Genehmigungsverfahren. 4.2.1 Einstiegsbild Sie erreichen das Einstiegsbild der Bedarfsmeldung für Investitionsgüter über die Drucktaste „Investitionen / Instrumente“ aus der Funktionsübersicht der BISI - Anwendung. (Abb. Erfassen einer neuen Bedarfsmeldung für Investitionen (Einstiegsmaske)) Im Einstiegsbild wird der Bereich gewählt, an wen der Beschaffungsantrag gerichtet werden soll. Diese Wahl gilt für alle nachfolgenden Positionen im Beschaffungsantrag. Beim erstmaligen Bearbeiten einer Investitionsmeldung ist noch keine Bedarfsmeldenummer vorhanden. Klicken Sie auf „Anlegen“ um eine neue Investition zu erfassen. Benötigen Sie Informationen zu dem Beschaffungsverfahren, oder die entsprechenden Ansprechpartner, so rufen Sie den Informationsdokument mit der Drucktaste „Info“. Analog zur Bestellinformation in der Materialanforderung(Siehe dort).



4.2.2 Investitionsposition Bei der Pflege der Investitionen handelt es sich nur um Einzelpositionen. Die Pflege der vorhandenen Bildschirmmaske erfolgt in der Form von „Karteikarten“. Die Auswahl der gewünschten „Karteikarte“ kann entweder direkt durch Anklicken der entsprechenden Karte erfolgen, oder durch Auswählen aus der Übersicht.

„vorwärts blättern“

4.2.2.1 zuständiger Einkaufsbereich (siehe I) Wählen Sie eine Einkaufsgruppe aus. Es werden nur die Einkaufsgruppen angezeigt, die dem ausgewählten Beschaffungswerk zugeordnet sind. 4.2.2.2 Beschreibung/ Begründung (siehe I) Dokumentieren Sie hier Ihre Beschreibung/ Begründung der Investition, die Sie beantragen möchten. (Abb. Bedarfsmeldung für Investitionen: Beschreibung/ Begründung)



Bei vorhandenen Angeboten, geben Sie den Namen der entsprechenden Firma ein, die angenommen werden soll. (Text) Alternativen und Angebot bei Bedarf mit einem Haken bestätigen. 4.2.2.3 Kontierung/ Anschaffungskosten (siehe I)“ (Abb. Bedarfsmeldung für Investitionen: Kontierung/ Anschaffungskosten)

♦= Die Kostenstelle wird automatisch aus ihre Anmeldung im BISI vorgeschlagen. Kann aber entsprechend ihrer Berechtigungen geändert werden.

♦= Bei Projekt - Kontierung muss auch das PSP - Element eingegeben werden. Je nach Auswahl der Finanzierungsquelle „laufende Haushaltsmittel oder Aus Drittmittel werden in der Suchhilfe zum PSP - Element die entsprechenden Werte angezeigt.

P. -Projekte

(D. – Projekte) ♦= „Mittel stehen zur Verfügung“

In diesem Teil des Erfassungsbildschirmes wird die Genehmigung bzw. Freigabe dokumentiert. Die Felder in diesem Bereich sind nur dann eingabebereit, wenn die notwendigen Berechtigungen für die Genehmigungsart beim angemeldeten Benutzer vorliegen.

♦= „Folgekosten“

Für die Folgekosten geben Sie den Betrag mit dem dazugehörigen Währungsschlüssel ein. Z.B.:



4.2.2.4 Zusatzdaten/ Standortdaten (siehe I) (Abb. Bedarfsmeldung für Investitionen: Zusatzdaten/ Standortdaten) ♦= Geben Sie an, um welche Art der Investition es sich hierbei handelt. ♦= Der Bereich der Ersatzbeschaffung ist erst dann eingabebereit, sobald wenn es sich um eine solche handelt.

Anlagennummer bzw. ausführlichen Bezeichnung des zu ersetzenden Gerätes sind unbedingt erforderlich für die Berücksichtigung des Beschaffungsantrages.

♦= Beim „Ausstellungsort“ können nur Gebäude und Raumdaten eingegeben werden, die den SAP-System bekannt sind. Ist Ihnen die Gebäudenummer oder Raumbezeichung nicht bekannt, so können die mit der F4-Hilfe denjenigen entsprechend auswählen.

4.2.2.5 Statistikdaten (siehe I) Diese „Karteikarte“ fasst alle Informationen der Investition für statistische Zwecke. ( Abb. Bedarfsmeldung für Informationen: Statistikdaten) ♦= „Beschaffung erfolgt für“



Hier wird die Verteilung der Nutzung des Investitionsgutes in Prozent angegeben. ♦= „vergleichbare Geräte vorhanden“

Der jetzige Standort eines vorhandenen Geräts wird im Text eingegeben.

4.3 Genehmigungen/ Freigaben

Bei entsprechender Berechtigung in der Benutzerverwaltung kann mit Erteilung der GENEHMIGUNG / FREIGABE von Bedarfsmeldungen durchgeführt werden.

Vor Durchführung der Funktion müssen die Positionen markiert werden. Für die Erteilung einer GENEHMIGUNG / FREIGABE muss keine Neuanmeldung durch den Genehmigenden erfolgen. Beim Aufruf einer dieser Funktionen erscheint ein Dialogfenster, wo zwar der Name der angemeldeten Person vorgeschlagen wird, dieser aber überschrieben werden kann.

Die Freigebende Person trägt dort Ihr Benutzername und Passwort ein, danach wird mit der „ENTER“ – Taste die Eingabe bestätigt. Jede Genehmigung / Freigabe wird mit Zeitstempel in der Bedarfsmeldeposition fortgeschrieben.

4.3.1 Genehmigungsarten

Die Genehmigungsart in den Materialstammdaten regelt im Zusammenspiel mit der Benutzerverwaltung, einerseits ob ein Artikel überhaupt für BISI zugelassen wird, ob er unterschriftspflichtig ist und ob der Benutzer freigabeberechtigt ist.

Die Aktuell gültige Genehmigungs- / Freigabeschlüssel können mit der Eingabehilfe (F4-Taste) im Feld „Genehmigung“ zur Position des Kataloges oder der Bedarfsmeldung angezeigt werden. Die Werte für die Genehmigungs- / Freigabeschlüssel für BISI befinden sich im Materialstamm im Feld „LABOR“, daher bezieht sich die Suchhilfe auf diesem Feld wie folgt: 4.3.1.1 Zusammensetzung der Genehmigungs- / Freigabeschlusseln

Für die Materialstammkennzeichnung sind die Freigabeschlüssel dreistellig alphanumerisch.

z.B. A21 Lagerkennzeichen

Beschaffungsstelle Unterschriftspflicht



4.3.1.2 Werte die im Materialstamm zugeordnet sind Das Feld “Labor” wurde seit jeher zur Kennzeichnung von Materialstammsätze genutzt.

Beschaffungsstelle Lagerkennzeichen

Unterschrifts-pflicht

Wert

Nein A20 Lagerhaltig

Ja A21 Nein A90

Apotheke Nichtlagerhaltig

Ja A91 Getränke Lagerhaltig Nein G20

Nein K20 Lagerhaltig

Ja K21 Nein K90

Küche Nichtlagerhaltig

Ja K91 Sterilisation Lagerhaltig Nein S Technik Lagerhaltig Nein T20 Zentrallager HA 4 (nur BÜRO) Lagerhaltig Nein V10

Nein V20 Zentrallager HA 4 Lagerhaltig

Ja V21 Nein V30

Zentrallager HA 4 (Stufe 3) Lagerhaltig Ja V31 Nein V90

Hauptabteilung 4 Nichtlagerhaltig Ja V91

Wäsche Lagerhaltig Nein W

Unterschriftspflicht bedeutet, das eine berechtigte Person die Genehmigung aktiv erteilen muss.

4.3.1.3 BISI eigene Werte(900 – 999)

Da bei manschen Vorgängen im BISI keine Materialstammdaten vorhanden sind, aus denen der Genehmigungsschlüssel abgeleitet werden könnte, ist hierfür einen neuen Intervall (900 – 999) eingerichtet worden.

Daher wurden für die beiden Rezeptarten auch Schlüssel angelegt, Diese werden dann, bei der Freigabe von solchen Sonderfällen verprobt. Unabhängig von der Berechtigung zur Freigabe dieser Artikelgruppen kann im BISI - Benutzerstamm allerdings die Berechtigung zum Anlegen einer Bedarfsmeldung vorhanden sein.

Genehmigungs-/Freigabeschlussel Wert

Freigabe für:

900 BISI: Materialnummer 0 (Freitextposition) 910 BISI: Sonderrezepte Apotheke 940 BISI: ImportrezepteApotheke 950 BISI: Investitionen HA-4/4100 960 BISI: Investitionen HA-4/MedGV 970 BISI: Investitionen ZIM



4.3.2 Genehmigung

Bereits beim Hinzufügen einer Position werden die Freigabeberechtigungen der angemeldeten Person geprüft und bei Übereinstimmung mit der Materialberechtigung die Genehmigung von Materialien ohne Unterschrift im Hintergrund erteilt.

Durch Betätigung der Drucktaste „Genehmigung“ wird eine neue Eingabemaske eingeblendet. Als „Benutzername“ wird die angemeldete Person vorgeschlagen. Kann aber überschrieben werden. Die genehmigte Person identifiziert sich durch Eingabe des persönlichen SAP-Passworts als Ihre /Seine Unterschrift.. Achten Sie bitte auf eventuelle Dialogmeldungen bei nicht ausreichenden Berechtigungen! 4.3.3 Freigabe

Mit der Freigabe der Positionen wird die Weitergabe an die Logistik / Beschaffung im SAP – System abgebildet. Nur Freigegebenen Positionen werden in Logistikbelege umgewandelt, aus dem eine Lieferung erfolgen kann.

Können nicht alle markierten Artikel aus der Materialanforderung den Status `frei´ erhalten, so erscheint beim Speichern des Vorgangs eine entsprechende Dialogmeldung. Sie können entweder ein Email an einer berechtigten Person versenden, oder die Daten zur späteren Freigabe sichern.

Danach ist die Freigabe durch eine andere Person, die über ausreichender Berechtigung verfügt erforderlich.

Sie bekommen auch eine Informationsmeldung, wenn es Positionen gab, die bereits freigegeben wurden. Anschließend erscheint die Auswahl zum Drucken der Bedarfsmeldung.



5 Funktionen im Menü „Auskunfts- und Informationssystem“ (AIS)

Der Zugriff auf die Auswertungen im Auskunfts- und Informationssystem wird durch in den Bereichen Logistik, Rechnungswesen und Personalwesen durch die Bereitstellung von Berichtsbäumen ermöglicht. Während die Funktionen Materialinfo, Anlieferadresse und Belieferungsplan für alle BISI – Benutzern zur Verfügung stehen, sind die Berichtsbäume der anderen Funktionen dem Benutzer nur über gesonderten Berechtigungen zugänglich. Diese Berechtigungen werden von der CO-Stabstelle im Rahmen des SAP - Berechtigungskonzeptes vergeben.

5.1 Logistik Hier sind mehrere Auswertungen zu logistischen Vorgänge auf der Station, Inventurübersicht, Bestand etc. vorgesehen.

5.2 Rechnungswesen Alle Auswertungen des Rechnungswesens erfordern zusätzliche Berechtigungen im SAP – System. Hier können Berichtsbäume der Kostenrechnung und Auswertungen der Finanzbuchhaltung ausgeführt werden.

5.3 Personalwesen Alle Auswertungen des Personalwesens erfordern zusätzliche Berechtigungen im SAP – System und sind nur für Personalverantwortliche vorgesehen.

5.4 Materialinformationen: Bereitstellung von Materialinformation durch die zuständigen Beschaffungsstellen:

•= Welche Materialien laufen aus, bzw. werden gelöscht.

•= Welche Materialien werden durch neue ersetzt (substituiert).

•= Welche neuen Materialien werden in den Gesamtkatalog aufgenommen (Sortimentserweiterung). Anhand dieser Materialinformationen erfolgt die periodische Aktualisierung der Stationskataloge. Die im Katalogkopf eingetragenen Katalogverantwortliche werden per Email über gemachte Änderungen in den Katalogen informiert und sollen diese bei Bedarf entsprechend überarbeiten. z.B. bei Packungsinhaltsänderungen müssen die Bestellmengen im Katalog auf die neue Mengen angepasst werden.

Klicken Sie auf dem Zeichen zum Erweitern / komprimieren des Zweiges



5.5 Anlieferadressen: Hier werden alle in der Logistik gültige Anlieferadressen zu einer Kostenstelle bzw. einem Kostenstellen Intervall in Listform angezeigt.

5.6 Belieferungsplan:

Der Belieferungsplan stellt Information zum Abständen und Häufigkeit der Lieferung für eine Kostenstelle oder einen Kostenstellenbereich im Universitätsklinikum Heidelberg zur Verfügung. Da die Apotheke täglich alle Kostenstellen beliefert ist diese Funktion besonderes in den anderen Beschaffungsstellen relevant. Geben Sie im Feld „Werk“ die Beschaffungsstelle, zu der Sie den Belieferungsplan anzeigen lassen möchten.



6 Funktionen im Menü „Warenbuchungen“ Für bestimmte Artikel ist im Universitätsklinikum Heidelberg eine fallbezogene Verbrauchsdokumentation vorgesehen.

- Für Blutprodukte, weil der applizierender Arzt zur Dokumentation jeder Applikation / Bruch / Verfall von Blutprodukten durch das Transfusionsgesetz §14 seit Juli 1997 verpflichtet ist.

- Für sogenannte Hochpreisartikel, zur Realisierung der Kostenträgerrechnung. Diese Artikel werden in den Stationslagerort umgelagert und müssen mit Fallbezug / Kontierung bei Verbrauch abgebucht werden. Bis zur Dokumentation des Verbrauchs, bleibt der Bestand in der Verantwortung der Empfangskostenstelle. Bei der jährlichen Inventur werden eventuelle Differenzen im SAP – System verbucht. Ist der Bestand eines Materials im Lagerort nicht ausreichend, so ist keine Warenabgabe möglich. Bei Fehlbeständen wird keine Warenbuchung, sondern eine Informationsnachricht für die zuständige Beschaffungsstelle ausgelöst. Folgende Funktionen dienen der Verwaltung der Bestände im Stationslagerort.

6.1 Abgabe an Patient 6.1.1 Einstiegsbild ♦= Überprüfen Sie die Kostenstelle. Die Anmeldungskostenstelle wird vorgeschlagen, kann aber innerhalb der

Benutzerberechtigungen überschreiben werden. ♦= Geben Sie bei der Kontierung die Fallauftragsnummer ein, oder benutzen Sie die F4-Hilfe um die Fallnummer

zum Patienten zu finden.



Auswählen zwischen Suche im betriebswirtschaftlichen SAP-System und dem ISH-System Suche im bertiebwirtschaftlichen System ♦= Der Fallauftrag entspricht der IS-H-Fallnummer (stationär). Für Abgaben an ambulante Patienten muss der

„ambulante Sammelfallauftrag“ verwendet werden.

Suche im System



♦= Klicken Sie auf Anlegen um einen Abbuchungsbeleg zum Patienten anzulegen. 6.1.2 Übersicht „Abgabe an Patient“ Hier werden die Materialien mit Menge und Mengeneinheit dem Patienten zugeordnet. ♦= Materialnummer

Geben Sie hier die Materialnummer ein, oder benutzen Sie die F4-Hilfe zur Auswahl des Artikels, der abgegeben werden soll. Es werden nur die Artikel angezeigt, die für den betroffenen Stationslagerort angelegt sind.

♦= Charge Bei chargenpflichtigen Artikeln kann mit der F4 - Hilfe die Chargennummern, die im Stationslagerort vorhanden sind, ermittelt werden. Für die Auswahl des verordnenden Arztes kann nach dessen Personalnummer selektiert werden. Ist keine gültige Personalnummer vorhanden, dann kann der Name des verordnenden Arztes direkt eingetragen werden.

♦= Menge Hier wird die Stückzahl der applizierten Ampullen bzw. Flaschen, diese sind in der Regel ganze Zahlen angegeben, die durch die Applikation angebrochen wurden. ♦= Mengeneinheit Mengeneinheit zur Menge. Ist in der Regel Stück. ♦= Verordnender Arzt Name und Nachname der applizierenden ärztlichen Person. Wird mit der Auswahl einer Personalnummer übernommen.(s.u.) ♦= Personalnummer Hier kann direkt eine Personalnummer eingegeben, oder mit der F4-Suchhilfe nach einem Namen gesucht werden. Mit Doppelklick übernommene Werte aktualisieren das Feld „Verordnender Arzt“. ♦= Datum der Applikation Kann im Format Tag/Monat/Jahr (TTMMJJJJ) ohne Punkte eingegeben werden. ♦= Uhrzeit der Applikation Die Uhrzeit muss im Format Stunde/Minuten/Sekunde (HHMMSS) eingegeben werden. Kann ohne Doppelpunkte eingegeben werden.



6.2 Bruch/ Verfall Für Artikeln, die eine fallbezogene Verbuchung erfordern, muss auch der „Verfall/ Bruch“ dokumentiert werden. Ist der Artikel chargenpflichtig, dann muss die Chargennummer mit angegeben werden und stellt eine Verbrauchsbuchung auf die Kostenstelle zum angegebenen Stationslagerort dar. Jede Buchung verlangt die Eingabe eines Warenbewegungsgrundes, (über F4-Hilfe) 6.2.1 Einstiegsbild

- Die Anmeldekostenstelle wird vorgeschlagen, kann innerhalb der Benutzer - Berechtigungen überschrieben werden. Da es eine Buchung auf Kostenstelle darstellt, wird keine zweite Kontierung benötigt.

- Gehen Sie hier ebenfalls auf die Taste „Anlegen“ [F8-Taste]

6.2.2 Übersicht „Bruch / Verfall“ Hier sind Eingaben zum Material, Menge, Mengeneinheit zur Menge und Grund der Warenbuchung notwendig.



6.3 Weitergabe an andere Stationen In Ausnahmefällen wird es notwendig sein, einen Artikel, der eine fallbezogene Verbuchung erfordert an eine andere Station weiterzugeben. Damit in der anderen Station eine Abgabe zum Patienten dokumentiert werden kann , muß zuerst die Weitergabe an den anderen Stationslagerort gebucht werden. Hierbei wird der abgebende Stationslagerort ( und damit die eigene Kostenstelle) entlastet. Die angegebene menge des Materials geht auf den Bestand in den empfangenen Stationslagerort über und kann von dort aus an den Patienten abgegeben werden. 6.3.1 Einstiegsbild ♦= Die abgebende Kostenstelle wird im oberen Bereich vorgeschlagen, die empfangende Kostenstelle muss

im unteren Bereich eingegeben werden.

♦= Anschließend klicken Sie auf „Anlegen [F8-Taste] und gelangen in der Übersicht 6.3.2 Übersicht „Weitergabe an andere Station“

Hier werden die Materialien, Mengen und Chargen, die weitergegeben werden sollen, eingegeben.



7 Administrator-Funktionen Bei Mitarbeitern mit Berechtigungen zur Administrator-Funktion erscheint im unteren Teil des Einstiegsbildschirms im BISI folgender Funktionsbereich: Dies ist auf einen kleinen Personenkreis begrenzt.

(Abb. Administrator Funktionen)

7.1 Funktionen zu „Katalog pflegen“ In BISI können für eine Kostenstelle bis zu 99 Stationskataloge verwaltet werden. Kataloge können z.B. zu Produktgruppen, Lagerbereiche in der Station oder nach anderen Kriterien des Bestellers angelegt werden.

Die Berechtigung zu „Katalog pflegen“ wird in der „Benutzerverwaltung“ gesteuert und gilt für alle Kataloge einer Kostenstelle.

Ein Katalog besteht aus einen Katalogkopf und Katalogpositionen. Da zu einer Kostenstelle mehrere Katalogen geben kann, wird die Betrachtung auf 3 Ebenen definiert.

Das Bearbeiten (Anlegen/ Pflegen / Anzeigen) eines Katalogs erfolgt in mindestens zwei Schritten, analog seiner Strukur.

1. Auf der ebene der Grunddaten wird die Auswahl des Katalogkopfes getroffen. 2. Auf der ebene der Materialpositionen erfolgt die Bearbeitung der Katalogpositionen.

Die Katalogposition kann auf der Ebene der Materialposition – Übersicht oder auf der Detailansicht bearbeitet werden.

7.1.1 Katalog-Anlegen

Da hier ein neuer Katalog angelegt werden soll, wird die Grunddaten - Ebene übersprungen und nach Eintragen der Kostenstelle direkt in die Ebene der Materialpositionen gearbeitet.

Katalog - ID:

entspricht der Kostenstellennummer

Katalognummer.

Laufende Nummer für eine Differenzierung

der Kataloge(01-99).

Bei der Anlage eines Kataloges wird die nächste Freie Nummer vergeben.



7.1.1.1 Materialpositionen - Ebene Hier werden die Kopfdaten vervollständigt und die Materialien in den Katalog hinzugefügt. Katalog – Kopfdaten: ♦= Katalog -Id.: Kostenstellennummer

♦= Nr.: laufende Katalognummer (01-99)

♦= Allg.K.: Allgemeiner Katalog, diese Kataloge sind allen Benutzern zugänglich, die die Berechtigung zu Allgemeinen Katalogen haben. z.B. Wäsche

♦= TKz.: Toleranzkennzeichen für Prüfung der Maximalmengen in der Bedarfsmeldung.

♦= Maw.: Mehrfachauswahl von Katalogpositionen in der Bedarfsmeldung erlaubt. Ist dieses Kennzeichen gesetzt, so darf eine Position mehrmals in einer Bedarfsmeldung aufgenommen werden.

♦= Stand.Liefadr.: Vorschlagswert für Lieferadresse in der Bedarfsmeldung In der „Positionsübersicht“ können Materialien entweder durch Eingabe der Materialnummer oder mit der Suchhilfe (F4-Hilfe) ausgewählt und somit hinzugefügt werden. Nach Auswahl aus der Suchhilfe muss die Übername mit der Taste „ENTER“ 2 mal bestätigt werden. Die Ausprägung der Katalog-Position ist ausschlaggebend sowohl für die Angaben in der Bedarfsmeldung wie auch der Inhalt der daraus erzeugten Barcode-Etiketten. Katalog – Positionsdaten in der Übersicht:

♦= Materialnummer: SAP-Materialnummer ♦= Beschreibung: Materialbezeichnung –1 ♦= Lager KZ: Kennzeichnung, ob das Material im abgebenden Werk als Lagerartikel geführt

wird. L=Lagerartikel, N= Nichtlagerartikel ♦= Herst.Teiln.: Hersteller –Teilenummer ♦= Hersteller: Nummer/ Name des Herstellers/ Lieferant ♦= Min. Bestellmenge: Mindest-Bestellmenge ♦= Max. Bestellmenge: Maximale Bestellmenge ♦= Bestellmenge: Vorschlags-Bestellmenge ♦= MDE - Mengenabfrage: 1=fix, 0=variabel



7.1.1.2 Detail Materialposition - Ebene Durch markieren und Doppelklick oder mit der Taste gelangen sie in die Ebene der Detailansicht zur Position. Zusätzlich zu den Feldern in der Positionsübersicht sind im Detailbild folgende Bereiche: Beschreibung:

♦= Bezeichnung2: Materialbezeichnung2 ♦= Bezeichnung3: Materialbezeichnung3 ♦= Mat.Gruppe: Materialgruppe (Bsp: AM = Arzneimittel)

Packungsinhalt: ♦= Basis MEH: Lagermengeneinheit mit Umrechnung ♦= Ausgabe MEH: Ausgabemengeneinheit mit Umrechnung

Ablage: ♦= Stationswerk: Default ‚9000‘, wenn Material auf Station gelagert wird ♦= Stationslagerort: Einen zugeordneten Lagerort pro Kostenstelle, wenn Material auf Station gelagert

wird ♦= Raum: Raumnummer für Schrankliste ♦= Schrank: Schranknummer für Schrankliste ♦= Fach: Fachnummer für Schrankliste

Kennzeichen: ♦= Chargenpflicht: Material ist chargenpflichtig ♦= Kleinteil: Material ist als Kleinteil im abgebenden Lager geführt (feste Abgabeeinheit) ♦= Mehrfachverwendung: Material aus dieser Katalogposition kann in einer Bedarfsmeldung mehrmals

vorkommen > Summierung der Menge ♦= Konsignationspflicht: Material wird als Konsignationsmaterial geführt ♦= Löschvormerkung: Katalog hat eine Löschvormerkung > keine Verwendung in Bedarfsmeldung

erlaubt ♦= Hochpreisartikel: Material ist als Hochpreisartikel im Materialstamm gekennzeichnet

Allgemeine Angaben: ♦= Einkaufsorganisation: Nummer der (Beschaffungs)-(Einkaufsorganisation) ♦= Werk: Nummer des abgebenden Werks ♦= Lagerort: Nummer des abgebenden Lagerortes ♦= Genehmigungsart: Kennzeichen zur Steuerung der Genehmigung/ Freigabe ♦= EAN-Nr.: Haupt-EAN-Nummer des Materials

Mengen: ♦= GLD-Preis: Gleitender Durchschnittspreis pro Preiseinheit (nur für Lagermaterial anzeigbar)



7.1.2 Katalog Ändern Die Funktion „Katalog Ändern“ wird Analog zu den Ausführungen unter „Katalog Anlegen“ (Punkt 1.4.1) aufgerufen. 7.1.2.1 Grunddaten – Ebene

Zum Ändern vorhandenen Katalogen wird zusätzlich zu den 2 Ebenen, die beim Punkt „Katalog Anlegen“ besprochen wurden, die Grunddaten – Ebene genützt. Diese gibt Ihnen die Möglichkeit, die Kopfdaten des Kataloges in der Übersicht zu bearbeiten.

Änderungen, in den hier verfügbaren Feldern (siehe auch Punkt 1.4.1.1.1 ), müssen vor dem Verlassen des Bildes gesichert werden. Durch markieren eines Eintrags aus der Übersicht und Doppelklick, oder die Taste „Materialpositionen“ gelangen Sie auf der Materialpositionsebene. 7.1.2.2 Materialpositionen – Ebene Hier können Positionen hinzugefügt / geändert werden. Da die Katalogposition zum Barcodedruck als Schlüssel verwendet wird, kann die Materialnummer in der Katalogposition nach dem Drucken von Barcode-Etiketten nicht mehr geändert werden. Die Positionsnummern sind einmalig und werden nachdem die alte Position gelöscht wurde, nicht erneut vergeben. Eine Katalogposition mit Löschvormerkung erscheint weder in der Positionsauswahl in der Bedarfsmeldung noch in Kataloglisten aus der Funktion „Katalog Drucken“.



7.1.2.3 Automatisierte Katalogpflege Periodisch wird eine Prüfung der Artikel in den Stationskatalogen durchgeführt. Hierbei werden zum Löschen vorgemerkte Katalogpositionen gelöscht und angekündigte Materialänderungen in den entsprechenden Katalogpositionen durchgeführt. (z.B.: Kennzeichen Änderungen, im Gesamtkatalog nicht mehr vorhandene Positionen gelöscht, Preisänderungen, etc.) 7.1.3 Katalog Drucken Dieser Funktion ermöglicht eine Übersicht der Kataloge einer oder mehreren Kostenstellen, sowie auch die Sortierung der Katalogpositionen nach verschiedenen Gesichtspunkten. Z.B. nur Fallbezogen zu Verbuchende Artikeln auflisten. 7.1.4 Katalog Löschen Ein Katalog wird an dieser Stelle in seiner Gesamtheit gelöscht, d.h. Positionen und Kopfdaten werden gelöscht. 7.1.5 Katalog Kopieren Das Kopieren von Katalogen kann, innerhalb der Kostenstellenberechtigungen auch von einer Kostenstelle zur anderen durchgeführt werden.



7.2 Barcode - Etiketten drucken Barcode – Etiketten werden ausschließlich aus Stationskatalogen erzeugt. Für Informationen zur Altdatenübernahme und Software Voraussetzungen siehe die Ausführungen in der Technischen Anhang. Der Druck von Barcodes aus SAP ohne Hardware Sonderausrüstung ist nur über einen „Frontend“ - Drucker (z.B. C000) möglich. Der Frontenddruck ruft im Hintergrund die Standardsoftware „SAPLPD“ in einen eigenen SAP-Fenster auf und benutzt die Einstellungen des NT - Standarddruckers. Der Drucker C000 ist im Normal Fall bei jeden BISI - Benutzer im SAP als Benutzerfestwert hinterlegt und wird automatisch vorgeschlagen. Achten Sie bitte darauf, dass nicht zu viele Fenstern(Modi) für SAP offen sind. Wenn für den Benutzer bereits die maximale Anzahl von Modi(6) erreicht wurde, kann das SAPLPD nicht geladen werden und der Druck wird nicht ausgeführt, es erfolgt keine Fehlermeldung. Der Frontenddruck muss von der Spool – Übersicht der eigene Spoolaufträgen aus ( Trans.Code SP02) erneut angestoßen werden. Nach Aufrufen der Funktion „Barcode - Etiketten Drucken“, wird eine Liste aller Katalogen, zu denen der Benutzer Berechtigung hat zur Auswahl angeboten.

Mit der Taste Positionieren , kann eine bestimmten Kostenstelle angesteuert werden.

Der Benutzer kann ein oder mehrere Kataloge markieren und diese mit der „Auswählen“ Taste in das Selektionsbild übernehmen.



Auf diesem Bild können weitere Selektionseinschränkungen gemacht werden, bevor das Programm ausgeführt wird.

•= Genehmigung (z.B. A* => nur Apotheken Artikel) •= Raum •= Schrank •= Fach •= Artikelnummer

Der Nachdruck von einzelnen Etiketten oder einer Mehrfachauswahl wird durch Eingabe der entsprechenden Materialnummer im Selektionsbild erreicht.

•= Parameter „Nur neue Artikel drucken“ werden ausschließlich Etiketten für die Artikel ausgegeben, die geändert oder hinzugefügt wurden.

•= Anzahl Etiketten pro Artikel Achtung diese Funktion erzeugt die gleiche Etiketten mehrmals hintereinander, nicht der Mehrfachdruck eines Etikettensatzes.

•= Die Materialausprägung für Fallbezug Im Universitätsklinikum Heidelberg wird bereits an der Etikettenfarbe der benötigte Fallbezug sichtbar gemacht. Dies soll die Mitarbeiter erkennen helfen, für welche Materialien sie einen fallbezogenen Verbrauch dokumentieren müssen. Die Farben für die Modulschranketiketten ergeben sich aus folgender Übersicht:

Materialausprägung Farbe für Standetikett Farbe für Laufetikett

Ohne Fallbezug Gelb Weiß

Mit Fallbezug Rot Grün

•= Die angegebene Etiketten- Formate sind für Etiketten der Firma Zweckform optimiert. In der Beschaffung werden aber auch gleichwertige Etiketten in dem entsprechenden Format von anderen Herstellern ausgeliefert.



7.3 Benutzerverwaltung

Benutzer mit Berechtigung zur Benutzerverwaltung erhalten in der Funktionsübersicht Zugang zum Administratoren - Funktionsbereich. Sie dürfen nur Benutzer pflegen, die zum eigenen Kostenstellenbereich und Benutzergruppe gehören. Da BISI eine Anwendung innerhalb vom SAP – System ist, ist der BISI – Benutzer immer ein vollständiger SAP – Benutzer. Der BISI – Benutzerstammsatz besteht aus zwei Pflegebereiche:

1. BISI eigene Benutzerstammsatz.

Der BISI – Benutzerstammsatz kann nur von BISI aus angelegt und geändert werden. Die erteilten Berechtigungen beeinflussen die angebotenen Funktionen auf den

Erfassungsbildschirmen, so dass im Bedarfsfall nur die wesentlichen Datenfelder angezeigt werden.

2. SAP – Benutzerstammsatz. Gemäß dem SAP-Berechtigungskonzept, wird beim Anlegen von neuen BISI- Benutzern im Hintergrund ein SAP-Benutzerstammsatz angelegt. Dieser SAP-Benutzerstammsatz erhält bestimmte Aktivitätsgruppen, die anhand der erteilten BISI - Berechtigungen ermittelt werden. Ist ein neuer BISI Benutzer bereits als SAP-Benutzer vorhanden, wird dieser zum erweitern im BISI vorgeschlagen. Alle Anwendungsübergreifende Berechtigungen werden auf dieser Ebene Verwaltet. z.B. Berechtigung für das Auskunfts- und Informationssystem (AIS) oder Pflegeberechtigungen für andere Benutzergruppen zur Betreuung von klinikübergreifenden Kostenstellenbereiche.



7.3.1 Namenskonventionen für Benutzer: Der Benutzername muss einen Mitarbeiter eindeutig identifizieren und kann daher nur ein mal im SAP - System verwendet werden.

•= Bitte keine Umlaute oder Scharfes Es (ß) in den Benutzername im Betriebswirtschaftlichen System verwenden!

•= Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewünschte Benutzername noch nicht als Benutzernamen im SAP – System vorhanden ist. Sonst würden Sie mit der Neuanlage einen vorhandenen Benutzer irrtümlicherweise überschreiben. Am sichersten ist, wenn Sie zuerst mit der Suchhilfe im Feld „BENUTZERNAME“ feststellen ob der Name bereits verwendet wird. Damit ist eine Übersicht der bereits vorhandenen Benutzer möglich. Je nachdem, ob Sie die Suche im BISI – Benutzer Bereich oder SAP – Benutzer Bereich starten, werden verschiedene Felder zur Selektion angeboten:

(Abb. Bild für „Suchhilfe Benutzername“) Achtung: Schränken sie immer nur die Werte ein, die Sie mit Sicherheit kennen um eine sinnvolle Trefferliste zu erhalten. Ist der neuer BISI – Benutzer auch ISH – Benutzer, dann soll zuerst kontrolliert werden, ob der ISH-Benutzername im Betriebswirtschaftlichen SAP - System bereits vergeben wurde. Wenn es nicht der Fall ist, dann kann der gleiche Name im BISI vergeben werden.

Ist der Name aber bereits für einen anderen Benutzer im System vergeben worden, so muss ein eindeutiger Benutzername anhand des Nachnamens, einen Bindestrich und so viele Buchstaben des Vornamens wie nötig um einen eindeutigen Namen zu bilden . z.B. Sie möchten den Benutzer Arne Müller anlegen. In der Suchhilfe geben Sie das Muster „Mueller*“

ein. Der Benutzer „Müller-A“, für Müller, Anne ist bereits vorhanden. So muss Herr Müller als „MUELLER-AR“ angelegt werden um einen eindeutigen Namen zu bilden.



7.3.2 Benutzer Anlegen

Um den neuen Benutzer anzulegen geben Sie zunächst den eindeutigen Benutzernamen in das Feld

ein und drucken die Anlegen Taste .

Das System überprüft automatisch, ob der von Ihnen eingegebenen Benutzer bereits im BISI erfasst wurde. Ist dies der Fall so wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Mit der Funktion „Benutzer Anzeigen“ können Sie kontrollieren, ob es sich um den Mitarbeiter handelt, den Sie gerade anlegen möchten. Sie erhalten eine Bildschirmmaske mit den „Logondaten“ des neuen Benutzers. Felder mit einen Fragezeichen deuten auf „Mussfelder“ hin.

•= Pflegen Sie hier die persönlichen Daten des Mitarbeiters und geben Sie die sowohl die Vorwahl als auch die Durchwahl der Telefonnummer unbedingt an.

•= Ordnen Sie den Frontend – Drucker „C000“ zu. Dieser Drucker arbeitet mit den NT als Standard definierten Druckers eines jeden NT-Arbeitplatzes und sichert im Zusammenarbeit mit der SAPLPD Software einen erfolgreichen Druck aus dem SAP - System.

•= Wenn der Mitarbeiter kein Email – Konto hat, können Sie den Vorschlagswert unverändert lassen.



•= Die Benutzergruppe kann nur innerhalb Ihrer Berechtigungen vergeben werden. Bei bereits vorhandenen SAP –Benutzern diese bitte nur nach Rücksprache mit der Stabstelle Controlling ändern!

•= Die Mitarbeitergruppe dient zur Gruppierung der Benutzer für Ihre Auswertungen. •= Soll der Benutzer nur begrenzte Zeit Zugang zum System haben, so können Sie es hier entsprechend

einschränken. 7.3.2.1 Materialberechtigungen

7.3.2.1.1 Kataloge Hier wird die Auswahl der Katalogarten, die in einer Materialanforderung benutzt werden dürfen und in welchem Umfang eine Katalogposition verändert werden kann, nachdem es in die Bedarfsmeldung hinzugefügt wurde. Die Berechtigung zum Setzen vom Mehrfachanwendungskennzeichen in Kataloge ist nur in Zusammenhang mit der Berechtigung zum Katalogpflege wirksam. Allgemeine Kataloge dürfen ausschliesslich von der Administatoren der Logistik geändert werden. 7.3.2.1.2 MDE Hier wird unterschieden, zwischen die Berechtigung ein MDE zu entladen und die Berechtigung die Datei in einer Bedarfsmeldung einzulesen, d.h. eine Datei aus der Auswahl zu Übernehmen. 7.3.2.1.3 Anforderungen ohne Materialnummer Die Berechtigung zur Freitexteingabe in der Materialanforderung enthält nicht automatisch die Berechtigung solche Positionen Freizugeben (Siehe Genehmigung- / Freigabeberechtigungen). Die Funktion Anforderung aus externen Katalogen wird mit Bereitstellung von solchen Katalogen im BISI wirksam(Voraussichtlich Ende 2001). 7.3.2.1.4 Sonderrezepte Hier kann die Berechtigung zum erfassen von Sonderrezepte für die Klinikumsapotheke, mit oder ohne Materialstamm getrennt ergeben werden.. 7.3.2.1.5 Importrezepte Importrezepte sind gesetzlich vorgeschrieben für Medikamente, die in Deutschland nicht zugelassen sind. Hier kann die Berechtigung zum erfassen von Importrezepte für die Klinikumsapotheke, mit oder ohne Materialstamm getrennt ergeben werden. 7.3.2.2 Funktionsberechtigungen Markieren Sie hier sämtliche Bereiche, die dem Benutzer in der Funktionsübersicht angeboten werden sollen und vergeben Sie für einen neuen SAP – Benutzer ein Initial-Kennwort.



Der Bereich „Wareneingang“ wird zur Zeit im Universitätsklinikum Heidelberg nicht eingesetzt.



7.3.2.3 Kostenstelle Hier werden die Kostenstellen eingetragen, für die der neue Benutzer Berechtigung erhalten soll. Sie können nur auf Kostenstellen Berechtigungen vergeben, über die Sie selbst verfügen. Eine Übersicht der eigenen Berechtigung wird auf der rechten Bildschirmhälfte angezeigt.

Es können sowohl Einzelwerte, wie auch Intervalle vergeben werden. Achtung: Anzahl der Werte berücksichtigen! Bei Intervall – Vergabe werden immer alle Kosten im Bereich an jeder Stelle angeboten, wo eine Kostenstelle angegeben werden muss! 7.3.2.4 Zuordnung Katalog Die hier vergebenen Katalogzuordnungen gelten sowohl beim Pflegen der Kataloge, wie auch beim Einbinden von Katalogen in die Bedarfsmeldung im Zusammenarbeit mit den vergebenen Material- und Funktionsberechtigungen. Grundsätzlich ist ein Benutzer, der die Berechtigung zum Pflegen / Einbinden von Stationskataloge hat (siehe Funktionsberechtigungen) berechtigt, auf alle Kataloge innerhalb seiner Kostenstellenberechtigung zugriff zu erhalten. Aus diesem Grund kann die Zuordnung der Kataloge erst dann erfolgen, wenn Sie eine Eingrenzung, bzw. eine Auswahl an Kostenstellen getroffen haben. Soll der Benutzer nicht zu allen Katalogen Zugriff erhalten, so müssen diese Kataloge für ihn explizit gesperrt werden. Einzelne Kataloge können an dieser Stelle für den Benutzer gesperrt werden. Danach werden diese Kataloge für den Benutzer nicht zugänglich gemacht. (siehe Beispiele 3 )



Erläuterungen der Schaltflächen:

Alle markieren

Block markieren. Hier muss des Anfang markiert werden, dann die Taste Blockmarkieren drucken , dann

das Ende des Blocks markieren und zum Schluss erneut die taste Blockmarkieren drucken.

Alle Markierungen löschen

„Verdichten“ aller Einzelwerte in eine Grobanordnung (Kostenstellen Ebene)

„Auflösen“ der Grobanordnung in aller Einzelwerten (Katalog-Ebene)

Markierte nach rechts verschieben.

Markierte nach links verschieben.



Zu einfacheren Handhabung / Übersicht der vorhandenen Katalogen, kann die Ansicht auf Kostenstellenebene verdichtet werden. Beispiel (1): „Verdichten“ der Einzelkataloge in eine Grobanordnung. (Grobanordnung)

(Einzelkataloge) Bemerkung: Jede Katalog-Id (Kostenstellenebene) wird nur ein Mal in der Grobanordnung aufgezeigt. Beispiel (2): “Auflösen” der Grobanordnung aller Katalognummern in Einzelkatalog-Id. (Grobanordnung) (Einzelkataloge) Beispiel (3) : „Markieren“ der Katalogen, die gesperrt werden sollen. Markieren Sie die gewünschten Kataloge indem Sie diese einfach den Kasten links des Katalog-ID’s anklicken.



„Verschieben“ Sie die markierten Datensätze nach Rechts in die Spalten der gesperrten Kataloge mit der Taste „Nach Rechts Verschieben“. So sind die markierten Datensätze in die Übersicht der gesperrten Katalogen übernommen worden, und können von diesem Benutzer auch nicht mehr eingesehen oder geändert werden. Mit der Taste „Nach Links Verschieben“ können die Kataloge für den Benutzer wieder zugänglich gemacht werden. 7.3.2.5 Genehmigungs- / Freigabeschlüssel Hier wird die Berechtigung vergeben. Materialien mit bestimmter Ausprägung in eine Bedarfsmeldung Frei zugeben.

Zeigt einen Intervall an

Einzelfreigabe

Schlüssel ist ausgeschlossen

Wird über eine Auswahl erzeugt 7.3.2.6 Produktgruppe

Die Produktgruppen stellen eine Verfeinehrung der Genehmigungs- / Freigabeberechtigungen dar. Die Produktgruppe wird wie die Freigabeschlüssel in einem Standardfeld im Materialstamm hinterlegt (Feld „Raumbedingungen“) Die Eingabe der Produktgruppe erfolgt mit den gleichen Mustern wie die, der Freigabe.(Siehe dort)

Soll hier keine weitere Einschränkung erfolgen, so muss der Intervall „A bis ZZ“ eingetragen werden.



7.3.2.7 Zur Anzeige der zur Zeit gültigen Produktgruppen benutzen sie die Suchhilfe im Feld (F4 – Hilfe).

Beispiel(4) Soll ein Mitarbeiter nur lagerhaltiges Büromaterial anfordern dürfen, so wird im Bereich „Freigabe“ die Berechtigung für „V20“ und in der Produktgruppe nur „B“ eingetragen werden. Ein anderer Mitarbeiter darf zusätzlich „nichtlagerhaltiges“ Büromaterial anfordern. Dieses bekommt die Berechtigung „V20 und V90“ in der Freigabeschlüssel und die Produktgruppe „B“ eingetragen.

Anschliessend sichern Sie Ihre Angaben mit .

7.3.3 Sperren/ Entsperren

Die Funktion „Sperren/ Entsperren“ greifen auf die Standardfunktionalität im SAP-System. Ein Benutzer kann sich selbst durch Falschanmeldung ist im SAP-System sperren, oder durch den Systemadministrator gesperrt werden. Dadurch hat der Benutzer kein Zugang mehr zum gesamten SAP – System. Soll ein Benutzer für bestimmte Funktionen im BISI gesperrt werden, so genügt es, das man diesem Benutzer über „Ändern Benutzer“ in der „Benutzerverwaltung“ diese Funktionen entzieht.

Hier erneut die Funktion Sperren/Entsperren aufrufen



7.3.4 Kennwort ändern 7.3.4.1 Eigenes Kennwort ändern Der Benutzer kann beim „Anmelden“ das Kennwort ändern. Dazu wird im Anmeldebild das alte Kennwort angegeben und die Drucktaste „Kennwort ändern“ angeklickt. Der Benutzer wird dann aufgefordert ein neues Kennwort zu vergeben. 7.3.4.2 Kennwort durch den Administrator ändern lassen Der Administrator hat zwei Möglichkeiten das Kennwort eines Benutzers zurückzusetzen:

•= Er kann über die Funktion „Benutzer ändern“ in der Benutzerverwaltung, im Bereich Funktionsberechtigung das Kennwort für einen Benutzer auf einem Initial-Kennwort zurücksetzen. z.B: „Kennwort“

•= Oder über die Taste „Sperren/ Entsperren“ auf die Standard SAP-Funktion wechseln und dort über die

Taste „Kennwort ändern“ ein Initial – Kennwort vergeben. Achtung! Hier wird wie beim Sperren / entsperren Funktion die Anwendung BISI verlassen und der Administrator muss sich bei Bedarf erneut im BISI anmelden.

7.3.5 Katalog sperren Diese Funktion ermöglicht das gleichzeitige Sperren eines Kataloges für mehrere Benutzern ohne in jeden einzelnen Benutzer die Funktion „Ändern“ durchführen zu müssen. Eine Umkehrung dieser Funktion ist als Massenänderung nicht vorgesehen! Sollte irrtümlicherweise ein Katalog hier gesperrt werden, so muss die Freigabe des Kataloges in jeden einzelnen Benutzer durchgeführt werden! Ein Katalog wird aus der Liste der für den ausführenden Benutzer zugänglichen Katalogen ausgewählt, der für die Benutzer gesperrt werden soll

Es erscheint eine Liste der Benutzern, die zur Zeit auf den Katalog zugriff haben..

Jetzt werden die Benutzer markiert, die in Zukunft keinen Zugriff auf den oben angezeigten Katalog haben sollen. Hier können auch durch Blockmarkieren, mehrere gleichzeitig markiert werden. Danach sichern Sie den Vorgang. Somit ist der Katalog für die markierten Benutzer gesperrt und sie können den entsprechenden Katalog nicht mehr pflegen oder in eine Bedarfsmeldung einbinden.



7.3.6 Benutzer Info-System Diese Funktion ermöglicht die Auswertung von Benutzerdaten. Die Selektion kann im Selektionsbild eingeschränkt werden. Z.B. auf BISI – Benutzer oder über die Gesamtsicht der SAP – Benutzer ausgeführt werden. Die Listausgabe kann nach mehreren Kriterien sortiert angezeigt werden. Z. B. Benutzername, Mitarbeitergruppe, oder Benutzergruppe im SAP - System. Die Sortierung nach Kostenstelle ist zur Zeit noch nicht realisiert. Über die Mehrfachselektion können komplizierte Selektionskriterien eingetragen werden.

Anschließend wird das Programm über die Taste Ausführen Ausgeführt. Die Ergebnisliste kann auf einen Drucker Ihrer Wahl ausgegeben werden. 7.3.7 Mailadressen für Freigabe An verschiedenen Stellen im BISI wird Mitarbeitern, die nicht über die benötigten Berechtigungen verfügen, die Möglichkeit angeboten einer anderen berechtigten Person eine Nachricht über Email zu senden, wo eine Aufforderung zur Freigabe der Betreffenden Bedarfsmeldungen gemacht wird. Die Email – Adressen für die Auswahl der Berechtigten Personen wird von den DV-Beauftragten über die Funktion „Mailadressen für Freigabe“ in Eigenverantwortung gepflegt. Die Berechtigung zur Pflege der Tabelle (YMBM_MAIL_INVEST) ist mit der Benutzerverwaltungsberechtigung gekoppelt.

Je nach vorhaben betätigen Sie die entsprechende Taste z.B. „Neue Einträge“ Hier sind alle eingabebereite Felder auszufüllen. Der Rest wird vom System nachdem sie „ENTER“ angeklickt haben vervollständigt. 7.3.8 Vorgehen bei Klinikwechsel eines Mitarbeiters 7.3.8.1 Wechsel für Mitarbeitern, die nicht im Berichtswesen aktiv sind(reine BISI-Benutzer)

•= Änderung der benutzergruppe im Benutzerstamm bei der Stabstelle Controlling beantragen.( Herr Wahnschaffe / Frau Wolf per Email anschrreiben). Diese Benutzer bekommen immer die Benutzergruppe des neuen zuständigen DV-betreuers.



•= Neue Kostenstellenzuordnung. Diese wird vom zuständigen DV-Betreuer, innerhalb der eigenen Kostenstellenberechtigungen vergeben. Bei Bedarf wird zuerst den DV-Betreuer, von der BW-Abteilung diese kostenstelle zuerst zugeordnet.

7.3.8.2 Wechsel für Mitarbeitern, die im Berichtswesen aktiv sind •= Hier wird wie bei 7.3.8.1 beschrieben verfahren. •= Zusätzlich müssen bei der Stabstelle Kontrolling die Reporting-Berechtigungen angepasst werden, daher

bei den Antrag zur neuen Benutzergruppe unbedingt mitteilen.



8 Technische Dokumentation

8.1 Report YMBM0090 Anlegen Kataloge aus MATANF - Artikelspektren Mit Hilfe des Reports YMBM0090 können vorhandene Artikelspektren aus MATANF eingelesen werden. Nach erfolgtem Einlesen der PC-Datei wird ggf. eine Fehlerliste der nicht übernommen Materialien ausgegeben. Diese müssen manuell im Katalog nacherfasst werden. Da in den vorhandenen MATANF - Artikelspektren ggf. nicht alle Kataloginformationen vorhanden sind, die für die Verarbeitung im SAP-System benötigt werden, ist immer eine manuelle Nachbearbeitung der Kataloge erforderlich. 8.1.1 Voraussetzungen für das Einlesen:

•= Es muss eine gültige Katalog-ID passend zur Kostenstelle in den MATANF-Daten vorhanden sein( Katalogkopf anlegen)

•= Das DBF-FILE aus MATANF muss zuvor in Excel eingelesen und anschließend unter dem Dateityp ‚TEXT (Tabs getrennt)‘ abgespeichert werden.

Dies ist notwendig, da ansonsten die Umlaute (z.B. PÄ) aus den Mengeneinheiten falsch interpretiert werden.

8.1.2 Reportparameter: •= Produktgruppe Wird das Feld PRODUKTGRUPPE leergelassen, dann wird für das eingelesene MATANF-Aritkelspektrum ein Katalog mit allen Artikeln im SAP-System angelegt. Wird im Feld PRODUKTGRUPPE ein Wert aus der Wertehilfe übernommen, werden aus dem MATANF-Artikelspektrum nur die Materialien in den Katalog übernommen, die im Materialstamm diesen Eintrag haben. Dadurch können aus einem MATANF-Artikelspektrum mehrere Kataloge im SAP-System angelegt werden. •= Minimale Bestellmenge

Dieser Vorschlagswert wird in alle Katalogpositionen übernommen •= Maximale Bestellmenge

Dieser Vorschlagswert wird in alle Katalogpositionen übernommen. Ist der Bestellmenge im MATANF größer als die Vorgeschlagne MAX. - Bestellmenge, so wird der größerer Wert in der Position als MAX - Bestellmenge in die Katalogposition übernommen.

8.2 Einlesen von MDE-Daten Damit das Einleseprogramm im SAP-System die Inputdaten verarbeiten kann, ist eine Dokumentation der Datenpflege pro Kostenstelle notwendig. Die Pflege der Daten erfolgt in der Tabelle YMBM_PATH. Verantwortlich für die Pflege ist: Team SAP-BWA.

8.3 Reorganisationsläufe

8.3.1 Reorganisation von Bedarfsmeldungen 8.3.1.1 Erledigt Kennzeichen

•= Voraussetzung: alle Bedarfsmeldungspositionen sind bereits erfolgreich bearbeitet worden. (Bearbeitungsstatus =1 = erfolgreich verarbeitet im SAP)

•= Report YMBM0008 setzt in der Kopftabelle (YMB01) den Erledigt kennzeichen mit Erledigungsdatum. 8.3.1.2 Reorganisationslauf (YMBM0011)

•= Report YMBM0011 löscht alle Bedarfsmeldungen, die als Erledigt gekennzeichnet sind und wo sämtliche positionen einen Lieferstatus Grün( C) oder gelöscht(D) ist und das Erledigungsdatum = Tagesdatum - 14 Tage .

8.3.2 Reorganisation von MDE-Dateien (YMBM0009) •= Report YMBM0009 listet alle Dateien auf dem Pfad z.B. //INF00p/HDBISI und HDBISIBAK und bei

Parameter ‚Löschen Dateien’ löscht diese aus dem Verzeichniss. •= Zur Zeit werden alle Dateien, dessen letzter Änderungsdatum = Tagesdatum - 14 Tage

8.4 Anzeigevariante für Bedarfsmeldepositionsübersicht •= Variante ‚ZIM_BISI’ wurde erstellt und als Standardveriante generiert, wo das Feld: IPOS-XNACH

‚Nacherfassung - Ware bereits erhalten’ auf Position 16 angezeigt wird.



8.5 Bereitstellung von Materialinformationen im AIS In der Funktion „Materialinformation“ werden den BISI Benutzer Informationen aus der Logistik im Voraus bekannt gegeben. Z.B. Infos zu Auslaufartikeln u.s.w. Diese Informationen werden im Materialstamm bei der Materialstammpflege hinterlegt und von einen Report in die Tabelle YMBMMATERIALINFO übertragen, wo diese von der zuständigen Person der Logistik über die Transaktion YMB13 vervollständigt / ergänzt werden können. 8.5.1 Zuständigkeiten

•= Klinikapotheke: Frau Münkel, Tel. 6784 •= HA 4: Herr. Bauder, Tel. 7448 •= HA 3: Herr. Schemenauer Tel. 7148

8.5.2 Report YMBM0005 , Füllen der Tabelle YMBMMATERIALINFO Der Report MBM0005 bearbeitet täglich die Materialdatei und aktualisiert die Tabelle YMBMMATERIALINFO. Voraussetzung für die Materialstammdatenpflege: siehe Konzept Materialstammpflege

8.6 Fehlerbehandlung in der Logistik

8.6.1 Fehler beim Buchen des Folgebelegs aus der bedarfsmeldung durhc Report YMBM0001. 8.6.1.1 Fehlender Eintrag in der Tabelle YMBMMATSTEU

•= Email an Werk (Eintrag aus der Tabelle YMBM_MAT_MAIL) wird versendet. •= Datensatz im Monitor(YMBC) wird eingestellt, zum späteren Buchen der Bedarfsmeldung. •= Prüfen, mit welchen Eintrag der Funktionsbaustein ‚Y_YMBM_CHECK_MATERIAL' aufgerufen

wird(Debugging). •= Tabelle YMBMMATSTEU nach Rücksprache mit der Fachabteilung im R3E ergänzen und Transportieren.

8.6.1.2 Werks oder Lagerortsdaten sind fehlerhaft •= Genehmigungsstufe im Materialatamm überprüfen.(Daraus wird im Dialog das Werk und der Lagerort

ermittelt) •= Bedarfsmeldung überprüfen, ob eine abweichende Genehmigungsstufe eingestellt wurde

8.6.1.3 Materialdaten durch einen anderen Benutzer gesperrt. •= Eine Fehlermappe mit allen Positionen, die in den Call-Transaktion (YMBM02 )Aufruf enthalten waren, wird

erstellt und muss zu einem späteren Zeitpunkt abgespielt werden, damit der Status in der Bedarfsmeldung fortgeschrieben wird. Solange die Mappe nicht abgespielt wird, bleibt der Bearbeitungsstatus auf ROT (=2 = Fehlerhaft).

•= Mappennamen: A* = Apotheke ;Z* = Zentrallager; K* = Küche ; G*=Geträncke; R* = ZIM (Rechenzentrum) •= Ist z.B. die Bedarfsmeldung, zum Zeitpunkt des abspielens der BTCI-Mappe, gesperrt, so kann sie nicht

abgespielt werden und läuft auf Fehler, da der Status in der Bedarfsmeldung nicht fortgeschrieben werden kann. Die Fehlerhafte mappe muss später abgespielt werden, wenn die Sperre behoben ist.

•= Mit TR.Code SM12, Benutzer ermitteln, der die Tabelle YMB01, Bedarfsmeldungskopf sperrt) •= Die Fehlermappen entsprechen den Datensätzen in der Fehler-Tabelle YMBM_ERROR. Beim Abspielen

der Mappe wird der entsprechender Datensatz gelöscht. Wird die Mappe ohne abzuspielen gelöscht, so kann der Fehlersatz nicht abgearbeitet werden nd die Bedarfsmeldung bleibt mit Bearbeitungstatus = ROT , ohne Folgebeleg.

8.7 Report YMBM0006 Pflege von Katalogen Mit Hilfe des Reports YMBM0006 erfolgt eine tägliche Aktualisierung der Stationskatalogen. Hierbei werden auch die Informationen aus der Tabelle YMBMMATERIALINFO verarbeitet. Werden Änderungen im Stationskatalog durch den Report durchgeführt, dann erfolgt eine entsprechende Email an den Katalogverantwortlichen, wenn dessen Mailadresse im Katalogkopf vermerkt ist.

8.8 Mailadressen für fehlerhafte Buchungen Warenausgangsbuchungen, die im BISI durchgeführt werden (z.B. Warenabgabe an Patient) und auf Fehler laufen (weil z.B. kein Lagerbestand im abgebenden Lagerort vorhanden ist) werden in den Fehlermonitor (Transaktion YMBC) eingestellt. Gleichzeitig wird eine Mail für die betroffene Beschaffungsstelle erzeugt. Die Beschaffungsstelle wird anhand der Einkaufsgruppe ermittelt. Die Mailadressen pro Einkaufsgruppen werden in der Tabelle YMBM_MAIL hinterlegt. Der Text für die Mailnachricht ist in der Standard-Textkonserve YSBM_MAIL_WA hinterlegt.



Neben den Dialogtransaktionen wird auch im Rahmen der Batch-Bearbeitung durch den Report YMBM0001 geprüft, ob es Einträge in der Tabelle YMBMMATSTEU gibt, die im Feld DRUCKART den Eintrag *‘ haben. Wird ein fehlerhafter Datensatz entdeckt, dann wird auch eine Mail versandt. Die Mailadressen werden in Tabelle YMBM_MAIL_MAT werden pro Werk eingepflegt. Der Nachrichtentext ist als Standard-Textkonserve (YSBM_MAIL_MATSTEU) hinterlegt.

8.9 Mailadressen für Aufforderungen zur Freigabe Kann eine Bedarfsmeldung für Material oder Investitionen nicht durch den Anwender freigegeben werden, weil die notwendige Berechtigung fehlt, dann kann eine Mail an einen Freigabeberechtigten versandt werden. Pro Kostenstelle können maximal 999 Vorschlagswerte für Mailempfänger hinterlegt werden. Die Mailadressen werden in der Tabelle YMBM_MAIL_ INVEST. Der Text für die Mailnachricht ist in der Standard-Textkonserve YSBM_MAIL_INVEST_FREIGABE hinterlegt. Verantwortlich für die Pflege der Mailadressen sind die zuständigen DV-Beauftragten.



9 Umstellungsleitfaden MATANF => Bedarfsmeldesystem BISI

Phase I: Vorbereitungen in der Klinik (Unabhängig vom Termin für einen Produktivbeginn mit BISI)

Organisatorische Vorbereitungen Vorgang Wer Zeitdauer 1. Benutzerlisten aus MATNAF ausdrucken DV 0,5 h/ST 2. Überarbeiten Benutzerliste, evtl. nicht mehr aktive Benutzer

löschen. STL 2 h/ST

3. Key-User festlegen DV/PDL/AL 4. BISI – Schulung der DV-Beauftragten ZIM 6 H/Schulung 5. Anlieferadressen überprüfen / ggf. Änderungen

veranlassen DV/VZM

6. Stationslagerorte im SAP überprüfen / anlegen lassen DV/VZM 7. Berechtigungskonzept für Station festlegen DV/PDL/AL 2 h/Abt 8. Artikelspektrum aus MATANF ausdrucken DV 0,5 h/ST 9. Überarbeitung des Artikelspektrums aus MATANF STL 2 h/ST 10. Artikelspektrumsdatei als Stationskataloge im BISI

übernehmen DV

11. Neue Stationskataloge im BISI überarbeiten DV 12. Liste der vorhandenen Artikel mit Fallbezug aus BISI

ausdrucken und ggf. Sonderlagerung veranlassen STL

13. Barcodes zu den neuen Katalogen in den entsprechenden Farben ausdrucken(WEISS/GELBfür normal; GRÜN/ROT für Fallbezug)

DV

14. Benutzer in BISI anlegen DV 10 h/100Ben. Technische Vorbereitungen Vorgang Wer Zeitdauer 1. Hardwarebeschaffung und Standardinstallation der PC’s DV 2. Installation SAPGUI Rel. 4.6D ZIM/DV 3. Bedarf Backup-Batterie für Barcodescanner (MDE) decken DV 4. Kontrollieren der PC –Installation für Zusatzsoftware

[Kommunikationssoftware (Bütema). BARCODE.DLL(BRS)] DV

5. Update der Software für Barcodescanner(MDE) und ggf.Batteriewechsel

DV 0,5h/ST

Phase II: Vorbereitungen auf der Station Vorgang Wer Zeitdauer 1. Key-User Schulung DV 2. Benutzerschulung (Endanwender) KeyUser/DV 12 h/ST 3. Schränke anpassen z.B. räumliche Trennung für fallbezogene

Artikeln ST

4. Dokumentation der geänderten Organisation / Arbeitsanweisungen

DV/STL

Phase III: Produktiv – Umsetzung auf Station Vorgang Wer Zeitdauer 1. Letzte MATANF – Bestellung absetzen 2. BISI - Barcodes bekleben ST 3. Inventur für Artikel mit Fallbezug VZM / ST 4. Produktivbeginn ST * = Da keine Erfahrungswerte vorhanden, nur geschätzt. Legende: ZIM - Zentrum für Informationsmanagment DV - DV Betreuer vor Ort PDL - Pflegedienstleitung

AL - AbteilungsleitungSTL - Stationsleitung ST - Station/Bereich VZM - Versorgungszentrum / Apotheke



10 Leitfaden zum Einrichten einer Kostenstelle für BISI – Betrieb im R3B Produktiv (Arbeiten im Team BW-Anwendungen SAP)

LfdNr.

Schritt Aktion in der Klinik

Aktionen in der Verwaltung

Aktion in der BW - Abt.

1. Anlieferadressen überprüfen / ggf. Änderungen veranlassen (ohne Anlieferadresse keine Lieferung im BISI)

Mail an Frau Münkel /Herrn Bauder, die diese

MAWI: Anlieferadressen laut Dokument in der Anlage(Anlieferadressen_230301.doc)

2. Stationslagerorte im SAP überprüfen / anlegen lassen

Mail an Frau Münkel /Herrn Bauder, die.

MAWI: Lagerorte laut BISI Sollkonzept im SAP anlegen. (siehe auch BISI – Benutzerhandbuch für Namenskonvention) CO: Lagerort im Kostenstellenstamm im Feld „Datenleitung“ laut BISI –Sollkonzept eintragen

(z.B. CH02* oder CH02*BISI)

Transport der neuen Lagerorte

3. Einträge zur Kostenstelle in den BISI - Tabellen

♦= Emailadressen der Berechtigten Personen für Freigabe pro Kostenstelle in Tabelle YMBM_MAIL_INVEST

♦= Pfad für die Kostenstelle zur „MDE - Daten lesen“ in Tabelle YMBM_PATH für Interne Kostenstellen kopieren, eigenen Eintrag für Externe Kostenstellen anfragen.

4. DV-Betreuer in SAP / BISI anlegen

Meldung beim Controlling wegen Key-User Pflege Berechtigung unter Angabe der zubetreuenden Kostenstellen.

CO: Legt neue Y:C:9_CONTRANWEND9XX Benutzergruppen wenn notwendig und ordnet dies den DV-Betreuer zu.

DV-Betreuer im BISI mit Benutzerverwaltungsberechtigungen anlegen

5. Benutzer in BISI anlegen

DV-Betreuer legt Benutzer laut

Evtl. Mappen von Benutzerdaten, die sich wegen „ACTIV X „ nicht abspielen lassen abarbeiten (Mappenname BISI+Zeitstempel)

6. Nachricht an die MAWI ab wann Produktives Arbeiten im BISI vorgesehen ist (min 1 Woche vorher)

MAWI: Kostenstelle kontrollieren ob im Belieferungsplan vorgesehen!

7. Verbuchung der BISI* Mappen überwachen

„BISI*“ Mappen abspielen

8. Job „BISI-Verbuchung_20“ überwachen

Regelmässig nach dem Protokoll des JOBS „BISI-Verbuchung_20“ schauen



(Report YMBM0001 )

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Bedarfsmelde- und Informationssystem BISI · Benutzerhandbuch - BISI Universitätsklinikum Heidelberg ZIM, BW-Team SAP Seite 4 von 4 1 Funktionsumfang BISI ist ein Bedarfsmelde- und