Benito Coghi Morales Director General de Aduanas · atención de sus investigaciones, así como en la injerencia en la programación y ejecución de los operativos. Asimismo, se debe

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San José, 25 de mayo del 2016 DGAI-INF-010-2016

Señor

Benito Coghi Morales Director General de Aduanas

Asunto: Informe evaluación de la gestión del Departamento de Denuncias y Operativos Especiales de la Dirección de Fiscalización de la Dirección General de Aduanas. Estimado señor: Nos permitimos presentarle el informe de control interno del estudio de auditoría realizado sobre la evaluación de la gestión del Departamento de Denuncias y Operativos Especiales de la Dirección de Fiscalización de la Dirección General de Aduanas, en atención al Plan de Trabajo Anual del 2016.

La revisión comprendió, el periodo de enero del 2015 a enero del 2016, y se enfocó en el análisis de los controles sobre la gestión del Departamento de Denuncias y Operativos Especiales.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. Estudio que estuvo a cargo de la Unidad de Auditoría de Ingresos de esta Auditoría Interna, a cargo del Lic. Gilberth Campos Barrantes, con la supervisión del Lic. Oldemar Murillo Arce. Los resultados del estudio, fueron comunicados el 24 de mayo del 2016 al Lic. Roy Chacón Mata, Subdirector General de Aduanas, Licda. Ana Margarita Villalobos Coto, Directora de Fiscalización y al Lic. José Raúl Vargas Calvo, jefe del Área Planificación y Control de la Gestión, quienes expusieron sus comentarios, los cuales fueron incluidos en Anexo N°5 de este informe y fueron analizados, para efectos de la inclusión o no, en los hallazgos que se contemplan en el estudio. 1. RESULTADOS 1.1 Aspectos positivos

El Departamento de Denuncias y Operativos Especiales de la Dirección de Fiscalización, ha realizado esfuerzos importantes para disponer del Manual de Procedimientos del Área de Operaciones Especiales, el Procedimiento de Trámite de Denuncias y Estudios Especiales y el Manual de Procedimientos de Regularización, todos orientados a fortalecer la gestión del Departamento. Así mismo, se determinó que en ese Departamento se dispone, entre otros, de lo siguiente:

Planificación estratégica.

Planificación operativa para el periodo 2014-2015 y su respectiva medición de cumplimiento.

Informes mensuales del P.A.O, informe de labores, informe Final, informes de gestión, entre otros.

Autoevaluación de control interno y su respectivo plan de mejora.

Informe del estudio de clima organizacional y su respectivo plan de mejora.

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Plan de vacaciones y de capacitación.

Fluxograma del proceso de denuncias y estudios especiales.

Memorando de asignación de casos.

Formulario sobre independencia en la investigación.

Acta de notificación en el domicilio (importador o tercero, importador por medio de agente o agencia de aduanas y casillero).

Acta de fiscalización.

Constancia de información extraída del sistema Informático.

Oficio de "Inicio actuación fiscalizadora", "solicitud de prórroga y "autorización de prórroga”.

Protocolo de medidas cautelares.

Lineamientos de remisión de expediente a la Dirección Normativa.

Lineamientos de control para el correcto registro de la información de la base de datos de regularización.

No obstante, se identificaron algunas oportunidades de mejora, de aspectos que serán desarrollados en los apartados siguientes de este informe. 1.2 Registro de tiempo efectivo de duración de la actuación fiscalizadora y grado de avance

De acuerdo con la Directriz DF-027-2014 del 20 de febrero del 2014, se oficializa la implementación de la bitácora, como registro de tiempo efectivo de duración de la actuación fiscalizadora. Por otra parte, el Procedimiento de Trámite de Denuncias y Estudios Especiales, establece que se debe adjuntar al expediente interno toda la información que respalde el estudio, en el punto 10 del procedimiento citado se indica que se deben mantener un expediente interno y dentro de sus anexos debe contener los documentos denominados Grado de Avance “Investigaciones” (Denuncias y/o Estudios Especiales). Dado a lo anterior, se procedió a la revisión de una muestra de 22 expedientes, en el que se determinó, que ninguno contaba con la bitácora antes citada ni con el respaldo del grado de avance de los estudios, denotándose el incumplimiento del procedimiento establecido, situación que ocasiona falta de control para la supervisión del avance de los casos y la oportuna toma de decisiones. Tampoco se estaría llevando un control sobre los porcentajes de avance en cada una de las fases establecidas en el documento de Grado de Avance. Al respecto la norma Nº 4.1 referente a las actividades de control de las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, dispone lo siguiente:

1“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales…”

Lo anterior, constituye una condición de riesgo porque no se tendría de un registro de todas las actividades que se están realizando y tampoco de un detalle del tiempo en que se duró su realización, por ejemplo se desconocería si el funcionario fue a citas médicas, o estuvo en vacaciones, o si participó en capacitaciones, entre otros. Esta situación repercute en conocer con certeza el tiempo efectivo utilizado en los estudios y por

1 Publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 48 de fecha 9 de marzo de 2005

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ende es una limitante para monitorear el cumplimiento de metas establecidas en el plan de trabajo, así como la toma de decisiones que es propia en toda supervisión de trabajo, de conformidad a sanas prácticas de control interno, en caso que el servidor no esté cumpliendo con las labores encomendadas. 1.3 Ausencia de una metodología de supervisión

La supervisión de las denuncias y estudios especiales que se lleva a cabo en el Departamento de Denuncias y Operativos Especiales, radica en el seguimiento diario que llevan a cabo las jefaturas a los procesos que realizan los colaboradores de ambas secciones, atendiendo sus consultas o generando lineamientos en la atención de sus investigaciones, así como en la injerencia en la programación y ejecución de los operativos. Asimismo, se debe presentar un informe mensual de seguimiento a la Dirección, lo que condiciona a que las jefaturas cada mes lleven un monitoreo de los procesos en trámite y finalizados. Como complemento a este proceso de control y supervisión se ha tenido un proceso de rendición de cuentas de las jefaturas al tener que retroalimentar en reuniones mensuales con la Directora de Fiscalización los avances y ejecución de las denuncias y operativos especiales. Si bien es cierto, se dispone de los controles antes citados, se determinó que la jefatura del Departamento de Denuncias y Operativos Especiales, en la práctica no tiene documentado una metodología formal para la supervisión y seguimiento, donde además de lo antes indicado, se documente los criterios de revisión, periodicidad, plazos, evidenciado la supervisión ejercida por la jefatura y los respaldos de los resultados de las revisiones realizadas por dicho Departamento en cada etapa del proceso, desde el ingreso de las denuncias y operativos especiales hasta su conclusión. Sobre el particular las Normas Generales de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República y de observancia obligatoria del Jerarca y titulares subordinados en su numeral 4.5.1, referente a “Supervisión Constante”, señalan lo que se transcribe a continuación:

2“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos”.

De no tomarse las medidas correctivas sobre los aspectos antes indicados, se genera el riesgo de que la supervisión no esté siendo efectiva, ni se pueda rendir cuentas, sobre la supervisión realizada por el jefe inmediato en cada estudio, por lo tanto, no se conozca con certeza si las instrucciones dadas para guiar el desarrollo del estudio fueron aplicados por funcionario durante el desarrollo de la actuación fiscalizadora y si los criterios aplicados fueron los correctos. 1.4 Duración del trámite de denuncias El Departamento de Denuncias y Operativos Especiales atiende las denuncias provenientes de la Dirección de Gestión de Riesgo, de conformidad con lo establecido en el Artículo 62 del Reglamento a la Ley General de Aduanas, Decreto Ejecutivo No. 25270-H de 14 de junio de 1996, publicado en alcance No. 37 a La Gaceta No. 123 de 28 de junio de 1996.

2 Publicado en La Gaceta Nº 26 del 6 de febrero, 2009




De acuerdo con la información de la Dirección de Gestión de Riesgo, al 18 de enero del 2015 la Dirección de Fiscalización de la Dirección General de Aduanas, contaba con la siguiente cantidad de denuncias:

Cuadro Nº1 Denuncias remitidas a la Dirección de Fiscalización

Periodo 2014 y 2015 Al 18 de enero del 2016

Detalle \ Periodo 2014 2015 Total

Denuncias y Operativos Especiales 8 22 30

Área de Empresas 7 6 13

Revisión Posterior 8 1 9

Total de denuncias por período 23 29 52

Fuente de información: Elaboración propia con los datos remitidos por la Dirección de Gestión de Riesgo Tal como se indicó anteriormente la Dirección de Gestión de Riesgo es la encargada de remitir los casos a los diferentes departamentos de la Dirección de Fiscalización para su debida atención, y con base al cuadro anterior el Departamento Denuncias y Operativos Especiales, recibió 30 y las restantes 22 fueron recibidas por el Departamento de Fiscalización Externa (Área de empresas y revisión posterior). Al respecto, se determinó que no se han establecido formalmente plazos ni prioridades de atención de las denuncias, que garantice que el trámite se realice con la mayor celeridad y con uniformidad razonable, de conformidad con el grado de complejidad. Lo anterior, se evidenció con la revisión de una muestra de 40 expedientes que tenía en proceso el Departamento de Denuncias y Operativos Especiales al 28 de enero del 2016, donde se desprende que 24 expedientes, que representa un 60%, están en proceso, los cuales tienen una duración de 6 meses a 3 años y 7 meses. El detalle de duración es el siguiente: a. 5 han tardado de 2 años hasta 3 años 7 meses. Ver Anexo 1 b. 6 expedientes han tardado o de 1 año 4 meses a 1 año 9 meses. Ver Anexo 2. c. 13 han tardado de 6 meses a 11 meses. Ver Anexo 3. d. 16 expedientes han tardado de 10 días a 5 meses. Ver Anexo 4. El artículo 15 del Decreto Ejecutivo N° 32333-MP-J Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Publicado en el Alcance N° 11 Gaceta N° 82 de 9 de abril de 2005, señala en cuanto a la atención que debe darse a las denuncias que presenten los ciudadanos:

“Artículo 15.-Celeridad y responsabilidad sobre la tramitación de las denuncias se

establece que: // Las denuncias deberán tramitarse con la mayor celeridad y no podrá alegarse inercia del denunciante para justificar cualquier retraso en su trámite, por lo que será la Administración la que procurará su instrucción, así como su pronta conclusión”.

Lo antes expuesto, puede incidir en la falta de actuaciones aduaneras oportunas para detectar contrabandos y defraudaciones aduaneras, causando afectación a los ingresos por tributos aduaneros. Asimismo, la falta




de oportunidad en atender las denuncias podría generar un mensaje negativo al denunciante, en el sentido de que las denuncias no son atendidas, lo que consecuentemente podría afectar el control ciudadano en la lucha contra el contrabando y la defraudación aduanera, en detrimento de la buena imagen que debe mantener la Dirección General de Aduanas y el Ministerio de Hacienda sobre este tema.

Lo anterior, cobra relevancia si consideramos que los temas consignados en las denuncias trata de lo siguiente:

Aparentes irregularidades presentadas en la descarga de mercancía.

Inconsistencias en la emisión de Certificados de Importación Temporal categoría Turismo.

Inconsistencias en DUAS de vehículos en el proceso de re-liquidación de vehículos.

Presunta irregularidad en la clasificación arancelaria de un autobús nacionalizado, contrabando de radios para vehículos, alarmas y equipo de seguridad provenientes de Zona Libre Colon.

Presuntas irregularidades en la importación de cerveza, vino, vehículos y partes de vehículos.

Presunta irregularidad en la cantidad importada de varillas de acero. 1.5 Necesidad de suscribir acuerdos de confidencialidad Se determinó que se carece de mecanismos de control para asegurar el deber de confidencialidad de la información por parte de los funcionarios del Departamento de Denuncias y Operativos Especiales, durante la investigación de una denuncia o la ejecución de un operativo, para evitar que durante un estudio los funcionarios puedan utilizar la información para sus propios fines, o que se revele o facilite datos a personas ajenas que no sean del contribuyente fiscalizado. Sobre el particular el Lic. Álvaro E. Rojas Mena indica, que no se cuenta con instrumento de control para asegurar la confidencialidad. Una sana práctica es que definan procedimientos que garanticen la discrecionalidad, mediante diversos mecanismos, entre ellos acuerdos, para que la Administración tenga garantía razonable, de que los funcionarios cumplan con el deber de no relevar información confidencial en el desarrollo de sus funciones y de esta forma prevenirlo de una causal de responsabilidad administrativa. No contar con lo antes expuesto, podría ser una limitación para sentar responsabilidades, en caso de que un funcionario no se ajuste al secreto y la confidencialidad de la información en la ejecución de una denuncia o un operativo especial. 1.6 Necesidad de establecer convenios o acuerdos con otras entidades Entre las funciones del Departamento de Denuncias y Operativos Especiales, se le ha establecido por medio de los incisos d y e, del artículo 29 bis), del Decreto Ejecutivo 34475-H Reforma al Reglamento a la Ley General de Aduanas del 30 abril-2008, la siguiente labor:

d "Ejecutar operativos especiales y actividades de fiscalización en todo el territorio nacional, en coordinación con otras autoridades y dependencias, cuando corresponda" y e. "Gestionar ante las autoridades judiciales competentes las órdenes de allanamiento que correspondan"

Además, la Ley General de Aduanas en el artículo 20 establece que los funcionarios de otras dependencias públicas distintas de las aduaneras, dentro del marco de su competencia, deberán auxiliar a las autoridades aduaneras en el cumplimiento de sus funciones, asimismo, el artículo 21 señala que las autoridades aduaneras, migratorias, de salud, de policía y todas las que ejerzan control sobre los ingresos o las salidas de




personas, mercancías, vehículos y unidades de transporte del territorio aduanero nacional, deberán ejercer sus competencias en forma coordinada, colaborando entre sí, para la aplicación correcta de las disposiciones legales y administrativas. En ese sentido, se determinó que no se dispone de un convenio o documento formal con las pautas a seguir para la coordinación que se debe ejercer con otras dependencias gubernamentales, tales como: Administraciones Tributarias, instituciones bancarias, operadores de comercio exterior, Registro Nacional, Registro Civil, Caja Costarricense de Seguro Social, Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, entre otras. Sobre este tema el Lic. Álvaro E. Rojas Mena3 , indica que con el Ministerio de Relaciones Exteriores es donde se ha generado una mayor duración del tiempo para obtener la prueba del exterior, con ellos si se podría coordinar un convenio de colaboración para reducir el tiempo de espera en la documentación o información requerida. Una sana practica es que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, establezcan los procesos necesarios para asegurar razonablemente que la coordinación se de en las instancias pertinentes y en el tiempo propicio, de acuerdo con las necesidades de los usuarios y que se regulen los términos de dicha coordinación, basados en un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo. El no disponer de convenios y acuerdos de colaboración podría generar lo siguiente: a. Que no se establezcan líneas de acción específicas a nivel institucional, que permitan articular la

respuesta ante un operativo para optimizar los recursos a disponer, perdiendo el enfoque de una gestión unificada en cumplimiento de los objetivos previstos en la Ley, para los cuerpos policiales.

b. Que se tengan que interrumpir las funciones propias para apoyar a otra Dirección en sus funciones. c. Que no se unifiquen las metodologías de actuación por parte de los organismos encargados del

operativo, donde actúan diversas instancias que responden a diferentes mandos y podría generarse algún tipo de limitaciones.

d. Que no se definan claramente las competencias y responsabilidades institucionales en las diferentes fases del operativo, según los ámbitos de competencia otorgados por Ley.

e. Que ante la ausencia de mecanismos de organización y planificación, no se pueda brindar una respuesta oportuna en el momento que sea requerido.

f. Que se dilaten más de lo necesario, el inicio de acciones inmediatas en el ámbito de competencia aduanal, por falta de definición de las cadenas de mando autorizadas.

g. Que no se pueda dar una debida rendición de cuentas de los recursos públicos que intervienen, en las diversas actividades coordinadas, con otras instancias gubernamentales.

1.7 Ausencia de estudio para determinar las necesidades de personal

En la actualidad el Departamento de Denuncias y Operativos Especiales cuenta con 13 funcionarios, los cuales corresponden a: Jefatura del Departamento; Jefe Sección de Denuncias; 05 Profesionales en la Sección de Denuncias y 06 profesionales en la Sección de Operativos Especiales (1funcionario se encuentra temporalmente en dicha Sección desarrollando un trabajo especial para el Despacho del Viceministro de Ingresos). Al 20 de enero del 2016 este Departamento contaba con 40 casos de denuncias y 10 de operativos especiales los cuales se encontraban en proceso.

3 Cuestionario del 20 de enero 2016




Debido al recurso humano que dispone ese Departamento y al interés de las autoridades del Ministerio de realizar investigaciones especializadas, se elaboró una propuesta del proyecto denominado “proyecto docx”, con la finalidad de reubicar personal para este Departamento de Denuncias y Operativos Especiales y que a su vez permitiera contar con funcionarios de experiencia aptos para generar información estratégica para ejecutar otros operativos dentro del territorio aduanero nacional. No obstante, se indica que a la fecha no se ha contado con mayor cantidad de recurso humano para el desarrollo de las labores fiscalizadoras, a pesar de las gestiones presentadas. Al respecto, se determinó que no se cuenta con el estudio de análisis ocupacional para la medición de cargas de trabajo, rendimiento promedio por funcionario, costos asociados; entre otros aspectos, que justifiquen la necesidad de más personal del Departamento de Denuncias y Operativos Especiales. Una sana práctica es que se realicen estudios técnicos para determinar el volumen de trabajo que se deriva del desarrollo de los diferentes procesos y procedimientos del Departamento, y facilitar la toma de decisiones, para clasificar y asignar los tipos de casos que ingresan, los tiempos promedios que pueden durar las gestiones que se deben realizar, entre otros aspectos, para así tener elementos objetivos que justifiquen la solicitud y asignación de más personal. La falta de estudio técnico que fundamente el requerimiento de personal en el Departamento de Denuncias y Operativos Especiales podría ser una limitante, para dotar del recurso humano suficiente y especializado que requiere para el mejor cumplimiento de las funciones y competencias asignadas. Dicho estudio técnico, es un valioso insumo para la toma de decisiones en asuntos estratégicos y operativos, cuyos resultados se mantengan constantes, estables y permanentes en el largo plazo y no por acciones específicas o aisladas. 2. CONCLUSIONES

Producto de la revisión realizada en el Departamento de Denuncias y Operativos Especiales de la Dirección de Fiscalización de la Dirección General de Aduanas, se concluye lo siguiente: 2.1 Se han realizado esfuerzos importantes para disponer de instrumentos de control para la gestión de dicho Departamento, en ese sentido se cuenta con diversos manuales de procedimientos, registros, autoevaluación de control interno, estudio de clima organizacional e informes de gestión de distintas actividades relacionadas con su quehacer y un Fluxograma del proceso de denuncias y estudios especiales. Ver punto 1.1 de este informe. 2.2 Se determinó en la revisión de una muestra de expedientes que no hay evidencia de que se esté realizando la bitácora de registro de tiempo efectivo de duración de la actuación fiscalizadora, ni del respaldo del grado de avance de los estudios. Ver punto 1.2 de este informe. 2.3 Se determinó que la jefatura del Departamento no dispone de una metodología formal para la supervisión y seguimiento donde se defina, criterios de revisión, periodicidad, tiempos, para controlar y dejar evidenciada la supervisión ejercida a los funcionarios que llevan a cabo las denuncias y operativos especiales, donde se respalden los resultados de las revisiones realizadas por dicho Departamento en cada etapa del proceso, desde el ingreso de las denuncias y operativos especiales hasta su conclusión, donde se deje evidencia de la supervisión ejercida por la jefatura. Ver punto 1.3 de este informe. 2.4 No se han establecido formalmente plazos ni prioridades de atención de las denuncias, que garantice que el trámite de las denuncias se realice con la mayor celeridad posible y con uniformidad razonable, de




conformidad con el grado de complejidad. Tema relevante, si consideramos que tienen 40 casos de denuncias en proceso, de los cuales 24 expedientes, que representa un 60%, tienen una duración que va de 6 meses a 3 años y 7 meses. Ver punto 1.4 de este informe. 2.5 Se carece de mecanismos de control, para garantizar razonablemente que los funcionarios que intervienen en un estudio, tienen la obligación de guardar el deber de confidencialidad y que por ninguna circunstancia deben de utilizar la información que tienen acceso para sus propios fines, o que facilite datos a personas ajenas. Ver punto 1.5 de este informe. 2.6 No se dispone de un convenio o documento formal con las pautas a seguir para cuando se requiera coordinar con otras dependencias gubernamentales como: Administraciones Tributarias, instituciones bancarias de los operadores de comercio exterior, Registro Nacional, Registro Civil, Caja Costarricense de Seguro Social, Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto entre otras. Ver punto 1.6 de este informe. 2.7 No se dispone de los estudios técnicos que fundamenten los criterios y elementos necesarios, para determinar de conformidad al volumen o cargas de trabajo que manejan, las necesidades de recursos humanos, para el cumplimiento de las obligaciones dispuestas en el ordenamiento. Ver punto 1.7 de este informe. 3. RECOMENDACIONES Para colaborar con la Administración en el fortalecimiento del control interno en las actividades del Departamento de Denuncias y Operativos Especiales de la Dirección de Fiscalización, recomendamos a ese Dirección General, ordenar a las instancias responsables la implementación de las siguientes acciones de mejora: 3.1 Realizar el estudio o análisis correspondiente para determinar la viabilidad y pertinencia de seguir utilizando la bitácora de registro de tiempo efectivo de duración de la actuación fiscalizadora y el documento denominado Grado de Avance “Investigaciones” (Denuncias y/o Estudios Especiales). Asimismo, mientras se realiza lo anterior, se vele para que se lleve el control de tiempo efectivo y grado de avance de las denuncias y estudios especiales. 3.2 Ordenar para que se elabore una metodología para la supervisión y seguimiento formal que defina, criterios de revisión, periodicidad, tiempos, para controlar y dejar evidenciada la supervisión ejercida a los funcionarios que llevan a cabo las denuncias y operativos especiales, donde se respalden los resultados de las revisiones realizadas por dicho Departamento en cada etapa del proceso, desde el ingreso de las denuncias y operativos especiales hasta su conclusión. 3.3 Girar instrucciones para que se revise lo señalado en el punto 1.4 del presente informe, en lo relacionado a la duración del trámite de las denuncias, con el fin establecer las acciones a seguir para minimizar el riesgo de que estas denuncias no se realicen con celeridad que los casos ameriten, para esos efectos se debe valorar, entre otros aspectos, establecer formalmente plazos y prioridades de atención de las denuncias, según los criterios previos de admisibilidad que se definan por la Jefatura. Paralelamente a lo anterior, es necesario que se establezca un plan de trabajo y/o un cronograma que considere las actividades necesarias a desarrollar, para que las denuncias que se mencionan en este informe, sean atendidas con oportunidad, donde se defina claramente los aspectos en cuanto a las actividades, recursos, los responsables y el periodo de ejecución que conlleven al cumplimiento de las metas y objetivos establecidos.

3.4 Ordenar lo pertinente para que los funcionarios del Departamento de Denuncias y Operativos Especiales de la Dirección de Fiscalización, disponga de controles suficientes y documentados para que los




funcionarios que realizan estudios de denuncias y operativos especiales, brinden la garantía razonable de que los servidores cumplan con el deber de confidencialidad de la información que tienen acceso, en virtud de los casos y situaciones que conocen en su trabajo.

3.5 Evaluar la pertinencia, de gestionar la preparación formal de convenios o acuerdos de colaboración, que contenga los elementos necesarios a seguir por el Departamento de Denuncias y Operativos, en acciones operativas conjuntas con otras dependencias externas del Ministerio, debido a las necesidades de coordinación que se requieran con otras entidades, en cumplimiento de sus funciones y donde involucre el traslado o suministro de algún tipo de recurso, sea físico o humano: también para compartir información y opciones de capacitación, para promover el desarrollo profesional de los funcionarios que laboran en ese Departamento.

3.6 Coordinar con el Departamento de Potencial Humano, para que se programe en un tiempo razonable un estudio de análisis ocupacional, donde se contemple la revisión de: cargas de trabajo, rendimiento promedio por funcionario, distribución efectiva de personal y otros detalles Lo anterior como base para contar con elementos técnicos que permitan justificar – en caso de requerirse- la necesidad de asignación de mayores recursos para el Departamento de Denuncias y Operativos Especiales.

Por último, nos permitimos recordar que las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo de 10 días hábiles, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, debe dentro ese plazo señalado elevar el informe de auditoría al Ministro con las objeciones y soluciones alternas, con copia a la Auditoría Interna, para el análisis y resolución definitiva.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como formalizar en un plazo razonable el plan de acción para el efectivo cumplimiento de las recomendaciones. Dejándolo informado para la toma de decisiones de esa Dirección; Atentamente:

Máster. Juan de Dios Araya Navarro Director General

Gilberth Campos Barrantes Oldemar Murillo Arce Profesional de Auditoría Interna 2 Coordinador Auditoría Área de Ingresos C: JAN/oma/gcb

Lic. Luis Fernando Rodríguez Garro – Ministro a.i. Estudio N°021-2015




Anexo N° 1

Denuncias en proceso con más de dos años de duración

Del periodo 2012 al 2015

EX. N° Expediente Fecha de

asignación al Departamento

Fecha de asignación al funcionario

Diferencia entre fecha de asignación al funcionario y fecha de revisión de la muestra

al 28/01/16 Estado

1 DF-DEN : 013-2013 24/06/2013 12/08/2013 2 años 6 meses Trámite




5 DF-DEN : 027-2013 24/12/2013 24/12/2013 2 años 1 mese Trámite

Fuente de información: Elaboración propia con la información obtenida de los expedientes del Departamento de Denuncias y Operativos Especiales

Anexo N° 2 Denuncias en proceso con más de un año y cuatro meses a un año y nueve meses






al 28/01/16 Estado

1 DF-DEN : 009-2014 28/03/2014 04/04/2014 1 año 9 meses Trámite



4 DF-DEN--EE-008-2014 19/08/2014 19/08/2014 1 año 5 meses Trámite







Anexo Nº3 Denuncias en proceso con más de un seis meses a once meses


Ex. N° Expediente Fecha de




al 28/01/16 Estado

1 DF-DEN-EE : 002-2015 15/02/2015 15/02/2015 11 meses Trámite


3 DF-DEN : 003-2015 12/03/2015 16/03/2015 10 meses Trámite


5 DF-DEN-EE-07-2015 06/04/2015 06/04/2015 9 meses Trámite






11 DF-DEN-EE: 012-2015 25/06/2015 25/06/2015 7 meses Trámite

12 DF-DEN: 007-2015 22/07/2015 22/07/2015 6 meses Trámite






Anexo Nº4

Denuncias en proceso con más de diez días a cinco meses Del periodo 2012 al 2015





al 28/01/16 Estado


2 DF-DEN-08-2015 28/07/2015 05/08/2015 5 meses Trámite











13 DF-DEN-EE: 26-2015 02/12/2015 08/01/2016 10 días Trámite

14 DF-DEN-18-2015 03/12/2015 08/01/2016 10 días Trámite


16 DF-DEN-EE-01-2016 25/01/2016 25/01/2016 1 mes Trámite





Anexo N° 5 Comentarios de los funcionarios que participaron en la comunicación oral de resultados

Comentarios Valoración

1. Referente al punto 1.2 de este informe, sobre el

registro de tiempo efectivo de duración de la

actuación fiscalizadora y grado de avance, la

Licda. Ana Margarita Villalobos Coto, indica:

que se van a revisar los documentos y

procedimientos correspondientes para

determinar la viabilidad y pertinencia de seguir

utilizando la bitácora de registro de tiempo

efectivo de duración de la actuación

fiscalizadora y el documento denominado

“Grado de Avance Investigaciones” (Denuncias

y/o Estudios Especiales), ya que no han sido no

instrumentos idóneo para registrar ni para medir

la atención de un expediente y se convertido en

algunos casos en un control que originaba una

inversión de tiempo mayor a la requerida.

Lo comentado por la Administración coincide con lo señalado en nuestro informe, en el sentido de que no está utilizando la bitácora ni el documento denominado “Grado de Avance Investigaciones”, por lo cual no requiere ninguna modificación lo consignado en el informe. Esta Auditoría Interna, como órgano fiscalizador, reitera la pertinencia de cada estudio cuente con un registro, que permita conocer su grado de avance en el desarrollo de la investigación, que facilitará la gestión de fiscalización y realimentación a los funcionarios en caso que los estudios tengan que reasignarse.

2. Con relación al punto 1.4 sobre las duración del

trámite de denuncias la Licda. Ana Margarita

Villalobos indica que al ingresar ella a la

Dirección de Fiscalización en el 2014, se

encontró con gran cantidad de expedientes y

que han estado haciendo un gran esfuerzo por

disminuir los acumulados, a pesar de contar con

poco personal.

Lo comentado coincide con lo señalado en nuestro informe, ya que hace mención al acumulamiento de expedientes, por lo cual no requiere ninguna modificación al respecto. Lo importante en este caso, es que mediante la supervisión de la jefatura del Departamento, se evite la acumulación excesiva de expedientes o casos, que por motivos no justificables se hayan acumulado.

3. Con relación al punto 1.5 sobre la necesidad de suscribir acuerdos de confidencialidad, indica el Lic. José R. Vargas Calvo, que se está trabajando sobre este tema a nivel del Servicio Nacional de Aduanas, a través del SGSI- Sistema de Gestión de Seguridad Informática, que- es todo un compendio de acciones referentes al manejo, custodia, acceso a la información, no sólo digital, aunque la propuesta en un porcentaje alto se refiere a la materia informática.

Lo comentado coincide con lo señalado en nuestro informe, en que es necesario implementar controles para minimizar el riesgo de la revelación de información confidencial, por lo cual no requiere ninguna modificación al respecto. A lo anterior, se agrega que un sistema por si solo, no puede garantizar que se subsane lo indicado en el punto 1.5 de nuestro informe. Por lo anterior, antes de que el referido sistema se diseñe e implemente, se considera necesario establecer mecanismos alternos a corto plazo, para garantizar la confidencialidad de la información que los funcionarios conocen.


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