Beskrivende dokument for udbud på vejbelysning i Ringsted ... · Beskrivende dokument for udbud på vejbelysning i Ringsted Kommune Version 2.0 24. april 2018 DETTE DOKUMENT ER DYNAMISK,

Beskrivende dokument for udbud på vejbelysning i Ringsted Kommune Version 2.0 24. april 2018

D ET TE D O KU M ENT ER D Y NA MI SK , OG VIL BL I VE O PD AT ER ET

I GEN NE M DIA L OG PRO C E SSEN. V Æ R DE RFO R O P M ÆR K SO M PÅ

V E R SI O N SN U M ME RET .

Side 2

INDHOLDSFORTEGNELSE

Indledning ............................................................................................... 4

1. Særligt om prækvalifikation ........................................................... 6

2. Dialogmaterialet ............................................................................. 7

3. Den udbudte kontrakts omfang....................................................... 8

4. Ordregivers forhold ........................................................................ 8

4.1 Den juridiske person ............................................................... 8

4.2 Kontaktperson ......................................................................... 8

4.3 Organisation i dialogfase og tilbudsfasen ............................... 9

4.3.1 Rådgiverne .......................................................................... 9

5. Tilbudsgivers forhold ................................................................... 10

5.1 Prækvalificerede virksomheder/konsortier ........................... 10

6. Udbudsprocessen .......................................................................... 10

6.1 Beskrivelse af udbudsprocessen ........................................... 10

6.2 Tidsplan for udbudsprocessen .............................................. 11

6.3 Annullation ........................................................................... 12

7. Spørgsmål til dialogmaterialet ...................................................... 12

8. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave ............................ 12

g. .................................................................................................. 12

8.1 Formål med udbud ................................................................ 12

8.2 Dialogtema vedrørende opgaveløsningen............................. 13

9. Rammebetingelser for Ringsted Kommune ................................. 14

9.1 Lyspunkterne og elforsyningen ............................................ 14

9.2 Forventet anlægsøkonomi..................................................... 15

9.3 Forventet driftsøkonomi ....................................................... 15

10. Dialogfasen ............................................................................... 15

10.1 1. Dialogmøde ...................................................................... 17

10.1.1 Formål............................................................................. 17

10.1.2 Dagsorden ....................................................................... 17

10.1.3 Forberedelse ................................................................... 18

10.2 2. Dialogmøde ...................................................................... 18

Side 3

10.2.1 Formål............................................................................. 18

10.2.2 Dagsorden ....................................................................... 18

10.2.3 Forberedelse ................................................................... 19

10.3 Afslutning på dialogfasen ..................................................... 19

11. Tilbudsfasen ............................................................................. 20

11.1 Aflevering af tilbud .............................................................. 20

11.2 Tildeling af kontrakt ............................................................. 20

11.3 Aktindsigt ............................................................................. 20

11.4 Vedståelsesfrist ..................................................................... 21

11.5 Ejendomsret .......................................................................... 21

11.6 Fortrolighed .......................................................................... 21

12. Tilbuddets indhold og omfang .................................................. 21

12.1 Oversigt over indhold i tilbuddet .......................................... 21

12.2 Identifikation af tilbudsgiver ................................................ 22

12.3 Innovation ............................................................................. 22

12.4 Samarbejdsorganisation ........................................................ 22

12.5 Tilbudsliste ........................................................................... 22

12.6 Dokumentation for tilbudte armaturer .................................. 23

12.7 Forsikring ............................................................................. 23

12.8 Garanti .................................................................................. 23

13. Vederlag ................................................................................... 24

14. Tildeling/tilbudsvurdering ........................................................ 24

14.1 Bedømmelse af tilbud ........................................................... 24

14.2 Bedømmelsesudvalg - Projektgruppe ................................... 24

14.3 Tildelingskriterier ................................................................. 25

14.3.1 Pris (40 %) ...................................................................... 25

14.3.2 Design af den samlede løsning (30 %) ........................... 26

14.3.3 Innovation (10 %). .......................................................... 27

14.3.4 Samarbejdsorganisation (20 %) ...................................... 28

15. Underskrivelse af kontrakt ....................................................... 30

16. Forbehold for endelig godkendelse .......................................... 30

Side 4

Indledning

Ringsted Kommune har igennem en årrække haft en aftale med SEAS-NVE om va-

retagelse af opgaven med vejbelysning i Ringsted Kommune, hvor SEAS-NVE har

været ejer af vej-belysningsanlægget. SEAS-NVE har opsagt parternes tidligere af-

tale om ”refinans” til udløb den 31. december 2017, og Ringsted Kommune har

overtaget ejerskabet over anlægget pr. 1. januar 2018 mod at afholde en kontrak-

tuelt fastsat købesum svarende til restgælden for de anlæg, om hvilke der er ind-

gået finansieringsaftale.

Som konsekvens af SEAS-NVEs delvise opsigelse af aftalen har Ringsted Kommune

i december 2017 opsagt den resterende del af aftaleforholdet omhandlende drift

og vedligehold, således at ansvaret for drift og vedligehold overgår til Ringsted

Kommune pr. 1. januar 2019.

Ringsted Kommune ønsker på baggrund af ovenstående at udbyde vejbelysnings-

opgaven i kommunen pr. 1. januar 2019.

Udbuddet omfatter drift, vedligehold og modernisering af det eksisterende vejbe-

lysningsanlæg med mulighed for at inkludere eventuelt nyanlæg, der skal opføres

under kontraktperioden. El-leverancer er ikke omfattet af udbuddet.

Ringsted Kommune har hidtil haft en årlig omkostning til anlægget på ca. 6,5 mio.

kr., hvoraf ca. 3,4 mio. kr. har udgjort el-leverancen, mens drift og vedligehold har

udgjort ca. 1,5 mio. kr. og finansieringsdelen det resterende.

Det er Ringsted Kommunes ønske at inddrage markedets viden og kendskab med

henblik på. at finde den mest effektive løsning, herunder med at finde gode løs-

ninger på aftalens finansielle og juridiske forhold.

Formålet med udbuddet vil være at tilvejebringe drift af vejbelysningen som an-

svarlig vejmyndighed samt at bidrage til gode totaløkonomiske løsninger for Ring-

sted Kommune for så vidt angår driftsdelen og eventuelle nyinvesteringer. Ved

investeringer i modernisering af anlægget ses erfaringsmæssigt væsentlige bespa-

relser i såvel elforbrug som drift- og vedligeholdelsesudgifter til anlægget.

Ringsted Kommune koordinerer og forestår udbudsprocessen, med assistance fra

teknisk og juridisk rådgiver. I det følgende anvendes begrebet Ordregiver som

betegnelse for såvel Ringsted Kommune, som kommunens rådgivere.

Side 5

Det er Ordregivers ambition, at en bredde af markedsaktører, inklusiv lokale små-

og mellemstore virksomheder, skal have mulighed for at deltage i dialogen, med

henblik på at finde den bedste løsning fremadrettet. Dette afspejles i vilkårene for

prækvalifikation, der giver en flerhed af aktører mulighed for anmode om delta-

gelse.

Det eksisterende vejbelysningsanlæg i Ringsted Kommune består af armaturer af

varierende standard og alder.

Ca. 10 % af anlægget er nyere armaturer med LED lyskilder.

Ca. 50 % er kompaktlysrør som overvejende er mellem 2 og 20 år gamle.

Ca. 30 % er metalhalogen og højtryksnatrium armaturer, alder 5-25 år.

Ca. 5 % er Kviksølvsarmaturer (lyskilder er udfaset), alder typisk 25-50 år.

Ca. 5 % er gamle lysstofrørs armaturer og ”spare pære”, alder 10-50 år

Den eksisterende lysstyring i Ringsted Kommune sker via Amplex lysstyringsskabe,

som giver mulighed for let overvågning af anlægget samt tilpasning af tænd/sluk

tider via fjernadgang over GSM nettet. Disse skabe er generelt kendetegnet ved

en stabil drift.

I dag er der begrænset natslukning i Kommunen, primært på udvalgte, mindre

veje.

Det er som udgangspunkt Ordregivers opfattelse, at udskiftning kun bør ske, så-

fremt det giver økonomisk og/eller miljømæssig mening.

Udbudsproceduren gennemføres som en konkurrencepræget dialog i henhold til

udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015).

Den konkurrenceprægede dialog vil omhandle udbud af drift, udvikling, nyanlæg

og evt. ejerskab til vejbelysningsløsningen i Ringsted Kommune, efter udbudslo-

vens §§ 67-72 i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2018/S 052-115455 offent-

liggjort den 15. marts 2018 i EU-tidende/TED Databasen.

Den valgte udbudsform indebærer, at kun prækvalificerede tilbudsgivere har ret

til at komme med dialogoplæg og eventuelt afgive endeligt tilbud.

Nærværende dokument samt udkastet til kontrakt med de øvrige tilhørende bilag

og appendikser er grundlaget for prækvalifikationen, dialogfasen og hermed for

udarbejdelse af de løsningsforslag, som de prækvalificerede aktører ønsker at

præsentere og drøfte i dialogfasen.

Side 6

Dette dokument vil gennem den konkurrenceprægede dialog blive suppleret af de

notater, rettelsesblade m.v. som udsendes som led i dialogen med henblik på ud-

arbejdelsen af et endeligt udbudsmateriale ved dialogens afslutning.

Formålet med nærværende dokument er således som defineret i pkt. 4, at tilveje-

bringe grundlaget for dialog med tilbudsgiver, med henblik på at Ordregiver kan

få de nødvendige oplysninger til at kunne tilvejebringe fyldestgørende grundlag

for tilbudsgiverne til at afgive endeligt tilbud.

Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU’s udbudsregler, herunder at

de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres

under udbudsprocessen.

Ringsted Kommune tager forbehold for endelig politisk godkendelse af det vin-

dende tilbud.

1. Særligt om prækvalifikation

Prækvalifikationsbetingelserne er uddybet i et selvstændigt dokument. Prækvali-

fikationsbetingelserne er fastlagt med det formål at åbne muligheden for at indgå

i dialogen for såvel lokale, som nationale aktører. Dette afspejles blandt andet i

antallet af ønskede prækvalificerede, som fastsættes til op til 5.

Tilbudsgivere der anmoder om prækvalifikation, skal leve op til de obligatoriske

udelukkelsesgrunde i Udbudslovens §§ 135-136, imens kun enkelte af de frivillige

udelukkelsesgrunde i § 137 vedrørende tilbudsgivere under konkurs, er relevante.

Der vil i overensstemmelse med loven gives mulighed for self-cleaning, såfremt en

tilbudsgiver viser sig at være omfattet af en udelukkelsesgrund.

Det vil være et mindstekrav for at opnå prækvalifikation, at tilbudsgiver har haft

en samlet årlig omsætning på mindst 1.500.000 kr. i det senest disponible regn-

skabsår.

Det er endvidere et mindstekrav, at ansøger kan fremvise en positiv egenkapital

for det senest disponible regnskabsår.

Det fælleseuropæiske udbudsdokument ESPD vil tjene som indledende dokumen-

tation for prækvalifikationsanmoderens egnethed. Som endelig dokumentation

for overholdelse af mindstekrav skal den vindende tilbudsgiver kunne fremlægge

revisorattesteret dokumentation i form af enten årsrapport eller anden attesteret

Side 7

erklæring, som dokumenterer den krævede omsætning og den krævede positive

egenkapital, samt serviceattest eller anden lignende relevant information, til do-

kumentation for overholdelse af udelukkelsesgrundene.

Derudover skal tilbudsgivere, der ønsker at blive prækvalificeret, vedlægge op til

minimum 2 tilsvarende referencer, for arbejde inden for enten drift, vedligehold,

modernisering, udvikling, anlæg af, eller på anden vis til vejbelysning knyttet ar-

bejde. Referencerne vil danne grundlag for udvælgelsen af de bedst egnede del-

tagere til dialogfasen. 2 referencer er minimumskrav, men tilbudsgiver kan ved-

lægge op til 3 referencer.

Der vil blive lagt vægt på om referencerne vedrører opgaver for kommuner, ved-

rørende drift og vedligehold eller modernisering af vejbelysning, samt om omfan-

get af referenceopgaverne er af tilsvarende omfang, som er aktuelt i Ringsted

Kommune.

Tidsplan for prækvalifikation:

Aktivitet Tidspunkt

Indsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende 14. marts 2018

Informationsmøde 5. april 2018

Frist for indsendelse af anmodning om prækvalifikation 17. april 2018

Projektgruppen evaluerer Fra 17. april til 23. april 2018

Meddelelse om prækvalifikation 24. april 2018

2. Dialogmaterialet

Det samlede dialogmateriale vil bestå af prækvalifikationsmaterialet, samt nær-

værende beskrivende dokument med tilhørende bilag. Kontraktudkast vil blive

fremstillet på baggrund af det under dialogen fremkomne, og tilgår således.

Kontraktudkastet udarbejdes med afsæt i det på dialogmøderne fremkomne. Kon-

trakten vil som udgangspunkt følge nedenstående opbygning:

Kontrakt inkl. bilag

Kontrakt

Bilag 1a og 1b: Beskrivelse af udelysanlægget/Anlægsdata i excelform

Bilag 2: Særlig Arbejdsbeskrivelse (SAB)

Bilag 3a og 3b: Prisbilag (Tilbudsliste)

Bilag 4: Leverandørens samlede tilbud (tilgår)

Side 8

Bilag 5: Politisk bestemt arbejds- og uddannelsesklausul

Bilag 6: Garantioverførsel for armaturer

Det samlede dialogmateriale gøres tilgængeligt via Kommunens hjemmeside.

Link til materialet er følgende:

https://ringsted.dk/erhverv/bliv-leverandoer/igangvaerende-udbud#2381

De interesserede tilbudsgivere opfordres til straks ved offentliggørelsen af dialog-

materialet at sikre sig, at der er fuld og uhindret adgang til dette.

3. Den udbudte kontrakts omfang

Gennem dialogfasen ønsker Ordregiver at definere den fremtidige kontrakt ved-

rørende Vejbelysning endeligt. Omfanget af kontrakten vil derfor afhænge af re-

sultatet af dialogfasen. Der fremlægges således et kontraktudkast til drøftelse i

dialogfasen.

4. Ordregivers forhold

Nedenfor er angivet oplysninger om Ordregiver.

4.1 Den juridiske person

Ordregiver under dette udbud er:

Ringsted Kommune

Sct. Bendtsgade 1

4100 Ringsted

(herefter omtalt ”Ordregiver”).

Ordregiver assisteres ved udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse af sine

rådgivere, Elmann advokatpartnerselskab, og MOE rådgivende ingeniører.

4.2 Kontaktperson

Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til

den udpegede kontaktperson, der er:

Advokat, Partner Henrik Græsdal

Elmann advokatpartnerselskab

Stockholmsgade 41

https://ringsted.dk/erhverv/bliv-leverandoer/igangvaerende-udbud#2381

Side 9

2100 København Ø

Ved Erhvervsjuridisk fuldmægtig Johannes Baad Michelsen

Email: [email protected]

Tlf.: 2053 7288

Enhver dialog mellem ansøgere og Ordregiver omkring nærværende udbudsfor-

retning skal foregå på dansk, ligesom spørgsmål til dialogmaterialet skal affattes

på dansk.

Henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til ovenstående adresse.

Opstår der uoverensstemmelser mellem skriftlige angivelser og mundtlige udsagn,

vil de skriftlige angivelser have forrang.

4.3 Organisation i dialogfase og tilbudsfasen

Ordregiver har dannet en projektgruppe, der sikrer rettidig inddragelse af alle re-

levante kompetencer hos Ordregiver.

Ordregiver bistås ligeledes af rådgivere i forbindelse med gennemførelsen af ud-

budsprocessen, jf. nedenfor pkt. 4.3.1.

Projektgruppen har det daglige ansvar for gennemførelsen af udbudsprocessen.

Projektgruppen følger udbudsprocessen på tætteste hold, og deltager aktivt i alle

projektets faser for at sikre implementeringen af en succesfuld proces.

Deltagerne i projektgruppen repræsenterer en bred vifte af kompetencer, der alle

er relevante i forbindelse med gennemførelse af det fremtidige projekt. Kompe-

tencerne bliver i høj grad inddraget i udbudsprocessen – gennem sparring vedrø-

rende udarbejdelse af udbudsmateriale, besvarelse af spørgsmål mv.

4.3.1 Rådgiverne

Rådgiveren assisterer projektgruppen ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af

udbudsprocessen, herunder dialogfasen.

Ordregiverrådgiverne består af Elmann advokatpartnersselskab, og MOE rådgi-

vende ingeniører, som teknisk rådgiver.

mailto:[email protected]

Side 10

5. Tilbudsgivers forhold

Nedenfor er angivet informationer om tilbudsgivers forhold.

5.1 Prækvalificerede virksomheder/konsortier

Op til 5 ansøgere bliver efter den forudgående prækvalifikation udvalgt til at del-

tage i den konkurrenceprægede dialog. Ringsted Kommune har udvalgt 4 ansø-

gere til deltagelse:

ELTEL Networks A/S

SEAS-NVE A/S

Verdo Teknik A/S

Ørsted A/S

De prækvalificerede aktører (tilbudsgivere) skal under hele udbudsprocessen

være den/de prækvalificerede juridiske person(er). Den prækvalificerede aktør

kan ikke lade sig erstatte af en anden juridisk person, og dette gælder også even-

tuelle koncernforbundne virksomheder.

Hvis prækvalifikationen har omfattet et konsortium bestående af flere økonomi-

ske aktører, skal det være netop disse juridiske personer – hverken færre eller

flere – der afgiver endeligt tilbud.

Såfremt den prækvalificerede aktør agter at anvende underleverandører med

forpligtende deltagelse, skal dette og det aftaleretlige grundlag med disse angi-

ves.

Såfremt der er eller vil blive oprettet et selskab eller anden juridisk enhed af den

prækvalificerede tilbudsgiver med hvem Ordregiver forventes at indgå kontrakt,

bør dette oplyses.

Inden for udbudsreglernes rammer kan Ordregiver i visse særlige tilfælde tillade

forandringer hos den, eller de, prækvalificerede. Ordregiver er aldrig forpligtet til

at tillade forandringer, og eventuel forandring skal før afgivelse af endeligt tilbud

forudgående tillades skriftligt af Ordregiver.

6. Udbudsprocessen

Nedenfor er angivet oplysninger om udbudsprocessen for dialogen, efter prækva-

lifikation har fundet sted.

6.1 Beskrivelse af udbudsprocessen

Side 11

Ordregiver vil gennemføre en udbudsproces, der er opdelt i en dialogfase og en

tilbudsfase.

Dialogfasen har til formål at give mulighed for en drøftelse af den udbudte opgave,

og mulige løsninger med de prækvalificerede tilbudsgivere. Dialogfasen afsluttes

ved, at de prækvalificerede aktører opfordres til at afgive tilbud på baggrund af

udbudsmaterialet, der revideres som følge af, hvad der frembringes under dialo-

gen.

På baggrund af en evaluering af de afgivne tilbud, vil Ordregiver tildele kontrakten

til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

6.2 Tidsplan for udbudsprocessen

Nedenstående skema sammenfatter Ordregiver forventninger til tidsplanen for

den fremtidige udbudsproces. Tidsplanen kan revideres, afhængig af udviklingen

i dialogfasen, m.m.

Aktivitet Tidspunkt

Udsendelse af dialogmateriale (Opdateret beskrivende dok.) 24. april 2018

Deadline for tilbudsgivers fremsendelse af skriftligt oplæg til 1.

dialogmøde

9. maj 2018

1. Dialogmøde – med tilbudsgiver A-D (separate møder) Fra 14. maj til 15. maj 2018

Deadline for tilbudsgivers fremsendelse af skriftligt oplæg til 2.

dialogmøde

12. juni 2018

2. Dialogmøde – med tilbudsgiver A-D (separate møder) Fra 19. til 20. juni 2018

Udsendelse af endeligt udbudsmateriale 29. juni 2018

Frist for tilbudsafgivelse 20. august 2018 kl. 12:00

Evalueringsmøde 24. august 2018

Deadline politisk indstilling – KMU 28. august 2018

Politisk godkendelse – Byråd 8. oktober 2018

Meddelelse om tildeling 8. oktober 2018

Stand-still Fra 9. til 19. oktober 2018

Side 12

Kontraktindgåelse tidligst 20. oktober 2018

Forventet kontraktstart 1. januar 2019

Såfremt tidsplanen ændres, vil det blive skriftlig meddelt samtlige aktører samti-

dig.

6.3 Annullation

Ordregiver er til enhver tid berettiget til at annullere udbuddet, såfremt dette fin-

des nødvendigt, og Ordregiver har en saglig annullationsgrund. Udbuddet kan

også annulleres, såfremt det vindende tilbud ikke kan godkendes politisk.

7. Spørgsmål til dialogmaterialet

Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål til dialogmaterialet eller an-

mode om yderligere oplysninger vedrørende den udbudte opgave.

Af hensyn til ensartet behandling af eventuelle spørgsmål, skal sådanne spørgsmål

fremsættes skriftligt til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, som angivet

under pkt. 5.2.

Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Det må dog påregnes, at svartiden vil af-

hænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Spørgsmålene med tilhørende

svar, vil blive gjort tilgængelige for alle tilbudsgiverne via Kommunens hjemme-

side.

Alle spørgsmål, der modtages senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb,

kan påregnes besvaret senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb.

8. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave

Nedenfor følger en overordnet beskrivelse af udbuddets genstand.

8.1 Formål med udbud

Formålet er at gennemføre udbud af drift og vedligehold og modernisering af vej-

belysningen i en konkurrencepræget dialog. Dialogen skal give indblik i markeds-

muligheder og i hvorledes drift og anlægsopgaven kan udnytte den seneste LED –

og styringsteknologi til at opnå drift- og el-besparelser og give mere optimale løs-

ninger. Da udviklingen inden for LED- og styringsteknologi samtidig ændrer ar-

bejdsopgaverne, er det målet med dialogen at diskutere nye smarte teknologivalg

Side 13

og hvordan garantiperioder og kontraktlængde kan samstemmes med de tekno-

logiske muligheder.

8.2 Dialogtema vedrørende opgaveløsningen

Kontrakten vil blive tildelt tilbudsgiveren med det økonomisk mest fordelagtige

tilbud, ud fra en samlet vurdering af opfyldelsen af tildelingskriterierne. De kon-

krete opgaver der skal varetages, vil blive kortlagt under de nedenfor anførte dia-

logtemaer.

Ordregiver har identificeret følgende udfordringer og innovationskriterier, som de

udvalgte ansøgere/konsortier skal fokusere på at løse under udbuddet:

a) Dialogtema 1: Driftsomkostninger, driftsmodeller og organisering af

driftsopgaver

b) Dialogtema 2: Valg af armaturer, design og styringsløsninger, herunder

smart city løsninger

c) Dialogtema 3: Energibesparelser og incitamentsmodeller

d) Dialogtema 4: Garantiforhold og levetid af LED løsninger

Nedenfor følger Ordregivers indledende overvejelser om indholdet af disse udfor-

dringer. Udvikling af mulige løsninger til udfordringerne vil ske i dialogen mellem

Ordregiver og de prækvalificerede ansøgere/konsortier under dialogfasen. Der vil

igennem hele projektet være et gennemgående fokus på innovation i opgaveløs-

ningen.

a) Uddybende beskrivelse af dialogtema 1

Reduktion af driftsomkostninger er i fokus. Kommunen er derfor interesseret i bud

på forskellige modeller for omfanget af drift og vedligehold samt udrykningstider.

Det forventes, at der leveres forskellige bud på omfang af driftsopgaver som kom-

munen kan vælge imellem, alternativt selv udføre – fra all-inclusive løsninger, til

løsninger hvor al risiko ligger hos kommunen.

Håndtering af borgerhenvendelser og indmeldinger fra øvrige myndigheder ved-

rørende fejl og mangler ønskes der også forskellige løsninger for. Det kan være alt

fra single point of contact, simple telefonsystemer til apps, hjemmesideløsninger

Side 14

og ”giv et praj” løsninger. Modellerne skal prissættes, så kommunen kan vælge

den mest optimale løsning.

b) Uddybende beskrivelse af dialogtema 2

Dialogtema 2 vedrører valg af armaturer og styringsløsninger. Armaturteknolo-

gien udvikler sig meget hurtigt, og effektiviteten, designet og styringsløsningerne

udvikles løbende. Kommunen ønsker forskellige modeller for valg af armaturer,

således at der både tænkes på design (opbjektivt designudtryk såvel som teknisk

design), driftsoptimering, energiomkostninger og totalomkostninger i levetiden.

Vedrørende energibesparelser ønskes input til incitamentsmodeller således at der

sammen med leverandøren kan opnås ekstra besparelser, og optimere valget af

løsninger, samt eventuelt investere i teknologiske løsninger der giver ekstra be-

sparelser.

c) Uddybende beskrivelse af dialogtema 3

Dialogtema 3 vedrører energibesparelser. Valget af teknologi – herunder armatu-

rer, lysstyring og sensorstyring, giver forskelligt energiforbrug, og dermed drifts-

omkostninger. Kommunen ønsker bud på kriterier til at optimere energibesparel-

ser uden det går ud over levetid, design eller de lystekniske egenskaber. Samtidig

ønskes dialog om incitamentsmodeller for opnåelse af større besparelser, hvor

muligheden eksisterer.

d) Uddybende beskrivelse af dialogtema 4

Dialogtema 4 vedrører garanti for LED armaturer. Garantien fra armaturproducen-

terne er løbende udviklet i løbet af de seneste år, og med den lange ”garanterede”

levetid på op imod 100.000 timer ønskes input til forskellige garantimodeller, hvor

prisen for forskellige garantilængder indgår. Samtidig ønskes input til hvorledes

omkostningerne til fejludbedring og udskiftning af armaturer inden for garantien

kan beskrives og prissættes.

9. Rammebetingelser for Ringsted Kommune

Nedenfor fremgår oplysninger om rammebetingelserne for løsningen af opgaven.

9.1 Lyspunkterne og elforsyningen

Information som selve anlægget er offentliggjort som bilag 1 til prækvalifikations-

materialet. El vil blive indkøbt separat af Kommunen, og el-leverancer er således

ikke en del af udbuddet.

Side 15

9.2 Forventet anlægsøkonomi

Nyanlæg i forbindelse med projektet afhænger af politisk beslutning om dette.

Som udgangspunkt vil modernisering/nyanlæg derfor udbydes som en option. Ved

politisk beslutning under udbudsprocessen kan dette dog ændres.

Til de kommende budgetforhandlinger for 2019 har administration udarbejdet et

budgetønske på 3,1 mio. kr. til udskiftning og modernisering af i alt ca. 300 kvik-

sølvarmaturer og ca. 400 andre ældre armaturer.

Som en del af udbudsprocessen ønskes de bydendes input til modernisering stra-

tegi, herunder tilbagebetalingstider, reduktion af CO2 udledning m.m.

9.3 Forventet driftsøkonomi

Ud over anlægsudgifterne er der udgifter til driftskontrakten. Disse udgifter vil

være afhængige af den samlede kontrakt.

Den nuværende driftsøkonomi er omtrent 1,5 mio. kr. i årlig drift, inklusiv uforud-

sete hændelser. El indgår ikke i dette.

Kommunen betaler en samlet post på ca. 1,5 mio. kr. for vedligehold og skadesik-

ring. Indhold af skadesikringen er forholdsvis omfattende.

Det forventes, at den fremtidige driftsøkonomi vil være i et mindre leje end den

nuværende, efterhånden som modernisering gennemføres.

10. Dialogfasen

Den konkurrenceprægede dialog gennemføres i henhold til udbudsloven. Udbuds-

formen er beskrevet i §§ 67-72.

Den konkurrenceprægede dialog har til formål at indkredse og fastslå, hvorledes

Ordregivers behov bedst opfyldes. En flerhed af løsninger inden for såvel ejer-

skab/leasing, anlæg og nyudvikling kan drøftes.

Nærværende beskrivende dokument udgør grundlaget for dialogen og udbuds-

processen.

Der er planlagt i alt 2 dialogmøder med hver tilbudsgiver. Hvis der i løbet af dialo-

gen opstår behov for yderligere dialogmøder, vil disse søges afholdt inden for de

eksisterende tidsrammer. Ordregiver kan vælge at afholde flere eller færre møder.

Side 16

Der vil ikke ske successiv begrænsning af antallet af deltagere i dialogfasen.

Ordregiver har som oplæg til dialogen udarbejdet de nedenfor anførte udkast til

dagsorden for hvert af de to planlagte dialogmøder. Dagsordenerne er at betragte

som oplæg, der kan kvalificeres og tilpasses. Det er op til den enkelte tilbudsgiver

at disponere dialogmøderne, og Ordregiver forventer, at den enkelte tilbudsgiver

ved begyndelsen af hvert dialogmøde redegør for sin disponering af mødet.

Ordregiver udarbejder et referat fra hvert enkelt møde omhandlende konkrete

forhold, som sendes til den pågældende tilbudsgiver.

Såfremt der i forbindelse med dialogmøderne fremkommer forhold eller oplysnin-

ger, som er af generel interesse for alle tilbudsgivere, vil alle tilbudsgivere blive

orienteret herom.

Det er vigtigt, at tilbudsgivernes input i dialogen er konkrete, hvormed menes, at

tilbudsgiver skal have forholdt sig til den økonomiske, juridiske og tekniske betyd-

ning af forslagene. Dokumentation i form af forudsætninger for eventuelle bereg-

ninger eller forslag, vil være et fordelagtigt udgangspunkt for dialogen omkring

eventuelle justeringer af dialogmaterialet.

Ordregiver vil løbende bestræbe sig på at meddele tilbudsgiver, hvis der er forhold

i løsningsforslagene, der klart afviger fra, hvad der ud fra tildelingskriteriet med

tilhørende underkriterier vil kunne komme i betragtning, men tilbudsgiver bærer

dog selv risikoen for, om det endelige tilbud er i overensstemmelse med tilbuds-

grundlaget.

Dialogmøderne forventes at have en varighed på op til 2 timer hver.

Af planlægningsmæssige hensyn bedes tilbudsgiver forud for dialogmøderne ori-

entere Ordregiver om, hvor mange deltagere tilbudsgiver stiller med. Det er Or-

dregivers forventning, at tilbudsgiver møder med max. 10 personer til dialogmø-

derne.

Det bemærkes, at der kan blive indkaldt til ad-hoc møder undervejs i dialogfasen,

såfremt dette skønnes hensigtsmæssigt.

Dialogmøderne vil blive afholdt hos Ringsted Kommune.

Dialogen forventes som udgangspunkt at foregå på dansk.

Side 17

Forud for første og andet dialogmøde bedes tilbudsgiver komme med forslag til

disponering af mødet, jf. nedenfor pkt. 10.1.2. Der henvises i øvrigt til den nær-

mere beskrivelse af dialogmødernes formål m.v. nedenfor.

10.1 1. Dialogmøde

På mødet stiller Ordregiver med repræsentanter, der bl.a. besidder kompetencer

af teknisk, økonomisk og juridisk karakter. Ordregiver vil være suppleret af ordre-

giverrådgiver.

10.1.1 Formål

Formålet med første dialogmøde er at modtage og drøfte de prækvalificerede

virksomheders spørgsmål og kommentarer til de væsentligste dele af udbudsma-

terialet.

10.1.2 Dagsorden

1. Introduktion

Ordregiver præsenterer indledningsvist sit dialoghold.

Tilbudsgiver præsenterer sin organisation og deltagerne i dialogmødet,

samt oplyser hvorledes tilbudsgiver har tænkt sig at disponere mødet.

2. Drift, vedligehold og modernisering

Tilbudsgiver redegør med udgangspunkt i de relevante dialogtemaer i pkt.

8.2, for sine tanker omkring hvordan drift og vedligehold mest effektivt

kan udføres. Herunder også hvilken organisation i forhold til løsning af

drift og vedligeholdsopgaven, Tilbudsgiver forestiller sig. Med organisa-

tion henvises der til hvilke opgaver der bør lægges hos Tilbudsgiveren, og

hvilke opgaver der bør lægges hos Kommunen.

Tilbudsgiver redegør med udgangspunkt i de relevante dialogtemaer i pkt.

8.2, for sine tanker vedrørende modernisering. Herunder hvilket investe-

ringsniveau Tilbudsgiver finder mest hensigtsmæssigt, i forhold til at opti-

mere den samlede økonomi i driften. Tilbudsgiver kan her tage udgangs-

punkt i det tilgængelige materiale om det eksisterende anlæg, samt pkt.

9.2 om anlægssum.

3. Spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet

Side 18

Drøftelse af tilbudsgivers overordnede spørgsmål og kommentarer, med

særlig fokus på de funktionsbaserede krav. Herunder muligheden af ejer-

skab.

4. Opsamling på dagens drøftelser.

10.1.3 Forberedelse

Tilbudsgiver forventes til brug for mødet at have fremsendt

følgende:

Overordnede spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet. Hvis til-

budsgiver mener at, der er centrale elementer i materialet, der synes pro-

blematiske, forventes disse at være udpeget.

10.2 2. Dialogmøde

På mødet stiller Ordregiver med repræsentanter, der bl.a. besidder kompetencer

af teknisk, økonomisk og juridisk karakter. Ordregiver vil være suppleret af Ordre-

giverrådgiver.

10.2.1 Formål

Formålet med andet dialogmøde er, at Ordregiver præsenteres for et mere kon-

kret løsningsforslag fra de prækvalificerede virksomheder. Desuden samles der op

på drøftelserne fra første dialogmøde.

For så vidt angår andet dialogmøde er det Ordregivers overordnede forventning,

at tilbudsgiver præsenterer Ordregiver for hovedløsninger.

10.2.2 Dagsorden

1. Opsamling på drøftelserne fra forrige dialogmøde

Overordnet indledende opsamling på drøftelserne fra forrige dialogmøde

samt skitsering af indholdet af dialogmødet. Tilbudsgiver oplyser, hvorle-

des dialogmødet vil blive disponeret.

2. Drift og vedligehold

3. Udvikling og modernisering

4. Økonomi og jura, herunder

Side 19

a) Drøftelse af kontraktindhold

Drøftelse af eventuelle yderligere kommentarer fra de prækvalificerede

deltagere.

b) Gennemgang af forventninger til det endelige tilbuds indhold og om-

fang

5. Opsamling på dagens drøftelser

10.2.3 Forberedelse

Til brug for 2. dialogmøde, forventes tilbudsgiver at have fremsendt følgende

skriftlige materiale:

Drift og udvikling:

En oversigt over, hvilke driftselementer tilbudsgiver finder relevant at

byde på og en beskrivelse af organisationen af disse. Beskrivelse af de ud-

viklingstiltag tilbudsgiver forestiller sig under kontraktperioden.

Økonomi, finansiering og kontrakt:

En specifikation af det forventede niveau for kontraktsum for drift og

vedligehold og modernisering for de forskellige delelementer tilbudsgi-

ver ønsker at inkludere i sit tilbud

Kommentarer til et eventuelt revideret kontraktudkast

10.3 Afslutning på dialogfasen

Efter sidste dialogmøde, går udbudsprocessen over i en tilbudsfase. Dette sker

ved, at Ordregiver meddeler tilbudsgiverne, at dialogfasen - og dermed også mu-

ligheden for at drøfte løsningen af den udbudte opgave med de prækvalificerede

virksomheder - er slut.

Det kan være at der afholdes flere møder end to, hvis det er formålstjenstligt.

Dialogfasen og den efterfølgende tilbudsfase er således indholdsmæssigt forskel-

lige derved, at der i dialogfasen er en mulighed for at drøfte opgaveløsningen samt

omfanget af dette, mens den efterfølgende tilbudsfase i det store hele følger prin-

cipperne og reglerne for et begrænset udbud.

Side 20

11. Tilbudsfasen

Nedenfor følger oplysninger om den endelige tilbudsfase, efter afsluttet dialog.

11.1 Aflevering af tilbud

Ordregiver skal have modtaget tilbuddet senest den 20. august 2018, kl. 12.00.

Tilbuddet skal afleveres i en elektronisk udgave, der sendes via mail til kontakt-

personen under pkt. 4.2, ligesom det skal afleveres i 6 fysiske eksemplarer på Or-

dregivers adresse, som angivet under pkt. 5.

Vedhæftede filer skal have beskrivende navne, og udarbejdes i nedenstående

formater:

Tekstfiler Word eller pdf

Regneark Excel

Øvrige dokumenter og tegninger Autocad, microstation eller pdf

Tidsplaner Project eller pdf

Organisationsdiagrammer PowerPoint eller pdf

11.2 Tildeling af kontrakt

Tildeling af kontrakten er betinget af endelig politisk godkendelse af Kommunal-

bestyrelsen i Ringsted.

Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet

ubetinget af alle parter.

11.3 Aktindsigt

Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om of-

fentlighed i forvaltningen.

Ordregiver er således forpligtet til på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i

den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives akt-

indsigt og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i.

Der gøres opmærksom på, at det er Ordregivers opgave, bl.a. på baggrund af

retspraksis at beslutte, hvilke oplysninger mv. der kan gives aktindsigt i.

Ved aktindsigtsanmodning, vil Ordregiver således tage kontakt til tilbudsgiverne,

med det formål at få afklaret, hvorvidt der er informationer i tilbuddene, der øn-

skes undtaget fra aktindsigt, med konkret hjemmel i offentlighedsloven.

Side 21

11.4 Vedståelsesfrist

Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 60 dage fra fristen for aflevering af endeligt

tilbud. Dette skyldes at kontraktstart er planlagt til 1. januar 2019, men udbuds-

processen afsluttes noget tid inden.

Dialogoplæg har ikke karakter af tilbud, og der gælder derfor ikke vedståelsesfri-

ster herfor.

Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten til næstbedste tilbudsgiver,

såfremt den vindende tilbudsgiver ikke vedstår sit tilbud, eller såfremt kontrakten

med denne tilbudsgiver af andre årsager ikke indgås som forudsat.

11.5 Ejendomsret

Det udleverede dialog- og efterfølgende udbudsmateriale - og de heri indeholdte

informationer - er Ordregivers ejendom og skal behandles fortroligt.

Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end denne udbudsforretning

uden Ordregivers forudgående skriftlige samtykke.

De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver.

11.6 Fortrolighed

Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale, rådgivere mv. er forpligtede til at

iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til

enhver oplysning om Ordregiver, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i

forbindelse med udbudsforretningen, og som efter sin karakter må betragtes

som værende fortrolig.

12. Tilbuddets indhold og omfang

Efter afslutningen af dialogfasen opfordres de tilbageværende tilbudsgivere til at

afgive endeligt tilbud, der evalueres af Ordregiver efter de i pkt. 14 fastsatte tilde-

lingskriterier.

12.1 Oversigt over indhold i tilbuddet

For at give et ensartet overblik over de indkomne tilbud skal tilbuddet struktureres

i overensstemmelse med nedenstående struktur:

1. Sammenfatning af tilbuddet

2. Identifikation af tilbudsgiver

3. Innovation

Side 22

4. Samarbejdsorganisation

5. Udfyldt tilbudsliste

6. Dokumentation for tilbudte armaturer

7. Forsikring

8. Garanti vedrørende armaturer

9. Forbehold.

10. Bekræftelser

Tilbuddets indhold skal desuden overholde og indeholde de i pkt. 12.2-Fejl! Hen-

visningskilde ikke fundet. oplistede krav.

12.2 Identifikation af tilbudsgiver

For at kunne identificere tilbudsgiver bedes følgende inkluderet i tilbuddet:

Oplysninger om Tilbudsgivers navn, firma, adresse, telefonnummer og e-

mailadresse samt kontaktpersoner.

Beskrivelse af de deltagende virksomheder, herunder samtlige underleve-

randører og rådgivere, deres organisation og koncernforhold, forretnings-

områder og roller i projektet.

Beskrivelse af forventet selskabs- eller konsortiekonstruktion, herunder

ejerforhold.

Beskrivelse af, hvorledes deltagerne hæfter i forhold til hinanden.

Den endelige kontraktpart kan være et selskab eller anden juridisk person, der

i samarbejde med tilbudsgiver vil skulle forestå opfyldelsen af kontrakten.

12.3 Innovation

Ordregiver ønsker tilbudsgivers redegørelse for erfaring med innovation af opga-

veløsningen for drift, vedligehold og modernisering, og personaleressourcer der

arbejder med innovation. Tilbudsgiver skal således fremsende en beskrivelse som

uddybet under pkt. 14.3.3.

12.4 Samarbejdsorganisation

Ordregiver ønsker tilbudsgivers redegørelse for den påtænkte samarbejdsorgani-

sation, ved løsning af opgaven om drift, vedligehold og modernisering. Tilbudsgi-

ver skal således fremsende en beskrivelse som uddybet under pkt. 14.3.4.

12.5 Tilbudsliste

Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten, og fremsende den som del af tilbuddet.

De i tilbudslisten udfyldte priser, vil danne grundlag for evalueringen af priskrite-

riet, og vil være de priser Ordregiver betaler for de i tilbudslisten fastsatte ydelser.

Side 23

12.6 Dokumentation for tilbudte armaturer Tilbuddet skal indeholde oplysninger, som sætter Ordregiver i stand til at evaluere tilbuddet i forhold til underkriteriet "Design". Tilbuddet bør derfor som minimum indeholde følgende:

Produktspecifikationer,

Billeder af de tilbudte armaturer, skabe og master

Visualisering af de tilbudte løsninger i et realistisk gademiljø, Tilbuddet skal endvidere indeholde følgende:

Lystekniske beregninger for alle armaturer som opfylder de i udbudsma-terialet angivne krav til blænding og belysningsklasse for de angivne vej-profiler.

Se nærmere om evalueringen af dette kriterie under pkt. 14.3.2.

12.7 Forsikring

Tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for at være i besiddelse af sædvanlig

erhvervsansvarsforsikring, ved eksempelvis kopi af gyldig police.

12.8 Garanti

Tilbudsgiver skal aflevere underskrevet erklæring omkring overførsel af garanti til

Ordregiver fra de armaturproducenter, som Tilbudsgiver ønsker at anvende pro-

dukter fra i forbindelse med løsningen af opgaven. Tilbudsgiver kan anvende det

vedlagte aftaleparadigme til garantioverførsel. Der skal afleveres en selvstændig

underskrævet erklæring fra hver armaturproducent Tilbudsgiver påtænker at an-

vende. Erklæringerne om overførsel af garanti vil udgøre bilag 6 til kontrakten.

12.9 Forbehold

Forbehold over for krav i udbudsmaterialet skal angives særskilt under overskrif-

ten "Forbehold".

Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestem-

melser i udbudsmaterialet.

Tilbudsgivers opmærksomhed henledes i den forbindelse på, at Ordregiver vil

være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæg-

gende elementer i udbudsmaterialet. Ordregiver er desuden berettiget til at afvise

tilbud, der indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i ud-

budsmaterialet, eller alternativt søge sådanne forbehold prissat.

Side 24

Ordregiver forbeholder sig - uanset ovennævnte - adgang til at afvise tilbud inde-

holdende forbehold.

Tilbudsgiver opfordres således til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i

udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, således at forbehold i videst

muligt omfang undgås.

12.10

Tilbuddet og dialogoplæg skal afgives skriftligt på dansk, og beløbsangivelser skal

være i danske kroner, ekskl. moms (DKK).

13. Vederlag

Der ydes et vederlag for hvert konditionsmæssigt og gennemarbejdet tilbud på kr.

25.000 excl. moms. Dette gælder ikke for det vindende tilbud.

14. Tildeling/tilbudsvurdering

Nedenfor følger information om hvorledes de endelige tilbud vil blive vurderet, og

endelig tildeling vil finde sted.

14.1 Bedømmelse af tilbud

Alle konditionsmæssige tilbud vil indgå i Ordregivers evaluering af, hvilken tilbuds-

giver, der skal tildeles opgaven. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordel-

agtige tilbud, og evalueringen vil ske på baggrund af de nedenfor i pkt. 14.3 an-

førte underkriterier.

Identifikation af det økonomisk mest fordelagtige bud vil ske på baggrund af det

bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. udbudslovens § 162, stk. 1, nr. 3.

Det er bl.a. evnen til innovation/nytænkning på området, der er styrende for ud-

vælgelse af den vindende tilbudsgiver eller konsortium.

Den vindende tilbudsgivers udvikling af nye metoder eller modeller for, drift og

vedligehold, udvikling mv. for vejbelysningsopgaven, vil således sammen med pri-

sen, være afgørende for hvilken tilbudsgiver der afgiver det økonomisk mest for-

delagtige tilbud.

14.2 Bedømmelsesudvalg - Projektgruppe

Side 25

I forbindelse med udbuddet er der nedsat et en projektgruppe, hvis opgave er at

foretage evaluering af de modtagne tilbud Projektgruppen udarbejder en evalue-

ringsrapport, der indeholder en indstilling om, hvilken tilbudsgiver der skal tildeles

opgaven.

Bedømmelsesudvalgets medlemmer består af folk fra Ringsted Kommune og kom-

munens rådgivere.

14.3 Tildelingskriterier

Ved afgørelsen af, hvilken tilbudsgiver der skal indgås kontrakt med, vil Ordregiver

lægge vægt på følgende underkriterier:

Tildelingskriterium Vægtning

Pris 40%

Design af den samlede løsning 30%

Innovation 10%

Samarbejdsorganisation 20%

Ordregiver forventer at lægge sig endelig fast på vægtningen af det enkelte un-

derkriterium samt kriteriets endelige indhold i forbindelse med udsendelsen af

det endelige udbudsmateriale.

14.3.1 Pris (40 %)

Under dette kriterium lægges vægt på den samlede vægtede pris for de enkelte

delelementer, der skal afgives tilbud på, jf. det endelige udbudsmateriale.

Vægtningen af de enkelte elementer vil blive endeligt fastlagt under dialogen.

Umiddelbart forestiller Ordregiver sig en vægtning med 60% for prisen på drift og

vedligehold og 40% for modernisering.

Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten med de priser, man ønsker at tilbyde. På

baggrund af de tilbudte enkeltpriser og deres vægtning udregnes en teknisk til-

budspris for hver Tilbudsgiver. De tekniske tilbudspriser vil blive vurderet relativt

i forhold til hinanden i en pointmodel, hvor den laveste tekniske tilbudspris opnår

maxpoint, som er 10. De resterende tekniske tilbudspriser vil blive tildelt point

efter en matematisk model med lineær interpolation, hvor en teknisk tilbudspris

der er 100% højere end den laveste, vil opnå 0 point. Der kan ikke gives negative

point, og tekniske tilbudspriser der er mere end 100% højere end den laveste, vil

således opnå karakteren 0 i modellen.

Side 26

14.3.2 Design af den samlede løsning (30 %)

Under dette kriterium lægges der vægt på design i forbindelse med de armaturer

der tilbydes. Det er Ordregivers ønske, at der tilbydes armaturer, som skaber en

sammenhæng mellem områder, hvor der både er større trafikveje, lokalveje og

pladser, samt byrum.

Tilbudsgiver kan med fordel orientere sig i bilag 2 (SAB), under punktet ”Overord-

nede ønsker til armaturdesign i Sorø Kommune” samt ”Armaturliste over eksiste-

rende armaturer” for hjælp til forståelse af nedenstående.

De tilbudte armaturer lever op til Kommunens overordnede krav

til design.

Der er sammenhæng mellem de tilbudte armaturer og Ordregi-vers eksisterende armaturer således, at de eksisterende armatu-rer og de tilbudte armaturer tilsammen giver et ensartet udtryk.

Der er et ensartet, enkelt og sammenhængende udtryk i de til-

budte armaturer på tværs af anvendelse/funktion og størrelse.

De tilbudte armaturers proportioner harmonerer med proportio-nerne af mast/mastearm og der kan skabes naturlig overgang mellem mast og armatur.

De tilbudte armaturers design er enkelt med rene linjer og uden

ornamentering som kan indgå i Kommunens bymiljø.

Der kan tilbydes variation i de tilbudte armaturer i forhold til lys-

punktshøjde, farveintensitet og lysoplevelse.

Der kan tilbydes forskellige armaturer, der kan understøtte sær-

lige byrumsidentiteter, men stadig fremstå sammenhængende med den resterende bys belysning.

Der er mulighed for integration af stikkontakter i mast og/eller ar-

matur til brug ved særlig belysning såsom julebelysning.

Ovenstående delkriterier vægter ved evalueringen lige, og Ordregiver foretager en samlet vurdering af de tilbudte armaturer inden for de specificerede vejprofi-ler.

Pointskala

10 point: Fremragende tilbud som bedst muligt opfylder kriteriet.

9 point: Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.

Side 27

8 point: Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.

7 point: Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.

6 point: Over middel opfyldelse af kriteriet.

5 point: Middel opfyldelse af kriteriet.

4 point: Under middel opfyldelse af kriteriet.

3 point: Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.

2 point: Dårlig opfyldelse af kriteriet.

1 point: Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet.

0 point: Meget utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet.

14.3.3 Innovation (10 %).

Der foretages en samlet evaluering af tilbudsgivers evne til innovation i relation til

de udbudte opgaver, herunder hvordan moderniseringsopgaven kan gribes inno-

vativt an i forhold til value-for-money, i et scenarie hvor finansieringen kan øges

til at omfatte hele det eksisterende anlæg.

Der vil i den forbindelse blive lagt vægt på, at tilbudsgiver demonstrerer og beskri-

ver en innovativ tilgang til moderniseringsopgaven, der inkluderer en redegørelse

for gevinsterne for henholdsvis Ordregiver og tilbudsgiver. Beskrivelsen skal også

indeholde tilbudsgivers bud på, hvordan hele anlægget fremtidssikres mest effek-

tivt, set i relation til nye funktionaliteter som tilbudsgiver finder relevant, og den

forventede omkostning til disse.

Der vil desuden blive lagt vægt på, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med

innovation på området, via eksempler på tidligere gennemførte innovative tiltag.

Derudover vil der blive lagt vægt på, at tilbudsgiver råder over de nødvendige res-

sourcer og faglige kompetencer i relation til fremtidig innovation.

Tilbuddet skal som minimum indeholde:

Tilbudsgivers beskrivelse af hvordan moderniseringsopgaven kan gribes

mest innovativt an i et value-for-money perspektiv, i et scenarie hvor fi-

nansieringen ikke begrænser omfanget af moderniseringsopgaven.

Dokumentation for erfaring med innovation på opgaven. Dette kan være

beskrivelser af tidligere udførte tiltag, der på tidspunktet for udtænkning

og udførelse var innovative.

Kompetencematrix for alle tilbudte medarbejdere.

Side 28

Beskrivelse af tilbudsgivers ressourcer og faglige kompetencer i forhold

til innovation.

Ved bedømmelsen af underkriterium ”Innovation”, vil der blive lagt vægt på føl-

gende kriterier:

Tilbudsgivers beskrivelse af hvordan moderniseringsopgaven kan hånd-

teres innovativt i det opstillede scenarie, og hvilke gevinster og effekter

(både økonomiske og andre) det vil medføre for begge parter, herunder

effekten på drift og vedligeholdsopgaven. Der vil desuden blive lagt vægt

på tilbudsgivers beskrivelse af hvorledes anlægget bedst fremtidssikres

effektivt.

Tilbudsgivers dokumentation og beskrivelse af tidligere udførte innova-

tive tiltag på området.

Tilbudsgivers beskrivelse af de ressourcer og kompetencer tilbudsgiver

råder over i forhold til fremtidig innovation på området, herunder også

kompetencematrixen for tilbudte medarbejdere.

Pointmodel (Evalueringsmetode "Innovation"):

Til bedømmelse af tilbuddene i forhold til underkriteriet " Samarbejdsorganisa-

tion" anvendes nedenstående pointskala, idet der gives point mellem 0 og 10.

Pointskala












14.3.4 Samarbejdsorganisation (20 %)

Der foretages en samlet evaluering af tilbudsgivers organisation i relation til de

udbudte opgaver, herunder håndtering af indmelding af fejl, borgerhenvendel-

ser, udførelse af driftsopgaver og gennemførelse af moderniseringsopgaven.

Side 29

Der vil i den forbindelse blive lagt vægt på, at tilbudsgiver demonstrerer og beskri-

ver en effektiv organisation med entydige kommandoveje, entydig ansvarsforde-

ling internt hos tilbudsgiver samt viser, hvordan man vil sikre kommunikationen

mellem tilbudsgivers serviceleder (single point of contact) og Ordregivers perso-

nale i den daglige driftsorganisation.

Der vil desuden blive lagt vægt på, at tilbudsgiver råder over de nødvendige res-

sourcer og faglige kompetencer i relation til opgavens udførelse og organisering.

Tilbuddet skal som minimum indeholde:

Beskrivelse af tilbudsgivers organisation i relation til den udbudte D&V-

opgave, herunder samarbejde med Ordregiver.

Beskrivelse af tilbudsgivers organisation i relation til gennemførelse af

den udbudte moderniseringsopgave, herunder samarbejde med Ordregi-

ver.

Organisationsdiagram.

Kompetencematrix for alle tilbudte medarbejdere.

Beskrivelse af hvordan indmelding af fejl, borgerhenvendelser samt ud-

førelse af driftsopgaver vil blive håndteret.

Beskrivelse af tilbudsgivers ressourcer og faglige kompetencer i forhold

til den enkelte delaftale.

Beskrivelse af, hvorledes problemløsninger og eventuelle konflikter mv.

vil blive håndteret.

Beskrivelse af, hvorledes samarbejde med underleverandører organise-

res.

Ved bedømmelsen af underkriterium ”Samarbejdsorganisation”, vil der blive

lagt vægt på følgende kriterier:

At organisationen og samarbejdet sandsynliggør et velorganiseret og

konstruktivt samarbejde med ordregiver, herunder at ordregiver i rette

tid vil blive inddraget i beslutningsprocesserne.

At tilbudsgiver har en så robust organisation som muligt.

At tilbudsgiver har de nødvendige fornødne ressourcer og faglige kom-

petencer i forhold til den udbudte opgave.

At det er tydeliggjort, hvorledes problemløsninger og konflikter mv.

håndteres på en positiv og konstruktiv måde.

Side 30

Pointmodel (Evalueringsmetode "Samarbejdsorganisation"):

Til bedømmelse af tilbuddene i forhold til underkriteriet " Samarbejdsorganisa-

tion" anvendes nedenstående pointskala, idet der gives point mellem 0 og 10.

Pointskala












15. Underskrivelse af kontrakt

Underskrivelse af kontrakten vil ske efter udløbet af den obligatoriske stand-still

periode. Tilbudsgiver skal således være beredt på at kunne møde til kontraktun-

derskriftsmøde på dato som angivet under pkt. 6.2

16. Forbehold for endelig godkendelse

Ringsted Kommune tager forbehold for endelig politisk godkendelse af det vin-

dende tilbud. Ved manglende godkendelse er kommunen berettiget til at annul-

lere udbuddet. Tilbudsgiveres godtgørelse vil i en sådan situation alene bestå af

vederlaget for deltagelse i dialogen.

Documents

Beskrivende dokument for udbud på vejbelysning i Ringsted ... · Beskrivende dokument for udbud på vejbelysning i Ringsted Kommune Version 2.0 24. april 2018 DETTE DOKUMENT ER DYNAMISK,