BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI

Sibel YILMAZMaliye Uzmanı

Kasım, 2012

Sunum Planı

BİLGİ VE İLETİŞİMİN İÇ KONTROL SİSTEMİNDEKİ YERİ

BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI GENEL ŞARTLAR ÖRNEKLER Risk Değerlendirmesi

Kontrol Faaliyetleri

Bilgi ve İletişim

İzleme

Kontrol Ortamı

İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim»

Bilgi ve İletişim;

Kurumsal amaç ve hedeflere ulaşma yolunda gerekli yöntem, süreç ve araçları sunan iç kontrol sisteminin işlerliğini destekler.

İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim»

Planlama

ProgramlamaBütçele

me

Uygulama

Raporlama

İzleme

YÖNETİM DÖNGÜSÜAMAÇLAR

HEDEFLER

FAALİYETLER

İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim»

İdarede;Kontrol Ortamı gereklilikleriRisk Değerlendirme Kontrol Faaliyetleriİzleme

bilgi paylaşımı ve iletişim yoluyla sağlanır.

İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim»İç Kontrol Bileşeni

Bilgi ve İletişim

Kontrol Ortamı İdarenin misyonunu gerçekleştirmek üzere, birim ve alt birimler ile personelin görev tanımlarının yazılı olarak oluşturulması ve duyurulması

Risk Yönetimi Riskleri yönetmek üzere Risk Kaydı ve Raporlama sisteminin oluşturulması ve yöneticiler ile tüm personelin erişiminin sağlanması

Kontrol Faaliyetleri

İş süreçleri ve iş akış şemalarının yazılı olarak belirlenmesi ve duyurulması

İzleme Performans programında yer alan hedeflere ilişkin üçer aylık raporlamalar

Bilgi ve İletişim Standartları Neleri Kapsar?

Bilgi ve

İletişim

Standartları

Bilgi ve İletişim

Kayıt ve Dosyalam

aRaporlam

a Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların

bildirilmesi

Bilgi Yönetimi

Bilgi ihtiyacının planlanması

Bilginin Organizasyonu

Bilginin oluşturulması ve toplanması

Bilginin Gözden Geçirilmesi ve Korunması

Bilginin Kullanılması ve Paylaşımı

BİLGİ YÖNETİMİ SÜRECİ

Örnek: Bilginin oluşturulması ve toplanması

Bilginin toplanacağı başlıca kaynaklar: Talimatlar, onaylar, makbuzlar, ödeme emirleri, dilekçeler Bütçe teklifleri, çalışma planları, teknik ve mühendislik tasarımlar Taslaklar, bilgi mimarisi şemaları Raporlar, özet notlar, gerekçe ve faaliyetleri destekleyen diğer

dokümanlar, Toplantı dokümanları, gündem ve kararlara ilişkin kayıtlar Komisyon dokümanları, görev tanımı, üyelerin listesi Bilgi talepleri ve cevaplar, e- postalar, cevap formları Yararlanıcı kayıtları, başvurular, değerlendirmeler, telefon

görüşmeleri Bilgisayar ortamındaki her tür veri

Örnek: Bilginin organizasyonu/Standart 15: Kayıt ve Dosyalama, Arşiv Hizmetleri

Std. Kod No

Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler

BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.

Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi

Birimlerin evrak otomasyon sistemleri

Örnek: Bilginin organizasyonu/Standart 15: Kayıt ve Dosyalama, Arşiv Hizmetleri

Std. Kod No

Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler

BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.

İdare evrak sistemiİdare fiziki arşivi

Süreç akış şemaları

Bilginin Kullanılması ve Paylaşımı/Standart 13: Bilgi ve İletişim

Std. Kod No

Standardın Genel Şartı

Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler

BİS 13.1

İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.

Elektronik iş akış sistemleri

Belge yönetim sistemleri, İntranet,

internet E-posta kullanımı

ToplantılarSoru, dilek ve şikayetlerin de

sunulabileceği web sayfaları…

İLETİŞİM

Kurum içi ve kurum dışı iletişim (genel ilkeler, örnekler)

Raporlama- temel gereklilikler, örnekler

Örnek:KURUM İÇİ

İletişim Prensipleri Yöntem

Personel, yönetime karar almak ve idarenin hedeflerini gerçekleştirmek üzere ihtiyaç duydukları bilgiyi zamanında, tam ve doğru biçimde iletmelidir.

Bu amaçla personele; bilginin ne zaman, hangi kapsamda, ne yolla ve hangi birimden talep edildiği yönetici tarafından bildirilmelidir.

İdare içinde, faaliyet ve işlemlere ilişkin bir raporlama sistemi kurulmalıdır (toplantı tutanakları, birim faaliyet raporları, risk kaydı ve raporları, performans bilgi sistemi v.s.).

Örnek:KURUM İÇİ

İletişim Prensipleri Yöntem

Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılır olmalıdır.

Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin

uygulanması ve kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere

zamanında erişebilmelidir.

Yöneticiler, idarenin amaç ve hedefleri doğrultusunda beklentilerini personele

bildirmelidir.

İç Kontrol Güvence Beyanları, Ön mali kontrol, Bilgi işlem

sistemlerinde tanımlanmış olan yetkiler, İşlem kayıtlarının

kontrolü…

Performans Programları, say2000i, e-bütçe, Birim ve İdare

Faaliyet Raporları

Personel Beklenti Raporları

Örnek:KURUM DIŞI

İletişim Prensipleri Yöntem

Vatandaşların kamu idarelerinin bilgi ve hizmetlerine erişimi arttırılmalı.

  

Vatandaşların idare ve/veya hizmetlere ilişkin bilgi edinebilecekleri, dilek ve şikâyetlerini sunabilecekleri mekanizmalar bulunmalı.

İdarenin internet sayfasının oluşturularak ihtiyaç duyulan dokümanlara erişimin sağlanması.

Üst yöneticinin idarenin performans programı ve faaliyet raporu hakkında her yıl kamuoyunu bilgilendirmesi ve bu dokümanların web sayfasında yayımlanması.

Forum, dilek ve şikayet kutuları oluşturulması., BİMER ve Bilgi Edinme Sisteminin kullanımı gibi.

Örnek: Birleşik Krallık (K.İrlanda)

Kurumsal Risk Kaydı (Corporate Risk Register)

İdarelerin hizmet birimlerince hazırlanan Yönetim Raporları (Stewardship Reports)

Kurumsal Performans Bilgi Sistemi- Risk kaydı ile entegre edilmiştir.

İyi uygulama örneği olarak değerlendirilmiştir.

Standart 14: Raporlama

Raporlama:Amaç, hedef, faaliyet ve projelere ilişkin mali ve mali olmayan bilgi ve sonuçların yazılı veya sözlü olarak ilgili kişi ve mercilere, belirli zamanlarda bildirilmesidir.

Standart 14: Raporlama

Diğer Personel

Orta Düzey

Yöneticiler

Üst Yöneti

m

KURUMİÇİ YATAY RAPORLAMA

KURUMİÇİ

DİKEY

RAPORLAM

A

Stratejik

Program

Operasyonel

KURUM DIŞI RAPORLAMA

Standart 14: Raporlama

İdarelerde raporların, Türü Kim tarafından Ne sıklıkta ve ne zaman hazırlanacağı Kime sunulacağı Dayanağı Raporlama ilkeleriaçıkça belirlenmiş ve personele duyurulmuş olmalıdır.

Örnek: BÜMKO Rapor Tespit Tablosu

Raporun Adı

Amacı Tarih/Sıklığı Kime Raporland

ığı

Dayanağı

Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı İzleme Raporu

MB İç Kontrol Uyum Eylem PlanındaGenel Müdürlüğümüzü ilgilendireneylemlerin gerçekleşmelerininbildirilmesi.

1 Ocak/ 31 AralıkYılda 12 kez (Herayın sonu, izleyenayın 3 . işgününe kadar)

SGB Kamu İç Kontrol StandartlarıUyum Eylem Planı Rehberikapsamında geliştirilenuygulamalara yönelik prosedür

Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı BİS 14.4 uyarınca hazırlanmıştır.

Standart 14: Raporlama (COSO)Dış Mali Raporlama

Aylık Bütçe Uygulama Sonuçları

Mali OlmayanDış Raporlama

İdare FaaliyetRaporu

İç Mali Raporlama

Birim bütçe uygulama sonuçları

Kamu İç Denetim Genel Raporu

Mali Olmayanİç Raporlama

Personel memnuniyet

AnketleriYurtdışı staj raporları

Mevzuat gereklilikleri karşılanır.

Uluslararası standartlar çerçevesinde hazırlanır

Karar alma ve faaliyetlerin

yönetilmesinde kullanılır

Yönetim tarafından belirlenir.

Standart 13.5: Bilgi ve İletişim/ Yönetim Bilgi Sistemleri

Std. Kod No

Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler

BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgilerive raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.

İdarelerin/Birimlerin otomasyon sistemleri

(Mali Yönetim Bilgi Sistemi, Maliye

SGB.net)

Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

İdare içerisindeki yasa-dışı ve etik değerlere uygun olmayan davranış ve eylemler hakkında,

bilgi sahibi kişilerin (çalışanlar veya paydaşlar) bildirimde bulunabilmelerini sağlayacak

yöntemler belirlenmeli ve duyurulmalıdır.

Std. Kod No

Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler

BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır.

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim

yöntemleri tebliği, bildirim formu

Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

Std. Kod No

Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler

BİS 16.3

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.

Elektronik İhbar-Şikayet Noktaları

Anonim Telefon Hattı

Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

Usulsüzlük, yolsuzluğa yönelik ihbar ve şikâyet(4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu GörevlilerininYargılanması Hakkında Kanun)

Etik değerlerin ihlaline yönelik ihbar ve şikâyet(5176 sayılı Kanun, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik)

Devlet memurlarının amirleri veya kurumları tarafından kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemlerden dolayı yapacakları şikâyet. (Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik)

Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

Nelerin ihbar edilebileceği, İyi niyetli ihbarcının güvenliğinin ve

gizliliğinin nasıl sağlanacağı, İhbarın idare içinde hangi aşamalardan

geçilerek yapılabileceği,Yapılan ihbarların idarece nasıl

değerlendirileceği ve hangi eylemlerin gerçekleştirileceği (kurum içi inceleme veya soruşturma gibi),

İhbarcıya konuyla kimin ilgilendiğinin, onunla iletişime geçip geçemeyeceğinin, değerlendirme ve/veya sonuçların bildirilmesi

Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

TEŞEKKÜRLER

sibel@bumko.gov.tr