BİLGİ VE İLETİŞİM

BİLGİ VE İLETİŞİMBİLGİ VE İLETİŞİMBİLGİ VE İLETİŞİMBİLGİ VE İLETİŞİM

Defterdarlıklar İç Kontrol Eğitimi

10 Mart-27 Nisan 2013

Strateji Geliştirme Başkanlığı

İÇERİKİÇERİK

• Bilgi

• Bilgi Yönetimi

• Yönetim Bilgi Sistemleri

• Kurum İçi ve Dışı İletişim

• Raporlama


BilgiBilgi

İletişim

Raporlama

Bilgi

• Bilgi ve Iletişim • Bilgi Çeşitleri• Bilginin Özellikleri• Bilgi Güvenliği

Yönetimi

YBS

Bilgi ve İletişim-1

4

İdareler;• Amaç ve hedefleri doğrultusunda,

birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi,

• Karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi,

• Hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması,

amacıyla uygun bir Bilgi ve İletişim Sistemine sahip olmalıdır.


Bilgi ve İletişim-2

5

• Bilgi ve iletişim COSO iç kontrol modelinin beş bileşeninden dördüncüsüdür.

• İdarede; kontrol ortamı gereklilikleri, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri ve izleme bilgi paylaşımı ve iletişim yoluyla sağlanır.


• Performans Bilgisi

• Mali Bilgi

• Mevzuat Bilgisi

• Yönetsel Bilgi

• …..

Bilgi Çeşitleri

6


Bilginin Özellikleri

7


Zamanlı

Kullanılabilir

Güncel

Doğru

Tam

Erişilebilir

Anlaşılabilir

İlgili

• Bilgi güvenliği, idare içindeki değerli varlıkların kaybedilmesi, yanlış kullanılması ve zarar görmesini önlemeyi ifade eder.

Bilgi;• kağıt üzerinde (resmi evrak)• elektronik ortamda (bilgisayar, veri

tabanı)• kişiler arasında sözlü bir şekilde olabilmektedir.

Bilgi Güvenliği

8


•Veri bütünlüğünün korunması

•Yetkisiz erişimin engellenmesi

•Mahremiyet ve gizliliğin korunması

•Sistemin devamlılığının sağlanması

Bilgi Güvenliğinin Amacı

9


Bilgi YönetimiBilgi Yönetimi

• Bilgi Ihtiyacının Planlanması

• Bilginin Oluşturulması ve Toplanması

• Bilginin Organizasyonu• Bilginin Kaydedilmesi,

Dosyalanması ve Arşivlenmesi

• Bilginin Kullanımı ve Paylaşımı

• Bilginin Gözden Geçirilmesi ve Korunması

İletişim

Raporlama

Bilgi

Yönetimi

YBS


Bilgi YönetimiBilgi Yönetimi


Bilgi İhtiyacının PlanlanmasıBilgi İhtiyacının Planlanması

Bilgi İhtiyacınınBelirlenmesi

PlanlamaStratejik Amaç ve Hedefler

Performans Hedefleri

Stratejik

Performans

Operasyonel


BilgininToplanacağı KaynaklarBilgininToplanacağı Kaynaklar

• Belgeler (talimatlar, onaylar, makbuzlar, ödeme emirleri…)

• Müşteriler ve diğer bakanlık ve birimler arasındaki etkileşimler

• Bütçe planları, tahminler, çalışma planları

• Raporlar, politikalar ve özet notlar

• Toplantı dokümanları, gündem ve kararlara ilişkin kayıtlar

• Bilgisayar ortamındaki her tür veri

• Diğer kaynaklar


Bilgi Oluşturulması ve Toplanması-1Bilgi Oluşturulması ve Toplanması-1

İdare Açısından BilgininDeğerinin Ölçümü, Zamanında

Ulaşımı ve İhtiyaçlarıKarşılamadaki Başarısı


Bilgi Oluşturulması ve Toplanması-2Bilgi Oluşturulması ve Toplanması-2

Stratejik

Performans

Operasyonel

Tasnif


Bilginin OrganizasyonuBilginin Organizasyonu

Bilgi kullanımında, paylaşımında, arşivlenmesindeve yok edilmesindeki süreçlerin kolaylaştırılması

Bilgiye Erişimde Memnuniyet?

Bilginin Zamanında Sunumu?

Yasal ve Politik Sınırlar?

Güncellik ve İnternet Sayfası?


Bilginin Kaydedilmesi, Dosyalanması ve ArşivlenmesiBilginin Kaydedilmesi, Dosyalanması ve Arşivlenmesi

Etkili bir yönetimin sağlanabilmesi için; elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden her türlü evrak ile daire içi haberleşmenin, iş ve işlemlerin kaydedilmesi, sınıflandırılması, dosyalanması ve arşivlenmesi ile bu hizmetlerin kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olması gerekmektedir.

Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS)Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS)

• Yönetim Bilgi Sistemi Nedir?

İletişim

Raporlama

Bilgi

Yönetimi

YBS

YBS Nedir?-1YBS Nedir?-1

• YBS, yöneticilerin karar verebilmeleri için ihtiyaç duydukları stratejik bilginin talep edildiği şekilde sunulmasını sağlayan bilgisayar destekli (yazılım ve donanımdan oluşan) sistemlerdir.

• Doğru ve eksiksiz bilginin doğru kişilere uygun biçimde ulaştırılmasını hedefler.


YBS Nedir?-2YBS Nedir?-2

İdarenin,

• Mali verilerini

• personele ilişkin bilgileri

• taşınır/taşınmaz varlıklarına ilişkin bilgileri,

• performans bilgilerini,

• kurumsal evrak arşivindeki bilgileri

• vb. karşılaştırarak değerlendirir.


Kurum İçi ve Dışı İletişimKurum İçi ve Dışı İletişim

• Iletişim Nedir?•Etkili Iletişim Kanallarının Özellikleri

• Iletişimin Genel Ilkeleri

•Kurum Içi Iletişim•Kurum Dışı Iletişim

İletişim

Raporlama

Bilgi

Yönetimi

YBS

İletişim Nedir?-1İletişim Nedir?-1

İletişim, kişiler ve/veya idareler arasında, hizmet sunumu, kararları destekleme ve paylaşma, faaliyetleri yürütme ve koordine etme gibi amaçlarla yapılan bilgi değişimidir.


Sağlıklı bir iç kontrol sisteminin geliştirilmesinde ve iç kontrolün diğer unsurlarının nasıl işlediği hususunda yönetime geri bildirim sağlayarak karar alınmasında kilit bir role sahiptir.

İletişim Nedir?-2İletişim Nedir?-2


Etkili İletişim Kanallarının Özellikleri-1Etkili İletişim Kanallarının Özellikleri-1

• Doğru bilgiyi uygun zamanda sağlayan

• Kişisel talepleri karşılayan

• Çalışanları rol ve sorumlulukları hakkında bilgilendiren

• Raporlamayı destekleyen

• Çalışanlara, iyileştirmeye yönelik önerilerde bulunma imkanı sağlayan


Etkili İletişim Kanallarının Özellikleri-2Etkili İletişim Kanallarının Özellikleri-2

• Üst yönetimin anlayabileceği mesajlar ileten ve bu şekilde karar almalarını sağlayan

• Çalışanları iç kontrolün ve karar alınmasının önemi hususunda bilgilendiren

• Kurum içi ve dışı iletişime yönelik

• Hedef kitlelerin doğru olarak belirlendiği


İletişimin Genel İlkeleriİletişimin Genel İlkeleri


Doğruluk

Objektiflik

Tam Bilgi

Anlaşılırlık

Açıklık

Erişebilirlik

Hesap Verilebilirlik

Farklı Araçlarla İletişim

Adil, Hızlı ve Cevaplayıcı

Teknolojik ve Yenilikçi

Kurum İçi İletişim-1Kurum İçi İletişim-1

• Çalışanlara düzenli olarak yazılı veya elektronik ortamda bilgilendirme yapılmalıdır.

• İdarenin misyon, vizyon ve hedefleri ile özel hedeflerinin, görev ve sorumlulukları çerçevesinde tüm personele duyurulmasına ilişkin gerekli mekanizmalar oluşturulmalıdır.


Kurum İçi İletişim-2Kurum İçi İletişim-2

• Çalışanların fikir ve önerileri dinlenmeli, görüşleri alınmalıdır.

• Bu amaçla kurum içi iletişim seminerleri ve eğitim programları düzenlenmelidir.


Dikey İletişimDikey İletişim

İdare içinde, faaliyet ve işlemlere ilişkin personelden yöneticilere doğru işleyen bir raporlama sistemi kurulmalıdır. (toplantı tutanakları, birim faaliyet raporları, haftalık veya günlük sözlü veya elektronik ortamda bilgi alışverişi, yöneticinin günlük faaliyetleri izleyebileceği raporlama sistemi v.s.).


Yatay İletişimYatay İletişim

Yöneticilerin kendi aralarında düzenli aralıklarla görev alanları ve yönetimle ilgili sorun ve önerileri hakkında fikir paylaşımında bulunmalarını sağlayacak toplantılar düzenlenmelidir.


Kurum Dışı İletişimKurum Dışı İletişim


Bilgi ve Hizmetlere Ulaşım

İnternet Sayfası

Konferans ve Seminerler

Performans Programı

Faaliyet Raporu

Şikayet ve Dilek

RaporlamaRaporlama

• Raporlama• Raporlama Ağı

İletişim

Raporlama

Özellikler

Yönetimi

YBS

• Etkili bir iç kontrol sistemini kurabilmek ve kontrollerin etkililiğinin izlenmesini kolaylaştırmak açısından raporlar önemli bir araçtır.

• Yöneticiler karar verirken kendilerine sunulan raporları dikkate almalıdırlar. Bu bağlamda, doğru, kısa ve öz raporlar yöneticilerin işini kolaylaştıracaktır.

Raporlama-1Raporlama-1


Faaliyetlerin gözetimi amacıyla;

•İdare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli,

•Birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmeli,

•Dış raporlama mekanizmaları da dikkate alınmalıdır.

Raporlama-2Raporlama-2


Raporlama Ağı-1Raporlama Ağı-1


Kurum içi yatay raporlama örneği:

• Bir eğitim programına katılan personelin eğitim sonuçlarına ilişkin hazırlayacağı raporu meslektaşları ile paylaşması,

• Diğer birimler ile paylaşılan toplantı tutanakları

Kurum içi dikey raporlama örneği:

• Üst yönetime sunulan Konsolide Risk Raporu,

• Üst yönetime sunulan iç denetim raporları,

• Üst yönetime sunulan üçer/altışar aylık faaliyet raporları

Kurum dışı raporlama örneği:

• Üst yönetici tarafından hazırlanan ve kamuoyuna duyurulan, Sayıştay ve Maliye Bakanlığına da birer örnekleri sunulan yıllık faaliyet raporları

Raporlama Ağı-2Raporlama Ağı-2


SORULARINIZSORULARINIZ


[email protected]

Documents

BİLGİ VE İLETİŞİM