(1)Въведение в бизнес комуникацията. Видове комуникацияв бизнеса. Писмената комуникация в бизнеса

За да има общуване, трябва да има повече от една страна. За да има комуникация, трябва да има тема, възприятие, послание, размяна на информация, общоезиков код. Не всички обаче са задължителни.

(1.1)ВъведениеКомуникацията назовава съобщенията между хората. Предаването на послания с

помощта на мимики, жестове, език, писмо. Комуникацията е действие, чрез което се разменя информация, съставена с езикови средства и оформена като езиково послание. В комуникационната теория авторът на езиковото послание се нарича адресант, а получателят – адресат (реципиент).

Комуникирането е двустранен процес, в който реципиент и адресант разменят информация, общуват, взаимно си въздействат и оценяват. За да има комуникация, трябва задължително да има две страни, които да обменят информация, т.е. да влизат в диалог, като си служат с общ езиков код. Общуващите могат да си взаимодействат във всяко място и време, а в деловото общуване темата твърде често е типизирана.

Социалната ситуация се определя от следните 9 фактора: целите – централен и системообразуващ; правила – допустимо индивидуално поведение в стандартна ситуация; социални роли – приетите в дадена култура модели на взаимодействие; набор от елементарни действия – най-простите вербални и невербални

форми на участие във взаимодействието; физическа среда (място); език; реч; трудности; навици.До каква степен служебната йерархия допринася за човешкото общуване? Има ли

връзка между социалната роля и езиковата култура?Човекът трябва да подбира езиковите средства в зависимост от социалния си

статус и социалния статус на реципиента. Нормата е важна в едно социално взаимодействие – нормата е общоприето правило, модел, който задава рамка на нещата, които се случват в деловата сфера и служи за по-бързо и лесно общуване.

В процеса на социално взаимодействие един човек изиграва множество социални роли и попада в редица ситуации, които диктуват избора на езиковите му средства, както и организацията на речта му спрямо това. Всеки човек в битието си е поливалентен, т.е. принуден е да преминава от една социална роля в друга и да организира речта си по различен начин, за да бъде адекватен. Това води до превключване на речевите кодове, което се диктува от различни фактори, най-съществен от които е прекият събеседник. Реално социалната роля е позицията, която едно лице заема в социалните отношения. Това е нормативно определен начин на поведение, очакван от всеки, който заема позиция в обществото.

Показателите за деловото общуване са ситуации на социално взаимодействие между лица с различно по престиж положение в служебната йерархия. Деловото общуване е неделима част от социалните роли, които един човек трябва да изпълни. Той попада в конкретни речеви ситуации, които изискват от него определено езиково поведение, наложено от фактори като комуникативни цели, комуникационни стратегии, социален статус, характер на връзката между общуващите партньори и т.н.

1

(1.2)Видове комуникацияСъществуват 3 вида комуникация – вербална, невербална и писмена.

Невербалната комуникация включва следното: език на тялото – мимики, жестове и др.; интонацията и паузите на речта; облекло, дистанция, позиция на тялото.Устната комуникация се проявява в много случаи, един от които може да бъде

разговор по телефона. Основните цели на устната комуникация са следните: обмяна на информация. Това е условие за извършване на съответните

действия; въздействие върху поведението и отношенията между участниците в

бизнеса, което в процеса на общуване се явява под формата на рекламиране, разпореждане, мотивиране, оценяване, оформяне. Крайната цел е изясняване на взаимоотношенията – сключване на сделка, подписване на договор и др.

Писмената комуникация в бизнеса се осъществява чрез бизнес кореспонденцията. Бизнес кореспонденцията урежда в писмена форма административно-управленческите, стопанските и правните отношения между отделните фирми, институции и организации. Тук изключително важна роля играят езиковата компетентност и правописната култура, необходими за създаване на документи с конкретно съдържание, което е съобразено с правилата и нормите на българския книжовен език и БДС.

(1.3)Предмет на бизнес кореспонденциятаПредмет на бизнес кореспонденцията е писменото общуване, свързано със

създаването на служебни документи. Бизнес кореспонденцията като дял от приложната лингвистика изучава различните модели на делови текстове, свързани с официално-деловото общуване.

Обект на бизнес кореспонденцията е изследването на документацията. Документацията се определя от законовите норми, правилата и задълженията. Задачите на бизнес кореспонденцията са няколко:

да съдейства за установяване и поддържане на конкретни делови отношения, които своевременно трябва да бъдат документирани. Тези отношения са между структурите на една фирма, институция, организация и останалия външен свят;

да осигурява компетентно и прецизно оформяне на всички документи по изискванията на БДС, а също така да гарантира обратната информация и срочното изпълнение на уточнените ангажименти.

За да отговаря на динамиката в отношенията между деловите партньори, за добрия ред и качественото оформяне на документите, за рационализиране на труда на деловите служби е необходимо документите на се оформят в съответствие с изискванията на БДС и Единната държавна система за деловодство (ЕДСД).

Изискванията към бизнес кореспонденцията са следните: правилно, срочно и качествено съставяне на документите съгласно БДС и

ЕДСД; правдивост, достоверност и изчерпателност на отразените факти; квалифицирана обработка и проверка на документацията.

(2)Функционални стилове на българския книжовен езикЗа да протече едно нормално общуване в различните социални сфери, е

необходимо подбиране на езиковите средства. Речта е конкретно проявление на всяка една ситуация. Всеки език се отличава със система и структура. В книжовния език се отличават следните стилове:

2

социално-делови; художествен; научен; публицистичен; разговорен.Книжовният език е изключително богата система от изразни средства. В речта се

извършва сложен подбор на по-подходящи изразни средства за всяка една конкретна ситуация. Този подбор се осъществява и реализира под въздействието на фактори като:

сфера на общуване; специфика на конкретната дейност; характер на целите; задачи на общуването.Тези фактори предопределят подбора и употребата на изразните средства в

различните комуникационни сфери и създават условия за възникване на понятието стил.

Стилът е обществено осъзната и нормирана съвкупност от изразни средства, които придават на речта особена окраска (делова, научна и т.н.) в зависимост от целите на общуването. Функционалната стилистика разглежда стила като социално осъзната разновидност, съответстваща на една или друга сфера на общуване.

Стилът е изобретена речева система, която също има свои норми на подбор и създаване на езикови единици. Общи за всички стилове са лексикалният фонд и граматичният строеж на езика. Специфични за даден езиков стил средства могат да бъдат от различен характер – например различна експресивност и емоционалност или липса на експресивност и емоционалност; различен подбор на лексиката и фразеологията; други. С термина функционален стил се означават социалните варианти на езика.

(2.1)Разговорен стилРазговорният стил е основен в българския език. Това е стилът на ежедневното

общуване. Съвременните книжовни езици са възникнали на основата на разговорния стил. Това, което се избягва в този езиков стил, е терминологията.

Разговорният стил е устната проява на комуникативния акт. Използва се предимно в сферата на ежедневните битови отношения. Съзнателно се избягва употребата на термини. Използват се оценъчни и емоционално-експресивни епитети, което осигурява прост и естествен разговор между хората. Разговорният стил отговаря на непринудената, неподготвената, предварителна форма на общуване, която може да се осъществи във всяка една ситуация. Разговорният стил обслужва комуникативната сфера.

(2.2)Научен стилНаучният стил се среща в интелектуалната сфера. Зад всеки термин стои само

едно понятие. Езикът и стилът на учебниците се характеризират с терминология, сложност, причинно-следствени връзки и др. Между научния и разговорния стил съществуват следните няколко разлики:

сфера на общуване; функция – научният стил съобщава; научният стил не е експресивен.Основната цел на научния стил е точно, логично и еднозначно предаване на

мислите. Най-важни черти са абстрактност, обобщеност, точност, липса на емоционалност, строгост, сухост. Характерна особеност на научния стил е употребата

3

на терминологична лексика, като във всеки отрасъл на науката се срещат строго определени термини. Основните подстилове са следните:

академичен; научнопопулярен; научноучебен; научноинформационен.Основните жанрове в научния стил са монография, статия, речник, енциклопедия

и др.

(2.3)Публицистичен стилПублицистичният стил се среща в медиите – вестници, списания, телевизия,

радио, интернет. Характерна за този стил е употребата на шаблонни изрази. Публицистичният език е предназначен за голяма аудитория. Шаблонните изрази се употребяват с цел по-лесно раазбиране и достигане до аудиторията. Фактите в научния стил са в по-голяма или по-малка степен доказани, докато в публицистичния текст не са. Публицистичният стил си прилича с разговорния по следното:

използват се разговорни думи и изрази; има автор.Публицистичният стил обслужва сферата на политическите, социалните,

спортните и културните взаимоотношения. Характеризира се с безкрайно тематично разнообразие, което се дължи на разнообразието на м обществения живот.

Публицистичният текст е особен вид литература, създадена в специфична речева ситуация от социално обобщен, подчертано индивидуален адресант при кратък срок и масов получател. Публицистичният текст се проявява в писмена и устна форма и изразява позицията на автора.

Публицистичният стил непрекъснато се развива, тъй като пряко отразява развитието на обществените процеси. Често се употребяват езикови шаблони, стандартни изразни конструкции.

(2.4)Художествен стилХудожественият стил е стилът на художественото творчество. Езикът на

художествения стил разполага с най-широкия диапазон от езикови и изразни средства. Използва се цялото лексикално богатство на езика. Ролята на автора в художествения стил създава светове.

Най-важната особеност на художествения стил е широката употреба на думи с преносно значение, авторови неологизми и др. В художествения стил се използват всички езикови средства, а авторът заема особена позиция. Основните подстилове са следните:

поетичен; прозаичен; драматургичен.Жанровете в художествения стил са стихотворение, ода, поема, роман, пиеса,

новела и др.

(2.5)Официално-делови стилОфициално-деловият стил се използва в администрацията, законодателството,

съдебната власт, бизнес средите и др. Подобно на научния, официално-деловият стил не предава емоции. Има собствена терминология, но също така използва терминология от други езикови стилове. Официално-деловите текстове са предвидени от обществото за обществото, т.е. те са за всички. Лицата се изразяват безлично в деловите текстове.

4

За официално-деловия стил са характерни строго нормативни езикови предписания. В документите се избягват съзнателно индивидуални стилизации и езикова оригиналност. Авторът на документа и адресатът се намират в официални отношения. Затова езиковите средства се определят от гледна точка на законовите уредби, а не от субективна гледна точка.

Официално-деловият стил обслужва официално-деловите и правните отношения. Регулира отношенията между държавата и гражданите. Характерна особеност на общуването е, че не се говори от свое име, а също така се наблюдава и повторяемост на речевата ситуация. Деловото общуване е изключително формално – има модели, които се спазват. Характерни за него са устойчивостта, затвореността, безличността. Тези характеристики на деловото общуване са предпоставка за бързата комуникация. Деловата сфера е сферата на бюрокрацията.

Официално-деловият стил се отличава със стилистична едноцветност, строгост и констатиращ характер. Този стил се основава на език от нехудожествен тип. Не се наблюдава двузначност.

(3)Официално-делови стилОфициално-деловият стил обслужва обществото – използва се във формални

ситуации, като участниците в комуникационния процес могат да бъдат с различен социален статус. Освен това, този стил се използва за изразяване на обществените отношения. Служи за връзка между населението и структурите на властта.

Отличителните средства, които деловата реч използва, са следните: точност; лаконичност; конкретност; яснота на формулировките; формализация; стандартизация.Ето защо всеки един официално-делови текст се отличава със затвореност и

устойчивост. Характерна за официално-деловите текстове е употребата на клишета. Клишето е многочислен речеви стандарт (модел).

За останалите езикови стилове клишето се счита за стилистичен минус, приема се като признак за бедност на езика. При официално-деловия стил обаче, който е стилът на документите, клишето е необходимост.

Езикът е система със структура, като частите на тази система са взаимно свързани и могат да се разгледат на различни нива. Характерните особености на официално-деловия стил на различните езикови нива са:

a) лексикално ниво – думи, терминология (както специфичната за официално-деловия стил терминология, така и терминология от различни науки). Среща се висок процент на терминология:

терминология за лица и функцията им в официално-деловите отношения – директор, мениджър, супервайзър и др.;

терминология за названия на документи – молба, уверение, автобиография, декларация, чек и др.;

терминология за части на документи – алинея, параграф и др.; терминология за процеси на утвърждаване и съгласуване на документи –

договор, споразумение, законопроект и др.; използване на абревиатури и съкращения – ДДС, БТК, ЕС, МС, НАП,

домсъвет, изпълком и др.; употребата на устойчиви думи и клишета – долуподписаният;

5

официално-делови изрази;b) морфологично ниво – по-често се срещат именни конструкции, вместо

глаголни. Например: На основание на…; За сведение…; В изпълнение… и др. Използват се и сложни съюзи – предвид, възоснова, вследствие и др.;

c) синтактично ниво – изречения. Те са задължително книжовни. Най-често се употребяват разширени изречения, абзацно разчленени на глави, точки, алинеи.

Официално-деловият текст си има характерни особености. Той се изгражда по строго определен модел, за да бъде достоверен, стандартен и да улеснява обработката. Официално-деловият текст е унифициран. Изграден е при спазване на строго определен ред на частите и думите. Самите документи пък се кодират по жанрове според предназначението и конкретните цели на общуване.

Официално-деловият стил може да бъде разделен на следните няколко подстила: дипломатически – обслужва сферата на междудържавните отношения. Този

подстил е достоверен. Характерно за него е отсъствието на публичност при протичане на комуникацията между представителите на държавата. Реално авторът на документите е анонимен и подписва съответния документ формално, в ролята си на институционализирана личност. Организираща функция изпълняват договорът, конвенцията, спогодбата. Предупредителна функция – нотата и меморандумът. Информационна функция – съобщението, декларацията, комюникето. Поздравителна функция – тостът и поздравлението;

законодателен – свързва се с държавните организации и гражданите, по-точно с отношенията между различните държавни организации и гражданите от гледна точка на техните права и задължения, изразени в правови документи. Използва се в дейността на изпълнителната и законодателната власт. Законодателните текстове се създават от законодателни органи и имат конкретен обобщен адресат – гражданите. Целта е да се обобщят правата и задълженията на всеки гражданин в обществото. Основна характерна черта на този стил е неговата императивност. Законодателните текстове се изграждат по строго определени модели, със специфична терминология и фразеология, които трябва да бъдат разбираеми за адресата, за да може той да знае и познава своите права и задължения;

административно-канцеларски – свързва се със съдебните власти. Гражданите са както създатели, така и получатели на документите от сферата на административно-канцеларския подстил. Административните текстове могат да бъдат представени от предварително приготвена бланка, която се попълва от частно лице и от упълномощено лице. Тези документи трябва да бъдат унифицирани, достоверни и да подлежат на бърза обработка.

Често документите с частен характер имат ограничена сфера на употреба и се отличават с краткосрочно действие. Този вид документи изпълняват няколко основни функции:

информативна – автобиография, доклад и др.; удостоверителна – разписка, свидетелство, удостоверение; съобщителна – призовка, обява и др.

(4)Правописни особености при оформяне на документиГлавни букви се употребяват при оформяне на обръщение в документ – например

Г-н Директор, Уважаеми г-н Директор. След обръщенията се поставя запетая. Използва се учтивата форма Вие, Вас, Ваши, Ваше. Текстът се разделя на параграфи и рубрики.

Имената в мъжки род се членуват – Долуподписаният Иван Иванов…; Иван Иванов, директорът…; Днес, 22.03.2009, се сключи настоящият договор…

6

Местоимението Вие се съгласува с причастие, което завършва на “-ли” – например Госпожо, бихте ли затворили прозореца? Вие сте казали…

(5)Документ, документация, документооборот(5.1)Документ и документация

Документите удостоверяват определена информация, дават гаранции за нейната достоверност. Документът е писмено свидетелство, уверение, издадено от официалните власти или съобразено със законите, с което се доказва нещо. Работата на всяка една фирма би била невъзможна без използване на документация.

Документацията е визуалната памет на всяка една организация. Самите документи регламентират нашите права и задължения, собственост и т.н. От точността и изчерпателността на информацията в документите зависи доколко ще бъдат обективни решенията, взети след обработка и анализ на вписаните данни.

По своята същност документът е носител на фиксирана информация. Той изразява организационно-управленски и правно-юридически отношения и от своя страна изпълнява управленска, социална, правна, културна и информационна функция. Документът материализира фирмените процеси, които определят стойността му като носител на информация.

Документите са предназначени за използване, съхраняване и предаване на информация. В зависимост от предназначението си, те (документите) потвърждават волята на техния съставител, а също могат да послужат и за удостоверяване на събитие или факт с юридическо значение. Тъй като служи за доказателство, документът дава възможност за получаване на конкретни сведения с историческа, правна или друга стойност.

Документи се съставят възоснова на следните няколко основания: закони, постановления, укази и решения, издадени от НС или други

структури на властта; осъществяването на разпоредителна и изпълнителна дейност в

съответствие с концепцията на съответната фирма, институция или организация; необходимостта от правно регулиране на фирмата при изпълнение на

нейната дейност.Всеки един документ съдържа реквизити. Реквизитът е задължителна част с

точно определено местоположение и служи за вписване на данни. Реквизитите на един документ са съобразени с БДС. Един документ задължително има адресат, наименование на документа, подпис и дата, съдържание.

(5.2)ДокументооборотКоличеството и обемът на документите изискват предварително установен и

рационален ред за тяхното обработване, съставяне и съхранение. Движението на документите от момента на тяхното създаване до момент на съхранение се нарича документооборот. При изходящи документи последователността на действията е следната:

съставяне на проектодокумент; оформяне на документа/документите в съответствие с БДС; регистриране; изпращане по предназначение.Последователността на действията, които се предприемат при входящите

документи, е следната: получаване; регистриране;

7

разпределение; предаване за съхранение в структурни звена; съхраняване.

(6)Форма, съдържание и стил на документаЗа правилното организиране и пълноценното използване на документите, те се

групират по дела и се класифицират. Регистрирането и класифицирането на документи улеснява извършването на необходимите справки, получаването на желаната информация, бързото намиране на търсения документ. От правилното класиране на документите зависи добрият ред на фирменото обслужване. Всеки един документ има вътрешна и външна форма. Към вътрешната спадат броят и разположението на реквизитите, а към външната – форматът на бланката, шрифтът, пликът и начинът на сгъване на бланката.

Освен форма, всеки един документ има и съдържание. То е писан текст с увод, изложение и заключение. Уводът е встъпителната част, която представя целите на документа. Изложението е тази част, която разяснява съдържанието, и е най-важната от всички. Заключението обикновено е шаблонен израз, с който се изказва благодарност или се изразява очакване за някакъв резултат. Съдържанието на документа е кратко, точно, систематизирано. Използваният тон е спокоен, сдържан.

Стилът на документа е важно условие за успеха на всяко едно делово послание. Ето защо трябва да се спазват стилистичните изисквания относно:

точност – всеки документ трябва да е свързан с конкретни цели и задачи и да отразява фактите обективно. Задължителната съдържателна пълнота изисква в документа да бъдат включени всички необходими за конкретния момент данни;

яснота – това е основен принцип на деловото общуване. Предполага спазване на съдържателни връзки в текста и правилно подреждане на думите. Неясно предадената информация затруднява използването на документацията и може да доведе до недоосмисляне на разпоредби, закони, правилници;

стегнатост – липсата на излишни думи е едно от основните изисквания към деловия текст. Краткостта прави речта стегната. Деловият текст трябва да предава не по-малко информация, отколкото е необходима, но не и повече, ако е изпълнил комуникационните си цели;

уместност – в деловите текстове не се допускат неутралност и отклонения от официалните книжовни норми. Подборът на изразни средства трябва да бъде съобразен с целите на документа и с адресата на посланието.

(8)Бизнес кореспонденция съобразно БДС(8.1)Документи с общ характер – автобиография, молба, жалба,

служебна бележка, удостоверение, пълномощноПравно-юридическите и търговските отношения на фирмите с различни

институции, с физически и юридически лица и организации се осъществяват с различни по вид, характер и предназначение документи. За да отговорят на динамиката в тези отношения, на добрия ред и финансова отчетност, те следва да бъдат изготвени отговорно и трайно съхранени.

При подготовката на всеки конкретен документ се вземат предвид задължителните съставни части (реквизити), чиято съвкупност се нарича формуляр, ако формата е типизирана. За повечето документи реквизитите са строго определени от държавните стандарти.

8

(8.1.1)Молба и жалбаТези писмени документи се отправят от едно или няколко физически лица или от

юридически лица до ръководителя на определени институции, след което следва вземане на решение и оказване на съдействие. Двата документа се оформят по един и същи начин, но се различават по съдържание. Молбата е документ за назначаване на работа, разрешаване на отпуск, издаване на документи. При констатирани нередности или накърнени интереси заинтересованите подават жалба до съответните институции. Жалбата може да бъде за незаконни и неправилни действия от държавни и местни органи, кражби, нарушаване на права.

Двата документа съдържат следните реквизити:a) адресат – длъжностно наименование на лицето, до което се

отправя документа, наименование на институцията и населеното място;b) наименование на документа – само с главни букви и с разредка по

средата;c) адресант – трите имена на лицето (институцията), от чието име е

подадена молбата, както и адресни и други данни – на следващия ред. Цялата информация се оформя като блок.

Реквизитите адресат, наименование на документа, адресант е по-добре да се пишат един под друг в дясната страна на листа, като между всеки един от тях се оставя по един свободен ред, за да остане свободно място за поставяне на регистрационните индекси и резолюцията на лицето, което ще реши молбата.

d) ОТНОСНО: – съдържа кратко описание на съдържанието на молбата. Изписва се само с главни букви, а текстът след двоеточието започва с главна буква и се подчертава. Реквизитът ОТНОСНО: се поставя на линията на отстъпа и се отделя с празни редове за по-голяма прегледност;

e) обръщение – оформя се с главни букви и задължително думите в него не се съкращават;

f) съдържание – това е същинската част на документа. Спазват се изискванията за стандартна страница, като се започне с отстъп като при начало на абзац. Към съдържанието, като отделен абзац, се оформя Приложение, ако има такова, и се завършва със стандартна етикетна формула, което не е задължително, като: Надявам се молбата ми да бъде удовлетворена.;

g) място и дата на съставяне – този реквизит се разполага в лявата страна на страницата и е задължителен, защото това са документи с определен срок на действие, който тече в момента на подаване;

h) подпис – документът винаги завършва С УВАЖЕНИЕ: и подпис или само с ПОДПИС:. Тези реквизити се разполагат най-долу вдясно на страницата.

(8.1.2)Служебна бележка и удостоверениеТова са документи от общ характер, които се съставят на лица по тяхно искане за

удостоверяване на факти или права пред съответните институции. Текстът е стандартен, създава се по установени задължителни модели и се отличава със стегнатия си езиков изказ.

Служебната бележка е документ, който фиксира даден факт към определена дата. Издава се за еднократно ползване и няма юридическа сила. Издава се лично на ползвателя за уреждане на негови лични или служебни проблеми. Служебната бележка съдържа следните реквизити:

a) адресант – наименование на институцията, която издава документа;

9

b) наименование на документа – разполага се в средата на страницата и се изписва с главни букви;

c) съдържание – информация за лицето, за което се отнася документа. Включва име, длъжност, социален статус, основания за създаване и предназначение на документа;

d) дата и място на издаване – вляво;e) подпис на издателя – вдясно, след средата на страницата.Удостоверението е документ, който потвърждава факти и събития. Дава

определени права на лицето и има постоянна валидност. Притежава юридическа сила. Съдържа задължително изходящ номер и дата на издаване. Удостоверението е подобно на служебната бележка и съдържа следните реквизити:

a) адресант;b) наименование на документа;c) изходящ номер и дата;d) съдържание – състои се от два абзаца, като: първият абзац съдържа име на институцията, издаваща документа; име на

лицето, за което се издава документът; идентификационни данни; вторият абзац съдържа придобитите права възоснова на документа и

възоснова на какви първични документи са придобити – наредби, правилници и т.н.;e) подпис.Обикновено удостоверението се оформя в бланка по установен образец, след

което се подписва и подпечатва от упълномощено лице. Издава се винаги в един екземпляр.

(8.1.3)ПълномощноТова е писмен документ, с който се доказва с какви права или задължения е

натоварено едно лице (упълномощен) да представлява дадена институция или физическо лице (упълномощител). То дава пълномощия на упълномощения да действа от името на упълномощителя в случай, когато по обективни причини упълномощителят не може да извърши някаква дейност. Пълномощното по определен повод дава право на еднократно получаване на пари, колети, документи, заместване на друго лице пред съдебни органи. Генералното пълномощно дава пълни пълномощия в течение на посочен срок. Пълномощното съдържа следните реквизити:

a) адресант. Посочват се име и адресни данни на институцията, издаваща документа, или на лицето упълномощител;

b) заглавие на документа, пореден номер;c) данни на упълномощителя;d) глагол УПЪЛНОМОЩАВАМ;e) данни на упълномощения;f) съдържание;g) подпис на упълномощителя;h) подпис на упълномощения;i) дата и населено място;j) срок на валидност.

(8.1.4)АвтобиографияТова е документът, с който едно лице дава сведения за себе си пред съответната

институция. Текстът е специфичен официално-делови текст, а съдържа оценка на пишещия за самия себе си и има наративен характер. Състои се от ретроспективно и избирателно подбрани хронологични елементи, моделиращи авторовата личност.

10

Съдържанието му се разделя на тематични абзаци. Подреждането им зависи от вида на автобиографията. В зависимост от структурата на автобиографията и нейната смислово-стилистична организация са се обособили основни текстови модела:

обща автобиография; професионална автобиография (CV); творческа автобиография.Общата автобиография задължително притежава следните съдържателни

елементи:a) наименование на документа;b) лични данни – име, презиме, фамилия; дата и място на раждане; адрес,

телефон, e-mail, семейно положение, военна служба;c) образование – учебно заведение, специалност, година на завършване.

Изработва се хронологически, като се започне от най-актуалната информация;d) професионална дейност – месторабота, година, длъжност, предмет на

дейност. Изброяват се в ретроспективен план;e) професионални умения – чуждоезикова компетентност, компютърни

умения, други необходими умения.В професионалната автобиография е необходимо да се наблегне на онова, което

дава истинската картина на професионалното израстване – завършени образователни курсове, специализации, школи, добити разреди, степени, квалификации. Да се посочи къде и с какви резултати е работил преди това и евентуално да се приложат професионални препоръки. Необходимо е да се включат точни сведения за заеманите длъжности, година на заемане, година на напускане. Професионалната автобиография има две разновидности:

хронологична – представя професионалния опит и постиженията от старите до най-актуалните. Изготвя се в разказна форма и се оформя в две колони;

функционална – започва с най-новите постижения в професионалния опит. Обикновено е по-кратка, по-стегната и по-целенасочена.

Ако се пише творческа автобиография, следва да се посочат етапите и пътищата на творческото формиране и израстване, да се цитират основните творчески постижения на автора, да се прилагат рецензии и мнения. В случай че авторът има научни степени и звания, се посочват организацията, където са получени, и годината на придобиване.

През март 2002 г. в Брюксел е приет Общ европейски стандарт за автобиография CV, за да улесни мобилността при подпомагане на студенти, преподаватели или граждани да представляват по ефективен и прозрачен начин квалификациите и компетенциите си пред работодатели и институции в страните, в които живеят, или в други страни.

(8.2)Справочно-информационни документи – писмо, доклад,професионална автобиография, мотивационно писмо

(8.2.1)Служебно делово писмоСпоред комуникативните задачи деловото писмо изпълнява различни функции:a) осведомяваща – всяко делово писмо трябва да предава важна

конкретна информация или факти за дейността и отношенията между адресанта и адресата;

b) оценяваща функция – чрез писмото се изразява отношението на адресанта към коментирания проблем или факт. Заявява се желание, молба, настояване или съгласие, благодарност, отказ, възражение, рекламация;

c) убеждаваща функция – въздействието върху формирането на конкретното социално или обществено поведение на адресата.

11

Структурата на служебното делово писмо се състои от следните реквизити:a) пълен и точен адрес на автора на документа (адресанта);b) сигнатура на писмото – изходящ номер и дата на изпращане. Това

е изключително важна информация. Символите на съставителя и техническия изпълнител при съставяне на документа – един ред под адреса на автора;

c) адрес на получателя – персонално назоваване на адресата (До г-н Президента…). Освен името на институцията и града, не е необходимо да се пише изчерпателен адрес;

d) тема на писмото – кратко назоваване на съдържанието на текста на писмото. Обикновено се съставя, след като текстът бъде написан и редактиран. Започва на мястото на отстъпа два реда под сигнатурата /Относно:.../;

e) обръщение - пише се два реда под темата;f) текст на писмото – един ред след обръщението, като първият

абзац започва на мястото на отстъпа. Съдържа два или три абзаца, много често и приложение надокументи или други материали, които се подреждат в рубрика.

Налагат се логически изисквания към съставящите образци:a) въвеждащ абзац – изразяване на отношение към адресата и най-

общо представяне на намерението на адресата;b) изложение на основния предмет на писмото – най-важният

съдържателен образец;c) заключителен абзац – предхожда приложението и изразява

очакваната реакция по темата;d) приложение – във рубриката се представят съпътстващите

документи;e) съобразяване със спецификата на административно-деловия стил

– конкретност, изчерпателност и лаконичност при организация на съдържанието на писмото;

f) задължително спазване на езиковия етикет, т.е. учтиви форми на изказване.

Обикновено темата на делово писмо молба за изпращане на конкретна информация или рекламни материали съдържа следното:

ОТНОСНО: Доставяне на рекламни материали и каталози; Относно: Информация за извършените услуги; Относно: Цените на новите производства и т.н.Най-често използваните езикови средства в деловото писмо молба са следните:a) в началото – Най-любезно Ви молим….., За нас представлява

интерес…..;b) в края – Предварително Ви благодарим за….., Бихме се радвали,

ако в кратък срок научим исканата информация…..Деловото писмо съобщение представлява информиращ документ за ново

фирмено производство, за нова фирмена дейност, която е от взаимен интерес. Най-често се използват следните езикови изрази:

a) в началото – Имаме удоволствието да Ви информираме за….., Очакваме, че ще разширим партньорската си дейност, затова Ви съобщаваме, че…..

b) в края – Надяваме се тази информация да е полезна и навременна за Вас….., Ние сме на разположение за допълнителна или по-конкретна информация.....

Деловото писмо покана представлява покана по повод на конкретно събитие – изложба, бизнес среща, панаир, откриване на нови фирмени структури, преговори за

12

сключени сделки, предложения за членство в дадени организации. Най-често използваните езикови изрази са:

a) в началото – С особено удоволствие Ви каним да…, Имаме удоволствието да Ви поканим на…;

b) в края – Очакваме да Ви срещнем на…, Очакваме да ни съобщите Вашето решение в срок до…

Деловото писмо запитване е за доставка на определена стока или техническо оборудване или за извършване на точно определен вид услуга, или за по-голяма продукция. Запитването предхожда офертата, а офертата – договора. Темата на писмото се задава по следния начин: Относно: представяне на оферта за… Посочва се наименованието на услугата, продукта и т.н. В първия абзац задължително се посочва мотивът за избора именно на този адресат. Най-често се използват следните езикови изрази:

a) в началото – За нас представлява интерес…, Имаме нужда от вашата оферта…

Деловото писмо отговор започва по следния начин: ОТНОСНО: Ваше писмо № /дата... От…/. Съдържанието на писмото отговор може да приема изцяло съобщението, предложението или поканата. В такъв случай в посочените срокове се предава и съответната информация. Когато отговорът е отрицателен, при отказване трябва много внимателно да се организира текстът, за да не се предизвиква негативно отношение. Задължително се благодари за проявения интерес, изразява се съжаление, очакване за бъдещи делови контакти и партньорски взаимоотношения.

Деловото писмо оферта обикновено представлява отговор на запитване. В темата може да се посочи следното: ОТНОСНО: Оферта за… В офертата се предлага точно наименованието на продукцията, услугата, търговската пратка, времето на изпълнение, качество, цена. Когато пък става дума за търговска услуга – начинът на доставка, условия и начин на плащане. Офертите могат да бъдат:

a) твърда оферта – когато се посочва крайния срок за потвърждаване на офертата;

b) свободна оферта – не съдържа строго определен срок. Има пожелателен характер.

Деловото писмо отговор на получена оферта може да бъде няколко вида: изцяло приемане на условията в офертата и предложение за сключване на

договор или на сделка; контраоферта – приемане на някои от условията и предложение за промяна

или уточняване на друга част от условията; отказване на офертата – сродна структура е предложила, поради което по-

неизгодната оферта се отклонява.

(8.2.2)Мотивационно писмоМотивационното писмо е специфичен официално-делови текст, тъй като неговата

цел е да обоснове мотивите на адресанта във връзка със заявеното от него желание – кандидатстване за работа, стаж, конкурс, обучение, специализация, стипендия и др. Мотивационното писмо представя не само кандидатурата на автора, но и неговата личност. Кандидатстващият трябва да разполага с информация за историята на компанията, в която кандидатства, нейната основна насоченост на дейност или бизнес стратегия, общи нужди, свързани с персонала, продуктите и услугите и характеристиките им, които се считат за ключ към успеха.

Съдържанието на мотивационното писмо има няколко основни звена:a) информиране за авторовото намерение;

13

b) описание на комуникативната ситуация, свързана с написването на писмото;

c) привличане на вниманието;d) изграждане на собствения образ на адресанта;e) обосновка и аргументация на притежаваните квалификации;f) оценка на социалния образ на адресанта;g) апели за завоюване на доверието;h) подтик за очаквано комуникативно действие.Структурата на мотивационното писмо съдържа следните елементи:a) адресант – име и адрес за кореспонденция на автора;b) дата и място;c) обръщение – съответстваща на посочения адресат етикетна

формула за обръщение. Например: Уважаеми г-н Директор;d) съдържание – състои се от: въведение – посочват се причините и конкретният повод за написване на

писмото; изложение – състои се от въвеждаща част и от основна част. Във

въвеждащата част се заявява интерес към длъжността и институцията, извършва се представяне на адресанта. Основната част съдържа аргументация на предимствата накандидата:

анализ на академичните и професионалните компетенции, свързани със заявеното желание;

убеждаване чрез посочване на конкретни примери – постигнати успехи, реализирани умения и др.;

привличане на вниманието чрез описание на специфичните за адресанта фактори, мотивиращи изискваните способности;

представяне на социалния образ на адресанта като личност в екипа, в институцията;

споделяне на мнения в резултат на предварителни проучвания за институцията, фирмата и предложения за бъдещи позитивни дейности в нейна полза;

изчерпателен отговор на всички посочени изисквания, ако е отговор на обява;

заключение – очакван резултат от писмото, любезна заключителна формула;

e) подпис;f) приложения – изброяване по установения стандарт на

приложените документи.Мотивационното писмо може да се оформи като обикновено делово писмо, като в

реквизита ОТНОСНО: се напише например Заемане на длъжност.

(8.2.3)ДокладДокладът е документ, с който служител (длъжностно лице) докладва писмено на

ръководителя на институцията за изпълнението на отговорни служебни задачи. Изложението е пълно, обстойно и съпроводено с редица констатации и изводи. Освен в писмена форма, докладът може да бъде и под формата на делово устно публично изказване.

Докладът е основната част на събранията, съвещанията, конференциите, конгресите. Той обосновава необходимостта от разглеждане на поставените въпроси, дава необходимата за разглеждане информация, очертава рамките на изискванията, предлага методика за анализ, определя стратегията и тактиките за постигане на

14

поставените цели, решава конкретни задачи. Основните функции, които изпълнява докладът, са информативна, управленска и прогностична.

При структуриране на доклада се спазват общоприетите композиционни части:a) въведение, в което се посочват основанията и причините

за изготвяне на доклада;b) изложение – започва с обстоятелствена част, която

съдържа тезата на доклада, изложение на въпроса, аргументация и анализ с оглед изясняване на проблемите. Завършва с препоръчителна част, която съдържа изводи и конкретни предложения за вземане на управленски решения;

c) заключение;d) приложение, ако има такова.Кратките доклади, които съдържат максимум 2 страници, е прието да се наричат

докладни записки.

(8.3)Организационно-разпоредителни документи – заповед, решение(8.3.1)Заповед

Заповедта съдържа задължителни за изпълнение разпореждания на длъжностно лице на висок служебен пост до подчинени поделения или лица по въпроси, свързани с тяхната дейност. Текстът е в повелителна форма. Поводите за съставяне на заповеди са различни – приемане на разпореждания на държавни и местни органи, за структурни промени, определяне на състав на комисии, свързани с ежедневната трудова дейност.

Заповедта съдържа следните реквизити:a) адресант (автор) – името на институцията, издаваща

документа;b) наименование на документа;c) изходящ номер и дата;d) съдържание;e) подпис и печат;f) инициали.Заповедта съдържа и допълнителни реквизити – съгласувано, утвърдил.

Съдържанието се състои от няколко основни части:a) в първата част се посочват нормативните основания и

поставените в заповедта цели и задачи;b) втората част съдържа глагол, който изразява заповедно

действие за безусловно и задължително подчинение на разпорежданията в текста. Например ЗАПОВЯДВАМ, РАЗПОРЕЖДАМ, НАЗНАЧАВАМ, НАГРАЖДАВАМ. Този глагол се изписва с главни букви в средата на реда и се отделя от предходния и следващия ред с два междуредови интервала;

c) същинска част, която включва конкретните разпореждания. Графически тези разпореждания се оформят като нови абзаци или са изброени с номерация;

d) заповедта завършва със стандартно изречение, с което се дава информация за това кой осъществява контрола за изпълнението на заповедта.

(8.3.2)РешениеРешението постановява мнение на колективен орган (МС, съд, комисия) във

връзка с дадена дейност, което има законово основание. Създава се по строго определен текстови модел, съдържащ констативна и разпоредителна част. Констативната част информира за пълното наименование на документа, дата на

15

издаване, кой го издава, както и нормативните основания за издаването му. Разпоредителната част съдържа взетите решения.

(8.4)Нормативни документи – закон, правилник, наредбаЧрез нормативните текстове се определят и регулират правата и задълженията на

обществото (държавни и местни власти, юридически и физически лица и всички останали граждански и обществени структури). Отличават се със законосъобразността на информацията, която съдържат. Специфичната комуникативна функция на тези текстове – да изискват задължително от адресата изпълнение на възложеното в тях съдържание, – определя повелителния им характер.

(8.4.1)ЗаконЗаконът се издава и приема от парламента като висша държавна законодателна

институция. Целта е да се установи ред в обществено-правните отношения между гражданите, при което неговата задължителност се отнася и до изпълнителната власт. Законът е нормативен акт, в който се изисква точна формулировка на правовите норми в дадена област от обществения живот, поради което използваната терминология е както юридическа, административна, така и специфична (военна, медицинска и др.).

(8.4.2)ПравилникПравилникът е подзаконов нормативен текст и представлява сбор от правила,

които ръководят определена дейност. В него доминират стилистичните признаци предписателност и императивност. Той се издава в зависимост от други, предходни текстове, които залягат в основата на неговата концептуалност. Специфичен е адресатът, но в конкретната речева ситуация се възприема като свързан с дадена институция. Адресатът е съдържателно разнороден, но винаги множествен. Представлява някаква общност, за която предписанията са задължителни, поради което се изисква правилата, нормите и изискванията на текста да бъдат ясно и недвусмислено формулирани.

(8.4.3)НаредбаНаредбата е официално указание за начините и подробностите, по които трябва

да се извърши някаква дейност. Тя би трябвало да конкретизира основния нормативен акт, като уточни някои детайли, но в никакъв случай наредбата не трябва да се изработва, така че да отмени духа и буквата на някой закон. Нейният текст е с абстрактно-обобщен адресант, орган на властта, който има право да предписва императивно изпълнения на определени задължения на адресатите, т.е. гражданите. Наредбата е текст, изграден възоснова на основни изходни текстове, закони, укази и други, чието изпълнение се предписва именно от общия административен акт.

(9)Езикова и речева култураКултурата се определя като съвкупност от материални и духовни ценности,

създадени от човечеството през неговото историческо развитие. В ежедневното общуване под култура се разбира спазването на приети норми на поведение в целия спектър на човешките взаимоотношения. В общуването подбирането на речевите средства е от изключителна важност. В процеса на комуникация най-важен е прекият събеседник.

Високата езикова култура е предпоставка за това човек да бъде адекватен във всяка една ситуация и на всяко едно ниво. Езиковата култура се разглежда като качество на речевата практика и се свързва с езиковата комуникация. Езиковата култура

16

е част от общата култура на човека. Словесният език е основно средство за общуване и предаване на знания. Езиковата култура е първият индикатор за общата култура на човека.

Освен минималните знания, без които лицето не може да бъде прието, в понятието култура се включва и поведенческата култура. Поведенческата и речевата култура стават определящи за общественото мнение на човека.

Разбира се, между езикова култура и речева култура има разлика. Езиковата култура се свързва с познание на езиковата система и езикова компетентност, а речевата култура се свързва с конкретното проявление на езиковата култура във всяка една ситуация. Човек разполага с богат репертоар от езикови кодове, който е характеристика на висока езикова култура и зависи от социалната среда и индивидуалния опит.

Между езиковата култура и социалната роля съществува връзка. Езиковата култура допринася за социалната роля в обществото, а социалната роля допринася за развиване на езиковата култура. Езиковата култура помага за правилен подбор на езиковите средства и за тяхното правилно структуриране, така че да носят някакъв смисъл, който да се възприема еднакво от адресанта и от адресата.

Всеки човек организира речта си спрямо социалната роля, която изпълнява. Съвременният човек преминава постоянно от една социална роля в друга и това налага да превключва речевите кодове. Ето защо към понятието езикова култура задължително трябва да се прибави и умението за превключване, т.е. да знае в различните ситуации как да организира речта си. Превключването на кодовете означава замяната на една речева норма с друга. Това превключване се диктува от различни фактори, най-важен от които е прекият събеседник.

Медиите оказват силно влияние на речевата култура. Емоцията заема значително по-важно място в речевата култура на младите, отколкото на възрастните хора. Полът също оказва влияние върху речевите изяви на човек. Не бива да се пропускат възраст, образование, религия и др.

Освен постоянните характеристики, в социалните параметри на носителите на езика се включват и непостоянните, които са обусловени от разнообразните участия на езиковите носители в най-различни стандартни ситуации. Речевото поведение на човека е неделима част от неговото ролево поведение, а специално в деловата сфера речевото поведение е стереотипна речева проява, свързана с често повтарящи се при общуване ситуации.

За предаването на стандартните ситуации при общуването речевото поведение включва употребата на клишета. Именно вежливостта е форма на речево поведение, на което е присъщ предварително изработеният от адресанта за реагиране на адресата във всяка една ситуация. Това поведение се изразява в непрестанно използване на стереотипни изрази.

17