Mit tartalmaz a Khtv

A mintadokumentum a Landorhegy Alaptvny Nonprofit Szolgltat Kzpont ltal szervezett a Nonprofit szmvitel rejtelmei II. cm kpzs NCA-CIV-10-A-0222 szm azonostszm projekt, keretei kztt jtt ltre. Szabadon felhasznlhat, terjeszthet.

Rejtelmek Egyeslet

Bizonylati rend

Hatlyos:

Ksztette: .

Jvhagyta: ..elnk

A Bizonylati rend a kvetkez feladatok elltshoz tartalmaz elrsokat: a bizonylati rend clja,bizonylati elv, bizonylati fegyelem,a bizonylat fogalma, alaki s tartalmi kvetelmnyek, a bizonylatok csoportostsa,a bizonylatok killtsa, javtsa, helyesbtse,a bizonylatok feldolgozsa, ellenrzse, megrzse a bizonylatok trolsa.

A bizonylati rend cljaA Bizonylati rend clja, hogy rgztse azokat, a szmvitelrl szl - tbbszr mdostott - 2000. vi C. trvny (tovbbiakban: Szt.) vgrehajtsra vonatkoz elrsokat, mdszereket, amelyek biztostjk az Egyeslet sajtossgainak, feladatainak leginkbb megfelel, a szmviteli elszmolsokhoz kapcsold bizonylatok killtsnak, ellenrzsnek, tovbbtsnak, felhasznlsnak, kezelsnek rendjt.

Bizonylati elv, bizonylati fegyelemAz intzmnynek minden gazdasgi mveletrl, esemnyrl - amely az eszkzk, illetve az eszkzk forrsainak llomnyt vagy sszettelt megvltoztatja,- bizonylatot kell killtani. A gazdasgi mveletek (esemnyek) folyamatt tkrz sszes bizonylat adatait a knyvviteli nyilvntartsokban rgzteni kell.

Knyvelni csak szablyszeren killtott bizonylat alapjn szabad. A szmviteli bizonylat fogalmaA Szmviteli trvny 166. -a rtelmben szmviteli bizonylat minden olyan a gazdlkod ltal killtott, ksztett, illetve a gazdlkodval zleti vagy egyb kapcsolatban ll termszetes szemly vagy ms gazdlkod ltal killtott, ksztett okmny (szmla, szerzds, megllapods, kimutats, hitelintzeti bizonylat, bankkivonat, jogszablyi rendelkezs, egyb ilyennek minsthet irat) - fggetlenl annak nyomdai vagy egyb ellltsi mdjtl - amely a gazdasgi esemny szmviteli elszmolst, nyilvntartst tmasztja al, s amely rendelkezik a trvnyben meghatrozott ltalnos alaki s tartalmi kellkekkel.

A bizonylatok ltalnos alaki s tartalmi kvetelmnyeiA szmviteli bizonylat adatainak alakilag s tartalmilag hitelesnek, megbzhatnak s helytllnak kell lennie. A bizonylat szerkesztsekor a vilgossg elvt szem eltt kell tartani.A Szmviteli trvny 167. -a rtelmben a knyvviteli elszmolst kzvetlenl altmaszt bizonylat ltalnos alaki s tartalmi kellkei a kvetkezk:a bizonylat megnevezse s sorszma vagy egyb ms azonostja;a bizonylatot killt gazdlkod (ezen bell a szervezeti egysg) megjellse;

a gazdasgi mveletet elrendel szemly vagy szervezet megjellse, az utalvnyoz s a rendelkezs vgrehajtst igazol szemly, valamint a szervezettl fggen az ellenr alrsa; a kszletmozgsok bizonylatain s a pnzkezelsi bizonylatokon az tvev, az ellennyugtkon a befizet alrsa;a bizonylat killtsnak idpontja, illetve kivtelesen - a gazdasgi mvelet jellegtl, idbeni hatlytl fggen - annak az idszaknak a megjellse, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell;a (megtrtnt) gazdasgi mvelet tartalmnak lersa vagy megjellse, a gazdasgi mvelet okozta vltozsok mennyisgi, minsgi s - a gazdasgi mvelet jellegtl, a knyvviteli elszmols rendjtl fggen - rtkbeni adatai;kls bizonylat esetben a bizonylatnak tartalmaznia kell tbbek kztt: a bizonylatot killt gazdlkod nevt, cmt;bizonylatok adatainak sszestse esetn az sszests alapjul szolgl bizonylatok krnek, valamint annak az idszaknak a megjellse, amelyre az sszests vonatkozik;a knyvels mdjra, az rintett knyvviteli szmlkra trtn hivatkozs;a knyvviteli nyilvntartsokban trtnt rgzts idpontja, igazolsa;tovbb minden olyan adat, amelyet jogszably elr.

A szmlval, az egyszerstett szmlval kapcsolatos tovbbi kvetelmnyeket ms jogszably is meghatrozhat.A bizonylat alaki s tartalmi hitelessge, megbzhatsga - ha az ms mdon nem biztosthat - az intzmny kpviseletre jogosult szemly vagy bels szablyzatban erre kln feljogostott szemly alrsval is igazolhat.A gazdasgi esemnyek rgztshez elsdlegesen a kereskedelmi forgalomban kaphat szabvnyostott nyomtatvnyokat kell hasznlni. Abban az esetben, ha valamely gazdasgi mvelet rgztshez a kereskedelemben nyomtatvny nem kaphat, akkor sajt kszts nyomtatvnyt kell hasznlni. A nyomtatvny szerkesztsnl be kell tartani a bizonylatok ltalnos alaki s tartalmi kellkeire vonatkoz elrsokat. A bizonylatok csoportostsaa) Gazdlkodsi szakterlet szerint:befektetett eszkzkkel kapcsolatos bizonylatok,kszletekkel kapcsolatos bizonylatok,pnzforgalmi bizonylatok,szmlzsi s szmlaellenrzsi bizonylatok,leltrozsi bizonylatok,selejtezsi bizonylatok,brnyilvntartssal kapcsolatos bizonylatok.

b) Keletkezsi helyk szerint:bels bizonylatok,kls bizonylatok.

c) Feldolgozsban betlttt szerepk szerint:elsdleges bizonylatok,msodlagos bizonylatok,gyjt bizonylatok,hiteles msolatok,hiteles kivonatok.

d) Nyilvntarts, kezels szempontjblszigor szmads al vont bizonylatok,knnytett kezels bizonylatok.

A bizonylatok killtsa, javtsa, helyesbtseA bizonylatok killtsaA bizonylatot a velk szemben tmasztott tartalmi s alaki kvetelmnyeknek megfelelen a gazdasgi mvelet, esemny megtrtntnek, illetve a gazdasgi intzkeds megttelnek vagy vgrehajtsnak idpontjban idt ll mdon kell killtani. A bizonylaton az adatokat idtll mdon gy kell rgzteni, hogy azok a ktelez megrzsi hatridig olvashatk (olvashat alakra hozhatk), tovbb az esetlegess vl utlagos vltozsok felismerhetk, illetve kimutathatk legyenek.

A bizonylatok javtsaAz alaki s tartalmi ellenrzs sorn tallt hibkat a bizonylaton ki kell javtani.A bizonylaton csak szablyszer javtsok vgezhetk. A javtsokat a kvetkezk szerint kell elvgezni:A bizonylatra helytelenl bejegyzett adatok javtsa sorn az eredeti bejegyzst t kell hzni, gy, hogy az eredeti bejegyzs (szm vagy szveg) olvashat maradjon. A helyesbtett adatokat az thzott szm vagy szveg fl kell rni.A hibs bejegyzst a bizonylat minden pldnyn javtani kell.Gpi adathordozn lv adatok javtsrl kln jegyzket kell kszteni, melyet az eredeti bizonylatokkal egytt kell megrizni.A javtst vgz szemlynek a javts tnyt annak dtumval, alrsval s az intzmny blyegzjnek lenyomatval kell igazolni.A javts sorn az adatokat lefesteni, leragasztani, radrozni nem lehet.

Pnztri bizonylatokat javtani nem szabad.Sorszmozott bizonylati nyomtatvny rontott pldnyt tilos megsemmisteni, azt thzssal rvnytelentve meg kell rizni.A kls szervektl berkezett bizonylatokat javtani nem szabad.Hibsan rkezett bizonylatot vissza kell kldeni javtsra a killtnak, vagy fel kell szltani a bizonylat helyesbtsre.A bizonylatok helyesbtseA hibsan, ms szerv rszre megkldtt bizonylatot az intzmny kteles helyesbteni. A helyesbts trtnhet az eredeti - hibs - bizonylat rvnytelentsvel s j bizonylat killtsval, vagy helyesbt bizonylat killtsval.A helyesbt bizonylatnak tartalmaznia kell az eredeti bizonylat azonostshoz szksges adatokat s a mdostsnak megfelel j tteleket.A bizonylatok feldolgozsa, ellenrzse, megrzseA szmviteli bizonylat adatainak alakilag s tartalmilag hitelesnek, megbzhatnak s helytllnak kell lennie.

A feldolgozs eltt meg kell gyzdni arrl, hogy a bizonylat szmszakilag s tartalmilag megfelel-e.Az alakilag, tartalmilag ellenrztt s elfogadott bizonylatokat folyamatosan, idrendben rgzteni kell a knyvelsben. A bizonylat knyvelse eltt a knyvelsi szmlaszm kijellse (kontrozsa) s ellenrzse kvetkezik. A bizonyaltok ellenrzse sorn meg kell gyzdni arrl, hogy a kedvezmnyezettet megilleti-e a kifizetend sszeg, illetve befizets esetn a befizetvel szembeni kvetels fennll-e. Szolgltats teljestsnl a munka elvgzst igazolni kell.ltalnos kvetelmny, hogy a feldolgozs sorn ellenrizni kell a munkafolyamatba ptett bels ellenrzs megtrtntt, vagyis azt, hogy a bizonylatokat a feldolgozs sorn az arra jogosult szemlyek (killt, ellenrz, rvnyest) megvizsgltk, s alrsukkal ellttk.A bizonylatok alapjn rdemi intzkedst tenni csak akkor lehet, ha azt az arra jogosult szemlyek alrtk. A bizonylatok megrzsnek idtartamt a szmviteli trvny s egyb jogszablyok hatrozzk meg.10 ves megrzsi ktelezettsg al tartozik:ves Beszmol,az elzekben felsorolt beszmolt altmaszt leltr, rtkels, fknyvi kivonat, rszletez nyilvntartsok.

5 ves megrzsi ktelezettsg al tartozik:minden olyan bizonylat, amely a knyvviteli elszmolst kzvetlenl s kzvetve altmasztja. Ide tartoznak: a fknyvi szmlk, az analitikus nyilvntartsok, a szigor szmads al tartoz bizonylatok, belertve a rontott pldnyokat is.

A bizonylat megrzs legfbb kvetelmnye, hogy a knyvelsi feljegyzsek hivatkozsa alapjn brmikor visszakereshetk legyenek. Az elektronikus formban killtott bizonylatot az elektronikus archivlsra vonatkoz kln jogszably elrsainak figyelembe vtelvel - elektronikus formban kell megrizni oly mdon, hogy az alkalmazott mdszer biztostsa az eredeti bizonylat sszeses adatnak ksedelem nlkli ellltst, folyamatos leolvashatsgt, illetve kizrja az utlagos mdosts lehetsgt. Az eredetileg nem elektronikus formban killtott bizonylat az elektronikus archivlsra vonatkoz kln jogszably elrsainak figyelembe vtelvel - elektronikus formban is megrizhet, ha az alkalmazott mdszer biztostja az eredeti bizonylat sszeses adatnak ksedelem nlkli ellltst, folyamatos leolvashatsgt, illetve kizrja az utlagos mdosts lehetsgt. A bizonylatok trolsaA bizonylatok trolsnl elsdleges szempont, hogy biztostsuk a hinytalan, krosodsmentes megrzst, valamint a gyors visszakeress lehetsgt.

Bizonylatot a megrzsi helyrl elvinni csak felttlenl szksges esetben, s ideig, tvteli elismervny ellenben szabad.A knyvelsi bizonylatokat havonknt idrendi sorrendben, irattartban kell trolni. Ezt kveten gondoskodni kell az irattrnak trtn tadsrl, melyrl jegyzknyvet kell kszteni.